IMPORT DAT Z TABULEK MICROSOFT EXCEL

Transkript

1 IMPORT DAT Z TABULEK MICROSOFT EXCEL V PRODUKTECH YAMACO SOFTWARE PÍRUKA A NÁVODY PRO ÚELY: - IMPORTU DAT DO PÍSLUŠNÉ EVIDENCE YAMACO SOFTWARE 2005

2 1. ÚVODEM Všechny produkty spolenosti YAMACO Software byly v nedávné dob vybaveny velmi úelnou funkcí, která umožuje importovat ( naíst) data v externí podob tabule Microsoft Excel do píslušné evidence v programu. Mže se jednat nap. o data vozidel, která jsou dodána dopravcem v tabulce Excel, nebo o natení Vaší dosavadní evidence, kterou jste vedli v pomocné tabulce Excelu. 2. KDE JSOU POPISOVANÉ FUNKCE K DISPOZICI Funkce, nutné k provedení importu, jsou k dispozici v nabídce Penosy dat- Import dat ve formátu Excel toto schéma je použito v každém produktu YAMACO Software. 3. JAK VYPADÁ FUNKCE PRO IMPORT DAT Po urení evidence, do níž požadujete provedení importu, se nabízí následující Prvodce importem: K jednotlivým ástem dialogového okna podrobnji:

3 jméno zdrojového souboru jedná se o jméno importovaného souboru. Tedy o dokument ( tabulku), která obsahuje data, jejichž import do Vašeho systému požadujete. tlaítko Naíst nastavení pomocí tchto funkcí lze všechna díve provedená nastavení pro daný import opakovan naíst již bez složitého nastavování. Tchto tzv. importních schémat si mžete uložit pro každý typ exportu neomezený poet. Jít na poslední stranu po natení nastavení umožuje po výbru uloženého nastavení pejít automaticky na poslední záložku prvodce z níž bude proveden import, a vynechat procházení jednotlivých záložek Uložit nastavení automaticky po zavení prvodce umožuje bez zásahu uživatele automaticky uchovat provedená nastavení importu. Je využitelné v pípad, že se používá pouze jedna varianta nastavení. 4. POPIS JEDNOTLIVÝCH ZÁLOŽEK V této ásti jsou popsány funkce, které se nacházejí na jednotlivých záložkách. Vynechány jsou funkce nepodstatné nebo používané zídka. Záložka 1 umožuje uživateli jednak prohlédnutí importované tabulky, jednak nastavení vazeb mezi údaji Vaší evidence a údaji z importované tabulky tzn. co se bude kam importovat: v seznamu Pole jsou k dispozici všechny položky vybrané evidence ve zobrazeném píkladu se jedná o evidenci vozidel nákladní dopravy

4 v tabule List 1 List n je zobrazena tabulka, která má být pipojena, vetn všech jejích dat v seznamu Rozsahy je možno definovat vazby mezi jednotlivými evidenními údaji a sloupci tabulky Excel, jejichž hodnoty budou do zvoleného údaje importovány volby Peskoit sloupce a Peskoit ádky umožují specifikovat poet ádk nebo sloupc v tabulce Excel, které budou v rámci importu vynechány. Toto chování je vhodné v pípad, že potebujeme importovat pouze vybranou ást tabulky. Záložka 2 umožuje urit jednak výchozí formáty jednotlivých datových typ, jednak dovoluje upesnní nastavení importu jednotlivých údaj. První podzáložka umožuje definici formát importu jednotlivých typ údaj: Pro každý typ údaje ( text, íslo, Datum, as,...) je nastaveno výchozí formátování. Tak nap. v pípad údaj typu Datum ( nap. Datum vydání osvdení) je nastaveno poadí údaj podle masky d.m.yyyy. To znamená, že údaj bude importován ve tvaru den.msíc.rok. V pípad poteby zmny poadí nap. na formát rok-msíc-den zadejte jednoduše masku yyyy-m-d. Pro naprostou vtšinu požadavk importu se zde uvedená výchozí nastavení nemní a neupravují.

5 Druhá podzáložka umožuje upesnit podobu jednotlivých importovaných údaj: Pi definování vlastností importu se nejastji upravují povinné údaje každého záznamu a jelikož se nap. vozidla nebo idii importují ke konkrétnímu subjektu ( dopravci), je nutno uvést do evidenních polí I a Obchodní firma ( která jsou reprezentována v ukázkovém píklad poli tabulky VICO a VDOPRAVCE) píslušné údaje daného subjektu tzn. Identifikaní íslo a Obchodní firmu. Tyto nemnící se údaje se vkládají do políka Konstanta, jak je naznaeno na obrázku výše v tomto konkrétním pípad požadujeme, aby pro každé importované vozidlo bylo automaticky doplnno I V sekci Nahrazování je možno v pípad poteby urit, zda mají být údaje z importované tabulky nahrazeny a jakým zpsobem. Na obrázku níže je uvedeno názorn, jak v pípad údaje Barva vozidla program automaticky nahradí hodnotu ervená na ervená : Záložka 3 umožuje upesnit nkteré doplující volby importu a následn zahájit vlastní import:

6 K jednotlivým ovládacím prvkm této záložky podrobnji: Commit po každých N záznamech, Commit po ukonení uruje, po kolika importovaných záznamech bude proveden jejich fyzický zápis do databáze ( jinak se uchovávají v tzv. vyrovnávací pamti a do databáze se zapisují až po ukonení prvodce). Doporuuje se ponechat nastavené hodnoty. Importovat všechny záznamy importovány budou všechny ádky z Excel tabulky. Import pouze prvních N záznam umožuje importovat pouze zvolenou ást tabulky od poátku, tj. uritý poet ádk. Povolit LOG chyb do souboru umožuje zapisovat prbh importu do souboru pro snadné sledování importu a pípadné odhalení problém Pepsat LOG soubor, pokud již existuje je-li zatrženo, informace o prbhu exportu se ukládají pro každý import samostatn jinak se pipojují na konec existujícího LOG souboru Zobrazit LOG soubor po skonení importu je-li aktivní, po ukonení importu se automaticky zobrazí LOG soubor pro kontrolu výsledk Zavít prvodce po provedení importu po ukonení importu se prvodce automaticky ukoní Uložit nastavení všechna provedená nastavení importu lze uložit do souboru pro jejich opakované použití bez nového zadávání. Poet nastavení pro jednotlivé pípady importu není omezen. 5. UROVÁNÍ VAZEB MEZI POLOŽKAMI EVIDENCE A IMPORTOVANÝMI ÚDAJI

7 Pro úspšné provedení importu je nutno urit, které sloupce tabulky a v jakém rozsahu budou nateny do jednotlivých evidenní polí Vaší databáze. K tomuto úelu slouží funkce, uvedené na záložce Krok 1: V principu se jedná o to, aby byly stanoveny vazby mezi vybranými ( resp. všemi) poli ze seznamu Pole a píslušnými sloupci tabulky na záložce List 1. Ve vtšin pípad importu bude platit jednoduché pravidlo, že každému poli bude píslušet uritý rozsah ádk ve vybraném sloupci. Ve zobrazeném píkladu se nap. do údaje ( pole SPZ) budou importovat ádky 4, 5 a 6 sloupce A. Nyní si ukážeme, jak se dá taková vazba v prvodci importem nastavit: 1. Oznate myší poátení buku ve sloupci A, tj. s íslem ádku Pidržte klávesu Shift a myší roztáhnte blok nad všemi požadovanými bukami, jak je naznaeno na obrázku: 3. Pokud jste s výbrem bunk spokojeni, uvolnte tlaítko myši i klávesu Shift a stisknte klávesu Enter. Vámi definovaný rozsah bude zobrazen v seznamu pravidel pro import:

8 V pípad poteby lze vytvoené rozsahy mazat ( tlaítkem s erveným znakem mínus v záhlaví seznamu Rozsahy) nebo editovat pro editaci použijte dvojklik myší na píslušné definici rozsahu nebo klepnutí na žluté tlaítko Editovat rozsah: V pípad, že nastaven v praxi poteba importu ádk na peskáku, použijeme pro oznaení místo klávesy Shift klávesu Ctrl v tomto pípad pidržíme klávesu Ctrl a myší oznaujeme požadované buky ve vybraném sloupci:

9 Poté opt stiskneme klávesu Enter rozsahy jsou v tomto pípad vícenásobné ( prvodce je vygeneruje automaticky): 6. VLASTNÍ IMPORT DAT Po provedení potebného nastavení nebo po jeho natení z konfiguraního souboru staí klepnout na tlaítko Provést, umístné v pravé dolní ásti prvodce. Zahájí

10 se import údaj, jehož prbh a výsledky je možno sledovat v dialogovém okn prvodce: Po ukonení importu je možno voliteln zobrazit LOG soubor a v jeho rámci si prohlédnout detailní prbh importu vetn pípadných chybových stav Poslední revize: