Spisvá služba/elisa - Ddatek k manuálu - Verze 1.30 15.05.2017
Ddatek k manuálu verze 1.30 1. Obsah 2. Filtrvací ple... 3 3. Pdrbný ppis na příjmu zásilky... 4 4. Elektrnická pdatelna... 5 4.1 Autmatické vyjmutí přílh z emailu... 5 4.2 Přens infrmací z hlavičky emailu... 5 5. Zbrazení pčtu záznamů ve spisu a sběrném archu... 6 6. Defaultní nastavení přístupu dkumentu/ spisu... 7 7. Spisvna... 9 7.1 Pdsekce Zápůjčky a Nahlížení... 9 7.2 Evidence nahlížení... 9 7.3 Zápůjčky... 10 8. Ztvárnění údajů vedených v ED... 10 9. Pznámka u spisu... 12 10. Křížvé dkazy... 12 11. Hrmadný imprt el. subrů d ELISY... 14 12. Načtení el. subru čtečku čárvých kódů na pdatelně... 15 13. Knverze subrů.eml a.msg d frmátu PDF/A... 16 14. Spisvé znaky hledání... 17 15. Typvé spisy... 17 2
Ddatek k manuálu verze 1.30 2. Filtrvací ple Mdul Kancelář/ Přehled/ Hledání Na frmuláři Hledání, při hledání Dkumentů, přibyla vyhledávací kritéria: Frma dkumentu hdnty Analgvá, Digitální, Zdigitalizvaná. Stav dkumentu hdnty Evidván, Strnván, Předáván, Pzastaven, Vyřízen, Předán d spisvny, Zapůjčen ze spisvny, Předáván ve spisu, Předáván d spisvny, Předáván ke skartaci, Předáván k archivaci, Předán na návrh prtklu, Skartván, Archivván, Předáván ve slžce. Půvd dkumentu hdnty VLASTNÍ, CIZÍ. Přístup dkumentu hdnty Ke zveřejnění, Běžný dkument, Neveřejný dkument. Na frmuláři Hledání, při hledání Spisů, přibyla vyhledávací kritéria: Pdba spisu hdnty Analgvá, Digitální, Hybridní Stav spisu hdnty Evidván, Strnván, Předáván, Pzastaven, Vyřízen, Uzavřen, Předán d spisvny, Zapůjčen ze spisvny, Předáván d spisvny, Předáván ke skartaci, Předáván k archivaci, Předán na návrh prtklu, Skartván, Archivván, Předáván ve slžce. Přístup spisu hdnty Ke zveřejnění, Běžný dkument, Neveřejný dkument Na frmuláři Hledání, při hledání Sběrných archů, přibyl vyhledávací kritérium: Stav sběrnéh archu hdnty Evidván, Strnván, Předáván, Pzastaven, Vyřízen, Uzavřen, Předán d spisvny, Zapůjčen ze spisvny, Předáván d spisvny, Předáván ke skartaci, Předáván k archivaci, Předán na návrh prtklu, Skartván, Archivván, Předáván ve slžce. Mdul Kancelář/ Dkumenty/ frmuláře Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Přerušené řízení, Dle přadače Na výše uvedených frmulářích, přibyl v blasti filtrů vyhledávání nvé filtrvací ple Frma (hdnty Všechny, Analgvá, Digitální, Zdigitalizvaná). Mdul Kancelář/ Spisy/ frmuláře Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Přerušené řízení a Mdul Kancelář/ Převdy d spisvny/ Převd spisů 3
Ddatek k manuálu verze 1.30 a Mdul Spisvna/ Spisy/ frmuláře Spisy ve spisvně, Spisy pr skartační řízení, Spisy vyskartvané Na výše uvedených frmulářích, přibyl v blasti filtrů vyhledávání nvé filtrvací ple Pdba spisu (hdnty Všechny, Analgvá, Digitální, Hybridní). Mdul Administrace/ Externí aplikace/ Transakční prtkl, zálžka Transakční prtkl Na frmuláři, v blasti filtrů vyhledávání, jsu nvá filtrvací ple: Typ bjektu Operace Stávající filtr Spisvý uzel byl upraven tak, aby byl mžné vyhledávat záznamy v Transakčním prtklu pdle spisvéh uzlu (dpsud filtr spisvý uzel služil puze pr následný výběr funkčníh místa). Na frmuláři Transakčníh prtklu byl přidán stránkvání záznamů. 3. Pdrbný ppis na příjmu zásilky Mdul Pdatelna/ Příjem/ Datvá schránka, Obecná zásilka, Elektrnická pdatelna Na výše uvedených frmulářích, v kně Příjem zásilky nvý, přibyl ple Pdrbný ppis. 4
Ddatek k manuálu verze 1.30 Text zapsaný v pli Pdrbný ppis se p zalžení dkumentu přenese na detail dkumentu, d plžky Pdrbný ppis. 4. Elektrnická pdatelna 4.1 Autmatické vyjmutí přílh z emailu Mdul Pdatelna/ Příjem/ Elektrnická pdatelna Při zalžení dkumentu z emailu (= v kně Příjem zásilky nvý ) nvě dchází k autmatickému vyjmutí přílh z emailu. 4.2 Přens infrmací z hlavičky emailu Mdul Pdatelna/ Příjem/ Elektrnická pdatelna 5
Ddatek k manuálu verze 1.30 V případě příjmu zásilky/emailu (přijaté či deslané) v Elektrnické pdatelně, se na detail dkumentu autmaticky přenesu z hlavičky emailu následující údaje: - Datum a čas deslání emailvé zprávy - Odesílatel - Adresát (adresáti) - Adresát (adresáti) případné kpie - Předmět emailu - Připjený zaručený elektrnický pdpis neb zaručená elektrnická značka a kvalifikvané časvé razítk, - Pskytvatel certifikačních služeb - Text emailu 5. Zbrazení pčtu záznamů ve spisu a sběrném archu Mdul Kancelář/ Spisy a sběrné archy/ frmuláře Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, K převzetí, Přerušené řízení, Sběrné archy. Na detailu spisu a sběrnéh archu, je nvě v záhlaví (tj. pd lištu ikn) uveden Pčet vlžených záznamů: ve spisu a sběrném archu, viz br: Detail spisu: Detail sběrnéh archu: 6
Ddatek k manuálu verze 1.30 Na uvedených frmulářích dále přibyl slupec Pčet záznamů, viz br.: Spisy: Sběrné archy: Ve slupci Pčet záznamů, se v řádkvém zbrazení zbrazuje pčet záznamů vlžených ve spisu neb ve sběrném archu. POZNÁMKA k pčtu vlžených záznamů: ve spisu se za jeden záznam pvažuje samstatný dkument a sběrný arch (i když může bsahvat X dkumentů). ve sběrném archu je tlik záznamů, klik je vlžených dkumentů ve sběrném archu. 6. Defaultní nastavení přístupu dkumentu/ spisu Mdul Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, zálžka Obecné, přibyla zde nvá mžnst nastavení: Výchzí přístup dkumentu (spisu) s nabídku: Ke zveřejnění Běžný dkument Neveřejný dkument 7
Ddatek k manuálu verze 1.30 Přístup, který zde bude nastaven (p upgradu je přednastaven přístup Běžný dkument ), se bude zbrazvat na každém nvě vytvřeném (půvd VLASTNÍ i CIZÍ) dkumentu. Pd rzbalvací nabídku Výchzí přístup dkumentu je checkbx Pvlit editaci přístupu dkumentu (spisu). Pkud bude checkbx zaškrtnutý (p upgradu bude zaškrtnutý), tak bude mžné na detailu dkumentu a spisu v režimu frmuláře Nvý a Editace, editvat přístup (např. z Běžný dkument na Neveřejný dkument). Pkud nebude checkbx zaškrtnutý, tak nebude mžné na detailu dkumentu a spisu editvat přístup (např. z Běžný dkument na Neveřejný dkument). 8
Ddatek k manuálu verze 1.30 7. Spisvna 7.1 Pdsekce Zápůjčky a Nahlížení Mdul Spisvna/ Přehled Půvdní pdsekce Kniha zápůjček byla přejmenvána na Zápůjčky a Nahlížení : Funkcinalita v tét pdsekci se prti předchzí pdsekci nezměnila, puze v blasti filtrů vyhledávání přibyly filtry: Ppis Evidenční čísl Čísl jednací Účel V řádkvém zbrazení přibyl slupec Evidenční č.. 7.2 Evidence nahlížení Mdul Spisvna/ Přehled Přibyla zde nvá pdsekce Evidence nahlížení : Jedná se přírůstkvu evidenci nahlížení na dkumenty/ spisy p jejich zapůjčení. 9
Ddatek k manuálu verze 1.30 Na liště ikn je aktivní ikna Zbrazí tiskvu sestavu : p kliknutí na iknu je mžné vytisknut sestavu evidence nahlížení pdle předchzíh vyfiltrvání. V blasti filtru vyhledávání je filtr Obdbí nahlížení d d: lze vyfiltrvat záznamy pdle data náhledu. V řádkvém zbrazení jsu slupce: Dkument/ Spis = dkument neb spis (záleží, zda bude nahlédnut na dkument neb spis). Jednznačný identifikátr = jednznačný identifikátr dkumentu neb spisu. Evidenční čísl = evidenční čísl dkumentu neb spisu. ČJ/Spis.zn. = čísl jednací dkumentu neb spisvá značka spisu. Ppis = ppis dkumentu neb spisu. Datum náhledu = datum, kdy byl nahlédnut na dkument neb spis. Nahlédl FM = funkční míst, které nahlédl na dkument neb spis. Zbrazení záznamů na frmuláři je frmu stránkvání. 7.3 Zápůjčky Byla upravena/ rzšířena funkce zápůjček: nvě je mžné prvést zapůjčení dkumentu i z pdsekce Dkumenty pr skartační řízení nvě je mžné prvést zapůjčení spisu i z pdsekce Spisy pr skartační řízení nvě je mžné prvést zapůjčení dkumentu/ spisu p vyhledání dkumentu/ spisu v mdulu Spisvna/ Přehled/ Hledání, kde přibyla ikna pr zápůjčku. Zapůjčením dkumentu/ spisu knkrétnímu uživateli, je uživateli zpřístupněn dkument/ spis v plném rzsahu (zbrazení elektrnických subrů). Pkud uživatel, kterému byl zapůjčen dkument/ spis, prvede zbrazení dkumentu/ spisu, tak se d pdsekce mdul Spisvna/ Přehled/ Evidence nahlížení, zapíše záznam nahlédnutí. 8. Ztvárnění údajů vedených v ED V mdulu Administrace/ Externí aplikace/ přibyla nvá pdsekce Ztvárnění údajů vedených v ED, která bsahuje zálžku Parametry : 10
Ddatek k manuálu verze 1.30 Parametry pr zalžení dkumentu: - Věc (Ppis) = pvinné ple - Funkční míst = pvinné ple. Pd zvleným funkčním místem bude zalžen dkument se ztvárněním údajů vedených v ED. - Spisvý znak = nepvinné ple. Pkud bude zvlen spisvý znak, tak skartační znak a lhůta namapvané na spisvý znak mají přednst před zvleným skartačním znakem a lhůtu níže. - Skartační znak = pvinné ple. - Skartační lhůta = pvinné ple. - Frma dkumentu = pvinné ple. - Přístup dkumentu = pvinné ple - Způsb vyřízení = nepvinné ple. Pkud bude tt ple vyplněn, tak djde k autmatickému vyřízení dkumentu s tímt způsbem vyřízení a t za předpkladu krektně dplněných spisvých znaků. - Pčet listů = nepvinné ple. - Pčet přílh = nepvinné ple. Ppis autmatickéh zalžení dkumentu: - Pdle výše vyplněných parametrů djde k zalžení dkumentu. Dkument bude vždy bsahvat kmpletní PD (2 subry v jednm dkumentu - PD, SA) ve frmátu PDF/A s údaji/ infrmacemi, které jsu v tu chvíli v PD aktuální. - Dkument bude vygenerván přesně p rce, kdy byla pzastavena či uknčena platnst knkrétníh PD, v čase uvedeném v blasti Synchrnizvat (spuštět). - Dkumentu (půvd Vlastní) bude, neb nebude vygenerván ČJ pdle nastavených parametrů pr genervání ČJ. - PDF/A subr bude elektrnicky pdepsán, pkud bude na aplikačním serveru naimprtván certifikát a jeh sérivé čísl bude vyplněn v mdulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace/ zálžka Elektrnické pdpisy a časvá razítka, blast Elektrnické pdpisy archivu, plžka Sérivé čísl certifikátu. - K PDF/A subru bude připjen časvé razítk, budu-li vyplněné ptřebné plžky k časvému razítku v mdulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace/ zálžka Elektrnické pdpisy a časvá razítka, blast Časvá razítka a bude-li v mdulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace/ zálžka Elektrnické pdpisy a časvá razítka, blast Elektrnické pdpisy archivu, zaškrtnutý checkbx Připjit časvé razítk k elektrnickému pdpisu. 11
Ddatek k manuálu verze 1.30 Oblast Synchrnizvat (spuštět) s mžnstí nastavení času spuštění: - Pvinné ple výběru času P uplynutí jednh rku d uknčení platnsti PD, v: s vlbu knkrétníh časvéh údaje (ve tvaru HHMM), kdy djde k zalžení dkumentu s PD. 9. Pznámka u spisu Na detailu spisu přibyla nvá zálžka Pznámka. V mdulu Kancelář/ Přehled/ Hledání, při hledání Spisů, přibyl vyhledávací kritérium: Pznámka: Operátr bsahuje (= defaultně přednastavené zbrazení), začíná na, rvná se, knčí na Hdnta textvé ple (stejně jak při hledání Dkumentů dle Pznámky) 10. Křížvé dkazy Mdul Kancelář/ Spisy/ Nevyřízené, Vyřízené, Předávané, Přerušené řízení Na výše uvedených frmulářích, přibyla v řádkvém zbrazení spisů a na detailu spisu, ikna Vlžení spisu jak křížvéh dkazu. Ikna puze vlastníkvi spisu. Vlžení spisu jak křížvéh dkazu je aktivní Ikna Vlžení spisu jak křížvéh dkazu je aktivní i u spisu, který je vlžen ve slžce. 12
Ddatek k manuálu verze 1.30 V řádkvém zbrazení, neb na detailu spisu, p kliknutí na iknu dkazu, se tevře kn Vlžení spisu jak křížvéh dkazu. Vlžení spisu jak křížvéh V kně Vlžení spisu jak křížvéh dkazu, v plžce Spis, p kliknutí na iknu kn Spisy., se zbrazí V kně Spisy : - pd lištu ikn jsu přístupné stejné filtrvací plžky, jak např. na frmuláři Spisy/Nevyřízené. - p kliknutí na tlačítk Načíst djde k načtení spisů (Nevyřízených, Vyřízených, Předávaných, Přerušené řízení) dle pužitéh výběru/ filtrvání. - P výběru spisu (= značení spisu a kliknutí na tlačítk Vybrat ) a kliknutí na tlačítk Vlžit v kně Vlžení spisu jak křížvéh dkazu, djde k vlžení křížvéh dkazu značenéh spisu d vybranéh spisu a zárveň djde k zápisu d histrie Vlžení spisu jak křížvéh dkazu d spisu. - v řádkvém zbrazení spisů, bude zbrazena ikna značící, že je spis vlžen jak křížvý dkaz d spisu. Najetím myší na iknu se zbrazí text Spis je vlžen jak křížvý dkaz d spisu. Na detailu spisu, přibyla nvá zálžka Křížvé dkazy : 13
Ddatek k manuálu verze 1.30 Na zálžce Křížvé dkazy je strmvým zbrazením znázrněn spjení spisů se spisy. Křížvé dkazy mezi spisy: U spisu, který byl prirván, je zbrazen křížvý dkaz na identifikaci spisu, d kteréh byl prirván. U spisu, d kteréh byly prirvány jiné spisy, jsu zbrazeny křížvé dkazy na identifikaci těcht spisů. Na zálžce Křížvé dkazy jsu přístupná tlačítka Zbrazit a Vyjmut. Tlačítka jsu p značení spisu aktivní pdle th, které funkční míst z vlastníků spisů chce zbrazit či vyjmut spis. Tlačítk Zbrazit prvede zbrazení detailu značenéh spisu. Tlačítk Vyjmut prvede vyjmutí značenéh spisu (křížvéh dkazu) z hiearchie a djde tak ke ztrátě spjení mezi spisy. Taktéž djde ke ztrátě spjení, při strnvání (buď samtným strnváním, neb vyjmutím iniciačníh dkumentu) jednh ze spisů. Ztrátu spjení je myšlen: - ztráta strmvéh zbrazení na zálžce Křížvé dkazy - zápis ( Vyjmutí spisu jak křížvéh dkazu ze spisu ) d histrie spisu, který byl prirván. - v řádkvém zbrazení spisů, již nebude zbrazena ikna značící, že je spis vlžen jak křížvý dkaz d spisu. 11. Hrmadný imprt el. subrů d ELISY Funkční v režimu ut-f-brwser. Mdul Kancelář/ Dkumenty/ Nevyřízené Na uvedeném frmuláři, na listě ikn, přibyla nvá ikna Imprt subrů z adresáře viz br.: P kliknutí na iknu Imprt subrů z adresáře, se zbrazí kn Dtaz s dtazem Skutečně chcete prvést imprt subrů z adresáře? 14
Ddatek k manuálu verze 1.30 Kliknutím na tlačítk Ne djde k uzavření kna Dtaz. Kliknutím na tlačítk An djde k imprtu subrů d ELISY z adresáře PC, uvedenéh na detailu (plžka Slžka dkumentů + se zaškrtnutým checkbxem Čtečka je připjena ke stanici ) lkální stanice, která je přiřazena k přihlášenému funkčnímu místu. Pdrbný ppis imprtu subrů z adresáře PC d ELISY: Z adresáře uvedenéh na přiřazené lkální stanici, může djít k imprtu d ELISY puze takvých subrů, jejichž název je rven zadanemu_carvemu_kdu.pdf (např. SUNISSDBROC1OS). Subr s čárvým kódem bude naimprtván d ELISY, d subru elektrnickéh brazu nevyřízenéh dkumentu, se shdným čárvým kódem, přičemž vlastníkem nevyřízenéh dkumentu musí být funkční míst, jemuž je přidělena lkální stanice, z jejíž namapvanéh adresáře dšl k imprtu. Bude-li v dkumentu, v subru elektrnickéh brazu, již nahrán subr, tak djde k jeh nahrazení (přepsání) imprtvaným subrem. Subr, který bude naimprtván d dkumentu v ELISE, bude z adresáře, přiřazenéh k lkální stanici, autmaticky přesunut d adresáře (např. C:\HISTORY), kde budu zbrazeny (vše v jedné slžce, bez vytváření pdslžek) všechny subry, které byly naimprtvány d ELISY. Subr, který nebude naimprtván d ELISY (= název subru není rven zadanemu_carvemu_kdu.pdf; dkument, d něhž má být naimprtván subr, není Nevyřízený; funkční míst prvádějící imprt, není vlastníkem dkumentu, d něhž má být naimprtván subr), bude autmaticky přesunut d adresáře (např. C:\ NENAIMPORTOVANÉ), kde budu zbrazeny (vše v jedné slžce, bez vytváření pdslžek) všechny subry, které nebyly naimprtvány d ELISY. 12. Načtení el. subru čtečku čárvých kódů na pdatelně Mdul Pdatelna/ Příjem/ Obecná zásilka Na frmuláři Příjem zásilky nvý, přibyla v blasti Elektrnický braz ikna čtečku Načíst subr 15
Ddatek k manuálu verze 1.30 Funkčnst ikny je stejná jak v mdulu Kancelář, na detailu dkumentu, na zálžce Elektrnický braz, přílhy, tedy: Funkce načtení subru čtečku bude funkční v případě, že bude na funkčním místě přiřazená lkální stanice, která má na svém detailu zaškrtnutý checkbx Čtečka je připjena ke stanici a v plžce Slžka dkumentů, je vyplněna cesta d adresáře, dkud budu načítány subry. Na event zápisu čárvéh kódu pak ELISA prvede vyhledání dkumentu zadany_carvy_kd.pdf v adresáři uvedeném v přiřazené lkální stanici. Tent sken pak připjí jak elektrnický braz k prfilu dkumentu. 13. Knverze subrů.eml a.msg d frmátu PDF/A Na detailu dkumentu/ spisu, v blasti elektrnickéh subru a přílh, je nvě mžné prvést knverzi subrů.eml a msg., d frmátu PDF/A. 16
Ddatek k manuálu verze 1.30 14. Spisvé znaky hledání Na frmuláři Spisvé znaky, ve filtru Ppis, je nvě mžné vyhledávat spisvé znaky dle perátru Obsahuje. 15. Typvé spisy Mdul Administrace/ Číselníky/ Spisvé znaky Na detailu spisvých znaků přibyl text Knfigurace sp. zn. s checkbxy: - pr dkumenty - pr spisy - pr typvé spisy 17
Ddatek k manuálu verze 1.30 Ve výchzím nastavení (= p upgradu) jsu všechny checkbxy nezaškrtnuté. Pkud nebude ani jeden checkbx zaškrtnutý, tak se takvýt spisvý znak zbrazí pr výběr, vyvlaný z detailu dkumentu, spisu i typvéh spisu. Pkud bude zaškrtnutý checkbx pr dkumenty, tak se takvýt spisvý znak zbrazí pr výběr, vyvlaný puze z detailu dkumentu. Pkud bude zaškrtnutý checkbx pr spisy, tak se takvýt spisvý znak zbrazí pr výběr, vyvlaný puze z detailu spisu. Pkud bude zaškrtnutý checkbx pr typvé spisy, tak se takvýt spisvý znak zbrazí pr výběr, vyvlaný puze z detailu typvéh spisu a sučásti. Je mžné zaškrtnut všechny checkbxy neb puze kmbinace (např. pr dkumenty + pr spisy) mezi checkbxy. Výše ppsané nastavení nemá vliv na funkci vlžení spisvéh znaku na archivní krabici (= i nadále se zbrazují všechny spisvé znaky). Ve funkci Hledání (Kancelář/ Přehled/ Hledání) nemá výše ppsané nastavení vliv na výběr spisvéh znaku. Na detailu typu dkumentu dchází k autmatické validaci při mapvání spisvéh znaku a u neurčenéh znaku pr dkumenty aplikace zbrazí warning dialg. Ttéž na detailu spisvéh znaku, který je již namapván na typ dkumentu nebude mžné prvést nastavení pr spisy a typvé spisy bez zvlení pr dkumenty. 18
Ddatek k manuálu verze 1.30 Mdul Administrace/ Uživatelé/ Knfigurační skupiny Na detailu knfigurační skupiny přibyl nvé práv Pracvník s typvými spisy : Checkbx s právem Pracvník s typvými spisy je p upgrade defaultně nezaškrtnutý. Uživateli s přiděleným právem Pracvník s typvými spisy, se v mdulu Kancelář/ Přehled, zbrazí pdsekce Šablny typvých spisů : 19
Ddatek k manuálu verze 1.30 Stejná pdsekce se vždy zbrazí správci (adminvi) SSL v mdulu Administrace/ Aplikace Šablny typvých spisů: Na frmuláři Šablny typvých spisů, jsu na liště ikn, tyt ikny: Zalžení nvé šablny typvéh spisu prvede zalžení/ vytvření šablny typvéh spisu, pdrbněji dále. 20
Ddatek k manuálu verze 1.30 Zbrazení detailu záznamu prvede zbrazení detailu šablny typvéh spisu neb šablny sučásti. Změna údajů záznamu prvede zbrazení šablny typvéh spisu neb šablny sučásti v editačním módu. Strn záznamu prvede strnvání šablny typvéh spisu a jeh sučástí = změna stavu na Strnván. Strnváním šablny typvéh spisu, djde ke strnvání šablny typvéh spisu a všech jeh sučástí s tím, že nebude mžné prvést zrušení strn čili změnu stavu na tevřen/zalžen. Strnváním sučásti šablny typvéh spisu djde ke změně stavu sučásti na Strnván s tím, že nebude mžné prvést změnu stavu na tevřen/zalžen. Vytvření sučásti prvede zalžení/ vytvření šablny sučásti, pdrbněji dále. Zbrazení záznamů v pdbě seznamu prvede zbrazení šabln typvých spisů a sučástí v pdbě seznamu (= řádkvé zbrazení). Jedná se výchzí zbrazení s tím, že záznamy (šablny typvých spisů a sučásti) budu zbrazeny frmu stránkvání. Zbrazení záznamů v pdbě strmvé struktury prvede zbrazení šabln typvých spisů a sučástí v pdbě strmvé struktury. Zbrazí nápvědu prvede zbrazení nápvědy. Zbrazí tiskvu sestavu prvede tisk záznamů (aktuální, neb všech záleží na výběru uživatele) i s pužitými filtry sestav. Ikna bude aktivní puze v případě zbrazení typvých spisů a sučástí v pdbě seznamu. Na frmuláři Šablny typvých spisů, v blasti filtrů, jsu přístupné filtry: Stav šablny: Zalžen, Strnván Ppis: Ppis šablny typvéh spisu neb sučásti Vyhledávání dle perátru bsahuje Na frmuláři Šablny typvých spisů, jsu v řádkvém zbrazení, zbrazeny tyt slupce: Ppis: = ppis šablny typvéh spisu neb sučásti Typvý spis: = zbrazení ppisu šablny typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást. V případě typvéh spisu (= ten nemá nadřazenu entitu), je tent řádek prázdný. 21
Ddatek k manuálu verze 1.30 Kliknutím na iknu Zalžení nvé šablny typvéh spisu se tevře kn Typvý spis nvý. Zálžka Prfil : Na zálžce Prfil, jsu plžky: Ppis: pvinné ple Spisvý znak: výběr spisvéh znaku (= výběr jak na detailu dkumentu s tím rzdílem, že se pr výběr načítají puze takvé spisvé znaky, které mají příznak pr typvé spisy, neb nemají žádný příznak) pvinné ple Skartační znak a Sk. Lh. Pznámka: nepvinné ple Zalžen: plžka bude aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení zalžení typvéh spisu. V mdulu Administrace, na šablně typvéh spisu, je plžka nevyplněná, prtže se jedná puze šablnu. Uzavřen: plžka bude aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení uzavření typvéh spisu. V mdulu Administrace, na šablně typvéh spisu, je plžka nevyplněná, prtže se jedná puze šablnu. Vytvřil: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = funkční míst, které prvedl zalžení šablny typvéh spisu. Spisvý uzel: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které prvedl zalžení šablny typvéh spisu. Zálžka Spisvé uzly typvéh spisu : Na zálžce Spisvé uzly typvéh spisu, lze nastavit přístup šabln typvých spisů. Spisvé uzly typvéh spisu: funkční místa, která jsu namapvaná na SU, který bude přiřazen typvému spisu, budu mct pužít typvý spis. tlačítkem Nvý je mžné prvést přidání SU. tlačítkem Odstranit je mžné dstranit přiřazený SU. pkud nebude přiřazen ani jeden spisvý uzel, tak typvý spis budu mct pužít všichni uživatelé (FM). 22
Ddatek k manuálu verze 1.30 Kliknutím na tlačítk Zavřít v kně Typvý spis nvý, djde k zavření kna. Kliknutím na tlačítk Ulžit v kně Typvý spis nvý, djde k vytvření šablny typvéh spisu. Označením šablny typvéh spisu (= nemá nadřazenu entitu) se zaktivní ikna sučásti Vytvření Kliknutím na iknu Vytvření sučásti, se tevře kn Sučást nvý. Zálžka Prfil : Na zálžce Prfil, budu plžky: Ppis: pvinné ple Spisvý znak: výběr spisvéh znaku (= výběr jak na detailu dkumentu s tím rzdílem, že se pr výběr načítají puze takvé spisvé znaky, které mají příznak pr typvé spisy, neb nemají žádný příznak) pvinné ple Skartační znak a Sk. Lh. Pznámka: nepvinné ple Zalžen: plžka bude aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení zalžení sučásti. V mdulu Administrace, na šablně sučásti, je plžka nevyplněná, prtže se jedná puze šablnu. Uzavřen: plžka bude aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení uzavření sučásti. V mdulu Administrace, na šablně sučásti, je plžka nevyplněná, prtže se jedná puze šablnu. Typvý spis: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = zbrazení ppisu typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást. Vytvřil: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = funkční míst, které prvedl zalžení šablny sučásti Spisvý uzel: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které prvedl zalžení šablny sučásti. Kliknutím na tlačítk Zavřít v kně Sučást nvý, djde k zavření kna. 23
Ddatek k manuálu verze 1.30 Kliknutím na tlačítk Ulžit v kně Sučást nvý, djde k vytvření šablny sučásti. K šablně typvých spisů je mžné vytvřit nemezené mnžství sučástí. Mdul Kancelář/ Spisy a sběrné archy Přibyla zde nvá pdsekce Typvé spisy Na frmuláři Typvé spisy, jsu na liště ikn, tyt ikny: Zalžení typvéh spisu ze šablny prvede zalžení/ vytvření typvéh spisu ze šablny, pdrbněji dále. Zbrazení detailu záznamu prvede zbrazení detailu typvéh spisu, sučásti neb dílu. Změna údajů záznamu prvede zbrazení typvéh spisu, sučásti neb dílu v editačním módu. Strn záznamu prvede změnu stavu typvéh spisu, sučásti neb dílu na Strnván. Vytvření dílu prvede zalžení/vytvření dílu, pdrbněji dále. Uzavření prvede uzavření typvéh spisu, sučásti neb dílu. Pdrbněji dále. Zrušení uzavření prvede zrušení uzavření (tevření) typvéh spisu, sučásti neb dílu. Pdrbněji dále. 24
Ddatek k manuálu verze 1.30 Zbrazení záznamů v pdbě seznamu prvede zbrazení typvých spisů, sučástí a dílů v pdbě seznamu (= řádkvé zbrazení). Jedná se výchzí zbrazení s tím, že záznamy (typvé spisy, sučásti a díly) jsu zbrazeny p stránkách. Zbrazení záznamů v pdbě strmvé struktury prvede zbrazení typvých spisů, sučástí a dílů v pdbě strmvé struktury. Zbrazí nápvědu prvede zbrazení nápvědy. Zbrazí tiskvu sestavu prvede tisk záznamů (aktuální, neb všech záleží na výběru uživatele) i s pužitými filtry sestav. Na frmuláři Typvé spisy, v blasti filtrů, jsu přístupné tyt filtry: Ppis: Ppis typvéh spisu, sučásti neb dílu Vyhledávání dle perátru bsahuje Datum zalžení: d d Datum uzavření: d - d JID: Jednznačný identifikátr (typvéh spisu, sučásti neb dílu) Stav typvéh spisu: Zalžen (= výchzí stav). Uzavřen Strnván Všechny Checkbx typvé spisy celéh uzlu Na frmuláři Typvé spisy, jsu v řádkvém zbrazení, zbrazeny tyt slupce: JID: Ppis: jednznačný identifikátr (typvéh spisu, sučásti neb dílu) = ppis typvéh spisu, sučásti neb dílu Typvý spis: = zbrazení ppisu typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást. V případě typvéh spisu (= ten nemá nadřazenu entitu), je tent řádek prázdný. 25
Ddatek k manuálu verze 1.30 Sučást: = zbrazení ppisu sučásti, d které je vlžen díl. V případě sučásti (= ta nemůže patřit d sučásti), je tent řádek prázdný. V případě dílu v řádkvém zbrazení, tedy bude ve slupci Sučást zbrazen d jaké sučásti patří a ve slupci Typvý spis bude zbrazen, d jakéh typvéh spisu ta sučást patří. Zalžen: = datum zalžení typvéh spisu, sučásti a dílu. Uzavřen: = datum uzavření typvéh spisu, sučásti a dílu. Vytvřil: = funkční míst, které prvedl zalžení typvéh spisu (= suběžně i sučásti) a dílu. Kliknutím na iknu Zalžení typvéh spisu ze šablny, se tevře kn Šablny typvých spisů, kde jsu zbrazeny (p načtení frmuláře) takvé typvé spisy, které mají přiřazený spisvý uzel, který je namapvaný na přihlášené FM, neb typvé spisy, které nemají přiřazený žádný spisvý uzel. P prvedení výběru šablny typvéh spisu, djde u FM k zalžení typvéh spisu se sučástmi. Zalžením typvéh spisu se sučástmi ze šablny, djde na detailu typvéh spisu a jeh sučástí, k autmatickému dplnění data zalžení a dplnění plžek vytvřil, spisvý uzel a k přidělení/vygenervání jednznačnéh identifikátru (JID). Jednznačný identifikátr bsahuje zkratku půvdce, kód ERMS a alfanumerický kód. Sučásti bsahují JID v rámci typvéh spisu, d kteréh jsu vlženy. Díly bsahují JID v rámci sučásti, ve které jsu vlženy. JID se bude zbrazvat také na detailu typvéh spisu, sučásti a dílu, v jeh záhlaví (jak např. na detailu dkumentu). Detail vytvřenéh Typvéh spisu: Zálžka Prfil : Na zálžce Prfil, jsu plžky: Ppis: pvinné ple Spisvý znak: výběr spisvéh znaku (= výběr jak na detailu dkumentu s tím rzdílem, že se pr výběr načítají puze takvé spisvé znaky, které mají příznak pr typvé spisy, neb nemají žádný příznak) pvinné ple 26
Ddatek k manuálu verze 1.30 Skartační znak a Sk. Lh. Pznámka: nepvinné ple Zalžen: plžka je aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení zalžení typvéh spisu. Uzavřen: plžka je aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení uzavření typvéh spisu. Vytvřil: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = funkční míst, které prvedl zalžení typvéh spisu. Spisvý uzel: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které prvedl zalžení typvéh spisu. Zálžka Obsah typvéh spisu : Na zálžce Obsah typvéh spisu je zbrazena prvázanst typvéh spisu se sučástmi. p značení sučásti a kliknutí na tlačítk Zbrazit, djde k zbrazení detailu sučásti. na detailu typvéh spisu p kliknutí na iknu Zbrazí tiskvu sestavu, se zbrazí kn Vlba tiskvé sestavy, kde je mžné zvlit sestavu Supis typvéh spisu. Djde k vytištění bsahu typvéh spisu, kde je uveden: - Typvý spis: = JID a název typvéh spisu V tabulkvém zbrazení pak jsu zbrazeny záznamy (sučásti a díly) ve slupcích: - JID = jednznačný identifikátr sučásti/ dílu - Ppis = název sučásti/ dílu - Sučást = název sučásti. V případě sučásti není zbrazena žádná hdnta. V případě dílu je zbrazen název sučásti, d které je vlžen díl. - Stav = stav sučásti a dílu Kliknutím na tlačítk Zavřít v kně Typvý spis detail (neb editace), djde k zavření kna. Kliknutím na tlačítk Ulžit v kně Typvý spis detail (neb editace), djde k ulžení případně prvedených změn. Detail vytvřené Sučásti: Zálžka Prfil : Na zálžce Prfil, jsu plžky: Ppis: 27
Ddatek k manuálu verze 1.30 pvinné ple Spisvý znak: spisvý znak bude předvyplněn ze šablny a nebude jej mžné editvat. Skartační znak a Sk. Lh. Pznámka: nepvinné ple Zalžen: plžka je aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení zalžení sučásti. Uzavřen: plžka je aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení uzavření sučásti. Vytvřil: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = funkční míst, které prvedl zalžení sučásti. Spisvý uzel: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které prvedl zalžení sučásti. Zálžka Obsah sučásti : Na zálžce Obsah sučásti je zbrazena prvázanst sučásti s díly. p značení dílu a kliknutí na tlačítk Zbrazit, djde k zbrazení detailu dílu. na detailu sučásti p kliknutí na iknu Zbrazí tiskvu sestavu, se zbrazí kn Vlba tiskvé sestavy, kde je mžné zvlit sestavu Supis sučásti. Djde k vytištění bsahu sučásti, kde je uveden: - Sučást: = JID a název sučásti - Typvý spis: = název typvéh spisu, d kteréh patří sučást V tabulkvém zbrazení jsu pak zbrazeny záznamy (díly) ve slupcích: - JID = jednznačný identifikátr dílu - Ppis = název dílu - Stav = stav dílu Kliknutím na tlačítk Zavřít v kně Sučást detail (neb editace), djde k zavření kna. Kliknutím na tlačítk Ulžit v kně Sučást detail (neb editace), djde k ulžení případně prvedených změn. 28
Ddatek k manuálu verze 1.30 P značení sučásti, která není uzavřená, se zaktivní ikna Vytvření dílu. Ikna uzavřená. Vytvření dílu není aktivní, pkud je značen typvý spis, díl, neb pkud je sučást Kliknutím na iknu Vytvření dílu, se tevře kn Díl - nvý. Zálžka Prfil : Na zálžce Prfil, budu plžky: Ppis: pvinné ple Spisvý znak: bude autmaticky vyplněn spisvým znakem, skartačním znakem a lhůtu, ze sučásti. Pznámka: nepvinné ple Zalžen: plžka je aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení zalžení dílu. Uzavřen: plžka je aplikací autmaticky vyplněna datem prvedení uzavření dílu. Sučást: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = zbrazení ppisu sučásti, d které je vlžen díl. Vytvřil: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = funkční míst (ve tvaru: uživatel, FM), které prvedl zalžení dílu. Spisvý uzel: aplikací autmaticky vyplňvaná plžka = spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které prvedl zalžení dílu. Zálžka Obsah dílu : Na zálžce Obsah dílu jsu zbrazeny vlžené dkumenty a křížvé dkazy spisů. p značení dkumentu/ křížvéh dkazu spisu a kliknutí na tlačítk Zbrazit, djde k zbrazení detailu dkumentu/ spisu. p značení dkumentu/ křížvéh dkazu spisu a kliknutí na tlačítk Vyjmut, djde k vyjmutí dkumentu z dílu/ zrušení křížvéh dkazu spisu a typvéh spisu. 29
Ddatek k manuálu verze 1.30 Tlačítk Vyjmut je aktivní u dílu, který není uzavřený (= z uzavřenéh dílu nebude mžné vyjmut dkument/ křížvý dkaz spisu). na detailu dílu, p kliknutí na iknu Zbrazí tiskvu sestavu, se zbrazí kn Vlba tiskvé sestavy, kde je mžné zvlit sestavu Supis dílu. Djde k vytištění bsahu dílu, kde bude uveden: - Díl: = JID a název dílu - Sučást: = název sučásti, d které je vlžen díl - Typvý spis: = název typvéh spisu, d kteréh je vlžen díl (resp. ta sučást) V tabulkvém zbrazení jsu pak zbrazeny záznamy (dkumenty/ křížvé dkazy spisů) ve slupcích: - Dkument/ Spis = hdnta pdle th, zda se jedná dkument neb spis. - ČK/ EČ = jednznačný identifikátr dkumentu/ spisu, evidenční čísl dkumentu/ spisu - ČJ/ Spis.zn. = čísl jednací dkumentu/ spisu - Věc = název dkumentu/ spisu. - Spisvý znak = číselné značení (např. 51.1.2) spisvéh znaku přiřazenéh dkumentu/ spisu Kliknutím na tlačítk Zavřít v kně Díl nvý, djde k zavření kna. Kliknutím na tlačítk Ulžit v kně Díl nvý, djde k vytvření dílu. K sučásti je mžné vytvřit nemezené mnžství dílů. P značení typvéh spisu, sučásti neb dílu a kliknutí na iknu Uzavření, se zbrazí kn s dtazem Skutečně chcete uzavřít typvý spis (ppřípadě sučást neb díl)?. Kliknutím na tlačítk An djde k uzavření bjektu. Ikna Uzavření je aktivní: p značení neuzavřenéh typvéh spisu p značení neuzavřené sučásti p značení neuzavřenéh dílu V případě uzavření typvéh spisu, djde k uzavření typvéh spisu + všech jeh neuzavřených sučástí + všech neuzavřených neprázdných dílů. Pkud bude v sučásti prázdný díl, tak se zbrazí hláška s upzrněním. V případě uzavření sučásti, djde k uzavření všech neuzavřených neprázdných dílů sučásti. Pkud bude v sučásti prázdný díl, tak se zbrazí hláška s upzrněním. V případě uzavření dílu, djde k uzavření dílu (uzavřením dílu nedjde k vyřízení/ uzavření dkumentů/ spisů). Lze uzavřít puze neprázdný díl. 30
Ddatek k manuálu verze 1.30 P značení uzavřenéh typvéh spisu, sučásti neb dílu a kliknutí na iknu Zrušení uzavření, se zbrazí kn s textem Zrušení uzavření typvéh spisu (ppřípadě sučásti neb dílu). Kliknutím na tlačítk Zrušení uzavření djde ke zrušení uzavření bjektu. Ikna Zrušení uzavření, bude aktivní: p značení uzavřenéh typvéh spisu p značení uzavřené sučásti p značení psledníh uzavřenéh dílu, který není předán d spisvny. V případě zrušení uzavření typvéh spisu, djde puze ke zrušení uzavření typvéh spisu, nikliv sučástí a dílů. V případě zrušení uzavření sučásti v tevřeném TS, djde puze ke zrušení uzavření sučásti. V případě zrušení uzavření dílu v tevřené sučásti, djde ke zrušení uzavření dílu (= bude mžné d dílu přidávat dkumenty/ spisy, neb je vyjímat). Strn záznamu : Kliknutím na iknu se zbrazí kn Strnvání entity typvéh spisu, kde bude zbrazen text Djde ke strnvání záznamu a checkbx Sučasně se strnvnáním dílu prvést tevření předcházejícíh dílu. Pkud bude checkbx zaškrtnutý, tak p kliknutí na tlačítk An v kně Strnvání entity typvéh spisu, djde u strnvání dílu, ke strnvání dílu (změna stavu na Strnván ) a sučasně djde k tevření předchzíh dílu v sučásti. Pkud nebude checkbx zaškrtnutý, tak p kliknutí na tlačítk An v kně Strnvání entity typvéh spisu, djde ke strnvání dílu (změna stavu na Strnván ) bez tevření předchzíh dílu v sučásti. Mdul Kancelář/ Dkumenty/ Nevyřízené V řádkvém zbrazení dkumentů a na detailu dkumentu přibyla ikna typvéh spisu. Vlžení dkumentu d Ikna Vlžení dkumentu d typvéh spisu je aktivní: - p značení riginálu dkumentu či stejnpisu (ne u kpie), který není vlžen d spisu, sběrnéh archu, neb slžky. Kliknutím na iknu d typvéh spisu Vlžení dkumentu d typvéh spisu se tevře kn Vlžení dkumentu 31
Ddatek k manuálu verze 1.30 Kliknutím na iknu číselníku se tevře frmulář Díly typvých spisů, kde jsu zbrazeny (p načtení frmuláře) Díly, které vytvřil přihlášené FM. Načtu se puze Díly, které nejsu uzavřené (= mají stav Zalžen ). P značení dílu a kliknutí na tlačítk Vybrat, se zbrazí kn Vlžení dkumentu d typvéh spisu, kde p kliknutí na tlačítk Vlžit, djde k vlžení dkumentu d typvéh spisu (resp. dílu). Dkument, který je vlžený d typvéh spisu: - nelze jej vlžit d spisu, sběrnéh archu neb slžky. Taktéž nelze nad dkumentem prvést zalžení spisu neb sběrnéh archu. - nelze jej předat. - v řádkvém zbrazení dkumentů, přibyla ve slupci ikn, nvá ikna značící, že je dkument vlžen d typvéh spisu. Pkud uživatel najede myší na iknu, tak je zbrazen text Dkument je vlžen d typvéh spisu. - na detailu dkumentu, na zálžce Prfil, přibyl ple Typvý spis, kde je zbrazen JID typvéh spisu s mžnstí prvedení zbrazení detailu typvéh spisu. - na detailu dkumentu, v záhlaví, je uvedena textvá infrmace Dkument je vlžen d typvéh spisu JID. - vlžením dkumentu d typvéh spisu djde k zápisu d histrie dkumentu Vlžení dkumentu d typvéh spisu. Ve filtru vyhledávání, přibyl nvé ple Typvý spis, ve kterém je mžné vyhledat pdle názvu typvéh spisu/ dílu dkument, který je d typvéh spisu vlžen. Mdul Kancelář/ Spisy/ Nevyřízené V řádkvém zbrazení spisů a na detailu spisu, přibyla ikna Vlžení spisu jak křížvéh dkazu. Ikna Vlžení spisu jak křížvéh dkazu je aktivní puze vlastníkvi spisu. Ikna Vlžení spisu jak křížvéh dkazu je aktivní i u spisu, který je vlžen ve slžce. 32
Ddatek k manuálu verze 1.30 V řádkvém zbrazení, neb na detailu spisu, p kliknutí na iknu dkazu, se tevře kn Vlžení spisu jak křížvéh dkazu. Vlžení spisu jak křížvéh V kně Vlžení spisu jak křížvéh dkazu, v plžce Typvý spis, p kliknutí na iknu číselníku, se tevře frmulář Typvé spisy, kde jsu zbrazeny (p načtení frmuláře) Díly, které vytvřil přihlášené FM. Načtu se puze Díly, které nejsu uzavřené (= mají stav Zalžen ). P značení dílu a kliknutí na tlačítk Vybrat, se zbrazí kn Vlžení spisu jak křížvéh dkazu, kde p kliknutí na tlačítk Vlžit, djde k vlžení spisu jak křížvéh dkazu d typvéh spisu (resp. dílu). Spis, který je vlžený d typvéh spisu: - lze jej vlžit d slžky. - lze jej předat. - v řádkvém zbrazení spisů, přibyla ve slupci ikn, nvá ikna značící, že je spis vlžen jak křížvý dkaz d typvéh spisu. Pkud uživatel najede myší na iknu, tak je zbrazen text Spis je vlžen jak křížvý dkaz d typvéh spisu. - na detailu spisu, na zálžce Prfil, přibyl ple Typvý spis, kde je zbrazen JID typvéh spisu s mžnstí prvedení zbrazení detailu typvéh spisu. - na detailu spisu, v záhlaví, je uvedena textvá infrmace Spis je vlžen jak křížvý dkaz d typvéh spisu JID. - vlžením spisu d typvéh spisu djde k zápisu d histrie spisu Vlžení spisu jak křížvéh dkazu d typvéh spisu. Na detailu spisu, přibyla nvá zálžka Křížvé dkazy : Na zálžce Křížvé dkazy je strmvým zbrazením znázrněn spjení spisů se spisy a typvými spisy. 33
Ddatek k manuálu verze 1.30 Křížvý dkaz na typvý spis: Spis, který je vlžený jak křížvý dkaz d typvéh spisu, je zbrazen ve strmvém zbrazení d spisu k dílu, d kteréh je spis vlžen. Díl je zbrazen ve tvaru JID, Ppis. Spis je zbrazen ve tvaru: spisvá značka; ppis spisu; ev.č./ čárvý kód. Na zálžce Křížvé dkazy jsu přístupná tlačítka Zbrazit a Vyjmut. Tlačítk Zbrazit je aktivní p značení dílu. Tlačítk Zbrazit prvede zbrazení detailu dílu. Tlačítk Vyjmut je aktivní p značení spisu. Tlačítk Vyjmut prvede vyjmutí značenéh spisu (křížvéh dkazu) z dílu, čímž se ztratí hierarchické zbrazení ze zálžky Křížvé dkazy. Zárveň djde k zápisu d histrie Vyjmutí spisu jak křížvéh dkazu z typvéh spisu. Vyjmut spis z dílu je mžné puze tehdy, pkud díl není uzavřený. Taktéž djde ke ztrátě zbrazení, při strnvání (buď samtným strnváním, neb vyjmutím iniciačníh dkumentu) spisu, neb prvedením vyjmutí spisu z dílu prvedeném z detailu dílu. Výše ppisvanu ztrátu spjení je myšlen: - ztráta strmvéh zbrazení na zálžce Křížvé dkazy - zápis ( Vyjmutí spisu jak křížvéh dkazu z typvéh spisu ) d histrie spisu. - v řádkvém zbrazení spisů, již nebude zbrazena ikna značící, že je spis vlžen jak křížvý dkaz d typvéh spisu. - na detailu spisu, v záhlaví a v plžce Typvý spis, již nebude zbrazena infrmace/ spjitst s typvým spisem. 34
Ddatek k manuálu verze 1.30 Mdul Kancelář/ Přehled/ Hledání Na frmuláři Hledání, v hdntě Dkumenty, přibyl nvé kritérium Typvý spis : Operátr bsahuje (= výchzí), začíná na, rvná se, knčí na Na frmuláři Hledání, je nvě mžné vyhledávat typvé spisy (= na frmuláři, ve slupci Hdnta, přibyla v cmbbxu hdnta Typvé spisy ). Při vlbě hdnty hledání Typvé spisy, se ve slupci Ple, v cmbbxu, zbrazí tat vyhledávací kritéria: JID: Operátr rvná se, nervná se Hdnta pmcí klávesnice lze zadat přesnu hdntu. Stručný ppis: Operátr bsahuje (= výchzí), začíná na, rvná se, knčí na Hdnta text Pznámka: Operátr bsahuje (= výchzí), začíná na, rvná se, knčí na Hdnta text Zalžen: Operátr rvná se, nervná se, větší než, větší neb rvn, menší než, menší neb rvn. Hdnta výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu. Uzavřen: Operátr rvná se, nervná se, větší než, větší neb rvn, menší než, menší neb rvn. Hdnta výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu. Stav typvéh spisu Operátr rvná se, nervná se Hdnta Otevřen, Uzavřen, Strnván, Předán d spisvny, Předáván d spisvny, Předáván ke skartaci, Předáván k archivaci, Předán na návrh prtklu, Skartván, Archivván. Vlastník funkční míst: Operátr rvná se, nervná se Hdnta výběr ze seznamu FM. Vlastník - spisvý uzel: Operátr rvná se, nervná se Hdnta výběr ze seznamu SU, které jsu namapvány na FM, které vytvřily typvé spisy. 35
Ddatek k manuálu verze 1.30 Při vlbě hdnty hledání Typvé spisy, jsu v řádkvém zbrazení, zbrazeny slupce: Evidenční čísl = zde není vyplněna žádná hdnta Ppis = ppis typvéh spisu ČJ/SpZn = JID typvéh spisu Vlastník = FM, které vytvřil typvý spis Stav = stav typvéh spisu. Správce SSL (Admin) může p prklikání se skrz typvý spis -> sučást -> až na díl, prvést na detailu prázdnéh dílu jeh smazání (změna stavu na Strnván ). Ikna pr strnvání bude aktivní pr Správce SSL (Admin) + pr (vlastníka dílu), a t puze u prázdnéh dílu. Kliknutím na iknu se zbrazí kn Strnvání entity typvéh spisu, kde bude zbrazen text Djde ke strnvání záznamu a checkbx Sučasně se strnváním dílu prvést tevření předcházejícíh dílu. Pkud bude checkbx zaškrtnutý, tak p kliknutí na tlačítk An v kně Strnvání entity typvéh spisu, djde ke strnvání dílu (změna stavu na Strnván ) a sučasně djde k tevření předchzíh dílu v sučásti. Pkud nebude checkbx zaškrtnutý, tak p kliknutí na tlačítk An v kně Strnvání entity typvéh spisu, djde ke strnvání dílu (změna stavu na Strnván ) bez tevření předchzíh dílu v sučásti. Správce SSL (Admin) + pracvník s rlí/ právem Pracvník s typvými spisy, může na detailu typvéh spisu, který není uzavřen, prvést vytvření sučásti neb uzavření sučásti. Správce SSL (Admin) + pracvník s rlí/ právem Pracvník s typvými spisy + FM vlastník, může p prklikání se skrz typvý spis -> na sučást, prvést na detailu sučásti uzavření sučásti. Uzavřením sučásti djde mj. k uzavření všech neuzavřených dílů a tím pádem k dplnění data uzavření na sučásti a uzavřených dílech. 36
Ddatek k manuálu verze 1.30 Mdul Kancelář/ Převdy d spisvny Přibyl zde nvý frmulář Převd dílů : Frmulář Převd dílů je zbrazen splečně s frmuláři Převd dkumentů, Převd spisů, Převd slžek a Návrhy d spisvny, pkud má FM přiřazenu Knfigurační skupinu s právem Smí převádět d spisvny své dkumenty (neb za spisvý uzel či celu rganizaci). Na frmuláři jsu na liště ikn, zbrazeny tyt ikny: Zbrazení detailu záznamu prvede zbrazení detailu dílu. Předání dílu d spisvny - pdrbněji dále. Vybrat vše prvede výběr/ značení všech dílů ve slupci Výběr. Zrušit výběr - prvede zneaktivnění výběru/ značení všech značených dílů ve slupci Výběr. Zbrazí nápvědu prvede zbrazení nápvědy. Zbrazí tiskvu sestavu prvede tisk záznamů i s pužitými filtry sestav. 37
Ddatek k manuálu verze 1.30 Na frmuláři Díly Převd d spisvny, v blasti filtrů, jsu tyt filtry: Ppis: ppis dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Datum zalžení: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu Datum uzavření: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu JID: jednznačný identifikátr dílu pmcí klávesnice lze zadat hdntu Spisvý znak: spisvý znak dílu Skartační znak: skartační znak dílu Pznámka: pznámka dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Vlastník: FM, které je vlastníkem dílu Spisvý uzel: spisvý uzel, který je namapván na FM, které je vlastníkem dílu Na frmuláři Díly Převd d spisvny, jsu v řádkvém zbrazení, zbrazeny tyt slupce: Výběr: JID: Ppis: lze prvést hrmadný výběr a předání dílů d spisvny. jednznačný identifikátr dílu = ppis dílu Typvý spis: = zbrazení ppisu typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást, d které je vlžen díl. Sučást: = zbrazení ppisu sučásti, d které je vlžen díl. 38
Ddatek k manuálu verze 1.30 Datum zalžení: = datum zalžení dílu Datum uzavření: = datum uzavření dílu Vytvřil: = funkční míst, které je vlastníkem dílu Na frmuláři Díly Převd d spisvny, p kliknutí na tlačítk Načíst, se zbrazí díly, které pdléhají pdmínce převdu dílů d spisvny. Pdmínky: Dkumenty vlžené d dílu jsu ve stavu Vyřízen. P značení dílu(ů) ve slupci Výběr a kliknutí na iknu kn Předání dílů d spisvny. Předání dílu d spisvny, se tevře Funkcinalita týkající se výběru spisvny a vlžení dílů d návrhu předávacíh prtklu je stejná, jak např. u funkce Převd dkumentů a Převd spisů. Díl je na návrh předávacíh prtklu d spisvny předáván jak celek, nedjde tedy k rzpuštění bsahu dílu. Návrh předávacíh prtklu se zbrazí standardně v mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ Návrhy d spisvny. 39
Ddatek k manuálu verze 1.30 Detail návrhu: Funkce vyjmutí dílu z návrhu je stejná jak např. vyjmutí dkumentu z návrhu. Detail tiskvé sestavy návrhu: 40
Ddatek k manuálu verze 1.30 Mdul Spisvna P prvedení schválení návrhu a prvedení převdu d spisvny, se díly zbrazí v mdulu Spisvna, v nvé sekci Díly, která bude bsahvat frmuláře: - Díly ve spisvně díly předané d spisvny, kterým nevypršela skartační lhůta - Díly pr skartační řízení díly předané d spisvny, kterým vypršela skartační lhůta - Díly vyskartvané díly, které pršly skartačním řízením Na frmuláři Díly ve spisvně, jsu na liště ikn, zbrazeny tyt ikny: Zbrazení detailu záznamu prvede zbrazení detailu dílu. 41
Ddatek k manuálu verze 1.30 Změna údajů záznamu prvede zbrazení dílu v editačním módu, z důvdu mžné změny skartačníh režimu (spisvý znak, skartační znak a skartační lhůta). Předání dílu d spisvny - prvede předání dílu mezi spisvnami. Pstup předání (výběr spisvny, návrhu ) je stejný jak např. u předání dkumentů mezi spisvnami. Vybrat vše prvede výběr/ značení všech dílů ve slupci Výběr. Zrušit výběr - prvede zneaktivnění výběru/ značení všech dílů ve slupci Výběr. Zbrazí nápvědu prvede zbrazení nápvědy. Zbrazí tiskvu sestavu prvede tisk záznamů i s pužitými filtry sestav. Na frmuláři Díly ve spisvně, v blasti filtrů, jsu tyt filtry: Ppis: ppis dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Datum zalžení: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu Datum uzavření: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu JID: jednznačný identifikátr dílu pmcí klávesnice lze zadat hdntu Spisvý znak: spisvý znak dílu Skartační znak: skartační znak dílu Pznámka: pznámka dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Vlastník: FM, které je vlastníkem dílu Spisvý uzel: spisvý uzel, který je namapván na FM, které je vlastníkem dílu 42
Ddatek k manuálu verze 1.30 Na frmuláři Díly ve spisvně, jsu v řádkvém zbrazení, zbrazeny tyt slupce: Výběr: JID: je mžné prvést hrmadný výběr a předání dílů d spisvny. jednznačný identifikátr dílu Neúplný díl zde bude zbrazena ikna případné zápůjčce bjektu (ikna stejná jak u zápůjčky např. dkumentu na detailu krabice). Ppis: = ppis dílu Typvý spis: = zbrazení typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást, d které je vlžen díl. Sučást: = zbrazení sučásti, d které je vlžen díl. Zalžen: = datum zalžení dílu Uzavřen: = datum uzavření dílu Spisvý znak: spisvý znak dílu Vytvřil: = funkční míst, které vytvřil díl. Spisvý uzel: spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které vytvřil díl. Na frmuláři Díly pr skartační řízení, budu na liště ikn, tyt ikny: Zbrazení detailu záznamu prvede zbrazení detailu dílu. 43
Ddatek k manuálu verze 1.30 Změna údajů záznamu prvede zbrazení dílu v editačním módu, z důvdu mžné změny skartačníh režimu (spisvý znak, skartační znak a skartační lhůta). Přeřazení skartačníh znaku - ikna je aktivní puze u dílu se skartačním znakem V. Funkce ikny je na stejném principu, jak např. u přeřazení sk. znaku spisu. zařazení d skartačníh návrhu - kliknutím na tut iknu se zbrazí kn Zařazení dílů d skartačníh návrhu : 44
Ddatek k manuálu verze 1.30 V blasti Typ skartačníh návrhu je mžné zvlit typ skartačníh návrhu: E-Skartace Klasické skartační řízení P značení typu skartačníh řízení je ptřeba zvlit, zda díly budu vlženy d nvéh skartačníh návrhu, neb d již existujícíh skartačníh návrhu. Při zakládání nvéh návrhu je umžněn zadat název návrhu. Skartační návrh je zbrazen a dále zpracváván v sekci Skartační řízení/ Skartační návrhy. Vybrat vše prvede výběr/ značení všech dílů ve slupci Výběr. Zrušit výběr - prvede zneaktivnění výběru/ značení všech dílů ve slupci Výběr. Zbrazí nápvědu prvede zbrazení nápvědy. Zbrazí tiskvu sestavu prvede tisk záznamů i s pužitými filtry sestav. Na frmuláři Díly pr skartační řízení, v blasti filtrů, budu tyt filtry: Ppis: ppis dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Datum zalžení: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu Datum uzavření: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu JID: jednznačný identifikátr dílu pmcí klávesnice lze zadat hdntu Spisvý znak: spisvý znak dílu Skartační znak: skartační znak dílu Pznámka: pznámka dílu vyhledávání dle perátru bsahuje 45
Ddatek k manuálu verze 1.30 Vlastník: FM, které je vlastníkem dílu Spisvý uzel: spisvý uzel, který je namapván na FM, které je vlastníkem dílu Na frmuláři Díly pr skartační řízení, budu v řádkvém zbrazení, zbrazeny tyt slupce: Výběr: JID: je mžné prvést hrmadný výběr pr přeřazení skartačníh znaku či zařazení dílů na skartační návrh jednznačný identifikátr dílu Neúplný díl zde bude zbrazena ikna případné zápůjčce bjektu (ikna stejná jak u zápůjčky např. dkumentu na detailu krabice). Ppis: = ppis dílu Typvý spis: = zbrazení typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást, d které je vlžen díl Sučást: = zbrazení sučásti, d které je vlžen díl. Zalžen: = datum zalžení dílu Uzavřen: = datum uzavření dílu Spisvý znak: spisvý znak dílu Vytvřil: = funkční míst, které vytvřil díl. Spisvý uzel: spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které vytvřil díl. 46
Ddatek k manuálu verze 1.30 Na frmuláři Díly vyskartvané, budu na liště ikn, tyt ikny: Zbrazení detailu záznamu prvede zbrazení detailu dílu. Zbrazí nápvědu prvede zbrazení nápvědy. Zbrazí tiskvu sestavu prvede tisk záznamů i s pužitými filtry sestav. Na frmuláři Díly vyskartvané, v blasti filtrů, budu tyt filtry: Ppis: ppis dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Datum zalžení: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu Datum uzavření: d - d výběr data z kalendáře, neb z ručníh zápisu JID: jednznačný identifikátr dílu pmcí klávesnice lze zadat hdntu Spisvý znak: spisvý znak dílu Skartační znak: skartační znak dílu Pznámka: pznámka dílu vyhledávání dle perátru bsahuje Vlastník: FM, které je vlastníkem dílu 47
Ddatek k manuálu verze 1.30 Spisvý uzel: spisvý uzel, který je namapván na FM, které je vlastníkem dílu Pznámka: Pznámka dílu Vyhledávání dle perátru bsahuje (stejně jak např. v Nevyřízených dkumentech) Na frmuláři Díly vyskartvané, budu v řádkvém zbrazení, zbrazeny tyt slupce: Výběr JID: jednznačný identifikátr dílu Neúplný díl Ppis: = ppis dílu Typvý spis: = zbrazení typvéh spisu, d kteréh je vlžena sučást, d které je vlžen díl Sučást: = zbrazení sučásti, d které je vlžen díl. Zalžen: = datum zalžení dílu Uzavřen: = datum uzavření dílu Spisvý znak: spisvý znak dílu Vytvřil: = funkční míst, které vytvřil díl. Spisvý uzel: spisvý uzel, na nějž je namapván FM, které vytvřil díl. 48