Praktické využití elektronických aplikací v podmínkách veřejné správy ve Valašském Meziříčí Ing. Lenka Stromšíková Čačak (SRB) 29. - 30. 10. 2015
Používané aplikace ve Městě Valašské Meziříčí Informační systém GINIS Elektronická spisová služba e-spis Geografický informační systém GIS Agendové informační systémy - VITA Aplikace pro přípravu a jednání orgánů obce - IntraDoc 2
Informační systém GINIS GINIS realizuje a řeší ve vzájemné vazbě ekonomické a právní informace v: účetních agendách, evidenci majetku, místních daních a poplatcích, agendě příjmů, elektronické podpisové knize příjmů a výdajů, agendě pohledávek, registrech smluv a objednávek a v rozpočtových agendách města. 3
Přínosy zavedení komplexního systému GINIS integrace s ostatními agendami (přestupky, elektr. spisová služba), předpisy z přestupků se přenášejí do pohledávek, dokumenty generované v pohledávkách založí v elektronické spisové službě zásilku k vypravení, data jsou on-line aktualizována z registrů státu (validita), systém schvalování zabraňuje přečerpání rozpočtu, umožňuje sledovat čerpání rozpočtu (celku i po položkách), centrální registr smluv a objednávek (umožňuje vyhledání naskenovaného podepsaného originálu), snížení pracnosti a zvýšení efektivity schvalování finan. operací, vše probíhá elektronicky bez schvalování v listinné podobě. 4
Elektronická spisová služba e-spis Implementací e Spis bylo řešeno: nahrazení papírových podací deníků evidencí v elektronické podobě jak na centrální podatelně, tak i na útvarech úřadu, přebírání dokumentů útvary úřadu na podatelně automatizovaně čárovým kódem pomocí čtečky čárových kódů, automatizované vypravení a zpracování zásilek podatelnou čárovým kódem pomocí čtečky čárových kódů, propojení s frankostrojem, jenž určí cenu poštovného zásilky s tiskem sestavy podacího archu pro předání zásilek na poště, nahrazení papír. evidence dokumentů a příloh na úřední desce v elektron. podobě i data vyvěšení a sejmutí propojenou na web, propojení e - Spisu na další elektronické systémy agendy úřadu. 5
Přínosy zavedení e-spis snížení pracnosti a zvýšení efektivnosti u došlé a odeslané pošty, automatizované zpracování předávání na útvary úřadu, automatiz. zpracování vypravování zásilek na podatelně, propojení e-spis na ostatní agendy odstranění duplicit. evidování písemností do pod. deníků, odpadlo duplicitní vkládání na úřední desku na web. portálu, vyhledání a zjištění stavu v jakém dokument je, zjištění plnění správních lhůt u jednotlivého dokumentu, přijímání písemnosti z emailu a z datové schránky, zpracování písemnosti jen v digitální podobě vč. příloh, vypravení dokumentu na emailovou adresu i do datové schránky, písemnost je možné zpracovat jen v digitální podobě. 6
Geografický informační systém GIS Implementací GIS bylo řešeno: znázornění reality v mapovém vyjádření, jež lze kombinovat z map: topografických, katastrálních, leteckých snímků atd., mapová vyjádření jsou pomocí GIS úzce provázána s informacemi obsaženými v dalších databázích, získání účinného nástroje v samosprávě, který usnadňuje a zefektivňuje rozhodování, reálné objekty obsahují data o určitých vlastnostech nebo jevech, dosáhnutí rychlého zobrazení popisných i tabulkových dat v digitální mapě na obrazovce monitoru. 7
Přínosy zavedení geografického informačního systému GIS elektronická katastrální mapa s čísly popisnými a parcelními, hranice parcel, hranice budov a druh pozemku, zadáním čísla parcely se uživateli lokalizuje tato parcela na mapě, elektronické popisné informace o parcele, vlastníkovi parcely nebo budovy, katastrální mapa je v převážně digitalizovaná a Město dostává pravidelné aktualizace od ČÚZK, součástí GIS je technická mapa města s polohopisnými informacemi, informacemi o inženýrských sítích vč. výškopisu, v GIS je rovněž zpracována mapa zátopových území, V GIS je nejnověji přidána mapa odpadového hospodářství, zobrazující stanoviště kontejnerů na území města, GIS je integrován s dalšími aplikacemi (např. VITA stavební úřad, kdy při práci ve VITA uživatel zjistí informace z GIS). 8
Agendové informační systémy - VITA VITA obsahuje moduly pro správní agendy, zejména pro: stavební úřad, vodoprávní úřad, přestupky a životní prostředí. Program má následující funkcionality: vede úředníka jednotlivými kroky konkrétní agendy, hlídá zákonné termíny i postupy, je průběžně aktualizován podle změn v legislativě, slučuje celý průběh případu od jeho založení až po jeho odeslání, je integrovaný s používanou spisovou službou úřadu, je propojen na GIS a se základními registry. 9
Přínosy zavedení agendových informačních systémů - VITA sjednocuje práci referentů, slučuje celé řízení do jednoho místa, provádí evidenci i archivaci spisů, umožňuje průběžnou kontrolu vyřizování spisů, provádí schválení certifikovaným elektronickým podpisem, hlídá dodržování termínů vyřízení spisů vč. dílčích úkonů, sloučením se užívají zároveň další aplikace (GIS, e-spis, registry). Přínosy jsou také: jednotná forma rozhodnutí, možnost použití společných šablon a archív předešlých rozhodnutí (uzavřené spisy pro spory, odvolání, znalostní databáze pro další případy), průběžně se zálohují dokumenty a rozhodnutí, minimalizují se ztráty údajů v důsledku poruchy lokálních počítačů, užití elektronických podpisů, vypravení datových zpráv a minimalizace tiskových výstupů na minimum. 10
Aplikace pro přípravu a jednání orgánů obce - IntraDoc Základním posláním IntraDoc je elektronizace jednání Rad a Zastupitelstev města a obsahuje: zpracování návrhu materiálu včetně příloh, zařazení do programu jednání a tvorba pozvánky, jednotlivé materiály (předlohy) vč. příloh si členové zastupitelstva zobrazují v noteboocích na jednání Rady nebo Zastupitelstva dle programu, evidence přijatých usnesení k bodům jednání, archivace materiálů a usnesení, vedení evidence úkolů vyplývající z usnesení, plnění úkolů odpovědnými osobami, může sloužit pro přípravu materiálů z valných hromad a archivace jejich usnesení. 11
Přínosy zavedení Aplikace pro přípravu a jednání orgánů obce - IntraDoc umožňuje všechny dokumenty na jednání distribuovat v elektronické podobě členům Rady nebo Zastupitelstva pomocí internetu několik dní před jejich konáním, listinné materiály pro jednání Rady a Zastupitelstva v souhrnném rozsahu několika set stran byly úplně odstraněny, uspoří se náklady na provoz kopírovacích strojů, systém je operativní pro případ dodatečně zařazovaných návrhů po uzávěrce, není potřeba provádět opakovaný rozvoz podkladů, podklady jsou opět k dispozici ke stažení okamžitě po zařazení do programu jednání, vypracované návrhy v elektronické podobě uloženy do archivu, kde jsou snadno kdykoliv dohledatelné, celý proces probíhá elektronicky. 12
Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 1. Příprava návrhu bodu zpracovatel: vybere datum jednání, vepíše název bodu, vepíše osoby předkladatele a zpracovatelů, uloží tyto údaje. 13
Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 2. Příprava návrhu zpracovatelem - důvodová zpráva : Shrnutí popíše se ve dvou větách o co se jedná, Popis opatření (vč. historie) zde se podrobně rozepíše o co se jedná a příp. minulost, Cíl a dopad zde se uvede, co je záměrem sledováno nebo plněno (zákon, atp.), Projednáno kdo projednal materiál před předložením do orgánu města, Finanční náklady napíše se nárok na rozpočet a jak budou prostředky zajištěny. 14
Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 3. 15 Příprava návrhu zpracovatelem - přílohy: Vložení (připojení) přílohy v tomto prostředí vloží zpracovatel nebo předkladatel přílohu nebo přílohy ve formátu DOC, EXCEL nebo PDF (grafické soubory např. mapy se vkládají ve formátu PDF), Editace příloh z tohoto prostředí je možné přílohu otevřít v daném formátu.
Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 4. 16 Příprava návrhu zpracovatelem návrhy usnesení: Vložení návrhů usnesení zpracovatel nebo předkladatel v této části vloží jeden nebo více bodů usnesení, které budou předmětem schvalování v Radě nebo Zastupitelstvu města.
17 Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 5. Po ukončení předchozích kroků je možné materiál editovat ve formátu DOC a provést kontrolu jako celku, příp. uložit do počítače.
Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 6. Příprava návrhu zpracovatelem a předkladatelem konečná revize a předání připraveného materiálu k archivaci před schůzí: na základě případných nedostatků zjištěných v dokumentu DOC se: provedou v jednotlivých částech materiálu korekce a zpracovatel či předkladatel převede materiál do modu připraveno k projednání. následně patřičné místo (sekretariát starosty) jednotlivé body seřadí na jednání a archivuje před schůzí, generuje pozvánku ve formátu DOC, kterou podepíše starosta, všechny materiály nahraje pomocí sítě internet do úložiště, odkud si je zastupitelé a radní nahrají do svých počítačů. 18
Podrobnější popis procesů v aplikaci IntraDoc 7. 19
20 Další postup v aplikaci IntraDoc Zobrazení materiálů zastupitelům na jednání Zastupitelstvu města
Další postup v aplikaci IntraDoc Zobrazení materiálů zastupitelům na jednání Zastupitelstvu města 21
22 Využití IntraDoc zastupiteli Pohledy na zastupitele při využívání aplikace IntraDoc
23 Využití IntraDoc zastupiteli Pohledy na zastupitele při využívání aplikace IntraDoc
24 Dva způsoby zveřejnění materiálů a usnesení na webových stránkách města z aplikace IntraDoc statický HTML balíček je jednoduše vygenerován vč. grafického formátu, který administrátor ručně umístí do existující struktury webových stránek. pokud má Město automatizovaný redakční (publikační) systém je možný export v požadované struktuře do tohoto systému Druhá možnost zveřejnění je nejrychlejší a z pohledu uživatelů i nejjednodušší.
25 Evidence a správa úkolů ze schválených usnesení IntraDoc má možnost podrobného sledování každého úkolu, kdy: úkol může vzniknout automaticky (např. na základě formulace ukládá ) či ručním zavedením do systému, k úkolu lze přidělovat pracovníky a evidovat historii úkolu vč. stavu, v jakém se nachází, se vznikem úkolu může být spojen vznik úkolu v kalendáři aplikace MS Outlook.
Děkuji Vám za pozornost