INFORMAČ NÍ MANAGEMENT ING. JIŘ Í LENERT ING. VLASTIMIL MATULA ING. LUCIE MATUŠKOVÁ

Transkript

1 INFORMAČ NÍ MANAGEMENT ING. JIŘ Í LENERT ING. VLASTIMIL MATULA ING. LUCIE MATUŠKOVÁ OSTRAVA 2005

2 Název: Informační management Autor: Ing. Jiří Lenert, Ing. Vlastimil Matula, Ing. Lucie Matušková Vydání: první, 2005 Počet stran: 97 Tisk: tiskárna UNION, Ostrava Vydala: Vysoká škola podnikání, a.s. v Ostravě Michálkovická 1810/ Ostrava Slezská Ostrava Za jazykovou a formální stránku díla odpovídá autor. Ing. Jiří Lenert, Ing. Vlastimil Matula, Ing. Lucie Matušková Vysoká škola podnikání, a.s. v Ostravě ISBN

3 1 OBSAH PŘ EDMĚ TU Úvod Rozdělení IS/ICT z různých hledisek ERP jádro podnikových systémů CRM řízení vztahů se zákazníky DMS systémy pro elektronické dokumenty Datová úložiště, podnikové databáze Datová komunikace Okolní vlivy na IS/ICT podniku a jeho chování Vymezení pojmu Informační management Role Informačního manažera v podniku Vliv IS/ICT na strategii podniku, informační strategie podniku Organizační příprava podniku na zavádění nebo inovaci IS/ICT Modely a metodiky správy a řízení podnikových systémů Seznam zkratek Seznam obrázků a tabulek Literatura... 93

4 2

5 Úvod 3 ÚVOD Nástup ekonomické reformy, budování tržní ekonomiky a neúprosný proces globalizace po roce 1989 sebou přinesly nové poznatky a technologie také do oblasti informatiky. Zhruba v první polovině roku 1991 se začíná používat pojem informační management (dále jen IM). Kdo chtěl v této době jít s ekonomickou módou, často a s oblibou tento pojem používal, aniž si uvědomil, co se za ním skutečně skrývá. IM lze chápat jako interdisciplinární vědní obor (tzn. že má svůj předmět zkoumání, metody zkoumání a aplikační možnosti), který se zabývá budováním takového informačního systému (dále jen IS) firmy, jenž by soustavně zabezpečoval potřebné informace pro řídící pracovníky (manažery) a pro všechny ostatní pracovníky firmy. Jejich informační potřeby se totiž neustále mění vlivem změn uvnitř firmy a především v jejím okolí. IM by měl hledat odpovědi na otázky typu: Jaké informace potřebuje manažer, aby mohl úspěšně řídit? Jaké informace potřebuje výkonný pracovník pro svou činnost? Jak řídit a využívat informační zdroje firmy? Informační management je praktická odborná činnost provozovaná v kontextu konkrétní organizace zaměřená na využití informací v rozhodovacích a řídících procesech a na integrování informačních zdrojů a aktivit do podnikových procesů. Zabývá se navrhováním, implementací a provozem systémů a služeb zahrnujících procesy získávání, zpracování, ukládání, prezentace a distribuce informací. Teoretické zázemí tvoří informatika, informační věda, systémová analýza, systémové inženýrství a manažerské disciplíny. Technologický základ představují informační a komunikační technologie (dále jen ICT). Pojem informační management doposud nemá svoji ustálenou definici ani sémantickou interpretaci, ale platí obecné zásady pro stanovení kvality informačního managementu podniku. S poměrně vysokou jistotou správnosti se tak usuzuje z informační strategie a postavení útvaru informatiky organizace, ale také z úrovně využití informačních a znalostních technologií (1). V rámci pojmu informační management pak rozlišujeme následující související pojmy (2): Management dat Management informací Management informačních procesů Management znalostí Tato studijní opora si klade za cíl seznámit čtenáře s úlohou informačního managementu a s rolemi a odpovědnostmi informačního managera v podnikových informačních systémech. Je určena všem, kteří se chtějí orientovat ve světě IS/ICT. Čtenář bude seznámen se systémy a subsystémy na různých úrovních řízení podniku a se základními procesy při zavádění, inovaci a řízení podnikové informatiky.

6 4 Informační management Po prostudování textu budete znát: Informační systémy v různých rovinách řízení podniku; Principy datových toků uvnitř i vně podniku; Souvislosti mezi podnikovou a informační strategií; Role informačního managementu při realizaci podnikových strategických cílů; Klíčové procesy nasazení, inovace, údržby a řízení podnikových IS Po prostudování textu budete schopni: Chápat souvztažnost podnikových a informatických procesů v závislosti na chování okolního prostředí; Posoudit (ne-)vhodnost IS/ICT řešení v různých typech podniků; Orientovat se v oblasti datové výměny heterogenních otevřených sítí; Identifikovat a účinně eliminovat možná nebezpečí neoprávněného nakládání s vnitropodnikovými informacemi nebo jejich ztráty Prostudováním textu získáte: Obecný přehled o současných trendech v IS/ICT; Znalost základních architektur podnikových informačních systémů; Schopnost orientovat se v moderních IS/ICT řešeních podpory podnikových procesů (ERP, CRM, SCM ); Povědomí o rolích a odpovědnostech informačního managera při uspokojování informačních potřeb podniku Čas potřebný k prostudování učiva předmětu: hodin (teorie + řešení úloh)

7 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 5 1 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek V této kapitole se dozvíte: o architekturách a modelech podnikových IS; o rozdílech mezi funkčně a procesně uspořádaném podniku; o základních stavebních modulech podnikových informatik; o transakčně procesních systémech; o ERP podnikových systémech; o změnách v požadavcích na ERP po vstupu ČR do EU. Budete schopni: orientovat se v podnikových IS; nahlížet na využívání ICT z různých úrovní řízení podniku; vidět souvislosti mezi fungováním podniku a jeho ICT podporou. Klíčová slova této kapitoly: úrovně řízení, funkční uspořádání, procesní řízení, BPR - Business Process Reengineering, GIS, CAD/CAM, CIS, CIM, RIS, TPC, OIS, EDI. Čas potřebný k prostudování učiva kapitoly: hodiny (teorie + řešení úloh) Zde začíná vlastní text kapitoly. Pod informačním systémem (IS) si asi nejčastěji představíme nějaký rozsáhlejší program, například pro skladového hospodářství podniku. Tato představa sice směřuje správným směrem, ale je naprosto nedostatečná. V souvislosti s IS musíme chápat celou řadu dalších zdrojů a prostředků. Asi nejvýstižnější definicí je ta, která pod informačním systémem rozumí široký komplex lidí (peopleware), informací, vlastního systému řízení (tedy programového vybavení - software), technické prostředky (převážně pak hardwarové pozadí) a systém organizace práce uživatele v příslušné oblasti (orgware). Účelem celého komplexu je pak známá šestice - sběr, přenos, aktualizace, uchování a další zpracování dat za účelem tvorby a prezentace informací, které by měly zlepšit výkonnost uživatelů. Hledisek, podle kterých můžeme jeho rozdělení provést, je hned několik - od komplexnosti, přes účel až po vztah k systému řízení uživatele (zpravidla pak organizace). Podle tohoto hlediska můžeme hovořit o transakčních systémech (operativní řízení), o informačních systémech pro řízení a systémech pro podporu rozhodování (taktické řízení) a o informačních systémech pro vrcholové řízení (strategické řízení).

8 6 Informační management 1.1 Model podnikového IS z hlediska úrovní řízení podniku Jednotliví uživatelé systému hodnotí IS především podle toho, jak slouží jejich potřebám při podpoře rozhodování a řízení. Tito uživatelé mají svá kritéria a svá specifika vyplývající z jejich postavení v organizační struktuře podniku a jejich rolí při rozhodování a řízení. Z hlediska těchto jednotlivých skupin uživatelů lze IS rozdělit do čtyř úrovní: TOP management nejvyšší úroveň (vrcholové) řízení stanovuje strategii podniku vč. strategie informační. IS/ICT využívá k podpoře svých rozhodnutí. MIDDLE management střední úroveň řízení zastupují pracovníci, kteří řídí interakce mezi podnikem a zákazníky v podnikových procesech. Pracovníci zpracovávající znalosti a data vytvářejí nabídky, zakázky, připravují nové výrobky a služby pro potřeby obchodníků a marketingu, analyzují data v IS obsažená. Výkonní pracovníci manipulují s daty (pořizování, modifikace, výstupy např. příjem a výdej faktur), realizují výkonné činnosti pro uskutečňování zakázek, pomocí jiné techniky manipulují se skladovými zásobami apod. Obrázek č. 1 - Rozdělení IS podle úrovní řízení

9 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 7 TOP management MIDDLE management Pracovníci zpracovávající znalosti a data Výrobní a obslužní pracovníci Hlavní úkoly Potřeba informací Nástroje IS Základní vize a strategie podniku Informační strategie podniku Informování vlastníků Interakce se zákazníky Realizace zakázek Návrh výrobku Návrh způsobu výroby Zajištění výrobních zdrojů Finanční analýzy Realizace výrobků a služeb Zajištění sběru dat z výroby, logistiky, účetnictví, apod. Přehledné a agregované informace o stavu a trendech v podniku (zejména ve finančních ukazatelích) Informace o okolí podniku (konkurence, partneři, investoři, trh nabídky a poptávky, legislativa, společenské dění, přírodní vlivy, ) Plánování a řízení zakázek Přehledné a aktuální informace o stavu a průběhu zakázek Informace o použitelných materiálech a technologiích Informace o aktuálním stavu zásob a disponibilních kapacit Sledování výrobních nákladů a spotřeby výrobních zdrojů Informace pro vlastní technologické procesy Informace pro logistické procesy MIS manažerský IS BI řešení business inteligence ERP integrovaný IS ERP integrovaný IS Aplikace typu CAD, PDM, CAP NC stroje Snímače čárových kódů, terminály Zpracování faktur, dodacích listů, pokladních dokladů, apod. Tabulka č. 1 - Hlavní úkoly a informační potřeba pracovníků na různých úrovních (4) Úkol k textu. Rozdělte podnikový IS podle úrovně řízení. Vyjmenujte jednotlivé moduly IS, charakteristické pro danou úroveň řízení podniku. 1.2 IS procesně řízeného podniku Stále více je možné najít podniky, které přecházejí na model procesního řízení vykonávaných činností (4). Procesní řízení podnikového chování je jednodušší, přehlednější a v konečném důsledku i rychlejší a levnější. Procesem zde

10 8 Informační management rozumíme souhrn činností, které směřují k uspokojení očekávání a potřeb zákazníka. Mezi hlavní procesy můžeme zařadit např.: zpracování návrhu výrobku, zpracování nabídky procesy pro řízení vztahů se zákazníky (CRM), zajištění uskutečnění zakázky. Každý proces pro své uskutečnění musí mít: sémantiku (smysluplně a exaktně popsané kroky zakotvené ve vnitřních směrnicích a normách, např. ISO), svého vlastníka, tedy odpovědnou osobu za realizaci, zdroje (materiální i personální), disponibilní čas. poptávka uspokojení poptávky zákazník poptávka uspokojení poptávky klasické (funkční) uspořádání podniku procesní řízení podniku Name Title nabíd ka faktur ace Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title podnik evide nce exped ice Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title Name Title zakáz ka výrob a sklad vyskla dnění Obrázek č. 2 - Porovnání klasicky a procesně uspořádaného podniku. Zdroj: PSI Berlin. Tabulka níže ukazuje, že některé činnosti jsou ve funkčně i procesně uspořádaném podniku shodné.

11 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 9 Výrobní podniky Zpracování nabídky Realizace zakázky Nákup zboží Výroba Prodej produktu Finanční řízení Lidské zdroje Stavebnictví Obchod Doprava Banky Pojišťovny Tabulka č. 2 - Hlavní typy procesů v podnicích a organizacích (4) Na otázku, co to vlastně ten procesní přístup je, lze odpovědět výstižnou formulací, která zazněla na jedné konferenci: Funkční přístup znamená namalovat chlívečky s nápisem, co se v nich asi má dělat, najmout lidi, kteří o sobě říkají, že to umí... a potom doufat, že se spolu nějak dohodnou. Procesní přístup je to, když vím, co lidé mají dělat a jsem schopen jednoznačně vymezit kvalifikaci, vstupy a informace, které jsou nutné pro každou činnost, která je ve firmě vykonávána. Najmu lidi, kteří jsou schopni dělat to, co se po nich chce a mohou to v klidu dělat a nemusí se s nikým domlouvat. U procesního modelu podniku je možné hovořit o těchto čtyřech základních procesech: primární proces produkce výrobků nebo služeb, proces prodeje a marketingu, proces finančního řízení, proces personálního zajištění oblast lidských zdrojů (HR). Odlišnosti v různých typech podniků a organizací se týkají procesu primárního, kde se uskutečňuje core business (základní jednotka činnosti) podniku. Proces lze tedy z hlediska globální architektury podniku definovat jako základní jednotku činnosti podniku za účelem tvorby zisku. Podnik na každý požadavek zákazníka nebo i interní požadavek reaguje spuštěním určitého procesu, který končí vyřízením tohoto požadavku. Proces tak reaguje na určitou událost. Má stanovený cíl, který je neoddělitelnou složkou podnikových strategických cílů. Na základě spouštěcí události proces zpracovává vstupy a transformuje je do výstupů. Vstupy velmi často pocházejí od externích dodavatelů. K transformaci vstupů na výstupy jsou spotřebovávány a využívány podnikové zdroje, jako jsou znalosti, dovednosti a čas zaměstnanců, různá zařízení a spotřební materiál, HW, SW, pravidla činností atd. Procesů (a jejich variant) v podniku je definováno tolik, kolik je odhaleno typů zákaznických požadavků.

12 10 Informační management Obrázek č. 3 - Architektura IS podniku podle procesů Přechod od funkčního modelu řízení k procesnímu je velmi náročný a nákladný. Odhalování podnikových procesů znamená znovudefinování již prováděných rutinních úkonů napříč všemi odděleními a pracovišti a to jak na úrovni výkonných tak řídících pracovníků. Cílem tohoto mapování procesů je dramatická změna v chodu podniku (BPR Business Process Reengineering), zlepšení, zeefektivnění, zlevnění a zrychlení, ale také zjednodušení a zpřehlednění všech podnikových aktivit. Často přitom dochází k odhalení duplicit procesů nebo dokonce k nálezům mrtvých procesů, které nepřináší žádný užitek, ale podnik naopak zcela zbytečně nákladově zatěžují. Není divu, že při takto razantním zásahu do zaběhaných rutinních úkonů dochází i k redukci personálních zdrojů a tedy k bolestivému a nepříjemnému rozhodování vrcholového managementu o nepopulárních opatřeních. Dochází tak k napětím v mezilidských vztazích, k různým aktivitám lobistických skupin a je tedy na síle vůle a schopnosti politického vyjednávání majitelů a TOP managementu podniku tento proces přes jeho nepříjemné důsledky dokončit. Ne vždy je v podnicích dostatečná vůle, odpovědnost a odvaha. Zde potom nacházíme zmařené investice a ne zcela oprávněné svalování odpovědnosti na oddělení ICT.

13 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 11 BPR především vyžaduje: Znovu se zaměřit na strategické cíle a hodnoty podniku a potřeby zákazníka (průzkum trhu poptávky). Znovu vytvořit základní procesy řízení, které pro svou automatizaci často využívají ICT. Často se jedná o totální přepracování orgware podniku. Reorganizaci do vzájemně provázaných pracovních týmů. Restrukturalizace organizace podniku, změna od funkčního (vychází z organizační struktury a funkčních zařazení zaměstnanců) k maticovému (horizontální a vertikální) řízení vycházejícímu z jednotlivých aktivit definovaných procesů napříč celého podniku (viz obr. č. 2). Přesně definovat odpovědnosti a role pracovníků, kteří konkrétní proces realizují. Znovu revidovat motivační systém vlastních zaměstnanců (peopleware), změnu základních organizačních a lidských přístupů k řešení problémů. Důsledný reengineering podnikových procesů skrze celou organizaci. Opomenutí, nedbalost nebo vynechání byť jediného zdánlivě nepodstatného procesu může mít v budoucnu fatální následky. Organizace, které použijí BPR podstatně zlepší výkon klíčových procesů, které mají základní dopad na zákazníky. Metoda BPR může při správné implementaci přinést následující výsledky: Redukce nákladů BPR snižuje náklady odstraněním neproduktivních aktivit a snížením počtu lidí, kteří je vykonávali. Týmová organizace sníží potřebu velkého počtu úrovní řízení, akceleruje tok informací a eliminuje chyby a nutné opravy způsobené mnohonásobným předáváním informací. Zlepšení kvality a produktivity Metoda BPR zlepší kvalitu tím, že sníží roztříštění práce a stanoví jasnou zodpovědnost za vykonávané procesy. Pracovníci dostanou zodpovědnost za jejich pracovní výstup a může být lépe měřeno jakým způsobem vykonávají určené činnosti na základě bezprostřední zpětné vazby a dosažených výsledků. Závěrem tedy můžeme říci, že snad nejtěžší při BPR je změna myšlení lidí a jejich způsobu práce. A právě orgware je tím nejslabším článkem a nejkritičtějším místem při realizaci reengineeringu podnikových procesů. Osoba informačního managera by tedy měla být nejen odborně erudovaná, ale taky znalá technik sociálního inženýrství, taktiky a psychologie se schopnostmi empatie a uměním vyjednávat. A také, chceme-li úspěšně řídit podnik s pomocí moderních ICT, musíme si uvědomit, že kritickým faktorem úspěchu je úspěšná integrace řízení podnikových procesů s řízením ICT.

14 12 Informační management 1.3 Základní stavební prvky podnikových IS OIS (Office Information System) je orientován na podporu rutinních kancelářských prací a týmové práce. Patří sem textové editory, tabulkové procesory, prezentační programy, plánovací kalendář, elektronická pošta, elektronické diskusní skupiny, videokonference, workflow. EDI (Electronic Data Interchange) zajišťuje komunikaci podniku s jeho podstatným okolím. Role EDI roste v souvislosti s rozvojem aplikací využívajících internetu a aplikací pro standardizovanou výměnu dat. Pod transakčně procesním systémem (TPS - Transaction Processing Systems) si můžeme představit systémy automatizující zpracování typických úloh, jako je účetnictví, různé evidence, rezervační či skladové systémy. Tedy takové systémy, ve kterých je výsledek na první pohled viditelný, převážná část práce s daty je prováděna při (případně těsně po) jejich vložení. Značná část informačních systémů, se kterými přicházíme každodenně do styku, je právě tohoto typu. Přímé řízení procesů. Jedná se o zvláštní typ transakčních systémů pracujících v on-line-real-time (OLRT) režimu. Mají minimální podíl vstupů a výstupů realizovaných prostřednictvím člověka. Základem jsou numericky řízené (NC) stroje, které jsou spojené s počítači a ty jim dodávají příslušné NC programy, kontrolují a plánují práci strojů, řídí práci skladů zásob nebo manipulačního zařízení apod. Integrování přímého řízení procesů spěje k tomu, co se dnes prosazuje při tvorbě informačního systému jako počítačem integrovaná výroba (Computer Integrated Manufacturing - CIM). Informační systémy pro řízení (MIS - Management Information Systems) mají za hlavní cíl zpřístupnit různé přehledy či součtové sestavy (počty objednávek, celkové hodnoty odebraného zboží dle odběratele, zisk v jednotlivých měsících). Jejich hlavním cílem je usnadnit práci řídícím pracovníkům, zejména pak v oblasti kontroly výkonnosti svých podřízených (nejen osob, ale třeba také celého oddělení). Systémy pro podporu rozhodování (DSS - Decision Support Systems) jsou, zjednodušeně řečeno, nadstavbou pro MIS, mají schopnost provádět různé analýzy dat bez složitějšího programování. Jejich hlavním cílem je umožnit provádění různorodých analýz, které by umožnily řídícím pracovníkům přijmout důležitá rozhodnutí. A protože sestavy čísel jsou sice vypovídající, ale málo přehledné, takřka každý DSS umožňuje prezentaci pomocí grafických výstupů. Útvarové systémy (DS - Departmental Systems) jsou směsí TPS, DSS a systémů pro zpracování dokumentů (DMS). Jejich rozsah je redukován na určitý útvar nebo místo. Příkladem může být laboratorní systém v nemocnici. Charakter dat a jejich zpracování se odlišuje od ostatních dat a transakcí v podniku. Expertní systémy (ESS Expert Support Systems) jsou založeny na systému pravidel, který pomáhá ne příliš zkušenému a znalému pracovníkovi řešit úlohy často diagnostické-ho charakteru. Cílem je poskytnout znalosti, které má několik málo zkušených pracovníků v podniku dalším pracovníkům. Znalosti jsou uloženy

15 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 13 v podobě soustavy pravidel samostatně v tzv. bázi znalostí (knowledge base), což je soustava výrazů tvaru IF-THEN, které se postupně vyhodnocují v průběhu konzultace s uživatelem. Strategické informační systémy (SIS Strategic IS). Cílem těchto aplikací je zvýšení konkurence schopnosti podniku, působí převážně v oblasti trhu, tj. v okolí podniku, a jejich účinek musí být revoluční, tzn. musí významně změnit efektivnost podniku. SIS tedy nejsou "podporou" systému řízení, ale jsou přímo spjaty s výrobkem nebo službou a zásadně mění způsob práce a organizaci podniku, nebo výrazně ovlivňují tržní prostředí. Jako příklad může být v průmyslové oblasti zabudování numerického zařízení (NC stroje), v bankovnictví zavedení bankovních automatů, v obchodní oblasti výměna dokumentů mezi dodavatelem a odběratelem elektronickou poštou. DW (Data Warehouse). Datový sklad slouží pro podporu řízení na základě analýz rozsáhlých dat. Charakteristické pro DW je velký objem dat (řádově v TB), aktualizace není častá, týká se v podstatě jen přidávání dat. Informace získané z DW jsou určeny vedení podniku, tedy malému množství specializovaných uživatelů. Data Marty - datová tržiště, o kterých se též hovoří v souvislosti s DW, jsou vlastně problémově orientované DW. Datová tržiště jsou většinou určena pro nižší úroveň rozhodování. Využívání dat z DW vyžaduje prohledávání velkého množství dat, dotazy mohou být složité, postupně se mohou zpřesňovat. Tyto dotazy jsou označovány jako dotazy intenzivní na data. Informace získané z DW nemají popisný charakter, mohou obsahovat prvky předpovědi, tedy údaje, které mohou nastat s určitou pravděpodobností. Podíváme - li se na dotazy nad DW z hlediska předvídatelnosti, pak se udává že 51% tvoří dotazy predikovatelné, zbytek tvoří dotazy ad-hoc (11). Výstupy těchto predikovatelných dotazů jsou klasické výstupní sestavy, grafy, formuláře, statistická hlášení. Dotazy ad -hoc se na rozdíl od předchozí skupiny dotazů většinou nepodaří zformulovat napoprvé, k cíli se dochází postupnou iterací. Informační systémy pro vrcholové řízení (EIS - Executive Information Systems) hrají jakousi pomyslnou integrační úlohu mezi všemi typy informačních systémů v organizaci používanými. Jejich hlavním účelem je poskytnout důležité informace (např. včetně nalezení atypických odchylek) vedoucím pracovníkům, na základě kterých by mohli učinit strategické rozhodnutí o budoucnosti organizace. Typické je jednoduché ovládání a vysoká vypovídající schopnost výstupů (např. prostorové grafy). Soudobá úroveň struktury IS odpovídá stávajícímu rozvoji informačních technologií a velkou měrou ovlivňuje strategii a způsob podnikání. Jednotlivé části IS představují mnohdy také samotné koncepty podnikatelských aktivit:

16 14 Informační management Obrázek č. 4 - Struktura IS podniku na soudobé úrovni (r. 2001) CRM (Customer Relationship Management) podpora podnikatelského konceptu pro zvýšení kvality schopnosti firmy porozumět a reagovat na potřeby individuálních zákazníků společně s nástroji e-marketingu. Cílem je dosažení vyšší loajality zákazníků jako prostředku ke zvýšení hodnoty a ziskovosti firmy. ERP (Enterprise Resource Planning) jádro podnikových systémů. Jde o software určený ke koordinaci prodeje a objednávek s výrobou, umožňující přesně plánovat objem výroby, plně využít výrobní kapacitu a snižovat stav skladových zásob. SCM (Supply Chain Management) nástroj řízení dodavatelsko-odběratelských vztahů. BI (Business Inteligence) systém plně podporující oblast podnikání využívající technologie typu Data Warehouse (DW) a Data Mining (DM), jako datové zdroje spolu s ostatními složkami IS jako Knowledge Management (KM) či Executive information system (EIS). Úkol k zamyšlení. S kterými moduly podnikového IS jste se ve své praxi setkali? Je toto řešení dostatečné? 1.4 TPS (Transaction Processing System) Transakčně procesní systém TPS je zaměřen na podporu hlavních činností na operativní úrovni. Liší se podle toho, zda je podnik zaměřen na výrobu, obchod, dopravu, bankovnictví atd. Pro výrobní podnik je další odlišnost dána specifikací - zda jde o kusovou, hromadnou či kontinuální výrobu. Patří sem komplexní řízení zakázek, eventuálně komplexní řízení výroby, konstrukce výrobku CAD, TPV (technické plánování výroby),

17 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 15 kapacitní plánování a operativní řízení výroby, kontrola kvality produkce a celého procesu výroby. TPS je tedy specifický vzhledem k zaměření podniku. Charakteristické bloky TPS lze přehledně seřadit do následující tabulky: Blok Název Popis CIS Customer IS Bezprostřední styk se zákazníky (odečty spotřeby, fakturace, objednávky ) RIS Reservation IS Rezervační systémy v dopravě, cestovním ruchu, GIS Geographic IS Kreslení, digitalizace map, vytváření územních celků, navigační systémy GPS, CIM Computer Integrace výrobních procesů Integrated Manufacture CAD Computer Aided Konstrukční, návrhářské a projekční práce, Design CAM Computer Aided Manufacture technické výkresy, Automatizovaná podpora řízení výrobních provozů Tabulka č. 3 Charakteristické bloky TPS Jedná se o nejstarší systémy (známé od 60. let). Povaha zpracovávané informace implikuje snadnou zvládnutelnost pomocí výpočetní techniky. Údaje jsou vesměs kvantitativní a kardinální, jejich zpracování probíhá formou jednoduchých algoritmů (algebraických výpočtů). TPS jsou dnes vesměs využívány v komplexnějších informačních systémech, protože představují nezbytné minimum. V současné době existují i tzv. on-line transakční systémy (OLTS). Ukázkou může být zpracování transakce objednávky zboží. Tato úroveň řízení je zdrojem prvotních dat v organizaci. Systémy tohoto typu jsou velice specifické, přičemž jejich specifičnost se odvíjí od jejich využití v organizacích a firmách s rozdílnými procesy. V těchto systémech je pak kladen důraz na aktuálnost a přesnost informací, neboť tyto systémy obecně slouží k řízení činnosti v reálném čase. Ve struktuře řízení podniků je využívají např. mistři nebo vedoucí menších pracovních kolektivů. Pozn.: většina dnešních intranetů, webových IS a podnikových IS je také TPS a to bez ohledu na modernost jejich technologie! 1.5 Požadavky na ERP v EU Vstup České republiky do Evropské unie ovlivnil mnoho. Ušetřeny nebyly ani podnikové IS. Aby podnik mohl bez problémů plnit své cíle i v podmínkách trhu EU, musí jeho ERP splňovat podmínky platné v celé unii. O jaké změny se jedná?

18 16 Informační management 1. Evidence "DPH kódu zákazníka v rámci EU" na výstupních dokumentech Aby byla umožněna kontrola odvádění DPH při obchodování v rámci EU, je jednotlivým subjektům (obchodujícím v rámci EU) udělováno speciální registrační číslo (VAT registration number). Toto číslo je na základě žádosti právnických osob zasíláno firmám přímo z Bruselu. Po vstupu do EU jsou dodavatelé nuceni na zákaznických fakturách v případě exportu do EU (kromě případných lokálních IČO a DIČ zákazníka platných v rámci dané země) uvádět ještě speciální "registrační kód plátce DPH v rámci EU". Dále budou uvádět na všech dokumentech, alespoň v případech exportu do zemí EU, také své vlastní identifikační číslo. Požadavky na ERP systém jsou zde např. možnost evidovat registrační číslo každého zákazníka a možnost upravit výstupní dokumenty tak, aby na nich byla obě čísla automaticky tištěna. 2. Správné účtování na účty DPH při importu zboží a služeb Z hlediska kontroly uplatňování DPH, reportingu o DPH a o pohybu zboží a služeb v rámci zemí EU zavádí Evropská unie postup tzv. "dvouřádkového záznamu o DPH" v případě importu zboží a služeb ze zemí EU nebo importu služeb z ostatních zemí (postup při nákupu zboží z nečlenských zemí EU se nemění). V rámci tohoto zápisu vznikají dva řádky operací na odlišných účtech DPH (např. "import EU DPH vstup", "import EU DPH výstup"). Jedná se o nové účty, které musí být zavedeny ve všech nových členských zemích EU. Jde o rozvahové účty, které jsou v rámci operace dvouřádkového zápisu vždy vybalancovány proti sobě. Tyto účty se smí používat výhradně pro konkrétní typ operace a nikdy v jiných případech. Požadavky na ERP systém jsou zde například: možnost založení nových kódů DPH a flexibilních úprav účetní osnovy, možnost automatické aktivace nových kódů DPH pro příslušné dodavatele nebo zajištění zcela automatického rozúčtování DPH na dva protisměrné a proti sobě vybalancované speciální účty DPH dle příslušných požadavků, bez nutnosti dalšího zásahu uživatele. Po vložení faktury musí být okamžitě vygenerovány příslušné operace následujícím způsobem: 1. do výkazu DPH je zaznamenáno vypočítané DPH pod příslušným kódem DPH, 2. faktura je uložena do saldokonta, 3. účetní zápis o faktuře obsahuje i automatické zaúčtování DPH na dva protisměrné účty DPH. 3. Podklady pro výkaz INTRASTAT V souvislosti se vstupem do EU jsou členské země povinny zajistit zpracování tzv. Intrastat výkazu. Jde o výkaz, který je v zemích EU platný od , využívá se zejména pro statistické účely a zcela nahradil celní řízení. Přestože je převážná část tohoto výkazu shodná pro všechny členské země, může se v jednotlivých zemích odlišovat. Výkaz Intrastat se týká pouze pohybu zboží v rámci členských zemí EU (služby jsou z evidence vyjmuty) a zahrnuje pohyb zboží z/do ostatních zemí EU

19 Rozdělení IS/ICT z různých hledisek 17 (vnitrounijní obchod). Firmy, u nichž hodnota importu/exportu z/do každého jednoho členského státu nepřekročí 1 mil. Kč za rok, jsou od vykazování osvobozeny. Firmy, u nichž tato hodnota nepřekročí 100 mil. Kč ročně, nemusí vyplňovat všechna pole. Výkaz se zpracovává měsíčně, a to nejpozději do 10. pracovního dne měsíce následujícího po tom, kdy operace proběhly. Odesílá se celnímu úřadu. Povinnost zpracovávat tento výkaz je deklarována v novém Celním zákoně. Týká se bude všech firem se sídlem v ČR provozujících vnitrounijní obchod. Požadavky na ERP systém jsou zde například: možnost vložit/upravit všechny příslušné informace do IS v rámci zadávání dodavatelské/zákaznické objednávky, a to jen v případě, že jde o vnitrounijní obchod nebo možnost získat informace pro vyplnění Intrastat formuláře přímo z IS. 4. Podklady pro výkaz udávající objem exportu v rámci zemí EU za dané období Evropská unie striktně vyžaduje zpracování výkazu udávajícího, jaký objem exportu (z hlediska různých ukazatelů) byl v rámci zemí EU uskutečněn v daném období. Požadavek na ERP systém představuje například nutnost automatického rozlišení prodeje v rámci EU od prodeje vnitrostátního a prodeje nečlenským zemím nebo automatické účtování na oddělené účty účetní osnovy dle rozdělení uvedeného výše, včetně tisku podkladů pro příslušné výkazy (výstupní sestavy apod.). 5. Měnová tabulka, euro V současné době již většina původních členských států EU přešla na jednotnou měnu euro ( ). Při obchodování s těmito státy se tedy euro již používá. Zde nenastala po vstupu do EU žádná změna. Nově přistupující země (ke kterým patří i Česká republika) si momentálně stále zachovávají své národní měny (CZK, SKK, PLZ apod.), proto tyto měny zůstávají v číselnících ERP nastaveny. Od okamžiku zafixování těchto měn pevným kursem k euru nové členské země používají kursové přepočty tzv. "triangulačním přepočtem" fixním kursem přes euro. Tím vznikají například tyto požadavky na ERP systém: možnost správně nastavit měnovou tabulku, definovat v ní euro a zafixovat kursy k euru dle potřeby nebo automatický triangulační přepočet dle požadavků. 6. Přechod na euroměnu, počátek obchodování v euro Tento přechod je aktuální od okamžiku, kdy EU požaduje provádění všech mezifiremních obchodů pouze v měně euro. Požadavky na ERP systém při přechodu na euro jsou např.: možnost automatického přepočtu některých částí systému (nákupní/prodejní objednávky apod.) z jedné měny do jiné (např. z CZK na euro) včetně automatické triangulace s možností následného vystavení faktury v nové měně nebo pro přechodné období

20 18 Informační management možnost pracovat víceměnově, tedy např. faktury vystavené v CZK hradit jinou měnou či měnami. 7. Zánik lokální měny, konverze na euro Přechodná doba, po kterou budou existovat lokální měny s kursem zafixovaným k euru, bude ukončena vyhlášením zániku lokálních měn k určitému datu. Znamená to, že od určitého data přestanou existovat jednotlivé lokální měny a budou zcela nahrazeny eurem. Z toho vyplývá, že všechny záznamy databáze bude nutné konvertovat z lokální měny na euro a zároveň s tím přednastavit některá základní nastavení (např. kód měny v kartě zákazníka/dodavatele, definice ceníků, měny bankovních a pokladních účtů). Požadavky na ERP jsou: funkční konvertor zajišťující bezchybnou konverzi příslušných částí databáze z původní měny na euro, požadavky na orgware - jednotná dokumentace zahrnující kroky od plánu konverze až po protokol o ukončení konverze, ale také praxí prověřené postupy a procedury. Výše popsané změny se týkají pouze základních oblastí, v nichž EU klade na členské země své požadavky. Úkol k zamyšlení. Je váš podnikový systém, s kterým jste se ve své praxi setkali, dostatečně připraven splnit normy a požadavky EU? 1.6 MIS systémy pro řízení a podporu rozhodování, expertní systémy (taktické řízení) Manažerské informační systémy Většina organizací v České republice již překonala mnohdy těžké časy při zavádění IS/ICT. Data v těchto systémech se postupně hromadí v datových skladech, ale ne vždy jsou efektivně zpracovávána. V převažující části organizací jsou tato data využívána jen jako záloha pro případ dohledání potřebných dat. Využití dat takovýmto způsobem odpovídá využívání televize pouze pro předpověď počasí. Manažeři si již všimli, že tato data lze využívat efektivněji a tak byl stanoven základ manažerský informačních systémů (MIS). Systémy MIS manažerům umožňují: tvorbu a zpracování sestav, uplatnění agregačních a dalších funkcí (multidimenzionalita), získat okamžitý i historický přehled. Pro efektivní práci s daty však není vhodné a také ani možné pracovat přímo s daty transakčních systémů. Systémy MIS pracuji efektivněji nad datovými sklady. Datový sklad O datovém skladu byla stručná zmínka již výše. Datovým skladem (Data Warehouse DW) nazýváme speciální systém pro dlouhodobé uložení strukturovaných dat, která jsou získávána z provozních systémů. Tento systém pak slouží jako předěl mezi MIS a provozními systémy. Odděluje tím také