Zlepšování podnikových procesů při

Transkript

1 Zlepšování podnikových procesů při IT projektech (praktické zkušenosti) Petr Koptík, Minerva ČR, Jiří Gregor, GALEOS Petr Koptík, Minerva CR, Jiří Gregor, GALEOS

2 Agenda 1. IT přináší podnikům zlepšení 2. Potenciál zlepšení při implementaci softwarových řešení 3. Měření zlepšení 4. Faktory úspěchu ě Konference GALEOS Start

3 Proč zlepšení a IT? Pavel Učeň : Zvyšování výkonnosti firmy na bázi potenciálu zlepšení Konference GALEOS Start

4 Co očekávají firmy od IT Z webu soudního znalce Konference GALEOS Start

5 Co očekávají firmy od IT Pro zachování konkurenceschopnosti a produktivity se mnoho průmyslových společností zaměřuje na zlepšení firemních procesů a obracejí se k IT technologii, která tvoří technologickou bázi pro efektivní změnu. Výsledkem je zvýšená interní a externí spolupráce, zkrácení doby uvedení na trh díky efektivnějším procesům a přístupu k informacím v reálném čase. S realtimovými možnostmi mohou průmyslové společnosti rozšiřovat svou transparentnost napříč celou společností, činit informovanější obchodní rozhodnutí, rychleji reagovat na změny obchodního prostředí a rychleji a lépe oslovovat potřeby zákazníků. Z webu systémového integrátora Konference GALEOS Start

6 Co očekávají firmy od IT Z webu banky SOA může organizacím pomoci zvýšit výkonnost podniku při současném č snížení í nákladů na IT a zlepšení flexibility podnikových procesů. Na dnešních vysoce konkurenčních globálních trzích jsou firmy pod tlakem na dosahování vysoké výkonnosti prostřednictvím zvyšování produktivity, urychleného zavádění produktů na trh, větší pružnosti a zefektivnění pracovní síly. Dosažení těchto cílů vyžaduje, aby využívaly efektivněji IT Six Sigma a IT, proč ne? Z webu konzultační firmy Z webu jiné konzultační č firmy Konference GALEOS Start

7 Co očekávají firmy od IT Pavel Učeň : Zvyšování výkonnosti firmy na bázi potenciálu zlepšení Konference GALEOS Start

8 CIO values (IBM) Konference GALEOS Start

9 Dobře. Přesvědčili jste nás. Jak začneme? Konference GALEOS Start

10 Agenda 1. IT přináší podnikům zlepšení 2. Potenciál zlepšení při implementaci softwarových řešení 3. Měření zlepšení 4. Faktory úspěchu ě Konference GALEOS Start

11 ČP - Snížení průměrné doby řešení incidentu downstream = 32.1sec Původně: hodiny/dny týmu lidí Nyní: minuty 1-2 lidí Na tři kliknutí lze zpravidla dohledat zdroj příčiny potíží, tedy např. na jakém serveru, službě a operaci tento dotaz nabral 32.1 sekund. downstream stále = 32.1sec downstream = 0 sec local = 32.1sec LEGENDA: downstream = následné volání dalších služeb Konference GALEOS Start

12 ČP - Proaktivní předcházení vzniku incidentu Původně: reakční chování až po výskytu incidentu Nyní: proaktivní chování již při dosažení měkké prahové hodnoty SLA politiky např. při dosažení pouze 80% doby odezvy je zaslán alarm s označením místa, které toto způsobilo. Obdobných efektů jako v ČP jsme dosáhli i v SUKLu. Ovšem na zelené louce. Konference GALEOS Start

13 SUKL i malá procenta zlepšení mají hodnotu v miliardách Kč Distribuce léčivých přípravků (LP) 312 milionů kusů na území ČR v objemu 79 miliard korun! 20% distribuovaných LP na předpis není vyúčtováno ZP A kde tedy jsou? Předepisování léčivých přípravků 20% předepsaných léčivých přípravků pa ů není vůbec využíváno. Použití léčivých přípravků 40% léčivých přípravků p není využíváno ve shodě s léčebným záměrem lékaře. OTC s omezením zastaveno. Proč? Spotřeba LP s obsahem pseudoefedrinu po zavedení projektu OTC s omezením. Zdroj: SÚKL Konference GALEOS Start

14 TRW Lucas Varity Popis podniku Jablonec n.n. Výroba brzdových systémů 923 zaměstnanců, 275mil. obrat Hl.zákazníci: VW, Audi, Škoda, PSA, Renault, Opel, Ford, Fiat, BMW Obrábění, zinkování, submontáž, montáž Realizované řešení 2001 implementace QAD EA vč. EDI 2005 Supply Web 2008 QAD Supply Visualization v celé korporaci integruje nejen QAD EA, ale i SAP, XPPS a KBM400 SV dává pokyny dodavateli dle plánu výroby, zásob SV vizualizuje dodávky SV označuje dodávky etiketami Kritická oblast Rostou náklady s pořizováním materiálu Dodavatelé mají různé IS na různé úrovni Vize řešení: Automatizovat objednávání materiálu, snížit náklady. Potvrzené výsledky Snížení zásob o 80% Stabilizace ace zásob ve vazbě na plán Snadné připojování dalších dodavatelů Zvládnuta časová pásma, jazyky QAD se stará o správu, nové verze SV generuje včas varování při nedostatku zásob Další rozvoj - KANBAN Konference GALEOS Start

15 SpofaDental Změřené Popis podniku přínosy: Jičín (výroba), Praha Strašnice (výroba), Praha Libeň (laboratoře) 290 zaměstnaců, 320 mil.kč obrat Dentální výrobky 2500 finálních výrobků (6700 artiklů) faktur za rok - 25 zemí Auditor: Deloitte Touche Pokles zásob po spuštění QAD o 20 mil.kč (23%) Zvýšení průchodnosti výroby o 4% Snížení í ztrát zakázek k o 15% Realizované řešení Snížení pohledávek o 30% Časnější nouzovém fakturace provozu o 5-7dní 1.95: okamžité spuštění QAD financí v implementace QAD v prostředí WAN sítě, implementace MIS a kancelářského systému (server Compaq Alpha 2100) 96 implementace MIS Comshare : upgrade QAD : upgrade QAD Kritická oblast Selhal pokus o zavedení nejmenovaného IS a firma se ocitla bez počítačové podpory Vysoké zásoby a nedostatečné uspokojování zákazníků Vize řešení: Pomocí IS s budoucností centralizovat řízení s důrazem na logistiku. Potvrzené výsledky Jednotná data Centrální plánování, nákup a expedice Certifikace GMP, sledování dle šarží Aktivní práce s cash flow Zvýšení průchodnosti výrobou Zprůhlednění ě nákladů na výrobek Výrazné zvýšení kvality rozhodování Kvalitní IS byl jedním z důvodů investice amerického fondu River Side Po negativních zkušenostech se SAPem jsem byl zaskočen hladkostí upgrade QAD GŘ Petr Hartman Konference GALEOS Start

16 Johnson Controls Speciální funkce Popis podniku Příjem z dod. rozvrhu (etiketa ODETTE) Kritická oblast Přesuny artiklu (etiketa ODETTE a interní Nové etiketa, podniky JC bez v ČR sledování jsou bez vyhovujího série) IS Cyklická inventura (Sčítání/Přepočet) Při vysoké obrátkovosti výroby vykazuje ruční sběr dat chybovost Zpětný odpočet ve výrobě Vize řešení: Expedice pomocí zákaznických rozvrhů Použít (vytvoření IS ověřený DL, tisk ve expedičních 150 etiket ODETTE, kontrola a potvrzení DL) zahraničních podnicích JC Zavést sběr dat přes čárové kódy. 4 závody v ČR, 2 v SR a Slovinsku závodů ve světě Vyrábějí sedačky a textilie do Fabií, Octávií, p Opelů, ý pfordů,... ý kombinací potahů jen pro Mercedes W211! Spotřeba 600km látky, 25tis.km nití a m 2 kůže měsíčně 1-2 dny obrátkovost výroby Potvrzené výsledky Realizované Naměřené přínosy řešení čárových kódů Návoz mat. a odvoz výrobků dosahuje JIT Vstup 1995: aktuálních Implementace dat QAD přímo s EDI do systému Pokles zásob s okamžitou o 10% kontrolou na JC M.Boleslav, Opel GEEL Belgie a Odstranění práce s papírovým mediem Normovaná versus skutečná spotřeba Ford Bochum Německo Rychlé rozplánování dle MRP Rozhraní na finance SAP Zvýšení prodejních rabatů o 5% Řízení Zvýšená í výroby přesnost KANBAN a spolehlivost Snížení ztrát pozdní fakturací o 20% 1998: Sběr dat přes čárové kódy Chyba Klávesnice = 1/300 vs. chyba Snížení čárového ztrát kódu zakázek = 1/3,000,000 o 15% 2000: Č. kódy Belgie, Portugalsko, Zkrácení inventury z 1 dne na 0,5h UK, JAR Místo pořizování dat - jejich kontrola Snadná obsluha díky zjednodušeným obrazovkám, skladník nepřemýšlí Konference GALEOS Start

17 VOP Název oblasti Váha oblasti 0. snímek snímek snímek Prodej a Marketing % 82% 87% Projekce % 79% 80% Technická příprava výroby % 92% 100% Nákup % 92% 94% Výroba % 78% 97% Podpůrné činnosti % 99% 100% Ekonomika práce % 96% 99% Řízení jakosti % 99% 99% Lidské zdroje % 96% 99% Informační technologie % 73% 100% Technický rozvoj, projekty % 90% 90% Finance a účetnictví % 64% 85% Controlling % 63% 86% Údržba strojů a zařízení % 95% 99% Výsledek 45,77% 83,39% 91,84% Konference GALEOS Start

18 Dobře. Víme kam chceme. Jak tam dojdeme.? Konference GALEOS Start

19 Agenda 1. IT přináší podnikům zlepšení 2. Potenciál zlepšení při implementaci softwarových řešení 3. Měření zlepšení 4. Faktory úspěchu ě Konference GALEOS Start

20 Možnosti měření zlepšení Přínosy Přímé Identifikovatelné Měřitelné Nepřímé Kvantifikovatelné Auditovatelné Metriky Tvrdé Měkké atd. Nezávislé externí vlivy Souběžně probíhající inovace procesů Neexistuje historie měření atd Konference GALEOS Start

21 Jak na měření Metodika Minervy ČR: Rozdělit sledované ukazatele na měkké a tvrdé Měkké zahrnout do měření klíčové uživatele, určit jejich j váhy + známkování, stanovit výchozí hodnoty před implementací, po implementaci provést několik v čase posunutých snímků Tvrdé vybrat klíčové metriky, ve kterých firma cítí í největší ě rezervy, stanovit výchozí hodnoty před implementací včetně trendů vývoje, po implementaci provést několik v čase posunutých snímků Omezit množství metrik na optimální. Méně je více Konference GALEOS Start

22 Vyhodnocení metrik Způsob hodnocení: Za zpracování hodnocení zodpovídá tým kvality a akceptace. Pro vyhodnocení snímku metrik slouží cílová hodnota snímku metrik, která je porovnána s aktuální (dosaženou) hodnotou snímku metrik. Pokud Odběratel nezajistí v rámci součinnosti splnění podmínek nutných k dosažení cílové hodnoty některé z metrik, má se za to, že u této metriky bylo dosaženo cílové hodnoty. Způsob výpočtu metrik Hodnotí vlastníci procesu (odběratel, dodavatel) a alespoň jeden další pracovník s dobrou znalostí procesu. Hodnocení probíhá zvlášť za každý proces, jednotlivě za každou klíčovou aktivitu. Konference GALEOS Start

23 Vyhodnocení metrik Provádí se hodnocení současného stavu z pohledu stavu cílového, předem definovaným způsobem. Nejčastěji přidělením bodů, kdy je stanovena tolerance hodnocení. Následně hodnotitelé zveřejní výsledky hodnocení. Jestliže je hodnocení v rozmezí stanovené tolerance, je výsledná hodnota hodnocení metrik vypočtena průměrem. Jestliže jsou rozdíly vyšší, je výsledná hodnota stanovena na základě diskuse dohodou. Zpracuje se průměr ů ze všech hodnocení. Řešení sporů v hodnocení: Pokud nedojde v rámci hodnocení snímku na úrovni týmu kvality a akceptace ke shodě, je v pravomoci řídícího výboru upravit konsensuálně výsledky hodnocení daného snímku. Konference GALEOS Start

24 Možnosti a úskalí metrik Zkušenosti Minervy ČR Hodnotit metriky vždy v souvislostech Stanovit rozumné množství Jasná a jednoduchá definice metrik Zkušenosti GALEOSu Co neměřím, neřídím. Co nevidím, neřídím Rozumět jak procesům, tak zájmům Vyjednávat Zkušenosti z Plastiky Je třeba udržet rozumnou pracnost, měření je nástroj, ne cíl. Softwaroví dodavatelé se tomuto přístupu nevyhýbají Nakonec rozhoduje, jestli si obě strany důvěřují Konference GALEOS Start

25 Dobře. Máme tedy kompas. Co s sebou? Konference GALEOS Start

26 Agenda 1. IT přináší podnikům zlepšení 2. Potenciál zlepšení při implementaci softwarových řešení 3. Měření zlepšení 4. Faktory úspěchu ě Konference GALEOS Start

27 Faktory úspěchu na straně implementátora softwaru Softwarová firma musí přinést business vizi Identifikace úzkých míst v předimplementační studii a předložení řešení Existence zkušeností konzultantů z oblasti zlepšování procesů/ reengineering procesů Jasno ve vazbách na business consulting Dodání systému a procesů vyhovujících aktuálním standardům a normám v daných průmyslových odvětví Připravenost podílet se na zlepšování procesů v rámci projektu implementace Existence a připravenost osvědčené metodiky implementace SW Jasně definovaná organizační struktura projektu (řídící výbor, realizační tým, tým kvality a akceptace, pracovní skupiny) Podpora a metodika tvorby tvrdých a měkkých metrik na projektu Propracovaná metodika zákaznického helpdesku Konference GALEOS Start

28 Faktory úspěchu na straně zákazníka Management se angažuje v projektu Zájem a spolupráce top managementu Střední management vede projekt (např. šéf výroby, šéf logistiky) Cíle projektu v oblasti zlepšení jsou předem známy Zákazník rozumí možným zlepšením Metriky jsou (před)připraveny Zákazník (současně) č investuje do zlepšení business procesůů Motivace týmu projektu Klíčoví uživatelé mají zájem a vytvořený prostor pro účast na projektu Motivační faktory jsou definovány Podpora IT Shoda v cílech mezi IT a vedením věcné oblasti IT podporuje projekt management Konference GALEOS Start

29 Dobře. Začněme. Konference GALEOS Start

30 Děkujeme za Vaši pozornost Petr Koptík, Minerva ČR, a.s. Dukelská ká 21, České Jiří Gregor, GALEOS a.s. Budějovice Michelská 300/60, Praha 4 Tel.: Tel.: petr.koptik@minerva-is.cz p jiri.gregor@galeos.cz