Zápis z náhradní členské schůze Bytového družstva Stará Role č. 1 Konané dne 18.6.2013 ve školní jídelně II. stupně Základní školy v Karlových Varech Truhlářské ulici V 17:30 hodin byli přítomni členové družstva pouze se 14 hlasy ze 136 možných. Proto nebyla řádná členská schůze usnášeníschopná. V 18:00 byla zahájena náhradní členská schůze, která byla svolána v souladu se článkem 19.8 stanov, kdy bylo přítomno 42 členů se 42 hlasy. Program: 1. Zahájení 2. Schválení pracovního předsednictva 3. Kontrola usnesení z minulé schůze a schválení programu jednání 4. Schválení řádné účetní závěrky 5. Plánovaná rekonstrukce systému TUV, výtahy, světlíky předběžné informace 6. Výměna měřidel tepla i vody a jejich odečty aktuální stav 7. Pozemky pod domy, vyrovnání s městem 8. Platby členů družstva, navýšení fondu oprav, zvýšení úrokové sazby úvěru 9. Volba členů kontrolní komise 10. Zpráva kontrolní komise 11. Ostatní 12. Diskuse 13. Návrh a schválení usnesení z jednání 14. Závěr Přítomni Členové představenstva Petr Pinkas (předseda), Ota Hejda (místopředseda) a Hedvika Divković (člen). Členové kontrolní komise Vladimíra Nečekalová a Pavla Kotasová (členové). Členové družstva Seznam přítomných členů družstva (prezenční listiny) je v příloze. Přítomno bylo 42 členů s 42 hlasy, z toho Město Karlovy Vary mělo 0 hlasů (dle článku 20.3 stanov). Z celkového možného počtu hlasů 136 tedy bylo přítomno 30.9%, přesto náhradní členská schůze byla usnášeníschopná (dle článku 19.8 stanov).
Průběh jednání Ad 2) Schválení pracovního předsednictva Pracovní předsednictvo bylo zvoleno ve složení: Petr Pinkas předseda členské schůze Hedvika Divković zapisovatel Pavla Kotasová ověřovatel zápisu Ota Hejda ověřovatel zápisu Vladimíra Nečekalová osoba pověřená sčítáním hlasů Ad 3) Kontrola usnesení z minulé schůze a schválení programu jednání Členská schůze byla seznámena se stavem minule schválených usnesení: (1) Členská schůze byla informována, že darování pozemků pod našimi domy od Města bylo dokončeno. Podrobnosti v bodě 7 této schůze. Ohledně smlouvy o smlouvě budoucí týkající se vypořádání při ukončení sdružení města a družstva jsme od ÚOHS získali stanovisko, které je však vyhýbavé. Stále tak není jasné, zda by nám (družstvu) přenecháním podílu Město neučinilo nedovolenou podporu soukromého subjektu. Přesto je Město nakloněno podíl přenechat a věc dále řešíme. (2) Členská schůze byla informována, že prozatím nalezené řešení nápravy omezujících stanov družstva (především v souvislosti s ustanovením vyžadujícím 98% hlasů všech členů pro přijetí některých, pro chod družstva důležitých, rozhodnutí členskou schůzí) je značně rizikové. Obnášelo by totiž zpochybnění členství všech stávajících členů. Proto zkoušíme dále hledat jiné řešení. (3c) Členská schůze byla informována, že původně plánované měření na TUV instalaci zatím nebylo provedeno. Pokud totiž přistoupíme v krátké době ke kompletní rekonstrukci těchto instalací u všech domů, je zbytečné (nejen z finančního hlediska) toto měření vůbec provádět. Podrobnosti v bodě 5 této schůze. (3d) Členská schůze byla informována, že výměna měřidel tepla a vody probíhá. Představenstvo provedlo namátkovou kontrolu v několika bytových jednotkách a neshledalo žádné závady. Členové byli vyzváni ke spolupráci a nahlášení příp. nedostatků při této výměně, než dílo uhradíme. Podrobnosti v bodě 6 této schůze. (3e) Členská schůze byla informována, že změna bankovního ústavu využívaného družstvem proběhla úspěšně. Děkujeme všem členům družstva za to, že byli nápomocni při přesměrovávání všech svých plateb. Již za rok 2012 náklady na vedení účtů poklesly, přestože jsme v daném roce ještě stále využívali i starého bankovního ústavu. (3f) Členská schůze byla informována, že členskou schůzí schválený způsob odměňování členů představenstva i kontrolní komise (forma smluvního vztahu a konkrétní výše čisté odměny/mzdy) je již používán. Ačkoliv tedy platíme už i třetího člena kontrolní komise, tak se nám mzdové náklady snížily z 26 tis. Kč na 25 tis. Kč.
Program jednání této členské schůze byl oproti rozeslaným pozvánkám změněn na žádost pracovního předsednictva. Bylo navrženo rozšíření programu o následující body: 9. Volba členů kontrolní komise 10. Zpráva kontrolní komise Ad 4) Schválení řádné účetní závěrky Členská schůze schválila řádnou účetní závěrku za rok 2012. Zpráva o hospodaření družstva ke dni 31.12.2012 a návrh ke schválení účetní závěrky členskou schůzí jsou v příloze. Ad 5) Plánovaná rekonstrukce systému TUV, výtahy, světlíky Členům družstva byl přednesen stav systému TUV (zásobníky TUV prorezají stále častěji a hrozí, že příště již nepůjdou opravit). Vzhledem k tomu, že se stávající výměníky tepla od počátku rychle a snadno zanáší (nejsou vhodné pro karlovarskou vodu), tak představenstvo navrhuje provést kompletní rekonstrukci TUV instalace ve výměníkové stanici. Odhadované náklady na jeden dům jsou zhruba 100 tis. Kč. Členská schůze byla seznámena s návrhem na změnu dodavatele služeb na servis a opravy výtahů, vysvětleny náklady a úspora finančních prostředků v průběhu 3 let. Navržena společnost Výtahy Vaněrka s.r.o. Hlasování: pro 40 hlasů, proti 0 hlasů, zdržely se 2 hlasy. Členové družstva byli informováni, že výrobce požárních světlíků chce formálně převzít servis požárních světlíků s tím, že by tento servis nakonec zadal jako subdodávku stávající servisní firmě. Je zřejmé, že výrobce by působil pouze jako prostředník za účelem odčerpání části našich plateb za servis. Jeho podmínky zatím neznáme (žádnou smlouvu dosud nepředložil). Pokud by požadované podmínky byly nepřijatelné, jsme v extrémním případě ochotni požární světlíky vyměnit (servis podle vyhlášky a smlouvy smí totiž provádět pouze výrobce požárních světlíků anebo firma jím pověřená). Ad 6) Výměna měřidel tepla i vody a jejich odečty Výměna měřidel probíhá (viz bod 3 zápisu). Někteří členové informovali představenstvo, že na jejich vodoměrech chybí plomby. Představenstvo přislíbilo, že zjedná nápravu. Cena výměny všech měřidel by se měla pohybovat ve výši zhruba 290 tis. Kč (další výměna vodoměrů nás čeká po 5 letech a výměna indikátorů topných nákladů po 10 letech). Pokud s výměnou měřidel dopadne vše dobře, tak s dotyčnou firmou (Koncept Fast s.r.o.) uzavřeme i servisní smlouvu na odečty a vyúčtování. Pro úplnost byli členové družstva seznámeni s tím, že stávající (starý) kompaktní měřič tepla v jednom z bytů byl na žádost nájemníka bytu zaslán k ověření správné funkčnosti.
Ad 7) Pozemky pod domy, vyrovnání s městem Darovací smlouva byla uzavřena. V katastru nemovitostí je jako vlastník nemovitostí již zapsáno družstvo a čeká nás vyměření darovací daně v odhadované výši zhruba 300 tis. Kč. Základem daně bohužel nemohla být původní cena pozemků, které vložilo Město do sdružení pro výstavbu našich domů, ale současná (a tedy vyšší) cena v okamžiku darování. Proto jsme se snažili v rámci zákonných možností o co nejnižší odhad soudním znalcem. Výsledný znalecký posudek byl konzultován s metodičkou oceňování z finančního úřadu, která k posudku neměla námitky. Pro představu, původní posudky vypracované Městem oceňovaly dotyčné pozemky na 1.8 mil. Kč před výstavbou a 7.5 mil. Kč po výstavbě. Výše zmiňovaný posudek ocenil dotyčné pozemky na 3.2 mil. Kč ke dni nabytí (tzn. v roce 2013). Dále proběhlo vyrovnání s Městem kvůli přeměně některých sklepů na společné prostory v domech a také kvůli záměnám sklepů mezi družstvem a Městem. V rámci tohoto vyrovnání jsme od Města získali zhruba 30 tis. Kč. Kvůli zmíněné přeměně některých sklepů na společné prostory je však nezbytné vybrat zhruba 658 tis. Kč od členů družstva. Většina z této částky již byla vybrána, avšak několik členů zatím nezaplatilo. Ad 8) Platby členů družstva, navýšení fondu oprav, zvýšení úrokové sazby úvěru Banka Kommunalkredit, u které má družstvo úvěr (použitý na spolufinancování výstavby našich domů), nám oznámila jednostranné zvýšení své marže v úrokové sazbě o 1.5 procentního bodu. Jako alternativu nám nabízí pouze okamžité splacení celé zbývající jistiny úvěru. Odvolává se přitom na novou úpravu regulace bankovního systému (dle Basel III) a na tzv. stabilizační daň (zavedenou v Rakousku) s tím, že zmiňované změny pro ni představují navýšené náklady, které má podle úvěrové smlouvy právo přenést na družstvo. Vzhledem k tomu, že máme o údajném zvýšení nákladů (a zejména o jeho velikosti) silné pochybnosti, tak po bance požadujeme podrobnější doložení jednak důvodu a jednak velikosti nárůstu údajných nákladů. Ačkoliv se nám zatím daří proti bance obstojně argumentovat, tak nelze vyloučit, že k nějakému navýšení zmiňované marže (a tedy i splátek členských vkladů) dojde. Podle hrubé analýzy účetních závěrek poskytnutých správcem domů máme ve fondu oprav zhruba 755 tis. Kč. Takže celkový obnos na účtech družstva ve výši zhruba 2.6 mil. Kč nepředstavuje fond oprav, tj. prostředky vybrané poplatkem fond oprav v nájmu. Bude tedy třeba zjistit, zda zbývajících zhruba 1.8 mil. Kč bylo vybráno jen ostatními poplatky v nájmu nebo zda zahrnují i část členských vkladů vybraných v počátcích existence družstva (což vzhledem k tehdejšímu způsobu užívání účtů a vedení účetnictví nelze vyloučit). Celkový obnos na účtech družstva (po stabilizačních opatřeních provedených v roce 2010) sice mírně narůstá, ale jen díky tomu, že některé poplatky v nájmu (např. daň z nemovitosti, pojištění, ostatní investiční náklady ) ve skutečnosti vynakládáme jen zčásti, nebo dokonce vůbec. Prostředky vybrané poplatkem fond oprav v nájmu totiž téměř vyčerpáme již v průběhu daného roku běžnou správou a údržbou domů (pro představu: výnos poplatku za rok 2012 činil 326 tis. Kč, přitom průměrné náklady v letech 2010 2012 byly 278 tis. Kč). Proto je nezbytná změna struktury (a mírné navýšení) poplatků v nájmu.
Představenstvo navrhuje zúžit strukturu poplatků v nájmu na nejvýše tři: správa družstva, fond oprav a správa domů (která zahrnuje jak odměnu správci domů, tak další náklady na správu domů např. různé revize, rozúčtování tepla a vody mezi členy). Všechny tři budou mít charakter fondu a po dokončení restrukturalizace budou případné přesuny peněz mezi nimi možné jen po schválení členskou schůzí. Zároveň představenstvo navrhuje následující částky ročního rozpočtu: správa družstva 600 tis. Kč, fond oprav 500 tis. Kč a správa domů 400 tis. Kč. Členská schůze hlasovala ohledně výše popsané změně struktury poplatků v nájmu a částek ročního rozpočtu. Hlasování: pro 40 hlasů, proti 0 hlasů, zdržely se 2 hlasy. Představenstvo dále navrhuje, aby rozdělení výše popsaných rozpočtových částek mezi členy bylo následující: správa družstva rovnoměrné (tj. na každého člena a byt připadne stejný poplatek), fond oprav i správa domů podle pronajaté podlahové plochy (zatím se možná vynechají sklepy, protože je nemáme zcela spolehlivě ztotožněné s jejich skutečnými uživateli). Hlasování: pro 40 hlasů, proti 0 hlasů, zdržely se 2 hlasy. Platební morálka členů se začala výrazně zhoršovat. Nedoplatky dosáhly v souhrnu již částky zhruba 806 tis. Kč. Přitom přibližně 70% z této částky souvisí jen se sedmi členy. Z celkové situace je navíc zřejmé, že řada členů zneužívá toleranci představenstva ke krátkodobým nebo nízkým nedoplatkům. Proto představenstvo svůj přístup zpřísní. Členové byli také upozorněni, že právě kvůli vysokým a dlouhodobým nedoplatkům byl nedávno vyloučen další člen z družstva. Ad 9) Volba členů kontrolní komise Představenstvo navrhlo provést volbu kontrolní komise na období od 1.2.2014 již na této členské schůzi. Kontrolní komise byla navržena v sestavě: Martin Fišer (předseda), Vladimíra Nečekalová (člen) a Pavla Kotasová (člen). Martin Fišer byl volen v nepřítomnosti. Ad 10) Zpráva kontrolní komise Člen kontrolní komise přednesl zprávu pojednávající především o kontrole odstranění nájemníky reklamovaných závad a bylo konstatováno, že jsou již všechny odstraněny. Dále uvedl, že kontrolní komise si pořizuje také zápisy z vlastních schůzek, které jsou v případě zájmu taktéž k nahlédnutí. Ad 11) Ostatní Ostatní jako samostatný bod programu nebyl využit. Ad 12) Diskuse Dotazy byly zodpovídány již v průběhu jednotlivých bodů programu členské schůze. Diskuse jako samostatný bod programu nebyl využit.
Ad 13) Návrh a schválení usnesení z jednání Členská schůze přijala toto usnesení: 1. Členská chůze vzala na vědomí zprávu kontrolní komise. 2. Členská schůze schválila: a) řádnou účetní závěrku za rok 2012 b) kontrolu usnesení z minulé členské schůze c) provedení kompletní rekonstrukce TUV instalace ve výměníkových stanicích, postupně ve všech domech (viz bod 5 zápisu) d) změnu dodavatele na servis a opravy výtahů (viz bod 5 zápisu) e) změnu struktury poplatků v nájmu, výše částek ročního rozpočtu a způsob rozdělování rozpočtových částek mezi členy družstva (viz bod 8 zápisu) f) složení kontrolní komise na období od 1.2.2014 (viz bod 9 zápisu) Ad 14) Závěr Členská schůze byla ukončena ve 21:00 hodin. Za družstvo zápis vyhotovil: Hedvika Divković Předseda členské schůze: Petr Pinkas Správnost a úplnost zápisu ověřili: Karlovy Vary, dne 23.9.2013 Ota Hejda, Pavla Kotasová