Ing. Jaroslav Halva. UDS Fakturace

Transkript

1 UDS Fakturace Modul fakturace výrazn posiluje funknost informaního systému UDS a umožuje bilancování jednotlivých zakázek s ohledem na hodnotu skutených náklad. Navíc optimalizuje vlastní proces fakturace a snižuje procento chyb, které doposud ešilo oddlení útárny. Pitom systém neeší pouze vlastní proces vyhotovení dokladu (A už se jedná o fakturu nebo jiný druh s tím spojený jako mže být dobropis, storno dokladu, zálohová faktura aj.), ale pedevším nabízí optimalizovaný nástroj s celou adou konzistentních kontrol a kontrol formální správnosti, které v pedchozích zpsobech zpracování nebyly možné. Pínos pro hodnocení systému jako celku je zejmý: Fakturace nabízí další lánek logistického etzce a odráží další ást procesu ízení výroby, ímž dává systému UDS možnost nabídnout další pínosné informace. Vlastní fakturace probíhá v nkolika krocích, které bychom mohli strun charakterizovat jako Píprava faktury Kontrola faktury Píprava faktury Uzavení a odeslání faktury Základní charakteristikou pípravné fáze vystavení faktury (celkový popis ásti systému si ukážeme na faktue, myslíme tím však i další druhy úetních doklad, které je možné pomocí UDS zhotovit) je fakt, že ji provádí pracovník odbytu, který spravuje uritou zakázku. V tomto kroku se ješt nedá mluvit o úetním dokladu, vzniká jakási pseudo-faktura, která je jistým návrhem, by již ve formálním provedení faktury. Tisková podoba (která je nutná pro odeslání dokladu) je oznaena jako návrh, nelze ji proto použít jako formální úetní doklad. Manažer zakázky pi založení faktury definuje nejprve její hlaviku, kde uvádí Zakázku Zpsob úhrady Úet 1

2 Obr. 0-1 Základní definice hlaviky faktury Systém podle pedchozí definice zakázky a podle znalosti kmenových dat zákazníka doplní nkteré další informace, jako je Píjemce faktury a odbratele (podle definice zakázky) Platební podmínku (podle definice píjemce faktury) Data dokladu (podle data založení a platební podmínky) Obr. 0-2 Doplnné informace ze znalostí systému 2

3 Tím, že systém pispívá znalostí k doplnní nkterých dat hlaviky faktury, se práce pi zhotovení návrhu výrazn zrychluje a souasn se eliminuje riziko chyby napíklad chybným výpotem data splatnosti atp. Po uložení hlaviky mže uživatel pokraovat definicí jednotlivých položek. Protože modul umožuje obecné vystavení dokladu, je možné položky zakládat run a kompletn run zpracovávat: Zadáním názvu položky Množstvím Jednotkovou cenou Výbrem pedmtu fakturace (sazba DPH) Ve vtšin pípad ovšem systém nabízí nástroj pro automatické zakládání položek faktury podle definice výrobních proces zakázky. Z definovaných proces výroby je možné vybírat, je možné zvolit jeden až všechny definované výrobní procesy. (Tato ást slouží pro pozdjší zaútování položky faktury do systému SAP.) Pi automatickém zakládání položky faktury systém vyhledává v dodacích listech množství odeslaného zboží a automaticky navrhuje (pedepisuje) množství k fakturaci. Toto množství závisí na definici transportu, kde se uvádí, zda se definované množství fakturuje i nikoli. Zdrojem pro výpoet fakturovaného množství jsou odvezené palety, (záznamy v databázi) které jsou souasn zaazeny v transportu k fakturaci. Ostatní ásti systém ignoruje. Tímto zpsobem je zajištna formální správnost vystaveného dokladu. Platí pravidlo, že pi zptné kontrole musí být systém schopen dohledat odvezené množství a porovnat jej s fakturovaným, piemž je pi automatickém zakládání doklad vždy zajištna shoda. Obr. 0-3 Automaticky založené položky faktury pro všechny expedované verze Pi založení záznam položky dokladu je možné provést formální úpravu napíklad doplnním nkterých informací k jednotlivým položkám, ale pedevším zadáním ceny. 3

4 Systém neuruje cenu kalkulovanou. (Manažerovi zakázky je cena vždy známa, protože vychází z dohody s klientem.) Pokud je doklad v pípravné fázi, objevuje se v tabulkovém zobrazení bledmodré podkreslení ádku. Jestliže je návrh dokonen, systém po uložení generuje ovou zprávu s popisem, že došlo ke zpracování návrhu faktury, pípadn je do mailu piložen soubor píloh, které uživatel k faktue pidružil. Zpráva je odeslána podle nastavení do oddlení útárny a zajišuje tak požadované work-flow. Kontrola faktury Obr ová zpráva Pracovník útárny provádí kontrolu návrhu po formální stránce. Z definice takových doklad (návrh) se zamuje na ty, na které upozorují ové zprávy podle identifikaního ísla. V databázi jsou tyto položky vždy podkresleny svtle zelenou barvou. Tyto položky jsou de facto pedány ze strany manažera zakázky ke kontrole. Cílem kontroly je dodaten eliminovat nkteré nedostatky, ale pedevším doplnit právní pedpis odvodnní v pípad, že je fakturováno bez DPH. Kontrola se také zamuje dodaten napíklad na správnou hodnotu kurzu mny. (I pesto, že je stanovení kurzu ízeno poítaem.) Uzavení faktury Jestliže není ze strany útárny shledáno pochybení v návrhu faktury, je doklad uzaven. Tato operace spoívá v oznaení faktury jako uzavené zaškrtnutím píslušného políka. Od 4

5 tohoto okamžiku není zmna v hlavice a položkách faktury možná a doklad se uchovává ve stávající podob. V pípad, že se pesto odhalí nedostatek, nebo uzavení dokladu bylo provedeno pedasn (omylem) mže administrátor doklad opt otevít pro úpravy, jinak se zmna eší standardním zpsobem založením storna dokladu a vystavením nového. V pípad, že nesrovnalost objeví zákazník (píjemce faktury) musí být založen dobropis a doklad vystaven znovu. 5