Logika formulářů úlohy Uživatelský/administrační manuál CleverApp s.r.o. 2007/11/03 verze 1.0 CleverApp s.r.o. 2007 1/1
Obsah 1 Úvod... 3 2 Důležité faktory úspěchu řešení ze strany uživatelů... 3 3 Nářadí a dovednosti potřebné k vytvoření systému... 3 4 Rozhodovací logika pro nabídku detailu úlohy... 4 5 Výchozí formuláře úlohy... 5 5.1 Úprava již uložené úlohy... 5 5.1.1 Uživatel, který disponuje editačními právy k úloze... 5 5.1.2 Jsem řešitelem nebo manažerem úlohy... 6 5.2 Založení nové úlohy... 6 5.3 Konfigurace záložek výchozích formulářů... 7 6 Vlastní formuláře... 8 6.1 Praktický příklad... 8 6.2 Definice formuláře... 9 6.2.1 Pole ve formuláři... 9 6.2.2 Svázané tiskové sestavy... 9 6.2.3 Oprávnění uživatelé k formuláři... 10 6.2.4 Další záložky ve formuláři... 10 CleverApp s.r.o. 2007 2/2
1 Úvod Tato příručka slouží pro Marktime administrátory a objasňuje problematiku výchozích i vlastních formulářů úlohy. Úloha je klíčový objekt systému. Různá nastavení úloh mohou skrze formuláře nabídnout řešení těchto agend: Kauzy advokátů Obchodní případy účetních, auditorů, daňových poradců, projektantů, konzultantů Zakázky reklamních agentur s přípravou výroby pro tiskárny Hlášení a následné řešení požadavků servisních středisek Zaznamenávání komunikace řešitelů problému. Uživatelé hodnotí systém převážně podle vstupních formulářů, do kterých zadávají data a podle výstupních tiskových sestav. Systém nabízí univerzální řešení pro nastavení formulářů na tělo procesů zákazníka. 2 Důležité faktory úspěchu řešení ze strany uživatelů Pro nastavení formulářů úlohy se musím jako uživatel obejít bez konzultanta dodavatele systému. Tedy musí to zvládnout Marktime administrátor sám. Administrátor musí být schopen si vytvářet vlastní formulářová pole na míru bez podpory konzultanta dodavatele systému. Tiskové výstupy dodávané na míru potřeb zákazníka musí být nezávislé na aktualizaci systému. Tedy kvůli dodávce nové tiskové sestavy by neměla být vyžadována aktualizace systému na novou verzi. 3 Nářadí a dovednosti potřebné k vytvoření systému K tomu, abych sám vytvořil a nastavoval rozhraní formulářů, musím disponovat administrátorským oprávněním (ve své aplikační roli musím mít povoleno: Administrace celého systému vč. správy uživatelů ). CleverApp s.r.o. 2007 3/3
4 Rozhodovací logika pro nabídku detailu úlohy Žádost o zobrazení detailu úlohy Výchozí - plný editační formulář úlohy Vlastní formulář systém dohledá podle kombinace typu úlohy a přímo nastaveného okruhu uživatelů/rolí v definici vlastního formuláře Mám edit právo k úloze? NE ANO ANO Vlastní formulář úlohy Pokud systém najde více pro mě vhodných formulářů, pak zobrazí ten nejnovější Existuje pro mě vlastní formulář? NE Obsah formuláře se může mírně lišit podle toho, zda jsem pouze řešitel nebo manažer Jsem řešitelem nebo manažerem úlohy? ANO Výchozí řešitelský formulář úlohy NE Existuje pro mě tisková sestava úlohy? ANO Nabídka tiskové sestavy úlohy NE Nelze zobrazit detail úlohy CleverApp s.r.o. 2007 4/4
5 Výchozí formuláře úlohy Aplikace nabídne uživateli takový formulář úlohy, který vyplývá z oprávnění uživatele k dané úloze (tedy podle toho, zda jsem řešitel, manažer, administrátor apod.) 5.1 Úprava již uložené úlohy 5.1.1 Uživatel, který disponuje editačními právy k úloze V případě, že disponuji editačními právy k úloze, zobrazí se plný editační formulář úlohy. 1 Záložky formuláře. Pouze první záložka Vlastnosti je fixní a musí být ve formuláři. Ostatní záložky lze přidávat/ubírat (v menu Úlohy->Nastavení->Výchozí formuláře ). 2 Prostor pro volně definovatelná pole. V systému lze pro úlohu nadefinovat cca 50 volných polí (v menu Možnosti->Volně definovatelná pole ) 3 Přesunout do archívu. Archív je něco jako koš. Administrátor může kdykoliv úlohu z archívu obnovit zpět 4 Odstranit úlohu lze pouze tehdy, pokud se k ní neváže timesheet, expensesheet, události v kalendáři, dokumenty. CleverApp s.r.o. 2007 5/5
5.1.2 Jsem řešitelem nebo manažerem úlohy Pokud jsem pouze řešitelem úlohy, nabídne se mi tento formulář: 1 Záložky formuláře. Všechny záložky může administrátor konfigurovat (v menu Úlohy- >Nastavení->Výchozí formuláře ). 5.2 Založení nové úlohy Novou úlohu mohou zakládat přes výchozí formulář tito uživatelé: Administrátor Uživatel, v jehož aplikační roli je zašrktnuta funkce Vytváření nových úloh bez omezení. CleverApp s.r.o. 2007 6/6
5.3 Konfigurace záložek výchozích formulářů Menu Úlohy->Nastavení->Výchozí formuláře 1 Výběr typu formuláře 2 Vybrané záložky 3 Šipkami se provádí přidání/ubrání záložek 4 Nastavení pořadí vybraných záložek ve formuláři Nastavení záložek má dopad na všechny uživatele. Dostupné záložky se mohou lišit podle typu customizace systému u zákazníka. Implementátor systému může dodat další záložky pro zobrazení ve formuláři. CleverApp s.r.o. 2007 7/7
6 Vlastní formuláře Vlastních formulářů úlohy může administrátor založit libovolné množství. Důvodů, proč se zabývat zakládáním vlastních formulářů, může být několik: Potřebujeme, aby uživatelé zakládali úlohy, nicméně nechceme jim přidělovat práva k plnému zakládání úloh přes výchozí editační formulář (nechceme od nich definici fakturačních sazeb, okruhu řešitelů apod.). Potřebujeme jednoduché rozhraní pro zapisování požadavků (co požadavek, to nová úloha). 6.1 Praktický příklad Příklad formuláře, kterým uživatelé zapisují helpdesk požadavky vůči IT dodavateli: Po uložení formuláře se vygeneruje nová úloha a podle logiky šablony formuláře systém automaticky dohledá řešitelský tým, náplň práce úlohy, definici fakturačních sazeb apod. Zároveň po uložení formuláře dojde k e-mailové notifikaci řešitelů pro tento požadavek. Takto jednoduše jsme si v Marktime vytvořili front-end rozhraní helpdeskového systému pro zadavatele požadavků. CleverApp s.r.o. 2007 8/8
6.2 Definice formuláře Menu Úlohy->Nastavení->Vlastní formuláře 1 Vzorová úloha - šablona formuláře. Šablonou může být jakákoliv uložená úloha. Pokud je šablona specifikována, pak se po uložení formuláře zkopíruje její kompletní obsah do nové úlohy. Touto funkcí dosáhnete toho, že nová úloha bude mít automaticky konkrétní řešitelský tým, pracovní náplň, manažera atd. E-mailová notifikace pak automaticky osloví relevantní řešitelský tým. 2 Formulář může být nastavený pouze pro zapisování nových záznamů nebo i pro úpravu již existujících úloh. V logice formulářů lze nastavit situaci, kdy pro zadávání požadavku se zapisuje do jednoho formuláře a při následném otevření úlohy ze strany žadatele se nabídne jiný formulář (konfirmace spokojenosti zadatele apod.). 3 E-mailová notifikace lze nastavit automatické rozesílání zpráv nebo ruční e-mail formulář. 4 Formulář lze nastavit, aby zadavatel ve formuláři ručně specifikoval okruh řešitelů úlohy 5 Jakou roli v úloze bude mít zadavatel formuláře? 6.2.1 Pole ve formuláři Do formuláře lze vložit standardní i volně definovatelná pole úlohy 6.2.2 Svázané tiskové sestavy Okruh tiskových sestav, které se budou nabízet uživateli ve formuláři. CleverApp s.r.o. 2007 9/9
6.2.3 Oprávnění uživatelé k formuláři 1 Pokud se jedná o formulář pouze pro zapisování nových úloh, pak má smysl definovat okruh přístupných uživatelů takto: Kdokoliv Explicitně vyjmenovat konkrétní uživatele v systému V případě, že se jedná o formulář pro úpravu již uložené úlohy, pak se navíc nabízí tato možnost: Přístup podle práv uživatele k záznamu o Pro zakladatele záznamu (pak se zobrazí pouze tomu, kdo úlohu založil) o o Pro řešitele úlohy Pro manažera úlohy (manažerským oprávněním může disponovat i manažer klienta úlohy, manažer projektu úlohy nebo explicitně nadefinovaní manažeři v úloze) Dohledání formuláře podle typu úlohy Menu Úlohy->Nastavení->Typy úloh V definici konkrétního typu úlohy lze nadefinovat okruh vhodných formulářů. Tím docílíte toho, že se pro různé typy úloh budou zobrazovat různé formuláře. Který z formulářů se zobrazí řešitelům a který zadavatelům, o to se postará logika záložky Oprávnění uživatelé k formuláři v definici vlastního formuláře. 6.2.4 Další záložky ve formuláři Vlastní formulář může obsahovat i další záložky naprosto shodné jako výchozí řešitelský formulář. Další záložky jsou aplikovatelné pouze pro případ, kdy formulář slouží pro editaci již uložených záznamů. CleverApp s.r.o. 2007 10/10