Úvod do problematiky ÚPRAVY TABULKY Zaměříme se na úpravy, které určují finální grafickou úpravu tabulky (tzv. formátování.). Měnit můžeme celou řadu vlastností a ty nejdůležitější jsou popsány v dalším textu. Formátovat lze jednotlivá políčka (buňky), vybranou souvislou nebo nesouvislou oblast tabulky, jeden nebo několik řádků, jeden nebo několik sloupců. A. OZNAČOVÁNÍ TABULKY Některé vlastnosti se vztahují vždy k vybrané části tabulky. K označování příslušné oblasti využíváme jednak klávesnici, jednak myš. a) klávesnice Při označování souvislé oblasti postupujeme následovně: 1. Najedeme kurzorem do levého horního rohu označované oblasti (např. do políčka B3) 2. Přidržíme klávesu SHIFT a pomocí kurzorových šipek přemístíme kurzor do pravého dolního rohu označované oblasti (např. do políčka D8) Někdy potřebujeme označit najednou několik oblastí. Potom postupujeme takto: 1. První oblast označíme předchozím postupem (např. A2 až B5) 2. Pak stiskneme klávesu SHIFT a F8 3. Přemístíme pomocí kurzorových šipek kurzor do nové pozice (např. D2) a známým postupem označíme další oblast (např. D2 až E3) 4. Pokud potřebujeme přidat ještě další oblast, znovu stiskneme klávesu SHIFT a F8 a pokračujeme jako v bode 3 b) myš Za vybrané políčko se v tabulce EXCELU považuje buňka orámovaná silnější čarou. Pokud tedy potřebujeme upravit pouze jedno políčko, stačí do něj kliknout myší. K označování více políček současné máme k dispozici tři následující techniky. klasické tažení myši se stisknutým levým tlačítkem U tohoto způsobu je třeba hlídat tvar kurzoru, který musí mít v průběhu celého označování pořád tvar bílého krížku. Kurzor musíme umístit vždy dovnitř příslušného políčka. systémem od-do. Tento postup spočívá v tom, že nejprve klikneme myší do políčka, které představuje levý horní roh označované obdélníkové oblasti. Potom stiskneme a držíme SHIFT a klikneme na políčko v pravém dolním rohu vybírané oblasti. technika označování několika nesousedících částí tabulky V tomto případě označíme první oblast již dříve zmíněným tažením myši. Pak stiskneme a držíme klávesu CTRL a tažením myši označujeme další části. V některých případech je užitečné označit jeden nebo několik sloupců, jednu nebo několik řádek, případně celý list. Jak postupovat v těchto případech ukazuje následující přehled. označení celého sloupce nebo více sloupců Kurzor myši umístíme na písmeno označující sloupec a klikneme na levé tlačítko. Kurzor přitom změní tvar na černou šipku (viz obrázek části tabulky, sloupec B). Pokud levé tlačítko podržíme a černou šipkou přejedeme na sousední sloupec D nebo i další sloupce, označí se několik sloupců najednou. 1
označení celé řádky nebo více řádek Princip označování je v podstatě shodný jako v předchozím případě. Jediný rozdíl je v tom, že kurzorem myši najedeme na číslo vybírané řádky. označení celého listu Kurzorem myši najedeme do levého horního rohu tabulky a odklepneme levé tlačítko myši (viz. obrázek). Kurzor myši má stále podobu bílého krížku. B. VZHLED STRÁNKY Parametry stránek pro tisk se nastavují v panelu ROZLOŽENÍ STRÁNKY. Tato volba nám nabízí celou řadu možností, ale zaměříme se jen na dva základní údaje. Především je důležité zvolit orientaci listu, na který budeme tabulku tisknout. Můžeme si vybrat ze dvou možnost NA VÝŠKU a NA ŠÍŘKU. Druhým důležitým parametrem jsou okraje. Běžné kancelářské tiskárny neumí většinou tisknout od kraje papíru a tak se vynechává volný prostor nahoře, dole, vlevo a vpravo. V listu EXCELU je pravý okraj a konec stránky zobrazen čárkovanou čarou. Pokud zjistíme, že obsah tabulky jen o málo přesahuje zobrazené hranice, postačí zmenšit okraje. Přitom EXCEL hlídá přípustnost zadávané hodnoty pro tiskárnu připojenou k počítací. Když tedy zadáme příliš malé číslo, budeme na tuto skutečnost upozorněni, a musíme údaje opravit. Oba parametry nastavíme buď rychlou volbou, nebo v dialogovém okně. To vyvoláme kliknutím na rozbalovací políčko (je označeno červeným rámečkem). 2
C. ČÍSELNÝ FORMÁT U číselného formátu se zaměříme na tyto základní vlastnost: Počet desetinných míst Zobrazení jednotek (Kč, %, Kč/hod. a další) Barevné odlišení záporných čísel Počet desetinných míst je důležitý především u vypočítaných údajů, ale někdy je vhodné nastavit tento parametr i u vstupních hodnot. Například budeme do tabulky vkládat naměřené teploty s přesností na 1 desetinné místo. Pokud určíme přesný počet desetinných míst, bude teplota 5 C zobrazena jako 5,0. Jinak EXCEL zobrazí pouze číslici 5. Počet desetinných míst nastavíme v panelu ČÍSLO. Jednotky Kč, % a další je u číselných hodnot obecně vhodnější zapisovat do hlavičky tabulky. Pokud požadujeme zobrazení příslušné jednotky přímo u číselného údaje, musíme nastavit příslušný číselný formát. Potom bude možné zahrnout tyto číselné údaje do vzorců pro výpočty. Jednotky typu Kč nebo % nastavíme v panelu ČÍSLO a okně FORMÁT BUNĚK. 3
přidání Kč přidání % Kladná a záporná čísla lze v EXCELU barevně odlišit. Odlišení docílíme nastavením číselného formátu na požadovaný vzhled. Barevné odlišení záporných čísel nastavíme v panelu ČÍSLO a okně FORMÁT BUNĚK. D. PÍSMO Vlastnosti písma se upravují obdobně jako ve WORDU. Pokud měníme písmo pouze v jednom políčku tabulky, stačí umístit kurzorový rámeček na příslušné políčko. Pokud se změny týkají více buněk, musíme je vybrat. Řekněme se ještě, jak vyřešit jeden specifický problém. Když potřebujeme vložit údaje, ve kterých se vyskytuje index (např. x 3 ), zapíšeme v našem případě do políčka písmenko x a trojku. Potom v řádce vzorců číslici 3 (nebo i přímo v buňce) vybereme a v panelu PÍSMO vyvoláme okno FORMÁT BUNĚK, v němž zaškrtneme potřebnou volbu. 4
E. ZAROVNÁNÍ Zarovnávat můžeme obsah jednotlivých políček tabulky a to ve vodorovném a svislém směru. Vodorovné zarovnání má přitom smysl jen tehdy, když obsah políčka nepřetéká do sousedních polí. Můžeme v tomto případě pochopitelné rozšířit sloupec, ale pokud příslušný text představuje nadpis pro více sloupců, lze využít vodorovné zarovnání vzhledem k vybrané oblasti. Nejdříve však musíme příslušná políčka sloučit. Také můžeme v políčku nastavit zalamování údajů. Zápis pak bude rozložen do několika řádek. Případně lze problém s přesahem zápisu do sousedních políček vyřešit orientací textu. Základní varianty zarovnání názorné ukazuje následující příklad. V první rádce ukázkové tabulky jsou sloučená všechna políčka do jednoho a text je zarovnán na střed. Text středisko je umístěn do sloučených dvou polí a zarovnán ve svislém směru na střed. Také nadpisy I. čtvrtletí i II. čtvrtletí jsou zapsány do sloučených buněk a zarovnány na střed. Názvy měsíců jsou zarovnány na střed a názvy středisek vlevo. V této ukázce jsme požadovali, aby sloupce nebyly zbytečně široké, čehož bylo dosaženo změnou orientace textu. Způsob zarovnání ve zvoleném políčku nebo skupině polí, slučování polí, nastavení orientace a zalamování textu provádíme v panelu ZAROVNÁNÍ. Nebo vyvoláme dialogové okno FORMÁT BUNĚK. 5
F. RÁMEČKY Rastr (mřížka) tabulky zobrazený na jednotlivých listech je pouze pomocný a na vytisknuté sestavě se neobjeví. Proto se do hotové tabulky přidávají rámečky, které už tisková sestava obsahuje. Rámuje se vždy označená část tabulky a to v panelu PÍSMO nástrojem pro rámečky. Kliknutím na černou šipku u nástroje otevřeme nabídku, z níž budeme vybírat. Pro složitější případy rámování klikneme na volbu další ohraničení a v dialogovém okně upřesníme detaily (tloušťka, barva, styl, umístění čáry apod.). 6
Čáry přidáváme pomocí tlačítek nebo přímo na schématu TEXT kliknutím na příslušnou hranu. Tlačítka fungují jako přepínače, to znamená, že tlačítkem čáru na příslušné místo přidáváme nebo naopak čáru odebíráme. Použít lze i diagonální čáry (úhlopříčky), například k proškrtnutí políčka. Pokud nechceme vytvořit vlastní rámečky, můžeme v panelu MOŽNOSTI LISTŮ zaškrtnout políčko TISK. V tomto případě se tabulka vytiskne i s pomocnou mřížkou (viz obrázek) G. POZADÍ Pozadím se myslí barva podkladu zvolených políček a využívá se především ke zvýraznění hlavičky tabulky nebo výsledku výpočtů. Procedura volby barvy začíná označením polí, u kterých chceme pozadí nastavit, a pokračujeme v panelu PÍSMO nástrojem pro pozadí. Kliknutím na šipku na pravé straně nástroje vyvoláme nabídku barev. 7
Podklady pro cvičné příklady 1. úloha 1.1. ukol1.xlsx 2. úloha 2.1. ukol2.xlsx 3. úloha 3.1. ukol3.xlsx Cvičné úlohy 1. Do tabulky v sešitu ukol1.xlsx doplňte názvy měsíců a letopočty. Potom tabulku upravte dle vzoru. 2. Do tabulky v sešitu ukol2.xlsx doplňte vzorce pro datum od 2.2. do 10.2. a vzorce pro výpočet průměrů. Potom tabulku upravte dle vzoru. 3. Do tabulky v sešitu ukol3.xlsx doplňte vzorce pro výpočet tržby, podílu středisek na tržbách, součtů, průměrů, maxima a minima. Potom tabulku upravte dle vzoru. 8