Příručka uživatele systému Museion Inventarizace Autorská práva Copyright 2012-2015 MUSOFT.CZ, s.r.o.. Všechna práva vyhrazena. Tato příručka je chráněna autorskými právy a distribuována na základě licencí, které omezují její používání, kopírování a šíření. Bez předchozího písemného souhlasu společnosti MUSOFT.CZ je zakázáno jakýmkoli způsobem reprodukovat jakoukoli část této příručky. Loga společnosti MUSOFT.CZ uvedená v této příručce jsou ochranné známky společnosti MUSOFT.CZ. Všechny ostatní názvy produktů, ochranné známky nebo loga zmínění v této příručce jsou použita pouze k identifikačním účelům a může se jednat o ochranné známky nebo registrované ochranné známky příslušných vlastníků. Aktualizace 12.10.2018 strana 1/15
Obsah Název příručky... 1 Obsah... 1 Úvod... 3 Příprava inventarizace... 3 Založení Dokladu inventarizace... 3 Sestavení seznamu Položky dokladu... 4 Přidání záznamu do seznamu Položky dokladu jednotlivě... 4 Hromadné přidání záznamů do seznamu Položky dokladu... 6 Inventarizace předmětů, zápis výsledků... 7 Zpracování pomocí standardní aplikace Museion... 8 Příznaky stavů Dokladu inventarizace a jeho položek... 11 Inventarizace - podpůrné procesy... 12 Import (migrace) dat o dřívějších inventarizacích... 12 Automatizovaný zápis Položky do Dokladu inventarizace při evidenci v Katalogu... 13 Aktualizace 12.10.2018 strana 2/15
Úvod Museion poskytuje podporu pro činnosti spojené s inventarizací předmětů muzejních sbírek. Umožňuje evidenci základních údajů pro tisk protokolu a pro jednotlivé inventarizované předměty (zapsané buď v systematické evidenci nebo v seznamu předmětů chronologické evidence) uvést jejich aktuální stav, slovní popis stavu a další doplňující informace. Evidenci je možné provádět prostřednictvím standardní aplikace v PC (notebooku) nebo mobilní aplikace pro systém Android. Vlastní proces inventarizace lze rozdělit do tří základních kroků: 1. 1. Příprava inventarizace 2. 2. Inventarizace předmětů a zápis (evidence) výsledků 3. 3. Tisk protokolu a ukončení inventarizace Celý průběh inventarizace je popsán prostřednictvím několika názorných příkladů. Příprava inventarizace Příprava inventarizace spočívá v založení Dokladu inventarizace, ke kterému se připojí Položky inventarizace, tj. seznam sbírkových předmětů k inventarizaci podklad pro inventarizační seznam. Založení Dokladu inventarizace Volbou menu Depozitář / Inventarizace / Doklady inventarizace se spustí příslušná úloha (obr. 1). Obr. 1 1. Nové záznamy se zde zakládají standardním způsobem. Tlačítkem nad kartou nebo nad přehledem se zobrazí nová karta Dokladu inventarizace (alt+insert z klávesnice). Aktualizace 12.10.2018 strana 3/15
2. Na kartě se vyplní příslušné údaje a karta se uloží tlačítkem nebo stiskem Alt+Enter na klávesnici. Příznak nového dokladu bez položek je nastaven na Založeno. Jeho další změny jsou popsány níže. 3. Po uložení nového Dokladu inventarizace se na jeho kartě zpřístupní další dvě záložky Komise a Položky dokladu. 4. Kliknutím na záložku Komise se zobrazí seznam členů inventarizační komise (obr. 2), u nového záznamu je prázdný. Nového člena komise lze přidávat standardním způsobem tlačítky a. Výběr členů se provádí ze slovníku Osoby. Odstranění záznamu opět standardním způsobem, označení záznamu a stiskem tlačítka. Obr. 2 Sestavení seznamu Položky dokladu Záložka Položky dokladu (obr. 3) obsahuje seznam předmětů systematické nebo chronologické evidence, které jsou inventarizovány v průběhu jedné inventarizace (daného dokladu inventarizace). U nového dokladu je seznam prázdný. Do seznamu je lze přidat dvěma způsoby: jednotlivě (po vložení položky lze ihned zapsat výsledek inventarizace a uložit základní údaje k inventarizovanému předmětu) hromadně (odděleně se provede přidání položek a základní údaje k jednotlivým inventarizovaným předmětům se doplňují následně) Obr. 3 Přidání záznamu do seznamu Položky dokladu jednotlivě 1. 1. Na kartě dokladu je zobrazena záložka Položky dokladu (obr. 3). Stiskem tlačítka se zobrazí formulář pro vložení nové položky (obr. 4). Tento formulář obsahuje jak identifikační údaje k sbírkovému předmětu systematické evidence (typ vlastníka = Katalogizační karta) nebo předmětu přírůstku chronologické evidence (typ vlastníka = Přírůstková karta) zobrazené v červeném rámečku, tak i zjištěné údaje k inventarizovanému předmětu zobrazené v zeleném rámečku. Aktualizace 12.10.2018 strana 4/15
Obr. 4 2. Jednotlivé předměty se vybírají ze seznamu dle jejich uložení ve slovníku Uložení předmětů, který se otevře standardním způsobem stiskem tlačítka 5). nebo z klávesnice stiskem alt+c (obr. 3. Zde vhodně zvoleným filtrem (např. dle Stálého uložení nebo Inventárního čísla ) lze vyhledat požadovaný předmět. K vyhledání předmětu je možné rovněž použít čtečku QR kódu, proto se jednotlivé přidávání použije zejména při inventarizaci s použitím čtečky. Stiskem tlačítka se vloží inventární nebo přírůstkové číslo (dle typu karty) do údaje Předmět (na obr. 4 inventární Aktualizace 12.10.2018 strana 5/15
číslo D001). Současně se do formuláře načte poslední stav a popis stavu předmětu z historie stavů. Hodnota <ndef> znamená, že žádný stav zatím nebyl určen. Obr. 5 4. Tímto lze proces založení položky ukončit a kartu standardním tlačítkem uložit. Je však možné zaevidovat výsledek inventarizace k inventarizovanému předmětu. Tato evidence je popsána v následujících kapitolách. 5. Po uložení karty v seznamu položek přibude další záznam D001 (obr. 6) Obr. 6 Hromadné přidání záznamů do seznamu Položky dokladu Položky lze do seznamu přidávat i hromadně. Hromadné přidání se použije při inventarizaci předmětů z konkrétního místa uložení (např. jednoho regálu apod.). 1. Na kartě Dokladu inventarizace zobrazíme záložku Položky dokladu (obr. 6). Stiskem tlačítka se zobrazí úvodní dialog pro hromadné vložení položek (obr. 7). 2. Protože údaje k inventarizovaným předmětům zapisuje obvykle stejná osoba, systém ji umožní v úvodním dialogu vybrat. Do Zapsal lze vybrat osobu ze slovníku Osoby a stiskem tlačítka Přidat položky se otevře okno úlohy Uložení předmětů (obr. 8) podobně jako u jednotlivého přidávání. Aktualizace 12.10.2018 strana 6/15
Obr. 7 Obr. 8 3. Zde je však možnost výběru více záznamů, vybrané záznamy lze standardními postupy označit a stiskem tlačítka Přidat položky vložit do seznamu položek Dokladu inventarizace. Stejně jako se u jednotlivého přidávání k předmětu doplní stav a popis stavu, tak je tomu i u hromadného přidání, navíc se ke každé položce doplní vybraná osoba, která zapisuje údaje k inventarizovanému předmětu. 4. Poslední dva kroky můžeme znovu opakovat nebo úvodní dialogové okno (obr. 7) uzavřeme. Na kartě Položky dokladu jsou v seznamu položek vidět nově přidané záznamy (obr. 9). Obr. 9 Inventarizace předmětů, zápis výsledků Inventarizace předmětů v praxi probíhá obvykle přímo v depozitáři v místech stálého uložení, proto je někdy vhodné si ve fázi přípravy nachystat do položek dokladu inventarizace všechny předměty, které v depozitáři budeme postupně kontrolovat. Vlastní inventarizace spočívá v postupné fyzické kontrole ředmětů uložených na konkrétních místech stálého uložení v depozitáři, posouzení jejich stavu a zapsání Aktualizace 12.10.2018 strana 7/15
těchto a dalších základních údajů do aplikace Museion. Vyhledání potřebných informací a evidence výsledků může probíhat dvěma způsoby: Na počítači, notebooku ve standardní aplikaci Museion Na mobilním zařízení s OS Android, v mobilní aplikaci Museion Zpracování pomocí standardní aplikace Museion 1. Volbou menu Depozitář / Inventarizace / Doklady inventarizace se spustí příslušná úloha (obr. 10). Obr. 10 2. V přehledu vyhledáme příslušný doklad inventarizace (1/2016) a stiskem na jeho kartě spustíme úlohu Položky dokladu inventarizace pro daný doklad (obr. 11). 3. Dále je popsán postup za předpokladu, že místa uložení ani samotné předměty nejsou označeny QR kódem a nepracuje se s čtečkou. 4. V přehledu položek dokladu (předmětů) doporučujeme předfiltrovat místa stálého uložení, která chceme v depozitáři zkontrolovat a dále přehled seřadit dle místa stálého uložení vzestupně nebo sestupně, podle toho, jak jsou fyzicky v depozitáři umístěny. 5. V přehledu položek vyhledáme požadovaný záznam, dole se zobrazí jeho karta detailu (obr. 11). V pravém sloupci jsou údaje s informacemi o sbírkovém předmětu (přírůstku). Do levého sloupce se zaznamenají údaje zjištěné při inventuře. 6. V pravém sloupci je jako první údaj Příznak signalizující stav inventury na položce. Po vložení položky do seznamu je ve stavu Založena Jeho změny jsou popsány níže. Aktualizace 12.10.2018 strana 8/15
Obr. 11 7. Ukázka zápisu výsledků inventarizace je na obr. 12. Údaj Datum inventarizace lze vyplnit ručně, nebo z připojeného rozbalovacího kalendáře. Stiskem alt+d na klávesnici je vloženo aktuální datum. Vyplnění tohoto údaje znamená, že inventarizace tohoto předmětu již proběhla (aplikace po uložení karty změní Příznak na hodnotu Inventarizována ). 8. Nalezení/Nenalezení předmětu je evidováno zatržením/odtržením boxu Předmět nalezen 9. Pokud chceme změnit hodnotu aktuální stav, vymažeme stávající hodnotu z pole a tlačítkem otevřeme slovník Stavy a z něj vložíme vybranou hodnotu. Pokud znáte hodnoty slovníku, lze využít jednodušší způsob pomocí našeptávače. Podrobnosti (různé vady nebo poškození) lze rozepsat v poli Popis stavu. 10. Dále možno označit, zda je požadován konzervátorský nebo restaurátorský zásah, zatržením příslušného boxu. 11. Obdobně lze označit požadavek na úpravu/opravu údajů na evidenční kartě sbírkového předmětu/přírůstku, případně doplnit různé poznámky. Pokud má osoba, která inventarizaci provádí, právo editace záznamu předmětu v systematické nebo chronologické evidenci, může se přepnout na patřičnou kartu (tlačítko Evidenční karta) a úpravu provést okamžitě. Aktualizace 12.10.2018 strana 9/15
Obr. 12 12. Vyplněnou kartu uložíme stiskem nebo alt+enter z klávesnice. Aplikace data uloží a provede i příslušný zápis do Historie stavu daného sbírkového předmětu. 13. Takto zaevidujeme údaje ke všem inventarizovaným předmětům všech konkrétních míst uložení. 14. Pokud jsou místa uložení označeny QR kódem, pak lze využít čtečku QR kódu a předfiltrace míst uložení provést načtení QR kódu 15. Pokud jsou vlastní předměty označeny visačkou (nebo etiketou) s QR kódem, pak opět lze využít čtečku a předfiltraci předmětu provést načtení QR kódu předmětu 16. Stiskem tlačítka se lze kdykoliv vrátit zpět do Dokladu inventarizace (obr. 13). 17. Pokud po seřazení položek dokladu dle data inventarizace vzestupně budou záznamy bez vyplněného data, znamená to, že tyto předměty ještě fyzickou kontrolou neprošly. Pokud tomu tak není, lze tuto inventarizaci ukončit. V submenu nad kartou Dokladu inventarizace vybereme volbu Ukončení inventarizace a tímto Doklad inventarizace uzavřeme. Aplikace doplní údaj Datum ukončení a Příznak nastaví na hodnotu Uzavřeno. Doklad se uzavře pro další změny (obr. 14). Volbou Zrušení ukončení je možné doklad znovu otevřít k editaci. Aktualizace 12.10.2018 strana 10/15
Obr. 13 Obr. 14 Příznaky stavů Dokladu inventarizace a jeho položek Doklad inventarizace nabývá následujících hodnot příznaku (stavu): Založeno nový doklad bez položek Inventarizováno doklad s položkami Uzavřeno doklad s položkami ve stavu uzavřena, doklad prošel procesem uzavření, vyplněno datum ukončení, doklad uzavřen nelze ho již editovat. Položka dokladu inventarizace nabývá následujících hodnot příznaku (stavu): Aktualizace 12.10.2018 strana 11/15
Založena nově vložená položka bez evidence výsledků inventarizace Inventarizována položka s evidencí výsledků inventarizace s vyplněným datem inventarizace Uzavřena položka v uzavřeném dokladu inventarizace, nelze ji editovat Inventarizace - podpůrné procesy Museion podporuje následující procesy import (migraci) dat o dřívějších inventarizacích automatizovaný zápis položky do dokladu inventarizace při evidenci stavu v Katalogu Import (migrace) dat o dřívějších inventarizacích Import se provede ve dvou krocích 1. Import dokladů inventarizace 2. Import položek dokladů inventarizace Pro oba kroky se připraví příslušné csv soubory s následnou strukturou. Doklady inventarizace (struktura csv): 1. Číslo (DokladInventarizace.cislo): $cislo, povinné, max. 20 znaků! (doporučený formát číslo/rok) 2. Typ (DokladInventarizace.typ -> TypInventarizace.kod) : $typkod, nepovinný, ze slovníku! 3. Datum od (DokladInventarizace.datumOd): $datumod, nepovinný. ve formátu dd.mm.yyyy 4. Datum do (DokladInventarizace.datumDo): $datumdo, nepovinný. ve formátu dd.mm.yyyy 5. Datum příkazu (DokladInventarizace.datumPrikazu): $datumprikazu, nepovinný. ve formátu dd.mm.yyyy 6. Rok (DokladInventarizace.rok): $rok, nepovinný. celé číslo > 0. 7. Příkaz (DokladInventarizace.prikaz): $prikaz, nepovinné, max. 50 znaků. 8. Text protokolu (DokladInventarizace.textProtokolu): $textprotokolu, nepovinné, CLOB 9. Člen komise 1 (ClenKomise.Osoba.kod1}: $clenkomisekod1, nepovinný, ze slovníku!. Kód osoby ve formátu příjmení + mezera + jméno (+ číslo). 10. Člen komise 2 (ClenKomise.Osoba.kod2}: $clenkomisekod2, nepovinný, ze slovníku!. Kód osoby ve formátu příjmení + mezera + jméno (+ číslo). 11. Člen komise 3 (ClenKomise.Osoba.kod3}: $clenkomisekod3, nepovinný, ze slovníku!. Kód osoby ve formátu příjmení + mezera + jméno (+ číslo). Položky dokladu inventarizace (struktura csv): 1. Číslo dokladu (PolozkaDokladuInventarizace.cisloDokladu -> DokladInventarizace.cislo): $cislo, povinné, ze slovníku! 2. Evidenční číslo sbírky sbírkového předmětu (Sbirka.cisloEvidInt): $sbirkacisloevidint, povinné, ze slovníku! 3. Číslo podsbírky (Podsbirka.cislo): $podsbirkacislo, povinné, ze slovníku! 4. Inventární číslo (HistorieStavuPredmetu.sbirkovyPredmet -> SbirkovyPredmet.cislo): $SPCislo, max. 30 znaků, ze slovníku! Pokud není vyplněno, je povinný údaj přírůstkové číslo. Aktualizace 12.10.2018 strana 12/15
5. Přírůstkové číslo (HistorieStavuPredmetu.predmetPrirustku.cislo -> Prirustek.cislo): $prirustekcislo, max. 20 znaků, ze slovníku! Pokud není vyplněno, je povinný údaj inventární číslo. 6. Pořadí přírůstku (HistorieStavuPredmetu.predmetPrirustku.poradi -> PredmetPrirustku.poradi), celé číslo >0. Povinné, pokud je vyplněno přírůstkové číslo, ze slovníku! 7. Stav předmětu (HistorieStavuPredmetu.stav -> Stav.nazev): $stavnazev, povinný, ze slovníku! 8. Popis stavu (HistorieStavuPredmetu.popisStavu): $popisstavu, max. 2000 znaků, nepovinný. 9. Datum (PolozkaDokladuInventarizace.datum): $datum, povinný. ve formátu dd.mm.yyyy. 10. Zapsal (HistorieStavuPredmetu.Osoba.kod}: $zapsal, nepovinný, ze slovníku!. Kód osoby ve formátu příjmení + mezera + jméno (+ číslo). 11. Nalezen (PolozkaDokladuInventarizace.nalezen): $nalezen, Hodnota 0(ne) nebo 1(ano). 12. KR zásah (PolozkaDokladuInventarizace.zasahKR): $zasahkr, Hodnota 0(ne) nebo 1(ano). 13. Úprava karty (PolozkaDokladuInventarizace.upravaKarty): $upravakarty, Hodnota 0(ne) nebo 1(ano). 14. Poznámka (PolozkaDokladuInventarizace.poznamka): $poznamka, max. 2000 znaků. Volbou menu Nastavení/Přenosy dat/import dat se spouští standardní průvodce pro import, ve kterém se pro příslušný import zvolí příslušná CSV importní datová brána: 1. CSV_DokladInventarizace 2. CSV_PolozkaDokladuInventarizce Automatizovaný zápis Položky do Dokladu inventarizace při evidenci v Katalogu Datum inventarizace předmětu lze též zadat přímo na katalogizační kartě v systematické evidenci nebo na předmětu přírůstku v chronologické evidenci. Zápis data je spojen se zápisem údajů o fyzickém stavu předmětu do historie stavů. Museion automaticky na pozadí vygeneruje položku dokladu inventarizace se speciálním číslem dokladu. Tento způsob zápisu se využije v případě digitalizace papírových katalogizačních karet, kdy je potřeba zapsat informaci o datu poslední inventarizace. Případně při migraci dat do Museionu. Ukážeme si to na následujícím příkladu. 1. V systematické evidenci v Katalogu na příslušném sbírkovém předmětu na kartě detailu zobrazíme subzáložku Popis/Historie stavu. Tlačítkem pro nový záznam pro nový záznam a ten vyplníme (obr. 15). otevřeme formulář 2. Stěžejními údaji pro další průběh procesu jsou Datum (inventarizace) a zatržení boxu Založit inventarizaci. Aktualizace 12.10.2018 strana 13/15
Obr. 15 Obr. 16 3. Po uložení vyplněného formuláře se zobrazí nový záznam v Historii stavu (obr. 16). V něm je uvedeno číslo Dokladu inventarizace (999/2009). Uvedený Doklad inventarizace je vygenerován, pokud dosud nebyl založen, dle roku v údaji Datum, právě uloženého formuláře v Historii stavu. Do Dokladu inventarizace byla uložena položka pro dané inventární číslo s příslušným stavem (obr. 17). 4. 4. Opakováním výše uvedených kroků lze připojit do Dokladu inventarizace číslo 999/2009 další položky, pokud do údaje Datum je zapsána hodnota z roku 2009 a zatržen box Založit inventarizaci. Aktualizace 12.10.2018 strana 14/15
Obr. 17 Vlastnosti automaticky založeného dokladu o inventarizaci: - doklad má nastaven speciální "Typ", který má hodnotu "X" (migrace dat), kterým se odlišuje od standardních dokladů o inventarizaci, - pro každý rok je automaticky založen (pokud je potřeba) jeden samostatný doklad typu "X", - číslo dokladu se generuje jako "999/RRRR", kde RRRR je letopočet, - položky vznikají na vyžádání při vkládání údajů o historii fyzického stavu předmětu přímo z katalogizační karty (příznak "Založit inventarizaci"), - položka se založí do dokladu příslušného roku podle roku dle zadaného datumu stavu na kartě, - položka se automaticky zakládá pouze do neukončeného dokladu (viz dále), - datum inventarizace na položce se přebírá ze zadaného data stavu, - pokud není známé konkrétní datum ale pouze rok, použije se den 31.12. příslušného roku, - doklad je standardním způsobem editovatelný, - doklad lze standardním způsobem uzavřít (volba menu "Ukončení inventarizace"), případně znovu otevřít ("Zrušení ukončení"). Aktualizace 12.10.2018 strana 15/15