Část 2 Návod pro uživatele

Transkript

1

2 Obsah Část 2 Návod pro uživatele... 3 Představení. Co je Kleos... 4 Správa kauz... 5 Správa osob... 8 Správa dokumentů Vytváření dokumentů Správa ů Instalace a nastavení pluginu pro Outlook Kalendář a úkoly Postoupení k vyřízení Správa lhůt Správa činností Fakturace Základní reporty Kleos Connect Kleos Mobile

3 3

4 Část 2 Návod pro uživatele Představení. Co je Kleos Kleos je právní software. Byl navržen pro správu firemních kauz a klientské databáze, ale obsahuje i funkce pro správu dokumentů, kalendáře a faktur. Právní byznys je nesmírně komplexní věcí. V průměru mají evropské země asi 80 různých právních odvětví. Každý typ práva je unikátní kombinací partnerů, postupů, klientů a specializací. Kleos obsahuje širokou paletu funkcí, které řeší téměř všechny potřeby většiny advokátních kanceláří. Na druhou stranu většině kanceláří stačí provést drobné změny ve způsobu práce, aby pracovaly efektivně díky Kleosu. Kleos kombinuje relační databázi s databází dokumentů. To znamená, že jej můžete používat pro ukládání strukturovaných informací a zároveň ukládat velké množství dokumentů. Složitost tohoto řešení je uživatelům skryta, protože ji Kleos řeší za vás. Veškeré informace zadané do Kleosu jsou uloženy v cloudu. Když používáte Kleos, pracujete se vzdálenou databází umístěnou v zabezpečené architektuře distribuovaných serverů. Nemusíte se obávat ztrát informací kvůli virům nebo kyberútokům. Vaše data a dokumenty jsou chráněny obrovskou sadou bezpečnostních opatření včetně šifrování, bezpečnostních protokolů a distribuovaných serverů. Pro práci s Kleosem potřebujete pouze počítač s Windows Vista nebo novější a internetové připojení. Mobilní verze Kleosu (ios a Android) poskytují základní funkce na mobilních zařízeních (telefony a tablety). Kauzy jsou ústřední datovou entitou Kleosu a vše se točí kolem nich. Kauza je jakousi virtuální složkou, kam lze ukládat strukturované informace a dokumenty. Kauzy jsou silně provázány s Osobami (identitami). Identitou může být fyzická osoba, partner, společnost nebo právnická osoba. Osoby jsou použity jako strany v kauze, účastníci schůzek nebo příjemci ů či faktur. Právníci zpracují tisíce dokumentů ročně. Kleos zvládne zpracovat obrovské množství dokumentů včetně jejich provázání na kauzu a osoby. Správa času je v Kleosu řešena kombinací událostí kalendáře, schůzek a úkolů. Kterákoliv z těchto položek může být použita pro vytvoření činnosti, která reprezentuje fakturovatelnou práci. Činnosti pak slouží pro vytváření faktur. Standardní pracovní náplň Kleosu zahrnuje: založení kauzy a přiřazení stran, vytváření dokumentů, administrace kauzy, evidence schůzek a úkolů, zapisování činností shrnujících odvedenou práci a promítnutí těchto činností do faktur, archivace kauzy, jakmile byla vyřešena. 4

5 Správa kauz Kleos je systém pro správu kauz a vše se v něm točí kolem kauz. Kauza je vlastně takový virtuální spis. Do kauzy je možné ukládat velké množství informací, např. dokumenty, poznámky, kontakty, y, schůzky, lhůty a úkoly. V Kleosu je možné založit kauzu na více místech. Na jakékoliv obrazovce Kleosu je k dispozici tlačítko Rychlého přidání, kde je položka Nová kauza. Dále také v menu kauz je tlačítko Nový nebo ve stejném menu pak můžete založit kauzu z kontextového menu pravým tlačítkem myši. Jedinou povinnou položkou je název kauzy, takže pokud chcete rychle založit spis, stačí pouze vyplnit název a je to. Takto můžete snadno vytvořit kauzu a veškeré dokumenty a informace přidávat postupně později. Přestože je jedinou povinnou položkou název, velmi doporučujeme přidat informace o stranách a další operativní data. Pokud zadáte veškeré informace, budete efektivnější v dalších krocích. Například budete moci generovat dokumenty, reporty, faktury v pár krocích a hledání v kauzách bude mnohem jednodušší. 5

6 Okno kauzy obsahuje mnoho záložek. Pokud se pozorně podíváte, zjistíte, že jsou záložky kauzy velmi podobné menu Kleosu. To je proto, že se v Kleosu vše točí kolem kauz. Například dokumenty mají smysl, pouze pokud jsou součástí kauzy. To samé platí o úkolech, činnostech nebo schůzkách. Pro přístup do celkového seznamu kauz, úkolů nebo činností použijte hlavní menu. Pro přístup k dokumentům týkajícím se pouze dané kauzy použijte záložku Dokumenty ve zvolené kauze. Abyste přidali stranu v kauze, klikněte na ikonu Přidat stranu na hlavní stránce kauzy. Zvolte typ strany a vyberte osobu. Výchozí nastavení Kleosu zahrnuje nejčastější typy stran. Přidávat vlastní nebo upravovat stávající můžete v Nastavení. Pro více informací o typech stran najdete v sekci Error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. Ukládat osoby do Kleosu je výhodné pro jejich použití jako strany kauzy. Novou položku do adresáře můžete i při zadávání nové strany pomocí tlačítka Nová osoba. Některé kontakty mohou mít více adres. Ty můžete přidávat nebo vybírat různé adresy pro různé kauzy. 6

7 Pole Spisová značka umožňuje přidat informaci o tom, jak daná strana identifikuje tuto kauzu. To se hodí například při komunikaci s nějakou firmou, která si kauzy eviduje pod svou vlastní spisovou značkou nebo jednacím číslem. Informace o souvisejících osobách poskytuje možnost popsat vztah mezi jednotlivými osobami. Proklikejte si jednotlivé záložky v kauze, abyste se seznámili se všemi možnostmi, které Kleos nabízí. Dílčí kauza je prostě kauza související s jinou kauzou. Když vytvoříte dílčí kauzu z nějaké hlavní kauzy, zachová si spisovou značku původní kauzy. Vytvoření dílčí kauzy je velmi jednoduché, jen kliknete na tlačítko Dílčí kauza na hlavní stránce kauzy. Ta pak zdědí spisovou značku, ale ostatní věci jako strany, dokumenty nebo úkoly musí být pro danou kauzu nově vytvořeny. 7

8 Dílčí kauzy se hodí v mnoha situacích. Můžete je například využít pro rozdělení komplexních kauz s mnoha dokumenty na menší díly a spravovat pak žaloby a odvolání v oddělených kauzách. Počet dílčích kauz souvisejících s hlavní kauzou je uveden v obecných informacích o kauze. Číslo v závorkách ukazuje počet kauz sdílejících stejnou spisovou značku. Zahrnuje původní kauzu i její dílčí verze. Kliknutím na tlačítko Dílčí kauzy se zobrazí jejich seznam. Tlačítko dílčích kauz je možné najít ve všech záložkách v kauze, ale jejich funkce je rozdílná. Například v sekci Dokumenty toto tlačítko zobrazí seznam všech dokumentů ze souvisejících kauz. V menu úkolů pak vypíše seznam všech úkolů. Kleos je možné nastavit tak, aby do něj šly přidávat podrobnější informace. To je možné pomocí Dalších polí. Kleos umožňuje definovat Další pole pro mnoho případů. Některé z nich jsou provázané se správou kauz. Je například možné nastavit Další pole pro kauzy, typy kauz a typy stran. Abyste se dozvěděli více o Error! Reference source not found., podívejte se na stranu Error! Bookmark not defined.. Správa osob Osoby představují veškeré fyzické nebo právnické subjekty, se kterými spolupracujete. Jsou použity v kauzách, činnostech, kalendáři a fakturách. 8

9 Záložka Osoby v menu zobrazuje celkový seznam osob v adresáři. Nejrychlejším způsobem, jak najít nějaký kontakt, je pomocí pole rychlého hledání vlevo nahoře. Dalšími způsoby jsou pokročilé vyhledávání a filtrování ve sloupcích seznamu. Základní informace o osobě jsou na záložkách Obecné a Dodatečné informace. Rozšířit možnosti ukládaných informací je možné pomocí Dalších polí pro osoby. Pro více informací přejděte na Error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. Další pole pak budou k dispozici pro všechny osoby. 9

10 Pro další možnost rozlišení osob slouží Profily. Profil je sada sdružených polí s popisem role dané osoby. Profilů k osobě můžete přidat libovolné množství. Nastavení profilů je popsáno v menu Error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. Související osoby slouží k popisu vztahů mezi osobami. Například můžete určit, že právnická osoba je zaměstnavatelem jiné osoby. Pak lze nastavit, že souvislost mezi osobami jako zaměstnavatel může obsahovat další pole názvu popis pozice ve firmě. Správa dokumentů Databáze dokumentů jich může pojmout neomezené množství, a to bez ohledu na typ dokumentu. 10

11 Interní editor Kleosu se používá pro úpravu a prohlížení poznámek, telefonních reportů a ů ve formátu EML a MSG. Kleos obsahuje i prohlížeč PDF. Pro úpravu textových dokumentů použije Kleos váš textový editor. Pro úpravu ostatních dokumentů se použije výchozí program na počítači pro daný typ. Všechny dokumenty Kleosu jsou uloženy v cloudu. Pokud upravujete dokument v textovém editoru, bude po jeho dokončení automaticky nahrán zpět do databáze Kleosu. Při práci v textovém editoru pracujete s dočasným souborem. Pro automatické nahrání na cloud stačí dokument uzavřít a uložit. Po zavření dokumentu zobrazí Kleos okno s možností zadání podrobných informací o dokumentu. Pro přijetí změn a uložení na cloud stačí dát Uzavřít. Tlačítko Vrátit změny pak zamítne veškeré provedené změny. Doporučený způsob importu dokumentu do Kleosu je metodou drag-and-drop. Kleos zobrazí okno importu pro jeho dokončení. Pokud importujete dokument metodou drag-and-drop a pustíte jej nad nějakou kauzou, bude tento dokument nahrán přímo do kauzy. Pokud dokument pustíte na jiném místě než v kauze, bude potřeba zadat kauzu, které se dokument týká. Tímto způsobem můžete nahrát i více dokumentů. Tlačítko Import naimportuje dokumenty jeden po druhém a u každého můžete přidat podrobné informace. Hromadný import pak naimportuje najednou všechny dokumenty bez zadávání podrobností. 11

12 Funkce drag-and-drop funguje i pro přílohy ů. Doporučovaný způsob importu dokumentů je drag-and-drop. Nicméně importovat dokument můžete i pomocí tlačítka dostupného v menu Dokumenty nebo v záložce Dokumenty v kauze. Vyberte dokument a vyplňte základní informace: název, popis a kauzu. V pravém panelu může být zobrazen náhled dokumentu. Pokud zaškrtnete nahoře položku Zobrazit náhled, bude tato volba zapamatována pro další importy. 12

13 V některých specifických případech můžete vyžadovat stažení dokumentu z cloudu na svůj počítač. K tomu slouží tlačítko Kopírovat do. To je dostupné v menu Dokumenty a v záložce Dokumenty v kauze. 13

14 Stáhnout na disk si můžete jednotlivý dokument nebo i více najednou. Kleos nabízí i volbu pro stažení originální editovatelné verze nebo stažení souboru ve formátu PDF. Kopírování může nějakou chvíli trvat v závislosti na velikosti dokumentů a rychlosti vašeho internetového připojení. Během kopírování však můžete dále s Kleosem pracovat, protože kopírování probíhá na pozadí. Do dokončení kopírování zobrazí Kleos informaci o úspěšně skončené operaci. Vytváření dokumentů Vytváření dokumentů v Kleosu je založeno na značném využití šablon neboli vzorů. Výchozí databáze Kleosu obsahuje základní sadu šablon. Přidávat je samozřejmé možné i další dle potřeb dané kanceláře. 14

15 Vytváření dokumentů ze šablon je naprosto jednoduché dokument pojmenujte, vyberte vzor šablony a klikněte na OK. Šablona se stáhne z cloudu a na ní založený dokument se otevře v textovém editoru. Více informací o šablonách najdete v sekci Error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. Pro informace jak upravovat šablony běžte do menu Error! Reference source not found. v sekci Error! Reference source not found.error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. Správa ů Kleos obsahuje základního ového klienta. Můžete jej použít pro přijímání a odesílání ů. Poslat je možné tlačítkem Rychlého přidání, dále z menu Dokumenty a také ze záložky Dokumenty v kauze. I pro y nabízí Kleos šablony. 15

16 Stisknutím tlačítka Odeslat se odešle a zároveň uloží mezi dokumenty v kauze. Tlačítkem Uložit umožníte zachovat pro pozdější úpravu a odeslání. Abyste si nastavili ový účet, jděte do Nastavení/Obecný. Zde vyberte možnost ové účty a Přidat. Zde je potřeba zadat technické nastavení vašeho ového účtu. Jakmile Kleos zkontroluje, že je vše správně nastaveno, můžete začít účet využívat. ových účtů můžete mít libovolné množství, ale pouze jeden může být nastaven jako výchozí. 16

17 Pro více informací o Error! Reference source not found. jděte na stranu Error! Bookmark not defined.. Instalace a nastavení pluginu pro Outlook Stažen pluginu je možné na adrese: Pro nainstalování pluginu stačí kliknout na tlačítko Nainstalovat Kleos pro Outlook, instalační soubor se stáhne a pak jej spusťte a postupujte dle instrukcí. Po instalaci přidá tento plugin nové funkce do Outlooku pro lepší propojení s Kleosem: Import ů. Tato funkce umožňuje kopírování ů a jejich příloh přímo do kauzy v Kleosu. Import dokumentů. Tímto způsobem můžete přenést přílohy ů mezi ostatní dokumenty v Kleosu. Odeslání z Kleosu. Odesláním u z Outlooku pomocí pluginu se odeslaný uloží mezi dokumenty k vybrané kauze. Kalendář a úkoly Správa času je v Kleosu řešena pomocí událostí kalendáře a úkolů. Schůzky jsou prostě události v kalendáři. Ty se odehrávají v konkrétním datu a čase. Pokud zapisujete událost do kalendáře, vyhrazujete si určitý čas na nějakou aktivitu. Například soudní stání s klientem. Úkol je zadaná úloha, která má být někým splněna do určitého data. Jak události, tak úkoly mají něco společného. Obojí je možné použít pro vytváření činností. Činnosti jsou v Kleosu velmi důležité, protože pomocí nich se eviduje odvedená práce a slouží k následné fakturaci. Pro vytvoření nové události stačí kliknout na tlačítko Nový. 17

18 Činnosti vytvořené na základě událostí se přiřadí ke stejné kauze. Z tohoto důvodu doporučujeme schůzky vždy přiřadit ke kauze, ale není to povinné. Událost se zobrazí v kalendáři všech členů kanceláře, kteří jsou zadáni jako účastníci. Okno pro vytváření úkolů je velmi podobné. Při vytváření nové schůzky nebo úkolu máte možnost přidat Další kroky související s touto událostí. Abyste zobrazili příslušné možnosti, klikněte na malou šipku ve spodní části okna pro zobrazení podobnějšího nastavení. Přiřadit můžete vytvoření nového úkolu, schůzky, činnosti, dokumentu nebo u. Po potvrzení tlačítkem OK se budou postupně otevírat okna akcí, které jste zadali. 18

19 Informace, jak si přizpůsobit schůzky a úkoly můžete v sekci Error! Reference source not found. v Error! Reference source not found.error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. Postoupení k vyřízení Postupování slouží jako vnitrofiremní komunikační nástroj. Pokud postupujete k vyřízení věc někomu z kanceláře, tak jej žádáte, aby byla s daným dokumentem, em, poznámkou nebo telefonním reportem byla provedena konkrétní akce: revize, tisk, schválení Můžete přiřadit, kolik postoupení chcete ať už té samé osobě nebo někomu jinému. Pokud například obdržíte žádost o revizi dokumentu, můžete přiřadit nové postoupení se žádostí o revizi svému kolegovi. Seznam dokumentů k vyřízení se zobrazuje na domovské obrazovce. Postupovat k vyřízení lze dokumenty, y, poznámky a telefonní reporty. Pro postoupení stačí kliknout na tlačítko Postoupit/Upravit postoupení a Nový. 19

20 Toto tlačítko je k dispozici v sekci Dokumenty v kauze a také v hlavním menu Dokumenty. V případě poznámek a telefonních reportů je možné je rovnou postoupit ke zpracování, když je vytváříte. Abyste odstranili postoupení, musíte jej zavřít. Když uzavřete postoupení, Kleos nabídne vytvoření souvisejícího úkolu, schůzky nebo činnosti. Správa lhůt Lhůta značí datum, do kterého má být zadaná práce splněna. Poté, co lhůty nadefinujete, se zobrazují v kalendáři, panelu úkolů a v seznamu úkolů v menu Úkoly. Kleos umožňuje nastavit různá druhy lhůt. K danému druhu lhůty lze přiřadit sérii úkolů. Pokud je pak tato lhůta přidána, je vytvořena sada úkolů podle daného nastavení. 20

21 Počet úkolů ve lhůtě není nijak omezen. Informace Dnů předem znázorňuje, s kolikadenním předstihem má být úkol dokončen. Pro první úkol v seznamu toto znamená, kolik dní před datem splnění lhůty má být úkol dokončen. Pro zbytek úkolů je to počet dnů před předchozím úkolem. Při vytváření lhůty Kleos zkontroluje, jestli se sekvence úkolů časově vejde mezi datum splnění a aktuální datum. Pokud zjistí, že to možné není, je zobrazeno upozornění. Kleos navrhne seznam úkolů a jejich data splnění, ale uživatel je může změnit. Možné je přidat nové úkoly, odstranit je nebo změnit data. Úkoly mohou být přiřazeny jakémukoliv členovi kanceláře. Správa činností Činnosti v Kleosu tvoří podklady pro fakturaci. Činnost může být složena z jedné nebo více fakturačních položek. Činnosti je možné přidávat na více místech: Tlačítko Rychlé přidání. 21

22 Menu Činnosti. Kontextové menu pravého tlačítka myši. Záložka Činnosti v kauze. 22

23 Tlačítka následných akcí při vytváření nové události v kalendáři nebo úkolu. Stopky. Pomocí Správy činností v menu Činnosti. Všechny činnosti by měly mít přiřazenou kauzu. Pro její vytvoření stačí vybrat typ. Každé činnosti může být přiřazena sada fakturačních položek. Pro více informací o činnostech jděte do sekce Error! Reference source not found. v menu Error! Reference source not found. na straně Error! Bookmark not defined.. K činnosti můžete přiřadit, kolik fakturačních položek chcete. Sazby fakturačních položek se načítají z tzv. tabulek odměn. Fakturační položkou může být odměna nebo výdaj. Pro definici fakturační položky lze použít jednotky, čas, množství nebo sazbu. 23

24 Fakturace Pro vytváření faktur používá Kleos činnosti a fakturační položky. Nejčastějším způsobem pro vytvoření faktury je možnost Nová faktura v záložce Fakturace v kauze. Použít lze i menu pravého tlačítka myši. 24

25 Fakturační klient musí být jednou ze stran kauzy. Po výběru fakturačních položek se zobrazí shrnutí faktury. Faktury, zálohy a dobropisy se v Kleosu ukládají jako fakturační dokumenty. Fakturační dokumenty je možné ukládat ve stavu Návrh nebo Konečný. Návrhy dokumentů se nepromítají do účetnictví a mohou být upraveny nebo smazány. Pokud je fakturační dokument uložen jako Konečný, Kleos mu přiřadí číslo a zahrne jej do účetnictví. Tyto konečné dokumenty není možné editovat. Faktury a ostatní fakturační dokumenty je možné vytvářet i v hlavním menu Fakturace. Zde je pak potřeba vybrat kauzu, protože všechny fakturační dokumenty jsou spojeny s kauzou. Kleos obsahuje velmi základní funkce jednoduchého účetního programu. Fakturační dokumenty musí být přiřazeny do fiskálního roku. Nejsnadnějším způsobem, jak nastavit fiskální rok je přidat jej k současnému účetnímu systému. Jděte do Nastavení, Fakturace, Účetnictví, tam zvolte fiskální subjekt. V něm můžete přidávat nové fiskální roky a nastavovat jejich stav. 25

26 Volitelně obsahuje Kleos pokročilou fakturaci, která obsahuje následující funkce: Hromadná fakturace. Ta umožňuje vytvořit sadu faktur všech dosud nevyfakturovaných činností. Proces pro schvalování návrhů faktur. Dělení faktur mezi více fakturačních klientů Základní reporty Kleos obsahuje mnoho různých předdefinovaných reportů. Hledejte tlačítko Reporty v jednotlivých menu Kleosu. Jakýkoliv seznam v Kleosu je možné vytisknout nebo exportovat do tabulky pomocí tlačítka Vytisknout seznam: 26

27 Kleos Connect Co je Kleos Connect Kleos Connect zabezpečená platforma pro výměnu dokumentů. Umožňuje sdílet dokumenty s lidmi mimo kancelář, čímž eliminuje riziko související s výměnou citlivých dokumentů přes . Místo posílání ů s objemnými přílohami obdrží protistrana pouze s notifikací. Pro stažení dokumentu, který jste nasdíleli pak pouze stačí kliknout na odkaz v u. Jak aktivovat Kleos Connect Abyste mohli začít používat Kleos Connect, musíte mít aktivní jeho modul. Zkontrolujte, jestli v Nastavení Kancelář Smlouva a autorizace Správce smlouvy máte u osob, které mají mít přístup ke Kleos Connect, zaškrtnuto pole u jejich jména. y zaslané klientům budou obsahovat vaši hlavičku a kontakty, pokud je vyplníte. Zadání údajů se provádí v Nastavení Kancelář a zde je tlačítko Data Kleos Connect. 27

28 Bezpečné sdílení dokumentů Pokud je aktivní modul Kleos Connect, zobrazí se u dokumentů nové tlačítko Sdílet. Zvolte dokument a klikněte na toto tlačítko. Při sdílení se Kleos zeptá na příjemce a na tuto adresu pošle s odkazem na portál Kleos Connect. Pro stažení dokumentu se musí příjemce zaregistrovat na portálu pomocí svého u a zvoleného hesla. Kleos Connect má pod kontrolou dané dokumenty a poskytuje informace o stavu (sdílení, nahrávání, stahování). Kleos Mobile Kleos Mobile je k dispozici pro zařízení se systémy ios a Android. Aplikace je ke stažení na Apple itunes a Google Play. Pro přístup platí stejná přihlašovací data jako do počítače. 28

29 Hlavní obrazovka zobrazuje poslední kauzy, nadcházející schůzky, nevyřízené úkoly a ikony pro přístup do posledních činností a dokumentů. Pro přímý přístup do kauzy, na které jste nedávno pracovali, vyberte danou kauzu ze seznamu Poslední kauzy. 29

30 I dokumenty uložené v Kleosu si můžete v aplikaci prohlížet buď přímo v dané kauze, nebo v hlavním menu Dokumenty. Dokumenty můžete z vašeho zařízení do Kleosu i nahrávat. Dokument lze nahrát z vnitřního úložiště (pouze u systému Android) nebo jej vyfotit a nahrát. Z aplikace lze kontrolovat a zadávat i schůzky nebo úkoly. Veškeré informace uložené pomocí mobilní aplikace jsou okamžitě k dispozici na všech ostatních zařízeních. Díky aplikaci máte k dispozici neustále aktuální kontakty klientů, takže jim přímo z aplikace můžete poslat , SMS nebo zavolat. 30