Digitalizace příchozích faktur www.scanservice.cz SAP Forum 2015 scanservice a.s. Jan Schöpp scanservice a.s. Náchodská 2397/23 193 00 Praha 9 Česká republika E-mail: info@scanservice.cz
Obsah Představení scanservice a.s. Proč přemýšlet o digitalizaci příchozích faktur Jak to v praxi funguje Co si zapamatovat 2
scanservice a.s. česká společnost na trhu od roku 1998 řešení + služba = více než miliarda zpracovaných dokumentů v ČR a SR státní správa samospráva pošty finanční instituce centra sdílených služeb průmyslové podniky zdravotnictví 3
Co umíme Digi business dokumentů Digitalizace archivů Digitalizace knih Implementace řešení HW, SW + servis 4
3 důvody proč digitalizovat příchozí faktury 1 Papírové faktury dlouho obíhají napříč firmou, obzvlášť pak v případech decentralizovaných organizací Zkrácení celého procesu 2 Faktury se neztrácejí, jsou plně pod kontrolou, výrazně se sníží chybovost a mohou být dlouhodobě elektronicky archivované Transparentnost a dohledatelnost 3 Zaměstnanci nemusí data zdlouhavě přepisovat a mohou se věnovat důležitějším činnostem Efektivita a úspora nákladů 5
Využití času AP pracovníky Zpracování výjimek Dotazy dodavatelů Ostatní 13% 21% 7% 6% 12% 9% Platby zaměstnanců Správa dodavatelů Zpracování plateb Zadávání dat 32% Zdroj: BearingPoint 6
Automatizace pomocí našeho řešení Zpracování výjimek 21% Naše řešení / služba efektivně řeší úkoly, které spotřebují majoritu času (66 %) zaměstnanců AP Dotazy dodavatelů 13% Zadávání dat 32% Zdroj: BearingPoint 7
Digitalizace faktur jako řešení nebo služba? Nemůžu předat data mimo Chci mít všechny systémy u sebe Složitost procesu Nechci se o nic starat Tlak na snížení počtu pracovníků Soustředím se na svůj core business řešení služba scanservice 8
Jak to celé funguje? 5 jednoduchých kroků k úspěchu 9
Krok 1 - Přijetí Flexibilní aplikace Scan Portal Pomocí skenovacího portálu se papírové faktury skenují E- Portal Přijetí elektronických faktur ať už se jedná o PDF, EDI nebo XML soubor, případně obrázek z mobilního zařízení 10
Krok 2 - Rozpoznání Celostránkové OCR rozpoznání a kombinace více enginů, unikátní hlasovací technologie Automatické nalezení polí k rozpoznání pomocí technologie neuronových sítí Freeform rozpoznání (přednastavené) Systém se automaticky učí Automatická validace 11
Krok 3 - Validace Validace dodavatele Kontrola množství Kontrola ceny Kontrola měny Kontrola DPH Kontrola řádkových položek dle objednávky Vše automaticky na základě master dat v ERP 12
Krok 4 Schvalovací workflow Standardní schvalovací workflow Šablony workflow na základě SAP Business Workflow Libovolně konfigurovatelné 13
Krok 5 Platba Plná integrace s ERP SAP Faktury jsou přeneseny a mohou jít k zaúčtování / proplacení 14
Co na závěr před koktejlem Výkonné a komplexní řešení pro automatizované zpracování faktur Automatické rozpoznání a validace vůči master datům Plná integrace se systémy SAP Zkrácení procesu zpracování a schválení faktury z týdnů na 1-2 dny = snížení nákladů na vyřízení faktury až o 80 % 15
Děkuji za pozornost www.scanservice.cz Ing. Jan Schöpp Obchodní ředitel scanservice a.s. jan.schopp@scanservice.cz +420 267 009 963 scanservice a.s. Náchodská 2397/23 193 00 Praha 9 Česká republika E-mail: info@scanservice.cz