Komercializace veřejné správy Seminář ebrno, 17.4.2008 Miroslav Bublík, výkonný řed. IDS Scheer Petr Železník, Presales Expert SAP www.ids-scheer.cz
Co je to IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 2
Jsme obklíčeni komerční sférou CENTRÁLNÍ G2G ÚŘADY G2G MMB 29 ÚMČ MěPolicie Brno firmy dodavatelé BUSINESS ČR Zahraničí KRAJSKÉ ÚŘADY Městské a.s. Archiv Příspěvkové organizace G2B investoři žadatelé G2B G2G??? G2O O2B ŠKOLY diskuse VÝZKUM GOVERNMENT žadatelé zájemci o informace Brno ČR Zahraničí OBČANÉ IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 3
Komercializace veřejné správy.? Do veřejné správy se přenáší obchodní a manaž. principy komerční sféry Organizace řízená strategií - Procesní řízení PDCA SWOT - FMEA Aplikace kvalitářských a bezpečnostních standardů ISO, EFQM Veřejná správa má zákazníky z komerčních firem občan!!! (zákazník) Do veřejné správy jsou najímáni odborníci z komerční sféry (zaměstnanci) Je stále užší spolupráce veřejné správy s odbornými firmami (dodavatelé) Provádění specifických/odborných úkonů (přenos znalostí) Outsourcing Podpora informačními a komunikačními systémy na komerční úrovni egovernment Metropolitní síť (optika, WiFi, ) + aktivní prvky Datacentra moderní koncepce výkonného HW Využívání standardního aplikačního SW (SAP, Documentum, ) Moderní a výkonné koncové stanice + ostatní periferie (Vysokokapacitní scanery s identifikací textu) IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 4
Typické komerční procesy Komunikace se zákazníky Cíl: Přiblížení se k zákazníkovi, zjednodušení a zrychlení komunikace Komunikace s občanem (portály, call centrum, info kiosky) Nepodcenit lidský přístup (člověk v přetechnizovaném světě) Strategie, Cíle, Procesní řízení Cíl: Zkvalitnění, zprůhlednění. Není to snižování počtu zaměstnanců Procesní model organizace (holdingu) Konsolidace aplikací a infrastruktury Plánování a controlling Cíl: Dostat procesy pod kontrolu v čase Plánování rozpočtu Plánování personálních nákladů Controlling nákladů Správa investičních projektů Manažerský informační systém Business Intelligence Cíl: Jednoduché a přesné informace pro rozhodování Podpora rozhodování managementu města IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 5
Komunikace se zákazníky Komunikace s občanem Portál, Infokiosek egon CzechPoint ESMO Ostrava IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 6
Komunikace se zákazníky Nepodcenit lidský přístup Co vyřídím jen u přepážky nebo IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 8
Typické komerční procesy Komunikace se zákazníky Cíl: Přiblížení se k zákazníkovi, zjednodušení a zrychlení komunikace Komunikace s občanem (portály, call centrum, info kiosky) Nepodcenit lidský přístup (člověk v přetechnizovaném světě) Strategie, Cíle, Procesní řízení Cíl: Zkvalitnění, zprůhlednění. Není to snižování počtu zaměstnanců Procesní model organizace (holdingu) Konsolidace aplikací a infrastruktury Plánování a controlling Cíl: Dostat procesy pod kontrolu v čase Plánování rozpočtu Plánování personálních nákladů Controlling nákladů Správa investičních projektů Manažerský informační systém Business Intelligence Cíl: Jednoduché a přesné informace pro rozhodování Podpora rozhodování managementu města IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 9
Strategie, Cíle, Procesní řízení Procesní model organizace Holding městských organizací Management města SAP/R3 Magistrát + ÚMČ + MP Příspěvkové organizace Městské a.s. IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 10
Strategie, Cíle, Procesní řízení Procesní model organizace Optimalizace procesů Příklad : Popis nových procesů (podrobná úroveň) Současný proces Nový proces Bez organizačních bariér - eliminace ztrátových časů Cílem není úspora lidí, ale přeskupení pro efektivnější práci IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 11
Strategie, Cíle, Procesní řízení Procesní model organizace Přínosy Strategie organizace je provázaná na realizované procesy Organizační struktura podporující realizaci procesů Jsou jednoznačně definované pravomoci a odpovědnosti všech zaměstnanců Řízení znalostí zaměstnanců na základě reálných potřeb Motivační systém je založen na skutečných výsledcích, existují měřitelné výkony procesů Odstranění duplicitních, nadbytečných, nahodilých a neefektivních činností, produkujících zbytečné výdaje Zvýšení výkonnosti a efektivity organizace, snížení nákladů Optimální struktura dokumentů, odstranění přebytečné administrativy Optimální využití informačních systémů Splnění podmínek evropských a světových autorit, např.iso 9000 IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 12
Strategie, Cíle, Procesní řízení Konsolidace aplikací a infrastruktury ARIS IT Architect, Designer Vybudovat seznamy aplikací, informací a technologií Popsat architekturu systémů od koncepce po infrastrukturu Specifikovat, dokumentovat a propagovat ICT standardy Integrovat ICT architekturu s procesní řízením Zákon Předpis Enterprise Architecture Informační audit IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 13
Strategie, Cíle, Procesní řízení Konsolidace aplikací a infrastruktury - Přínosy Řízení a kategorizace portfolia služeb, informací, aplikací a technologií Definování a implementaci vazby mezi podnikovými procesy a ICT architekturou Standardizuje ICT prostředí, přináší všeobecné povědomí o řízení ICT architektury napříč organizací, zvyšuje transparentnost, zajišťuje konzistenci, stává se komunikačním kanálem IT architektury na podnikové úrovni Redukuje složitost ICT prostředí, přináší jednoznačnost při standardizaci a sjednocování ICT prostředí, a tím snižuje náklady ICT Pomáhá porozumět dopadu změn ICT systémů na celou organizaci, na podnikové procesy, poskytuje podporu pro strategická rozhodování Umožňuje snadnou tvorbu dokumentace existujícího stavu a návrh ideálního stavu, stejně jako plánování aktivit k dosažení cílového stavu IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 14
Typické komerční procesy Komunikace se zákazníky Cíl: Přiblížení se k zákazníkovi, zjednodušení a zrychlení komunikace Komunikace s občanem (portály, call centrum, info kiosky) Nepodcenit lidský přístup (člověk v přetechnizovaném světě) Strategie, Cíle, Procesní řízení Cíl: Zkvalitnění, zprůhlednění. Není to snižování počtu zaměstnanců Procesní model organizace (holdingu) Konsolidace aplikací a infrastruktury Plánování a controlling Cíl: Dostat procesy pod kontrolu v čase Plánování rozpočtu Plánování personálních nákladů Controlling nákladů Správa investičních projektů Manažerský informační systém Business Intelligence Cíl: Jednoduché a přesné informace pro rozhodování Podpora rozhodování managementu města IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 17
Plánování a controlling Plánování rozpočtu Proces Odhady příjmů a výdajů Odhady personálních nákladů Dluhová služba Dodatky, krácení a transfery rozpočtu Limitky Dostupnost dat Průkaznost záznamů Nákup zboží a služeb Vytváření pracovních míst Zvýšení mezd Investice Závěrkové práce Legislativní výkaznictví Ověření dodávky zboží a služeb Výplaty mezd Příjmy Krátkodobé odhady příjmů a výdajů Monitoring hotovosti Strategie výpůjček Dluhová služba Sledování grantů a dotací IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 19
Plánování a controlling Plánování rozpočtu Střednědobý rozpočet pro volební období Příprava ročního rozpočtu IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 21
Plánování a controlling Plánování rozpočtu Monitoring stavu přípravy rozpočtu Kontrola disponibility rozpočtu; výkaznictví IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 22
Plánování a controlling Plánování personálních nákladů Zaměstnanec Pozice Profese Organizační jednotka Základní mzda Srážky Odměny Mzda (simulovaná/reálná data) Plánovaná mzda - rekvalifikace (simulovaná) Plánovaná mzda Data souvisejících objektů (např. průměr pro neobsazené pozice) Plánovaná mzda Data souvisejících objektů (např. průměr pro danou profesi) Plánování limitů Náklady na vzdělávání Rozdíl aktuální/ plánovaná mzda Data z Training and Event Management Jednorázové složky Mzdová pravidla Detailní plánování pro liniové manažery Scénář 1 Plán personálních nákladů Scénář 2 Scénář N mysap ERP HCM SAP BW mysap Financials IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 24
Plánování a controlling Controlling nákladů Controlling obligo požadavek obligo objednávka předběžný náklad náklad Logistika požadavek objednávka příjem materiálu příjem faktury Účetnictví hlavní kniha stav materiálu dodavatelé faktura hlavní kniha platba Rozpočet požadavek objednávka faktura platba 50 DM IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 25
Plánování a controlling Správa investičních projektů Návrh projektu Základní plán Schválení přípravy Vytvoření projektu v provozním systému Plánování termínů Plánování nákladů Plánování materiálu Strategické plánování Portfolio projektů Simulace vývoje Stanovení priorit Globální plánování zdrojů SAP xrpm Sumarizace Integrace Analýzy Plánování zdrojů Příprava rozpočtu Spolupráce s partnery Simulace projektu Definitivní schválení... cprojects Project Management System IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 27
Typické komerční procesy Komunikace se zákazníky Cíl: Přiblížení se k zákazníkovi, zjednodušení a zrychlení komunikace Komunikace s občanem (portály, call centrum, info kiosky) Nepodcenit lidský přístup (člověk v přetechnizovaném světě) Strategie, Cíle, Procesní řízení Cíl: Zkvalitnění, zprůhlednění. Není to snižování počtu zaměstnanců Procesní model organizace (holdingu) Konsolidace aplikací a infrastruktury Plánování a controlling Cíl: Dostat procesy pod kontrolu v čase Plánování rozpočtu Plánování personálních nákladů Controlling nákladů Správa investičních projektů Manažerský informační systém Business Intelligence Cíl: Jednoduché a přesné informace pro rozhodování Podpora rozhodování managementu města IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 29
Manažerský informační systém Business Intelligence Podpora rozhodování - Sledování stížností a jejich řešení IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 30
IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 31
Nashledanou Děkujeme za vaši pozornost Miroslav Bublík, výkonný ředitel IDS Scheer ČR, s.r.o. Telefon: +420 724 261 255 Email: miroslav.bublik@ids-scheer.com Petr Železník, Presales Expert SAP ČR, spol. s r.o. Mobil: +420 602 259 816 Email: petr.zeleznik@sap.com Sídlo IDS Scheer ČR, s.r.o. Web: www.ids-scheer.cz E-mail: ids@ids-scheer.cz Sídlo: Vídeňská 55, 639 00 Brno Telefonní spojení: +420 543 524 666, Faxové spojení: +420 543 524 601 IDS Scheer ČR, s.r.o. www.ids-scheer.cz 32