Obsah Obsah Obecné...10 1. Jaké jsou novinky v Microsoft Office?...10 2. Jaké existují edice Microsoft Office?...12 3. Mám instalovat 32-bitovou, nebo 64-bitovou verzi?...13 4. Co je to aktivace?...13 5. Jaké jsou možnosti pořízení Office?...13 6. Co která aplikace umí?...14 7. Lze mít více verzí Office na jednom počítači?...15 8. Jak odinstalovat Office z počítače?...15 9. Jak doinstalovat další aplikace nebo funkce?...15 10. Jak opravit instalaci Microsoft Office?...15 11. Kde najdu důležité informace o Microsoft Office?...16 12. Co jsou to Office Web Apps?...17 13. Jak se dostat ke svým dokumentům odkudkoliv?...17 14. Proč vznikly a jak poznám nové formáty souborů?...18 15. Jak uložit soubor ve starší verzi?...18 16. Jak otevřít soubor z novější verze?...19 17. Lze prohlížet dokumenty Office i bez jejich instalace?...19 18. Existují i jiné kancelářské programy?...19 19. Jaké jsou požadavky pro běh Microsoft Office?...20 20. Poběží mi Office i na netbooku?...20 21. Existuje nějaká verze zdarma?...20 22. Jak nainstalovat Microsoft Office na PC bez CD/DVD mechaniky?...21 23. Jak si vyzkoušet Office?...21 24. Lze převést zkušební verzi na plnou?...21 25. Jak změnit barevné schéma aplikací?...21 26. Jak využívat více jazykových verzí?...22 27. Jak nastavit výchozí formát pro ukládání souborů?...23 28. Jak nastavit interval pro automatické obnovení dokumentu?...23 29. Jak nastavit výchozí umístění pro ukládání/otevírání souborů...23 30. Jak uložit soubor ve formátu PDF?...24 31. Jak nastavit počet zobrazených naposledy použitých souborů?...24 32. Jak skrýt na pásu obsah karet?...25 33. Jak vytvořit novou kartu?...25 34. Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup?...27 35. Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu?...27 36. Jak uložit soubor na web?...28 37. Jak zobrazit nápovědu systému Microsoft Office?...28 38. Co to jsou kontextové karty?...29 39. Jak ochránit dokument heslem?...30 40. Jak odstranit ochranu heslem?...31 41. Jak vrátit zpět nepovedenou operaci?...31 42. Jak změnit úroveň přiblížení?...32 43. Jak odeslat soubor emailem?...33 44. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky pro práci v celém systému Microsoft Office?...33 3
Word...39 45. Jaké jsou novinky v aplikaci Word?...39 46. Jak můžu spustit Word?...39 47. Jak využívat šablony ve Wordu?...40 48. Jak nastavit podrobnější možnosti tisku?...41 49. Jak vypnout aktivní internetové odkazy?...44 50. Jak nastavit automatické opravy?...44 51. Jaká je minimální a maximální velikost písma?...46 52. Jak napsat ve Wordu chemický vzorec?...47 53. Jaké jsou možnosti označování textu?...47 54. K čemu slouží styly?...48 55. Jak vytvořit nový styl?...48 56. Jak upravit styl?...49 57. Jak najít výskyt slova v dokumentu?...50 58. Jak nahradit slova v dokumentu?...51 59. Jak vložit titulní stranu?...52 60. Jak vložit zalomení konce stránky?...53 61. Jak ve Wordu vytvořit tabulku?...53 62. Jak změnit styl vloženého obrázku?...54 63. Jak otočit obrázek?...55 64. Jak nastavit obtékání textu okolo obrázku?...55 65. Jak změnit velikost obrázku?...56 66. Jak oříznout obrázek?...57 67. Jak získat přístup k velké galerii obrázků?...57 68. Jak vložit snímek obrazovky?...58 69. Jak vytvořit aktivní odkaz na webovou stránku?...59 70. Jaké jsou možnosti formátování písma?...59 71. Jaké jsou možnosti formátování odstavce?...60 72. Jak vložit záhlaví a zápatí?...61 73. Jak mít na první stránce jiné záhlaví a zápatí?...61 74. Jak vložit do dokumentu číslování stránek?...62 75. Jak nemít na první stránce číslo stránky?...62 76. Jak vložit křížový odkaz?...63 77. Jak vložit iniciálu?...64 78. Jak zobrazit v dokumentu aktuální čas?...64 79. Jak do dokumentu vložit rovnici?...65 80. Jak vložit libovolný symbol?...66 81. Jak nastavit okraje stránky?...67 82. Jak nastavit orientaci papíru?...68 83. Jak nastavit velikost papíru?...68 84. Jak vytvořit sloupce?...68 85. Jak vložit do dokumentu vodoznak?...69 86. Jak nastavit barvu pozadí stránky?...70 87. Jak vytvořit ohraničení stránky?...70 88. Jak vytvořit automatický obsah dokumentu?...71 89. Jak vložit poznámku pod čarou?...72 90. Jak vložit titulek obrázku?...72 91. Co je hromadná korespondence?...73 92. Jak nastavit jazyk kontroly pravopisu?...75 4
Obsah 93. Jak spustit kontrolu pravopisu?...75 94. Co je to Tezaurus?...76 95. Jak zjistit počet slov?...76 96. Jak přeložit dokument do cizího jazyka?...77 97. Jak okomentovat dokument?...77 98. Jak profesionálně spolupracovat na dokumentu?...78 99. Jak porovnat více dokumentů?...80 100. Jak zobrazit ve Wordu pravítko?...80 101. Jak změnit zobrazení dokumentu?...81 102. Jak zobrazit dvě místa jednoho dokumentu najednou?...81 103. Jak zrušit rozdělení obrazovky pomocí příček?...83 104. Jak zobrazit více stránek najednou?...83 105. Jak zobrazit dva dokumenty vedle sebe?...84 106. Jak posouvat dva dokumenty současně?...84 107. Jak vypnout velké písmeno po tečce?...85 108. Jak provádět výpočty v tabulce?...85 109. Jak vytisknout pouze vybrané stránky?...86 110. Jak vytisknout více stránek na jeden list papíru?...87 111. Jak nastavit barevné pozadí textu?...87 112. Jak zkopírovat formát z jednoho textu na druhý?...87 113. Jak vložit celou prázdnou stránku?...88 114. Jak vložit ozdobný barevný nadpis?...89 115. Jak blogovat ve Wordu?...89 116. Jak upravit vlastnosti dokumentu?...90 117. Jak otevřít předchozí verzi dokumentu?...91 118. Jak ovládat Word pomocí klávesnice?...91 119. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky ve Wordu?...91 120. Jak najít obrázek či jiný objekt?...95 121. Jak snadno uspořádat kapitoly v dokumentu?...95 122. Jak uložit obrázek z dokumentu?...96 Excel...97 123. Jaké jsou novinky v aplikaci Excel?...97 124. Jak můžu spustit Excel?...97 125. Jak využívat šablony v Excelu?...98 126. Jak rychle vytisknout tabulku?...99 127. Jak zobrazit náhled tabulky před vytištěním?...99 128. Jak vytisknout tabulku z Excelu?...101 129. Jaké jsou limity aplikace Excel?...101 130. Jak sloučit více buněk do jedné?...102 131. Jak nastavit formátování na základě podmínky?...102 132. Jak rychle naformátovat buňku?...103 133. Jak rychle naformátovat celou tabulku?...104 134. Jak vložit nový řádek/sloupec?...105 135. Jak odstranit řádek/sloupec?...105 136. Jak zjistit nejvyšší a nejnižší hodnotu v sešitě?...105 137. Jak vypočítat průměrnou hodnotu?...106 138. Jak zjistit počet číselných hodnot v tabulce?...107 139. Jak zjistit počet neprázdných buněk?...107 140. Jak prohledat sešit?...107 5
141. Jak nahrazovat obsah buněk?...109 142. Jak vytvořit graf?...110 143. Jak naformátovat popisky grafu?...111 144. Jak naformátovat nadpis a legendu grafu?...112 145. Jak změnit oblast zdrojových dat grafu?...112 146. Jak vytvořit graf na samostatném listu?...112 147. Jak vytvořit graf stiskem jedné klávesy?...113 148. Jak přiřadit buňce či oblasti vlastní název?...113 149. Jak zobrazit konce stránek?...113 150. Jak nastavit záhlaví a zápatí?...114 151. Jak zjistit, kolik dní jste již na světě?...115 152. Jak zjistit, kolik dní uplynulo od určitého data?...115 153. Jak zjistit, jaké datum bude za určitý počet dní?...115 154. Jak využít funkci KDYŽ?...115 155. Jak v buňce zobrazit aktuální datum?...117 156. Jak v buňce zobrazit aktuální datum a čas?...117 157. Jak v jedné buňce zobrazit textový řetězec složený z jiných buněk?...117 158. Jak zobrazit předchůdce a následníky buněk?...118 159. Jak seřadit data v tabulce?...118 160. Jak seřadit data podle více kritérií?...119 161. Jak zobrazit z tabulky pouze určitá data?...119 162. Jak odstranit z tabulky duplicitní údaje?...120 163. Jak omezit možnosti vkládání dat do buňky?...121 164. Jak nastavit upozorňující zprávu při ověření dat?...122 165. Jak zobrazit dvě místa jednoho sešitu najednou?...124 166. Jak zamknout buňky?...125 167. Jak zamknout list?...126 168. Jak zamknout sešit?...126 169. Jak nastavit barvu písma v buňce?...127 170. Jak přidat do sešitu nový list?...127 171. Jak přejmenovat list v sešitu?...128 172. Jak změnit pořadí listů v sešitu?...128 173. Jak zkopírovat sešit?...129 174. Jak změnit barvu karty listu?...129 175. Jak ukotvit první řádek tabulky?...130 176. Jak změnit orientaci textu v buňce?...131 177. Jak zobrazit hodnotu ve formátu měny?...131 178. Jak vložit do buňky minigraf?...132 179. Jak označit nesouvislou oblast buněk?...132 180. Jak označit celý sešit?...133 181. Jak označit celý sloupec?...134 182. Jak označit celý řádek?...135 183. Jak pozměnit obsah buňky?...135 184. Jak zobrazit skutečný obsah buňky?...135 185. Jak nastavit výšku řádku?...136 186. Jak nastavit šířku sloupce?...136 187. Jak přizpůsobit šířku sloupce/výšku řádku vloženému obsahu?...137 188. Jak prohodit sloupce a řádky v tabulce?...137 189. K čemu slouží kontingenční tabulka?...138 6
Obsah 190. Jak pracovat s tabulkou jako s databází?...138 191. Jak vytvořit rozevírací seznam?...138 192. Jak rychle vložit názvy dnů či měsíců?...139 193. Jak vložit aritmetickou posloupnost?...139 194. Jak vložit posloupnost vzorců?...140 195. Jak zkopírovat tabulku na jiné místo v listu?...140 196. Jak zkopírovat tabulku na jiný list v sešitu?...141 197. Jak přesunout tabulku na jiné místo v listu/sešitu?...141 198. Jak najít řešení výpočtu?...141 199. Jak vytisknout pouze vybrané buňky?...142 200. Jak nastavit, co se stane po stisknutí klávesy Enter?...143 201. Jak zkopírovat formát z jedné buňky na druhou?...143 202. Jak ovládat Excel pomocí klávesnice?...143 203. Jak uložit list jako nový sešit?...144 204. Jak zobrazit vzorce místo výsledků?...145 205. Jak aplikovat změnu formátu na více listů najednou?...145 206. Jak rychle zjistit výsledky nejčastějších funkcí?...145 207. Jak zarovnat vložené objekty?...146 208. Jak vložit náhodné číslo?...146 209. Jak vložit náhodné číslo v určitém rozmezí hodnot?...146 210. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v Excelu?...147 PowerPoint...158 211. Jaké jsou novinky v aplikaci PowerPoint?...158 212. Jak můžu spustit PowerPoint?...158 213. Jak využívat šablony v PowerPointu?...159 214. Jak odebrat pozadí u obrázku?...160 215. Jak uložit prezentaci jako video?...160 216. Jak vysílat prezentaci po Internetu?...162 217. Jak vytvořit automaticky spouštěnou prezentaci?...163 218. Jak navýšit maximální počet kroků Zpět?...164 219. Jak ovládat PowerPoint pomocí klávesnice?...164 220. Jak deaktivovat koncový snímek prezentace?...165 221. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratky v PowerPointu?...165 222. Jak vložit nový snímek do prezentace?...171 223. Jak odstranit snímek z prezentace?...172 224. Jak skrýt snímek v prezentaci?...172 225. Jak změnit pořadí snímků?...173 226. Jak změnit rozložení snímku?...174 227. Jak rozdělit prezentaci na oddíly?...175 228. Jak přejmenovat oddíl?...175 229. Jak odstranit oddíl?...176 230. Jak odstranit oddíl včetně snímků?...176 231. Jak vytisknout vybraný oddíl?...176 232. Jak vytisknout vybrané snímky?...177 233. Jak změnit orientaci textového pole?...177 234. Jak vyhledat slovo v prezentaci?...178 235. Jak nahradit text v prezentaci?...178 236. Jak vytvořit fotoalbum?...178 237. Jak vložit číslo snímku?...180 7
238. Jak vložit do prezentace video ze souboru?...181 239. Jak vložit do prezentace video z YouTube?...182 240. Jak vložit úvodní snímek videa?...183 241. Jak upravit styl videa?...183 242. Jak změnit tvar ohraničení videa?...184 243. Jak vložit do pozadí prezentace hudbu?...185 244. Jak změnit pořadí animací objektů?...185 245. Jak přidat záložku do videa?...186 246. Jak odebrat záložku z videa?...187 247. Jak nastavit rozetmění a stmívání při přehrávání?...187 248. Jak provést střih videa?...187 249. Jak vytvořit plně automatickou prezentaci?...188 250. Jak vložit objekt SmartArt?...189 251. Jak u objektu SmartArt přidat nebo odebrat obrazec?...190 252. Jak změnit poměr stran prezentace?...191 253. Jak změnit grafický návrh prezentace?...191 254. Jak nastavit přechod snímku?...193 255. Jak nastavit zvuk u přechodu snímku?...194 256. Jak nastavit dobu pro přechod na další snímek?...194 257. Jak nastavit animaci objektu na snímku?...194 258. Jak smazat animaci objektu?...195 259. Jak zobrazit přehledně animace na snímku?...195 260. Jak nastavit, co spustí animaci?...196 261. Jaké jsou základní skupiny animací?...197 262. Jak spustit prezentaci?...198 263. Jak spustit prezentaci z aktuálního snímku?...198 264. Jak přejít při prezentování na zadaný snímek?...199 265. Jak vytvořit vlastní prezentaci?...199 266. Jak zobrazit veškerý text v prezentaci?...200 267. Jak vytisknou prezentaci s místem pro poznámky?...201 268. Jak upravit a uložit motiv?...202 269. Jak vytvořit v PowerPointu diplom?...202 270. Jaký je obecný postup pro tvorbu prezentace?...203 271. Jak nastavit pozadí snímku?...203 Outlook...206 272. Jaké jsou novinky v aplikaci Outlook?...206 273. Jak můžu spustit Outlook?...206 274. Jaké jsou nejčastější klávesové zkratkyv Outlooku?...207 275. Jak nastavit emailový účet POP3/IMAP?...212 276. Jak ponechat kopii zprávy na serveru POP3?...214 277. Jak nastavit emailový účet ze serveru Exchange?...214 278. Jak nastavit emailový účet Hotmail?...215 279. Jak změnit vlastnosti účtu?...215 280. Jak smazat nepotřebný účet?...216 281. Jaká je maximální velikost poštovní schránky?...216 282. Jak vložit snímek obrazovky do emailu?...216 283. Jak najít potřebný email?...217 284. Jak využívat pokročilé vyhledávání?...218 285. Jak zobrazovat emaily jako konverzaci?...218 8
Obsah 286. Jak využít propojení se sociálními sítěmi?...219 287. Jak nastavit podrobné možnosti odpovědí na email?...219 288. Jak nastavit Outlook jako výchozí aplikaci pro email?...219 289. Co je to funkce Než odešlete?...220 290. Co to jsou rychlé kroky?...221 291. Jak nastavit upozornění na nový email?...222 292. Jak napsat nový email?...222 293. Jak nastavit kontrolu pravopisu před odesláním zprávy?...223 294. Jak vytisknout email?...223 295. Jak přidat odesílatele do blokovaných adres?...224 296. Jak přidat odesílatele do povolených adres?...224 297. Jak vytvořit novou složku?...224 298. Jak zjistit počet emailových zpráv ve složce?...225 299. Jak zobrazit největší zprávy?...225 300. Jaká je maximální velikost odeslané zprávy?...226 301. Jak přidat emailu příznak zpracování?...226 302. Jak dělit zprávy do kategorií?...226 303. Jak vytvořit nové pravidlo pro emailové zprávy?...227 304. Jak upravit existující pravidlo pro zpracování emailu?...228 305. Jak označit zprávu jako nepřečtenou?...229 306. Jak ručně provést odeslání a kontrolu nových emailů?...229 307. Jak nastavit interval pro kontrolu zpráv?...229 308. Jak filtrovat emaily?...230 309. Jak připojit k emailu přílohu?...231 310. Jak zobrazit přílohu bez jejího otevření?...231 311. Jak nastavit automatický podpis zprávy?...232 312. Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou?...232 313. Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům?...233 314. Jak odložit doručení zprávy?...234 315. Jak nastavit automatické odpovědi?...235 316. Jak přidat událost do kalendáře?...235 317. Jak vytvořit opakovanou událost?...237 318. Jak vytvořit celodenní událost?...237 319. Jak zobrazit kalendář na den/týden/měsíc?...238 320. Jak vytvořit nový kalendář?...238 321. Jak nasdílet kalendář pro ostatní?...239 322. Jak nastavit barvu kalendáře?...240 323. Jak nastavit časový překryv kalendářů?...241 324. Jak nastavit výchozí čas upozornění na událost?...242 325. Jak vytvořit žádost o schůzku?...242 326. Jak přijmout/odmítnout žádost o schůzku?...243 327. Jak vytisknout měsíční kalendář?...243 328. Jak mít více možností pro tisk kalendáře?...244 329. Jak vytvořit nový kontakt?...244 330. Jak vytvořit novou skupinu kontaktů?...245 331. Jak vytvořit nový úkol?...246 332. Jak delegovat úkol na další osoby?...246 333. Jak nastavit stav plnění úkolu?...247 9
Obecné tipy 34. Jak si přizpůsobit panel nástrojů Rychlý přístup? Panel nástrojů Rychlý přístup slouží v sadě Microsoft Office k zobrazení nejčastěji používaných prvků, funkcí a nabídek a najdete ho standardně v levém horním okraji aplikace nad tlačítkem Soubor. Protože každému uživateli vyhovuje jiné uspořádání příkazů, můžete tento panel plně přizpůsobit svým požadavkům. Po klepnutí na šipku na konci panelu na výběr máte buď nejběžnější příkazy (Nový, Otevřít...), které aktivujete klepnutím na jejich název, nebo si můžete klepnutím na příkaz Další příkazy vybrat ze všech příkazů dané aplikace. Microsoft Offi ce Obecné tipy 35. Jak zobrazit podrobné vlastnosti dokumentu? U každého dokumentu, který v systému Microsoft Office vytváříte, se ukládají určité vlastnosti dokumentu, které si můžete prohlédnout v nabídce Soubor Informace. Najdete zde takové informace, jako jsou např. velikost, celková doba úprav, autor, datum vytvoření souboru apod. Vlastnosti dokumentu 27
Vzhled stránky Poslední, co lze na tomto zobrazení nalézt, je položka Vzhled stránky. Po klepnutí na tento odkaz se otevře stejnojmenné okno, v němž máte možnost na třech záložkách (Okraje, Papír, Rozložení) podrobněji nastavit vzhled dokumentu jako celku. Ale většinu hlavních a nejpoužívanějších položek najdete přímo ve výše popsaném nastavení tisku. 49. Jak vypnout aktivní internetové odkazy? V případě psaní adres internetových stránek nebo emailových adres Word automaticky zaktivuje tyto názvy a vytvoří z nich aktivní odkazy. Po klepnutí na daný odkaz se poté otevře příslušná webová stránka nebo emailový klient s adresou. Pokud chcete toto výchozí chování vypnout, je nutné v nabídce Soubor Možnosti Kontrola pravopisu a mluvnice klepnout na položku Možnosti automatických oprav. V nově zobrazeném okně klepněte na záložku Automatické úpravy formátu při psaní a zde deaktivujte položku Internetové a síťové cesty hypertextovými odkazy. Vypnutí aktivních odkazů 50. Jak nastavit automatické opravy? Word má ve své databázi stovky slov, v nichž uživatelé dělají časté překlepy, a vedle těchto slov má uvedeny správné tvary. Jakmile při psaní textu dopíšete 44
Word otevře stávající dokument v novém okně s novými možnostmi na pásu karet a otevře průvodce pro propojení s vaší blogovací službou, aby bylo možné z Wordu rovnou ukládat příspěvky na blog. 116. Jak upravit vlastnosti dokumentu? Veškeré vlastnosti dokumentu naleznete po klepnutí na tlačítko Soubor Informace v pravé části zobrazeného okna. Na první pohled není zřejmé, že většinu uvedených hodnot lze upravovat. Stačí, když na vybranou vlastnost klepnete levým tlačítkem myši a zadáte požadovanou hodnotu. 90
Excel Dialogové okno s volbami pro odebírání duplicit 163. Jak omezit možnosti vkládání dat do buňky? Dejme tomu, že třídní učitel si bude chtít vytvořit elektronický klasifikační list své třídy, do kterého bude zadávat známky jednotlivým žákům. Vytvoří si proto tabulku se jmény žáků. Protože se chce ale vyhnout problémům například s možností překlepů, se zadáním nesprávných hodnot a dalším chybám, požádá svého kolegu, který učí výpočetní techniku, aby mu tento problém pomohl vyřešit. Microsoft Offi ce Excel Ověřování vstupních dat klasifikace (rozsah 1-5) 121
Pro takové případy existuje funkce, která se nazývá Ověření. Má za úkol hlídat vstupní údaj, jenž je do buňky vepisován, a ověřit, zda vyhovuje nastaveným kritériím. Pokud vyhovuje, může být obsah buňky potvrzen klávesou Enter. Pokud ale údaj nevyhovuje, pak Excel vypíše varovné hlášení a údaj prostě nebude možné do buňky vložit. Pokud by tedy například někdo chtěl do buňky se známkou napsat slovo "nepsal", zobrazilo by se chybové hlášení, protože v ověření by bylo nastaveno, že v buňce může být jedině celé číslo, a to od jedné do pěti. Ověření můžete nastavit na celou řadu parametrů. Můžete kontrolovat, zda je zadáno celé číslo, zda se číslo pohybuje v intervalu krajních zadaných hodnot, není-li text příliš dlouhý, je-li datum zadáno ve správném formátu a mnoho dalších možností. Ověření můžete nastavit následujícím způsobem: 1. Postavte se na tu buňku, které se má ověření týkat. Můžete označit do bloku i více buněk v takovém případě se ověření bude vztahovat na všechny buňky označené do bloku 2. Na pásu karet klepněte na kartu Data a ve skupině Datové nástroje na příkaz Ověření dat. 3. Excel zobrazí okno Ověření dat, které obsahuje tři záložky Nastavení, Zpráva při zadávání a Chybové hlášení. Nejdůležitější je záložka Nastavení. 4. Na záložce Nastavení klepněte na rozevírací nabídku Povolit. Zde můžete vybrat typ dat, která bude povoleno do buňky zadat, v tomto případě by tedy bylo vhodné povolit pouze celá čísla od 1 do 5. Volbu potvrďte stiskem tlačítka OK. Od této chvíle nepůjdou do vybraných buněk zadat jiné hodnoty než 1, 2, 3, 4 nebo 5. 164. Jak nastavit upozorňující zprávu při ověření dat? V předchozím tipu jsme si ukázali, jak nastavit ověření dat. Pokud se ale uživateli zobrazí obecná chybová hláška, často uživatel neví, co vlastně za 122
175. Jak ukotvit první řádek tabulky? Tabulku lze v sešitu rozdělit tak, aby bylo stále vidět záhlaví sloupců, případně řádků. Pokud totiž u dlouhých tabulek budete pracovat s údaji, které se nacházejí například na řádku 820, pak již možná nebudete přesně vědět, jaký byl nadpis a význam sloupce, s kterým právě pracujete. Proto je možné v tabulce tzv. ukotvit příčky. Příčka rozdělí tabulku na dvě části, přičemž v jedné části bude stabilně zobrazeno např. záhlaví sloupců a ve druhé části bude možné libovolně pracovat s tabulkou. Rozdělení tabulky pomocí příček proveďte následujícím způsobem: 1. Nastavte se ve sloupci A do buňky, která je umístěna těsně pod řádkem s buňkami, jenž většinou tvoří záhlaví tabulky (nadpisy) a který má zůstat viditelný vždy. 2. Na pásu karet klepněte na kartu Zobrazení a ve skupině Okno na příkaz Ukotvit příčky. 3. V zobrazené nabídce zvolte příkaz Ukotvit příčky. Tímto okamžikem jsou příčky ukotveny. Poznáte to tak, že nad buňkou, v níž byl umístěn kurzor při ukotvení, je v délce celého řádku tenká plná čára. Vždy viditelný statický řádek V této části lze s tabulkou libovolně pracovat 130
311. Jak nastavit automatický podpis zprávy? Abyste nemuseli u každého emailu vždy ručně dopisovat stejnou zdvořilostní frázi na konci zprávy (např.: S pozdravem Jan Novák), je možné si v Outlooku nakonfigurovat tzv. automatický podpis. Jedná se o text, který se automaticky přidá ke každé odeslané zprávě. Kromě samotného pozdravu lze do podpisu samozřejmě přidat i jakýkoliv další text (název společnosti, název pozice, telefon apod.). Tato vlastnost se nastavuje v nabídce Soubor Možnosti Pošta ve skupině Vytváření zpráv po klepnutí na tlačítko Podpisy. Zde stačí napsat text podpisu, případně jej naformátovat a nastavit, pro jaký emailový účet jej chcete použít. Dále se dá nastavit, zda se má podpis přiřadit jen k novým zprávám nebo i k odpovědím nebo přeposlaným emailům. Editace podpisu... 312. Jak odeslat zprávu více příjemcům najednou? Další naprosto běžnou situací je odesílání emailu více příjemcům najednou. Stačí, když v okně pro psaní zprávy v položce Komu napíšete adresu prvního příjemce a do položky Kopie zadáváte adresy dalších příjemců, a to oddělené 232
Outlook symbolem středníku. Při tomto typu odesílání zprávy více příjemcům budou všichni vědět, že jste danou zprávu poslali i ostatním. Další příjemci zprávy 313. Jak odeslat zprávu skrytým příjemcům? Pokud ale chcete odeslat zprávu více příjemcům najednou, aby ovšem po doručení zprávy nevěděli, že jste ji poslali i někomu dalšímu, slouží k tomu položka Skrytá. Ta ve výchozím nastavení psaní zpráv není zobrazena a je nutné ji aktivovat na kartě Možnosti ve skupině Zobrazit pole. Uživatel (resp. emailová adresa), která je zadána do tohoto pole, se nebude po doručení zprávy příjemcům zobrazovat. Pokud byste poslali zprávu tak, jak je vidět na následujícím obrázku, budou platit následující fakta: Petr i Martina ví, že jste poslali zprávu Janovi. Jan neví, že jste poslali zprávu Petrovi a Martině. Martina neví, že jste zprávu kromě Jana poslali i Petrovi. Petr neví, že jste zprávu kromě Jana poslali i Martině. Microsoft Offi ce Outlook 233
O těchto příjemcích e-mailu nebude adresát Jan Novák vědět; jako další příjemci této pošty se mu nezobrazí... 314. Jak odložit doručení zprávy? V určitých situacích se může hodit mít možnost naplánovat odeslání určité zprávy. To znamená, že napíšete zprávu se vším všudy, ale místo okamžitého odeslání přes tlačítko Odeslat na kartě Možnosti klepnete ve skupině Další možnosti na položku Odložit doručení. Zobrazí se okno Vlastnosti, ve kterém máte v sekci Možnosti doručování volbu Nedoručovat před. V ní nastavte nejbližší možný termín, kdy se má zpráva odeslat. Můžete si tak předem připravit zprávu s přáním někomu k narozeninám (abyste na něj nezapomněli) apod. Nastavení forem doručování 234
Outlook 315. Jak nastavit automatické odpovědi? Automatické odpovědi se využívají v případě, že předem víte, že budete mimo dosah vaší emailové schránky, a chcete dát případným odesílatelům tuto skutečnost vědět. Ve světě emailové komunikace se totiž považuje za jakési pravidlo či slušnost, že na email se odpovídá nejpozději do 2 pracovních dnů. Aby si tedy např. vaši obchodní partneři nemysleli, že se chováte neslušně (zatímco jste na dovolené), je možné nastavit právě automatickou odpověď pro všechny emaily doručené v termínu vaší dovolené. Tuto zprávu nastavíte v nabídce Soubor Informace Automatické odpovědi. 316. Jak přidat událost do kalendáře? Velice důležitou součástí aplikace Outlook, která z něj dělá mnohem více než jen obyčejného poštovního klienta, je funkce velice propracovaného kalendáře. Ten je také jedním z hlavních důvodů, proč je aplikace Outlook tak rozšířena ve firemním prostředí. Do kalendáře se dostanete po klepnutí na položku Kalendář v levém dolním rohu aplikace. Microsoft Offi ce Outlook 235