12. Další funkce Excelu Komentáře k buňkám Komentáře k buňkám

Transkript

1 Excel Excel obsahuje řadu podpůrných funkcí, které usnadňují některé operace přímo související s vytvářením a úpravou tabulek. Do závěrečné kapitoly knihy jsme vybrali práci s komentáři, kontrolu a ověřování údajů a nastavení pracovního prostředí. Komentáře jsou doplňkové texty k buňkám, kterými lze vysvětlit, co daná buňka obsahuje nebo jak se má dále upravit. Při práci se složitějšími tabulkami a s různě provázanými vzorci se hodí možnost sledování buněk, které jsou zdrojem údajů pro vzorec nebo které se naopak odkazují na jiné buňky. Excel také umí odhalit některé chyby v tabulce. Chcete-li omezit rozsah údajů, jež lze do buněk vložit, můžete využít ověřování vstupních hodnot. Všechny tyto funkce jsme shrnuli do kapitoly nazvané Kontrola údajů. Na úplný závěr pak shrneme některé možnosti nastavení pracovního prostředí Komentáře k buňkám Komentář je doplňkový text, který se váže k jedné konkrétní buňce v tabulce. Komentáře nejsou viditelné a zobrazí se jen na váš povel. Excel samozřejmě obsahuje i možnost, aby byly všechny komentáře viditelné najednou Komentáře k buňkám

2 248 EXCEL 2007 Buňky obsahující komentář jsou označeny malým červeným trojúhelníčkem v pravém horním rohu buňky. Využití komentářů je poměrně různorodé, a tak si můžeme ukázat základní situace, kdy s nimi lze pracovat: lze je využít k vysvětlujícímu popisu buněk, který nechcete mít přímo viditelný v pracovním sešitě; Obr. 12.1: Příklad využití komentářů jestliže se na tvorbě tabulky podílí více uživatelů, mohou si prostřednictvím komentářů předávat své názory a připomínky, jedná se tedy o jednoduchý proces recenze tabulky; při vytváření tabulky oceníte komentáře k poznamenání vlastních myšlenek a nápadů, na něž byste neměli zapomenout při následných úpravách. Speciální komentáře jsou vlastně i sdělení Excelu v rámci kontroly údajů, která popisujeme v následující podkapitole. Například při chybě ve vzorci vám Excel předá upozornění právě formou komentáře Vytvoření komentáře Komentář se vždy váže k určité buňce. Proto nemá cenu označit více buněk a snažit se přidat komentář k více buňkám zároveň. 1. Přemístěte kurzor do buňky, do které chcete vložit komentář. 2. Přejděte na kartu Revize v pásu karet.

3 Excel Klepněte na tlačítko Nový komentář. 4. Napište text komentáře. Při psaní můžete použít klávesu Enter pro rozdělení textu do odstavců. 5. Klepněte mimo rámeček s poznámkou. Ten se skryje, nicméně buňka bude označena červeným trojúhelníčkem, aby bylo zřejmé, že je k ní připojen komentář. Součástí komentáře nebude jen text, který jste napsali, ale také se na začátek automaticky vloží jméno autora komentáře. To má velký význam právě pro případ, kdy používáte komentáře pro sdílení recenzních poznámek. Obr. 12.2: Vytváření nového komentáře K jedné buňce může být připojen jen jeden komentář Úpravy komentáře Úpravy komentáře se mohou týkat změny textu komentáře nebo úpravy rámečku s komentářem. Většinou komentáře nemáte stále zobrazené, takže nejrychlejší je použít místní nabídku. 1. Klepněte pravým tlačítkem myši na buňku s komentářem. 2. Vyberte příkaz Upravit komentář. 3. Změňte text komentáře v rámečku. 4. Klepněte mimo komentář. Máte-li komentáře stále zobrazené, stačí klepnout myší v rámečku s komentářem a hned můžete provést požadované úpravy. Při vytváření dlouhého komentáře se sice text v rámečku posunuje, nicméně chcete-li ho vidět celý, je nutné rámeček zvětšit. To platí i v opačném případě, kdy je rámeček příliš velký, pokud je komentář krátký rámeček pak zabírá zbytečně moc místa. 1. Připravte si rámeček s komentářem pro úpravy stejně jako v případech, které jsme popsali pro úpravu textu. 2. Táhněte myší za úchytku v rohu nebo na straně rámečku s komentářem. Poznámka Odstranění komentáře Libovolný komentář můžete odstranit. Existuje k tomu několik postupů Komentáře k buňkám

4 250 EXCEL Označte buňku nebo buňky, ze kterých chcete odstranit komentář. 2. Klepněte v pásu karet na kartě Revize na tlačítko. Můžete také použít tlačítko na kartě Domů a zvolit příkaz Vymazat komentář. Rychlý je také postup pomocí místní nabídky, kdy klepnete pravým tlačítkem myši na buňku s komentářem a vyberete příkaz Odstranit komentář Zobrazení komentáře Přemístíte-li ukazatel myši nad buňku s komentářem, komentář se objeví, posunete-li ukazatel myši mimo buňku, komentář automaticky zmizí. K dispozici máte i tlačítka pro listování jednotlivými komentáři. Najdete je na kartě Revize. 1. Klepněte na tlačítko, abyste se dostali na následující komentář, nebo klepněte na tlačítko pro přechod na předcházející komentář. Výhodou tohoto postupu je, že Excel objeví i komentáře na předcházejících a následujících listech pracovního sešitu. Chcete-li nechat komentář u některé buňky stále zobrazený, přejděte na tuto buňku a klepněte na tlačítko. Můžete si nechat zobrazené i všechny komentáře, klepnete-li na tlačítko (obrázek 12.1). Obr. 12.3: Místní nabídka pro buňku s komentářem umožňuje rychle zobrazit nebo skrýt jeden komentář Formátování komentáře Také u komentářů můžete změnit vlastnosti písma a upravit vzhled rámečku. Jedná se o obdobu formátování textového pole. 12.

5 Excel Změna formátu textu se provádí takto: 1. Zobrazte komentář (buď stejně jako když se připravujete na úpravy, nebo klepněte pravým tlačítkem myši a vyberte příkaz Zobrazit/skrýt komentář). 2. Klepněte v rámečku pravým tlačítkem myši. 3. Vyberte příkaz Formát komentáře. 4. Upravte vzhled písma v dialogovém okně. 5. Stiskněte tlačítko OK. Obr. 12.4: Změna vzhledu písma komentáře Barvu rámečku s komentářem, okraje a ohraničení rámečku, orientaci textu a další vlastnosti můžete nastavit podobně jako u textového pole. 1. Zobrazte komentář. 2. Klepněte pravým tlačítkem myši na okraji rámečku s komentářem. 3. Vyberte příkaz Formát komentáře. Objeví se dialogové okno podobné jako pro změnu vlastností automatických tvarů, jen mírně modifikované. 4. Proveďte příslušné změny. 5. Stiskněte tlačítko OK Komentáře k buňkám

6 252 EXCEL 2007 Obr. 12.5: Formátování rámečku s komentářem 12.2 Kontrola vzorců a výpočtů Vytváření vzorců může být poměrně náročnou záležitostí, zvláště ve větších tabulkách, kde vznikají různé řetězce závislostí. Vzorec se nemusí odkazovat přímo na číselnou hodnotu, ale na jiný vzorec, který opět může být vytvořen z jiného vzorce. Dlouhé řetězce závislostí tedy zvyšují riziko chyby. Další častou chybou je nepoužití absolutní adresy místo relativní při kopírování vzorce. Typickou chybou je například zkopírování vzorce =B3/B10 z buňky B6 do buňky C6. Ponecháte-li relativní adresování, bude se vzorec odkazovat na prázdnou buňku a Excel tak vyhodnotí, že se ve výsledku vzorce dělí nulou. Obr. 12.6: Klasická situace, kdy se objeví chyba ve vzorci Excel obsahuje funkce, které graficky zvýrazní chyby ve vzorcích a také ukáže, na jaké buňky se vzorec odkazuje. V méně složitých tabulkách možná tyto funkce potřebovat nebudete, ale s přibývající složitostí je jistě oceníte. V malé tabulce je snadné takovou chybu odhalit. Ve složitějších strukturách však takový úkol není jednoduchý. 12.

7 Excel Excel umí v tabulce vyznačit: buňky obsahující chybu; předchůdce (vzorce, na kterých závisí další vzorce); následníky (ze kterých údajů je vzorec vytvořen); buňky stejného typu, jako je aktuální buňka. Dále vás automaticky upozorní na vzorce v řadě buněk, které se od ostatních nějak odlišují, a označí je jako nekonzistentní buňky. Způsob upozorňování na nekonzistence si můžete sami nastavit. Na závěr si ukážeme možnost, jak nastavit podmínky pro údaj, který může buňka obsahovat. Například chcete-li do buňky zadat pouze čísla od 10 do 20 a v ostatních případech zobrazit chybovou zprávu, využijte funkci ověřování buněk Odhalení chyb ve vzorcích Excel běžně funguje tak, že vložíte-li do buňky vzorec, zobrazí se po chvíli: vypočítaný výsledek; chybová zpráva v případě, že vzorec není zadán správně nebo nelze z nějakého důvodu zjistit výsledek. Chybová zpráva má vždy na úvod znak #. Excel umí rozlišit několik typů chyb a některé z nich vidíte na následujícím obrázku. Obr. 12.7: Chyby ve vzorcích a jejich označení V následující tabulce najdete nejčastější chybové zprávy s odpovídajícím typem chyby a způsobem řešení. Označení chyby v buňce Typ chyby Způsob řešení ###### Nedostatečně široký sloupec nebo záporné číslo pro datum a čas #HODNOTA! Chybný argument funkce nebo operand ve vzorci Rozšiřte sloupec. Použijte menší velikost písma nebo jiný formát čísla. Zajistěte, aby číslo pro datum a čas bylo kladné. Nejedná-li se o datum a čas, změňte formát čísla. Typ hodnoty ve vzorci je jiný než vzorec očekává. Chybný odkaz na matici (odkaz na buňku místo na matici, chybný tvar matice apod.) Kontrola vzorců a výpočtů

8 254 EXCEL 2007 Označení chyby v buňce Typ chyby Způsob řešení #DIV/0! Dělení nulou Zpravidla se jedná o odkaz na prázdnou buňku ve jmenovateli vzorce. Lze odhalit funkcí Najít chybu (viz dále). #NÁZEV? Neplatný název ve vzorci Jedná se zejména o chybně uvedený název funkce nebo o funkci, která je součástí doplňku, který není načtený. Může se též jednat o chybně uvedený název úseku nebo špatné označení úseku (bez dvojtečky). Případně též uveden text ve vzorci bez uvozovek. Při práci s více listy není odkaz na jiný list v jednoduchých uvozovkách. #N/A Neplatný odkaz na buňku ve vzorci nebo ve funkci Chybí některý z povinných argumentů funkce. Neexistující odkaz. Lze odhalit funkcí Najít chybu. #NUM! #NULL! Ve vzorci nebo funkci se očekává číselná hodnota Chybný odkaz na průnik úseků buněk Chybný argument ve funkci (očekává se číselná hodnota). Při výpočtu, kdy dochází k více iteracím, není možné zjistit výsledek (špatně zadané vstupní hodnoty nebo je třeba snížit počet iterací). Odkaz na průnik úseků buněk, které se nepřekrývají. Speciální chyby představují chyby typu dělení nulou. Samozřejmě víte, že nulou dělit nelze, proto ani tato chyba nebývá způsobena tím, že ve jmenovateli uvedete přímo nulu. Spíše k této chybě dojde tehdy, když si neuvědomíte, že při kopírování vzorců je třeba odkaz na hodnotu uvést jako absolutní. Příklad vidíte na obrázku Pomocí funkce vyhledání chyby vám Excel pomůže chyby tohoto typu rychle odhalit a opravit. 1. Přemístěte kurzor do buňky s chybou. 2. Stiskněte tlačítko na kartě Vzorce v pásu karet. 3. Vyberte příkaz Najít chybu. 4. Pak už si jen můžete prohlédnout, kde vlastně vznikla chyba (dolní šipka začíná v prázdné buňce místo buňky s kurzem koruny a euro). Obr. 12.8: Typická příčina chyby Dělení nulou a analýza chyby funkcí Najít chybu 12.

9 Excel Dalším způsobem, jak lze odhalit chybu ve vzorci, je prověřit si postup výpočtu krok po kroku. Tento způsob využijete zejména tehdy, pracujete-li s vnořenými funkcemi. 1. Přemístěte kurzor do buňky s vnořenou funkcí. 2. Klepněte na kartě Vzorce v pásu karet na tlačítko. 3. V dialogovém okně je uveden vzorec. Tlačítkem Vyhodnotit vypočtete příslušnou část vzorce. Tlačítko stiskněte opakovaně, až se vyhodnotí celý vzorec. Pak můžete najít chybu jak vidíte v dialogovém okně na obrázku 12.9, vzorec se snaží vypočítat /0. Tlačítka Vstoupit a Vystoupit použijete v případě vnořených výpočtů. Obr. 12.9: Dialogové okno s postupným výpočtem vzorce Další typickou chybou jsou cyklické vzorce. Cyklické vzorce jsou sadou několika vzorců, které se vzájemně odkazují samy na sebe. Nemají tedy výchozí hodnotu, ze které by mohl být vypočítán výsledek. Při pokusu vytvořit cyklický vzorec se objeví dialogové okno s upozorněním a nápověda k této chybě. Chybu můžete ignorovat a buňky s cyklickými odkazy lze odhalit tak, jak vidíte na obrázku 12.10, tedy jednak pomocí šipek ukazujících cyklické odkazy, jednak příkazem Cyklické odkazy. Obr : Zacyklení vzorců 12.2 Kontrola vzorců a výpočtů

10 256 EXCEL Vyhledávání předchůdců a následníků Vzorce mohou být jednoduché, kdy výsledek závisí přímo na hodnotách v buňkách označených ve vzorci. V tabulce se ale také mohou vyskytovat výpočtové řetězce, kdy ve vzorci není adresa buňky s hodnotou, ze které se provádí výpočet, ale odkaz na buňku obsahující opět vzorec. V takto zřetězených výpočtech je někdy obtížné chybu najít, a proto Excel přichází s možností vyhledat a v tabulce označit předchůdce a následníky. Předchůdce je vzorec nebo hodnota, na kterou se odkazuje jiný vzorec. Následník je vzorec, který je vytvořen na základě údajů v jiných buňkách. Obr : Následníci a předchůdci aktivní buňky V buňce F15 najdete celkový součet zisku za rok. Najdete-li předchůdce této buňky, zjistíte, že výpočet vychází z rozdílu údajů v buňkách F13 a F14. Buňky F13 a F14 jsou tedy přímí předchůdci vzorce v buňce F15. A naopak se dá říci, že buňka F15 je přímým následníkem buňky F13 i buňky F14. Obr : Přímí předchůdci buňky F15 Nicméně v buňce F13 ani v buňce F14 není číselná hodnota, je zde opět vzorec, takže i tato buňka má své předchůdce. Předchůdci vzorce v buňce F14 jsou buňky B14 až E14, předchůdci vzorce v buňce F13 jsou buňky F9 až F

11 Excel Obr : Nepřímí předchůdci buňky F15 Zřetězené závislosti vzorců je možné sledovat pomocí tzv. trasovacích šipek, které vidíte na předcházejících obrázcích. Trasovací šipky mohou být tří druhů: předchůdce a následníky indikuje Excel modrou šipkou; chyby jsou také označeny šipkou (viz obrázek 12.8); odkazy na externí listy nebo pracovní sešity jsou označeny černou čárou s obrázkem tabulky. Chcete-li tedy například zjistit kompletní přehled předchůdců buňky F15, postupujte takto: 1. Přemístěte kurzor do buňky F Stiskněte tlačítko Předchůdci. 3. Stiskněte ještě několikrát tlačítko Předchůdci. Nyní již vidíte i nepřímé předchůdce. Například zjistíte, že výsledek v buňce F15 závisí také na všech buňkách ve sloupci H. Obr : Všichni předchůdci buňky F Kontrola vzorců a výpočtů

12 258 EXCEL 2007 Další možnosti: pomocí tlačítka Odebrat šipky (klepnutím na šipku tlačítka) a výběrem příkazu Odebrat šipky předchůdců odstraníte jednu úroveň předchůdců; tlačítkem Následníci zjistíte následníky dané buňky (opět po jednotlivých úrovních, takže nepřímé následníky musíte zjistit opakovaným stisknutím tlačítka); tlačítkem Odebrat šipky (klepnutím na šipku tlačítka) a výběrem příkazu Odebrat šipky následníků odstraníte jednu úroveň následníků; tlačítkem Odebrat šipky (klepnutím přímo na tlačítko) odstraníte všechny šipky najednou Nekonzistence vzorců a nastavení upozornění na nekonzistentnost V tabulkách se často vyskytují úseky obsahující obdobné vzorce. Například jsou-li pod sloupci součty hodnot v těchto sloupcích, jsou pod jednotlivými sloupci vzorce stejné struktury lišící se pouze odkazem na buňky. Takový úsek buněk považujeme za konzistentní. Pokud by v takovém úseku buněk byl jeden ze vzorců odlišný, není již takový úsek konzistentní. To nemusí být vždy chyba, prostě jen v dané buňce potřebujete vypočítat něco jiného. Občas se však stane omyl, kdy v řadě vzorců mají být skutečně vzorce stejné. Excel na nekonzistenci upozorní a nechá již na vás, abyste rozhodli, zda je vzorec správný nebo ne. Nekonzistence je označena zeleným trojúhelníčkem v levém horním rohu buňky se vzorcem. 1. Přemístěte ukazatel myši nad nekonzistentní buňku. 2. Klepněte na tlačítko, které se objeví vedle buňky. 3. Klepněte na šipku v tlačítku. 4. Rozhodněte se, zda chcete zkopírovat vzorec z okolí, aby vzorec v buňce byl stejný jako v sousedních buňkách, a tedy konzistentní, nebo zda chcete chybu ignorovat, nebo zda chcete zobrazit nápovědu či vzorec opravit v řádku vzorců. Obr : Upozornění na nekonzistentní vzorec 12.

13 Excel Vyhledání buněk určitého typu Zejména při hledání chyb ve vzorcích, ale také v řadě jiných situací bude užitečná funkce, která vyhledá buňky stejného typu, jako je označená buňka. 1. Chcete-li vyhledávat pouze v určitém úseku buněk, označte ho. 2. Na kartě Domů v pásu karet klepněte na tlačítko Najít a vybrat. 3. Vyberte jeden z příkazů Vzorce, Komentář, Podmíněné formátování, Konstanty či Ověření dat. Kromě těchto vybraných pěti typů buněk můžete odhalit i další typy buněk. Pak je postup poněkud odlišný. 1. Chcete-li vyhledávat pouze v určitém úseku buněk, označte ho. 2. Na kartě Domů v pásu karet klepněte na tlačítko Najít a vybrat. 3. Vyberte příkaz Přejít na. 4. Označte typ buňky, který chcete vyhledat (obrázek 12.16). 5. Stiskněte tlačítko OK. Vyhledávat můžete tyto typy buněk: Typ buňky Komentáře Konstanty Vzorce Prázdné buňky Aktuální oblast Aktuální matice Objekty Rozdíly v řádcích Rozdíly ve sloupcích Předchůdci Následníci Poslední buňka Pouze viditelné buňky Podmíněné formáty Vyhledá a označí buňky, ke kterým je připojena poznámka buňky, které obsahují číselnou nebo textovou konstantu buňky, které obsahují vzorce; z toho lze vynechat buňky se vzorci, jejichž výsledkem je číslo, text či logická hodnota, nebo buňky, které obsahují chybu, a to zrušením zaškrtnutí příslušné volby prázdné buňky co největší oblast obsazených buněk úsek, ve kterém leží aktivní buňka grafické objekty buňky, které se svým relativním odkazem liší od aktivní buňky; vyhledává se v řádcích buňky, které se svým relativním odkazem liší od aktivní buňky; vyhledává se ve sloupcích Předchůdce; pomocí dalších dvou voleb můžete určit, zda se označí pouze přímí předchůdci, nebo všichni předchůdci Následníky; pomocí dalších dvou voleb můžete určit, zda se označí pouze přímí následníci, nebo všichni následníci poslední buňku v listu, která obsahuje nějaké údaje buňky, které nejsou skryté nebo které nejsou sbalené pomocí úrovní přehledu buňky formátované podmíněným formátem 12.2 Kontrola vzorců a výpočtů

14 260 EXCEL 2007 Typ buňky Ověření dat Vyhledá a označí buňky, kde se vytváří podmínka pro údaje, které do nich lze vložit Obr : Typy buněk, které lze vyhledat a označit v pracovním sešitě Ověřování údajů vkládaných do buněk S chybami souvisí i téma ověřování údajů vkládaných do buněk. Pomocí něj se dá chybám předcházet, takže například potřebujete-li počítat podíl, můžete zabránit, aby v buňce, která bude jmenovatelem, byla jiná hodnota než číslo odlišné od nuly. Můžete samozřejmě stanovit nejrůznější podmínky a také způsob, jakým budete na pokus o zadání jiné než přípustné hodnoty reagovat. Podmínku pro údaj vkládaný do buňky vytvoříte následujícím postupem: 1. Označte buňky, ve kterých chcete určit vkládané hodnoty. 2. Na kartě Data v pásu karet klepněte na tlačítko. Objeví se dialogové okno Ověření dat. 3. Na kartě Nastavení určete vstupní podmínku. V seznamu Povolit určete typ údaje (číslo, celé číslo, text, datum apod.). V seznamu Data určete logickou podmínku (například číslo je větší než, je rovno apod.) a dole určete hranice (například číslo je mezi 100 a 200). 4. Přejděte na kartu Zpráva při zadávání. Bude-li zaškrtnutá volba Zobrazit zprávu při výběru buňky, uvidíte komentář k buňce v okamžiku, kdy přesunete na tuto buňku kurzor. Text komentáře si můžete sami uvést do oken Nadpis a Zpráva při zadávání. Zejména je třeba sem uvést informaci, jaký rozsah hodnot je přípustný. 5. Nakonec přejděte na kartu Chybové hlášení. 6. Důležitou volbou je Styl. Zvolíte-li Stop, nebude možné do buňky vložit hodnotu mimo stanovený rozsah. Varianta Varování znamená, že budete dialogovým oknem upozorněni, že hodnota je nepřípustná, a budete muset odpovědět, zda ji přesto chcete vložit nebo ne. Poslední možnost je Informace hodnota mimo rozsah se do buňky vloží a jen se objeví dialogové okno s upozorněním. Text v dialogovém okně bude uveden podle obsahu polí Nadpis a Chybové hlášení. 7. Stiskněte tlačítko OK. 12.

15 Excel Obr : Upozornění na pokus o vložení hodnoty mimo stanovený rozsah V dialogovém okně Ověření dat stiskněte tlačítko Vymazat vše a do buňky bude možné vložit libovolný údaj, neboť nastavený vstupní rozsah se již nebude kontrolovat. V případě, že volbou Varování nebo Informace umožníte vložit do buňky hodnoty mimo určený rozsah, můžete si zjistit, ve kterých buňkách jsou vložené hodnoty, jež neodpovídají stanovenému rozsahu. 1. Klepněte na šipku na tlačítku. 2. Vyberte příkaz Zakroužkovat neplatná data. Obr : Zakroužkované neplatné hodnoty (mimo stanovený rozsah) Příkazem Vymazat kroužky ověření tyto kroužky z pracovního sešitu odstraníte Nastavení pracovního prostředí Excel obsahuje celou řadu voleb týkajících se způsobu práce a pracovního prostředí. Výchozí nastavení je dáno po instalaci Excelu a postupně si je můžete měnit a přizpůsobovat vašemu stylu práce. Některá nastavení se vztahují k určitému pracovnímu sešitu, některá k pracovnímu prostředí a k oknu Excel atd Nastavení výchozí složky Jedná se o složku, která se jako první objeví v dialogových oknech, ve nichž potřebujete vybrat soubor s pracovním sešitem. Například se jedná o dialogové okno pro otevření souboru. Máte-li tedy většinu souborů uloženou v určité složce, resp. podsložkách této složky, nastavte tuto složku jako výchozí, abyste ji nemuseli neustále v dialogovém okně Otevřít vyhledávat. 1. Klepněte na tlačítko Office a stiskněte tlačítko Možnosti aplikace Excel. 2. V dialogovém okně nastavte kartu Uložit. 3. Do textového okna Výchozí umístění souborů napište úplný název složky (cestu), která se má používat jako standardní. 4. Stiskněte tlačítko OK Nastavení pracovního prostředí

16 262 EXCEL Automatické otevření pracovního sešitu Otevíráte-li vždy po spuštění Excelu určitý pracovní sešit, nemusíte to dělat ručně, ale můžete použít automatické otevírání pracovního sešitu. Pracovní sešit se otevře automaticky v případě: kdy je umístěn ve specifické složce nazvané XLSTART; kdy je jeho zástupce umístěn do složky Po spuštění. Všechny pracovní sešity, které chcete automaticky otevřít při spuštění Excelu, stačí přesunout do složky XLSTART. Standardně se nachází na adrese: C:\Program Files\Microsoft Office\Office12\XLStart Excel tuto složku při startu prohledá a otevře všechny pracovní sešity, které zde najde. Není-li zde žádný soubor s pracovním sešitem, otevře prázdný, nepojmenovaný pracovní sešit. Umístění souboru do složky Po spuštění je stejné jako v první kapitole, kde jsme popisovali umístění zástupce Excel do této složky, aby se Excel spouštěl automaticky po startu počítače Automatické otevření více pracovních sešitů Každé větší dílo (projekt, větší rozbory a analýzy ) bude sestávat z většího množství pracovních sešitů. Abyste měli pomocí jednoho příkazu k dispozici vždy všechny pracovní sešity, vytvořte si pracovní prostor. Pracovní prostor je tedy sada pracovních sešitů, kterou lze otevřít a uložit najednou, jediným příkazem. A z toho také vyplývá, že toto otevření může být automatické. Pracovní prostor je speciální typ souboru (s příponou *.XLW). Vytvoříte ho tak, že: otevřete všechny pracovní sešity, se kterými chcete pracovat současně; umístíte je tak, jak se mají otevírat (poloha a velikost oken, jejich případná maximalizace apod.); na kartě Zobrazení klepnete na tlačítko Uložit pracovní prostor; zadáte název pracovního prostoru (s příponou.xlw); nastavíte složku a stisknete tlačítko Uložit. Od této chvíle nemusíte (ale můžete) otevírat samostatně všechny soubory obsažené v pracovním prostoru, ale budete je mít k dispozici po otevření souboru s uloženým pracovním prostorem. Nyní se projeví výhoda pracovního prostoru: 1. Přesuňte soubor s pracovním prostorem do startovací složky. Od této chvíle se budou automaticky otevírat všechny pracovní sešity, jež jsou definovány jako součást pracovního prostoru, který je ve startovací složce Standardní vlastnosti písma Nastavení standardních vlastností písma může být důležité třeba v případě, kdy chcete posílit image vaší firmy (nebo vlastní osobnosti) a chcete ho vyjádřit používáním specifického typu písma. Ale to jistě není jediný důvod předvolby vlastností písma. 12.

17 Excel Předvolba typu a velikosti písma se provádí v již známém dialogovém okně Možnosti aplikace Excel. 1. Stiskněte tlačítko Office. 2. Klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Excel. 3. Přejděte na kartu Oblíbený. 4. Vyberte typ a velikost písma, která se má standardně používat. 5. Ukončete práci s dialogovým oknem pomocí tlačítka OK Předvolby V Excelu existuje řada předvoleb. Nastavují se v dialogovém okně Možnosti aplikace Excel. 1. Stiskněte tlačítko Office. 2. Klepněte na tlačítko Možnosti aplikace Excel. 3. Základní předvolby najdete na kartě Oblíbený. 4. Výpočty, přepočty pracovního sešitu, způsoby odkazování na buňky a pravidla kontroly chyb najdete na kartě Vzorce. 5. Karta Uložit obsahuje možnosti pro ukládání souborů, formát a standardní složky pro jejich uchování. 6. Nejvíce předvoleb týkajících se zejména zobrazení okna a jeho součástí, úprav buněk a údajů v buňkách najdete na kartě Upřesnit. 7. Po nastavení všech předvoleb stiskněte tlačítko OK. Obr : Dialogové okno Možnosti aplikace Excel 12.3 Nastavení pracovního prostředí

18 264 EXCEL Doplňky Doplňky jsou samostatné programy, které rozšiřují funkce tabulkového kalkulátoru Excel. Jsou to moduly pro řešení speciálních úloh, které se nepoužívají tak často, a proto není nutné, aby příkazy k jejich ovládání byly mezi standardními příkazy Excelu. Doplňky je nutné nejprve načíst, aby bylo možné je používat. Příkladem může být třeba funkce Řešitel, pomocí níž se řeší optimalizace určitých modelů. Doplňky načtete následujícím postupem: 1. Klepněte na tlačítko Office. 2. Stiskněte tlačítko Možnosti aplikace Excel. 3. Vyberte kartu Doplňky. 4. V roztahovacím seznamu Spravovat vyberte Doplňky aplikace Excel. 5. Stiskněte tlačítko Přejít. 6. V dialogovém okně zaškrtněte doplňky, které chcete instalovat. 7. Stiskněte tlačítko OK. Doplňky, které nenajdete v seznamu, můžete získat po stisknutí tlačítka Procházet. V tom případě musíte znát název souboru s požadovaným doplňkem. Doplňky, které jsou v dialogovém okně Doplňky zaškrtnuté, budou automaticky spuštěny při dalším startu Excelu. Poznámka Doplňky jsou uloženy v souborech typu XLA, XLAM nebo XLL. Některé doplňky lze stáhnout z webu Microsoft Office Online. Zrušíte-li zaškrtnutí doplňků v seznamu Doplňky k dispozici v dialogovém okně Doplňky, odstraníte tím příkazy daného doplňku z pásu karet. Obr : Instalace doplňků do Excelu 12.

19 Excel Mezi nejznámější doplňky patří Analytické nástroje a Řešitel. Doplněk Analytické nástroje je určen pro řešení inženýrských a statistických analýz. Obsahuje funkce pro generování pseudonáhodných čísel, počítání závislostí (korelace, kovariance ), tvorbu histogramu, provádění F-testů, t-testů či z-testů a další. Řešitel je podrobně popsán v jedenácté kapitole Přizpůsobení panelu nástrojů Rychlý přístup V závěru knihy se dostáváme i k panelu nástrojů Rychlý přístup. Tento panel obsahuje tlačítka pro velmi používané funkce, jako například ukládání souboru či návrat o krok zpět. Je vždy dostupný nezávisle na tom, jaká karta je v pásu karet zobrazena. Do panelu nástrojů Rychlý přístup si můžete přidat další tlačítka a funkce a nepotřebná tlačítka z něj můžete odebrat. Pár používaných tlačítek můžete přiřadit přímo. 1. Klepněte na tlačítko. 2. Vyberte požadovaný příkaz. Další příkazy do panelu nástrojů Rychlý přístup zařadíte pomocí dialogového okna Možnosti aplikace Excel. 1. Stiskněte tlačítko. 2. Zadejte příkaz Další příkazy. 3. V roztahovacím seznamu Zvolit příkazy z vyberte skupinu příkazů. 4. Označte v levém seznamu příkaz, který chcete zařadit do panelu nástrojů Rychlý přístup. 5. Stiskněte tlačítko Přidat. 6. Postup můžete opakovat, až budete mít panel nastavený podle potřeby. 7. Stiskněte tlačítko OK, abyste zavřeli dialogové okno Možnosti aplikace Excel. Tlačítkem Odebrat můžete z panelu určitý příkaz odstranit, označíte-li ho předtím v seznamu příkazů vpravo. Tlačítky se šipkami můžete také změnit pořadí tlačítek v panelu nástrojů Rychlý přístup. Tlačítko z panelu nástrojů Rychlý přístup odeberete rychle tak, že na ně klepnete pravým tlačítkem myši a zadáte příkaz Odebrat z panelu nástrojů Rychlý přístup. Tip Klepnete-li na tlačítko v pásu karet pravým tlačítkem myši a zadáte příkaz Přidat na panel nástrojů Rychlý přístup, doplníte toto tlačítko do panelu (viz obrázek 12.22). Tip 12.3 Nastavení pracovního prostředí

20 266 EXCEL 2007 Obr : Příkazy a jejich zařazení do panelu nástrojů Rychlý přístup Obr : Doplnění tlačítka do panelu nástrojů Rychlý přístup Tip Budete-li v panelu nástrojů Rychlý přístup používat více tlačítek, můžete ho přesunout pod pás karet. Klepněte na tlačítko a vyberte příkaz Zobrazit pod pásem karet. 12.