Dopady spuštění základních registrů na subjekty územní samosprávy

Transkript

1 Dpady spuštění základních registrů na subjekty územní samsprávy Typvý pstup implementace pr ORGANIZACE ZŘIZOVANÉ MĚSTY/OBCEMI A KRAJI Vydavatel: Ministerstv vnitra ČR, ve splupráci s kraji Zpracvatel: CORTIS Cnsulting s.r.. Datum vydání:

2 Verze dkumentu: /12

3 OBSAH DOKUMENTU 1 ÚVOD DO PROBLEMATIKY ZÁKLADNÍCH REGISTRŮ PŘÍPRAVNÁ FÁZE ZŘÍZENÍ DATOVÉ SCHRÁNKY URČENÍ ODPOVĚDNÉ OSOBY OZNÁMENÍ O VYKONÁVÁNÍ PŮSOBNOSTI V AGENDÁCH ZAJIŠTĚNÍ INFORMAČNÍ (APLIKAČNÍ) PODPORY VYKONÁVANÝM AGENDÁM Využití lkálníh Agendvéh infrmačníh systému Využití centrálníh AIS ÚPRAVA PRACOVNÍCH NÁPLNÍ FÁZE BĚŽNÉHO PROVOZU SHRNUTÍ ZÁKLADNÍCH KROKŮ /12

4 Jak s dkumentem pracvat Tent dkument je přílhu hlavníh dkumentu Dpady spuštění základních registrů na subjekty územní samsprávy a shrnuje dpady zákna č. 111/2009 Sb., základních registrech, ve znění pzdějších předpisů, d vnitřníh stavu rganizace kategrie ZŘIZOVANÁ ORGANIZACE. Služí jak vzrvý návd pr zajištění suladu s tímt záknem a přípravu rganizace na spuštění základních registrů. Dpady implementace zákna základních registrech jsu v dkumentu členěny na bdbí přípravy a běžnéh prvzu (tj. p ). Jejich stručný ppis je dplněn dkazy na příslušné pasáže hlavníh dkumentu, kde lze nalézt pdrbný ppis, většinu dplnění ukázku knkrétních příkladů, dpručení či mdelvých situací. Ppis typickéh subjektu Typickými subjekty jsu v tmt scénáři zřizvané (příspěvkvé) rganizace, kterým byla zřizvatelem svěřena půsbnst v blasti veřejné správy. T je případ např. základních škl, kdy zápis žáka je správním rzhdnutím. V takvém případě má příspěvkvá rganizace veškeré pvinnsti vyplývající ze ZZR. Příspěvkvá rganizace ale zpravidla nemá zřízenu datvu schránku, tudíž ke dni zpracvání analýzy nemhla bdržet infrmaci registraci agend (a tedy nemhla známit vyknávání půsbnsti). 4/12

5 1 Úvd d prblematiky základních registrů Pčátkem rku 2007 schválila Vláda ČR základní cíle strategie Efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby (Smart Administratin) pr bdbí Jedním z těcht cílů je vytvření centrálních registrů veřejné správy, jejichž pmcí bude mžné sdílet data v rámci veřejné správy. Jak krk navazující na tent záměr byl vypracván a schválen zákn č. 111/2009 Sb., základních registrech, který stanvuje základní registry jak jedinečné zdrje údajů využívaných při práci veřejné správy. Prstřednictvím základních registrů tak djde k dstranění rztříštěnstí, nejedntnsti a vícenásbnéh výskytu dat v zásadních databázích veřejné správy. Nařízení vlády č. 161/2011 Sb., stanvení harmngramu a technickéh způsbu prvedení patření pdle 64 až 68 zákna základních registrech pak definuje knkrétní technické a prcesní pdmínky pr úspěšné spuštění základních registrů. Smyslem a účelem základních registrů (ZR) je: pskytvat bezpečně vybrané právně závazné referenční údaje definvaných bjektech a subjektech, prpagvat změny v těcht údajích prvedené právněnými editry d celé veřejné správy (VS), umžnit bezpečné a transparentní pskytvání údajů i z dalších infrmačních systémů ve VS, zavést kntrlu subjektů údajů nad údaji nich vedených, zásadně zjedndušit hlašvací pvinnst, vytvřit předpklady pr ptimalizaci a sjedncení prcesů VS. Zákn základních registrech rvněž zavádí pjem Referenční údaj, který je pvažván za správný a právně závazný, pkud není prkázán pak neb pkud nevznikne právněná pchybnst správnsti referenčníh údaje. Tyt referenční údaje jsu vedeny v základních registrech jedná se údaje : fyzických sbách vedené v Registru byvatel (ROB) právnických sbách vedené v Registru sb (ROS) územních prvcích vedené v Registru územní identifikace (RÚIAN) rgánech veřejné mci a jejich rzhdnutích vedené v Registru práv a pvinnstí (RPP). Tyt referenční údaje jsu udržvány aktuální prstřednictvím přesně určených editrů a pdle pravidel daných příslušnými zákny. Editři prstřednictvím základních registrů infrmují celu veřejnu správu rzhdnutích, která učinili a v suladu s případným zmcněním d subjektu infrmují také vybrané sukrmprávní subjekty změně vybraných referenčních údajů. Přístup rgánů veřejné mci (OVM) k referenčním údajům je mžný puze prstřednictvím: registrvaných Agendvých infrmačních systémů (tj. AIS majících certifikát pr kmunikaci s ISZR vydaný Správu základních registrů a dispnujících právněními pdle registrvané agendy) - prstřednictvím vlání služeb vnějšíh rzhraní infrmačníh systému základních registrů (ISZR), CzechPOINT (na základě frmuláře žádsti a frmuláře dpvědi), datvých schránek (na základě frmuláře žádsti a frmuláře dpvědi). 5/12

6 2 Přípravná fáze Cílem tét fáze je připravit zřizvanu rganizaci na spuštění základních registrů. Tat fáze bsahuje zajištění nutných krků suvisejících se změnu v blastech: rganizačníh zajištění prcesu přípravy a následnéh plnění pvinnstí vyplývajících ze zákna základních registrech (dále jen ZZR), infrmačních a kmunikačních technlgií, prcesů a pstupů uvnitř rganizace. 2.1 Zřízení datvé schránky Zřízení datvé schránky je nutnu pvinnstí pr t, aby se zřizvaná rganizace stala rgánem veřejné mci. Jedná se základní předpklad, aby rganizaci byly dručvány infrmace registraci agend a zárveň aby rganizace byla zavedena d Seznamu OVM (a mhla být sučástí prcesu hlášení agend, matice právnění, přiřazení AIS k OVM apd.). Pstup pr zřízení datvé schránky je uveden na adrese Určení dpvědné sby Příprava a spuštění základních registrů vyžaduje určitu úpravu technických, metdických a rganizačněprcesních pdmínek v rganizaci, prt je vhdné určit dpvědnu sbu, která bude mít celý prces přípravy na starsti. Bude se jednat zejména zajištění těcht činnstí: znamvání půsbnsti v agendách, registrvání AIS jak infrmační systém veřejné správy (ISVS), získání certifikátu pr kmunikaci s ISZR a registrvání AIS d Jedntnéh identitníh prstru (JIP), pvěření zaměstnanců výknem nvě vzniklých činnstí a prcesů, zajištění připravensti infrmačních a kmunikačních technlgií. Zásadní je kmunikvat se svým zřizvatelem a krdinvat pstup při zajištění pžadavků ZZR. 2.3 Oznámení vyknávání půsbnsti v agendách Cílem tét aktivity je naplnění pžadavku zákna základních registrech, který ukládá becně rgánu veřejné mci pvinnst prvést tzv. známení vyknávání půsbnsti v agendě a t d 30 dnů de dne registrace agendy. Pr řádné splnění tét pvinnsti jsu pdstatné následující krky/činnsti: 1. OVM bdrží d datvé schránky známení registraci agendy d správce RPP (tedy Ministerstva vnitra). 2. Prstřednictvím Agendvéh infrmačníh systému RPP Půsbnstníh (dále AIS RPP Půsbnstní) prvede rganizace známení vyknávání půsbnsti v agendě 1 vyplněním: pčtu úředních sb pdílejících se na výknu dané činnstní rle, celkvéh pčtu úředních sb pdílejících se na výknu agendy. 1 Pdmínku práce v AIS RPP Půsbnstní je zřízení účtu uživateli, který bude známení prvádět ve Správě dat aplikace Seznam OVM (viz musí být nastavena rle Ohlašvatel půsbnsti v agendě. 6/12

7 3. V případě, že rganizace ptřebuje změnit pčet úředních sb u agendy, u které již znamvání vyknávání půsbnsti uknčila (zaslal Ministerstvu vnitra k registraci): p dbu fungvání sučasné prvizrní aplikace (která bude využívána přibližně d knce dubna 2012) zašle žádst na helpdesk SZR (pdpra@szrcr.cz), p spuštění cílvé aplikace (d pčátku května 2012) bude mci editvat pčty úředních sb přím v aplikaci AIS RPP Půsbnstní pmcí příslušné funkcinality. Dpručení: Při znamvání půsbnsti a zadávání pčtu sb je důležité zhlednit také zastupitelnst sb tak, aby například v případě dluhdbé nemci byl mžné plynule zajistit výkn příslušné činnsti/agendy. Zejména v případech, kdy agendu vyknává puze 1 zaměstnanec, raději zadávejte pčet jeden vyšší. Detailní pstup pr prces známení půsbnsti v agendě je ppsán v hlavním dkumentu (viz kapitla č. 8.1) neb v dkumentu Oznámení vyknávání půsbnsti v agendě vydaném Ministerstvem vnitra, viz: vyknavani_pusbnsti_v_agende_ 0.5.pdf. 2.4 Zajištění infrmační (aplikační) pdpry vyknávaným agendám Kmunikvat se základními registry je mžné puze prstřednictvím Agendvých infrmačních systémů, CzechPOINT neb datvých schránek. Zřizvané rganizace pr výkn svých agend zpravidla: nepužívají žádný infrmační systém (data jsu ulžena v papírvé pdbě), pužívají jednduchý kancelářský prgram (např. MS Excel), pužívají lkální specializvaný infrmační systém (např. šklský infrmační systém), jehž mhu být správci neb jsu puze uživateli, a rli správce vyknává zřizvatel. Aby mhl zaměstnanec v průběhu výknu agendy kmunikvat se základními registry v ptřeném rzsahu a v suladu s pžadavky ZZR, musí být zajištěna aplikační pdpra vyknávané agendy jedním z následujících způsbů: 1. Využitím Frmulářvéh AIS (FAIS) tedy sady frmulářů v prstředí CzechPOINT, které umžňují kmunikaci se základními registry. Pkud rganizace nemá zřízen přístup k CzechPOINT@Office, pžádá Ministerstv vnitra jeh zpřístupnění, a t na základě vyplnění frmuláře, který je třeba pdepsat kvalifikvaným elektrnickým pdpisem právněné sby neb vytisknut, patřit pdpisem právněné sby a zaslat na adresu Ministerstv vnitra ČR, dbr rzvje služeb a prjektů egvernment, náměstí Hrdinů 1643/3, Praha 4, je mžné jej zaslat i prstřednictvím datvé schránky. 2. Datvu schránku, prstřednictvím které zašle rganizace frmulář se žádstí referenční údaje Správě základních registrů a prstřednictvím datvé schránky rvněž bdrží dpvěď. 3. Využitím sučasnéh infrmačníh systému, který musí být změněn tak, aby umžnil kmunikaci se základními registry a zárveň splnil všechny pžadavky plynucí ze ZZR (na lgvání, zabezpečení přístupu, apd.). V případě, že infrmační systém nemá v servisní smluvě zajištěnu legislativní pdpru v dstatečném rzsahu, prvede tut úpravu ddavatel za finanční úplatu. Stručný ppis jedntlivých krků, které je nutné zajistit pr napjení lkálníh AIS na základní registry, je uveden v kapitle Pslední variantu je nákup nvéh infrmačníh systému, cž může být v případě zřizvaných rganizací např. elektrnická spisvá služba neb využití hstvané spisvé služby zřizvatele neb příslušnéh ORP. Rzhdnutí, kteru variantu rganizace pr kmunikaci se ZR pr danu agendu vybere, by měl být vlivněn: 7/12

8 sučasným stavem knkrétní aplikace, náklady na případnu změnu aplikace (upgrade/update) neb náklady na přízení nvé aplikace, typicky elektrnické spisvé služby (může být hstvaná zřizvatelem), efektivnstí vynalžených finančních prstředků zejména z phledu četnsti výknu agendy vzhledem k přínsům investice Využití lkálníh Agendvéh infrmačníh systému V případě, že bude rganizace pužívat pr kmunikaci se základními registry lkální AIS, musí: Oznámit vyknávání půsbnsti v agendách (viz kap. výše) Registrvat AIS d Infrmačníh systému infrmačních systémech veřejné správy (ISISVS) Pstup vyplňvání ISISVS je ppsán v dkumentu Stručný návd pr registraci infrmačních systémů veřejné správy pdle zákna č. 365/2000 Sb., infrmačních systémech veřejné správy dstupný na Získat certifikát pr kmunikaci s ISZR Upzrnění: Certifikát rganizace získá vyplněním frmuláře dstupnéh na stránkách Správy základních registrů (SZR) a vygenerváním subru s veřejnu částí klíče (dle návdu Pstup pr genervání asymetrickéh klíčvéh páru, viz Následně je nutné upravit název vygenervanéh subru bsahujícíh veřejnu část klíče na Mycsr_ICO.txt. (tj. Mycsr_8 číslic bez mezer.txt) a vyplnit tiskpis Žádst umžnění přístupu rgánu veřejné mci ke službám vnějšíh rzhraní ISZR. Vyplněnu žádst ve frmátu *.pdf. je ptřeba deslat splu s přilženým subrem Mycsr_ICO.txt d datvé schránky certifikační autrity, kteru je SZR (ID jjqjqih). Výše uvedený pstup platí pr vydání certifikátu pr testvání. Prces vydávání technických certifikátů pr prduktivní prvz bude upřesněn a zveřejněn na stránkách SZR. Pdle získaných infrmací ke dni zpracvání dkumentu bude pstup následující: Oprávněný zaměstnanec bce v prstředí JIP/KAAS: zahájí registraci AIS pdle IČO rganizace (autrizace zaměstnance prcesem pdle CzechPOINT, rganizace musí být v Seznamu OVM), vybere AIS z nabídky zaregistrvaných AIS v ISISVS (mezen pr danu rganizaci), přiřadí agendy pdprvané tímt AIS z nabídky Agend registrvaných v RPP, ve kterých má daná rganizace hlášenu půsbnst, definuje způsb síťvéh přístupu. Správa základních registrů na základě registrace AIS dané bce v JIP/KAAS: přidělí systémvý certifikát pr přístup AIS d ISZR, přidělí údaje nezbytné pr využívání AIFO registrvaným AIS v ORG, zavede AIS d ISZR a umžní jeh přístup, dešle příslušné bci ptvrzení registraci AIS pr přístup d ZR. Prvést úpravu vašeh infrmačníh systému neb přízení nvéh Ddavatel prvede změnu systému neb jeh ddání tak, aby umžňval: pracvat s agendvými identifikátry fyzických sb (AIFO), kmunikvat s infrmačním systémem základních registrů, 8/12

9 zabránit neprávněnéh přístupu k údajům vedeným v AIS a základních registrech, vést záznamy přístupu k údajům bsaženým v základních registrech. Dpručení: Iniciujte jednání s ddavateli AIS, které chcete integrvat se základními registry a jednejte mžnstech a termínech realizace nutných úprav. V případě, že servisní smluva nepkrývá zajištění suladu s platnu legislativu, pčítejte, že úpravy AIS si vyžádají finanční náklady. Na základě předpkládaných dhadů a p zvážení eknmické efektivnsti investice rzhdněte, zda budete lkální systém skutečně integrvat neb využijete pr kmunikaci se základními registry pr zajištění výknu dané agendy jiné, alternativní řešení, viz výše. Přiřadit úřední sby k agendám a zřídit jim uživatelské účty Organizace zajistí přiřazení knkrétních zaměstnanců k jedntlivým agendám a jejich činnstním rlím. Editaci údajů v JIP, včetně správy lkálních administrátrů a lkálních uživatelů, je mžné realizvat prstřednictvím aplikace Správa dat Seznamu OVM ( neb vlastním systémem pr řízení uživatelů. Seznam častých dtazů, včetně návdu jak v těcht případech pstupvat, je zveřejněn na adrese: Využití centrálníh AIS Centrální AIS bude využíván puze u agend, kde rganizace půsbí v rli editra, cž je v případě zřizvané rganizace puze AIS RPP Půsbnstní. Všechny činnsti spjené s připravenstí AIS na kmunikaci s ISZR zajišťuje správce příslušnéh AIS, tedy v tmt případě Ministerstv vnitra. Organizace je sice puze uživatelem systému, je ale pvinna prvést přiřazení úředních sb (uživatelů) k agendě a činnstním rlím v JIP. 2.5 Úprava pracvních náplní Pracvní náplně knkrétních zaměstnanců by měly být rzšířeny/upraveny na základě: Vzniku výknu nvých činnstí na základě implementace ZZR d rganizace, např.: pvěření sb znamváním půsbnsti, reklamváním chybně známené půsbnsti vůči správci RPP, zadáváním údajů d JIP, pvěření sb správu a připjením AIS, bnvu certifikátů získaných pr lkální AIS apd. Pvinnsti využívat referenční údaje ze základních registrů při výknu činnsti. 9/12

10 3 Fáze běžnéh prvzu Běžný prvz se systémem základních registrů začíná d , kdy zákn základních registrech nabývá své účinnsti. Úřední sba je pvinna využívat údaje ze základních registrů při výknu činnsti, aniž by věřvala jejich správnst. Při výknu své činnsti prvádí zaměstnanec zttžnění vůči ZR u klientů, kteří jsu subjekty řízení. Pčet a kamžik validace těcht údajů je věcí knkrétní úpravy prcesníh pstupu každéh z úřadů, zpracvatelé však dpručují prvést tut validaci minimálně v kamžiku přijetí žádsti, kmunikace s dalšími subjekty a uknčení případu. Tt zttžnění úřední sba prvádí na základě identifikace klienta, které je mžné prvést prstřednictvím čísla elektrnicky čitelnéh identifikačníh dkladu (bčanskéh průkazu, cestvníh pasu, pvlení k pbytu, vízvý štítek a pbytvý štítek) neb na základě kmbinace údajů umžňujících jednznačnu identifikaci (uvedením jména, příjmení, adresy trvaléh bydliště a data narzení). Správní řád ( 36, dst. 4) pravňuje úřední sbu k vyzvání účastníka neb jeh zástupce k předlžení průkazu ttžnsti. V případě, že rganizace zjistí nesulad referenčních údajů vedených v základním registru se skutečným stavem, aneb vznikne-li právněná pchybnst správnsti referenčníh údaje, uvědmí tm neprdleně editra danéh referenčníh údaje. 10/12

11 4 Shrnutí základních krků Základní pstup: 1. P přijetí známení registraci agendy (známení přijde d vaší datvé schránky d Ministerstva vnitra) prveďte známení vyknávání půsbnsti (vyplňte pčty sb) d 30 dní. Tt prvedete v prstředí AIS RPP Půsbnstní. Oznamujete-li půsbnst k agendě pprvé, pstupujte následvně: a) Předpkladem je, že máte zřízen přístup k CzechPOINTu. V případě, že tmu tak není, je třeba pstupvat pdle návdu umístěnéh na b) Prveďte reautrizaci údajů subjektu a seznamu lkálních administrátrů. K tmu služí frmuláře aktualizace_udaju_ovm.zf a sprava_lkalnich_administratru.zf, dstupné na adrese c) Lkální administrátr přiřadí knkrétní sbě rli Ohlašvatel půsbnsti v agendě a sdělí jí přihlašvací jmén/hesl. Instrukce pr přiřazení rle bsahuje Příručka pr lkálníh administrátra ( viz kapitla V případě, že jste pršli úspěšně předchzími krky neb už jste dříve znamvali půsbnst, pkračujte tím, že: d) Ohlašvatel půsbnsti v agendě se přihlásí d AIS RPP Půsbnstní na adrese dle metdiky umístěné na Pr přihlášení pužije jmén a hesl získané v bdě 1c). e) Vyplňte pčet úředních sb pr jedntlivé činnstní rle a celkvý pčet v agendě. Pkud se některá úřední sba pakuje ve více činnstech, uveďte je v celkvém pčtu puze jednu. 2. Přiďte přístup k CzechPOINT@Office pr všechny pracvníky, kteří budu ptřebvat přistupvat k referenčním údajům základních registrů a nebudu mít přístup k těmt údajům prstřednictvím jiné aplikace (centrální AIS, lkální systém napjený na ISZR). Tzn. že tit uživatelé musí být vybaveni vlastním kmerčním a kvalifikvaným certifikátem ulženým na externím nsiči (tken, čipvá karta). Pstup získání certifikátu je dstupný na adrese: 3. Pkud pr kmunikaci se základními registry budete pužívat vlastní infrmační systém, registrujte jej d Infrmačníh systému infrmačních systémech veřejné správy. Pstup vyplňvání ISISVS je ppsán v dkumentu Stručný návd pr registraci infrmačních systémů veřejné správy pdle zákna č. 365/2000 Sb., infrmačních systémech veřejné správy, který je dstupný na adrese: 4. Zahajte jednání s ddavateli vašeh infrmačníh systému hledně termínu a rzsahu ptřebných úprav tak, abyste ideálně měli infrmační systém upraven pr kmunikaci se základními registry k V případě, že tent termín nebude váš ddavatel schpen splnit neb bude mít příliš velké finanční nárky (z Vašeh phledu nesplnitelné a tedy úprava nebude realizvána), připravte se na alternativní zajištění přístupu, viz bd 2 tht pstupu. V případě, že váš ddavatel ptřebuje testvat způsb integrace s Infrmačním systémem základních registrů, umžněte mu tt testvání získáním technickéh certifikátu pr knkrétní infrmační systém. Žádst pr získání technickéh certifikátu je dstupná na adrese na adrese rze_2.0.pdf je zveřejněn pstup pr genervání asymetrickéh klíčvéh páru. V případě nejasnsti pžádejte svéh ddavatele sučinnst. 5. Určete knkrétní zaměstnance ke každé agendě a činnstní rli a přidělte jim příslušná právnění 11/12

12 dle pravidel správců Agendvých infrmačních systémů (např. ISEO, ISUI, ROS-IAIS). 12/12