ZÁVĚREČNÁ ZPRÁVA Tato závěrečná zpráva popisuje výsledky klíčové aktivity Zavádění a rozvoj moderních metod řízení lidských zdrojů na krajském úřadu Zlínského kraje, která byla realizována v rámci projektu Profesionalizace veřejné správy Zlínského kraje, reg. č. projektu: CZ.03.2.63/0.0/0.0/15_033/0002816. Aktivita byla realizována v období jednoho roku, od 12/ 2017 do 12/2018. Závěrečná zpráva o realizaci klíčové aktivity Zavádění a rozvoj moderních metod řízení lidských zdrojů na krajském úřadu Zlínského kraje je veřejně přístupná na odkaze: https://www.kr-zlinsky.cz/profesionalizace-verejne-spravy-ve-zlinskem-kraji-cl-3949.html Ve Zlíně dne 31. 1. 2019 Vypracovala: Mgr. Marta Linhartová, odborný garant Krajský úřad Zlínského kraje
ZAVÁDĚNÍ A ROZVOJ MODERNÍCH METOD ŘÍZENÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ NA KRAJSKÉM ÚŘADU ZLÍNSKÉHO KRAJE KÚZK se vydal na cestu k učící se organizaci, kterou lze definovat jako takovou společnost, která podporuje učení všech svých členů a která se na základě učení postupně transformuje. KÚZK disponuje kvalitními zaměstnanci, kteří neustále pracují na své odbornosti a kvalifikaci a směřují za svými profesními i osobními cíli. Záměrem učící se organizace je propojení osobních hodnot a cílů jednotlivců s hodnotami a cíli organizace. Cílem učící se organizace je vytvářet otevřené prostředí KÚZK pro sdílení myšlenek a názorů zaměstnanců, prostor pro zpětnou vazbu a využití konstruktivní kritiky v procesu učení se. Pomocí sdílených vizí dochází k jasnému směřování a lepší spolupráci uvnitř týmů i KÚZK jako celku. Díky dílčím aktivitám se podpořil proces transformace KÚZK na učící se organizaci. Zvýšila se firemní kultura KÚZK prostřednictvím sdílení informací, přenosu poznatků, zkušeností a v konečném důsledku došlo ke zlepšení služeb pro klienty KÚZK. Pro úspěšné zavedení principů učící se organizace proběhly v rámci projektu následující dílčí aktivity: 1. Rozvoj a akcelerace zavádění učící se organizace 2. Kontinuální rozvoj strategické a výkonné skupiny v rámci učící se organizace 3. Rozvoj kultury vnitřního vzdělávání 4. Podpora a rozvoj leadershipu 5. Strategické plánování lidských zdrojů 6. Supervize koučů
ROZVOJ A AKCELERACE ZAVÁDĚNÍ UČÍCÍ SE ORGANIZACE Aktivita byla zaměřena na vytvoření skupiny zaměstnanců KÚZK, kteří se zapojili do procesu implementace principů učící se organizace do prostředí KÚZK s pozicí nositele principů učící se organizace tzv.,,světlonoše. Realizace aktivity proběhla formou workshopů spojených s tréninkem a skupinovým koučováním, se zaměřením na kompetenční rozvoj jednotlivých účastníků. Ti tím získali jak informace, tak zažili i zážitkovou formu vzdělávání a koučování. Rozsah: Skupinový koučink 5.1. 2018 Rozvoj osobnosti a vyspělý leadership 11.-12.4. 2018 Změna a koučink jako manažerský nástroj 4.9. 2018 Manažerské nástroje, upevnění práce světlonoše 11.-12.12 2018 Skupinový koučink Účastníci v rámci skupinového koučinku definovali kompetenční růst, rozebrali přijetí společné odpovědnosti, byly jim představeny Sengeho principy učící se organizace. Účastníci si nastavili individuální rozvojové plány. Rozvoj osobnosti a vyspělý leadership Účastníci byli seznámeni s tématy proaktivita a odpovědnost, s provázaností osobních a firemních hodnot. Věnovali se spolupráci a týmové podpoře a rozdílům mezi znalostmi, dovednostmi a postoji. Změna a koučink jako manažerský nástroj V rámci této aktivity byli účastníci seznámeni s vědomou komunikací a vedením náročných rozhovorů, modelem GROW a postojovými kompetencemi, modelem SKILL/WILL budování, upevnění, rozvoj. Dále se výuka zaměřila na prezentační schopnosti a základní nástroje pro facilitaci skupinových aktivit. Manažerské nástroje, upevnění práce,,světlonoše Účastníci byli seznámeni s tématy zavedení manažerských nástrojů a postupů, podpora překonání bariér a omezení, upevnění principů v postojích a řízení procesu změny
KONTINUÁLNÍ ROZVOJ STRATEGICKÉ A VÝKONNÉ SKUPINY V RÁMCI UČÍCÍ SE ORGANIZACE Zavádění učící se organizace do prostředí KÚZK je proces, který vyžaduje dlouhodobou a kontinuální práci. K tomuto účelu byla zformována výkonná skupina, která byla v celém procesu klíčovým prvkem. Aktivitou došlo k rozvoji zavádění učící se organizace do praxe KÚZK, a zejména ke kvalitativnímu posílení celého procesu. Aktivita byla koncipována jako podpora a rozvinutí individuálního potenciálu jednotlivých účastníků. Cílem aktivit bylo udržet a posílit jednotlivé členy tak, aby se zajistil kontinuálně celý proces, kde přes individuální rozvoj tzv.,,světlonoše a podporu strategické skupiny, došlo k pozvolnému přenosu myšlenek učící se organizace na jednotlivá pracoviště, oddělení, odbory KÚZK. Rozsah: Folow up principů učící se organizace 8.-9.1.2018 Manažerský koučink 7.2., 19.2., 20.2. 2018 Nástroje pro spolupráci a podporu týmu 3.5. 2018 Efektivní vystupování před skupinou 17.-18.9. 2018 Prohloubení nástrojů učící se organizace 4.12. 2018 Follow up principů učící se organizace Účastníci v úvodním setkání shrnuli klíčová témata, Sengeho principy, sdíleli zkušenosti z praktického používání nástrojů, řešili zavedení konkrétních kroků do praxe a zpětnou vazbu. Manžerský koučink Účastníci prošli koučinkem. Účastníci, kteří přicházeli na koučink, nevěděli jistě, co od tohoto způsobu práce očekávat, protože s ním neměli osobní zkušenost. Setkání tedy bylo zahájeno vysvětlením principů koučinku. Koučink byl veden směrem k odpovědím převážně na tyto otázky:
Co mohou dalšího udělat v roli světlonošů, v čem mají pokračovat a s čím naopak začít Jak vidí potřebnost světlonošů pro KÚZK Jaké praktické dovednosti by cítili jako potřebné rozvíjet v dalším programu Výstupem je uvědomění, že svou roli světlonošů chápou správně jako sdílení postojů a způsobu jednání a chování, které by pomáhalo rozvíjet spolupráci, společné řešení problémů, sdílení informací a učení se jeden od druhého. Současně vidí vzdělávací program jako příležitost pro svůj osobní rozvoj, což je motivuje. Témata, která vyplynula jako důležitá pro jejich další rozvoj: Rozvoj komunikačních dovedností se zacílením na obtížnou komunikaci. Asertivita a sebeprosazení, schopnost říci ne. Vedení diskuse a vyjednávání. Poskytování a přijímání zpětné vazby mezi kolegy. Práce se stresem, hledání priorit a plánování času. Jak motivovat lidi praktické návody pro nemanažerskou motivaci. Nástroje pro spolupráci a podporu týmu Účastníci se zdokonalovali v řízení hovoru, vedení porad, delegování úkolů, efektivním motivování týmu a kompetencích týmu dle Sengeho principů. Efektivní vystupování před skupinou (trénink) Účastníci se v interaktivním programu seznámili s dynamikou skupiny, porozuměním a facilitaci témat, tvořením a nalézáním řešení a se schopností vyjádřit podstatu témat. Prohloubení nástrojů učící se organizace (workshop) Na posledním setkání účastníci sdíleli zkušenosti z praktického používání nástrojů, řešili svá klíčová témata, probíhaly rolové sehrávky.
ROZVOJ KULTURY VNITŘNÍHO VZDĚLÁVÁNÍ Realizací aktivity došlo k zavedení nových postupů, nástrojů do každodenní praxe KÚZK v souladu se strategií KÚZK v oblasti profesionality a odbornosti lidských zdrojů. Rozvoj kultury vnitřního vzdělávání spočíval ve zvýšení počtu zaměstnanců KÚZK, kteří jsou odborně připraveni a využijí maximálně svůj potenciál k přenosu odborných informací a sdílení dobré praxe. Benefitem je případná úspora nákladů spojená s možností využívání zavedeného vnitřního vzdělávacího systému, rozšířeného nejen o počet členů, ale i zejména o nová témata. Tím dojde k vytvoření kvalitního a efektivního přenosu informací mezi zaměstnanci a podpoře jejich učení se navzájem. KÚZK usiluje o rozvoj kultury, která postupně zpružňuje celý systém vzdělávání a je schopná zajistit a nabídnout širokou paletu témat vzdělávání svým zaměstnancům také prostřednictvím interního vzdělávacího systému. Aktivita spočívala v realizaci tréninkového programu pro zaměstnance KÚZK, kteří tímto získali teoretické znalosti a nezbytné praktické dovednosti sloužící pro jejich uplatnění v rámci systému učící se organizace zapojením se do vnitřního vzdělávacího procesu. Rozsah: Název kurzu DOBA KONÁNÍ Komunikace Trénink praktických dovedností Příprava a zpracování školících materiálů 19.1. 2018 4.-5.4., 19.5. 2018 23.- 24.5. 2018 Komunikace Profesionální verbální a neverbální Vnitřní integrita Přesvědčivý projev Práce s emocemi Efektivní kladení otázek Vytváření efektivní skupinové diskuze Zvládání obtížných a konfliktních situací, tipy a triky
Trénink praktických dovedností Osobnost a dovednosti lektora Zájmy a vliv cílových skupin na školení Způsoby jak zaujmout Vliv vizualizace na předávání informací Příprava Prezentace na kameru Vyhodnocení, rozbor cvičení prováděných na kameru Příprava a zpracování školících materiál Zásady tvorby školících materiálů Vytvoření poutavých scénářů pro školení Plán školení
PODPORA A ROZVOJ LEADERSHIPU KÚZK reagoval touto aktivitou na nezbytnou potřebu kontinuálního rozvoje vedoucích zaměstnanců, která zahrnovala zejména podporu rozvoje leadershipu, spolu s posunem v myšlení a také posílením motivace jednotlivých vedoucích zaměstnanců. Očekávání byla tedy spojena se změnou klimatu v KÚZK, posílení motivace vedoucích zaměstnanců a také přenosem na motivaci podřízených, vytváření prostředí společného následování vize. V rámci aktivity byly realizovány komplexní vzdělávací programy, jejichž cílem byla podpora leadershipu jednotlivých vedoucích zaměstnanců KÚZK. Rozvoj manažerských kompetencí poskytl účastníkům ucelené znalosti o procesech manažerského řízení a rozhodování. KÚZK chápe vedoucí zaměstnance jako nositele jedinečné know-how, jejichž úkolem je také, mimo jiné, měnit postoje v řízení lidí s cílem dosáhnout a rozvinout nástroje vyspělého leadershipu. Aktivita posílila u vedoucích zaměstnanců vnímání leadershipu jako účinného nástroje s přesahem do každodenní praxe KÚZK při vedení zaměstnanců s cílem postupné změny. Vedoucí zaměstnanci snoubí na jedné straně vysokou odbornost v rámci svých jednotlivých specializací, ale musí neustále pracovat i na rozvoji svých řídících a manažerských dovedností. Tyto dovednosti se pak stávají často klíčovým prvkem, rozvoje nejen jednotlivce, ale celých týmů - odborů v rámci KÚZK. Realizací aktivity došlo k synergickému efektu, kde byl podpořen proces transformace organizace směrem k učící se organizaci, kde vedoucí zaměstnanci jako strategická skupina tvoří důležitý prvek pro úspěšnou realizaci celého procesu přechodu. Cílem realizace bylo dosáhnout společného rozvinutí jednotlivých složek leadershipu vedoucích zaměstnanců ve vysoce individualizovaném pojetí témat. Součástí aktivity pro vedoucí odborů bylo i tzv. sdílení praxe. Cílem bylo vytvořit,,bezpečný prostor pro vzájemné sdílení dosavadních zkušeností a poznatků v oblasti leadershipu, otevření dalšího možného prostoru pro vzájemnou komunikaci a sdílení individuálních zkušeností, které se mohou stát zdrojem nových poznatků a zkušeností, inspirace od kolegů, spolu se sdílením každodenní praxe s devizou detailní znalosti prostředí KÚZK. Rozsah: Pro vedoucí odborů KÚZK: Úvodní sdílení praxe 13.2.2018 V úvodu zahájení aktivity došlo ke společnému setkání všech vedoucích odborů. Cílem sdílení bylo zmapovat individuální očekávání a vize jednotlivých vedoucích zaměstnanců, společné
sdílení reality každodenní praxe se snahou její aplikace na jednotlivá témata, která si účastníci vybrali, s důrazem na aplikaci získaných poznatků do praxe. Realizací aktivity sdílení praxe bylo sledováno i zvýšení aktivace jednotlivých vedoucích zaměstnanců a podpora motivace pro zapojení se do aktivity. Témata kurzů (zapojení vedoucích bylo individuální, dle zájmu, tzn., že ne všichni vedoucí absolvovali všechna témata): Leadership a komunikace 7.3. 2018 Vedoucí zaměstnanec reflexe a rozvoj klíčových kompetencí 29.3.2018 Jak se stát osobností přesvědčivého leadra? 18.4. 2018 Budování a vedení týmu leadership jako efektivní styl vedení 28.-29.5. 2018 Timemanagement, vedení porad a delegování 13.6.2018 Trénink kreativity a rozvoje inovativního přístupu 27.6. 2018 Manažerský trénink 6.9. 2018 Vyjednávání 26.9. 2018 Závěrečné sdílení praxe 10.10.2018 Cílem bylo sdílet své dosavadní zkušenosti a poznatky v oblasti leadershipu v prostředí KÚZK, hledání a vymezování své vlastní cesty v rámci cesty leadera, konzultace praktických dopadů do prostředí KÚZK. Pro vedoucí oddělení KÚZK: Témata kurzů: Vedoucí zaměstnanec, reflexe a rozvoj klíčových kompetencí Leadership a komunikace Jak se stát osobností přesvědčivého leadra? Budování a rozvoj týmu - leadership jako efektivní styl vedení Manažerský trénink 31.1. 2018 26.2. 2018 25.4. 2018 23.-24.5. 2018 28.6. 2018
STRATEGICKÉ PLÁNOVÁNÍ LIDSKÝCH ZDROJŮ Zmapování a rozvíjení dovedností a potenciálu zaměstnanců představuje důležitou investici do budoucnosti KÚZK. KÚZK chce proto pracovat se svými vysoce kvalifikovanými a angažovanými zaměstnanci schopnými přispět k dosažení současných i budoucích cílů KÚZK. Přínosem realizované aktivity je zvýšení pracovní spokojenosti zaměstnanců, zlepšení pracovní morálky, iniciativy a angažovanosti, posílení zachování firemní kultury a její kontinuity, a to díky tomu, že zaměstnanci dostali nabídku učit se a příležitost růst. Tím došlo k podpoře procesu transformace KÚZK na učící se organizaci. Plánování lidských zdrojů je důležitou činností na KÚZK. KÚZK má velký zájem na udržení kvalitních zaměstnanců a proto nabídl vybraným klíčovým zaměstnancům speciální program na rozvoj jejich potenciálu. Cílem této aktivity bylo přinést klíčovým zaměstnancům možnost rozvíjet sami sebe i svou práci a zvýšit tím hodnotu KÚZK jako zaměstnavatele. Absolvováním celého programu došlo u těchto zaměstnanců k rozvoji jejich potenciálu, který může být dlouhodobějším přínosem. Za hlavní přednosti lze uvést inspiraci ostatních, vedení kolegů v týmech, uvažování v širších souvislostech, inspirace ostatních, zbavení se obavy ze změn a zřetelný zájem o vlastní rozvoj. Rozsah: Obsahem programu pro klíčové zaměstnance byly následující procesy: 1. Workshop 1 představení Programu klíčových zaměstnanců pro vybrané zaměstnance, výběr 12 finálních účastníků 2. Workshop 2 představení procesu Programu klíčových zaměstnanců pro nominované zaměstnance, stanovení individuálního rozvoje 3. Program pro klíčové zaměstnance - dlouhodobý program, který spojuje vzdělávání a rozvoj účastníků s průběžným hodnocením přínosu a výsledků. Úvodní workshop pro účastníky Moje hodnota Supervizní workshop pro vedoucí zaměstnance účastníků (cílem workshopu bylo připravit přímé nadřízené klíčových zaměstnanců na jejich roli v programu, vyjasnit si otázky a získat další podněty pro program a definovat očekávání od účastníka programu) Rozvojové aktivity pro klíčové zaměstnance Kurz pokročilých komunikačních dovedností Kurz Efektivní argumentace
Kurz Time management Kurz Stress management Skupinový koučink pro účastníky Zážitkový projekt Závěrečný workshop pro účastníky Můj závazek, vyhodnocení programu
SUPERVIZE KOUČŮ Díky aktivitě došlo k podpoře využívání interního koučinku jako moderní metody rozvoje zaměstnanců KÚZK, k rozvoji potenciálu zaměstnanců KÚZK a tím k podpoře procesu transformace KÚZK na učící se organizaci. Supervize jako nástroj seberozvoje pro kouče, přispěla ke zvýšení kvality koučování a koučové tím získali podporu pro sebe sama a svou koučovací praxi, z čehož budou mít přínos také jeho klienti zaměstnanci KÚZK. Koučování a supervize jsou velmi efektivní nástroje, které zaměstnancům pomáhají lépe, rychleji a na profesionální úrovni zvládat běžné pracovní situace, zvyšují jejich odborné znalosti i dovednosti a přispívají k jejich osobnímu růstu. Interní koučink je metoda rozvoje zaměstnanců, kde kouč (zaměstnanec KÚZK, který absolvoval speciální kurz koučování) pomocí vhodně kladených otázek pomáhá zaměstnanci najít řešení jeho problému - kouč neradí, ale přispívá k tomu, aby zaměstnanec našel řešení v sobě. Díky supervizi získali interní koučové prostor pro reflektování práce s klienty, prodiskutování osobních nejistot a pochybností nebo etických dilemat, získali nezávislý pohled supervizora, jeho názoru nebo odborné rady, rozvoj profesních dovedností, posílení sebedůvěry a sebejistoty při práci s klientem, práci na duševní hygieně a prevenci vyhoření. A tím došlo k podpoře využívání interního koučinku na KÚZK. Rozsah: INDIVIDUÁLNÍ SUPERVIZE Jedním z nástrojů seberozvoje kouče byla individuální supervize. Díky individuální supervizi, kterou zajišťoval lektor specialista (tj. supervizor), získali interní koučové prostor pro: reflektování práce s klienty, rozbor obtížných nebo nestandardních situací, prodiskutování osobních nejistot a pochybností nebo etických dilemat, získání nezávislého pohledu supervizora (lektora specialisty), jeho názoru nebo odborné rady, rozvoj profesních dovedností, posílení sebedůvěry a sebejistoty při práci s klientem, získání nové inspirace, posílení motivace,
práci na duševní hygieně a prevenci vyhoření. Každý kouč měl možnost absolvovat 10 dvouhodinových supervizí. SKUPINOVÁ SUPERVIZE Dalším z nástrojů seberozvoje koučů byla skupinová supervize všech interních koučů. Smyslem supervizních skupinových setkání bylo zvyšování odborné kompetence koučů formou práce s kazuistikami v supervizní skupině pod vedením zkušeného lektora specialisty. Tím se rozvinula schopnost sebereflexe, která je pro vykonávání profesionálního koučování základním předpokladem. Kromě posílení spolupráce v týmu a zvýšení jeho soudržnosti umožnila skupinová supervize také využití synergického efektu skupiny, sdílení a učení se ze zkušeností ostatních. Pracovalo se se skupinovou dynamikou při využití širší škály metod, jako např. hraní rolí, modelování, interakční techniky, činnostní diagnostika. Cílem setkání bylo umožnit interním koučům setkávat se ve skupině stejně zaměřených kolegů a v bezpečném prostředí sdílet své zkušenosti a diskutovat o nich se supervizorem (lektorem specialistou) i kolegy. Díky skupinové supervizi pod dohledem lektora specialisty, získali interní koučové prostor pro: sdílení zkušeností z koučování podporu uvědomění koučovacích kompetencí rozbor koučovacích procesů zpětnou vazbu od ostatních účastníků a lektora specialisty inspiraci pro další rozvoj 1. Setkání teoretické vymezení interního koučování, role interního kouče 22.-23.3.2017 2. Setkání sdílení dobré praxe 12.9.2017 3. Setkání sdílení dobré praxe 7.12.2017 4. Setkání sdílení dobré praxe 16.5.2018 5. Setkání sdílení dobré praxe, závěr, vyhodnocení 9.10.2018