Uživatelská příručka rezervační systém CEITEC Tvorba rezervací Evidence entit pro infrastrukturu CEITEC Středoevropský technologický institut IČ: 00216224 Žerotínovo nám. 9, 601 77 Brno www.ceitec.cz info@ceitec.cz
Obsah Obsah... 2 1. Přihlášení do systému... 3 2. Získání a obnova hesla k CEITEC účtu... 5 3. Zobrazení plánovací tabule... 7 4. Nastavení oblíbených položek... 9 5. Uživatelské nastavení... 11 6. Režimy plánovací tabule... 15 6.1. Den... 15 6.2. Týden... 16 6.3. Měsíc... 17 6.4. Časová osa... 18 7. Tvorba rezervace... 19 8. Výběr formulářové služby... 22 9. Infrastruktura... 24 9.1. Kontakty... 24 9.2. Výzkumné skupiny... 25 9.3. Projekty... 26 9.4. Formulářové služby... 27 9.5. Přístroje... 28 9.6. Certifikace... 30 9.7. Certifikáty... 31 9.8. Školení... 32 10. Reporting... 36 2
1. Přihlášení do systému Na odkaze https://booking.ceitec.cz je umístěná plánovací tabule rezervačního systému CEITEC. Pro přihlášení do rezervačního systému si uživatel vybírá, jakým způsobem se identifikoval v rámci přihlášky na zvolenou core facilitu. To znamená, jakého poskytovatele identity si vybral. Například poskytovatele identity z univerzity či ústavu, sociální sítě, googlu účtu nebo je možné použít CEITEC účet, který je automaticky založen pro každého schváleného uživatele. Jak získat heslo k CEITEC účtu je popsáno v kapitole 2. Získání a obnova hesla k CEITEC účtu. Ukázka přihlášení do rezervačního systému - plánovací tabule prostřednictvím uživatelského účtu CEITEC. Uživatelské jméno má standardně tvar jmeno.prijmeni uživatele. Jsou ale i výjimky, například může v systému existovat shoda jmen jako je jan.novak. Pokud si uživatel není jistý svým uživatelským jménem, je možné se dotázat administrátora systému na emailu is.ceitec@ceitec.cz 3
4 Ukázka přihlášení do systému přes poskytovatele identity z Masarykovy univerzity prostřednictvím UČO a sekundárního hesla.
2. Získání a obnova hesla k CEITEC účtu Každému schválenému uživateli je automaticky vytvořen CEITEC účet, pokud uživatel chce tento způsob přihlášení použít je nutné získat/obnovit heslo k tomuto účtu. Při přihlášení vyberte přihlášení prostřednictvím CEITEC účtu (volba Sign in with CEITEC) Na této straně si Vaše heslo v případě potřeby můžete změnit či obnovit zde. 5
Po kliknutí na volbu zde, se Vám zobrazí následující okno. Vyplníte své uživatelské jméno (jmeno.primeni) a zvolíte Obnova hesla. Následně Vám přijde na Váš email odkaz na změnu hesla, po kliku na tento odkaz Vás systém vyzve k zadání nového hesla. Heslo musí obsahovat velká, malá písmena, číslice a speciální znak například. A minimální počet znaků je 8. Po potvrzení hesla si již můžete prostřednictvím CEITEC účtu hlásit do všech aplikací IS CEITEC, dle Vám přiděleného oprávnění. 6
3. Zobrazení plánovací tabule Plánovací tabule je rozdělena na několik částí: - Levý panel (1) v horní části je pomocný kalendář, pomocí kterého uživatel může zadat zájmové období, pod kalendářem je uveden seznam oblíbených přístrojů - V horní části formuláře jsou umístěny ovládací panely (3) o výběr rezervace podle kategorie (4) o Reporting zobrazení rezervací zrealizované přihlášeným uživatelem, či seznam rezervací pro zvolený přístroj pro správce přístroje, o Intranet CEITEC odkaz pro zaměstnance CEITECu na Intranet CEITEC o Výběr volba pro zobrazení dodatečného výběru rezervací podle jejich stavu o Výběr FS volba pro zaplánování požadavků na formulářovou službu o CRM odkaz do systému CRM o Nastavení - uživatelské nastavení prostředí pro přihlášeného uživatele o Oblíbené - seznam oblíbených přístrojů - V panelu (2) jsou umístěny volby pro změnu režimu plánovací tabule V panelu (5) jsou zobrazeny časové údaje související se zvoleným režimem plánovací tabule Při prvním přihlášení do systému se zobrazí hlavní panel plánovací tabule s upozorněním souvisejícím s potřebou nastavení Oblíbených přístrojů. 7
8 V prvním kroku je důležité zvolit si Oblíbené položky a následně nastavit uživatelské Nastavení.
4. Nastavení oblíbených položek Pomocí volby Oblíbené, lze provést výběr přístrojů, u kterých chce přihlášený uživatel sledovat zadané rezervace v plánovací tabuli. Po kliknutí na volbu se zobrazí dialog, který má dvě části. V první části je zobrazen seznam zařazených přístrojů, ve druhé části je zobrazen dialog pro vyhledání přístrojů a jejich zařazení mezi oblíbené. Ve spodní části je vyhledávací filtr (Vyhledat přístroje podle parametrů). Vyhledávat přístroj lze dle Core Facility, Správce přístroje a také podle klíčového slova. Ve spodní části (Seznam přístrojů pro zařazení mezi oblíbené) se zobrazí dle zvoleného filtru vyhledané přístroje. Označení záznamu (kliknutím na řádek nebo pomocí kombinací CTRL a kliknutí 9
na řádek) se provede výběr přístrojů (podbarvení). Kliknutí na volbu Zařadit mezi oblíbené se vybrané přístroje zařadí do seznamu oblíbených položek v horní části dialogu. V horní části dialogu se zobrazují vybrané přístroje. Ke každému přístroji je možné zvolit barvu pro lepší orientaci o rezervacích jednotlivých přístrojů v plánovací tabuli. Dvojklikem na barevný čtvereček se otevře barevná škála možností, kde je možné si vybrat vhodnou barvu pro Vámi zvolený přístroj Vyřazení přístroje ze seznamu oblíbených lze provést kliknutím na křížek u vybraného přístroje. Příznak Zobrazit určuje, zda vybraný přístroj bude v plánovací tabuli aktivní/neaktivní, tzn. jsou/nejsou zobrazeny rezervace zvoleného přístroje. Neaktivní přístroj si dle volby může uživatel zapínat či vypínat, ale při překreslení celé tabule respektuje aplikace výchozí nastavení oblíbených položek. 10
5. Uživatelské nastavení Klikem na volbu Nastavení se zobrazí uživateli dialog pro nastavení uživatelského prostředí pro plánovací tabuli. Plánovací tabule respektuje uživatelské nastavení v tomto rozsahu: Přihlášený uživatel zde se zobrazuje jméno přihlášeného uživatele Přednastavená tabule zde můžeme vybrat z možností výchozího zobrazení plánovací tabule 11
Typ popisku rezervace vybíráme z různých typů popisků rezervace, který představuje popis jednotlivých rezervací vytvořených ve všech zobrazeních Nastavení intervalu představuje vycentrování plánovací tabule na čas v rozmezí zadaného intervalu. Rezervační formulář zde vybíráme ze dvou možností. Základní formulář je stručný a obsahuje pouze základní informace, viz obrázek. 12
13 Úplný formulář obsahuje detailní informace o rezervaci.
Zobrazovat přístroje z CF možnost zobrazit přístroje z CF, na kterou je uživatel přihlášen Délka časové osy počet zobrazovaných dnů (max 14) Jazyk volíme, jaký jazyk nám vyhovuje. Certifikace přihlášeného uživatele zde se zobrazí seznam certifikací přihlášeného uživatele. U uživatelského nastavení jsou současně pro informaci zobrazovány seznamy certifikací a spravované přístroje přihlášeným uživatelem.po zvolení políčka Uložit se nám uživatelské nastavení uloží a podle vybraných parametrů se nám zobrazí jednotlivé prvky obsažené v plánovací tabuli. 14
6. Režimy plánovací tabule 6.1. Den Nad plánovací tabulí je zobrazeno datum aktuálně zobrazeného dne (den v týdnu). Uživatel může provést změnu vybraného dne výběrem data v kalendáři v levém panelu, pomocí volby Dnes může přejít rychle na aktuální den. Ve vodorovné ose jsou zobrazeny aktivní přístroje, ve svislé ose plánovací tabule je zobrazena hodinová osa o 0-24. Nastavení posuvníku na hodinu je dle uživatelského nastavení přihlášeného uživatele. Rezervace, které jsou platné pro více dnů, jsou zobrazeny v horní části sloupce daného přístroje. Rezervace, které mají hodinovou platnost v rámci vybraného dne, jsou zobrazeny v souladu s osou y. V případě, kdy je pro stejný časový interval zadáno více rezervací, pak jsou jednotlivé rezervace zobrazeny do sloupců vedle sebe a nepřekrývají se. 15
6.2. Týden Nad plánovací tabulí je zobrazen interval aktuálně zobrazeného týdne od - do. Uživatel může provést změnu vybraného týdne nebo dne, výběrem v kalendáři v levém panelu, pomocí volby Dnes může přejít rychle na aktuální den a tím tak nastavit počátek týdne na libovolný den. Vždy se zobrazuje 7 dnů. Ve vodorovné ose je zobrazena hodinová osa o 0-24. Nastavení posuvníku na hodinu je dle uživatelského nastavení přihlášeného uživatele. Rezervace, které jsou platné pro více dnů, jsou zobrazeny v horní části. Rezervace, které mají hodinovou platnost v rámci vybraného dne, jsou zobrazeny v souladu se svislou osou. V případě, kdy je pro stejný časový interval zadáno více rezervací, pak jsou jednotlivé rezervace zobrazeny do sloupců vedle sebe a nepřekrývají se. 16
6.3. Měsíc Nad plánovací tabulí je zobrazen interval aktuálně zobrazeného měsíce od - do. Uživatel může provést změnu vybraného měsíce výběrem v kalendáři v levém panelu, pomocí volby Dnes může přejít rychle na aktuální den a tím tak nastavit počátek měsíce na libovolný den. V plánovací tabuli jsou zobrazeny jednotlivé dny vybraného měsíce. V datu od-do se zobrazuje odpovídající interval. V jednotlivých dnech jsou zobrazeny Rezervace všech aktivních přístrojů, přičemž každá rezervace má svůj záznam. V případě, kdy je na daný den více rezervací a není již prostor k jejímu zobrazení, je zobrazen indikátor (.), po kliknutí je proveden přechod na režim denní. V případě, kdy alespoň jedna rezervace zadaná v daný den je v konfliktu, pak je daný den zvýrazněn červeným orámováním. Rezervace delší než 1 den jsou znázorněny přes více dnů podle její platnosti. 17
6.4. Časová osa Ve vodorovné ose je zobrazen daný počet dní podle uživatelského nastavení od aktuálního data. Výběr počátečního dne lze pomocí kalendáře v levém panelu, kde uživatel vybere konkrétní datum od nebo aktuální datum po kliknutí na volbu Dnes. Svislá osa koresponduje se seznamem aktivních přístrojů uvedených v levém panelu. 18
7. Tvorba rezervace Rezervaci je možné vytvářet dvěma způsoby: - Dvojklik levého tlačítka v příslušném sloupci plánovací tabule - Zobrazení pomocného menu kliknutím pravého tlačítka výběr volby Nová rezervace V rámci tvorby rezervace je možné nastavit tyto základní parametry: - Realizováno pro Zde je uvedeno jméno kontaktu, pro kterého je realizováno měření. Po otevření dialogu rezervace je kolonka automaticky předvyplněna kontaktem aktuálně 19
přihlášeného uživatele. Správce přístroje CF, do které přístroj patří, může tento kontakt zaměnit za kontakt jiný. Kontakt je vybírán z centrální databáze kontaktů. - Výzkumná skupina V tomto políčku se zobrazí všechny výzkumné skupiny, které jsou evidované u kontaktu pro který je měření realizováno, v případě, že rezervaci vytváří správce přístroje pro někoho jiného, kolonka výzkumné skupiny nabízí součet výzkumných skupin evidované u kontaktu pro který je měření realizováno a u kontaktu správce přístroje. - Projekt Zde se nám zobrazují projekty, které jsou evidovány u kontaktu, pro který je rezervace vytvářena, tedy je vyplněn v kolonce měření realizováno pro. V případě, že rezervaci vytváří správce přístroje pro někoho jiného, kolonka projekty nabízí součet projektů evidovaných u kontaktu, pro který je měření realizováno a u kontaktu správce přístroje. - Od; Do představuje termín rezervace. - Celý den Je možné zaškrtnout celý den, pak je pro rezervaci počítán celý den (pracovní dobu přístroje) - Opakování přestavuje nastavení opakování pro zadávanou rezervaci - Přístroj v této položce jsou uživateli nabízeny pouze přístroje, které má uživatel přidané do seznamu oblíbených přístrojů. Vybíráme přístroj, na kterém budeme měřit. Automaticky se nám vybere přístroj, který máme v oblíbených zadaný jako první. Jestliže chceme měřit na jiném přístroji, je potřeba vybraný přístroj odstranit a vybrat jiný. Je také možné vybrat zaráz více přístrojů a tím ušetřit čas při vytváření rezervací ve stejné čase na jiných přístrojích. - Popis Zde můžeme uvést jakoukoliv připomínku či popis. V podrobnostech rezervace jsou uvedeny položky: - Stav Stav rezervace je přebírán z nastavení přístroje. Správce přístroje může při zadávání rezervace vybrat stav rezervace a to buď Rezervováno rezervace je platná jakmile ji uživatel vytvoří, Požadováno vytvořenou rezervaci musí ještě správce přístroje schválit, až poté ji lze považovat za platnou). Uživatel je informován o schválení či zamítnutí požadavku emailem. - Neveřejný popis Soukromý popis, který mohou vidět pouze členové projektu, pokud je na rezervaci vybraný, správce přístroje a uživatel, který rezervaci vytvořil. - Služba Zde se nám nabízí služby, které správce přístroje nabízí k tomuto přístroji - Smlouva Zde se zobrazí smlouvy relevantní pro vybraný projekt, službu a společnost, ke které přísluší kontakt, pro kterého je realizované měření. - Materiál textová informace o použitých materiálech - Uživatelé Zde je možné přidat více uživatelů rezervace - Cena Zde se nám automaticky vypočítá cena, týkající se naší rezervace či zvolené službě. - Účastníci měření Zde je možné přidat více uživatelů, kteří se měření účastnili. Tyto účastníci měření jsou pak součástí přístrojového deníku. - Měření, Výuka, Údržba, Servis, Školení, Rezervace FS, Blokace V poslední řadě pak uživatel může určit kategorii měření z nabízených možností. Výběr rezervací do plánovací tabule podle stavu a vlastníka rezervace: - výběr všech zadaných rezervací pro aktivní přístroje - výběr rezervací pro aktivní přístroje zadané právě přihlášeným uživatelem 20
- výběr rezervací pro aktivní přístroje ve stavu Požadováno - výběr rezervací pro aktivní přístroje ve stavu Rezervováno - výběr rezervací pro aktivní přístroje ve stavu Zrušeno - Pomocné menu obsahuje: - Nový (nový záznam rezervace) - Upravit (zobrazení a editace existujícího záznamu) - Smazat (smazat záznam o rezervaci) - Kopie (kopie existujícího požadavku) - Schválení rezervace - Zrušení rezervace - Přístrojový deník 21
8. Výběr formulářové služby Pomocí volby Výběr FS (formulářové služby) plánovací tabule umožňuje zaplánovat požadavky na formulářové služby v prostředí. Po výběru volby zobrazení nabízí seznam formulářových služeb příslušící k přihlášenému uživateli (přihlášený uživatel je správcem formulářových služeb) a zároveň seznam požadavků na formulářovou službu. Výběrem služby a kliknutím na volbu Zobrazit se ve spodní části zobrazí seznam požadavků na vybranou formulářovou službu, které jsou v seznamu řazeny dle nejnovějších požadavků na vybranou službu. Výběrem požadavku a volby Použít lze provést vlastní naplánování realizace požadavky na předdefinovaný přístroj či přístroje. Seznam požadavků na vybranou formulářovou službu zobrazující se červeně, znamená, že požadavek nebyl ještě zcela zaplánován, tzn. že pro všechny vzorky z požadavku nebyly vytvořeny rezervace. 22
Po kliku na volbu Použít se uzavře formulář a v plánovací tabuli zobrazí pouze relevantní přístroje pro vybranou službu. Poté je možné vytvořit rezervaci pro uživatelem zvolených počet vzorků. Jakmile jsou pro požadavek zaplánovány/vytvořeny rezervace pro všechny vzorky, v seznamu se již nezobrazují červeně a zaplánované vzorky odpovídají požadovanému počtu vzorků viz. obrázek. 23
9. Infrastruktura Část infrastruktura umožňuje zobrazení a nastavení souvisejících údajů pro plánovací tabule. 9.1. Kontakty V sekci kontakty jsou zobrazeny evidované kontaktní údaje. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit seznam kontaktů, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat nový kontakt nebo editovat stávající. Nový kontakt založíme pomocí políčka Nový. Stávající kontakt editujeme pomocí ikony s tužkou na konci řádku. Dále máte také možnost v daných sloupcích filtrovat. Veškeré tyto funkcionality jsou zaznačeny červeně v obrázku 19. V případě, že zakládám úplně nový kontakt, zobrazí se mi daná obrazovka Detail kontaktu. Je nutné nejprve uložit hlavičku této stránky a až po uložení je možné přidávat vazební údaje. Vazební údaje u kontaktu jsou výzkumné skupiny, certifikace a projekty. Výzkumné skupiny se dají přidělit přímo, přes proklik Nový. 24
U vazebních údajů certifikace a projekty je nutné přejít na odkaz zaznačený v následujícím obrázku. Daný proklik nás automaticky dovede na záložku certifikace (projekty), kde je již možné založit a přidělit certifikaci (projekt). 9.2. Výzkumné skupiny V sekci výzkumné skupiny jsou zobrazeny evidované výzkumné skupiny. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit jejich seznam, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat novou výzkumnou skupinu a zařadit členy výzkumné skupiny ze seznamu kontaktů nebo editovat stávající. Entita výzkumné skupiny funguje na stejné principu jako kontakty 25
Při zakládání výzkumné skupiny je opět potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku. 9.3. Projekty V sekci Projekty jsou zobrazeny evidované projekty. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit seznam projektů, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat nový projekt nebo editovat stávající. U projektu lze sestavovat projektový tým na základě seznamu kontaktů. Entita projekty funguje opět na stejné principu jako kontakty. 26
Při zakládání nového projektu je opět potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku. 9.4. Formulářové služby V této sekci jsou zobrazeny zadané požadavky na formulářové služby. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit jejich seznam, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat nový požadavek na formulářovou službu nebo editovat stávající. Entita formulářové služby, funguje na stejném principu jako entity předcházející. 27
Při zakládání nové formulářové služby je potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku. 9.5. Přístroje V této sekci jsou zobrazeny evidované přístroje. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit seznam přístrojů, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat nový přístroj nebo editovat stávající. Entita přístroje funguje na stejné principu, jako předcházející entity. 28
Detail přístroje je rozdělen do několika částí na základní údaje, vazební údaje, které lze editovat a vazební informační údaje. Při zakládání přístroje je opět potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku. 29
9.6. Certifikace V této sekci jsou zobrazeny všechny typy certifikace (Povolení, Zákaz) a kategorie (Certifikační, finanční, kapacitní hodiny, kapacitní rezervace. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit seznam certifikací, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat novou certifikaci nebo editovat stávající. U certifikace jsou zobrazeny vazební údaje přístroje, uživatele, kteří mají danou certifikaci a školení na kterém lze danou certifikaci získat. Při zakládání nové certifikace je opět potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku. 30
9.7. Certifikáty V této sekci jsou zobrazeny všechny certifikáty podle jejich platnosti. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit seznam certifikátů a jejich vlastníků, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno přidělovat daném uživateli vybranou certifikaci a omezením jeho platnosti nebo editovat stávající. Při zakládání nového certifikátu je opět potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku. 31
9.8. Školení V této sekci je zobrazen seznam vypsaných školení. Pomocí výběrových parametrů je možno zobrazit seznam školení, seznam je stránkovaný. Podle nastaveného oprávnění je možno zadávat nové školení nebo editovat stávající. V detailu školení lze přidělit certifikaci, marketingový seznam. Při zakládání nového školení je opět potřeba nejprve vyplnit hlavičku a uložit. Připojovat vazební údaje je možné až v dalším kroku, například připojit relevantní certifikaci atd. 32
33 Seznam přihlášených účastníků školení lze doplňovat na základě seznamu uživatelů. Na základě tohoto seznamu lze po absolvování školení přidělit účastníkům školení odpovídající certifikát se zadanou platností. V seznam lze vybrat pomocí klávesy CTRL a kliknutí na řádek seznam účastníků a přidělení provést po kliknutí na Přidělit certifikáty.
34 Přihlášku nebo odhlášení na školení lze provést buď kliknutím na volbu Přihlásit nebo odhlásit v detailu školení, nebo z plánovací tabule po kliknutí na ikonu vypsaných školení u daného přístroje.
35
10. Reporting Reporting se dělí dle přihlášeného uživatele na 3 úrovně přístupu: 1. Běžný uživatel zobrazuje se mu seznam uživatelem vytvořených rezervací. 2. Správce přístroje - správci přístroje se nabídne nejprve seznam všech přístrojů, ke kterým má oprávnění a může vybrat, za které přístroje chce seznam vytvořit. Může vybrat buď jeden, nebo i více přístrojů najednou. Po označení se mu v seznamu pod tím zobrazí rezervace vybraných přístrojů 3. Správce CF - správci CF by se zobrazili všechny přístroje, co patří do jeho CF 36
Funkcionalita: Vyhledávat rezervace můžeme pomocí polí 1. Od a Do : 2. Stav rezervace : 3. Typ rezervace : Seznam rezervací je možné exportovat do excelu: 37
Filtrování a řazení u všech sloupců: Odkaz na detail přístrojového deníku: Ze seznamu rezervací je možné si zobrazit detail kontaktu, detail výzkumné skupiny, detail projektu a detail přístroje. 38