Personální a mzdové informační systémy KS mzdy PROFi a KS portál mzdy, personalistika, řízení lidských zdrojů www.ksprogram.cz Vytvořeno: 1.3.2016
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS IMPLEMENTAČNÍ TÝM Jiří Zajíček Vedoucí projektu implementace tel.: 517 499 498 email: jiri.zajicek@ksprogram.cz Ing. Petr Mieres Konzultant MZDY tel.: 571 499 497 email: petr.mieres@ksprogram.cz Ing. Tibor Mičunek Konzultant personalistika, HR tel.: 571 499 489 email: tibor.micunek@ksprogram.cz Ing. Bohuslav Tomiczek IT specialista tel.: 571 499 479 email: bohuslav.tomiczek@ksprogram.cz Referenční projekty: SPOLCHEMIE, a.s. Provident Financial s.r.o. Referenční projekty: ŽDB, a.s. Kovárna VIVA a.s. Referenční projekty: BONATRANS GROUP, a.s. ŠkoFin a.s. Referenční projekty: J&T Banka, a.s. Senát parlamentu ČR 4/13 snímků
KS - PROGRAM TÝM 29 15 programátorů a analytiků 9 odborných konzultantů 3 obchodníci 1 asistentka 1 ředitel 2/13 snímků
KS - PROGRAM 25 LET PÉČE 1398 společností v Čechách i na Slovensku 336.093 zpracovávaných mezd měsíčně 9.141.729.600,- Kč měsíčně 3/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM REFERENCE 1280 zam. 7000 uch. 480 zam. 1600 zam. 250 zam. 600 zam. 780 zam. 3500 zam. 420 zam. 340 zam. 1100 zam. 700 zam. 3200 zam. 220 zam. 850 zam. 4200 zam. 2000 zam. 600 zam. 280 zam. 2100 zam. 4/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ARCHITEKTURA ZAMĚSTNANEC MANAŽER ŘEDITEL MOBI KLIENT PC Notebook Tablet Smartphone Personální a mzdový portál Externí/interní mzdová účetní HR manažer Desktop/Terminal/Citrix/RDP/VPN 4/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ZÁKLADNÍ VLASTNOSTI vícejazyčné prostředí a vícejazyčné výstupy možnost zpracování více firem v jedné databázi možnost nastavení přístupových práv, přístup kteréhokoliv zaměstnance možnost uživatelského nastavení aplikace pro snadnější práci technologická nezávislost komunikace PIS se všemi ostatními podnikovými systémy 720 standardních sestav a reportů + možnost tvorby vlastních výstupů široké možnosti třídění, filtrace, kategorizace a parametrizace sestav a reportů export dat do souborů xls, pdf, txt, xml automatické akce - varovná hlášení, hromadný tisk, hromadné plánování vzdělávání atd. možnost definice vlastních šablon pracovněprávních dokumentů řešení On premise i Software as a Service 6/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM HR MANAGEMENT, MODULY Kariéra Systemizace Popisy míst Mzdy Personální evidence Benefity Uchazeči Hodnocení Plán mzdových prostředků Adaptace Služební cesty Dokumenty Vzdělávání Ochranné pomůcky Lékařské prohlídky 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM HR MANAGEMENT, MODULY Kariéra Systemizace Popisy míst Mzdy Personální evidence Benefity Uchazeči Hodnocení Plán mzdových prostředků Adaptace Služební cesty Dokumenty Vzdělávání Ochranné pomůcky Lékařské prohlídky 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM POPISY PRACOVNÍCH MÍST definice pracovních míst ve společnosti souhrn kvalifikačních požadavků a kompetencí náplně práce, popis činností zhodnocení rizik, požadovaná zdravotní způsobilost přidělení pravomocí a odpovědností specifikace pracovních pomůcek plánované mzdové náklady a způsoby odměňovaní hierarchická struktura popisů pracovních míst katalog pracovních míst přehled o zaměstnancích integrace s Národní soustavou povolání www.nsp.cz 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM SYSTEMIZACE PRACOVNÍCH MÍST tvorba systemizačních stromů uživatelská volba viditelných údajů v systemizaci zobrazení historie i současného stavu plánování budoucí struktury společnosti porovnávání plánu se skutečností zdroj informací pro nábor a změny v pracovním zařazení vyhledávání vhodných kandidátů zdroj informací pro přístupy do firemních systémů zobrazení schémat v různé podobě 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM PERSONÁLNÍ EVIDENCE osobní údaje zaměstnanců informace o vzdělání, pracovních zkušenostech, odborných znalostech evidence závazků a vydaných pomůcek sledování mzdových podkladů evidence pobytů a pracovních povolení evidence pracovních poměrů více pracovně právních vztahů archiv a správa dokumentů tisk různých hlášení a potvrzení sestavy a statistiky, grafické výstupy exporty dat 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ZDRAVOTNÍ PÉČE evidence vstupních, výstupních, preventivních prohlídek evidence prohlídek po mimořádných situacích sledování periodicity lékařských prohlídek upozorňování na končící platnosti automatické plánování prohlídek systémem Hromadné zaznamenání uskutečněných prohlídek tisk formulářů pro lékaře odesílání pozvánek k prohlídce ze systému vlastní definice katalogu lékařských prohlídek s možností podrobné specifikace evidence pracovních úrazů a tisk formulářů evidence nápravných opatření statistiky úrazovosti 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM VZDĚLÁVÁNÍ souhrnná evidence požadavků na rozvoj zaměstnanců z pracovních míst, adaptace, hodnocení a kariéry automatické plánování vzdělávacích aktivit tisk plánů, sledování plnění plánů školení, podklady pro audit hlídání periodicity školení firemní i individuální plány vzdělávání vazba na edumenu.cz automatický plán nákladů na vzdělávání a sledování skutečného čerpání možnost dělení nákladů na fondy tisk prezenčních listin a pozvánek, elektronické rozesílání pozvánek, vazba na e-learning plně odpovídá požadavkům zákona č.312/2002 Sb. 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM ZPRACOVÁNÍ MEZD A PLATŮ zpracování všech druhů mezd a platů dle české a slovenské legislativy parametrické nastavení způsobu výpočtu libovolné pracovní kalendáře vazby na KB, ČS, ČSOB, GE money,... přímá vazba na zdravotní pojišťovny, státní správu - ČSSZ, penzijní fondy, přímé propojení s docházkovým systémem: ANeT, COMINFO, EKD5, Anete, S.A.I, a další vazba na stravovací systémy ANeT, COMINFO, Anete, EUREST, a další vazba na účetnictví MS Dynamics AX, SAP, Pohoda, a další statistické rozbory - TREXIMA, ČSÚ 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM BENEFITY tvorba katalogu benefitů oboustranná možnost vazby benefitů na mzdy evidence příjmů i výdajů prostředků na benefitní účty zaměstnanců hromadné změny ve výdajích i příjmech přehled čerpání benefitů v období přehled zůstatků na benefitních účtech sledování nákladů na benefity možnost vazby na externí systémy 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM KS PORTÁL informace pro zaměstnance docházka, žádosti o dovolené a jiné absence dokumenty zaměstnance aktivní zapojení do plánování rozvoje přehled plánovaných prohlídek a vydaných pracovních pomůcek vyúčtování služebních cest informace pro manažery plánování směn, docházka podřízených hodnocení, adaptace a nábor zaměstnanců řízení vzdělávání podřízených a kontrola uplatnění vědomostí manažerské přehledy formulář pro uchazeče 7/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM SDÍLENÉ, SPOLEČNÉ PROSTŘEDÍ ZAMĚSTNANEC MANAŽER ŘEDITEL MZDOVÁ ÚČETNÍ HR MANAGER Údaje o sobě Údaje o podřízených Schvalování odměňování Zpracování mezd ČR a SR Spoludefinuje pracovní místa Žádosti o dovolené Schvalování dovolené Plánuje náklady Libovolné kalendáře Vytváří systemizaci Žádosti o služební cestu Návrhy odměňování Schvaluje změny v zařazení Hromadné příkazy Plánuje rozvojové aktivity Žádost o změnu osob. dat Přehledy nákl. na mzdy Hlídání nákladů Exekuce, insolvence Plánuje lékařskou péči Řízení rozvoje Dokumenty podřízených Sledování vývoje Zdravotní pojišťovny Stanovuje benefitní program Sebehodnocení Hodnotí podřízené ELDP, ZPS, potvrzení Řídí hodnocení Zpracování docházky Plánuje rozvoj Vazba na docházku Pracuje s talenty Výplatní lístek Zodpovídá za adaptaci Vazba na účetnictví Řídí nábor Dokumenty Podílí se na náboru Trexima a ČSÚ Řídí adaptaci 8/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM IMPLEMENTACE 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 0 - KONZULTAČNÍ DEN - KICKOFF MEETING Zjištění podkladů k implementaci způsob evidence pracovních poměrů; seznam používaných mzdových položek; typy kalendářů pro výpočet mezd; způsoby odměňování (příplatky, bonusy, kolektivní smlouva, vnitrofiremní předpisy o odměňování definice pracovních míst a jejich hierarchie organizační struktura a její změny způsoby plánování rozvoje zaměstnanců způsoby plánování lékařských prohlídek benefitní program typy dokumentů a jejich archivace upřesnění dalších kroků implementace ověření připravenosti technologického prostředí projednání přípravy dat pro migraci 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS MIGRACE DAT Co bude migrováno Jak to bude probíhat kmenová data zaměstnanců; Zákazník připraví data do tabulek a zašle do KS data o pracovních poměrech zaměstnanců; data o rodinných příslušnících; platby zaměstnanců (čísla účtů); základní číselníky (střediska, kategorie,.); lékařské prohlídky; vzdělávání; průměry pro pracovně právní účely, hodnoty pro výpočet průměrů na nemoc KS-program provede migraci do nové databáze data pro ELDP; data pro roční zúčtování daní; 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 1 - KONZULTAČNÍ DEN Instalace Instalace aplikace KS mzdy PROFi na připravené technologické prostředí (pravděpodobně vlastní IT manager) Školení správce Nastavení vlastností aplikace, spouštění aplikace, Práva uživatele na střediska a osobní čísla, Parametry aplikace, jednorázové funkceaudit činností a přehled přihlášení uživatelů, Úvodní školení Společná část Číselníky, Evidence filtrace, hledání, tiskový manažer, export dat, Pomůcky, varovná hlášení Mzdy Nastavení používaných mzdových položek, hromadné platby Personalistika Zadání zaměstnanců do aplikace Dokumenty a jejich šablony Příprava popisů pracovních míst 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 2 - KONZULTAČNÍ DEN Mzdy Personalistika, HR kontrola úkolů z předešlé schůzky; kontrola navedení údajů pro zpracování mezd; kontrola nastavení hromadných převodů; nastavení systému pro zpracování mezd; Test zpracování mezd za listopad 2016 využití kontrolních sestav a reportů; příprava podkladů pro testovací zpracování mezd kontrola úkolů z předešlé schůzky; pracovněprávní dokumenty doplňující dotazy školení k modulu Popisy pracovních míst školení k modulu Systemizace příprava pro školení modulu Vzdělávání a Lékařské prohlídky 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 3 - KONZULTAČNÍ DEN Mzdy Personalistika, HR kontrola úkolů z předešlé schůzky; kontrola navedení údajů pro zpracování mezd; duplicitní zpracování mezd (prosinec 2016); ověření funkcionality bez zákaznických úprav kontrola výpočtu, dohledání rozdílů; využití kontrolních sestav a reportů; nastavení legislativy, legislativních parametrů pro rok 2017; kontrola úkolů z předešlé schůzky; školení k modulu Vzdělávání; nastavení základních číselníků; plánování vzdělávacích aktivit; plánování a řízení nákladů; přehledy a sestavy; rozdělení úkolů 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 4 - KONZULTAČNÍ DEN Mzdy kontrola úkolů z předešlé schůzky; kontrola navedení údajů pro zpracování mezd; kontrola výpočtu rutinního zpracování mezd (za leden 2017); dohledání rozdílů; využití kontrolních sestav a reportů; vytvoření hlášení pro úřady; vytvoření souboru pro zaúčtování mezd. 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 5 - KONZULTAČNÍ DEN Personalistika, HR kontrola úkolů z předešlé schůzky; školení k modulu Lékařské prohlídky, nastavení základních číselníků; plánování lékařských prohlídek; sledování nákladů; přehledy a sestavy; příprava pro školení modulu Benefity; rozdělení úkolů; 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 6 - KONZULTAČNÍ DEN Personalistika, HR kontrola úkolů z předešlé schůzky; kontrola nastavení Popisů pracovních míst; kontrola nastavení Systemizace; nastavení přístupových práv do aplikace KS portál; nastavení parametrů aplikace KS portál; nastavení schvalovacích workflow; 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS 7 - KONZULTAČNÍ DEN Personalistika, HR kontrola úkolů z předešlé schůzky; školení k modulu Benefity, nastavení základních číselníků; plánování přidělování a žádosti o benefity; sledování nákladů; přehledy a sestavy; školení vybraných uživatelů (management) 10/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM TECHNICKÁ PODPORA OBSAH TECHNICKÉ A LEGISLATIVNÍ PODPORY: písemné upozorňování na změnu legislativy písemné upozorňování na změnu metodiky zasílání oznámení o všech změnách v aplikaci KS mzdy dodávka legislativních změn dodávka nových verzí - update, upgrade metodická podpora řízení lidských zdrojů podpora při stanovení kompetencí, nastavení základních přístupových práv možnost provedení servisních zásahů u zákazníka pomocí vzdáleného přístupu informativní semináře o změnách v legislativě a aplikaci KS mzdy informační buletin k aplikaci KS mzdy HOT LINE 8:00-17:00 hod. HelpDESK NON - STOP 11/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS SPOLUPRÁCE DODAVATELE studium předložených požadavků na budoucí stav řízení personálních a mzdových procesů v prostředí objednatele a návrh řešení; školení uživatelů v prostředí jejich pracoviště nad relevantními daty metodické vedení uživatelů při práci s aplikací KS mzdy PROFi kontrola činnosti uživatelů v průběhu implementace informování Objednatele o skutečnostech, které brání úspěšné realizaci projektu 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS SPOLUPRÁCE OBJEDNATELE poskytnutí základních dat v požadovaném formátu; příprava technologického prostředí pro instalaci; zajištění aktivní spolupráce osob účastnících se práce v souvislosti s projektem v dohodnutých termínech; zejména personalistů, mzdových účetních a dalších budoucích uživatelů APV; plnění úkolů zadaných v rámci jednotlivých školení zajištění možnosti vstupu zaměstnanců Dodavatele do prostor společnosti Objednatele na příslušná pracoviště Objednatele za účelem práce na Projektu v pracovní dny od 8:00 hodin do 16:00 hodin, pokud se obě strany nedohodnou jinak; poskytnutí úplných, pravdivých a včasně dodaných informací potřebných k řádnému plnění závazků Smlouvy a to ve lhůtě vyplývající z dohodnutého harmonogramu plnění díla; 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS IMPLEMENTAČNÍ DENÍK zápisy z instalace a školení správce zápisy ze školení a konzultací úkoly pro obě strany do dalšího setkání kontrola úkolů definice zákaznických úprav zápisy o sjednání změnových kroků akceptace úprav, instalace, školení i celého projektu 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS KOMUNIKACE Tři úrovně komunikace: konzultant - uživatel vedoucí projektu - vedoucí projektu statutární orgán - statutární orgán Způsoby komunikace osobní jednání (závěry uvedeny v implementačním deníku) telefonická komunikace (telefonické dohody se následně stvrzují emailem) emailová komunikace psaná komunikace 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS RIZIKA PROJEKTU Riziko Důsledek Řešení Objednatel nepřipravil technologické prostředky pro provedení instalace. Objednatel nepřipravil technologické prostředky pro školení Uživatelů. Školený Uživatel se neorientuje v problematice mezd, personalistiky, HR nebo IT (dle zaměření školení). Konzultant Dodavatele nezná procesy a pracovní postupy Objednatele. Uživatel nemá časový prostor pro plnění úkolů zadaných konzultantem. Nelze instalovat. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Nelze školit. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Prodlužování školení. Nízká efektivita. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Prodlužování školení. Nízká efektivita. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Uživatel je nepřipravený. Data nejsou připravena. Nelze školit. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Včasná komunikace s IT technikem Dodavatele, splnění požadavků smlouvy. Včasná komunikace s vedoucím projektu Dodavatele, příprava technologií a prostor. Pravidelná školení uživatelů v problematice dle jejich zaměření, spolupráce odborných firem, praxe v oboru. Včasné a úplné seznámení Dodavatele s firemními procesy a pracovními postupy v dotčených oblastech. Průběžná aktualizace poskytnutých informací. Zajistit pro Uživatele přiměřený časový prostor pro přípravu na jednotlivá školení a k plnění úkolů. 10/13 snímků
IMPLEMENTACE PERSONÁLNÍHO IS RIZIKA PROJEKTU Riziko Důsledek Řešení Uživatel nemá dostatečný časový prostor pro školení (je v průběhu školení vyrušován spolupracovníky). Uživatel se nemůže z jakýchkoliv důvodů připravit na školení, nebo se ho zúčastnit. Prodlužování školení. Nízká efektivita. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Nelze školit. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Zajistit nedostupnost Uživatele pro ostatní zaměstnance firmy v době školení (omezení činnosti nebo uzavření oddělení) Včasné (minimálně 3 dny předem) dohodnutí jiného termínu školení. Uživatel se nechce školení zúčastnit. Uživatel požaduje funkcionalitu, která v aplikaci KS mzdy PROFi není obsažena a nebyla smluvně dohodnuta. Nefunkční komunikace mezi uživateli a konzultantem z osobních důvodů. Nelze školit. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Prodlužování projektu. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Prodlužování školení. Nízká efektivita. Časový posun projektu. Finanční navýšení projektu. Motivovat zaměstnance k aktivní účasti na projektu nebo ho vyměnit. Důsledné seznámení uživatelů se smluvními podmínkami projektu ze strany Objednatele. Výměna konzultanta ze strany Dodavatele. 10/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM CO JEŠTĚ NEBYLO ŘEČENO, DOTAZY?????????????? 12/13 snímků
PERSONÁLNÍ INFORMAČNÍ SYSTÉM DĚKUJEME ZA VAŠI POZORNOST Jiří Zajíček, konzultant tel.: 571 499 498, fax: 571 499 490 jiri.zajicek@ksprogram.cz Ing. Petr Mieres, Konzultant MZDY tel.: 571 499 497, fax: 571 499 490 petr.mieres@ksprogram.cz Ing. Tibor Mičunek, Konzultant HR tel.: 571 499 489, fax: 571 499 490 tibor.micunek@ksprogram.cz 13/13 snímků