Evropský sociální fond Praha & EU: Investujeme do vaší budoucnosti PROJEKT, IMPLEMENTACE IS, METODOLOGIE Přednáška č. 2 Ing. Pavel Náplava naplava@fel.cvut.cz Katedra softwarového inženýrství, ČVUT FIT, 18102 Centrum znalostního managementu, ČVUT FEL, K13393
Agenda Projekt, projektové řízení Projekt a implementace IS Aspekty projektově řízené implementace IS Metodika a její použití při implementaci IS BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 2
Buďme realisté a budujme jen to co má smysl Gartner: až 75% IT projektů skončí neúspěšně (jaké je kritérium úspěšnosti?)! V roce 2008 15% překročilo rozpočet, 18% nedodrželo termíny (1 ze 3)! BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 3
Dvakrát měř, jednou řež!!! BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 4
Projekt, pojmy Projekt = činnost s jasně daným cílem, začátkem a koncem. Výsledek může být hmotný i nehmotný. Projektové řízení (Project Management) = proces využití zdrojů k realizaci projektu. Metodika = způsob řízení projektu. Předdefinované nebo vytvořené pro realizaci konkrétního projektu. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 5
Trojimperativ projektu Co? Specifikace provedení (co a v jaké kvalitě je nutné udělat). Kdy? Časový plán provedení. Jak? Náklady na provedení jednotlivých činností (spotřebovaná práce a peníze). BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 6
Co přináší projektové řízení? Zvýšení pravděpodobnosti úspěchu. Efektivní dosahování změn. Eliminace chaosu a metody pokus omyl. Jednoznačné přidělení rolí a zodpovědností. Není ale lékem na chaos, nevzdělanost, osobní zájmy a další neduhy. Teprve aplikace a dodržování zásad projektového řízení činí projekt skutečným projektem. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 7
Praktické důvody pro projektové řízení Zákazník: Výběr vhodného řešení a dodavatele. Plánování. Kontrola. Reakce na neočekávané situace. Dodavatel: Jednoduchost implementace. Opakovatelnost implementace. Efektivní využití zdrojů. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 8
Podmínky úspěšného projektu Definice cílů projektu. Sestavení kvalitního týmu na obou stranách. Podpora zákazníka, komunikace. Dostatečné pravomoci. Sledování stavu projektu (metriky). Rozdělení na etapy. Dokumentace projektu. Podmínky akceptace a předání projektu. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 9
Základní fáze (etapy) projektu Příprava implementace IS. Zavádění IS. Provozování IS. Vyhodnocení (průběžné) IS Zákazník Přínosy a splnění očekávání Dodržení rozpočtu a nákladů Dodavatel Dodržení rozpočtu a nákladů Úspěšnost implementace Využitelnost implementace do budoucna BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 10
Příprava implementace IS Zákazník: Rozhodnutí o implementaci. Definice potřeb. Stanovení cíle implementace. Zvážení rizik implementace. Základní sestavení týmu. Stanovení pravomocí členů týmu. Stanovení základního rozpočtu. Výběrové řízení. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 11
Příprava implementace IS Dodavatel Obchodní aktivity, identifikace zákazníka. Základní analýza zákazníka. Schůzka u zákazníka s cílem prezentovat dodavatele a identifikace potřeb (bolestí). Pokud to situace umožňuje, provést podrobnější předanalýzu potřeb. Sestavení základního týmu a navržení řešení Vytvoření nabídky a předložení zákazníkovi. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 12
Výběrové řízení V případě potřeby prezentace nabídky dodavatelem. Posouzení různých řešení. Kontrola dodržení podmínek výběrového řízení. Porovnání dodavatelů a jejich nabídek. Vyhodnocení rozhodovacích kritérií. Výběr dodavatele a řešení. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 13
Zavádění IS ROZDÍLOVÁ ANALÝZA NÁVRH SYSTÉMU VÝVOJ & TESTOVÁNÍ INSTALACE ÚDRŽBA A SERVIS Funkční požadavky Dokumentace návrhu Dokumenty implementace nový projekt Školení & podpora Projektové plánování & řízení Řízení změnových požadavků/komunikace BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 14
Klíčové kroky zavádění IS Podpis smlouvy. Úvodní schůzka projektu (kick-off) seznámení týmů podrobné podmínky implementace Analýza a návrh. Vývoj a testování. Parametrizace a migrace dat. Školení a tvorba dokumentace. Nasazení a akceptace. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 15
Podpora jako závěrečná fáze zavádění IS Projekt nekončí dnem nasazení do reálného provozu. Uživatelé vyžadují součinnost a pomoc při zahájení provozu. Je vhodné poimplementační podporu zahrnout již do nabídky implementace. Po usazení se přechází do stavu údržby a servisu. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 16
Týmová práce jako základ Převzato z xerox.blog.cz/0704/the-it-crowd BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 17
Projektový tým Zákazník Řídící komise Dodavatel Řídící komise Vedoucí projektu Vedoucí projektu Klíčový uživatelé Běžní uživatelé Konzultant Analytik Vývojář Tester BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 18
Projektové role Řídící komise: Hlavní autority projektu. Schvalování a akceptace. Řešení zásadních rozporů. Vedoucí projektu: Odpovědnost za stav projektu. Vytvoření a dodržování harmonogramu projektu. Pravidelné informování o stavu projektu. Klíčový uživatel: Osoby zákazníka znalé a odpovědné za konkrétní oblast informačního systému. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 19
Role vedoucího projektu Revizor Poradce Plánovač VEDOUCÍ Diagnostik Diplomat Stratég Vedoucí skupiny PROJEKTU Odborník na problém Psycholog Filtr Kontrolor Manager konfliktů BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 20
Řízení projektu = řízení lidí Jak projekty vidí někteří projektoví manžeři: 75 % zdravého selského rozumu 22 % taktu a diplomacie 3 % fotokopírování Tanya Ross, Project manager Millennium Dome BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 21
Certifikace Ověření způsobilosti osvojit si a aplikovat znalosti a dovednosti projektového řízení. Mezinárodní standardy (IPMA, PMI, PRINCE2). Úrovně certifikace (podle IPMA viz. www.ipma.cz): A Certifikovaný ředitel projektů (IPMA Level A, Certified Projects Director) je schopen řídit významné portfolio, nebo program s odpovídajícími zdroji, metodologií a nástroji. B Certifikovaný projektový senior manažer (IPMA Level B, Certified Senior Project Manager) je schopen komplexně řídit projekty (kritéria komplexnosti viz. Sebe-hodnotící test komplexnosti projektového řízení). C Certifikovaný projektový manažer (IPMA Level C, Certified Project Manager) je schopen řídit projekty s omezenou komplexností projektového řízení. D Certifikovaný projektový praktikant (IPMA Level D, Certified Project Management Associate) je schopen aplikovat znalosti z projektového řízení jako člen týmu v projektu. Volitelný předmět na FEL: X32PM1 - Projektový management 1 BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 22
Projektová komunikace Slouží pro předávání informací na projektu. Rozdělení pravidelná/operativní ústní/písemná interní/vzájemná Styl a pravidelnost udává pozice v projektovém týmu. Věcná a úplná komunikace je jednou z podmínek úspěšného projektu. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 23
Různé pohledy na informační systém Tak to popsal zákazník Tak to pochopil vedoucí projektu Tak to navrhl bussinesss analytik Tak to napsal programátor Tak to popsal obchodník BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 24
Jaká je realita informačního systému? Taková byla projektová dokumentace Toto bylo nainstalováno Toto bylo zákazníkovi naúčtováno Taková byla podpora helpdesku Toto zákazník skutečně potřeboval BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 25
Předávané informace Implementační týmy aktuální stav, plánování, kontrola, řešení problémů. Vedoucí projektu kontrola stavu, plánování dalších postupů, řešení dílčích problémů. Řídící komise prezentace stavu vedoucími projektu, řešení kritických problémů, změny projektu. Ostatní analýza, konzultace, školení, řešení problémů na místě. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 26
Písemné informace Smlouva a její dodatky. Zakládací listina projektu. Zápisy z pravidelných porad (týmy, vedoucí projektu, řídicí komise). Protokoly (předávací, akceptační). Zápisy z jednání mezi členy týmu. Dokumentace systému (analýzy, návrh, dokumentace, nápověda). Dokumenty změnového řízení. Nástroje pro kontrolu stavu projektu. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 27
Zakládací listina projektu Definice projektu a jeho cílů. Organizace projektu. Plán a harmonogram. Rizika projektu. Změnové řízení. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 28
Kontrolní body implementace Stanovení metrik kontroly systému (počet realizovaných požadavků, dodržení termínů, využité náklady). Hlavní kontrolní body: Podepsání smlouvy. Akceptace analýzy a návrhu. Nasazení do zkušebního provozu. Nasazení do reálného provozu. U rozsáhlých projektů rozdělení do funkčních bloků a jejich kontrola. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 29
Nezapomínejme na RIZIKA! Riziko = hrozba, ohrožení projektu. Risk management (řízení rizik): Analýza rizik Identifikace rizik. Posouzení rizik. Odezvy na rizika. Sledování rizik. Neustálý proces ve všech fázích projektu. Řízením rizik zvyšujeme úspěšnost projektu. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 30
Řízení rizika Co potřebujeme u rizik sledovat a řídit? Popis rizika. Pravděpodobnost výskytu. Mitigaci (eliminaci) rizika. Krizový plán. Odpovědná osoba. (Kdo to je? Co dělá?) Dopady. Pohled na rizika: Zákazník. Dodavatel. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 31
Jak si projekt rozplánovat? Dle trojimperativu: Rozplánování činností. Rozplánování zdrojů. A samozřejmě finanční toků. Nejen samotné ceny, ale také cash-flow, které nás nepoloží!!! Podpůrné nástroje: Ganttovy diagramy, LRM, WBS, RBS, Metodiky. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 32
Logický rámec projektu (LRM) Nástroj pro prvotní plánování projektu. Má čtyři zásadní části: Goals přínosy projektu Užitky získané vytvořením, používáním cílů. Objectives cíle projektu Popis stavu po realizaci. Deliverables produkty (výstupy) Seznam hlavních vytvořených výstupů. Actions činnosti Hlavní okruhy, které se musí udělat, aby se vytvořily produkty. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 33
Metriky splnění Zdroje dat pro metriky Rizika/podmínky splnění Funkčnost logického rámce Goals/Přínosy Objectives/Cíle Deliverables/Produkty Actions/Činnosti Vstupy Náklady BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 34
Jednoduchý příklad LRM Metrika Zdroj dat Riziko Postup do dalšího semestru Získán definovaný počet kreditů KOS Vazba na jiné předměty Úspěšně absolvovat předmět Známka lepší než neprospěl Index, KOS Předmět otevřený Nemožnost zapsat se (plno) Hotová semestrální práce, udělen zápočet ze semestru, hotová zkouška z předmětu Odevzdaná semestrální práce Zapsán zápočet Zapsaná zkouška Index, KOS Semestrální práce mimo naše schopnosti Přísný cvičící Přísný zkoušející Nemožnost absolvovat cvičení/přednášky Klíčové úkoly WBS +RBS Poznámky BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 35
Definice WBS a RBS WBS Work Breakdown Structure. Hierarchická struktura činností. V praxi často spojeno s Ganttovými diagramy. Pruhový diagram. Znázornění činností v čase. CO + KDY RBS Resource Breakdown Structure. Hierarchická struktura využití zdrojů (náš případ). Někdy také Risk Breakdown Structure. JAK BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 36
Příklad WBS a Ganttova diagramu BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 37
Metodika Pomocný nástroj pro řízení a realizaci projektu Zjednodušuje řízení a kontrolu projektu. Poskytuje šablony a nástroje pro všechny fáze implementace. Obsahuje všeobecně známé a praxí ověřené postupy, rizika, doporučení (best practices). BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 38
Jiný pohled na metodiku Z pohledu technologie Metodologie pro vývoj SW. Návrhové vzory. Testování dodavatelem. Z pohledu implementace Podpora řízení projektu Podpora sběru dat jejich migrace. Podpora komunikace. Podpora testování uživateli. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 39
Příklad metodiky Microsoft Sure Step BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 40
Typy metodik Dle použití globální/projektové/upravené. Dle váhy (velikost + hustota): Rigorózní podrobná a přesná definice procesů, činností a procesů, často velmi obsáhlé (např. OPEN, RUP, EUP, MMDIS,...). Agilní trend rychlého zavádění systémů, základním principem je rychlé předání zákazníkovi s tím, že úpravy lze provést později (Extreme programming, ASD, FDD, Scrum,...). BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 41
Hlavní rozdíly metodik Předpoklady Obsah Použití Rigorózní SW procesy lze popsat Požadavky možno definovat předem Podrobně definované procesy, činnosti, nástroje Velké projekty Standardní projekty Agilní SW procesy nelze popsat Předem jen hrubé požadavky Obecné principy, pravidla, praktiky Výzkumné projekty Time-to-market Menší týmy BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 42
Doporučená literatura Alena Svozilová; Projektový management, 2007, Grada Tomáš Kubálek, Markéta Kubálková; Řízení projektů v Microsoft Office PROJECT, 2007, Computer Press Milton D. Rosenau; Řízení projektů, 2000, Computer Press Drahoslav Dvořák; řízení projektů - Nejlepší praktiky s ukázkami v Microsoft Office, 2008, Computer Press Kathy Schwalbe; Řízení projektů v IT. Kompletní průvodce., 2007, Computer Press Steve McConnell; Odhadování softwarových projektů, 2006, Computer Press Petr Doucek; Řízení projektů informačních systémů, 2. vydání 2006, Professional publishing Eliahu M. Goldratt, Jef Cox; Cíl, 1992 X32PM1: http://www.csp.cvut.cz/pm/ www.ipma.cz, www.pmi.org, http://www.prince2.com/, http://en.wikipedia.org/wiki/project_management_professional, http://www.acsa.vutbr.cz/ypmg/index.php BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 43
Závěr Projekt je podpůrným nástrojem pro úspěšnou implementaci informačního systému. Hlavní roli v průběhu projektu hraje komunikace. Úspěšný projekt znamená spokojenost na obou stranách. Projektové řízení lze zjednodušit a zefektivnit pomocí metodiky a použitím nástrojů. BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 44
Dotazy BI-TIS - Přednáška č.2 Ing. Pavel Náplava 45