ICZ a.s. Správa a řízení dokumentů Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 Tel.: +420-222 271 111 Fax: +420-222 271 112 Internet: www.i.cz Uživatelská příručka systému SpS Lite Uživatelská příručka systému Spisové služby (SpS) Lite Vypracoval kolektiv pracovníků ICZ a.s. Předáno dne 15.3.2010 Verze 2.0.0
Správa dokumentu Záznam změn Datum Autor Verze Popis změn 01. 10. 2009 ICZ 1.0 Žádný předchozí dokument 27. 11. 2009 ICZ 1.1.1 Úpravy dle funkčnosti systému 15. 3. 2010 ICZ 2.0.0 Úpravy dle funkčnosti systému; popis úprav v kap. 1.2 Kontrolovali Jméno Petr Oplátek Pozice Vedoucí projektu ICZ a.s. Distribuce Kopie č. Jméno Umístění 1 Knihovna projektu ICZ a.s, Správa a řízení dokumentů, Na hřebenech II 1718/10, Praha 4 Tento dokument je určen pouze pro vnitřní potřebu organizace. Žádná část tohoto dokumentu nesmí být zveřejněna mimo tuto organizaci, a to v žádné podobě, bez předchozího písemného souhlasu firmy ICZ a.s.. V dokumentu bylo použito názvů firem a produktů, které mohou být chráněny patentovými a autorskými právy nebo mohou být registrovanými obchodními značkami podle příslušných ustanovení právního řádu. -2-
Obsah a rejstříky Obsah příručky: 1. Úvod... 8 1.1. Co je to e-spis Lite krátký popis aplikace... 8 1.2. Přehled úprav aplikace e-spis Lite verze 2.0.0... 8 1.2.1. Hlavní novinky... 8 1.2.2. Nové funkce... 8 1.2.3. Úpravy... 9 1.2.4. Opravy... 9 2. Uživatelé SpS Lite... 10 3. Popis uživatelského prostředí... 11 4. Referent... 13 4.1. Uživatelské prostředí... 13 4.1.1. Složky referenta... 13 4.2. Základy práce s dokumentem... 14 4.2.1. Založení dokumentu... 14 4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu... 19 4.2.2. Záložky dokumentu... 23 4.2.2.1. Záložka Info... 23 4.2.2.2. Záložka Spis... 29 4.2.2.3. Záložka Historie... 30 4.2.2.4. Záložka Soubory... 30 4.2.3. Úprava dokumentu... 31 4.2.4. Založení odpovědi na dokument pod stejným číslem jednacím... 31 4.2.5. Vytvoření kopie dokumentů... 33 4.3. Základy práce se spisem... 33 4.3.1. Založení spisu... 34 4.3.1.1. Záložka Info... 35 4.3.1.2. Záložka Historie... 36 4.3.2. Úpravy ve spisu... 36 4.3.2.1. Vložení dokumentu do spisu... 36 4.3.2.2. Vyjmutí dokumentu ze spisu... 38 4.3.2.3. Vyřízení dokumentu ve spisu... 40 4.3.2.4. Uzavření dokumentu ve spisu... 42 4.3.2.5. Vrácení spisu ke zpracování... 43 4.3.2.6. Zrušení (anulování) spisu... 43 4.4. Práce se soubory (el. dokumenty)... 44 4.4.1. Vložení souboru... 44 4.4.2. Verzování souboru... 45 4.4.2.1. Vložení nové verze souboru... 45 4.4.2.2. Zobrazení verzí souboru... 46 4.4.3. Konverze do formátu PDF... 46 4.4.4. Připojení elektronického podpisu... 47 4.4.5. Odstranění souboru... 48 4.4.6. Zobrazení obsahu souboru... 48 4.5. Vypravení vlastního dokumentu... 48 4.5.1. Evidence jedné zásilky... 49 4.5.1.1. Evidence poštovního vypravení... 50 4.5.1.2. Evidence osobního vypravení... 50 4.5.1.3. Evidence vypravení faxem... 51-3-
4.5.1.4. Evidence e-mailového vypravení... 52 4.5.1.5. Evidence vypravení datovou zprávou... 53 4.5.1.6. Evidence interního vypravení... 54 4.5.1.7. Evidence vyvěšení na úřední desku... 55 4.5.2. Evidence více zásilek k dokumentu... 56 4.5.3. Úprava zásilky... 57 4.5.4. Zrušení zásilky... 57 4.5.5. Předání zásilky k odeslání... 58 4.5.6. Storno odeslání... 59 4.5.7. Zápis výsledku doručení... 60 4.6. Kontrola existence datové schránky... 61 4.6.1. Evidence zásilky kontrola datové schránky... 61 4.6.2. Předání zásilky k odeslání kontrola datové schránky... 63 4.6.3. Odeslání zásilky - kontrola datové schránky... 63 4.7. Řízení oběhu... 63 4.7.1. Předání objektu... 63 4.7.2. Převzetí objektu... 64 4.8. Změna stavu dokumentů a spisů... 65 4.8.1. Vyřízení objektu... 65 4.8.2. Uzavření objektu... 66 4.8.3. Vrácení dokumentu ke zpracování... 67 4.8.4. Zrušení evidenčního záznamu... 67 4.9. Vyhledávání... 68 4.9.1. Rychlé vyhledávání... 69 4.9.2. Pokročilé vyhledávání... 69 5. Vedoucí... 71 5.1. Uživatelské prostředí... 71 5.2. Řízení oběhu - role Vedoucí... 71 5.2.1. Předání objektu role Vedoucí... 71 6. Podatelna a výpravna... 73 6.1. Uživatelské prostředí... 73 6.2. Řízení oběhu role Podatelna a výpravna... 74 6.2.1. Předání objektu Podatelna a výpravna... 74 6.3. Tiskové funkce... 75 6.3.1. Tisková sestava podací deník... 75 6.3.2. Tisková sestava podací arch... 75 6.4. Zaevidování nového podání... 76 6.4.1. Evidence doručeného dokumentu... 76 6.4.2. Evidence datové zprávy... 76 6.4.2.1. Načtení datových zpráv... 77 6.4.2.2. Evidence načtených datových zpráv... 78 6.5. Odeslání zásilek z organizace... 79 6.6. Zápis výsledku doručení... 79 7. Závěr... 81 Rejstřík obrázků: obr. 1. Pracovní prostředí Referenta... 11 obr. 2. Složky SpS Lite Referent... 13 obr. 3. Založení dokumentu... 14 obr. 4. Prázdný formulář Doručeného dokumentu... 15 obr. 5. Prázdný formulář Vlastního dokumentu... 15-4-
obr. 6. Zaevidovaný Doručený dokument... 18 obr. 7. Zaevidovaný Vlastní dokument... 19 obr. 8. Výběr subjektu z adresáře... 21 obr. 9. Kalendář pro výběr data... 21 obr. 10. Záložky dokumentu nevloženého do spisu... 23 obr. 11. Záložky dokumentu vloženého do spisu... 23 obr. 12. Evidence poštovního podání... 24 obr. 13. Evidence osobního podání... 25 obr. 14. Evidence e-mailového podání... 26 obr. 15. Evidence faxového podání... 27 obr. 16. Evidence interního podání... 28 obr. 17. Evidence anonymního podání... 29 obr. 18. Ukázka záložky Spis... 30 obr. 19. Ukázka záložky Historie... 30 obr. 20. Ukázka záložky Soubory... 31 obr. 21. Založení Odpovědi na doručený dokument... 32 obr. 22. Vytvoření kopie dokumentu... 33 obr. 23. Založení spisu... 34 obr. 24. Profil nově zakládaného spisu... 35 obr. 25. Ukázka záložky Info... 36 obr. 26. Vložení dokumentu do spisu... 37 obr. 27. Dialogové okno Hledání otevřených spisů... 37 obr. 28. Záložka Info dokumenty zařazené ve spisu... 38 obr. 29. Vyjmutí dokumentu z detailu spisu... 39 obr. 30. Vyjmutí dokumentu z detailu dokumentu... 39 obr. 31. Vyřízení dokumentu z detailu spisu... 40 obr. 32. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu... 40 obr. 33. Vyřízení dokumentu z jeho detailu... 41 obr. 34. Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů... 41 obr. 35. Uzavření dokumentu z jeho detailu... 42 obr. 36. Dialogové okno pro uzavření dokumentu... 42 obr. 37. Hromadné vyřízení spisu včetně dokumentů... 43 obr. 38. Vrácení spisu ke zpracování... 43 obr. 39. Zrušení spisu... 44 obr. 40. Dialogové okno pro zrušení spisu... 44 obr. 41. Vložení souboru... 45 obr. 42. Záložka Soubory s připojeným souborem... 45 obr. 43. Vložení nové verze... 46 obr. 44. Zobrazení verzí souboru... 46 obr. 45. Konverze souboru... 47 obr. 46. Výběr certifikátu... 47 obr. 47. Soubor s připojeným el. podpisem... 48 obr. 48. Ukázka zaevidované zásilky... 49 obr. 49. Evidence poštovní zásilky... 50 obr. 50. Evidence osobní zásilky... 51 obr. 51. Evidence vypravení faxem... 52 obr. 52. Evidence vypravení e-mailem... 53 obr. 53. Evidence vypravení datovou zprávou... 54 obr. 54. Evidence interní zásilky... 55 obr. 55. Evidence vyvěšení na úřední desku... 56 obr. 56. Evidence více zásilek... 57 obr. 57. Předání zásilek k odeslání... 58-5-
obr. 58. Storno odeslání... 59 obr. 59. Zápis výsledku doručení referentem... 60 obr. 60. Doručenka datové zprávy záložka Soubory... 60 obr. 61. Zápis doručení detail dokumentu... 61 obr. 62. Kontrola existence datové zprávy tlačítko [Zkontrolovat DS]... 62 obr. 63. Nalezené datové schránky... 62 obr. 64. Kontrola existence datové zprávy K odeslání... 63 obr. 65. Předání objektu... 64 obr. 66. Dialogové okno Předání k vyřízení... 64 obr. 67. Vyřízení objektu... 65 obr. 68. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu... 65 obr. 69. Uzavření objektu... 66 obr. 70. Dialogové okno pro vyřízení dokumentu... 66 obr. 71. Vrácení dokumentu ke zpracování... 67 obr. 72. Zrušení evidenčního záznamu... 68 obr. 73. Dialogové oknopro zrušení záznamu... 68 obr. 74. Rychlé vyhledávání... 69 obr. 75. Výsledek rychlého vyhledávání... 69 obr. 76. Pokročilé vyhledávání... 70 obr. 77. Výsledek pokročilého vyhledávání... 70 obr. 78. Složky spisové služby Lite Vedoucí... 71 obr. 79. Předání objektu... 72 obr. 80. Dialogové okno Předání k vyřízení... 72 obr. 81. Složky spisové služby Lite Podatelna a výpravna... 73 obr. 82. Tisk podacího deníku... 75 obr. 83. Ukázka sestavy podací deník... 75 obr. 84. Tisk podacího archu... 76 obr. 85. Ukázka sestavy podací deník... 76 obr. 86. Načtení datových zpráv... 77 obr. 87. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce... 77 obr. 88. Dialogové okno Přihlášení k datové schránce... 77 obr. 89. Evidence datové zprávy... 78 obr. 90. Zaevidovaná datová zpráva... 78 obr. 91. Odeslání zásilky... 79 obr. 92. Zápis výsledku doručení výpravnou... 80 obr. 93. Zápis doručení detail dokumentu... 80 Rejstřík tabulek: tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci SpS Lite... 10 tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta... 11 tab. 3. Složky referenta pro práci s dokumenty... 13 tab. 4. Profilové položky dokumentu... 16 tab. 5. Způsob zacházení v závislosti na Způsobu doručení / Způsobu odeslání 20 tab. 6. Automaticky doplněné položky systémem po založení dokumentu... 22 tab. 7. Označení zásilek dle Způsobu odeslání... 48 tab. 8. Stavy zásilek po předání k odeslání a zobrazení ve složkách... 58 tab. 9. Kontrola datové schránky význam tlačítek... 62 tab. 10. Význam složek Vedoucího... 71 tab. 11. Pravidla předávání objektů pro Vedoucího... 72 tab. 12. Označení doručených dokumetnů ve složce Doručené... 73 tab. 13. Význam složek Podatelny a výpravny... 74-6-
tab. 14. Pravidla předávání objektů pro Podatelnu... 74-7-
1. Úvod 1.1. Co je to e-spis Lite krátký popis aplikace Spisová služba Lite (SpS Lite) je systém specializovaný na podporu evidence, zpracování a oběhu dokumentů jak v klasické listinné podobě, tak v podobě elektronických dokumentů. Elektronické dokumenty vznikají a jsou používány (jako originály) především v důsledku zavedení informačního systému datových schránek. Samozřejmě i tuto komunikaci s datovými schránkami spisová služba e-spis Lite efektivně zajišťuje. Myšlenka SpS Lite je založena na jednoduchém a intuitivním ovládání aplikace, jež není komplikována složitou organizační strukturou a z těchto důvodů je vhodná především pro malé organizace (obce, základní nebo mateřské školy, malé a střední podnikatelské subjekty apod.). Uživatelské rozhraní je řešené prostřednictvím webového prohlížeče (Internet Explorer, Mozilla aj.). Samozřejmostí je splnění všech legislativních nároků, které jsou na vedení spisové služby kladeny zákonem o archivnictví a spisové službě, jeho prováděcí vyhláškou a novým Národním standardem pro vedení spisové služby. Systém zajišťuje kontrolu a průkaznost každého učiněného kroku (pomocí historie), podporuje práci s jednotlivými dokumenty i spisy, předávání dokumentů simuluje reálný oběh a procesy v malém úřadu či organizaci. 1.2. Přehled úprav aplikace e-spis Lite verze 2.0.0 Pro zákazníky, kteří již provozují aplikaci e-spis Lite, je v následujících kapitolách uveden přehled všech změn mezi verzí 1.2.0 a 2.0.0. 1.2.1. Hlavní novinky - Organizační struktura zařazování uživatelů do skupin, změna role vedoucího o Uživatelé mohou být nyní roztříděni do skupin, např. dle odborů nebo oddělení v organizaci o Dokumenty jsou zpracovávány nejen v rámci zpracovatelů, ale i skupin o Skupina může mít své vedoucí, kteří mají větší oprávnění (nahrazuje původní globální roli Vedoucí ) o Podatelna a Administrátor zůstávají, jejich správa je také v rámci skupin - Složka Všechny dokumenty - Nepřidělené - seznam dokumentů předaných na skupinu (dokumenty nemají přiděleného konkrétního zpracovatele/vyřizovatele) - Kontrola existence datové schránky při zakládání zásilky, předávání zásilky k odeslání a při vlastním odeslání zásilky z organizace - Podpora spisových plánů - Administrátorská správa aplikace o export a import číselníků (spisový plán, subjekty a uživatelé) o nové složky Skupiny, Číselníky, Hromadné akce a Spisové plány o rozšíření složky Nastavení - Integrace s CzechPoint@Office 1.2.2. Nové funkce - Úplná nezávislost organizací o Uživatelské jméno již nemusí být unikátní v rámci celé instalace E-spis Lite, ale v rámci organizace -8-
- Navigační strom o složka Blízký termín - seznam dokumentů/spisů, které mají 3 dny před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení o složka Všechny dokumenty - složka je zobrazována všem uživatelům (ne pouze vedoucím) a podřazené složky zobrazují seznam dokumentů v závislosti na zařazení uživatele do skupiny o složka Všechny dokumenty - Moji podřízení - složka je zobrazována pouze vedoucím skupin a zobrazuje seznam dokumentů podřízených uživatelů - Práce s ISDS o možnost zadat k zásilce dodatečné informace o automatické stahování datových zpráv o hromadná evidence datových zpráv o kontrola existence datových schránek o Větší nastavení při stahování datových zpráv o Možnost odlišení přeposlaných zpráv řazení dle sloupce Zpracovatel - Soubory výběr souborů, které mají být v zásilce odeslány - Nové možnosti formátování pořadových čísel možnost vložit zkratku skupiny nebo uživatele - Přístupová práva na dokumenty/spisy přístupová práva závisí na zařazení uživatelů do skupin - Počet záznamů na stránce volba zobrazení počtu dokumentů na stránce - Položky Pošta a ČDZ položky lze vyplnit i po odeslání dokumentu 1.2.3. Úpravy - Vyhledávání o rychlé vyhledávání vyhledávání v kdekoliv bylo rozšířeno o vyhledávání v subjektu, adrese a poznámce dokumentu o pokročilé vyhledávání lze vyhledávat dle Způsobu doručení/odeslání a Termínu vyřízení - Formulář dokumentů/spisu o úprava vzhledu formulářů o nové položky Organizační jednotka, Kód organizační jednotky a Termín vyřízení (položka pro zadání datumu, kdy má být dokument vyřízen) - Datumové položky Odesláno/Doručeno úpravy automatického převyplňování - Datum vyřízení lze zadat pouze při změně stavu v dialogovém okně Vyřízení - Zápis doručení možnost zrušit omylem zadané doručení - Kalendář listování v kalendáři dle roku a měsíce 1.2.4. Opravy - Hromadné vkládání dokumentů do spisu - Volba v menu zobrazování tlačítek dle oprávnění na provedení akce - Změny stavů dokumentů/spisů o Vlastní dokument se způsobem odeslání Neodesílá se lze uzavřít o Spis obsahující uzavřené dokumenty lze uzavřít, aniž by se musely obsažené dokumenty vracet do stavu vyřízen - Datové zprávy o lze načíst atypické datové zprávy (př. zprávy, které nemají vyplněn stát) - Aktivní x neaktivní uživatel je-li uživatel neaktivní a má povoleno přihlášení, může se přihlásit do aplikace - Storno podepsání oprava podepisovacího Appletu - Stahování souboru s diakritikou v IE 8-9-
2. Uživatelé SpS Lite Tato kapitola se zabývá přihlašováním a odhlašováním uživatelů SpS Lite. Každému uživateli je v aplikaci přiřazena určitá role (Uživatel (Referent), Administrátor, Vedoucí, Podatelna a Výpravna). Každý uživatel může mít jednu nebo více rolí, přičemž role Uživatel je nastavena povinně každému uživateli. Uživatelé musí být také zařazeny alespoň do jedné skupiny, kde pro roli Podatelna a výpravna je předdefinována skupina Podatelna/Výpravna, pro roli Administrátora skupina Administrátor a ostatní uživatelé je možné zařadit do přednastavené skupiny Veřejná, případně mohou být členy nově založených skupin (organizační útvary/jednotky) dle potřeb organizace. Zakládat, editovat a mazat skupiny i uživatelé, včetně jejich zařazení do skupin, má opravnění pouze administrátor aplikace. Popis všech rolí uživatelů a jejich zařazení do skupin je uveden v následující tabulce. tab. 1. Role a zařazení uživatelů do skupin v aplikaci SpS Lite Role uživatele Skupina Popis činností Uživatel (Referent) Veřejná a/nebo člen skupin zadaných organizací Provádí běžnou práci s dokumenty a spisy (oběh, vyřizování, ). Vedoucí Libovolná skupina Přiděluje dokumenty a spisy referentům nebo skupinám, kontroluje, schvaluje. Podatelna a Výpravna Podatelna/Výpravna Eviduje podané a doručené dokumenty a vypravuje dokumenty k externím subjektům. Administrátor Administrátor Zajišťuje správu aplikace: nastavení aplikace, uživatelů, skupin, číselníků. -10-
3. Popis uživatelského prostředí Základní uživatelské prostředí je téměř shodné pro všechny typy/role uživatelů vyjmenované v předchozí části. Rozdíl v zobrazení mezi jednotlivými rolemi spočívá pouze v rozšíření počtu složek (rozsáhlejší funkcionalitou), které jsou zobrazeny v levé části obrazovky. Pod ovládacími prvky webového prohlížeče je -Panel e-spis Lite-, který slouží k vyhledávání objektů, změně hesla uživatele a odhlášení uživatele. Pod ním již jsou další oblasti pro ovládaní aplikace tzn. Složky a vlastní Pracovní stůl. obr. 1. Pracovní prostředí Referenta Popis jednotlivých částí obrazovky Panel e-spis Lite, Složek a Pracovního stolu je uveden v následující tabulce. tab. 2. Popis Pracovního prostředí Referenta Název oblasti Panel e-spis Lite Složky e-spis Lite Pracovní stůl Popis oblasti -Panel e-spis Lite- slouží k vyhledávání, změně hesla a odhlášení uživatele. Zobrazuje jméno aktuálně přihlášeného uživatele. Složky SpS Lite slouží k výběru objektů aplikace pro zpracování. Počet a druh zobrazených složek záleží na roli uživatele. Vlastní pracovní stůl uživatele se seznamy dokumentů a menu pro práci s vybranými objekty. -11-
Přehled objektů spisové služby: Vlastní dokument (VD) každý dokument vzniklý v organizaci Doručený dokument (DD) každý dokument doručený do organizace vzniká mimo organizaci Datová zpráva (DZ) zpráva zaslaná prostřednictvím Informačního systému datových schránek (dále jen ISDS) / Doručený/Vlastní dokument dokument s připojeným elektronickým souborem Spis obsahuje související vlastní i doručené dokumenty -12-
4. Referent Tato kapitola seznamuje uživatele se všemi funkcemi SpS Lite, které jsou společné všem uživatelům. Značná část činností je společná pro různé typy dokumentů i spisy. Protože většinu objektů tvoří dokumenty, budou akce, které jsou společné pro různé objekty, popisovány na dokumentech. Kapitola popisuje práci s dokumenty od založení, přes řízení oběhu, až po konečné vyřízení dokumentu. Kapitola se zde také zabývá vyhledáváním a prací s elektronickým dokumentem. 4.1. Uživatelské prostředí Kapitola Uživatelské prostředí popisuje základní obrazovku, se kterou pracuje uživatel, tzv. Pracovní stůl referenta. Celkový pohled na Pracovní stůl referenta je na obr. 1. V levé části obrazovky se nacházejí Složky e-spis Lite, které slouží k přehlednějšímu výběru dokumentů podle jejich vlastností. Počet zobrazených složek záleží na roli uživatele. Složky určené pro práci referenta mají přístupné všichni uživatelé systému SpS Lite. Tyto složky a činnosti v nich vykonávané jsou základní, další role mají navíc určité speciální složky popsané v příslušných kapitolách. 4.1.1. Složky referenta obr. 2. Složky SpS Lite Referent Referent má k dispozici dvě složky s názvem Moje dokumenty a Všechny dokumenty, které jsou pak dále vnitřně členěny dle stavu vyřizování dokumentů (viz následující tabulka). Složka Moje dokumenty obsahuje pouze objekty, u nichž je uživatel zpracovatelem, zatímco složka Všechny dokumenty obsahuje objekty bez ohledu na zpracovatele, ale objekty patří do skupin, ve kterých je přihlášený uživatel členem. tab. 3. Složky referenta pro práci s dokumenty Složka Nevyřízené K odeslání Odeslané Vyřízené Popis Zobrazuje objekty ve stavu Nevyřízen. Zobrazuje zásilky, které jsou připraveny a předány k odeslání tj. ve stavu K odeslání. Zobrazuje již odeslané zásilky. Zobrazuje objekty ve stavu Vyřízen (uzavřené objekty se zde nezobrazují). -13-
Složka Uzavřené Výsledky hledání Blízký termín Popis Zobrazuje objekty ve stavu Uzavřen. Zobrazuje výsledky naposledy zadaného dotazu v rychlém nebo pokročilém hledání. Zobrazuje objekty, které mají 3 dny před termínem vyřízení, případně jsou po termínu vyřízení (označeny červeně). 4.2. Základy práce s dokumentem Tato kapitola popisuje práci uživatele od založení po úpravu dokumentu. V aplikaci jsou evidovány dva druhy dokumentů: VLASTNÍ - dokument, který vzniká v organizaci. V seznamu dokumentů má ikonu. DORUČENÝ - dokument přichází do organizace zvenku. V seznamu dokumentů má ikonou. 4.2.1. Založení dokumentu Pro založení dokumentu vlastního nebo doručeného použije referent příslušná tlačítka s charakteristickou ikonou (viz výše). Může zvolit <Nový vlastní> dokument nebo <Nový doručený> dokument. Formulář je opticky rozdělen do několika částí, které slouží ke snazší orientaci uživatele. Při založení dokumentu je nutno zadat základní údaje o dokumentu včetně jeho zařazení do skupiny. Systém po zadání všech nutných údajů a uložení doplní dokumentu Číslo jednací a UID (jednoznačný identifikátor dokumentu). Uložený dokument se nachází ve složce Moje dokumenty / Všechny dokumenty - Nevyřízené. Zvolte tlačítko < Nový vlastní > příp. < Nový doručený> umístěné nad složkami. obr. 3. Založení dokumentu Po stisku tlačítka se otevře prázdný profilový formulář pro zadání informací o novém dokumentu. Název formuláře (Doručený dokument (obr. 4) nebo Vlastní dokument (obr. 5)) je uveden v pravé horní části formuláře. -14-
obr. 4. Prázdný formulář Doručeného dokumentu obr. 5. Prázdný formulář Vlastního dokumentu -15-
Vyplňte profilové položky, přičemž oranžově podbarvená pole jsou povinná: tab. 4. Profilové položky dokumentu Část Položka Popis Adresát - pouze u VD - informace o zásilce a subjektu (adresátovi) - zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu odeslání, v případě volby Neodesílá se se žádné položky pro vyplnění nezobrazují. Věc Založeno Skupina Předat komu Způsob odeslání Způsob zacházení Stav Odesláno Doručeno Vyvěšeno Svěšeno ČDZ Pošta Výsledek doručení Popište předmětný obsah dokumentu. Datum založení dokumentu včetně času. Systém předvyplní aktuální datum a čas s možností editace. Vyberte skupinu, ve které má být dokument založen. Systém předvyplní primární skupinu uživatele. Je-li uživatel členem pouze jedné skupiny, tak je položka neměnná. Vyberte jméno a příjmení zpracovatele dokumentu. Systém přednastaví přihlášeného uživatele. Vyberte způsob odeslání zásilky. Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu odeslání. Stav zpracování zásilky. Doplní systém po uložení dokumentu. Datum odeslání zásilky zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice až při odeslání zásilky. Datum doručení zásilky. Doplní systém po zápisu doručení. Datum vyvěšení na úřední desku. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace. Datum svěšení z úřední desky. Systém předvyplní aktuální datum + 15 dní s možností editace. Číslo doporučené zásilky. Zápis poštovního místa. Doplní systém po zápisu doručení. Organizační jednotka Pole pro vyplnění organizační jednotky. Kód organizační jednotky Informace o subjektu (Název, IČ, Typ, Titul, Jméno, Příjmení, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax) ID datové schránky Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky. Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice. ID datové schránky. Dodatečné informace Dodatečné informace lze zadat po stisku tlačítka [Další údaje], které se zobrazuje pouze u datových zpráv. Zkontrolovat DS Toto tlačítko (zobrazuje se pouze u zásilek typu pošta, e-mail a fax) slouží ke kontrole existence datové schránky subjektu viz kapitola 4.6. -16-
Část Položka Popis Odesílatel - pouze u DD - informace o doručení dokumentu a subjektu (odesílateli) - zobrazení položek závisí na zvoleném způsobu doručení. Dokument Vložení nového souboru Způsob doručení Způsob zacházení Odesláno Doručeno ČDZ Pošta Vyberte způsob doručení dokumentu. Vyberte způsob zacházení. Nabídka je závislá na zvoleném způsobu doručení. Datum odeslání dokumentu zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice. Datum doručení dokumentu. Systém předvyplní aktuální datum s možností editace. Číslo doporučené zásilky. Zápis poštovního místa. Organizační jednotka Pole pro vyplnění organizační jednotky. Kód organizační jednotky Informace o subjektu (Název, IČ, Typ, Titul, Jméno, Příjmení, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax) ID datové schránky Pole pro vyplnění kódu organizační jednotky. Vyberte z číselníku nebo zadejte z klávesnice. ID datové schránky. Dodatečné informace Dodatečné informace lze zadat/upravit po stisku tlačítka Další údaje, které se zobrazuje pouze u datových zpráv. Původ dokumentu Listů Příloh Typ příloh ČJ odesílatele Poznámka Spisový znak Způsob vyřízení Termín vyřízení Soubor * Postup vyplnění položek je uveden v kapitole 4.2.1.1. Zvolte zda byl původní dokument v papírové nebo elektronické verzi. Zapište číslo počet listů dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo 1. Zapište číslo počet příloh k dokumentu. Systém automaticky předvyplní číslo 0. Zapište typ přílohy (svazek, CD apod.) Zadejte číslo jednací odesílatele. Zadejte volný text pro upřesnění popisu dokumentu. Vyberte z číselníku. Systém, dle vybraného spisového znaku, doplní popis, skartační znak a skartační lhůtu. Způsob vyřízení příp. uzavření dokumentu. Zadejte až při jeho vyřízení nebo uzavření. Termín vyřízení zadejte pomocí kalendáře nebo zápisem z klávesnice. Nastavte cestu (pomocí tlačítka [Procházet]) k souboru, který má být k dokumentu připojen. Poznámka: Datumové položky je možné zadat výběrem z kalendáře (ikona z klávesnice (formát data DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009). ) nebo zápisem -17-
Po vyplnění všech povinných (oranžově podbarvená pole) a všech žádaných položek uložte záznam kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené ). Po uložení formuláře je dokumentu přiřazeno Číslo jednací a UID. obr. 6. Zaevidovaný Doručený dokument -18-
obr. 7. Zaevidovaný Vlastní dokument 4.2.1.1. Vyplnění položek dokumentu V kapitole je uveden postup vyplnění některých položek z tab. 4 Profilové položky dokumentu. Vyplňte všechny povinné položky formuláře tj. oranžově podbarvená pole. Nepovinné položky vyplňte podle potřeby. Hodnoty polí, které se vyplňují z číselníku ( Subjekt a Spisový znak ), odstraňujte vždy pomocí ikony. Po vymazání můžete pole vyplnit znovu. Po vyplnění formuláře potvrdíte údaje kliknutím na tlačítko [Uložit] (systém zobrazí vyplněný profil dokumentu spolu s dalšími záložkami) nebo [Uložit a nový] (systém zobrazí prázdný formulář pro zadání nového dokumentu) nebo [Uložit a zavřít] (systém zobrazí obsah složky Moje dokumenty - Nevyřízené ). Po založení nového dokumentu je zobrazen profilový formulář, který je doplněn o další záložky. Jejich popis je uveden v kapitole 4.2.2 Záložky dokumentu. Položky Způsob doručení, Způsob odeslání a Způsob zacházení Obsah nabídek číselníků těchto položek je zadán administrátorem, přičemž obsah nabídky Způsob zacházení se liší v závislosti na zvoleném Způsobu odeslání / Způsobu doručení dle tab. 5. -19-
tab. 5. Způsob zacházení v závislosti na Způsobu doručení / Způsobu odeslání Způsob doručení Pošta Osobně Anonymní Datová zpráva E-mail Fax Interní Způsob odeslání Pošta Datová zpráva Osobně Úřední deska Neodesílá se E-mail Fax Interní Způsob zacházení Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně dozahraničí, Neurčeno. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Způsob zacházení Obyčejně, Doporučeně, Do vlastních rukou, Dodejka bez pruhu, Dodejka s červeným pruhem, Dodejka s modrým pruhem, Dodejka se zeleným pruhem, Doporučeně dozahraničí, Neurčeno. Obyčejně, Do vlastních rukou. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Nezobrazuje se. Položka Spisový znak Seznam Spisových znaků definuje administrátor v souladu se Spisovým řádem. Každému Spisovému znaku je přidělen Skartační znak a Skartační lhůta. Po rozbalení číselníku (tlačítko ) klikněte na kód nebo heslo příslušného Spisového znaku. Do formuláře systém přenese kód i heslo a zároveň doplní příslušný Skartační znak (A archivace, V výběr, S skartace) a Skartační lhůtu (hodnota je uváděna v rocích (např. 5 znamená 5 let). Položka Subjekt Položka Subjekt označuje u doručeného dokumentu odesílatele, od kterého zásilka přišla, zatímco v případě Vlastního dokumentu je zde uveden subjekt (adresát), kterému je zásilka určena. Před založením nového subjektu, je nutné nejprve ověřit, zda subjekt není v adresáři již založen tzn. pokusíte se v adresáři subjekt nejprve vyhledat (tlačítko [Subjekt]) a v případě, že v něm dosud není, musíte údaje o subjektu zadat sami. Požadovaný subjekt vyhledejte v adresáři subjektů, který zobrazíte po stisknutí tlačítka [Subjekt]). Informace o subjektu se do formuláře přenesou po kliknutí na jeho název (obr. 8). Pokud nebyl záznam o subjektu nalezen, adresář zavřete a zadejte informace o subjektu přímo do položek formuláře. Chcete-li vámi zadaný subjekt uložit do adresáře subjektů, zaškrtněte současně položku Uložit (subjekt bude uložen až po založení dokumentu). -20-
Poznámka: Subjekt lze uložit do adresáře pouze pokud jsou uvedeny adresné údaje. UPOZORNĚNÍ: Informace o subjektu se zobrazují ve dvou částech, jednak v poli vedle tlačítka [Subjekt] a jednak přímo v jednotlivých položkách (Název, IČ, Typ, Titul, Jméno, Příjmení, Narozen, Ulice, ČP, ČO, Obec, PSČ, Pošta, Stát, E-mail, Telefon/fax) formuláře. Údaj vedle tlačítka [Subjekt] je vyplněn pouze v případě, že subjekt byl vybrán z adresáře subjektů, v opačném případě zůstává položka prázdná. V poli se tedy zobrazuje vždy údaj z adresáře, nezávisle na tom, co je vyplněno v položkách formuláře. Hodnoty se tedy v obou částech mohou lišit např. v poli bude vyplněn subjekt ABC, a.s., ulice... (oficiální sídlo společnosti) a v položkách formuláře konkrétní člověk, kterému je zásilka určena. V seznamech (sloupce Adresát, Odesílatel a Adresát/Odesílatel ) a v tiskových sestavách se zobrazuje subjekt vyplněný v položkách formuláře. obr. 8. Výběr subjektu z adresáře Datumové položky Datumové položky, které lze editovat, můžete zadat z kalendáře (obr. 9), který se zobrazí po kliknutí na ikonu. Výběrem roku, měsíce a dne se vybraný datum přenese do formuláře. obr. 9. Kalendář pro výběr data Datum lze také zapsat přímo z klávesnice ve formátu DD.MM.RRRR, např. 1.8.2009. -21-