Implementace provozně ekonomického systému pro úřad Městské části Praha 1 Michal Andrlík, Indra Czech Republic, mandrlik@indra.cz Představení zákazníka: Městská část Praha 1 leží v centrální oblasti Prahy a byla ustavena roku 1990 jako jedna z 56, městských částí, a to na území dosavadního stejnojmenného obvodu. Vykonává rozšířenou působnost státní správy a je tak již od svého vzniku jedním z 22 správních obvodů. Tvoří ji celá katastrální území Staré Město a Josefov, dále pak značná část katastrálních území Hradčany, Malá Strana a Nové Město, a nepatrné části katastrálních území Vinohrady a Holešovice. Území Prahy 1 se rozkládá v centru Prahy po obou březích Vltavy a zahrnuje většinu středověkého jádra města. Většina Prahy 1 je zapsána jako součást světového kulturního dědictví UNESCO. Na území Prahy 1 se nacházejí téměř všechny významné pražské turistické cíle jako Pražský hrad, Staroměstské náměstí, Karlův most nebo židovská čtvrť Josefov. Zdejší nemovitosti patří k nejdražším ve městě a zdejší adresy mají vysokou prestiž. Úřad městské části Praha 1 pod vedením starosty ing. Petra Hejmy poskytuje ze svého sídla ve Vodičkově ulici služby téměř 33 tisícům obyvatel této městské části. Výchozí situace Úřad do roku 2007 používal přibližně na 120 různých softwarových aplikací, přičemž řada z nich nebyla provázána s ostatními. Manažeři úřadu doposud nedisponovali dostatečně kvalitními výstupy z těchto systémů, nebyl zde dostatečný controlling. Existence 70 softwarových ekonomických aplikací a aplikací s nutnou vazbou na ekonomický systém neumožňoval pracovníkům úřadu dostatečnou kontrolu nad finančními toky. Zcela chyběl ucelený ekonomický informační systém. Zneklidňující byl rovněž nejednotný systém podpory uživatelů všech těchto rozmanitých aplikací a časová náročnost na školení zaměstnanců úřadu. Některé systémy a řešení byly vyvíjeny a spravovány malými firmami, někdy i firmami čítající méně než pět zaměstnanců, což pro úřad představovalo velké riziko nekontinuity a nestability vývoje těchto řešení. U některých řešení dokonce hrozilo i ukončení jejich podpory ze strany dodavatele. Úřad naléhavě potřeboval sjednotit data o majetku. Zároveň chtěl využít nejmodernějších nástrojů pro efektivní správu majetku, finanční řízení a plánování investic a dosáhnout tak podstatných úspor. Možností nových IT technologií chtěl rovněž využít pro zlepšení služeb poskytovaných občanům, podnikům a investorům zrychlit vyřizování agendy, umožnit přístup k informacím prostřednictvím elektronických kanálů, zejména Internetu. 100 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
Informační systém pro Asset & Property Management Bylo tedy nezbytné, v rámci rozvoje informačních systémů úřadu, přemýšlet o zavedení nového ekonomického systému, který by zásadním způsobem zkvalitnil řízení úřadu a také zefektivnil finanční procesy. Proto úřad Městské části Praha 1 již během roku 2006 vypracoval tzv. konsolidační plán. Tento plán je rozdělen do pěti etap: I. provedení procesního, personálního a informačního auditu a implementace ekonomického řešení (2006 2007) II. zavedení agendového systému (2007-2008) III. spuštění portálu digitálních služeb občana (2007 2008) IV. plný outsourcing odboru informačních technologií (2008 2009) Popis projektu I. etapy Do projektu je zapojeno několik firem poskytujících služby v oblasti IT. Úloha firmy Indra Czech Republic v rámci první etapy konsolidačního plánu byla zajistit implementaci jádra řešení Proxio-S, které je založeno na ekonomicko informačním systému SAP ERP. Toto komponentové řešení plně pokrývá všechny administrativní a rozhodovací potřeby úřadu veřejné správy. Využívá nejmodernější informační technologie a je schopné komunikovat s ostatními informačními systémy veřejné správy prostřednictvím standardních rozhraní. Komplexnost tohoto řešení názorně dokládá obrázek níže: Obr. Architektura řešení Proxio-S SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 101
ČÚZK, Ness Czech Funkcionalita informačního systému je řešena prostřednictvím modulů které lze vhodně seskupovat vždy dle potřeb zákazníka. V rámci dodávky byly našimi konzultanty implementovány moduly pro finanční účetnictví, controlling, rozpočet a modul správa a údržba majetku. Součástí dodávky byla i vazba na centrální účetní systém Magistrátu hlavního města Prahy (Úřad městské části Praha 1 je povinen vykazovat výkazy a data vůči Magistrátu hlavního města Prahy sehrávání rozpočtu a účetnictví). Úřad městské části Praha 1 získává agendový systém umožňující centrální evidenci závazků a pohledávek u právnických a fyzických osob, snazší sledování účetnictví skutečných nákladů a výnosů v oblasti zdaňovaných činností, sledování platební morálky nájemníků bytových a nebytových prostor včetně komplexního přehledu o prodeji či pronájmu bytů. Implementované řešení Proxio-S rovněž umožňuje úřadu centrální sledování rozpočtu. Rozpočet lze dokonce sestavit po jednotlivých odborech a odděleních až na jednotlivé rozpočtové akce, včetně sledování verzí a rozpočtových změn. Centrální ekonomický systém rovněž zajišťuje úzkou vazbu na kontrolu čerpání rozpočtu Řešení také podporuje centrální řízení workflow, sledování vyřizování agendy, oběh finančních a logistických dokumentů. Praha 1 má také jistotu, že její informační systém bude vyhovovat i po vstupu České republiky do EU. Rovněž se není potřeba obávat legislativních změn, neboť zapracování těchto změn je součástí podpory dané verze řešení SAP. Tento systém je též dostatečně výkonný a flexibilní, aby také v budoucnu splňoval rostoucí nároky občanů a podnikatelské sféry. Spolupráce mezi firmou Indra a úřadem Prahy 1 nadále pokračuje při dolaďování nastavení optimální funkčnosti systému. Součástí dodávky projektu bylo rovněž řízení prací našimi projektovými manažery, kteří se podíleli na koordinaci činností více než deseti projektových týmů. Řídící projektový tým musel mít neustále na zřeteli dodržení hlavních cílů mezi nimiž byla implementace řešení dle cílového konceptu ve stanoveném rozsahu a termínu, při dodržení rozpočtu celé akce. Dalším důležitým kritériem bylo zajištění plynulého přechodu zpracování agend z výchozího do cílového systému. Nejzajímavějšími aspekty pro koncové uživatele budou snadnější dohledání potřebných informací, eliminace lidských chyb a odstranění dvojího zadávání informací do systému - údaje se zadávají pouze jednou, nikoliv duplicitně na více místech systému. Kritická místa a omezení projektu. Hlavními okolnostmi omezující implementaci a zároveň vymezující její úroveň byly : lidské zdroje na straně úřadu, zejména jejich vytíženost, rozpočtová omezení úřadu (v případě změn, které by se v průběhu mohly jevit jako nezbytné), získání kvalitních dat ze stávajících systémů, 102 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
Informační systém pro Asset & Property Management související legislativa (zejména zákon č.563/1991 Sb. o účetnictví, prováděcí vyhláška k zákonu o účetnictví č.505/2002 Sb., 549/2004 Sb., České účetní standardy č.501 až 522, zákon č.128/2000 Sb. o obcích - obecní zřízení, zákon č.218/2000 Sb., 580/2004 Sb. o rozpočtových pravidlech, zákon č.250/2000 Sb., 557/2004 Sb., zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a další). Při implementaci tak rozsáhlých projektů jakým bylo nasazení řešení Proxio-S, je potřeba počítat se zvýšenými nároky na vlastní personál objednatele po celou dobu implementace projektu, kde v první fázi jde o schůzky s konzultanty pro získání informací o procesech úřadu a jeho zvyklostech, v dalších fázích pak školení nových znalostí a postupů práce a odsouhlasení funkčnosti systému. Během samotného nastavování systému je potřeba součinnosti obou zúčastněných stran a správné rozhodnosti vedoucích pracovníků úřadu, což se ne vždy ideálně dařilo, ale při respektování požadavků a po řadě kompromisů obou stran se nakonec vše dobře zvládlo. Kromě práce konzultantů společnosti Indra Czech Republic k úspěchu projektu ovšem výrazně přispěl i přístup vedení úřadu. Byla vytvořena koncepční skupina, kde kromě tajemnice, paní Radky Fleischmannové pracovali i šéfové klíčových odborů, a tato skupina se pravidelně scházela s projektovým vedením, spoluurčovala strategická rozhodnutí a oponovala všechny dokumenty. Velmi nám pomohly zkušenosti z magistrátu města Plzně a Liberce, kde naši konzultanti podobný projekt také realizovali, ale klíčovým faktorem byla spolupráce s lidmi z úřadu MČ Praha 1. Na jejich přístupu bylo vidět, že na dobrém fungování úřadu mají skutečný zájem, komentuje Jan Liebl, konzultant a projektový manažer z firmy Indra v jedné osobě. Během samotného nastavování systému je potřeba součinnosti obou zúčastněných stran a správné rozhodnosti vedoucích pracovníků úřadu, což se ne vždy ideálně dařilo, ale při respektování požadavků a po řadě kompromisů obou stran se nakonec vše dobře zvládlo. SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 103
ČÚZK, Ness Czech Bohužel ani povolební situace nebyla ideální, neboť nedovolila plný rozjezd prací na zavádění systému ihned po uzavření kontraktu (červen 2007) a tak se řada věcí řešila pod tlakem v závěru projektu, tak aby byl dodržen termín spuštění ostrého provozu 2. leden 2008. Závěr Zavedení řešení Proxio-S jehož jádro představuje ekonomicko informační systém společnosti SAP je sice prvním projektem svého druhu v některé z pražských městských částí, ale rozhodně není ojedinělým projektem svého druhu v Čechách. Podobná řešení zavedla a používají i města Plzeň a Liberec. V současné době je obdobný projekt ve fázi realizace v Brně. Účasti našich konzultantů při realizaci zakázky pro Prahu 1 si velmi ceníme, mohli jsme tak využít bohaté zkušenosti získané při realizaci podobných projektů ve veřejné správě nejen v České republice. Doufám, že tato implementace bude příkladem pro další města a městské části, kde budeme moci zúročit naše zkušenosti dodává Petr Belec, generální ředitel společnosti Indra Czech Republic. INDRA Czech Republic (dříve Soluziona) je součástí úspěšné nadnárodní skupiny INDRA která sdružuje více než 22 tisíc specialistů působících v 35 zemích světa. Hlavním zaměřením společnosti je podpora zákazníků ve strategické orientaci, při navrhování obchodních modelů, informačních systémů a vytváření podmínek pro efektivnější kontrolu a následné rozhodování. INDRA Czech Republic působí na trhu v České republice již více než 10 let. Poskytuje prověřené zkušenosti, poradenství a plnohodnotná řešení společně se zárukou trvalého partnerství v sektorech doprava, telekomunikace, utility a veřejná správa. Poskytované služby zahrnují jak vertikální (core business) tak i horizontální (cross industry) řešení. Jedním z hlavních cílů firmy INDRA v oblasti veřejné správy je přispívat k jejímu rozvoji a modernizaci a tím i k přiblížení občanovi. Při návrhu řešení pro své klienty se opíráme o zkušenosti našich konzultantů působících v tomto sektoru již desítky let, využíváme rovněž znalosti obohacené o roky spolupráce s tisíci zákazníky na celém světě. Pracovní strategie, kterou nabízíme orgánům veřejné správy, zohledňuje jak její potřeby v oblasti interního řízení, tak i potřeby plynoucí ze vztahů s řadou společenských subjektů. Tímto způsobem přispíváme ke zvýšení efektivity procesů, zlepšení kvality externích služeb a celkově k tvorbě vyšší hodnoty pro veřejnou správu. Naše aktivity jsou plně v souladu se strategií vlády ČR takzvané SMART Administration - efektivní veřejná správa a přátelské veřejné služby. 104 SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008
Informační systém pro Asset & Property Management Pro zkvalitnění řízení úřadu veřejné správy se zaměřujeme i na úroveň práce s informacemi. Základem je propojení informací o vykonávaných procesech a činnostech s informacemi o pracovnících a potřebných zdrojích (CO se dělá, KDO to dělá, KDE se to dělá, co je k tomu potřeba). Rovněž je třeba umět změřit a vyhodnotit hospodárnost a efektivnost (KOLIK stojí poskytování té konkrétní služby, benchmarkingové srovnávání trendů, atp.). S tím souvisí i schopnost hodnocení účelnosti vykonávaných činností a vynakládaných zdrojů (PROČ se to dělá). SYSTÉMOVÁ INTEGRACE 1/2008 105