1. Business case... 2 Situace:... 2 Cíle:... 2 Průběh:... 2 2. Podrobný popis... 2 Konference Spolu to dáme... 2 Follow up po konferenci... 5 3. Měřitelné výsledky... 5 4. Důvody pro ocenění... 6 5. Autoři práce... 6
1. Business case Situace: Vedení firmy každoročně na výroční konferenci představuje zaměstnancům strategii firmy pro následující rok, vždy je daná shora a zaměstnanci jsou v roli nezúčastněných pozorovatelů. Angažovanost (sledovaná Gallup Engagement Survey) je nízká, lidé nemají zájem. Cíle: Aktivizovat zaměstnance a zvýšit jejich motivovanost/angažovanost Zapojit zaměstnance jako vlastníky do tvorby i realizace strategie Dát lidem hlas a motivovat je ho použít Průběh: Úvodní konference Followup komunikace Spuštění programu k zapojení zaměstnanců do realizace strategie 2. Podrobný popis Úvodní konference Spolu to dáme Hlavní heslo konference i celé strategie = Spolu to dáme podporuje pocit sounáležitosti a potřeby spolupráce všech hovorovost vyjadřuje neformálnost a lidský přístup, který chceme akcentovat heslo podpořeno fotkami našich lidí ze života ve firmě do mozaikového vizuálu, viz animovaná znělka v příloze
Formát konference podpořil cíl místo tradiční jedné obří konference jsme zvolili 7 menších regionálních akcí (5 v ČR, 2 v SK) menší sály, uspořádání kabaretní kulaté stoly, nižší pódium blíž lidem, spíše pracovní atmosféra než kino zasedací pořádek lidé z různých poboček a centrály promícháni mezi sebou u stolů moderátor zaměstnanec firmy, ne externí mediální hvězda Komunikace před konferencí součástí pravidelné písemné interní komunikace na zaměstnance byla sdělení typu: Na viděnou na tak trochu jiné konferenci, Přijeďte na konferenci, bez vás to nedáme apod. plakát s pozvánkou k diskusi o strategii namísto tradiční prezentace strategie Program konferencí Pasivní část: High level strategie od CEO (klasická prezentace) Proč chceme jít touto cestou? Protože jste nám to řekli vy o vysvětlení důvodů ke zvolení strategie od obchodního ředitele a marketingové ředitelky na základě výstupů a výpovědí z různých fór a workshopů zaměstnanců o prezentace strategických priorit z pohledu vedení Interaktivní část: Jak to vidíte vy - Komentujte strategické priority a doplňte svoje o Každý stůl má k dispozici seznam prezentovaných priorit, má za úkol prodiskutovat je mezi sebou, pozměnit je, popř. navrhnout vlastní o Výstupy během přestávky shromáždíme a zpracujeme Jak to vidím já zvolte si své priority o Na plátně se objevily očíslované všechny priority včetně těch nových od všech stolů o Na pódiu se objevily očíslované skleněné vázy o Každý účastník dostane 3 barevné kuličky a byl vyzván k volbě vhození kuliček do vázy k příslušné prioritě o Moderátor komentuje průběh hlasování, výsledky jsou dobře vidět, každý sleduje plnící se vázy
Zhodnocení o Všechny priority se objevují na plátně seřazené podle počtu hlasů o CEO komentuje Top 10 priorit a ptá se lidí na možné doplnění, vysvětlení, atd. o Po získání výstupů ze všech konferencí vznikne konsolidovaný seznam priorit celé firmy o Příslib toho, že vedení projde všechny priority, a upraví je ve strategii tak, aby reflektovala názory všech o Klasický Q&A dotazy od zaměstnanců pro členy vedení všechny dotazy jsou zaznamenány, i ty nezodpovězené, odpovědi na vše se objeví na intranetu po akci Icebreaky a neformální části o 2 krátké breaky v průběhu programu bleskový minikvíz od moderátora z hlavních bodů strategie o 10min. aktivita Chaos v sále každý účastník má pod židlí jednoduchý pokyn, který plní během hudebního breaku, pokyny jsou kolektivní i protichůdné po aktivitě krátké zhodnocení jaké je když nemáme jednotnou strategii a nespolupracujeme o Soutěž pro pobočky/oddělení - Nahrajte svůj video pozdrav ostatním na konferenci Předem vyhlášená výzva pro pobočky a oddělení o nahrání pozdravu na konference Pozdravy přehrávány na plátně během breaků Po konferencích všechny pozdravy nahrány na Facebook (fungující uzavřená skupina pro zaměstnance), soutěž Kdo získá nejvíc lajků, dostane snídani pro celou pobočku
Follow-up po konferenci Tradiční followup o fotky, videa na intranetu a na Facebooku o nástěnná fotogalerie v kancelářích o dotazník zpětné vazby pro účastníky konferencí o interní zaměstnanecký časopis - konference a strategie hlavní téma Netradiční followup o dedikovaná sekce intranetu se všemi prezentacemi, všemi prioritami a výsledky hlasování z každé akce, všechny dotazy s odpověďmi (celkem 130 dotazů) o zvláštní newsletter Spolu to dáme úvodní číslo se shrnutím konferencí, nyní v přípravě další číslo s bližšími informacemi o projektech a iniciativách k řešení některých priorit o vyhodnocení soutěže na Facebooku o nejlepší video pozdrav o návštěva poboček členové vedení navštívili každou pobočku (25 v ČR, 12 v SK), diskutovali o stavu řešení priorit, dalších strategických plánech, sbírali feedback (2 měsíce po skončení konferencí) Další kroky (ongoing, coming up) Vytváříme program Spolu, který by umožnil zaměstnancům napříč firmou účastnit se v rámci pracovních skupin návrhu a samotného řešení některých priorit (např. zavedení technologií do obchodu, zredukování papírování, zlepšení zákaznického servisu, apod.) Plánujeme volby zástupců z každé pobočky/centrály/call centra do tohoto programu Další vydání newsletteru Spolu to dáme (usilujeme o zhruba měsíční periodicitu) 3. Měřitelné výsledky Na hodnocení úspěchu přístupu ke komunikaci strategie a samotné realizace strategie je ještě brzy, ale tento nový formát konference a spolurozhodování o prioritách byl přijat velmi pozitivně jako něco úplně nového a vzbudil nadprůměrné očekávání u zaměstnanců. Stejně tak jsme dokázali posílit důvěru a kredibilitu vedení firmy a snížit vzdálenost mezi nejvyšším vedením a nejnižšími pozicemi (posílit myšlenku jsme na jedné lodi a spolu to dáme )
Výsledky on-line a papírového dotazníku (reponse rate: 22%, tzn. 135 odevzdaných dotazníků) 4. Důvody pro ocenění Netradiční přístup k prezentaci firemní strategie s cílem získání buy-in od zaměstnanců Zapojení 360 přístupu ke komunikaci (využití psané, elektronické i osobní komunikace v různých kanálech) Důraz na důvěryhodnost maximální využití interních zdrojů v přípravě, komunikaci, realizaci a followupu tzn. vše realizoval interní tým 3 lidí a agentury Sajler & Partners, která zajišťovala techniku a základní logistiku akcí 5. Autoři práce Tomáš Fiala Manažer komunikace CZ, SK Lukáš Trnka specialista interní komunikace CZ Zuzana Rausová specialista interní komunikace SK Tým agentury Sajler & Partners (technika, hostesky)