IBM TRIRIGA Verze 10 Vydání 4.0. Správa prostor a přesunů - Uživatelská příručka

Transkript

1 IBM TRIRIGA Verze 10 Vydání 4.0 Správa prostor a přesunů - Uživatelská příručka

2 Poznámka Před použitím těchto informací a produktu, který podporují, si přečtěte informace v části Upozornění na stránce 29. Toto vydání se vztahuje k verzi 10, vydání 4, úpravě 0, produktu IBM TRIRIGA a ke všem následným vydáním a úpravám, pokud nebude v nových vydáních uvedeno jinak. Copyright IBM Corporation 2011, 2014.

3 Obsah Kapitola 1. Správa prostor a přesunů.. 1 Kapitola 2. Konfigurace předpokládaných úloh Nastavení prostoru a přesunu Klasifikace prostor Klasifikace prostor Standardy pro klasifikace prostor Nastavení pracovního bodu Vytváření záznamů aktuální třídy prostoru Uvedení nároků pro funkční role Funkční role Přiřazení funkčních rolí zaměstnancům Vytváření specifikací standardů prostor Vytvoření šablon Vytváření šablon pro projekty přesunu Přiřazení rolí kontaktů k projektům přesunů Kapitola 3. Správa prostor Přehled správy prostoru Přidružení prostoru Audity prostoru Přidružení prostor Přidělení prostor organizacím Přidělení ploch organizacím Přiřazení osob do prostor ze záznamů osob Přiřazení aktiv do prostor Plánování prostor Kapitola 4. Správa přesunů Přehled správy přesunů Správa požadavků na přesun Scénář: Správa nouzového požadavku na přesun Vytváření požadavků na přesun Přiřazení osob do prostor Vytváření pracovních úloh přesunu Zavírání položek přesunu Plánování naplánovaných přesunů Scénář: Plánování naplánovaného přesunu Vytváření projektů přesunu Plánování projektů přesunu Plánování strategických přesunů Scénář: Plánování přesunu oddělení Vyžádání změn návrhu Upozornění Zásady ochrany osobních údajů Ochranné známky Copyright IBM Corp. 2011, 2014 iii

4 iv Copyright IBM Corp. 2011, 2014

5 Kapitola 1. Správa prostor a přesunů Funkci správy prostoru produktu IBM TRIRIGA můžete použít ke správě dat prostorových plánů a sledování využití prostoru v budovách a strukturách. Můžete také spravovat osoby a aktiva v prostoru, a koordinovat majetkové transakce. Zatímco funkci správy přesunů produktu IBM TRIRIGA můžete použít k zadání a zpracování samoobslužných požadavků na přesun, vytváření návrhů přesunu a plánování projektů přesunu. Produkt IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher můžete také použít k integraci aplikací CAD s produktem IBM TRIRIGA. Copyright IBM Corp. 2011,

6 2 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

7 Kapitola 2. Konfigurace předpokládaných úloh Nastavení prostoru a přesunu Klasifikace prostor Než budete moci spravovat prostory a požadavky na přesun pro vaši organizaci, musíte definovat standardy prostor a přesunů, nároky funkčních rolí a klasifikovat prostory. Musíte také definovat role kontaktů a vytvořit šablony pro projekty přesunů. V zájmu zavedení konzistence do procesů prostor a přesunů můžete definovat zásadu přesunu, odhadované náklady přesunů a nastavení obsazenosti prostor vaší organizace. Zásadu přesunu můžete v organizaci definovat za účelem zavedení výchozích nastavení pro přesuny osob v rámci organizace. Když například přesunete osobu nebo místnost, můžete automaticky zahrnout její aktiva a vybavení. Také můžete zajistit, aby požadavky na přesun nebyly samoobslužné, takže můžete řídit přidělování prostor. Můžete také upravit účtovací nebo finanční odpovědnost za přesun. Můžete definovat odhadované náklady přesunu, které vychází z typu přesunu. Můžete vytvořit různé odhady, které vychází z různých scénářů. Například můžete vytvořit odhad nákladů pro přesun osoby. Jiný odhad nákladů můžete vytvořit pro přesun osoby s jejími aktivy. Můžete také přepsat výchozí nastavení zásady přesunu a odhady nákladů na úrovni budovy. Nastavení správy prostoru definují obsazenost prostoru vaší organizace. Můžete uvést, zda se má správa přidělování obsazenosti prostor provádět podle organizace osob, které jsou do prostor přiřazeny. Tato globální nastavení správy a přesunů prostor můžete implementovat pomocí formuláře Nastavení aplikace. Klasifikací prostoru definujete, jak se využívá prostor v budově, například kanceláře, sklady nebo pracovní stanice. Klasifikace prostor se použijí pro vaše portfolio kvůli konzistenci a standardizaci. Klasifikace prostor Klasifikace prostor definují standardy, které se používají pro výpočty rozměrů ploch pro prostory, například hrubá plocha, pronajatelné plochy a využitelné plochy. Tyto standardy byly zavedeny organizacemi IFMA (International Facility Management Association) a BOMA (Building Owners and Managers Association). Hierarchii klasifikace můžete použít k vytvoření záznamu aktuální třídy prostoru, abyste mohli definovat využití prostoru. V záznamu aktuální třídy prostoru můžete také uvést logické seskupení dostupného prostoru. Po zadání klasifikací prostor je můžete přiřadit k záznamům prostoru. Do produktu IBM TRIRIGA lze integrovat software CAD, který vytváří přesné míry prostoru a zobrazuje prostory v grafické formě. K přiřazení a přezkoumání klasifikací prostor můžete také použít webové rozhraní. Copyright IBM Corp. 2011,

8 Prostory můžete klasifikovat do tří různých typů, což vám pomůže prostory spravovat. Aktuální třída prostoru Primární klasifikace prostoru, kde můžete uvést, jak se prostor využívá, například jako skladiště nebo sklad. Tato klasifikace definuje aktuální využití prostoru pro výpočty rozměrů ploch a přidělování dostupného prostoru. Navržená třída prostoru Definuje navržené využití specifického prostoru. Tuto klasifikaci můžete použít, když má prostor určen specifický účel, ale používá se k jinému účelu. Je-li například prostor navržen jako pracoviště nebo kancelář, ale používá se jako sklad. Plánovaná třída prostoru Definuje plánované využití prostoru. Například kancelářský prostor je momentálně používán jako sklad, ale hlavní plán zobrazuje jeho plánované využití jako prostor ke speciálnímu účelu. Standardy pro klasifikace prostor Produkt IBM TRIRIGA používá standardy pro klasifikace prostor, které zavedly organizace IFMA (International Facility Management Association) a BOMA (Building Owners and Managers Association). Tyto standardy jsou použity k výpočtům rozměrů ploch budov a prostor. Standardy klasifikace prostoru Hrubý exteriér Hrubá plocha interiéru Pronajatelná plocha budovy Využitelná plocha Přiřaditelná plocha Vnější ze Kryté parkování Vertikální prostupy Technická zařízení jádra budovy Popis Celková plocha podlaží budovy, včetně nepoužitelných prostor nebo vyloučených ploch, která se měří od vnějších zdí. Celková změřená plocha, která se počítá od vnitřních povrchů zdí, a zahrnuje pronajatelné plochy, vnitřní parkování, vertikální prostupy a neobsazené plochy. Plocha v rámci hrubé plochy interiéru, které zahrnuje využitelnou plochu a poměrně rozdělenou část společných prostor v celém kancelářském podlaží. Tato plocha nezahrnuje vertikální prostupy, například výtahy, schodiště nebo mechanické zdviže. Celková plocha, kterou lze obsadit. Využitelná plocha specifického podlaží budovy závisí na konfiguraci chodeb a zda má podlaží jednoho nebo více nájemníků. Prostor, který je přiřazen pro specifický účel, například kavárna. Vnější ze, která obklopuje celkovou plochu interiéru. Hrubá plocha interiéru, která je k dispozici pro parkování. Tato plocha je dána vydělením celkové pronajatelné čtvereční plochy budovy celkovým prostorem pro parkování. Místa vertikálních prostupů v hrubém interiéru zahrnují výtahy, schodiště, atrium a ostatní společné plochy. Regiony v rámci pronajatelných ploch budovy, které jsou vyhrazeny pro zajiš ování údržby a základních služeb pro budov nebo strukturu. 4 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

9 Nastavení pracovního bodu Když z místnosti vytváříte položku přesunu, nastavení pracovního bodu určuje, zda položka přesunu přesune přiřazenou osobu nebo funkci místnosti. Nastavení pracovního bodu je obsaženo v záznamu aktuální třídy prostoru. Pokud je místnost nebo prostor pracovním bodem, položka přesunu bude vytvořena pro přesun přiřazené osoby. Pokud místnost nebo prostor není pracovním bodem, položka přesunu bude vytvořena pro přesun funkce místnosti. Nastavení pracovního bodu také určuje, zda podřízené položky přesunu pro přesuny aktiva nebo vybavení budou připojeny k nadřízené položce přesunu pro přesun osoby nebo funkce místnosti. Podle vaší aplikace nebo základě zásad přesunu mohou nebo nemusí být přesuny aktiv a vybavení automaticky zahrnuty do přesunu osoby nebo funkce místnosti. Obrázek 1. Jak nastavení pracovního bodu určuje vytvoření položek přesunu z místnosti Vytváření záznamů aktuální třídy prostoru Záznam aktuální třídy prostoru definuje způsob využití prostoru v budově a standardy používané pro výpočty měr ploch v prostorech. Po vytvoření aktuálních záznamů třídy prostoru je můžete přidružit k záznamům prostoru, čímž se pro portfolio použijí standardy klasifikace. Postup 1. Vyberte volby Nástroje > Administrace > Klasifikace. 2. Na panelu Hierarchie klepněte na tlačítko Nový a vyberte volbu Aktuální třída prostoru. 3. Uve te podrobnosti záznamu aktuální třídy prostoru. 4. Klepněte na tlačítko Vytvořit. Kapitola 2. Konfigurace předpokládaných úloh 5

10 Uvedení nároků pro funkční role Nároky určují typy prostorů, které má každá funkční role oprávnění obsadit. Chcete-li uvést nároky pro funkční role, přiřa te funkční role k záznamům zaměstnanců. Pak můžete vytvořit standardní specifikace prostoru a přidružit standardy prostoru ke třídám prostoru. Funkční role Funkční role popisuje sadu odborností a aktivit, které jsou typicky prováděny podle oddělení v rámci organizace, například správcem, ředitelem a vicepresidentem. Funkční role jsou definovány organizační strukturou společnosti. Prostředky jsou přiřazeny těmto rolím v rámci daného oddělení. V hierarchii klasifikace pro role zadejte rozsah funkčních rolí. Jakmile jsou funkční role vytvořeny v hierarchii klasifikace, můžete funkční roli přiřadit k prostředku. Funkční role také souvisí s prostory. Během přesunu vychází přidělení prostoru z přiřazení funkčních rolí a k nim přidružených nároků. Nárok, který je přidružen k funkční roli, určuje typ a velikost prostoru, do kterého může být osoba přesunuta. Obrázek 2. Přiřazení funkční role a nárok funkční role Přiřazení funkčních rolí zaměstnancům Jakmile jsou funkční role vytvořeny v hierarchii klasifikace, můžete funkční roli přiřadit k záznamu zaměstnance. Přiřazením funkční role k prostředku můžete přidělovat prostředky k prostorám, do kterých náleží. 6 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

11 Vytvoření šablon Než začnete Zadejte rozsah funkčních rolí v hierarchii klasifikace rolí. Postup 1. Vyberte volby Portfolio > Osoby > Zaměstnanci. 2. Vyberte záznam zaměstnance. Pokud záznam nemůžete upravit, revidujte jej. 3. V poli Funkční role vyberte roli, kterou chcete přiřadit. 4. Aktivujte záznam. Jak pokračovat dále Vytvořte specifikaci standardu prostoru. Vytváření specifikací standardů prostor Specifikace pro standardy prostoru definují atributy prostoru, včetně kapacity, průměrné plochy a přidružených funkčních rolí. Specifikaci standardu prostoru použijte k určení, které funkční role mají nárokováno obsazení konkrétních typů prostoru. Informace o této úloze Když vytváříte specifikaci standardu prostoru, přidružíte funkční roli jako nárok pro danou specifikaci. Pak přidružíte specifikaci standardu prostoru ke klasifikaci aktuální třídy prostoru. Postup 1. Vyberte volby Portfolio > Nastavení > Specifikace > Standardy prostoru. 2. Vytvořte záznam specifikace standardu prostoru. 3. Uve te podrobnosti standardu prostoru a klepněte na volbu Vytvořit koncept. 4. V sekci Nároky uve te funkční roli, kterou chcete přidružit jako nárok, a aktivujte záznam. 5. V hlavní nabídce vyberte volby Nástroje > Administrace > Klasifikace > Aktuální třída prostoru. 6. Vyberte záznam aktuální třídy prostoru, který chcete přidružit ke specifikaci standardu prostoru. 7. V sekci Podrobnosti uve te specifikaci standardu prostoru jako výchozí standard prostoru. 8. Uložte aktuální záznam třídy prostoru. Šablony obsahují předdefinovaná data, která můžete použít v záznamech k dosažení konzistence a přesností. Pro správu prostoru a správu přesunů vytváříte šablony pro projekty přesunů a průzkumy. Vytváření šablon pro projekty přesunu Projet přesunu poskytuje podrobnosti o úlohách prováděných pro požadavek na přesun. Šablony pro projekty přesunu můžete vytvářet, chcete-li udržet konzistenci podrobností přesunů. Například můžete vytvořit šablonu, která uvádí požadované úlohy pro přesun a kódy nákladů. Kapitola 2. Konfigurace předpokládaných úloh 7

12 Postup 1. Vyberte volbu Projekty > Nastavení > Šablona projektu > Projekt zařízení. 2. Určete podrobnosti šablony, například rozsah, plán a rozpočet. 3. Přiřa te role kontaktů pro projekt přesun. 4. Uložte záznam. Přiřazení rolí kontaktů k projektům přesunů Když vytváříte projekt přesunu, musíte jako role kontaktů zadat roli správce a roli plánovače přesunu. Tyto role pak mohou schvalovat a spravovat požadavky na přesun, které budou přidruženy k projektu přesunu. Informace o této úloze Když vytváříte šablonu pro projekt přesunu, můžete do šablony přiřadit role kontaktů. Postup 1. Vyberte volby Prostor > Správa přesunů. 2. V sekci Projekt přesunu vytvořte projekt přesunu a uve te podrobnosti o projektu. 3. Na kartě Kontakty uve te roli Správce jako roli kontaktu. a. Uve te jméno osoby, která bude přiřazena, a klepněte na tlačítko OK. b. Vyberte jméno osoby a uve te roli Správce. c. Uložte záznam role kontaktu. 4. Uve te osobu do role správce přesunu jako roli kontaktu. 5. Uložte záznam. 8 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

13 Kapitola 3. Správa prostor Přehled správy prostoru Jakmile máte prostory správně nastavené a klasifikované, můžete je spravovat pomocí funkcí pro přidružení prostoru, audity prostoru, využití prostoru a dohod o užívání prostoru. Nástroje pro správu prostor najdete pod volbou Prostor > Správa prostoru. Nástroje pro strategické plánování zařízení najdete pod volbou Prostor > Plánování prostoru. V aplikaci IBM TRIRIGA zahrnuje správa prostoru přidružení prostorů jiným záznamům, auditování prostorů, sledování využití prostorů a údržbu smluv na využití prostorů. Role správy prostoru Správce prostoru je odpovědný za sledování přidělování, přiřazení a využití prostorů v zařízení, které určují dohody o využívání prostor. Zatímco plánovač prostoru je odpovědný za monitorování nákladů a využití na strategické úrovni portfolií v rámci více zařízení. V závislosti na organizaci může tyto role zastávat stejná osoba nebo více osob. Přidružení prostoru Přidružení prostoru je typem vztahu mezi záznamem prostoru a přidruženým záznamem. Přidružení prostoru zahrnují přidělení prostoru a přiřazení prostoru. Audity prostoru Audit prostoru je snímek nebo zachycení podrobností prostoru v budově nebo struktuře pro vyhodnocení přesnosti, efektivity a využitelnosti prostor. Audity prostoru můžete provádět pravidelně a porovnávat přidělování prostor, využití prostor a náklady na prostory v čase. Využití prostoru Využití prostoru je efektivní použití prostoru. Využití prostoru můžete sledovat připojením záznamů o využití prostor a pravidelným prováděním auditů prostor. Dohody o užívání prostor Dohoda o užívání prostor je smlouva mezi dvěma stranami, například organizací pronajímatele a organizací nájemce, o použití a cenách prostor. V realitních nájmech a vlastních majetkových smlouvách můžete použít dohody o užívání prostor k definování vnitřních úmluv s organizacemi, které jsou do prostor přiřazeny. Přidružení prostoru Přidružení prostoru je typem vztahu mezi záznamem prostoru a přidruženým záznamem. Přidružení prostoru zahrnují přidělení prostoru a přiřazení prostoru. Přidělení prostoru je přidružení mezi záznamem prostoru a jedním nebo více záznamy organizací. Přidružení prostoru je přidružení záznamem osoby nebo aktiva a jedním nebo více záznamy prostoru. V aplikaci IBM TRIRIGA je přidružení propojením, které poskytuje konkrétní vztah mezi dvěma obchodními objekty. Obchodní objekty představují prostředky, například osoby, aktiva, lokality, organizace a zeměpisné oblasti. Když aplikace generuje záznamy z těchto přidružených obchodních objektů, odpovídající záznamy zdědí stejná přidružení. Obchodní objekty lokalit zahrnují mnoho typů, například budovy, podlaží a obchodní objekty prostor. Přidružení prostoru je typem vztahu mezi obchodním objektem prostoru a přidruženým obchodním objektem nebo záznamem. Přidružení prostoru zahrnují následující příklady: Copyright IBM Corp. 2011,

14 v v v Osoba nebo aktivum může být přidruženo pouze k jedné primární lokalitě nebo prostoru, ale může být přidruženo k více sekundárním lokalitám nebo prostorám. Organizace může mít několik různých přidružení do stejné lokality nebo prostoru jako primární organizace, účtovací organizace a využívající organizace. Lokalita nebo prostor může mít pouze jedno přidružení k zeměpisně oblasti. Následující obrázek ukazuje přidružení mezi různými obchodními objekty v produktu IBM TRIRIGA. Obrázek 3. Přidružení mezi různými obchodními objekty v produktu IBM TRIRIGA Přidělení prostor Přidělení prostoru je typem přidružení prostoru mezi záznamem prostoru a jedním nebo více záznamy organizací. Přidělení prostor můžete použít ke sledování poměrného rozdělení uspořádání organizací, které jsou za prostor či plochu finančně odpovědné. Aplikace IBM TRIRIGA podporuje přidělování prostor organizacím na úrovni místností a na úrovni podlaží. Jinými slovy můžete jednomu oddělení přidělit celé podlaží, nebo můžete přidělit specifické prostory podlaží více různým oddělením. Proces přidělení prostoru je jednoduchý proces přidružení nebo zrušení přidružení organizace z prostoru či plochy. Přidělení na úrovni prostoru Přidělení na úrovni prostoru je přidružení jedné či více organizacím na úrovni místností. Přidání nebo odebrání přidružení v aplikaci spouští archivaci všech momentálně aktivních záznamů přidělení a vygenerování nového záznamu přidělení na úrovni prostoru pro každou přidruženou organizaci. Tímto procesem aplikace v záznamu prostoru znovu přidělí 100 % prostoru rovnoměrně pro všechny přidružené organizace. Organizace skutečných nebo lidských prostředků, která obsazuje prostor, není někdy stejná, jako účtovací nebo finanční organizace, která je odpovědná za prostor. Přidělení obsazení prostoru dává společnostem flexibilitu v nastavení různých organizací pro obsazení a finanční odpovědnost za prostor. 10 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

15 Následující obrázek zobrazuje rozdíl mezi přidělením obsazení prostoru a přidělením účtování prostoru. Obrázek 4. Přidělení obsazení prostoru oproti přidělení účtování prostoru Přidělení na úrovni plochy Přidělení na úrovni plochy je přidružení jedné či více organizacím na úrovni podlaží. Přidání nebo odebrání přidružení v aplikaci spouští archivaci všech momentálně aktivních záznamů přidělení a vygenerování nového záznamu přidělení na úrovni plochy pro každou přidruženou organizaci. Tímto procesem aplikace v záznamu překryvu plochy znovu přidělí 100 % ploch rovnoměrně pro všechny přidružené organizace. Přiřazení prostoru Přiřazení prostoru je typem přidružení mezi záznamem osoby nebo aktiva a jedním nebo více záznamy prostoru. Osoba může být přidružena pouze k jedné primární lokalitě nebo prostoru, ale může být přidružena k více sekundárním lokalitám nebo prostorám. Kromě toho může více osob sdílet jeden prostor, a každá osoba může mít definován stejný prostor jako primární Kapitola 3. Správa prostor 11

16 nebo sekundární prostor. Přiřazení prostoru lze definovat ze záznamu osoby, ze záznamu prostoru nebo návrhového výkresu CAD pomocí produktu IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. Podobně i aktivum lze přidružit pouze k jedné primární lokalitě nebo prostoru a pouze jedné osobě. Přiřazení prostor lze definovat ze záznamu aktiva, ze záznamu prostoru nebo návrhového výkresu CAD pomocí produktu IBM TRIRIGA CAD Integrator/Publisher. Zatímco přiřazení osoby může být definováno pouze ze záznamu aktiva. Audity prostoru Audit prostoru je snímek nebo zachycení podrobností prostoru v budově nebo struktuře pro vyhodnocení přesnosti, efektivity a využitelnosti prostor. Audity prostoru můžete provádět pravidelně a porovnávat přidělování prostor, využití prostor a náklady na prostory v čase. Audity prostoru lze použít pro následující vyhodnocení: v Odhad přesnosti rozvržení budovy a plánů podlaží. v Vylepšení využití ploch daného prostoru za účelem snížení nákladů za pronájem. v Rozšíření využití přebytečného prostoru jako skladové plochy nebo parkovacího místa. v Organizace uspořádání nábytku a vybavení prostoru. v Sledování přidělování poměrně rozděleného prostoru a nákladů pro organizace v čase. Proces přidělení prostoru a proces auditu prostoru Proces přidělení prostoru je jednoduchý proces přidružení nebo zrušení přidružení organizace z prostoru. Přidání nebo odebrání přidružení v aplikaci spouští archivaci všech momentálně aktivních záznamů přidělení a vygenerování nového záznamu přidělení na úrovni prostoru pro každou přidruženou organizaci. Tímto procesem aplikace v záznamu prostoru znovu přidělí 100 % prostoru rovnoměrně pro všechny přidružené organizace. Po procesu přidělení prostor proces auditu prostor zachytí podrobnosti přiděleného prostoru a zaznamená podrobnosti auditu prostoru. Následující obrázek ukazuje, jak proces přidělení prostoru přechází do procesu auditu prostoru. 12 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

17 Obrázek 5. Proces přidělení prostoru a proces auditu prostoru Proces auditu prostoru Proces auditu prostoru se skládá z pěti kroků. Aplikace nepodporuje audity na úrovni ploch. 1. Přezkoumání před auditem: Když proces začíná, musíte ověřit, že všechny ovlivněné záznamy podlaží a prostor jsou ve stavu "Aktivní", nikoli ve stavu "Koncept" nebo "Probíhá revize". Před auditem můžete ověřit, zda jsou všechna přidělení prostor pro organizace správná, nebo s ověření počkejte na krok 4, nebo prove te obojí. 2. Výběr budovy a podlaží: Abyste mohli vybrat budovy a podlaží pro audit, musíte vytvořit hlavní záznam auditu prostoru. Tyto informace zahrnují období auditu prostoru, proces auditu prostoru, který se má použít, budovy, které mají být auditovány a podlaží, která mají být auditována v každé budově. Když máte informace připravené k odeslání, aktivujte záznam. 3. Zpracování auditu: Po aktivací hlavního záznamu auditu prostoru aplikace zpracovává informace. Zpracovávají se pouze "Aktivní" podlaží v "Aktivních" prostorech. Jakékoli záznamy ve stavu "Koncept" nebo "Probíhá revize" nebudou zpracovány. v Pokud jste vybrali přidělení aktivních prostor, proces auditu prostoru vyhodnocuje pouze přidělené prostory, vypočítá jen částky účtování a vygeneruje záznamy historie přidělení prostoru. Ve výsledku je tato metoda rychlejší. v Pokud jste nevybrali přidělení aktivních prostor, proces auditu prostoru vyhodnocuje všechny prostory, vypočítá částky účtování a poměrně rozdělenou plochu. Zpracování také vygeneruje záznamy auditu prostoru a záznamy historie přidělení prostoru. Ve výsledku tato metoda trvá déle. Kapitola 3. Správa prostor 13

18 4. Přezkoumání auditu: Jakmile proces auditu prostor skončí, můžete přezkoumat záznamy vygenerované z hlavního záznamu auditu prostoru. Můžete také ověřit, zda jsou všechna přidělení prostoru organizacím správná. 5. Zavření nebo odebrání auditu: Po skončení přezkoumání můžete uzavřít období auditu nebo odebrat hlavní záznam auditu prostoru. v v Pokud uzavřete období auditu, hlavní záznam auditu prostoru, záznam auditu prostoru a záznamy historie přidělení prostoru budou přesunuty do stavu "Historie", který je jen pro čtení. Pokud odeberete hlavní záznam auditu prostoru, hlavní záznam auditu prostoru, záznam auditu prostoru a záznamy historie přidělení prostoru budou odstraněny. Následující obrázek zobrazuje audit prostoru od přezkoumání před auditem, až po uzavření nebo odebrání záznamů auditu prostoru. Obrázek 6. Proces auditu prostoru Aktivní versus neaktivní přidělení prostoru Pokud jste v hlavním záznamu auditu prostoru vybrali aktivní přidělení prostoru, proces vyhodnotí pouze přidělené prostory. Pro každý záznam přidělení na úrovni prostoru, který je ve stavu "Aktivní", bude vytvořen záznam historie přidělení auditu prostoru. Nakonec, bude každý nový záznam historie přidělení auditu prostoru přidružený ke hlavnímu záznamu auditu prostoru, který proces auditu aktivoval. 14 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

19 Pokud jste v hlavním záznamu auditu prostoru nevybrali aktivní přidělení prostoru, proces auditu prostoru vyhodnotí všechny prostory. Pro každý prostor na podlaží bude vytvořen záznam auditu prostoru. Pro každý nový záznam auditu prostoru bude pro daný prostor načten seznam přidělení prostor. Dále pro každé přidělení prostoru bude vytvořen záznam historie přidělení auditu prostoru a přidružen k novému záznamu auditu prostoru. Nakonec budou všechny záznamy auditu prostoru vypsány v hlavním záznamu auditu prostoru, který proces auditu aktivoval. Následující obrázek zobrazuje rozdíl mezi aktivním a neaktivním přidělením prostoru. Obrázek 7. Aktivní versus neaktivní přidělení prostoru Přidružení prostor Prostor nebo plochu můžete přidělit jedné nebo více organizacím. Osobu nebo aktivum můžete také přiřadit do jednoho nebo více prostor. Přidělení prostor organizacím Přidělením na úrovni prostoru můžete sledovat poměrně rozdělené uspořádání organizací, které jsou za prostor finančně odpovědné. Postup 1. Otevřete záznam prostoru. Pokud je jeho stav aktivní, vyberte akci Revidovat. 2. Na kartě Přidělení, v sekci Přidělení účtování plateb, vyhledejte a vyberte jednu nebo více organizací, které jsou za prostor finančně odpovědné. 3. V sekci Přidělení obsazení, pokud se organizace liší od organizace pro účtování plateb, vyhledejte a vyberte jednu nebo více organizací, které obsazují prostor. 4. Uložte nebo aktivujte záznam. Aplikace vygeneruje nový záznam přidělení na úrovni prostoru pro každou přidruženou organizaci. Kapitola 3. Správa prostor 15

20 Přidělení ploch organizacím Pomocí přidělení na úrovni plochy můžete sledovat poměrné rozdělení uspořádání organizací, které jsou finančně odpovědné za plochu. Postup 1. Otevřete záznam podlaží. Pokud je jeho stav aktivní, vyberte akci Revidovat. 2. Na kartě Přidělení do sekce Překryvy plochy přidejte nebo otevřete záznam překryvu plochy. 3. V sekci odpovědné organizace vyhledejte a vyberte jednu nebo více organizací, které jsou za plochu finančně odpovědné. 4. Uložte nebo aktivujte záznam. Aplikace pro každou přidruženou organizaci vygeneruje nový záznam přidělení na úrovni plochy. Přiřazení osob do prostor ze záznamů osob Využitím přiřazení prostoru můžete sledovat lokality osob a obsazenost prostoru. Postup 1. Otevřete záznam osoby, například zaměstnance. Pokud je jeho stav aktivní, vyberte akci Revidovat. 2. Na kartě Lokality a aktiva v sekci primární lokalita vyhledejte a vyberte jeden určitý prostor. 3. V sekci Další přiřazené lokality vyhledejte a vyberte jeden nebo více sekundárních prostor. 4. Uložte nebo aktivujte záznam. Přiřazení aktiv do prostor Využitím přiřazení prostoru můžete sledovat lokality aktiv, například nábytku a vybavení. Plánování prostor Postup 1. Otevřete záznam aktiva, například nábytku. Pokud je jeho stav aktivní, vyberte akci Revidovat. 2. V sekci Podrobnosti vyberte primární lokalitu. 3. V sekci Stav aktiva vyberte akci Přiřadit. 4. Uve te podrobnosti, vyhledejte a vyberte jednu osobu, a vyberte akci Pokračovat. 5. Uložte nebo aktivujte záznam. Jakmile v produktu IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning definujete plánovací prostředí a plány portfolia, můžete plánovat prostory pomocí prostorových plánů. V prostorovém plánu můžete sestavit a porovnávat různé scénáře. Nástroje pro plánování prostoru najdete pod volbou Prostor > Plánování prostoru. 16 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

21 Kapitola 4. Správa přesunů Přehled správy přesunů Po nastavení prostor, funkčních rolí a dalších nastavení přesunů můžete své přesuny spravovat prostřednictvím požadavků na přesun, plánování přesunů a strategického plánování zařízení. Nástroje pro správu přesunů najdete pod volbou Prostor > Plánování přesunů a Prostor > Správa přesunů. V aplikaci IBM TRIRIGA správa přesunů zahrnuje správu požadavků na stěhovací službu, plánování přesunů a plánování strategických přesunů. Role správy přesunů Správce přesunů je odpovědný za přesuny osob, aktiv a vybavení v organizaci, čímž zajiš uje, že požadavky na přesun a projekty přesunů jsou řádně implementovány. Zatímco plánovač přesunu je zodpovědný za sestavování projektů přesunu, aby strategické prostorové plány nebo plány přesunu zařízení byly organizovány s minimálním přerušením a náklady. V závislosti na organizaci může tyto role zastávat stejná osoba nebo více osob. Požadavky na přesuny Podobně jako u typických požadavků na službu požadavek na přesun postupuje podle procesu správy služeb. Požadavek na přesun je odeslán klientem, přiřazen k úloze přesunu nebo projektu přesunu a je dokončen, jakmile je dokončen přesun. V tomto procesu není nezbytně zahrnuto plánování přesunu a hlavní roli ve správě požadavku na přesun hraje správce přesunu. Plánování přesunu Na rozdíl od procesu správy služeb, může proces plánování přesunu nově přiřadit požadavek na přesun jiné úloze přesunu nebo jinému projektu přesunu. V tomto procesu hraje hlavní roli plánovač přesunu, který vytváří položky z požadavků na přesun a sestavuje položky do projektů přesunu. Správce přesunu může také schvalovat projekty přesunu nebo označit projekt jako dokončený. Strategické plánování zařízení Proces strategického plánování začíná produktem IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning. V tomto procesu hraje hlavní roli plánovač prostoru, který připravuje plánovací prostředí, plány portfolia a prostorové plány. Pro každý prostorový plán může plánovač prostoru vytvořit a porovnávat různé prostorové scénáře. Plánovač prostoru může také přiřadit schválené scénáře specifickému plánovači přesunu. Podobně jako v procesu plánování přesunu může plánovač přesunu vytvořit položky přesunu ze specifického scénáře a sestavit položky do projektů přesunu. Následující obrázek zobrazuje iniciaci procesu správy přesunu a rozdíl mezi zpracováním plánování přesunu a zpracováním požadavku na přesun. Copyright IBM Corp. 2011,

22 Obrázek 8. Inicializace procesu správy přesunu Následující obrázek zobrazuje dokončení procesu správy přesunu. 18 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

23 Obrázek 9. Dokončení procesu správy přesunu Správa požadavků na přesun Řada organizací spravuje požadavky na přesun v rámci pravidelných projektů přesunů. Někdy musí být požadavek na přesun spravován individuálně. Jedním příkladem je požadavek na přesun, který je vyvolán defektem zjištěným v pracovním prostoru. Scénář: Správa nouzového požadavku na přesun Z důvodu poruchy napájení v kancelářském prostoru společnosti ABC se musí Patricia ihned přesunout do jiného kancelářského prostoru. Patricia vytvoří požadavek na přesun, který musí být schválen jejím vedoucím, než bude směrován na správce přesunu, který spravuje proces přesunu. Pozadí Většina přesunů sídla společnosti ABC je plánována v měsíčních plánech. Ale Millicent, správce přesunu společnost ABC, zpracovává nouzové požadavky na přesun individuálně z důvodu minimalizace přerušení způsobených stavem nouze. Kapitola 4. Správa přesunů 19

24 Ve společnost ABC mohou všichni zaměstnanci vytvořit samoobslužné požadavky na přesun. Pokud chtějí, aby jejich požadavku byla okamžitě věnována pozornost, musí uvést, že důvodem přesunu je stav nouze. Když zaměstnanci odešlou požadavky na přesun, budou požadavky automaticky směrovány ke schválení jejich vedoucím. Jakmile jsou požadavky schváleny, Millicent obdrží požadavky, které přezkoumá, přiřadí prostředky do nových lokalit a zajistí provádění prací na fyzickém přesunu. Krok 1: Vytvoření požadavku na přesun Patricia v aplikaci vytvoří požadavek na přesun. Informace o její organizaci a aktuální lokalitě se automaticky naplní do požadavku, a Patricia zkontroluje, zda jsou informace správné. Uvede individuální typ požadavku na přesun a vybere volbu nouzového přesunu. Patricia přidá informace o problému s napájením a než požadavek odešle, zahrne také informace o svém počítači, telefonu a nábytku. Krok 2: Schválení požadavku na přesun Jean, který je vedoucím Patricie, na svém domovském portálu obdrží akční položku ohledně schválení Patriciina požadavku na přesun. Otevře požadavek na přesun, aby před jeho schválením mohla přezkoumat podrobnosti. Po schválení je požadavek automaticky postoupen Millicentovi. Krok 3: Přiřazení osoby do nové lokality Když Millicent obdrží schválený požadavek na přesun, přezkoumá podrobnosti a rozhodne se o dalších akcích. Protože jde o nouzový přesun, a další plánovaný cyklus přesunů v Patriciině budově je příliš vzdálen, bude nezbytný individuální přesun. Protože se Patricia nepřesouvá do jiného oddělení, Millicent se rozhodne ji přesunout do volného prostoru, který je vedle její existující kanceláře. V aplikaci Millicent potvrdí, že funkční role Patricie má nárok na daný prostor. Ve formuláři Správce prostoru Millicent uvede Patriciinu budovu a podlaží, a uvede Patricii jako osobu, která se má přesunout. Millicent identifikuje v plánu podlaží vhodný volný prostor, a přiřadí Patricii do tohoto nového prostoru. Krok 4: Vytvoření pracovní úlohy přesunu Na formuláři Správce přesunu Millicent vybere šablonu úlohy nouzového přesunu, vybere položku přesunu Patricie a přidá položku do nové úlohy přesunu. Millicent přezkoumá podrobnosti a přidá informace o plánovaném času dokončení a počtu krabic, které se budou stěhovat. Úloha přesunu je směrována na tým hospodářské správy, který vede fyzické přesuny. Krok 5: Provedení práce přesunu Lee, který vede tým hospodářské správy, obdrží úlohu, kterou Millicent vytvořil jako odpově na Patriciin požadavek na nouzový přesun. Když se přesun začne provádět, v aplikaci Lee uvede, že práce byla zahájena, a po dokončení přesunu uvede, že práce byla zastavena. Do záznamu úlohy přesunu se zaznamená skutečný čas strávený přesunem. Když je přesun dokončen, Lee úlohu přesunu uzavře. Krok 6: Dokončení požadavku na přesun Když je práce na přesunu dokončena, Millicent se vrátí na formulář Návrhář přesunu a uzavře položku přesunu. Když je položka přesunu uzavřena, požadavek na přesun je také označen 20 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

25 jako dokončený. Patricia obdrží oznámení, že požadavek na přesun byl dokončen. Později Patricia obdrží průzkum vyhodnocení, aby mohla pro přesun uvést zpětnou vazbu. Vytváření požadavků na přesun Požadavek na přesun se může použít pro jednotlivé osoby, ale může také zahrnovat aktiva dané osoby, například počítač, telefon a nábytek. Požadavek na přesun musí zahrnovat informace o lokalitě, ze které je osoba přesouvána aoorganizaci, která je za lokalitu odpovědná. Když požadavek na přesun odešlete, zahájí se řada automatických a ručních aktivit, které spravuje správce přesunu. Informace o této úloze K vytvoření požadavku na přesun musíte mít odpovídající oprávnění. Oprávnění k vytváření samoobslužných požadavků závisí na tom, jak je produkt IBM TRIRIGA ve vaší společnosti implementován. Postup 1. Vyberte volbu Požadavky > Moje požadavky. 2. V sekci Centrála požadavků klepněte na volby Prostor > Požadavek na přesun. 3. Uve te, zda je požadavek pro vás nebo pro někoho jiného. 4. V sekci Podrobnosti přesunu zkontrolujte, že jsou požadované informace správné. 5. V sekci Požadavek na službu vyberte volbu Jednotlivý přesun. 6. Volitelné: Uve te nezbytné informace do ostatních sekcí. Můžete vyhledat a vybrat lokality nebo aktiva, která jsou přidružena k záznamu osoby. 7. Odešlete požadavek. Výsledky Po odeslání požadavku na přesun je požadavek směrován standardním schvalovacím procesem, který vaše společnost vyžaduje. Po schválení bude požadavek na přesun odeslán ke zpracování správci přesunu. Přiřazení osob do prostor Poté, co obdržíte požadavek na přesun, můžete přidružit osobu a jakákoli související aktiva do nové lokality. Přiřazení zajistí, že informace o obsazení ovlivněné lokality budou aktuální. Postup 1. Vyberte volby Prostor > Správa prostoru > Správce prostoru. 2. Jako akci vyberte Přiřadit osobu. 3. V sekci Lokalita prostoru uve te budovu a podlaží, na které je osoba přesouvána. 4. Vyberte osobu, kterou chcete přiřadit do nového prostoru. 5. V grafice plánu podlaží pro osobu vyhledejte vhodný prostor. 6. Vyberte nový prostor a klepněte na volbu Přiřadit osobu. Vytváření pracovních úloh přesunu Pracovní úloha přesunu je přidružena k záznamu položky přesunu, který obsahuje podrobnosti o přesunu. V závislosti na použité šabloně úlohy, zahrnuje pracovní úloha přesunu další informace, například datum plánovaného zahájení a odhadované náklady. Po vytvoření pracovní úlohy přesunu může člen stěhovacího týmu přijmout úlohu a zahájit práci na přesunu. Kapitola 4. Správa přesunů 21

26 Postup 1. Vyberte volby Prostor > Plánování přesunů. 2. Na kartě Návrhář přesunu označte zaškrtávací políčko Zobrazit všechny položky. 3. V sekci Všechny položky přesunu klepněte na volbu Přidat k projektu/úloze. 4. Jako volbu pro přiřazení vyberte Přidat do nové úlohy. 5. Vyberte šablonu pracovní úlohy, kterou chcete použít. 6. Uve te název pracovní úlohy přesunu. Po přiřazení můžete název použít pro filtrování pracovní úlohy. 7. Vyberte položky přesunu, které chcete přiřadit k úloze, a klepněte na tlačítko Přiřadit. 8. Volitelné: Na stránce Úlohy > Spravovat úlohy > Pracovní úlohy otevřete pracovní úlohu přesunu, kde zkontrolujte informace nebo přidejte jakékoli nezbytné podrobnosti. Výsledky Jakmile vytvoříte pracovní úlohu přesunu, může stěhovací tým přijmout úlohu, zaznamenat časy zahájení a ukončení práce a označit úlohu jako dokončenou. Zavírání položek přesunu Když člen týmu přesunu dokončí práci na pracovní úloze, zavřete položku přesunu. Uzavřením nadřízené položky přesunu, například funkce osoby nebo místnosti také uzavře přidružené podřízené položky, například aktivum nebo vybavení. Postup 1. Vyberte volby Prostor > Plánování přesunů. 2. Na kartě Návrhář přesunu označte zaškrtávací políčko Zobrazit všechny položky. 3. V sekci Všechny položky přesunu klepněte na volbu Zavřít. 4. Vyberte položky přesunu, které chcete uzavřít a klepněte na tlačítko Zavřít. 5. Až budete hotovi, klepněte na tlačítko Hotovo. Výsledky Když uzavřete položku přesunu, stav přidruženého požadavku na přesun se změní na Dokončeno a žadateli je zasláno oznámení. Jak pokračovat dále Po dokončení úlohy přesunu se používají průzkumy ke zjištění míry spokojenosti se stěhovací službou. Výsledky průzkumu lze použít ke zlepšení postupů přesunů nebo kvality stěhovací služby. Plánování naplánovaných přesunů Řada organizací spravuje požadavky na přesun v rámci pravidelných projektů přesunů. Jedním příkladem je projekt přesunů, který sestavuje několik požadavků na přesun během posledního měsíce. Scénář: Plánování naplánovaného přesunu Většina přesunů sídla společnosti ABC je plánována v měsíčních plánech. Kromě nouzových požadavků na přesun jsou všechny ostatní požadavky na přesuny jednotlivců a skupin v měsíčních cyklech přezkoumány plánovačem přesunu. Jakmile plánovač přesunu sestaví projekt přesunu, správce přesunu projekt schválí, aby tým hospodářské správy mohl zahájit práce na přesunu. 22 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

27 Pozadí Plánovač přesunu Pavlína ve společnosti ABC spravuje naplánované požadavky na přesun po skupinách. Každý měsíc Pavlína vytvoří projekt přesunu, do projektu přidá položky přesunu, přidá pracovní úlohy a naplánuje projekt. Pavlína spolupracuje s Millicentem, správcem přesunu společnost ABC, a týmem technické správy na vedení prací fyzického přesunu. Krok 1: Vytvoření projektu přesunu V aplikaci Pavlína vytvoří projekt přesunu. Kvůli úspoře času pro projekt přesunu použije předdefinovanou šablonu projektu přesunu. Pro projekt přesunu budou automaticky použity informace o rozsahu, časovém plánu a rozpočtu, jejichž správnost Pavlína zkontroluje, nebo upřesní podrobnosti. Pavlína zkontroluje, zda jsou role kontaktů ze šablony projektu přesunu stále přesné. Přidá další roli kontaktu pro nového člena týmu technické správy. Potvrdí, že je přesně jedna role kontaktu správce, v tomto případě Millicent. Pavlína také potvrdí, že je stále nastavena jako plánovač přesunu, takže může přistupovat a aktualizovat projekt přesunu. Krok 2: Přiřazení prostředků do nových lokalit Tento měsíc Pavlína vyhledá několik jednotlivých a skupinových požadavků na přesun, které zahrnují 10 zaměstnanců a jim přidružená aktiva a vybavení. V aplikaci potvrdí, že je pro každého zaměstnance k dispozici prostor, a že funkční role každého zaměstnance má na tento prostor nárok. Na formuláři Správce prostoru Pavlína pokračuje v přiřazení 10 zaměstnanců a jejich aktiv do nových prostor. Pro každého zaměstnance uvede budovu a podlaží, vybere zaměstnance, a přiřadí zaměstnance do nového prostoru. Podobně pro každé aktivum uvede budovu a podlaží, vybere aktivum a přiřadí aktivum do nového prostoru. Krok 3: Přiřazení položek přesunu a pracovních úloh do projektu Z formuláře Návrhář přesunu Pavlína vytvoří položky přesunu pro 10 zaměstnanců a jejich aktiva a přidá položky do projektu přesunu. Z formuláře Plánovač projektu přesunu Pavlína otevře projekt přesunu. Vyhledá pracovní úlohy přesunu, které byly pro tento projekt použity ze šablony projektu přesunu. Tyto pracovní úlohy zahrnují vyčištění uvolněných prostor a přesun destiček se jmény. Pavlína se rozhodne přidat pracovní úlohu pro instalaci nové telefonní sady do přiřazených prostor, a přidá úlohu pro projektu přesunu. Pro jeden ze skupinových požadavků si Pavlína pamatuje, že do skupiny patří pět zaměstnanců, takže naplánuje jejich přesun současně. Přidá samostatnou pracovní úlohu, která seskupí pět zaměstnanců a jejich aktiva, a přiřadí odpovídající položky přesunu do této samostatné pracovní úlohy. Pak přidá tuto úlohu do projektu přesunu. Pavlína přezkoumá podrobnosti a přidá informace o plánovaném času dokončení a počtu krabic, které se budou stěhovat. Krok 4: Naplánování projektu přesunu Z formuláře Plánovač projektu přesunu Pavlína načte projekt přesunu do Ganttova plánovače, aby viděla grafickou reprezentaci časového plánu přesunu. Vybere projekt přesunu, aby se také mohla podívat na pracovní úlohy v jejich vlastním Ganttově plánovači. Ačkoli pracovní Kapitola 4. Správa přesunů 23

28 úloha pro vyčištění uvolněného prostoru byla přidána ze šablony projektu přesunu, Pavlína nastaví plánovaná data na aktuální měsíc. Podobně upraví plánovaná data pro přesun destiček se jmény. Pro samostatnou pracovní úlohu, která seskupuje pět zaměstnanců, Pavlína přidá závislost úlohy, aby tento přesun byl v plánu proveden jako první. Pavlína znovu otevře projekt přesunu, aby zkontrolovala ostatní podrobnosti plánování a požadavky. Když je Pavlína připravena, odešle projekt přesunu, který je automaticky směrován ke schválení na Millicenta, jakožto správce přesunu. Když Millicent schválí projekt přesunu, budou projekt i jemu přidružené úlohy odeslány týmu hospodářské správy, který vede fyzické přesuny. Krok 5: Provedení práce přesunu Lee, který vede tým hospodářské správy, obdrží projekt přesunu, který Pavlína vytvořila v měsíčním cyklu přesunů. Když se přesun začne provádět, v aplikaci Lee uvede, že práce byla zahájena, a po dokončení přesunu uvede, že práce byla zastavena. Do záznamů úloh přesunu se zaznamená skutečný čas strávený přesunem. Když je přesun dokončen, Lee úlohy přesunu uzavře. Krok 6: Sledování výkonu projektu Zatímco tým hospodářské správy vede přesun, Pavlína a Millicent na svých domovských portálech sledují projekt přesunu z pohledu metrik výkonu. Metriky výkonu zahrnují cenu na přesun zaměstnance, a míru přesunu zaměstnanců, což je počet přesunutých zaměstnanců oproti celkovému počtu zaměstnanců. Krok 7: Dokončení projektu přesunu Když je práce přesunu dokončena, Pavlína se vrátí do formuláře Plánovač projektu přesunu, otevře projekt přesunu a označí jej jako dokončený. Když je projekt přesunu dokončen, přidružené položky přesunu jsou automaticky uzavřeny a přidružené požadavky na přesun jsou automaticky dokončeny. Pro každý požadavek na přesun, který je zahrnut do projektu přesunu, žadatel obdrží oznámení, že byl požadavek na přesun dokončen. Později každý žadatel obdrží průzkum vyhodnocení, aby k přesunu mohl poskytnout zpětnou vazbu. Vytváření projektů přesunu Projekt přesunu je přidružený k jednomu nebo více záznamům položek přesunu, které obsahují podrobnosti o přesunu. V závislosti na použité šabloně projektu zahrnuje projekt přesunu další informace, například datum plánovaného zahájení a odhadované náklady. Po vytvoření projektu přesunu můžete projekt naplánovat. Postup 1. Vyberte volby Prostor > Správa přesunů. 2. Na kartě Plánovač projektu přesunu v sekci Projekty přesunu klepněte na tlačítko Přidat. 3. V novém projektu přesunu výběrem voleb Další > Použít šablonu použijte předdefinovanou šablonu projektu přesunu. 4. Zadejte název, plán služeb, pracovní třídu a další podrobnosti o projektu přesunu. 5. Na kartě Kontakty přidejte nezbytné role kontaktů nebo do rolí kontaktů přiřa te osoby. Projekt přesunu musí mít právě jednu roli kontaktu Správce. Chcete-li zobrazit vlastní přiřazené projekty přesunů, musíte být přiřazeni k roli kontaktu, například jako Správce nebo Plánovač přesunu. 24 Copyright IBM Corp. 2011, 2014

29 6. Na kartě Rozsah přidejte nebo vyhledejte a vyberte položky přesunu, které chcete přiřadit k projektu. 7. Na kartě Časový plán přidejte nebo vyhledejte a vyberte pracovní úlohy, které chcete přidat do projektu. 8. Vytvořte koncept. Výsledky Po vytvoření projektu přesunu můžete specifikovat nebo upravit časový plán projektu. Plánování projektů přesunu Po vytvoření projektu přesunu můžete projekt načíst do Ganttova plánovače. Můžete také načíst úlohy přesunu tohoto projektu do vlastního Ganttova plánovače. Jakmile naplánujete a aktivujete projekt přesunu a jemu přidružené úlohy přesunu, může stěhovací tým přijmout projekt a zahájit práce na přesunu. Postup 1. Vyberte volby Prostor > Správa přesunů. 2. Na kartě Plánovač projektu přesunu v sekci Projekty přesunu označte zaškrtávací políčka pro jeden či více projektů a klepněte na tlačítko Načíst plán. 3. V sekci Časový plán projektů přesunu vyberte projekt přesunu. Přidružené úlohy přesunu pro vybraný projekt přesunu se zobrazí v sekci Úlohy projektu přesunu. 4. Do sekce Úlohy projektu přesunu přidejte všechny nezbytné pracovní úlohy. a. Vyberte volbu Pracovní úloha. b. Přetažením vytvořte úlohu přesunu, která je znázorněna barevným políčkem. Uložte sekci. c. Chcete-li upravit trvání úlohy přesunu, klepněte pravým tlačítkem myši na prázdnou oblast a vyberte volbu Vybrat režim. Přetažením jednoho konce barevného rámečku zkrátíte nebo prodloužíte trvání. Uložte sekci. d. Chcete-li upravit záznam úlohy přesunu, poklepejte na barevný rámeček. Nastavte typ úlohy na Přesun a uve te ostatní podrobnosti úlohy. Uložte záznam. e. Chcete-li přidat závislost úlohy, klepněte pravým tlačítkem myši na prázdnou oblast a vyberte volbu Vytvořit režim. Přetáhněte barevnou čáru ze začátku nebo konce jedné úlohy na začátek nebo konec jiné úlohy. Uložte sekci. 5. Volitelné: V sekci Projekty přesunů otevřete projekt přesunu. a. Na kartě Časový plán zadejte nebo upravte podrobnosti plánování. b. Přidejte nebo vyhledejte a vyberte pracovní úlohy přesunu, které chcete přidat do projektu. 6. Až budete hotovi, aktivujte projekt přesunu. Výsledky Jakmile naplánujete a aktivujete projekt přesunu, může stěhovací tým přijmout úlohy přesunu, zaznamenat časy zahájení a ukončení práce a označit úlohy jako dokončené. Plánování strategických přesunů Řada organizací spravuje požadavky na přesun v rámci pravidelných projektů přesunů. Někdy je však zahájen projekt přesunu, ne na úrovni zařízení, ale na strategické úrovni portfolia. Jedním příkladem je projekt přesunu, který je výsledkem schváleného scénáře prostorového plánu v produktu IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning. Kapitola 4. Správa přesunů 25

30 Scénář: Plánování přesunu oddělení Většina přesunů sídla společnosti ABC je důsledkem požadavků na přesun na úrovni zařízení. Avšak další měsíc, naplánuje výkonný tým přesun oddělení call centra z jednoho zařízení do jiného. Strategický plánovač prostoru přiřadí schválený prostorový scénář specifickému plánovači přesunu. Pak plánovač přesunu z prostorového scénáře vytvoří položky přesunu a sestaví položky do projektu přesunu. Pozadí Steven je strategický plánovač prostor společnosti ABC. Před šesti měsíci dostal za úkol vyhodnocení různých prostorových scénářů, které řeší potřebu prostor pro rostoucí oddělení call centra. Použitím existujícího plánovacího prostředí, plánů portfolia a prostorových plánů v aplikaci IBM TRIRIGA Strategic Facility Planning Steven vytvoří nový prostorový plán. V prostorovém plánu vytvoří a porovná různé prostorové scénáře. Po několika měsících vyhodnocování ze strany týmů vedení a technické správy je prostorový scénář schválen. Steven přiřadí schválený scénář Pavlíně, která je plánovačem přesunu společnost ABC. Pavlína spolupracuje s Millicentem, správcem přesunu společnost ABC, a týmem technické správy na vedení prací fyzického přesunu. Kroky Vyžádání změn návrhu Poté, co Steven přiřadí schválený scénář Pavlíně, Pavlína vytvoří projekt přesunu. Kroky, které provede pří plánování přesunu oddělení jsou podobné, jako kroky pro plánování naplánovaného přesunu. Pavlína provede následující kroky: v Krok 1: Vytvoření projektu přesunu v Krok 2: Přiřazení prostředků do nových lokalit v Krok 3: Přiřazení položek přesunu a pracovních úloh do projektu v Krok 4: Naplánování projektu přesunu v Krok 5: Provedení práce přesunu v Krok 6: Sledování výkonu projektu v Krok 7: Dokončení projektu přesunu Během procesů plánování prostoru nebo plánování přesunu může dojít ke změnám návrhu prostoru, sady prostor nebo plánu podlaží. Jako plánovač přesunu můžete odeslat žádost na úpravu výkresu CAD. Návrhář interiéru nebo návrhář CAD obdrží požadavek, aktualizace návrh a publikuje výkres aktualizovaného plánování. Postup 1. Vyberte volby Prostor > Plánování přesunů. 2. Na kartě Návrhář přesunu vyberte kartu Požadavky na změnu návrhu a klepněte na tlačítko Přidat. 3. V novém požadavku uve te podrobnosti změny návrhu. 4. V sekci kontaktů přidejte nezbytné role kontaktů nebo přiřa te osoby k rolím kontaktů. Požadavek na změnu návrhu musí mít právě jednu roli kontaktu Návrhář interiéru. 5. Vytvořte koncept. 6. Až budete hotovi, odešlete požadavek. 26 Copyright IBM Corp. 2011, 2014