Procesní řízení a implementace (informačních) systémů

Transkript

1 Procesní řízení a implementace (informačních) systémů

2 Obsah: Představení se (vzájemné!) Možné způsoby zavádění procesního řízení Správný postup Motivace k využití externích konzultantů Procesy a Software Projekt Charakteristika Hodnocení a řízení rizik projektu Metodiky řízení projektu Co se může pokazit, pokazí se...

3 Jan Šebek Programátor/analytik/vedoucí programátor Mainframe, PC, lokální sítě Konzultant (PwC, Deloitte) Převážně IT, ERP, CRM Manažer Microsoft Services Consulting Premier Support EMEA Manažer Microsoft Mobility Support Services Windows Mobile Windows Phone Vedoucí úseku Process Innovation/Senior Project Manager Doosan Škoda Power Oracle EBS, PLM, Document management systém

4 A teď vy... Kam dále ve studiu? Co byste chtěli dělat po škole? V jaké firmě? Kam byste se chtěli posunout za 5, 10 let...

5 Obsah: Představení se (vzájemné!) Možné způsoby zavádění procesního řízení Správný postup Motivace k využití externích konzultantů Procesy a Software Projekt Charakteristika Hodnocení a řízení rizik projektu Metodiky řízení projektu Co se může pokazit, pokazí se...

6 Proč procesy nefungují Chybějící kroky/činnosti Nedostatečná formalizace Lpění na tradici/rutinérství Lidé Nedostatečná kontrola Nedostatečná motivace lidí Nedostatečné školení Odlišná mentalita Nesdílené informace Obtížně dostupné Omezený přístup k informacím Přílišná víra ve všemohoucnost IT

7 Optimalizace podnikových procesů Využití nástrojů pro mapování procesů (Aris, Visio) Mapování stávajícího stavu Analýza slabin a příležitostí ke zlepšení Vzorové procesní modely Metodiky optimalizace procesů Měření výkonnosti Návrh nových procesů

8 Procesy a software Procesy napřed a pak SW (typicky zakázkový) Optimální procesy Konkurenční výhoda Cena Údržba Využití procesů zabudovaných v SW (typicky balík ERP) Gap analýza i oproti standardní funkčnosti SW Většinou dost dobré Ověřené, vyzkoušené Míra flexibility SW a cena úprav při implementaci a následných úprav

9 Možné způsoby zavádění procesního řízení Přístup Vlastními silami Znalosti Profesionální slepota (ješitnost) Kapacita Externí firmou Pochopení klienta Náklady Znalosti

10 Motivace k využití externích konzultantů Neumím (je to zcela mimo moji kompetenci) Chci se něco nového naučit Umím, ale nemám na to kapacitu Potřebuji tlumočníka aneb nerozumím/nevěřím vlastním lidem Chci se zaštítit autoritou Chci, aby za mne udělali špinavou práci

11 Konzultační firmy ( Big Four a SW firmy) K čemu jsou dobré: Vysoká specializace Špičkové znalosti Prodej služeb a know-how Odlišný pohled a přístup Metodika Na co je třeba si dát pozor: Reálné potřeby zákazníka vs. projekt Dostatečně přesná specifikace dodávky a ceny Kvalita prodejců a realizátorů Schopnost kontrolovat kvalitu jejich práce

12 Obsah: Představení se (vzájemné!) Možné způsoby zavádění procesního řízení Správný postup Motivace k využití externích konzultantů Procesy a Software Projekt Charakteristika Hodnocení a řízení rizik projektu Metodiky řízení projektu Co se může pokazit, pokazí se...

13 Charakteristika projektu Projekt Vytváří unikátní produkt či službu Má začátek a konec Dočasný Provoz Trvalý Opakující se produkt nebo služba

14 Trojí omezení

15 Hodnocení a řízení rizik projektu (Kdy jít a kdy nejít do projektu) Hodnocení rizik ve stadiu: Příležitost Nabídka Kontrakt Během projektu

16 Hodnocení a řízení rizik projektu Dodavatel Oblasti hodnocení I: Vztah se zákazníkem Znalost zákazníka, jeho kompetence Stávající systémy a potřebnost projektu Podpora projektu sponzor projektu Business impact /viditelnost Konkurence Finanční stabilita Cenové očekávání - možnosti Komplikovanost technického řešení (hlavně u nasazení SW na zakázku) Použité technologie Data a interface Výkonnost Bezpečnost

17 Hodnocení a řízení rizik projektu Dodavatel Oblasti hodnocení II: Projektový tým Koho mohu na projekt dostat Subdodavatelé Pracovníci zadavatele v projektovém týmu Smlouva a Cena Jasná předávací kriteria (definovaná očekávání) Závazky zadavatele Smluvní penále za nedodání Změnové řízení v kontraktu ( vícepráce ) Pokrývá projektový plán dostatečně všechny činnosti? Time and materials nebo pevná cena Velikost rezervy v ocenění projektu

18 Hodnocení a řízení rizik projektu Odběratel Oblasti hodnocení I: Business case Stávající systémy a potřebnost projektu Očekávaná cena/přínosy Podpora projektu sponzor projektu Business impact /viditelnost Konkurenční výhoda Komplikovanost technického řešení (hlavně u nasazení SW na zakázku) Použité technologie Data a interface Výkonnost Bezpečnost

19 Hodnocení a řízení rizik projektu Dodavatel Oblasti hodnocení II: Projektový tým Interní zdroje na projekt - Koho mohu na projekt dostat Externí zdroje Zájem včech potřebných útvarů spolupracovat Externí dodavatel/systémový integrátor Dřívější projekty u nás Reference z našeho oboru Reference na konzultanty Jasná předávací kriteria (definovaná očekávání) Smlouva Flexibilita Odstoupení Non preformance Změnové řízení v kontraktu ( vícepráce ) Pokrývá projektový plán dostatečně všechny činnosti? Time and materials nebo pevná cena

20 Řízení IT projektů vs. Řízení tradičních projektů IT projekty Výsledek je (většinou nehmotný) Vývojáři jsou často implementátory IT oddělení mají často několik paralních a propojených projektů Vysoké procento neúspěchů a vysoké náklady 70% IT projektů se nepovede Celosvětově zmařeny stovky miliard dolarů ročně Špatně definovaná měřítka výkonnosti Projekty řízeny IT Špatná komunikace mezi IT businessem Nesdisciplinované řízení projektů

21 Náklady projektu v čase/cena neodhalené chyby

22 Obecná metodika řízení projektu Obecná metodika k řízení (jakéhokoli)projektu Definuje správné postupy řízení: Business case Scope Sponsor Projektový plán Rozpočet Komunikační plán Řízení změn Řízení rizik Řízení nákupů Sledování postupu projektu proti plánu Měření/řízení výkonnosti Korekce chybějících zdrojů, doplňování projektového týmu,... Řízení očekávání Vyhodnocení, zda bylo dosaženo cíle ale nepředpisuje obsah (neříká, co se v kterém kroku má udělat, jak má vypadat projektový plán, jaké jsou potřebné aktivity, milníky,...) Typické komponenty:

23 Obecná metodika řízení projektu Typické komponenty:

24 Metodika řízení dodávky (delivery) Typicky IT projekty od vývoje na zakázku až po nasazení ERP Definuje doporučené kroky/fáze v projektu, jejich obsah a přepokládané výstupy Často zahrnuje i obecné postupy řízení projektu (organizace, komunikační plán) U ERP řešení bývají i vzory výstupů a odhady pracnosti podle typu a velikosti firmy Typické kroky definovány včetně vzájemných vazeb a návazností: Analýza požadavků Návrh řešení Rozpad na moduly Programátorská specifikace/specifikace nastavení Kódování/nastavení Integrace Příprava interface a migrace dat Školení Příprava testů Testování v různých fázích Migrace dat Spuštění Akceptace Příklady: Oracle OUM PwC Summit

25 Malá analogie... Živý provoz Přechod na nový systém Akceptační testování INT2, Migrace dat, školení INT1 EP CRP2 Návrh nových procesů a CRP1 Page 25

26 Obsah: Představení se (vzájemné!) Možné způsoby zavádění procesního řízení Správný postup Motivace k využití externích konzultantů Procesy a Software Projekt Charakteristika Hodnocení a řízení rizik projektu Metodiky řízení projektu Co se může pokazit, pokazí se...

27 Co se může pokazit, pokazí se... Sponzor projektu nezapojen Nejasný business case (cíle a přínosy) Příliš ambiciózní plány Nejasné výchozí podmínky Nejasné odpovědnosti Projektový tým: Motivace Schopnosti Spolupráce (Externí a interní lidé) Časté změny v týmu Časté změny projektového manažera Mizerný projektový manažer Špatný projektový plán Špatný komunikační plán Příliš složitá řešení Špatné řízení změn - Neuhlídání rozsahu (Scope Creep) Špatné řízení verzí Špatné řízení rizik Školení Testování (funkčnost ale i zátěž) Rozpočet Nepoužíváme metodiku (protože jí nerozumíme) Používáme metodiku jako dogma (protože jí nerozumíme) Změny technologií

28 Kdyby se věci děly dobře, nebyli by potřeba projektoví manažeři Rozhodovací schopnost Poctivost a integrita Schopnost motivovat Porozumění/znalost řešené problematiky Rozumět používaným a nasazovaným technologiím Delegace Rozlišení Bold goals vs. Quick wins KISS Komunikační schopnosti: V týmu zajistit komunikaci v týmu/zabránit meeting paranoia K managementu a sponzorovi projektu (Sebe)kritičnost - verifikovat výstupy každé etapy nepodlehnout sebeuspokojení Konstruktivní podpora Zkušenosti s řízením Bdělost, ostražitost a rychlost při řešení nestandardních situací Pružnost a přizpůsobivost Energičnost a nezdolnost schopnost používat mozek zdravý selský rozum

29 Co byste dělali, kdyby... Vám sebrali tým Neotestovali byste 10% funkčnosti Onemocněl klíčový člen týmu Dostali jste se do skluzu v plnění Dva klíčoví členové týmu jsou v neustálém konfliktu Důležitý člen týmu neumí česky (anglicky,...)

30 Motto: Nevíš-li co dělat, nedělej to ve velkém!

31 Dotazy Komentáře

32 Děkuji za pozornost

33 If anything can go wrong

34 If anything can go wrong

35 If anything can go wrong

36 If anything can go wrong

37 If anything can go wrong

38 If anything can go wrong

39 If anything can go wrong

40 If anything can go wrong

41 If anything can go wrong

42 If anything can go wrong

43 If anything can go wrong

44 If anything can go wrong