Účinnost dokumentu od: 14.6.2007 Provádění preventivních opatření Řízená kopie č.: Razítko: Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 1/11
Obsah 1 Všeobecná ustanovení...3 1.1 Cíl a účel dokumentu...3 1.2 Oblast platnosti...3 1.3 Definice zkratek a pojmů...3 1.3.1 Pojmy...3 1.3.2 Seznam zkratek...3 1.4 Pravomoc a odpovědnost...4 2 Popis činnosti...5 3 Související dokumenty...7 4 Seznam příloh...8 Příloha č. 1 Formulář FMEA...9 Příloha č. 2 Záznam o preventivním opatření...10 Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 2/11
1 Všeobecná ustanovení 1.1 Cíl a účel dokumentu Účelem této směrnice je popsat postup navrhování a realizace opatření, směřujících k odstranění příčin vzniku potenciálních problémů, aby se zabránilo jejich výskytu. 1.2 Oblast platnosti Tato směrnice je závazná pro všechny pracovníky Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství. 1.3 Definice zkratek a pojmů 1.3.1 Pojmy Neshoda Nedostatek Problém neplnění požadavku nechtěná situace, která může ovlivnit nežádoucím způsobem vlastnosti realizovaného produktu nebo funkci systému jakosti společný název pro neshodu a nedostatek Systém managementu jakosti systém managementu na usměrňování a řízení organizace s ohledem na jakost Opatření k nápravě Preventivní opatření Garant procesu Vedoucí pracovník 1.3.2 Seznam zkratek ON PO činnost směřující k odstranění následků a příčin zjištěné neshody nebo nedostatku činnost směřující k odstranění příčiny potenciální neshody nebo jiné potenciální nežádoucí situace pracovník (funkce) odpovědný za realizaci a dokumentaci procesu vedoucí katedry, ředitel institutu, proděkan, děkan, tajemník fakulty opatření k nápravě preventivní opatření Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 3/11
1.4 Pravomoc a odpovědnost Činnost Provedení analýzy FMEA resp. jiné analýzy rizik pro jednotlivé procesy na fakultě Garant procesu Schválení akčního plánu preventivních opatření X X Přezkoumání realizovaných preventivních opatření Uložení záznamů o provedené analýze FMEA resp. jiné analýzy rizik pro daný proces X X X Děkan Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 4/11
2 Popis činnosti Předcházet vzniku potencionálních problémů je jednodušší a méně nákladné než odstraňovat následky a příčiny již vzniklých problémů. Aby bylo předcházení vzniků problémů efektivní a účinné musí se jednat o systematickou činnost skládající se z následujících kroků: 1) Určení potenciálních problémů a jejich příčin. Zdrojem informace o potenciálních problémech jsou: - Podněty zákazníků a dalších zainteresovaných stran (studentů, zaměstnanců, zadavatelů výzkumných projektů,..). - Zprávy z interních auditů. - Výstupy z analýzy údajů o měření výkonnosti jednotlivých procesů. - Výstupy z měření spokojenosti. - Výstupy z přezkoumání vedením. - Ponaučení získané z minulých zkušeností zejména z řešení vzniklých problémů (ON) Nástrojem pro vyhodnocení potenciálních problémů a jejich příčin je analýza FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) Analýza možnosti vzniku vad a jejich následků. Je založena na týmové analýze. Analýza FMEA se provádí pro hlavní procesy a za její provedení odpovídají garanti procesů, kteří fungují jako vedoucí týmu. Členy týmu si volí garanti procesů tak, aby byl zajištěn komplexní pohled na daný proces. Vlastní hodnocení potenciálních problémů se zaměřuje na tři hlediska, která se hodnotí bodovou stupnicí 1 až 10: - Pravděpodobnost výskytu problému. - Význam problému. - Pravděpodobnost odhalení problému. V případě pravděpodobnosti vzniku problému se posuzuje pravděpodobnost, že v průběhu realizace procesu dojde ke vzniku problému. V případě významu problému se hodnotí nejzávažnější dopad problému na výstup procesu z pohledu hodnocení zákazníků procesu. Při posuzování pravděpodobnosti odhalení problému se posuzuje účinnost kontrolních opatření odhalit vznik možného problému nebo jeho příčin předtím, než mohou ovlivnit výstup z procesu. Po stanovení všech tří bodových hodnocení se pro každý problém vyvolaný určitou příčinou vypočte tzv. rizikové prioritní číslo (RPN), které představuje součin příslušných bodových hodnocení jednotlivých kriterií. Výsledky hodnocení se zaznamenávají do formuláře FMEA příloha 1. 2) Vyhodnocení potřeby opatření k zabránění výskytu problémů Potřeba opatření k zabránění vzniků problémů je dána hodnotou RPN. Mezní hodnotou RPN je hodnota 250. Pro hodnotu větší než je mezní hodnota, je potřeba pro daný potenciální problém definovat opatření k zabránění výskytu preventivní opatření PO. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 5/11
FMEA představuje vhodnou, nicméně pouze doporučovanou metodu. K odhalení potenciálních problémů mohou garanti procesů uplatnit i jiný, pro danou situaci vyhovující postup. 3) Stanovení a realizace opatření Při návrhu preventivních opatření by měla být dána přednost opatřením snižujícím pravděpodobnost výskytu problému. Soubor navrhovaných opatření se zaznamená do formuláře Záznamu o preventivním opatření. Pokud realizace PO přesahuje kompetence garanta daného procesu, podléhá akční plán schválení děkana fakulty. Po schválení je akční plán závazný. 4) Přezkoumání provedených preventivních opatření Po realizaci opatření tým nejprve analyzuje, zda provedená opatření odpovídají plánovaným opatřením a opětovně hodnotí riziko problémů, na které byla opatření zaměřena, nebo které mohly být opatřením ovlivněny. Nově zjištěné hodnoty umožňují posoudit účinnost jednotlivých opatření a případně stanovit nové pořadí možných problémů podle míry jejich rizika a případně navrhnout další opatření. 5) Záznamy o provedených opatřeních a jejich výsledcích Průběh analýzy problémů metodou FMEA se průběžně zaznamenává do formuláře FMEA příloha 1, jehož součástí je hlavička v níž jsou uvedeny potřebné údaje o daném procesu, týmu FMEA a času provedení. Analýzu FMEA je nutno aktualizovat při každé podstatné změně procesu nebo změně podmínek, za nichž daný proces funguje, minimálně však jedenkrát ročně. Formuláře FMEA a Záznamy o preventivních opatřeních jsou uchovávány po dobu nejméně 5 let u garantů jednotlivých procesů a jsou publikovány na portálu SMJ. Pokud je analýza rizik realizována jinak než metodou FMEA, musí garant procesu vyhotovit o výsledcích záznam formou zápisu. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 6/11
3 Související dokumenty Směrnice Provádění opatření k nápravě FMMI_SME_06_002 Příručka jakosti Fakulty metalurgie a materiálového inženýrství ČSN EN ISO 9000 ČSN EN ISO 9001 Systémy managementu jakosti - Základy, zásady a slovník. Praha: Český normalizační institut, srpen 2001. Systémy managementu jakosti Požadavky. Praha: Český normalizační institut, březen 2002. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 7/11
4 Seznam příloh Příloha č. 1 Formulář FMEA Příloha č. 2 Záznam o preventivním opatření Formuláře jsou dostupné v sekci Šablony na portálu SMJ (http://iso.fmmi.vsb.cz). Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 8/11
Příloha č. 1 Formulář FMEA Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 9/11
Příloha č. 2 Záznam o preventivním opatření Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 10/11
Seznam změn a revizí řízeného dokumentu Verze Datum Obsah změny / revize A 11.7.2006 První vydání Jméno a podpis garanta dokumentu Prof. Ing. Ľudovít Dobrovský, CSc., Dr.h.c. B 14.6.2007 Úprava dokumentu podle nové Směrnice VŠB-TUO Řízení dokumentů a záznamů TUO_SME_07_004 verze A. Prof. Ing. Ľudovít Dobrovský, CSc., Dr.h.c. Není-li výtisk tohoto dokumentu na první straně opatřen originálem razítka 11/11