VYSOKÁ ŠKOLA FINANČNÍ A SPRÁVNÍ, o.p.s. Fakulta ekonomických studií Katedra řízení podniku 5 Nábor Ú V O D Každá společnost musí více či méně řešit potřebu obsazení pracovních míst. Je mnoho způsobů řešení a záleží na potřebách dané společnosti, jakou nejvhodnější cestu zvolí. Ze všeho nejdříve je potřeba se zamyslet, jestli je opravdu nezbytné obsadit danou pozici nebo lze činnost někam přerozdělit či eliminovat. V současné době, kdy je spíše trendem rostoucí nezaměstnanost díky aktuální ekonomické krizi, si někteří zaměstnavatelé již vytvořili vlastní personální politiku a strategii personálního řízení. Snahou je využití vlastních interních zdrojů, ale také samozřejmě externích personálních agentur při vyhledávání specifických pozic a vysoce postavených manažerů. 1 Každopádně je vždy nutné brát na zřetel celopodnikový strategický plán. 1. Specifikace pracovního místa Pokud již tedy bylo rozhodnuto obsadit existující pracovní místo, musí být stanoveny požadavky na kandidáta, jak osobnostní, tak kvalifikační, dále postup při ověřování znalostí v případě, že se bude jednat o technické či specifické požadavky a kdo je bude testovat. Jaká forma získání nejvhodnějšího kandidáta bude zvolena. Pokud přípravnou fázi podceníme, můžeme očekávat komplikace vedoucí k výběru nevhodného kandidáta. 2 Nabídka je vytvořena na personálním oddělení ve spolupráci s příslušným odborným oddělením. Vychází z podrobného popisu práce, který by měl být vytvořen manažerem. Nabídka by měla být výstižná a měla by stručně obsahovat reálný popis práce, umístění ve struktuře společnosti pro prvotní informaci stačí, zda bude mít zaměstnanec podřízené a pokud ano, v jaké úrovni vedení se pozice nachází, např. pozice je podřízena přímo řediteli společnosti. Dále podmínky a výhody, které společnost nabízí, alespoň obecně. 1 MATĚJKA, Marek; VIDLAŘ, Pavel: Vše o přijímacím pohovoru 1. vydání, Praha: Grada Publishing s.r.o. 2002, s.18 ISBN 80-247-0215-0 (dale citováno jako Vše o přijímacím pohovoru) 2 Vše o přijímacím pohovoru s.19
Pozor by měl být dán při specifikaci požadavků, aby se o pozici neucházeli překvalifikovaní kandidáti nebo naopak. Podle charakteru práce je stanoven požadovaný stupeň vzdělání, který u některých pozic může být vykompenzován praxí na obdobné pozici. U některých pozic je podmínkou speciální oprávnění (řidičský průkaz, svářečské zkoušky.). Zvláště dnes je čím dál důležitější jazyková vybavenost požadavkem bývá komunikativní nebo obchodní angličtina či jiný cizí jazyk. Takto zpracovaná nabídka je pak zveřejněna domluveným způsobem. Přestože si uchazeč může veškeré informace o společnosti většinou najít na internetu, měla by nabídka krátké představení firmy obsahovat. 2. Interní a externí nábor personální marketing Interní forma Volba získávání pracovníků z vlastních zdrojů tedy interní cestou, vyplývá z již zmíněné personální politiky. Možnost postupu v rámci firmy je pro zaměstnance motivující a firma si tímto přístupem zajišťuje stabilizaci klíčových lidí (podrobněji bude zmíněno v kapitole kariéra a rozvoj zaměstnanců). Zároveň se jedná o levnější formu obsazení pracovního místa a často i v kratší době. 3 Výhodou je také skutečnost, že takového uchazeče již firma zná a on zná firemní prostředí, kolegy, danou práci a bude rychlejší zapracování na dané pozici. Může však nastat situace při povýšení na manažerskou pozici, kdy dotyčného kolegové nepřijmou a mají problém, že jejich nadřízený je jejich bývalý kolega. To se však dá leckdy předem odhadnout z chodu oddělení a je dobré včas členy týmu připravit na budoucí stav. Externí forma Je volena zpravidla v případě nedostatku interních zdrojů. Mezi výhody získávání pracovníků z venku patří: širší nabídka pracovníků vyhovujících našim požadavkům, příchozí pracovník mívá obvykle uznání týmu spíše než povýšený spolupracovník, má vysoké pracovní nasazení a přichází s novým know-how, kdy může oživit zajeté procesy, postupy a přinést nový názor na řešené problémy. Mezi nevýhody získávání pracovníků z venku patří: vyšší náklady na vyhledávání obsazení pracovního místa trvá déle zvyšuje se fluktuace nový pracovník nezná organizaci adaptace a zaškolení vyžaduje čas a peníze zátěž pro spolupracovníky, kteří se novému kolegovi musí věnovat riziko odchodu ve zkušební době ať už ze strany zaměstnance či zaměstnavatele 4 Mezi nejběžnější formy externího vyhledávání patří: prohledání existující databáze uchazečů, do které se průběžně hlásí kandidáti, ale v daném okamžiku pro ně není uplatnění. 3 KOCIÁNOVÁ, Renata: Personální činnosti a metody personální práce, 1. vydání, Praha: Grada Publishing, a.s. 2010, s. 82 ISBN 978-80-247-2497-3 (dále citováno Personální činnosti) 4 Personální činnosti s. 84
zveřejnění nabídky v médiích nabízí se inzerce v odborných časopisech, na internetu, v rádiu, v televizi. Tato metoda je vysoce účinná u většiny pracovních míst. Nelze ji však doporučit pro funkce vyššího a nejvyššího vedení podniků. přímé oslovení je zvoleno v případě, že hledáme vyšší manažerské pozice 5 Personální agentury Pro všechny typy pozic je možno využít služeb personálních agentur, poradenských a zprostředkovatelských firem. Zvláště u přímého oslovení je to žádoucí. Taková spolupráce je finančně náročnější, nicméně šetří čas personalisty, který by hledáním manažerských pozic nebo specialistů strávil. Na českém trhu je poměrně široké spektrum firem, které se zabývají zprostředkováním pracovních příležitostí a vyhledáváním vhodných kandidátů. Lze tedy využít základní služby jako dodávku všech kandidátů dle požadavků až po profesionální služby v podobě kandidátů, kteří již prošli výběrovým řízením a byli vybráni do dalšího kola. Mezi další způsoby vyhledávání patří spolupráce se vzdělávacími institucemi, s úřady práce, doporučení zaměstnance, účast na veletrhu pracovních příležitostí a další. 3. Výběrové řízení Předvýběr Prvotně dochází k selekci došlých životopisů podle základních kritérií tak, aby do užšího výběru postoupili ti správní uchazeči. S životopisy je nutno zacházet jako s důvěrným materiálem. Kandidáty lze rozdělit do několika skupin odmítnuti před pohovorem, postoupivší do dalšího kola, ponecháni v databázi pro jinou pozici. V případě, že kandidátů je velké množství, lze připravit bodovací tabulku, kde je posuzováno více kritérií k postupu do dalšího kola. Kandidáty, kteří byli vyřazeni ještě před samotným pohovorem tedy v prvním kole, je nutné písemně informovat a uvést stručně důvody jejich neúspěchu spolu s poděkováním za jejich zájem o zaměstnání v dané společnosti. Pohovor V dalších kolech již probíhá pohovor a vedle personalistů se na nich podílejí také nadřízení nebo specialisté. Pohovor by měl probíhat v příjemné místnosti, kde neruší hluk, telefony, cizí osoby apod. Je vhodné si předem prostudovat uchazečův životopis a připravit si k němu konkrétní otázky. Stejně tak by příprava měla být i na otázky kandidáta ohledně pozice nebo společnosti. Nejdříve probíhá pohovor s personalistou, poté s nadřízeným. Individuální pohovor je nejběžnější metodou, ale může probíhat též skupinově, kde se uchazeče ptají dva až tři tazatelé. Cílem pohovoru je zjistit skutečný zájem uchazeče o danou pracovní pozici, jaké jsou jeho skutečné předpoklady, jak by práci zvládl, zda by byl schopen se přizpůsobit firemnímu prostředí. Pohovor by měl trvat asi 30min, u méně kvalifikovaných pozic to bývá i méně a neměl by přesáhnout hodinu. Rozhodně by neměl skončit dříve, obě strany získají dostatek potřebných údajů, aby se mohly objektivně rozhodnout to znamená, že nejen strana zadavatele si ověřuje, zda je pro ni kandidát vhodný, ale i sám kandidát by měl získat dostatek informací o společnosti, o týmu, ve kterém by potenciálně pracoval, o mzdovém zařazení a dalších podrobnostech, které ho zajímají a jsou důležité pro jeho rozhodování, zda jeho prvotní zájem o danou práci trvá. 5 Vše o přijímacím pohovoru s. 23, 24
Typy výběrových pohovorů 6 Tradiční výběrový pohovor probíhá v krocích: o rekapitulovat účel návštěvy ujistit se, že uchazeč ví, o jakou pozici se uchází o položit startující otázku o stručně informovat uchazeče o organizaci o zjistit informace o uchazeči promyšlenými otázkami o informovat podrobněji o profilu pracovního místa, specifikovat požadavky o dát prostor dotazům uchazeče o poděkovat uchazeči o účast a informovat ho o způsobu a termínu sdělení výsledku výběrového řízení Behaviorální výběrový pohovor zaměřený na chování uchazeče. Odlišuje se od tradičního pohovoru způsobem kladení otázek, kdy je uchazeč vyzýván k popisu svého chování v konkrétních pracovních situacích, které v minulosti řešil. Tento typ přináší větší objektivitu posouzení uchazeče. Multimodální výběrový pohovor východiskem je pevný seznam osmi komponent, z nichž pět slouží k diagnostickému účelu a tři mají zajistit přirozený průběh pohovoru. o začátek rozhovoru spíše navození příjemné a otevřené atmosféry o představení uchazeče hovoří volně sám o svém osobním a pracovním vývoji o profesní orientace a výběr organizace standardizované otázky o volný rozhovor otázky vycházející z představení uchazeče, vyplyne souhrnné posouzení dojmu z uchazeče o otázky k životopisu o informace o pracovním místě a organizaci o situační otázky o závěr rozhovoru otázky uchazeče Výběrový pohovor podle kompetencí využívá jako východisko identifikované kompetence pro pracovní pozici. Ke kompetencím jsou stanoveny požadavky na chování, které jsou pro úspěšný výkon žádoucí. Takový pohovor vede uchazeče otázkami k tomu, aby mohli prokázat své schopnosti na příkladech ze svého dosavadního života. Výběr událostí pro rozhovor je klíčový musí obsahovat požadované chování, které charakterizuje měřené kompetence. Tato metoda pohovoru dobře odhaluje výkonové kompetence jako např. proaktivita, orientace na cíl, orientace na výkon, analytické myšlení apod. Vyžaduje se od tazatele, aby znal projevy kompetencí, jejichž míru rozvinutosti má při rozhovoru identifikovat a je důležité klást přesně mířené otázky. 6 Personální činnosti s. 108
Stresový výběrový pohovor uchazeč je v průběhu konfrontován s emocionálně zatěžujícími situacemi nebo zcela neočekávanými otázkami. Záměrem je posouzení reakce uchazeče na tyto otázky a na stres. Otázky během pohovoru Jak zjistit, že je kandidát vhodný pro obsazovanou pozici? Určitě dobře zvolenými otázkami otevřeného a kontrolního typu. I když neexistují správné definice odpovědí, existuje spousta konkrétních typových otázek, u kterých je dobré sledovat postoj člověka a schopnost reakce. Je velmi důležité klást otázky správně existuje zlaté pravidlo: Nejsou špatné odpovědi, jsou jen špatně položené otázky 7. Mezi nejčastější otázky při pohovoru patří např. tyto: Řekněte mi něco o sobě? Jaké jsou Vaše silné a slabé stránky? Proč chcete opustit Vaši současnou práci? Co byste rád dělal za 10 let? Co Vás baví na současné práci? Jste ochotný cestovat? Co Vás na nabízené pozici nejvíce zaujalo? V jakém pracovním prostředí se cítíte nejlépe?. Otázky mohou jít i více do hloubky pro získání povědomí o jeho pracovním tempu či způsobu práce, vycházení s kolegy a nadřízeným: Jak byste ohodnotil Vašeho současného šéfa? Jak byste motivoval ostatní ke spolupráci s Vámi? Líbí se Vám koordinovat práci ostatních? Pracujete dobře i pod tlakem uveďte nějaký příklad. Který druh lidí nesnášíte? Co Vás nejvíc motivuje? Jak snášíte kritiku? Co považujete za svůj dosavadní největší pracovní úspěch? Považujete se za člověka agresivního nebo asertivního? Jak reagujete při vzniku konfliktu? 8. a spousta dalších otázek, které je dobré si připravit na základě prozkoumání životopisu. Na každého kandidáta se budou hodit základní otázky, ale hlubší otázky budou voleny podle typu pozice a údajů, které o sobě uchazeč uvedl. Vzhledem k různorodosti psaní životopisů, je praktické ještě před pohovorem požádat kandidáta o vyplnění firemního dotazníku, díky kterému jsou získána data, která jsou žádaná, ale mnohdy se v samotném životopise nenacházejí. Můžou se tak omezit zbytečné otázky přímo u pohovoru. Navíc ochota kandidáta tento dokument vyplnit, vypovídá o jeho motivaci a zájmu pracovat v dané společnosti. Přestože firmu mohou zajímat některé osobní informace, je třeba vědět, že jsou otázky, které by pro uchazeče mohly být diskriminační a neměly by se používat. Jsou to informace typu: Kdy chcete mít děti? Jak často jsou děti nemocné?.. 9 Nástroje výběrového řízení Další součástí pohovoru může být zvládnutí určitého testu, který se týká prověření znalostí daného oboru. Používají se třeba u pozic finančního typu, technické pozice, analytici, experti. Na určitých pozicích mohou být vyžadovány psychologické testy, které většinou provádí externí firma. Stejně tak na manažerských pozicích je třeba zjistit, zda kandidát zapadá do požadovaného profilu a to např. účastí na assessment centre nebo hlubším osobnostním testem. To vše lze ještě doplnit referencemi na vyžádání. Buď firma sama může zjistit v předchozích zaměstnáních, jaká byla pracovní morálka, výkon, spolupráce s ostatními a 7 Vše o přijímacím pohovoru s. 62 8 Vše o přijímacím pohovoru kap. 5 9 Vše o přijímacím pohovoru s. 92
podobně nebo od kandidáta získat kontakty na bývalé nadřízené, kteří mohou poskytnout pracovní posudek. Samotný výběr Konečné slovo má nadřízený a rozhoduje se, koho si do týmu vezme, nicméně personalista by měl dát doporučení, které bude oproštěno od citových či sociálních dopadů na odmítnuté uchazeče. Rozhodování by mělo být na profesionální úrovni. I když v každém případě je do určité míry subjektivní, měli bychom disponovat argumenty pro přijetí či nepřijetí daného kandidáta. 4. Přijetí zaměstnance a jeho adaptace Nástup Všem uchazečům, kteří ve výběrovém řízení neuspěli, je nutné poslat písemné vyrozumění o výsledku. Pro nového zaměstnance je vytvořena pracovní smlouva a to ve formě, na které se předem se zaměstnavatelem dohodne. V den nástupu je zaměstnanec seznámen s pracovním popisem práce, s předpisy společnosti, předpisy bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci, jsou vyřízeny personální záležitosti a proběhne seznámení s pracovištěm. Záleží na typu a velikosti dané společnosti, informace dostane pracovník na personálním oddělení nebo proběhne vstupní školení s veškerými náležitostmi. MATĚJKA, Marek; VIDLAŘ, Pavel: Vše o přijímacím pohovoru 1. vydání, Praha: Grada Publishing s.r.o. 2002, s.18 ISBN 80-247-0215-