Textové podklady pro PC kurzy pořádané. ALTUS Training Center s.r.o.

Transkript

1 Textové podklady pro PC kurzy pořádané ALTUS Training Center s.r.o. MS Office 2007 / 2010

2 Obsah WORD... 4 ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ... 4 Jednoduché seznamy... 4 Vytváření seznamů při psaní... 4 Ukončování seznamů... 4 Změny... 5 Změna vzhledu seznamu... 5 Formátování seznamu... 6 Tipy pro práci s odstavci v seznamech... 6 Vkládání seznamů... 7 Víceúrovňové seznamy... 7 Knihovna seznamů... 7 KLÁVESOVÉ ZKRATKY... 7 Přístupové klávesy... 7 Kombinace kláves... 8 Formátování písma... 9 Formátování textu... 9 Mazání, kopírování, vkládání... 9 ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ Vložení Záhlaví/Zápatí Různé příkazy karty Nástroje záhlaví a zápatí poskytují další možnosti Odstranění Záhlaví/Zápatí VYTVOŘENÍ ODLIŠNÝCH ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ Vytvoření konců oddílů Způsob zobrazení oddílů v záhlavích a zápatích Vytvoření odlišného textu záhlaví Tipy pro práci s různými záhlavími a zápatími Přerušte propojení mezi jednotlivými oddíly dokumentu Zrušte zvlášť propojení záhlaví a zápatí Zvolte si číslování stránek Vytvoření odlišné první stránky REVIZE DOKUMENTU Sledování změn Vložení komentáře Přijetí nebo odmítnutí změn Dočasné skrytí změn Zobrazení dokumentu před a po POUŽITÍ STYLŮ VYTVOŘENÍ NOVÉHO STYLU Úprava stylu VYTVOŘENÍ AUTOMATICKÉHO OBSAHU Pro vytvoření automatického obsahu, je třeba provést dva kroky: Po použití stylů nadpisů je třeba všechny nadpisy shromáždit do obsahu K aktualizaci obsahu stačí provést následující kroky HROMADNÁ KORESPONDENCE Co je a k čemu slouží Vytvoření kompletní hromadné korespondence Spuštění průvodce hromadnou korespondencí

3 Připojení k seznamu příjemců Znovuobnovení hromadné korespondence Skupiny a příkazy na kartě Korespondence TYPOGRAFIE A SAZBA Formát Písmo Odstavec Pravidla hladké sazby Interpunkční znaménka Další pravidla hladké sazby Literatura EXCEL ABECEDNÍ ŘAZENÍ Řazení podle více sloupců Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna Řazení sloupců podle řádek AUTOMATICKÝ FILTR Vlastní kritéria výběru ROZŠÍŘENÉ FILTRY SOUHRNY ADRESY BUNĚK Relativní adresa Absolutní adresa FUNKCE VNOŘENÉ VE FUNKCÍCH Vytvoření vnořené funkce VYTVOŘENÍ TABULKY GRAFY Vytvoření jednoduchého grafu Nástroje grafu Změna zobrazení Přepnout řádek či sloupec Přidání názvů Změna vzhledu Formát názvu Formát sloupců MINIGRAFY Křivky a sloupce minigrafu Vytvoření minigrafu Přidání textu k minigrafu Přizpůsobení křivek Určení bodů hodnot, které se zobrazí Změna stylu nebo formátování křivek Zobrazení nebo skrytí datových značek Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot POWERPOINT MOTIVY Nastavení barev motivu ZMĚNA POZADÍ SNÍMKU Obrázek jako pozadí snímku

4 Zesvětlení obrázku Uložení nového motivu do souboru SMARTART Seznam Proces Organizační diagram Relace Matice Jehlan PŘEVOD SEZNAMU NA OBRÁZEK Postup tvorby Přidání textu k obrázku SmartArt Jiné rozložení NASTAVENÍ STYLU OUTLOOK PODPISY V ECH Automatický podpis Nastavení vzhledu Změny podpisu Automatické použití Cílené použití Podpis s obrázky a hypertextovými odkazy Obrázky Hypertextové odkazy Elektronická vizitka jako podpis Vytvoření více podpisů Přepnutí do jiného podpisu Použití jiného podpisu pro odpovědi ARCHIVACE ZPRÁV Automatická archivace Cílená archivace KALENDÁŘ Zobrazení kalendáře Možnosti výběrů a práce s kalendářem Kalendářová položka Opakování události Otevření opakované události Připomenutí Barevné kategorie ÚKOLY POUŽÍVÁNÍ VÍCE KALENDÁŘŮ Vytvoření nového kalendáře Zobrazení více kalendářů Sledování všech kalendářů

5 Word Odrážky a číslování Jednoduché seznamy Jednoúrovňový seznam s odrážkami, jednoúrovňový číslovaný seznam a víceúrovňový seznam s odrážkami. Seznamy jsou velmi užitečnou součástí dokumentu. Mohou být použity mnoha způsoby mohou sloužit ke shrnutí informací nebo usnadnit jejich pochopení. Existují číslované seznamy a seznamy s odrážkami. Pokud máte posloupnost informací, je nutné použít číslovaný seznam. Pokud na pořadí nezáleží, může být vhodnější seznam s odrážkami. Seznamy mohou být jednoúrovňové nebo víceúrovňové: Jedna úroveň (nebo jedna vrstva) znamená, že všechny položky seznamu mají stejnou hierarchii a stejné odsazení; více úrovní znamená, že seznam obsahuje dílčí seznam. Vytváření seznamů při psaní Existuje více způsobů, jak zahájit seznam, ale jedním z nejběžnějších je automatické vytváření seznamů při psaní. Potřebujete-li seznam s odrážkami, stačí zadat hvězdičku (*), Text Text Text poté zadat mezeru a text. Hvězdička se změní na odrážku ( ) a seznam je zahájen. Jakmile dokončíte zadávání první položky seznamu, stiskněte klávesu ENTER a na dalším řádku se zobrazí nová odrážka. Chcete-li automaticky vytvářet číslované seznamy, zadejte číslo jedna s tečkou (1.), mezeru a text. Tento postup je v aplikaci Word 2007 poněkud upraven; v předchozích verzích bylo nutné před zahájením seznamu stisknout klávesu ENTER, tedy bylo nutné začínat po prázdném odstavci. Protože seznamy označené písmeny jsou jen jinou variantou číslovaných seznamů, zadejte pro jejich zahájení písmeno a tečku (a.) a nakonec mezeru. Existuje mnoho různých symbolů, které můžete použít k zahájení takového seznamu, včetně šipek, pomlček a čtverečků. Poznámka: V aplikaci Word jsou seznamy automaticky odsazeny od okraje stránky. Ukončování seznamů Nejjednodušším způsobem zakončení seznamu je dvojí stisknutí klávesy ENTER. Při každém stisknutí klávesy ENTER na konci seznamu se zobrazí nová odrážka nebo číslo, pokud ale stisknete klávesu ENTER znovu, poslední odrážka nebo číslo zmizí a na novém řádku můžete začít psát nový odstavec. Pokud potřebujete něco trošku odlišného, například pokud jste uprostřed seznamu a chcete zadat text pod odrážku, která je odsazena ve stejné úrovni jako text nad ní, použijte klávesu BACKSPACE. Odstraníte tak odrážku, ale odsazení textu zůstane stejné. Chcete-li nový text zarovnat pod odrážku, a nikoli pod výše uvedený text, stiskněte klávesu BACKSPACE znovu. A nakonec, chcete-li zadávat text mimo odsazení seznamu, stiskněte klávesu BACKSPACE znovu. 4

6 Změny Pokud jste použili nesprávný typ seznamu začali jste s odrážkami, ale nyní máte pocit, že číslování by bylo vhodnější, nebo naopak, můžete velmi jednoduše přepínat mezi typy seznamů. Stačí kliknout do seznamu a potom kliknout na tlačítko Odrážky nebo Číslování na pásu karet. Tato tlačítka můžete také použít, chcete-li začít nové seznamy. Klikněte na tlačítko a začněte psát, abyste vytvořili první položku seznamu, nebo vyberte text, který jste již napsali, a klikněte na tlačítko Odrážky nebo Číslování, které změní každý odstavec na položku seznamu. Poznámka: Obě tato tlačítka si budou pamatovat, který typ seznamu jste naposledy použili, a pokud na ně příště kliknete, použijí stejný typ seznamu. Pokud posledním použitým číslovaným seznamem byl seznam označený písmeny, zobrazí se při příštím kliknutí na tlačítko Číslování další seznam označený písmeny. A pokud poslední použitou odrážkou, kterou jste použili, byl černý čtvereček, bude tato odrážka použita i příště. Tip: Chcete-li seznam po vytvoření seřadit, například podle abecedy, můžete použít tlačítko Seřadit ve skupině Odstavec na kartě Domů na pásu karet. Pamatujte, že pokud řadíte číslovaný seznam, jsou seřazeny pouze položky seznamu, nikoli čísla (takže číslo 1 bude stále zobrazeno jako první atd.). Změna vzhledu seznamu Vzor odrážky můžete změnit na jeden z mnoha různých předdefinovaných vzorů. Stačí kliknout na šipku vedle tlačítka Odrážky a zobrazí se Knihovna odrážek. Pokud se vám žádný z těchto návrhů nelíbí, můžete si vytvořit vlastní kliknutím na možnost Definovat novou odrážku ve spodní části dialogového okna. Existují dva typy vzorů odrážek, které můžete navrhovat: symboly a obrázky. Odrážky se symboly používají znaky písma; například populárními pro odrážky se symboly jsou písma Webdings a Wingdings. Chcete-li použít symboly z daného písma, musí být toto písmo v počítači dostupné. Chcete-li dokument odeslat ostatním uživatelům, kteří nemusí mít stejné písmo nainstalované, nepoužívejte příliš neobvyklé znaky. Odrážky s obrázky jsou jen malé obrázky. Na webu Microsoft Office Online je k dispozici mnoho vzorů obrázků, můžete si také vytvořit úplně nový obrázek pomocí vlastního malého obrázku. Pamatujte na to, jak malé jsou odrážky, a nezkoušejte použít příliš komplikovaný obrázek. Existuje také předdefinovaná Knihovna číslování, kterou můžete používat stejným způsobem jako knihovnu odrážek. Chcete-li vytvořit vlastní styl číslování nebo odrážek se symboly, můžete změnit charakteristiku písma, například barvu. Jakmile přidáte nový vzor, bude se od toho okamžiku zobrazovat v knihovně odrážek nebo knihovně číslování, dokud jej neodeberete tak, že na něj kliknete pravým tlačítkem myši a potom kliknete na příkaz Odebrat. 5

7 Formátování seznamu 1. Klikněte na číslování seznamu. 2. Změňte formát. 3. Nový vzhled číslování seznamu. Málo známou skutečností je, že můžete formátovat odrážky nebo číslování seznamu odděleně od textu v položkách seznamu. Můžete například mít standardní černý text s tučným červeným číslováním. Dosáhnete toho tak, že kliknete na jednu z odrážek nebo na jedno z čísel, abyste vybrali pouze číslo, nikoli text položek seznamu. Jakmile jste vybrali odrážky nebo číslování, formátujte je stejným způsobem jako kterýkoli text pomocí příkazů na pásu karet. Nakonec klikněte mimo seznam, aby se zobrazil konečný přeformátovaný seznam. Tipy: Možnost vybrat všechny odrážky a číslování v seznamu pomocí kliknutí na jednu odrážku nebo číslo je nesmírně užitečná ve víceúrovňovém seznamu. Pokud chcete zobrazit všechny položky na určité úrovni, klikněte na jednu z jejích odrážek nebo čísel, a vyberete tak všechny položky na této úrovni. Pokud začnete seznam s formátovacím vzorkem, který aplikace Word rozpozná, použije aplikace Word tento vzorek na každou položku, která bude v seznamu následovat. Jestliže například zadáte první větu v položce seznamu tučně a potom zadáte zbytek odstavce v normálním textu, budou všechny další zadané položky seznamu automaticky formátovány. Pokud stisknete klávesu ENTER na konci řádku a začnete psát text druhé položky seznamu, bude tento text tučný. Jakmile dojdete na konec první věty, text se změní zpět na normální text. Seznam potom může vypadat následovně: První věta první položky seznamu je psána tučným písmem. Následující věta používá normální text. První věta druhé položky seznamu je psána tučným písmem. Následující věta používá normální text. Tipy pro práci s odstavci v seznamech Chcete-li odebrat existující odrážku nebo číslování z odstavce v seznamu a chcete zachovat odsazení textu stejné jako u zbývajících položek seznamu, jak je zobrazeno na obrázku, klikněte za odrážku nebo číslo, které chcete odstranit, a stiskněte klávesu BACKSPACE. Pokud jsou v seznamu dílčí odstavce, můžete je odsadit pomocí klávesy TAB nebo tlačítka Zvětšit odsazení. Tato metoda je také vhodná, pokud potřebujete jasné vymezení mezi odstavci (například protože sledujete statistiku dokumentu a chcete znát celkový počet odstavců). Chcete-li odebrat existující odrážku nebo číslování z odstavce v seznamu a zarovnat text s okrajem, nikoli se zbytkem seznamu, klikněte na odrážku nebo číslo, které chcete odebrat, a stiskněte klávesu DELETE. Další možností, jak vytvořit dílčí odstavce v seznamu, je ukončit každý blok textu stisknutím kombinace kláves SHIFT+ENTER místo použití samotné klávesy ENTER. Takový odstavec se označuje jako měkký odstavec; je vytvořeno něco, co vypadá jako konec odstavce, ale ve skutečnosti je to jen pokračování původního odstavce na dalším řádku. Pokud však potřebujete, aby byla statistika dokumentu týkající se počtu odstavců přesná, tuto metodu nepoužívejte. Chcete-li pokračovat v seznamu po zadání dílčích odstavců, zadejte další číslo následované tečkou a seznam bude automaticky pokračovat. Pokud použijete tlačítko Číslování, všimněte si, že aplikace Word nepokračuje v číslování z prvního seznamu; začne nový seznam opět číslem 1 a vedle položky seznamu se zobrazí tlačítko Možnosti automatických oprav. Klikněte na tlačítko Možnosti 6

8 automatických oprav a potom klikněte na možnost Pokračovat v číslování. Nová položka seznamu se stane součástí vašeho seznamu. Vkládání seznamů Jestliže vložíte seznam do existujícího seznamu nebo na jeho konec, aplikace Word automaticky spojí seznamy dohromady a číslování těchto dvou seznamů bude kombinované. Můžete jej změnit kliknutím na tlačítko Možnosti vložení, které je zobrazeno vedle vloženého textu, a následným kliknutím na možnost Vložit seznam bez sloučení. Víceúrovňové seznamy Knihovna seznamů Víceúrovňový seznam obsahuje seznamy uvnitř seznamů, které mohou mít mnoho úrovní nebo vrstev. Víceúrovňový seznam, stejně jako jednoduché seznamy, může být číslovaný nebo s odrážkami můžete však kombinovat čísla, písmena a odrážky. Jedna vrstva může být například s odrážkami a obsahovat číslovaný seznam. Při práci s různými úrovněmi seznamu se mezi těmito úrovněmi můžete pohybovat pomocí tlačítek Zvětšit odsazení a Zmenšit odsazení na pásu karet. Stejně jako u jednoúrovňových seznamů si můžete vybrat, který návrh seznamu chcete použít. U víceúrovňových seznamů však existuje jedna speciální funkce: Můžete si vybrat návrh nezávisle pro každou úroveň přesně takovým způsobem, který jste použili u jednoúrovňových seznamů, nebo můžete provést vše v rámci jediné akce. Klávesové zkratky Existují dva způsoby použití klávesových zkratek. Například k nastavení tučného textu byste mohli použít: 1. klávesy pro přístup ke kartám a příkazům na obrazovce 2. přímou kombinaci kláves nesouvisející s pásem karet Přístupové klávesy Přístupové klávesy poskytují přístup k pásu karet. Vztahují se přímo ke kartám, příkazům a jiným položkám zobrazeným na obrazovce. Přístupové klávesy se používají stisknutím klávesy ALT následované jinou klávesou nebo posloupností jiných kláves. 7

9 Každý jednotlivý příkaz na pásu karet, v nabídce Tlačítka Microsoft Office a na panelu nástrojů Rychlý přístup má přístupovou klávesu a ke každé přístupové klávese je přiřazen tip ke klávesové zkratce. Pokud znáte starý systém založený na písmenech podtržených u položek nabídky, můžete tipy ke klávesovým zkratkám považovat za jejich novou verzi. Jakmile stisknete klávesu ALT, objeví se malé popisky uvádějící tipy ke klávesovým zkratkám pro všechny karty. Po stisknutí klávesy pro aktivaci konkrétní karty se objeví popisky zobrazující tipy ke klávesovým zkratkám pro příkazy na dané kartě. Jinými slovy, vždy uvidíte jen jednu vrstvu popisků tipů ke klávesovým zkratkám a další se zobrazí až po výběru možnosti. Vedle výše uvedených tipů ke klávesovým zkratkám existuje další způsob pohybu po pásu karet stisknutím posloupností kláves. Nejprve je třeba stejně jako v případě tipů ke klávesovým zkratkám stisknout klávesu ALT, čímž přesunete fokus z dokumentu na pás karet. Potom se můžete pohybovat pomocí kláves se šipkami. Pomocí kláves ŠIPKA DOLEVA a ŠIPKA DOPRAVA se můžete přesunout na sousední karty. Pomocí klávesy ŠIPKA NAHORU přesunete fokus na panel nástrojů Rychlý přístup. (Odtud se pomocí klávesy ŠIPKA DOLEVA můžete přesunout na Tlačítko Microsoft Office.) Pomocí klávesy ŠIPKA DOLŮ se přesunete na aktivní kartu, kde se můžete dále pohybovat pomocí kláves se šipkami. Navigace na pásu karet je možná také pomocí klávesy TAB. Po přesunutí fokusu na pás karet stisknutím klávesy ALT můžete opakovaným stisknutím klávesy TAB cyklicky projít všechny příkazy na aktivní kartě, skupinu po skupině. Stisknutím kláves SHIFT+TAB cyklicky projdete příkazy v opačném směru. Jakmile bude aktivován (graficky zvýrazněn) požadovaný příkaz, vyberte jej stisknutím klávesy ENTER. Kombinace kláves Kombinace kláves provádějí konkrétní příkazy. Nevztahují se k pásu karet ani k jiným prvkům na obrazovce. Pro spuštění akce je nutné klávesy stisknout současně a většina, ne však všechny, zahrnuje stisknutí klávesy CTRL plus dalších kláves (například zkratka CTRL+C pro kopírování). Zkratka tvořená kombinací kláves představuje skupinu kláves, která při současném stisknutí spustí akci. Jedná se o nejrychlejší způsob použití klávesnice, musíte si však klávesy zapamatovat. Hlavní výhodou zkratek tvořených kombinacemi kláves je, že většina běžných zkratek zůstává stejná ve všech aplikacích sady Office, a zůstává také stejná jako v předchozích verzích této sady. 8

10 Formátování písma tučné CTRL + B zobrazit netisknutelné znaky CTRL + SHIFT + * kurzíva CTRL + I převést text na kapitálky CTRL + SHIFT + K podtržení CTRL + U převést text na velká písmena CTRL + SHIFT + A podtržení slov CTRL + SHIFT + W změnit velikost písmen SHIFT + F3 dvojité podtržení CTRL + SHIFT + D dolní index CTRL + = odstranit formátování CTRL + mezera horní index CTRL + SHIFT + = Formátování textu řádkování 1 CTRL + 1 zvětšit odsazení odstavce CTRL + M řádkování 2 CTRL + 2 zmenšit odsazení odstavce CTRL + SHIFT + M řádkování 1,5 CTRL + 5 přidat 12 b před odstavec CTRL + 0 (nula) zarovnat odstavec vlevo CTRL + V velikost písma v bodech CTRL + SHIFT + P + číslo zarovnat odstavec na střed CTRL + E styl Normální CTRL + SHIFT + N zarovnat odstavec vpravo CTRL + R styl Nadpis1 ALT + 1 zarovnat odstavec do bloku CTRL + J styl Nadpis2 ALT + 2 atd. Mazání, kopírování, vkládání smazat vybraný text DELETE kopírovat s formátováním CTRL + SHIFT + C smazat znak vlevo BACKSPACE vložit text s formátováním CTRL + SHIFT + V smazat znak vpravo DELETE zalomit řádek SHIFT + ENTER smazat slovo vlevo CTRL + BACKSPACE zalomit stránku CTRL + ENTER smazat slovo vpravo CTRL + DELETE zalomit sloupec CTRL + SHIFT + ENTER vyjmout text (do schránky) CTRL + X nedělitelná mezera CTRL + SHIFT + mezera kopírovat text (do schránky) CTRL + C nedělitelná pomlčka CTRL + SHIFT + - vložit text (ze schránky) CTRL + V volitelné rozdělení slova SHIFT + - 9

11 Záhlaví a zápatí Záhlaví a zápatí jsou textové nebo grafické položky, které jsou umístěny v horní a spodní části dokumentu a poskytují o něm důležité základní informace. Mohou obsahovat údaje, jako jsou čísla stránek, data, názvy knih nebo kapitol a jméno autora. Záhlaví a zápatí zajišťují profesionální vzhled vašeho dokumentu. Pokud si nejste jisti, co máme na mysli termínem záhlaví a zápatí, vzpomeňte si na způsob, jakým jsou formátovány stránky v knihách. Obvykle je v horní části jedné stránky uveden název knihy a v horní části protilehlé stránky je uveden název aktuální kapitoly. Ve spodní části každé stránky je uvedeno její číslo. Tyto textové údaje se nazývají záhlaví a zápatí a v dokumentech aplikace Word je jejich použití podobné. Nejobvyklejší případ použití je číslování jednotlivých stránek v dokumentu. Mezi další údaje může patřit název dokumentu, autor, datum tisku, název společnosti, ová nebo webová adresa, název souboru a cesta k jeho umístění. Není nikde předepsáno, které informace patří do záhlaví a které do zápatí. Pracovní prostor záhlaví a zápatí obsahuje oblasti v horní a spodní části stránky dokumentu, které jsou přímo vyčleněny pro obsah záhlaví a zápatí. Po vložení záhlaví a zápatí začnou být tyto oblasti aktivní a je možno je upravovat. Jsou označeny přerušovanou čarou, jak je vidět na obrázku. Nejdůležitější je, že obsah záhlaví a zápatí je umístěn ve vrstvě dokumentu, která je oddělená od hlavního textu. Důvodem je skutečnost, že záhlaví a zápatí se chovají odlišně od hlavního obsahu dokumentu. Když přidáte jedno záhlaví nebo zápatí, jako například číslo stránky nebo datum, zobrazí se na všech stránkách. Konkrétně čísla stránek jsou například naprogramována tak, že na sebe navazují a při změně počtu stránek se automaticky aktualizují. Vložení Záhlaví/Zápatí Na kartě Vložení klikněte na tlačítko Záhlaví nebo Zápatí hned vedle tlačítka Číslo stránky a vyberte požadovanou akci. Z rozbalovací nabídky potom můžete vybrat odpovídající styly záhlaví a zápatí. Některé z těchto stylů obsahují číslo stránky, takže ho nebudete muset přidávat samostatně. Zároveň s vybraným stylem je vyvolán pracovní prostor záhlaví a zápatí. Tím je umožněno provádění změn formátování nebo přidávání vlastního textu. Různé příkazy karty Nástroje záhlaví a zápatí poskytují další možnosti. Čísla stránek jsou nejobvyklejšími záhlavími a zápatími. Jsou tak nezbytným prvkem dokumentů, že mají své vlastní tlačítko a galerii voleb. Přidání čísel stránek: 1. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Záhlaví a zápatí na tlačítko Číslo stránky. 2. Zvolte, kde chcete mít čísla stránek v dokumentu umístěna například v horní nebo spodní části stránky. 3. Poté si z galerie možností zvolte styl čísla stránky. Čísla stránek jsou použita na celý dokument. Jsou rovněž nastavena tak, aby se automaticky přečíslovala, když do dokumentu přidáte nebo z něho odstraníte nějaký obsah. 10

12 Některá ze záhlaví a zápatí dostupných v galeriích obsahují zvláštní textovou oblast pro datum. Aktuální datum a čas však můžete přidat samostatně do libovolného záhlaví nebo zápatí. Postup je následující: 1. Klikněte na záhlaví nebo zápatí, do kterého chcete datum umístit. Pokud se v něm již nachází text, který nechcete, vyberte ho. 2. Ve skupině Vložit klikněte na tlačítko Datum a čas. 3. Zvolte formát. Můžete zobrazit pouze datum, pouze čas nebo oboje. 4. Zaškrtněte políčko Aktualizovat automaticky. Při každém otevření dokumentu bude zobrazeno aktuální datum a čas. Údaj také můžete aktualizovat při otevřeném souboru a rovněž můžete možnosti aplikace Word nastavit tak, aby k aktualizaci údaje docházelo těsně před tiskem. Více informací získáte v praktickém cvičení. Poznámka: Funkce Datum a čas má tuto možnost aktualizace proto, protože se jedná o pole. Pole obsahují vestavěné funkce, které jim umožňují provádět určité akce. S dalšími možnostmi se seznámíte při další práci se záhlavími a zápatími. Dalším obvyklým požadavkem v záhlavích a zápatích dokumentů je vložení názvu souboru a cesty k jeho umístění. Chcete-li vložit tuto informaci, znovu použijete pole. Žádný strach, není vyžadováno žádné speciální školení v používání polí. Nejdříve klikněte na místo, kam chcete název a cestu souboru umístit. Poté postupujte podle následujících kroků: 1. Ve skupině Vložit klikněte na tlačítko Rychlé části a poté klikněte na příkaz Pole. 2. V dialogovém okně Pole klikněte v seznamu Názvy polí na položku FileName (možná bude třeba seznamem listovat). 3. Kliknutím zaškrtněte políčko Přidat k názvu souboru cestu. Pole FileName umožňuje automatickou aktualizaci cesty v případě, že dokument přesunete. Odstranění Záhlaví/Zápatí Je možné, že jste po někom obdrželi dokument a zjišťujete, že potřebujete odebrat obsah záhlaví nebo zápatí. 1. Řekněme například, že informace v záhlaví, jako je cesta k dokumentu a název souboru, nejsou nadále aktuální nebo nejsou vyžadovány. 2. Ve skupině Záhlaví a zápatí klikněte na tlačítko Zápatí. 3. Ve spodní části galerie Zápatí klikněte na příkaz Odebrat zápatí. Tím dojde k úplnému vymazání zápatí. Poznámka: V některých případech tento příkaz záhlaví nebo zápatí neodebere například když informace do něho nebyly vloženy prostřednictvím galerií Záhlaví, Zápatí nebo Číslo stránky, ale ručně. Proto se vždy ujistěte, že je záhlaví nebo zápatí odstraněno. Pokud není, klikněte na jeho jednotlivé části a stiskněte klávesu DELETE. 11

13 Vytvoření odlišných záhlaví a zápatí Máte dokument s více částmi a potřebujete vytvořit záhlaví a zápatí pro jeho jednotlivé části. Vytvoření konců oddílů Na obrázku jsou zobrazeny příklady možností odlišení záhlaví a zápatí v jednotlivých částech dokumentu. U titulní stránky můžete požadovat, aby se zde nezobrazovala čísla stránek nebo žádný jiný text záhlaví nebo zápatí. Na úvodních stránkách, například na stránce s obsahem, by záhlaví a zápatí měla odrážet, že se ještě nejedná o hlavní část dokumentu. Konce oddílů se vkládají do hlavní části dokumentu, nikoli do prostoru záhlaví a zápatí. Před provedením následujících kroků proto zavřete pracovní prostor záhlaví a zápatí. Potom postupujte takto: 1. Přemístěte kurzor na místo, kde chcete vytvořit začátek nového oddílu. 2. Na pásu karet klikněte na kartu Rozložení stránky a na tlačítko Konce. 3. Ve skupině Konce oddílů klikněte na možnost Další stránka. Aplikace Word vytvoří konec oddílu před místem, kde se nachází kurzor. Poznámka: Vlastní konce oddílů v dokumentu nejsou automaticky viditelné. Lze je zobrazit v zobrazení Rozložení při tisku s vypnutým pracovním prostorem záhlaví a zápatí kliknutím na tlačítko Zobrazit či skrýt na kartě Domů. Lze je také zobrazit v zobrazení náhledu. Způsob zobrazení oddílů v záhlavích a zápatích Po otevření pracovního prostoru záhlaví a zápatí se zobrazí značky, které označují oddíly a usnadňují orientaci. Jak je znázorněno na obrázku, oblasti záhlaví a zápatí označují oddíly a přiřazují jim čísla. 1. Toto zápatí se nachází na konci oddílu Následující záhlaví se nachází na začátku oddílu Všimněte si, že se zobrazuje další karta: Stejné jako minulé. Znamená to, že přestože jste vytvořili odlišné oddíly dokumentu, aplikace Word umožňuje přenášet obsah záhlaví a zápatí mezi oddíly. Na obrázku zobrazená karta Stejné jako minulé umístěná na tečkované čáře záhlaví znamená, že obsah záhlaví nového oddílu je propojen s obsahem záhlaví v předchozím oddílu. Pokud chcete, aby záhlaví v novém oddílu byla odlišná, musíte u nich zrušit propojení s předchozím oddílem. To stejné platí pro zápatí v novém oddílu. Pokud nezrušíte propojení v zápatí, bude se obsah těchto zápatí přenášet z předchozího oddílu. 12

14 Vytvoření odlišného textu záhlaví Umístěte kurzor na záhlaví, u kterého chcete zrušit propojení. Potom ve skupině Navigace kliknutím na tlačítko Propojit s předchozím zrušte toto nastavení. Informace v pravé části záhlaví Stejné jako minulé zmizí. Propojení záhlaví a zápatí je nutné zrušit zvlášť. Tipy pro práci s různými záhlavími a zápatími Přerušte propojení mezi jednotlivými oddíly dokumentu. Každý oddíl, který vytvoříte vložením konce oddílu, bude obsahovat nastavení Stejné jako minulé. Pokud chcete ve všech oddílech vytvořit odlišná záhlaví (pokud chcete například do záhlaví ve všech oddílech vložit název příslušné kapitoly), musíte vypnout nastavení Propojit s předchozím u záhlaví ve všech oddílech. Zrušte zvlášť propojení záhlaví a zápatí. Zrušení propojení záhlaví nemá vliv na propojení zápatí. Pokud nechcete, aby obsah zápatí byl stejný ve všech oddílech, musíte příslušným způsobem zrušit propojení zápatí. To platí i pro záhlaví a zápatí proliché a sudé stránky. Zvolte si číslování stránek. Je možné, že budete chtít, aby se číslování úvodních stránek lišilo od číslování hlavního dokumentu. K požadovanému nastavení způsobu číslování a vzhledu čísel stránek slouží na obrázku zobrazené dialogové okno Formát čísel stránek. Pro úvodní stránky například můžete použít římské číslice. Toto dialogové okno také případně umožňuje nastavit, aby v novém oddíle začínalo nové číslování stránek. Vytvoření odlišné první stránky Potom, co vytvoříte oddíl pro úvodní stránky, můžete jej dále rozčlenit a nastavit prázdné záhlaví a zápatí na titulní stránce. 1. K tomu použijte nastavení Jiné na první stránce znázorněné na obrázku. Zvolením tohoto nastavení povolíte, aby se na první stránce oddílu použilo jiné záhlaví a zápatí než ve zbývající části oddílu. Toto nastavení můžete použít na kterýkoli oddíl v dokumentu. 2. Nad oblastí záhlaví a zápatí tohoto oddílu se nyní bude zobrazovat text Záhlaví první stránky a Zápatí první stránky. Pokud jste již vytvořili číslování stránek, nastavení Jiné na první stránce zabrání zobrazování čísla stránky na titulní stránce. 13

15 Revize dokumentu Sledování změn Pokud zapnete funkci Sledování změn, aplikace Word vloží značky tam, kde bude provedena jakákoliv změna. Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na tlačítko Sledování změn. Barva pozadí tlačítka Sledování změn se změní, což znamená, že funkce je zapnuta. Všechny provedené změny budou nyní označovány jako revize, dokud kliknutím na dané tlačítko funkci Sledování změn nevypnete. Po zapnutí funkce Sledování změn, pracujte s aplikací Word jako obvykle. Každá provedená změna, například vložení nebo odstranění textu nebo přesun textu nebo obrázků, je označena značkou, například barvami nebo čarami, které označují, kde byla revize provedena a o jakou revizi šlo. 1. Odstraněný text v bublině na okraji 2. Vložený text podtržený stejnou barvou jako odstraněný text v bublině 3. Vertikální čáry v levém okraji označují změny v řádcích, ve kterých byl odstraněn a vložen text Vložení komentáře Komentář je libovolná poznámka, kterou lze přidat k dokumentu. To lze provést tak, že umístíte kurzor na konec textu, který chcete okomentovat, a na kartě Revize kliknete ve skupině Komentář na tlačítko Nový komentář. Na okraji dokumentu se zobrazí nová bublina komentáře. Komentovaný text je zvýrazněn barvou zvolenou pro revize. Text komentáře se zadává do této bubliny. Rozdíly mezi bublinou komentáře a bublinou s odstraněným textem jsou následující: Jednolité barevné pozadí bubliny komentáře. Bublina s odstraněným textem má barevný pouze okraj. Popisek Komentář v bublině. Iniciály recenzenta v bublině, označující autora komentáře, spolu s číslem vedle iniciál, které udává počet komentářů v dokumentu. Pokud provádí revizi dokumentu více lidí, je užitečné vědět, kdo je autorem které změny. Zde je několik způsobů, jak to zjistit. Přesuňte ukazatel myši nad vložený text v dokumentu, nebo nad bubliny s odstraněným textem na okraji dokumentu. U každé z revizí se zobrazí informace se jménem recenzenta a typem revize. Zde je také zobrazen odstraněný nebo vložený text. Další způsob odlišení jednotlivých recenzentů jsou barvy. Word automaticky přiřadí každému z nich jinou barvu značky. 14

16 Přijetí nebo odmítnutí změn Po dokončení revizí je někdo musí zkontrolovat a přijmout nebo odmítnout. Recenzent může revize zkontrolovat po jedné, nebo je přijmout nebo odmítnout všechny najednou. Komentáře si může přečíst a potom je smazat. Chcete-li odstranit značku, použijte tlačítko Přijmout nebo Odmítnout na kartě Revize ve skupině Změny. Kliknutím pravým tlačítkem v dokumentu můžete přijmout nebo odmítnout změny a odstranit komentáře. Obě tyto metody si můžete vyzkoušet v praktickém cvičení. Přijetím nebo odmítnutím změn a odstraněním komentářů dojde k odebrání příslušných značek z dokumentu. Přijaté změny se po uložení stanou součástí dokumentu. Dočasné skrytí změn 1. Pomocí tlačítka Přijmout můžete přijmout změny jednu po druhé nebo sekvenčně, případně všechny najednou. 2. Pomocí tlačítka Odmítnout můžete odmítnout změny jednu po druhé nebo sekvenčně, případně všechny najednou. 3. Tlačítko Předchozí slouží k procházení jednotlivých položek směrem k počátku dokumentu. 4. Tlačítko Další slouží k procházení jednotlivých položek směrem ke konci dokumentu. Na kartě Revize klikněte ve skupině Sledování na šipku u tlačítka Zobrazit značku, přejděte na příkaz Recenzenti a odstraňte znak zaškrtnutí u položky Všichni recenzenti. Tím skryjete značky všech recenzentů. Potom znovu klikněte na šipku u tlačítka Zobrazit značku, přejděte na příkaz Recenzenti a zaškrtněte políčko u jména recenzenta, jehož změny vás zajímají. Tím zobrazíte jeho revize a komentáře. Jeho revize můžete přijímat nebo odmítat a komentáře odstraňovat během čtení, nebo to můžete nechat na později. Až skončíte, zobrazte změny ostatních recenzentů kliknutím na tlačítko Zobrazit značku a kliknutím na příkaz Všichni recenzenti. Upozornění: Odstranění znaků zaškrtnutí v nabídce Zobrazit značku značky neodstraní, pouze je dočasně skryje. Zobrazení dokumentu před a po V okamžiku, kdy již dokument obsahuje velké množství revizí a komentářů, vás možná bude zajímat, jak vypadal před přidáním značek, nebo jak by vypadal, kdyby byly všechny změny přijaty a všechny komentáře odstraněny. V aplikaci Word jsou dokumenty automaticky zobrazeny se značkami, aby nedocházelo k neúmyslnému šíření dokumentů se sledovanými změnami a komentáři. Na kartě Revize, ve skupině Sledování, je výchozí možností v poli Zobrazit pro revizi možnost Konečný se značkami. Chcete-li zobrazit, jak dokument vypadal před vložením sledovaných změn a komentářů, klikněte na šipku v poli Zobrazit pro revizi a klikněte na položku Původní. Chcete-li zobrazit, jak by dokument vypadal po přijetí všech změn a odstranění komentářů, klikněte na šipku v poli Zobrazit pro revizi a potom klikněte na položku Konečný. Nezapomeňte, že skrytím revizí a komentářů je neodstraníte. 15

17 Použití stylů Pomocí stylů můžete snadno vytvářet dokumenty s jednotným vzhledem. Aplikace MS Word při práci s dokumentem sleduje (a ukládá) veškeré informace o formátování textu v okně Styly. Styl (soubor různých formátů textu a odstavce) můžete snadno použít na jiný text tak, že daný text vyberete a potom kliknete na název stylu v subkartě Styly. Informace o stylu jsou zobrazeny v okně Styly. Vytvoření nového stylu Úprava stylu 1. Pokud není otevřeno okno Styly, klikněte na subkartě Styly na dialogové tlačítko. 2. V okně Styly klikněte na tlačítko Nový styl. 3. Do pole Název zadejte název stylu. 4. V rozevíracím seznamu Typ stylu zadejte typ stylu, který vytváříte, kliknutím na položku Odstavec, Znak, Tabulka nebo Seznam. 5. Vyberte požadované možnosti nebo kliknutím na tlačítko Formát zobrazte další možnosti. 1. Klikněte pravým tlačítkem na styl, který chcete změnit, a potom na položku Styly. 2. Vyberte požadované možnosti. 3. Chcete-li zobrazit další možnosti, zobrazte okno Styly a pak klikněte na nabídku stylu, který chcete změnit, vyberte Změnit a pokračujte v úpravách. 4. Změňte potřebné a klikněte na OK. Chcete-li upravit další atributy, celý postup zopakujte. Tip: Jednodušší úpravu stylu lze provést tak, že naformátujete text podle svých představ, vyberete jej a v okně Styly kliknete na Aktualizovat Vytvoření automatického obsahu MS Word nabízí automatický způsob vytvoření obsahu. Automaticky shromáždí názvy kapitol a nadpisy do obsahu a uspořádá je do hierarchických úrovní. Obsah může být jednoduchý seznam názvů kapitol nebo může zahrnovat několik nižších úrovní, jak je znázorněno na obrázku. Poskytuje přehled o tom, co je v dokumentu, a pomáhá rychle najít konkrétní část. 16

18 Pro vytvoření automatického obsahu, je třeba provést dva kroky: 1. Připravit dokument přiřazením stylů nadpisů k názvům kapitol a nadpisům, které se mají objevit v obsahu. 2. Shromáždit tyto názvy a nadpisy do obsahu. Tip: Pokud jste u názvů kapitol a nadpisů již použili některý z předdefinovaných stylů nadpisů Nadpis 1, Nadpis 2 a Nadpis 3, můžete krok 1 vynechat a přejít přímo ke kroku 2. Názvy kapitol a nadpisy zkontrolujete tak, že kliknete na příslušný název či nadpis a podíváte se do skupiny Styly na kartě Domů. Pokud jsou nastaveny na styl Nadpis 1, Nadpis 2 nebo Nadpis 3, je vše připraveno. Pokud jste se rozhodli, které názvy kapitol a nadpisy se mají objevit v obsahu, je třeba použít u nich zcela určité styly, aby je aplikace Word zahrnula do obsahu. Tyto styly jsou na kartě Domů ve skupině Styly. S každým názvem kapitoly a nadpisem proveďte toto: 1. Umístěte do názvu kapitoly nebo nadpisu kurzor. 2. Ve skupině Styly klikněte na styl Nadpis 1 (chcete-li označit nadpis nejvyšší úrovně, například název kapitoly), nebo na styl Nadpis 2 (u nadpisu na další úrovni, například nadpisu sekce) nebo na styl Nadpis 3 (u podnadpisu). Styly nadpisů a automatický obsah jsou vzájemně logicky provázány. Aplikace Word přiřadí názvy se stylem Nadpis 1 nejvyšší úrovni v obsahu, styl Nadpis 2 odpovídá druhé nejvyšší úrovni a styl Nadpis 3 představuje další úroveň. Po použití stylů nadpisů je třeba všechny nadpisy shromáždit do obsahu. 1. Nejprve umístěte kurzor tam, kde si přejete, aby se obsah objevil, obvykle na začátek dokumentu. 2. Pak klikněte na kartě Odkazy na příkaz Obsah a klikněte na možnost Automatická tabulka 1 nebo na možnost Automatická tabulka 2 podle toho, který obsah se vám v okamžitém náhledu víc líbí. Když do automatické tabulky obsahu kliknete myší, zobrazí se ve světle modrém poli. To je v pořádku je to vizuální informace, která vás upozorňuje na to, že jde o automatickou tabulku obsahu. Po odsunutí ukazatele myši z obsahu se položky zobrazí šedě a v místě, kam jste předtím klikli, uvidíte kurzor. Vytvořený obsah je samozřejmě nutné udržovat v souladu s průběžně upravovaným dokumentem. Obsah se automaticky aktualizuje při každém otevření dokumentu. Měli byste ho však aktualizovat také při každém přidání názvů či nadpisů do dokumentu a při přidání textu, který může ovlivnit čísla stránek zobrazená v obsahu. K aktualizaci obsahu stačí provést následující kroky. 1. Kliknutí na kartu Odkazy 2. Následné kliknutí na příkaz Aktualizovat tabulku ve skupině Obsah. 3. Případně je možno kliknout na vlastní Obsah a stisknout klávesu F9. Zobrazí se dialogové okno s dotazem, zda chcete aktualizovat pouze čísla stránek, nebo celou tabulku 17

19 obsahu. Pokud jste do dokumentu přidali pouze základní text (nikoli nadpisy), vyberte možnost aktualizace čísel stránek je to rychlejší a u dlouhého dokumentu vám to ušetří čas. Pokud jste však přidali nebo změnili název kapitoly či nadpis, vyberte možnost Celá tabulka. Neupravujte položky v samotné tabulce obsahu pokud budete někdy tabulku obsahu aktualizovat, budou všechny tyto změny ztraceny. Chcete-li změnit text nadpisů v tabulce obsahu, upravte tyto nadpisy přímo v dokumentu nikoli v tabulce obsahu a pak klikněte na příkaz Aktualizovat tabulku, aby se změny do tabulky obsahu přenesly. Poznámka: Obsah byste měli aktualizovat také před vytisknutím nebo odesláním dokumentu, aby se v něm projevily i změny, které jste provedli na poslední chvíli. Hromadná korespondence Co je a k čemu slouží Hromadnou korespondenci lze použít k vytvoření sady dokumentů, které jsou v zásadě stejné, každý dokument ovšem obsahuje jedinečné prvky. Například v záhlaví dopisů budou různé adresy a oslovení, zatímco vlastní text bude v každém dopise stejný. Pomocí hromadné korespondence lze vytvořit: Sadu štítků nebo obálek. Zpáteční adresa je stejná u všech štítků nebo obálek, adresa cílového místa je pro každý štítek nebo obálku jedinečná. Sadu formulářových dopisů, ových zpráv nebo faxů. Základní obsah je pro všechny dopisy, ové zprávy a faxy stejný, každý z nich ovšem obsahuje informace specifické pro jednotlivé příjemce, například jméno, adresu nebo jiné osobní údaje. Sadu číslovaných kupónů, které jsou identické kromě toho, že každý má jedinečné číslo. Postupné vytváření jednotlivých dopisů, ových zpráv, faxů, štítků, obálek nebo kupónů by trvalo hodiny. V takové situaci je vhodné použít hromadnou korespondenci. Při jejím použití je nutné pouze vytvořit jeden dokument obsahující informace, které jsou stejné pro všechny kopie a poté přidat zástupné symboly pro informace, které jsou pro každou kopii jedinečné. Aplikace MS Word automaticky provede vše ostatní. Takto vyjádřeno to sice vypadá poměrně složitě, ale Hromadná korespondence disponuje propracovaným průvodcem, který prakticky vše udělá za vás. Při každé hromadné korespondenci pracujete se třemi různými prvky: 1. Hlavní dokument, u něhož začínáte. 2. Informace o příjemci, jako jsou jména a adresy jednotlivých osob, které chcete sloučit s hlavním dokumentem. 3. Dokončené dokumenty, které zahrnují informace v hlavním dokumentu spolu s jedinečnými informacemi o každém příjemci. Výchozím bodem je hlavní dokument. Může se jednat o dopis, obálku, , apod. Obsahuje tyto položky: 1. Obsah, který je stejný pro každou kopii, například hlavní text formuláře dopisu. Tento text stačí zadat jen jednou bez ohledu na počet dopisů, které chcete vytisknout. 2. Zástupné symboly pro jedinečné informace každého příjemce. U dopisu je například v každé kopii jedinečný blok adresy a oslovení. 18

20 V hromadné korespondenci se informace o příjemci, které jsou jedinečné v každé kopii hromadné korespondenci, zadávají do zástupných symbolů přidaných do hlavního dokumentu. Může se jednat o tyto informace: Adresy na obálkách nebo štítcích, jména v řádku pro oslovení ve formuláři dopisu, výše platu v ových zprávách zasílaných zaměstnancům, osobní poznámky o oblíbených produktech na pohlednicích, které posíláte svým nejlepším zákazníkům, případně počet poukázek k proplacení. Informace o příjemci musí být uloženy ve zdroji dat. Po vytvoření hromadné korespondence budete mít k dispozici následující položky: Sada jednotlivých dokončených dokumentů, které můžete tisknout (například dopisy, štítky, obálky nebo poukázky) nebo přenášet elektronicky v průběhu vytváření hromadné korespondence (například ové zprávy). Hlavní dokument, který jste použili jako výchozí bod a který zůstává samostatným dokumentem. Po vytvoření hromadné korespondence není automaticky uložen. Měli byste jej uložit, protože aplikace Word si zapamatuje, který seznam příjemců jste k němu připojili, a když jej znovu otevřete, můžete rychle vytvořit novou hromadnou korespondenci. Poznámka: Pokud vytváříte dopisy, obálky nebo štítky, můžete také volitelně vygenerovat souhrnný dokument, který obsahuje všechny sloučené dokumenty v jednom souboru. Seznamem příjemců může být jakýkoli soubor, v němž jsou informace o příjemci uspořádány do sloupců a řádků. Lze jej vytvořit v řadě různých aplikací, jako je například Excel, Access nebo Outlook. 1. Sloupce v seznamu představují kategorii nebo typ informací. Jednotlivé sloupce jsou rozlišeny záhlavím. Seznam příjemců může například obsahovat sloupce Jméno, Příjmení a Ulice. 2. Každý řádek v seznamu představuje vyplněné informace jednoho příjemce. V seznamu zákazníků obsahuje například jeden řádek všechny informace o jednom zákazníkovi: jeho jméno, adresu atd. Díky těmto sloupcům a řádkům je možné zadat během vytváření hromadné korespondence jedinečné informace o příjemci do dokumentů. Z hlavního dokumentu se připojíte k seznamu a pak můžete přidat libovolné záhlaví sloupce jako zástupný symbol do hlavního dokumentu. (Tyto zástupné symboly se oficiálně označují jako pole.) Po dokončení hromadné korespondence budete mít k dispozici koncový dokument pro všechny osoby, který bude obsahovat informace ze záznamů v jednom řádku seznamu příjemců. Tip: Nejlepších výsledků dosáhnete, vytvoříte-li soubor zdroje dat tak, aby každý sloupec představoval nejmenší možnou informaci. Místo sloupce Celé jméno například použijte samostatné sloupce Jméno a Příjmení. Získáte tak větší flexibilitu při uspořádání polí v hlavním dokumentu, takže například budete moci zákazníky oslovovat křestním jménem. Příklady seznamů příjemců v aplikacích Outlook, Access a Excel. 19

21 Vytvoření kompletní hromadné korespondence Chcete-li vytvořit hromadnou korespondenci, klikněte na položku Spustit hromadnou korespondenci na kartě Korespondence a klikněte na příkaz Podrobný průvodce hromadnou korespondencí. Průvodce se otevře v pravé části okna v podokně úloh. Podokno úloh lze přesunout (zrušit ukotvení) kliknutím na záhlaví a přetažením do nového umístění. Můžete také změnit jeho velikost přetažením úchytu pro změnu velikosti po stranách podokna úloh. Chcete-li hromadnou korespondenci používat, postupujte podle výzev a kliknutím na tlačítko Další v dolní části podokna procházejte průvodce (nebo klikněte na tlačítko Předchozí, pokud se chcete vrátit k předchozímu kroku). Spuštění průvodce hromadnou korespondencí Možnosti zobrazované v průvodci jsou různé v závislosti na typu dokumentu. Pro následující vysvětlení zvolíme například obálky: Změnit rozložení dokumentu: Tato možnost je vybrána, pokud byl při spuštění průvodce otevřen prázdný dokument. Chcete změnit otevřený prázdný dokument na dokument obálky. Klikneme na položku Možnosti obálky a vybereme velikost obálky a další požadované možnosti. Dokument obálky pak nahradí prázdný dokument. Začít z existujícího dokumentu: Pokud je k dispozici dříve uložená obálka, kterou chcete použít pro hromadnou korespondenci, ale na obrazovce je momentálně otevřený prázdný dokument, můžete výběrem této možnosti nahradit prázdný dokument touto obálkou. Poznámka: Možnost Použít aktuální dokument není při otevření prázdného dokumentu k dispozici. Aktuálním dokumentem se rozumí dokument, který je na obrazovce momentálně otevřený. Pokud jste nejprve otevřeli dokument s obálkou a pak spustili průvodce, můžete tuto možnost použít. Připojení k seznamu příjemců Použít existující seznam: Tuto možnost vyberte, pokud již máte k dispozici seznam příjemců obsahující informace, které chcete sloučit. Pak kliknutím na odkaz Procházet v průvodci tento soubor vyhledejte a otevřete. Vybrat z kontaktů aplikace Outlook: Tuto možnost vyberte, chcete-li jako datový soubor použít seznam kontaktů aplikace Outlook. Potom klikněte na odkaz Zvolit složku s kontakty a vyhledejte a otevřete správný seznam kontaktů. Zadat nový seznam: Tuto možnost vyberte, pokud nemáte vhodný seznam příjemců a chcete jej vytvořit. Nový seznam je uložen jako soubor poštovní databáze (MDB) ve složce Zdroje dat, která je umístěna ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Soubor můžete znovu použít pro budoucí hromadnou korespondenci. Tip: Pokud během procesu hromadné korespondence připojíte seznam příjemců, který chcete použít ke sloučení, začne aplikace Word hledat soubor ve složce Zdroje dat ve složce Dokumenty nebo Moje dokumenty. Seznamy příjemců je proto zřejmě nejsnadnější ukládat právě do této složky. Můžete však připojit libovolný seznam příjemců, který je umístěn kdekoli v počítači nebo na serveru. Po připojení k seznamu příjemců vyberte příjemce, které chcete do hromadné korespondence zahrnout. Můžete například chtít odeslat formulář dopisu pouze těm zákazníkům ze souboru, kteří mají konkrétní PSČ. Nebo můžete chtít vytvořit adresář, který obsahuje jen jednu produktovou řadu. 20

22 Ke všem těmto akcím slouží dialogové okno Příjemci hromadné korespondence, které se otevře automaticky po připojení k seznamu příjemců nebo jeho vytvoření. 1. Vedle jmen jednotlivých příjemců jsou zaškrtnuta políčka a příjemci jsou ve výchozím nastavení zahrnuti do seznamu příjemců. U jednotlivých příjemců můžete zaškrtnutí tohoto políčka zrušit nebo můžete vymazat všechny příjemce zrušením zaškrtnutí políčka v záhlaví sloupce a pak zaškrtnout políčko vedle jména osoby, kterou chcete do hromadné korespondence zahrnout. 2. Upřesněte seznam příjemců kliknutím na tlačítko Seřadit a výběrem názvu sloupce, který chcete zobrazit a uspořádat (sestupně nebo vzestupně), nebo kliknutím na tlačítko Filtr a zadáním polí a hodnot příjemců, které chcete zobrazit. Kliknutím na tlačítko Najít duplicitní položky také můžete spustit sestavu se seznamem příjemců, kteří se v seznamu mohou zobrazovat vícekrát. Případně můžete kliknutím na tlačítko Najít příjemce vyhledat konkrétní osobu. Funkce Ověřit adresy je k dispozici, pokud máte nainstalovaný program pro ověření platnosti. Nejrychlejším způsobem přidání adresy pro doručení je kliknutí na tlačítko Blok adres v průvodci. Tím se přidá předem vytvořené pole «Blok adres» na obálku, která obsahuje jméno, příjmení, ulici, město, stát a PSČ. V případě potřeby můžete sestavit svůj vlastní blok adresy. Kliknutím na odkaz Další položky v průvodci otevřete dialogové okno Vložit slučovací pole, kde je při vybraném přepínači Databázová pole zobrazen seznam hlaviček ze seznamu příjemců. Po přidání obsahu a všech polí do hlavního dokumentu můžete pomocí náhledu zkontrolovat, jak budou sloučené dokumenty vypadat. Kliknete-li na odkaz Další v dolní části průvodce, kterým přejdete k dalšímu kroku, zobrazí se automaticky první sloučený dokument. V závislosti na tom, jak jste spokojeni s výsledkem, máte na výběr několik možností: Pokud dokument nesplňuje vaše představy, klikněte na odkaz Předchozí v dolní části průvodce. Vrátíte-li se k předchozímu kroku, můžete přidat, odstranit nebo spárovat pole, případně provést další úpravy vedoucí ke správnému zobrazení informací. Tip: Pokud v podokně náhledu stále vidíte pole a dvojité šipky místo hodnot zadaných pro tato pole, klikněte na položku Náhled výsledků na kartě Korespondence. Kromě zobrazení jednotlivých sloučených dokumentů slouží příkaz Náhled výsledků také k přepínání mezi zobrazenými kódy polí a jejich hodnotami. Jste-li s dokumentem spokojeni, kliknutím na tlačítko s dvojitou šipkou vpravo v horní části průvodce zobrazte několik dalších sloučených dokumentů, jak je znázorněno na obrázku. Pokud chcete zobrazit sloučený dokument pro konkrétního příjemce, vyhledejte tuto osobu kliknutím na tlačítko Najít příjemce. Při procházení dokumenty můžete kliknutím na tlačítko Vyloučit tohoto příjemce vyloučit ze sloučení libovolnou osobu. Poznámka: Příjemce přitom bude vyloučen pouze z výsledků konečného sloučení, přičemž nedojde k odstranění žádných informací ze seznamu příjemců. 21

23 Pokud zjistíte, že hromadná korespondence obsahuje některé příjemce, které do ní nechcete zahrnout, otevřete kliknutím na odkaz Upravit seznam příjemců dialogové okno Příjemci hromadné korespondence. Pomocí tohoto dialogového okna můžete omezit seznam příjemců, jak bylo popsáno výše. Je-li náhled sloučených dokumentů podle vašich představ, můžete konečné výsledky vytisknout. Kliknutím na tlačítko Tisk otevřete dialogové okno Sloučit na tiskárnu. Pokud budete chtít pohodlně zkontrolovat výsledky a případně je upravit, klikněte v průvodci na položku Upravit jednotlivé obálky. Tím se vytvoří samostatný souhrnný dokument hromadné korespondence, který obsahuje všechny obálky v novém dokumentu. Po kontrole nebo změně obálek v tomto souhrnném dokumentu je můžete ihned vytisknout, nebo dokument pouze uložte a obálky vytiskněte později. Tento souhrnný dokument je nezávislý na hlavním dokumentu a bude větší. Znovuobnovení hromadné korespondence Skupiny a příkazy na kartě Korespondence Pokud však chcete přestat pracovat na sloučení a vrátit se k němu později, uložte hlavní dokument. Uložením dokumentu zachováte připojení k seznamu příjemců a pole přidaná do dokumentu. Při dalším otevření dokumentu se vás aplikace Word dotáže, zda chcete zachovat připojení k seznamu příjemců. Kliknutím na tlačítko Ano hromadnou korespondenci obnovíte Při vytváření hromadné korespondence je užitečný také pás karet a tento proces je velmi podobný krokům průvodce. Pomocí pásu karet získáte přístup k více funkcím, jako je automatická kontrola, která vyhledává chyby před vytvořením hromadné korespondence. K dispozici jsou také rozšířené prvky, jako je použití polí k provádění akcí nebo výpočtů v hlavním dokumentu. Příkazy používané na kartě Korespondence jsou v těchto čtyřech skupinách: 1. Spustit hromadnou korespondenci: Tato skupina představuje výchozí bod, kde vyberete typ dokumentu a pak vyberete, vytvoříte nebo upravíte seznam příjemců. 2. Zapsat a vložit pole: V této skupině můžete vložit pole hromadné korespondence, porovnat je a pomocí možnosti Pravidla provést akce v dokumentech. 3. Náhled výsledků: Kromě prohlížení jednotlivých dokumentů hromadné korespondence můžete použít automatickou funkci kontroly chyb. 4. Dokončit: Tato karta slouží k dokončení hromadné korespondence a zkombinování jednotlivých dokumentů do jednoho souhrnného dokumentu nebo jejich tisku, případně odeslání elektronickou formou. 22

24 Typografie a sazba Pojmem sazba je rozuměn veškerý tištěný text, ať už se jedná o noviny, časopisy, knihy či pouze o sazbu akcidenční (inzeráty, reklamy apod.). Typografií se pak rozumí nauka o hezké sazbě, která má svá pevná pravidla. Vzhledem k tomu, že se vyvíjela již od roku 1445, kdy Němec Johanes Gutenberg jako první v Evropě začal tisknout vyměnitelnými kovovými literami (poprvé se objevily v Koreji r. 1234), něco na nich je a každý autor tištěných dokumentů, kterému na jeho výtvoru alespoň trochu záleží (vč. studenta píšícího diplomovou práci), by měl tato pravidla respektovat. Obecná úroveň tiskovin v naší republice je z hlediska formy špatná. Tato situace má několik příčin. Zrušením platnosti oborových norem (Základní pravidla sazby z let 1975 a 1982) k přestalo být dodržování typografických pravidel právně vymahatelné. Navíc zhruba ve stejné době nastoupilo masové rozšíření domácí výpočetní techniky a textových editorů, čímž se sazba přesunula od profesionálů k amatérům, a dílo bylo dokonáno. Tito samouci se bohužel velmi často domnívají, že profesionálů není třeba a že vše zvládnou oni a jejich počítač. Je smutné, že ani velké reklamní společnosti nedokážou zajistit patřičnou kvalitu svých produktů, které jsou nám denně na očích. Jako příklad je možno uvést např. televizní reklamy telefonních společností, v nichž se třicetkrát za den objeví text 1,-Kč, který v sobě obsahuje hned dvě typografické hrubky (správně píšeme Kč 1, nebo 1 Kč). Dalším příkladem jsou některé deníky, které místo uvozovek text používají značky pro palec "text". Následující text shrnuje alespoň ta nejzákladnější pravidla, která by měl respektovat každý autor. Formát Formátem se pro účely této práce rozumí souhrn určitých vlastností, formátování pak úpravu těchto vlastností. V případě textu rozlišujeme formát písma a formát odstavce. Formátování se v počítačových programech provádí přes ikony, klávesové zkratky a dialogová okna přístupná z hlavních nabídek. Pro hromadné nastavení jednotlivých parametrů formátování slouží styly. Styl je souhrn formátovacích nastavení uložených pod nějakým názvem a má dvě hlavní výhody. Aplikováním stylu na text nastavíme naráz všechny parametry pod ním uložené. Parametry stylu lze kdykoliv změnit a změny se projeví na všem, co bylo tímto stylem naformátováno. V následujícím textu bude popsán formát písma a odstavce, od dalšího výkladu stylů upouštím. Písmo Formát písma lze aplikovat na tu část textu, která je momentálně vybraná (tj. písmeno slabika, slovo, odstavec, blok textu či celý dokument). U písma lze sledovat mnoho nastavitelných vlastností. Typ písma font V moderní počítačové terminologii se pojem font vžil natolik, že jej asi ani není třeba detailněji vysvětlovat. Jedná se o matematický (přesněji vektorový) popis vzhledu jednotlivých znaků abecedy, seřazený do přehledné kódové tabulky a uložený do souboru určitého názvu. Instalací takovéhoto souboru, získá náš počítač možnost dané písmo používat v nainstalovaných aplikacích. Přes značnou rozdílnost jednotlivých druhů písem existují některé společné znaky, podle nichž lze písma řadit do několika skupin (moderní česká typografická škola třídí písma do jedenácti skupin, nám postačí rozdělení do skupin tří). Rozlišujeme 3 základní skupiny typů písem: Antikva písmo patkové (serifní), pro něž jsou charakteristické stínované tahy (tzn., že všechny linky nejsou stejně široké) a patky (serify). Obecně se tvrdí, že patky vedou oči a proto se antikva hodí zejména na delší textové pasáže. Na následující ukázce patkového písma jsou zřetelně vidět nelineární tahy a patky. A Klasický zástupce ze skupiny patkových písem je písmo Times New Roman. 23

25 Grotesk písmo lineární bezpatkové (sanserifní). Grotesk je vhodný pro nadpisy a sazbu tabulek, kde patky splývají s vodorovnými linkami a snižují tak čitelnost textu. Na následující ukázce bezpatkového písma jsou zřetelně vidět tahy lineární a patky zcela chybí. A Klasický zástupce ze skupiny bezpatkových písem je písmo Arial. Kaligrafická a volně psaná písma. Jedná se o všechny ostatní typy písem většinou ozdobného charakteru. A Jedním z možných zástupců je písmo Matura MT Script Capital Trochu mimo okrasný účel stojí písmo Courier, které simuluje psací stroj stejnou šířkou všech znaků. Courier Ukázka neproporcionálního písma Courier New. Řez písma Většina písem je definována v několika řezech písma. Pokud tato definice chybí, některé programy jsou schopné různé řezy simulovat. Nutno podotknout, že takovéto simulace jsou velmi nekvalitní a běžný uživatel by jich neměl využívat. Navíc existují případy, kdy se v tisku objeví kombinace určitého řezu písma umocněná počítačovou simulací (např. zkurzívnělá kurzíva), což je z hlediska sazby naprosto neúnosné. Rozlišujeme tyto základní řezy písma (text je pro názornost vysazen v daném řezu písma): Normální Tučný (Bold) Kurzíva (Italic) Tučná kurzíva (Bold Italic) V závorkách je uveden anglický termín pro daný řez písma a všimněme si, je klávesová zkratka Ctrl+B přiřazena tučnému textu (dle počátečního písmene slova Bold) a analogicky zkratka Ctrl+I je přiřazena kurzívě (Italic). Dále si všimněme ikon a mezi formáty písma, které mají stejný význam. Kromě těchto typů existují ještě různé jemnější/silnější varianty daného řezu. Jedná se zejména o písmo extra tučné (extrabold) a půltučné (semibold). Tyto varianty ovšem MS Word nenabízí. Velikost písma Díky vektorové definici písem lze jejich velikost v počítači libovolně měnit. Velikost písma se udává v bodech. Dříve sazeči používali jako jednotku cicero, které se dělilo na 12 typografických bodů (1 bod = 0,3759 mm). S příchodem software z USA se vžila americká základní typografická jednotka pica (čti pajka), která se také skládá z 12 bodů (1 bod = 0,353 mm). A právě tyto body jsou nyní v textových editorech a sázecích programech používány jako měrné jednotky. Na běžný text se užívá nejčastěji písma velikosti bodů, v novinové sazbě 8 10 bodů a dětské knihy používají větších písem o velikosti bodů. Další vlastnosti písma Další vlastnosti písma jsou většinou generovány samotným textovým editorem a kromě kapitálek a indexů jsou používány jen ve speciálních případech a rozumný člověk od využití těchto elektronických efektů většinou ustoupí. Zejména je nutné se vyvarovat použití podtrženého textu jako způsobu vyznačování. Jedná se o přežitek z dob psacích strojů, kdy podtržení byl jediný způsob, jak zdůraznit určité pasáže v textu. Pro vyznačování textu se zásadně využívá řezu písma, případně lze v nouzi použít tzv. prostrkání (zvětšení mezipísmenných mezer), které se jinak používá spíše pro zvýraznění nadpisů. Následující ukázky jsou vysázeny s užitím těchto efektů (pro zvýraznění bylo použito tučné písmo Bookman): 24

26 Barva Podtržení Dvojité podtržení Přeškrtnuté Dvojitě přeškrtnuté Index horní Index dolní Stínované Obrys KAPITÁLKY VŠECHNA VELKÁ (VERZÁLKY) MS Word umožňuje ještě další efekty spojené s různou animací textu apod. Tyto efekty mohou v omezené míře sloužit pro elektronické publikování, ale obecně je možno označit je spíše za samoúčelné. Odstavec Formát odstavce se od formátu písma liší z hlediska parametrů a z hlediska jeho použití. Formátujeme-li odstavec, stačí mít umístěný kurzor kdekoliv uvnitř odstavce (resp. mít označenou jeho neúplnou část) a nastavené parametry se pak vztahují na celý odstavec. Pro odstavec upravujeme jeho zarovnání, řádkování a způsob, jakým je vyznačen začátek/konec odstavce. Zarovnání Běžně rozlišujeme čtyři základní způsoby zarovnání textu: vlevo, na střed, vpravo a do bloku. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Zarovnání vlevo Zarovnání na střed Zarovnání vpravo Zarovnání do bloku Řádkování (proklad) V zásadě rozlišujeme řádkování jednoduché, jeden a půl řádkové a dvojité. Řádkování lze nastavit i na přesný rozměr. Pokud tento není zadán, řádkování se přizpůsobí největšímu písmu použitému v daném odstavci. Orientačně platí pravidlo, že čím menší písmo a čím větší je šířka sazby, tím větší by měl být proklad. Toto pravidlo vychází z čistě praktických zkušeností poruší-li se toto pravidlo, oko čtenáře po dosažení konce řádku těžko nalézá začátek řádku následujícího. 25

27 Vyznačování odstavců V zásadě existují 3 základní druhy vyznačování začátku/konce odstavce: vyznačování pomocí prvního řádku (předsazení resp. odsazení 1 ), meziodstavcová mezera, ornamentální prvek mezi odstavci. Vše shrnuje následující ukázka. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Knihovna je umístěna v prostorách knihovny CIKS ve staré budově na Žižkově. Je knihovnou Fakulty mezinárodních vztahů a tudíž se tematicky zaměřuje na obory a specializace zde vyučované zejména politologii, mezinárodní politiku a diplomacii, sociologii, evropskou ekonomickou integraci a cestovní ruch. Všechny publikace jsou zpracovány v souborném katalogu knihovny. Ve studovně jsou k dispozici ve volném výběru, řazeny podle MDT. Periodika se nacházejí v přilehlé chodbě, řazena podle abecedy. Odsazení prvního řádku Předsazení prvního řádku Meziodstavcová mezera Ornamentální prvek Lze použít jakýkoliv z těchto způsobů, ale nikdy je nelze kombinovat! Bohužel kombinace odsazení prvního řádku a meziodstavcové mezery je velmi častá chyba. Pro odstavec platí ještě další dvě základní pravidla. 1. Východový řádek (tj. poslední řádek předchozího odstavce) má být dlouhý alespoň jako odsazení prvního řádku v odstavci následujícím. 2. Východový řádek smí být na plnou délku sazby, anebo musí skončit od pravého okraje tak daleko, jako je velikost odsazení prvního řádku v následujícím odstavci. Další pravidla o odstavcích Kromě těchto základních pravidel existuje ještě řada dalších, která se svým charakterem vážou k tematice odstavců. Řada z nich slouží pro udržení kvality tzv. šedi stránky. Stačí přivřít oči a podívat se na dokument s určitým odstupem a na první pohled se objeví rušivé elementy, které negativním způsobem ovlivňují čtenářův dojem z úpravy stránky. Řeky vznikají, když se v několika řádcích nad sebou objeví mezislovní mezera na stejném místě. V šedi stránky vznikne spára, která narušuje celkový estetický dojem. Řeky se ošetřují dělením slov a jinými prostředky. Jednopísmenné předložky na koncích řádků v českém prostředí není povoleno ponechávat osamocené jednopísmenné předložky na koncích řádků. Není chybou ponechat na konci řádku spojku a vzhledem k jejímu častému výskytu v běžném textu. Panchart poslední neúplný řádek odstavce, který se stal prvním řádkem následující stránky (resp. sloupce, pokud jde o sazbu sloupcovou). Nejlépe je odstranit jej zkrácením textu o jeden řádek (to se povede zřídka), častější variantou je prodloužení o jeden řádek. Vdova první řádek odstavce, kterým stránka končí. Současná typografie vdovy za závažnější estetický nedostatek zlomu nepovažuje. Rozdělovník narušuje konce řádků, proto by neměl být užíván ve více jak třech řádcích pod sebou a v žádném případě nesmí být použit šestkrát a vícekrát (toto pravidlo lze přehlédnout jen u velmi úzké sazby). Pravidla hladké sazby 2 Tato kapitola shrne ta nejdůležitější pravidla pro psaní pomlček, spojovníků, procent apod. Zastavím se zejména u nejčastějších a nejhrubších chyb, se kterými se lze setkat denně a všude. Kdybych měl volit 1 Při použití odsazení prvního řádku je možné toto odsazení zrušit v prvním odstavci následujícím po nadpisu. 2 Tento text vychází z formulací a příkladů z knihy: Kočička, P. Blažek, F.: Praktická typografie. Brno, Computer Press,

28 vhodný příměr k těmto pravidlům, nejlépe by se hodila pravidla českého pravopisu. I člověk, který je nerespektuje, dokáže vyplodit srozumitelný text, ale gramatické chyby cosi vypovídají o jeho úrovni. Interpunkční znaménka Interpunkce se až na výjimky sází bez mezery k předchozímu znaku. Za znaménkem je vždy mezera. Sejde-li se více znamének po sobě, sázejí se tyto těsně za sebe a mezera je až za posledním z nich. Tečka Sází se na konec věty, bez mezery k poslednímu písmenu. Tečka se dělá za některými zkratkami a označuje řadové číslovky. Tečku nepíšeme za nadpisem, titulkem obrázku a popiskem obrázku, i kdyby se skládal z více vět. Na konci věty se dělá pouze jedna tečka, i když věta končí zkratkou nebo výrazem, za kterým už tečka je. Příklady: První věta končí tečkou. Za ní je mezera a další věta. Tento výraz je zajímavý. Věta v uvozovkách. Bude to tak (nebo jinak). Bude to přesně tak. (Ale může to být i jinak.) 60. léta V obchodě měli nože, vidličky, talíře atd. Kontaktovali jsme firmu Rollpa, s. r. o. Výjimky: hodin (bez mezer) 5. 3 = 15 (násobení v matematických výrazech; mezera z obou stran) 3.5 inch (v angličtině místo naší desetinné čárky; bez mezer) Skupina J.A.R. (kodifikovaný název) Kapitola (za posledním číslem lze také psát tečku, ale je pak nutné tento způsob dodržet v celém dokumentu) Otazník a vykřičník Platí pro ně stejná pravidla jako pro tečku. Tato znaménka lze navíc použít v textu jako výraz pochybnosti (otazník v závorce) nebo jako upozorňující výraz (vykřičník v závorce). Dále se za těmito znaménky nepíše koncová tečka (v případě, že jsou součástí např. nějakého názvu). Příklady: Co to je? To není pravda! Byly tam čtyři (!) ženy. Jimi Hendix vydal album Are you experienced? (lze psát též: Jimi Hendix vydal album Are you experienced?.) Čárka Píše se bez mezery za poslední písmeno slova nebo za poslední interpunkční znaménko. Příklad: Rollpa Morava, s. r. o., se transformovala na Rollpa Morava, a. s. Středník Naznačuje těsnější spojení dvou vět. Sází se vlevo na dotek, vpravo s mezerou a následuje malé písmeno. 27

29 Dvojtečka Slouží k uvození další části věty (např. přímé řeči) a také se sází na dotek k předchozímu písmenu. Výjimku tvoří matematické dělení a poměr, kdy se sází z obou stran s mezerou a naopak zcela bez mezer v případě skóre. Příklady: Táta říká: Pojeď se mnou. Lékař se usmál: podíváme se. 12 : 6 = 2 Roztoky ředíme v poměru 3 : 2. Utkání skončilo 5:1. Další pravidla hladké sazby Spojovník Znak na klávesnici, který všichni považují za pomlčku, je ve skutečnosti spojovník 3 (resp. rozdělovník). Spojovník/rozdělovník je kratší než pomlčka, píše se vždy z obou stran bez mezer (tzv. na dotek ) a spojuje resp. rozděluje slova. Pokud dojde v místě spojovníku k rozdělení složeného výrazu na dva řádky, opakuje se tento i na řádku následujícím. Příklady: slovník anglicko-český (ve smyslu český a anglický), ale zápas Česko Slovensko (ve smyslu versus, viz. pasáž o pomlčce), Karel Matěj Čapek-Chod, Frýdek-Místek, Garnisch-Partenkirchen, Praha 2-Vinohrady, Praha-Žižkov, Brno-venkov, Plzeň-jih, propan-butan, ping-pong, anesteziologicko-resuscitační oddělení zeleno-modrý svetr (se vzorkem), ale zelenomodrý svetr (má modrozelenou barvu), tab. 4-1, obr. 7-5, n-tice (ale 16bitový, nikoliv 16-ti bitový) Pomlčka Pomlčka naznačuje větší přestávku v řeči a výrazně od sebe odděluje části textu. Dále se používá k uvození přímé řeči, jako opakovací znaménko, místo nuly nebo neznámé hodnoty v tabulkách, k vyjádření celých peněžních nebo finančních jednotek nebo ve zvláštních případech, kdy nahrazuje předložku nebo spojku. Kromě několika výjimek nesmí být pomlčka na začátku řádku a z obou stran se odděluje mezerou. Interpunkční znaménko se sází bez mezery, ihned za pomlčku. MS Word napíše pomlčku sám (nástrojem automatického nahrazení ) v případě, že je v textu typograficky vyžadována. V případě, že potřebujete znaménko pomlčky přímo zapsat, musíte použít kombinaci levé klávesy Alt a současného napsání číselné kombinace 0150 na numerické části klávesnice. Příklady (náhrada závorek a pauza v řeči): Do práce jsem šel co bych byl doma také platný ale myšlenky jsem neměl pohromadě. dělal bych to, ale Kdy se vrátím? Až mě to tam přestane bavit. Už to nedělej, jinak! Příklady (přímá řeč): Jaké máte zaměstnání? Vy určitě nejste profesor? Já jsem profesor řekl jsem. Jediný případ, kdy je interpunkce před pomlčkou: Pojď za mnou, řekla (Přesto je vhodnější čárku vynechat, pokud to není na újmu srozumitelnosti.) 3 Potom je ale jasné, že po pádu komunismu neprobíhal mezi českými a slovenskými poslanci boj o pomlčku, ale o spojovník. 28

30 Příklad (opakovací znaménko): Gill Shadow 300 No No Příklad (výčet): Slova ohebná: podstatná jména přídavná jména zájmena číslovky slovesa Příklady (celé finanční jednotky): MakeUp za Kč 2999, bez DPH Pozn.: Nelze použít tuto formu, pokud p.j. stojí za číslem. Lze tedy psát: MakeUp za 2999 Kč Nikdy nelze použít tvar: MakeUp za 2999, Kč Nebo dokonce: MakeUp za 2999,- Kč Náhrada pomlčky nebo spojky Často se pomlčky užívá místo výrazů a, až, od do, versus/proti. V těchto případech se sází bez mezer a nesmí být na začátku ani na konci řádku. Stane-li se tak, je třeba sazbu nahradit příslušným slovním vyjádřením. Příklady: Jan Neruda , telefon (až) dálnice Praha Rozvadov (od do; z do) otevřeno hodin (od do; až) let Sojuz Apollo, dvojice Voskovec Werich (a) Sparta Slavia (proti, versus) Závorky Do závorek se dávají výrazy, které jsou do věty volně vloženy. Závorek je několik druhů. Zde uvádím některé z nich, řazené dle vhodnosti použití () [] {} <> //. Závorky se sázejí na dotek k výrazům, které jsou do nich vloženy a naopak s mezerou vůči ostatnímu textu. Uvozovky Do uvozovek se nejčastěji dává přímá řeč, citáty, nové (resp. cizí, ironické či nespisovné) výrazy. Uvozovky se sází na dotek k příslušnému výrazu. Uvozovky se nepoužívají jako opakovací znaménka (v těchto případech lze použít tildu nebo pomlčku). V češtině lze použít tři druhy uvozovek: 1. typ 9966 Věta v uvozovkách. 2. jednoduché,věta v uvozovkách. 3. francouzské psané obráceně»věta v uvozovkách.«je-li třeba použít v uvozeném textu další uvozovky, je třeba zvolit jiný typ. Doporučuje se za základní volit a jako doplňkové nebo» «. Navazuje-li jednoduchá uvozovka na dvojitou, nesmí vzniknout uvozovka trojitá. Tomu se předejde použitím malé mezery. 29

31 Příklady: Předložil jste skutečně zajímavou teorii. Demokracii, o které se hovoří Ahoj, řekl a posadil se.»ahoj, «řekl a posadil se. Stupeň (Alt+0176) V označování stupňů se často dělá chyba. Značka stupně nesmí být nahrazována kroužkem, nebo dokonce malým o psaným jako horní index. Od čísla se odděluje mezerou. Pouze pokud je ve významu přídavného jména, píše se na dotek. Příklady: C 98,8 F 20 mráz (minus patnáct stupňů) (dvacet stupňů Celsia) (devadesát osm celých osm desetin stupňů Fahrenheita) (dvacetistupňový mráz) Procento Znak procenta (resp. promile) se odděluje od předchozího výrazu mezerou. Pouze pokud je ve významu přídavného jména, píše se na dotek. Příklady: 8 % (osm procent) 8% (osmiprocentní) Čísla V beletrii platí prastaré pravidlo do dvanácti sázet slovy, od 13 nahoru číslicemi. V odborných textech (ekonomie, matematika atd.) je z praktických důvodů preferováno číselné vyjádření. Číslem by ale neměla začínat věta. Vícemístná čísla (kromě letopočtů) se oddělují po třech číslicích v obou směrech od desetinné čárky mezerou. Číslo nelze rozdělit do dvou řádků! Pokud se číslo pojí se slovem, píše se obvykle bez mezer. Příklady: Nikoliv: Dne 17. listopadu listopadu 1989 Pětihodinový maraton 5hodinový maraton Nejlevnější GO sada stojí 2000 Kč. 32megový prostor, formát A3, strana 9n, Horoměřická 24b, 25x nebo 25krát. ale Bylo to v roce Číslo domu 853/14. Čas Čas lze zapsat pouze těmito způsoby: 4 Přednáška začíná ve h. Přednáška začíná ve 12 h 30 min. Přednáška začíná ve 12 hod. 30 min. Dosáhl času 3:16,30. Přednáška ale ve skutečnosti začala až ve 12.30:25 h. Literatura Dančo, V.: Kapesní průvodce [počítačovou] typografií. Praha, Via Vestra, 1995 Kočička, P. Blažek, F.: Praktická typografie. Brno, Computer Press, Místo slova hodin píšeme značku jednotky času h (píšeme bez tečky) nebo zkratku hod. (píšeme s tečkou). 30

32 Excel Abecední řazení Neoznačujte žádnou oblast dat! 1. Klikněte na buňku ve sloupci, podle kterého chcete řádek seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. Řazení podle více sloupců 1. Klikněte na buňku ve sloupci, který chcete seřadit. 2. Seřaďte vzestupně nebo sestupně podle potřeby. 3. Klikněte na buňku v dalším sloupci, podle kterého chcete seřadit. 4. Seřaďte vzestupně nebo sestupně podle potřeby. 5. Postupně seřaďte data podle všech sloupců, které potřebujete. 6. Důležité: pořadí, ve kterém řadíte sloupce, musí být opačné, než má být výsledná hierarchie třídění. Příklad: Chcete-li seřadit data podle Příjmení, Jména a Narození, musíte postupně seřadit sloupce Narození-Jména-Příjmení. Řazení podle 2 a více sloupců pomocí dialogového okna Nejlepších výsledků dosáhnete v případě, že řazená oblast bude obsahovat popisky sloupců. 1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit. 3. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte sloupec, podle kterého chcete seřadit. 4. V případě potřeby zvolte Přidat úroveň, a vyberte další úroveň řazení. Řazení sloupců podle řádek. 1. Klikněte na buňku v oblasti, kterou chcete seřadit. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Seřadit. 2. Klikněte na tlačítko Možnosti. 3. V dialogovém okně klikněte na přepínač Seřadit zleva doprava a potvrďte OK. 4. V rozevíracích seznamech Seřadit podle vyberte řádky, které chcete seřadit. Automatický filtr 1. Klikněte na libovolnou buňku datové oblasti, ve které chcete spustit filtr. 2. Na kartě Data klikněte na ikonu Filtr. 3. Vpravo od popisků sloupců se objeví šipky automatického filtru, pod kterými je nabídka kritérií filtru pro daný sloupec. 4. Po výběru kritéria spustíte filtr, který zobrazí pouze ty záznamy, které mu odpovídají. Spuštěný filtr je indikován modrými čísly řádků a piktogramem trychtýře u šipky nabídek. 31

33 Vlastní kritéria výběru 1. Kliknutím na šipku automatického filtru zobrazíte nabídku, ze které vyberete položku Filtry čísel, kde si zvolíte typ filtru (zde Mezi ). 2. V dialogovém okně nastavte potřebná kritéria (zde výběr záznamů z intervalu ). 3. Potvrzením OK se spustí filtr. Důležité: Věnujte pozornost logické položce A / Nebo Tip: Pokud potřebujete pracovat s větším množstvím výběrových kritérii, musíte použít Rozšířený filtr. Rozšířené filtry 1. Vložte prázdné řádky nad oblast, kterou použijete jako oblast kritérií. 2. Titulkový řádek tabulky zkopírujte na první řádek (vytvoříte oblast kritérií, která musí obsahovat popisky sloupců). 3. Do řádků pod popisky sloupců zadejte kritéria, která chcete použít pro filtrování seznamu. a. Chcete-li nalézt data, která splňují jednu podmínku ve dvou a více sloupcích, zadejte všechna kritéria v oblasti kritérií do jednoho řádku (typ a zároveň ). b. Chcete-li nalézt data, která splňují podmínku v jednom nebo jiném sloupci, zadejte kritéria v oblasti kritérií do různých řádků (typ nebo ). c. Chcete-li nalézt řádky, které splňují více než dvě sady podmínek, použijte více sloupců se shodným záhlavím. d. Zástupné znaky I.?(otazník) libovolný znak II. *(hvězdička) libovolný počet libovolných znaků III. ~ (vlnovka) následovaná znakem?, * nebo ~ připouští žádný znak 4. Klikněte na libovolnou buňku v oblasti dat. 5. Na kartě Data zvolte ikonu Upřesnit. 6. Do textového pole Oblast kritérií zadejte odkaz na oblast kritérií včetně popisků kritérií (nejlépe zatažením myší). 7. Po potvrzení se skryjí záznamy neodpovídající zvoleným kritériím a na stavovém řádku se objeví informace o počtu zobrazených záznamů. 8. Opětovné zobrazení filtrem skrytých záznamů provedete ikonou Vymazat. 32

34 Souhrny Souhrn vytvořený z výše popsané ukázky vypadá následovně: 1. Klikněte na buňku ve sloupci, ve kterém chcete vytvořit souhrny. 2. Ne pásu karet Data klikněte na ikonu Seřadit vzestupně nebo Seřadit sestupně. 3. Klikněte na ikonu Souhrn. 4. V rozevíracím seznamu U každé změny ve sloupci vyberte sloupec, ve kterém chcete vytvořit souhrn (musí být shodný se sloupcem seřazeným v kroku 2.). 5. V rozevíracím seznamu Použít funkci klikněte na souhrnnou funkci, pomocí níž chcete souhrn vypočítat. 6. V rozevíracím seznamu Přidat souhrn do sloupce zaškrtněte políčko u sloupců, ze kterých chcete souhrn vytvořit. 7. Chcete-li mít souhrny odděleny, zaškrtněte políčko Konec stránky mezi skupinami. 8. Klikněte na tlačítko OK. Jednotlivé souhrny, vytvořené předchozími kroky Seskupený souhrn Rozbalená část souhrnu 33

35 Adresy buněk Relativní adresa Buňka B4 na obrázku, je buňkou aktivní. To znamená, že se v této buňce právě nacházíme, můžeme do ní zapisovat, dělat v ní úpravy, nebo ji vymazat. Tuto adresu najdeme také úplně vlevo na Řádku vzorců, V tomto místě se objevuje standardně adresa buňky, ve které stojíme. Pozor pracujeme pouze s buňkou, která je aktivní. Musíme v ní stát, je ohraničena zvýrazněným okrajem a při vkládání textu nebo vzorce se v ní nalézá i kurzor. Zapsání adres ve tvaru A3; B2; B4; C2 je nejobvyklejší způsob zápisu. Nejprve napíšeme název sloupce a následně zapíšeme číslo řádku (bez mezer). Takovémuto tvaru říkáme relativní adresa. Je to tedy adresa, která je relativní vzhledem k pozici výsledku, kterého se účastní. Pokud se např. změní pozice výsledku o jeden řádek dolů, změní se relativní adresa A3 na A4. Absolutní adresa Počítač umí pomocí klávesy F4 přepsat adresu relativní na absolutní. Tedy z A4 by se stala $A$4. Adresy se $ se při operacích chovají odlišným způsobem při kopírování, či hromadných výpočtech, zůstávají ukotveny a nemění se. Funkce vnořené ve funkcích V určitých případech může být potřeba použít určitou funkci jako jeden z argumentů jiné funkce. Například následující vzorec používá vnořenou funkci PRŮMĚR. =ZAOKROUHLIT(PRŮMĚR(E1:E4);2) Platné výsledky: Jestliže je vnořená funkce použita jako argument, musí jako výsledek vracet stejný typ hodnot, jaký je používán v argumentu. Pokud například argument vrací hodnoty PRAVDA nebo NEPRAVDA, musí je vracet také vnořená funkce. Pokud tomu tak není, zobrazí aplikace Microsoft Excel chybovou hodnotu #HODNOTA!. Vytvoření vnořené funkce 1. Rozkladem výpočtu s následným spojením (nejlépe zkopírováním zápisu vnořené funkce přes schránku). 2. Kombinací první možnosti s průvodcem funkcí (opět nejlépe přes schránku). 34

36 3. Kompletní vytvoření pomocí průvodce (málo přehledný způsob). Omezení úrovní vnoření: Výpočet může obsahovat až 64 úrovní vnořených funkcí. Je-li funkce B argumentem ve funkci A, je funkce B funkcí v první vnořené úrovni. Například funkce PRŮMĚR a SUMA jsou obě funkcemi první úrovně, protože jsou argumenty funkce KDYŽ. Funkce vnořená uvnitř funkce PRŮMĚR by byla funkcí druhé úrovně a tak dál. =KDYŽ(PRŮMĚR(A1:A5)>100;SUMA(A1:A5);0) B Vytvoření tabulky A B Pro usnadnění práce můžete data uspořádat do formátu tabulky. Kromě vypočítaných sloupců a řádků souhrnů nabízejí tabulky snadné filtrování, což zjednodušuje provádění výpočtů. 1. Na listu vyberte oblast buněk, kterou chcete zahrnout do tabulky. Buňky mohou být prázdné nebo mohou obsahovat data. V případě tabulky bez volných řádků a sloupců (souvisle vyplněná oblast dat), postačí do tabulky kliknout, aby se v ní nacházela aktivní buňka. 2. Na kartě Domů klikněte ve skupině Styly na tlačítko Formátovat jako tabulku a poté na požadovaný styl tabulky. 3. Pokud vybraná tabulka obsahuje data, která chcete zobrazit jako záhlaví tabulky, zaškrtněte políčko Se záhlavím na kartě Nástroje tabulky - Návrh. Nástroje tabulky budou k dispozici po vytvoření tabulky a bude zobrazena karta Návrh. Dobrý přehled o tom, co můžete do dané tabulky přidat nebo v ní změnit, získáte kliknutím na kartu Návrh a prozkoumáním skupin a možností nabízených na této kartě. 35

37 Grafy Vytvoření jednoduchého grafu 1. Chcete-li vytvořit graf, vyberte data, která má graf obsahovat, včetně názvů sloupců (leden, únor, březen) a popisků řádků (jmen prodejců). 2. Pak na kartě Vložení klikněte ve skupině Grafy na tlačítko Sloupec. Mohli byste si vybrat jiný druh grafu, avšak sloupcové grafy se běžně používají k porovnání položek a poslouží vašim účelům. 3. Po kliknutí na položku Sloupec se zobrazí několik typů sloupců grafu, z nichž si můžete vybrat. Klikněte na možnost Skupinový sloupcový a na první sloupcový graf v seznamu Dvojrozměrný sloupcový. Zastavíte-li ukazatel nad kterýmkoli typem grafu, zobrazí se komentář s názvem typu grafu. Tento komentář obsahuje také popis typu grafu a poskytne vám informace o situacích, kdy je vhodné jednotlivé typy grafů použít. Tip: Pokud po vytvoření grafu chcete změnit jeho typ, klikněte do grafu. Na kartě Návrh v části Nástroje grafu klikněte ve skupině Typ na položku Změnit typ grafu a vyberte jiný typ grafu. Nástroje grafu Po vložení grafu na list se zobrazí Nástroje grafu se třemi kartami: Návrh, Rozložení a Formát. Na těchto kartách najdete příkazy, které potřebujete pro práci s grafy. Po dokončení grafu klikněte mimo něj. Nástroje grafu zmizí. Chcete-li je znovu zobrazit, klikněte do grafu. Karty se tak znovu zobrazí. Změna zobrazení Přepnout řádek či sloupec Přidání názvů Názvy grafu můžete rychle přidat tak, že graf kliknutím vyberete a pak přejdete do skupiny Rozložení grafu na kartě Návrh. Kliknutím na tlačítko Více zobrazíte všechna rozložení. Každá možnost znázorňuje jiné rozložení, které mění způsob rozmístění prvků grafu. Tip: Další možnost zadání názvů je k dispozici na kartě Rozložení ve skupině Popisky. Zde můžete přidat názvy kliknutím na tlačítka Název grafu a Názvy os. 36

38 Změna vzhledu Klikněte na místo v grafu. Pak klikněte na kartě Návrh ve skupině Styly grafů na tlačítko Více, a zobrazte tak všechny možnosti. Pak klikněte na požadovaný styl. Některé styly změní pouze barvy sloupců. Jiné změní barvu a přidají ohraničení sloupců, zatímco další styly přidají barvu do zobrazované oblasti (oblasti ohraničené osami grafu) a některé styly přidají barvu do oblasti grafu (celý graf). Pokud se požadovaná možnost nezobrazí ve skupině Styly grafů, můžete získat další možnosti barev výběrem jiného motivu. Klikněte na kartu Rozložení stránky a pak klikněte na tlačítko Barvy ve skupině Motivy. Pokud zastavíte ukazatel nad barvou, zobrazí se tato barva v dočasném náhledu v grafu, což je jiný postup než při použití stylu grafu. Barevný efekt se zobrazí před skutečným použitím barvy, čímž ušetříte krok vrácení zpět, pokud se vám barva nelíbí. Kliknutím na požadovanou barvu ji použijete v grafu. Důležité: Na rozdíl od stylu grafu budou barvy motivu použity u dalších prvků, které do listu můžete přidat. Například tabulka nebo styl buňky, jako je nadpis, převezmou barvy motivu použitého v grafu. Formát názvu Chcete-li použít výplň textu, nejprve kliknutí vyberte textovou oblast. Pak klikněte na šipku u tlačítka Výplň textu ve skupině Styly WordArt. Zastavením ukazatele nad libovolnou barvou zobrazíte změny názvu. Jakmile najdete barvu, která se vám líbí, vyberte ji. Funkce Výplň textu obsahuje také možnost použít u názvu přechod nebo texturu. Mezi další možnosti ve skupině Styly WordArt patří Obrys textu a Textové efekty, které zahrnují efekty Stín, Odraz a Záře. Chcete-li provést změny u písma, například písmo zvětšit nebo zmenšit, nebo změnit řez písma, klikněte na kartu Domů a pak přejděte ke skupině Písmo. Stejné změny formátování můžete provést také pomocí Miniaturního panelu nástrojů. Tento panel nástrojů se slabě zobrazí po výběru textu názvu. Po přechodu k tomuto panelu nástrojů se zobrazí zřetelně a budete moci vybrat možnost formátování. Formát sloupců Kliknutím označte jeden ze sloupců. Na kartě Formát klikněte ve skupině Styly tvaru na šipku u položky Efekty tvarů, přejděte k položce Stín a zastavte ukazatel u různých stylů stínu v seznamu. Po zastavení ukazatele u jednotlivých stylů se zobrazí náhled stínů. Pokud se vám některý líbí, klikněte na něj. Skupina Styly tvaru obsahuje více možností, z nichž si můžete vybrat. Klikněte například na položku Výplň tvaru umožňující přidat ke sloupcům přechod nebo texturu. Kliknutím na možnost Obrys tvaru můžete ke sloupcům přidat obrys. A funkce Efekty tvarů nabízí více než jen stíny. Ke sloupci můžete přidat například zkosení hran a měkké okraje, nebo dokonce přidat ke sloupcům záři. 37

39 Minigrafy Minigraf je novinkou v aplikaci Microsoft Excel Je to miniaturní graf v buňce listu, který vizuálně znázorňuje data. Minigrafy lze využít k zobrazení trendů v řadě hodnot, například sezónních poklesů či růstů, ekonomických cyklů, případně k zvýraznění nejvyšších a nejnižších hodnot. Nejlepšího účinku dosáhnete umístěním minigrafu do blízkosti příslušných dat. Na rozdíl od grafů v listu aplikace Excel nejsou minigrafy objekty minigraf je ve skutečnosti miniaturní graf na pozadí buňky. Následující obrázek ukazuje sloupcový minigraf v buňce F2 a spojnicový minigraf v buňce F3. Oba tyto minigrafy získávají data z buněk A2 až E2 a uvnitř buňky zobrazují graf, který odráží výkonnost akcií. Grafy znázorňují hodnoty po čtvrtletích, zvýrazňují nejvyšší hodnotu ( ) a nejnižší hodnotu ( ), ukazují všechny datové body a je v nich vidět klesající trend v daném roce. Minigraf v buňce F6 znázorňuje výkonnost stejných akcií v průběhu pěti let, avšak má podobu pruhového grafu vzestupů/poklesů, který vyjadřuje pouze skutečnost, zda v daném roce došlo k nárůstu hodnoty (jako v letech 2004 až 2007), nebo k poklesu (2008). Tento minigraf vychází z hodnot v buňkách A6 až E6. Vzhledem k tomu, že minigraf je miniaturní graf vložený v buňce, můžete do buňky vložit text a minigraf použít jako jeho pozadí, jak je vidět na obrázku. V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní značky mají černou barvu. U minigrafů můžete použít barevné schéma tak, že vyberete předdefinovaný formát z Galerie stylů (karta Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf). Pomocí příkazů Barva minigrafu nebo Barva značky můžete zvolit barvu pro nejvyšší, nejnižší, první a poslední hodnotu (například zelenou pro nejvyšší hodnotu a oranžovou pro nejnižší). Křivky a sloupce minigrafu Uspořádání dat do řádku nebo sloupce je užitečné, ale může být obtížné v něm na první pohled rozpoznat různé tendence. Kontext k číslům mohou poskytnout minigrafy, které vložíte vedle dat. Minigraf potřebuje jen malý prostor a dokáže zobrazit trend ze sousedních dat ve srozumitelné a kompaktní grafické podobě. Ačkoli není nutné, aby minigraf ležel přímo vedle dat, z nichž vychází, jde o osvědčený postup. Vztah mezi minigrafem a daty, z nichž vychází, je okamžitě viditelný a při změně dat se tato změna ihned promítne do minigrafu. Kromě vytvoření jednoho minigrafu pro řádek nebo sloupec dat můžete vytvořit také několik minigrafů najednou tak, že vyberete více buněk odpovídajících zadaným datům, jak je vidět na následujícím obrázku. Můžete také vytvořit minigrafy pro řádky dat, které přidáte později, a to pomocí úchytu u sousední buňky obsahující minigraf. 1. Oblast dat používaných skupinou křivek 2. Skupina křivek Jednou z výhod využití křivek je, že se při tisku listu, který je obsahuje, rovněž vytisknou (na rozdíl od grafů). 38

40 Vytvoření minigrafu 1. Vyberte prázdnou buňku nebo skupinu prázdných buněk, kam chcete vložit jednu či více křivek. 2. Na kartě Vložení klikněte ve skupině Minigrafy na typ minigrafu, kterou chcete vytvořit: Spojnicový, Sloupcový nebo Vzestupy/poklesy. 3. Do pole Oblast dat zadejte oblast buněk, které obsahují data, na nichž mají být křivky založeny. Poznámka: Kliknutím na tlačítko můžete dialogové okno dočasně sbalit, vybrat v listu požadovanou oblast buněk a poté kliknutím na tlačítko dialogové okno opět obnovit v normální velikosti. Při výběru alespoň jednoho minigrafu v listu se zobrazí Nástroje minigrafu s kartou Návrh. Na kartě Návrh pak můžete volit příkazy z následujících skupin: Minigraf, Typ, Zobrazit či skrýt, Styl a Skupina. Tyto příkazy slouží k vytvoření nového minigrafu, změně jeho typu, formátování, zobrazení či skrytí datových bodů na spojnicovém minigrafu či k formátování svislé osy ve skupině minigrafů. Tyto možnosti jsou podrobně popsány v následující části. Jestliže oblast dat zahrnuje kalendářní data, můžete z možností osy (Nástroje minigrafu, karta Návrh, skupina Skupina, tlačítko Osa) vybrat položku Typ osy dat a uspořádat datové body na minigrafu tak, aby odrážely případné nepravidelné časové intervaly. Pokud jsou například první tři datové body vzdáleny přesně o týden a čtvrtý datový bod leží o měsíc dále, bude odstup mezi třetím a čtvrtým datovým bodem prodloužen v odpovídajícím poměru, aby vyjadřoval delší časový interval. Možnosti osy můžete využít také k nastavení nejnižší a nejnižší hodnoty pro svislou osu minigrafu nebo skupiny minigrafů. Explicitním nastavením těchto hodnot můžete měřítko upravit tak, aby byly vztahy mezi hodnotami znázorněny výstižněji. Pomocí možnosti Vykreslovat data zprava doleva můžete rovněž změnit směr, v jakém jsou data v minigrafu či skupině minigrafů vynesena. Přidání textu k minigrafu Text je možné přidat přímo do buňky, která obsahuje minigraf, a naformátovat jej (například změnit jeho písmo, barvu, velikost nebo zarovnání) a také v buňce použít barvu výplně (pozadí). V tomto minigrafu je značka nejvyšší hodnoty zelená a značka nejnižší hodnoty oranžová. Všechny ostatní značky mají černou barvu. Popisný text byl zadán přímo do buňky. Přizpůsobení křivek Po vytvoření minigrafů můžete určit, které body hodnot se zobrazí (například nejvyšší, nejnižší, první či poslední hodnota nebo všechny záporné hodnoty), změnit typ minigrafu (spojnicová, sloupcová nebo vzestupy/poklesy), použít styly z galerie nebo nastavit individuální možnosti formátování, nastavit možnosti na svislé ose a určit způsob zobrazení prázdných nebo nulových hodnot v minigrafu 39

41 Určení bodů hodnot, které se zobrazí Jednotlivé značky dat (hodnoty) ve spojnicovém minigrafu můžete zvýraznit tak, že zobrazíte všechny nebo vybrané značky. 1. Vyberte minigraf nebo minigrafy, které chcete naformátovat. 2. V poli Nástroje minigrafu klikněte na kartu Návrh. 3. Ve skupině Zobrazit zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky dat. 4. Chcete-li zobrazit záporné hodnoty, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko Záporné body. 5. Chcete-li zobrazit nejvyšší či nejnižší hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčka Vysoký bod nebo Nízký bod. 6. Chcete-li zobrazit první nebo poslední hodnotu, zaškrtněte ve skupině Zobrazit políčko První bod nebo Poslední bod. Změna stylu nebo formátování křivek Použijte Galerii stylů na kartě Návrh, která se zpřístupní při výběru buňky obsahující minigraf. 1. Vyberte minigraf nebo skupinu minigrafů. 2. Pokud chcete použít předdefinovaný styl, na kartě Návrh klikněte ve skupině Styl na požadovaný styl, případně kliknutím tlačítko Další v pravém dolním rohu tohoto pole zobrazte další styly. 3. Chcete-li změnit barvu minigrafu nebo jejích značek, klikněte na položku Barva minigrafu nebo Barva značky a potom klikněte na požadovanou možnost. Zobrazení nebo skrytí datových značek U spojnicového minigrafu můžete zobrazit značky dat, které zvýrazní jednotlivé hodnoty. 1. V listu vyberte minigraf. 2. Ve skupině Zobrazit na kartě Návrh podle potřeby zaškrtněte políčka pro zobrazení jednotlivých značek (pro nejvyšší či nejnižší bod, záporné hodnoty, první či poslední bod), případně zaškrtnutím políčka Značky zobrazte všechny značky. Zrušením zaškrtnutí políčka zadanou značku či značky skryjete. Zpracování prázdných buněk či nulových hodnot V dialogovém okně Nastavení skrytých a prázdných buněk můžete určit, jak minigraf zpracovává prázdné buňky v rozsahu (a tedy, jak se zobrazuje) (Nástroje minigrafu, karta Návrh, skupina Minigraf, tlačítko Upravit data). 40

42 PowerPoint Motivy Motivy jsou kombinací barev, písem a efektů motivu a pozadí použitých u jednoho nebo více snímků nebo celé prezentace. Motivy se zobrazují v galerii Motivy na kartě Návrh. Otevřete-li galerii Motivy, uvidíte motivy použité v prezentaci, kterou jste otevřeli, vlastní motivy (pokud byly nějaké vytvořeny) a předdefinované motivy. Umístíte-li ukazatel myši na miniaturu v galerii Motivy, zobrazí se náhled toho, jak bude motiv vypadat, použijete-li jej pro prezentaci. Tato funkce se nazývá dynamický náhled. Bez nutnosti na něco klikat nebo něco provádět uvidíte, jak by snímek vypadal s desítkami různých použitých motivů. Chcete-li změnit nebo upravit prvky motivu, klikněte na položku Barvy, Písma nebo Efekty. Dobrým způsobem, jak odlišit svoji prezentaci od jiných, je změnit nebo upravit motiv pomocí možností na kartě Návrh. Změnami motivů můžete udržovat svěží vzhled prezentací. Motiv můžete změnit pomocí předdefinovaných kombinací barev, písem a efektů motivu nebo jej můžete upravit vytvořením nových kombinací barev a písem motivu. Svoje úpravy můžete uložit a poté je znovu použít, čímž z dlouhodobého hlediska ušetříte čas. Nastavení barev motivu 1. Snímek s předdefinovaným motivem Tok. 2. Stejný snímek s upravenými barvami. Změna barev se vlastně podobá vybírání variací motivu, abyste se tedy ujistili, že vaše prezentace týkající se dovolené v tropech bude jedinečná, upravte barvy motivu výběrem jiných barev. Kliknete-li na tlačítko Barvy, zobrazí se v galerii Barvy motivu všechny sady barev z předdefinovaných motivů spolu s odpovídajícími názvy motivů. Chcete-li vytvořit vlastní barvy, klikněte na položku Vytvořit nové barvy motivu v dolní části galerie Barvy motivu. Změna pozadí snímku 1. Motiv Tok s výchozím pozadím. 2. Styl pozadí s plnou barvou. 3. Pozadí s texturou. Po úpravě barev přejdeme k přidání pozadí na snímek. Všechny prezentace mají pozadí, ale výchozí pozadí je často bílé, což vypadá, jako by to ani nebylo pozadí. Chcete-li změnit styl pozadí, klikněte na tlačítko Styly pozadí na kartě Návrh. Styly pozadí jsou určovány motivem, změní-li se tedy motiv, změní se také možnosti výběru v galerii. Stejně jako u motivů můžete styly pozadí použít buď pouze u některých, nebo u všech snímků v prezentaci, pravým tlačítkem myši klikněte na miniaturu a potom vyberte požadovanou možnost. Umístěte ukazatel myši na libovolnou miniaturu a zobrazí se dynamický náhled, na kterém uvidíte, jak bude pozadí vypadat, použijete-li jej pro snímek. 41

43 Obrázek jako pozadí snímku Zesvětlení obrázku 1. Tato podokna a karty jsou součástí dialogového okna Formát pozadí. Přepnutím podoken se změní jejich možnosti. 2. Chcete-li na pozadí snímku použít obrázek nebo texturu místo souvislé nebo přechodové výplně, klikněte na tuto možnost. 3. Chcete-li vložit obrázek ze souboru, klikněte na tlačítko Soubor a poté vyhledejte obrázek, který chcete přidat. 1. Snímek s původním obrázkem na pozadí. 2. Snímek po použití možnosti Zesvětlit. Chcete-li změnit jas nebo kontrast obrázku, použijte podokno Obrázek dialogového okna Formát pozadí. Kliknutím na tlačítko Přebarvit otevřete galerii, ve které si můžete vybrat stylizovaný efekt a v části Režimy barev klikněte na možnost Zesvětlit. Uložení nového motivu do souboru Abyste mohli motiv znovu použít v dalších prezentacích a v aplikacích Word, Excel nebo ve zprávách aplikace Outlook, je třeba motiv uložit jako soubor motivu. Soubory motivu mají vlastní formát souborů Motiv sady Office (*.thmx) a pokud uložíte motiv do výchozího umístění, zobrazí se přizpůsobené motivy v části Vlastní v galerii Motivy. SmartArt 1. Kliknutím na tlačítko Více otevřete galerii Motivy. 2. Otevřete dialogové okno Uložit aktuální motiv, ve kterém můžete uložit svůj motiv. 3. Motivy, které upravujete a ukládáte, se následně zobrazí. Po uložení vlastního motivu jej můžete použít pro novou nebo existující prezentaci tak, že otevřete galerii Motivy a kliknete na miniaturu v části Vlastní. Obrázek SmartArt je novou funkcí Microsoft Office PowerPoint Umožňuje ilustrovat obsah snímku, např. znázorníte procesy, koncepty, hierarchie a vztahy. Jde vlastně o jednoduchý seznam vizuálně zvýrazněný obrázkem, který využívá tvary a barvy. Když chcete použít obrázek SmartArt, budete si moci vybrat z galerie rozložení. Rozložení znamená typy a uspořádání tvarů v obrázku a způsob jejich seskupení nebo propojení. Kliknutím na tlačítko Přehrát zobrazíte tuto galerii a budete moci získat představu o dostupných rozloženích. Rozložení pro obrázky SmartArt jsou shromážděna v kategorii Vše v dialogovém okně Zvolit obrázek SmartArt (zobrazené v animaci) a jsou rozdělena na následující typy: Seznam Proces Cyklus Hierarchie Relace Matice Jehlan 42

44 Seznam Rozložení typu Seznam jsou typická pro položky, které chcete seskupit, ale které nesledují určitý postup krok za krokem. Pokud chcete, aby text zůstal čitelný, je vhodné omezit množství textu vloženého do tvarů v obrázku. Proces Pro procesy existuje více než 30 typů rozložení, která často zahrnují spojovací šipky zobrazující směr postupu ať už se jedná o fáze vývoje plánu nebo produktu, body na časové ose nebo zobrazení způsobu spojení různých prvků vedoucího k požadovanému výsledku. Organizační diagram Typickým použitím tohoto typu obrázků SmartArt s názvem Hierarchie je organizační diagram společnosti. Obrázek využívá rozložení, které co nejlépe znázorňuje hierarchii pozic ve společnosti. Relace Matice Jehlan 1. Obrázek SmartArt zobrazený zde používá rozložení Sbíhavý paprskový, ve kterém je několi prvků ve vztahu nebo ovlivňuje jednu centrální věc. 2. Rozložení Základní Vennův se skládá ze dvou nebo více překrývajících se kruhů a zobrazuje způsob, jakým se oblasti nebo koncepty navzájem překrývají na jejich středovém průsečíku. 3. Rozložení Základní cílový se používá ke zobrazení omezení, odstupňování nebo heirarchických vztahů. Rozložení typu Matice vyjadřuje vztah součástí k celku a dokáže zobrazit složitější vztahy pomocí os, jako na tomto příkladu. Toto rozložení se nazývá Matice s mřížkou. Každá z os zobrazuje rozsah z hlediska nákladů a řemesla. Rozložení samo o sobě zahrnuje kvadranty a osy, ale je nastaveno tak, abyste do něj kromě os mohli přidávat jakékoli popisky. Rozložení typu Jehlan zobrazuje proporční nebo ze základu vycházející vztahy či hierarchie a postupy, které obvykle postupují směrem vzhůru. V tomto příkladu je znázorněn postup neustálého zdokonalování, který začíná shromažďováním dat Postupová hierarchie je orientována směrem vzhůru a vrcholí vytvořením závěru o těchto datech. 43

45 Převod seznamu na obrázek Touto akcí můžete převést seznam kliknutím na jeho text a následným kliknutím na tlačítko Převést na obrázek SmartArt na pásu karet a výběrem jednoho z rozložení v zobrazené galerii. Náhled rozložení obrázku SmartArt můžete zobrazit ve snímku zastavením ukazatele nad miniaturou rozložení v galerii. Seznam je možno převést do celé řady rozložení zobrazených v galerii typ Seznam. Nenachází-li se požadované rozložení v úvodní galerii, otevřete kliknutím na položku Další možnosti převodu textu na obrázek SmartArt v dolní části galerie úplnou galerii rozložení obrázků SmartArt. Postup tvorby 1. Na kartě Vložení klikněte na tlačítko SmartArt. 2. Klikněte na požadovaný typ obrázku. 3. Klikněte na jedno ze zobrazených rozložení. 4. V oblasti náhledu je zobrazen větší příklad rozložení a popis. Kliknutím na tlačítko OK vložíte rozložení do snímku. nebo 1. Klikněte na ikonu obrázku SmartArt, která je součástí rozložení snímku. 2. Otevře se galerie obrázků SmartArt, ze které můžete vybrat rozložení. Přidání textu k obrázku SmartArt 1. Podokno Text je umístěno po straně obrázku. 2. Text se zadává do podokna. 3. Text je zobrazen automaticky v odpovídajícím tvaru v obrázku. 4. Všimněte si, že obrázek obsahuje výchozí text, takže si můžete udělat představu, kam bude zadaný text umístěn. Jiné rozložení 1. S vybraným obrázkem ve snímku klikněte na kartě Návrh na skupinu Nástroje pro obrázky SmartArt. (Tyto nástroje jsou k dispozici, kdykoli je vybrán obrázek.) 2. Klikněte na miniaturu rozložení ve skupině Rozložení. 3. Toto rozložení bude použito u obrázku. Pokud jste změnili strukturu obrázku přidáním a odstraněním tvarů nebo jste provedli jiné úpravy a chcete začít znovu, můžete kliknout na možnost Obnovit obrázek. Tím je obnoven celý obrázek. Tlačítko se nachází na kartě Návrh v Nástrojích pro obrázky SmartArt. 44

46 Nastavení stylu Motiv: U prvního snímku zobrazeného zde je použit základní motiv aplikace PowerPoint s názvem Motiv sady Office. Jedná se o nejjednodušší motiv, který je použit ve výchozím nastavení. U druhého snímku je použit jiný motiv s názvem Modul. Styly SmartArt: Výrazné grafické a 3D změny je možno provést pouhou změnou stylu SmartArtu. Barvy: 1. Klikněte na tlačítko Změnit barvy vedle možností stylů. 2. Přejděte na libovolnou barevnou variaci. 3. Prohlédněte si náhled v obrázku. Jako obvykle můžete barvy použít kliknutím na miniaturu. Tvary: 1. Vyberte tvar nebo tvary, které chcete změnit. Na obrázku jsme vybrali několik tvarů. 2. Na kartě Formát vyhledejte ve skupině Styly tvaru možnost Efekty tvarů a klikněte na její šipku. 3. Vyberte některý z efektů, například Stín. Texty: 1. Vyberte tvary obsahující text, který chcete formátovat. 2. Na kartě Formát klikněte na šipku vedle položky Rychlé styly. (Ta se nachází ve skupině Styly WordArt.) 3. Vyberte styl WordArt. Bude použit u veškerého textu ve vybraných tvarech. 45

47 Outlook Podpisy v ech Automatický podpis Podobně jako podpis v dopise je podpis u přidán na konec zprávy. Nejznámějším prvkem podpisu je zdvořilostí závěr, například S pozdravem, Hezký den nebo Děkuji. Použitý závěr závislá na tónu vaší zprávy. A, protože i jednoduchý podpis u (například slovo Děkuji nebo jen vaše iniciály), lze do zpráv přidat automaticky, můžete si ušetřit chvíli psaní na konci každé zprávy. Kromě zdvořilostního závěru může podpis obsahovat informace o vás. Mnoho profesionálů připojuje své obchodní kontaktní informace, aby je klienti a obchodní partneři mohli snadno kontaktovat. Podpis může také zahrnovat marketingovou zprávu nebo dokonce oblíbený citát pro vyjádření humoru nebo osobního přístupu. Informace v jednoduchém podpisu u mohou zahrnovat: Jméno Váš profesionální titul Vaši fyzickou obchodní adresu a telefon Tyto prvky můžete přidat zadáním do podpisu. K podpisu můžete přidat také zajímavější prvky: nebo webovou adresu formátované jako hypertextový odkaz Grafický objekt, například obrázek připomínající váš ruční podpis, logo společnosti nebo dokonce vaši fotografii Tip: Obrázky, fotografie a kliparty mohou zpomalit doručení u. Je-li to možné, snažte se, aby velikost u nepřekročila 100 kb. Elektronická vizitka Při přemýšlení, co má obsahovat váš podpis, nezapomeňte, že je lepší jej ponechat jednodušší, aby bylo možné snadno rozpoznat důležité informace. Nechcete obtěžovat příjemce podpisem, který je příliš dlouhý nebo nápadný. Také pečivě zvažte cílovou skupinu dříve, než uvedete citlivé informace o sobě, jako je fyzická adresa nebo telefonní číslo. Nechcete přece, aby vám neočekávaně volali cizí lidé. Vytvoření podpisu netrvá dlouho. Podpisy vytváříte v dialogovém okně Podpisy a šablony, do kterého se snadno dostanete z kterékoli nové zprávy kliknutím na šipku pod tlačítkem Podpis a kliknutím na tlačítko Podpisy. Prvním krokem při vytváření podpisu je přiřazení názvu. Začněte kliknutím na tlačítko Nový a zadáním názvu do pole Nový podpis. Podpisu můžete zadat vlastní název, můžete jej pojmenovat jakýmkoli názvem. Pokud chcete vytvořit více podpisů, můžete použít popisnější názvy, abyste mohli snadno zjistit, který podpis použít. 46

48 Nastavení vzhledu Po pojmenování podpisu začnete s jeho vytvářením. Zde uvádíme kroky pro vytvoření jednoduchého podpisu: 1. Zadejte text do textového pole. 2. Zadejte některé základní prvky návrhu podpisu, například písmo a jeho velikost. 3. Můžete také vybrat barvu. Chcete-li mít podpis zajímavější, můžete použít různé formátování pro různé řádky podpisu. Zde je označeno jméno jinou barvou, než má zbytek textu. Jakmile budete spokojeni se základním podpisem, můžete kliknout na tlačítko Uložit. Tím připravíte podpis k použití. Změny podpisu Podpis můžete po vytvoření snadno změnit. Pokud chcete jednorázově změnit podpis pro konkrétní zprávu, proveďte změny přímo ve zprávě stejně jako byste mělnili kterýkoli jiný úsek textu zprávy. Jestliže chcete změnit uložený podpis, musíte se vrátit do dialogového okna Podpisy a šablony a provést zde změny. Automatické použití Po vytvoření prvního podpisu jej aplikace Outlook nastaví jako výchozí podpis a automaticky jej použije u všech nových zpráv. Chcete-li tedy nový podpis použít, stačí začít vytvářet zprávy podpis se zobrazí ve všech nově vytvořených zprávách. Jestliže jste vytvořili více podpisů, můžete ověřit, který z nich je nastaven jako výchozí, v dialogovém okně Podpisy a šablony: výchozí podpis je uveden vedle položky Nové zprávy v části Vyberte výchozí podpis. Na obrázku je znázorněn příklad podpisu s názvem Můj pracovní podpis, který je automaticky použit u nových zpráv. Cílené použití Pokud raději přidáváte podpis do jednotlivých zpráv to znamená, že nechcete podpis přidávat automaticky do nových zpráv můžete upravit nastavení v aplikaci Outlook. V dialogovém okně Podpisy a šablony klikněte na položku (žádný) v seznamu Nové zprávy v části Vyberte výchozí podpis. Pokud pak budete chtít přidat podpis do zprávy, klikněte na tlačítko Podpis na pásu karet ve skupině Zahrnout. Po vložení podpisu do zprávy jej lze kdykoli odstranit tak, že jej vyberete a stisknete klávesu DELETE. 47

49 Podpis s obrázky a hypertextovými odkazy Obrázky Obrázek v podpisu může znamenat více než jen zajímavý prvek. Například vaše fotka nebo logo společnosti v podpisu mohou sloužit jako významné vizuální vodítko, které pomůže zákazníkům snadno identifikovat vás nebo vaši společnost. Chcete-li přidat obrázek, klikněte na tlačítko Obrázek. Poznámka: Nelze změnit velikost obrázků v poli Upravit podpis. Jestliže je tedy obrázek příliš velký nebo příliš malý, bude nutné změnit jeho velikost před jeho vložením. O velikostech obrázků budeme hovořit podrobněji v následující lekci. Hypertextové odkazy Hypertextový odkaz může být opravdu účinným prvkem ve vašem podpisu. Pomocí hypertextového odkazu můžete například propagovat web vaší společnosti nebo směrovat příjemce na konkrétní ovou adresu. Chcete-li vložit hypertextový odkaz, klikněte na tlačítko Hypertextový odkaz. Elektronická vizitka jako podpis Elektronické vizitky jsou novou funkcí aplikace Outlook Elektronické vizitky představují rozšíření Kontaktů a umožňují snadno sdílet kontaktní informace s ostatními. Vytvořeni vlastní elektronické vizitky je stejně snadné, jako přepnutí do zobrazení Kontakty a vytvoření vlastního kontaktu. Po jeho vytvoření budete mít k dispozici vlastní vizitku, kterou můžete vkládat do podpisu u: Klikněte na tlačítko Vizitka v dialogovém okně Podpisy a šablony, jak znázorněno na obrázku. Elektronická vizitka dodá podpisu profesionální vzhled. Příjemci mohou snadno uložit kontaktní informace do svých vlastních kontaktů, protože elektronická vizitka obsahuje dvě části: obrázek a soubor. Soubor, který je ve formátu vcard (internetový standard pro odesílání a přijímání kontaktních informací), znamená, že kontaktní informace spojené s vizitkou mohou příjemci snadno uložit a to i tehdy, pokud nepoužívají aplikaci Outlook Vytvoření více podpisů Je snadné vytvořit více podpisů: Stačí kliknout na tlačítko Nový, pojmenovat jej a zadat (nebo vložit) požadovaný text do pole Upravit podpis. Jak vidíte na obrázcích, zobrazí se kolekce podpisů v seznamu Vyberte podpis, který chcete upravit v dialogovém okně Podpisy a šablony. 48

50 Přepnutí do jiného podpisu Může dojít k situaci, kdy chcete přepnout na jiný podpis během psaní zprávy. Například váš formální podpis s obchodními kontaktními informacemi může být ten, který vkládáte do pracovního u při korespondenci s většinou kolegů. Pro ně budete zřejmě chtít použít jednodušší podpis. Jestliže píšete novému zákazníkovi, budete zřejmě chtít použít něco efektního. Přepnutí do jiného podpisu ve vytvářené zprávě je snadné: Stačí kliknout na tlačítko Podpis v horní části zprávy nebo kliknout pravým tlačítkem myši na podpis a pak vybrat jiný podpis ze seznamu. Použití jiného podpisu pro odpovědi Existují situace, kdy budete chtít v odpovědi na zprávu nebo při předání zprávy použít jiný podpis než podpis pro nové zprávy. Pro ty můžete chtít například používat efektní podpis s obrázkem a hypertextovými odkazy, ale odpovědi a zprávy předané dál chcete podepsat pouze jednoduchým textem. Tuto možnost můžete nastavit v seznamu Odpovědi a předané zprávy v části Vyberte výchozí podpis. Archivace zpráv Archiv automaticky přesunuje zprávy z poštovní schránky do složky s názvem Složky archivu. Na obrázku můžete vidět podrobnější znázornění. 1. Proces spustíte kliknutím na tlačítko Ano. 2. Zprávy jsou přesunuty z vaší poštovní schránky do složky Složky archivu. Ve složce Složky archivu se automaticky vytvoří podsložky vaší poštovní schránky. Automatická archivace Automatická archivace přesunuje zprávy bez vašeho zásahu (po zobrazení výzvy, pokud jste zaškrtli níže zmiňované políčko). Jak se lze k tomuto dialogovému oknu dostat? Klikněte na položku Možnosti v nabídce Nástroje, klikněte na kartu Jiné a potom klikněte na tlačítko Automaticky archivovat. 1. Pokud je zaškrtnuté políčko Spustit automatickou archivaci každých, je automatická archivace zapnutá. (Pokud ji chcete vypnout, můžete tak učinit zde zrušením zaškrtnutí tohoto políčka.) 2. Počet dní určuje, jak často bude automatická archivace spouštěna. Automatická archivace má několik výchozích nastavení, která můžete změnit. Např. nastavení, kdy je zpráva považována za starou, lze změnit v dialogovém okně Automaticky archivovat. Při každém spuštění automatické archivace se všechny zprávy považované za staré podle tohoto kritéria přesunou do složky Složky archivu. 49

51 Cílená archivace Co dělat v případě, že je vaše poštovní schránka přeplněná a pravidelná automatická archivace je naplánována až za týden? Můžete archivaci spustit hned, a to kliknutím na příkaz Archivovat v nabídce Soubor. Všechny zprávy, které dosáhly nastaveného stáří, budou okamžitě archivovány. Kalendář Zobrazení kalendáře Činnosti můžete v kalendáři aplikace Outlook naplánovat jako události, schůzky, zvláštní události nebo úkoly. Výběr typu položky závisí na tom, zda se činnost týká i dalších osob a na tom, jak chcete danou položku zobrazovat. Správný výběr položek v kalendáři umožní rychle zjistit, co se děje, kdy a s kým. V kalendáři můžete využívat tlačítka umístěná v horní části okna k navigaci a k zobrazení či skrytí podrobných informací: 1. Kliknutím na tlačítka Den, Týden nebo Měsíc můžete rychle přepínat zobrazení. 2. Tlačítka Vpřed a Zpět umožňují snadné přecházení v kalendáři. 3. Další tlačítka umožňují v závislosti na zobrazení zobrazit či skrýt dny nebo podrobné informace. Klikněte na položku Kalendář v navigačním podokně. Klikněte na datum v tabulce dat, která je umístěna v horní části panelu úkolů. Možnosti výběrů a práce s kalendářem 1. Událost: Událost je činnost, která se týká pouze vás a probíhá v naplánovanou dobu. 2. Schůzka: Schůzka se stejně jako událost uskutečňuje v naplánovanou dobu. Rozdíl spočívá v tom, že na schůzku zvete účastníky pomocí žádosti o schůzku odesílané em. 3. Zvláštní událost: Zvláštní událost je činnost, která trvá celý den. Na rozdíl od události nebo schůzky neblokuje čas v kalendáři. Zvláštní událost umožňuje zobrazit v kalendáři v daném dni i jiné položky. 4. Úkol: Úkol je činnost, která se týká pouze vás, a není třeba pro ni zadávat naplánovanou dobu. Novinkou v aplikaci Outlook 2007 je v kalendáři oblast v zobrazení Den a Týden, kde se zobrazují úkoly. 50

52 Kalendářová položka Jedním z rychlých způsobů zahájení události (či jiné položky v kalendáři) je umístit kurzor na požadovanou dobu v zobrazení Den, kliknout a zadat podrobnosti. Tyto tři kroky jsou znázorněny na obrázku: 1. Umístěte kurzor na požadovanou dobu v kalendáři a klikněte. 2. Zadejte podrobnosti. 3. Vyžaduje-li událost více času, jednoduše přetáhněte úchyt a dobu události prodlužte. Opakování události Chcete-li v aplikaci Outlook vyznačit, že se událost, schůzka nebo zvláštní událost neustále opakuje, použijte funkci Opakování. Četnost výskytů činnosti se nazývá způsob opakování. Jak si můžete všimnout na obrázku, zobrazuje se opakovaná událost několikrát a zobrazí se ikona opakování. Chcete-li nastavit způsob opakování, otevřete událost a klikněte na tlačítko Opakování ve skupině Možnosti na kartě Událost. Otevření opakované události Chcete-li otevřít opakovanou položku kalendáře a zobrazit její podrobnosti či ji změnit, klikněte na ni. Zobrazí se zpráva, podobná zprávě na obrázku, se dvěma možnostmi: Otevřít tento výskyt Tuto možnost vyberte, jestliže chcete zobrazit nebo změnit jeden výskyt, nikoli celou řadu. Některý den můžete například chtít jít cvičit o půl hodiny později než obvykle, aniž byste měnili obvyklou dobu. Otevřít řadu Tuto možnost zvolte, chcete-li zobrazit nebo změnit celou řadu, pokud jste se například rozhodli posunout všechny instance události Cvičení o půl hodiny. Po otevření řady můžete změnit způsob opakování tak, že kliknete na tlačítko Opakování na kartě Událost Tipy: Při práci s opakovanými položkami mějte na paměti následující skutečnosti: Neodstraňujte opakovanou položku. Namísto toho změňte čas v poli Konec. Tím zůstane zachován záznam výskytů v minulosti. Možná budete potřebovat vytvořit několik různých opakovaných položek kalendáře, abyste dosáhli u jedné činnosti požadovaného způsobu opakování. Jestliže chcete například zadat událost dne výplaty, ke které dochází každý patnáctý den v měsíci a současně také poslední den v měsíci, bude třeba pro tuto situaci vytvořit dvě opakované události. 51

53 Připomenutí Při vytvoření libovolného typu položky kalendáře je připomenutí nastaveno automaticky. Aplikace Outlook vás upozorní na události a schůzky 15 minut před začátkem. Níže je znázorněn postup změny času připomenutí na kalendářovou položku pomocí otevření položky a úpravy nastavení v poli Připomenutí na kartě Událost. 1. Poklikáním otevřete událost. 2. Zvolte čas připomenutí. 3. Připomenutí je zobrazeno v určený čas. Barevné kategorie Pokud chcete odlišit např. narozeniny a osobní události od pracovních, je to možné pomocí barevných kategorií. Barevné kategorie umožňují pojmenovat vlastní barvy a podle potřeby tyto názvy také změnit. Pomocí barev můžete určité položky zvýraznit, aby byly patrné na první pohled. Úkoly Úkol je položka určená pro libovolnou činnost, kterou chcete zobrazit v kalendáři, ale kterou není třeba plánovat na konkrétní čas nebo která nezahrnuje celý den. Oblast Úkoly se zobrazuje v kalendáři v zobrazení Den nebo Týden. Jestliže máte například několik pochůzek, které je třeba vyřídit, zadejte každou pochůzku jako úkol. Po dokončení úkol zaškrtněte. Dokončený úkol zůstane připojen ke dni, v němž byl dokončen. Díky tomu budete mít uspořádaný seznam výsledků daného dne při ruce. U úkolu můžete zadat naplánované datum zahájení a termín, kdy má být dokončen. Jestliže nedokončíte úkol v daném termínu, přesune se úkol automaticky směrem vpřed a bude se zobrazovat v aktuálním dni, dokud jej nepřeplánujete nebo nezaškrtnete. Tip: Chcete-li rychle přeplánovat úkol, otevřete zobrazení Týden a přetáhněte daný úkol z jednoho dne do jiného. 52

54 Používání více kalendářů Kliknete-li na položku Kalendář v navigačním podokně, je kalendář zobrazený pod položkou Vlastní kalendáře hlavním (výchozím) kalendářem. Tento kalendář se vždy nazývá Kalendář. Tento kalendář budete mít vždy k dispozici, můžete mít ovšem k dispozici i další kalendáře. Vytvoření nového kalendáře Pokud chcete vytvořit další kalendář, je třeba nejprve vytvořit novou složku, ve které budou položky nového kalendáře. Lze to provést jednoduše tak, že v nabídce Soubor přejdete na příkaz Nový a kliknete na příkaz Kalendář. Zobrazí se dialogové okno Vytvořit novou složku, ve kterém zadáte její název. Jakmile kalendář vytvoříte, zobrazí se v seznamu ve skupině Vlastní kalendáře. Zobrazení více kalendářů Pokud již máte v aplikaci Outlook vytvořeny další kalendáře, budou zobrazeny v seznamu v navigačním podokně. Na obrázku jsou znázorněny některé příklady. 1. Ve skupině Vlastní kalendáře jsou zobrazeny dva kalendáře: výchozí kalendář (ten, který má vždy název Kalendář) a další osobní kalendář. V tomto případě má alternativní kalendář název Rodina. 2. Ve skupině Jiné kalendáře jsou zobrazeny dva další kalendáře: kalendář Narozeniny slavných, k jehož odběru se lze přihlásit prostřednictvím Internetu, a kalendář Týmový web dovolené. 3. Ve skupině Kalendáře uživatelů je zobrazen sdílený kalendář kolegy. Používáte-li pro y a kalendáře Microsoft Exchange Server (pravděpodobně jej používáte v práci), budete moci sdílet hlavní kalendář s jinými uživateli a oni jej budou moci sdílet s vámi, jak je znázorněno zde. Budete-li si chtít prohlédnout kalendář jiného uživatele, bude tento kalendář zobrazen zde. Poznámka: Na obrázku si také ve skupinách Jiné kalendáře a Kalendáře uživatelů povšimněte ikon s obousměrnou šipkou u zobrazených kalendářů. Šipky slouží jako připomenutí toho, že tento typ kalendáře je pravidelně aktualizován při změně hlavního kalendáře. Pokud vám nevyhovují standardní názvy skupin, můžete je změnit. Sledování všech kalendářů Pokud máte zobrazeno více kalendářů, barevné označení a rozdílné názvy vám pomohou jednotlivé kalendáře odlišit. Na obrázku je hlavní kalendář modrý a rodinný kalendář zelený. V aplikaci Outlook jsou kalendářům přiřazovány barvy podle pořadí, ve kterém zaškrtnete příslušná políčka v navigačním podokně. 53