Zpráva o auditu QforScan Aperta, s.r.o.

Transkript

1 Zpráva o auditu QforScan Aperta, s.r.o. Datum auditu: Auditor: Přítomni během auditu (jméno a funkce): Mgr. Dagmar Hartmannová Mgr. Věra Růžičková, account manager Prezentace firmy Obchodní jméno firmy: Oficiální jméno firmy: Rok zahájení aktivit, které jsou předmětem auditu: Současný právní statut: Aperta, s.r.o. Aperta, s.r.o společnost s ručením omezeným Rok vzniku současného právního statutu: 2001 Kontaktní adresa: Lužická 1157/30, Liberec 1 Telefon: Fax: Webové stránky: aperta@aperta.cz IČO: Jméno ředitele, přesný název funkce: Kontaktní osoba, funkce: Firma je členem: Mgr. Oldřich Kvasnička, jednatel Mgr. Michal Knězů Mrvka, jednatel Mgr. Věra Růžičková, account manager ČSRLZ, výběrová sekce Cametin České asociace vzdělávacích institucí veřejné správy Firma je dodavatelem: Firma spolupracuje: KNO Česko, KNO Slovensko (vzdělávací společnost) Timan, s.r.o. Slovensko, JK Stamina (jazyková škola), Centrum vzdělanosti Libereckého kraje Sídlo: Adresa: Křižíkova 527/31, Liberec 7 PSČ: Země: ČR aperta@aperta.cz Provozovna: Adresa: Lužická 1157/30, Liberec 1 Strana č. 1

2 PSČ: Země: ČR Telefon: Fax: Typy služeb a jejich obory Typy služeb Otevřené kurzy Uzavřené kurzy Coaching E-learning & multimedia značka (x,v,*) x Poradenství Zkoušky/testy Audity/průzkumy trhu Řízení projektu /outsourcing Kombinované aktivity Obor značka (x,v,*) Bezpečnost a živ. prostř. Informatika Obor Prodej Kultura a zájm. vzděl. Věda a technika Logistika a jakost Ekonomie a administrativa Komunikace Jazyky Management a lid. zdroje značka (x,v,*) v x x Poznámka: x: typy služeb/oborů, jejichž rozsah představuje více než 50 dní za rok v: typy služeb/oborů, jejichž rozsah představuje od 10 do 50 dní za rok *: typy služeb/oborů, jejichž rozsah představuje méně než 10 dní za rok Strana č. 2

3 Objem a témata aktivit, které jsou předmětem auditu Témata Objemy uskutečněné za poslední rok podle témat a typu služby vyjádřené v počtech dní Řešení konfliktů 19 Vedení lidí 76 Jednání se zákazníky 24 Komunikační dovednosti 78 Prezentační dovednosti, vedení porad 24 Řízení změn, procesní řízení 7 Time management 38 Správní řád 6 Týmová práce 18 Balanced Scorecard 35 Manažerské dovednosti 42 Hodnocení zaměstnanců (vedení rozhovorů) 15 Jazyk, v němž jsou aktivity realizovány Jazyk Procentuální podíl Angličtina Španělština Francouzština Holandština Italština Čeština 100 Slovenština Portugalština Němčina Jiné: Vyjádřeno podle: počtu dní/hodin počtu zákazníků obratu jinak: Zákazníci Počet zákazníků Typy zákazníků Procentuální Vyjádřeno podle: Strana č. 3

4 podíl Přímí koneční zákazníci 100 Zákazníci, pro které pracujete jako subdodavatelé počtu dní počtu zákazníků obratu jinak: Profil zapojených Procentuální osob podíl Top management 2,8 Ředitelé/vedoucí firem 0,9 PME Střední management 68,4 Zaměstnanci 24,9 Dělníci 3,0 Ředitelé/vedoucí firem TPE Ostatní: Sektory Procentuální podíl Obchod a distribuce 1,9 Průmysl 44,9 Doprava Stavebnictví a výstavba Finance Veřejná správa 29,3 Služby 23,0 Ostatní: drobní podnik. 0,9 Velikost firem/jednotek (29b) Procentuální podíl < 250 zaměstnanců 10,3 > 251 zaměstnanců 89,7 Vyjádřeno podle: počtu dní počtu zákazníků obratu jinak: Vyjádřeno podle: počtu dní počtu zákazníků obratu jinak: Vyjádřeno podle: počtu dní/hodin počtu zákazníků obratu jinak: Reference: Cadence Innovation, k.s. Liberec (Nymburk, Libáň) výrobní společnosti v automobilovém průmyslu Denso Manufacturing Czech, s.r.o. Liberec - výrobní společnosti v automobilovém průmyslu Dura Automotive Body & Glass Systéme Components a.s. Stupava, Slovenská republika výrobní společnost v automobilovém průmyslu Krajský úřad Královéhradeckého kraje Magistrát města Hradec Králové Nemocnice s poliklinikou Česká Lípa Preciosa, a.s. Jablonec nad Nisou výrobce bižuterie Telefónica O2 Czech Republic, a.s.- provozovatel telekomunikačních služeb v ČR Strana č. 4

5 TI Automotive AC, s.r.o. Jablonec nad Nisou výrobní společnost v automobilovém průmyslu UPC Česká republika, a.s. největší poskytovatel kabelové televize v ČR Lidské zdroje Profil pracovníků Plný Vlastní personál 3 Poloviční Čtvrtinový Příležitostná spolupráce (< 5 dní/měs.) Nárazová spolupráce (< 3 dny) Konzultant/lektor Externisté 1 2 Profil pracovníků Vedení, komerční pracovníci, pracovníci pro podpůrné činnosti Plný Vlastní personál 2 Externisté Poloviční Čtvrtinový 1 Příležitostná spolupráce (< 5 dní/měs.) Nárazová spolupráce (< 3 dny) Poznámka: Uvedené číselné údaje = celkový počet pracovníků v přepočtu na plný. Původ, historie a struktura firmy 2001 Aperta, s.r.o., založena 2 společníky 2002 se stává členem České společnosti pro rozvoj lidských zdrojů udělení pověření MŠMT ČR k vydávaní dokladů o kvalifikaci po ukončení rekvalifikace podle vyhlášky č. 21/1991 Sb. rozšíření lektorského týmu o nového zaměstnance 2003 Akreditace MV ČR pro vzdělávání ve veřejné správě číslo: AK I./I-60/2003 rozšíření počtu zaměstnanců 2004 změna v lektorském týmu získání certifikátu Q FOR nové akreditace kurzů u MV ČR 2005 nové akreditace kurzů u MV ČR (celkem již 25 akreditací) reakreditace kurzů u MŠMT ČR (celkem 11 kurzů) zahájení 1. projektu spolufinancovaného z ESF a státního rozpočtu ČR člen České asociace vzdělávacích institucí veřejné správy 2006 reakreditace vzdělávací instituce u MV ČR stěhování do nových kancelářských prostor rozšíření počtu zaměstnanců (lektorů) zahájení 2. projektu spolufinancovaného z ESF a státního rozpočtu ČR 2007 zavádění ČSN EN ISO 9001:2001 Strana č. 5

6 Budoucí vývoj firmy V roce 2007 se Aperta rozšíří o dva nové členy týmu jednoho lektora a koordinátora projektů. Nyní jsme v procesu certifikace ČSN EN ISO 9001:2001. Renovujeme webové stránky. Plánujeme rozvoj služeb při podávání žádostí projektů podpořených Evropským sociálním fondem v období Vize firmy v oblasti aktivit, které jsou předmětem auditu Společnost Aperta se chce do roku 2010 etablovat jako jedna z nejvýznamnějších vzdělávacích firem v České republice. Pro své klienty bude užitečným partnerem, který jim bude dodávat takové služby, které budou zvyšovat jejich potenciál a růst. Svými službami bude pokrývat široké spektrum potřeb klientů souvisejících jak s efektivním řízením procesů, tak s řízením a rozvojem lidského kapitálu, kterým klienti Aperty disponují. Tuto strategii může Aperta naplnit jen tehdy, když svou energii soustředí do svých zaměstnanců, jejichž um, intelekt a aktivitu vnímá jako základní zdroj přidané hodnoty pro své klienty. O tento zdroj pečuje a stará se, aby se její zaměstnanci cítili dobře a ke své práci měli dostatek prostředků, vhodnou motivaci i jasné osobní vzdělávací cíle. Specifika firmy Společnost Aperta, s.r.o. se zabývá: 1. rozvojem individuálních dovedností zaměstnanců v organizacích: hodnocení výkonnosti zaměstnanců; nábory a výběry zaměstnanců; skupinová a individuální hodnocení schopností a dovedností (Assessement a develepment centra); hodnocení manažerských kompetencí pomocí metody 360 ; tréninky zaměstnanců a pracovních týmů v oblasti jejich rozvoje, cílů, plánů a strategií; tréninky zaměstnanců v ucelených vzdělávacích projektech; tréninky interních lektorů; 2. zlepšováním procesů v organizacích strategie řízení lidských zdrojů; metodika a zavádění systému autonomních pracovních týmů; mapování procesů a jejich redesign spolupráce při tvorbě firemních strategií tvorba a měření pracovních norem analýzy pracovních míst a klíčových kompetencí; analýzy vzdělávacích potřeb; systémy hodnocení a odměňování zaměstnanců; audity firemní kultury, motivačních systémů, komunikačních toků; Strana č. 6

7 poradenství a metodologie při zavádění strategického systému řízení Balanced Scorecard; řízení projektů Společnost se zaměřuje na dlouhodobou spolupráci se svými zákazníky (s většinou organizací spolupracuje několik let), z toho důvodu svou prvotní pozornost zaměřuje na procesy v organizacích a vzdělávání vnímá jako prostředek k jejich zlepšení. Proto klade důraz na individuální rozvoj zaměstnanců, kterého dociluje tréninky a školeními, které jsou zaměřeny především na cílené užitky pro účastníky. Při vzdělávání a poradenské činnosti společnost klade důraz na informovanost lidí, na jejich motivaci, zpětnou vazbu, aktivitu účastníků, podporu jejich samostatnosti při zavádění nových poznatků. Procesní charakter spolupráce s klientem zpravidla začíná sběrem informací (workshopy, mystery shopping, audity znalostí a dovedností ), pokračuje intervenčními opatřeními (vzdělávání, aplikace metod průmyslového inženýrství, redesign procesů, koučování, systém hodnocení profesionality, reorganizace řízení výroby i navazujících procesů. ) Tento postup zajišťuje klientům orientaci na jejich potřeby a společnost Aperta, s.r.o. toto nutí neustále inovovat své programy a rozšiřovat své portfolio nabízených služeb a řešení. Rovnoměrné zastoupení klientů společnosti Aperta, s.r.o. ze ziskového i neziskového sektoru umožňuje například přenášet vyzkoušené metody podnikatelských subjektů do oblasti veřejné správy nebo státem řízených institucí. Závěr auditu Všeobecná zjištění: Firma Aperta má velmi dobře nastaveny procesy řízení zdrojů a prostředků. Celý systém je nastaven tak, aby všechny zdroje a prostředky napomáhaly poskytování kvalitních služeb zákazníkovi. Zároveň je tento systém jednoduchý a flexibilní což je nezbytnou podmínkou pro úspěšné fungování malé vzdělávací instituce, jako firma Aperta je, pohybující se v prostředí neustálých změn. Do budoucna by bylo vhodné některé systémy a nástroje dopracovat po formální stránce. Hodnocení jednotlivých kritérií a subkritérií je vysoce nadprůměrné. Auditorka tímto prohlašuje, že firma Aperta, s. r. o. dostála všem požadavkům auditu QFOR ProcessScan. Strana č. 7

8 neexistující nedostatečný na dobré cestě, ale dosud nedostačující dostačující, ale je prostor pro zlepšení zavedený široce zavedený vynikající Zjištění ve vztahu k normě Qfor ProcessScan: Výsledek Poznámky, požadavky, nápravy A - REALIZACE PROJEKTU A-1 Informace o firmě a nabídce jejich služeb a její komunikace A-1.1 Rozmanitost komunikačních kanálů a dostupnost informací A-1.2 Obsah A-1.3 Forma A-2 Řízení projektů A-2.1 Příprava a realizace projektu A-2.2 Proces objednávky A-2.3 Proces storna A-2.4 Systém fakturace A-2.5 Administrativa, kontakt se zákazníky a logistika A-2.6 Systém řízení dokumentace zákazníků A-2.7 Systém řízení projektů A-2.8 Systém řízení zdrojů A-2.9 Systém integrovaného řízení Strana č. 8

9 A-3 Vyhodnocování a sledování A-3.1 Průběžné vyhodnocování/systém zpětné vazby A-3.2 Systém vyhodnocování A-3.3 Systém vnitřního řízení vyhodnocování A-3.4 Proces monitorování B - MATERIÁLNÍ ZDROJE B-1 Materiál B-1.1 Různorodost a vhodnost s ohledem na oblast aktivit a typ služby B-1.2 Stav a údržba B-2 Podpůrná dokumentace B-2.1 Přiměřený obsah B-2.2 Forma B-3 Infrastruktura & ubytování Stálá B-3.1 Poloha a označení B-3.2 Dostupnost B-3.3 Infrastruktura B-3.4 Ubytování a přidružené služby Externí B-3.5 Jasné a úplné informace pro zákazníka B-3.6 Jasná dohoda Strana č. 9

10 C - LIDSKÉ ZDROJE C-1 Lektoři/konzultanti V zaměstnaneckém poměru C-1.1 Nábor, výběr a začlenění C-1.2 Celoživotní vzdělávání C-1.3 Systém řízení a sledování kompetencí a zkušeností C-1.4 Systém vnitřního hodnocení a sledování Externisté, subdodavatelé, dohody o spolupráci C-1.5 Kritéria spolupráce & metody výběru * C-1.6 Celoživotní vzdělávání * * při současné situaci využití není nutné, ani žádoucí * při současné situaci využití není nutné, ani žádoucí C-1.7 Systém řízení a sledování kompetencí a zkušeností C-1.8 Systém vnitřního hodnocení a sledování C-1.9 Dohody o spolupráci C-2 Ostatní pracovníci (vedení, administrativa, podpůrné činnosti) C-2.1 Nábor, výběr a začlenění C-2.2 Celoživotní vzdělávání C-2.3 Systém vnitřního hodnocení a sledování Strana č. 10

11 D - INTERNÍ FUNGOVÁNÍ D-1 Interní organizace a komunikace D-1.1 Interní organizace a rozdělení úkolů D-1.2 Systém vnitřní koordinace D-1.3 Interní komunikace D-2 Řízení kvality D-2.1 Zapojení managementu D-2.2 Systém kvality a monitorování D-2.3 Systém hodnocení a kontroly verzí D-2.4 Systém vyřizování stížností D-2.5 Akce a procesy nápravy vycházející z hodnocení a stížností D-2.6 Průběžné zlepšování D-2.7 Motivování a zapojení pracovníků Auditor Jméno: Mgr. Dagmar Hartmannová Podpis: Datum: Strana č. 11