Modul Marketing MTJ Service, s.r.o.

Transkript

1

2

3 Představení je rozšiřujícím modulem k modulu Kontakty. Najdete zde kromě úkolového managmentu ještě mnohé další funkce pro hromadné manipulace s kontakty včetně marketingových statistik a křížových tabulek.

4

5 Obsah I Obsah 1 Úkoly... 2 Přehled úkolů Karta úkolů Nový úkol Tisk přehledů úkolů Křížové tabulky úkolů Plánování času... 9 Přehled časových plánů Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Proaktivní dokumenty Přehled proaktivních událostí Nová proaktivní událost Připomenutí proaktivních dokumentů Archiv proaktivnich dokumentů Řízení proaktivit Spisová služba Přehled spisové služby Přehled podacích záznamů Nová spisová služba Karta spisové služby Tisk přehledů spisové služby Povinné údaje... karty spisové služby... spisové služby Tisková sestava... spisové služby Vzorové záznamy... spisové služby Nový vzorový... záznam spisové služby Číselník typů... záznamů Číselník typyzovaných... výsledků Číselník typyzovaných... cílů Číselník komunikačních... kanálů Číselník řady... našich značek Hromadná... oprava směrů a kanálů Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby Hromadné dopisy Tisk hromadných dopisů I

6 II 6 Evidence zásilek Přehled zásilek Nová zásilka Číselník typů přepravních služeb Požadavky Přehled požadavků Nový požadavek Karta požadavku Tisk přehledů požadavků Generování přijaté objednávky Povinné údaje... karty požadavků Tisková sestava... požadavků Číselník priorit... požadavků Číselník sekcí... požadavků Číselník kategorií... chyb požadavků Číselník externích... zadavatelů Číselník forem... zveřejnění Export požadavků... Import požadavků... Křížové tabulky požadavků 8 Porady Přehled porad Přehled bodů porad Přehled opatření porad Nový zápis z porady 9 Školení Přehled prezenčních listin Přehled účastí na školení Přehled osob pro školení Přehled firem pro školení Nová prezenční listina Prezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Povinné údaje... karty prezenční listiny Číselník sledovaných... typů dovedností a naturálií Číselník typů... školení Číselník druhů... školení Číselník typů... (ne) účasti na školení Nastavení... příznaků a dovedností Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob 10 Reference Přehled referencí Přehled technických hodnot referencí Nová reference Tisk přehledů referencí

7 Obsah III Povinné údaje... karty reference Tisková sestava... reference Číselník typů... referencí Číselník sledovaných... technických hodnot 11 Dotazníky Přehled vzorových dotazníků Nový vzorový dotazník Přehled vyplněných dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Rozvozy sestav... PDF 63 Přehled definic rozvozů Nová definice rozvozů Přehled realizovaných rozvozů Vnitrofiremní... dialogy 68 Přehled vnitrofiremních dialogů Nový vnitrofiremní dialog Synchronizace... s MS Outlook 70 Synchronizace kontaktu Synchronizace el. pošty Synchronizace úkolu Synchronizace plánování času Hromadná synchronizace vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku Synchronizace... s Novell GroupWise 79 Synchronizace el. pošty vazby na Novell GroupWise Marketingové... akce 79 Přehled marketingových akcí Přehled obsahů marketingových akcí Přehled jednání marketingových akcí Nová marketingová akce Tisk přehledů marketingových akcí Tisk přehledů obsahů akcí Hromadné opravy marketingových akcí Hromadné přepočty marketingových akcí Rušení duplicit marketingových akcí Povinné údaje... karty marketingové akce Reakce na... úspěch marketingové akce Číselník typů... akcí Číselník typů... zařízení Číselník strojů... Číselník velikostí... akce Číselník důvodů... neúspěchu Číselník rolí... firem Číselník rolí... osob Číselník rolí... obchodníků Číselník typů... investic III

8 IV Číselník typů... událostí Číselník typů... oblastí Křížové tabulky marketingových akcí Křížové tabulky obsahů marketingových akcí Křížové tabulky jednání marketingových akcí Marketingové... manipulace 92 Hromadné opravy Nastavení a využití data aktivity Nastavení obratu Hledání duplicit firem Roboti stavů firem Marketingové... výběry 97 Marketingové výběry firem Přehled... výběru firem Definice... výběru firem Nový výběr... firem Přehled... firem Tisk marketingového... výběru firem Množinové... operace nad výběry firem Marketingové výběry osob Marketingové výběry zboží Přehled... výběrů zboží Definice... výběrů zboží Nový výběr... zboží Přehled... zboží Množinové... operace nad výběry zboží Přehled strukturovaných... informací firem Přehled doplňkových... textových polí firem Křížové tabulky... na druhou Index 0

9 1

10 2 1.1 Úkoly Přehled úkolů Karta úkolů Nový úkol Tisk přehledů úkolů Křížové tabulky Přehled úkolů Zobrazí souhrn úkolů podle nastavených kritérií výběru a způsobu třídění. Dvojité kliknutí na volič záznamu má pro vybraný řádek sestavy stejný význam jako kliknutí na tlačítko Detail v liště nástrojů a zobrazí kartu úkolu. VÝBĚR VÝMAZ SUMA KONTROLA Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Tlačítkem kontrola zaškrnete statut kontrola ve všech zobrazených úkolech. Úkoly budou považovány za zkontrolované. Karta úkolů Nový úkol Tisk přehledu úkolů Křížové tabulky úkolů Karta úkolů Zobrazí informace o vybraném úkolu (pro koho je určen, kdo za něj zodpovídá, atd.) V kartě úkolu jsou dvě žlutě podbarvená pole, která definují kdy byl úkol vyřešen a jakým způsobem. Uživatel, který plní úkol, může vyplnit datum splnění a způsob splnění úkolu textovým způsobem. Začátek a termín úkolu nastavíme pomocí šipek (měsíc zpět/den zpět/dnešní datum/den vpřed/měsíce vpřed) V případě, že chceme provést synchronizaci časového plánu úkolu s MS Outlook, využijeme k tomu tmavě zeleně podbarvené pole karty úkolu. Kde vyplníme popis, začátek, konec, případně zodpovědnou osobu, místo konání a potvrdíme klávesou OK. Přes ikonu pro Outlook (v horním rohu okna), provedeme synchronizaci s MS Outlook. Použití polí zdroj a následek Do karet úkolů, které se používají pro úkolový management, byly doplněny pole zdroj a následek. Tato pole vyjadřují následující funkce:

11 3 Zdroj představuje odkaz na dokument, ze kterého úkol vznikl Následek představuje odkaz na dokument, který byl následkem práce s úkolem. Pokud si představíme normální situaci zpracovávání úkolů, je možné úkol vygenerovat z libovolné karty, která je v systému Soft-4-Sale. Úkol může být následkem práce s určitým typem dokumentu, kdy zpracovávám např. vystavenou objednávku a potřebuji si naplánovat úkol, abych urgoval u dodavatele dodání zboží. Pokud tímto způsobem pracuji a poté zpracovávám jednotlivé úkoly v systému, je důležité vědět z jakého důvodu úkol vznikl, z jakého konkrétního dokumentu a jednoduchou formou se dostat ke zdrojovému dokumentu. Stejná situace nastává při kontrole splnění úkolů je dobré vědět, co bylo následkem konkrétního úkolu, čím se tento úkol vyřešil. V úkolu, který zadával termín a potřebu osobního jednání se objeví v poli následek odkaz na nově vytvořený záznam z jednání, tzn. že jednání v systému Soft-4-Sale bude následkem. Aby uživatel mohl plynule přecházet od úkolu ke zdroji, je připraveno pole zdroj a dvojitým kliknutím se uživatel dostane k příslušnému dokumentu. Stejná funkcionalita platí i pro pole následek, kde dvojité kliknutí otevírá následek daného úkolu. Rozeslání mezi výběr obchodníků. Uzamkne kartu proti editaci. Při provádění následných změn musíte nejdříve kliknout na tlačítko ZMĚNA a následně ULOŽ. Přenese informace o úkolu do aplikace Outlook.

12 4 Tlačítko ochrana dat slouží k nastavení stupně ochrany dat. Provede opětovné načtení dat z databáze a zobrazí tak znovu informace v aktuálním okně podle aktuálního stavu v databázi. Editace textového pole ve formátu RTF. Nový úkol Tisk přehledů úkolů Křížové tabulky úkolů Nový úkol Po kliknutí na tlačítko nový úkol, se Vám otevře prázdná karta. Pro uložení záznamu je nutné vyplnit povinné údaje karty, které jsou světle modře podsvícené. Které povinné údaje karty chceme, aby musely být vyplněny při zadávání nového úkolu můžeme nadefinovat v konfiguraci úkolů. Tisk přehledu úkolů Křížové tabulky úkolů Tisk přehledů úkolů Funkce umožňuje tisk přehledných informací s možnostmi výběru třídění a typu výstupu podle Vašich požadavků.

13 5 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Zavře okno. Křížové tabulky úkolů Povinné údaje karty úkolu Nastavení povinných údajů při zadávání nového úkolu.

14 6 Číselník priorit úkolů priorit úkolů pro úkolový management a Outlook. Číselník typů úkolů typů úkolů a jejich přiřazení k dokladům.

15 7 Zkratky dokladů: K - kontakt N - nabídka Z - zakázka S - servis 1. - default (přednastavený) Hromadné doplnění typů úkolů Křížové tabulky úkolů Křížové tabulky úkolů Křížové tabulky úkolů Vám umožní přehledné grafické znázornění dat podle zadaných kritérií výběru v podobě tabulky nebo grafu.

16 8 UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Prejít na: Plánování casu

17 1.2 9 Plánování času Přehled časových plánů Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Přehled časových plánů Funkce Přehled časových plánů zobrazí přehledové okno časových plánů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených časových plánů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Nový časový plán Nový časový plán můžete vytvořit několika způsoby: 1. v menu Marketing - Plánování času - Nový časový plán 2. ikonou v nástrojové liště nad jedním z následujících oken (úkolů, spisové služby, požadavky, zápis z porad, reference, atd.) 3. zadáním plánu činností z Outlooku (synchronizací)

18 10 Zvolení barvy zobrazení časového plánu v kalendáři. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat. Otevře okno souvisejících dokladů. Přehled časových plánů Tisk přehledů časových plánů Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Tisk přehledů časových plánů Funkce Tisk přehledů časových plánů umožňuje tisk různých variant přehledů časových plánů s možností omezení kritérii výběru jednání.

19 11 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Přehled časových plánů Nový časový plán Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Týdenní přehled časových plánů Funkce zobrazuje přehled časových plánů v intervalu jednoho týdne. Postup:

20 12 1. Výběr zobrazení týdne v kalendáři umístěném v levé horním rohu. 2. Výběr osoby, pro kterou bude časový plán zobrazen. 3. Zvolení výběrových kritérií (plánování času, jednání, úkoly, proaktivity) 4. Tlačítkem UKAŽ zobrazíte týdenní časový plán. Zobrazí časový plán podle kritérií výběru. Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu. Nastavení týdenního plánu času. Hromadné naplnění plánu času. Zavře aktuální okno. Přehled časových plánů Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Hromadné naplnění časových plánů V levé části může uživatel definovat kritéria výběru (marketingový výběr, firma, teritorium, obchodník) pro které chce nastavit hromadné plánování. Zde má na výběr pro jaké období bude plánování

21 13 provedeno, možnost nastavení intervalu opakování a to i pro jednotlivý den a kterého obchodníka se to má týkat. Tak mu lze naplánovat pravidelně se opakující návštěvy. Funkcní tlacítka: Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Pomocné znacení firem pro výber. V prípade, že chcete výkonné parametry akce aplikovat na více firem. Provede se zapsání plánu. Zavre okno. Přehled časových plánů Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů Týdenní přehled časových plánů Přehled firem - plánování času Křížové tabulky časových plánů Přehled firem - plánování času Funkce Přehled firem (plánování času) zobrazí přehledové okno časových plánů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených firemních časových plánů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. SUMA Zobrazí okno součtu, které odpovídají zadaným výběrovým kritériím. Přehled časových plánů Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů

22 14 Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Křížové tabulky časových plánů Křížové tabulky časových plánů Křížové tabulky časových plánů Vám umožní přehledné grafické znázornění dat podle zadaných kritérií výběru v podobě tabulky nebo grafu. UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Přehled časových plánů

23 15 Nový časový plán Tisk přehledů časových plánů Týdenní přehled časových plánů Hromadné naplnění časových plánů Přehled firem - plánování času 1.3 Proaktivní dokumenty Proaktivní dokumenty je systém automatického připomínání určitých událostí, dokumentů v systému Soft-4-Sale. Vlastní připomenutí je typické u úkolu, kdy uživatel v naplánované době si naplánuje čas pracovat nebo jednat a současně s položkou plánování času, nebo s položkou úkolu, požádá systém, aby mu několik minut před zahájením daného úkolu připomenul tuto událost. Dokumentem, který se stane takto proaktivním je tedy úkol nebo jen položka z plánování času. Proaktivním dokumentem v systému Soft-4-Sale se však může stát libovolný dokument (např. karta kontaktu, nabídka, poptávka, faktura, vystavená objednávka,...). Proaktivita je tedy dostupná nad standardními dokumenty v systému Soft-4-Sale. Nad libovolným dokumentem systému (i mimo něj) můžete vygenerovat připomínku. Pokud je připomínka generovaná nad oknem dokladu, bude při otevření připomínky otevřena nejen vlastní okno připomínky, ale i okno příslušného dokumentu (tzv. proaktivní dokument). Přehled proaktivních událostí Nová proaktivní událost Připomenutí proaktivních dokumentů Archiv proaktivních dokumentů Řízení proaktivit Přehled proaktivních událostí Funkce Přehled proaktivních dokumentů zobrazí přehledové okno proaktivních dokumentů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených proaktivních dokumentů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nová proaktivní událost Připomenutí proaktivních dokumentů Archiv proaktivních dokumentů Řízení proaktivit Nová proaktivní událost Způsoby založení proaktivní události: 1. Typizované tlačítko (tmavě červený vykřičník) na nástrojové liště aktivuje zápis nového připomenutí nad konkrétním dokumentem. Otevřený dokument se stává proaktivním a připomínková služba zajistí při práci v systému Soft-4-Sale automatické připomenutí tohoto

24 16 dokumentu v požadovanou dobu pro zvoleného uživatele. 2. Standardní volba je přes menu Standard Rychlé akce Nové připomenutí. 3. Třetí varianta vede opět k horkým klávesám a k nastavení funkce " Vytvoření proaktivního dokumentu / připomínky" Při zadání nové připomínky uživatel volí: pro koho je připomínka určena kdy má být aktivována (datum a čas, datum zle zadat poklepnutím přes kalendář) pokud chce připomínku distribuovat více než jednomu uživateli, může využít distribuční tlačítko a zvolit uživatele jimž bude připomínka kopírována (např. svolání porady) tlačítko Ulož uloží připomínku a uzavře okno připomínky zrušení připomínky (toto je využitelné jako korekce omylu) ostatní ovládací prvky využije uživatel až při vlastním připomenutí Tlačítko PŘEČTENO změní statut proaktivity a již dál se Vám nebude proaktivita zobrazovat. Tlačítko ODPOVĚĎ zvolíme v případě, že chceme reagovat na předmět proaktivity. Uložíme aktuální proaktivity. Zrušení aktuální proaktivity. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat. Rozeslání mezi výběr uživatelů.

25 17 Přehled proaktivních událostí Připomenutí proaktivních dokumentů Archiv proaktivních dokumentů Řízení proaktivit Připomenutí proaktivních dokumentů Připomenutí proaktivní události - připomínání se evidují pro uživatele. Přihlášení na stanici pod uživatelem je tudíž podmínkou pro to, aby systém Sof-4-Sale dokázal danému uživateli připomenout určité události, které mají být v danou chvíli připomenuty... Přehled proaktivních událostí Nová proaktivní událost Archiv proaktivních dokumentů Řízení proaktivit Archiv proaktivnich dokumentů Archiv proaktivních událostí - zapomenutí ani přečtení neznamená fyzické zničení připomínky! Připomínka se přesune do archivu připomínek, kde si ji uživatel může ztracenou připomínku vyhledat a přečíst pokud zapomněl obsah sdělení. Speciálním tlačítkem na kartě archivované připomínky lze REAKTIVOVAT připomínku. Všechna připomenutí se ukládají do archivu i po použití tlačítka zapomeň!

26 18 Přehled proaktivních událostí Nová proaktivní událost Připomenutí proaktivních dokumentů Řízení proaktivit Řízení proaktivit Funkce pro řízení proaktivit umožňuje konfiguraci intervalu kontroly připomenutí (v sec.) a nastavení aktivity kontroly připomenutí. Provedené změny nastavíte tlačítkem ULOŽ.

27 19 Přehled proaktivních událostí Nová proaktivní událost Připomenutí proaktivních dokumentů Archiv proaktivních dokumentů 1.4 Spisová služba Přehled spisové služby Přehled podacích záznamů Nová spisová služba Karta spisové služby Tisk přehledů spisové služby Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby Přehled spisové služby Funkce Přehled spisové služby zobrazí přehledové okno spisové služby evidované v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazené spisové služby. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Prejít na: Přehled podacích záznamů Nová spisová služba Karta spisové služby Tisk přehledů spisové služby Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby Přehled podacích záznamů Funkce Přehled podacích záznamů zobrazí přehledové okno podacích záznamů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených podacích záznamů. VÝBĚR VÝMAZ ODESLAT TISK Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Označí všechny zobrazené záznamy za odeslané. Provede tisk jednoho výtisku přímo na tiskárnu.

28 20 Prejít na: Nová spisová služba Karta spisové služby Tisk přehledů spisové služby Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby Nová spisová služba Novou spisovou službu můžete vytvořit několika způsoby: 1. v menu Marketing - Spisová služba - Nová spisová služba 2. importováním z Outlooku (synchronizace) Uzamkne dokument proti náhodné editaci. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat. Editace pole ve formátu RTF.

29 21 Vygeneruje nové pořadové číslo. Aktualizuje záznam. Otevře okno se souvisejícími doklady. Prejít na: Karta spisové služby Tisk přehledů spisové služby Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby Karta spisové služby Na kartě záznamů z jednání objevíte pole Naše značka, Vaše značka ( možnost evidovat značky jednotlivých dopisů a faxů.) Na základě nich se potom uživatelé odvolávají na jednotlivé dopisy s tím, že pro pole naše značka existuje samostatně připravený generátor. Pro tento generátor existuje dosti rozsáhlá konfigurace aby jste si mohli před konfigurovat jak tyto naše značky budou pro jednotlivé typy dokumentů generovány. Kromě obchodníka, který je za příslušný záznam odpovědný je zde obchodník Na vědomí. Tzn. komu dávám tento záznam spisové služby na vědomí. Rozšíření o další osoby, které se zúčastnily jednání. Je to textové poznámkové pole, do kterého můžete dopisovat další osoby, které se jednání zúčastnily. Tlačítko Proveď, které umožňuje zafixování tohoto záznamu spisové služby proti nechtěné editaci. Tzn. je to stejné tlačítko jaké najdete na nabídce, na faktuře atd. Z hlediska opětovného zapisování do záznamu se objeví tlačítko Změna. Z hlediska přístupových práv může opravovat záznam člověk, který ten záznam vytvořil, nebo jen člověk, který má záznam na vědomí. V tom případě mu stačí pouze právo zápisu. Pokud není ani jedním z těchto lidí, potom pro editaci takového záznamu spisové služby potřebuje úroveň ochrany 4. Tzn. manažerskou úroveň která by mu umožnila editovat záznam, který není jeho ani z hlediska tvůrce ani z hlediska Na vědomí. K tlačítku Proveď se vztahuje pole Stav, kde se objevuje příprava nebo provedeno. Kromě této informace současně každý záznam spisové služby obsahuje informaci o směru. Buď je záznam dovnitř nebo ven. Tzn. je to přijatý fax, odeslaný fax, jednání se zájmen zákazníka nebo jednání se zájmem vaším. Takto lze rozdělit i osobní jednání na vnitřní a vnější Komunikační kanál. Rozhodli jsme se rozlišovat záznamy spisové služby jak podle typu jednání (bývá však velice detailní), tak podle komunikačních kanálů. Je to základní rozlišovací kritérium aby jste dokázali odlišit knihu přijaté pošty, knihu odeslaných faxů atd... Do systému je doplněn číselník komunikačních kanálů, který můžete dále rozšiřovat a upravovat. Navržené kanály jsou tyto: dopis, fax, osobně, , telefon, balík. Aby vyplňování těchto informací nepředstavovalo žádnou zátěž pro uživatele, byl rozšířen číselník typu jednání o informaci o směru a kanálu. Pokud provedete zařazení svých standardních typů jednání ke směru a kanálu, pak při vyplňování nového záznamu z jednání dojde automaticky k doplnění informací o směru a kanálu podle typu jednání. Např.: pokud máte typ jednání IN FAX a máte v číselníku typu jednání správně zadán směr dovnitř a kanál fax, pak se obě hodnoty automaticky doplní do záznamu spisové služby. Navíc máte li dokonce připravenou číselnou řadu generovaných Našich značek", vygeneruje se automaticky také hodnota pro pole naše značka" bez uživatelského zásahu. Typ jednání se tedy stává klíčovou informací, která může doplňovat další zajímavé informace do spisové služby. Doporučujeme vytvořit číselník typu jednání a toto pole použít jako povinné na kartě spisové služby. Můžete také požádat systém, aby zpětně doplnil informace do jednotlivých záznamů z jednání o směru a kanálu. Jedná se o opravu směru a kanálu. Tento příkaz Hromadná oprava směrů a kanálů"

30 22 najdete v menu Marketing - Spisová služba -. Záznamy spisové služby lze zatřídit podle Střediska. Záznamy spisové služby obsahují informace o zdroji a následku. Naplňované automaticky dle dokladu ze kterého je spuštěn generátor záznamu spis. Služby Je zde možnost horizontálního řezů přístupovými právy. Můžete u každého záznamu spisové služby říct na jaké úrovni horizontálních práv se tento záznam nachází ( kdo jej smí a kdo jej nesmí vidět). Podrobnější informace najdete v kapitole o Horizontálních řezech přístupových práv. Z hlediska tiskových výstupů nad záznamy spisové služby došlo k úpravě všech variant tiskových výstupů. Na klasickém záznamu se objevily tyto rozšířené informace: na vědomí, další osoby atd. V dopisech a faxech, ve všech jazykových variantách byly doplněny pole naše značka, vaše značka a design těchto dokumentů se už velice blíží české normě. Na všech typech se tiskne obsah pole Příloha (Supplement, Beilage) pokud je naplněno a tiskne se pod podpisem Dochází tedy k úpravě designu dopisů a faxů. Pro generování obsahu polí Naše značka byl vytvořen konfigurační příkaz, který je v menu Spisová služba,. Jedná se o číselné řady našich značek. V tomto konfiguračním příkazu se opíráme o číselník satelitů. Musíte mít možnost, aby jste pro odeslané dopisy a faxy měli číselné řady našich značek, ale protože systém používáte často na několika pobočkách a replikujeme informace, musí být i tyto řady odlišné na jednotlivých satelitech. Např.: Pro satelit 01 pro typ záznamu FAX OUT" (odeslaný fax) bude prefix naší značky FO1". Zadáme prefix a délku pole značky v počtech znaků. Takto popsaná číselná řada znamená, že systém bude vyhledávat pod tímto prefixem nejvyšší číslo značky, a pokud použijete typ záznamu FAX OUT" vygeneruje nové číslo značky automaticky. Pro tisky přehledů záznamů spisové služby byly vytvořeny dvě nové tiskové sestavy. Jedná se o přehled ven a přehled dovnitř. Přehled ven je určen pro knihu odeslané pošty. Přehled dovnitř je určen pro knihu přijaté pošty. Sestava Detailní přehled" byla rozšířena o informace, které jsou vidět přímo na jednáních a o nové varianty tiskových výstupů. Přímé odeslání jednání a úkolu jako (tlačítko na liště nástrojů)! Nad kartou Záznamu spisové služby resp. nad kartou úkolu lze použít z nástroje lišty tlačítko pro přímé odeslání u z tohoto záznamu z jednání resp. z katry tohoto úkolu. V případě, že je odesílán přímí v textové podobě ze záznamu z jednání dohledává se ová adresa k firmě resp. ke kontaktní osobě, která je uvedena na záznamu z jednání. Osoba obchodníka, která je uvedena jako na vědomí v záznamu z jednání je použita jako adresa na kterou se zasílá kopie tohoto záznamu z jednání, pokud tento obchodník má uveden v číselníku obchodníků . V případě odeslání záznamu spisové služby se hlavní název převezme jako subjekt u, tělo záznamu spisové služby se převezme jako text u a na závěr tohoto u se zapíše kontaktní informace o obchodníkovy, který je uveden jako ten kdo vytvořil záznam z jednání. Odeslání z karty úkolu funguje obdobně. V případě odeslání u v textové podobě z úkolu, odesílá se na osobu, která je uvedena jako zodpovídá" což je opět odkaz do číselníku obchodníků. Pokud má tento obchodník vyplněný e-mai, tak se objeví jako adresát tohoto u. V případě odeslání

31 23 Prejít na: Tisk přehledů spisové služby Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby Tisk přehledů spisové služby Funkce tisku umožňuje tisk různých variant přehledů spisové služby s možností omezení kritérii výběru jednání.

32 24 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Prejít na: Křížové tabulky spisové služby Statistika spisové služby V menu nastavíte pomocné položky pro práci se spisovou službou. Prejít na: Křížové tabulky spisové služby

33 25 Statistika spisové služby Povinné údaje karty spisové služby Nastavení zadávání povinných údajů při zakládání nové spisové služby spisové služby Nastavení automatického doplnění vybrané oblasti jako sekundární do kontaktu při uložení jednání. Tlačítkem ULOŽ provedete uložení nového nastavení Tisková sestava spisové služby Nastavení zobrazení výstupu tiskové sestavy u spisové služby.

34 Vzorové záznamy spisové služby Nastavení číselníku vzorových záznamů spisové služby Nový vzorový záznam spisové služby Založení nového vzorového záznamu spisové služby formou vyplnění prázdného okna Číselník typů záznamů Nastavení číselníku typů záznamové služby.

35 27 Na kartě spisové služby je kolonka TYP JEDN., kde můžete zvolit typ záznamu Číselník typyzovaných výsledků Nastavení číselníku typyzovaných výsledků na kartě záznamů spisové služby (tmavě modré pole) Číselník typyzovaných cílů Nastavení číselníku typyzovaných cílů Číselník komunikačních kanálů Rozhodli jsme se rozlišovat záznamy spisové služby jak podle typu jednání (bývá však velice detailní), tak podle komunikačních kanálů. Je to základní rozlišovací kritérium aby jste dokázali odlišit knihu přijaté pošty, knihu odeslaných faxů atd... Do systému je doplněn číselník komunikačních kanálů, který můžete dále rozšiřovat a upravovat. Navržené kanály jsou tyto: dopis, fax, osobně, , telefon, balík. Aby vyplňování těchto informací nepředstavovalo žádnou zátěž pro uživatele, byl rozšířen číselník typu jednání o informaci o směru a kanálu. Pokud provedete zařazení svých standardních typů jednání ke směru a kanálu, pak při vyplňování nového záznamu z jednání dojde automaticky k doplnění informací o směru a kanálu podle typu jednání. Např.: pokud máte typ jednání IN FAX a máte v číselníku typu jednání správně zadán směr dovnitř a kanál fax, pak se obě hodnoty automaticky doplní do záznamu spisové služby. Navíc máte li dokonce připravenou číselnou řadu generovaných Našich značek", vygeneruje se automaticky také hodnota pro pole naše značka" bez uživatelského zásahu. Typ jednání se tedy stává klíčovou informací, která může doplňovat další zajímavé informace do spisové služby. Doporučujeme vytvořit číselník typu jednání a toto pole použít jako povinné na kartě spisové služby.

36 Číselník řady našich značek Hromadná oprava směrů a kanálů Můžete také požádat systém, aby zpětně doplnil informace do jednotlivých záznamů z jednání o směru a kanálu. Jedná se o opravu směru a kanálu. Tento příkaz Hromadná oprava směrů a kanálů" najdete v menu Marketing - Spisová služba Křížové tabulky spisové služby Křížové tabulky spisové služby Vám umožní přehledné grafické znázornění dat podle zadaných kritérií výběru v podobě tabulky nebo grafu. Prejít na: Statistika spisové služby Statistika spisové služby Popis funkce je v přípravě... Prejít na: Hromadné dopisy 1.5 Hromadné dopisy Tisk hromadných dopisů

37 Tisk hromadných dopisů Popis funkce je v přípravě Tisková sestava hromadných dopisů Nastavení typu výstupního formuláře pro tisk hromadných dopisů. Přehled vzorových hromadných dopisů Funkce Přehled vzorových hromadných dopisů zobrazí přehledové okno hromadných dopisů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených vzorových hromadných dopisů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

38 30 Nový vzorový hromadný dopis Funkce pro založení nového vzorového hromadného dopisu formou vyplnění prázdné karty. 1.6 Evidence zásilek Přehled zásilek Nová zásilka Číselník typů přepravních služeb

39 Přehled zásilek Funkce Přehled zásilek zobrazí přehledové okno zásilek evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených zásilek. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria Nová zásilka Funkce pro založení nové karty zásilky. Formou vyplnení prázdné karty zásilky Číselník typů přepravních služeb Nastavení číselníku typů přepravních služeb (způsobu dopravy) 1.7 Požadavky Tento blok funkcí umožňuje evidovat požadavky jednotlivých zájemců, zákazníků a může soužit současně jako tzv. námitkový management nad jednotlivými komponenty zboží. Princip tohoto modulu je postaven na tom, že jednotlivé libovolně vyjádřené požadavky zákazníků jsou evidovány, jsou rozděleny pomocí priorit, sekcí a pomocí evidence dodavatelů. Tyto požadavky tvoří rozsáhlou bázi informací, jenž může firmu, která tyto informace používá, přivést do situace, kdy zákazníci jsou výrazně spokojenější než v případě, kdy dodavatel nereaguje a zapomíná na požadavky. Každý zaevidovaný požadavek může být navázán buď na konkrétní firmu nebo na konkrétní zboží. V případě, že je navázán na konkrétní zboží, jedná se o klasické použití námitkového managementu, kdy sortiment zboží není výrazně rozsáhlý, ale je důležité vědět, jak který zákazník na které zboží reaguje, jaké má připomínky a jaké možné rozšíření si představuje a jaké možné využití mu chybí. Lze kombinovat oba pohledy na požadavky, tzn. kombinovat vztah jednoho požadavku současně k firmě a současně ke konkrétnímu zboží. Pomocí firmy i pomocí zboží lze požadavky filtrovat, vyhledávat a hodnotit. Přehled požadavků Nový požadavek Karta požadavku Tisk přehledu požadavků Generování přijaté objednávky Křížové tabulky požadavků Přehled požadavků Funkce Přehled požadavků zobrazí přehledové okno požadavků evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených požadavků. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

40 32 SUMA Zobrazí okno součtu, které odpovídá zadaným výběrovým kritériím. Nový požadavek Karta požadavku Tisk přehledu požadavků Generování přijaté objednávky Křížové tabulky požadavků Nový požadavek Nový požadavek můžete vytvořit několika způsoby: 1. v menu Marketing - Požadavky - Nový požadavek 2. ikonou v nástrojové liště nad jedním z následujících oken (úkolů, spisové služby, požadavky, zápis z porad, reference, atd.) Přehled požadavků Karta požadavku Tisk přehledu požadavků Generování přijaté objednávky Křížové tabulky požadavků Karta požadavku Na požadavkové kartě se eviduje: obsah - text požadavku základní vztah požadavku je veden buď k zákazníkovi nebo k produktu z báze zboží období a termín, kde se hrubě nebo detailně plánuje splnění tohoto požadavku kdo požadavek zadal s jakou prioritou je tento požadavek veden kdo je určen jako řešitel požadavku

41 33 datum a popis řešení sekce jako určitý způsob funkčního, významového nebo obsahového třídění požadavků pracnost řešení v hodinách (plánovaná nebo skutečná) počet tzv. interpelací - jeden požadavek může být opakovaně žádán více zákazníky datum vzniku interní číslování požadavků a možnost zavedení vnitřní struktury požadavku, která je definována položkami nadřízený, další a podřízení. Jednoduchým příkladem může být evidence požadavků v MTJ Service, která dělí požadavky podle jednotlivých modulů svého systému, tzn. eviduje požadavky k modulu fakturací, k modulu zboží, kontakty a je schopná v případě plánování vývoje sdružovat splnění určité sady požadavků z jedné oblasti tak, aby uspokojila co nejvíce zákazníků a aby pracovala současně nad jednou problémovou oblastí. Nejdůležitějším obsahem karty požadavku je samozřejmě popis tohoto požadavku, což je nekonečné textové pole, které může být naplněno detailním popisem požadavku. Dále existuje samozřejmě datum a příznak splnění požadavku a popis řešení tohoto splnění. Nakonec je tu i interní poznámka k danému požadavku. Takto detailní zpracování požadavkové karty souvisí s tím, že systém požadavků je schopen zajímavých tiskových výstupů, kdy se uživateli předkládá požadavkový list, kde je přehled jeho požadavků, kde najde označené ty požadavky, které jsou splněny včetně popisu řešení. Tyto tiskové výstupy zlepšují image firmy a ukazují zákazníkovi, že nad jeho problémy a požadavky tráví dodavatelská firma čas a má zájem na spokojenosti svých zákazníků. Otevření karty požadavku z přehledu Přechod z přehledu do karty požadavku je možný třemi způsoby: 1. dvojité kliknutí na řádek přehledu (otevře jeden aktuální záznam) tlačítko Detail (otevře jeden aktuální záznam) - CTRL-D tlačítko Detaily (otevře kartu všech záznamů aktuálního výběru požadavků) Číselníky Pro užití modulu požadavků jsou navrženy 3 základní číselníky. číselník priorit. číselník sekcí číselník externích Při zpracování požadavků je nutné definovat rozdílné priority potřeby řešení. Podle těchto priorit lze potom požadavky třídit a hodnotit. Dalším číselníkem je číselník sekcí, který slouží k bližšímu obsahovému rozdělení požadavků. V MTJ Servisu se používá sekcí k rozdělení požadavků směřovaných k různým modulům systému Soft-4-Sale. Třetím číselníkem je číselník externích zadavatelů, který je doplňkem číselníku obchodníků. Zadavatelem může být často partner, osoba z firmy zákazníka, která je s Vámi v dlouhodobém kontaktu a představuje určitý zdroj informací, námitek a požadavků, na které je nutno reagovat. Na kartě požadavku se nabízí jako zadavatel seznam obchodníků doplněný o externí zadavatele zadané v číselníku externích dodavatelů. Export a import Speciální oblastí, která se váže k bázi požadavků je export a import. Báze požadavků představuje po jejich vyplnění rozsáhlou znalostní bázi informací o produktech, reakcí a dotazů zákazníků, která může

42 34 být zajímavá pro další partnerské firmy, které s daným produktem pracují. Zajímavým přínosem je i možnost dát zákazníkovi možnost zadávat své požadavky a námitky v digitalizované formě, např. v excelovské tabulce. Proto jsou v modulu požadavky detailně zpracovány příkazy export požadavků, import požadavků a konfigurace číselných řad. Ke konfiguraci číselných řad je třeba vysvětlit vnitřní strukturu báze požadavku. Jednotlivé požadavky jsou interně číslovány, a to tak, že systém automaticky vzestupně čísluje jednotlivé požadavky. V případě, že požadavkového managementu využívá několik dalších partnerů, dealerů nebo zákazníků, je nutné zajistit, aby dávky požadavků od jednotlivých partnerských firem neměly stejná čísla. Proto je nutné mít možnost nakonfigurovat platnou číselnou řadu a to jak ve chvíli vytváření požadavků tak ve chvíli importu cizí dávky požadavků. Nastavení číselné řady pracuje jako omezení od-do pro interval, ve kterém se mají generovat nová čísla požadavků. Vztah báze požadavku s ostatními moduly sytému Pomocí typizovaného tlačítka na nástrojové liště můžeme nový požadavek generovat z několika míst: Z karty Z karty kontaktní osoby Z marketingové karty Z karty záznamů z jednání Z karty úkolů Přehled požadavků je detailní přehled, který se používá nejčastěji tak, že zvolím jako výběrové kritérium jednoho ze svých zákazníků a provedu tisk. V tu chvíli na jednom tiskovém výstupu najdu všechny požadavky jednoho zákazníka. Mohu zvolit splněné i nesplněné požadavky čímž dosáhnu toho, že zákazník vidí které požadavky byly splněny a které dosud ne.vyhodnocení požadavků znamená, že mohu například vyhodnotit kolik požadavků který zákazník má na jednom jediném řádku (např. zákazník A má 23 požadavků v celkové časové hodnotě 65 hodin práce, zákazník B.). Je samozřejmě nutné upozornit, že báze požadavků není náhradou přijatých objednávek. Báze požadavků slouží firmám, pro které je zákazník trvalým partnerem. Pro tyto firmy má význam evidence požadavků zákazníka a dealerů.vyhodnocení tedy představuje kumulovanou sestavu, která je schopna zpracovat libovolný pohled na bázi požadavků, ať už podle termínu, zákazníků, priorit, sekcí, popisu produktu, termínu realizace nebo zadavatele. Tiskové sestavy jsou v modulu požadavků dostupné novým způsobem, který by měl být dostupný postupně v celém systému. List jednoho jediného požadavku je dostupný pomocí ikony na nástrojové liště v případě otevření karty požadavku. Tištěný přehled a tištěné vyhodnocení požadavků jsou dostupné přímo z okna přehledu požadavků opět pomocí ikon na nástrojové liště (ikona ukaž před tiskem a ikona ukaž sestavu součtů). Sestavy plně reagují na nastavení výběrových kritérií a na nastavení kritéria způsobu třídění, tzn. to co vidím v okně přehledu požadavků na obrazovce mohu okamžitě vytisknout jak v kumulované tak detailní podobě

43 Přehled požadavků Nový požadavek Tisk přehledu požadavků Generování přijaté objednávky Křížové tabulky požadavků Tisk přehledů požadavků Funkce Tisk přehledu požadavků umožňuje tisk různých variant přehledů požadavků s možností omezení kritérii výběru jednání. 35

44 36 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Přehled požadavků Nový požadavek Karta požadavku Generování přijaté objednávky Křížové tabulky požadavků

45 Generování přijaté objednávky Popis funkce je v přípravě... Přehled požadavků Nový požadavek Karta požadavku Tisk přehledu požadavků Křížové tabulky požadavků V menu nastavíte pomocné položky pro práci s požadavky. Povinné údaje karty požadavků Tisková sestava požadavků Číselník priorit požadavků Číselník sekcí požadavků Číselník kategorií chyb požadavků Číselník externích zadavatelů Číselník forem zveřejnění Export požadavků Import požadavků Povinné údaje karty požadavků Funkce Nastavení povinných údajů, které je nutné vyplnit při zakládání nového požadavku. Výběr provedete zatrhnutím vybraného údaje.

46 Tisková sestava požadavků Funkce Nastavení výstupního tiskového formuláře s možností výběru ukázky před tiskem Číselník priorit požadavků Funkce Nastavení číselníků požadavků dle priorit vyžadovaného řešení.

47 Číselník sekcí požadavků Nastavení číselníku sekcí, pro které byl požadavek vygenerován Číselník kategorií chyb požadavků Nastavení číselníku kategorií chyb s ohledem na dobu reakce požadavek (doba potřebná k vyřešení požadavku).

48 Číselník externích zadavatelů Nastavení výběru externích zadavatelů.

49 Číselník forem zveřejnění Nastavení formy zveřejnění požadavku. Jakou formou bude požadavek veřejně prezentován Export požadavků Funkce pro export požadavků dle výběrových kritérií do jedné z tří možností: Excel Text Access Vyexportuje vybranou bázi požadavků do jednoho z výstupu. Zobrazí vybranou bázi požadavků. 41

50 42 Zavře okno Export báze požadavků Import požadavků Funkce Import požadavků naimportuje vybranou bázi požadavků dle implicitních hodnot výběru do jedné z podob: Excel Text Access Importuje vybranou bázi požadavků. Zobrazí vybranou bázi požadavků. Zavře okno Export báze požadavků Křížové tabulky požadavků Popis funkce je v přípravě... Přehled požadavků Nový požadavek Karta požadavku Tisk přehledu požadavků Generování přijaté objednávky Porady 1.8 Porady

51 43 Přehled porad Přehled bodů porad Přehled opatření porad Nový zápis z porady Přehled porad Funkce Přehled porad zobrazí přehledové okno porad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených porad. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled bodů porad Přehled opatření porad Nový zápis z porady Přehled bodů porad Funkce Přehled bodů porad zobrazí přehledové okno bodů porad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených bodů porad. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled porad Přehled opatření porad Nový zápis z porady Přehled opatření porad Funkce Přehled opatření porad zobrazí přehledové okno opatření porad evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených opatřených porad. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

52 44 Přehled porad Přehled bodů porad Nový zápis z porady Nový zápis z porady Nový zápis z porady založíte v menu Marketing - Porady - Nový zápis z porady. Otevře se Vám prázdná karta pro vyplnění informací z porady. BODY PORADY OPATŘENÍ ÚKOLY POŽADAVKY seznam zaznamenaných bodů z porady. přehled opatření plynoucích z porady. přehled úkolů souvisejících s poradou. přehled požadavků souvisejících s poradou. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat. Provede přepočet položek na kartě. Rozeslání mezi výběr uživatelů. Přehled porad Přehled bodů porad

53 45 Přehled opatření porad Formulář tisku potvrzení objednávky Nastavení typu výstupního tiskového formuláře a zapnutí zobrazení náhledu před tiskem. Přehled porad Přehled bodů porad Přehled opatření porad Nový zápis z porady Školení 1.9 Školení Přehled prezenčních listin Přehled účasti na školení Přehled osob pro školení Přehled firem pro školení Nová prezenční listina Přezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Přehled prezenčních listin Funkce Přehled prezenčních listin zobrazí přehledové okno prezenčních listin evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu prezenčních listin.

54 46 VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled účasti na školení Přehled osob pro školení Přehled firem pro školení Nová prezenční listina Přezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Přehled účastí na školení Funkce Přehled účasti na školení zobrazí přehledové okno účasti na školení evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených účastí na školení. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled osob pro školení Přehled firem pro školení Nová prezenční listina Přezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení

55 47 Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Přehled osob pro školení Funkce Přehled osob pro školení zobrazí přehledové okno osob pro školení evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu osob pro školení. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled firem pro školení Nová prezenční listina Přezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Přehled firem pro školení Funkce Přehled firem pro školení zobrazí přehledové okno firem pro školení evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu firem pro školení. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nová prezenční listina Přezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Nová prezenční listina Založení nové prezenční listiny provedete přes menu Marketing - Školení - Nová prezenční listina. Otevře se Vám prázdná prezenční listina školení, do které můžete začít zadávat informace o účastnících školení.

56 48 Provede opětovné načtení dat z databáze a zobrazí tak znovu informace v aktuálním okně podle aktuálního stavu v databázi. Kopíruj nebo přesuň osobu do jiného školení. Importuje prezenční listinu ze souboru (xls) Uloží prezenční listinu. Otevře okno možností výběru akcí nad přehledem prezenční listiny. Přezenční listina školení Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob

57 Prezenční listina školení Karta prezenční listiny a Nové prezenční listiny jsou v menu sice dvě různé funkce, ale vzhledem k tomu, že používají shodný typ okna, budou i společně popsány. Hlavní rozdíl spočívá pouze v tom, že Karta prezenční listiny slouží k opravám a prohlížení existujícího zboží. Nová prezenční listina je určena pouze k vyplňování nové prezenční listiny. Podrobnější a přehledné informace k vyplnění prezenční listiny jsou zobrazeny na obrázku 19. Jestliže jsou vyplněny požadované informace a chceme pokračovat v práci s danou prezenční listinou, tak pomocí výkonného tlačítka AKCE. Zde je možné nad seznamem účastníků vytvářet tiskové výstupy (seznamy, štítky, osvědčení ), export pro tvorbu pozvánek Word MailMerge, fakturační předpisy, generování faktur, prodejek, doplňování dovedností, certifikátů a možnost přesunu, kopírování vybraných osob do jiného školení. Podrobnější vysvětlení k jednotlivým funkcím nalezneme na obrázku 20. Tisk přehledů prezenčních listin Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Tisk přehledů prezenčních listin Funkce vytiskne přehledovou sestavu prezenčních listin dle zvolených kritérií výběru a způsobu třídění.

58 50 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Tisk přehledů účastníků školení Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Tisk přehledů účastníků školení Funkce vytiskne přehledovou sestavu účasti na školení dle zvolených kritérií výběru a způsobu třídění.

59 51 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Křížové tabulky prezenčních listin Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob 1.9.9

60 52 Povinné údaje karty prezenčních listin Číselník sledovaných typů dovedností a naturálií Číselník typů školení Číselník druhů školení Číselník typů (ne) účasti na školení Natavení příznaků a dovedností Povinné údaje karty prezenční listiny Nastavení zadávání povinných údajů na kartě prezenční listiny školení při zakládání nové karty prezenční listiny Číselník sledovaných typů dovedností a naturálií Popis funkce je v přípravě Číselník typů školení Natavení typů školení. Na kartě prezenční listiny máte na výběr pole TYP školení Číselník druhů školení Natavení druhu školení. Na kartě prezenční listiny máte na výběr pole DRUH školení Číselník typů (ne) účasti na školení Natavení typů (ne) účasti na školení Nastavení příznaků a dovedností Popis funkce je v přípravě Křížové tabulky prezenčních listin Funkce, která umožňuje zobrazení přehledů prezenčních listin. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru.

61 UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Křížové tabulky účastí školení Křížové tabulky dovedností osob Křížové tabulky účastí školení Funkce, která umožňuje zobrazení přehledů účastí školení. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru. 53

62 54 UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Křížové tabulky dovedností osob Křížové tabulky dovedností osob Funkce, která umožňuje zobrazení přehledů dovedností osob. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru. UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Reference 1.10 Reference Přehled referencí Přehled technických hodnot referencí Nová reference Tisk přehledů referencí Přehled referencí Funkce Přehled referencí zobrazí přehledové okno referencí evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených referencí. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria.

63 55 Přehled technických hodnot referencí Nová reference Tisk přehledů referencí Přehled technických hodnot referencí Funkce Přehled technických hodnot referencí zobrazí přehledové okno technických hodnot referencí evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených technických hodnot referencí. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nová reference Tisk přehledů referencí Nová reference Novou referenci založíte v menu Marketing - Reference - Nová reference. Otevře se Vám prázdná karta připravená na vyplnění údajů. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat.

64 56 Tlačítko pro označení platnosti reference. Tlačítko pro znovu načtení údajů na kartě - aktualizace (F9) Tisk přehledů referencí Tisk přehledů referencí Funkce tisku umožňuje tisk různých variant přehledů referencí s možností omezení kritérii výběru. Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno.

65 V menu nastavíte pomocné položky pro práci s menu reference. Povinné údaje karty reference Tisková sestava reference Číselník typů reference Číselník sledovaných technických hodnot Povinné údaje karty reference Nastavení zadávání povinných údajů na kartě referenčních objektů při zakládání nové reference Tisková sestava reference tiskové sestavy referencí s možností nastavení ukázky před tiskem a dotazem na výstupní formulář. 57

66 Číselník typů referencí Nastavení číselníku typů referencí, které můžete přiřadit na kartě reference (TYP REF.) Číselník sledovaných technických hodnot Funkce pro nastavení číselníku sledovaných technických hodnot Dotazníky Dotazníky představují obecný nástroj jenž slouží uživateli, aby definoval strukturu informací, jenž chce sledovat a vyhodnocovat. Jeden popis sady dotazů nazýváme vzorovým dotazníkem. Vzorových dotazníků může být v systému hodně a záleží jen na uživateli kolik a v jakém rozsahu budou nadefinovány. Samozřejmostí je možnost vyhodnocení dotazníků a jejich hodnot pomocí křížových tabulek. Součástí popisu vzorového dotazníku je: Textový popis a textový sufix polí včetně zahraniční notace Typ pole a systém nabízí tyto typy datových polí: číslo číslo s nabídkou hodnot datum textové pole textové pole s nabídkou hodnot ZVOL ANO/NE - jednoduché rozhodnutí ZVOL DLE NABÍDKY - rozhodnutí dle nabízených variant PROCENTO NADPIS - jen grafická úprava Nabídka hodnot tzn. odpovědí oddělené čárkou nebo středníkem Grafická úprava pole Barva písma, pozadí

67 59 Šířka popisu, šířka pole, šířka textového sufixu Levý okraj Řazení polí: sloupec, řádek Přehled vzorových dotazníků Nový vzorový dotazník Přehled vyplněných dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Přehled vzorových dotazníků Funkce Přehled vzorových dotazníků zobrazí přehledové okno vzorových dotazníků evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených vyplněných dotazníků. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nový vzorový dotazník Přehled vyplněných dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Nový vzorový dotazník Založení nové prezenční listiny provedete přes menu Marketing - Dotazníky - Nový vzorový dotazník. Otevře se Vám prázdný vzorový dotazník, do které můžete začít zadávat údaje.

68 60 Zapni/Vypni interní informace. Slouží jako přepínač, který zviditelňuje nebo nechá zmizet informace o nákupní ceně a o procentuálním vyjádření rabatu. Výběr barvy písma. Přehled vzorových dotazníků Přehled vyplněných dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Přehled vyplněných dotazníků Funkce Přehled vyplněných dotazníků zobrazí přehledové okno vyplněných dotazníků evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazené spisové služby. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce.

69 61 VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled vzorových dotazníků Nový vzorový dotazník Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Funkce Přehled hodnot vyplněných dotazníků zobrazí přehledové okno hodnot vyplněných dotazníků evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených hodnot vyplněných dotazníků. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled vzorových dotazníků Nový vzorový dotazník Přehled vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků Funkce, která umožňuje zobrazení přehledů vyplněných dotazníků. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru.

70 62 UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Přehled vzorových dotazníků Nový vzorový dotazník Přehled vyplněných dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Křížové tabulky zadaných hodnot dotazníků Funkce, která umožňuje zobrazení přehledů zadaných hodnot dotazníků. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru.

71 63 UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Přehled vzorových dotazníků Nový vzorový dotazník Přehled vyplněných dotazníků Přehled hodnot vyplněných dotazníků Křížové tabulky vyplněných dotazníků 1.12 Rozvozy sestav PDF Automat pro rozesílnání tiskových výstupů ve formátu PDF zákazníkům nebo obchodníkům. Rozvozy sestav najdete modulu Marketing. Byl navržen a vytvořen za účelem usnadnění pravidelného rozesílání informačních sestav vně i dovnitř firmy. Přínosem je především schopnost rozpoznat, komu

72 64 zvolenou sestavu má smysl vlastně posílat. Pokud zvolíte např. sestavu nedodaného zboží, pak systém rozpozná, pro které zákazníky máte v evidenci nedodané přijaté objednávky, a pouze pro tyto zákazníky vytvoří jednotlivé tiskové sestavy jejich nedodaných objednávek a tyto sestavy uloží ve formátu PDF a umí je automaticky distribuovat em jako přílohy. Obdobně pokud se rozhodnete distribuovat sestavy nesplněných úkolů s termínem do minulého týdne, pak systém rozešle sestavy jen těm obchodníkům, kteří takové nesplněné úkoly mají v evidenci systému. Typické použití: informace o nezaplacených fakturách (tzv. mírné automatické urgence) pro dlužníky informace o přijatých objednávkách s potvrzením termínů rekapitulace nedodaného zboží s termíny pro zákazníky upozornění o datu splatnosti faktury pro platící zákazníky vývojové požadavky se změnou v posledním týdnu pro zadávající organizace finanční vyhodnocení prodeje pro ředitele a vedoucí oddělení (měsíční, týdenní, kvartální) výkazy činností za poslední týden pro zákazníky v záruce nesplněné úkoly po termínu z minulého týdne pro nepořádné uživatele rekapitulace dluhů po splatnosti pro zodpovídající obchodníky Přehled definic rozvozů Nová definice rozvozů Přehled realizovaných rozvozů Přehled definic rozvozů Funkce Přehled definičních rozvozů přehledové okno rozvozů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu definic rozvozů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nová definice rozvozů Přehled realizovaných rozvozů Nová definice rozvozů Založení nové karty rozesílky sestav Zvolíme v menu Marketing Rozvozy sestav PDF Nová definice rozvozu. Otevře se Vám prázdná tabulka pro definici rozvozu sestav PDF a zde vyplníme název případně detailní popis rozvozu.

73 65 1. Co chcete rozesílat Musíte zvolit tiskovou sestavu, kterou chcete rozesílat. Volba tiskové sestavy funguje na obdobném principu jako volba obsahu procesního panelu. Najdi aktivuje pomocný nástroj ve formě tlačítka na nástrojové liště a systém očekává, že uživatel spustí příkaz pro tisk sestavy, zadá požadovaná omezující kritéria, vybere si konkrétní tiskovou sestavu, zvolí třídění a pak, když má vše navoleno, využije připravenou ikonu pro označení zvolené sestavy. Otevře přednastavený formulář pro spuštění tiskové sestavy. Uživatel zvolí, jak relativně má fungovat zadané datum pokud bylo datum použito jako omezující kritérium. Uživatel zvolí adresář, kam budou ukládány jednotlivé tiskové sestavy. 2. Komu chcete sestavu rozesílat V dalším kroku uživatel volí komu bude sestava zasílána. Základním rozhodnutím je zvolení tzv. typu rotace: pro koho se budou jednotlivé tiskové sestavy tvořit (rotovat): pro jednotlivé obchodníky pro jednotlivé firmy jediná sestava bez rotace (tzn., vznikne vždy jen jeden společný ) Speciální rozhodnutí je volba POLE CILE, jde o rozhodnutí, přes které konkrétní datové pole bude sestava rozesílána. Např. úkoly mohou byt rozesílány dle osoby Zadal, osoby Zodpovídá nebo osoby Kontroloval. Pokud je rozhodnutím rozesílat sestavy zákazníkům nebo dodavatelům, můžeme i na faktuře najít více firem: Odběratel, Příjemce a Konečný zákazník. Systém sám navrhne vhodné POLE CÍLE, ale uživatel je může změnit dle nabídky. K rozhodnutí komu bude sestava zasílána patří také tyto možnosti: n možnost definovat pozitivní omezení typu: posílat firmám, ale jen pokud jsou ze zadaného seznamu (výběru) n možnost definovat výjimky typu: neposílat nikdy firmám ze zadaného seznamu (výběru) n možnost posílat sestavy na pevný seznam adres n možnost posílat skrytou kopii na pevný seznam adres Pozitivní omezení a výjimky v rotaci mohou být zadány u firem seznamem firem nebo marketingovým výběrem firem. Způsob vyhledání adresy Vyhledání adresy u obchodníků je jasné dle adresy v číselníku obchodníků. U firem existuje adres více a uživatel má možnost definovat způsob jak se vyhledá adresa. Uživatel zadává řádky, kde všude postupně systém hledá ovou adresu. Systém na seřazených očíslovaných řádcích nabízí tyto možnosti: Firemní První osoba (upřednostní osobu pro mailing), Všechny osoby pro mailing, Všechny osoby Všechny osoby ze zadaného výběru osob První osoba s zadanou funkcí nebo pozicí Všechny osoby se zadanou funkcí nebo pozicí Na každém řádku bude příznak, zda systém zde skončí s hledáním, pokud zde najde alespoň jednu adresu. Příklad: Uživatel tedy může zadat, že nejdříve se hledá adresa u osob v pozici ekonom, pak u

74 66 osob s pozicí ředitel a nakonec firemní adresu. Příznak ukončení hledání je ovšem až u druhého kroku, a proto pokud najde ekonoma pokračuje v hledání u ředitele a sestava bude rozeslaná na všechny nalezené adresy. 3. Jak bude znít doprovodná zpráva Rozesílané zprávy budou obsahovat sice v příloze příslušnou sestavy, ale není jasné, jaký bude vlastní obsah zprávy a jak bude pojmenován soubor v příloze. Uživatel tedy musí zadat: text předmětu zprávy název souboru přílohy (rozesílaná sestava) tělo u lze zadat textově formátovaným textem RTF HTML tělem Automatické modifikace jména sestavy a předmětu zprávy Můžete také požadovat, aby se názvy a texty automaticky měnily. Pokud použijete pro název souboru nebo pro předmět zprávy speciální kódované texty, systém je nahradí skutečnými údaji: %MM% %DD% %RRRR% %WW% %FIRMA% %SHORTFIRMA% %SMAN% %FILENAME% %OBJECTID% měsíc den rok týden v roce plný název firmy zkrácený (4 znaky) název firmy obchodník jméno souboru jednoznačné číslo zápisu do spisové služby 4. Co se stane, když Co se stane, když je zpráva odeslána? Systém nabízí jako standardní reakci zapsat rozeslanou zprávu jako nový záznam ve spisové službě a uživatel zvolí typ tohoto záznamu. Výsledný záznam spisové služby obsahem odpovídá rozesílané zprávě a jako přílohy jsou k této zprávě korektně provázány vytvořené soubory PDF. Co se stane, když zpráva nemůže být odeslána? Typickým důvodem, proč není zpráva odeslána, je skutečnost, že systém nenalezl vhodnou adresy pro odeslání zprávy. Systém pak nabízí 3 typy reakcí: n vytvoří proaktivitu o chybě pro tvůrce rozvozu n vytvoří záznam z jednání s korektní přílohou zadaného typu (např. pro použitelné pozdější odeslání nebo tisk a odeslání poštou) n bez reakce! 5. Akce: vyzkoušej a pak pošli Nad tímto přehledem firem může být uživateli teprve jasné, komu vlastně sestavu nechce poslat. Test zjistí aktuální seznam adresátů a ukáže, komu by sestavu při rozesílce poslal! Tlačítko doplní seznam výjimek o označené firmy! Provede rozesílku sestav PDF:

75 67 provede výrobu tiskových sestav PDF dle výše zadaných parametrů vytvoří y a připojí jako přílohy vytvořené sestavy provede zápis o odeslaných a neodeslaných sestavách Přehled definic rozvozů Přehled realizovaných rozvozů Přehled realizovaných rozvozů Funkce Přehled realizovaných rozvozů zobrazí přehledové okno realizovaných rozvozů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu realizovaných rozvozů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Přehled definic rozvozů Nová definice rozvozů

76 Vnitrofiremní dialogy Přehled vnitrofiremních dialogů Nový vnitrofiremní dialog Přehled vnitrofiremních dialogů Funkce Přehled vnitrofiremních dialogů zobrazí přehledové okno dialogů evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu vnitrofiremních dialogů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Nový vnitrofiremní dialog Nový vnitrofiremní dialog Založení nového vnitrofiremního rozesílače provedete přes menu Marketing - Vnitrofiremní dialogy Nový vnitrofiremní dialog. Otevře se Vám prázdná karta vnitrofiremního dialogu, kde doplníte vstupní informace.

77 Uloží záznam. Nastavení úrovně ochrany dat. Přehled vnitrofiremních dialogů 69

78 Nastavení číselníku typů statutů vnitrofiremních dialogů. Přehled vnitrofiremních dialogů Nový vnitrofiremní dialog 1.14 Synchronizace s MS Outlook Všechny agendy v menu synchronizace mají vlastní konfigurační pravidla, které jsou navázána na konkrétní jméno uživatele. Kromě vazby na uživatele, je zde vazba na Microsoft Outlook na počítači, kde uživatel pracuje. Tzn. konfigurace je čistě uživatelská a je platná na každé stanici, kde se daný uživatel přihlásí, ale korektní synchronizaci lze provést pouze na počítači, kde má uživatel lokálně nainstalován Microsoft Outlook. Synchronizace kontaktů Synchronizace el. pošty Synchronizace úkolů Synchronizace plánování času Hromadná synchronizace vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku Synchronizace kontaktu Funkce pro nastavení synchronizace mezi systémem Soft-4-Sale a MS Outlook. Synchronizace může proběhnout v obou směrech. Zobrazí okno pro konfiguraci Provede načtení kontaktu jak ze Soft 4 Sale tak z OL2000 = 1. krok SYNCHRONIZUJ Spustí samotnou synchronizaci = 2.krok Přepínací pole OL znamená směr pokud je pole zaškrtnuto půjde kontakt do OL2000 pokud zůstane pole prázdné půjde kontakt do Soft 4 Sale. Přepínací pole DEL nabízí možnost rozhodnout se zda chcete kontakt smazat ANO/NE pro synchronizaci kontaktů Po promáčknutí ikony konfigurace se objeví parametrické okno pro uživatelské nastavení konfigurace vazby na Outlook. K této činnosti slouží první sekce okna.

79 71 Nejdůležitějším krokem je zadaní složky pro synchronizaci kontaktů poklepnutím na ikonu. Uživateli je dána možnost podle svých vlastních zadaných výběrových kriterií rozhodnout který kontakt je určen pro synchronizaci jakým směrem nebo zda by měl být příslušný kontakt smazán. Synchronizace el. pošty Synchronizace úkolů Synchronizace plánování času Hromadná synchronizace vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku Synchronizace el. pošty Představuje hromadný import příchozích resp. odchozích ů do spisové služby Soft-4-Sale a označení těchto u v MS Outlook jako zpracované (barvu nastavíte v konfiguraci synchronizace MS Outlook). pro import ů Nastavení je takřka totožné jako při synchronizaci kontaktů jen s tím rozdílem, že tentokrát bude uživatel zadávat parametry v sekci C, kde je třeba vybrat typ jednání jak pro příchozí tak pro ochozí adresář pro ukládání příloh ů zadat volby pro modifikaci jména souboru přílohy a adresáře kam a pod jakým jménem budou soubory z přílohy uloženy Okno synchronizace el.pošty

80 72 Spustí import vybraných zprav Otevře okno pro konfiguraci Hromadné označení pro import Hromadné označení pro ignorování Hromadné odznačení Provede vibìr a setøídìní informací z databáze podle zvolenich vibìrovich kritérií a zobrazení je v pøehledu na obrazovce. Provede vimaz všech vibìrovich polí tvoøící vibìrová kritéria. Uživatel si může zvolit, zda příslušný přiřadí buďto k firmě pak se objeví příznak F nebo k příslušné osobě pak se objeví příznak OS. Pokud není příslušný kontakt v systému musí uživatel zadat název firmy tzn.vznikne nový kontakt Příznakové pole Imp znamená importuj Příznakové pole Ing znamená ignoruj Příznakové pole S Att znamená uložit nebo neukládat přílohu Synchronizace úkolů Synchronizace plánování času Hromadná synchronizace vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku

81 Synchronizace úkolu Funkce pro nastavení synchronizace úkolů mezi systémem Soft-4-Sale a MS Outlook. Synchronizace může proběhnout v obou směrech. Postup: 1. Zmáčkněte tlačítko START, spustíte načtení úkolů v obou směrech 2. Po načtení úkolů a zobrazení v přehledu na obrazovce můžete ručně odebrat položky, které si nepřejete synchronizovat. Po výběru položek klikněte na tlačítko SYNCHRONIZOVAT (spustí se synchronizace) 3. Po dokončení synchronizace Vám naskočí upozornění na úspěšné ukončení synchronizace synchronizace je dokončena. Zobrazí okno pro konfiguraci. Provede načtení úkolů jak se Soft-4-Sale, tak i z MS Outlook. Spustí samotnou synchronizaci. Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zvolených výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech polí tvořící výběrová kritéria. Přepínací pole S4S I U D US Pokud je zakřížkováno jde tento úkol do systému Soft 4 Sale Pokud je označeno bude se úkol přidávat V případe zakřížkování se úkol bude aktualizovat Toto pole slouží k označení úkolů, které mají být smazány Zde se objeví příznak splněného úkolu, jenž díky tomuto příznaku vypadne ze synchronizace! úkolů Pro konfiguraci úkolů musí uživatel zadat parametry v sekci B.

82 74 Patří sem výběr kategorie,rozhodnutí zda budou synchronizovány i úkoly privátní dle OL2000 zda budou synchronizovány i úkoly dokončené kdo úkol zadal pro koho je zadán priorita úkolů. Z důvodu, že systém Outlook zná pouze tři priority důležitosti obsahuje číselník priorit v Soft 4Sale vazbu na tyto tři kategorie Synchronizace plánování času Hromadná synchronizace vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku Synchronizace plánování času Agenda kalendáře je synchronizována s novou agendou plánování času v systému Soft-4-Sale.

83 75 Zobrazí okno pro konfiguraci. Provede načtení úkolů jak se Soft-4-Sale, tak i z MS Outlook. Spustí samotnou synchronizaci. Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zvolených výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. Provede výmaz všech polí tvořící výběrová kritéria. Přepínací pole S4S I U D Pr Pokud je zakřížkováno jde tento časový plán do systému Soft 4 Sale Pokud je označeno bude se časový plán přidávat V případe zakřížkování se úkol časový plán aktualizovat Toto pole slouží k označení časových plánů, které mají být smazány Zde se objeví příznak splněného časového plánu, jenž jenže je privátní kalendáře Pro konfiguraci kalendáře musí uživatel zadat parametry v sekci D. Uživateli se nabízí: možnost rozhodnutí zda jde o privátní nebo veřejný typ časového plánu

84 76 Privátní úkoly budou synchronizovány s popisem "Čas blokován privátní činností" dále pak rozsah časového intervalu který bude synchronizován (-dny a +dny) a příslušnou zodpovědnou osobu Outlook kalendář Hromadná synchronizace vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku Hromadná synchronizace Funkce hromadná synchronizace byla navržena pro synchronizaci více údajů s MS Outlook. Postup: 1. Zvolíte složky, které chcete nechat synchronizovat. 2. Nastavíte konfiguraci na složky v MS Outlook. 3. Spustíte synchronizaci.

85 77 Spustí vybrané synchronizace s MS Outlook. vazby na MS Outlook. Zavře okno. Uloží změny. vazby na Outlook Okno pro výběr složky z Outlooku vazby na Outlook Nastavení jednotlivých složek MS Outlook pro synchronizaci s Soft-4-Sale. 1. Kritéria výběru pro synchronizaci kontaktů s MS Outlook Doplníte název firmy, obchodníka, případně teritorium nebo oblast působení obchodníka. A zvolíme výchozí složku pro synchronizaci kontaktů s MS Outlook. 2. Nastavení parametrů pro synchronizaci úkolů s MS Outlook 3. Parametry pro import zpráv z MS Outlooku Zvolíte typ jednání pro příchozí (definován v číselnících), to samé pro jednání odchozí. Vybereme adresář, kam se Vám mají ukládat objekty (přílohy). Pro lepší orientaci je možné barevné odlišení importovaných zpráv. A na konec zvolíme složku, kterou chceme v MS Outlook používat k synchronizaci. 4. Nastavení parametrů pro synchronizaci plánu času v MS Outlook Nastavení složky kalendáře v MS Outlook pro synchronizaci, zodpovědnou osobu a počet dní před a po, které mají být zobrazovány.

86 78 Okno pro výběr složky z Outlooku Okno pro výběr složky z Outlooku Pro všechny agendy jenž chce uživatel synchronizovat musí uživatel zvolit složku v Outlooku. Vyhledávací tlačítko přenese uživatele do volby složky. Nestačí zadat název složky!!

87 79 Synchronizace s Novell GroupWise 1.15 Synchronizace s Novell GroupWise Přejít na. Marketingové akce Synchronizace el. pošty Popis funkce je v přípravě vazby na Novell GroupWise Popis funkce je v přípravě Marketingové akce Marketingová akce má upravený design. Objevila se zde tato pole: Pole obchodníka zodpovědného za realizaci (garant marketingové akce) Pole stav marketingové akce, kde je možno v číselníku stavu rozpracovanosti definovat stavy, které chce uživatel sledovat v rozpracovaných marketingových akcích Marketingové akce nad sebou mají přehled marketingových akcí, které lze tisknout a současně je možný pohled dovnitř všech marketingových akcí s určitým záměrem. Je možné se dovědět všechny termíny ukončení výběrových řízení, všechny termíny, které se váží na roli datum předání nabídky. Je možné si vyhledat jednoho obchodníka a shlédnout všechny role a všechny marketingové akce, na kterých se podílel. Je možné si vyhledat firmu, která se objevovala v několika marketingových akcích a sledovat její role, ve kterých vystupovala.

88 80 Přehled marketingových akcí Přehled obsahů marketingových akcí Přehled jednání marketingových akcí Nová marketingová akce Tisk přehledu marketingových akcí Tisk přehledů obsahů akcí Hromadné opravy marketingových akcí Rušení duplicity marketingových akcí Křížové tabulky marketingových akcí Křížové tabulky obsahů marketingových akcí Křížové tabulky jednání marketingových akcí Přehled marketingových akcí Zobrazí požadovaný souhrn podle výběrových kritérií a působu třídění. Přehled marketingových akcí, lze tisknout a současně je možný pohled dovnitř všech marketingových akcí s určitým záměrem. Je možné se dovědět všechny termíny ukončení výběrových řízení, všechny termíny, které se váží na roli datum předání nabídky. Je možné si vyhledat jednoho obchodníka a shlédnout všechny role a všechny marketingové akce, na kterých se podílel. Je možné si vyhledat firmu, která se objevovala v několika marketingových akcích a sledovat její role, ve kterých vystupovala. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. SUMA Zobrazí okno součtu, které odpovídá zadaným výběrovým kritériím. Přehled marketingových akcí Nová marketingová akce Tisk přehledu marketingových akcí Hromadné opravy marketingových akcí Rušení duplicity marketingových akcí Křížové tabulky marketingových akcí

89 Přehled obsahů marketingových akcí Zobrazí požadovaný souhrn podle výběrových kritérií a působu třídění. Přehled obsahů marketingových akcí, lze tisknout a současně je možný pohled dovnitř všech položek marketingových akcí s určitým záměrem. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. SUMA Zobrazí okno součtu, které odpovídá zadaným výběrovým kritériím. Pøejít na: Pøehled jednání marketingovich akcí Nová marketingová akce Tisk pøehledù marketingovich akcí Tisk pøehledù obsahù akcí Hromadné opravy marketingovich akcí Hromadné pøepoèty marketingovich akcí Rušení duplicity marketingovich akcí Køí ové tabulky marketingovich akcí Køí ové tabulky obsahù marketingovich akcí Køí ové tabulky jednání marketingovich akcí Přehled jednání marketingových akcí Funkce Přehled jednání marketingových akcí zobrazí přehledové okno jednání mark. akcí evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu jednání mark. akcí.

90 82 VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Pøejít na: Nová marketingová akce Tisk pøehledù marketingovich akcí Tisk pøehledù obsahù akcí Hromadné opravy marketingovich akcí Hromadné pøepoèty marketingovich akcí Rušení duplicity marketingovich akcí Køí ové tabulky marketingovich akcí Køí ové tabulky obsahù marketingovich akcí Køí ové tabulky jednání marketingovich akcí Nová marketingová akce Popis funkce je v přípravě... Jednotlivé složky karty: Osoby Firmy Produkty Investice Obchodníci seznam osob zahrnutých do marketingové akce seznam firem zahrnutých do marketingové akce seznam produktů zahrnutých do marketingové akce seznam investic zahrnutých do mark. akce přehled obchodníků zahrnutých do mark. akce

91 Události Místa Vlaječky Historie Jednání Úkoly Plán času Plán fin. Výběry Nabídky Faktury Zakázky Komplet!!! 83 přehled událostí zahrnutých do mark. akce sídla firem zahrnutých do mark. akce zobrazí obsah mark. akce (jednotlivé body) zobrazení historie sledovaných hodnot seznam jednání nad mark. akcí seznam úkolů nad mark. akcí seznam časových plánů nad mark. akcí seznam finančních plánů nad mark. akcí výběry nad mark. akcí přehled nabídek nad mark. akcí přehled faktur nad mark. akcí přehled zakázek nad mark. akcí zobrazí přehled proaktivit nad mark. akcí Vygeneruje nové číslo dokladu. Generátor reaguje na existující záznam prefixu čísla dokladu. Sečte finanční údaje na dokladu. Tlačítko Ochrana dat slouží k nastavení úrovně ochrany dat. Přehled marketingových akcí Tisk přehledu marketingových akcí Hromadné opravy marketingových akcí Rušení duplicity marketingových akcí Křížové tabulky marketingových akcí Tisk přehledů marketingových akcí Funkce vytiskne přehledovou sestavu marketingových akcí dle zvolených kritérií výběru a způsobu třídění.

92 84 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Přehled marketingových akcí Nová marketingová akce Hromadné opravy marketingových akcí Rušení duplicity marketingových akcí Křížové tabulky marketingových akcí Tisk přehledů obsahů akcí Funkce vytiskne přehledovou sestavu obsahů mark. akcí dle zvolených kritérií výběru a způsobu třídění.

93 85 Funkcní tlacítka: Při použití klávesy TISK se tiskne přímo na standardní tiskárnu (default) nastavenou ve Windows. Tiskne se jedna kopie celé sestavy. Zobrazí náhled před tiskem. Zavře okno. Vymaže zadaná kritéria výběru ve formuláři. Pøejít na: Hromadné opravy marketingovich akcí Hromadné pøepoèty marketingovich akcí Rušení duplicity marketingovich akcí Køí ové tabulky marketingovich akcí Køí ové tabulky obsahù marketingovich akcí Køí ové tabulky jednání marketingovich akcí Hromadné opravy marketingových akcí Popis funkce je v přípravě... Funkcní tlacítka: Nastaví vyplnené hodnoty pro vybrané položky.

94 86 Provede výmaz všech výberových kritérií polí tvorící výberová kritéria. Zavre okno. Přehled marketingových akcí Nová marketingová akce Tisk přehledu marketingových akcí Rušení duplicity marketingových akcí Křížové tabulky marketingových akcí Hromadné přepočty marketingových akcí Popis funkce je v přípravě... Pøejít na: Rušení duplicity marketingovich akcí Køí ové tabulky marketingovich akcí Køí ové tabulky obsahù marketingovich akcí Køí ové tabulky jednání marketingovich akcí Rušení duplicit marketingových akcí Funkce pro rušení marketingových akcí a ve všech souvisejících dokladech ji nahradí akcí zastupující. Přehled marketingových akcí Nová marketingová akce Tisk přehledu marketingových akcí Hromadné opravy marketingových akcí Křížové tabulky marketingových akcí Povinné údaje karty marketingové akce Reakce na úspěch marketingové akce Číselník typů akcí Číselník typů zařízení Číselník strojů Číselník velikostí akce Číselník důvodů neúspěchu Číselník rolí firem Číselník rolí osob Číselník rolí obchodníků Číselník typů investic

95 Číselník typů událostí Číselník typů oblastí Povinné údaje karty marketingové akce Nastavení zadávání povinných údajů při založení nové karty mark. akce Reakce na úspěch marketingové akce Nastavení reakce pro zákazníka na úspěšné marketingové akci Číselník typů akcí Nastavení číselníků typů mark. akcí Číselník typů zařízení číselníků typů zařízení použitých v mark. akcích Číselník strojů Popis funkce je v přípravě Číselník velikostí akce Nastavení číselníku velikostí mark. akce Číselník důvodů neúspěchu Nastavení typů důvodů neúspěchu mark. akcí. 87

96 Číselník rolí firem typů rolí firem v mark. akci Číselník rolí osob rolí osob v mark. akci.

97 Číselník rolí obchodníků Nastavení číselníku rolí obchodníků v mark. akcích Číselník typů investic Nastavení typů velikostí investic v mark. akcích Číselník typů událostí typů událostí v mark. akcích. 89

98 Číselník typů oblastí Nastavení číselníku typů oblastí mark. akcí.

99 Křížové tabulky marketingových akcí Funkce, která umožňuje zobrazení přehledu marketingových akcí. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru. UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru.

100 92 Přehled marketingových akcí Nová marketingová akce Tisk přehledu marketingových akcí Hromadné opravy marketingových akcí Rušení duplicity marketingových akcí Křížové tabulky obsahů marketingových akcí Funkce, která umožňuje zobrazení přehledu obsahů marketingových akcí. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru. UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Pøejít na: Køí ové tabulky jednání marketingovich akcí Křížové tabulky jednání marketingových akcí Funkce, která umožňuje zobrazení přehledů jednání marketingových akcí. Výběr a zobrazení můžete omezit parametry výběru. UKAŽ GRAF VOLBY TABULKA VÝMAZ ZPĚT MARKETING Otevře okno ukázky před tiskem. Zobrazí okno grafu, které odpovídá zadaným kritériím. Otevře okno pro konfiguraci tisku křížové tabulky. Zobrazí tabulku, která odpovídá zadaným hodnotám. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Zavře aktuální okno. Zobrazí okno pro generování marketingového výběru. Pøejít na: Marketingové manipulace 1.17 Marketingové manipulace Hromadné opravy Nastavení a využití data aktivity

101 93 Nastavení obratu Hledání duplicit firem Roboti stavů firem Hromadné opravy Nástroj pro hromadné zadávání charakteristik firem byl rozšířen o některé možnosti. Uživatel se může opřít o konkrétní výběr firem, podle kterého chce zadat určitou charakteristiku, což souvisí s možnostmi vygenerovat výběr podle dokladu, o tento výběr se opřít a podle něj nastavit určitou charakteristiku firmy. OZNAČ... ZPĚT NASTAV Zavře aktuální okno. Provede nastavení změn.

102 94 ZMĚNA DIČ Změna DIČ na přehledu dle zvolených parametrů. Nastavení a využití data aktivity Nastavení obratu Hledání duplicit firem Roboti stavů firem Nastavení a využití data aktivity Pokud využívá uživatel marketingových akcí pro sledování potencionálních velkých zakázek, pro marketingové zpracování informací o těchto zakázkách, pro vyhodnocování efektivity práce obchodníků nad těmito zakázkami atd., uvítá jistě možnost, která je do systému marketingových akcí zabudována. Jde o pojem Datum poslední aktivity". Jedná se o datum, kdy došlo k nějaké aktivitě nad touto marketingovou akcí. Slovo nějaké" aktivitě je nutno specifikovat. Doposud bylo možné sledovat buď datum poslední změny na kartě marketingové akce. Dosud toto datum představovalo změny, kdy došlo k poslednímu zápisu informace do hlavičky marketingové akce. Tzn. došlo ke změně základních informací marketingové akce. Datum poslední změny tedy nešlo použít ke sledování vytvoření úkolu, jeho splnění, byl vytvoření záznamu z jednání, nebo doplnění řádku o nové roli kontaktní osoby atd. Podřízené informace, které se zakládají pod marketingovou akci, tedy nezpůsobovali změnu v kartě marketingové akce a nebylo je možno sledovat podle data změny marketingové akce. Další způsob analýzy těchto informací, který byl doposud dostupný, bylo analyzovat položky této marketingové akce. Mezi tyto položky ale nebyly zahrnuty úkoly, jednání a nabídky, které jsou uloženy ve speciálních souborech a tvoří sekundární dokumenty k marketingové akci. Takto navržený systém data poslední aktivity pracuje na tom principu, že uživatel použije funkci pro hromadnou změnu data aktivity nad marketingovými akcemi. Sám se rozhodne u kterých akcí chce toto datum nastavit pomocí výběrových kritérií pro výběr marketingových akcí, které chce vyhodnocovat. Poté se rozhodne jaký čas bude brán v potaz jako aktivita. Může se tedy rozhodnout, že se jako aktivita budou brát v potaz pouze jednání a vytvořené nabídky. V tu chvíli systém umožní vygenerování nového data (data aktivity) do všech karet marketingových akcí a toto datum bude obsahovat nejvyšší datum z těchto dvou pořízených záznamů. Uživatel tedy volí, jaká informace v systému znamená aktivitu a na základě tohoto výběru systém vyhledá nejvyšší datum této činnosti a zapíše ji do marketingové akce jako datum poslední aktivity. Pomocí tohoto data je potom možné vyhledávat, vyhodnocovat a statisticky zpracovávat marketingové akce. Lze tedy zadat vyhledání všech marketingových akcí s termínem na příští kvartál, kde datum poslední aktivity je starší než např. tři měsíce. Systém tedy vyhledá veškeré marketingové akce, které by příští měly vyjít a přitom nedošlo k žádné aktivitě obchodníka nad touto marketingovou akcí v době delší než tři měsíce. O tom, co je tou aktivitou rozhoduje uživatel při použití funkce: Hromadné generování data aktivity v marketingových akcích. Může to být úkolový management, nová vygenerovaná položka, jednání, nabídka atd. Mohou to být všechny tyto věci dohromady nebo třeba jen jediná.

103 95 NASTAV VÝMAZ UKAŽ ZPĚT Provede nastavení změn. Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Otevře okno ukázky před tiskem. Zavře aktuální okno. Nastavení obratu Hledání duplicit firem Roboti stavů firem Nastavení obratu Popis funkce je v přípravě... Hledání duplicit firem Roboti stavů firem Hledání duplicit firem Hledání duplicit v databázi firem je častý úkol pro uživatele systému, kteří chtějí vytvořit pořádek ve své databázi firem. Nalezení všech duplicit je často velmi obtížné (viz. firmy Ivo Horák a Horák Ivo a Mudr. Ivo Horák jsou sice duplicitní, ale nejsou při řazení podle abecedy zařazeny blízko sebe.)

104 96 Proto funkce dostupná v menu Marketing -Marketingové manipulace v příkaze Hledání duplicit firem umožňuje hromadné použití několika algoritmů pro vyhledání duplicit. Řídící okno obsahuje 3 hlavní sekce: 1. Kritéria výběru firem (sekce výběrových kritérií) 2. Hledej duplicity (výkonná sekce s volbou metod) 3. Ukaž duplicity (hodnotící sekce s možností otevřít přehled potencionálních duplicit tak, jak je systém vyhledal) Činnost spočívá nejdříve v provedení prohledání báze firem podle zadaných výběrových kritérií. Výběrová kritéria tedy mohou zajistit, že proběhne prohledání pouze v omezené části databáze firem. Lze tedy například hledat duplicity pouze pro firmy se sídlem v Praze. Spuštění hledače proběhne výkonným tlačítkem Hledej, ale před jeho vlastním spuštěním musí uživatel zvolit metody hledání. Systém má k dispozici tyto metody hledání duplicit: 1. podle názvu firmy (systém při porovnání odstraňuje všechny speciální znaky (mezery, čárky, tečky, středníky apod.) ignoruje doplňující text za vykřičníkem a ignoruje jednopísmenná slova a ignoruje i některá speciální slova (např. spol.). Z názvů ABB, s.r.o." a ABB spol. s r.o.!brno" zůstane pouze text ABB a ABB a tyto budou porovnány na shodu. Pokud dojde ke shodě pak budou obě firmy zařazeny do databáze potencionálních duplicit. 2. podle adresy: systém spojuje název města a název ulice, v názvu města opět ignoruje mezery a speciální spojky typu pod, nad, n., p/ apod... V názvu města ignoruje i číslice. Opava 5 je tedy zkrácena na Opava. Ve jménu ulice opět ignoruje jednopísmenná slova a některá speciální slova (např. tř., nám., ul. apod.). Výsledná adresa je spojena a shody opět vyhodnoceny. Touto metodou lze odhalit duplicity firem, kde první metoda selhala, ale kancelářské domy plné rozdílných firem budou také vyhodnoceny jako duplicity. 3. podle telefonního čísla: tato metoda srovnává telefonní čísla a UTO mezi firmami. Lze takto nalézt duplicitní firmu, která se přestěhovala, ale zůstalo ji její telefonní číslo. 4. podle faxu: obdobná metoda jako u telefonu 5. podle IČO: standardní metoda s kvalitními výsledky, ale problémová samozřejmě pro firmy, které vůbec nemají v databázi IČO 6. podle čísla účtu vyhledává shodu mezi firmami podle čísla účtu a kódu banky Uživatel nevolí jedinou metodou, ale vybírá několik metod současně; může použít i všechny metody současně. Výsledek prohledání báze firem je uložen v pomocné tabulce v softwarové části aplikace Soft-4-Sale a lze jej prohlížet díky tlačítku Ukaž. V poli kolik" se současně objeví počet vyhledaných duplicit pro každou použitou metodou. Před stisknutím tlačítka Ukaž je třeba vybrat metodu, jejíž výsledky chceme vidět. Systém pak otevře přehled firem, které vyhodnotil jako duplicitní podle daného kritéria. Pomocné tlačítko + provede výpočet duplicit s pomocné databáze duplicit. S touto funkcí lze pracovat tak, že prohledání se provede jednou a potom se několikrát (během několika dní) použije tlačítko Ukaž. Evidence duplicit zůstává uložena v softwarové části aplikace toho klienta, který spustil prohledání. Z otevřeného přehledu duplicitních firem lze dvojitým kliknutím otevřít kartu kontaktu a z něj potom použít funkci pro zrušení duplicit. Nezapomeňte, že příkaz pro rušení duplicit sice spojí podřízené doklady a záznamy pod firmu, která zůstává, ale obsah karty kontaktu zůstane pouze ten, který byl ponechán. Informace z karty kontaktu rušené firmy budou opravdu zrušeny Roboti stavů firem

105 Roboti stavů firem Zobrazuje informace v jakém stavu se firma nachází z pohledu firma vs. zákazník (jednání, nabídky, fakturace atd...). Na základě získání možných zdrojů a podmínek, které jsou evidovány u klienta, robot zobrazuje stav rozpracovanosti. Informace je možné přenášet pomocí funkcí import a export. Marketingové výběry 1.18 Marketingové výběry Obecné poznámky Uživatel s právem WRITE Uživatel s právem WRITE k modulu nabídek resp. k modulu MARKETING může opravit uzavřené nabídky a marketingové akce v jiné číselné řadě, pokud je na nabídce uveden jako jedna ze zodpovědných osob. V nové verzi toto může uživatel činit i ve chvíli, kdy nabídka nebo marketingová akce vzhledem ke svému číslu neodpovídá číselné řadě daného obchodníka pracujícího na své satelitní instalaci. Tzn. obchodník může zasahovat do marketingových akcí a nabídek, které mu podle číselné řady na satelitu, na kterém pracuje nepřísluší v případě, že je uveden jako zodpovědná osoba v této marketingové akci nebo nabídce. Nabídka i marketingová akce má dvě zodpovědné osoby. Musí být tedy uveden alespoň v jednom zodpovědnostním poli. Tvorba marketingových výběrů firem z dokladů Tvorba marketingových výběrů umožňovala doposud pouze tvorbu výběrů na základě parametrů

106 98 vztahujících se k databázi firem samotné. Další fukncionalita je založena na myšlence opřít se při tvorbě marketingových výběrů o existující sadu dokladů (faktur, nabídek, jednání...) a na základě výběru těchto dokladů připravit marketingový výběr. Lze tak připravit výběr firem, kterým se prodalo určité zařízení, firem kterým se fakturovalo v určitém období, firem jimž byla odeslána nabídka zadaného typu atd.... Satelity a marketingové výběry V předchozích verzích tento systém neumožňoval uživatelům jiných satelitů, pokud na to neměli vysoká přístupová práva, manipulovat s těmito výběry a hlavně replikoval vždy celý obsah výběru! Pokud tedy ve stejný den nebo týden bylo zasaženo na několika satelitech do téhož marketingového výběru, s nejvyšší pravděpodobností došlo k určité ztrátě informací tím, že se při příjmu těchto změn vzájemně přepisovaly celé rozsáhlé výběry a tudíž uživatel, který se svými změnami přišel nejdříve, o ně s nejvyšší pravděpodobností přišel. V současné chvíli se replikuje každý záznam o přiřazení nebo vyřazení z výběru samostatně. Podmínkou je, aby takový výběr byl již založen. Protože v případě založení nového výběru se samozřejmě replikuje na všechny podřízené a nadřízené satelity kompletní obsah výběru. Marketingové výběry firem Marketingové výběry osob Marketingové výběry zboží Marketingové výběry firem Tiskové výstupy z modulu kontakty mohou být formulovány také jako marketingové výběry firem. Marketingový výběr firem je vlastně vybraná skupina firem, která pod Vámi daným označením v systému zůstává. Příklad: Přes menu MARKETINGOVÉ VÝBĚRY FIREM submenu NOVÝ VÝBĚR zadáte název nového výběru např. INVEX 98. Dále použijete tlačítko NASTAV. Tímto se přenesete do parametrického okna, ve kterém definujete výběrové podmínky - např. Stav rozpracovanosti - K3 ZÁJEM a oblast KOMPLEX a použijete tlačítko PŘIDEJ. Systém vybere firmy odpovídající zadaným podmínkám a přidá je do pojmenovaného výběru. Nyní můžete tlačítkem VÝMAZ zrušit výběrové podmínky a zadat podmínky další např. Město - BRNO, opět tlačítko PŘIDEJ. Na počet vybraných firem se podíváte pomocí tlačítka. Obsah pojmenovaného výběru můžete zrušit tlačítkem ZRUŠ. Tlačítko OZNAČ funguje u marketingových výběrů stejně jako v menu TISKY - FIRMY. Po naplnění definovaného (a Vámi pojmenovaného) výběru potřebnými adresami firem, použijete k tisku menu MARKETINGOVÉ VÝBĚRY FIREM submenu TISKY. Zde v horní části okna zvolíte název výběru, dále zvolíte třídění a typ tiskového výstupu. Ostatní tlačítka fungují stejně jako při tisku z menu TISKY FIRMY. Tlačítko slouží k zapsání zprávy (zapíše se do šedého políčka před tímto tlačítkem) do všech karet kontaktů, které jsou účastny daného výběru. Událost se zapíše do marketingové karty kontaktu, oblasti nazvané HISTORIE. Pøehled vibìru firem - zobrazí souhrn firem podle zvolenich kritérií a zpùsobu tøídìní. Definice vibìru firem - mo nost navolit vlastní kritéria pro zvolení vibìru firem. Novi vibìr firem - vytvoøí novi vibìr firem a to podle zvolenich vibìrovich kritérií a nebo pøed definovaného vibìru. Pøehled firem Tisk marketingové vibìru firem - vytiskne sestavu podle navolenich kritérií vibìru, zpùsobu tøídìní a typu vistupu.

107 99 Mno inové operace nad vibìry firem - umo nuje provádìt mno inové operace nad zvolenimi vibìry. Formou prùniku, souètu nebo rozdílu.

108 Přehled výběru firem Popis funkce je v přípravě Definice výběru firem Popis funkce je v přípravě Nový výběr firem Popis funkce je v přípravě Přehled firem Popis funkce je v přípravě Tisk marketingového výběru firem Popis funkce je v přípravě Množinové operace nad výběry firem Popis funkce je v přípravě Marketingové výběry osob Tato funkce systému Soft-4-Sale je téměř totožná s funkcí předchozí. Rozdíl je v pohledu na adresy kontaktů zadaných v systému. Zde se vybírá, třídí a tiskne podle jmen kontaktních osob zadaných na kartě kontaktu. Generování čísla marketingových výběrů Pokud uživatel vytváří nebo opravuje starý marketingový výběr firem nebo osob, systém kontroluje,

109 101 zda daný marketingový výběr přísluší podle předdefinovaných číselných řad danému satelitu. Pokud tomuto satelitu nepřísluší nedovolí uživateli provést v tomto marketingovém výběru jakoukoli změnu. Tzn. Obchodníci pracující na satelitech nemohou zasahovat do cizích marketingových výběrů. Tento zásah by totiž způsobil odreplikování kompletních marketingových výběru osob a pokud by takto probíhal proces na více satelitech včetně centrály, docházelo by k neustálému přepisování stavu marketingových výběrů stavem z podřízených satelitů. Je li tedy nutné připravit mark. výběr osob nebo firem, které mají být osloveny ze všech satelitů, obchodníci na jednotlivých satelitech vytvoří výběry se svými číselnými řadami a odreplikují je na centrálu. Centrála pomocí množinových operací vytvoří nový sjednocující mark. výběr, který použije pro hromadné oslovení trhu. Centrála v tu chvíli nezasahuje do jednotlivých výběru na satelitech, ale sjednocuje tyto výběry do nového výběru, který zase naopak přísluší této centrále. Obchodníci ho mohou vidět, ale nesmí do něj zasahovat Marketingové výběry zboží Marketingové výběry zboží je nadstavba, která se objevila v menu marketing. Tentokrát však nemají marketingové výběry nic společného s databází firem, ale mají vazbu na databázi zboží. Funkcionalita marketingových výběrů zboží je velmi podobná fungování marketingových výběrů osob. Jde o nástroj, který umožňuje zařadit pod určitý název marketingového výběru neomezené množství ceníkových položek. Ty pak tvoří tzv. marketingový výběr. Zařazení jednotlivých položek zboží probíhá uživatelsky, a to buď postupným doplňováním zboží určitých typů, výrobců, a nebo je možné ručně označit produkty, které mají být zařazeny do daného marketingového výběru zboží. Takto vytvořený marketingový výběr je možné využít např. pro tisk ceníků. Jedná se o nástroj, který umožňuje vytvořit tištěné ceníky se standardním obsahem, do kterého jsou zařazovány hlavní produkty firmy a kde nejsou vidět doplňkové neplatné položky. V menu marketing submenu marketingové výběry zboží" najde uživatel čtyři základní příkazy : 1. nový marketingový výběr 2. definice výběru zboží 3. přehled marketingových výběrů 4. přehled zboží Tento marketingový výběr je nástroj, který otevře kartu marketingového výběru zboží, kde se od uživatele očekává, že zadá nový název výběru zboží, zodpovědnou osobu a datum. Po vyplnění karty marketingového výběru je nutné přejít do definice marketingového výběru zde pak v levé části uživatel zadává kritéria a v pravé části provádí výkonné akce. Způsoby ovládání odpovídají ovládání marketingových výběrů firem a osob. Příkaz přehled marketingových výběrů ukazuje přehled všech nadefinovaných marketingových výběrů s možností filtrace a s možností dvojitým kliknutím na řádek otevřít základní kartu marketingového výběru zboží. Jedná se o klasickou přehledovou sestavu všech vytvořených marketingových výběrů. Příkaz přehled zboží je příkaz, který zobrazuje databázi zboží s možností výběru na obrazovce podle marketingových výběrů. Pokud uživatel potřebuje vidět, které zboží bylo zařazeno do marketingového výběru zboží, má dvě možnosti. Buďto si otevře kartu marketingového výběru a tlačítkem zboží dostane jednoduchý přehled zboží, které je pod tento výběr zařazeno a nebo najede na příkaz přehled zboží a jako omezující parametr zadá příslušný výběr a získá tak opět přehled zboží na obrazovce, které je zařazeno do příslušného výběru zboží. Dvojitým kliknutím na tomto přehledu se otevírá aktuální varianta ceníkové karty, je možné případně opravovat položky zařazené do marketingového výběru. Hlavním dopadem, jaký má definice marketingových výběrů zboží je možnost tisku ceníku podle těchto marketingových výběrů zboží. Tato možnost se objevuje na standardní kartě tisk ceníku. Je třeba upozornit na jedno omezení, které souvisí s tím, že ne všechny ceníky se tisknou v jednoduché podobě, ne pro všechny ceníky existuje možnost zadání hodnoty marketingového výběru zboží. Pokud volíte tiskovou sestavu, kterou chcete

110 102 vytisknout, tak pole výběr, které umožňuje možnost omezit výběr zboží podle marketingového výběru zboží, buďto zmizí nebo se ukazuje. Názvy marketingových výběrů zboží, osob a firem musí být rozdílné. Pokud nazveme výběr osob výběr2000" potom pod tímto názvem nelze vytvořit např. marketingový výběr zboží. Prejít na: Prehled výberu zboží Definice výberu zboží Nový výber zboží Prehled zboží Množinové operace nad výbery zboží Přehled výběrů zboží Popis funkce je v přípravě... Prejít na: Definice výberu zboží Nový výber zboží Prehled zboží Množinové operace nad výbery zboží Definice výběrů zboží Popis funkce je v přípravě... Prejít na: Nový výber zboží Prehled zboží Množinové operace nad výbery zboží Nový výběr zboží Popis funkce je v přípravě... Prejít na: Prehled zboží Množinové operace nad výbery zboží Přehled zboží Popis funkce je v přípravě... Prejít na: Množinové operace nad výbery zboží

111 Množinové operace nad výběry zboží Popis funkce je v přípravě... Prejít na: Prehled strukturovaných informací firem Prehled doplnkových textových polí firem Krížové tabulky na druhou 1.19 Přehled strukturovaných informací firem V nové Funkce pro zobrazení přehledu firem podle zvolené struktury informací. Číselník typů struktury najdete v modulu Marketing - - Výběry a struktury. Přehled doplňkových textových polí firem Křížové tabulky na druhou 1.20 Přehled doplňkových textových polí firem Funkce zobrazí přehled doplňkových textových polí firem evidovaných v systému Soft-4-Sale. Pomocí výběrových kritérií a kritérií třídění můžete měnit obsah přehledu zobrazených údajů. VÝBĚR Provede výběr a setřídění informací z databáze podle zadaných výběrových kritérií a zobrazí je v přehledu na obrazovce. VÝMAZ Provede výmaz všech výběrových polí tvořící výběrová kritéria. Prejít na: