Automatizace a elektronické zpracování faktur Pokračování série workshopů Bezpapírové organizace 2010 Exact
Agenda Představení firem Exact a PosAm Proč uvažovat o automatizaci a elektronickém zpracování Koncepce společného řešení Proces automatizace a elektronického zpracování Vstup papírové faktury do procesu Zavedení do podnikového systému a workflow faktury Úspory a další přínosy řešení Otázky a odpovědi 10/13/2010 2010 Exact 2
Automatizace a elektronické zpracování faktur Představení firem Exact a PosAm 2010 Exact
O společnosti Exact Založena 1984 (25 let zkušeností) Euronext Amsterdam od 1999 Tržby 2009: 232 mil EUR EBIT 2009: 54,3 mil EUR 2 400 zaměstnanců Působnost v 60 zemích světa 100 000 zákazníků ve 131 zemích Sídlo město Delft, Holandsko 10/13/2010 2010 Exact 4
Organizační struktura 2010 Exact
Exact ve světě Americas: 920 Employees 40 40 Partners ~20,000 Customers 20% EBITDA Margin 44% Recurring Rev. EMEA: 645 Employees 50 50 Partners ~26,000 Customers 22% EBITDA Margin 48% Recurring Rev. Netherlands: 600 Employees 100+ Partners ~52,000 Customers 45% EBITDA Margin 59% Recurring Rev. APAC: 130 Employees ~800 Customers 21% EBITDA Margin 35% Recurring Rev. 2010 Exact
Vybraní globální zákazníci 2010 Exact
Finanční výsledky 2010 Exact
Hlavní finanční ukazatele Total Revenue EBITDA 280 250 220 242 252 260 232 70 60 50 52,6 21,7% 57 58,2 22,6% 22,3% 54,3 23,4% 190 40 160 30 130 20 100 10 2006 2007 2008 2009 2006 2007 2008 2009 2010 Exact
Cílový trh Exact s Strategy Framework October 13, 2010 10 2010 Exact
Exact cílový trh Exact s Target Market 2010 Exact 11
Zákaznická charakteristika Exact s Strategy Framework October 13, 2010 12 2010 Exact
Charakteristika zákazníků 2010 Exact 13
Tradiční nabídka ERP výrobců Historicky se výrobci SW orientovali na automatizaci administrativní části společnosti Dnes mnoho malých a středních podniků požaduje pouze jednoduchou automatizaci back-office procesů za použití tradičního ERP software Omezená pozornost na klíčové procesy ve společnostech a procesy podporující tyto činnosti jsou důsledkem následující situace v mnoha společnostech. 2010 Exact 14
Současná ICT realita Exact s Strategy Framework October 13, 2010 15 2010 Exact
Konsekvence I. Klíčové procesy dodávající přidanou hodnotu jsou velmi často zajišťovány manuálně nebo prostřednictvím několika nepropojených IT nástrojů stejné údaje jsou tak zadávány několikanásobně, vznikají duplicity v datech, vypovídající hodnota takových dat je velmi špatná. Informace jsou uloženy na lokálních harddiscích nebo souborových serverech velmi limitovaný přístup k relevantním informacím, vysoká závislost na jednotlivcích. 2010 Exact 16
Konsekvence II. Nedostatek propojení a procesní integrace mezi back office a front office vede k neefektivní komunikaci a spolupráci = v důsledku zbytečný nárůst personálních zdrojů a dalších nákladů. Chybí jednotný nástroj, který by sjednotil informace i procesy, pro zajištění spolupráce Vaší společnosti s klíčovými externími společnostmi (zákazníci, dodavatelé) V důsledku všech zmiňovaných faktů se společnosti více zaměřují na pokročilé SW nástroje, které lépe podpoří tvorbu přidané hodnoty i veškeré související klíčové procesy v organizaci ( front office ) 2010 Exact 17
Exact nabídka 2010 Exact
Exact nabídka II. Centrálně uložené informace nezávislé na odděleních, jednotlivcích, nebo procesech pomáhá jednotlivcům nalézt klíčové informace v organizaci. Lepší kvalita informací pomáhá rychlejšímu a přesnějšímu rozhodování Efektivnější komunikace a spolupráce vede k redukci zdrojů a nákladů 2010 Exact 19
Exact nabídka III. Přidaná hodnota - zaměření na její tvorbu a dodávku pomáhá společnostem lépe bojovat s konkurencí a zároveň lépe kontrolovat procesy v organizaci Integrace, propojení všech zdrojů a business procesů do jednoho systému poskytuje souvislý a efektivní tok všech procesů, který je jednoduché sledovat a řídit Integrace externích vztahů (zákazník,dodavatel) zákaznicky orientovaný informační systém umožňuje bližší spolupráci se zákazníky či dodavateli a poskytuje všem zúčastněným pocit sounáležitosti s touto business komunitou 2010 Exact 20
Produktové portfolio Exact s Strategy Framework October 13, 2010 21 2010 Exact
Exact produktové portfolio 2010 Exact
Exact Globe: o produktu - Řízení financí a administrativy -Nákup a skladování - Plánování a výroba -Prodej a řízení servisu 2010 Exact 23
Exact Globe Poskytuje kontrolu a podporu rozhodování založených na skutečném pohledu přes všechny informace Integruje základní procesy společnosti jako: Řízení financí a administrativy Nákup a skladování Plánování a výroba Prodej a řízení servisu Exact Globe: Driving productivity across your business 2010 Exact 24
Exact Synergy: o produktu - motor, který pohání Vaše podnikání - řídí a kontroluje Vaše pracovníky - je nablízku Vašim zákazníkům -rozšiřuje finanční kontrolu na všechny oblasti Vašeho podnikání 2010 Exact 25
Exact Synergy Web-based aplikace, která podporuje integraci, řízení, kontrolu a zlepšuje spolupráci Sjednocuje procesy a propojuje informace Navržena pro zlepšení podnikatelských výsledků Výsledkem je jasná struktura a sdílení veškerých informací v jednom prostředí Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 26
EBA architecture EXACT Business Analytics Back-Office Database(s) e.g. Globe Power Users Front-Office Database(s) e.g. e-synergy Legacy database(s) e.g. Other ERP EBA Standard Users (Business User, Business User Plus, Dashboard, Web) Spreadsheets / Access Express Users Exact Event Manager 2010 Exact
10/13/2010 To change Footer click Insert > Header & Footer 2010 Exact 28
Osobní homepage poskytuje pohled na výkonnost společnosti nebo jednotlivce Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 29
Řídit vaše zdroje přímo z prostředí MS Outlook Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 30
Plná integrace do Synergy Enterprise vám dává okamžitý pohled o dostupnosti vašich kolegů 10/13/2010 2010 Exact 31
Řídit mezinárodní pobočky a jejich vzdálené administrátory Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 32
Připojovat oskenované kopie faktur, účtenek..a připojovat je k vašim schvalovacím procesům Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 33
Zaměstnanci mohou bezpečně přistupovat ke svým osobním záznamům. Zaměstnanecká karta poskytuje relevantní informace o zaměstnanci. Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 34
Všechny související společnosti, transakce (obrat/náklady), projekty, workflow a dokumenty mohou být jednoduše nalezeny. Exact Synergy: Bringing connected insight to your business 2010 Exact 35
Nelimitovaný počet procesů může být naimplementován pro podporu procesního řízení společnosti. 2010 Exact 36
Proces může mít několik kroků, každý krok má přidělenou kompetentní osobu (roli). 2010 Exact 37
Aplikace poskytuje mnoho předefinovaných reportů, nástroj pro tvorbu vlastních analýz (pivotní analýzy) a export do MS Excel, Word. 2010 Exact 38
Synergy je platforma pro sdílení informací mezi zaměstnanci, partnery, zákazníky prostřednictvím integrovaných portálů. 2010 Exact 39
Někteří zákazníci Synergy Enterprise v ČR 10/13/2010 2010 Exact 40
PosAm Praha, spol. s r.o. Holečkova 103/31 PSČ 150 00 Praha 5 +420 257 312 091-2
PosAm Praha, spol. s r.o. - profil Působení na českém trhu od roku 1992 Dodávky informačních systémů, digitalizace, automatizované zpracování a archivace papírových dokumentů, vytěžování dat, optimalizace procesů Komplexní řešení i samostatné dodávky v sektoru bankovnictví, pojišťovnictví, leasingu, státní správy, telekomunikací, energetiky a průmyslu Držitel certifikátu systému řízení jakosti ISO 9001:2008 a systému environmentálního managementu ISO 14001:2004 10/13/201 42
PosAm Praha, spol. s r.o. - služby Skenování (digitalizace) dokumentů Vytěžování dat z naskenovaných i ručně vyplněných dokumentů (faktury, platební příkazy, formuláře, smlouvy, dotazníky pro veřejné průzkumy, marketingové kampaně apod.) Systémy pro správu a archivaci dokumentů (DMS) Outsourcing služeb (skenování dokumentů a jejich vkládání do DMS), vytěžování dat, správa počítačových sítí, servisní činnost) Implementace a integrace rozsáhlých IT projektů Grafika a prepress Dodávka technického vybavení/skenovací pracoviště na klíč Zajištění technické podpory 10/13/201 43
PosAm Praha, spol. s r.o. - reference Česká spořitelna, a.s. Kooperativa pojišťovna a.s. Penzijní fond České spořitelny, a.s. společnosti skupiny ING Group Česká podnikatelská pojišťovna, a.s. METROSTAV, a.s. Register trestů GP SR 10/13/201 44
Automatizace a elektronické zpracování faktur Proč uvažovat o automatizaci a elektronickém zpracování 2010 Exact
Může si vaše firma dovolit ruční zpracování faktur? 10/13/2010 2010 Exact 46
INVOICES 5-5 Automaticky vám připraví všechny příchozí faktury pro další zpracování PosAm 2010
Zpracování příchozích faktur vás stojí tisíce Náklady ručního zpracování plynou z: Ručního přepisování Předávání dokumentů z ruky do ruky Ztráta slev za časné platby Penále za zpožděné úhrady Chyby ručního zadávání Špatné vztahy s dodavateli Zpožděné a nepřesné finanční informace Komplikovaný přístup do archívu Těmto nákladům je je možné se vyhnout
Snížení nákladů, bezpečnější procesy, Zlepšení vztahů Výhody automatizace zpracování plynou z: Ručně Ručního se již nic přepisování nepřepisuje Předávání Předávání z ruky dokumentů ruky je nahrazeno z ruky do ruky automatickým procesem Zpřístupní Ztráta se slev slevy za za časné včasné platby platby Odpadnou Penále penalizace zpožděné za pozdní úhrady úhrady Eliminují Chyby se ručního chyby vzniklé zadávání překlepy Zlepší Špatné se vztahy vztahy s dodavateli s Rychlé Zpožděné a přesnéa finanční nepřesné informace finanční informace Rychlý Komplikovaný a snadný přístup přístup k archívu do archívu
Automatizace a elektronické zpracování faktur Koncepce společného řešení 2010 Exact
DOCUMENTS for INVOICES v návaznosti na další systémy
Koncepce řešení 10/13/2010 2010 Exact 52
Koncepce řešení Iniciace workflow, výměna dat potřebných pro schvalování a informací o stavu schvalování 2 Přenos datového souboru faktury 1a Přenos image faktury 10/13/2010 2010 Exact 53 1b
Automatizace a elektronické zpracování faktur Proces automatizace a elektronického zpracování 2010 Exact
Začlenění produktu ReadSoft Documents for INVOICES 10/13/2010 2010 Exact 55
Úvod Úvod do do DOCUMENTS DOCUMENTS for for INVOICES INVOICES VLASTNOSTI systému DOCUMENTS for INVOICES INVOICES umí zpracovat Všechny formáty zahrnující XML, PDF, obrazové a textové soubory Všechny typy nosičů zahrnující papír, e-mail a fax Všechny typy faktur včetně vícestránkových i s řádkovými položkami Rychlé a přesné vytěžení informací INVOICES bude integrováno do vašeho IT prostředí Plná online integrace s vašim finančním systémem Škálovatelnost dle denního počtu zpracovávaných faktur Otevřená architektura pro integraci s dalšími systémy Citrix / Terminal Server Podpora Script Based updates Dostupnost jazykových mutací Plná podpora českých znaků INVOICES se rychle stane součástí vašeho procesu Příjemné intuitivní prostředí Rychlá a jednoduchá verifikace Snadné naučení a používání Rozšiřující nápověda přímo na obrazovce
Úvod Úvod do do DOCUMENTS DOCUMENTS for for INVOICES INVOICES DOCUMENTS for INVOICES automatizuje a bezpečnost INVOICES plná automatizace Automatické rozpoznání známého vzoru faktur Identifikace dodavatele porovnáváním u neznámých vzorů faktur Identifikace odběratele porovnáváním u neznámých vzorů faktur Automatická klasifikace faktury na neznámém vzoru faktury Obecná nákladová faktura nebo Fakturace objednávky Faktura nebo Zpráva o úhradě Automatické nasměrování faktury do správné fronty zpracování INVOICES bezpečnost zpracování Podporou standardu Sarbanes-Oxley Act Ověřováním uživatelů Uživatelskými rolemi Auditováním činností v systému Zavedení pravidel schvalování Kontrolou licencí
Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES ReadSoft Reproter for invoices Interaktivní statistika zobrazuje Časové výseče a souhrny Objemy dokladů Časové Finanční Vytíženosti lidských zdrojů Finanční náhledy Auditové náhledy
Implementace Kroky nasazení Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES
Přehled procesů produktu ReadSoft Documents for INVOICES
Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES INVOICES 5-5 kroky procesu INVOICES 5-5 Kontrola Zachycení n n Fyzický dopis Elektronická komunikace Identifikace dodavatele Identifikace odběratele a třídění Vytěžení informací správnosti n Separace opravy Archivace Automatická kontrola správnosti Prvotní archivace Konečná archivace Master data Integrace ERP nebo účetní software ( GLOBE) Archív ( SYNERGY)
Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES Vyšší standardy pro elektronické faktury Jakékoli standardní XML soubory Automatizovaná interakce s webovými stránkami Zpracování formátu EDI PDF, digitální obrazy, a faxy Automatické vytvoření ostrého obrazu dokumentu pro Kontroly Workflow Archivaci...
Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES Pořízení dat první krok k automatickému zpracování INVOICES najdou relevantní popisky a loga Relevantní hodnoty jsou připojeny k relevantním popiskům Rozpoznané skupiny hodnot jsou připraveny ke kontrole, spolupráci s ERP a následné zpracování
Přehled Přehled funkcí funkcídocuments for for INVOICES INVOICES Všechny informace které potřebujete Informace o dodavateli a kupci Pole hlavičky Řádkové položky Bankovní informace Sazby DPH
Začlenění Exact Globe / Registru došlých faktur 10/13/2010 2010 Exact 65
Jak obvykle vypadá proces příjmu a kontroly nákupních faktur? 10/13/2010 2010 Exact 66
Obvyklý proces zpracování faktur Probíhá kontrola před zaúčtováním do účetnictví (Proběhne zadání do registru dodavatelských faktur) Administrativa opatří fakturu košilkou Faktury jsou zasílány různým, nebo i více oddělením Kontroluje se správnost dat Řeší se chyby s dodavatelem Po schválení se faktura zadá do účetnictví 10/13/2010 2010 Exact 67
Vstupu faktury do Globe A/ Proces bez PosAm Documents for INVOICES B/ Proces s využitím PosAm Documents for INVOICES (v obou případech s využitím modulu Registr došlých faktur) 10/13/2010 2010 Exact 68
Registr došlých faktur Faktury načteme do Registru z XML souboru Image faktury je vložen do XML souboru do tagu pro binární data 10/13/2010 2010 Exact 69
Začlenění Exact Synergy / workflow a správy dokumentů 10/13/2010 2010 Exact 70
Kroky procesu workflow Synergy Obousměrná synchronizace dat mezi Globe a Synergy Synchonizační job (CSIIRPoll.exe) Faktura zatím čeká v Globe na dokončení schvalovacího workflow Sekvenční nebo souběžný schvalovací proces podle nastavení konkrétního registru Náhled faktury je uložen do archivu a je k dispozici schvalovateli formou do náhledu 10/13/2010 2010 Exact 71
Elektronické workflow Workflow schválení faktury Hodnoty z Registru, resp. vytěžené faktury Náhled faktury 10/13/2010 2010 Exact 72
Registr došlých faktur / Workflow Automatizuje registraci, autorizaci a zaúčtování faktur Načtení datových podkladů a řízení schvalování elektronickou formou minimalizuje pracnost a redukuje pravděpodobnost chyb Vytvořením různých registrů získáváte nástroj pro přehledné řízení procesu, monitoring stavu a dalších důležitých informací Faktury nikdy nezadáváte do systému 2x 10/13/2010 2010 Exact 73
Ukázka živého prostředí
Automatizace a elektronické zpracování faktur Zavedení faktury do Exact Globe a průběh schvalovacího procesu 2010 Exact
Načtení faktury 10/13/2010 2010 Exact 76
Menu modulu Registr došlých faktur 2010 Exact
Seznam došlých faktur po načtení z XML 2010 Exact
Detail faktury po načtení z XML Image faktury (binární data z XML struktury) je přiložen jako příloha 2010 Exact
Náhled souboru přílohy Detaily přílohy 2010 Exact
Automatická iniciace workflow schvalovacího procesu 10/13/2010 2010 Exact 81
Požadavek workflow na schválení příchozí faktury Detaily faktury Náhled přílohy 2010 Exact
požadavek na schválení příchozí faktury (pokračování) Detaily předkontace z Exact Globe Detaily schvalovacího procesu, tj. osoby, pořadí, status, aj. 2010 Exact
Image faktury po uložení v archivu (modul: Dokumenty) Příloha dokumentu zobrazovaná v náhledu Vazby na další entity v systému 2010 Exact
Kód registru ovlivňuje přiřazení schvalovatelů a typ schvalovacího procesu 2010 Exact
Na základě nastavení kódu registru je do schvalovacího procesu zkopírována metoda schvalování (v tomto případě sekvenčně) a schvalovatelé 2010 Exact
Schválení / zamítnutí faktury Prostor pro komentáře ke schvalovacímu procesu 2010 Exact
U faktur schvalovaných souběžně nezávisí na pořadí akceptace jednotlivými schvalovateli 2010 Exact
Automatická iniciace workflow schvalovacího procesu 10/13/2010 2010 Exact 89
Ukončené workflow 2010 Exact
Všichni schvalovatelé odsouhlasili fakturu 2010 Exact
Vzniklé transakce je možné kdykoliv dohledat podle celé řady kritérií 2010 Exact
projít si zaúčtování v různém zobrazení dle data, dle účtu hlavní knihy, atd. Exportovat transakce, zobrazit přílohy 2010 Exact
Případně změnit některé analytické údaje transakce (na základě práv a pravidel) 2010 Exact
Automatizace a elektronické zpracování faktur Úspory a další přínosy řešení 2010 Exact
Náklady ručního zpracování Počet Denně Týdně Měsíčně Ročně Faktura 166,66 833,33 3333,33 40000 Čas na přepsání - sekund 460 76666,66 383333,33 1610000 19320000 hodin ročně 5366,66 hod Mzdové náklady Hrubá (na pracovníka) 26 000,00 Kč 1 300,00 Kč 6 500,00 Kč 26 000,00 Kč 312 000,00 Kč Hrubý na hod 162,50 Kč Superhrubá mzda (cca) 34 800,00 Kč 1 740,00 Kč 8 700,00 Kč 34 800,00 Kč 417 600,00 Kč Super hr na dod 217,50 Kč Energetické náklady Cena kw/h PC + Monitor (350 W + 27W) 4,50 Kč 36,13 Kč 180,65 Kč 758,71 Kč 9 104,55 Kč Za tři roky Mzdové náklady na faktury 29,18 Kč 4 863,54 Kč 24 317,71 Kč 97 270,83 Kč 1 167 250,00 Kč 3 501 750,00 Kč Energetické náklady na fakturu 0,23 Kč Celkem náklady na fakturu 29,41 Kč
Náklady automatického zpracování Počet Denně Týdně Měsíčně Ročně Faktura 166,67 833,33 3333,33 40000,00 Čas na přepsání - sekund 92 15333,33 76666,67 322000,00 3864000,00 hodin ročně 1073,33 hod Mzdové náklady Hrubá (na pracovníka) 26 000,00 Kč 1 300,00 Kč 6 500,00 Kč 26 000,00 Kč 312000,00 Hrubý na hod 162,50 Kč Superhrubá mzda (cca) 34 800,00 Kč 1 740,00 Kč 8 700,00 Kč 34 800,00 Kč 417600,00 Super hr na dod 217,50 Kč Energetické náklady Cena kw/h PC + Monitor (350 W + 27W) 4,50 Kč 7,23 Kč 36,13 Kč 151,74 Kč 1 820,91 Kč Licenční poplatek + rozpuštěná cena implementace a technické podpory Implementace jednorázově 160000 Impl. rozpuštěná do 36 měs. 4444,44 Technická podpora měsíčně 4950 Licenční poplatek měsíčně 26595 Za ks Denně Týdně Měsíčně Ročně ReadSoft 10,80 Kč 1 799,47 Kč 8 997,36 Kč 35 989,44 Kč 431 873,33 Kč Mzdové náklady na faktury 5,84 Kč 972,71 Kč 4 863,54 Kč 19 454,17 Kč 233 450,00 Kč 700 350,00 Kč Energetické náklady na fakturu 0,05 Kč Celkem náklady na fakturu 16,68 Kč
Porovnání nákladovosti Vaše Náklady S PosAm Úspora Za Kus 29,41 Kč 16,68 Kč 12,73 Kč Za měsíc 97 270,83 Kč 55 595,35 Kč 41 675,48 Kč Za rok 1 167 250,00 Kč 667 144,24 Kč 500 105,76 Kč Za tři roky 3 501 750,00 Kč 2 001 432,73 Kč 1 500 317,27 Kč
Přínosy řešení Kompletně digitální proces (A-Z) Bezpečné schvalování přes zaměstnanecký portál Synergy Přednastavená schvalovací kolečka Transparentní a dohledatelné (Workflow, Dokumenty) Šetříme životní prostředí 10/13/2010 2010 Exact 99
ReadSoft Documents for Invoices, Registr došlých faktur a Workflow umožňuje řešit proces kompletně elektronicky a zvýšit tak efektivitu celého procesu. 10/13/2010 2010 Exact 100
Automatizace a elektronické zpracování faktur Otázky a odpovědi 2010 Exact
Moduly Registru došlých faktur S Registrem došlých faktur je verifikace a schvalování přesunuta do Workflow v Exact Synergy Enterprise. Pro zprovoznění jsou potřeba následující moduly: SE5311 (Globe) SE5482 (Globe) YA5311 (Synergy Enterprise) 10/13/2010 2010 Exact 102
2010 Exact
10/13/2010 2010 Exact 104
Thank You! 2010 Exact