Uživatelská příručka pro dodavatele

Uživatelská příručka pro dodavatele Release 1.x.x B2B CENTRUM a.s. 3.2009

Obsah Úvod... 3 Obecná pravidla formátování... 3 Pravidla pro formátování písma... 3 Poznámky, Důležité, Varování... 4 Začínáme... 5 Registrace... 5 Přihlášení... 7 Přehled výběrových řízení... 8 Aktuální výběrová řízení... 8 Uzavřená výběrová řízení... 9 Stornovaná výběrová řízení... 11 Obchodování v aplikaci... 12 Pozvánky... 12 Aktuální výběrová řízení... 15 Nabídky... 16 Rozpracováno... 16 Odesláno... 22 Stornováno... 23 Prošlé... 23 Online aukce... 24 Objednávky a smlouvy... 28 Objednávky... 28 Změna objednávky... 30 Smlouvy... 31 Zprávy... 33 Katalog... 34 Uživatelská nastavení... 35 Administrace uživatelů... 37 Editace uživatele... 37 Vytvoření nového uživatele... 38 Zrušení stávajícího uživatele... 38 Rejstřík pojmů... 39 2

Úvod poskytuje návod pro uživatele aplikace Softrade, kteří se chtějí jejím prostřednictvím účastnit výběrových řízení organizovaných odběrateli zaregistrovanými v aplikaci Softrade. Tato příručka vám pomůže vypracovat a odeslat nabídku prostřednictvím aplikace. Projdete krok za krokem všemi příslušnými úkony, které jsou potřebné pro dokončení celého procesu podání nabídky do konkrétního výběrového řízení. Pokud máte nějaký problém nebo si s něčím v aplikaci nevíte rady, kontaktujte prosím zákaznickou linku provozovatele aplikace. Obecná pravidla formátování Pravidla pro formátování písma Tento manuál používá následující pravidla pro formátování písma: Tučné písmo v tomto fontu odkazuje na další části této příručky nebo dokumentace. Může to být název kapitoly nebo sekce v rámci této příručky, další příručky nebo to může být odkaz na název dokumentu poskytovaného v rámci aplikace. Kurzíva v tomto fontu označuje názvy oken, položky menu, web page boxes, formuláře, seznamy, označení textových polí a jiné pasivní prvky uživatelského rozhraní aplikace. Tučné písmo kurzívou v tomto fontu označuje názvy tlačítek, hypertextové odkazy, příkazy menu a další aktivní příkazy uživatelského rozhraní aplikace. Tučné písmo v tomto fontu indikuje jména osob, rolí, uživatelů, organizací, apod., které jsou v aplikaci reprezentovány. Písmo se stejnou roztečí označuje text, který se může objevit na monitoru (kromě standardních názvů uživatelského rozhraní aplikace), včetně všech následujících: Systémové výstupy (reakce, chybové hlášky, apod.) Údaje, které musí uživatel zadat do formulářů Názvy souborů nebo cest Softwarový kód nebo názvy částí aplikace Systémové nebo uživatelské notifikátovy zaslané e-mailem nebo SMS Písmo se stejnou roztečí v podstatě označuje cokoliv, co aplikace sděluje uživateli, nebo co musí být uživatelem vloženo do nějakého formuláře taky, aby to bylo aplikací pochopeno. 3

Poznámky, Důležité, Varování Speciální druhy informací jsou v příručce zvýrazněny podbarvením a umístěním mezi dvě vodorovné čáry nad a pod textem. Druh zvýrazněné informace je dán barvou a označením u levého okraje. Poznámka Označení informací, které doplňují hlavní text. Tyto informace jsou důležité zejména k pochopení scénáře nebo vysvětlovaného kroku. Důležité Označení informací nebo kroků, které musí být vykonány v určené lhůtě (v souvislosti např. s vypsaným výběrovým řízením), aby byly úspěšně dokončeny. Varování Označení důležitých informací, jejichž nedodržení může způsobit ztrátu dat nebo jiné škody. 4

Registrace Začínáme Abyste mohli v aplikaci obchodovat, musíte být zaregistrováni. Zobrazení registračního formuláře (Obrázek 1) provedete kliknutím na odkaz Registrace dodavatele v části DODAVATEL v levém menu. Do formuláře vyplňte všechny požadované údaje. Registraci dokončíte kliknutím na tlačítko Registrovat. Po úspěšném dokončení registrace Vám bude na e-mailovou adresu uvedenou při registraci zasláno potvrzení přijetí. Po ověření údajů zadaných při registraci je všem novým uživatelům registrovaného dodavatele automaticky zaslán e-mail s uživatelským jménem a heslem. Po obdržení těchto údajů se mohou uživatelé přihlásit do aplikace a začít v ní pracovat. Každý uživatel si může po přihlášení změnit své heslo v Nastavení (bližší informace v kapitole Uživatelská nastavení). Poznámka Poskytovatel aplikace může požadovat uzavření smlouvy nebo přijetí podmínek stanovujících pravidla pro používání tržiště. Podmínky používání aplikace a případná pravidla pro registraci jsou v takovém případě zveřejněna na homepage aplikace Softrade. 5

Obrázek 1 Registrační formulář 6

Přihlášení Pro přihlášení do aplikace vyplňte uživatele a heslo a klikněte na tlačítko Přihlásit. Pole pro přihlášení naleznete v horní části levého menu. Pokud zapomenete heslo pro přihlášení do aplikace, můžete si nechat vygenerovat nové. V části menu PŘIHLÁŠENÍ klikněte na odkaz Zapomněli jste heslo?, v následně zobrazené tabulce vyplňte Uživatelské jméno a e-mail. Pokud si nepamatujete své uživatelské jméno nebo nevíte, jaký e-mail máte zaregistrovaný, obraťte se prosím na zákaznickou linku provozovatele. Obrázek 2 - Přihlášení Varování Osoba, které byly přiděleny přihlašovací údaje, zodpovídá za veškeré úkony, které budou učiněny pod jejím uživatelským jménem. Je zakázáno, aby na jeden uživatelský účet bylo současně přihlášeno více osob. 7

Přehled výběrových řízení Přehled všech výběrových řízení naleznete na domovské stránce aplikace. Tabulka je rozdělena na tři části, mezi kterými se přepínáte pomocí záložek Aktuální výběrová řízení, Uzavřená výběrová řízení a Stornovaná výběrová řízení. Aktuální výběrová řízení Seznam všech zveřejněných aktuálně vypsaných výběrových řízení (Obrázek 3). Můžete si zde najít výběrové řízení, které Vás zajímá. Tabulka obsahuje přehled nejdůležitějších informací o každém výběrovém řízení: Číslo VŘ, Název VŘ, Organizace (zadavatel), Termín podávání nabídek a zda je VŘ otevřené. Kliknutím na odkaz Detail zobrazíte podrobné zadání konkrétního výběrového řízení. Všechny informace zobrazené v tomto přehledu (včetně detailu každého výběrového řízení) jsou veřejně přístupné. Poznámka Zadavatel se může rozhodnout, že výběrové řízení nebude veřejné. V takovém případě se výběrové řízení nezobrazí v přehledu Aktuální výběrová řízení a dozví se o něm pouze pozvaní dodavatelé, kteří také jako jediní mají možnost do něj podat nabídku. Pokud je výběrové řízení vypsáno jako otevřené, může do něj podat nabídku každý zaregistrovaný dodavatel. Pro podání nabídky do zvoleného výběrového řízení je třeba zobrazit obsah daného výběrového řízení kliknutím na odkaz Detail a následně kliknout na tlačítko Vytvořit nabídku (viz Obrázek 4). Aplikace znovu zobrazí domovskou stránku. Po Přihlášení se zobrazí otevřený formulář pro podání nabídky. Důležité Pokud nejste zaregistrováni, nemůžete do výběrového řízení podat nabídku. Je třeba se do aplikace zaregistrovat s dostatečným předstihem s ohledem na dobu, po kterou bude probíhat ověřování údajů, přijetí registrace a eventuálně vyžadované uzavření smlouvy. Tato doba se liší v závislosti na instanci a nastavených obchodních podmínkách. Pokud výběrové řízení není vypsáno jako otevřené, mohou do něj reagovat pouze pozvaní dodavatelé. O pozvání do výběrového řízení se dodavatel dozví prostřednictvím e-mailové zprávy (zasílané aplikací) s odkazem na pozvánku. Po kliknutí na odkaz bude dodavatel vyzván k přihlášení do aplikace a po přihlášení se pozvánka zobrazí (více v části Pozvánky). Obrázek 3 Aktuální výběrová řízení 8

Poznámka Pokud jste neobdrželi pozvánku, ale přesto chcete do neotevřeného výběrového řízení podat nabídku, můžete kontaktovat přímo odběratele a požádat ho, aby Vás přidal do seznamu pozvaných dodavatelů. Je na odběrateli, zda bude souhlasit, či nikoli. Pokud ano, může Vás do seznamu pozvaných dodavatelů přidat kdykoli v průběhu podávání nabídek. Obrázek 4 Detail výběrového řízení Uzavřená výběrová řízení Následující list, Uzavřená výběrová řízení, obsahuje informace o výběrových řízeních, která byla úspěšně skončena, tzn. že odběratel provedl vyhodnocení, jehož výsledkem bylo vytvoření příslušné smlouvy nebo objednávky. Přehled Uzavřená výběrová řízení (viz. Obrázek 5) obsahuje obdobné informace jako předchozí Aktuální výběrová řízení. Důležitý je zde odkaz Dodavatelé. Tato stránka obsahuje všechny důležité informace související s výsledkem uzavřeného výběrového 9

řízení seznam objednávek nebo smluv (v závislosti na požadavcích v zadání), seznam dodavatelů, kteří podali nabídku a seznam dodavatelů, kterým byla zaslána pozvánka (viz. Obrázek 6). Obrázek 5 - Uzavřená výběrová řízení Poznámka Pro upřesnění je třeba poznamenat, že zobrazení informací v uzavřených výběrových řízeních je nastaveno na základě požadavků odběratele. Může se tedy stát, že v konkrétní instanci aplikace Softrade nejsou některé z těchto informací dostupné. V některých případech se nemusí záložka Uzavřená výběrová řízení vůbec zobrazovat. Obrázek 6 Přehled dodavatelů účastnících se daného VŘ vč. označení vítěze 10

Stornovaná výběrová řízení Poslední list Stornovaná výběrová řízení, poskytuje informace o výběrových řízeních, která byla stornována odběratelem. I tento seznam je velice podobný listu Aktuální výběrová řízení. I na tento list se vztahuje poznámka uvedená u listu Uzavřená výběrová řízení, tzn. že v závislosti na požadavcích odběratele se tato záložka nemusí zobrazovat. 11

Obchodování v aplikaci Pozvánky Po přihlášení do aplikace se zobrazí složka Pozvánky. Zde se zobrazuje seznam všech pozvánek, které Vám byly zaslány odběratelem. Pozvánky slouží ke dvěma účelům. V případě neotevřených výběrových řízení je jedinou možností, jak reagovat na vypsané výběrové řízení. V případě otevřených výběrových řízení je pozvánka formou upozornění na vypsané výběrové řízení, jelikož na otevřené výběrové řízení lze reagovat i v případě, že pozvánku neobdržíte. Obrázek 7 - Pozvánky Detail zaslané pozvánky získáte kliknutím na odkaz vyber. Obrázek 8 - Pozvánka V detailu pozvánky vidíte kompletní zadání výběrového řízení. Jednotlivé řádky mají následující význam: 12

Číslo Název - číslo výběrového řízení - název výběrového řízení Testovací doklad Zveřejnit Otevřené Jeden dodavatel - pokud je toto pole zaškrtnuté jedná se pouze o vypsání výběrového řízení na zkoušku; většinou takové výběrové řízení není ani zveřejněné - pokud toto pole není zaškrtnuté, můžete se o výběrovém řízení dozvědět pouze prostřednictvím pozvánky; takové výběrové řízení není vidět mezi aktuálními výběrovými řízeními - pokud není zaškrtnuté toto pole, lze na výběrové řízení reagovat pouze prostřednictvím pozvánky; výběrové řízení ale zůstává viditelné mezi aktuálním výběrovými řízeními - zakázku může realizovat jeden dodavatel (pak při podávání nabídky musíte dodávat všechny požadované položky) nebo ji může realizovat více dodavatelů (pak je v položkách k dispozici tlačítko Nedodávat Zobrazit zájemcům kontakty zadavatele - zadavatel si může zvolit, zda na sebe zveřejní kontakt, či nikoliv; běžně se kontakt na zadavatele zobrazuje v pozvánce nebo ve vypsaném výběrovém řízení (pouze při prohlížení po přihlášení přes menu AKTUÁLNÍ VÝBĚROVÁ ŘÍZENÍ podávání nabídek) a samozřejmě po přijetí pozvánky v rozpracované nabídce (později i v odeslané); pokud toto pole není zaškrtnuté, nechce na sebe zadavatel kontakt zveřejnit Rámcová smlouva Datum vypsání - pokud není toto pole zaškrtnuté, bude vypsané výběrové řízení zakončeno vytvořením jednorázové objednávky; v opačném případě bude vytvořena Smlouva - datum, kdy bylo výběrové řízení vypsáno Termín podání nabídek - datum a čas, do kdy lze podat nabídku Plánované vyhodnocení - předpokládaný termín vyhodnocení (jedná se pouze o orientační datum) Pokud je vypsáno výběrové řízení s aukcí zobrazuje se navíc: Začátek aukce - datum a čas začátku aukce Plánovaný konec aukce - datum a čas předpokládaného konce aukce Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení [min] - počet minut před koncem aukce, kdy se sleduje, zda nedošlo k vylepšení nejlepší nabídky, pokud ano, aukce se prodlouží o nastavený počet minut 13

Délka prodloužení [min] - počet minut, o které se aukce prodlouží, pokud dojde k vylepšení nejlepší nabídky Minimální krok vylepšení nabídky - minimální částka, o kterou je třeba vylepšit nabídku, aby bylo možné ji odeslat do aukce Ukončení aukce v pevném čase - pokud je tato položka vyplněna, bude aukce (bez ohledu na další příhozy) ukončena uvedeném termínu Zobrazit účastníkovi ostatní nabídky - pokud je toto pole zatržené, uvidíte v aukci anonymně nabídky všech ostatních účastníků; v opačném případě uvidíte pouze anonymní nejlepší nabídku a Vaši vlastní Skrýt dodavateli pořadí jeho nabídky - pokud je toto pole zatržené, uvidíte pouze nejlepší nabídku a vaši vlastní, nebude však uvedeno, kolikátá v pořadí je; v opačném případě uvidíte pořadí vlastní nabídky, zobrazení ostatních nabídek bude závislé na nastavení Zobrazit účastníkovi ostatní nabídky Pozvánku (Obrázek 8) můžete kliknutím na příslušné tlačítko buď Přijmout nebo Odmítnout. Přijmout můžete nabídku dvěma tlačítky. Tlačítkem Přijmout pozvánku se vytvoří formulář pro podání nabídky ve složce Rozpracováno, ale zůstanete ve složce Pozvánky (Obrázek 7). Tlačítkem Přijmout pozvánku a vytvořit nabídku se přesunete do složky Rozpracováno, kde se rovnou zobrazí formulář pro podání nabídky (Obrázek 13). Přijaté pozvánky se přesunou do složky vytvořena nabídka, odmítnuté se přesunou do složky odmítnuté. Pokud na pozvánku nebudete reagovat žádným z výše uvedených postupů, přesune se po proběhnutí Termínu podání nabídek do složky prošlé. Obrázek 9 - Levé menu 14

Aktuální výběrová řízení Ve složce podávání nabídek naleznete přehled všech aktuálně běžících výběrových řízení (Obrázek 10), tedy i těch, do kterých jste nebyli pozváni a tudíž Vám jejich vypsání nebylo oznámeno notifikátorem. Pokud mají ve sloupci Otevřené zatržené políčko, můžete na ně reagovat. Pro podání nabídky do takto nalezeného výběrového řízení klikněte na odkaz vyber na příslušeném řádku. Zobrazí se kompletní zadání výběrového řízení (Obrázek 11), klikněte na tlačítko Vytvořit nabídku. Obrázek 10 - Aktuální výběrová řízení 15

Obrázek 11 - Zadání výběrového řízení Nabídky Rozpracováno Ve složce rozpracováno (Obrázek 12) jsou uloženy všechny vaše nabídky do výběrových řízení ve stavu podávání nabídek, které ještě nebyly odeslány. Pro vyplnění (nebo upravení) a odeslání nabídky klikněte na odkaz vyber. Obrázek 12 - Rozpracováno Zadání výběrového řízení Po kliknutí na odkaz vyber se nabídka otevře na prvním listu Zadání výběrového řízení (Obrázek 13). Tento list obsahuje kompletní požadavky vypsaného výběrového 16

řízení. Jeho obsah je shodný s pozvánkou nebo s detailem výběrového řízení. Je zde uveden i termín podání nabídek, tzn. do kdy je třeba odeslat nabídku. Poznámka Pokud by bylo výběrové řízení vypsáno s jiným hodnotícím kritériem než podle ceny, poznáte to podle uvedení bodových hodnotících kriterií uvedených u jednotlivých obchodních podmínek a/nebo cen položek. Obrázek 13 - Nabídka - Zadání VŘ Důležité Pro pohyb v nabídce lze využít několik postupů. Pokud pouze prohlížíte, můžete se mezi jednotlivými listy přepínat kliknutím na příslušnou záložku. Pokud však provedete na konkrétním listu nějakou změnu, je třeba nejprve kliknout na tlačítko Uložit a teprve pak se přepínat kliknutím na jinou záložku. Pokud provádíte běžné vyplnění nabídky, doporučujeme využívat raději tlačítek Předchozí krok a Další krok. Tato tlačítka jednak uloží změny provedené na příslušném listu a navíc přepnou zobrazení na předchozí nebo následující list. Hlavička Tento list je především informativního charakteru. Obsahuje údaje o dodavateli, které budou zobrazeny zadavateli výběrového řízení. Na konci tohoto listu je k dispozici textové pole Poznámka zájemce. Zde lze připojit obecné informace související s firmou dodavatele nebo s nabídkou. 17

Obrázek 14 - Nabídka - Hlavička Obchodní podmínky Tento list obsahuje seznam všech obchodních podmínek, které má zadavatel k vypsané zakázce. V prvním sloupci je uveden název obchodní podmínky, ve druhém požadované hodnoty a případně doplnění k uvedené hodnotě, třetí sloupec slouží pro dodavatele, zde uvádí své možnosti v souvislosti s vypsanými obchodními podmínkami. Vyplnění hodnot u obchodních podmínek je povinné. 18

Obrázek 15 - Nabídka - Obchodní podmínky Důležité Zvláštním případem obchodní podmínky je podmínka typu Ano Ne. Tato obchodní podmínka se pozná tak, že místo textového pole pro vyplnění má pouze políčko, které lze klinutím zatrhnout. Zatržení znamená, že danou obchodní podmínku splňujete a naopak. Pokud zadavatele zajímá, zda danou obchodní podmínku můžete nabídnout, ale netrvá na ní, nechá políčko nezatržené, volba, zda budete nabízet či nikoliv je pouze na vás. Pokud však zadavatel vyžaduje danou obchodní podmínku, políčko zatrhne. V takovém případě nemůžete svou nabídku odeslat, pokud danou obchodní podmínku nesplníte (nezatrhnete). Položky List obsahuje kompletní seznam poptávaných položek. Do prázdných polí dodavatel vyplní nabízenou cenu za nastavenou měrnou jednotku bez DPH. Ostatní částky se dopočítají samy po kliknutí na tlačítko Uložit. Pokud to zadavatel požaduje, je třeba vyplnit i poskytovanou záruku v měsících. Obrázek 16 - Nabídka - Položky Poznámka Do polí pro cenu lze psát pouze čísla. Místo desetinné čárky se používá tečka. 19

Varování Některé scénáře umožňují dodávat pouze některé položky. Pokud však tlačítko nedodávat zobrazeno není, musíte dodávat všechny položky. Pokud vyplníte do pole Cena za MJ bez DPH částku 0,- Kč, neznamená to, že položku nedodáváte, ale naopak, že ji dodáváte zadarmo. Přílohy Pokud to vyžaduje zadání nebo pokud chcete připojit nějakou přílohu, můžete tak učinit na listu Přílohy (Obrázek 17). Kliknutím na tlačítko Procházet otevřete okno s adresářovou strukturou pro výběr souboru (Obrázek 18). Po výběru souboru klikněte na tlačítko Otevřít, okno pro výběr souboru zmizí a do textového pole se vloží cesta ke zvolenému souboru. Soubor uložíte kliknutím na tlačítko Uložit. Obrázek 17 - Nabídka - Přílohy Důležité Při ukládání přílohy, je nutné dodržet uvedený postup, tj. kliknout na tlačítko Uložit po zvolení souboru. V tomto jediném případě tlačítko Další krok neukládá změněný obsah stránky, ale pouze přesouvá na další list. Obrázek 18 - Nabídky - Výběr přílohy 20

Přehled nabídky Tento list slouží jako souhrnný přehled Vaší nabídky. Pokud si zde vše zkontrolujete a je to v pořádku, můžete nabídku odeslat kliknutím na tlačítko odeslat nabídku. Pokud si podání nabídky rozmyslíte, můžete ji stornovat. Stornování můžete provést v kterémkoli z předchozích kroků počínaje vytvořením nabídky až do doby než nabídku odešlete. Po odeslání již nabídku stornovat nelze. Pro případné provedení změn v odeslané nabídce, kontaktuje pracovníky helpdesku. Provedení změn lze provést pouze v době, kdy je výběrové řízení ve stavu podávání nabídek. Po odeslání se nabídka přesune ze složky rozpracováno do složky odesláno (viz. přehled levého menu Obrázek 9). Obrázek 19 - Nabídka - Přehled nabídky 21

Odesláno Do této složky se nabídka přesune po odeslání do výběrového řízení. Prostřednictvím notifikátoru se dozvíte, že bylo výběrové řízení vyhodnoceno. Pokud je při vyhodnocení zadavatelem zvolena Vaše nabídka jako vítězná, označí se barvou (zeleně pokud se vybírá jediný dodavatel, žlutě pokud může zakázku realizovat více dodavatelů a bude tedy z Vaší nabídky objednána pouze část - Obrázek 20). Kliknutím na odkaz vyber otevřete nabídku na naposledy zobrazeném listu (pokud je to první otevřená objednávka, zobrazí se list Zadání výběrového řízení). Odkazem obj. otevřete nabídku na listu Objednávky, kde lze přímo z přehledu odeslaných nabídek prohlížet vytvořené objednávky. Odkazem přehled otevřete nabídku na listu Přehled nabídky. Poznámka Na listu Objednávky bude objednávka zobrazena pouze v případě, že byla vytvořena (tj. jedná se o vítěznou nabídku zeleně nebo žlutě podbarvenou). Pokud se jedná o vítěznou nabídku zakončenou rámcovou smlouvou, objeví se zde objednávky až po té, co je zadavatel vytvoří. Obrázek 20 - Odesláno Důležité Pokud zadavatel místo vyhodnocení vypíše další kolo výběrového řízení, připraví se Vám ve složce rozpracováno kopie Vaší původní nabídky. Pokud se však v zadání oproti původnímu změní některá obchodní podmínka nebo položka, nebude vyplněna vůbec. Je tedy třeba před odesláním nabídku zkontrolovat a případně doplnit. 22

Stornováno Do této složky se ukládají všechny nabídky, které jste místo odeslání stornovali. Obrázek 21 - Stornováno Pokud ke stornování došlo omylem, nebo jste si své rozhodnutí rozmysleli a rozhodli se nabídku odeslat, je třeba nejprve stornovanou nabídku přesunout zpět do složky rozpracováno klikněte na odkaz přehled u příslušné nabídky, zobrazí se list Přehled nabídky (Chyba! Nenalezen zdroj odkazů.). Kliknutím na tlačítko Vrátit k přepracování se zvolená nabídka přesune do složky rozpracováno, kde ji můžete editovat a následně odeslat. Důležité Vrácení do složky rozpracováno je možné pouze v době, kdy je související výběrové řízení ve stavu podávání nabídek. Po skončení termínu podání nabídek Vám aplikace přesun do rozpracovaných neumožní. Obrázek 22 - Stornováno - Přehled nabídky Prošlé Do této složky se přesunou nabídky ze složky rozpracováno po uplynutí termínu podání nabídek, pokud nebudou odeslány nebo stornovány. 23

Online aukce Výběrové řízení může být také vypsáno jako výběrové řízení s aukcí. Rozdíl poznáte podle stanovených termínů v přehledu rozpracovaných nabídek (Obrázek 12 je vyplněn termín Začátek aukce) a po otevření nabídky na záložce Zadání výběrového řízení je místo Výběrové řízení (Obrázek 13) uvedeno označení Aukce (Obrázek 23). Obrázek 23 - Nabídka (Aukce) - Zadání VŘ Průběh první části aukce je shodný s průběhem výběrového řízení (od obdržení pozvánky až po skončení termínu podání nabídek). Lišit se začínají ve vyhodnocení. Zatímco u běžného výběrového řízení dojde při vyhodnocení k výběru dodavatele (event. dodavatelů) a vytvoření objednávky, u výběrového řízení s aukcí dojde při tomto (prvním) vyhodnocení pouze k výběru dodavatelů, kteří postoupí do aukce. Pokud do aukce nepostoupíte, obdržíte notifikátor, který Vám tuto skutečnost oznámí a Vaše nabídka zůstane neoznačená ve složce odesláno. V případě, že Vaše nabídka postoupí do aukce, obdržíte (po kontrole a potvrzení všech termínů zadavatelem) notifikátor s upozorněním na vypsání aukce a s uvedením termínu začátku aukce. Zároveň se Vaše nabídka přesune do složky online aukce (Obrázek 24). Obrázek 24 - Aukce Detail Vaší nabídky (Obrázek 23) zobrazíte kliknutím na odkaz vyber. Zde je pro Vás důležitá záložka Položky a podle nastaveného scénáře může být ve stejném smyslu důležitá i záložka Obchodní podmínky. Na záložce Položky vidíte Vámi naposledy nabídnutou cenu (před prvním příhozem cenu nabídnutou ve výběrovém řízení). V poli Připravovaná cena za MJ bez DPH můžete zadat novou Vámi nabízenou cenu. 24

Lze také vylepšit všechny položky o nastavené procento. Pro tento způsob vylepšení nabídky vyplňte pole Vylepšit všechny položky v nabídce o (%) a klikněte na tlačítko Připrav nabídku. Hodnoty v poli Připravovaná cena za MJ bez DPH se přepočítají. Pokud Vás zajímá celková cena odesílané nabídky, kliknutím na tlačítko Uložit a přepočítat připravené hodnoty se zobrazí v pravém dolním rohu Cena připravované nabídky. Pokud se všemi zadanými hodnotami souhlasíte, kliknutím na tlačítko Odeslat nabídku do aukce provedete příhoz. Obrázek 25 - Aukce - Položky Varování Připravovanou cenu před odesláním dobře zkontrolujte. Aukce neumožňuje zhoršení ceny (některé scénáře sice umožní zhoršení ceny na nějaké položce nebo konkrétní obchodní podmínky, ale pouze za cenu toho, že dostatečně vylepšíte cenu na jiné položce nebo jinou obchodní podmínku tak, aby došlo k celkovému zlepšení Vaší nabídky). Některé scénáře výběrových řízení s aukcí (scénář podle nejlepší nabídky, se skóre) umožňují vylepšovat Vaši nabídku i vylepšením obchodních podmínek (Obrázek 26). Změny pak provádíte ve sloupci Připravovaná hodnota. Pokud Vás zajímá, jakým způsobem Vámi provedené změny ovlivnily výslednou nabídku, klikněte nejprve na tlačítko Uložit a přepočítat připravené hodnoty, výsledek vidíte v pravém dolním rohu. Vylepšenou nabídku odešlete do aukce kliknutím na tlačítko Odeslat nabídku do aukce. Obrázek 26 - Aukce - Obchodní podmínky 25

Poznámka Pokud je výběrové řízení s aukcí vypsáno podle scénáře s jiným kritériem hodnocení než podle nejlepší ceny, je kritériem hodnocení určitá forma bodového ohodnocení. Toto bodové ohodnocení se uvádí u jednotlivých obchodních podmínek. Minimální krok vylepšení potom není stanoven v korunách, ale právě v těchto bodech. Odkaz Monitor aukce v pravém horním rohu slouží k zobrazení aktuálního stavu nabídek (Obrázek 27). Kromě základních informací o běžící aukci, jako je číslo, název, použitý scénář apod. obsahuje také informace o začátku a konci aukce. Konec aukce se uvádí původní plánovaný a aktuální. Plánovaný konec aukce je původně zadavatelem nastavený konec aukce. Pokud zadavatel umožní prodlužování aukce před koncem, může se po čase začít Aktuální konec aukce do plánovaného lišit. Pokud je prodlužování umožněno, vidíte hodnoty u konkrétních označení: Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení [min]- uvedené číslo uvádí časové období (počet minut před aktuálním koncem aukce), ve kterém dojde k prodloužení aukce, pokud bude vylepšena aktuální nejlepší nabídka Délka prodloužení [min] počet minut, o které se aukce prodlouží, pokud jsou splněny podmínky pro prodloužení Minimální krok vylepšení nabídky je zadavatelem stanovená částka, o kterou musíte minimálně vylepšit svou nabídku, abyste mohli provést příhoz. Pokud je vyplněna hodnota u Ukončení aukce v pevném čase, bude v uvedeném čase aukce ukončena bez ohledu na případné příhozy, které by měly vyvolat prodloužení aukce. Pokud je zaškrtnuté políčko Prodloužení aukce pro jakoukoli nabídku, dojde k prodloužení aukce vždy, když bude v čase Sledování změn nejlepší nabídky pro prodloužení vylepšena jakákoliv nabídka (nutnost dodržet vylepšení nabídky o Minimální krok vylepšení nabídky zůstává). Pomocí odkazu tisk si můžete monitor aukce vytisknout v aktuálním stavu. Poznámka Popis příslušného scénáře, podle kterého probíhá konkrétní aukce, je vždy k dispozici v monitoru aukce pod odkazem Zobrazit/Skrýt nápovědu. Varování V průběhu aukce může být do aplikace za jednu organizaci přihlášeno více uživatelů, ale po celou dobu aukce smí pouze jeden z nich měnit ceny a případně obchodní podmínky. 26

Obrázek 27 - Aukce - Monitor aukce V případě, že políčko Zobrazit účastníkovi ostatní nabídky není zatrženo, zobrazí se pouze Vaše nabídka a výše nejlepší nabídky. V opačném případě vidíte anonymní přehled všech nabídek s označením Vaší. Konkrétní vzhled monitoru aukce je závislý na nastavení zadavatele, nemusí tedy např. být vidět Vaše pořadí, nebo mohou být zobrazeny pouze ceny bez DPH, nebo se také může zobrazovat pouze celková cena Vaší nabídky bez rozpisu na jednotlivé položky. 27

Objednávky a smlouvy Po vítězství ve výběrovém řízení se vytvoří příslušná objednávka nebo smlouva (v závislosti na zadání výběrového řízení). Kliknutím na Objednávky a smlouvy v horním menu (Obrázek 28) se změní seznam složek v levém menu (Obrázek 29). Obrázek 28 - Horní menu Obrázek 29 - Levé menu (objednávky) Objednávky Ve složce dodání (Obrázek 30) naleznete objednávky vytvořené na základě vítězství ve výběrovém řízení. 28

Obrázek 30 - Objednávky - dodání Detail objednávky zobrazíte kliknutím na odkaz vyber. Obrázek 31 - Detail objednávky Na jednotlivých listech jsou Vám k dispozici informace obecné (dodací lhůta, datum vytvoření objednávky, odběratel, dodavatel), informace o smluvených obchodních podmínkách a objednávané položky včetně určení množství a ceny. Na listu Přehled je k dispozici kompletní přehled celé objednávky. Pokud jste již zboží dodali, můžete kliknutím na tlačítko Potvrdit dodání přesunout předmětnou objednávku do složky dodáno. 29

Poznámka Objednávka se do složky dodáno přesune i v případě, že výše uvedený postup provede Zadavatel. Pokud tedy budete hledat objednávku a nenaleznete ji ve složce dodání, zkuste se podívat do složky dodáno, i když jste si jisti, že jste tam objednávku neposunovali. Pokud by Vás pak zajímalo, kdo objednávku přesunul, naleznete tuto informaci na listu Log. Pole Číslo faktury a Kontrola faktury vidí pouze Dodavatel. Pole je určeno pro Vaši kontrolu fakturací provizí. Můžete si zde uvést číslo faktury, na které Vám byla za tuto objednávku fakturována provize a zaškrtnutím políčka Kontrola faktury potvrdit, že to bylo zkontrolováno. Stejně tak si zde ale můžete uvádět číslo faktury, kterou jste vystavili dodavateli. Způsob použití je pouze na Vás, tato evidence se nikde jinde nezobrazuje. Pro uložení zadaných údajů je samozřejmě nutné kliknout na tlačítko uložit. Změna objednávky Může nastat situace, kdy zjistíte, že nejste schopni dodávat za cenu, kterou jste nabídli ve výběrovém řízení a kterou máte nyní také v objednávce. Pro sdělení změny zadavateli klikněte na tlačítko Změnit objednávku na listu Přehled (Obrázek 31), objednávka se přesune do složky editace dodavatelem. Obrázek 32 - Editace dodavatelem Přepněte se do složky editace dodavatelem (Obrázek 32) kliknutím na příslušný odkaz v levém menu (Obrázek 29) a pomocí odkazu vyber zobrazte detail editované objednávky. Obrázek 33 - Editace dodavatelem - Položky Klikněte na záložku Položky (Obrázek 33). Zde můžete změnit množství nebo cenu dodávaného zboží. Po provedení všech změn klikněte na tlačítko Uložit. Přepněte se na list Přehled (Obrázek 34) a kliknutím na tlačítko Změněno dodavatelem, odešli odběrateli odešlete změněnou objednávku. 30

Obrázek 34 - Editace dodavatelem - Přehled Zároveň se Vaše změněná objednávka přesune ze složky editace dodavatelem do složky čeká na potvrz. odb. (Obrázek 29), kde bude do doby, než odběratel rozhodne, zda změny přijme, či nikoli. Odběratel může Vámi změněnou objednávku buď přijmout, odmítnout nebo stornovat. Pokud změněnou objednávku přijme, přesune se změněná objednávka do složky dodání a plnění bude probíhat na základě změněné objednávky. Pokud změněnou objednávku nepřijme, ve většině případů ji stornuje. Vám se pouze změněná objednávka přesune do složky stornováno a plnění z Vaší strany neproběhne. Ve výjimečných případech může odběratel změny v objednávce zamítnout. Potom se Vám do složky dodání vrátí původní objednávka, ve které nebudou promítnuty Vámi provedené změny, a znamená to, že odběratel trvá na původně domluvených podmínkách. V tomto případě je další postup již závislý na původně stanovených podmínkách zadavatele/odběratele a na vaší vzájemné domluvě. Poznámka Doporučujeme před provedením změny objednávky kontaktovat odběratele a vysvětlit mu důvody, proč ke změnám došlo. Ušetříte tím nejen čas, ale i případné problémy, které by mohly vzniknout např. z nedorozumění. Navíc tím můžete předejít případným komplikacím v případě, že by Vám odběratel změny zamítl. Konečné rozhodnutí o postupu je však samozřejmě jen na Vás. Smlouvy Pokud zadavatel vypíše výběrové řízení s rámcovou smlouvou, po vyhodnocení VŘ se nevytvoří ihned objednávka, ale pouze tzv. smlouva ve složce aktivní v části menu SMLOUVY. 31

Obrázek 35 - Aktivní smlouvy Podrobnosti vytvořené smlouvy zobrazíte kliknutím na odkaz vyber. Zde vidíte na jednotlivých záložkách obchodní podmínky uzavřené smlouvy a položky, na něž je smlouva uzavřena. Na záložce Vytvořené objednávky vidíte všechny objednávky, které již byly vytvořeny. Vytvořená objednávka se zobrazí také ve složce dodání (viz. objednávky). Obrázek 36 - Detail smlouvy 32

Zprávy Poslední blok levého menu (Obrázek 9 a Obrázek 29) obsahuje Zprávy. Při konkrétních událostech v aplikaci jsou odesílány tzv. notifikátory. Ty se ukládají ve složce nové a zároveň se odesílají na Vámi zadanou e-mailovou adresu. Pokud chcete rozlišovat zprávy přečtené a nové, kliknutím na odkaz přečteno zprávu přesunete do složky přečtené. Obrázek 37 - Zprávy 33

Katalog V menu Katalog Dodavatelské kategorie můžete nastavit, ve kterých oblastech nabízíte zboží nebo služby. Ve stromu vlevo zvolte příslušnou kategorii a klikněte na ní. Vpravo nad nadpisem Zařazené kategorie se objeví odkaz Přidej kategorii Kliknutím na tento odkaz se Vámi zvolená kategorie přidá do tabulky níže. Obrázek 38 - Katalog Poznámka Katalogových kategorií můžete zvolit kolik chcete a stejně tak nemusíte vybrat žádnou. Vždy si však v katalogu ponechejte kategorii SEZNAM VŠECH DODAVATELŮ. Pokud nebudete zařazeni v této kategorii, nenaleznou Vás zadavatelé v katalogu podle IČ. 34

Uživatelská nastavení Kliknutím na Nastavení v horní liště můžete měnit některá nastavení Vašeho účtu nebo registrace Vaší společnosti. Jako první se zobrazí nastavení rolí. Pokud máte pouze roli Dodavatel, nemůžete na této záložce nic měnit, pokud však máte roli Jednatel, můžete si zde nastavit, zda se po zadání přihlašovacích údajů přihlásíte vždy jako Dodavatel nebo jako Jednatel. Pokud byste byli zaregistrováni ve více společnostech s jedním přihlašovacím jménem a heslem, zde se přepínáte mezi jednotlivými firmami, a to pomocí odkazu přepnutí do role. Obrázek 39 - Nastavení - Role Na záložce Zobrazovací téma můžete změnit barevné provedení aplikace. Heslo, které Vám bylo vygenerováno a zasláno e-mailem můžete změnit na záložce Změna hesla. Důležité Za bezpečnost Vašeho hesla zodpovídáte sami. Pokud budete mít podezření, že došlo k jeho vyzrazení a může dojít k jeho zneužití, doporučujeme heslo změnit. Na záložce Profil uživatele lze měnit údaje o aktuálně přihlášeném uživateli. Mějte na paměti, že údaje zde uvedené se budou zobrazovat u Vámi podávaných nabídek a měly by tudíž odpovídat aktuálnímu stavu. Obrázek 40 - Natavení - Profil uživatele Pokud máte roli Jednatel, máte k dispozici záložku Uživatelé, kde můžete měnit, odebírat a přidávat jednotlivé uživatele registrované za Vaši firmu i měnit jejich údaje (více viz Administrace uživatelů). 35

Na záložce Profil org. lze měnit některé informace o Vaší firmě. Obdobně lze měnit některé údaje o organizační jednotce, pokud je má firma založené, na záložce Profil jed. Obrázek 41 - Nastavení - Profil organizace Záložka Adresy slouží ke změně (resp. přidání) adresy. V případě změny adresy stačí zobrazenou adresu přepsat a kliknout na tlačítko Uložit. Pokud budete chtít přidat další adresu (např. korespondenční se liší od sídla apod.) kliknutím na tlačítko Nový vytvoříte novou položku v seznamu adres, do prázdných polí pod seznamem zadáte novou adresu a kliknete Uložit. Zobrazení adresy v profilu organizace (Obrázek 41) pak provedete výběrem v rolovacím menu u příslušné adresy (fakturační, korespondenční ). Obrázek 42 - Nastavení - Adresy Poznámka V závislosti na Vaší roli nemusí možnosti úprav jednotlivých položek a zobrazení jednotlivých záložek odpovídat uvedeným obrázkům. Uvedené obrázky jsou pro roli Jednatel. Pokud si přejete dodávat pouze pro určité kraje, můžete si toto nastavit na záložce Regiony. Nastavení konkrétního kraje provedete kliknutím na šedé kolečko s křížkem. Pokud je kraj vybrán, je u něj zelené kolečko. 36

Obrázek 43 - Nastavení - Regiony Poznámka Nastavení krajů Vám nezaručí, že budete dostávat pouze pozvánky pouze od odběratelů z uvedeného kraje. Toto bude dodrženo pouze v případě, že zadavatel při vypisování výběrového řízení bude zohledňovat i kraje dodavatelů. Administrace uživatelů Tato funkce je přístupná pouze uživateli s rolí Jednatel. Má přístup k profilům všech uživatelů registrovaných v rámci dané společnosti. Ostatní uživatelé mohou editovat pouze svůj vlastní profil. Editace uživatele Uživatele, jehož údaje chcete měnit, vyberete kliknutím na odkaz vyber. Pod seznamem všech uživatelů se zobrazí profil daného uživatele. Editaci provedete přepsáním uvedených údajů a kliknutím na tlačítko Uložit. Modře orámovaná pole jsou povinná a je třeba je vyplnit. Pomocí zaškrtávacích políček vpravo lze nastavit: Zasílání novinek Email souhrn 1x a den běžně Vám chodí pozvánky do výběrových řízení, informace o vítězství ve výběrovém řízení a další notifikátory průběžně tak, jak jsou generovány. Pokud zaškrtnete toto políčko, obdržíte každé ráno souhrnný e-mail, obsahující všechny zprávy z předchozího dne. Pozvánky do VŘ pokud zrušíte zaškrtnutí tohoto políčka, nebude uživatel dostávat e- mailem pozvánky do výběrových řízení e-mailem. Budou k dispozici pouze ve Zprávách. 37

Přijaté objednávky a smlouvy pokud toto políčko není zaškrtnuto, nebude uživatel dostávat e-mailem informace o vytvoření objednávky (event. smlouvy), tato informace bude opět k dispozici pouze v aplikaci. Obrázek 44 - Nastavení - Uživatelé Vytvoření nového uživatele Nového uživatele vytvoříte kliknutím na tlačítko Nový. Pod seznamem uživatelů se zobrazí prázdná pole pro vyplnění údajů o novém uživateli. Do pole uživatel neuvádějte slova s diakritikou, jedná o uživatelské jméno, které bude později uživatel používat k přihlášení do aplikace a v případě použití diakritiky by přihlášení nemuselo proběhnout úspěšně. Po vyplnění všech údajů (modře orámovaná pole jsou povinná) klikněte na tlačítko Uložit. Na závěr nezapomeňte vygenerovat nově zaregistrovanému uživateli heslo kliknutím na tlačítko Generovat nové heslo. Vygenerované heslo bude spolu se zadaným přihlašovacím jménem zasláno nově zaregistrovanému uživateli na uvedený e- mail. Zrušení stávajícího uživatele Pokud chcete zrušit registraci uživateli, který je již zaregistrován, stačí kliknout na červený křížek v příslušném řádku tabulky s přehledem všech registrovaných uživatelů. Důležité Přidělení role Jednatel a s tím souvisejících práv je závislé na podmínkách konkrétní instance aplikace a není jakkoli vymahatelné. 38

Rejstřík pojmů Otevřené/Uzavřené výběrové řízení Veřejné/Neveřejné výběrové řízení Notifikátor Termín podání nabídek do otevřeného výběrového řízení může reagovat jakýkoli zaregistrovaný dodavatel, do uzavřeného výběrového řízení lze reagovat pouze prostřednictvím pozvánky, viditelnost výběrového řízení v aktuálních výběrových řízeních je závislá na nastavení Veřejné/Neveřejné výběrové řízení pokud je pole Zveřejnit zaškrtnuté, je výběrové řízení zobrazeno v aktuálních výběrových řízeních a v závislosti na nastavení Otevřené/uzavřené výběrové řízení do něj lze podávat nabídky; v opačném případě není vypsání výběrového řízení viditelné v aktuálních výběrových řízeních a informaci o vypsání (a případnou možnost reakce) lze získat pouze prostřednictvím pozvánky. e-mail generovaný aplikací na základě nějakého dění v aplikaci (např. oslovení dodavatele v rámci výběrového řízení, oznámení o vyhodnocení pokud podáte nabídku do výběrového řízení, informace o stornování výběrového řízení apod.) datum a čas do kdy je třeba odeslat nabídku do výběrového řízení, po tomto termínu už nebude odeslání aplikací umožněno 39