Program KARAS verze 8.0 Návod pro tisk hromadné korespondence (Obálky a štítky) HROMADNÁ KORESPONDENCE V PROGRAMU KARAS... 2 ÚVOD... 2 Jak zjistím verzi MS Office?... 2 Odlišnosti v přípravě tisku obálek, štítků a dopisů... 2 EXPORT DAT PRO HROMADNOU KORESPONDENCI... 3 TISK ŠTÍTKŮ VE WORDU XP... 4 TISK ŠTÍTKŮ VE WORDU 2000... 9 TISK ŠTÍTKŮ VE WORDU 2003... 12 KÓDOVÁNÍ ČEŠTINY... 13 Úvod... 13 Čeština v exportním souboru z Karase... 13 Čeština při natahování souboru do Wordu... 13 Microsoft, Office, Word, Excel a kombinace těchto názvů jsou ochrannými známkami společnosti Microsoft. Jména a adresy osob v příkladech jsou smyšlená a případná shoda s existujícími osobami je neúmyslná a náhodná.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 2 Hromadná korespondence v programu KARAS Úvod Program Karas dokáže pomoci s tiskem adres na dopisy, obálek a štítků neboli hromadnou korespondencí a ušetřit vám mnoho času např. při odesílání dopisů o přijetí žáků do vašeho DM. Hromadná korespondence není zabudovaná přímo do programu, ale využívá kancelářských programů, které disponují velmi propracovanými nástroji pro návrh a tisk. Nejčastějším kancelářským programem, který obsahuje funkce pro hromadnou korespondenci je Word z dílny Microsoftu. Příklady dále jsou tedy právě v tomto programu. MS Word (přesněji celý balík Microsoft Office) se vyskytuje v několika verzích, které se od sebe někdy velice liší, pročež jsou jednotlivé kapitoly věnované jednotlivým verzím: 2000, XP, 2003. Verze MS Office nemá nic společného s verzí Windows. Můžete mít například v počítači Windows 98 a Office 2000 a stejně tak Windows XP a Office 2003. Data z Karase potom slouží jako zdroj pro samotné kancelářské programy. Protože MS Word nemůže načíst data přímo z Karase, je třeba je pro potřeby hromadné korespondence z Karase exportovat do zvláštního souboru (viz kapitola Export dat pro hromadnou korespondenci). Jak zjistím verzi MS Office? Verzi téměř jakéhokoli programu zjistíte, když v menu daného programu zvolíte položku Nápověda/O Programu. Nejinak je tomu i v MS Office. V menu Nápověda zvolte O aplikaci Microsoft Office Word a v dialogovém okně najdete označení verze (na obrázku je uvedena verze 2003): Odlišnosti v přípravě tisku obálek, štítků a dopisů Mezi tiskem obálek resp. dopisů s adresou a štítků jsou rozdíly, které se však netýkají práce s daty v Karasovi. Typickým rozdílem je, že na obálky se obvykle tiskne také adresa odesílatele, kdežto na štítky nikoli. U obálky nebo dopisu připadá pouze jeden adresát na jednu stránku (co stránka, to jedna obálka), zatímco štítků je na jednom listu A4 hned několik. Tato příručka nemůže postihnout všechny možné varianty hromadné korespondence a není to ani jejím cílem. Nenajdete-li zde návod pro konkrétní případ, zalistujte prosím přímo v příručce pro MS Office.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 3 Export dat pro hromadnou korespondenci. Data z Karase slouží jako zdroj pro samotné kancelářské programy. Protože MS Word nemůže načíst data přímo z Karase, je třeba je pro potřeby hromadné korespondence z KARASE exportovat do zvláštního souboru. Tento soubor bude obsahovat jména a adresy všech žáků z kartotéky. Kromě adresy v něm bude také výchovná skupina a pokoj. Export dat z kartotéky provedete snadno z menu Kartotéka/Export CSV. V dialogovém okně potom zadejte název souboru (například ADRESY). Příponu souboru (v tomto případě.txt) zadávat nemusíte. Doporučuji uložit soubor do složky Dokumenty, abyste jej potom snadno našli při natahování dat do Wordu.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 4 Samotný export spustíte tlačítkem Uložit, a pokud vše proběhne bez problémů, KARAS to oznámí hlášením: Tím je export dat hotový a můžete pokračovat tvorbou adres, štítků nebo dopisů. Zapamatujte si prosím, kam jste uložili soubor bude to ještě potřeba. Důležitá poznámka: Stejným postupem připravíte soubor adres i z přihlášek, pouze vyvoláte export z menu Přihlášky/Export CSV. Tisk štítků ve Wordu XP MS Word XP (prosím neplést s Windows XP viz Úvod) má pro hromadnou korespondenci průvodce, který vám usnadní její tvorbu. Spusťte MS Word, případně otevřete nový dokument. Průvodce se obvykle objeví na pravé straně obrazovky poté co jej zavoláte z menu Nástroje / Dopisy a korespondence / průvodce hromadnou korespondencí. V prvním kroku zvolíte co má být výstupem hromadné korespondence. V následujícím příkladu se bude jednat o štítky. Zaklikněte tedy Štítky.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 5 Ve druhém kroku rozhodnete, jaký dokument poslouží jako základ pro štítky. Lze použít aktuálně otevřený dokument nebo již dříve připravený nebo šablona dokumentu. Doporučuji použít vždy nový dokument nebo šablonu (pro pokročilé uživatele Wordu). Pokud jste spustili Word a hned začali s průvodcem hromadné korespondence, můžete použít aktuálně otevřený dokument, protože je prázdný. Ve třetím kroku již dojde na propojení dokumentu s adresami z Karase. Průvodce zde čeká na vaši volbu, odkud se vezmou adresy pro další práci. Zvolte Použít exitující seznam. Volba Zadat nový seznam znamená, že chcete psát adresy ručně a to jistě nechcete. Potom klikněte na odkaz Procházet, čímž se otevře dialogové okno pro připojení souboru z Karase. Okno je stejné, jako pro otevírání souborů v ostatních aplikacích, jenom je potřeba zvolit správnou složku a také druh souborů (doporučuji zvolit Textové soubory nebo Všechny soubory). Roletku pro druh souboru najdete ve spodní části okna. Během připojování souborů je někdy potřebné nastavit kódování češtiny. Kódování češtiny určuje, zda budou háčky a čárky správně zobrazené. Pokud se při otevírání souboru objeví dialogové okno pro konverzi, postupujte prosím podle návodu v kapitole Kódování češtiny.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 6 Jakmile soubor připojený, nabídne vám Word jeho náhled v podobě tabulky, kde můžete nejen zkontrolovat obsah, ale také vybrat adresáty, pokud nechcete tisknout adresy pro všechny. Užitečné může být například vybrat pomocí roletky ve sloupci Skupina jednu výchovnou skupinu a vytisknout štítky pouze pro ni (a pak dát aršík příslušnému vychovateli, nechť je na obálky nalepí ). Roletku pro výběr otevřete kliknutím na malé tlačítko se šipkou v záhlaví sloupce. Podobně jako výchovnou skupinu můžete vybrat budovu nebo patro. Stiskem tlačítka OK můžete pokračovat dále. Ve čtvrtém kroku nastavíte podobu štítků, tj. jaký druh štítků se použije a jak budou rozmístěné jednotlivé údaje (jméno, ulice, PSČ atd.) Nejdříve je ale třeba vybrat druh štítků. Pokud to neuděláte sami, průvodce vás přinutí otevření dialogového okna, kde můžete z dlouhého seznamu vybrat štítky, které odpovídají těm, které jste zakoupili v papírnictví. Zde také můžete nastavit tiskárnu a způsob zakládání papíru.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 7 Jakmile je vybraný druh štítku, můžete se pustit do úpravy toho, jak bude vypadat. V tuto chvíli se už dokument na obrazovce podobá archu se štítky, ale na štítcích jsou pouze odkazy pro Word (příkaz Další záznam, který Wordu říká, že má načíst další adresu, aby nebyl na všech štítcích stejný adresát), ale žádné další údaje. Průvodce nabízí několik možností pro a tou pravou je Další položky. Otevře se seznam údajů, které dostanete na štítek stisknutím tlačítka Vložit. Vložte postupně všechny údaje v pořadí, v jakém jsou obvyklé pro poštovní zásilky. Jednotlivé údaje se objeví na prvním štítku (zatím bez konkrétních jmen, to přijde později). Nyní zavřete okno pro výběr údajů a upravte první štítek tak, aby měl onu štábní kulturu neboli odpovídal požadavkům České pošty. Oddělte mezerou jméno a příjmení, odražte na nový řádek údaj Adresa (kterým se v Karasovi rozumí buď ulice a číslo orientační nebo obec a číslo popisné). Svůj řádek si také zaslouží Pošta a PSČ. Štítek pak vypadá podobně, jako na obrázku. Pokud omylem nějaký z údajů smažete, můžete jej opět vložit, když otevřete okno s jejich seznamem.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 8 Teď nastává pravá chvíle pro rozmnožení vytvořené vzoru na všechny ostatní štítky. Stiskněte na průvodci tlačítko Aktualizovat všechny štítky. Všechny štítky nyní obsahují potřebné údaje. Kliknutím na volnu Zobrazit náhled štítků se dostanete k předposlednímu kroku a štítky již obsahují konkrétní jména adresátů. Zbývá už jenom dokončit hromadnou korespondenci kliknutím na stejnojmennou volbu a štítky vytisknout, případně uložit do souboru pro další použití. Pokud se rozhodnete soubor uložit, nezapomeňte, že změny v Karasovi se automaticky nepromítají do takového souboru. Proceduru tvorby štítků je třeba zopakovat. Můžete ale uložit i šablonu bez konkrétních dat a potom stačí jenom připojit nový exportní soubor z Karase.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 9 Tisk štítků ve Wordu 2000 MS Word 2000 (prosím neplést s Windows 2000 viz Úvod) má pro hromadnou korespondenci jednoduššího průvodce, než novější verze (XP, 2003, 2007), ale přesto se můžete bez obav pustit do tvorby i zde. Průvodce se tu nazývá Pomocník. V uvedeném příkladu běžel Word 2000 pod Windows XP. Spusťte MS Word, případně otevřete nový dokument. Průvodce má podobu dialogového okna a zavoláte jej z menu Nástroje / Dopisy a korespondence / Hromadná korespondence. V prvním kroku rozhodnete, jaký dokument poslouží jako základ pro štítky. Lze použít aktuálně otevřený dokument založit nový. Doporučuji použít vždy nový dokument. Pokud jste spustili Word a hned začali s průvodcem hromadné korespondence, můžete použít aktuálně otevřený dokument, protože je prázdný. V tom případě stiskněte tlačítko Aktivní okno. Průvodce se dále zeptá druh štítků. Průvodce otevře další dialogové okno, kde můžete z dlouhého seznamu vybrat štítky, které odpovídají těm, které jste zakoupili v papírnictví. Zde také můžete nastavit tiskárnu a způsob zakládání papíru.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 10 Jakmile je vybraný druh štítku, můžete se pustit do úpravy toho, jak bude vypadat. Průvodce zobrazí další dialogové okno, na kterém je tlačítko Vložit slučovací pole. Tímto tlačítkem otevřete roletku a z ní můžete vybrat údaje, které přenesete do okénka pod tlačítkem. Vložte postupně všechny údaje v pořadí, v jakém jsou obvyklé pro poštovní zásilky. Jednotlivé údaje v okénku pod tlačítkem (zatím bez konkrétních jmen, to přijde později). Upravte údaje tak, aby měly štábní kulturu neboli aby jejich uspořádání odpovídalo požadavkům České pošty. Oddělte mezerou jméno a příjmení, odražte na nový řádek údaj Adresa (kterým se v Karasovi rozumí buď ulice a číslo orientační nebo obec a číslo popisné). Svůj řádek si také zaslouží Pošta a PSČ. Až úpravu dokončíte, stiskněte tlačítko OK. Pokud omylem smažete některý údaj, můžete jej opět vložit z roletky.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 11 Následuje připojení souboru s daty. Stiskněte na průvodci tlačítko Data a vyberte volbu Existující seznam. V dialogovém okně pak otevřete soubor připravený v Karasovi. Okno je stejné, jako pro otevírání souborů v ostatních aplikacích, jenom je potřeba zvolit správnou složku a také druh souborů (doporučuji zvolit Textové soubory nebo Všechny soubory). Roletku pro druh souboru najdete ve spodní části okna. Po připojení souboru následuje poslední krok sloučení samotných dat se šablonou, kterou jste vytvořili. Stiskněte na průvodci tlačítko Sloučit. V dialogovém okně, které se objeví, je několik důležitých položek, kterým byste měli věnovat pozornost. Položka Sloučit do říká, zda se štítky s konkrétními adresami vytvoří v dalším novém dokumentu nebo se promítnou do aktuálního, tj. toho, který je šablonou. Doporučuji vytvořen zcela nového dokumentu. Druhou významnou položkou je způsob slučování dat. Zvolte Tisnkout prázdné řádky, protože tím zajistíte, že všechny štítky budou mít stejnou formu. Stiskem tlačítka Sloučit se vytvoří jednotlivé štítky, které pak můžete vytisknout.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 12 Tisk štítků ve Wordu 2003 Příprava hromadné korespondence ve Wordu 2003 je velice podobná způsobu jakým se dělá ve Wordu XP. Průvodce vypadá stejně a má stejný počet kroků. Malé rozdíly tu ale jsou. Právě na ně se teď zaměřím. Spusťte MS Word, případně otevřete nový dokument. Průvodce pro hromadnou korespondenci zavoláte z menu Nástroje / Dopisy a korespondence / Hromadná korespondence. Průvodce se objeví na pravé straně obrazovky. V průvodci můžete pokračovat stejně, jako je uvedeno v kapitole pro Word XP, liší se pouze druhý krok, kde průvodce nabízí jiné volby. Pokud jste otevřeli nový dokument určený přímo pro tvorbu štítků, můžete vybrat volbu Změnit rozložení dokumentu. Lze také použít již dříve připravený dokument, nepřiklad z minulé tvorby štítků. Doporučuji ale použít vždy nový dokument. Dříve připravený mnoho práce neušetří. Ostatní kroky jsou úplně stejné jako ve Wordu XP, takže můžete postupovat podle návodu v příslušné kapitole.
KARAS 8.0 Hromadná korespondence 13 Kódování češtiny Úvod Historickým vývojem počítačů a programů došlo k tomu, že čeština má v počítači několik podob. Na venek sice vidíte háčky a čárky, ale tato diakritická znaménka jsou uvnitř souborů a programů pokaždé jinak zakódovaná a uložená. Je to podobné jako fotografie pořízená klasickým fotoaparátem a fotografie z digitálního přístroje výsledný obrázek je stejný, ale způsob, jakým je obrázek zaznamenaný je v obou případech úplně jiný. Čeština v exportním souboru z Karase Ve Windows je zpravidla nastaveno nějaké standardní kódování češtiny. Obvykle je to jedno z následujících: CP 1250, často nazvaná Windows ANSI nebo Středoevropské jazyky UTF-7 UTF-8 Čeština při natahování souboru do Wordu. Karas vždy použije pro export adres to, které je ve Windows nastaveno právě jako standardní. Word při natahování souboru, ale nabízí více variant, protože ze souboru samotného není poznat, že je v češtině. Je v něm totiž jenom prostý text bez dalších informací. Word se tedy zeptá, jak je čeština v souboru zakódovaná. Zobrazí okno, v němž můžete vidět část importovaného souboru a zkontrolovat, zda je čeština v pořádku tj. čitelná. Pokud není, je potřeba vybrat kódování z nabídky. Nejčastěji postačí kliknout na Windows (výchozí). Když ani to nestačí, pak je potřeba vybrat z nabídky vpravo jinou volbu (některou z výše uvedených).