Výpis ze Spisového a skartačního řádu MZLU v Brně (směrnice č. 3/2005, čj. 3034/2005)

Transkript

1 Výpis ze Spisového a skartačního řádu MZLU v Brně (směrnice č. 3/2005, čj. 3034/2005) Doručování dokumentů pověření zaměstnanci převezmou na poště zásilky adresované MZLU v Brně (dále jen MZLU) a předají je na vrátnice; u doporučených a balíkových zásilek se doručitelům (poštovní úřad, EMS, kurýři, osobní podání) potvrdí písemně příjem; na vrátnicích se neotevřené zásilky roztřídí podle adresátů a nedoporučené zásilky a tiskoviny se vloží do přihrádek jednotlivých pracovišť; doporučené zásilky a balíky se zapíší do doručovacích knížek určených pro jednotlivá pracoviště; pověření zaměstnanci převezmou na vrátnicích doporučenou korespondenci a balíky proti podpisu a ostatní zásilky svého pracoviště bez podpisu. Doručovací knížka Datum doručení Číslo jednací Označit názvem pracoviště Jméno odesílatele Číslo jednací Místo a číslo odesílatele dodávací pošty Číslo doporučené zásilky Převzal (podpis) Praha /05-30 R 586 podpis Poznámka Příjem dokumentů na sekretariátech pracovišť (podatelně) se dokumenty roztřídí; rozdělené dokumenty se v den doručení opatří podacím razítkem (pravý horní roh dokumentu, obálka u neotevřených zásilek); otevřou se všechny doručené zásilky s výjimkou těch, které jsou označeny nejdříve jménem zaměstnance a poté adresou MZLU, dopisů do vlastních rukou, utajovaných dokumentů a nabídek z veřejných obchodních soutěží. Evidence dokumentů do podacího razítka se doplní aktuální datum, číslo jednací, počet listů, počet příloh; všechny došlé i odeslané dokumenty se zapisují do jednoho podacího deníku (není přípustné vést dva deníky zvlášť na došlou a zvlášť na odeslanou poštu); doručené dokumenty a dokumenty vzniklé z vlastní činnosti se zapisují do podacího deníku v časovém pořadí; záznamy v deníku vedeném digitálně se musí denně zálohovat; do podacího deníku se nezapisují dokumenty uvedené v příloze č. 1 a dokumenty, které se evidují samostatně (stížnosti, účetní dokumenty, veřejné zakázky a podklady k matrice studentů); dokumenty služebního charakteru označené jménem zaměstnance se vrací zpět k zaprotokolování v podacím deníku; závažné dokumenty přijaté elektronicky, telefonicky nebo faxem se rovněž prezentují; po ukončení kalendářního roku se podací deník uzavře; záznamy vedené digitálně se musí natisknout; dokument se označuje číslem jednacím (pořadové číslo zápisu v podacím deníku / kalendářní rok číslo pracoviště) vzor: Č.j. 54/ ; podací deník se vede podle následujícího vzoru: 1

2 Poř. číslo dok. Datum doručení/ vzniku Doručen od / č.j. Magistrát města Brna, Malin. nám. 3, Brno Počet příloh/ listů Podací deník Označit názvem pracoviště Stručný obsah 1/1 Převod areálu MZLU v k.ú. Brno - Pisárky Vyřizuje Odesláno dne Počet příloh/listů Kvestorka Magistrát města Brna, Malinovského nám. 3, Brno 1/5 Hlavní spisový/ skartační znak, rok skartace F A 2016 Záznam o vyřazení Archiv * Do kolonky Uloženo se zapisují čísla jednací předchozích a následných dokumentů v téže věci. Uloženo (do doby skartace) * Kvestorka Rozdělování a oběh dokumentů veškeré evidované dokumenty se předají vedoucímu pracoviště, který rozhodne, kdo dokument vyřídí, jakou formou a v jakém termínu; vedoucí zaměstnanec předá rozdělenou poštu zpět na sekretariát; do kolonky podacího deníku Vyřizuje se doplní jména zpracovatelů; zápisy ze zasedání akademických orgánů se předávají jejich členům proti podpisu v rozdělovnících; veškeré zaevidované dokumenty se předávají zaměstnancům proti podpisu v manipulační knize; sekretariát roztřídí veškeré zásilky nepodléhající evidenci a předá je jednotlivým příjemcům (zpracovatelům). Datum převzetí Č.j č.j.1580/2005 Manipulační kniha Označit názvem pracoviště Věc Počet listů Od koho - komu a příloh (odesílatel/adresát) Přihláška ke studiu 1/2 František Novák / fakulta MZLU Předáno Převzal kdy (podpis) podpis Vyřizování a úprava dokumentů maximální lhůta k vyřízení dokumentů je 30 dnů, pokud není stanoveno jinak právním předpisem; termín vyřízení určí vedoucí pracoviště; na dokumentu musí být poznamenán způsob a datum vyřízení (včetně telefonického nebo osobního kontaktu); je-li vyřízen elektronicky, kopie se natiskne; odpověď na došlý dokument se vyřizuje a odesílá pod stejným číslem jednacím, pod kterým byl evidován při doručení; digitální dokumenty musí být zapsány ve formátu, který zaručí jejich neměnnost a následné čtení; hlavní spisový znak, skartační znak a rok skartace se uvedou do podacího razítka nebo na dokument; uvedené údaje se doplní do podacího deníku vzor: F spisový znak pro právní záležitosti MZLU, A 2016 rok, kdy má být dokument zařazen do skartačního řízení, které rozhodne o jeho archivaci nebo skartaci (zničení); zjednodušený spisový plán je uveden v příloze č. 2; v elektronickém podacím deníku může být součástí nabídky lišty Hlavní spisový a skartační znak. Vyhotovování dokumentů úřední korespondence se píše na papír s úředním předtiskem; odesílaný dokument musí obsahovat: datum (podpisu dokumentu); číslo jednací; adresu příjemce; věc (zkrácený obsah dokumentu); jméno, příjmení a funkce zaměstnance pověřeného podpisem; podpis; počet listů dokumentu a počet příloh; kopie vyřízení se přikládá k doručenému dokumentu a musí mít všechny náležitosti originálu (podpis, razítko); na kopii se vyznačí datum odeslání (datumové razítko). 2

3 Podepisování dokumentů dokument podepisují zaměstnanci pověření podpisem vnitřními předpisy MZLU; vedoucí zaměstnanci mohou pověřit podpisovým právem své zástupce a další zaměstnance; dokumenty ústavu, které vyžadují podpis rektora, musí být podepsány děkanem fakulty. Používání razítek kulatá razítka se státním znakem jsou oprávněni používat akademičtí funkcionáři pouze v zásadních záležitostech; při vyřizování běžné korespondence používají kulatá razítka bez státního znaku; všechna ostatní pracoviště univerzity používají výhradně hranatá razítka; razítka musí být na pracovištích evidována; razítka se skartují v případě ztráty platnosti, ztráty razítka a opotřebování. Odesílání dokumentů dokumenty určené k odeslání se předávají podatelně rektorátu denně do 14:00 hodin (v pátek do 13:30 hodin); přesáhne-li počet zásilek 10 kusů, vyhotoví pracoviště seznam odesílaných dokumentů; dokumenty musí být: v zalepených obálkách označených razítkem pracoviště, adresou podle stanovené normy (zásilky do ciziny musí mít u razítka zkratku CZ nebo Czech Republic ; název státu musí být uveden latinkou velkými písmeny); na obálkách doporučených zásilek se na levé straně uvede poznámka doporučeně ; podatelna vypravuje zásilky pouze do 2 kg hmotnosti, které ofrankuje podle platného sazebníku České pošty; odesílání zásilek, balíků nad tuto váhu a cenin si zajišťují pracoviště podle pokynů podatelny samostatně; doporučené zásilky se na podatelně zapisují do poštovních předávacích archů, na kterých pošta potvrdí jejich převzetí; odeslání dokumentu musí být zaznačeno do podacího deníku. Ukládání dokumentů dokumenty musí být zabezpečeny v uzamykatelných prostorách; dokumenty se ukládají na pracovištích podle věcného obsahu; není přípustné dělit korespondenci na došlou a odeslanou ; dokumenty v pořadačích, balících, slohách se viditelně označí (obsah, časové rozmezí, skartační znak a rok skartace a hlavní spisový znak) vzor: Obsah: Učební programy, časové rozmezí: , skartační znak a rok skartace: A 2009, hlavní spisový znak: D; vyřízené dokumenty mohou zaměstnanci přemístit do útvarových registratur, pokud jsou na ústavech a děkanátech zřízeny; v případě zřizování spisovny je nutné splnit podmínky dané zákonem. Nahlížení, zapůjčování a ztráty dokumentů nahlížení a zapůjčení dokumentů povoluje vedoucí zaměstnanec; při nahlížení musí být respektován zákon na ochranu osobních údajů a zákon o archivnictví a spisové službě; nahlížení nelze odepřít státním orgánům; zápůjčky se vydávají proti podpisu žadatele na dobu nejvýše 30 dnů; ztráta dokumentů musí být ihned oznámena vedoucímu pracoviště. Ochrana dat a informací zaměstnanci pracující s osobními údaji jsou povinni zabezpečit dokumenty v elektronické a písemné podobě. Skartační řízení bez skartačního řízení nelze žádné úřední dokumenty ničit nebo předávat do sběru; do skartačního řízení se musí zařadit všechny dokumenty s uplynulou skartační lhůtou, razítka vyřazená z evidence a podací deníky po vyskartování všech dokumentů v nich evidovaných; 3

4 pracoviště připraví skartaci jednou za 5 let v termínech předem dohodnutých s univerzitním archivem; dokumenty se skartačním znakem S mohou být ke skartaci předloženy v jakékoliv podobě (pokud není vyžadována listinná forma s náležitostmi originálu), ostatní dokumenty musí být vždy vytištěny na papír; k provedení skartačního řízení se zřídí skartační komise, která předložené dokumenty vytřídí a seřadí podle Spisového a skartačního plánu MZLU, vypracuje předávací protokol, případně seznam pozastavených archiválií, které podepisují členové skartační komise a vedoucí předávajícího pracoviště. Fakulta: Pracoviště (razítko): Pořad. číslo Spisový znak Protokol o předání dokumentů do archivu Dokumenty skartačního znaku A Časový Heslovité označení agendy rozsah Datum: Rok archivace 1 A.6/1 Korespondence rektora MZLU 1999 A 2005 Dokumenty skartačního znaku S Pořad. Spisový znak Časový Rok Heslovité označení agendy číslo rozsah skartace 1 G.3 Poštovní předávací archy 2001 S 2005 Poznámka Poznámka Předal: jméno předávajícího (skartační komise) jméno vedoucího zaměstnance Převzal: jméno archiváře Seznam archiválií pozastavených z důvodů naléhavé potřeby na pracovišti Pracoviště: Jméno zodpovědného zaměstnance: Pořad. Spisový Časový Rok skartace Počet ukládacích Heslovité označení agendy číslo znak rozsah nebo archivace jednotek 1 C.1 Komise rektora pro vědecko výzkumnou činnost 1999 A pořadač Beru na vědomí povinnost zabezpečit tyto archiválie před ztrátou nebo zcizením a skutečnost, že škody na archiváliích jsou postihovány podle zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a zákona č. 200/1990 Sb., o přestupcích a podléhají pokutám. Datum: Podpis pověřeného zaměstnance: vyskartované dokumenty a předávací protokoly převezme univerzitní archiv, který vypracuje skartační návrh podle platných předpisů; odbornou archivní prohlídku provádí Moravský zemský archiv v Brně, který o ní sepíše skartační protokol a vydá souhlas s předáním archiválií do univerzitního archivu a se zničením dokumentů skartačního znaku S ; univerzitní archiv zabezpečí znehodnocení vyskartovaných dokumentů. Řízení, kontrola a odpovědnost vedoucí pracovišť odpovídají za zajištění spisové služby; veškeré dokumenty v papírové a digitální podobě a razítka musí zaměstnanec končící pracovní poměr a studenti v PGS na MZLU předat svému nástupci za přítomnosti vedoucího pracoviště; kontrolu plnění povinností v oblasti spisové služby vykonávají archivní inspektoři Moravského zemského archivu v Brně; dohled a metodickou pomoc jednotlivým pracovištím poskytuje univerzitní archiv. 4

5 Postihy porušováním pravidel spisového a skartačního řádu se zaměstnanci mohou dopustit přestupků, na které se vztahují pokuty v rozsahu Kč v případě, že: - nevykonávají spisovou službu - nedodržují podmínky pro ukládání dokumentů - nechrání archiválie před poškozením, znehodnocením, zničením, ztrátou a odcizením - neprovádí řádné skartační řízení - ničí dokumenty bez souhlasu příslušného archivu. Závěrečná ustanovení výpis ze Spisového a skartačního řádu MZLU v Brně (Směrnice č. 3/2005, čj. 3034/2005) nabývá účinnosti dne ; nedílnou součástí výpisu jsou tyto přílohy: č. 1 seznam dokumentů, které se nezapisují do podacího deníku č. 2 zjednodušený spisový plán. 5

6 Příloha č. 1 Seznam dokumentů, které se nezapisují do podacího deníku - akademické senáty zápisy, materiály - autoprovoz (FM) - blahopřání, přání - brožury - cestovní příkazy, cestovní účty - časopisy - čerpání rozpočtu měsíční sestavy (SAP) - deníky všeho druhu - diplomové práce zadání, evidence (UIS) - dodací listy (SAP) - docházka do zaměstnání, absence (SAP, UIS) - dovolenky - evaluace předmětů (UIS) - evidence (absolventů, doktorů) - faktury, fakturace (SAP) - formuláře - harmonogramy studia podle semestrů (UIS) - hodnocení úspěšnosti studia (UIS) - hospodářská agenda - plánování, zdroje, projekty, náklady, výnosy, rozpočet (SAP) - interní sdělení - knihy, knížky (archivní, doručovací, podací, manipulační, peněžní) - kolegia rektora, děkanů zápisy, materiály - komise zápisy, materiály - kulturní programy - manažerské účetnictví - controlling (SAP) - materiálové hospodářství nákup (SAP) - matrika studentů podklady (zvláštní evidence) - mzdové listy - nabídky firem - nákup (SAP) - neschopenky - noviny - objednávky (SAP) - oborové rady zápisy, materiály - osobní management (UIS) - pasportizace stavební a technologická (FM) - personalistika a mzdy (SAP, UIS) - podpory při ošetřování člena rodiny - pokladní agenda - poradní sbory - zápisy, materiály - porady zápisy, materiály - pozvánky (pokud se nevztahují ke správnímu řízení) - projekty vědecko-výzkumné (UIS) - propagační materiály (cizí) - průkazy, karty (UIS) - přihlášky ke studiu (UIS) - přijímací řízení (UIS) - rady zápisy, materiály - reklamní prospekty - rozvrhy (UIS) - sbírky zákonů - seznamy studentů a vyučujících (UIS) - skladové hospodářství (SAP) - správa majetku a inventarizace (SAP) - správní rada zápisy, materiály - statistiky (UIS) - státní a rigorózní zkoušky zápisy, evidence - stížnosti (zvláštní evidence) - studijní evidence (UIS) - studijní plány (UIS) - studijní programy - studijní spisy - sylaby předmětů (UIS) - termíny zkoušek (UIS) - účetní záznamy, účetní výkaznictví (SAP, UIS) - údržba žádanky (FM) - utajované dokumenty (zvláštní evidence) - vědecké rady zápisy, materiály - veřejné zakázky (zvláštní evidence) - veřejný katalog předmětů (UIS) - věstníky - vozidla (FM) - výdejky ze skladu - výkazy, výkaznictví, sestavy - vysokoškolské diplomy, vysvědčení (UIS) - vyúčtování mzdy - zkušební zprávy (UIS) - životopisné údaje (UIS) 6

7 Příloha č. 2 Zjednodušený spisový plán A B C D E F G H I J K L M N O P R S T U V Organizace a vedení univerzity a fakult Personální a sociální agenda Vědecko-výzkumná činnost Studium, studenti, pedagogická činnost Zahraniční styky Právní záležitosti Spisová a archivní služba Rozpočet, finanční hospodaření Účetní záležitosti, mzdy Kontrola a audit Investiční výstavba, stavební záležitosti Materiálně technické zásobování, sklady a stroje Vnitřní správa, doprava, energetika Bezpečnost a ochrana zdraví při práci (BOZP) Požární ochrana, civilní obrana Agenda botanické zahrady a arboreta Celoživotní vzdělávání Informační a komunikační technologie Agenda Ústavu jazykových a kulturních studií Vědecko-pedagogické a informační služby Agenda vysokoškolských ústavů, školních statků 7