Uživatelská příručka systému e-spis LITE ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz Uživatelská příručka systému e-spis LITE Vypracoval kolektiv pracovníků ICZ a.s. Předáno dne 1.8.2013 Verze 2.6.0
Správa dokumentu Záznam změn Datum Autor Verze Popis změn 01. 10. 2009 ICZ 1.0 Žádný předchozí dokument 27. 11. 2009 ICZ 1.1.1 Úpravy dle funkčnosti systému 15. 3. 2010 ICZ 2.0.0 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap. 1.2 7.7.2010 ICZ 2.1.0 Úpravy dle funkčnosti systému 31.12.2010 ICZ 2.2.0 Úpravy dle funkčnosti systému 17.6. 2011 ICZ 2.3.0 Úpravy dle funkčnosti systému 1.8. 2011 ICZ 2.3.1 Úpravy dle funkčnosti systému 26.9. 2011 ICZ 2.3.3 Úpravy dle funkčnosti systému 13.1. 2012 ICZ 2.4.0 Úpravy dle funkčnosti systému 22.6. 2012 ICZ 2.5.0 Úpravy dle funkčnosti systému 17.7. 2012 ICZ 2.5.1 Úpravy dle funkčnosti systému 30.11. 2012 ICZ 2.5.4 Úpravy dle funkčnosti systému 1. 8. 2013 ICZ 2.6.0 Úpravy dle funkčnosti systému Kontrolovali Jméno Ing. Pavel Machánek Pozice Vedoucí projektu ICZ a.s. Distribuce Kopie č. Jméno Umístění 1 Knihovna projektu ICZ a.s, Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4 Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu. -2-
Obsah a rejstříky Obsah příručky: 1. Úvod... 10 1.1. Co je to e-spis LITE krátký popis aplikace... 10 1.2. Přehled úprav aplikace e-spis LITE verze 2.6.0... 10 1.2.1. Hlavní nové funkce... 10 1.2.2. Opravy... 12 2. Uživatelé e-spis LITE... 13 3. Popis uživatelského prostředí... 14 3.1. Informace o uživatelském účtu... 14 3.2. Uživatelské nastavení obsahu složky... 15 3.2.1. Výběr zobrazovaných sloupců a nastavení jejich šířky... 15 3.2.2. Nastavení pořadí zobrazovaných sloupců... 16 3.3. Přehled objektů spisové služby... 17 4. Referent... 18 4.1. Uživatelské prostředí... 18 4.1.1. Složky referenta... 18 4.2. Základy práce s dokumentem... 19 4.2.1. Založení dokumentu... 19 4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu... 26 4.2.2. Záložky dokumentu... 31 4.2.2.1. Záložka Info... 32 4.2.2.2. Záložka Spis... 38 4.2.2.3. Záložka Historie... 39 4.2.2.4. Záložka Soubory... 40 4.2.2.5. Záložka Související... 41 4.2.3. Úprava dokumentu... 43 4.2.4. Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím... 43 4.2.4.1. Vyřazení odpovědi z evidence... 44 4.2.5. Vytvoření kopie dokumentů... 45 4.2.6. Tisk štítku dokumentů... 46 4.3. Základy práce se spisem... 47 4.3.1. Založení spisu... 47 4.3.1.1. Záložka Info... 49 4.3.1.2. Záložka Historie... 50 4.3.2. Úpravy ve spisu... 50 4.3.2.1. Vložení dokumentu do spisu... 50 4.3.2.2. Vyjmutí dokumentu ze spisu... 52 4.3.2.3. Vyřízení spisu... 54 4.3.2.4. Uzavření spisu... 56 4.3.2.5. Vrácení spisu ke zpracování... 57 4.3.2.6. Zrušení (anulování) spisu... 58 4.3.3. Tisk spisové obálky včetně sběrného archu... 58 4.3.4. Tisk štítku spisu... 60 4.4. Práce se soubory (el. dokumenty)... 61 4.4.1. Vložení souboru... 61 4.4.2. Verzování souboru... 62 4.4.2.1. Vložení nové verze souboru... 63 4.4.2.2. Zobrazení verzí souboru... 63 4.4.3. Konverze do formátu PDF... 63-3-
4.4.4. Připojení elektronického podpisu... 64 4.4.5. Označení časovým razítkem... 65 4.4.6. Současné opatření souboru elektronickým podpisem a časovým razítkem... 65 4.4.7. Předat k podpisu... 66 4.4.7.1. Zrušení podepisování... 67 4.4.8. Odstranění souboru... 67 4.4.9. Zobrazení obsahu souboru... 67 4.5. Vypravení vlastního dokumentu... 67 4.5.1. Evidence jedné zásilky... 69 4.5.1.1. Evidence poštovního vypravení... 69 4.5.1.2. Evidence osobního vypravení... 70 4.5.1.3. Evidence vypravení faxem... 71 4.5.1.4. Evidence e-mailového vypravení... 72 4.5.1.5. Evidence vypravení prostřednictvím elektronického formuláře... 73 4.5.1.6. Evidence vypravení datovou zprávou... 73 4.5.1.7. Evidence interního vypravení... 75 4.5.1.8. Evidence vyvěšení na úřední desku... 75 4.5.2. Evidence více zásilek k dokumentu... 77 4.5.3. Úprava zásilky... 78 4.5.4. Zrušení zásilky... 79 4.5.5. Šablony obálek... 79 4.5.6. Šablony dokumentů... 80 4.5.7. Předání zásilky k odeslání... 80 4.5.8. Storno odeslání... 82 4.5.9. Zápis výsledku doručení... 83 4.5.10. Zápis položek Hmotnost, Výplatné, ČDZ a Pošta... 85 4.6. Kontrola existence datové schránky... 86 4.6.1. Evidence zásilky kontrola datové schránky... 86 4.6.2. Předání zásilky k odeslání kontrola datové schránky... 88 4.6.3. Odeslání zásilky - kontrola datové schránky... 88 4.7. Řízení oběhu... 88 4.7.1. Předání objektu... 88 4.7.2. Převzetí objektu... 89 4.8. Změna stavu dokumentů a spisů... 90 4.8.1. Vyřízení objektu... 90 4.8.2. Uzavření spisu... 92 4.8.3. Vrácení dokumentu ke zpracování... 92 4.8.4. Zrušení evidenčního záznamu... 92 4.9. Tiskové sestavy... 93 4.9.1. Tisk přehledu objektů... 93 4.9.2. Tisk statistického přehledu... 94 4.10. Spisovna... 95 4.10.1. Založení ukládací jednotky... 95 4.10.2. Editace ukládací jednotky... 96 4.10.3. Vkládání objektů do UJ... 97 4.10.4. Vyjmutí objektů z UJ... 97 4.10.5. Zrušení UJ... 98 4.10.6. Tisk obsahu UJ... 98 4.10.7. Tisk štítku UJ na archivní krabice... 99 4.10.8. Předání UJ do spisovny... 100 4.11. Vyhledávání... 100 4.11.1. Filtrování ve složkách... 101 4.11.2. Rychlé vyhledávání... 101 4.11.3. Pokročilé vyhledávání... 102-4-
4.11.4. Dynamické složky vyhledávání... 104 4.11.4.1. Založení dynamické složky... 104 4.11.4.2. Zobrazení obsahu dynamické složky... 104 4.11.4.3. Editace dynamické složky... 105 4.11.4.4. Odstranění dynamické složky... 105 5. Vedoucí... 106 5.1. Uživatelské prostředí... 106 5.2. Řízení oběhu - role Vedoucí... 106 5.2.1. Předání objektu role Vedoucí... 106 5.3. Tisk statistiky role vedoucí... 108 5.3.1. Statistiky podle uživatelů... 108 5.3.1.1. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin role vedoucí... 108 5.3.1.2. Tisk statistického přehledu pro konkrétního uživatele role vedoucí... 109 5.3.2. Přehled poštovného... 110 6. Podatelna a výpravna/podatelna skupiny... 111 6.1. Uživatelské prostředí... 112 6.2. Řízení oběhu role Podatelna a výpravna... 113 6.2.1. Předání objektu Podatelna a výpravna... 113 6.3. Export adresáře subjektů... 113 6.4. Tiskové funkce... 114 6.4.1. Tisková sestava podací deník... 114 6.4.2. Tisková sestava podací arch... 115 6.4.2.1. Tisk PPA pouze pro vybrané zásilky... 116 6.4.3. Tisková sestava přijatých/odeslaných datových zpráv... 116 6.4.4. Statistika časových razítek... 117 6.5. Zaevidování nového podání... 118 6.5.1. Evidence doručeného dokumentu... 118 6.5.2. Evidence datové zprávy... 119 6.5.2.1. Načtení datových zpráv... 119 6.5.2.2. Evidence načtených datových zpráv... 120 6.5.3. Evidence emailového podání přijatého prostřednictvím epodatelny ICZ... 121 6.5.3.1. Načtení e-mailových podání... 122 6.5.3.2. Evidence načtených e-mailových podání... 122 6.6. Odeslání zásilek z organizace... 124 6.6.1. Odeslání zásilek způsob odeslání Pošta, Interní, Datová zpráva... 124 6.6.2. Vyvěšení na úřední desku způsob odeslání Úřední deska... 124 6.6.2.1. Vyvěšení na úřední desku... 124 6.6.2.2. Aktualizace údajů o vyvěšení... 125 6.6.2.3. Svěšení z úřední desky... 126 6.7. Zápis výsledku doručení... 126 6.7.1. Ruční zápis výsledku doručení k vybraným zásilkám... 126 6.7.2. Zápis položek Hmotnost, Výplatné, ČDZ a Pošta... 127 6.7.3. Hromadné stažení doručenek k odeslaným datovým zprávám... 127 6.8. Komunikace s elektronickou spisovnou... 128 6.8.1. Založení ukládací jednotky... 128 6.8.2. Předání a odeslání ukládací jednotky/objektů do spisovny... 128 6.8.3. Vrácené objekty ze spisovny... 129 7. Integrace s ISZR (Informační systém základních registrů)... 131 7.1. Změny v uživatelském zobrazení... 131 7.1.1. Profil objektu... 131 7.1.1. Výběr subjektu z adresáře... 132 7.2. Ověření adresy... 134 7.3. Ztotožnění subjektu... 135-5-
7.3.1. Ztotožnění subjektu typu FO... 135 7.3.1. Ztotožnění subjektu typu PO, PFO a OVM... 137 8. Integrace e-spis LITE s agendovými systémy integrovanými přes rozhraní "Best Practices"... 139 8.1. Postoupení objektu externí agendě... 139 9. Závěr... 141 Rejstřík obrázků: obr. 1. Pracovní prostředí Referenta... 14 obr. 2. Uživatelské nastavení... 15 obr. 3. Ikona pro výběr zobrazovaných sloupců... 16 obr. 4. Nastavení sloupců... 16 obr. 5. Složky e-spis LITE Referent... 18 obr. 6. Založení dokumentu... 20 obr. 7. Prázdný formulář Doručeného dokumentu... 20 obr. 8. Prázdný formulář Vlastního dokumentu... 21 obr. 9. Zaevidovaný Doručený dokument... 25 obr. 10. Zaevidovaný Vlastní dokument... 25 obr. 11. Spisový plán - výchozí pohled... 27 obr. 12. Spisový plán - stromečkový pohled... 28 obr. 13. Výběr subjektu z adresáře... 29 obr. 14. Kalendář pro výběr data... 30 obr. 15. Záložky dokumentu nevloženého do spisu... 32 obr. 16. Záložky dokumentu vloženého do spisu... 32 obr. 17. Evidence poštovního podání... 33 obr. 18. Evidence osobního podání... 34 obr. 19. Evidence e-mailového podání... 35 obr. 20. Evidence faxového podání... 36 obr. 21. Evidence interního podání... 37 obr. 22. Evidence anonymního podání... 38 obr. 23. Ukázka záložky Spis... 39 obr. 24. Ukázka záložky Historie... 39 obr. 25. Ukázka detailu Historie... 40 obr. 26. Ukázka záložky Soubory... 41 obr. 27. Vazba na související objekt... 42 obr. 28. Systémové vazby... 42 obr. 29. Ukázka sestavy seznamu souvisejících objektů a systémových vazeb.... 43 obr. 30. Založení Odpovědi na doručený dokument... 44 obr. 31. Vytvoření kopie dokumentu... 45 obr. 32. Ukázka štítku... 46 obr. 33. Tisk štítku čárových kódů... 47 obr. 34. Založení spisu... 48 obr. 35. Profil nově zakládaného spisu... 48 obr. 36. Ukázka záložky Info... 50 obr. 37. Vložení dokumentu do spisu... 51 obr. 38. Dialogové okno Vložení do spisu... 51 obr. 39. Záložka Info dokumenty zařazené ve spisu... 52 obr. 40. Vyjmutí dokumentu z detailu spisu... 53 obr. 41. Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu... 53-6-
obr. 42. Vyřízení dokumentu z detailu spisu... 54 obr. 43. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu... 55 obr. 44. Vyřízení dokumentu z jeho detailu... 55 obr. 45. Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů... 56 obr. 46. Uzavření spisu... 56 obr. 47. Dialogové okno pro uzavření spisu z detailu... 57 obr. 48. Dialogové okno při hromadném uzavírání spisů ze složky... 57 obr. 49. Vrácení spisu ke zpracování... 57 obr. 50. Zrušení spisu... 58 obr. 51. Dialogové okno pro zrušení spisu... 58 obr. 52. Tisk spisové obálky... 59 obr. 53. Spisová obálka... 59 obr. 54. Tisk štítku spisu... 61 obr. 55. Vložení souboru... 62 obr. 56. Záložka Soubory s připojeným souborem... 62 obr. 57. Vložení nové verze... 63 obr. 58. Zobrazení verzí souboru... 63 obr. 59. Soubor po konverzi... 64 obr. 60. Výběr certifikátu... 64 obr. 61. Soubor s připojeným el. podpisem... 65 obr. 62. Soubor označený časovým razítkem... 65 obr. 63. Předání k podpisu... 66 obr. 64. Detail předání k podpisu u podepisujícího... 67 obr. 65. Ukázka zaevidované zásilky... 68 obr. 66. Evidence poštovní zásilky... 69 obr. 67. Evidence osobní zásilky... 70 obr. 68. Evidence vypravení faxem... 71 obr. 69. Evidence vypravení e-mailem... 72 obr. 70. Evidence vypravení Elektronický formulář... 73 obr. 71. Evidence vypravení datovou zprávou... 74 obr. 72. Evidence interní zásilky... 75 obr. 73. Evidence vyvěšení na úřední desku bez zapnutého modulu Integrace s edeskou... 76 obr. 74. Evidence vyvěšení na úřední desku se zapnutým modulem Integrace s edeskou... 77 obr. 75. Evidence více zásilek... 78 obr. 76. Výběr šablony obálky... 79 obr. 77. Výběr šablony dokumentu... 80 obr. 78. Předání zásilek k odeslání... 81 obr. 79. Storno odeslání... 82 obr. 80. Dialogové okno Storno odeslání... 83 obr. 81. Zápis výsledku doručení referentem... 84 obr. 82. Doručenka datové zprávy... 84 obr. 83. Zápis doručení detail dokumentu... 85 obr. 84. Editace položek Hmotnost, Výplatné, ČDZ a Pošta z detailu dokumentu... 85 obr. 85. Editace položek Hmotnost, Výplatné, ČDZ a Pošta ze složky... 86 obr. 86. Kontrola existence datové zprávy tlačítko [Zkontrolovat DS]... 87 obr. 87. Nalezené datové schránky... 87 obr. 88. Kontrola existence datové zprávy K odeslání... 88 obr. 89. Předání objektu... 89 obr. 90. Dialogové okno Předání k vyřízení... 89-7-
obr. 91. Vyřízení objektu z jeho detailu... 90 obr. 92. Dialogové okno pro vyřízení objektu z detailu... 91 obr. 93. Dialogové okno při hromadném vyřízení objektů ze složky... 91 obr. 94. Vrácení dokumentu ke zpracování... 92 obr. 95. Zrušení evidenčního záznamu... 93 obr. 96. Dialogové okno pro zrušení záznamu... 93 obr. 97. Tisk přehledu dokumentů... 94 obr. 98. Ukázka sestavy přehledu dokumentů... 94 obr. 99. Tisk statistického přehledu referenta... 94 obr. 100. Ukázka sestavy Statistický přehled referenta... 95 obr. 101. Založení nové UJ... 95 obr. 102. Založení nové UJ... 96 obr. 103. Zobrazení nové UJ... 96 obr. 104. Detail UJ... 96 obr. 105. Vložení objektů do UJ... 97 obr. 106. Vyjmutí objektu z UJ... 97 obr. 107. Zrušení UJ... 98 obr. 108. Tisk obsahu UJ... 98 obr. 109. Ukázka sestavy obsah UJ... 99 obr. 110. Tisk štítku UJ... 99 obr. 111. Ukázka štítku UJ... 99 obr. 112. Detail dokumentu uloženého ve spisovně... 100 obr. 113. Zadání filtračních kritérií ve sloupcích... 101 obr. 114. Rychlé vyhledávání... 101 obr. 115. Výsledek rychlého vyhledávání... 102 obr. 116. Pokročilé vyhledávání... 103 obr. 117. Výsledek pokročilého vyhledávání... 103 obr. 118. Založení dynamické složky... 104 obr. 119. Zobrazení obsahu dynamické složky... 105 obr. 120. Složky e-spis LITE Vedoucí... 106 obr. 121. Předání objektu... 107 obr. 122. Dialogové okno Předání k vyřízení... 107 obr. 123. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin role vedoucí... 108 obr. 124. Ukázka sestavy Statistický přehled... 109 obr. 125. Tisk statistického přehledu podřízených v rámci skupin role vedoucí... 109 obr. 126. Tisk přehledu poštovného... 110 obr. 127. Ukázka přehledu výplatného... 110 obr. 128. Složky e-spis LITE Podatelna a výpravna... 112 obr. 129. Export adresáře subjektů... 114 obr. 130. Tisk podacího deníku... 114 obr. 131. Ukázka sestavy podací deník... 115 obr. 132. Tisk podacího archu... 115 obr. 133. Ukázka sestavy podací arch... 116 obr. 134. Tisk PPA pro vybrané zásilky... 116 obr. 135. Tisk seznamu přijatých/odeslaných datových zpráv... 117 obr. 136. Ukázka sestavy doručených datových zpráv formát PDF... 117 obr. 137. Ukázka sestavy doručených datových zpráv formát CSV... 117 obr. 138. Statistika časových razítek... 118 obr. 139. Ukázka statistiky časových razítek... 118 obr. 140. Načtení datových zpráv... 119 obr. 141. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce... 119 obr. 142. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce... 119-8-
obr. 143. Evidence datové zprávy... 120 obr. 144. Zaevidovaná datová zpráva... 121 obr. 145. Zaevidovaná datová zpráva... 122 obr. 146. Evidence e-mailového podání... 123 obr. 147. Zaevidované e-mailové podání... 123 obr. 148. Odeslání zásilky... 124 obr. 149. Vyvěšení na úřední desku... 125 obr. 150. Ukázka elektronické úřední desky... 125 obr. 151. Aktualizace údajů o vyvěšení... 126 obr. 152. Zápis výsledku doručení výpravnou... 127 obr. 153. Zápis doručení detail dokumentu... 127 obr. 154. Hromadné stažení doručenek k datovým zprávám... 128 obr. 155. Uložení ukládací jednotky do spisovny... 128 obr. 156. Odeslání objektů ke zpracování a kontrole spisovnou... 129 obr. 157. Složka Vrácené ze spisovny... 129 obr. 158. Zobrazení vráceného dokumentu... 130 obr. 159. Oprava vráceného dokumentu... 130 obr. 160. Integrace s ISZR - popis obrazovky... 132 obr. 161. Adresář subjektů... 133 obr. 162. Profil objektu - informace o ztotožnění... 133 obr. 163. Ověření adresy... 134 obr. 164. Zobrazení profilu objektu po ověření adresy... 135 obr. 165. Ověření subjektu - typ FO... 136 obr. 166. Ověření subjektu - typ PO, PFO a OVM... 138 obr. 167. Postoupení dokumentu externí agendě... 139 obr. 168. Ukázka detailu dokumentu postoupeného externí agendě... 140 Rejstřík tabulek: tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci e-spis LITE... 13 tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta... 14 tab. 3. Změna položek uživatelského nastavení... 15 tab. 4. Složky referenta pro práci s dokumenty... 18 tab. 5. Profilové položky dokumentu... 21 tab. 6. Způsob zacházení v závislosti na Způsobu doručení / Způsobu odeslání 26 tab. 7. Forma dokumentu... 31 tab. 8. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu... 31 tab. 9. Označení zásilek dle Způsobu odeslání... 68 tab. 10. Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách... 81 tab. 11. Kontrola datové schránky význam tlačítek... 87 tab. 12. Význam složek Vedoucího... 106 tab. 13. Pravidla předávání objektů pro Vedoucího... 107 tab. 14. Označení doručených dokumentů ve složce Doručené... 111 tab. 15. Význam složek Podatelny a výpravny... 112 tab. 16. Pravidla předávání objektů pro Podatelnu... 113-9-
1. Úvod 1.1. Co je to e-spis LITE krátký popis aplikace Spisová služba LITE (e-spis LITE) je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů jak v klasické listinné podobě, tak v podobě elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty vznikají a jsou používány (jako originály) především v důsledku zavedení informačního systému datových schránek. Samozřejmě i tuto komunikaci s datovými schránkami spisová služba e-spis LITE efektivně zajišťuje. Elektronická spisová služba ve spolupráci s modulem REX umožňuje uživatelům, v rozsahu oznámené působnosti v agendách a dle agendových rolí, přímý přístup k ISZR (Informační systém základních registrů). E-spis LITE a modul REX napojením na ISZR zajišťují komunikaci s registry ROB, ROS a RUIAN prostřednictvím služeb egon. Myšlenka e-spis LITE je založena na jednoduchém a intuitivním ovládání aplikace, jež není komplikována složitou organizační strukturou a z těchto důvodů je vhodná především pro malé organizace (obce, základní nebo mateřské školy, malé a střední podnikatelské subjekty apod.). Uživatelské rozhraní je řešené prostřednictvím webového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla aj.). Samozřejmostí je splnění všech legislativních nároků, které jsou na vedení spisové služby kladeny zákonem o archivnictví a spisové službě, jeho prováděcí vyhláškou a novým Národním standardem pro vedení spisové služby. Systém zajišťuje kontrolu a průkaznost každého učiněného kroku (pomocí historie), podporuje práci s jednotlivými dokumenty i spisy, předávání dokumentů simuluje reálný oběh a procesy v malém úřadu či organizaci. 1.2. Přehled úprav aplikace e-spis LITE verze 2.6.0 Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis LITE, je níže uveden přehled podstatných změn mezi verzí 2.5.6 a 2.6.0. 1.2.1. Hlavní nové funkce Integrace s AIS Integrace s aplikacemi VEZA a VITA Aplikace e-spis LITE je rozšířena o: Složky: Moje dokumenty - V externí aplikaci: složka zobrazuje objekty zpracovávané externí aplikací, u nichž je uživatel zpracovatelem. Všechny dokumenty - V externí aplikaci: složka zobrazuje objekty zpracovávané externí aplikací, bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. Správa - Spolupracující AIS: složka zobrazuje seznam externích aplikací. Správa - Sledování dávek: složka umožňuje detailně sledovat příchozí a odchozí dávky. -10-
Tlačítko: "Postoupit" - nabídka v menu na profilu objektu umožňující předání objektu externí aplikaci. Forma dokumentu Forma dokumentu je generována dle způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí přílohy. Generování UID UID se nově zobrazuje ve formátu "ZdrojIdHodnotaId" bez možnosti editace administrátorem ze složky "Správa - Formát pořadových čísel". Položka UID odstraněna ze složky "Správa - Formát pořadových čísel". Datumové položky Sjednocen formát datumových položek na dd.mm.rrrr. Aplikovány kontroly na datumové posloupnosti, např.: datum vyřízení, uzavření, zrušení nesmí být dřívější než datum evidence; datum doručení nesmí být dřívější než datum vypravení atd. Složky navigačního stromu Sloupec "Agendové číslo" přidán do složek: Moje dokumenty/všechny dokumenty - Vyřízené, Moje dokumenty/všechny dokumenty - Uzavřené a Výsledky hledání. Defaultně je sloupec skryt. Zadané filtrační podmínky si aplikace pamatuje do doby, než se uživatel odhlásí. Ukládací jednotka Do detailu UJ přidán sloupec "Sk. režim". Podporované prohlížeče Od verze 2.6.0 jsou podporovány prohlížeče: IE8, IE9, IE 10, FF ESR 17, Opera 11. Profil doručeného/vlastního dokumentu Nová číselníková položka "Druh zásilky" - zobrazuje se pouze pro způsob doručení/vypravení Poštou. Historie úloh Automatické mazání historických dat ve složce "Správa - Historie úloh" po určité době. Související objekty Umožněn tisk seznamu souvisejících objektů. Šablona poštovní obálky Šablona obálky rozšířena o položku "Organizační jednotka". -11-
Správa spisovny V metadatech balíčků odesílaných do spisovny je zasílána informace o skupině, v níž je dokument zařazen. Tvorba skartačního návrhu v závislosti na zařazení objektů do skupiny. 1.2.2. Opravy Vyřízení objektu Objekty, které nemají zpracovatele (jsou přiřazeny pouze na skupinu) nelze vyřídit. Tisk obsahu složky Opraven tisk v případě, že byly v sestavě vymazány všechny sloupce. Originál datové zprávy Oprava zobrazování položky "Naše spisová zn." v originálu DZ. Optimalizace Optimalizace hromadného odeslání vrácených objektů do spisovny. Optimalizace nastavení oprávnění k dokumentům. Optimalizace otevírání příloh eml, html. Optimalizace tisku štítku na archivní krabice. -12-
2. Uživatelé e-spis LITE Tato kapitola se zabývá přihlašováním a odhlašováním uživatelů e-spis LITE. Každému uživateli je v aplikaci přiřazena určitá role (Uživatel (Referent), Administrátor, Vedoucí, centrální Podatelna a Výpravna případně jen Podatelna skupiny, Archivář). Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí, přičemž role Uživatel je nastavena povinně každému uživateli. Uživatelé musí být také zařazeni alespoň do jedné skupiny, kde pro roli centrální Podatelna a Výpravna je předdefinována skupina Podatelna/Výpravna, pro roli Administrátora skupina Administrátor a ostatní uživatele je možné zařadit do přednastavené skupiny Veřejná, případně mohou být členy nově založených skupin (organizační útvary/jednotky) dle potřeb organizace. Zakládat, editovat a mazat skupiny i uživatele, včetně jejich zařazení do skupin, má oprávnění pouze administrátor aplikace. Popis všech rolí uživatelů a jejich zařazení do skupin je uveden v následující tabulce. tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci e-spis LITE Role uživatele Skupina Popis činností Uživatel (Referent) Veřejná a/nebo člen skupin zadaných organizací Provádí běžnou práci s dokumenty a spisy (oběh, vyřizování, ). Vedoucí Libovolná skupina Přiděluje dokumenty a spisy referentům nebo skupinám, kontroluje, schvaluje. Podatelna a Výpravna tj. centrální podatelna Podatelna/Výpravna Eviduje podané a doručené dokumenty, vypravuje dokumenty k externím subjektům, předává a odesílá objekty do spisovny. Podatelna skupiny Libovolná skupina Eviduje podané a doručené dokumenty, vypravuje dokumenty k externím subjektům. Činnosti se vztahují pouze k objektům patřících do skupiny, pro které je uživatel podatelnou. Archivář Archivář Roli lze uživateli přiřadit pouze v případě zapnutého modulu Správa spisovny a opravňuje uživatele z prostředí e-spis LITE přistupovat do aplikace Správa spisovny. Administrátor Administrátor Zajišťuje správu aplikace: nastavení aplikace, uživatelů, skupin, číselníků. -13-
3. Popis uživatelského prostředí Základní uživatelské prostředí je téměř shodné pro všechny typy/role uživatelů vyjmenované v předchozí části. Rozdíl v zobrazení mezi jednotlivými rolemi spočívá pouze v rozšíření počtu složek (rozsáhlejší funkcionalitou), které jsou zobrazeny v levé části obrazovky. Pod ovládacími prvky webového prohlížeče je -Panel e-spis LITE-, který slouží k vyhledávání objektů, změně hesla uživatele a odhlášení uživatele. Pod ním již jsou další oblasti pro ovládání aplikace tj. Složky a vlastní Pracovní stůl. obr. 1. Pracovní prostředí Referenta Popis jednotlivých částí obrazovky -Panel e-spis LITE-, Složek a Pracovního stolu je uveden v následující tabulce. tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta Název oblasti Panel e-spis LITE Popis oblasti -Panel e-spis LITE- slouží k vyhledávání, změně hesla a odhlášení uživatele. Zobrazuje jméno aktuálně přihlášeného uživatele. Složky e-spis LITE Složky e-spis LITE slouží k výběru objektů aplikace pro zpracování. Počet a druh zobrazených složek záleží na roli uživatele. Pracovní stůl Verze Vlastní pracovní stůl uživatele se seznamy dokumentů a menu pro práci s vybranými objekty. Informace o nainstalované verzi. 3.1. Informace o uživatelském účtu Uživatel má možnost zobrazit si a případně změnit některé položky (heslo, titul před/za, email, telefon, nastavení tiskárny štítků a volbu, zda se mají či nemají zasílat emailové notifikace) týkající se svého uživatelského nastavení a to po kliknutí na své uživatelské jméno v části obrazovky -Panel e-spis LITE-. -14-
obr. 2. Uživatelské nastavení Postup změny jednotlivých položek je uveden v následující tabulce. tab. 3. Změna položek uživatelského nastavení Položka Uživatelské jméno Heslo E-mail Telefonní číslo Titul před jménem Titul za jménem Tiskárna štítků E-mailové notifikace Postup změny Položku nelze měnit. Zadejte nové heslo do položek Heslo a Heslo znovu. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Zadejte email a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit]. Zadejte telefonní číslo a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit]. Zadejte titul před jménem a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit]. Zadejte titul za jménem a údaj potvrďte tlačítkem [Uložit]. Tiskárnu štítku lze nastavit po kliknutí na tlačítko [Tiskárna štítku]. Systém zobrazí dialogové okno pro výběr tiskáren. Vyberte požadovanou tiskárnu čárových kódů a potvrďte tlačítkem [OK]. Poznámka: tlačítko je zobrazováno pouze v případě aktivního modulu Tisk čárových kódů. Chcete-li, aby na výše uvedený email byly zasílány emailové notifikace o přiřazených dokumentech a upozornění na vypršení termínu zpracování dokumentu, nechte pole zaškrtnuto, v opačném případě pole odškrtněte a stiskněte tlačítko [Uložit]. Poznámka: položka je zobrazována pouze v případě aktivního modulu E-mailové notifikace. 3.2. Uživatelské nastavení obsahu složky Funkce umožňuje uživatelům nastavit si pro každou složku vlastní nastavení zobrazovaných informací o objektech (věcnou skupinu, stav, subjekt apod.). Uživatel určuje, které z nabízených informací chce zobrazovat, a dále může definovat šíři a pořadí sloupců. Pokud si uživatel nastaví své zobrazení, potlačí tím standardní nastavení složky. 3.2.1. Výběr zobrazovaných sloupců a nastavení jejich šířky Klikněte na ikonu (Nastavení sloupců pro uživatele), která je umístěna před zobrazením informace o počtu záznamů. -15-
obr. 3. Ikona pro výběr zobrazovaných sloupců V zobrazeném dialogovém okně Nastavení sloupců (obr. 4) označte ve sloupci Zobrazit názvy sloupců, které se mají ve složce zobrazovat (neoznačené názvy sloupců se zobrazovat nebudou) a ve sloupci Velikost zadejte hodnotu požadované šířky sloupce v px. Údaje potvrďte tlačítkem [Uložit]. Poté se zobrazí aktualizovaný obsah složky. obr. 4. Nastavení sloupců Poznámka: K výchozímu nastavení složky je možné se vrátit stiskem tlačítka [Výchozí nastavení]. 3.2.2. Nastavení pořadí zobrazovaných sloupců U sloupce, který chcete posunout nahoru/dolů klikněte na ikonu / a nastavte požadované pořadí. -16-
3.3. Přehled objektů spisové služby Vlastní dokument (VD) každý dokument vzniklý v organizaci Doručený dokument (DD) každý dokument doručený do organizace vzniká mimo organizaci Datová zpráva (DZ) zpráva zaslaná prostřednictvím Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS) / Doručený/Vlastní dokument dokument s připojeným elektronickým souborem Spis obsahuje související vlastní i doručené dokumenty e Symbolem e jsou označeny objekty, které mají elektronický původ př. -17-
4. Referent Tato kapitola seznamuje uživatele se všemi funkcemi e-spis LITE, které jsou společné všem uživatelům. Značná část činností je společná pro různé typy dokumentů i spisy. Protože většinu objektů tvoří dokumenty, budou akce, které jsou společné pro různé objekty, popisovány na dokumentech. Kapitola popisuje práci s dokumenty od založení, přes řízení oběhu, až po konečné vyřízení dokumentu. Kapitola se také zabývá vyhledáváním a prací s přílohami. 4.1. Uživatelské prostředí Kapitola Uživatelské prostředí popisuje základní obrazovku, se kterou pracuje uživatel, tzv. Pracovní stůl referenta. Celkový pohled na Pracovní stůl referenta je na obr. 1. V levé části obrazovky se nacházejí Složky e-spis LITE, které slouží k přehlednějšímu výběru dokumentů podle jejich vlastností. Počet zobrazených složek záleží na roli uživatele. Složky určené pro práci referenta mají přístupné všichni uživatelé systému e-spis LITE. Tyto složky a činnosti v nich vykonávané jsou základní, další role mají navíc určité speciální složky popsané v příslušných kapitolách. 4.1.1. Složky referenta obr. 5. Složky e-spis LITE Referent Referent má k dispozici dvě složky s názvem Moje dokumenty a Všechny dokumenty, které jsou pak dále vnitřně členěny dle stavu vyřizování dokumentů (viz tab. 4) a složku Tisk, ze které je možné vytisknout statistický přehled. Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. tab. 4. Složky referenta pro práci s dokumenty Složka Nevyřízené K odeslání Popis Zobrazuje objekty ve stavu Nevyřízen. Zobrazuje zásilky, které jsou připraveny a předány -18-
Složka Odeslané Vyřízené Uzavřené Výsledky hledání Blízký termín K podpisu V externí aplikaci Do spisovny Ve spisovně Statistiky Popis k odeslání tj. ve stavu K odeslání. Zobrazuje již odeslané zásilky. Zobrazuje objekty (dokumenty a spisy) ve stavu Vyřízen. Zobrazuje spisy ve stavu Uzavřen. Zobrazuje výsledky naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání. Zobrazuje objekty, které mají x dní před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení (označeny červeně). Počet dní nastavuje administrátor. Zobrazuje objekty určené uživateli pouze k podpisu. Zobrazuje objekty zpracovávané v externí agendě. Zobrazuje seznam ukládacích jednotek, které nebyly dosud předány do elektronické spisovny. Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu Správa spisovny. Zobrazuje objekty předané do elektronické spisovny. Složka se zobrazuje pouze v případě zapnutého modulu Správa spisovny. Složka slouží k vytištění sestavy Statistický přehled. Poznámka: Složky Moje dokumenty a Všechny dokumenty mohou být rozšířeny o dynamické složky viz kapitola 4.11.4 Dynamické složky vyhledávání. 4.2. Základy práce s dokumentem Tato kapitola popisuje práci uživatele od založení po úpravu dokumentu. V aplikaci jsou evidovány dva druhy dokumentů: VLASTNÍ - dokument, který vzniká v organizaci. V seznamu dokumentů má ikonu. DORUČENÝ - dokument přichází do organizace zvenku. V seznamu dokumentů má ikonou. 4.2.1. Založení dokumentu Pro založení dokumentu vlastního nebo doručeného použije referent příslušná tlačítka s charakteristickou ikonou (viz výše). Může zvolit <Nový vlastní> dokument nebo <Nový doručený> dokument. Formulář je opticky rozdělen do několika částí, které slouží ke snazší orientaci uživatele. Při založení dokumentu je nutno zadat základní údaje o dokumentu včetně jeho zařazení do skupiny. Systém po zadání všech nutných údajů a uložení doplní dokumentu Číslo jednací a UID (jednoznačný identifikátor dokumentu). Uložený dokument se nachází ve složce Moje dokumenty / Všechny dokumenty - Nevyřízené. Zvolte tlačítko < Nový vlastní > příp. < Nový doručený> umístěné nad složkami. -19-
obr. 6. Založení dokumentu Po stisku tlačítka se otevře prázdný profilový formulář pro zadání informací o novém dokumentu. Název formuláře (Doručený dokument (obr. 7) nebo Vlastní dokument (obr. 8)) je uveden v pravé horní části formuláře. obr. 7. Prázdný formulář Doručeného dokumentu -20-
obr. 8. Prázdný formulář Vlastního dokumentu Vyplňte profilové položky, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná a povinně vyplňovaná pole se liší dle typu subjektu a způsobu vypravení/doručení. tab. 5. Profilové položky dokumentu Část Položka Popis Adresát Věc Evidováno Skupina Předat Agendové číslo Popište předmětný obsah dokumentu. Datum evidence dokumentu včetně času. Systém předvyplní aktuální datum a čas s možností editace. Vyberte skupinu, ve které má být dokument založen. Systém předvyplní primární skupinu uživatele. Je-li uživatel členem pouze jedné skupiny, tak je položka neměnná. Vyberte jméno a příjmení zpracovatele dokumentu. Systém přednastaví přihlášeného uživatele. Vyplňte v případě, že chcete používat vlastní zkratky pro dokumenty nebo vlastní číselnou podřadu. Způsob odeslání Vyberte způsob odeslání zásilky. Způsob Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na -21-
Část Položka Popis - pouze u VD - informace o zásilce a subjektu (adresátovi) - zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu odeslání, v případě volby Neodesílá se se žádné položky pro vyplnění nezobrazují. zacházení Druh zásilky Stav Odesláno Doručeno Výsledek doručení ČDZ Pošta Hmotnost [g] Výplatné Vyvěšeno Svěšeno Typ Název pro vyvěšení Předp. svěš. URL odeslání Organizační jednotka Kód organizační jednotky Informace o subjektu (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax, ID Datové schránky) zvoleném způsobu odeslání. Vyberte druh zásilky. Položka se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Poštou. Stav zpracování zásilky. Doplní systém po uložení dokumentu. Datum odeslání zásilky. Doplní systém po odeslání zásilky. Datum je možné před odesláním také zadat pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice. Datum doručení zásilky. Doplní systém po zápisu doručení. Doplní systém po zápisu doručení. Číslo doporučené zásilky. Zápis poštovního místa. Zápis váhy celé kladné číslo. Zápis výplatného kladné číslo. Datum vyvěšení na úřední desku. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace. Je-li zapnut modul Integrace s edeskou systém doplní datum až po vyvěšení na elektonickou úřední desku. Datum svěšení z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Je-li zapnut modul Integrace s edeskou systém doplní datum až po svěšení dokumentu (zápisu doručení) z elektronické úřední desky. Vyberte typ vyvěšení na úřední desku. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul Integrace s edeskou. Vyplňte název pro vyvěšení na elektronickou úřední desku. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul Integrace s edeskou. Předpokládané datum svěšení zásilky z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Položka se zobrazuje pouze tehdy, je-li zapnut modul Integrace s edeskou. Pole pro vyplnění URL adresy, ze které bylo provedeno online podání formuláře. Pole pro vyplnění organizační jednotky. Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky. Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice. -22-
Část Položka Popis Odesílatel - pouze u DD - informace o doručení dokumentu a subjektu (odesílateli) - zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu doručení. Založit ID dat. schr. ID dat. zpr. Dodatečné informace Checkbox umožňuje uložit subjektu do adresáře subjektů. ID datové schránky. ID datové zprávy zásilky. Položka je automaticky vyplněna systémem. Dodatečné informace lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazuje pouze u datových zpráv. Zkontrolovat DS Toto tlačítko (zobrazuje se pouze u zásilek typu pošta, e-mail a tel/fax) slouží ke kontrole existence datové schránky subjektu viz kapitola 4.6. Ikona " " Ikona pro ztotožnění subjektu / ověření adresy se zobrazuje pouze v případě nastavené integrace s ISZR. Způsob doručení Způsob zacházení Druh zásilky Odesláno Doručeno ČDZ Pošta Organizační jednotka Kód organizační jednotky Informace o subjektu (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax) Založit ID dat. schr. ID datové zprávy Dodatečné informace Vyberte způsob doručení dokumentu. Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu doručení. Vyberte druh zásilky. Položka se zobrazuje pouze pro způsob doručení Poštou. Datum odeslání dokumentu zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice. Datum doručení dokumentu. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace. Číslo doporučené zásilky. Zápis poštovního místa. Pole pro vyplnění organizační jednotky. Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky. Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice. Checkbox umožňuje uložit subjektu do adresáře subjektů. ID datové schránky. Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv. ID datové zprávy zásilky. Položka se zobrazuje u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv a je automaticky vyplněna systémem. Dodatečné informace lze zadat/upravit po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazují u načtených nebo zaevidovaných datových zpráv. Ikona " " Ikona pro ztotožnění subjektu / ověření adresy se zobrazuje pouze v případě nastavené integrace s ISZR. -23-
Část Položka Popis Dokument Vložení nového souboru Forma Listů Sv. př. Příloh Typ příloh ČJ odesílatele Poznámka Věcná skupina Forma dokumentu je generována podle způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí přílohy. Zapište číslo - počet listů základního dokumentu v listinné podobě. Systém automaticky předvyplní číslo 1. Zapište číslo - počet listů nebo počet svazků příloh v listinné podobě. Zapište číslo - počet příloh nelistinné formy dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo 0 ; při vyřízení dokumentu systém automaticky počet příloh zaktualizuje dle počtu připojených souborů. Zapište typ přílohy (CD,...) dokumentu v nelistinné podobě. Zadejte číslo jednací odesílatele. Zadejte volný text pro upřesnění popisu dokumentu. Vyberte z číselníku. Systém, dle vybraného kódu věcné skupiny, doplní popis a skartační režim tj. skartační znak a skartační lhůtu. Způsob vyřízení Způsob vyřízení dokumentu. Zadejte až při jeho vyřízení. Termín vyřízení Volitelné položky Soubor * Postup vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1.1. Termín vyřízení zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice. Pole pro zápis libovolného textu. Zobrazování, název a povinnost vyplnění závisí na nastavení administrátorem aplikace. Nastavte cestu (pomocí tlačítka [Procházet...]) k souboru, který má být k dokumentu připojen. Poznámka: Datumové položky je možné zadat výběrem z kalendáře (ikona z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009). ) nebo zápisem Po vyplnění všech povinných (oranžově podbarvená pole) a všech žádaných položek uložte záznam kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené ). Volba [Storno] uzavře formulář bez uložení. Po uložení formuláře je dokumentu přiřazeno Číslo jednací a UID. -24-
obr. 9. Zaevidovaný Doručený dokument obr. 10. Zaevidovaný Vlastní dokument -25-
4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu V kapitole je uveden postup vyplnění některých položek z tab. 5 Profilové položky dokumentu. Vyplňte všechny povinné položky formuláře tj. oranžově podbarvená pole. Nepovinné položky vyplňte podle potřeby. Hodnoty polí, které se vyplňují z číselníku ( Subjekt, Adresa a Věcná skupina ) odstraňujte vždy pomocí ikony. Po vymazání můžete pole vyplnit znovu. Po vyplnění formuláře potvrďte údaje kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené ). Po založení nového dokumentu je zobrazen profilový formulář, který je doplněn o další záložky. Jejich popis je uveden v kapitole 4.2.2 Záložky dokumentu. Položky Způsob doručení, Způsob odeslání, Způsob zacházení, Druh zásilky a Typ Obsah nabídek číselníků těchto položek je vyplněn defaultně, přičemž obsah nabídky Způsob zacházení se liší v závislosti na zvoleném Způsobu odeslání / Způsobu doručení dle tab. 6. Položka Druh zásilky se zobrazuje pouze pro způsob odeslání/doručení Poštou a položka Typ se zobrazuje pouze pro způsob odeslání Úřední deskou, je-li zapnut modul Integrace s edeskou. tab. 6. Způsob zacházení v závislosti na Způsobu doručení / Způsobu odeslání Způsob doručení Způsob zacházení Pošta Osobně Anonymní Datová zpráva E-mail Tel/Fax Interní Způsob odeslání Pošta Datová zpráva Osobně Úřední deska Neodesílá se E-mail Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Obyčejně, Do vlastních rukou. pozn. Způsob doručení a způsob zacházení je automaticky vyplněn systémem po načtení datové zprávy bez možnosti editace. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Způsob zacházení Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně do zahraničí, Neurčeno. Obyčejně, Do vlastních rukou. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. V případě zapnutého modulu Integrace s edeskou se zobrazí položka pro výběr typu Typ a Název pro vyvěšení ). Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. -26-
Způsob doručení Způsob zacházení Tel/Fax Interní Elektronický formulář Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Zobrazuje se položka URL odeslání, pro zadání URL adresy, ze které byl formulář odeslán. Položka Věcná skupina Seznam Věcných skupin definuje administrátor v souladu se Spisovým řádem. Věcná skupina je definována jednak povoleným obsahem (dokument, spis, podřízená věcná skupina), ale i navázaným skartačním režimem tj. Skartační znak a Skartační lhůta. Po rozbalení číselníku (tlačítko ) v dialogovém okně Spisový plán vyhledejte a označte řádek příslušné Věcné skupiny a výběr potvrďte tlačítkem [OK]. Do formuláře systém přenese kód i heslo a zároveň doplní příslušný Skartační znak (A archivace, V výběr, S skartace) a Skartační lhůtu (hodnota je uváděna v rocích (např. 5 znamená 5 let). Hierarchickou strukturu spisového plánu je možné zobrazit zaškrtnutím položky Stromečkový pohled. obr. 11. Spisový plán - výchozí pohled -27-
obr. 12. Spisový plán - stromečkový pohled Poznámka: Obsah zobrazeného seznamu Věcných skupin se mění v závislosti na tom, odkud je dialogové okno Spisový plán vyvoláno: Je-li vyvoláno z: a) dokumentu - nabízejí se Věcné skupiny definované pro dokumenty b) spisu - nabízejí se Věcné skupiny definované pro spisy Položka Subjekt Položka Subjekt označuje u doručeného dokumentu odesílatele, od kterého zásilka přišla, zatímco v případě Vlastního dokumentu je zde uveden subjekt (adresát), kterému je zásilka určena. Před založením nového subjektu, je nutné nejprve ověřit, zda subjekt není v adresáři již založen tzn. pokusíte se v adresáři subjekt nejprve vyhledat (tlačítko [Subjekt]) a v případě, že v něm dosud není, musíte údaje o subjektu zadat sami. Ke každému subjektu může být přiřazeno více adres, přičemž hlavní adresa je v adresáři uvedena v řádku s hlavními údaji o subjektu (typ, název, jméno, IČO) a ostatní adresy jsou uvedeny na dalších řádcích, kde se hlavní údaje o subjektu již neopakují. Na začátku každé adresy je uvedeno o jaký typ adresy se jedná: [S] - Sídlo společnosti, [P] - Adresa pobytu, [D] - Doručovací adresa a [O] - Provozovna - není-li před adresou uvedena žádná z těchto variant adresa má typ Neurčeno. Subjekt vyhledejte v adresáři subjektů, který zobrazíte po stisknutí tlačítka [Subjekt]. Část hledaného řetězce je možné nahradit zástupným znakem % nebo *. Informace o subjektu se do formuláře přenesou po kliknutí na odkaz ve sloupci "Název/Jméno", "IČO" nebo "Adresa" (obr. 13). Je-li k subjektu přiřazeno více adres, výběr proveďte kliknutím na požadovanou adresu. Pokud nebyl záznam o subjektu nalezen, adresář zavřete a zadejte informace o subjektu přímo do položek formuláře. Chcete-li vámi zadaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte současně položku Založit (subjekt bude uložen až po založení dokumentu). -28-
UPOZORNĚNÍ: Informace o subjektu se zobrazují ve dvou částech, jednak v poli vedle tlačítka [Subjekt] a jednak přímo v jednotlivých položkách (Název, IČ, Typ, Tit. před, Jméno, Příjmení, Titul za, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax, ID Datové schránky) formuláře. Údaj vedle tlačítka [Subjekt] je vyplněn pouze v případě, že subjekt byl vybrán z adresáře subjektů, v opačném případě zůstává pole prázdné. V poli se tedy zobrazuje vždy údaj z adresáře, nezávisle na tom, co je vyplněno v položkách formuláře. Hodnoty se tedy v obou částech mohou lišit např. v poli bude vyplněn subjekt ABC, a.s., ulice... (oficiální sídlo společnosti) a v položkách formuláře konkrétní člověk, kterému je zásilka určena. V seznamech (sloupce Adresát, Odesílatel a Adresát/Odesílatel ) a v tiskových sestavách se zobrazuje subjekt vyplněný v položkách formuláře. Poznámka: Ikona vedle položky Stát slouží pro smazání všech hodnot položek v adrese, které byly zadány z klávesnice nebo automaticky vyplněny při výběru subjektu. Tato ikona doplňuje stejně vypadající ikonu, která se nachází u pole Subjekt a která maže pouze hodnotu tohoto pole. Subjekt vybraný z adresáře subjektů nelze do adresáře opakovaně uložit - checkbox u položky "Založit" je neaktivní. Po najetí myší na něj se zobrazí popisek "Subjekt je založen". V případě integrace s ISZR se v adresáři subjektů zobrazují i ztotožněné subjekty, což je podrobně popsáno v kapitole týkající se integrace s ISZR - kap. 7.1.1. obr. 13. Výběr subjektu z adresáře Datumové položky Datumové položky, které lze editovat, můžete zadat z kalendáře (obr. 14), který se zobrazí po kliknutí na ikonu. Výběrem roku, měsíce a dne se vybraný datum přenese do formuláře. -29-
obr. 14. Kalendář pro výběr data Datum lze také zapsat přímo z klávesnice ve formátu DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009. Položka ID datové schránky Tato položka se zobrazuje u dokumentů se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva. Při zakládání zásilky zvolte Způsob odeslání Datová zpráva a vyplňte informace o subjektu. Stiskněte tlačítko [Vyhledat] u položky ID dat. schr., do zobrazeného dialogového okna Přihlášení k datové schránce (zobrazuje se pouze při prvním přihlášení do DS není-li nastaveno automatické přihlašování) zadejte a potvrďte uživatelské jméno a heslo pro komunikaci s datovou schránkou. Odpovídá-li vámi zadanému subjektu pouze jedna datová schránka, zobrazí se její ID automaticky do položky ID datové schránky, odpovídá-li subjektu více datových schránek, zobrazí se jejich seznam, ze kterého kliknutím na ID vyberte požadovanou datovou schránku. Znáte-li ID datové schránky, můžete ho přímo zadat do položky ID dat. schr. a potvrdit tlačítkem [Vyhledat] systém zobrazí údaje o subjektu. V případě, že zadané podmínce o subjektu neodpovídá žádná datová schránka zobrazí se upozornění: Zadaný adresát nemá datovou schránku. Poznámka: Při vytváření odpovědi na dokument, který byl podán prostřednictvím ISDS je ID datové schránky automaticky předvyplněno systémem. Položka ID datové zprávy Položka ID datové zprávy je vyplňována automaticky systémem. Uživatel nemá možnost tuto položku editovat. Položka Dodatečné informace Dodatečné informace ( Zakázat doručení fikcí a K rukám ) lze k datové zprávě zadat po stisku tlačítka [Další údaje]. V detailu dokumentu se způsobem odeslání/doručení Datová zpráva klikněte na tlačítko [Další údaje], vyplňte údaje a potvrďte je tlačítkem [Uložit]. Položka Soubor Soubor k dokumentu je možné přiložit již při zakládání dokumentu. Přiložený soubor se po uložení formuláře zobrazuje na záložce Soubory. Pomocí tlačítka [Procházet...] nastavte cestu k souboru, který má být k dokumentu připojen po uložení formuláře. -30-
Položka Forma Formu dokumentu doplňuje automaticky systém v závislosti na způsobu doručení/odeslání v kombinaci s existencí příloh dle následující tabulky. tab. 7. Forma dokumentu Způsob doručení Pošta Osobně Anonymní Datová zpráva E-mail Tel/Fax Interní Způsob odeslání Pošta Datová zpráva Osobně Úřední deska Neodesílá se E-mail Tel/Fax Interní Elektronický formulář Kombinace více způsobů odeslání zásilek u jednoho dokumentu Forma dokumentu Analogová. Podle původu připojených příloh(y). Podle původu připojených příloh(y). Digitální. Digitální. Analogová. Podle původu připojených příloh(y). Forma dokumentu Analogová. Digitální. Podle původu připojených příloh(y). Digitální. Podle původu připojených příloh(y). Digitální. Analogová. Podle původu připojených příloh(y). Digitální. Jedná-li se o kombinaci formy Digitální a Analogová výsledkem je forma Hybridní. Položky doplněné systémem Po založení dokumentu systém automaticky doplní údaje uvedené v tab. 8: tab. 8. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu Složka Popis Číslo jednací Zkratka původce xxxx/rrrr - formát nastavuje administrátor. UID Unikátní identifikátor dokumentu. Stav dokumentu Nevyřízen. Stav zásilky Založeno. Datum založení Aktuální datum (záložka historie). ID datové zprávy V případě doručení DZ nebo po vypravení vlastní DZ. 4.2.2. Záložky dokumentu Po založení vlastního / doručeného dokumentu se kromě záložky Info zpřístupní i další záložky: Historie, Soubory a Související. Záložka Spis je zobrazována pouze u dokumentů, které jsou vloženy do spisu. Kliknutím na název záložky se daná záložka zpřístupní pro čtení/úpravu záznamů. -31-