Hromadná korespondence Funkce hromadné korespondence se v aplikaci Word používá k vytvoření např. Formulářového dopisu zasílaného mnoha zákazníkům. Každý takový dopis obsahuje stejný druh informací, ale samotný obsah je jiný. Tyto dopisy se liší např. v oslovení, adrese vepsané na místo pro okénkovou obálku atd. Jednotlivé informace pochází z položek ve zdroji dat. Základní myšlenka pro hromadnou korespondenci je, že si vytvoříme, nebo již máme daný seznam údajů, které se budou v dokumentu měnit, např. Adresa, oslovení, různé čísla, hodnoty atd. Dalším souborem bude samotný dokument, který budeme zasílat. Tento dokument bude samotným dopisem s vlastním obsahem. Třetí krok potřebným pro hromadnou korespondenci je právě sloučení těchto dvou dokumentů do jednoho. Tedy zdroje dat a samotného dopisu. Před samotným sloučením je ale potřebné vykonat několik nezbytných kroků, aby sloučení mohlo být smysluplně dokončeno. V následujícím postupu si představíme právě samotný proces sloučení hromadné korespondence. To předpokládá právě existenci hlavního dokumentu a zdroje dat. Zpracování korespondence zahrnuje následující celkové kroky: 1) Nastavení hlavního dokumentu. Hlavní dokument obsahuje text a grafiku totožnou v každé verzi sloučených dokumentů, například zpáteční adresu, datum a vlastní sdělení. 2) Připojení dokumentu ke zdroji dat. Zdroj dat je soubor obsahující informace, které chcete sloučit do dokumentu. Jsou to například jména a adresy příjemců dopisu. Může se jednat o databázový soubor, nejčastěji se v jednoduchých případech používá sešit (tabulka) aplikace Excel. 3) Upřesnění seznamu příjemců nebo položek. Aplikace Word generuje kopii hlavního dokumentu pro každou položku nebo záznam v datovém souboru. Jestliže je datovým souborem seznam adresátů, budou těmito položkami pravděpodobně adresáti korespondence. Pokud chcete generovat jen kopie určitých položek v datovém souboru, můžete vybrat položky (záznamy), které chcete zahrnout. 4) Vložení zástupních symbolů označovaných jako pole hromadné korespondence do dokumentu. Po zpracování hromadné korespondence budou pole hromadné korespondence vyplněna informacemi z datového souboru. 5) Náhled a dokončení hromadné korespondence. Před vytištěním celé sady můžete zobrazit náhled každé kopie dokumentu. Hromadná korespondence se dá v aplikaci Word zrealizovat dvěmi cestami. Ta první, které se budeme věnovat je podrobnější a má víc možností. Je ale intuitivnější a neztratíte se v krocích, které je potřeba vykonat. Druhá možnost je vykonat výše popsané kroky ručně, téměř v jakémkoliv pořadí, ale je potřebné se víc orientovat, kde a co jsme už udělali, resp. neudělali. Dle předcházejícího seznamu, co všechno musíme mít k úspěšnému dokončení hromadné korespondence, si připravíme dva dokumenty. Jeden bude jednoduchý dopis pro naše zákazníky a druhý bude seznam zákazníků, kterým náš dopis zašleme. 77
Průvodní dopis může vypadat následovně (osoby, místa a čas jsou smyšlené a jakákoli souvislost se skutečností je čistě náhodná): Splněná přání, s.r.o. U zábradlí 429 664 06 Bílý měsíční kráter Vážený/a pan/i p. Vopršálková Pod startovací rampou 555 666 00 Měsíc-hlavní město S potěšením Vám oznamujeme, že jste vyhrál/a v naší velké jarní soutěži zájezd do pustiny zvané Odvrácená strana měsíce s kapesným 2mil Euro. S pozdravem Já I. Hlava pomazaná Na Měsíci-hlavní město dne 22. 7. 2045 Dalším dokumentem je seznam osob, kterým budeme dopis zasílat (platí již výše zmíněná poznámka): Jméno Příjmení Ulice PSČ Město Jarmila Vopršálková Pod startovací rampou 555 666 00 Měsíc-hlavni město Jarmil Zmek Za radarem 15 111 50 Mala placka Jana Hrášková Skleničkova 42 258 85 Velké dílo Lenka Čubová Chovatelská 45 458 00 Střední kopec Pozor, oba dokumenty musíme mít uložené na disku zvlášť pod nějakým jménem souboru. Hromadná korespondence pomocí Podrobného průvodce hromadnou korespondencí. Na kartě Korespondence (1) vybereme položku Spustit hromadnou korespondenci (2) a pak zvolíme položku Podrobný průvodce hromadnou korespondencí (3). 78
zobrazí se nám na okraji aplikace Word následující průvodce. Tento průvodce se nás bude postupně ptát na jednotlivé povinné kroky pro úspěšně dokončení hromadné korespondence. Těchto kroků je šest jak je vidět na spodním okraji průvodce. Pomocí Odkazu se šipkou Další: se posuneme na další krok. Když náhodou uděláme něco jinak než jsme si původně představovali, je možné se vrátit pomocí Odkazu se šipkou doleva Předchozí: Tři šipky v popisu představují název předchozího, nebo následujícího kroku a tento text se mění dle toho, v jakém kroku se nacházíme. Krok 1 vybrat typ dokumentu V tomto kroku musíme vybrat typ dokumentu, na kterém pracujeme. Je to důležité pro způsob, jakým bude prezentován výsledek. Pokud např. vybereme E-maily, tak výsledkem nebude tisk ale odeslání e-mailu a zároveň je potřebné mít v dokumentu s kontakty také e-mailové adresy. Obálky štítky a adresář mění formát atd. Nás v tomto případě zajímá možnost Dopisy. 79
Krok 2 Vybrat počáteční dokument Musíme Wordu určit počáteční dokument. Pokud máme zrovna náš dopis otevřený, necháme nastavenou možnost Použít aktuální dokument. Jinak můžeme vybrat dokument ze šablony, nebo ze souboru na disku. Krok 3 Vybrat příjemce V tomto kroku budeme definovat seznam příjemců, kteří náš dopis dostanou. Opět máme více možností jak se k sezamu dostat. My máme nachystaný seznam příjemců v tabulce. Je jedno jestli je tato tabulka jako sešit aplikace Excel, nebo jako v našem případě máme jen napsanou tabulku v dokumentu aplikace Word. Zvolíme tlačítko Procházet a vybereme dokument. 80
Po zvolení správného dokumentu se sezamem se obrazí okno, ve kterém můžeme upravit seznam příjemců. Tady máme víc možností jak seznam upravovat. Pomocí zaškrtávacích políček (zvýrazněno červeným rámečkem) můžeme jednotlivé kontakty odebírat, nebo přidávat (1), dále máme možnost příjemce seřadit (2) anebo filtrovat (3). Pokud máme příjemce vybrané, vše potvrdíme tlačítkem OK (4). Krok 4 Vytvořit dopis Teď musíme jednotlivé pole (sloupečky z naší tabulky příjemců) umístnit do našeho dopisu. Tím řekneme hromadné korespondenci kam a jak (formát, barva, velikost písma) umístnit jednotlivé informace o příjemcích. 81
My už adresu v našem dopisu máme. Je tam adresa p. Vopšálkové. Tuto adresu smažeme a přesně na její místo doplníme pole z naší tabulky. Postup je následující. 1) Vymažeme první řádek adresy a kliknutím na Další položky 2) zobrazí se seznam polí z naší tabulky. 3) A protože potřebujeme vložit na první řádek jméno a příjmení, klikneme na jméno a stlačíme tlačítko Přidat. Tím přidáme jméno, na místo kde právě stojíme kurzorem. Stejný postup aplikujeme na příjmení a ukončíme zadávání tlačítkem Zavřít. 82
4) Výsledek je následující: 1) políčko reprezentující Jméno 2) políčko reprezentující Příjmení 5) Celé pole musíme chápat jako jeden celek, i s dvojitými špičatými závorkami, a proto s ním doporučujeme pracovat jako s nedělitelným celkem. 6) Mezi jménem a příjmením není mezera, takže ji tam doplníme. 7) Pro demonstraci budeme chtít jméno a příjmení tučným písmem. Označíme tedy text <Jméno> a přidáme mu efekt tučného písma. Postup opakujeme na Příjmení. 8) Výsledek je následující: A konečně stejně postupujeme v případě Ulice, PSČ a Města: Krok 5 Zobrazit náhled dopisu Tento krok je už jen kontrolní. Můžeme se podívat, jak bude nás dopis vypadat. 83
1) Vidíme, že se změnila adresa a za název pole se doplnila skutečná data. 2) Můžeme se podívat, jak budou vypadat další adresy, přepínáním se na další příjemce. 3) Znovu můžeme upravit seznam příjemců totožné s krokem číslo 4 Krok 6 Dokončit hromadnou korespondenci Zbývá nám dokončit funkci hromadné korespondence. V tomto kroku máme dvě možnosti. Buď dopisy rovnou vytiskneme na tiskárně, nebo si můžeme nechat dopisy uložit do samostatného souboru, kde je můžeme dál upravovat a následně upravené vytisknout. Druhou možnost použijeme stlačením tlačítka Upravit jednotlivé dopisy Můžeme si vybrat rozsah dopisů, které se vloží do nového dokumentu, a následně se můžeme podívat v novém dokumentu na výsledek. 84