Informační a komunikační technika II. ročník Microsoft Outlook 2003 a Microsoft Outlook 2007 2. část Zpracoval: Ing. Pavel Branšovský podle podkladů Kompendium a (Roman Kučera Microsoft Microsoft Outlook 2007) pro potřebu VOŠ a SŠSE 1
Obsah: 6.1. Kontakty 6.2. Přidání nového kontaktu 6.3. Kalendář 2
6.1. Kontakty Outlook neslouží pouze k odeslání a přijímání zprávy, je to i velmi dobrý organizační nástroj. Důležitá je především správa kontaktů, organizace času a úkoly. Kontakty lze využít nejen pro ukládání emailových adres lidí, se kterými si často píšete, ale můžete si do nich uložit i tefefonní čísla, adresy a poznámky například funkci daného člověka, či stav aktuální komunikace. Kontakty zobrazíme klepnutím na položku Kontakty na levém panelu. Pokud není panel zobrazen celý, hledejte ikonku s vizitkou. V hlavním okně se nyní zobrazí přehled kontaktů zobrazených jako vizitky každý kontakt je vyobrazen v obdélníku, kde jsou uvedeny základní informace jako jméno, adresa, e mail, telefon apod. Pokud máte kontaktů více, potěší vás možnost rychle se přepínat podle počátečních písmen jména ve sloupci vpravo od vizitek. Tento pohled však není příliž přehledný, daleko lepší je se na kontakty dívat jako na telefonní seznam tabulku jmen pod sebou, přičemž každý kontakt má pro sebe vyhrazen jej jeden řádek. toto zobrazení je daleko úspornější, proto se na stránku vejde daleko víc jmen. 3
Jednotlivé pohledy lze přepínat v v levém panelu zvolte Telefonní seznam. Podobně jako výpis zpráv a kontakty lze řadit podle jednotlivých sloupců, stačí na ně klepnout myší. Cyklické klepání pak mění pořadí zařazení. Stejně tak lze přidat jakékoliv jiné pole do základního přehledu byste měli dávat jen ta pole, která jsou skutečně důležitá, protože každé pole navíc jen zbytečně zabírá cenné místo. Ideálně je mít pole Zařadit jako (příjmení a jméno), dále e mail, telefon a případně společnost. Typ: Pokud potřebujete poslat třetí osobě kontakt ze svého seznamu kontaktů, nemusíte jednotlivé údaje ručně opisovat. Stačí v seznamu kontaktů vybrat ožadovaný kontakt, klepnout na něj pravým tlačítkem a vybrat z místní nabídky položku Poslat jako vizitku. Otevře se nová zpráva, kde bude v těle vložena vizitka v klasickém rámečku. Stačí jen dolnit e-milovou adresu, předmět a můžete zprávu odeslat. 4
6.2. Přidání nového kontaktu Krok 1 Nový kontakt do seznamu přidáte buď klávesovou zkratkou Ctrl+N, nebo z nabídky panelu Nový zvolíte Kontakt. Krok 2 Zobrazí se poměrně rozsáhlý dialog, kde můžete zadat řadu různých údajů: Jméno, společnost, funkci, adresu, telefony, poznámky apod. plus případně je možné přidat fotografii. Klepněte na ikonu vedle jména a z disku načtěte obrázek, který kontaktu přísluší. Postupně, jak budete kontakt vyplňovat, zobrazí se vpravo nahoře kompletní vizitka. Krok 3 Pokud vám nestačí seznam standardních prvků, můžete si přidat další, např. druhý email, nebo jinémobilní číslo. Klepněte na tlačítko E mail, případně na některé z čísel v sekci Telefonní čísla zobrazí se seznam dalších kontaktů. To samé lze u adresy, která nemusí vést pouze do zaměstnání, ale i domů, nebo někam úplně jinam. 5
Krok 4 Poznámku lze využít k napsání jakéhokoliv textu, např. "dluží mi peníze" nebo "nedávno volal, že se mu mám ozvat" atd. Poznámka je dobrá také k přehledu minulé komunikace, můžete sem vykliknout třeba kousky textů došlých e mailů. Text, který je v poznámce, lze libovolně formátovat, podobně jako zprávu psanou v HTML. Na pásu karet Formátovat text najdete obvyklé formátovací příkazy Změna barev, písmena, tučnost, zarovnání, odrážky apod. Krok 5 Jakmile je kontakt kompletní, uložíte ho do seznamu tlačítkem Uložit a zavřít na pásu karet. Abyste nemuseli pokaždé, když někomu posíláme zprávu vypisovat znovu e mailovou adresu, klepněte v dialogu s novou zprávou na tlačítko Komu, případně Kopie. Zobrazí se seznam všech kontaktů, které byly do outlooku zadány (viz začátek části u Outlooku). Napsat zprávu kontaktu ale lze i jinak: V seznamu kontaktů zvolíme osobu, jíž chceme napsat e mail, a z místní nabídky vybereme příkaz Vytvořit I Nová zpráva této osobě. Tímto způsobem lze osobně zadat i úkol a případně i pozvat na schůzku. 6
6.3. Kalendář K velmi užitečným funkcím Oulooku patří kalendář. Různým datům a hodinám dne si přidáváte schůzky. V nastavenou hodinu vás kalendář upozorní, že začíná schůzka to abyste v zápalu práce nezapoměli. Kalendář dokáže orzanizovat i hromadné schůzky, takže není problém naplánovat jednání do kanceláře všem podřízeným, či naplánovat do kalendáře dovolenou pro celou rodinu. Na kalendáž se můžeme dívat jak v denním týdením či měsíčním přehledu. Po klepnutí na tlačítko Kalendář v levém panelu se zobrazí v hlavním okně kalendář v jednom z následujících pohledů: denní, týdenním nebo měsíčním přehledu; záleží na tom, jaký pohled byl zvolenpři poslední "návštěvě" kalendáře. Měsíční pohled na kalendář je nejvíce schématický a nejméně podrobný, dává představu o tom, co se bude dít v blízské budoucnosti. Viět jsou jen celodenní události a schůzky. Týdenní přehled už je podrobnější. Ukazuje pět pracovních dnů a v nich jednotlivé hodiny ; lépe tak poznáte, jak dlouho vlastně trvají jednotlivé schůzky. Pod čarou jsou pak úkoly, které se vážou k aktuálnímu dni. 7
Krok 1. Stiskněte klávesovou zkratku Ctrl+N, případně čas (podle aktuálního pohledu), kdy se má schůzka konat. V takovém případě se totižm přímo předvyplní základní údaje : u měsíčního pohledu, se zvolí celodenní událost, u pohledu týdenního pak konkrétní hodina. Délka schůzky bude nastavena na 30 minut. Denní pohled je stejně podrobný jako pohled týdenní, je jen více místa pro delší texty v rámci plánované schůzky. Tento pohled patří zpravidla k nejméně využívaným, protože neukazuje výhled na další dny. Naplánovat si do kalendáře novou schůzku či jinou událost, zvládnete následovně: Krok 2 Do formuláře vyplňte základní údaje: název události, místo konání (sem můžete zadat i adresu), dále datum začátku a datum konce, čas začátku a čas konce a v případě, že jde o celodenní událost, zaškrtnete položku Celý den. V takovém případě se volby času znepřístupní a v kalendáři se událost objeví jako celý den. Krok 3. Do hlavního okna pak můžeme napsat bližší specifikaci události, u schůzky to mohou být např. body k jednání. Hlavní text lze libovolně formátovat podobně jako zprávu díky kartě Formátovat text. 8
Krok 4. Pokud nechcete na schůzku zapomenout, nastavte si připomenutí; díky němu vám v nastavený čas vyskočí v Outlooku dialog s připomenutím. Klepněte na kartu Událost ve skupupině Možnosti na ikonu Připomenutí a nastavte předstih upozornění; standardně je nastaveno 15 minut. Krok 5. Stejně jako u úkolů můžete události řadit do kategorií, dovolená apod. Kategorie jsou stejné jako u úkolů, takže pokud jste si je tam upravili, uvidíte úpravy i zde. Krok 6. Můžete přidat i Opakování, například o pravidelné měsíční porady. V dialogu, který se zobrazí, lze upravit začátek i konec události, dále změnit opakování na denní,týdenní, měsíční a roční s tím, že v pravé části dialogu jsou upřesňující nastavení. Například u týdenní událostri si nastavíte, zda se má událost opakovat každý týden či třeba každý druhý týden a volbu upřesnite, který den máte na mysli. 9