Zahraniční oddělení. Univerzitní informační systém. Svazek 17. Mendelova univerzita v Brně

Transkript

1 Univerzitní informační systém Mendelova univerzita v Brně Zahraniční oddělení Svazek 17 Verze: 0.66 Datum: 5. dubna 2017 Autor: Jitka Šedá, Martin Tyllich

2

3 Obsah Seznam obrázků 5 1 Úvod 9 2 Nastavení systému mobilit Základní pojmy Práva k aplikacím zahraničního oddělení a jejich význam Nastavení milníků ové zprávy Evidence druhů zahraničních dohod Správa specifikací Správa zahraničních institucí Evidence zahraničních dohod Správa zahraničních podniků Bilance vyjíždějících a přijíždějících studentů Evidence sazebníků pojistného Mobility studentů přijíždějící Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty Nominace studentů Akceptace nominovaných studentů Doplnění údajů pro přijíždějící studenty Zatížení fakult zahraničními studenty Studijní evidence zahraničního studenta na MENDELU Mobility studentů vyjíždějící Evidence studijního výjezdu Evidence jazykových certifikátů Evidence extrabodových důvodů Evidence výběrových řízení Podání přihlášky na výměnný pobyt Evidence přihlášek na výměnný pobyt Studenti přihlášení na výměnný pobyt Seznam pro záznam výsledků Zadávání ručního průměru Pořadníky pro výměnné pobyty Seznam nevybraných studentů Změny přiřazení studentů ke školám Výsledky výběrového řízení Statistiky výběrových řízení Evidence splněných povinností (Checklisty) Buddy System Bankovní spojení vyjíždějících studentů Studijní výjezd Pracovní a absolventské stáže 67 3

4 6 Zprávy a výstupy z mobilit studentů Zprávy ze zahraničních pobytů Mobility studentů správa Správa obsahu ů pro mobility studentů Správa závěrečných zpráv Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty Zahraniční cesty Přehled cest Nová cesta Schvalování cest Delegace schvalování zahraničních cest Správa externistů Sestavy Přijíždějící zahraniční hosté Rejstřík 93 4

5 Seznam obrázků 1: Evidence druhů zahraničních dohod : Správa zahraničních institucí : Evidence zahraničních dohod : Evidence typu studia a jeho kapacity u dohody : Určení koordinátorů : Správa zahraničních podniků : Evidence sazebníků pojistného správa oblastí : Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty : Nominace studentů : Akceptace nominovaných studentů : Akceptovaní studenti : Doplnění údajů pro přijíždějící studenty : Studijní evidence zahraničního studenta na MENDELU : Tisk dokumentů pro zahraniční studenty : Studijní evidence vyjíždějícího studenta : Evidence dohody a jazykového kurzu : Jazykový kurz zaevidovaný k dohodě : Pracovní stáž : Evidence jazykových certifikátů : Evidence extrabodových důvodů : Evidence výběrových řízení : Dohody výběrového řízení : Vymezení žadatelů : Nastavení extrabodových kritérií : Podání přihlášky na výměnný pobyt : Podaná přihláška z pohledu studijní referentky : Zrušená přihláška z pohledu studijní referentky : Studenti přihlášení na výměnný pobyt : Seznam pro záznam výsledků prvního kola výběrového řízení : Seznam pro záznam výsledků druhého kola výběrového řízení : Zadávání ručního průměru : Pořadník prvního kola výběrového řízení : Pořadník druhého kola výběrového řízení před udělením škol : Změny přiřazení studentů ke školám : Studenti vybraní ve výběrovém řízení : Obsazení škol : Statistiky výběrových řízení pro fakulty : Počty studentů výběrového řízení : Evidence splněných povinností (Checklisty) : Bankovní spojení vyjíždějících studentů : Sestava bankovních spojení : Zprávy ze zahraničních studijních pobytů : Zprávy ze zahraničních pracovních stáží : Zprávy ze zahraničních pracovních stáží : Formulář pro definici jednotlivých částí u

6 6 46: Správa obsahu ů pro mobility studentů : Správa závěrečných zpráv : Příklad otázek zvolené části závěrečné zprávy : Otázka typu celé číslo : Příklad otázky typu celé číslo : Příklad otázky typu hodnotová škála (5 stupňů) : Příklad otázky typu logická hodnota : Příklad otázky typu odstavec textu : Příklad otázky typu řetězec znaků : Otázka typu více hodnot z výčtu : Příklad otázky typu více hodnot z výčtu : Otázka typu jedna hodnota z výčtu : Příklad zobrazení závěrečné zprávy pro studenty : Příklad přehledu dokumentů : Příklad požadovaných dokumentů : Přehled návrhů zahraničních cest : Založení návrhu na zahraniční cestu : Pobyty ve státech a náklady : Nastavení financování zahraniční cesty : Schvalování návrhů zahraničních cest : Vložení nového hosta : Přehled hostů

7 Vážené studijní referentky, sedmnáctý svazek příručky Univerzitního informačního systému Mendelovy univerzity v Brně (MENDELU) je určen pracovníkům zahraničního oddělení a studijním referentkám, které pracují se studenty vyjíždějícími do zahraničí za studijními pobyty nebo pracovními stážemi. Svazek je rozdělen do několika kapitol. První kapitola se věnuje obecným informacím týkajících se evidence pobytů studentů. Následující kapitola se zabývá základními pojmy a nastavením systému pro úspěšnou funkci aplikací Zahraničního oddělení. Samostatné kapitoly jsou věnovány zahraničním studentům přijíždějícím studovat na MENDELU a studentům MENDELU vyjíždějícím na studijní pobyty nebo pracovní, resp. absolventské stáže. V kapitole Zprávy a výstupy je zmíněna aplikace pro zobrazení a tisk závěrečných zpráv ze studijních pobytů, které vyplnili studenti po ukončení svého pobytu v zahraničí. Kapitola Správa mobilit studentů zahrnuje popis aplikací spravující y hromadně zasílané studentům vyjíždějícím do zahraničí, zahraničním studentům a jejich koordinátorům, dále obsahuje popis aplikací pro správu závěrečných zpráv ze studijních pobytů a správu dokumentů pro vyjíždějící studenty. Ing. Jitka Šedá, Ing. Martin Tyllich a kolektiv autorů 7

8

9 1 Úvod Zahraniční oddělení se věnuje studentům, kteří mají zájem o studijní pobyt na Mendelově univerzitě v Brně. K evidenci studentů využívá aplikaci Zahraniční oddělení. Delegování práv k využívaným aplikacím zajišťuje systémový integrátor zahraničního oddělení. Zahraniční oddělení zajišťuje správu zahraničních institucí, dohod a podniků pro vyjíždějící studenty, jejichž pobyty evidují studijní oddělení fakult. Studijní oddělení pracuje se studenty studujícími v bakalářských, magisterských, magisterských navazujících a doktorských studiích. Studentům vyjíždějícím na studijní výjezd zaznamenává základní údaje o studijním pobytu nebo pracovní stáži. 9

10

11 2 Nastavení systému mobilit Mezi první kroky při zprovozňování aplikací zahraničního oddělení patří přidělení práv příslušným pracovníkům, nastavení milníků studijního období, založení studijního programu zahraničního stupně, případně oborů, ve kterých budou přijíždějící studenti studovat, nastavení zahraničních institucí, zahraničních dohod a v případě pracovních stáží i nastavení zahraničních podniků. V průběhu práce se dále musejí také nastavit typové y hromadně zasílané studentům a jejich koordinátorům. 2.1 Základní pojmy V kapitole jsou vysvětleny pojmy jako zahraniční koordinátor, nominace, studijní pobyt, stáž, logovací údaje. Koordinátor Koordinátor je osoba, která nominuje zahraniční studenty ke studijnímu pobytu na MENDELU. Uživatel se stane zahraničním koordinátorem v okamžiku, kdy je jako koordinátor zaevidován v aplikaci Evidence zahraničních dohod (viz strana 16). Koordinátoři jsou evidováni ke konkrétním dohodám uzavřených mezi MENDELU a zahraničními institucemi. Celkový seznam koordinátorů lze získat v aplikaci Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty (viz strana 25), která umožňuje koordinátory oslovovat prostřednictvím ů, zasílat jim vygenerovaná hesla apod. Nově založenému koordinátorovi přes aplikaci Evidence zahraničních dohod se automaticky založí externí pracovní poměr Externí koordinátor zahraničních pobytů na subjektu Externí zahraniční univerzity (ExtZU). Jsou mu vygenerovány přihlašovací údaje do UIS, založena ová adresa, v preferencích uživatele je automaticky nastaven jazyk prohlížeče na angličtinu, do občanství se uloží stát evidovaný u instituce. Pokud dohoda přestane být aktivní nebo je z ní koordinátor odebrán, je mu externí pracovní poměr po 14 dnech automaticky ukončen. Osoba zůstává v evidenci UIS. Pokud se má opět stát koordinátorem, pak je nutné této osobě ručně založit aktivní externí poměr Externí koordinátor zahraničních pobytů na subjektu Externí zahraniční univerzity (ExtZU). Až potom je možné osobu v aplikaci Evidence dohod zahraničních pobytů dohledat a k dohodě přidělit. Aktivním koordinátorům je po přihlášení do Osobní administrativy zobrazen odkaz Zahraniční oddělení, pod kterým jsou přístupné aplikace Zprávy ze zahraničních pobytů (viz strana 69) a Nominace studentů (viz strana 27). Nominace studentů Nominací je v rámci aplikací zahraničního oddělení myšlen návrh na vyslání konkrétních studentů na studium na MENDELU. Nominaci provádí koordinátor vysílající instituce. Nominace akceptuje pracovník zahraničního oddělení MENDELU. Nominace se provádějí v aplikaci Nominace studentů (viz strana 27). 11

12 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Studijní pobyt Studenti vyjíždějí studovat do institucí, se kterými má MENDELU uzavřeny dohody, nebo přijíždějí studovat na MENDELU. Pracovní stáž Studenti vyjíždějí pracovat do firem a podniků. Absolventské stáže Po úspěšném ukončení studia studenti vyjíždějí pracovat do firem a podniků (obdoba pracovní stáže). Logovací údaje Logovací údaje (přihlašovací jméno, heslo) se generují automaticky při vložení nového koordinátora a při akceptaci nominovaných studentů. Předat údaje koordinátorům umožňuje aplikace Seznam koordinátorů, předat údaje studentům umožňuje aplikace Akceptace nominovaných studentů. Logovací údaje se rozesílají hromadným em. Obsah rozesílané zprávy se připravuje v aplikaci Správa obsahu ů pro mobility studentů. Výběrové řízení Výběrové řízení slouží k sestavení pořadníků studentů MENDELU žádajících o studijní pobyt v zahraničí. Pořadníky jsou sestavovány pro jednotlivé studijní jazyky. V jednom akademickém roce může probíhat několik na sobě nezávislých výběrových řízení s vlastními kritérii výběru studentů. 2.2 Práva k aplikacím zahraničního oddělení a jejich význam Pro vstup do aplikací podporujících zahraniční studia přijíždějících a vyjíždějících studentů je připraveno několik práv, která zpřístupňují konkrétní aplikace. Zahraniční koordinátoři nemusejí mít přiděleno žádné právo, aplikace pro nominaci jsou jim automaticky přístupné, jakmile jsou zaevidováni k alespoň jedné dohodě. Další aplikace se jim zpřístupní milníkem studijního období. Práva pro správu a evidenci zahraničního oddělení jsou: zahranicni-a Zahraniční záležitosti právo spouští většinu aplikací zahraničního oddělení, k ostatním aplikacím jsou určena následující práva; zahranicni-b Zahraniční zakládání výjezdů právo umožňuje ve studijní evidenci vkládat výjezdy studentů. Používá se v kombinaci s právem stud-p. Pokud má uživatel přiděleno právo stud-e, pak se právo zahranicni-b nepřiděluje; zahranicni-c Zahraniční akceptace nominací právo zpřístupňuje aplikaci Akceptace nominovaných studentů a Doplnění údajů pro přijíždějící; zahranicni-dd Zahraniční evidence druhů dohod právo zpřístupňuje aplikaci Evidence druhů zahraničních dohod; zahranicni-n Zahraniční nominace právo zpřístupňuje aplikaci Nominace studentů; zahranicni-r Zahraniční výběrová řízení právo zpřístupňuje aplikaci Evidence extrabodových důvodů a Evidence výběrových řízení; 12

13 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT zahranicni-s Zahraniční statistiky právo zpřístupňuje aplikaci Statistiky výběrových řízení; evidence-osob-e evidence osob (všichni externisté) právo umožňuje pracovat s osobními údaji koordinátorů, nastavovat jim hesla apod.; cesty-sazebnik Zahraniční cesty evidence sazebníků pojistného právo zpřístupňuje aplikaci Evidence sazebníků pojistného; cesty-z Zahraniční cesty zakládání cesty komukoliv právo umožňuje pracovníkům zahraničního oddělení zakládat návrhy zahraničních cest pro libovolného uživatele UIS. Právo rovněž zpřístupňuje aplikaci Správa externistů; cesty-export-pojist Zahraniční cesty export dat pro pojišťovnu právo umožňuje tvorbu sestav pro pojišťovnu; cesty-export-sap Zahraniční cesty export dat pro SAP právo umožňuje tvorbu sestav pro ekonomický systém. cesty-export-zo Zahraniční cesty export dat pro ZO právo umožňuje tvorbu sestav zahraničních cest pro potřeby zahraničního oddělení; stud-p studijní práva (prohlížení) právo umožňuje pracovníkům zahraničního oddělení nahlížet do studijní evidence studenta; stud-e studijní práva (editace) právo umožňuje editovat studijní údaje studenta. 2.3 Nastavení milníků Pro zahraniční oddělení existují dva milníky, které se nastavují pro jednotlivá období, kde nominace probíhají: Nominace přijíždějících studentů časové období, kdy mohou cizí koordinátoři nominovat studenty (vkládat je přes své aplikace do evidence zahraničního oddělení). Doplnění údajů přijíždějícími studenty termín, dokdy mohou studenti, kterým byla schválena nominace, doplňovat své osobní údaje, například kontaktní údaje ové zprávy Hromadné ové zprávy se rozesílají zahraničním koordinátorům a přijíždějícím studentům z aplikací zahraničního oddělení Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty a Akceptace nominovaných studentů. Nastavení obsahu všech typů ových zpráv se provádí v aplikaci Správa obsahu ů pro mobility studentů (viz strana 74). Zprávy se nerozesílají automaticky, ale hromadně je mohou rozesílat pracovníci zahraničního oddělení MENDELU. Před odesláním zprávy lze zkontrolovat její obsah. Zprávy se zasílají v českém, slovenském nebo anglickém jazyce podle toho, jaká národnost je u koordinátora uložena. 2.5 Evidence druhů zahraničních dohod Aplikace Evidence druhů zahraničních dohod slouží k evidenci druhů zahraničních dohod, v rámci kterých se evidují jednotlivé dohody v aplikaci Evidence zahraničních dohod (viz strana 16). Aplikace je přístupná pouze uživatelům s oprávněním zahranicni-dd. K povinným údajům přidávacího formuláře (obr. 1) patří název dohody a výměnný program (volí se z číselníku). Dále je možné evidovat anglickou variantu názvu dohody, stručný popis a příznak, zda je dohoda pro studenty samoplátce. Pokud na daném druhu dohody není evidována žádná dohoda, je možné druh dohody smazat. 13

14 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Garanta lze evidovat přes formulář pod ikonou umístěnou v seznamu druhů dohod ve sloupci Garanti. Eviduje se ke konkrétnímu pracovišti a pro jeden druh dohody může být evidováno více garantů, pro každé pracoviště však pouze jeden v rámci druhu dohody. Evidence garanta není povinná, avšak druhy dohod bez přiřazeného garanta a k příslušnému pracovišti nejsou nabízeny studentům v aplikaci pro založení zahraniční cesty (viz strana 82). Garant dohody rovněž schvaluje podané návrhy na zahraniční cesty studentů, vyjíždějících v rámci daného druhu dohod, jejichž je garantem. Garantům se nabízejí cesty ke schválení podle příslušnosti studenta k pracovišti, pro které je uživatel garantem druhu dohody. Garant dohody může schvalování zahraničních cest studentů v rámci svých dohod delegovat na jiného uživatele prostřednictvím aplikace Delegace schvalování zahraničních cest (viz strana 87). Pokud je žadatelem o zahraniční cestu externí pracovník nebo externista evidovaný ve správě externistů zahraničních dohod, může mu cestu schválit garant evidovaný na pracoviště Mendelova univerzita v Brně. Zahraniční cesty zaměstnanců schvaluje vedoucí pracoviště. Změna garanta druhu dohody se neprojeví u návrhů zahraničních cest podaných před touto změnou. Obrázek 1 Evidence druhů zahraničních dohod 2.6 Správa specifikací Aplikace Evidence specifikací mobilit slouží ke správě číselníku specifikací zahraničních mobilit, který je využíván například v aplikacích Evidence zahraničních dohod, Studijní výjezd nebo Založení nového studia. Aplikace je přístupná pouze uživatelům s oprávněním zahranicni-spec. Pro založení nové specifikace je připraven formulář, ve kterém je zapotřebí vyplnit zkratku a název specifikace, případně popis a nadřízenou specifikaci. Vyplněný formulář se odešle stisknutím tlačítka Přidat. Přehled všech evidovaných specifikací je zobrazen v tabulce pod přidávacím formulářem. Pro každou specifikaci je zobrazen její název, zkratka a popis. Je-li specifikace podřízena jiné, je její název pro zdůraznění hierarchie 14

15 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT i patřičně odsazen. Základní údaje o specifikaci je možné editovat kliknutím na ikonu ve sloupci Upravit. Ve sloupci Aktivní je indikován stav dané specifikace. Je-li specifikace aktivní, je možné ji využívat v návazných aplikacích (založení studia, výjezdu, zahraniční cesty, apod.), ve kterých není explicitně zakázána (viz evidence ve sloupci Omezení). Aktivaci nebo deaktivaci specifikace je možné provést kliknutím na ikonu ve sloupci Aktivní. Jsouli dané specifikaci podřízeny další specifikace, dojde k (de)aktivaci i u nich. Rovněž není možné aktivovat specifikaci, jejíž nadřízená specifikace je neaktivní. Hierarchie specifikací umožňuje přenášet vlastnosti ze specifikací nadřízených na specifikace podřízené. Toto se týká jak nastavení stavu specifikace, tak i dalších vlastností jako jsou: Program mobility slouží k evidenci programů mobilit pro které je možné danou specifikaci použít v návazných aplikacích (založení studia, výjezdu, zahraniční cesty, apod.). Danou specifikaci je tak možné použít pouze u programů mobilit, které jsou pro ni zaevidovány. U ostatních programů mobilit se specifikace v aplikacích nabízet nebude. Evidované programy mobilit jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Zobrazují se zde jak programy mobilit přiřazené k dané specifikaci, tak i zděděné z nadřízených specifikacích. Nový program mobility pro zvolenou specifikaci se přidá výběrem z nabídky programů a stisknutím tlačítkem Přidat. Nežádoucí záznam je možné odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat. Zděděné záznamy je nutné odebrat u specifikace, ze které jsou zděděny. Typy stáží eviduje druhy stáží, pro které je možné danou specifikaci použít. Není-li žádný druh stáže evidován, není možné specifikaci ve stážích používat. Evidované druhy stáží jsou zobrazeny v přehledové tabulce. Zobrazeny jsou jak druhy přiřazené zvolené specifikaci, tak i druhy zděděné z nadřízených specifikací. Nový druh stáže přidáte výběrem z nabídky a stisknutím tlačítkem Přidat. Nežádoucí záznam je možné odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat. Zděděné záznamy je nutné odebrat u specifikace, ze které jsou zděděny. Omezení aktivní specifikace s definovanými programy mobilit a typy stáží se standardně nabízejí ve všech návazných aplikacích (založení studia, výjezdu, zahraniční cesty, apod.). Definicí omezení je ale možné určit, ve kterých aplikacích se daná specifikace nebude nabízet a tudíž ji zde nebude možné použít. Seznam zakázaných aplikací je zobrazen v přehledové tabulce. Zobrazeny jsou jak aplikace přiřazené zvolené specifikaci, tak i záznamy zděděné z nadřízených specifikací. Novou aplikaci je možné přidat výběrem z nabídky a stisknutím tlačítkem Přidat. Nežádoucí záznam je možné odebrat jeho označením a stisknutím tlačítka Smazat. Zděděné záznamy je nutné odebrat u specifikace, ze které jsou zděděny. 2.7 Správa zahraničních institucí Aplikace Správa zahraničních institucí slouží k evidenci zahraničních institucí, které studentům poskytují možnost studia. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a. K povinným údajům vkládacího formuláře (obr. 2) patří název instituce a stát (volí se z číselníku). Dále je možné evidovat kód, který se tiskne do finančních dohod, nadinstituci (volí se z číselníku), kontaktní údaje institutu, URL kurzů a poznámka. Pokud není k instituci evidována dohoda, pak ji lze smazat. Seznam založených institucí lze omezit podle státu a řadit podle názvu nebo kódu prostřednictvím filtru nad seznamem. Seznam se využívá v aplikaci Evidence zahraničních dohod. 15

16 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Obrázek Evidence zahraničních dohod Správa zahraničních institucí Aplikace Evidence zahraničních dohod umožňuje evidovat dohody uzavřené se zahraničními institucemi o studijním pobytu studentů MENDELU. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a. V úvodní stránce je uveden seznam institucí, ze kterého se zvolí jedna kliknutím na ikonu ve sloupci Vybrat (obr. 3). Pro lepší přehlednost lze seznam institucí omezit podle: státu zobrazí se všechny instituce, podle zvoleného státu; druhu dohody zobrazí se všechny instituce, ke kterým je evidována dohoda zvoleného druhu; stavu dohody zobrazí se všechny instituce, které mají evidovánu alespoň jednu dohodu ve zvoleném stavu; existence nominace zobrazí se všechny instituce, pro které existuje minimálně dohoda, na které je evidována alespoň jedna nominace přijíždějícího studenta; existence studia zobrazí se všechny instituce, pro které existuje minimálně dohoda, na které je evidováno alespoň jedno studium přijíždějícího studenta nebo na které je evidován student na výjezdu. Pokud v seznamu hledaná instituce chybí, je nutné ji doplnit v aplikaci Správa zahraničních institucí. Ke zvolené instituci lze přidávat dohody přes jednoduchý formulář, v němž je povinným údajem druh dohody, který se volí z číselníku. Dále je možné vložit koordinátora 16

17 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Obrázek 3 Evidence zahraničních dohod MENDELU a poznámku. Jeden typ dohody může být evidován u několika institucí a u jedné instituce může být evidováno několik typů dohod. Dohoda je založena jako aktivní, automaticky je kontrolována kompletnost vyplněných povinných údajů. Význam jednotlivých sloupců tabulky s dohodami je: Ozn. pole pro označení dohody je zobrazeno jen v případě, že na ní není evidován žádný student (žádný student v rámci dohody nevyjel do zahraničí). Označené dohody lze smazat tlačítkem Odebrat označené. Aktivní každá nově založená dohoda je automaticky aktivní. Kliknutím na ikonu lze dohodu deaktivovat. Neaktivní dohody se nenabízejí v ostatních aplikacích zahraničního oddělení. Deaktivace se provádí v případě, že skončil termín platnosti dohody nebo došlo ke změně dohody a ta byla nahrazena jinou dohodou. Pokud jsou k deaktivované dohodě evidováni aktivní koordinátoři, je jim automaticky po 14 dnech po deaktivaci dohody ukončen externí pracovní poměr (jsou-li evidováni pouze na této dohodě). Deaktivovanou dohodu je možné znovu aktivovat. 17

18 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Obrázek 4 Evidence typu studia a jeho kapacity u dohody Kompletnost ikona indikuje kompletnost nebo nekompletnost údajů evidovaných k dohodě. K povinným údajům patří evidence fakult, typu studia a zahraničních koordinátorů. Druh označení druhu dohody. Typ studia zde se evidují typy studia, které je možné na instituci v rámci dané dohody uskutečnit (zvolit lze jeden typ studia nebo jakoukoliv kombinaci nabízených typů), dále jazyk studia, obor (pouze pro dohodu druhu Erasmus Plus) a kapacita přijíždějících a vyjíždějících studentů pro jednotlivé fakulty nebo jejich kombinaci (obr. 4). Kapacita se eviduje pro každý založený typ studia nebo jejich kombinaci. 18

19 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Kapacitu je možné evidovat pouze pro univerzitní období založená univerzitním integrátorem a pro fakulty evidované ke zvolené dohodě ve sloupci Fakulty. Pro jednu dohodu se eviduje zvlášť pro přijíždějící studenty, zvlášť pro vyjíždějící studenty a pro každé univerzitní období a fakulty, pro které je dohoda uzavřena. Údaje o kapacitě lze změnit i dodatečně přes ikonu (obr. 4). Pokud je evidován obor, pak lze kapacitu evidovat pouze pro vyjíždějící studenty. Kvóty mohou být počítány následujícími způsoby: pro několik fakult je evidována samostantná kapacita pro dohodu, stupeň studia a univerzitní období je evidována kapacita pro příjezdy pro jednotlivé fakulty, tato kapacita se při nominacích počítá pro každou fakultu zvlášť (například je stanovena kapacita pro dvě fakulty, pro každou má hodnotu dva, pak na tuto dohodu mohou být nominováni až čtyři studenti); pro několik fakult je evidována sdílená kapacita pro dohodu, stupeň studia a univerzitní období je evidována kapacita pro příjezdy pro dvě a více fakult. Kapacita je pro uvedené fakulty společná, součet nominovaných studentů se odečítá od této celkové kapacity (například je stanovena společná kapacita čtyři studenti pro dvě fakulty, pak na tuto dohodu mohou být nominováni maximálně čtyři studenti, nezáleží které z uvedených fakult se nominace týkají, kapacitu může vyčerpat i jedna z fakult). Při podávání žádostí jsou nabízeny pouze dohody, které pro dané univerzitní období mají definovanou fakultní výjezdní kapacitu. Fakultní kvóty se zohledňují pouze u studentů vyjíždějících na studijní pobyt. U přijíždějících studentů se kvóty všech fakult sčítají. Kapacita na jedné dohodě se počítá v tzv. studentoúsecích. Jeden úsek odpovídá jednomu semestru studia. Jednoroční stáž jednoho studenta odpovídá dvěma studentoúsekům, tj. pro tohoto studenta jsou z kapacity daného univerzitního období vyčerpána dvě místa. Fakulty ke každé dohodě musí být evidováno jedno nebo více pracovišť typu fakulta, pro něž je dohoda uzavřena. Pokud je uzavřena pro všechny fakulty, pak se nastaví MENDELU. K pracovišti je možné evidovat další údaje, jako termín platnosti dohody, fakultního koordinátora, který je kontaktní osobou. Není-li fakulta k dohodě přiřazena, nelze na dohodě evidovat výjezdy studentů této fakulty. Určení koordinátorů pojem koordinátor je vysvětlen na straně 11. Koordinátory lze k dohodě přidělit přes formulář na obrázku 5, jehož položky se mění v závislosti na způsobu vložení osoby: existující uživatel uživatel je evidován v UIS, dohledávání probíhá pouze mezi osobami s externím pracovním poměrem evidovaném na externím subjektu Externí zahraniční univerzity. Dohledaná osoba se označí a přidá tlačítkem Přidat koordinátora ; nový uživatel uživatel dosud není evidován v UIS, ve formuláři se vyplní všechny položky, tedy jméno a příjmení, ová adresa (je nutná kvůli zasílání informativních zpráv), datum narození (není povinným údajem), pohlaví; pouze evidenčně ve formuláři se vyplní jméno, ová adresa, funkce a telefonní číslo v mezinárodním formátu, například Osoba není evidována v UIS, a proto nemůže provádět nominace studentů. Koordinátor MENDELU kontaktní osoba MENDELU evidovaná k dohodě. 19

20 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Obrázek 5 Určení koordinátorů Upravit přes ikonu je možné změnit koordinátora dohody a změnit nebo doplnit poznámku. Změněno datum poslední změny v evidenci dohody. Změnil jméno osoby, která jako poslední provedla změnu v evidenci dohody. Přehled dohod si mohou uživatelé UIS zobrazit v Portálu veřejných informací přes aplikaci Zahraniční dohody. 2.9 Správa zahraničních podniků Aplikace Správa zahraničních podniků slouží k evidenci podniků a firem, kam studenti vyjíždějí na pracovní stáže. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a. Podnik se zaeviduje ve chvíli, kdy student doručí uzavřenou smlouvu, a je mu nutné dohodu o pracovní stáži zaevidovat ve Studijní evidenci. K povinným údajům vkládacího formuláře (obr. 6) patří název podniku a stát (volí se z číselníku). Dále je možné evidovat poznámku a koordinátora vysílající instituce. Evidované údaje je možné upravovat po kliknutí na ikonu ve sloupci Upravit. Podniky, pro které není evidována žádná stáž lze smazat jejich označením ve sloupci Ozn. a stisknutím tlačítka Odebrat. Pomocí ikony ve sloupci Stáže je možné evidovat druhy stáží, v rámci kterých lze stáže v tomto podniku evidovat. 20

21 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Obrázek 6 Správa zahraničních podniků 2.10 Bilance vyjíždějících a přijíždějících studentů Aplikace zobrazuje přehled evidovaných výjezdů a příjezdů studentů podle jednotlivých partnerských univerzit. Uvedená data lze filtrovat podle státu, školy, kódu univerzity, druhu zahraniční dohody a podle univerzitního období. Ve skupině sloupců Výjezdy jsou zobrazeni studenti, kteří byli vybrání ke studijnímu výjezdu na zahraniční univerzitu, a kteří vyjeli studovat na zahraniční univerzitu. Ve skupině sloupců Příjezdy se zobrazují studenti, kteří byli nominovaní ke studiu na MENDELU, a kterým bylo založeno příslušné studium. Význam sloupců s počty míst je následující: Výběrové řízení počet studentů, kteří prošli výběrovým řízením. Výjezd počet studentů, kteří vyjeli na zahraniční univerzitu. Nominace počet studentů, kteří byli nominováni na příjezd. Založená studia počet studentů, kteří mají založené studium. Zaplněné kvóty počet využitých semestrů dohromady všemi studenty. Kvóta (výjezd/příjezd) limit počtu semestrů, které můžou studenti dohromady využít k výjezdu/příjezdu na tuto/z této zahraniční univerzitu/y s tímto druhem zahraniční dohody v tomto univerzitním období. Celý seznam lze tlačítkem exportovat do MS Excel Evidence sazebníků pojistného Aplikace Evidence sazebníků pojistného zobrazuje přehled všech evidovaných sazebníků pojistného pro zahraniční cesty a umožňuje jejich správu. Aplikace je dostupná všem uživatelům s právem cesty-sazebnik. Přehled existujících sazebníků je zobrazen v tabulce, význam jednotlivých sloupců je následující: 21

22 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Typ cesty rozlišení typu cesty. Pro zaměstnance a externí výzkumníky je vždy používán typ A. U studentů mohou být použity oba typy, přičemž typ B je určen pouze pro studenty samoplátce. Platí od datum počátku platnosti sazebníku. Platí do datum konce platnosti sazebníku. Pojistné ke každému sazebníku se evidují sazby pojistného v jednotlivých oblastech. Denní pojistné představuje částku za jeden den pojištění, fixní pojistné částku za celou dobu pojištění. Všechny sazby pojistného jsou zadávány v korunách. Maximální délka pobytu se zadává ve dnech a určuje nejdelší dobu pobytu, pro kterou ještě platí uvedená sazba pojištění. Osoby aplikace slouží k evidenci osob, pro které je uzavřeno tzv. generální pojištění. Těmto osobám následně není sjednáváno pojištění pro jejich individuální cesty. Obrázek 7 Evidence sazebníků pojistného správa oblastí Oblasti slouží k vlastní definici zeměpisných oblastí tak, jak jsou definovány pojistnou smlouvou (obr. 7). Ke každému sazebníku je automaticky založena výchozí oblast Svět. Do této oblasti spadají všechny státy, které nejsou přiřazeny v žádné jiné oblasti. Nová oblast se založí zadáním názvu a stisknutím tlačítka Přidat. Pro ručně založené oblasti je ve sloupci Státy zobrazena ikona. Kliknutím na tuto ikonu se zobrazí seznam států spadajících do vybrané oblasti. Nový stát se přidá pomocí formuláře umístěného pod seznamem států. V nabídce jsou uvedeny pouze ty státy, které ještě nejsou přiřazeny v žádné oblasti. Státy, které nejsou přiřazeny do žádné oblasti, spadají do výchozí oblasti Svět. 22

23 2 NASTAVENÍ SYSTÉMU MOBILIT Nový sazebník se přidá prostřednictvím formuláře umístěného pod tabulkou. Při vkládání nového sazebníků je kontrolována doba platnosti, přičemž nemůže nastat případ, kdy pro jeden typ cesty existují dva platné sazebníky. Překryv platnosti sazebníku tedy není povolen. 23

24

25 3 Mobility studentů přijíždějící Aplikace pro správu přijíždějících zahraničních studentů jsou umístěny v sekci Mobility studentů přijíždějící v aplikaci Zahraniční oddělení. V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí zahraničních studentů: 1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních institucí, definice dohod k jednotlivým institucím v aplikaci Evidence zahraničních dohod (včetně koordinátorů, kapacit, fakult a typů studia). 2. Založení zahraničních studijních programů v aplikaci Evidence studijních programů, případně příslušných studijních oborů v aplikaci Evidence studijních oborů. 3. Nastavení atributů programů, případně oborů (dokumenty pro zahraniční studenty atd.). 4. Nastavení obsahů ových zpráv pro koordinátory a studenty. 5. Nastavení milníku Nominace přijíždějících studentů. 6. Rozeslání ových zpráv s logovacími údaji všem novým koordinátorům. 7. Nominování studentů. Koordinátor dohody vloží přihlášené studenty do UIS přes aplikaci Nominace studentů. 8. Nastavení milníku Období pro výměnné pobyty. 9. Nastavení milníku Doplnění údajů přijíždějícími studenty. 10. Akceptace nominovaných studentů. Pracovníci zahraničního oddělení MENDELU provedou akceptaci, a tím i zápis studentů do studia podle různých kritérií. 11. Nastavení atributů studia v aplikaci Studijní evidence Editovat (program výměnného studia nebo fakulta výměnného studia). 12. Zaslání u s logovacími údaji a požadavkem o doplnění některých osobních údajů všem akceptovaným studentům. 13. Vytištění a zaslání potvrzených dokumentů souvisejících s pobytem a studiem na MENDELU (dopis o akceptaci, potvrzení k pobytu cizince). 14. Provádění běžné evidence spojené se studiem v aplikaci Studijní evidence, Záznamník učitele, Zkušební zprávy apod. 15. Vytištění a předání výpisu studijních výsledků na základě vykonaných zkoušek ze studovaných předmětů. Tisk se provádí z aplikace Studijní evidence. 16. Ukončení a vyřazení studenta ze studia na MENDELU. 3.1 Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty Aplikace Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty zobrazuje všechny zahraniční koordinátory evidované k dohodám v aplikaci Evidence zahraničních dohod (viz strana 19). Je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a. Umožňuje zaslat koordinátorům logovací údaje, zaslat upozornění o možnosti nominace studentů na studijní pobyt, zaslat upozornění o konci nominace studentů, vytisknout informační kartičku s přihlašovacími údaji. V aplikaci Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty je také možné k programu přiřazovat koordinátory přes formulář v dolní části obrázku 8. Obsah seznamu lze omezit filtrem podle instituce a řadit podle uživatele nebo instituce. Abeceda nad seznamem umožňuje zobrazit seznam koordinátorů podle počátečního písmene jejich příjmení. Význam ikon v seznamu (obr. 8): 25

26 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Logovací údaje ikona upozorňuje na odeslání nebo neodeslání údajů k přihlášení do UIS. Podrobnosti o logovacích údajích jsou uvedeny na straně 12. poslat logovací údaje ikona se zobrazuje u koordinátorů, kterým byly údaje vygenerovány, ale nebyly jim ještě odeslány; logovací údaje byly poslány ikona se zobrazuje u koordinátorů, kterým byly údaje odeslány a ještě si sami nezměnili heslo. Kliknutím na ikonu je možné údaje odeslat individuálně znovu; z důvodu změny hesla nelze zjistit logovací údaje ikona se zobrazuje u koordinátorů, kteří si své heslo změnili. Tisk kartičky kliknutím na ikonu lze pro zvoleného koordinátora vytisknout informativní kartičku s přihlašovacími údaji do UIS. V nabídce je možnost jejich tisku v českém, slovenském a anglickém jazyce. Tiskne se do PDF souboru. Tisk je možný do doby, než si uživatel změní své heslo. Změna hesla sloupec se zobrazuje pouze osobám s právem hesla-a přiděleným na subjekt Externí zahraniční univerzity. Kliknutím na ikonu se zobrazí formulář pro změnu hesla. Obrázek 8 Seznam koordinátorů pro přijíždějící studenty Tlačítka umístěná pod tabulkou umožňují hromadné zaslání ů zahraničním koordinátorům. Obsah ů se definuje v aplikaci Správa obsahu ů pro mobility studentů (viz strana 74). Ještě před odesláním je možné zobrazit obsah ové zprávy kliknutím na odkaz text u umístěný vedle příslušného tlačítka. Poslat logovací údaje označeným tlačítko odešle označeným osobám . Podmínkou je, že si zvolená osoba ještě nezměnila heslo. Komu byl zaslán případně, kdo si heslo změnil, je rozpoznatelné podle ikony ve sloupci Logovací údaje. Poslat upozornění těm, co dosud nenominovali tlačítko odešle všem evidovaným koordinátorům, kteří do aktuálního dne nenominovali ani jednoho studenta. 26

27 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Poslat upozornění o konci nominací označeným tlačítko odešle označeným osobám upozorňující na termín konce nominací. Koordinátora lze ke smlouvě přidat přes formulář, v němž se zvolí instituce, dohoda, která je ke zvolené instituci evidována, a dohledá se koordinátor. Dohledání probíhá mezi externisty evidovanými na subjektu Externí zahraniční univerzity. Zcela nového koordinátora je nutné přidat přes aplikaci Evidence zahraničních dohod. Další údaje o osobě koordinátora je možné doplnit v aplikaci Správa osob. 3.2 Nominace studentů Aplikace Nominace studentů slouží k nominování zahraničních studentů přijíždějících studovat na MENDELU v rámci uzavřených dohod. Nominaci studentů mohou provádět zahraniční koordinátoři, kterým je aplikace spuštěna automaticky, nebo pracovníci zahraničního oddělení s přiděleným právem zahranicni-n. Pro editaci je aplikace přístupná ve chvíli, kdy je nastaven milník studijního oddělení Nominace přijíždějících studentů. To platí i pro aplikaci přístupnou koordinátorům. V aplikaci je možné kdykoliv prohlížet historii nominací studentů z předchozích období. Nominaci lze provádět pouze na kompletní a aktivní dohody. V případě, že není nastavena dohoda a kvóta pro příjezdy pro požadované studijní období, nelze studenty nominovat. Aplikace Nominace studentů tuto chybu nahlásí. Kvótu je třeba doplnit v aplikaci Evidence zahraničních dohod (viz strana 16). Nastavená kvóta je při nominaci kontrolována a není možné ji překročit. Počet obsazených a volných míst je uveden pod tabulkou s nominovanými studenty. Pokud je založené studium následně zrušeno, nepočítá se tato nominace do obsazenosti. V aplikaci Nominace studentů se nejprve volí období, instituce a typ studia s jazykem výuky, následně se zobrazí stránka se seznamem již nominovaných studentů a formulářem pro nominování dalšího studenta (obr. 9). Koordinátoři mají výběr jednodušší, formulář pro nominace se jim zobrazuje ihned po vstupu do aplikace. Pokud je osoba koordinátorem instituce s více dohodami, pak mu aplikace nabízí nejprve volbu dohody. Přidání nominace První položkou nominačního formuláře (obr. 9) je volba nominované osoby, podle které se mění obsah formuláře: Nový uživatel položka se zvolí, když student ještě není evidován v UIS. Povinné údaje jsou: jméno a příjmení píší se do samostatných kolonek, malým písmem, s velkým počátečním písmenem; datum narození ve formátu DD. MM. RRRR, z data narození se automaticky generuje rodné číslo cizince; státní příslušnost státní příslušnost přijíždějícího studenta; ová adresa, na kterou budou zasílány hromadné zprávy, automaticky se doplňuje do kontaktních údajů ve studijní evidenci; doba pobytu volí se semestr nebo akademický rok; pohlaví; počet semestrů celkový počet semestrů vysokoškolského studia před začátkem pobytu v zahraničí (pouze číselná hodnota); 27

28 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Existující uživatel položka se zvolí, když je student evidován v UIS. Povinné položky jsou: uživatel vyhledávací pole pro vyhledání nominovaného studenta podle jména; doba pobytu volí se semestr nebo akademický rok; počet semestrů celkový počet semestrů vysokoškolského studia před začátkem pobytu v zahraničí (vyplňuje se pouze číselná hodnota); Vyplněný formulář se musí uložit tlačítkem Nominovat. Nominované studenty je možné odebírat do doby, než jim je nominace ze strany MENDELU schválena. Akceptace nominovaných studentů se provádí v aplikaci Akceptace nominovaných studentů. Obrázek 9 Nominace studentů Historické nominace Aplikace Nominace studentů umožňuje náhled na historické nominace studentů. Již v úvodní stránce aplikace je zobrazen seznam historických období, ve kterých je možné shlédnout seznamy nominovaných studentů v jednotlivých institucích a dohodách. Zahraničním koordinátorům se zobrazují pouze historická období, ve kterých nominovali alespoň jednoho studenta. 28

29 3.3 Akceptace nominovaných studentů 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Aplikace Akceptace nominovaných studentů slouží k akceptaci nebo zamítnutí studentů nominovaných koordinátory nebo pracovníky zahraničního oddělení. Akceptace se týká zahraničních studentů žádajících o studium na MENDELU. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-c. Po vstupu do aplikace se volí pracoviště a období, pro které se mají nominace zpracovávat. Seznam nominovaných studentů lze omezit podle instituce, druhu dohody, stavu a úseku nominace (semestr, akademický rok) a typu studia. Nastavení filtru se potvrdí tlačítkem Omezit výpis (obr. 10). Význam sloupců seznamu: Ozn. pole pro označení studentů k akceptaci nebo zamítnutí akceptace. Instituce název instituce, ze které nominovaný student pochází. Dohoda druh dohody, na kterou byl student nominován. Student jméno nominovaného studenta. Pohlaví. ová adresa nominovaného studenta. Typ studia typ studia, na který byl student nominován. Úsek označení období, na které byl student nominován. Stav vyjadřuje stav nominace (nominován, akceptován, odmítnut). Stav změněn datum poslední změny stavu nominace. Stav změnil jméno osoby, která jako poslední změnu stavu nominace provedla. Doplněny údaje signalizuje, zda student doplnil povinné údaje. Údaje může doplnit i pracovník zahraničního oddělení ve sloupci Doplnit údaje. Doplnit údaje ikona se zobrazuje pouze u studentů s akceptovanou nominací (obr. 11). Přes tuto ikonu je možné doplnit další údaje k osobě studenta. Které údaje budou pro vyplnění povinné, se stanovuje v aplikaci Doplnění údajů pro přijíždějící studenty (viz strana 32). Akceptovaní studenti si tyto údaje mohou vyplnit sami, termín pro vyplnění je dán milníkem studijního období Doplnění údajů přijíždějícími studenty. Pracovníci zahraničního oddělení s právem zahranicni-n mohou údaje doplňovat bez časového omezení, resp. do termínu odeslání matriky studentů, pak je možné údaje pouze prohlížet. Současně s doplněním údajů potvrzuje student souhlas s použitím svých osobních dat (jméno, občanství, adresa, a univerzita) pro účely studentské organizace Buddy System v období účasti ve výměnném programu MENDELU. Možnosti akceptace Studenti, kteří mají být akceptováni, se označí, zvolí se program a obor, do něhož budou potvrzením akceptace zapsáni, vyplní se datum nástupu a stiskne tlačítko Akceptovat označené (obr. 10). Číselník studijních programů obsahuje všechny studijní programy bez ohledu na to, na jaké pracoviště byli studenti nominováni, číselník studijních oborů je závislý na volbě programu. Datum nástupu do studia musí spadat do intervalu daného datem začátku a konce období, do kterého akceptace probíhá, a současně datum nástupu nesmí být dopředu více než šest měsíců. Akceptací se student zapíše do studia, jsou mu vygenerovány logovací údaje, jazyk prohlížeče je nastaven dle státu jeho instituce, ve studijní evidenci je nastavena národnost a jsou vloženy jím vyplněné doplňující údaje. Je založen požadavek na výrobu identifikační karty. 29

30 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 10 Akceptace nominovaných studentů Pomocí tlačítka Vytisknout dopisy o akceptaci je možné hromadně vytisknout dopisy o akceptaci pro označené studenty. Dopisy lze vytisknout pouze pro studenty, kteří se nacházejí ve stavu akceptován. Období akceptace, které se tiskne na dopise o akceptaci je dáno milníkem Období pro výměnné pobyty. Není-li milník nastaven, bere se v úvahu milník Období. Studentům ve stavu nominován lze nominaci zamítnout tlačítkem Odmítnout označené. Odmítnuté studenty je možné později akceptovat. Akceptovaným studentům nelze později akceptaci zamítnout. Akceptované studenty lze dohledat a dále s nimi pracovat v aplikaci Studijní evidence, Seznamy studentů atd. 30

31 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 11 Akceptovaní studenti V dolní části stránky jsou umístěna tlačítka k hromadnému odeslání zprávy. Před odesláním zprávy je možné zobrazit její obsah přes odkaz text u vedle příslušného tlačítka. Text ové zprávy se připravuje v aplikaci Správa obsahu ů pro mobility studentů (viz strana 74). Poslat přihlašovací údaje akceptovaným stisknutím tlačítka se zašle s přihlašovacími údaji do UIS. Zaslán je všem studentům s akceptovanou nominací na e- mailovou adresu, kterou pro nominaci uvedli. Poslat přihlašovací údaje označeným akceptovaným stisknutím tlačítka se zašle s přihlašovacími údaji do UIS pouze označeným akceptovaným studentům. Obsah u je stejný jako u předchozího tlačítka. Poslat upozornění o konci doplňování informací stisknutím tlačítka se zašle všem akceptovaným studentům informativní o termínu ukončení platnosti formuláře pro doplnění osobních údajů. Po tomto termínu studenti nemohou údaje sami doplňovat. 31

32 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ stisknutím tlačítka se zašle informativní o termínu ukončení platnosti formuláře pro doplnění osobních údajů všem akceptovaným studentům, kteří ještě osobní údaje nevyplnili. Obsah e- mailu je stejný jako u předchozího tlačítka. Poslat upozornění o konci doplňování informací nevyplněným 3.4 Doplnění údajů pro přijíždějící studenty Aplikace Doplnění údajů pro přijíždějící studenty umožňuje nastavit povinné informace, jež budou po akceptaci nominací požadovány po studentech k doplnění. Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-c. V seznamu informací, které mohou být označeny za povinné (obr. 12), se vyžadované údaje označí ve sloupci Povinný a změny se uloží tlačítkem Uložit. Povinným údajem může být: adresa; místo narození; státní občanství; kontaktní telefon; trvalý pobyt v ČR; zájem o ubytování na studentských kolejích; preference na kolejích (spolubydlící, blok kolejí atd.); číslo pasu; pohotovostní číslo; Transcript of records; Copy of European health insurance card or any other commercial insurance; Document on language proficiency. Obrázek 12 Doplnění údajů pro přijíždějící studenty 32

33 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 13 Studijní evidence zahraničního studenta na MENDELU 3.5 Zatížení fakult zahraničními studenty Aplikace Zatížení fakult zahraničními studenty slouží pro zobrazení zatížení jednotlivých pracovišť zahraničními studenty ve vybraném univerzitním období. Aplikace je přístupná uživatelům s právem zahranicni-a. Po vstupu do aplikace je zobrazen formulář pro výběr sledované zátěže, způsobu zobrazení a univerzitního období. Zátěž je možné sledovat v absolutním nebo procentuálním vyjádření podle: počtu zapsaných předmětů kritériem pro rozložení zátěže na pracoviště jsou zapsané předměty studenta; kreditové zátěže kritériem pro rozložení zátěže na pracoviště je kreditová hodnota zapsaných předmětů studenta. Požadovaná sestava se pro vybrané univerzitní období zobrazí stisknutím tlačítka Zobrazit. V sestavě jsou uvedeni všichni zahraniční studenti studující na MENDELU ve 33

34 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ zvoleném univerzitním období. Poslední řádek tabulky pak obsahuje údaje o celkovém rozdělení zátěže mezi jednotlivá pracoviště. Při procentuálním vyjádření údajů je pro každého studenta zátěž rozpočtena na jednotlivá pracoviště v poměrné výši dle vybraného hodnotícího kritérie (dáno typem sestavy), přičemž součet pro studenta je vždy 1 (neboli 100 %), v některých případech však může být součet nižší (např. 0,99), což je dáno prací se zaokrouhlenými údaji. 3.6 Studijní evidence zahraničního studenta na MENDELU Jakmile je studentovi akceptována nominace ke studiu na MENDELU, je mu založen arch v aplikaci Studijní evidence. Zde je možné jako u studentů MENDELU editovat osobní a studijní údaje. Kontaktní údaje jsou naplněny z údajů vyplněných zahraničním koordinátorem a studentem, rodné číslo je automaticky dopočítáno z data narození uvedeného v nominaci. V atributech studia pod ikonou je mimo jiné evidováno: Fakulta výměnného studia zadává se pouze pro přijíždějící zahraniční studenty výměnných studijních programů. Určuje fakultu, na níž je výměnné studium z převážné části uskutečňováno. Údaj je důležitý pro odesílání informací o výměnných studentech do matriky. Není nutno vyplňovat, pokud je zadán atribut Program výměnného studia. Program výměnného studia zadává se pouze pro přijíždějící zahraniční studenty výměnných studijních programů. Určuje studijní program na MENDELU, který student v rámci výměnného pobytu studuje nebo který se nejvíce blíží struktuře předmětů, které na MENDELU studuje. Údaj je důležitý pro odesílání informací o výměnných studentech do matriky. Pokud nelze program pro dané výměnné studium jednoznačně stanovit, musí být nastaven atribut Fakulta výměnného studia. Studuje v jazyce tímto atributem se rozlišují studenti, kteří studují na MENDELU v jiném než českém jazyce. Podle jazyka studia se nastaví jazyk studia předmětu vyučovaného ve více jazykových variantách. Ostatní aplikace Studijní evidence mají stejnou funkci a ovládání jako u běžných studentů MENDELU. Jejich význam a funkce je popsána v 5. svazku dokumentace UIS Studijní referentka. Tisk dokumentů Aplikace Tisk dokumentů umožňuje tisknout dokumenty související se studiem zahraničního studenta na MENDELU. Část Dokumenty pro zahraniční studenty je zobrazena po nastavení atributu studijního programu Dokumenty pro zahraniční studenty na hodnotu Ano. Nastavuje se pro každý zahraniční studijní program samostatně. Pokud není atribut nastaven, studentům nelze dokumenty vytisknout. Dokumenty, které lze tisknout, jsou: Dopis o akceptaci dopis obsahuje oficiální hlavičku MENDELU v českém a anglickém jazyce, jméno, datum narození a název vysílající univerzity, text v českém a anglickém jazyce, datum tisku, jméno osoby za zahraniční oddělení, název oddělení a univerzity v českém a anglickém jazyce. Potvrzení k pobytu cizince dokument k povolení pobytu cizinců na území České republiky v českém jazyce. 34

35 3 MOBILITY STUDENTŮ PŘIJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 14 Tisk dokumentů pro zahraniční studenty Výpis studijních výsledků dokument obsahující seznam absolvovaných předmětů s jejich výsledky a počtem získaných kreditů, obsahující hodnoticí stupnici atd. 35

36

37 4 Mobility studentů vyjíždějící Aplikace pro správu studentů vyjíždějících do zahraničí jsou umístěny v aplikaci Zahraniční oddělení v sekci Mobility studentů vyjíždějící. Aplikace umožňují připravit výběrové řízení pro uchazeče o studijní pobyt, vyhodnotit ho a poskytnout pořadníky a statistiky studentů. Není-li řečeno jinak, aplikace jsou přístupné uživatelům s oprávněním zahranicni-a. V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí studentů MENDELU vyjíždějících do zahraničí: 1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních institucí, definice dohod k jednotlivým institucím v aplikaci Evidence zahraničních dohod, včetně typů studia a kapacit pro výjezdy. 2. Založení akademického roku v aplikaci Evidence univerzitních období. 3. Definice možných jazykových certifikátů v aplikaci Evidence jazykových certifikátů a definice extrabodových důvodů v aplikaci Evidence extrabodových důvodů. 4. Založení výběrového řízení v aplikaci Evidence výběrových řízení, včetně nastavení jeho atributů (zahrnují i termíny podávání přihlášek), dohod, možných skupin žadatelů a kritérií k výpočtu bodů pro sestavení pořadníků uchazečů o výjezd. 5. Podávání přihlášek studenty, případně studijními referentkami přes aplikaci Podání přihlášky na výměnný pobyt. 6. Hromadné vložení bodů získaných v prvním kole výběrového řízení do aplikace Seznam pro záznam výsledků. 7. Vyhodnocení prvního kola výběrového řízení a sestavení pořadníků uchazečů pro postup do druhého kola výběrového řízení v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty. 8. Sestavení pozvánky pro účast ve druhém kole výběrového řízení v aplikaci Správa obsahu ů pro mobility studentů. 9. Zaslání pozvánky do druhého kola výběrového řízení z aplikace Seznam pro záznam výsledků. 10. Hromadné vložení bodů získaných ve druhém kole výběrového řízení do aplikace Seznam pro záznam výsledků. 11. Vyhodnocení druhého kola výběrového řízení a přidělení škol úspěšným studentům v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty. Korekce přidělení škol je možná v aplikaci Změny přiřazení studentů ke školám. 12. Zaevidování studijního pobytu jednotlivým studentům MENDELU v aplikaci Studijní evidence Studijní výjezd. Tisk finanční dohody. 13. Kontrola doložení požadovaných dokumentů v aplikaci Evidence splněných povinností (Checklisty). 14. Návrat studenta, evidence skutečného data návratu, případně tisk dodatku k dohodě a změna stavu výjezdu v aplikaci Studijní výjezd. 15. Zadání skutečného data odjezdu a příjezdu v aplikaci Studijní výjezd. Pokud se změní celková délka pobytu, vytiskne se i dodatek k finanční dohodě. Data se vkládají pouze v případě, že se liší od původně evidovaných termínů. Aplikace pro evidenci studijního pobytu studentů jsou umístěny ve Studijní evidenci, k nim je nutná kombinace práv zahranicni-b a stud-p nebo stud-e a stud-p. 37

38 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek Evidence studijního výjezdu Studijní evidence vyjíždějícího studenta Studentům je studijní nebo pracovní pobyt v zahraničí evidován ve Studijní evidenci v aplikaci Studijní výjezd ikona (obr. 15). Evidenci pobytů našich studentů na partnerských školách provádí domovská fakulta studentů. Dohody o studijních pobytech včetně kontaktních údajů a údajů pro fakulty vkládá zahraniční oddělení MENDELU. K evidované dohodě musí být přiřazena fakulta, jejíž studenti budou na této dohodě evidováni. Evidovat zahraniční studijní pobyty studentů je požadavkem SIMS. Seznam všech studentů MENDELU vyjíždějících v daném období na výměnný studijní pobyt je možné získat přes aplikaci Seznamy studentů (dvacítky). V jejím formuláři se vybere pouze Stav studia studenti na výměnném programu a vhodná sestava. Pro kontrolu údajů potřebných k odeslání do matriky studentů je vhodné zvolit Typ sestavy vyjíždějící studenti. Evidenci zahraničních studentů, kteří k nám přijíždějí na výměnné pobyty, zajišťuje zahraniční oddělení univerzity. Aplikace Studijní výjezd je rozdělena do následujícíh částí: 38

39 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Studijní pobyt aplikace umožňuje evidovat studijní pobyty studentů v rámci zvoleného neukončeného studia na MENDELU a tisknout finanční dohody, případně dodatky k dohodám. Pro pobyt studenta v zahraničí je předem definovaný seznam institucí, se kterými MENDELU uzavřela dohodu. Ve formuláři (obr. 15) jsou povinné položky: Program mobility program mobility, v rámci kterého má být výjezd uskutečněn. Dohoda dohoda je dána typem pobytu a institucí. V nabídce jsou pouze dohody, které jsou určeny pro danou fakultu a program mobility, nastavuje ji zahraniční oddělení v aplikaci Evidence zahraničních dohod. Specifikace specifikace mobility odpovídající zvolenému programu mobility. Seznam specifikací je přebírán z číselníku, jehož evidenci zajišťuje aplikace Správa specifikací (viz strana 14). Datumy Skutečné odkdy a Skutečné dokdy vyjadřují skutečná data odjezdu a příjezdu, která jsou odesílána do matriky studentů. Uložené pobyty jsou uvedeny v tabulce (obr. 15), význam jejích sloupců je následující: Dohoda v názvu dohody je uveden studijní program, název instituce a zkratka jazyka. Specifikace specifikace mobility odpovídající zvolenému programu mobility. Stav vyjadřuje, zda je student na výjezdu, nebo už pobyt ukončil. Při vložení pobytu se automaticky nastavuje stav student na výjezdu, po návratu studenta jej lze ručně změnit na stav ukončený. Mění se ručně přes ikonu ve sloupci Upravit. Datumy Skutečné odkdy a Skutečné dokdy vyjadřují skutečná data odjezdu a příjezdu, která jsou odesílána do matriky studentů. Datumy Původní odkdy a Původní dokdy slouží pro dopočet celkového stipendia ve finanční dohodě, respektive v dodatku finanční dohody. Pokud se skutečné datum výjezdu liší od původně plánovaného data, je dopočten přeplatek či nedoplatek a je možné vytisknout Dodatek k finanční dohodě. Prohlížet přes ikonu se zobrazí detaily studijního pobytu, jako jsou termíny přepokládaného odjezdu a příjezdu, celková délka výjezdu (počítá se na měsíce a dny), měsíční částka pro pobyt v dané zemi, celková částka na předpokládanou dobu pobytu, skutečné termíny odjezdu a příjezdu, skutečná doba pobytu a případně vypočtený nedoplatek (v případě delšího pobytu než bylo plánováno) nebo přeplatek (v případě zkráceného pobytu). EILC kurz/výjezd přes ikonu se definuje vazba jazykového kurzu na studijní pobyt. Jazykový kurz, který je součástí studijního výjezdu studentů, se eviduje jako samostatná dohoda, v jejímž názvu je uvedeno, že se jedná o jazykový kurz (například LLP/Erasmus EILC jazykový kurz Italská republika). Datum kurzu a dohody o výjezdu se nemohou prolínat, musí na sebe navazovat. Jazykový kurz většinou předchází vlastní studijní výjezd. Jakmile jsou oba kurzy zaevidovány, pak se u dohody o výjezdu (ne u kurzu) přes ikonu (obr. 16) zaeviduje návaznost na jazykový kurz a volba se potvrdí tlačítkem Vybrat. Zobrazení aplikace po propojení dohody s jazykovým kurzem je na obrázku 17. Celková částka částka vypočtená z předpokládané délky pobytu a částky na měsíc. 39

40 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 16 Evidence dohody a jazykového kurzu Obrázek 17 Částky se uvádějí v eurech. Jazykový kurz zaevidovaný k dohodě Měsíců celkem předpokládaná délka pobytu (počítá se na měsíce a dny). Číslo finanční dohody přes ikonu se zvolí akademický rok studijního pobytu, čímž se automaticky přiřadí číslo finanční dohody mezi studentem a univerzitou. Akademický rok se tiskne na dohodu i její dodatek. Po uložení se ikona již nezobrazuje, změnu lze provést kliknutím na číslo dohody. Bez jeho zadání nelze finanční dohodu tisknout. Tisk dohody kliknutím na ikonu se vytiskne dohoda uzavřená mezi studentem a univerzitou. Ikona se zobrazí pouze v případě, že se jedná o dohodu, pro kterou se uzavírají finanční smlouvy, a v případě, že je zadáno číslo finanční dohody. Tisk dodatku kliknutím na ikonu se vytiskne dodatek k původní dohodě. Tiskne se v případě, liší-li se zadání skutečné datum odjezdu a návratu studenta od dat původních. Upravit přes ikonu je možné provést změnu dohody, stavu dohody, skutečná data odjezdu a příjezdu, zadat původní datum odjezdu a příjezdu. Pokud se studenti vrátí mimo stanovený termín, pak je nutné zaevidovat přes ikonu skutečné datum odkdy a dokdy. Na jejich základě se vypočte nová délka pobytu a nové stipendium. Následně je možné vytisknout a předat dodatek k dohodě mezi studentem a univerzitou. Na konci pobytu studenti vyplňují závěrečnou zprávu v aplikaci Hodnocení zahraničního pobytu, která je umístěna v Portálu studenta. Pracovní stáž aplikace umožňuje evidovat pracovní stáž studenta v rámci zvoleného studia (obr. 18). Student vyjíždějící na pracovní stáž přinese na studijní oddělení dohodu s libovolnou firmou. Název firmy a stát je nutné zanést v aplikaci Správa za- 40

41 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 18 Pracovní stáž hraničních institucí (více na straně 15), která je součástí aplikace Zahraniční oddělení. Ve formuláři jsou povinné položky: Program mobility program mobility, v rámci kterého má být výjezd uskutečněn. Dohody dohoda je dána typem pobytu. V nabídce jsou pouze dohody, které jsou určeny pro daný program mobility, nastavuje ji zahraniční oddělení v aplikaci Správa zahraničních podniků (viz strana 20). Specifikace specifikace mobility odpovídající zvolenému programu mobility. Datumy Skutečné odkdy a Skutečné dokdy vyjadřuje skutečná data odjezdu a příjezdu, která jsou odesílána do matriky studentů. Uložené záznamy o pracovní stáži jsou uvedeny v přehledové tabulce. Význam sloupců tabulky je stejný jako v případě studijních pobytů. Pro pracovní stáž je rovněž možné tisknout finanční dohodu, případně dodatek k finanční dohodě. Na konci pobytu studenti vyplňují závěrečnou zprávu v aplikaci Hodnocení pracovní stáže, která je umístěna v Portálu studenta. Pro pracovní stáž je rovněž možné po vygenerování čísla finanční dohody vytisknout finanční dohodu, případně dodatek k finanční dohodě. Vypočítaná částka je závislá na nastavení čísla finanční dohody, nastavení je možné dodatečně změnit. Součástí nastavení je volba Zero-grant student: ne odstavec 4.1 finanční dohody se shoduje s původním datem odkdy, dokdy a z toho vypočítanou částkou; ano v odstavci 4.1 finanční dohody jsou uvedena data a částka, kdy student obdrží stipendium (původně) a v odstavci 4.2 je uvedeno datum, kdy měl původně obdržet stipendium. Absolventská stáž aplikace umožňuje evidovat absolventskou stáž studenta v rámci zvoleného studia. Evidence je obdobná jako u pracovní stáže. Na konci pobytu studenti vyplňují závěrečnou zprávu v aplikaci Hodnocení pracovní stáže, která je umístěna v Portálu studenta. Formulář je jim přístupný po úspěšném ukončení studia. 4.2 Evidence jazykových certifikátů Aplikace Evidence jazykových certifikátů slouží k evidenci certifikátů, které jsou součástí přihlášky na výměnný pobyt. Povinnou položkou formuláře pro založení je název certifikátu (obr. 19). Zakládaný certifikát může být vázán ke konkrétnímu jazyku, nebo 41

42 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ je zakládán jako obecný certifikát (například státní zkouška z jazyka), pro nějž se konkrétní jazyky určí až při nastavení výběrového řízení. Zde se také určuje počet bodů, které za certifikát uchazeči získají. Seznam certifikátů lze omezit podle jazyka nebo podle aktuálnosti (zařazené v konfiguraci výběrových řízení v aktuálním univerzitním období). Pokud není certifikát použit ve výběrovém řízení, lze ho smazat. Obrázek 19 Evidence jazykových certifikátů 42

43 4.3 Evidence extrabodových důvodů 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Aplikace Evidence extrabodových důvodů slouží k evidenci důvodů pro přidělení extrabodů (obr. 20). Aplikace je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-r. Extrabodové důvody jsou využívány v aplikaci Evidence výběrových řízení pro nastavení extrabodového hodnocení uchazečů o studijní pobyt (viz strana 45). Nový důvod se založí vyplněním zobrazeného formuláře. Hodnota v poli Formát importu, se volí v závislosti na tom, jestli je extrabodový důvod variantní přes jazyky nebo ne. Volba Body za test umožňuje variovat přes jazyky, Body za pohovor nikoli. Obrázek 20 Evidence extrabodových důvodů 4.4 Evidence výběrových řízení Výběrová řízení se zakládají pro každý akademický rok, ve kterém budou probíhat výjezdy studentů. Výběrové řízení se zakládá a nastavuje přes formulář aplikace Evidence výběrových řízení (obr. 21). Pro založení nového výběrového řízení je nutné mít založeno univerzitní období (zakládá univerzitní integrátor). Pokud období není založeno, tak se ve formuláři nenabízí. Pro každé výběrové řízení musí být provedeno nastavení, a to ještě před spuštěním sběru žádostí. Nastavení je možné zkopírovat z výběrového řízení uskutečněného v minulosti. Aplikace Evidence výběrových řízení je přístupná uživatelům s přiděleným oprávněním zahranicni-r. 43

44 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 21 Evidence výběrových řízení Nastavení výběrového řízení Většinu následujících nastavení je nutné provést ještě před spuštěním žádostí. Po zahájení výběrového řízení lze měnit pouze nastavení atributů výběrového řízení. Nastavení dohod a nastavení bodů lze měnit jen před podáváním žádostí, potom jsou nastavené položky pouze zobrazovány. Vymezení žadatelů je možné měnit i v průběhu podávání přihlášek. Nastavuje se: Atributy výběrového řízení přes ikonu ve sloupci Atributy se evidují vlastnosti, které ovlivňují dané výběrové řízení. Jsou jimi: Maximální počet jazykových mutací ovlivňuje počet cizích jazyků, které mohou uchazeči v přihlášce zvolit. Počet preferovaných škol ovlivňuje počet škol, které uchazeči upřednostňují ke studijnímu pobytu. Datum zahájení a ukončení sběru žádostí bez zadaných datumů se studenti nemohou na výjezdy přihlašovat, nemohou je přihlašovat ani pracovníci zahraničního oddělení. Zveřejnit pořadník studentům označením možnosti Ano se studentům zpřístupní sestavený pořadník výběrového řízení pro studijní pobyty. Jedná se o stejný pořadník, který zobrazuje aplikace zahraničního oddělení Výsledky výběrového řízení v záložce Vybraní studenti (viz strana 58). 44

45 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Text zobrazovaný v přihlášce pole pro vložení textu, který se bude zobrazovat studentům i referentkám v aplikaci pro podání přihlášky. Text se tiskne do přihlášky. Výběrové řízení pro fakultu povinný atribut, kterým se určí fakulta, ke které jsou vázány zahraniční dohody výběrového řízení. Pro tyto dohody je nutné mít nastavenu kvótu pro výjezd (viz strana 16). Typ studia nepovinný atribut, jehož nastavením se ovlivňuje výběr škol při podávání přihlášek na výměnný pobyt. Pokud je typ studia nastaven, jsou v přihlášce studentovi nabízeny pouze školy tohoto typu dohody. Není-li atribut nastaven, není nabídka škol dle typu studia omezována. Dohody pro výběrové řízení přes ikonu ve sloupci Dohody (obr. 22) se evidují všechny druhy zahraničních dohod, pro které je v daném akademickém roce výběrové řízení platné. Ve formuláři (obr. 21) se dohody volí z číselníku evidovaného v databázi. Podle dohod je omezen výběr partnerských škol, které si studenti mohou zařadit do preferencí v přihlášce na výměnný pobyt. V přihlášce se budou zobrazovat jen dohody se zadaným typem studia a stanovenou kvótou pro výjezdy v daném akademickém roce, které se evidují v aplikaci Evidence zahraničních dohod (viz strana 16). Vymezení žadatelů o výjezd přes ikonu ve sloupci Vymezení žadatelů se definuje skupina studentů, kterým je studijní pobyt určen. Podle volby v menu parafikátoru (obr. 23) se rozšíří přidávací formulář o další položky, kterými se vymezí skupina studentů. Přidání je nutné potvrdit tlačítkem Přidat umístěným pod formulářem. Pro jedno výběrové řízení může být přiřazeno několik různých skupin studentů podle jejich aktuálního studia, například: studia dané fakulty a stupně; studia dané fakulty, formy a stupně; studia dané formy; studia daného běhu; studia daného oboru; studia daného programu; studia daného stupně; studia daného stupně v zadaném nebo vyšším semestru; studia fakulty. Body pro výběr pořadníky studentů jsou sestavovány podle bodů přidělovaných dle extrabodových kritérií evidovaných přes ikonu ve sloupci Body (obr. 21). Ve formuláři (obr. 24) se vždy volí typ kritéria, důvod, kolo výběrového řízení a v závislosti na kritériu se vyplňují maximální body. Definovány jsou tři typy kritérií: Maximální-vzorcové u kritéria se nevyplňují body, ale volí se typ algoritmu, který provádí výpočet automaticky. Konfigurace proměnných jednotlivých typů algoritmů se provádí přes ikonu v příslušném sloupci. Do přihlášky je počet extrabodů doplněn automaticky podle hodnoty spočítané algoritmem na základě vygenerovaných proměnných pro každou přihlášku. Typy algoritmů: Body za odborné předměty absolvované v cizím jazyce ohodnocení se vztahuje k počtu předmětů absolvovaných v cizím jazyce. Nastavují se body k odpovídajícímu počtu předmětů. Započítávají se předměty studované v cizím jazyce a předměty z jazykových ústavů (mají nastaven 45

46 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 22 Dohody výběrového řízení Obrázek 23 Vymezení žadatelů atribut Pracoviště zaměřené na výuku jazyků), které musejí mít nastaven Odborný předmět (nastavuje jej SIF v katalogu předmětů). Seznam předmětů, na jejichž základě byly studentům přiděleny extrabody, se zobrazuje studentům v jejich přihlášce. Ohodnocení získaných certifikátů jazykových znalostí pro nastavení kritéria musí být evidovány certifikáty v aplikaci Evidence jazykových certifikátů (viz strana 41). Pro každý certifikát se eviduje počet bodů, které uchazeč za jeho absolvování získá. Certifikáty mohou být: * obecné v rámci jednoho certifikátu může být nastaveno více jazyků, každý jazyk může mít nastaveno jiné bodové hodnocení. Nastavuje se jako první, až po něm se nastavují certifikáty konkrétních jazyků; * pro konkrétní jazyk volí se certifikát, pro který se nastavují body. Pokud jsou v přihlášce zadány oba typy certifikátu, pak body za 46

47 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 24 Nastavení extrabodových kritérií takový certifikát jsou upřednostněny před body z obecného certifikátu. Studijní průměr lineární body definuje nejvyšší studijní průměr, za který uchazeč získá body, a maximální body přidělované za průměr 1,00. Uchazečům je automaticky přidělován počet bodů odpovídající dosaženému průměru za dosavadní studium. Maximální-ruční u kritéria se vyplňují maximální body. V přihlášce studijní referentka vyplňuje počet přidělených bodů podle uvedeného rozsahu. Pevné u kritéria se vyplňují maximální body. V přihlášce pak studijní referentka pouze rozhodne, zda se uchazeči extrabody přidělí, či nikoliv. Nastavení výběrového řízení kopií V aplikaci Evidence výběrových řízení je možné nové výběrové řízení nastavit zkopírováním nastavení jiného, již dříve založeného výběrového řízení. Postup je následující. Založí se nové výběrové řízení, v prvním menu se zvolí původní (kopírované) výběrové řízení, ve druhém menu se zvolí nové výběrové řízení a stiskne se tlačítko Kopírovat nastavení (obr. 21). Nastavení lze kopírovat pouze do výběrových řízení, pro která ještě nejsou nastavena bodová kritéria. Zkopírované údaje je vhodné zkontrolovat a upravit datum začátku a konce podávání přihlášek. Pokud se možnost kopírování vůbec nenabízí, neexistuje žádné výběrové řízení s nenastavenými bodovými kritérii. 47

48 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 25 Podání přihlášky na výměnný pobyt 4.5 Podání přihlášky na výměnný pobyt Přihlášky do výběrového řízení na výměnný pobyt mohou studenti podávat přes aplikaci Podání přihlášky na výměnný pobyt umístěnou v Portálu studenta. Za studenty mohou přihlášku podat pracovníci zahraničního oddělení přes stejnojmennou aplikaci Podání přihlášky na výměnný pobyt umístěnou v sekci Zahraniční oddělení. V aplikaci zahraničního oddělení se dohledá student, zvolí se výběrové řízení a vyplní se otevřený formulář nové přihlášky. Přihláška vyplňovaná studentem obsahuje stejné 48

49 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ položky a přesný časový údaj o období podávání přihlášek. Formulář přihlášky (obr. 25) obsahuje výběrové položky: Preferovaný semestr semestr, kdy student požaduje studovat na partnerské škole. Zvolit lze zimní nebo letní semestr. Volba semestru odčerpá jedno místo z výjezdní kapacity školy. Preferovaná škola musí být zvolena alespoň jedna škola. Součástí názvu školy je údaj o jazyku, ve kterém bude studium probíhat, typ studia a výjezdní kapacita. Ve výběrovém menu jsou školy seřazeny podle jazyka výuky. Pořadí zvolených škol hraje roli při přidělování škol po ukončení výběrového řízení. Počet škol, které se v přihlášce volí, je dán atributem výběrového řízení Počet preferovaných škol (viz strana 44). Počet možných jazykových variant studia je dán atributem výběrového řízení Maximální počet jazykových mutací (viz strana 44). Počet jazykových mutací ovlivňuje kombinaci výběru škol. Pokud jsou povoleny dvě jazykové mutace, pak lze zvolit školy, kde bude výuka probíhat ve dvou zvolených jazycích, nelze zvolit školu nabízející výuky v dalším třetím jazyce. Certifikát volba certifikátu musí odpovídat jazyku zvolených škol. Za certifikát jsou přidělovány body zahrnuté do celkového počtu bodů k vyhodnocení výběrového řízení. V nabídce mohou být uvedeny certifikáty konkrétních jazyků nebo obecné certifikáty, u nichž je nutné zvolit jazyk. Certifikáty se nastavují v aplikaci Evidence jazykových certifikátů (viz strana 41). Jazyk certifikátů musí odpovídat jazykové mutaci zvolených preferovaných škol. Přidělení bodů v této části se potvrzuje přidělení bodů, které budou studenty zvýhodňovat ve výběrovém řízení. Prvním údajem je počet doposud přidělených bodů pro jednotlivé jazyky, ve kterých chtějí studenti v zahraničí studovat. Body odpovídají součtu doposud přidělených bodů (spočítaných algoritmem, přidělených automaticky, ručně apod.). Typy bodů, které lze zahrnout: Pevné body pouze se označí, zda se mají započítat. Maximální ruční body doplní se počet bodů, které musí vyhovět stupnici určené kritériem výběrového řízení. Maximální počet bodů je uveden u každého kritéria. Body je možné vyplnit hromadně v aplikaci Seznam pro záznam výsledků. Maximální vzorcové body jsou spočítány automaticky podle předem připraveného algoritmu. Zde je možné provést jejich ruční korekci. Certifikáty seznam obsahuje certifikáty zvolené v přihlášce a ve stejném pořadí jako v přihlášce. Označením certifikátu se potvrdí, že jej student skutečně získal, a současně s potvrzením se připočtou body do výběrového řízení k dané jazykové mutaci. Předměty seznam obsahuje předměty, které student odstudoval v jazyce odpovídajícímu zvolenému jazyku v přihlášce. Předměty mají speciální příznak uložený v katalogu předmětů. Na konci formuláře přihlášky je uveden text, který je pro každé výběrové řízení variabilní. Text je nastaven v atributu výběrového řízení Text zobrazovaný v přihlášce (viz strana 45). Vyplněná přihláška se uloží tlačítkem Uložit zadané údaje. Možné stavy přihlášky a jejich význam: nedostavil se přihláška je podána, ale student se nedostavil na test nebo pohovor, má význam nastavovat pro uzavřené přihlášky; rozpracovaná podaná přihláška, student nebo studijní referentka může v přihlášce provádět změny v preferovaném semestru, školách a certifikátech; 49

50 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 26 Podaná přihláška z pohledu studijní referentky 50

51 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 27 Zrušená přihláška z pohledu studijní referentky uzavřená uzavření přihlášky potvrzuje student nebo studijní referentka tlačítkem v přihlášce. Uzavřít přihlášku nelze náhodně, uzavření se potvrzuje dalším tlačítkem. 51

52 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Údaje v uzavřené přihlášce nelze editovat, lze ji vytisknout tlačítkem v přihlášce. Přihláška je zařazena do výběrového řízení a postoupena do prvního výběrového kola. V uzavřené přihlášce studenti nemohou provádět změny, studijní referentky mohou změny provádět až do konce podávání přihlášek; zrušená zrušením nebude přihláška zahrnuta do výběrového řízení. Změnit stav může jen studijní referentka. Protože je přihláška po prvním uložení ve stavu rozpracovaná, ještě není postoupena do výběrového řízení. Jakmile jsou všechny údaje vyplněny a v přihlášce se již nebudou provádět žádné změny, pak se tlačítkem Uzavřít přihlášku (obr. 26) potvrdí její kompletnost a odevzdání. Potvrzení probíhá ve dvou krocích, kdy se u uživatele ověřuje, zda opravdu požaduje přihlášku uzavřít. Uzavření potvrdí tlačítkem Opravdu uzavřít přihlášku. Uzavřenou přihlášku může studijní referentka vytisknout, nastavit její kompletnost nebo ji zrušit. Na přihlášce se tisknou všechny preferované školy. Tisk a zrušení přihlášky může provést i student. Pokud student přihlášku zruší, nedojde k jejímu úplnému smazání a může si údaje prohlížet nebo požádat o obnovení přihlášky (ale jen v rámci výběrového řízení, pro které byla původně podána). Obnovení zrušené přihlášky se provádí v přihlášce stisknutím tlačítka Obnovit přihlášku (obr. 27). Obnovenou přihlášku je nutné opět uzavřít a následně označit za kompletní. Součástí kompletace je vyhodnocení přihlášky, tj. dopočítání bodů za jednotlivá kritéria a uvedené certifikáty. I po tomto kroku stále existuje možnost přihlášku zrušit. 4.6 Evidence přihlášek na výměnný pobyt V aplikaci Evidence přihlášek na výměnný pobyt je možné individuálně zobrazit a pracovat s podanými přihláškami. Přihlášky lze obnovovat, rušit, uzavírat, tisknout, kompletovat a potvrzovat doručené certifikáty vyžadované výběrovým řízením. Studenti se v aplikaci dohledávají podle jména, loginu nebo identifikačního čísla přiděleného v UIS. Dohledávání probíhá mezi studenty s podanou přihlášku do výběrového řízení. Kliknutím na identifikaci studia se otevře studijní evidence studenta. Operace lze provádět podle aktuálního stavu přihlášky, podle kterého se řídí nabídka aplikace a ovládacích tlačítek. Zobrazení aplikace je podobné jako na obrázcích 26 a 27. Doručení certifikátů se zaznamenává označením checkboxu u odpovídající položky formuláře. Zaznamenání doručení certifikátů není pro další postup přihlášky ve výběrovém řízení nutné, ale student přijde o body pro vyhodnocení postupu. Hromadně nastavit kompletnost přihlášky lze v aplikaci Studenti přihlášení na výměnný pobyt. Dokumenty vyžadované dohodami se potvrzují v aplikaci Evidence splně- ných povinností (Checklisty). 4.7 Studenti přihlášení na výměnný pobyt Aplikace Studenti přihlášení na výměnný pobyt zobrazuje studenty s podanou přihláškou do zvoleného výběrového řízení. Umožňuje hromadné nastavení kompletnosti nezrušených přihlášek, hromadné generování proměnných a další individuální operace s přihláškami. 52

53 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 28 Studenti přihlášení na výměnný pobyt Seznam studentů (obr. 28) lze omezit podle fakulty, typu studia, stavu přihlášky, kompletnosti přihlášky, stavu studia, jazyka v přihlášce. Nastavit řazení seznamu lze podle jména nebo čísla přihlášky. Nastavení filtrů je nutné potvrdit tlačítkem Vypsat. Kompletnost přihlášek je vyjádřena ikonou, resp.. Seznam lze exportovat do MS Excel. Kliknutím na identifikaci studia se otevře studijní evidence studenta. Hromadné nastavení kompletnosti Kompletnost lze nastavit pouze pro rozpracované nebo uzavřené přihlášky. Studenti s přihláškou se označí ručně nebo hromadně stisknutím tlačítka Označ vše, které označí všechny vyhovující studenty. Označeným studentům se kompletnost nastaví tlačítkem Označeným nastavit kompletnost. Označit za kompletní lze zvolenou přihlášku přes ikonu ve sloupci Přihláška. Hromadné generování proměnných Tlačítkem Generovat proměnné pro výběrové řízení se vygenerují proměnné pro algoritmy extrabodových kritérií, která mohou být různá pro každé výběrové řízení. Proměnné se generují pro zobrazené studenty. Vygenerovat proměnné pro zvolenou přihlášku lze přes ikonu ve sloupci Přihláška. 4.8 Seznam pro záznam výsledků Aplikace Seznam pro záznam výsledků umožňuje zaznamenat body za extrabodová kritéria typu maximální ruční, které mají určený formát importu. Zadávání bodů je rozděleno na dvě kola. Body za druhé kolo výběrového řízení je možné zadat pouze studentům, kteří mají zadány body v prvním kole a byli vyhodnoceni pro postup do druhého kola. Zvlášť se zobrazují seznamy pro každý jazyk, který studenti preferovali ve svých přihláškách. 53

54 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 29 Seznam pro záznam výsledků prvního kola výběrového řízení Záznam výsledků prvního kola výběrového řízení V aplikaci Záznam výsledků prvního kola výběrového řízení se zvolí první výběrové kolo a jazyk. Zobrazen je seznam studentů podle jazyků studia na školách, kam si podali přihlášky. Seznam obsahuje jen studenty s kompletní přihláškou (obr. 29). Kromě jména je zobrazeno rodné číslo, číslo přihlášky, zkratka názvu fakulty a škola uvedená v přihlášce na prvním místě. Seznam lze vytisknout nebo exportovat do MS Excel. Body se vkládají ručně do pole v posledním sloupci, a to v rozsahu určeném při definici extrabodových kritérií výběrového řízení v aplikaci Evidence výběrových řízení (viz strana 47). Pokud je ukládána vyšší hodnota bodů, než je definováno, vypíší se nad tabulkou rodná čísla studentů, kterých se vyšší hodnota týká, a uloží se počet bodů odpovídající maximu bodů daného kritéria. Výše uvedené operace se postupně provedou pro každý jazyk. Jakmile jsou body prvního kola vloženy, provede se vyhodnocení přihlášek v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty (viz strana 55). Záznam výsledků druhého kola výběrového řízení V aplikaci Záznam výsledků druhého kola výběrového řízení se zvolí druhé výběrové kolo a jazyk. Je zobrazen seznam studentů (obr. 30), kteří vyhověli podmínkám prvního kola výběrového řízení a byli postoupeni do druhého kola. Kromě vložení bodů umožňuje aplikace zaslat ovou pozvánku pro účast ve druhém kole. Pozvánka se sestavuje v aplikaci Správa obsahu ů pro mobility studentů (viz strana 74) a její obsah lze zkontrolovat ještě před odesláním zprávy kliknutím na odkaz text u vedle tlačítka Poslat pozvání na pohovor označeným uživatelům. Studenti hlásící se do dvou jazykových mutací se zaznamenávají odděleně do dvou archů. 54

55 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 30 Seznam pro záznam výsledků druhého kola výběrového řízení Jakmile jsou studenti ve druhém kole ohodnoceni, vloží se body a vrátí se do aplikace Pořadníky pro výměnné pobyty (viz strana 56) pro vyhodnocení druhého kola a přidělení škol. 4.9 Zadávání ručního průměru Aplikace Zadávání ručního průměru slouží k ručnímu hromadnému doplnění studijních průměrů studentům, kteří své bakalářské studium absolvovali na jiné škole než na MEN- DELU. V seznamu (obr. 31) jsou pouze studenti účastnící se výběrového řízení, v jehož bodových kritériích je studijní průměr požadován. Průměr lze zadat individuálně v aplikaci Evidence přihlášek na výměnný pobyt. Ručně zadaný průměr je upřednostněn před průměrem vypočítaným z údajů evidovaných v UIS. Průměr lze vložit nebo změnit kdykoliv, ale správně má být nastaven před sestavením pořadníků. Seznam lze exportovat do MS Excel Pořadníky pro výměnné pobyty Aplikace Pořadníky pro výměnné pobyty umožňuje studentům s kompletní přihláškou a se zadanými body za první kolo výběrového řízení sestavit pořadník pro postup do druhého kola výběrového řízení a studentům se zadanými body za druhé kolo sestavit pořadník pro přidělení škol pro výjezd. Pořadníky se vždy sestavují pro jednotlivé jazyky, které studenti preferovali v přihlášce. Lze je exportovat do MS Excel. 55

56 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 31 Zadávání ručního průměru Pořadníky prvního kola výběrového řízení V aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty se zvolí první výběrové kolo a jazyk, pro který se má pořadník sestavit. Zobrazen je seznam studentů s preferovanými jazyky, školami, celkovým počtem bodů za první kolo a rozpisem bodů získaných za jednotlivá kritéria. Uveden je celkový počet míst pro studium ve zvoleném jazyce. Seznam je seřazen podle celkového počtu bodů a čarou je oddělen počet studentů odpovídající počtu míst pro jazyk krát 1,5 (přibližně). Umístění čáry zvolené jazykové varianty lze upravit o počet míst vyplněný do pole Posunout původní navrženou čáru. Po zvolení směru jejího posunutí se stiskne tlačítko Posunout. Učastník výběrového řízení, který je uchazečem ve dvou různých studijních jazycích, může postoupit do druhého kola v obou svých jazycích, v jednom z nich nebo v žádném. Pro postup studentů nad čarou do dalšího kola výběrového řízení se musí stisknout tlačítko Uložit postup pro přihlášky nad čarou. Nyní je možné se přesunout do aplikace Seznam pro záznam výsledků, kde lze zaslat pozvánku všem postoupeným studentům a vložit body za druhé kolo výběrového řízení (viz strana 54). Pořadníky druhého kola výběrového řízení V aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty se zvolí druhé výběrové kolo a jazyk. Studenti jsou seřazeni podle celkových bodů získaných ve druhém kole výběrového řízení, v případě rovností bodů rozhodují další kritéria podle jejich váhy. Školy se studentům přiřadí podle pořadí a počtu míst ve školách tlačítkem Přiřadit školy k přihláškám (obr. 33). Cílem je, aby se studenti dostali na školu s nejvyšší preferencí, na kterou mají podle dosažených bodů nárok. Přiřazení lze zrušit tlačítkem Zrušit přiřazení, které se zobrazí, jakmile se školy studentům přiřadí. Studentům lze přiřazenou školu změnit v aplikaci Změny přiřazení studentů ke školám Seznam nevybraných studentů Aplikace Seznam nevybraných studentů poskytuje seznam studentů, kteří postoupili do dalšího kola výběrového řízení, ale nebyla jim přidělena žádná škola. 56

57 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 32 Pořadník prvního kola výběrového řízení Obrázek 33 Pořadník druhého kola výběrového řízení před udělením škol Seznamy jsou rozděleny podle výběrových řízení a v rámci výběrového řízení jsou pak rozděleny podle jazyka studia. Součástí seznamu je jméno a příjmení studenta, 57

58 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ rodné číslo, ová adresa, domovská fakulta, semestr, celkové body z výběrového řízení a body přidělené za jednotlivá kritéria. Seznam lze exportovat do MS Excel. Obrázek 34 Změny přiřazení studentů ke školám 4.12 Změny přiřazení studentů ke školám Aplikace Změny přiřazení studentů ke školám umožňuje ruční korekci škol přidělených jednotlivým studentům v aplikaci Pořadníky pro výměnné pobyty. V aplikaci se nejprve zvolí výběrové řízení, kterého se zúčastnili studenti, jimž se má změna školy provést. Pak se zvolí škola, na kterou se mají studenti přeřadit zobrazí se studenti, jejichž údaj o jazyku v přihlášce odpovídá jazyku zvolené školy. Číslo uvedené v závorce vedle jména je celkový počet bodů, které studenti získali za různá kritéria výběrového řízení. Výpis studentů (obr. 34) je možné omezit na studenty s přidělenou školou nebo studenty, kteří postoupili, ale nemají přiřazenou školu. Studenti, jimž se má nastavit zvolená škola, se označí a změna se potvrdí tlačítkem Potvrdit přiřazení. Při změně přiřazení je kontrolována kapacita evidovaná u příslušného dohodostupně a není možné ji překročit. Pokud se před další volbou školy nebo před opuštěním stránky stiskne tlačítko Původní hodnoty, pak se studentům nastaví škola, kterou měli přidělenu před změnou Výsledky výběrového řízení Aplikace Výsledky výběrového řízení poskytuje seznam studentů s přiřazenou školou výměnného pobytu, počty obsazených míst jednotlivých institucí a tisk sestavy pro partnerskou školu. Vybraní studenti Záložka Vybraní studenti zobrazuje pro zvolené výběrové řízení seznam studentů, kteří uspěli ve výběrovém řízení a byli vybráni na výměnný pobyt, tj. byla jim přidělena škola (obr. 35). Seznam je abecedně seřazen, omezit jej lze podle přidělené školy. Studijní 58

59 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 35 Studenti vybraní ve výběrovém řízení referentka může vytisknout prohlášení vysílající instituce, který obsahuje dvojjazyčný text. Lze ho vytisknout a exportovat do MS Excel. Pokud je atribut výběrového řízení Zveřejnit pořadník studentům nastaven na hodnotu Ano, pak je seznam zobrazen i studentům, kteří v daném výběrovém řízení podali přihlášku. Atribut se nastavuje v aplikaci Evidence výběrových řízení. Obrázek 36 Obsazení škol Obsazení škol Záložka Obsazení škol zobrazuje pro zvolené výběrové řízení seznam partnerských institucí daného výběrového řízení a informace o studentech, kteří byli vybráni na výměnný 59

60 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ pobyt (obr. 36). Jsou zobrazeny pouze instituce, u kterých je v aplikaci Evidence zahraničních dohod nastavena výjezdní kvóta pro rok, kdy probíhá výběrové řízení a dohody s institucemi (školami) jsou v aktivním stavu. Seznam je možné omezit podle druhu dohody, typu studia, jazyka nebo školy s nevyužitou kvótou. Využití míst a celková kvóta pro každou zobrazenou školu je uvedena ve sloupci Počet míst. Seznam lze exportovat do MS Excel. Sestava pro školu Záložka Sestava pro školu umožňuje zobrazit a vytisknout seznam studentů pro zvolenou školu. Zobrazený seznam obsahuje jméno, příjmení, datum narození, kontaktní , adresu trvalého pobytu, fakultu studia, aktuální typ studia, semestr a preferovaný semestr studia. Tisk seznamu v anglickém jazyce je proveden do souboru formátu PDF. Seznam lze také exportovat do souboru formátu RTF. Seznam, který obsahuje jméno, příjmení, datum narození, kontaktní , adresu trvalého pobytu a preferovaný semestr studia, se zasílá do příslušných škol Statistiky výběrových řízení Aplikace Statistiky výběrových řízení umožňuje zobrazit seznam vyjíždějících studentů zvolené fakulty, počet míst a počet vyjíždějících studentů. Obrázek 37 Statistiky výběrových řízení pro fakulty 60

61 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Seznam studentů fakulty Záložka Pro fakulty poskytuje seznam studentů zvolené fakulty a zvoleného jazyka, kteří si podali přihlášku na studijní výjezd (obr. 37). Součástí seznamu je zvolený jazyk, zda byl student na výjezd vybrán, přidělená škola, celkové body za první a druhé kolo výběrového řízení a rozpis bodů získaných za jednotlivá hodnoticí kritéria. Seznam lze exportovat do MS Excel. Do aplikace mají přístup také osoby fakult s oprávněním zahranicni-s přidělným pro danou fakultu. Obrázek 38 Počty studentů výběrového řízení Počty míst Záložka Počty míst zobrazuje počty míst pro jednotlivé jazykové varianty. Počet míst je součtem výjezdových kvót pro školy ve zvoleném výběrovém řízení. Počet míst se eviduje v aplikaci Evidence zahraničních dohod. Počty studentů Záložka Počty studentů zobrazuje počty studentů podle jednotlivých jazykových variant s rozlišením podle fakult a celkový počet přihlášených studentů, studentů postupujících do dalšího kola a počet studentů vybraných pro výjezd (obr. 38). Kromě studentů s uzavřenou přihláškou jsou do statistiky zahrnuti i studenti s přihláškou ve stavu nedostavil se. Pokud žádost studentů obsahuje více jazykových mutací, pak jsou studenti započítáni do každé jazykové varianty. Ve statistice jsou zahrnuty všechny kompletní nezrušené přihlášky. Seznam lze exportovat do MS Excel. 61

62 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 39 Evidence splněných povinností (Checklisty) 4.15 Evidence splněných povinností (Checklisty) Aplikace Evidence splněných povinností (Checklisty) slouží k zaznamenání dokumentů dodaných studenty, kteří se zúčastní nebo zúčastnili studijního výjezdu. Zobrazen je seznam studentů (obr. 39), kteří mají v aplikaci studijní evidence Studijní výjezd zaznamenán studijní pobyt nebo pracovní stáž, a dokumenty vyžadované zvoleným druhem dohody nebo pracovní stáže. Pořadí dokumentů je dáno jejich pořadím v aplikaci Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty. U každého dokumentu je ikona vyjadřující stav vložení dokumentu (vložen, nevložen), pod ikonou jsou zobrazeny uložené poznámky. Provede-li studijní referentka v evidenci jakoukoliv změnu, jsou dotyční studenti automaticky informováni em. Studijní referentka je na nedodané dokumenty upozorněna ve Studijní evidenci v kartě studenta. Pokud student vloží své bankovní spojení, je automaticky přeneseno do checklistu spolu s informací, že bankovní spojení zadal, a do poznámky se uloží datum zadání spojení. Kliknutím na poznámku se zobrazí podrobnosti o bankovním spojení zvolené osoby. Potvrzením přijetí dokumentu Learning Agreement budou studenti moci tisknout jen změny v Learning Agreement. Pokud nejsou dokumenty žádnou dohodou vyžadovány, pak se aplikace Evidence splněných povinností (Checklisty) nenabízí Buddy System Buddy System je jedním z extrabodových kriterií. Studenti mohou získat body navíc za to, že pomáhají přijíždějícím zahraničním studentům. Záleží na nastavení výběrového řízení, zda je toto kritérium chápáno jako maximální ruční nebo maximální vzorcové. 62

63 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Pokud je kritérium nastaveno jako maximální vzorcové, systém body přiděluje během generovaní proměnných pro algoritmy extrabodobých kritérii. Před tím je ovšem nutné do systému zadat, kteří studenti se do Buddy System zapojili. K tomu slouží aplikace Buddy System. Nejprve je nutné zvolit období, se kterým má aplikace pracovat. Následně se zobrazí formulář pro import záznamů pro Buddy System a tabulka s přehledem evidaných záznamů. Import dat probíhá z TXT souboru, kde jednotlivé řádky musí být odděleny entrem a uvedeny přesně v tomto formátu a pořadí: příjmení ; jméno ; login ; příjmení zahraničního studenta ; jméno zahraničního studenta. Další uvedené položky v řádku se ignorují. Povinná je pouze položka login, ostatní položky není nutno vyplňovat (uvozovky však musí být uvedeny). Vlastní soubor vyberte pomocí tlačítka Procházet. Pro korektní zpracování souboru je nutné zvolit jeho kódování. Import se dokončí stisknutím tlačítka Import ze souboru TXT. Importované záznamy jsou zobrazeny v přehledové tabulce, kde je možné jednotlivé záznamy editovat pomocí ikony ve sloupci Upravit. Označené záznamy lze smazat stisknutím tlačítka Odebrat označené Bankovní spojení vyjíždějících studentů Aplikace Bankovní spojení vyjíždějících studentů slouží k individuálnímu zobrazení bankovního spojení uživatelů, které je určeno pro zaslání příspěvku na studijní výjezd, a k zobrazení sestavy bankovních spojení. Vyhledávání Přes vyhledávací pole se podle jména, loginu nebo identifikačního čísla dohledá student, jehož bankovní spojení se má zobrazit. Zobrazí se aktuální bankovní spojení i další bankovní spojení evidovaná například z historického hlediska. Součástí informací o aktuálním bankovním spojení je adresa příjemce, číslo účtu, údaje o bance a období platnosti účtu. Bankovní spojení vkládají pouze studenti. Osoby zabývající se správou výběrových řízení mohou účty pouze prohlížet. Sestava Pro zvolené období, typ pobytu (studijní pobyt nebo pracovní stáž) a platnost bankovního spojení lze v aplikaci Sestava zobrazit sestavu bankovních spojení uživatelů pro zaslání příspěvku na studijní výjezd. V ní je uvedeno jméno studenta, jeho fakulta a , číslo účtu, IBAN, BIC, jméno a adresa příjemce, název a adresa banky (obr. 41). Pokud je ve filtru Platnost bankovního spojeni zvolena možnost bez omezení, pak je sestava doplněna o sloupce Odkdy a Dokdy, které udávají platnost bankovního spojení. Sestavu lze exportovat do MS Excel Studijní výjezd Aplikace Studijní výjezd je stejná, jako ta ve Studijní evidenci, kam pracovníci zahraničního oddělení nemají přístup. Je dostupná uživatelům s přiděleným oprávněním zahranicni-b. Pracovníkům zahraničního oddělení umožňuje doplnit jazykový kurz 63

64 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 40 Bankovní spojení vyjíždějících studentů a provázat jej s konkrétní dohodou, přidělit číslo finanční dohody, vytisknout finanční dohodu a její dodatek. Více o aplikaci na straně

65 4 MOBILITY STUDENTŮ VYJÍŽDĚJÍCÍ Obrázek 41 Sestava bankovních spojení 65

66

67 5 Pracovní a absolventské stáže Aplikace pro správu stáží jsou umístěny v aplikaci Zahraniční oddělení. Další evidence probíhá v aplikaci Studijní evidence k níž je nutná kombinace práv zahranicni-b a stud-p nebo stud-e a stud-p a Portál studenta. Pro stáže se automaticky vypočítávají údaje pro stanovení stipendia a samotné stipendium. Lze zadávat zero-grat úsek, po který není studentovi vypláceno stipendium. Formálním výstupem je finanční dohoda ke stáži, v níž jsou uvedeny všechny důležité údaje o stáži. Při změně podmínek během stáže (například změna délky pobytu) lze tisknout dodatek finanční dohody, který příslušné ujednání ve smlouvě upravuje. V následujících bodech je uveden postup prací souvisejících s evidencí stážistů: 1. Definice zahraničních institucí v aplikaci Správa zahraničních podniků (viz strana 20). 2. Sestavení formulářů pro závěrečnou zprávu z absolvované stáže v aplikaci Správa závěrečných zpráv (viz strana 74). 3. Evidence požadovaných dokumentů k jednotlivým dohodám stáže v aplikaci Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty (viz strana 79). 4. Zaevidování stáže jednotlivým studentům MENDELU v aplikaci Studijní evidence Studijní výjezd. Tisk finanční dohody. 5. Vložení bankovního spojení pro stáž v Portálu studenta v aplikaci Bankovní spojení pro studijní výjezd. 6. Kontrola doložení požadovaných dokumentů v aplikaci Evidence splněných povinností (Checklisty). 7. Návrat studenta, evidence skutečného data návratu, případně tisk dodatku k dohodě a změna stavu výjezdu v aplikaci Studijní výjezd (viz strana 38). Studentům na pracovní stáži nelze ukončit studium, nejprve musejí mít zaevidován konec stáže a splněny všechny povinnosti vztahující se ke stáži (například odevzdané požadované dokumenty). Pracovní stáž musí být ukončena před závěrečnými zkouškami. Absolventská stáž může být zaevidována před koncem studia nebo po úspěšném ukončení studia a ukončena až po ukončení studia. Student má pak přístup do informačního systému v režimu absolvent, který mu umožňuje ovou komunikaci a vyplnění závěrečné zprávy. 67

68

69 6 Zprávy a výstupy z mobilit studentů Sekce Zprávy a výstupy z mobilit studentů zahrnuje aplikace pro zobrazení závěrečných zpráv studentů ze studijních pobytů a pracovních stáži. Sekce je zobrazena, jestliže je vyplněna alespoň jedna závěrečná zpráva. 6.1 Zprávy ze zahraničních pobytů Aplikace Zprávy ze zahraničních pobytů je rozdělena na dvě části a slouží k zobrazení a tisku závěrečných zpráv ze studijních pobytů. Je přístupná uživatelům s oprávněním zahranicni-a. Zprávy vyplňují studenti, kteří se zúčastnili studijního pobytu. Pro tento účel je jim přístupná příslušná aplikace UIS v Portálu studenta. Struktura dotazníku je definována v aplikaci Správa závěrečných zpráv (viz strana 74). Zprávy jsou zveřejněny v Portálu veřejných informací v aplikaci Lidé na MENDELU a v aplikaci Zprávy ze zahraničních pobytů. Z těchto zpráv mohou čerpat informace ostatní studenti se zájmem o studium v zahraničí. Obrázek 42 Zprávy ze zahraničních studijních pobytů Aplikace Zprávy ze zahraničních pobytů umožňuje zobrazit studijním referentkám zahraničního oddělení přehled studentů, kteří se zúčastnili studijního pobytu nebo jsou právě na výjezdu, a závěrečné zprávy z jednotlivých pobytů. Seznam lze omezit podle 69

70 6 ZPRÁVY A VÝSTUPY Z MOBILIT STUDENTŮ akademického roku nebo zadaného termínu, podle období konce pobytu, typu dohody, státu, fakulty, ze které student výjezd uskutečnil, a stavu výjezdu. Vyplněnou zprávu je možné zobrazit přes ikonu nebo vytisknout přes ikonu. Pokud je zobrazen nápis NAEP, student vyplnil zprávu do databáze Národní agentury pro evropské vzdělávací programy (NAEP). Kliknutím na odkaz NAEP se zobrazí stránka Studijní pobyty zprávu ze studijního pobytu studenti vyplňují přes aplikaci Hodnocení zahraničního pobytu. V záložce Studijní pobyty (obr. 42) je možné zobrazit nebo vytisknout závěrečné zprávy ze studijních pobytů. Pracovní stáže zprávu z pracovní stáže studenti vyplňují přes aplikaci Hodnocení stáže. V záložce Pracovní stáže (obr. 43) je možné zobrazit nebo vytisknout závěrečné zprávy z pracovních stáží. Obrázek 43 Zprávy ze zahraničních pracovních stáží Absolventské stáže zprávu z absolventské stáže studenti vyplňují přes aplikaci Hodnocení stáže. V záložce Absolventské stáže (obr. 44) je možné zobrazit nebo vytisknout závěrečné zprávy z absolventských stáží. 70

71 6 ZPRÁVY A VÝSTUPY Z MOBILIT STUDENTŮ Obrázek 44 Zprávy ze zahraničních pracovních stáží 71

72

73 7 Mobility studentů správa Aplikace pro správu přijíždějících zahraničních studentů jsou umístěny v sekci Mobility studentů správa v aplikaci Zahraniční oddělení. Jsou přístupné uživatelům s oprávněním zahranicni-a. Aplikace umožňují sestavit formuláře pro závěrečnou zprávu ze studijního pobytu, obsah ů, sestavit a spravovat dokumenty pro vyjíždějící studenty. Obrázek 45 Formulář pro definici jednotlivých částí u Obrázek 46 Správa obsahu ů pro mobility studentů 73

74 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA 7.1 Správa obsahu ů pro mobility studentů Aplikace Správa obsahu ů pro mobility studentů slouží k sestavení a ke správě ů hromadně odesílaných z aplikací zahraničního oddělení, které slouží k informování přijíždějících studentů, jejich koordinátorů a vyjíždějících studentů. Definice jednotlivých částí u probíhá přes formulář uložený pod ikonou ve sloupci Části. Z něj se postupně volí, vyplňují a ukládají jednotlivé části zprávy. Jsou seřazeny v tabulce a zpětně je lze upravovat přes ikonu. Každou část lze vložit pouze jednou. Vyčerpání všech částí z nabídky formuláře není podmínkou úspěšného sestavení zprávy. Některé údaje nejsou pevně uloženy v sestavované zprávě, ale používají se z evidence aplikací, například login, heslo apod. Tyto údaje jsou ohraničeny znaky $$vkladanytext$$, například informace o vygenerovaném hesle bude vysázena takto: Password: $$password$$. Tyto údaje nelze měnit ani mazat. Části textu je možné smazat po jejich označení tlačítkem Odebrat označené. Výslednou podobu ové zprávy je možné získat po kliknutí na ikonu ve sloupci Náhled (obr. 46). Nový typ u může přidat pouze vývojový tým UIS. Důvodem je nutnost zabudování nového typu u do příslušné aplikace. 7.2 Správa závěrečných zpráv Aplikace Správa závěrečných zpráv slouží k sestavení obsahu formulářů Zpráva studenta ze studijního pobytu a Zpráva studenta z pracovní stáže a Zpráva studenta z pracovní stáže, které studenti vyplňují po návratu ze studijního pobytu. Zpráva může zahrnovat otázky z několika oblastí od příprav před odjezdem, tamní ubytování, studium, financování až po celkové hodnocení pobytu. Více o zobrazení a zveřejnění závěrečných zpráv na straně 69. Po vstupu do aplikace Správa závěrečných zpráv se vybere typ zprávy (obr. 47), která se má sestavit. Přes jednoduchý formulář se postupně založí názvy jednotlivých částí zprávy a k nim se postupně sestaví otázky. Klikáním na ikony je možné změnit pořadí jednotlivých částí, stejným způsobem se upravuje pořadí otázek. Přes ikonu se plní otázky zvolené části závěrečné zprávy. Typy otázek závěrečné zprávy Do jednotlivých částí závěrečné zprávy je možné vkládat otázky několika typů. Formulář pro jejich vložení sestává ze znění otázky v českém a anglickém jazyce a ze stavu vyjadřujícího povinnost vyplnění otázky (obr. 52). V případě výčtového typu otázky se navíc volí tabulka se seznamem možností. Typy otázek: Celé číslo formulář pro přidání otázky je na obrázku 49. Po vyplnění znění otázky a po jejím uložení je otázka studentům nabízena ve tvaru uvedeném v příkladu na obrázku 50. Na stránce formuláře je zobrazena jako pole pro vyplnění čísla, studenti jsou na tuto podmínku upozorněni nápisem vedle textového pole. Hodnotová škála (5 stupňů) formulář pro přidání otázky je stejný jako pro přidání otázky typu celé číslo (obr. 49). Po vyplnění znění otázky a po jejím uložení je otázka studentům nabízena ve tvaru uvedeném v příkladu na obrázku 51. Na stránce formuláře je zobrazena jako pět radiobutonů, z nichž se jeden volí. Je vhodné, aby součástí otázky byl význam nejnižšího a nejvyššího stupně hodnocení. 74

75 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA Obrázek 47 Správa závěrečných zpráv Logická hodnota formulář pro přidání otázky je stejný jako pro přidání otázky typu celé číslo (obr. 49). Po vyplnění znění otázky a po jejím uložení je otázka studentům nabízena ve tvaru uvedeném v příkladu na obrázku 52. Na stránce formuláře jsou zobrazeny dva radiobutony vyjadřující logické hodnoty Ano a Ne, zvolit lze jednu možnost. Na obrázku 52 je také vidět rozdíl v zobrazení otázky, jejíž odpověď je nepovinná a povinná (tučně). Odstavec textu formulář pro přidání otázky je stejný jako pro přidání otázky typu celé číslo (obr. 49). Po vyplnění znění otázky a po jejím uložení je otázka studentům nabízena v podobě textového pole uvedeného v příkladu na obrázku 53. Řetězec znaků formulář pro přidání otázky je stejný jako pro přidání otázky typu celé číslo (obr. 49). Po vyplnění znění otázky a po jejím uložení je otázka studentům nabízena v podobě textového pole, viz příklad na obrázku 54. Více hodnot z výčtu formulář pro přidání otázky je na obrázku 55. Po vyplnění znění otázky a zvolení tabulky, ze které se budou možnosti výčtu čerpat, se formulář 75

76 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA Obrázek 48 Příklad otázek zvolené části závěrečné zprávy Obrázek 49 Otázka typu celé číslo Obrázek 50 Příklad otázky typu celé číslo Obrázek 51 Příklad otázky typu hodnotová škála (5 stupňů) Obrázek 52 Příklad otázky typu logická hodnota uloží. Otázka se studentům zobrazuje ve tvaru uvedeném v příkladu na obrázku 56. Zobrazeno je několik checkboxů s možnými odpověďmi, označením se volí jedna nebo více možností. 76

77 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA Obrázek 53 Příklad otázky typu odstavec textu Obrázek 54 Příklad otázky typu řetězec znaků Jedna hodnota z výčtu formulář pro přidání otázky je stejný jako pro přidání otázky typu více hodnot z výčtu (obr. 55). Po vyplnění znění otázky a zvolení tabulky, ze které se budou možnosti výčtu čerpat, se formulář uloží. Otázka se studentům zobrazuje jako rozbalovací menu ve tvaru uvedeném v příkladu na obrázku 57. Z menu se označením volí jedna z možností. Obrázek 55 Otázka typu více hodnot z výčtu Obrázek 56 Příklad otázky typu více hodnot z výčtu Obrázek 57 Otázka typu jedna hodnota z výčtu Studentům se nabízí závěrečná zpráva podle druhu jejich zahraniční cesty (studijní pobyt, pracovní stáž) v aplikaci Portál studenta. Podmínkou, aby se jim odkaz na 77

78 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA Obrázek 58 Příklad zobrazení závěrečné zprávy pro studenty závěrečnou zprávu nabízel, je zadání pobytu ve studijní evidenci studenta (zadává studijní oddělení). Závěrečná zpráva je zobrazena na jedné stránce, tučným písmem jsou vypsány otázky, které studenti musejí vyplnit. Při nevyplnění všech povinných otázek je vypsáno upozornění nad příslušnou částí zprávy. 78

79 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA Vyplněné zprávy je možné zobrazit v aplikaci Zprávy ze zahraničních pobytů (viz strana 69). 7.3 Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty Aplikace Správa dokumentů pro vyjíždějící studenty slouží pro evidenci dokumentů, které uchazeči o studijní výjezd musejí doložit. Při prvním vstupu do aplikace je nutné nejprve založit požadované typy dokumentů v záložce Přehled dokumentů, pak je možné v záložce Požadované dokumenty určit, které dokumenty budou po uchazečích vyžadovány u výjezdů na dohodu a u výjezdů na stáž. Evidence povinných dokumentů souvisí s aplikací Evidence splněných povinností (Checklisty) (viz strana 62), ve které se konkrétním studentům potvrzuje dodání jednotlivých dokumentů. Přehled dokumentů Nový typ dokumentu se založí přes formulář v záložce Přehled dokumentů (obr. 59), kde je povinným údajem název dokumentu a identifikátor. Změnu pořadí založených typů dokumentů lze provést klikáním na ikony a. Zde uvedené pořadí je dodrženo i v ostatních aplikacích. Obrázek 59 Příklad přehledu dokumentů Požadované dokumenty Sestava povinných dokumentů, které uchazeči o studijní výjezd musejí doložit, se tvoří zvlášť pro každý druh dohody (záložka Druhy dohod) a stáže (záložka Druhy stáží). 79

80 7 MOBILITY STUDENTŮ SPRÁVA Formulář pro přidání dokumentu k dohodě nebo stáži je stejný (obr. 60). U každého dokumentu je určena sekce, podle které se rozpozná, kdy mají studenti dokument dodat (před odjezdem, stipendium, po příjezdu). Pořadí v sestavě pro dohodu nebo stáž je určeno pořadím dokumentů definovaných v záložce Přehled dokumentů. Obrázek 60 Příklad požadovaných dokumentů 80

81 8 Zahraniční cesty Kapitola se věnuje podávání a evidenci návrhů zahraničních cest studentů, zaměstnanců, externistů na dohodách a externích výzkumníků Mendelovy univerzity v Brně, jejich správě a schvalování. Na uživatele s externím zařazením označeným jako dohoda je z pohledu aplikací zahraničních cest nahlíženo stejně jako na zaměstnance. Mají tudíž možnost účastnit se zahraničních cest a využívat aplikace pro jejich správu. 8.1 Přehled cest Záložka Přehled cest poskytuje uživateli seznam všech připravovaných, podaných a schválených návrhů zahraničních cest. U každého návrhu jsou uvedeny základní informace, jako stát a přijímací organizace, termín cesty a její účel, případně aktivita a název projektu. Detailní údaje o návrhu včetně rozpočtu financování a jeho zdůvodnění jsou umístěny pod ikonou ve sloupci Detail. Ve sloupci Operace jsou zobrazeny ikony pro správu návrhu. Jejich význam je následující: Obrázek 61 Přehled návrhů zahraničních cest umožňuje editaci návrhu zahraniční cesty. Jednotlivé kroky jsou popsány v kapitole Nová cesta (viz strana 82). Ikona je zobrazována pouze u návrhů nacházejících se ve stavu připravovaný a podaný. Ikona je rovněž zobrazována u návrhů ve stavu schváleno, kde umožňuje vkládat pozměňovací návrhy termínu konání cesty. Změny termínu jsou předávány správci rozpočtu ke schválení, dokud nejsou schváleny, je možné je zrušit. Změny je možné vnášet pouze do doby, než dojde k uzamčení jednotlivých měsíců, ve kterých má zahraniční cesta probíhat. Uzamykání probíhá automaticky každý 11. den v měsíci. ikona slouží k tisku návrhu na vyslání na zahraniční cestu a objednávky devizových prostředků. Dokument je nutné vytisknout a předat ke schválení správci rozpočtu, který je uveden v detailech návrhu zahraniční cesty ikona. Ikona pro tisk je zobrazována pouze u návrhů nacházejících se ve stavu připravovaný a podaný. 81

82 8 ZAHRANIČNÍ CESTY Vytisknout lze pouze návrh, který je kompletně vyplněn, neúplný návrh vytisknout nelze; umožňuje zrušení návrhu zahraniční cesty. Zrušit lze pouze návrh, který dosud nebyl schválen správcem rozpočtu. prostřednictvím této ikony je možné podat připravený návrh osobě odpovědné za jeho schválení. Po kliknutí jsou zobrazeny detailní údaje o návrhu včetně rozpočtu financování cesty a jeho zdůvodnění. Pod těmito informacemi je zobrazeno tlačítko pro podání návrhu. Podaný návrh je možné dále upravovat až do doby, než bude návrh odpovědnou osobou schválen. 8.2 Nová cesta Základní údaje Prostřednictvím aplikace Nová cesta se zakládá nový návrh na zahraniční cestu. Celý proces založení nového návrhu zahraniční cesty je rozdělen do několika kroků, přičemž prvním krokem je vyplnění základních údajů o cestě. Návrh se vkládá přes formulář na obrázku 62. Povinné položky formuláře jsou podbarveny, návrh není bez jejich vyplnění podán. Na chybějící údaje je uživatel upozorněn ihned po pokusu o uložení formuláře. K základním údajům patří: Uživatel jméno uživatele, pro kterého je návrh na zahraniční cestu podáván. Výjezd jako určuje, zda je uživatel na zahraniční cestu vyslán jako student nebo zaměstnanec. Pole je vyplňováno automaticky na základě vztahu uživatele k univerzitě. Je-li zaměstnanec zároveň studentem, je třeba zvolit, zda se zahraniční cesty účastní jako student nebo jako zaměstnanec. Výběr vztahu následně ovlivňuje nabídku Pracoviště. Obrázek 62 Založení návrhu na zahraniční cestu Pracoviště pracoviště se nastavuje automaticky na pracoviště, na kterém má zaměstnanec aktivní úvazek nebo na fakultu, na které student studuje. Má-li zaměst- 82

83 8 ZAHRANIČNÍ CESTY nanec více aktivních poměrů nebo studuje-li student více studií souběžně, je třeba vybrat pracoviště z nabídky. Stát z číselníku se volí stát, do kterého uživatel cestuje. Přijímací organizace organizace, kam plánuje uživatel vycestovat. Druh cesty volí se z číselníku. Důvody můžou být exkurze, konference, monitoring visit, přípravná návštěva, seminář, výukový pobyt, výzkumná činnost, jiný důvod. Účel stručný popis účelu zahraniční cesty. Odkdy a dokdy termín konání zahraniční cesty. Program mobility z číselníku se vybere program mobility, v rámci kterého je výjezd realizován vyjíždí. V nabídce jsou zobrazovány pouze programy mobilit se zadaným garantem ke konkrétnímu pracovišti. Evidence garanta mobility probíhá v aplikaci Evidence druhů zahraničních dohod (viz strana 13). Specifikace specifikace mobility odpovídající zvolenému programu mobility. Seznam specifikací je přebírán z číselníku, jehož evidenci zajišťuje aplikace Správa specifikací (viz strana 14). Projekt ze zobrazeného číselníku se volí projekt, v rámci kterého osoba vyjíždí. V nabídce jsou zobrazovány pouze aktivní projekty, na kterých má uživatel přidělenu některou z rolí. Návrh se založí stisknutím tlačítka Uložit základní údaje a přejít dál. Je-li formulář řádně vyplněn, je uživatel přesměrován na zadávání pobytů ve státech. V opačném případě je zobrazeno upozornění na chybu. Pobyty ve státech a náklady Aplikace Pobyty ve státech a náklady slouží k evidenci pobytů ve státech v době trvání cesty. Ke každé cestě musí být evidován minimálně jeden pobyt a to tak, aby pokryl všechny dny trvání cesty. Pobytů je možné k cestě zadat i více. Vždy však musí být dodrženo pravidlo, že musí být pokryty všechny dny trvání cesty a žádný z pobytů nesmí přesahovat mimo dobu trvání cesty. V závislosti na evidovaných pobytech je následně počítáno pojištění. Nový pobyt se přidá pomocí formuláře ve spodní části obrazovky. Nejprve se vyplní datum pobytu a následně se z nabídky vybere nejvzdálenější země, ve které vyjíždějící v tento den pobýval. Pobýval-li vyjíždějící během své cesty ve více zemích, rozloží se cesta na jednotlivé dny a pro každý den se zvolí nejvzdálenější země. Datum pobytu je možné zadat pouze v rozsahu trvání zahraniční cesty. Datum pobytu je možné zadat pouze v období vymezeném trváním zahraniční cesty. Datum mimo tento termín tedy není možné zadat. Může však dojít k situaci, kdy se termín zahraniční cesty změní a datum pobytu ve státě se ocitne mimo tento termín. Tyto případy jsou v aplikaci Pobyty ve státech a náklady zvýrazněny červenou barvou. Seznam všech evidovaných pobytů je zobrazen v přehledové tabulce. U každého záznamu je možné editovat termín a zemi pobytu a dále náklady spojené s cestou. Provedené změny je nutné uložit stisknutím tlačítka Uložit změny. Částka pojistného, uvedená ve sloupci Pojistné, je počítána automaticky v závislosti na platném ceníku pojištění pro zvolený stát. Nežádoucí pobyty je možné odebrat jejich označením a stisknutím tlačítka Odebrat pobyt. Jakmile jsou zadány všechny pobyty a vyplněny náklady spojené s cestou je možné stisknutím tlačítka Přejít na zadání financování cesty přejít na následující krok. 83

84 8 ZAHRANIČNÍ CESTY Obrázek 63 Pobyty ve státech a náklady Financování cesty Záložka Financování cesty slouží k evidenci způsobů financování zahraniční cesty (obr. 64). V úvodu stránky je zobrazena rekapitulace pobytů ve státech včetně evidovaných nákladů. Tyto náklady je nutné pokrýt zdroji financování. Cestu je možné financovat z několika zdrojů současně, seznam aktuálně použitých zdrojů je zobrazen v tabulce zdrojů financování. Tabulka rovněž slouží pro rozložení nákladů na cestu mezi jednotlivé zdroje financování. Nový zdroj lze přidat prostřednictvím formuláře umístěného pod seznamem zdrojů. Význam jednotlivých položek je následující: Rozpočet financování z rozpočtu pracoviště dohledaného přes pole Nákladové pracoviště. Dále je nutné zvolit zdroj financování a případně SPP prvek. Přijímací organizace financování cesty bude řešeno z rozpočtu organizace, kam je výjezd plánován. Vlastní prostředky financování cesty bude řešeno vlastními prostředky vyjíždějícího. Vybraný zdroj financování se přidá stisknutím tlačítka Přidat nový zdroj. Jakmile je přidán alespoň jeden zdroj financování cesty, je možné k němu přiřadit náklady na cestu, a to tak, že se do příslušných polí vloží odpovídající částky. Je-li zadáno více zdrojů financování, lze mezi ně částku rozdělit. Rozdělení je vždy nutno provést 84

85 8 ZAHRANIČNÍ CESTY tak, aby byly pokryty všechny náklady na cestu. Nepokryté náklady jsou zobrazeny na řádku Zbývá uhradit jsou zvýrazněny červeně. Obrázek 64 Nastavení financování zahraniční cesty Předpokládané výdaje zahraniční cesty se dělí na: Ubytování předpokládané náklady na ubytování po dobu trvání zahraniční cesty; Jízdní výdaje předpokládané náklady na dopravu a místní přepravu; Stravné předpokládané náklady na stravu po dobu trvání zahraniční cesty; Pojistné pojistné je do financování zahraniční cesty přidáváno v závislosti na typu návrhu a to následovně: Je-li návrh podáván zaměstnancem nebo studentem nesamoplátcem, je částka pojistného hrazena ze zdroje typu rozpočet. Mezi zdroje financování tedy musí být vždy přidán alespoň jeden zdroj typu rozpočet, aby bylo možné pojistné zahrnout. Pro tento typ návrhu zahraniční cesty je pojistné počítáno podle platného sazebníku typu A. Je-li návrh podáván studentem samoplátcem, je do seznamu zdrojů financování zahraniční cesty nutné přidat zdroj vlastní prostředky, ze kterého bude pojistné hrazeno. Pro tento typ návrhu zahraniční cesty je pojistné počítáno podle platného sazebníku typu B. Částka pojistného je počítána automaticky podle stanoveného sazebníku pojistného. Definici sazebníku provádí oprávněná osoba v aplikaci Evidence sazebníků pojistného (viz strana 21); Ostatní ostatní výdaje a poplatky. 85

86 8 ZAHRANIČNÍ CESTY Vyplněný formulář se uloží a stisknutím tlačítka Uložit financování cesty. Tlačítkem Uložit financování a přejít dál se provede uložení a přejde se k následujícímu kroku. Zdůvodnění výdajů V záložce Zdůvodnění výdajů je možné uvést dodatečné zdůvodnění využití finančních prostředků požadovaných pro zahraniční cestu. Pro každý způsob využití je k dispozici samostatné pole pro zadání zdůvodnění, uvedena je i celková požadovaná částka. Vyplněné údaje se uloží tlačítkem Uložit zdůvodnění výdajů. Prostřednictvím tlačítka Uložit zdůvodnění výdajů a přejít dál se vyplněné údaje uloží a uživatel je přesměrován k dalšímu kroku. Náhled a kontrola V záložce Náhled a kontrola jsou souhrnným způsobem zobrazeny všechny údaje návrhu zahraniční cesty. Jsou-li některé údaje zadány chybně nebo vůbec, je o nich uživatel informován výpisem v úvodu stránky. V opačném případě je zobrazena informace o kompletnosti návrhu a možnosti jeho podání. Jakmile je návrh řádně vyplněn, je možné stisknutím tlačítka Vytisknout návrh cesty vytisknout dokument Návrh na vyslání na zahraniční cestu a objednávka devizových prostředků, který je nutno vytisknout v předepsaném počtu kopií a předložit ke schválení správci rozpočtu. Posledním krokem je samotné podání návrhu zahraniční cesty stisknutím tlačítka Podat návrh cesty. Obě tlačíka jsou zobrazovány pouze u návrhů, které jsou řádně vyplněny. O novém návrhu zahraniční cesty ke schválení je schvalující osoba informována prostřednictvím ové zprávy. 8.3 Schvalování cest Aplikace Schvalování cest je dostupná pouze vybraným uživatelům, kteří mohou návrhy na zahraniční cestu schvalovat. Mezi tyto uživatele patří vedoucí pracoviště, garant druhu dohody a řešitel projektu. Aplikace je dále dostupná uživatelům, jimž bylo oprávnění schvalovat zahraniční cesty delegováno v aplikaci Delegace schvalování zahraničních cest (viz strana 87). Obrázek 65 Schvalování návrhů zahraničních cest O novém návrhu zahraniční cesty ke schválení je schvalující osoba in- formována prostřednictvím ové zprávy. 86