ADVANTA / Dokumentace: Přehled funkčních modulů Primárním účelem nástroje ADVANTA je pokrýt aktuální potřeby správy projektového portfolia. Jak postupně roste úroveň akceptace a integrace do prostředí organizace, může být ADVANTA rozšířena tak, aby naplnila i další potřeby středního a vyššího managementu. Využití těchto funkcí je možné bez dalšího programování nebo zavádění dalších softwarových nástrojů. Seznam pokrývaných oblastí: Order management a kontrola work- flow Projektový management Řízení financí Správa lidských zdrojů Firemní portál Řízení vztahů s klienty (CRM) Správa projektového portfolia Strategické plánování 1 2 2 3 4 4 5 5 Order management a kontrola work- flow Kontrola objednávek Příchozí a odchozí korespondence Odsouhlasení obchodních podmínek Nastavení sub- dodavatelského work- flow Vytváření objednávek/zakázek Informace o průběhu objednávek/zakázek Správa klíčových informací o dodavatelích/příjemcích Kontrola exekutivy a sledování plnění Evidence příchozích dokumentů Identifikace vlastníka a přidělení dokumentu Delegace úkolů vyplývajících z příchozích dokumentů Kontrola provádění úkolů z příchozích dokumentů Zápis a archivace odchozích dokumentů Automatické číslování dokumentů Registr obchodních dokumentů Registr šablon pro obchodní dokumenty Sledování stavu (revize dokumentu) Diskuse nad návrhy dokumentů Kolektivní spolupráce na dokumentech 1
Harmonizace dokumentů Kompletní archivace dokumentace Nastavení rozhodovacích pravidel nebo schvalovacích pravomocí Nastavení typizovaných rozhodovacích postupů Postupné, souběžné nebo zástupné schvalování Katalogizace a klasifikace dokumentů ve znalostní bázi Vyhledávání dokumentů Jednotný archiv s rozlišením úrovní přístupu Projektový management Zahájení projektu a správa obsahu Plánování a kontrola průběhu projektu Komunikace a práce s projektovou dokumentací Vytvoření rodného listu projektu Stanovení iniciačních procesů nebo podmínek projektu Vytvoření struktury projektu (WBS) Vytvoření plánu projektu (Ganttův diagram) Import projektového plánu z aplikace MS Project nebo MS Excel (v případě potřeby) Uložení základního plánu a kontrola jeho odchylek Delegace jednotlivých úkolů pověřeným osobám Správa a sledování plnění úkolů včetně formalizace jejich postupného plnění formou povinných dokladů Sledování stavu projektu napříč organizačními jednotkami Sledování procentuálního plnění projektu v reálném čase Podpora projektových metodik (Prince2, PMBOK, IPMA) i úplná míra přizpůsobení jiným firemním standardům nebo procesům. Diskuze nad provozními tématy v reálném čase Archivace diskuse jako podklad pro dokumentaci projektů Ukládání relevantních dokumentů přímo k danému projektu Okamžité zohlednění změn v dokumentech Vytváření úkolů na základě dokumentových podkladů Správa změn Příjem a registrace změnových požadavků Zhodnocení a schvalování změnových požadavků Podpora souladu cílů změnových požadavků s celkovou strategií nebo původním záměrem projektu Řízení rizik Vytvoření registru rizik projektů Posouzení pravděpodobností rizik a jejich dopadů Grafická analýza rizik nebo úzkých hrdel Typizování případů a jejich klasifikace v databázi Řízení financí Plánování Plánování nákladů projektů a účtování nákladů Účtování skutečných nákladů na projekty Analýzy plánů vs. skutečných nákladů projektů Zohlednění např. cestovních nákladů Zahrnutí finančních výkazů do rodného listu projektu (grafická nebo panelová forma) 2
Správa projektového rozpočtu Správa dodavatelského řetězce Řízení přidané hodnoty Integrace s účetním systémem Rozpočtování příjmů a výdajů dle jednotlivých projektových fází (plán i skutečnost) Rozpočtování projektového cash- flow dle jednotlivých projektových fází (plán i skutečnost) Vytváření finančních plánů projektů dle kalendářních nebo zúčtovacích období Navázání plateb na harmonogram projektu, plnění úloh nebo jednotlivých projektových fází Správa žádostí o platby, procedurální schvalování plateb Analýza pohledávek projektů (plán i skutečnost) Analýza závazků projektů (plán i skutečnost) Vytvoření rodného listu zakázky a správa jejího průběhu Vytvoření šablon dodavatelských smluv a požadovaných dokumentů pro jednotlivé úrovně vstupní (dodavatelské) kontroly Zúčtování nákladů spojených s výběrovým řízením dodavatelů Vytvoření plánu na pravidelné nákupy materiálu nebo vybavení a průběžné sledování stavu plnění dodavatelů Import specifikací z aplikace MS Excel Identifikace a uvalení smluvních pokut (od zákazníků nebo pro dodavatele) Reportování stavu plnění (souhrnné částky, počet smluvních závazků, počet fakticky splněných závazků, zbylé závazky) Sledování plánovaných a skutečně realizovaných výkonů Grafická analýza indikátorů přidané hodnoty k predikci načasování projektů nebo projektových rozpočtů Import katalogu dodavatelů/odběratelů z účetního systému Import aktuálních nákladů projektu Import aktuálních obratů/zisků projektu (Pozn.: dle podpory účetním systémem. Tato funkce je vždy přizpůsobována konkrétním požadavkům firmy nebo organizace) Správa lidských zdrojů Správa uživatelských účtů Plánování pracovní činnosti Správa všech firemních i externích uživatelů (ruční zadání, pozvánka nebo registrace uživatelem) Formulace organizační struktury Integrace do firemního Active Directory Plánování vytížení jednotlivých účastníků projektu Řešení problémů s nerovnoměrným vytížením účastníků projektu Podpora plánování účastníků s částečným úvazkem Pracovní výkazy Zohlednění hodin k řešení úloh ve výkazu práce Schválení času na řešení úloh projektovým manažerem Schválení mzdových nákladů vedoucím pracovníkem Analýza času skutečně stráveného řešením úloh Analýza vytížení zaměstnanců Kalendář s úkoly řešitelů Analýza a identifikace pracovního vytížení nebo přetížení Analýza využití zdrojů z pohledu celé firmy Identifikace požadavků na zdroje pro nové projekty Optimalizace využití zdrojů v projektovém portfoliu 3
Příprava mzdových podkladů Formulace sazebníku dle činností (jméno řešitele, kompetence, role v projektu atd.) Podpora vnitřních i vnějších sazeb Použití korekčních faktorů dle složitosti úloh Stanovení odměny za výkon v závislosti na skutečném splnění cílů (včetně včasného plnění úloh) Výpočet složky ohodnocení v závislosti na dodržení rozpočtu projektu Firemní portál Vizualizace organizační struktury subjektu nebo projektu Správa schůzek a porad Vytvoření tematických katalogů pro správu klíčových obchodních oblastí Definice sestav objektů pro správu aktiva, dodavatelé, typy projektů, typy úkolů Zachycení organizační struktury do geografické mapy Plánování událostí nebo schůzek, organizace aktivit Pozvánky účastníkům (individuálně, dle funkčních celků nebo dle participace na projektu) Kontrola stavu přijatých/nepřijatých pozvánek Interaktivní skupinový elektronický zápis z porad Kalendář služebních cest Firemní novinky Publikace novinek, firemních aktivit a relevantního obsahu Zpětná vazba formou komentářů Správa aplikací Registrace společných požadavků (např. service desk, incident mgmt.) a společných Automatické číslování a řazení požadavků požadavků Správa požadavků dle priority Vyhodnocení požadavků a definice dodatečných úkolů nebo projektů Delegace a kontrola plnění požadavků Ideový/inovační management Registrace nových podnětů Skupinová diskuse nad podněty Vytvoření hodnotících mechanismů pro odborné posouzení Vlastní algoritmus pro výpočet priorit podnětů Identifikace nejvyšších priorit pro realizaci Motivační systém pro autory myšlenek Řízení vztahů s klienty (CRM) Jednotná datová báze Vytvoření a udržování seznamu partnerů nebo zákazníků Automatická a ruční kontrola proti duplicitním záznamům Udržování kontaktního seznamu pro hromadný mailing Nastavení uživatelských dat u kontaktů (např. preference, statistické informace) Udržování historie u jednotlivých kontaktů Plánování hovorů a schůzek prodejními manažery Analýza obchodních výsledků Import seznamů nebo databází kontaktů z aplikace MS Excel Interakční záznamy Vytvoření rodného listu interakcí Vytvoření šablon pro interakce v závislosti na kontextu řešených případů Delegace odpovědnosti za obchodní případ v závislosti na fázích interakce nebo nastavených priorit Diskuze nad stavem obchodního případu nebo transakce Jednotný prostor pro ukládání nabídek nebo jiné obchodní dokumentace Generování zpráv nebo grafických výstupů o transakcích 4
Správa obchodních příležitostí Sledování životního cyklu obch. případu s ohledem na jeho jednotlivé fáze (příprava, prezentace, smluvní vyjednávání atd.) Vyhodnocení obchodních příležitostí v závislosti na fázích obchodních případů Generování výstupů nebo grafických výstupů jako příprava na pravidelné obchodní porady Obchodní plánování Vyhodnocení potenciálu obchodního případu dle jeho vývojové fáze Výpočet objemu obchodu pro dané období na základě pravděpodobnosti uskutečnění transakce Výpočet objemu obchodu u jednotlivých členů týmu na základě jejich role v transakci a pravděpodobnosti uskutečnění transakce Vyhodnocení předpokládaných i skutečných výsledků On- line podpora zákazníků Vytvoření nového projektu, úkolu nebo objednávky přímo z karty partnera/zákazníka Monitorování průběhu projektu, úkolu nebo objednávky obchodním manažerem Podpora zákazníků formou tiketového systému Analýza nákupního chování zákazníků Správa projektového portfolia Evidence projektů a monitoring postupu Předlohy projektů dle různých typů Project lifecycle management Vyhodnocení projektů Kontrolní panel portfolia projektů Vytvoření registru projektů Sběr stavů jednotlivých projektů a jeho vyhodnocení Generování širokého portfolia projektových zpráv a grafických výstupů o postupu plnění projektů Definice typických fází projektů nebo úloh a vytvoření projektových šablon Definice typických odpovědností u jednotlivých projektových fází nebo úloh Přiřazení kontrolních dokumentů k jednotlivým projektovým fázím Definice projektového cyklu a jeho jednotlivých fází (iniciace, plánování atd.) Definice kritérií nebo povinných dokumentů pro přechod mezi projektovými fázemi (systémem podmíněná formalizace procesů) Generování výstupů dle fází nebo přechodu mezi nimi (state- gate metodika) Mechanika pro odborné vyhodnocení projektu (záměr, průběh) Nastavitelný algoritmus pro kalkulaci hodnocení projektu Určení prioritních projektů z hlediska realizace Identifikace hlavních ukazatelů pro sledování portfolia projektů Systemizace sběru těchto ukazatelů Organizace ukazatelů do přehledného kontrolního panelu systému, vlastní design kontrolního dash- boardu a promítnutí ukazatelů v různých částech systému Strategické plánování Strategické rozhodování Pravidelné plánování Tvorba strategický map Zavedení mechanismů strategického rozhodování (hodnotící panel, komise) Diskuse o otázkách strategického rozvoje podniku přímo v systému Sjednocení strategie rozvoje napříč organizačními nebo geografickými jednotkami podniku Podpora čtvrtletního plánování napříč funkčními celky firmy Generování zpráv o provádění čtvrtletních plánů Formování firemní strategie a její navázání na realizované projekty, začlenění vlastního vývoje (notace Norton- Kaplan, příprava BSC, čtyři perspektivy cíle: finance, zákazníci, procesy, zaměstnanci) Vytváření logických rozhodovacích stromů dle teorie omezení Transformace strategických cílů do jednotlivých projektů nebo úloh 5
Vizualizace cílů Vytváření a popis dlouhodobých firemních cílů nebo hodnot (vizuální prohlášení) Kontrolní panel s přehledem Definice a vizualizace klíčových výkonnostních ukazatelů ke sledování chodu organizace ukazatelů Vývoj a organizace sběru metrik Vývoj vlastních kontrolních panelů Další informace o software ADVANTA, případové studie nebo možnost vyzkoušení demo verzí naleznete na adrese: http://www.advanta- group.cz. O Společnosti KOMIX KOMIX s.r.o. je česká společnost založená v roce 1992. Specializuje se zejména na dodávky informačních systémů nebo aplikací na klíč, dále pak integrační nebo transformační projekty. Společnosti KOMIX také poskytuje konzultační služby zaměřené jak na návrh informačních systémů, tak na jejich kvalitu, testování a provoz. Naším posláním je pomocí ICT technologií zlepšovat lidem život, usnadnit jim práci a firmám poskytovat dlouhodobou konkurenční výhodu. 6