OBSAH: 1. SPUŠTNÍ PROGRAMU A PIHLÁŠENÍ DO PROGRAMU...6 Vytvoení nového (zrušení stávajícího) uživatele... 7 Ikony hlavní lišty... 8 Panel píznak... 8 Panel nástroj v tiskových sestavách.... 8 2. EVIDENCE STRÁVNÍK...9 2.1 íselníky... 9 2.1.1 Chody... 9 2.1.2 Kategorie... 10 2.1.3 Skupiny... 11 2.1.4 Zpsoby plateb... 12 2.1.5 Druhy plateb... 13 2.1.6 Penžní ústavy... 13 2.1.7 eská spoitelna... 14 2.2 Seznam strávník... 15 2.2.1 Strávník... 16 2.2.1.1 Nový strávník... 16 2.2.1.2 Oprava údaj u strávníka... 18 2.2.1.3 Smazání strávníka... 19 2.2.1.4 Pipravení strávníka ke smazání... 19 2.2.1.5 Zrušení píznaku ke smazání... 19 2.2.1.6 Zobrazení strávník ke smazání... 19 2.2.1.7 ipy... 19 Pidlení ipu... 19 Odebrání ipu... 20 Zablokování ipu... 20 Odblokování ipu... 20 2.2.1.8 Variabilní symboly... 20 Pidlit var. Symbol... 20 Odebrat var. symbol... 20 Pidlit var. symbol vybrané skupin... 20 Odebrat var. symbol vybrané skupin... 21 Doplnit var. symboly podle ev. ísel (pouze Správce)... 21 2.2.1.9 Najít... 21 2.2.1.10 Rozepsat objednávky a aktualizovat... 21 2.2.1.11 Import strávník... 21 2.2.1.12 Hromadné zámny podle filtru... 22 Zadání spoleného variabilního symbolu... 22 Nastavení datumu narození podle variabilního symbolu... 22 Pidlit ipy... 22 Odebrat ipy... 22 Zablokovat / Odblokovat ipy... 22 Nastavit výdejní místo... 22 Simulace kreditu... 23 Pipravit ke smazání... 23-1 -
Zrušit píznak ke smazání... 23 Smazat strávníky... 23 2.2.2 Filtr... 23 2.2.3 Platby... 24 2.2.3.1 Zápis platby... 24 2.2.3.2 Zrušit platbu... 25 2.2.3.3 Zapsat ceny ubytování hromadn... 25 2.2.3.4 Zapsat inkasa podle zstatk... 25 2.2.3.5 Zapsat úhrady podle zstatk... 25 2.2.3.6 Platby a úhrady pomocí internetové banky... 26 2.2.4 Zmna období... 28 2.2.5 Pomcky... 29 2.2.5.1 Hromadné odhlášky... 29 2.2.5.2 Odhlásit - pihlásit do výše kreditu... 30 2.2.5.3 Povýšení tíd... 30 2.2.5.4 Šablona... 31 2.2.5.5 Aktualizace cen... 31 2.2.5.6 Aktualizovat kalendáe... 31 2.2.5.7 Disketa penžní ústav... 31 2.2.5.8 Emitace poštovních poukázek A-V... 34 2.2.5.9 Kontrola ísel út... 35 2.2.5.10 Kontrola rozdlení podle vku... 35 2.2.5.11 Export souboru srážek ze mzdy... 35 2.2.5.12 Zápis plateb srážek ze mzdy... 36 2.2.6 Tisky v modulu Seznam strávník... 36 2.2.6.1 Pehled tiskových sestav viz obr.2.30.... 36 Uzávrka strávník... 37 Uzávrka období... 37 Uzávrka s rozpisem objednávek... 37 Msíní hlášení... 38 Podle kategorií... 38 Podle kategorií statistika... 38 Poet jídel za období... 39 Objednaná jídla -> Podle kategorií - souty... 39 Pehledy jmenovit... 39 Zstatky (bez ísla útu) -> Nedoplatky... 39 Zstatky (s íslem útu) -> Nedoplatky... 40 Píspvek z FKSP... 40 Faktura... 41 Pehled vydaných ip... 41 Pehled variabilních symbol... 42 Tisk složenek... 42 Nastavení... 42 Pedpis plateb jmenovit... 43 Hromadný píkaz k inkasu... 44 Doklad pro strávníky... 44 2.2.7 Návstí... 45 2.2.8 Hlavní lišta... 45 2.2.9 Zavít seznam... 45 2.3 Poty jídel na den... 46-2 -
3. PLATEBNÍ DENÍK...48 3.1 Pokladna... 48 3.1.1 Píjem penz do pokladny F5... 48 3.1.2 Odvod penz z pokladny F6... 48 3.1.3 Stav pokladny... 48 3.2 Filtr... 49 3.3 Tisky v modulu Platební deník... 50 3.3.1 Pehled plateb podle zpsobu... 50 3.3.2 Pehled plateb podle filtru... 50 3.3.3 Denní stavy pokladny... 51 3.3.4 Pokladna za období... 51 3.3.5 Pokladna za období podle filtru... 51 3.4 Hlavní lišta... 51 3.5 Zavít deník... 51 4. TERMINÁL...52 4.1 Poslat data do terminálu... 52 4.2 Naíst data z terminálu do PC... 52 4.3 Zablokovat terminály... 53 4.4 Odblokovat terminály... 53 4.5 Peíst datum a as z terminálu... 53 4.6 Zápis datumu a asu do terminálu... 54 4.7 Poslat konfigurace... 54 4.8 Poslat cenové kategorie... 54 4.9 Zapsat data na disketu... 54 4.10 Naíst data z diskety do PC... 55 4.11 Zobrazit protokol... 55 5. POMCKY...56 5.1 Odložení dat do archivu... 56 5.2 Prohlédnout archiv... 57 5.3 Opustit archiv... 57 5.4 Svátky... 57 5.5 Adresá firem... 58 5.6 Faktura... 58 5.7 Seznam ip F8... 59 5.8 Variabilní symboly... 60 5.9 Naíst ipy z diskety... 60 5.10 Vytvoit adu karet... 60 5.11 Vytvoit adu var. symbol... 61 5.12 Nastavení programu... 61 5.13 Otevená období... 64 5.14 Zálohování... 64 5.14.1 Záloha dat... 64 5.14.2 Obnovení dat... 65 5.14.3 Záloha dat vetn log soubor... 65 5.14.4 Odeslat zálohu e-mailem... 65 5.14.5 Odeslat velkou zálohu e-mailem... 66 5.14.6 Vybrat a odeslat denní zálohu... 66 5.14.7 Vybrat a odeslat archiv logu... 66-3 -
5.15 Reindexace databází... 66 5.16 Minimalizace databáze... 67 5.17 Aktualizace programu... 67 6. RECEPTURY...68 6.1 Skupiny... 68 6.2 Seznam receptur... 69 6.2.1 Receptura... 69 6.2.1.1 Prohlížení... 69 6.2.1.2 Opravy... 69 6.2.2 Tisky... 71 Seznam receptur... 71 6.3 Sestavení jídelníku... 71 6.3.1 Zadání jídla... 72 6.3.2 Normování... 72 6.3.3 Tisky... 73 Jídelníek... 73 Rozpis pro kuchy... 73 Rozpis pro kuchy vícestránkový... 74 Žádanka... 74 7. SKLADY...75 7.1 íselníky... 75 7.1.1 Mrné jednotky... 75 7.1.2 DPH... 75 7.1.3 Sklady... 76 7.1.4 Tídy materiálu... 76 7.1.5 Seznam stedisek... 76 7.1.6 Spotební koš... 77 7.2 Otevít sklad F2... 77 7.2.1 Skladové karty... 78 7.2.1.1 Nová karta Ins... 78 7.2.1.2 Oprava F4... 79 7.2.1.3 Zrušit kartu Del... 79 7.2.1.4 Píjem F5... 79 7.2.1.5 Zrušit píjem Ctrl + F5... 80 7.2.1.6 Výdej F6... 80 7.2.1.7 Zrušit výdej - Ctrl + F6... 81 7.2.2 Seznam píjemek F7... 81 7.2.3 Seznam výdejek F8... 81 7.2.4 Faktury... 82 7.2.5 Kalkulace... 82 7.2.6 Filtr... 83 7.2.7 Zmna období... 83 7.2.8 Tisky... 84 Uzávrka období... 85 Uzávrka období souty... 85 Inventurní soupis... 85 Píjemka... 86 Výdejka... 86-4 -
Seznam píjemek... 86 Seznam výdejek... 86 Soupis píjemek podle faktur... 87 Soupis píjemek podle dodavatele... 87 Soupis píjemek hotovost... 87 Nevyfakturované dodávky za období... 87 Nevyfakturované dodávky - všechny... 87 Seznam faktur... 87 Kalkulace náklad... 88 Úetní rekapitulace skladu... 88 Spotební koš... 89 7.2.9 Pomcky... 89 7.2.9.1 Hodnota zboží ve skladu... 89 7.2.9.2 Faktura F9... 90 7.2.9.3 Zrušit fakturu Ctrl + F9... 90 7.2.9.4 Piadit píjemku k faktue Ctrl + F... 90 7.2.9.5 Zrušit piazení Shift + Delete... 90 7.2.10 Hlavní lišta... 91 7.2.11 Zavít seznam... 91-5 -
Program JÍDELNA obsahuje komplexní zpracování evidence stravovacích provoz. eší následující problematiku: 1. Evidence strávník 2. Komunikace s objednávkovými terminály 3. Platební deník, rzné zpsoby úhrad 4. Skladová evidence 5. Kalkulace náklad 6. Spotební koš 7. Normování jídel 1. Spuštní programu a pihlášení do programu Program spustíte dvojitým kliknutím na ikonu, nebo oznaením této ikony a stisknutím klávesy Enter. Po spuštní programu se na obrazovce zobrazí hlavní lišta (obr.0.1), která obsahuje hlavní menu programu, ikony pro volbu nejpoužívanjších modul ( funkcí ) a tzv. panely píznak. obr.0.1: Ped zapoetím práce s programem se musí uživatel nejprve pihlásit, jinak vtšina funkcí na hlavní lišt nebude aktivována. Do hlavní nabídky lišty se dostanete kliknutím myši pímo na vybranou nabídku nebo stiskem klávesy F10, kde pro pohyb v menu použijete klávesy Šipky a pro potvrzeni klávesu Enter. V nabídce hlavní lišty vyberte nabídku Uživatelé, nebo kliknte na ikonu osob. (obr.1.1). Zobrazí se tabulka Seznam oprávnných Kurzorem oznate jméno uživatele a zadejte pípadné heslo (maximáln deset znak) a potvrte tlaítkem Pihlásit. Po pihlášení uživatele a znovu vyvolání tabulky Seznam oprávnných osob, se nabídka zmní na Odhlásit, Pihlásit, Zmna hesla (obr.1.2). Kliknutím na Zmna hesla nastavíte nebo zmníte heslo uživatele. obr.1.1: obr.1.2: - 6 -
Vytvoení nového (zrušení stávajícího) uživatele K vytvoení nového uživatele, nebo zrušení stávajícího, má právo pouze správce programu. 1. Pihlaste se tedy nejprve jako Správce a znovu zvolte funkci Pihlásit-Odhlásit uživatele - objeví se okno (obr.1.3) s rozšíenou nabídkou. 2. Kliknte na tlaítko Pidat jméno. Objeví se okno Zadejte nového uživatele (obr.1.4), kde napíšete jméno, prioritu a potvrdíte tlaítkem Pidat. Každý uživatel má zadanou prioritu (0-9), podle které mže vstupovat do uritých ástí programu. 3. Pokud chcete uživatele odstranit, kliknte v seznamu na píslušné jméno a kliknte na tlaítko Odebrat jméno. obr.1.3: obr.1.4:! Nejvyšší prioritu 0 má pouze správce. Uživateli nastavte prioritu 1! Po pihlášení uživatele se aktivují funkce (menu + ikony ) na hlavní lišt. Ikony umožují vyvolat nejastji používané funkce programu. Po nastavení kurzoru myši na píslušnou ikonu se zobrazí doprovodný text. Kliknutím levým tlaítkem myši vyvoláte píslušnou funkci. Okna jednotlivých modul mají svá vlastní menu, obsahující podrobnjší funkce. Pohyb v tchto menu je stejný jako v nabídce hlavní lišty. Nkteré funkce lze vyvolat stiskem tzv. horké klávesy, což je nejrychlejší zpsob. V tchto pípadech je horká klávesa uvedena v nabídce. - 7 -
Ikony hlavní lišty Otevít sklad Naíst data z terminálu do PC Seznam receptur Sestavení jídelníku Uložit všechny zmny Poslat data z PC do terminálu Adresá firem Databáze ip (karet) Seznam strávník Záloha dat Zjištní potu jídel na zadaný den Pihlásit (odhlásit) uživatele Platební deník Ukonení programu Panel píznak Panel píznak slouží k indikaci rzných zmn platných dat. Základní píznaky jsou: Platná data jsou momentáln v PC. Platná data jsou momentáln v pamti objednávkového terminálu. Signalizuje, kdo je práv pihlášen, jako uživatel. Panel nástroj v tiskových sestavách. - 8 -
2. Evidence strávník Modul Strávník umožuje evidenci objednávek strávník,evidovat platby, sledovat peplatky, nedoplatky. Dále generuje etné tiskové sestavy pro vyhodnocení objednávek strávník, plateb a peplatk nedoplatk. Abychom všechny tyto funkce mohli zaít používat, je teba nejprve nastavit tzv. íselníky. 2.1 íselníky V nabídce hlavní lišty vyberte nabídku Evidence strávník a zvolte íselníky. Zobrazí se nabídka jednotlivých položek (obr.2.1), které je teba nastavit. obr.2.1: 2.1.1 Chody V této položce je možné nastavit jaké chody jídel se podávají (obr.2.2). 1. do sloupce Jídlo zapište skutený název chodu jídla ( nap. Snídan, Obd..) 2. do sloupce Zkr. uvete zkratku, pod kterou se bude uritý druh jídla zobrazovat v kalendái strávníka. Pokud používáte terminál a chcete umožnit strávníkm zmny na terminálu pro daný chod, je nutno použít velkých písmen (nap. Snídan S, Obd O, Svaina SV.) 3. do sloupce D zapište íslo, které uruje kolik se u daného chodu vaí druh jídel. 4. do sloupce P zapište íslo, které uruje poadí, ve kterém se budou dané chody zobrazovat v kalendái strávníka. 5. do sloupce J zapište íslo, které uruje kolik druh jídel se pro daný chod zobrazí v jídelníku.. 6. Další ádek pro editaci nového chodu otevete šipkou dol z poslední pozice stávajícího seznamu nebo stiskem klávesy Insert.. Odstranit nepotebný ádek ze seznamu lze pomocí kláves Ctrl+Delete. 7. Ukonení nastavení kliknte na tlaítko Zpt. obr.2.2: - 9 -
2.1.2 Kategorie V této položce se urují cenové kategorie do kterých budou jednotliví strávníci zaazeni a zárove urují, kolik má strávník dané kategorie zaplatit za odebranou stravu (obr.2.3). 1. Nejprve v kolonce Období nastavte období, pro které chcete nastavit nové ceny. 2. Do sloupce Název kategorie napište název vámi urené kategorie, program do sloupce P. automaticky doplní poadové íslo, které máte možnost zmnit kliknutím do píslušné kolonky a pepsáním ísla. Kategorie se adí podle abecedy, ale na nkterých tiskových sestavách jsou seazeny podle poadí ureného v tomto sloupci. 3. V následujících kolonkách se nastavuje cena jednotlivých chod pro dané kategorie: Chod - zkratka chodu, která byla použita v nastavení 2.1.1 Chody( str.9) Cena - uruje hodnotu daného jídla, která bude útována strávníkovi F.n. - finanní norma V.n. - vcné náklady Písp.1, Písp.2 - zde je možné zapsat ástku, kterou strávníkm pispívá jiná organizace Mz. - mzdové náklady Pr. - provozní náklady Fksp - píspvek Fksp Další nastavení: Porce - íslo porce, kterou strávníci v dané kategorii budou dostávat. Cen. Kategorie - poadové íslo (stejné jako kolonka P. ) íslo zaízení - napište 0. Pouze v pípad, že vyvážíte mimo jídelnu a tito strávníci nemají pidlen ip, napište 1 (0- data se posílají do terminálu, 1- data se exportují na disketu ). Skup. kal Nor. koef. Sted. DPH : Vk od: Vk do: - pokud máte zakoupen modul SKLAD a chcete používat výpoet spotebního koše, vyberte z nabídky píslušnou skupinu (O=obdový, C=celodenní, ísla udávají vkovou kategorii ) - v pípad, že používáte v programu normování, napište normovací koeficient - znamená stedisko, napište 01,02 atd., podle toho, kolik dláte výdejek a ke které výdejce patí daná kategorie - v pípad, že jste plátci dan, zvolíte píslušnou DPH - napište spodní vkovou hranici, pokud chcete, aby program u dané kategorie kontroloval správnost zaazení strávníka podle vku - napište horní vkovou hranici, pokud chcete, aby program u dané kategorie kontroloval správnost zaazení strávníka podle vku SIMULACE KREDITU Je to výraz pro použití fiktivní ástky u strávník, kteí platí z njakého dvodu zptn. Pokud je volitelné políko bílé, volba není aktivní. Pokud je toto políko zatržené, je volba simulace kreditu aktivní u všech strávník, kteí patí do této kategorie. Pokud strávník není v simulaci kreditu, musí mít kladný zstatek na svém osobním útu, jinak nemá umožnnu manipulaci na terminálu. Terminál poítá hodnotu daného jídla a pokud by ml strávník pekroit limit kreditu, terminál napíše Peerpán kredit a neumožní uložení objednávky. Strávník musí tedy nkteré jídla odhlásit a potom mu bude umožnno na terminálu objednávku uložit. - 10 -
Opakem je strávník, který je v Simulaci kreditu. Jsou to vtšinou zamstnanci, firmy..., kteí budou platit zptn. Aby jim bylo umožnno objednávat na terminálu, posílá program u tchto strávník simulovanou ( fiktivní ) ástku 3.000,- K. Je to ástka pouze pro terminál, aby povolil zmnu objednávky. Program bude poítat skutenou hodnotu objednaných jídel a strávník bude v programu v mínusu, dokud svj záporný úet nevyrovná platbou (hotov, fakturou, srážkou ze mzdy...). 4. Další ádek pro editaci nové kategorie otevete šipkou dol z poslední pozice stávajícího seznamu nebo stiskem klávesy Insert. Odstranit nepotebný ádek ze seznamu lze pomocí kláves Ctrl+Delete. 5. Ukonení nastavení kliknte na tlaítko Zpt. obr.2.3: 2.1.3 Skupiny V této volb je možno rozdlit jednotlivé strávníky do menších skupin. Výhodou je zjednodušení vyhledávání a tídní strávník v seznamech a tiskových výstupech. (nap. zamstnanci, uitelé, kuchyn, tída 1A, tída 1B, cizí strávníci, firma.. Obr.2.4) 1. do sloupce Název skupiny napište název 2. sloupec P. znamená poadové íslo skupiny. Pokud bude uvedeno, budou se na nkterých sestavách adit skupiny podle tchto po. ísel. Kolonka Simulace kreditu je stejná jako u kategorie. Vztahuje se však pouze na vybranou skupinu. 3. Další ádek pro editaci nové skupiny otevete šipkou dol z poslední pozice stávajícího seznamu nebo klávesou Insert.. Odstranit nepotebný ádek ze seznamu lze pomocí kláves Ctrl+Delete. 4. Ukonení nastavení kliknte na tlaítko Zpt. - 11 -
obr.2.4: 2.1.4 Zpsoby plateb Zde se uvádí seznam všech možných zpsob plateb, kterých mže strávník použít pi placení stravného za dané období. (nap. hotov, složenkou, na fakturu obr.2.5). obr.2.5: 1. do kolonky C zapište poadové íslo platby. 2. do sloupce Název uvete název zpsobu platby. 3. do sloupce Zkr. uvete zkratku pod kterou se bude zpsob platby u strávníka zobrazovat v záložce Data za období a v platebním deníku. 4. Další ádek pro editaci nové skupiny otevete šipkou dol z poslední pozice stávajícího seznamu nebo klávesou Insert. Odstranit nepotebný ádek ze seznamu lze pomocí kláves Ctrl+Delete. 5. Ukonení nastavení kliknte na tlaítko Zpt. - 12 -
2.1.5 Druhy plateb Zde se nastaví druh plateb (obr.2.6). To znamená, za co strávník ástku zaplatil (nap. stravné, ubytování, záloha za ip ). obr.2.6: 1. do kolonky C zapište poadové íslo druhu platby. 2. do sloupce Název uvete název druhu platby. 3. do sloupce Zkr. uvete zkratku pod kterou se bude druh platby zobrazovat v záložce Data za období a v Platebním deníku. 4. Další ádek pro editaci nové skupiny otevete šipkou dol z poslední pozice stávajícího seznamu nebo klávesou Insert. Odstranit nepotebný ádek ze seznamu lze pomocí kláves Ctrl+Delete. 5. Ukonení nastavení kliknte na tlaítko Zpt. 2.1.6 Penžní ústavy Zde se nastaví seznam bžn používaných penžních ústav u strávník (obr.2.7). obr.2.7: 1. do sloupce Název uvete název penžního ústavu 2. do sloupce Zkr. uvete zkratku pod kterou se bude penžní ústav zobrazovat pi zadávání platby a v Platebním deníku. 3. Další ádek pro editaci nové skupiny otevete šipkou dol z poslední pozice stávajícího seznamu nebo klávesou Insert. Odstranit nepotebný ádek ze seznamu lze pomocí kláves Ctrl+Delete. 4. Ukonení nastavení kliknte na tlaítko Zpt. - 13 -
2.1.7 eská spoitelna Zde se vyplují údaje o eské spoiteln (obr.2.8) pro možnou komunikaci s tímto penžním ústavem pomocí diskety. Tyto údaje vyplovat pouze po dohod se správcem programu (nutná pedchozí smlouva s S). obr.2.8: - 14 -
2.2 Seznam strávník Pokud jsou správn nastaveny íselníky v menu Evidence strávník, mžete zaít používat Seznam strávník. V nabídce hlavní lišty vyberte menu Evidence strávník a zvolte Seznam strávník nebo kliknte na ikonu. Zobrazí se seznam strávník jako další panel nástroj (obr.2.12), kde jsou seskupeny všechny potebné funkce týkající se strávník. Do hlavní nabídky tohoto panelu se dostanete bu kliknutím myši pímo na vybranou nabídku nebo stiskem klávesy F10, kde pro pohyb v menu použijete klávesy ŠIPKY a pro potvrzeni klávesu ENTER. obr.2.12: V levé ásti panelu je zobrazen seznam jednotlivých strávník a v pravé ásti jsou zobrazeny ve form záložek informace o daném strávníkovi - Údaje strávníka (nap. zpsob platby, datum narození, adresa, píp. íslo pidleného ipu atd.), Kalendá (rozpis objednávek) a Data za období (pehled jeho financí platby, aktuální zstatek atd.). Pro pohyb v seznamu strávník použijte klávesy ŠIPKY, PageUp/PageDown nebo kliknte myší pímo na vybraného strávníka, pro zobrazení záložky kliknte myší pímo na vybranou záložku. Pokud je oznaen strávník a stisknete klávesu ENTER, automaticky se oteve Kalendá pro editaci objednávek. Vyhledávání strávníka Kliknte do seznamu strávník a šipkami VLEVO nebo VPRAVO zvolte seazení (a-z) podle píjmení, jména, skupiny nebo kategorie (místo kategorie lze nastavit ev.íslo, zam.íslo nebo lze tuto volbu úpln zrušit), podle kterého se zobrazí mode - 15 -
záhlaví sloupce. Pak zante psát nap. zaátek píjmení (pokud je vybráno seazení podle píjmení) a kurzor se automaticky pesune na prvního strávníka, který zaíná vámi zvoleným píjmením. Pokud chcete vyhledat dalšího strávníka, musíte nejprve stisknutím klávesy Esc zrušit pedchozí vyhledávání, a zadáním nového píjmení vyhledáte dalšího strávníka. Pokud používáte klávesnicovou teku, piložte ip a program vyhledá automaticky strávníka podle ipu. 2.2.1 Strávník 2.2.1.1 Nový strávník 1. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Nový strávník, nebo pokud se nacházíte v levé ásti panelu pímo na seznamu strávník (libovolný strávník je prosvícen mode), stisknte klávesu Insert. 2. Oteve se formulá pro vyplnní údaj o strávníkovi a kurzor bliká v první kolonce Píjmení. Kolonky prosvícené mode jsou povinné údaje, které staí, aby strávník mohl být uložen do seznamu. Do další kolonky se posunete stiskem klávesy ENTER, tabulátorem nebo kliknutím myši. V okn které chcete editovat musí blikat kurzor. U políka Skupina, Kategorie, Zpsob platby se text vybírá ze seznamu - pomocí šipky DOL nebo kliknutím myší na rozbalovací šipeku vyvoláte seznam a v nm (znovu pomocí šipek, nebo kliknutím myši) vyberete píslušný ádek. Tímto zaadíte strávníka do skupiny, nebo kategorie do které patí, nebo mu vyberete píslušný zpsob platby. Všechny ádky v tchto seznamech jsou editovatelné v nabídce íselníky. 3. V dolní ásti údaj strávníka je tzv. šablona (obr.2.13a,b), podle které se generuje (otevírá) rozpis kalendáe na nový msíc (období). obr.2.13a: obr.2.13b: Aby ml strávník možnost se stravovat, je teba povolit daný chod zatržítkem v bílém políku. Pokud je zatržítko u Snídan, Obd a políko Veee je volné, strávník má možnost objednávek Snídaní a Obd. Sloupce L,S jsou šablony jednotlivých dn pro Sudé a Liché týdny (používá se jen v pípad, že se strávníkovi mní rozpis pravideln podle lichých a sudých týdn). V šablon je také možnost nastavit rzné pedvolby objednávek strávníka, které se opakují pravideln každý msíc. Symbol: * - nevaí se, 1 objednán chod 1, 0 odhlášeno (možnost pihlásit se) Obr.2.13a - podle tohoto nastavení se strávníkovi pipraví rozpis následovn: Snídan: na každý den (krom sobot a nedlí, kdy se nevaí) je objednáno Obd: na každý den (krom sobot a nedlí, kdy se nevaí) je objednáno - pedvolen chod 1. Veee: P,Ú,S, - objednáno, P (pátek)- objednáno není, ale lze objednat, S,N - nevaí se Obr.2.13b - podle tohoto nastavení se strávníkovi pipraví rozpis následovn: Snídan: P nevaí se, Ú,S, objednáno, P,S,N - nevaí se Obd: P,Ú,S,- objednáno (pedvolen chod 1), P (pátek) objednáno není, ale lze objednat, S,N - nevaí se Veee: v kalendái se neobjeví, není povolena (není zatržítko u veee) Rzné názvy chod a jejich poadí zobrazení v kalendái se nastavuje v íselníku->chody. 4. Správn vyplnné údaje o strávníkovi potvrdíte tlaítkem Uložit. Objeví se dotaz Skuten rozepsat objednávku na období? Pokud zvolíte Ano, strávník se zaadí do seznamu a na aktuální období se mu rozepíše kalendá podle - 16 -
šablony (mže se stravovat už od zítka). Pokud zvolíte Ne, strávník se zaadí do seznamu bez rozepsání kalendáe. Pokud nechcete strávníka uložit, použijete tlaítko Zpt. Zmny v nastavení šablony Všechny zmny v nastavení šablon se projeví pi vytvoení nového období (msíce). Pi otevírání nového období se program podívá u každého strávníka do jeho šablony a pokud je vyplnna, vytvoí kalendáe podle nastavení v šablonách. Pokud strávník nemá šablonu pro jednotlivé dny vyplnnu, program automaticky navolí 1 na celý msíc (mimo SO,NE). Pokud chcete, aby se zmna projevila již v aktuálním msíci, je teba nejprve nastavit šablonu (zatrhnout nebo odtrhnout jednotlivé chody, píp. nastavit šablonu pro jednotlivé dny) a stisknout tlaítko. Program vymaže nebo rozepíše dané chody v kalendái podle nastavené zmny. Nap. pokud chcete nap. znovu rozepsat chod podle nové šablony, je teba nejprve daný chod odebrat (zrušit v šablon u daného chodu zatržítko a stisknout tlaítko. Potom je teba znovu zatrhnout daný chod, nastavit šablonu pro jednotlivé dny a znovu kliknout na tlaítko.! UPOZORNNÍ: Pokud chcete rušit strávníkovi kalendá (chod), je teba si uvdomit, jestli v nm nejsou objednávky, o které v pípad zrušení nenávratn pijdete. KALENDÁ + DATA ZA OBDOBÍ V záložce Kalendá (obr.2.14) je zobrazen rozpis objednávek podle navolené šablony. Pokud je kalendá podbarven žlut, není pipraven pro editaci (zapisování). Je teba kliknout do kalendáe myší nebo stisknout klávesu Enter, kalendá se podbarví bíle a je možné provádt zmny (pihlášky, odhlášky..). Jednotlivé sloupce zobrazují rozpis na jednotlivé chody (Ssnídan,O-obd, V-veee atd.). Použité znaky: 0 - odhlášeno * - nevaí se 1,2,3 - objednávka daného chodu A,B,C - odebrané jídlo Použití kláves (nelze použít, pokud je v kalendái * ): pihlásit celý den (pi více chodech) - klávesa + (plus) odhlásit celý den - klávesa (mínus) pihlásit celý msíc (zbytek msíce od aktuální pozice kurzoru) Ctrl+P odhlásit celý msíc Ctrl+O Pokud má strávník objednáno v kalendái a stravu si odebírá, mní se 1 na A, 2 na B, 3 na C,. Je tedy vidt i zptn jestli a jakou stravu si strávník odebral. Pokud má strávník v kalendái zobrazeno K, L, M, strávník má objednáno pouze do výše kreditu (viz kap.2.2.5.2). Jakmile si strávník navýší kredit, mní se K na 1, L na 2, M na 3. Pokud zmnu v kalendái provede: uživatel na PC, políko v kalendái bude zabarveno zelen strávník na terminálu, políko v kalendái bude zabarveno mode hromadná zmna, políko v kalendái bude zabarveno erven strávník na vzdáleném výdejním míst, políko v kalendái bude zabarveno fialov V záložce Data za období (obr.2.15) je možné sledovat strávníka a jeho vedení útu. V horní ásti jsou vidt jednotlivé chody, poet objednaných jídel, cena za daný chod, cena celkem, píspvek 1,2 a Fksp. Ve stední ásti Platby je potom vidt, jaké ml strávník pohyby na svém útu v daném období. Dole je celkové zhodnocení stavu útu. Pevod Stravné Platba - je ástka, která ukazuje to, co zstalo strávníkovi z pedchozího období. - je ástka (pedpis podle objednávky), kterou by ml strávník uhradit za toto období. - je ástka, kterou strávník v tomto období uhradil. - 17 -
Ubytování Zstatek - je ástka (pedpis za ubytování), kterou je možno run pepsat u jednotlivce nebo zapsat hromadn podle filtru pomocí funkce Platby - Zapsat ceny ubytování hromadn viz. kapitola 2.2.3.3. Tato ástka bude odetena z kreditu strávníka. - je ástka, která uruje konený stav útu strávníka po zohlednní pedchozích kolonek a v následujícím období se zobrazí jako Pevod. Písp. 1, Písp. 2 - jsou pouze informativní ísla, které ukazují jaké má strávník celkové píspvky. Nezasahují do zstatku strávníka. obr.2.14: obr.: 2.15 2.2.1.2 Oprava údaj u strávníka Tato funkce umožuje editovat již nastavené údaje o strávníkovi. Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Oprava, nebo stisknte klávesu F4. Oteve se stejné okno jako pi zakládání nového strávníka. V ostatních pípadech jsou údaje u strávníka needitovatelné. Pokud zmníte strávníkovi kategorii a chcete, aby se zmna projevila v aktuálním a píp. v dalším již oteveném období, je teba provést aktualizaci cen viz kap.2.2.5.6. - 18 -
2.2.1.3 Smazání strávníka Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník > Smazat strávníka, nebo stisknte klávesy Ctrl+Delete. Program nedovolí smazat strávníka, pokud nejsou archivována období, ve kterých ml objednávku nebo platbu a pokud má pidlen ip, bude mu odebrán. 2.2.1.4 Pipravení strávníka ke smazání Tato funkce umožuje pipravit si strávníka ke smazání, což znamená, že nebude možno zasahovat do údaj strávníka, rozepisovat mu objednávky nebo provádt platby. Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník >Pipravit strávníka ke smazání. Jakmile budou archivována období, ve kterých ml strávník rozepsaný kalendá s objednávkou nebo platbu a bude mu píp. odebrán ip, bude možno strávníka smazat. Tuto funkci lze použít pro vybrané strávníky hromadn viz Hromadné zámny podle filtru kap. 2.2.1.12. POZOR: Takto je možné pipravit pouze strávníka, který je finann vyrovnán, nemá pidlen ip a nemá kalendá z rozpisem objednávek. Pokud se strávník v aktuálním msíci stravoval, je možné ho pipravit ke smazání až píští období. 2.2.1.5 Zrušení píznaku ke smazání Funkce zruší píznak ke smazání u zobrazených strávník, kteí byli pipraveni ke smazání. Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník Zrušit píznak ke smazání. Tuto funkci lze použít pro vybrané strávníky hromadn viz Hromadné zámny podle filtru kap. 2.2.1.12. 2.2.1.6 Zobrazení strávník ke smazání Zde si mžete volit, jestli chcete zobrazovat strávníky pipravené ke smazání (vit pedchozí funkce). V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník a kliknutím na funkci Zobrazovat strávníky ke smazání si v dalším menu vyberete, zda chcete zobrazit všechny strávníky, nebo jen pipravené ke smazání nebo nezobrazovat strávníky pipravené ke smazání. Pozor: Jakmile zvolíte zobrazit jen pipravené ke smazání nebo nezobrazovat strávníky pipravené ke smazání, objeví se pod seznamem strávník signalizace FILTR - nejsou zobrazení všichni strávníci! 2.2.1.7 ipy Funkce týkající se ip lze použít pro vybrané strávníky hromadn viz Hromadné zámny podle filtru kap.2.2.1.12. Pidlení ipu 1. Pokud chcete strávníkovi ze seznamu pidlit ip, vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> ipy -> Pidlit ip, nebo stisknte klávesu F8. 2. Oteve se vám seznam ip. Najdte a oznate íslo ipu, který chcete strávníkovi pidlit a zvolte Potvrdit. Pokud používáte klávesnicovou teku, v seznamu ip piložte ke tece ip, ímž vyhledáte daný ip nebo jej pidáte do seznamu. 3. Automaticky se zobrazí okno pro zadání platby zálohy za ip. Pokud si strávník ip kupuje, napište ástku a kliknte na tlaítko Potvrdit, jinak kliknte na Zpt (platba nebude zadána). 4. V údajích strávníka se zobrazí íslo ipu a P.íslo ipu (poadové íslo ipu). - 19 -
Odebrání ipu Je to opaná funkce než pedchozí. 1. Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> ipy -> Odebrat ip nebo stisknte klávesu Ctrl+F8. 2. Objeví se dotaz Skuten odebrat ip? Kliknutím na Ano, nebo potvrzením klávesou Enter se odebere strávníkovi ip, který se zaadí zpátky do seznamu ip k dalšímu použití. Zablokování ipu 1. Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník ipy - Zablokovat ip nebo stisknte Shift+Delete. 2. V údajích strávníka a v seznamu ip se nastaví vedle poadového ísla ipu písmeno B oznaení, že je ip zablokován. 3. Dále se tato volba projeví tím, že u strávníka zstává oteven kalendá se všemi navolenými objednávkami, ale PC do terminálu odesílá jako objednávku samé hvzdiky (*****). To pro strávníka znamená, že nemá stravu a nemže si ji v žádném pípad ani pihlásit. Pokud je ip zablokován, nelze s tímto ipem provádt objednávky, výdej atd., dokud nebude odblokován. Tato volba se nejastji používá pi ztrát ipu, aby nedošlo k jeho zneužití a poškození strávníka, který tento ip ztratil. Pokud se ip nenajde, tak se strávníkovi v jeho údajích odebere a pidlí se mu jiný. Odebraný ip se zaadí zpt do seznamu ip, ale nadále u sebe má oznaení B blokovaný a není možné ho pidlit.nkomu jinému. Zablokování ipu je možné použít také u tzv. neplati. Odblokování ipu Tuto volbu lze provést pouze u strávníka jemuž nebyl odebrán blokovaný ip. Je to opaná volba, kde se uvádí údaje strávníka do pvodního stavu po zablokování ipu. 1. Vyberte strávníka a v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> ipy -> Odblokovat ip nebo stisknte Shift+Insert. 2. Údaje strávníka se opt obnoví a ze záznam se odstraní oznaení B. Do terminálu se odešlou údaje objednávky, které zstaly zachované v kalendái pi zablokování ipu. Poté mže strávník objednávat, odebírat a odhlašovat stravu. 2.2.1.8 Variabilní symboly Pidlit var. Symbol V programu je možné vytvoit seznam var. symbol (ve spolupráci se správcem programu). Tyto var. symboly je možné následn pidlovat, stejn jako ipy. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Variabilní symboly -> Pidlit var. Symbol nebo stisknte klávesu F9. Odebrat var. symbol Je to opaná funkce jako pidlení var. symbolu. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Variabilní symboly -> Odebrat var. Symbol. Pokud var. symbol odeberete strávníkovi, íslo se vrátí do seznamu a je možné ho pidlit jinému strávníkovi. Pidlit var. symbol vybrané skupin Pidlit var. Symbol mžete hromadn vybrané skupin strávník. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Variabilní symboly -> Pidlit var. symbol vybrané skupin a vyberte skupinu ze seznamu skupin. Pokud nejsou v seznamu variabilních symbol volné symboly pro všechny strávníky vybrané skupiny, objeví se upozornní, že nejsou var. symboly volné. - 20 -
Odebrat var. symbol vybrané skupin Je to opaná funkce jako funkce než pedchozí. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Variabilní symboly -> Odebrat var. symbol vybrané skupin a vyberte skupinu ze seznamu skupin. Doplnit var. symboly podle ev. ísel (pouze Správce) Pokud chcete hromadn doplnit var. symboly zobrazeným strávníkm podle evidenních ísel (vzhledem k jedinenosti ev. ísel doporuujeme), v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Variabilní symboly -> Doplnit var. symboly podle ev. ísel. Zobrazeným strávníkm budou doplnny 10ti místné var. symboly skládající se z ev. ísla, ped které budou pedazeny nuly. 2.2.1.9 Najít Tuto volbu je možné použít pro vyhledání strávníka podle evidenního ísla, spec. symbolu, var. symbolu, ísla útu, ísla ipu, ísla zamstnance nebo datumu narození. Používá se nap. pro vyhledání pi zápisu platby strávníka z výpisu od Banky. 1. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník - Najít nebo stisknte klávesu F3. 2. Oteve okno (obr.2.16), kde je teba vypsat hledaný text a oznait ve kterých kolonkách údaj strávníka se text má hledat. obr.2.16: 3. Po stisknutí tlaítka vyhledat se oznaí strávník u kterého byl nalezen hledaný text. 2.2.1.10 Rozepsat objednávky a aktualizovat Tato funkce hromadn rozepíše strávníkm objednávky. V pípad existujícího kalendáe se objednávka zmní podle aktuálního nastavení šablony! 2.2.1.11 Import strávník POZOR: funkci nepoužívat bez souhlasu správce programu - 21 -
2.2.1.12 Hromadné zámny podle filtru Pomocí této funkce je možno mnit nkteré spolené znaky strávník hromadn, jako nap. zmna skupiny, kategorie, zpsobu platby atd..! POZOR: Ped použitím hromadné zámny doporuujeme zálohu dat. Zámna skupiny, kategorie, zpsobu platby Vyberte v seznamu strávník požadovanou skupinu pomocí filtru. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru, potom vyberte jednu z hromadných funkcí nap. Zámna kategorie (viz obr.2.16). Oteve se okno s hlavikou Do skupiny, vyberte patinou skupinu, do které se mají vybraní strávníci nov zaadit. Stisknte tlaítko Potvrdit. Na dotaz Opravdu u všech vybraných strávník zapsat kategorii? odpovzte Ano. U zámny skupiny, zpsobu platby je postup obdobný. Zadání spoleného variabilního symbolu Vybrané skupin strávník bude pidlen vámi zvolený stejný variabilní symbol. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Zadání spoleného variabilního symbolu. Zobrazí se okno Zadejte variabilní symbol k nahrazení, kde napíšete daný var. symbol a potvrdíte tlaítkem OK. Objeví se dotaz Opravdu chcete u všech vybraných strávník nahradit variabilní symbol a zadat.? a pokud opravdu chcete provézt zmnu var. symbolu, zvolíte Ano. Nastavení datumu narození podle variabilního symbolu Pokud mají strávníci zadáno rodné íslo jako variabilní symbol, je možno podle nich hromadn doplnit u strávník datumy narození. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Nastavení datumu nar. podle var. symbolu. Pidlit ipy Použitím volby program sám pidlí ip pouze u tch vybraných strávník, kteí ješt nemají pidlen ip. Již pidlené ipy program zachová. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Pidlit ipy. Objeví se dotaz Skuten hromadn pidlit ipy? Zvolíte Ano. Odebrat ipy Je to opaná volba, než pedchozí. Použitím volby program sám odebere všem strávníkm ve skupin ip a zaadí ho zpt do seznamu ip k dalšímu použití. (Možno použít pi ukonení posledního roníku ve škole spojeno z pesunem strávník do archivu). V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Odebrat ipy. Objeví se dotaz Skuten hromadn odebrat ipy? Zvolíte Ano. Zablokovat / Odblokovat ipy Použitím volby program sám zablokuje/odblokuje ipy u tch vybraných strávník, kteí mají pidlen ip. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Zablokovat/Odblokovat ipy. Objeví se dotaz Skuten hromadn zablokovat/odblokovat ipy? Zvolíte Ano. Nastavit výdejní místo Tato funkce hromadn nastaví vybraným strávníkm jiné výdejní místo. - 22 -
Simulace kreditu Tato funkce hromadn aktivuje/deaktivuje vybraným strávníkm volbu Simulace kreditu Strávníci potom mohou na terminálu objednávat i když jejich zstatek v programu je záporný. (Podrobnosti najdete na str. 10 ) V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Simulace kreditu -> Zapnout/Vypnout. Objeví se dotaz Skuten zapnout/vypnout simulaci kreditu? Zvolíte Ano. Pipravit ke smazání Tato funkce umožuje hromadn vybrané strávníky pipravit ke smazání, což znamená, že nebude možno zasahovat do jejich údaj, rozepisovat objednávky nebo provádt platby (podrobnosti viz kap. 2.2.1.4). V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Strávník -> Hromadné zámny podle filtru a jako hromadnou funkci vyberte Pipravit ke smazání. Objeví se dotaz Skuten pipravit všechny zobrazené strávníky ke smazání? Zvolíte Ano. Zrušit píznak ke smazání Opaná funkce k funkci pedchozí (stejný postup). Smazat strávníky Tato funkce hromadn vymaže vybrané strávníky. Program nedovolí smazat strávníky, pokud nejsou archivována období, ve kterých mli objednávku nebo platbu a pokud mají pidlené ipy, budou jim odebrány. 2.2.2 Filtr Pomocí filtru je možné zobrazovat vybrané strávníky spolených znak, jako je Skupina, Kategorie, Zpsob platby, kategorie podle vku atd. obr.2.17: - 23 -
Použití filtru: 1. V nabídce modulu Seznam strávník kliknte na Filtr. 2. Zobrazí se okno filtru (obr.2.17), ve kterém je nutno zadat, podle jakých znak program vybere a zobrazí strávníky. Pi nastavování je možné zadat i více spolených znak vyhledávání, jako nap. podle Skupiny a zárove podle Kategorie. V tomto pípad je tedy nutno zatrhnout jak políko u skupiny, tak i u kategorie. 3. Po nastavení všech spolených znak stisknte tlaítko Potvrdit. Program vybere do seznamu strávník pouze ty strávníky, kteí odpovídají danému nastavení. 4. Pro zrušení jakéhokoliv nastavení filtru otevete filtr (v nabídce modulu Seznam strávník kliknte na Filtr) a následn kliknte na tlaítko Bez filtru. Uložení vlastního nastavení: Filtr umožuje ukládat pedvolby filtru podle vlastního nastavení. Nastavte filtr podle vlastního nastavení a v dolní ásti okna Filtr kliknte na tlaítko Uložit. Objeví se okno Zadejte název ukládaného filtru. Zadejte vlastní název filtru a kliknte na OK. Vámi nastavený filtr se uloží pod názvem, který jste zadali a objeví se v seznamu Uložené filtry v dolní ásti okna Filtr. Pokud pi ukládání vlastního filtru nezadáte název, program název piadí sám. Filtr je možno použít v kombinaci s jinými funkcemi nap. pi tiskových sestavách jen pro urité strávníky. 2.2.3 Platby 2.2.3.1 Zápis platby 1. Pro zadání platby strávníkovi vyberte strávníka, v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby > Zápis platby nebo vyberte strávníka a stisknte klávesu F5. Oteve okno pro zadání platby (obr.2.18). obr.2.18: 2. Zadejte datum.v prvním ádku je zobrazeno aktuální datum. Pokud je teba platbu zadat na jiný den, je nutné pomocí tlaítka rolovací lišty otevít kalendá a vybrat požadovaný den. 3. Zadejte ástku.v pípad, že konený zstatek strávníka je záporný, zobrazí se na druhém ádku minimální ástka, kterou musí strávník zaplatit. Pokud chce strávník zaplatit jinou ástku, je nutné tuto ástku pepsat. 4. Zadejte zpsob platby (je zadán v údajích strávníka. Je-li nutné tento údaj zmnit, kliknutím levého tlaítka myši do kolonky se nabídne seznam možných text. Kliknutím myši vyberte text, který se zobrazí v kolonce. 5. Zadejte druh platby. 6. Po nastavení všech voleb kliknte na tlaítko Potvrdit. Program zapoítá a zaeviduje danou platbu a promítne ji u strávníka v záložce Data za období. Zárove se také platba zapíše do platebního deníku. - 24 -
Tisk stvrzenky Pokud chcete tisknout stvrzenku automaticky u všech strávník, je nutné pi zadávání platby (ješt ped potvrzením platby) zatrhnout políko Paragon automaticky. Chcete-li tisknout stvrzenku jen na vyžádání strávníka, pi zadávání platby použijte tlaítko Tisk paragonu (nastavení vzhledu stvrzenky se provede v menu hlavní lišty Pomcky -> Nastavení programu viz kap. 5.11.). Pokud je pipojena paragonová tiskárna, je možno tisknout stvrzenku jako paragon, jinak se stvrzenka vytiskne na formát A4. Pro nastavení tisku více kopií stvrzenek, zadejte píslušné íslo do kolonky kopií:, pro nastavení tisku více kopií stvrzenek na jednu stranu, zadejte píslušné íslo do kolonky kopií: a zatrhnte políko na 1 stranu a kliknte na tlaítko Tisk paragonu. Paragon je možno vytisknout i dodaten, bez toho, aniž by se zapsala platba u strávníka. Vyberte strávníka, kliknte na záložku Data za období, pravým tlaítkem myši kliknte na vybranou platbu. Objeví se okno, kde vyberete Zopakovat tisk paragonu. Zobrazí se stejné okno, jako pi zadávání platby, kde kliknete na Tisk paragonu. Vytiskne se vám stvrzenka, kde bude uvedeno Kopie stvrzenky. 2.2.3.2 Zrušit platbu Touto volbou je možné zrušit jakoukoli již zadanou platbu. 1. Nejprve vyberte strávníka a kliknte na záložku Data za období. 2. kliknutím oznate platbu, kterou chcete zrušit, a potom v nabídce Seznamu strávník zvolte Platby - Zrušit platbu, nebo klávesou Ctrl+F5, nebo pravým tlaítkem myši kliknte na vybranou platbu a zvolte Zrušit platbu. 3. Objeví se dotaz Skuten zrušit platbu z xx.xxx2005, xx K? Zvolíte Ano. 4. Platba je zrušena i z platebního deníku a všechny stavy financí se pepoítají. 2.2.3.3 Zapsat ceny ubytování hromadn Tato funkce je využita pro nastavení hodnoty za ubytování. Je možné ji provést pouze pokud jsou data v PC. Po použití funkce se oteve okno pro zadání ástky. Tato ástka bude strávníkm odetena z jejich kreditu. ástka se také zapíše v záložce data za období do kolonky Ubytování. Pokud udláte chybu, je možné funkci opakovat a zadat ástku jinou. ástku v kolonce ubytování je možné zmnit také run pepsáním na jinou. Zstatek u strávníka se aktuáln pepoítá. 2.2.3.4 Zapsat inkasa podle zstatk Pomocí této funkce mžete hromadn zapsat platbu tm strávníkm, kteí mají momentáln nedoplatek (vyrovná se jim dluh). Tuto funkci mžete použít nap. pro zápis plateb, které jste vyinkasovali. 1. Pomocí filtru vyberte strávníky, kterým chcete zapsat platbu podle záporného zstatku a nastavte správné období. 2. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby -> Zapsat inkasa podle zstatk. 3. Na dotaz Opravdu chcete u všech zobrazených strávník zadat platbu podle zstatk v období.? odpovzte Ano. 4. Objeví se okno pro zadání platby, kde nastavte Datum platby, Zpsob platby a Druh platby a píp. Banku a DPH. 5. Platbu potvrdíte kliknutím na tlaítko Potvrdit. Program platby zapíše a zobrazí hlášení o celkové sum, která byla zapsána. Kliknte na OK. 2.2.3.5 Zapsat úhrady podle zstatk Pomocí této funkce mžete hromadn více strávníkm zapsat vrácení peplatku. Tuto funkci mžete použít nap. pro zápis plateb vrácených peplatk pi vyútování na konci školního roku. 1. Pomocí filtru vyberte strávníky, kterým chcete zapsat vrácení peplatku (zapsání platby podle kladného zstatku) a nastavte správné období. 2. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby -> Zapsat úhrady podle zstatk. 3. Na dotaz Opravdu chcete u všech zobrazených strávník zadat úhradu podle zstatk v období.? odpovzte Ano. 4. Objeví se okno pro zadání platby, kde nastavte Datum platby, Zpsob platby a Druh platby a píp. Banku a DPH. 5. Platbu potvrdíte kliknutím na tlaítko Potvrdit. Program platby zapíše a zobrazí hlášení o celkové sum, která byla zapsána. Kliknte na OK. - 25 -
2.2.3.6 Platby a úhrady pomocí internetové banky Pokud používáte internetové propojení s bankou, program umožuje: pevzít výpis z útu z banky (ve form souboru) a importovat platby pímo ke strávníkm podle var. symbolu zadávat hromadné píkazy k inkasu zadávat hromadné píkazy k úhrad. Import plateb 1. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby, pak vyberte píslušnou banku (SOB, KB, GE..) a v dalším menu zvolte Import plateb. 2. Objeví se okno pro zadání cesty k souboru. 3. Zvolte píslušný adresá (nebo disketu, flash disk..), který obsahuje výpisy (soubory) z banky, oznate výpis a kliknte na tlaítko Otevít. 4. Program zpracuje údaje o platbách a zobrazí je v okn Importované platby (obr.2.19). Okno obsahuje údaje o platb jako je Datum zaplacení, Var. symbol strávníka, ástku, Poznámku, ve které je uveden název útu ze kterého byla platba provedena, Úet, kód banky a S. symbol. V dolní ásti okna je uveden celkový souet položek v K. Importované platby je možno kliknutím na tlaítko Tisk vytisknout pro uschování jako doklad provedené operace. UPOZORNNÍ: Používání a prvotní nastavení formátu pro import dat z banky je teba konzultovat ze správcem programu. 5. Pokud jsou v importovaných platbách položky, které nejsou k zaútování strávníkm, je možné je smazat bu pomocí klávesy Delete (kliknte na položku, kterou chcete smazat a stisknte Delete) nebo oznaením položky formou zatržítka v posledním sloupci a pak kliknutím na tlaítko Smaž oznaené. obr.2.19: - 26 -
6. Potom kliknte na tlaítko Spárovat (tzn. zapsat platby k jednotlivým strávníkm). Program zaútuje položky ke strávníkm podle variabilního symbolu. Z okna Importované platby zmizí všechny položky. Pokud se nepodaí položku ke strávníkovi zapsat (program nenajde u žádného strávníka shodný var. symbol), zaadí tyto položky do Nespárovaných plateb. 7. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby -> Nespárované platby. Oteve se stejné okno jako pi importu plateb. V nm jsou všechny položky, které se nepodailo spárovat (zaútovat ke strávníkm), tzn. že program nenašel strávníka s odpovídajícím variabilním symbolem. Bu var. symbol u strávníka není, nebo je špatný. U tchto položek je teba zjistit (podle var. symbolu, názvu útu, ísla útu atd.), zda skuten patí ke strávníkm. 8. Pokud nespárovaná platba ke strávníkovi patí, mžete zapsat platbu ke strávníkovi manuáln nebo po oprav var. symbolu znovu použitím funkce Spárovat. zápis manuáln: funkce Spárovat: v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby ->Zápis platby. Nastavte parametry pro zadání platby (uvete píslušný zpsob platby), a kliknte na tlaítko Potvrdit. pak položku vymažte ze seznamu Nespárovaných plateb (stejným zpsobem jako u Importovaných plateb). opravte var. symbol (kliknutím do kolonky V.symbol) a pak kliknte na tlaítko Spárovat. Program zaútuje položku ke strávníkovi podle nov zapsaného variabilního symbolu. Píkaz k inkasu 1. Pomocí filtru vyberte strávníky, od kterých chcete inkasovat a nastavte správné období. 2. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby, vyberte píslušnou banku (SOB, KB, GE..) a v dalším menu zvolte Píkaz k inkasu. 3. Objeví se okno Píkaz k inkasu (obr.2.20) pro zadání údaj, kde je teba vyplnit íslo útu (školy, jídelny), kód banky, a do kolonky Zpráva pro píjemce mžete napsat nap. stravné msíc/rok. Pokud chcete inkasovat platby podle výše zstatk, zatrhnte ástka podle výše zstatk. Pokud chcete zohlednit v inkasu i dny, kdy má strávník nemá pihlášeno, ale mže si pihlásit (v kalendái má 0), tuto volbu nezatrhujte. (Pokud vám program tuto funkci nenabízí, máte zejm starší verzi programu, která tuto funkci neobsahuje). obr.2.20: 4. Kliknte na tlaítko Píkaz k inkasu. 5. Objeví se kalendá, kde zadejte datum splatnosti a kliknte na tlaítko Potvrdit. 6. V následujícím okn zadejte cestu, kam se uloží vytvoený inkasní dávkový soubor, název tohoto souboru nemte a kliknte na tlaítko Uložit. 7. Vytvoí se dávkový soubor. Na dotaz Chcete zobrazit pehled plateb? odpovzte Ano. 8. Objeví se tisková sestava tchto inkasních plateb, kterou si vytisknte a uchovejte. Vytvoený dávkový soubor odešlete pomocí internetové banky ke zpracování. 9. Pokud chcete tyto platby zapsat ke strávníkm, v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby, vyberte píslušnou banku (SOB, KB, GE..) a v dalším menu zvolte Zápis platby. Program zapíše platby ke strávníkm pesn podle hromadného píkazu (datum, výše platby). Pokud tato funkce u píslušné banky není, použijte funkci Zapsat inkasa podle zstatk viz kap. 2.2.3.4. Program si tyto platby pamatuje do té doby, než provedete další hromadný píkaz k inkasu nebo k úhrad. Doporuujeme tyto platby zapsat ihned a píp. nevyinkasované platby pozdji zrušit. Pedejdete tím k chybnému zápisu plateb. - 27 -
Píkaz k úhrad 1. Pomocí filtru vyberte strávníky, od kterých chcete inkasovat a nastavte správné období. 2. V nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby, vyberte píslušnou banku (SOB, KB, GE..) a v dalším menu zvolte Píkaz k úhrad. 3. Objeví se okno pro zadání údaj (obr.2.21), kde je teba vyplnit íslo útu (školy, jídelny), kód banky, do kolonky ástka mžete zadat minimální ástku, kterou chcete strávníkm uhradit, a do kolonky Zpráva pro píjemce mžete napsat nap. stravné msíc/rok. obr.2.21: 4. Pak kliknte na tlaítko Píkaz k úhrad. 5. Objeví se kalendá, kde zadejte datum splatnosti a kliknte na tlaítko Potvrdit. 6. V následujícím okn zadejte cestu, kam se uloží vytvoený dávkový soubor, název tohoto souboru nemte a kliknte na tlaítko Uložit. 7. Vytvoí se dávkový soubor. Na dotaz Chcete zobrazit pehled plateb? odpovzte Ano. 8. Objeví se tisková sestava tchto plateb, kterou si vytisknte a uchovejte. Vytvoený dávkový soubor odešlete pomocí internetové banky ke zpracování. 9. Pokud chcete tyto platby zapsat ke strávníkm, v nabídce modulu Seznam strávník zvolte Platby -> Zapsat úhrady podle zstatk viz kap. 2.2.3.5. 2.2.4 Zmna období Tato funkce umožuje mnit období, to znamená pepínat se do rzných msíc v kalendáním roce. Uprosted okna modulu Seznam strávník pod panelem nástroj se zobrazuje období, ve kterém práv jste (nap. Období 09/05). Pokud je období vyznaeno mode, jste v aktuálním období. Pokud je vyznaeno erven jste v období jiném. Období zmníte kliknutím na nabídku Zmna období. Oteve se kalendá (obr.2.21a), kde pomocí tlaítka šipky doprava, nebo doleva je možné se posouvat po msících dopedu, nebo dozadu. Výbr potvrte stiskem tlaítka Potvrdit. Kalendá pro zmnu období se zobrazí i kliknutím na období. Pokud není období na další msíc oteveno, program zobrazí dotaz Skuten chcete otevít období xx? Pokud zvolíte Ano, program toto období vytvoí a pipraví rozpis kalendá u každého strávníka tak, jak je má navoleno v šablon v záložce Údaje strávníka. Pohybovat se mezi jednotlivými obdobími (msíci), je také možné pomocí klávesy Ctrl + ŠIPKA VPRAVO nebo ŠIPKA VLEVO, nebo kliknutím na šipky vedle zobrazeného období. obr.2.21a:! Pozor! Doporuuje se mít oteveno max. 1 období dopedu. - 28 -
2.2.5 Pomcky Kliknutím v nabídce modulu Seznam strávník na Pomcky zobrazíte menu dalších funkcí. 2.2.5.1 Hromadné odhlášky Funkce hromadného odhlášení se používá pi odhlášení, nebo pihlášení vybrané skupiny strávník. 1. Nejprve vyberte pomocí filtru skupinu strávník- v nabídce modulu Seznam strávník kliknte na Filtr a vyberte kategorii, píp. skupinu atd. Nastavte správné období. 2. V nabídce Seznamu strávník kliknte na Pomcky -> Hromadné odhlášky. Oteve se vám stravovací kalendá (obr.2.22). Zde napište do jednotlivých políek dn a chod zmny (0 = odhlášky, 1 = pihlášky, * = prázdniny(nevaí se), atd..). Vpravo pod nápisem Nemnit, lze navolit znaky, které program pi hromadné odhlášce (pro daný den) nezmní. obr.2.22: - 29 -