Úvod Program MS Office Project 2003 slouží k plánování, sledování a řízení projektů a ke komunikaci s projektovým týmem. Efektivní práce s programem, kromě znalostí používání programu samotného, vyžaduje alespoň částečnou znalost problematiky projektového řízení. Projekt je v podstatě plán práce, který má na konci nějaký výsledek. Každý projekt má jak datum začátku, tak datum dokončení. Přitom jedno z dat je pevně zvoleno uživatelem a druhé je automaticky dopočítáno programem. Projekt lze rozdělit na malé součásti úkoly. Každý úkol má určenou dobu trvání a existují vzájemné vazby mezi nimi. Úkoly mohou mít i časová omezení. Libovolný úkol s nulovou dobou trvání bude automaticky označen jako milník, tj. referenční bod, který označuje důležitou událost v projektu a slouží ke sledování průběhu projektu. Jako milník lze označit i jakýkoli jiný úkol s libovolnou dobou trvání. K úkolům se obvykle přiřazují zdroje. Ty mohou být buď pracovní, které práci odevzdávají (lidé nebo zařízení), nebo materiálové, které se během projektu spotřebovávají. V programu se plánuje podle kalendářů, které popisují pracovní a nepracovní čas. Rozlišujeme kalendář projektu, kalendář úkolu a kalendář zdroje. Při použití pracovních zdrojů vzniká na úkolu práce plánovaná podle zvoleného kalendáře. Může nastat stav, že zdroj bude přetížen. Program může najít a případně i odstranit takové problémy. Ke každému zdroji je možno definovat náklady, tj. cenu za jednotku práce nebo za materiál. Podle délky trvání úkolu potom program spočítá cenu potřebnou na splnění daného úkolu i celého projektu. Některé úkoly mají předem pevně stanovenou cenu (pevné náklady), což lze při výpočtu celkové ceny projektu zohlednit. Po vytvoření projektu nastává jeho realizace. Uložíme tzv. směrný plán. Do směrného plánu se ukládají některá pole úkolu (Zahájení, Dokončení, Doba trvání, Práce, Náklady), pole zdroje (Práce, Náklady) a pole přiřazení (Zahájení, Dokončení, Práce, Náklady). Po rozběhnutí projektu zadáváme reálné časy dokončení a reálné náklady úkolů a můžeme tak analyzovat, jak se liší reálná situace oproti plánu. Během práce můžeme měnit plán projektu, nasadit další zdroje k úkolům, které se opožďují, nebo úkoly jinak přeplánovat. Pravidelně sledujme kritickou cestu, tj. řadu vzájemně závislých úkolů, které přímo ovlivňují dobu trvání celého projektu. V průběhu plánu se kritická cesta může změnit z jedné řady úkolů na jinou. Ke změně kritické cesty dochází při dokončení kritických úkolů nebo při zpoždění jiných posloupností úkolů. Každý úkol v kritické cestě je kritický úkol (Úkol, který musí být dokončen podle plánu, má-li být projekt dokončen včas. Pokud je kritický úkol zpožděn, může být zpožděno také datum dokončení projektu.). Pravidelně kontrolujte, zda některý z těchto úkolů není ve skluzu. Dojde-li ke skluzu v kritické cestě, je ve skluzu také datum dokončení. Program obsahuje celou řadu zobrazení (úkolů, zdrojů a kombinovaných zobrazení) a sestav. Zobrazení se používají pro práci s projektem i k tisku a jsou k dispozici v několika formátech včetně grafického formátu, formátu grafu, formuláře a seznamu (neboli tabulky). Sestavy, seřazené do několika kategorií, jsou určeny jen pro tisk dat o projektu a poskytují jednoduchou formu analýzy projektu z mnoha hledisek. MS Office Project 2003 1
1. Projekt Projekt Střecha Univerzita obrany (UO) má pro rok 2008 vyčleněné finanční prostředky na výměnu staré střešní krytiny na budově 5 na ulici Šumavská. Rekonstrukce by měla proběhnout do léta, vzhledem k dovoleným ideálně v červnu. Celou organizační stránkou rekonstrukce byla v organizaci pověřena paní Richterová z oddělení kvestora. Rekonstrukce bude mít tři fáze: příprava rekonstrukce (odborná konzultace pro upřesnění rozsahu rekonstrukce, volba střešní krytiny, najmutí firmy pro rekonstrukci, rozpočet a smlouva), vlastní rekonstrukce (pokrývačské, klempířské a zednické práce), závěrečná fáze (kontrola, převzetí, zaplacení). Seznámení s aplikací Project Založte nový prázdný projekt. Projekt uložte pod názvem???1.mpp. Zobrazovaný formát data zvolte tak, aby se v celém projektu zobrazoval den, datum a rok i hodina. Potlačte v projektu zobrazování desetinných míst pro náklady. (NÁSTROJE MOŽNOSTI ZOBRAZENÍ) Nabíhání pevných nákladů nastavte na začátku. (NÁSTROJE MOŽNOSTI VÝPOČTY) Nastavte zobrazení možností časových jednotek: m (minuty), h (hodiny), d (dny), t (týdny), měs. (měsíce), r (roky). Před popiskem nechejte zobrazit mezeru. (NÁSTROJE MOŽNOSTI ÚPRAVY) Nastavte výchozí standardní i přesčasovou sazbu na 200 Kč/h. (NÁSTROJE MOŽNOSTI OBECNÉ) Do tabulky Zadávání v Ganttově diagramu (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, TABULKA ZADÁVÁNÍ) napište odborná konzultace pro upřesnění rozsahu rekonstrukce jako úkol 1. Doba trvání: 11 hodin. Informace o projektu V Informacích o projektu nastavte, že projekt plánujete od data zahájení projektu. Projekt bude zahájen 1. března 2008 v 7.00 hodin. (PROJEKT INFORMACE O PROJEKTU) 2. Kalendáře Kalendáře a jejich typy Pro projekt využijte Standardní kalendář, pouze upravte pracovní hodiny ve dnech pondělí pátek tak, aby odpovídaly pracovní době v organizaci, tj. od 7.00 do 12.00 a od 12.30 do 15.30 (celkem 8 hodin). Do kalendáře přidejte volné dny: 24. 3. (velikonoce), 1. 5. a 8. 5. (státní svátky). (NÁSTROJE ZMĚNIT PRA- COVNÍ ČAS ) Upravte základní nastavení kalendáře v možnostech projektu: výchozí zahájení bude v 7.00, výchozí dokončení v 15.30 (zkontrolujte, že začátek týdne je nastaven na pondělí, začátek fiskálního roku na leden, denně hodin na 8 hodin, týdně na 40 hodin, měsíčně 20 dní). (NÁSTROJE MOŽNOSTI KALENDÁŘ) Pro úkol 1 (odborná konzultace pro upřesnění rozsahu rekonstrukce) je nutné připravit vlastní kalendář úkolu. Úkol budou realizovat Richterová z UO a konzultant z firmy REPROJECT, s. r. o. Úkol vzhledem ke vzdálenosti organizace od firmy a vzhledem k době potřebné pro zjištění stavu střechy není možné realizovat během běžné pracovní doby jeho zdrojů, která činí 8 hodin denně. Na úkol je třeba 11 hodin. Pro úkol nadefinujte nový kalendář nazvaný Kalendář pro odbornou konzultaci s pracovním časem pro všechny dny pátek sobota od 8.00 do 12.00, od 13.00 do 17.00 a od 18.00 do 21.00 hodin (celkem 11 hodin). (NÁSTROJE ZMĚNIT PRACOVNÍ ČAS TLAČÍTKO NOVÝ ) Kalendář přiřaďte úkolu. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT) Pomocí kopie Standardního kalendáře připravte kalendář, který bude platný pro úkoly spojené s vlastní pokrývačskou prací. Tyto práce jsou do značné míry závislé na vhodném počasí, proto v případě dobrých podmínek probíhají více hodin denně včetně sobot a nedělí. Tento kalendář nazvěte Kalendář pro pokrývačské práce a nastavte v něm pracovní čas pondělí neděle od 7.30 do 11.30, od 12.00 do 16.00 a od 16.30 do 18.30 (tj. celkem 10 hodin). Práce může probíhat i ve dnech státních svátků. (NÁSTROJE ZMĚNIT PRACOVNÍ ČAS TLAČÍTKO NOVÝ ) Projekt uložte pod názvem???2.mpp. MS Office Project 2003 2
3. Úkoly Typy vazeb mezi úkoly, Vkládání úkolů a vazeb mezi úkoly Podle obr. 1 vložte do tabulky Zadávání v Ganttově diagramu (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, TABUL- KA ZADÁVÁNÍ) úkoly projektu. Veškeré vazby jsou typu FS (dokončení zahájení). Definujte pouze název úkolu, dobu trvání a předchůdce. Doba trvání je uvedena ve dnech (běžné úkoly) či v hodinách (vlastní rekonstrukce střechy úkoly 9 až 13). Uvedení doby trvání v hodinách souvisí s dříve připraveným Kalendářem pro pokrývačské práce. Pokrývači pracují 10 hodin denně. Doba trvání je pak stanovena jako počet dnů, po kterou bude úkol trvat, vynásobený počtem hodin práce denně. Obr. 1: Úkoly projektu Na časové ose zobrazte dvě úrovně: (FORMÁT ČASOVÁ OSA ) na střední úrovni měsíce, na nejnižší úrovni dny po sedmi dnech. Úprava některých úkolů: Pro návaznost úkolu 6 (podpis smlouvy) na úkolu 5 (příprava smlouvy s pokrývačskou firmou) nastavte prodlevu 5 dnů. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU PŘEDCHŮDCI) Úkol 7 (záloha na materiál) bude proveden s pětidenní prodlevou od úkolu 6 (podpis smlouvy). (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU PŘEDCHŮDCI) Na úkoly 9 až 13 aplikujte připravený Kalendář pro pokrývačské práce. Pracovníci pokrývačské firmy pracují místo standardních 8 hodin denně 10 hodin. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT) Úkol 9 (doprava materiálu a jeho složení, zařízení stavby) může být zahájen až 30 dnů od objednání materiálu, což je dodací lhůta materiálu. Úkol 9 je napojený na Kalendář pro pokrývačské práce, tj. pracovní čas je 10 hodin denně (včetně víkendů), nikoliv obvyklých 8 hodin. Proto je třeba zadat prodlevu v hodinách (30 dnů po 10 hodinách je prodleva 300 hodin). Úkol 9 (doprava materiálu a jeho složení, zařízení stavby) je první, kterým začíná vlastní rekonstrukce střechy. Pracovníci pokrývačské firmy od dodavatele střechy dopraví materiál na rekonstrukci po uplynutí třicetidenní dodací lhůty. Úkol navazuje na úkol 8 (objednávka materiálu), který trvá 1 den a tudíž končí v 15.30. Vzhledem k pracovnímu času pokrývačů (až do 18.30) je úkol 9 naplánován od 15.30 hodin a pokračuje 2,5 hodiny do 18.30 a poté další den ráno od 7.30. Je vhodné, aby pokrývačská firma zahájila práce na rekonstrukci střechy v nový den ráno v 7.30. Upravte proto výše nastavenou prodlevu ze 300 na 302,5 hodiny. Nyní se začátek úkolu přesunul na ráno dalšího dne. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU PŘEDCHŮDCI) Po ukončení montáže krytiny je možné zahájit klempířské práce. Je-li část klempířských prací hotová, mohou být zahájeny práce zednické. Nastavte, že úkol 15 (zednické práce) může být zahájen již v 50 % doby trvání úkolu 14 (klempířské práce). (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU PŘEDCHŮDCI) MS Office Project 2003 3
Změňte předchůdce u úkolu 17 (převzetí). Předchůdcem bude úkol 16 (kontrola provedené práce). Úpravou typu vazby mezi úkoly zajistěte, aby tyto dva úkoly byly zahájeny ve stejnou dobu. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU PŘEDCHŮDCI) Úkoly 16 (kontrola provedené práce) a 17 (převzetí) budou opět řízeny Kalendářem pro odbornou konzultaci (spolu s pracovníky UO se kontroly a převzetí opět zúčastní konzultant firmy REPRO- JECT, s. r. o.). (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT) Nastává stejná situace jako u úkolu 9 (doprava materiálu a jeho složení, zařízení stavby). Úkol 16 (kontrola provedené práce) a úkol 17 (převzetí) nezačínají ráno, ale vzhledem k použitému kalendáři v 15.30. Použijte obecné řešení (Do projektu vložte fiktivní úkol, který bude probíhat jednu hodinu od 0.00 do 1.00. Tím se další úkol přesune na ráno.). Postup: Připravte nový kalendář (NÁSTROJE ZMĚNIT PRACOVNÍ ČAS TLAČÍTKO NOVÝ ), nazvěte ho Začátek dne. V něm nastavte pracovní čas pondělí neděle od 0.00 do 1.00. Před úkol 16 (kontrola provedené práce) vložte nový úkol (VLOŽIT NOVÝ ÚKOL) s názvem X začátek dne (X je pro výrazné vizuální odlišení od běžných úkolů), dobou trvání úkolu 1 hodina. Zkontrolujte návaznost úkolů. Přiřaďte úkolu kalendář Začátek dne (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT). Úkoly 17 (kontrola provedené práce) a 18 (převzetí) nyní začínají ráno v 8.00. Úkol 13 (montáž krytiny včetně doplňků) trvá 100 hodin (10 dnů). Je proto vhodné umožnit v polovině úkolu alespoň jednodenní přestávku na odpočinek. Rozdělením úkolu přerušte práci v neděli. Postup: V tabulce Zadávání označte úkol 13 (montáž krytiny včetně doplňků), upravte měřítko časové osy (ZOBRAZIT LUPA VYBRANÝ ÚKOL). Zvolte příkaz Rozdělit úkol (ÚPRAVY ROZDĚLIT ÚKOL), ukazatel myši se změní v malou šipku a zobrazí se informační bublina. Ukažte na požadované místo na pruhu úkolu, v bublině se zobrazí datum začátku. Stiskněte a držte levé tlačítko myši. Tažením směrem doprava určete velikost rozdělení, v bublině se zároveň průběžně zobrazuje datum ukončení rozdělení. Uvolněte tlačítko myši. Úkol se rozdělí a přerušená část se znázorní tečkami. Ještě k úkolu 18 (převzetí). Organizace chce převzít hotovou rekonstrukci ideálně do 1. července. Nastavte konečný termín pro tento úkol 1. 7. 2008. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT) Vložte do tabulky Zadávání v Ganttově diagramu za sloupec Předchůdci sloupec Kalendář úkolů. (VLOŽIT SLOUPEC ) Osnova Pro zpřehlednění seskupte projekt do tří souhrnných úkolů: Přípravná etapa (úkoly 1 8), Etapa rekonstrukce (úkoly 9 15), Závěrečná etapa (úkoly 16 19). Dbejte na správné návaznosti úkolů v souvislosti s vložením souhrnných úkolů. Postup: Vložte nový úkol před úkol 1 (odborná konzultace pro upřesnění rozsahu rekonstrukce) s názvem Přípravná etapa, před úkol 10 (doprava materiálu a jeho složení, zařízení stavby) s názvem Etapa rekonstrukce a před úkol 18 (X začátek dne) s názvem Závěrečná etapa. (VLOŽIT NOVÝ ÚKOL) Označte úkoly 2 (odborná konzultace pro upřesnění rozsahu rekonstrukce) až 9 (objednávka materiálu) a zvětšete jejich odsazení příkazem PROJEKT OSNOVA ZVĚTŠIT ODSAZENÍ. Tím se označené úkoly stanou dílčími a úkol 1 (Přípravná etapa) úkolem souhrnným psaným tučně. Označte úkoly 11 (doprava materiálu a jeho složení, zařízení stavby) až 17 (zednické práce (oprava říms) a zvětšete jejich odsazení příkazem PROJEKT OSNOVA ZVĚTŠIT ODSAZENÍ. Tím se označené úkoly stanou dílčími a úkol 10 (Etapa rekonstrukce) úkolem souhrnným psaným tučně. Označte úkoly 19 (X začátek dne e) až 22 (doplatek podle faktury) a zvětšete jejich odsazení příkazem PROJEKT OSNOVA ZVĚTŠIT ODSAZENÍ. Tím se označené úkoly stanou dílčími a úkol 18 (Závěrečná etapa) úkolem souhrnným psaným tučně. Zobrazte souhrnný úkol projektu a pojmenujte jej Střecha. Zobrazte číslování osnovy. (NÁSTROJE MOŽNOSTI ZOBRAZENÍ) Projekt je nyní dlouhý 82 dny, začíná v sobotu 1. 3. 2008 v 8.00 a končí v pátek 27. 6. 2008 v 15.30. MS Office Project 2003 4
Vlastní osnova Připravte vlastní kód osnovy nazvaný Působnost. Velkými písmeny bude vypisováno buď Praha (firma REPROJECT) nebo Brno (konzultace, rekonstrukce, kontrola, převzetí). (NÁSTROJE VLASTNÍ NASTAVE- NÍ POLE VLASTNÍ KÓDY OSNOVY) Do tabulky Zadávání v Ganttově diagramu vložte sloupec Působnost před sloupec Kalendář úkolů. (VLOŽIT SLOUPEC ) Zvolte PRAHA pro úkoly: 1.2, 1.5, 1.7, 3.4. Zvolte BRNO pro úkoly: 1.1, 1.3, 1.4, 1.6, 1.8, 2.1 2.7, 3.2, 3.3. Poznámka K úkolu 3.1 (X začátek dne) vložte poznámku Fiktivní úkol, který slouží pouze k posunutí zahájení následujícího úkolu na začátek pracovního času dalšího dne. Poznámku naformátujte písmem Times New Roman o velikosti 12. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU POZNÁMKY) Hypertextový odkaz K úkolu 3 (volba střešní krytiny) vložte hypertextový odkaz http://www.estrechy.cz na katalog firem estřechy.cz. Nechejte zobrazovat text Katalog firem estřechy.cz. (VLOŽIT HYPERTEXTOVÝ ODKAZ ) Obr. 2: Aktuální stav projektu k části Úkoly Seskupování Připravte seskupení, které by zobrazilo úkoly seskupené podle použitého kalendáře úkolů. Seskupení nazvěte Použité kalendáře úkolů a zobrazte ho v nabídce. (PROJEKT SESKUPIT PODLE DALŠÍ SKUPINY NOVÁ ) Dále připravte seskupení nazvané Působnost, které seskupí úkoly nejprve podle působnosti a pak podle zahájení úkolu. Seskupení zobrazte v nabídce. (PROJEKT SESKUPIT PODLE DALŠÍ SKUPINY NOVÁ ) Zrušte použití seskupení. Zkontrolujte, zda projekt odpovídá stavu podle obr. 2. Milník Jako milník označte úkol 3.3 (převzetí). (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT) Projekt uložte pod názvem???3.mpp. 4. Zdroje Vložení zdrojů V zobrazení Seznam zdrojů vložte zdroje dle obr. 3. Projekt uložte pod názvem???41.mpp. Nechejte zobrazené jen sloupce podle obrázku. Upravte vhodně šířky sloupců. MS Office Project 2003 5
Poznámky k vložení zdrojů: Zdroje pracovní: vyplňte název zdroje, typ, iniciály, skupinu, kalendář, maximální počet jednotek. Zdroj pokrývači: jedná se o 3 pokrývače, proto je maximální počet jednotek 300 %. Zdroje materiálové: vyplňte název zdroje, typ, popisek materiálu (je-li uveden, bude využit pro další propočty), iniciály. Obr. 3: Zdroje Přiřazení zdrojů V zobrazení Ganttův diagram, tabulka Zadávání přiřaďte zdroje a zobrazte sloupce podle obr. 4. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU ZDROJE) Projekt po přiřazení zdrojů uložte pod názvem???42.mpp. Obr. 4: Přiřazení zdrojů MS Office Project 2003 6
Změny v přiřazení zdrojů: Úkol 1.1 (odborná konzultace pro upřesnění rozsahu rekonstrukce) má přiřazeny zdroje s různými kalendáři. Úkol trval 11 hodin. Po přiřazení všech zdrojů se doba trvání zvýšila na 22 hodiny. Konzultant má pracovní čas 11 hodin denně (včetně soboty), avšak Richterová a osobní automobil pouze 8 hodin. Konzultant tedy pracuje 11 hodin v sobotu, kdežto Richterová a osobní automobil v pondělí 8 hodin a další 3 hodiny následující den. Délka je tudíž 22 hodiny. Je třeba zajistit, aby Richterová a osobní automobil pracovaly v den konzultace ve stejném rozsahu jako konzultant. Zaškrtněte proto pole Plánování ignoruje kalendář zdrojů (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT). Zdroje (včetně Richterové a osobního automobilu) se řídí kalendářem úkolu. Doba trvání úkolu se zkrátila na 11 hodin. Úkol 1.4 (předběžný rozpočet od pokrývačské firmy dle zadání) vypracovává Sekera z firmy Falton. Jeho pracovní čas se obvykle řídí Kalendářem pro pokrývačské práce. Nyní musí připravit rozpočet, při takovéto kancelářské práci se řídí osmihodinovým pracovním časem (jako je ve Standardním kalendáři). Tento úkol se bude proto řídit kalendářem úkolu a bude ignorovat obvyklý kalendář zdroje jako v úkolu 1.1. Úkol 1.4 nemá dosud nastavený kalendář. Přiřaďte mu Standardní kalendář a zadejte ignorování kalendáře zdroje (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT). Přiřaďte úkolu 1.6 (podpis smlouvy), na kterém se podílejí Kazda a Richterová z Univerzity obrany (jejich pracovní čas se řídí Standardním kalendářem) a Sekera z firmy Falton (pracovní čas se řídí Kalendářem pro pokrývačské práce), Standardní kalendář a zadejte ignorování kalendáře zdroje (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT). Úkol 1.8 (objednávka materiálu) se bude řídit Standardním kalendářem a bude ignorovat kalendář zdroje (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT). Pracovní čas u úkolů 3.2 (kontrola provedené práce) a 3.3 (převzetí) se bude řídit dle možností konzultanta (tedy Kalendářem pro odbornou konzultaci, který je nastaven jako kalendář úkolu). Pracovní čas zdrojů ignorujte (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT). Etapa rekonstrukce obsahuje i materiálové zdroje s přesným zadáním počtu použitých jednotek u jednotlivých materiálů. Pouze střešní prvky, další pozinkované prvky a zednický materiál budou zadány fixní částkou při stanovení nákladů na zdroj. K souhrnnému úkolu 1 (Přípravná etapa) doplňte materiálové zdroje papír ve výši 400 Kč, toner ve výši 200 Kč a telefon ve výši 300 Kč. Zdroje nejprve vytvořte v Seznamu zdrojů a teprve potom přiřaďte (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU ZDROJE). Stejné materiálové zdroje o stejné výši doplňte k souhrnnému úkolu 2 (Etapa rekonstrukce). Zkontrolujte hodnoty ve sloupcích Práce a Doba trvání podle obr. 5. Projekt uložte pod názvem???43.mpp. Obr. 5: Přiřazení zdrojů po provedených změnách MS Office Project 2003 7
Změna doby trvání, jednotek přiřazení, práce U úkolu 3.4 (doplatek podle faktury) změňte jednotky přiřazení u Richterové z 50 % na 25 % a to tak, aby doba trvání úkolu zůstala nezměněna (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU ZDROJE). Celková práce projektu se snížila z 1 111 na 1 109 hodin. Celková doba trvání zůstala 82 dny. Přetížení zdrojů Do projektu doplňte úkol nazvaný zápis z dosavadního průběhu (VLOŽIT NOVÝ ÚKOL). Bude následovat za úkolem 1.2 (volba střešní krytiny). Bude trvat 1 den, bude ho plnit Richterová, navazuje na úkol 1.2 (volba střešní krytiny) a poběží současně s úkolem 1.4 (volba pokrývačské firmy). U následujícího úkolu 1.4 (volba pokrývačské firmy) upravte návaznost, musí i nadále navazovat na úkol 1.2 (volba střešní krytiny). (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU ) Richterová je nyní v jednom dni přetížená, což můžeme zjistit v kterémkoliv zobrazení zdrojů. Přetížené zdroje jsou v tomto zobrazení zvýrazněny tučně a červenou barvou. (ZOBRAZIT SEZNAM ZDROJŮ), (ZOBRAZIT POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ, ZOBRAZIT TABULKA POUŽÍVÁNÍ) Přetížení Richterové vyřešte vyrovnáním zdrojů. (NÁSTROJE VYROVNAT ZDROJE ) Vyrovnáním zdrojů se začátek úkolu 1.4 (volba pokrývačské firmy) posunul na další den. Stav projektu po vyrovnání zdrojů můžeme sledovat v zobrazení Vyrovnaný Ganttův diagram (ZOBRAZIT DALŠÍ ZOBRA- ZENÍ VYROVNANÝ GANTTŮV DIAGRAM). Celková práce projektu se zvýšila z 1 109 na 1 117 hodin. Celková doba trvání zůstala 82 dny. Přesčasová práce Na úkolu 1.5 (předběžný rozpočet od pokrývačské firmy dle zadání) pracuje Sekera. Ve snaze snížit dobu vypracování projektu pracuje přesčas. Zadejte u tohoto úkolu Sekerovi 8 hodin přesčasové práce. (ZOBRAZIT POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ, ZOBRAZIT TABULKA POUŽÍVÁNÍ) V zobrazení Používání úkolů (levá část) vložte za sloupec Práce sloupec Přesčasová práce. U úkolu 1.5 (předběžný rozpočet od pokrývačské firmy dle zadání) zadejte Sekerovi 8 hodin přesčasové práce. V pravé části zobrazení zobrazte informace o přesčasové práci (FORMÁT STYL PODROBNOSTÍ ). Doba trvání úkolu tím bude zkrácena z 10 na 9 dnů. U Přípravné etapy se zkrátí doba trvání z 43 na 42 dny, celková práce zůstane zachována (213 hodin). (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA ZADÁVÁNÍ) Zpoždění přiřazení Na úkolu 2.5 (montáž krytiny včetně doplňků) začne Sekera pracovat s jednodenním zpožděním oproti pokrývačům. Práci na celém úkolu ovšem ukončí ve stejný čas jako pokrývači (zkrátíme jeho přiřazení úkolu o jeden den, tj. o 10 hodin). (ZOBRAZIT POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ, PROJEKT INFORMACE O PŘIŘAZENÍ ) Práce Sekery se sníží ze 100 na 90 hodin. I po tomto snížení zůstane Doba trvání úkolu 110 hodin, což je o 10 hodin více než před zpožděním přiřazení Sekery, protože přerušení práce Sekery se o den posunulo. Sekera tak pracuje v neděli 15. 6. 2008, kdy nepracují pokrývači, což prodlužuje dobu trvání úkolu o 10 hodin. V tabulce Používání úkolů přepíšeme hodnotu Práce zdroje Sekera z 10 na 0 hodin v neděli 15. 6. 2008, v pondělí 16. 6. 2008 naopak z 0 na 10 hodin. (ZOBRAZIT POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ) Doba trvání úkolu je opět jen 100 hodin. Celková práce projektu klesla z 1 117 na 1 107 hodin. (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA ZADÁVÁNÍ) Projekt uložte pod názvem???44.mpp. 5. Náklady Náklady na úkol K úkolu 1.7 (podpis smlouvy) se vztahují náklady na kontrolu smlouvy externí právní firmou. Zadejte k tomuto úkolu pevné náklady ve výši 1 000 Kč, náklady nabíhají na konci. (ZOBRAZIT GANTTŮV DIA- GRAM, ZOBRAZIT TABULKA NÁKLADY) V projektu jsou již zahrnuty náklady na pracovní zdroje, protože jsme nastavili výchozí standardní a přesčasovou sazbu na 200 Kč/h. Celkové náklady projektu činí 222 400 Kč. Náklady na zdroj V zobrazení Seznam zdrojů s tabulkou Zadávání vyplňte náklady na zdroj podle obr 6. (ZOBRAZIT SEZNAM ZDROJŮ, ZOBRAZIT TABULKA ZADÁVÁNÍ) MS Office Project 2003 8
Poznámky k zadání nákladů: Přesčasová sazba je u všech zdrojů shodná se sazbou standardní. Pro konzultanta a Kazdu jsme zvýšili hodnotu sazeb. Pro pracovní zdroje neživé (použitá zařízení) zadáváme nulové hodinové sazby, naopak doplňujeme náklady na použití. Nabíhání nákladů je průběžné, kromě kontejneru na odpad, u kterého náklad nabíhá na konci. U materiálových zdrojů je sazba vztažená k zadané jednotce (ks, bm, m 2, m 3, m). Náklady na střešní prvky, další pozinkované prvky a zednický materiál budou zadány fixní částkou při stanovení nákladů na zdroj. Obr. 6: Náklady zdrojů Celkové náklady projektu činí 351 362 Kč. (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA NÁKLADY) Nabíhání nákladů Změňte (viz obr. 7) nabíhání pevných nákladů z na začátku na průběžně. (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA NÁKLADY) Obr. 7: Náklady úkolů Projekt uložte pod názvem???5.mpp. MS Office Project 2003 9
6. Sledování průběhu Směrný plán Uložte výchozí stav projektu jako Směrný plán pro celý projekt. (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ ULOŽIT SMĚRNÝ PLÁN ) Některé informace ze Směrného plánu lze zobrazit v celé řadě zobrazení, která budete používat pro porovnání. Pro úkoly lze tyto údaje zobrazit např. v následujících formách: v číselné formě v tabulce Odchylka (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA ODCHYLKA), v grafické formě v zobrazení Sledovací Ganttův diagram (ZOBRAZIT SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM), které zobrazuje v grafické části pro každý úkol dva pruhy, jeden představuje Směrný plán a druhý skutečné údaje. Projekt uložte pod názvem???61.mpp. Kritická cesta Pokud je pro projekt vytvořen směrný plán, lze pomocí kritické cesty zjistit, zda bude projekt dokončen včas a které části projektu jsou rizikové. Sledujte kritickou cestu v zobrazení Podrobný Ganttův diagram (ZOBRAZIT DALŠÍ ZOBRAZENÍ PODROBNÝ GANTTŮV DIAGRAM). Kritické úkoly se v grafické části zobrazí červenou barvou. U úkolů, které nejsou kritické, se navíc zobrazí informace o velikosti časové rezervy a graficky se vedle úkolu znázorní velikost této časové rezervy šedozeleným pruhem. Kritická cesta se může během práce na projektu změnit, např. při změně data dokončení nějakého úkolu nebo změně jeho doby trvání. Program Project kritickou cestu stále přepočítává. Zkraťte dobu trvání úkolu 1.2 (volba střešní krytiny) ze 2 na 1 den (ZOBRAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRA- ZIT TABULKA ZADÁVÁNÍ). Důsledky: Doba projektu se zkrátí z 82 na 81 den. Vzhledem k návaznosti úkolů bude většina z nich zahájena a dokončena o 1 den dříve. Práce na úkolu 1.2 (volba střešní krytiny) klesne z 32 na 16 hodin. Celková práce projektu se sníží z 1 107 na 1 091 hodin. Náklady úkolu 1.2 (volba střešní krytiny) klesnou z 8 000 Kč na 4 000 Kč. (ZOBRAZIT TABULKA NÁKLADY) Celkové náklady projektu klesnou z 351 362 Kč na 347 362 Kč. Uložte stav projektu jako Směrný plán 1. (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ ULOŽIT SMĚRNÝ PLÁN ) Projekt uložte pod názvem???62.mpp. Zadání procenta dokončení Na úrovni projektu. Předpokládejte, že úkoly se plní podle plánu. Je 15. 3. 2008. Aktualizujte projekt k tomuto datu. (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ AKTUALIZOVAT PROJEKT ) V zobrazení Ganttův diagram, tabulka Zadávání je vidět, že došlo k dokončení prvních tří úkolů (ZOB- RAZIT GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA ZADÁVÁNÍ). Tyto úkoly jsou ve sloupci Indikátory označeny. V grafické části zobrazení se v pruzích jednotlivých úkolů zobrazí černá čára, která představuje procento dokončení úkolu. Najetím ukazatele myši na černou čáru získáte další informace v bublině. Projekt uložte pod názvem???63.mpp. Na úrovni jednotlivých úkolů. Změňte procento dokončení úkolu 1.4 (volba pokrývačské firmy) z nastavených 53 % na 25 %. (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ AKTUALIZOVAT ÚKOLY ) Prohlédněte si důsledky zpožděného plnění úkolu. Projekt uložte pod názvem???64.mpp. Zadávání skutečných dat Projekt aktualizujte k 4. 4. 2008. (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ AKTUALIZOVAT PROJEKT ) Skutečné hodnoty pro jednotlivé úkoly. Úkol 1.3 (zápis z dosavadního průběhu) byl naplánován na 1 den, tj. 8 hodin. Richterové však k jeho splnění stačily 4 hodiny. Upravte takto skutečnou práci na úkolu. (ZOBRAZIT SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA SLEDOVÁNÍ) Projekt uložte pod názvem???65.mpp. MS Office Project 2003 10
Další sledování projektu Projekt aktualizujte k 31. 5. 2008 21.00 h (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ AKTUALIZOVAT PROJEKT ) a stav projektu uložte jako Směrný plán 2 (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ ULOŽIT SMĚRNÝ PLÁN ). Projekt uložte pod názvem???66.mpp. Dodavatel kontejneru na odpad Falton nás požádal o možnost přisunutí kontejneru až po 9. 6. 2008, protože jeden z jeho kontejnerů je vzhledem k závadě mimo provoz. Nabídnul nám slevu 4 000 Kč. Nabídku přijměte: Pro úkol 2.3 (doprava a uložení suti) definujte omezení zahájení typu Zahájit po dni (včetně) 9. 6. 2008. (PROJEKT INFORMACE O ÚKOLU UPŘESNIT) Snižte náklady na zdroj kontejner na odpad z 6 000 na 2 000 Kč. (ZOBRAZIT SEZNAM ZDROJŮ, PRO- JEKT INFORMACE O ZDROJI NÁKLADY) Důsledky: Doba projektu se prodlouží z 81 na 83 dny. Dokončení projektu se posune z 26. 6. 2008 na 30. 6. 2008. Plánované náklady klesnou z 346 562 Kč na 342 562 Kč. Projekt uložte pod názvem???67.mpp. Plán uložte jako Směrný plán 3. (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ ULOŽIT SMĚRNÝ PLÁN ) Projekt aktualizujte k 30. 6. 2008 21.00 h (NÁSTROJE SLEDOVÁNÍ AKTUALIZOVAT PROJEKT ). Všechny úkoly jsou již dokončeny. K žádným upřesněním průběhu již nedošlo. Výsledné hodnoty ukazatelů (ZOBRA- ZIT SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM, ZOBRAZIT TABULKA ODCHYLKA): Doba trvání: 83 dny. Práce: 1 087 hodin (úspora 20 hodin 16 hodin v úkolu 1.2 volba střešní krytiny, 4 hodiny v úkolu 1.3 zápis z dosavadního průběhu). Náklady: 342 562 Kč (úspora oproti směrnému plánu 8 800 Kč 4 000 Kč za úkol 1.2 volba střešní krytiny, 800 Kč za úkol 1.3 zápis z dosavadního průběhu, 4 000 Kč za úkol 2.3 doprava a uložení suti). Obr. 8: Výsledné hodnoty ukazatelů Projekt uložte pod názvem???68.mpp. MS Office Project 2003 11
7. Zobrazení Připravte kopii zobrazení Sledovacího Ganttova diagramu pod názvem Sledovací Ganttův diagram (Formát) s tabulkou Sledování. (ZOBRAZIT DALŠÍ ZOBRAZENÍ SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM KOPÍROVAT ) Formát tabulky Upravte formátování Sledovacího Ganttova diagramu (Formát) (ZOBRAZIT SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM (FORMÁT)): Naformátujte souhrnné úkoly a souhrnný úkol projektu tak, aby text byl vypsán kaštanovou barvou. (FORMÁT STYLY TEXTU ) Nadpis sloupce Název úkolu zarovnejte na střed. (Poklepejte na názvu sloupce levým tlačítkem myši, zobrazí se dialogové okno Definice sloupce). Řádky Ganttova diagramu v grafické části zobrazení zobrazte tečkovanou stříbrnou čarou. (FORMÁT MŘÍŽKA ) Formát grafu Upravte formátování Sledovacího Ganttova diagramu (Formát) (ZOBRAZIT SLEDOVACÍ GANTTŮV DIAGRAM (FORMÁT)): Pruh směrného plánu naformátujte fialovou barvou. (FORMÁT STYLY PRUHŮ ) Šipka konečného termínu nechť je plná a má žlutozelenou barvu. (FORMÁT STYLY PRUHŮ ) Pruhy v grafické části zobrazení nezarovnávejte na celé dny. (FORMÁT ROZVRŽENÍ ) Projekt uložte pod názvem???71.mpp. Kalendář Připravte kopii zobrazení Kalendář pod názvem Kalendář (Výběr). (ZOBRAZIT DALŠÍ ZOBRAZENÍ KALENDÁŘ KOPÍROVAT ) Zobrazte kalendář pro období 1. 3. až 13. 4. 2008. Naformátujte souhrnné úkoly a souhrnný úkol projektu tak, aby text byl vypsán kaštanovou barvou. (FORMÁT STYLY TEXTU ) Pro nepracovní dny základního kalendáře použijte pro vzorek červenou barvu. (FORMÁT ČASOVÁ OSA STÍNOVÁNÍ DAT) Týdny oddělte plnou čarou olivové barvy. (FORMÁT MŘÍŽKA ) Pro všechny typy úkolů s výjimkou Vše, Souhrnný a Souhrn projektu doplňte na začátek popisu vypisování polí Číslo osnovy. (FORMÁT STYLY PRUHŮ ) Projekt uložte pod názvem???72.mpp. Síťový diagram Připravte kopii zobrazení Síťový diagram pod názvem Síťový diagram podle měsíce. (ZOBRAZIT DALŠÍ ZOBRAZENÍ SÍŤOVÝ DIAGRAM KOPÍROVAT ) V zobrazení Síťový diagram podle měsíce změňte styl uzlu pro Souhrn projektu: barva okraje i pozadí bude kaštanová. (FORMÁT STYLY UZLŮ ) Uzly uspořádejte shora dolů podle měsíce, barvu pozadí diagramu nastavte žlutou a vyberte vhodný vzorek. (FORMÁT ROZVRŽENÍ ) Projekt uložte pod názvem???73.mpp. Diagram zdrojů V zobrazení Diagram zdrojů zobrazte práci zdrojů v hodinách. (ZOBRAZIT DIAGRAM ZDROJŮ, zobrazení Práce vyberte v místní nabídce) Zobrazení Používání V zobrazení Používání úkolů v podrobnostech zobrazte práci, náklady, skutečnou práci a skutečnou přesčasovou práci. (ZOBRAZIT POUŽÍVÁNÍ ÚKOLŮ, FORMÁT STYL PODROBNOSTÍ ) V zobrazení Používání zdrojů v podrobnostech zobrazte práci, náklady a zbývající dostupnost. (ZOBRAZIT POUŽÍVÁNÍ ZDROJŮ, FORMÁT STYL PODROBNOSTÍ ) MS Office Project 2003 12
Vlastní zobrazení Připravte nové kombinované zobrazení, které bude poskytovat informace o zdrojích. Bude nazvané Vlastní kombinované zobrazení. V horní části bude zobrazen Diagram zdrojů, v dolní části Formulář zdrojů. Nové zobrazení zařaďte do nabídky. (ZOBRAZIT DALŠÍ ZOBRAZENÍ NOVÉ ) Projekt uložte pod názvem???74.mpp. 8. Tisk a publikace Program MS Office Project 2003 má k dispozici velké množství vestavěných zobrazení a sestav. Informace o volbě vhodného zobrazení a sestavy pro tisk získáte v nápovědě. Vlastnosti projektu Upravte vlastnosti projektu. Název: Střecha. Autor: vaše jméno a příjmení. Manažer: jméno a příjmení vyučujícího. Společnost: Univerzita obrany. Komentář: Projekt rekonstrukce střechy budovy 5 na ulici Šumavská. (SOUBOR VLASTNOSTI SOUHRNNÉ INFORMACE) Tisk zobrazení Připravte tisk Sledovacího Ganttova diagramu. V záhlaví vlevo bude název zobrazení, vpravo jméno autora. V zápatí vpravo bude číslo stránky. V legendě bude vpravo název projektu a aktuální datum. Prohlédněte si náhled před tiskem připraveného zobrazení. (SOUBOR VZHLED STRÁNKY, SOUBOR NÁHLED, SOUBOR TISK ) Sestavy Sestavy jsou rozděleny do kategorií, ty se zobrazí v dialogovém okně Sestavy (ZOBRAZIT SESTAVY ). Prohlédněte si, které sestavy jsou k dispozici. Vytvořte vlastní sestavu o zdrojích nazvanou Střecha (zdroje). Nejprve přichystejte tabulku nazvanou rovněž Střecha (zdroje). Vytvořte ji kopií tabulky zdrojů Zadávání. Tabulka bude obsahovat pouze ID (nadpis i data zarovnejte na střed) a název zdroje (nadpis i data zarovnejte doleva). Sestava bude vycházet z této tabulky. V sestavě uveďte pracovní zdroje a jejich kalendáře (ohraničené). ID a názvy zdrojů budou tučně modrou barvou. V záhlaví sestavy bude název sestavy (vlevo) a název projektu (vpravo), v zápatí autor projektu (vlevo) a číslo stránky z celkového počtu stránek (vpravo), texty vhodně naformátujte. Sestava se bude tisknout na výšku, bez okrajů okolo, nastavte velikost okrajů. (ZOBRAZIT SESTAVY VLASTNÍ NOVÁ ZDROJ) Vytvořte vlastní sestavu nazvanou Střecha (náklady úkolů v měsících). Sestava bude obsahovat v řádcích úkoly, ve sloupcích měsíce, vnitřek budou tvořit náklady. Sestava bude vypisovat i přiřazení zdrojů. Úkoly budou oddělené čarou. Sestava bude obsahovat součtový řádek a sloupec. Úkoly se budou vypisovat kaštanovou barvou. V sestavě vhodně upravte záhlaví a zápatí a vzhled stránky. (ZOBRAZIT SESTAVY VLASTNÍ NOVÁ KŘÍŽOVÁ TABULKA) Plán jako obrázek Připravte kopii Ganttova diagramu do souboru obrázku. Uveďte ID úkolu, název úkolu a dobu trvání úkolu, graf za celou dobu projektu a za všechny úkoly. Obrázek uložte pod názvem strecha.gif. (ÚPRAVY KOPÍROVAT OBRÁZEK ) Kopírování obrázků do sady Office Vyzkoušejte si kopírování libovolného zobrazení pomocí Průvodce kopírováním obrázku do sady Office. Soubory uložte pod názvem strecha.*. (PANEL NÁSTROJŮ ANALÝZA, PRŮVODCE KOPÍROVÁNÍM OBRÁZKU DO SADY OFFICE) Publikace na web Projekt uložte jako webovou stránku pod názvem strecha.html. Bude obsahovat: Obrázek strecha.gif. Tabulku úkolů nazvanou Úkoly, obsahující sloupce převzaté z tabulky Zadávání. Tabulku zdrojů nazvanou Zdroje, obsahující sloupce převzaté z tabulky Zadávání. Tabulku přiřazení zdrojů úkolům nazvanou Přiřazení, která bude obsahovat číslo ID úkolu, název úkolu, číslo ID zdroje a název zdroje. MS Office Project 2003 13
Uložte mapování pod názvem Mapování_střechy. Mapování organizátorem nakopírujte do souboru projektu. Postup uložení do formátu HTML: Zvolte příkaz SOUBOR ULOŽIT JAKO WEBOVOU STRÁNKU a soubor uložte pod stanoveným názvem do příslušné složky. Zobrazí se dialogové okno Průvodce exportem, klikněte na tlačítko Další >. V dialogovém okně Průvodce exportem Mapování vyberte Použít existující mapování, klikněte na tlačítko Další >. Možnosti v dialogovém okně Průvodce exportem Výběr mapování nastavte podle obr. 9, klikněte na tlačítko Další >. Obr. 9: Další nastavení pro formát HTML V dialogovém okně Průvodce exportem Mapování úkolů je možno nastavit název tabulky úkolů a vybrat (změnit) pole do tabulky. Klikněte na tlačítko Další >. V dialogovém okně Průvodce exportem Mapování zdrojů je možno nastavit název tabulky zdrojů a vybrat (změnit) pole do tabulky. Klikněte na tlačítko Další >. V dialogovém okně Průvodce exportem Mapování přiřazení je možno nastavit název tabulky přiřazení zdrojů a vybrat (změnit) pole do tabulky. Upravte pole podle zadání, klikněte na tlačítko Další >. V dialogovém okně Průvodce exportem Konec definice mapování klikněte na tlačítko Uložit mapování, do pole Název mapování napište Mapování_střechy a postupně klikněte na tlačítka Uložit a Dokončit. Postup kopírování mapování do projektu: Příkazem NÁSTROJE ORGANIZÁTOR MAPOVÁNÍ zobrazte dialogové okno Organizátor a kartu Mapování. V seznamu v levé části označte Mapování_střechy a kliknutím na tlačítko Kopírovat >> jej zkopírujte do souboru projektu (pravá část). Prohlédněte si vytvořený soubor strecha.html v prohlížeči. Projekt uložte pod názvem???8.mpp. MS Office Project 2003 14