SPRINX CRM.NET 4.6 Příručka uživatele

SPRINX CRM.NET 4.6 Příručka uživatele

1 OBSAH 1 OBSAH... 2 2 STRUČNĚ O APLIKACI... 5 2.1 O aplikaci CRM... 5 2.2 Vzhled aplikace CRM... 5 2.3 Typické ovládací prvky... 6 2.3.1 Struktura formuláře...6 2.3.2 Seznam položek...6 2.3.3 Záložky...7 2.3.4 Kontext formuláře...7 2.3.5 Editační formulář...7 2.4 Základy práce s CRM... 8 2.4.1 Práce se záznamy...8 2.4.2 Práce s kalendářem, zadávání datumu...9 2.4.3 Práce s editačním formulářem...10 3 VYHLEDÁVÁNÍ...11 3.1 Vyhledání firmy, střediska nebo osoby...11 3.1.1 Rozšířené vyhledávání...11 4 CRM BROWSER ZÁVISLOSTI...12 4.1.1 Zobrazení položek...13 4.1.2 Práce s jednotlivými poli...15 5 PRÁCE S FIRMAMI A STŘEDISKY...16 5.1 Vytvoření, editace a vymazání firmy nebo střediska...16 5.1.1 Detail firmy/střediska...18 5.1.2 Záložka Stručné info...18 5.1.3 Záložka Kontakty...18 5.1.4 Záložka Firmy...20 5.1.5 Záložka Obchod...21 5.1.6 Záložka Aktivity...21 5.1.7 Záložka Dokumenty...21 6 PRÁCE S OSOBAMI...22 6.1 Vyhledání a náhled na kontakty...22 6.2 Přehled možných operací...22 6.2.1 Přehled kontaktních osob...22 6.2.2 Odeslání emailu kontaktní osobě...22 6.2.3 Vytvoření, editace a vymazání kontaktu...22 6.2.4 Detail kontaktní osoby...22 6.2.5 Detailní informace o kontaktu...23 6.2.6 Dokumenty osoby...23 6.2.7 Aktivity osoby...23 6.2.8 Firmy osoby...23 2

7 AKTIVITY...25 7.1 Přehled aktivit...25 7.2 Přehled možných operací...26 7.2.1 Vytvoření aktivity...26 7.2.2 Editace aktivity...28 7.2.3 Smazání aktivity...28 7.2.4 Splnění úkolu...29 7.2.5 Kalendář...29 7.2.6 Týdenní přehled...29 7.2.7 Mé úkoly...29 7.2.8 Přehled všech mých aktivit...30 8 OBCHODNÍ PŘÍPADY...31 8.1 Přehled...31 8.2 Náhled na obchodní případy...31 8.3 Přehled možných operací...32 8.3.1 Vytvoření obchodního případu...32 8.3.2 Editace obchodního případu...34 8.3.3 Detail obchodního případu...34 8.3.4 Práce s aktivitami...34 8.3.5 Seznam vlastních / všech obchodních případů...35 8.3.6 Seznam obchodních případů firmy...35 8.3.7 CRM statistiky...35 9 DOKUMENTY...37 9.1 Přehled...37 9.2 Náhled na dokumenty...37 9.3 Přehled možných operací...37 9.3.1 Vytvoření nového dokumentu...37 9.3.2 Vytvoření nového dokumentu ze šablony...37 9.3.3 Podrobné informace o dokumentu...37 9.3.4 Editace dokumentu...37 9.3.5 Smazání dokumentu...38 9.3.6 Odeslání mailem...38 10 REPORTY...39 10.1 Přehled...39 10.2 Přehled reportů...39 11 KAMPANĚ...40 11.1 Přehled...40 11.2 Vytvoření nové kampaně...40 11.3 Práce s kampaní...40 3

12 SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ...41 12.1 Přehled...41 12.2 Podrobnější ukázka práce s číselníkem typy aktivit...41 13 ADMINISTRACE FIREMNÍHO PORTÁLU...42 13.1 Náhled do administrace...42 13.2 Přehled možných operací...42 13.2.1 Operace se záložkami...42 13.2.2 Uživatelé a role...42 13.2.3 Práva ke složkám...43 13.2.4 Výchozí práva ke složkám...43 13.2.5 Systémové komponenty...43 13.2.6 Přehled šablon...44 14 ROZŠIŘUJÍCÍ MODULY PRO CRM.NET...45 14.1 Zákaznická Centra (CallCentrum)...45 14.1.1 Popis modulu...45 14.1.2 Vytvoření nové kampaně...46 14.1.3 Správa kampaní...47 14.1.4 Zpracování kontaktů...49 14.1.5 Dohledávání...51 14.1.6 Vyhledávání...52 14.1.7 Reporty pro Zákaznické centrum...52 14.1.8 Stavy kontaktů...54 14.2 SEP systém evidence práce...55 14.2.1 Vytvoření projektu...55 14.2.2 Vytvoření etapy...57 14.2.3 Vytvoření úseku...58 14.2.4 Editace projektu, etapy, úseku...59 14.2.5 Přiřazení pracovníka a typu práce...62 14.2.6 Zapsání práce...63 14.2.7 Přehledy projektů, etap, úseků a vykonané práce...64 4

2 STRUČNĚ O APLIKACI 2.1 O aplikaci CRM S pomocí aplikace CRM (Customer Relationship Management) můžete sdílet vzájemně informace v celé firmě. Skládá se z několika částí, které Vám pomohou při každodenní práci. Centralizované zpracování dat sníží duplikace dokumentů, zvýší produktivitu práce, snáze a rychleji se dostanete k informacím o zákaznících a budete tak moci rychleji reagovat na jejich potřeby. Dostane se Vám do ruky nástroj, s nímž si můžete snáze organizovat pracovní dobu a schůzky se zákazníky. 2.2 Vzhled aplikace CRM Aplikace Firemní portál se skládá z modulů, které lze přidávat a odebírat v administraci. Každý z nich je reprezentován záložkou v horní části obrazovky. CRM představuje jednu z těchto záložek. Na záložce CRM je k dispozici řada funkcí, mezi nimiž lze přecházet mimo jiné pomocí navigace, umístěné v levé části obrazovky. Navigace samotná je reprezentována blokem čtyř menších záložek (organizace času), (práce s kontakty), Kampaně a (statistiky a reporty) obsahujích jednotlivá podmenu pro danou oblast: 5

Pod záložkami je v levé části stránky dále vždy zobrazen seznam Vašich úkolů a informace o aktuálně přihlášeném uživateli. V horní části obrazovky je zobrazeno pole pro vyhledávání, které Vám umožní vyhledávat různorodá data nejen v rámci CRM, ale v rámci celého Firemního portálu. 2.3 Typické ovládací prvky Nyní si popíšeme základní charakteristiku ovládání aplikace. Blíže se budeme věnovat struktuře formuláře, obecnému seznamu položek, záložkám, kontextu formuláře a editačnímu formulář. 2.3.1 Struktura formuláře Typický formulář aplikace se skládá z: nadpisu umístěného nad hlavní ovládací lištou s tlačítky ovládací lišty s tlačítky (bývají na ní zpravidla umístěny odkazy na úpravu, vymazání atd.) kontext formuláře (viz kapitola 2.3.4 Kontext formuláře) samotný formulář 2.3.2 Seznam položek Slouží k zobrazení skupiny dat stejného významu. Skládá se ze tří částí. V horní části se nachází lišta s tlačítky zastupujícími operace se záznamy na formuláři. Ve střední části jsou vypsány jednotlivé záznamy a ve spodní části se nachází navigační tlačítka pro listování v záznamech. Záznamy lze také třídit, a to kliknutím na název sloupce (pokud se název sloupce po přejetí myší zobrazuje jako aktivní odkaz). Další společnou vlastností tohoto typu formulářů je možnost označit jednu z položek seznamu a provést s ní určitou operaci. Kliknutím označte zvolený řádek, ten se poté barevně označí a nyní lze vybranou položku například vymazat kliknutím příslušné ovládací tlačítko umístěné nad seznamem. Volby dostupné v horní části formuláře jsou závislé na konkrétní situaci. 6

Pokud řádek seznamu obsahuje podtržený text, který je zároveň aktivním odkazem, umožňuje tento odkaz většinou přechod na detailní informace nebo editační formulář. 2.3.3 Záložky Používá se k zobrazení dat, přehledně rozdělených do několika záložek, z nichž každá zobrazuje určitou skupinu informací. Mezi záložkami lze přecházet kliknutím na ouško záložky nebo její název. 2.3.4 Kontext formuláře Tento typ formuláře umožňuje práci s daty v určitém kontextu například na zobrazené ukázce jde o práci s dokumenty v rámci určité firmy (v ukázce je seznam dokumentů prázdný). Kontext (na ukázce je zobrazen kontext firmy) je vyznačen tmavým podkladem, obklopujícím vnitřní data. Ke kontextu se vztahují údaje vypsané na tmavém podkladu. Na některých formulářů může být kombinováno více kontextů, např. formulář detailu kontaktní osoby je zobrazen v kontextu kontaktní osoby a ta v kontextu její mateřské firmy. 2.3.5 Editační formulář Používá se při vytváření nebo editaci položky. Povinné položky, které je nutné vyplnit, jsou barevně odlišeny. 7

2.4 Základy práce s CRM Aplikace CRM obsahuje několik základních prvků, které jsou využity ve všech částech. Jejich význam je popsán v předchozí kapitole. Práce s těmito prvky je vždy stejná a bude podrobněji popsána v následujících kapitolách: práce se záznamy, práce s kalendářem, zadávání datumu, práce se záložkami a práce s editačním formulářem. 2.4.1 Práce se záznamy Pro práci se záznamy se používá zpravidla seznam (více viz kapitola 2.3.2 Seznam položek). Pomocí tlačítek umístěných nad seznamem můžete provádět příslušné operace, název operace se zobrazí při přejetí myší. Typicky jsou to: vytvořit nový záznam prohlížet existující záznam upravovat existující záznam vymazat existující záznam poslat si existující záznam na mail Vytvoření nového záznamu 1. klepněte na tlačítko s popisem Vytvořit nový (zpravidla první tlačítko na liště) 2. postupujte podle instrukcí na obrazovce Prohlížení existujícího záznamu Kliknutím na záznam, který si chcete prohlédnout, nebo kliknutím na podtržený text v řádku (zpravidla název). Úprava existujícího záznamu 1. označte záznam (klepněte na záznam, který si hodláte prohlédnout) 2. klepněte na tlačítko s popisem upravit (ikonka tužky) Vymazání existujícího záznamu 1. označte záznam (klepněte na záznam, který si hodláte prohlédnout) 2. klepněte na tlačítko s popisem Odstranit (ikonka s křížkem) 3. potvrďte dialog o smazání záznamu Poslání záznamu na e-mail 1. označte záznam (klepněte na záznam, který si hodláte prohlédnout) 2. klepněte na tlačítko s popisem Zaslat mailem (ikonka s obálkami) Lišta může obsahovat i jiná tlačítka. Jejich zobrazení závisí na situaci, ve které je seznamový formulář zobrazen. Ukázky lišt s různými nabídkami: Akce, které můžete v dané situaci provádět, jsou znázorněny barevnou ikonkou. Operace nedostupné znázorňují ikony zašedlé. Klepnutím na ikonu se vykoná operace zastoupená danou ikonou. Operace pro vybranou položku, jako prohlížení (detail), editace, vymazání a zaslání na mail, je možné provádět jen v případě, že je označena jedna z položek seznamu. Položku označíte klepnutím myši na řádek seznamu. Následně dojde k barevnému zvýraznění položky a v horní liště se zpřístupní tlačítka pro práci se záznamem. V případě, že je seznam položek delší než jedna stránka, dojde k rozdělení záznamů na stránky. Pro přechod mezi stránkami slouží navigační tlačítka v dolní části seznamu: 8

Pohybovat se můžete dvěma způsoby: vybráním čísla stránky v rozbalovacím seznamu mezi navigačními tlačítky pomocí navigačních tlačítek. První zleva slouží k přechodu na první stránku. První zprava na přechod k poslední stránce. Druhé zleva použijte v případě, že chcete přejít na následující stránku a druhé zprava pro přechod na předchozí stránku. Seznamový formulář může také zahrnovat vyhledávání záznamů (zobrazení je závislé na typu modulu). Pole pro vyhledávání se nachází se nad lištou s tlačítky. Výraz, podle kterého chcete vyhledávat, zapište do políčka a klikněte na symbol lupy. Zobrazí se záznamy vyhovující zadanému výrazu. Třídění záznamů provedete klepnutím na záhlaví sloupce, podle kterého chcete záznamy třídit (jeden ze sloupců je většinou nastaven jako výchozí). Aktuální setřídění poznáte podle šipky vedle nápisu v záhlaví sloupce, šipka nabývá dvou směrů, podle toho, zda se jedna o sestupné nebo vzestupné třídění. 2.4.2 Práce s kalendářem, zadávání datumu S kalendářem se setkáte při zadávání datumu na formulářích. Všude, kam lze zadávat datum, je zobrazena ikona kalendáře, a po klepnutí na ni se otevře v novém okně okénko kalendáře pro výběr datumu. Při otevření je zvýrazněn aktuální den, pokud není aplikací již vybráno konkrétní datum. Označení jiného dne provedete klepnutím na den, který chcete vybrat. Dny spadající do předchozího nebo následujícího měsíce, jsou barevně odlišeny. Klepnutím na ně se dostanete do tohoto měsíce. K přechodu po měsících slouží navíc navigační tlačítka v horní části formuláře. Datum vyberete dvojím klepnutím myši na požadovaný den. V některých modulech je u datumu implementováno inteligentní doplňování datumu, podobně jako např. v MS Outlooku. Stačí tedy, když napíšete jen den a měsíc. Rok se doplní automaticky. Při výběru týdne stačí v kalendáři vybrat jakýkoli den v tomto týdnu, aplikace sama doplní správný týden. Klepnutím na tlačítko Dnes vložíte aktuální datum a klepnutí na tlačítko Zavřít uložíte okno s kalendářem - bez výběru dne. 9

2.4.3 Práce s editačním formulářem V řadě modulů se nacházejí formuláře sloužící k zobrazení, editaci nebo vytvoření nových záznamů. Zpravidla se na jejich horním okraji nacházejí mimo jiné tlačítka Uložit a Storno. Editační formuláře jsou většinou rozsáhlejší, rozdělují se proto často do záložek nebo na více obrazovek. Povinné údaje jsou barevně odlišeny od ostatních a při uložení se kontroluje jejich vyplnění. V případě, že nejsou správně vyplněny všechny požadované údaje, zobrazí se chybové hlášení. Tlačítkem Uložit uložíte údaje, tlačítko Storno slouží k ukončení editace bez uložení dat. Použijte jej například v případě, že jste se na editačním formuláři ocitli omylem. Některé formuláře obsahují editační políčka se zvláštní funkčností. Tato políčka slouží jako kombinace zadávání, vyhledávaní a výběru z možností. Viz následující příklad: 1. Do políčka Kontakt na formuláři pro vytvoření nové aktivity zapíšeme hledaný výraz a stiskneme klávesu Tab. 2. Políčko se změní v rozbalovací seznam, obsahující jednak volby pro změnu stávajících údajů ( -- změnit -- ), dále pro zadání nového kontaktu ( -- nová firma -- / -- nová osoba -- ), a dále seznam nalezených kontaktů, obsahujících zadaný text. 3. Z těchto voleb si můžeme vybrat, nebo lze ponechat nevyplněnou hodnotu, pokud zvolíme možnost vyberte --. 10

3 VYHLEDÁVÁNÍ 3.1 Vyhledání firmy, střediska nebo osoby Aplikace CRM Vám umožní získat přehled o všech Vašich zákaznících a poskytne funkce pro jejich správu. Seznam požadovaných zákazníků lze zobrazit vyhledáním pomocí vyhledávacího formuláře (menu Vyhledávání). S vyhledaným seznamem zákazníků lze dále pracovat jako s běžným seznamem (viz popis seznamového formuláře v úvodu). Jak si můžete všimnout na připojeném obrázku, lze na tomto formuláři vyhledávat všechny typy kontaktů, t.j. firmy, střediska i osoby. Zvolením tlačítka Zobrazit více kritérií rozšíříte formulář o další kritéria, která můžete pro vyhledání použít. 3.1.1 Rozšířené vyhledávání Chcete-li použít pro vyhledání další kritéria, použijte rozšířené vyhledávání. Zvolte v menu vlevo modul kontakty, dále vyhledávání a klikněte na položku v horní liště zobrazit více kritérií. Doplňte požadovaná kritéria a zvolte vyhledat 11

4 CRM BROWSER ZÁVISLOSTI Závislostí mezi firmami, osobami, aktivitami a obchodními případy. Aplikace CRM Vám umožní získat přehled o všech Vašich zákaznících, osobách, aktivitách, obchodních případech a poskytne funkce pro jejich správu. Tuto funkčnost lze vyvolat v levém menu Zobrazí se úvodní okno: /CRM Browser. 12

4.1.1 Zobrazení položek V tomto okně lze uplatnit vyhedávání vzhledem k jednotlivým kritériím. Při kliknutí na položku Načíst vše se zobrazí veškeré firmy, osoby, aktivity a obchodní případy. Pokud si přejeme zobrazit pouze jedno z kritérií, zvolíme tuto funkčnost se má zobrazit. Tím se načte požadovaná část: u sloupce, který 13

Při zapsání počátečních písmen do prázdného pole se zobrazí seznam položek, které obsahují na začátku tyto písmena: Po kliknutí na společnost se doplní další sloupce, pokud je k této položce doplněno více informaci. Při dvojkliknutí na kteroukoli položku ve vypsaných seznamech aplikace přejde na detail této požadované části. 14

4.1.2 Práce s jednotlivými poli Při zobrazení položek, které jsme načetli můžeme pracovat nekolika způsoby. 1) přejít přímo na detail firmy, osoby, aktivity či obchodního případu, jestliže klikneme dvakrát na vybranou položku. 2) vyexportovat seznam zobrazených položek do formátu xls. (Excel) 3) seznam kontaktů či dalších položek vyexportovat do modulu kampaně a pracovat dále dle návodu viz. Kapitola 11 bod.2 bod.3 15

5 PRÁCE S FIRMAMI A STŘEDISKY V CRM lze kontakt na organizaci zadat jako firmu nebo středisko. Zadáváte-li středisko, musíte vždy nejprve určit firmu, ke které jej chcete přiřadit. Název střediska je potom tvořen názvem firmy (tato firma je nazývána jako mateřská firma ) a názvem střediska (např. ABC Import, obchodní oddělení, kde ABC Import je název firmy a obchodní oddělení je název střediska). 5.1 Vytvoření, editace a vymazání firmy nebo střediska Vytvoření nové firmy 1. Zvolte v menu - nová firma. 2. Vyplňte požadované údaje (povinné položky jsou barevně odlišeny). 3. Přejete-li si zároveň vytvořit k této firmě prodejní případ, zatrhněte příslušnou volbu v dolní části formuláře. 4. Klikněte na tlačítko uložit na horním okraji formuláře. Editace firmy 1. Vyhledejte požadovanou firmu pomocí volby menu / vyhledávání. 2. Ve výsledcích vyhledávání najděte požadovanou položku a kliknutím na název přejděte na její detail. 3. Zobrazí se kontextový formulář s detailem firmy. 4. Klikněte na tlačítko upravit na horním okraji formuláře. 5. Zobrazí se formulář Úprava firmy, kde pozměňte údaje dle potřeby a poté klikněte na tlačítko uložit na horním okraji formuláře. 16

Vymazání firmy 1. Vyhledejte požadovanou firmu pomocí volby menu / vyhledávání. 2. Ve výsledcích vyhledávání najděte požadovanou položku a kliknutím na název přejděte na její detail. 3. Zobrazí se kontextový formulář s detailem firmy. 4. Klikněte na tlačítko odstranit na horním okraji formuláře. Vytvoření nového střediska 1. Pomocí volby menu / vyhledávání vyhledejte firmu, ke které chcete přidat středisko. 2. Ve výsledcích vyhledávání najděte požadovanou položku a kliknutím na název přejděte na její detail. 3. Zobrazí se kontextový formulář s detailem firmy. Klikněte na záložku Firmy. 4. Klikněte na tlačítko Nové středisko. 5. Vyplňte údaje o středisku a uložte. Další informace o střediscích se dočtete v kapitole 5.1.4 Záložka Firmy. 17

5.1.1 Detail firmy/střediska Aplikace CRM Vám může nabídnout velmi užitečnou operaci, kterou je zobrazení detailu firmy/střediska. Pomocí této operace se můžete podívat na všechny uložené informace o firmě a tlačítkem Editovat je možné vykonat potřebné změny. Zobrazení detailu firmy nebo střediska 1. V seznamu vyhledaných firem klepněte na vybranou položku. 2. Zobrazí se kontextový formulář s detailem firmy, kde si lze prohlédnout a editovat řadu dalších údajů a položek v kontextu této firmy. 5.1.2 Záložka Stručné info V záložce Stručné info jsou přehledně vypsány informace o zákazníkovi. 5.1.3 Záložka Kontakty Kontakty jsou záložkou, zobrazující seznam osob, přiřazených k firmě. Je Vám zde tedy samozřejmě umožněno osoby dále přiřazovat nebo naopak odebírat a také zadat osobu novou. Zadat novou osobu lze volbou v menu /nová osoba (dále postupujte podle instrukcí v kapitole Vytvoření nové osoby). Přiřazení osoby 1. Na detailu firmy klikněte na tlačítko přiřadit osobu na horní hraně formuláře s detailem firmy. 2. Vyberte ze seznamu osob tu, kterou chcete přiřadit. 3. Výběr potvrďte tlačítkem Přiřadit 18

Odebrání osoby 1. V záložce Kontakty na detailu firmy vyberte tu položku, kterou chcete ze seznamu odstranit. 2. Výběr potvrďte tlačítkem Odstranit na horní hraně seznamu kontaktů. Více kontaktních údajů osoby Jeden kontakt (osoba) může mít přiřazeno více kontaktních údajů (telefon, fax, email) v závislosti na tom, ke kterým firmám je přiřazen a v jaké roli. Příklad: Pan Vomáčka je ředitelem společnosti HOFR Transport a navíc je majitelem firmy SPRINX. Za svou mateřskou firmu považuje firmu HOFR Transport. Vyplníme tedy jeho formulář pro založení kontaktu, a zvolíme jako jeho mateřskou firmu společnost HOFR Transport. Při dalších úpravách se ve spodní části formuláře zobrazí část, kde je možné přiřadit funkci a kontakty, vztahující se k této společnosti. Po vyplnění telefonu se nám tento zobrazí jako telefonní spojení v horní části formuláře (a můžeme jej zaškrtnutím políčka prim. případně nastavit jako primární telefonní spojení na pana Vomáčku). Nyní vyhledáme firmu SPRINX (kontakty / vyhledat) a přiřadíme jí novou osobu - pana Vomáčku. Ten se nám zobrazí v seznamu kontaktů firmy a kliknutím na příslušný řádek přejdeme opět na detail a pak editaci údajů pana Vomáčky. Nyní máme již ve spodní části formuláře na výběr mezi oběma firmami: Zvolením firmy SPRINX se formulář překreslí a můžeme zadat funkci a kontaktní údaje pana Vomáčky pro tuto firmu. 19

Takto lze libovolně pokračovat. 5.1.4 Záložka Firmy Poznámka: Tato záložka obsahuje seznam firem / středisek, které jsou přiřazeny aktuálně vybrané firmě (kontextu). CRM umožňuje zaznamenat vztahy mezi různými firmami. Tyto vazby lze zachytit na záložce Firmy, kde se zobrazuje vztah k nadřízené mateřské firmě (označeno (dceřiné) společnosti. ) a všechna střediska a podřízené V rámci seznamu firem mohu vytvořit nové středisko, nebo přidat podřízenou firmu výběrem z existujících. Nové středisko se vytváří jako kontakt, a v systému je pak uvedeno jako firma, název střediska. Středisko nelze vybrat z existujících a přiřadit, lze jen vytvořit nové (a nebo je případně odstranit, tlačítkem odebrat ). Přiřazení firmy 1. Klepněte v této záložce na tlačítko Přiřadit podřízenou firmu. 2. Zvolte z následně zobrazeného seznamu firem tu, kterou chcete přiřadit, a kliknutím na řádek ji označte (viz obrázek). Pozor, neklikejte na název firmy, tím byste přešli na její detail. 3. Výběr potvrďte tlačítkem Přiřadit v horní části formuláře. 20

Odebrání firmy/střediska 1. V záložce Firmy vyberte kliknutím tu položku, kterou chcete ze seznamu odstranit. 2. Výběr potvrďte tlačítkem odebrat, v horní části seznamu. Nové středisko 1. V záložce Firmy lze také vytvořit nové středisko k firmě (kontextu). 2. Klikněte na tlačítko nové středisko a vyplňte požadované údaje. 5.1.5 Záložka Obchod V záložce Obchod je vypsán seznam všech obchodních případů firmy. Navíc je zde také ikona pro zadání nového obchodního případu, ikona k nahlédnutí do detailu obchodního případu a ikona pro editaci. Zadání nového obchodního případu a další informace jsou blíže uvedeny v části Obchodní případy. 5.1.6 Záložka Aktivity V záložce Aktivity je vypsán seznam všech aktivit firmy. Podrobný popis možných operací je uveden v části Aktivity. 5.1.7 Záložka Dokumenty V této záložce jsou vypsány všechny dokumenty zákazníka a pomocí ikon formuláře je možné na nich provádět operace popsané v části Dokumenty 21

6 PRÁCE S OSOBAMI 6.1 Vyhledání a náhled na kontakty Jak jsme již viděli v kapitole 3.1 Vyhledání firmy, střediska nebo osoby, seznam osob lze zobrazit vyhledáním pomocí vyhledávacího formuláře (menu Vyhledávání). S vyhledaným seznamem kontaktů lze dále pracovat jako s běžným seznamem (viz popis seznamového formuláře v úvodu). Na vyhledávacím formuláři lze zvolit vyhledání různých typů kontaktů, t.j. firem, středisek i osob. 6.2 Přehled možných operací 6.2.1 Přehled kontaktních osob Seznam kontaktních osob je seznamovým formulářem. Platí pro něj tedy stejná pravidla při práci. Seznam je rozdělen do sloupců: Název Adresa Telefon E-mail 6.2.2 Odeslání emailu kontaktní osobě Klepněte na emailovou adresu u kontaktní osoby. Otevře se mailový klient a můžete začít psát e-mail. 6.2.3 Vytvoření, editace a vymazání kontaktu Vytvoření nové osoby 1. Zvolte v menu / Nová osoba.. 2. Vyplňte požadované údaje (povinné jsou barevně odlišeny). Podrobnosti o zadávání kontaktních údajů jsou uvedeny v příkladu v kapitole 3.2.8, část Více kontaktních údajů osoby. 3. Klepněte na tlačítko uložit v horní části formuláře. Údaje se uloží. Pokud zvolíte tlačítko storno, vrátíte se bez uložení do předchozí obrazovky. 4. Jestliže chcete zobrazit detail Vámi vytvořené osoby, klikněte na řádek v seznamu, kdekoli se osoba vyskytuje (v seznamu kontaktů u firmy, ve výsledcích vyhledávání kontaktů, a podobně). Úprava existujícího záznamu 1. označte záznam (klepněte na řádek s kontaktem, který si hodláte prohlédnout) 2. klepněte na tlačítko s nápisem upravit, 3. dále postupujte obdobně jako při vytváření nového záznamu 4. Vymazání existujícího záznamu 1. označte záznam (klepněte na řádek s kontaktem, který hodláte vymazat) 2. klepněte na tlačítko s nápisem odstranit v horní části formuláře 3. potvrďte dialog o smazání kontaktu 6.2.4 Detail kontaktní osoby Detail slouží k zobrazení informací o kontaktní osobě. Vzhledem k velkému počtu údajů je rozdělen do záložek. Detail kontaktní osoby je dostupný: a) ze seznamu kontaktních osob firmy (kliknutím na jméno osoby přejdete na její detail). 22

b) Z výsledku vyhledávání (menu / vyhledávání, kliknutím přejdete na detail). V detailu kontaktní osoby jí lze odebrat mateřskou firmu volbou odebrat u výpisu mateřské firmy. 6.2.5 Detailní informace o kontaktu Na záložce Stručné info jsou zobrazeny základní údaje o osobě. Další údaje jsou rozděleny do několika záložek. 6.2.6 Dokumenty osoby Na záložce Dokumenty jsou soustředěny všechny dokumenty náležející kontaktní osobě. Jedná se o seznamový formulář. Při vytváření nového dokumentu máte dvě možnosti: vytvořit nový dokument klepnutím na tlačítko s popisem Nový vytvořit nový dokument z existující šablony klepnutím na tlačítko s popisem Nový dokument ze šablony (více v kapitole o části Dokumenty) 6.2.7 Aktivity osoby V záložce Aktivity je vypsán seznam všech aktivit kontaktní osoby. Po klepnutí na položku v seznamu přejdete na detail vybrané aktivity. 6.2.8 Firmy osoby Na záložce uvidíte seznam firem/středisek(zákazníků), které jsou přiřazeny ke kontaktní osobě. Jedná se o seznamový formulář. Přiřazení firmy/střediska 1. Klepněte na tlačítko Přiřadit firmy/střediska. 2. Zvolte ze seznamu firem/středisek tu, kterou chcete přiřadit. 3. Výběr potvrďte tlačítkem Přiřadit. 23

Odebrání firmy/střediska 1. Vyberte tu položku, kterou chcete ze seznamu odstranit. 2. Výběr potvrďte tlačítkem Odebrat firmy/střediska 3. Nastavit firmu/středisko jako mateřskou (primární) 1. Vyberte tu položku, kterou chcete nastavit. 2. Výběr potvrďte tlačítkem Nastavit firmu/středisko jako primární. 24

7 AKTIVITY 7.1 Přehled aktivit Část Aktivity je součástí aplikace CRM a měla by především sloužit k evidenci událostí s možností vazby na zákazníka, projekt nebo kontaktní osobu. Další funkcí by měla být organizace práce se zákazníkem. Úkoly Aktivitami mohou být například úkoly, které je nutné splnit. Tyto úkoly mohou, ale nemusí mít počáteční a koncové datum. Každý zadaný úkol se automaticky objeví ve Vašem aktuálním seznamu úkolů (který je stále zobrazen v levé části obrazovky pod menu), a bude zde zobrazen, dokud nedojde k jeho splnění. Události Další variantou aktivit jsou události, které vyznačují důležité okamžiky v minulosti nebo akce v budoucnosti (např. jednání se zákazníky). Události mohou mít určen počátek a konec svého trvání. Specifickým typem události je celodenní událost, pro akci nemající definován počáteční ani koncový čas a zabírající celý den. Opakované Jak úkoly, tak události mohou být označeny jako opakované, což znamená, že zadaná činnost se bude znovu opakovat po určitých časových intervalech. 25

7.2 Přehled možných operací Při každodenním používání aplikace budete používat operace pro vytvoření a editaci aktivity. Často budete pracovat se svými úkoly a s kalendářem nebo budete chtít zobrazit seznam všech svých aktivit. Následující sekce popisuje nejčastěji používané operace a úkoly, které budete provádět. Vytvoření aktivity Editace aktivity Smazání aktivity Splnění úkolu Dále následuje stručný popis nejčastěji používaných obrazovek, ve kterých se budete pohybovat. Kalendář Týdenní přehled Mé úkoly Přehled všech mých aktivit 7.2.1 Vytvoření aktivity Během dne budete pravděpodobně plnit úkoly nebo provádět různé akce. Proto se stane zadávání nových aktivit pravděpodobně nejčastěji používanou akcí, kterou budete vykonávat. Postup vytvoření nové události 1. Zvolte v menu / Nová aktivita / událost 2. Vyplňte požadované informace (povinné položky jsou barevně odlišeny) 3. Pokud chcete specifikovat datum a trvání události, nastavte požadované vlastnosti v sekci Datum 4. Pokud chcete, aby se událost automaticky opakovala, nastavte požadované vlastnosti v sekci Opakování 5. Pokud si přejete událost automaticky připomenout, nastavte požadované vlastnosti v sekci Upozornění 6. Pokud si přejete uložit k události veřejnou či soukromou poznámku, přejděte na záložku Poznámky a vyplňte text. 7. Chcete-li hodnoty uložit, klikněte na tlačítko uložit v liště na horním okraji formuláře. Naopak kliknutím na tlačítko storno se vrátíte na předchozí obrazovku bez uložení dat. 26

Stručný popis jednotlivých polí: Pole Typ události Text Místo Zobrazit jako Kontakt Poznámka Soukromá poznámka Začátek Konec Trvání Celý den Opakovat do Popis Položka vyjadřující o jaký typ události se jedná. Krátký popisek, který slouží k bližší identifikaci události. Pole, které blíže specifikuje lokaci události. Stav vyjadřující dostupnost osoby v okamžik události. Kontakt, který je přiřazen konkrétní události Poznámka k události, kterou smějí vidět všechny osoby, které mají právo vidět událost. Poznámka k události, kterou může vidět pouze vlastník události. Pole pro zadání datumu a času, které určuje počátek události. Pole pro zadání datumu a času, které určuje konec události. Časový interval určující dobu trvání události. Zaškrtávací pole,které určuje, zda se jedná o celodenní událost. Zaškrtávací pole,které určuje, zda se jedná o opakující se událost. Položka udávající datum, kdy se opakovaná událost naposledy uskuteční. Postup vytvoření nového úkolu 1. Zvolte v menu / Nová aktivita / úkol 2. Vyplňte požadované informace (povinné položky jsou barevně odlišeny) 3. Pokud chcete specifikovat započetí a dokončení úkolu, nastavte požadované vlastnosti v sekci Datum 4. Pokud chcete, aby se úkol automaticky opakoval, nastavte požadované vlastnosti v sekci Opakování 5. Pokud si přejete úkol automaticky připomenout, nastavte požadované vlastnosti v sekci Upozornění 6. Pokud si přejete uložit k události veřejnou či soukromou poznámku, přejděte na záložku Poznámky a vyplňte text. 7. Chcete-li hodnoty uložit, klikněte na tlačítko uložit nebo uložit a nahrát dokument (umožní připojit k úkolu na dalším formuláři ještě dokument) v liště na horním okraji formuláře. Naopak kliknutím na tlačítko storno se vrátíte na předchozí obrazovku bez uložení dat. 27

Stručný popis jednotlivých polí (uvedena pouze pole nevyskytující se u události) Pole Termín Dokončeno Priorita Zobrazit od Plánovaný konec Započato Dokončeno Popis Datum, do kterého musí být úkol splněn. Počet procent, vyjadřující z jaké části je úkol splněn. Položka určující důležitost daného úkolu. Datum od kterého se má úkol zobrazovat v systému. Plánované datum kdy má být úkol dokončen. Datum, kdy bylo započato plnění úkolu. Datum, kdy byl úkol skutečně dokončen. 7.2.2 Editace aktivity Po zadání aktivity se často bude stávat, že budete potřebovat přidat k aktivitě nějaké údaje nebo změnit již existující údaje. Postup editace již existující aktivity 1. Vyhledejte požadovanou aktivitu v kalendáři (menu / Kalendář) nebo v přehledu vlastních aktivit (menu / moje aktivity) nebo v přehledu úkolů vlevo pod menu a kliknutím na text aktivity přejděte na její editaci. 2. Ve formuláři doplňte chybějící nebo upravte již existující údaje. 3. Všechny změny uložte kliknutím na tlačítko uložit, stejně jako při vytváření aktivity 7.2.3 Smazání aktivity Pokud nastane situace, že aktivita se stane neplatnou, není žádný problém ji ze systému vymazat. Vymazaná aktivita se přestane zobrazovat na všech výpisech. Postup pro smazání aktivity Vyhledejte požadovanou aktivitu v kalendáři (menu / Kalendář) nebo v přehledu vlastních aktivit (menu / moje aktivity) nebo v přehledu úkolů vlevo pod menu a kliknutím na text přejděte na její editaci. Smazání aktivity provedete kliknutím na tlačítko smazat v horní liště formuláře a potvrzením dialogového okna 28

7.2.4 Splnění úkolu Úkoly zadávané do systému budou pravděpodobně v jistém časovém horizontu splněny. V systému je splnění úkolu realizováno dvěma rozdílnými způsoby: 1. Vyhledejte požadovaný úkol v systému a kliknutím na text přejděte na jeho editaci. 2. Zadejte do pole Dokončeno hodnotu 100%. 3. Klikněte na tlačítko uložit. nebo 1. Vyhledejte v systému požadovaný úkol 2. Zaškrtněte zaškrtávací políčko na řádku představujícím konkrétní úkol 7.2.5 Kalendář Kalendář představuje grafické znázornění vašich aktivit, událostí a schůzek. Protože jeden uživatel může mít přístup do kalendáře pro více osob, je nedílnou součástí kalendáře také rozbalovací seznam osob, do jejichž kalendáře může aktuálně přihlášený uživatel nahlížet. Kalendář je zobrazován po týdnech. 7.2.6 Týdenní přehled Týdenní přehled zobrazuje seznam všech aktivit vybrané osoby pro zvolený pracovní týden. Týden, pro který se mají aktivity zobrazovat, lze měnit. Kliknutím na tlačítko Tento týden, se přednastaví aktuální pracovní týden. Šipky na formuláři slouží k přechodu na následující a předchozí pracovní týden. Kliknutím na ikonu kalendáře se zobrazí dialogové okno, ve kterém můžete vybrat libovolný týden. Na formuláři jsou zobrazeny jednotlivé dny v týdnu. U každého dne je seznam aktivit, které příslušný den nastanou. Kliknutím na text Zaznamenat nebo Naplánovat u příslušného dne lze vytvořit novou aktivitu pro tento den. 7.2.7 Mé úkoly Přehled zobrazuje všechny úkoly, které náleží aktuálně přihlášené osobě a zatím ještě nebyly splněny. Seznam úkolů je setříděn podle termínu jednotlivých úkolů. Každý úkol v seznamu můžete poklepáním na příslušnou řádku editovat, nebo zatržením příslušného zaškrtávacího políčka splnit. Přehled úkolů lze najít jako samostatný blok na stránce vlevo pod menu nebo přejít na seznam aktivit volbou v menu / moje aktivity a vybrat jako typ aktivity všechny úkoly. 29

7.2.8 Přehled všech mých aktivit Stránka Všechny moje aktivity (v menu / moje aktivity ) zobrazuje všechny aktivity náležející aktuálně přihlášené osobě, nezávisle na tom, zda již byly splněny nebo ne. Seznam je setříděn podle termínu jednotlivých aktivit. Každý úkol v seznamu můžete poklepáním na příslušnou řádku editovat, nebo zatržením příslušného zaškrtávacího políčka splnit. 30

8 OBCHODNÍ PŘÍPADY 8.1 Přehled Přehled obchodních případů by měl sloužit k evidenci obchodních případů a očekávaných příjmů do budoucna. Různé přehledy obchodních případů zobrazíme výběrem některé z možností v menu / Obchodní případy / přehled.... 8.2 Náhled na obchodní případy Klikntuím na řádek seznamu mohu opět přejít na detail případu. Zobrazí se kontextový formulář detailu případu, který v hlavičce obsahuje editovatelná pole (fáze případu, očekávaný příjem, atd.). Pozor, tato editovatelná pole, na rozdíl od jiných, ukládají data IHNED po jejich změně a opuštění políčka. Nejsou zde tedy žádná tlačítka uložit ani storno a veškeré změny se ihned zaznamenávají. 31

8.3 Přehled možných operací Při každodenním používání aplikace budete používat operace pro vytvoření a editaci obchodního případu. Často budete pracovat na seznamu vlastních obchodních případů a na seznamu obchodních případů firmy. Následující sekce popisuje nejčastěji používané operace, které budete provádět s obchodními případy. Vytvoření obchodního případu Editace obchodního případu Práce s aktivitami na detailu obchodního případu Dále následuje stručný popis nejčastěji používaných obrazovek, ve kterých se budete pohybovat. Seznam vlastních obchodních případů Seznam obchodních případů firmy Reporty 8.3.1 Vytvoření obchodního případu Pokud vaše firma nebo společnost bude mít předpoklad očekávaného přijmu do budoucnosti, budete jej pravděpodobně chtít zaznamenat, tedy vytvořit nový obchodní případ. Postup pro vytvoření nového obchodního případu 1. V menu zvolte / obchodní případy / nový. 2. Vyplňte údaje (povinné položky jsou barevně odlišeny). 3. Přejete-li si zadat podrobný pois, přejděte na záložku Popis a zapište text. 32

4. Klikněte na tlačítko uložit na horním okraji formuláře. Stručný popis jednotlivých polí Pole Firma Název Popis Produkt Teritorium Fáze Zdroj Account manager Očekávaný příjem Očekávané náklady Očekávané uzavření smlouvy Očekávané uvedení do provozu Kvalita Cíl případu Popis Firma, které náleží obchodní případ Název obchodního případu, pod kterým bude veden v systému Poznámky k obchodnímu případu Určuje, ke kterému produktu je obchodní případ veden Specifikuje lokaci, ke které obchodní případ náleží Blíže specifikuje stav, ve kterém se obchodní případ v tomto okamžiku nachází. Zdroj, odkud a jak byl obchodní případ získán. Může být použito pro hodnocení účinnost jednotlivých reklamních médií a kampaní. Uživatel, který je pověřen jednáním v této věci. Je to také vlastník tohoto obchodního případu. Subjektivní hodnota určující očekávaný příjem v případě uzavření smlouvy. Subjektivní hodnota určující očekávané náklady v případě uzavření smlouvy. Subjektivní hodnota určující očekávané ukončení obchodního případu. Subjektivní hodnota určující očekávané spuštění (dodání) zákazníkovi. Subjektivní hodnocení probíhajícího jednání manažerem obchodního případu. Určuje cíl, jehož má být úspěšným ukončením obchodního případu dosaženo. 33

8.3.2 Editace obchodního případu Po zadání obchodního případu se často bude stávat, že budete k němu potřebovat přidat nějaké údaje nebo změnit již existující údaje. K tomuto účelu slouží funkce pro editaci obchodního případu. Postup editace již existujícího obchodního případu Vyhledejte si požadovaný obchodní případ v systému a kliknutím na název přejděte na jeho detail. Klikněte na odkaz upravit v horním menu formuláře. V editačním formuláři doplňte chybějící nebo upravte již existující údaje. Všechny změny uložte kliknutím na tlačítko uložit na horní hraně formuláře. 8.3.3 Detail obchodního případu Pokud Vás budou zajímat podrobné informace o určitém obchodním případu, stačí pouze kliknutím na příslušný řádek přejít na zobrazení detailu obchodního případu. Na záložce Základní údaje jsou vypsány základní informace o případu. Na záložce Popis je zobrazena stručná charakteristika obchodního případu. Na záložce Aktivity je vidět seznam aktivit, které náleží danému obchodnímu případu. 8.3.4 Práce s aktivitami Na této záložce je zobrazen seznam všech aktivit, které náleží vybranému obchodnímu případu. Seznam je seřazen podle Konce aktivity. Pokud si přejete přidat novou aktivitu postupujte následovně: 1. Klikněte na tlačítko Přidat nový úkol nebo Přidat novou událost podle toho jaký typ aktivity chcete přidat. 2. Vyplňte všechny potřebné údaje tak, jak je uvedeno v kapitole Vytvoření nové aktivity. 3. Potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. Pokud si přejete editovat již existující aktivitu, postupujte dle návodu v kapitole editace aktivity. 34

8.3.5 Seznam vlastních / všech obchodních případů Volbou z menu v části /obchodní případy (vlastní) se zobrazí seznam obchodních případů, u kterých je uživatel veden jako Account manager. Výpis obchodních případů je setříděn podle očekávaného datumu uzavření smlouvy. Volbou z menu v části /obchodní případy (všechny) se zobrazí seznam všech obchodních případů. 8.3.6 Seznam obchodních případů firmy Pro každou firmu vedenou v systému lze zobrazit seznam jejich obchodních případů. Pokud chcete seznam zobrazit, klikněte na záložku Obchod na kontextovém formuláři detailu firmy. Výpis obchodních případů je setříděn podle očekávaného data uzavření smlouvy. 8.3.7 CRM statistiky Důležitým faktorem pro stanovení úspěšnosti firmy a pro odhad dalšího vývoje jsou reporty. Reporty dávají souhrnný náhled na situaci ohledně vývoje obratu a nově vzniklých obchodních případů. 35

Postup, jak zobrazit statistiky 1. V menu zvolte / CRM statistiky. 2. Ze zobrazených reportů si některý vyberte a klikněte na jeho jméno nebo odkaz Tabulka či Graf. Zobrazí se: 36

9 DOKUMENTY 9.1 Přehled Část Dokumenty můžete použít k archivaci a administraci důležitých dokumentů. 9.2 Náhled na dokumenty S náhledem na seznam dokumentů se budete setkávat nejčastěji v nějakém kontextu, na přiložené ukázce jde o dokumenty dané firmy. 9.3 Přehled možných operací 9.3.1 Vytvoření nového dokumentu 1. Klepněte na ikonu Nový v horní části seznamu dokumentů. 2. Vyplňte pole formuláře. Některá pole jsou blíže popsána v následující tabulce. Pole Název Popis Cesta k souboru Uložit obsah dokumentu Popis Název dokumentu (povinná položka) Popis dokumentu Do tohoto pole napište cestu k dokumentu nebo dokument vyhledejte pomocí tlačítka Browse Zaškrtávací pole 3. Potvrďte tlačítkem uložit na horním okraji formuláře V horní liště je umístěno tlačítko Změnit umístění, po jehož potvrzení se dostanete na stránku, kde můžete vybrat, do které složky má být Váš nový dokument umístěn. Navíc na této stránce lze vytvořit novou složku, editovat existující (ikona tužky) nebo složky mazat (ikona červeného křížku). Kořenovou složku nelze smazat ani ji editovat. 9.3.2 Vytvoření nového dokumentu ze šablony 1. Klepněte na ikonu Nový dokument ze šablony. 2. Vyplňte pole formuláře. Některá pole jsou více popsána v předešlé tabulce, na rozdíl od předchozího formuláře je zde pole šablona, kde musíte vybrat šablonu, ze které bude dokument vytvořen. 3. Formulář potvrďte tlačítkem uložit na horním okraji formuláře Opět je zde umístěno tlačítko Změnit umístění, které je pops v části vytváření nového dokumentu. 9.3.3 Podrobné informace o dokumentu 1. V seznamu dokumentů na řádek přejděte na detail dokumentu. 2. Zobrazí se přehled informací o dokumentu 9.3.4 Editace dokumentu 1. V přehledu dokumentů označte ten dokument, který chcete editovat. 2. Klikněte na ikonu Editovat, v horní části formuláře. 3. Doplňte či upravte požadované údaje o dokumentu v polích formuláře. 4. Provedené změny uložte potvrzením tlačítka uložit v horní části formuláře. 37

9.3.5 Smazání dokumentu 1. V přehledu dokumentů označte ten, který chcete smazat. 2. Klikněte na ikonu Smazat a potvrďte potvrzující dotaz. Smazat dokument lze také ze stránky Editace dokumentu pomocí tlačítka Smazat. 9.3.6 Odeslání mailem 1. Vyberte si ze seznamu dokumentů ten, který si chcete poslat na svůj email. 2. Klepněte myší na ikonu Zaslat e-mailem. Dokument bude doručen e-mailem na Vaši e- mailovou schránku, odkud jej můžete přeposlat dále. 38

10 REPORTY 10.1 Přehled Reportem může být libovolný náhled na data systému (například statistika obratu obchodních případů). Jsou dostupné z menu. Tyto náhledy připravuje administrátor dle potřeb uživatelů systému, uživatel si pak již jen vybírá ze seznamu reportů, který chce zobrazit. Reporty se zobrazují na stránkách CRM pomocí OWC (Office Web Components), pomocných komponent prohlížeče, umožňujících zobrazit data ve formě grafu či tabulky, tak jak je znáte z aplikací Office, například z aplikace MS Excel. Tím máte k dipozici všechny jejich pokročilé možnosti jak editační, jako možnost měnit šířky sloupečků v tabulkách, rozbalovat přehledy, tak i například možnost exportu dat do souboru Excel. Bližší info o možnostech práce s OWC najdete vždy v nápovědě (viz ikonka Help) u daného reportu. 10.2 Přehled reportů Seznam reportů, ikony v horní liště umožňují standartní operace, včetně zobrazení reportu. 39

11 KAMPANĚ 11.1 Přehled Kampaně slouží k vedení a vyhodnocení obchodních kampaní, oslovujích stávající či potencionální zákazníky.jsou dostupné z menu / přehled. 11.2 Vytvoření nové kampaně Vytvoření kampaně vychází z nějakého seznamu dat (adres, telefonů, emailových adres či jiných kontaktních dat cílové skupiny kampaně). Zdrojem takových dat může být i report máme li například zobrazen report tvořený seznamem kontaktů, můžeme využít volbu vytvořit kampaň v horní liště reportu. Po kliknutí na tuto volbu se zobrazí formulář pro vytvoření kampaně. Zadejte název, a vyberte pro jednotlivá pole buď odpovídající políčka z datového zdroje (seznamu kontaktních dat) kampaně, nebo hodnoty zapiště ručně (po zaškrtnutí volby zadat textem). Není nutné vyplňovat všechna pole. Poslední políčko ID kontaktu v systému vyjadřuje vazbu na již existující kontaktní osobu v aplikaci CRM. Po vyplnění všech dat, která si přejete v kampani využít, klikněte na tlačítko uložit na horním okraji formuláře. 11.3 Práce s kampaní Po uložení se zobrazí detail kampaně se seznamem kontaktních dat kampaně. Operátoři (osoby, zpracovávající kampaň) mohou nyní začít dle tohoto seznamu kontaktovat jednotlivé subjekty a výsledky zaznamenávat do formulářů detailů jednotlivých kontaktů. Mohou například zapsat doplňující data či poznámky, nebo pomocí tlačítek zaznamenat reakci osloveného subjektu. V případě, že subjekt má zájem, vytvoří se úkol pro account managera kampaně (úkol kontaktovat subjekt) a je možné také zároveň vytvořit nový obchodní případ, vztahující se k subjektu. Seznam kontaktních údajů je očíslován dle pořadí. Dle těchto čísel lze kampaň rozdělit mezi více operátorů (např. záznamy 1 100 zpracuje první operátor, záznamy 101 200 druhý operátor, atd.). Jednotlivé záznamy lze také z kampaně vyloučit (volbou vyloučen z kampaně na detailu kontaktu) a v seznamu lze pak zobrazit jen nevyloučené kontakty. Seznam kontaktů kampaně lze volbou Uložit pro použití v MS Office uložit do souboru s příponou.odc. Tento soubor můžete dále využít jako zdroj dat pro další operace v MS Office, například pro automatický tisk hromadné korespondence, obálek, štítků, rozesílání hromadných mailů, a podobně. 40

12 SPRÁVA ČÍSELNÍKŮ 12.1 Přehled Správa číselníků patří svým zaměřením do administrace systému, je však dostupná z jednotlivých záložek menu CRM, vždy k dané oblasti. Společné je vždy zobrazení seznamu položek formou seznamového formulře a možnost upravit, přidat či vymazat položku číselníku. Položky číselníku se zobrazují na jiných formulářích jako obsah rozbalovacího seznamu pro výběr nějaké hodnoty, například výběr funkce, země, titulu a podobně. Jde o tyto číselníky: typy aktivit, číselník produktů, číselník Zdroj obchodních případů číselník Funkcí, Titulů před, Titulů za, Oslovení, Zemí, Zákaznických segmentů, Priorit číselníky produktů a zdrojů 12.2 Podrobnější ukázka práce s číselníkem typy aktivit Typ aktivity popisuje vlastnosti aktivity. Vlastnostmi je myšlena struktura údajů, jež lze k aktivitě zadat a které z údajů jsou povinné, nebo zda lze aktivitu, která se uskutečnila v minulosti, vymazat - případně editovat. Práce s typy aktivit je činnost, která se v systému nebude odehrávat příliš často, pravděpodobně bude většina typů aktivit zadána již na začátku provozu systému a v průběhu se budou přidávat, editovat nebo mazat už jen minimálně. Přidání typu aktivity 1. Klikněte na tlačítko Nový typ aktivity. 2. Vyplňte údaje a klikněte na tlačítko uložit. Pole Popis Typ Určuje typ aktivity. Standardně Událost nebo Úkol. Název Krátký popis aktivity, který bude zobrazován Popis Popis typu aktivity, který se zobrazuje při jejím vytváření a případně jako stručná nápověda při její úpravě. Ikona Cesta k ikoně reprezentující typ aktivity Zobrazit začátek Určuje, zda se má při zadávání a úpravě aktivity zobrazit datum a čas začátku aktivity Vazba na kontakt Určuje, zda je vyžadována vazba na kontakt (firmu či kontaktní osobu). Vazba na obch. Určuje, zda je vyžadována vazba na Obchodní případ. případ Modifikovat událost Určuje, zda lze události v minulosti modifikovat a mazat. Editacetypu aktivity 1. Ze seznamu kliknutím na text přejděte na editaci typu aktivity. 2. Doplňte nebo upravte údaje, potvrďte kliknutím na tlačítko uložit. Vymazání typu aktivity 1. V seznamu si klepnutím označte typ aktivity, který si přejete smazat. 2. Klikněte na tlačítko Smazat, potvrďte dialog o smazání. 41

13 ADMINISTRACE FIREMNÍHO PORTÁLU Aplikace CRM je provozována v rámci tzv. intranetového firemního portálu. Jedná o nástroj, který umožňuje vytvořit libovolný počet stránek, na kterých mohou být umístěny různé informace. V této části naleznete popis administrace firemního portálu. 13.1 Náhled do administrace Úvodní obrazovka Administrace obsahuje přehled možných operací. 13.2 Přehled možných operací 13.2.1 Operace se záložkami Aby uživatel měl k danému modulu přístup, je nejprve nutné v této části administrace nadefinovat záložky, na kterých se bude obsah modulů zobrazovat. Přidání záložky 1. Klikněte na úvodní stránce modulu na odkaz Přidat záložku. 2. Zadejte jméno záložky a klikněte na tlačítko Uložit. Odebrání / editace záložky 1. Označte v seznamu požadovanou záložku. 2. Klikněte na symbol křížku / tužky. 3. Potvrďte kliknutím na OK / Uložit změny. Pole Název záložky Typ Viditelné pro role Editovatelné pro role Administrátoři záložky Přidat nový modul Přidat existující modul Části stránky Popis Jméno, pod kterým bude záložka v systému vedena. Zobrazuje se na hlavní liště se záložkami Charakterizuje rozvržení modulů na záložce Seznam rolí, pro které je záložka viditelná Seznam rolí, které mají možnost záložku editovat Seznam rolí, které mají právo záložku administrovat Slouží pro vytvoření nového modulu a jeho přidání na aktuální záložku. Slouží pro přidání již existujícího modulu do záložky. Seznam modulů, které se zobrazují na určitých částech záložky. Změna pořadí záložky 1. Označte v seznamu požadovanou záložku 2. Klikejte tak dlouho na symboly šipek, dokud nejste s pořadím záložek spokojeni. 13.2.2 Uživatelé a role Přidání, editace a smazání uživatele 1. Pokud si přejete, aby uživatel měl právo vstoupit do systému CRM, musíte ho nejdříve do systému přiřadit. 2. Na úvodní stránce modulu klikněte na odkaz Přidat uživatele. 3. Vyplňte požadované údaje. 42

Pole Windows doménové jméno Jméno a příjmení Přístup do podsystémů Popis Login, pod kterým je uživatel veden ve své doméně. Kliknutím na tlačítko..., lze uživatele přímo vybrat ze všech uživatelů v Active Directory. Jméno a příjmení uživatele, pod kterými bude veden v systému Zaškrtněte checkboxy u těch podsystémů, u kterých si přejete, aby k nim měl uživatel přístup 4. Potvrďte kliknutím na tlačítko Uložit. 5. Jestliže si přejete u uživatele změnit nějaké informace postupujte podle těchto bodů. 6. Vyberte požadovaného uživatele v rozbalovacím seznamu a klikněte na ikonu se symbolem tužky. 7. Ve formuláři změňte požadované údaje. 8. Klikněte na tlačítko Uložit 9. Pokud si přejete odebrat uživateli práva na systém CRM, vyberte ho v rozbalovacím seznamu a klikněte na ikonu se symbolem křížku. 13.2.3 Práva ke složkám Výběr složky k editaci práv V modulu práva ke složkám s dokumenty uvidíte seznam složek (strom v levé části) a seznam rolí s právy společně se skupinami na výběr (v pravé části) 1. Klepněte na složku v rootu a rozbalováním stromu najděte požadovanou složku 2. Klepnutím složku vyberte Přidání /odebrání práv 1. V seznamu skupin nastavte checkbox u těch, jimž právo chcete přidat / odebrat. 2. Klepněte na tlačítko Uložit. Nastavení defaultních práv 1. U každé složky můžete nastavit výchozí nastavení práv. 2. Klepněte na tlačítko Převzít výchozí nastavení. 13.2.4 Výchozí práva ke složkám V každé firmě existují dokumenty, které nejsou veřejně dostupné. Aby se v aplikaci daly dokumenty chránit před nepovolaným čtením, nastavují se jim práva. Existují 3 druhy práv:číst, zapisovat, administrovat. Přidání práv 1. V seznamu skupin nastavte checkbox u těch, jimž právo chcete přidat / odebrat. 2. Klepněte na tlačítko Uložit. 13.2.5 Systémové komponenty Administrace systémových komponent slouží k přidávání a odebírání modulů a k přidávání modulů do záložek. Změnou komponent můžete měnit vzhled a uspořádání aplikace. Přidání modulu 1. Na úvodní stránce Administrace klikněte na odkaz Systémové komponenty. 2. Následně klikněte na odkaz Přidat modul. 3. Vyplňte údaje ve formulářia klikněte na tlačítko Uložit. Editace a smazání modulu 1. Na úvodní stránce Administrace klikněte na odkaz Systémové komponenty. 43