NÁVRH POSTUPU ZAVEDENÍ DAŇOVÉ EVIDENCE PODNIKATELSKÉHO SUBJEKTU

Transkript

1 MASARYKOVA UNIVERZITA Ekonomicko-správní fakulta Studijní obor: Podnikové hospodářství NÁVRH POSTUPU ZAVEDENÍ DAŇOVÉ EVIDENCE PODNIKATELSKÉHO SUBJEKTU Creation of procedures leasing to use an evidence of incomes and expenses of a company Diplomová práce Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Křížová, Ph.D. Autor: Eva Landová Brno, červen 2006

2

3

4 Jméno a příjmení: Eva Landová Název diplomové práce: Návrh postupu zavedení daňové evidence podnikatelského subjektu Název v angličtině: Creation of procedures leasing to use an evidence of incomes and expenses of a company Katedra: Podnikové hospodářství Vedoucí diplomové práce: Ing. Zuzana Křížová, Ph.D. Rok obhajoby: 2006 Anotace v češtině Předmětem práce je zavedení systému daňové evidence podnikatelského subjektu. Cílem práce je návrh vhodné organizace a dostupného softwaru pro daňovou evidenci. Předmětem teoretické části je návrh informačního systému daňové evidence, který bude sloužit nejen pro zjištění základu daně z příjmů podnikatelského subjektu, ale bude také poskytovat informace pro operativní řízení firmy. Předmětem praktické části je aplikace tohoto informačního systému v podmínkách samostatného podnikatele. Anotace v angličtině Subject of the diploma paper is an implementation of tax accounting of a company individual entrepreneur. The goal is to create an appropriate organization of tax accounting and formulate methodical procedures to implement it with use of computer technology. Theoretical section of the paper deals with tax accounting as a means to book keeping of entrepreneur. Tax accounting is also an information system which will serve not only to find out tax base but also to provide information to economic management of the company. Practical section of the paper deals with application of the information system in the conditions of individual entrepreneur. Klíčová slova v češtině: Daňová evidence, Informační systém, Ekonomický software. Klíčová slova v angličtině: Tax Accounting, Information system, Economic software.

5

6 OBSAH ÚVOD...10 TEORETICKÁ ČÁST DAŇOVÁ EVIDENCE PODNIKATELŮ Charakteristika daňové evidence Cíl daňové evidence Kdo vede daňovou evidenci Forma a obsah daňové evidence Způsob zdanění příjmů z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti Příjmy Výdaje Majetek a závazky v daňové evidenci Obsahové vymezení majetku a závazků Dlouhodobý hmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek Zásoby Pohledávky Peněžní prostředky Závazky Rezervy Oceňování majetku a závazků FUNKCE DAŇOVÉ EVIDENCE Základní funkce Vedlejší funkce INFORMAČNÍ SYSTÉM DAŇOVÉ EVIDENCE Vnější prostředí systému Vlastní systémové prvky informačního systému daňové evidence Uživatelé informačního systému daňové evidence Prvky vnějšího prostředí Právní úprava daňové evidence Základní požadavky na daňovou evidenci Prvky informačního systému daňové evidence

7 3.5.1 Agendy a procesy Evidenční doklady Metody a postupy uplatňované v daňové evidenci Nástroje vedení daňové evidence Obsah a organizace jednotlivých agend Evidence prodeje služeb Evidence nákupu Evidence bankovních výpisů a evidence pokladních dokladů Evidence mezd Evidence dlouhodobého majetku Tvorba plánů a rozpočtů Evidenční doklady Metody, postupy a nástroje vedení daňové evidence Způsob evidence příjmů a výdajů Způsob evidence majetku a závazků Evidence pohledávek Evidence závazků Evidence hmotného a nehmotného majetku Zjištění skutečného stavu majetku a závazků Vnější uživatelé informačního systému daňové evidence Vnitřní uživatelé informačního systému daňové evidence DAŇOVÁ EVIDENCE VEDENÁ S VYUŽITÍM VÝPOČETNÍ TECHNIKY Obecné požadavky na ekonomický software Vztah mezi potřebami podnikatele a nabízenými funkcemi Návrh hlavních kritérií výběru softwaru pro vedení daňové evidence POSTUPOVÉ KROKY PŘI ZAVÁDĚNÍ VÝPOČETNÍ TECHNIKY...51 PRAKTICKÁ ČÁST IDENTIFIKACE PODNIKATELE Základní informace Majetková a kapitálová struktura podniku při zahájení podnikání Hlavní typy obchodních operací příjmů a výdajů Identifikace informačních potřeb vzhledem k ekonomickému řízení POSTUPOVÉ KROKY PŘI ZAVÁDĚNÍ VÝPOČETNÍ TECHNIKY ETAPA VÝBĚR SOFTWARU A PŘÍPRAVA NA JEHO ZAVEDENÍ

8 8.1 Popis 4 vybraných ekonomických softwarů Money S3 Lite Pohoda Lite Ekonomický systém STEREO Ekonomický systém KelWin Start Analýza softwarů podle jednotlivých kritérií Vyhodnocení a konečný výběr ekonomického softwaru ETAPA ZAVÁDĚNÍ SOFTWARU Instalace systému KelWin Nastavení systémových a základních parametrů Nastavení dílčích parametrů pro jednotlivé agendy Základní parametry v modulu Daňová evidence Základní parametry v modulech Pokladna a Banka Základní parametry v modulech Faktury přijaté a Faktury vydané Základní parametry v modulu Evidence majetku ETAPA REALIZACE RUTINNÍHO PROVOZU Souhrnný příklad Pokladní operace Bankovní operace Faktury vydané (prodej služeb) Faktury přijaté (nákup externích dodávek) Nákup automobilu na leasing Sestavy v modulu Daňová evidence Informační výstupy daňové evidence Informační výstupy v průběhu zdaňovacího období Postupy při ukončení zdaňovacího období Operace běžného zdaňovacího období Inventarizace majetku a závazků Zjištění výsledku hospodaření Sestavení podkladů pro přiznání k dani z příjmů Daňová analýza Výpočet daně z příjmů a sestavení přiznání k dani z příjmů Zaevidování daně z příjmů Uzavření evidenčních knih

9 Sestavení ekonomické závěrky Vyhodnocení ekonomické úspěšnosti podniku Tvorba rozpočtu na příští zdaňovací období Stanovení cílů pro příští zdaňovací období...83 ZÁVĚR...84 SEZNAM TABULEK...86 SEZNAM OBRÁZKŮ...87 POUŽITÁ LITERATURA A OSTATNÍ PRAMENY...88 SEZNAM PŘÍLOH

10 ÚVOD Daňová evidence je systém ekonomických záznamů, který je založen na zjišťování výsledku hospodaření příslušného subjektu jako rozdílu příjmů a výdajů (tj. peněžních toků) a dále na oddělené evidenci příjmů a výdajů od stavu a pohybu ostatních typů majetku a závazků. Tradičně se tento systém označuje jako jednoduché účetnictví na rozdíl od standardního účetnictví ve smyslu aktuálního znění zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Systém jednoduchého účetnictví byl poprvé právně upraven 2 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví a dále Opatřením Ministerstva financí č. j. V/ /1992, kterým se stanoví postupy účtování u fyzických osob provozujících podnikatelskou nebo jinou výdělečnou činnost účtujících v soustavě jednoduchého účetnictví. Zásadní změna právní úpravy jednoduchého účetnictví byla provedena zákonem č. 437/2003 Sb., kterým bylo jednoduché účetnictví s účinností od vypuštěno ze zákona o účetnictví a zákonem č. 438/2003 Sb., kterým byl do zákona o daních z příjmů nově zaveden 7b s názvem Daňová evidence. Podle tohoto ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů (dále jen zákon o daních z příjmů ) slouží daňová evidence ke zjištění základu daně z příjmů fyzických osob, které mají příjmy podle 7 tohoto zákona, tj. příjmy z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti. Název této diplomové práce je Návrh postupu zavedení daňové evidence podnikatelského subjektu. Předmětem této práce však není daňová evidence jako taková, ale zejména pohled na daňovou evidenci jako na informační systém, jeho zavedení u podnikatelského subjektu a využití pro operativní ekonomické řízení. Cílem této práce je návrh vhodné organizace a dostupného softwaru pro daňovou evidenci. Konkrétně jde o návrh metod a postupů, které je možné použít při zavedení daňové evidence v podmínkách malých podniků. Důraz je přitom kladen na metody a postupy použité v situaci, kdy daňová evidence je vedena s využitím výpočetní techniky a moderních ekonomických informačních systémů. V návaznosti na cíle mé práce a na potřeby podnikatelského subjektu jsem stanovila následující hypotézy, které chci svou prací ověřit:

11 Hypotéza č. 1: Pro vedení daňové evidence je možné použít nástroje bývalého jednoduchého účetnictví. Hypotéza č. 2: Systém daňové evidence slouží nejen pro zjištění základu daně z příjmů podnikatelského subjektu, ale také pro operativní řízení firmy. Předmětem teoretické částí této práce je stručná charakteristika daňové evidence, popis hlavních funkcí daňové evidence, popis daňové evidence jako informačního systému a jeho prvků, postup stanovení kritérií pro výběr vhodného ekonomického softwaru a postup zavádění tohoto systému. Předmětem praktické části je identifikace hlavních obchodních operací podnikatele, příjmů a výdajů a informačních potřeb podnikatele. Praktická část je rozdělena do tří hlavních kapitol, které odpovídají třem etapám zavádění ekonomického softwaru u podnikatele

12 TEORETICKÁ ČÁST 1 DAŇOVÁ EVIDENCE PODNIKATELŮ 1.1 Charakteristika daňové evidence Daňová evidence slouží ke zjištění dílčího základu daně podle 7 zákona o daních z příjmů a k evidenci majetku a závazků. Povinnost vést daňovou evidenci mají ty fyzické osoby, které dosahují zdanitelných příjmů podle 7 zákona o daních z příjmů, tj. příjmů z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti, a při tvorbě základu daně budou uplatňovat skutečně vynaložené výdaje a nevedou účetnictví. Podle toho, jaký druh příjmů fyzické osoby (poplatníci daně z příjmů fyzických osob) získávají a zejména jaké výdaje k těmto příjmům uplatňují, musí vést následující dokumentaci: záznamy o příjmech a evidenci pohledávek vzniklých v souvislosti s podnikatelskou nebo jinou samostatnou výdělečnou činností (platí pro podnikatele, kteří neuplatňují výdaje prokazatelně vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů, ale v paušální výši, stanovené procentem z příjmů podle 7 odst. 9 zákona o daních z příjmů), daňovou evidenci ve smyslu 7b zákona o daních z příjmů (fyzické osoby, které mají příjmy z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti a uplatňují výdaje vynaložené na jejich dosažení, zajištění a udržení ve skutečné výši). Daňová evidence je v současné době jen velmi rámcově upravena v 7b zákona o daních z příjmů a je v podstatě obdobou jednoduchého účetnictví. Na rozdíl od situace před je však mnohem méně administrativně náročná, je značně jednodušší po metodické stránce a klade podstatně nižší nároky na technické vybavení. Obdobně jako účetnictví vymezuje právní úprava daňové evidence složky majetku, které podléhají evidenci a určuje metody oceňování majetku a závazků. Forma daňové evidence není výslovně předepsána. Uložena je pouze povinnost uchovávat daňovou evidenci za všechna zdaňovací období, pro která neskončila lhůta pro vyměření daně stanovená zákonem o daních z příjmů ( 7b odst. 5) nebo zvláštním předpisem 1. 1 Zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků

13 1.2 Cíl daňové evidence Základním cílem daňové evidence je získání potřebných podkladů a informací pro zjištění základu daně z příjmů fyzických osob z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti. Pokud je daňová evidence vedena průběžně, poskytuje přehled i o stavu a pohybu majetku a závazků podnikatele (firmy) a je tedy využitelná pro ekonomické rozhodování a pro řízení firmy. Stejně jako účetnictví se opírá o prvotní doklady, provádí z nich záznamy, které dále třídí a sumarizuje. Dalším cílem daňové evidence je zjistit povinnosti plynoucí podnikateli z 100 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, pokud je registrovaným plátcem této daně. Daňová evidence musí poskytovat zejména údaje potřebné pro správné stanovení daňové povinnosti a musí být vedena v členění potřebném pro sestavení měsíčního nebo čtvrtletního daňového přiznání. Plátce daně z přidané hodnoty je povinen vést také evidenci uskutečněných plnění, která nejsou zdanitelná. 1.3 Kdo vede daňovou evidenci Podle platného znění zákona o daních z příjmů 2 tvoří daňová evidence jednu ze čtyř možností vedení účetní nebo jiné evidence pro účely zjištění základu (dílčího základu) daně z příjmů z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti jedná se o tyto možnosti 3 : a) vedení účetnictví podle 1 odst. 2 písm. d) až h) zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, b) daňová evidence podle 7b zákona o daních z příjmů, c) uplatňování výdajů procentem z příjmů podle 7 odst. 9 a 10 zákona o daních z příjmů, d) stanovení paušální daně podle 7a zákona o daních z příjmů. Daňová evidence představuje určitou zbytkovou metodu, která se uplatňuje u těch fyzických osob (podnikatelů), kteří buď povinně nebo dobrovolně nepoužijí některou z ostatních metod. Přesto je vedení daňové evidence nejčastější metodou zjištění základu daně z příjmů z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti. 2 Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění platném k LANDA, M. Daňová evidence z pohledu podnikatele. Poradce č. 5, roč ISSN

14 Stručně lze uvedené možnosti charakterizovat takto 4 : Vedení účetnictví je upraveno zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 1 odst. 2 písm. d) až h). Podle tohoto zákona se povinnost vést účetnictví vztahuje na: fyzické osoby, které jsou jako podnikatelé zapsány v obchodním rejstříku, ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli, pokud jejich obrat podle zákona o dani z přidané hodnoty, včetně zdanitelných plnění osvobozených od této daně, přesáhl za bezprostředně předcházející kalendářní rok částku Kč, a to od prvního dne kalendářního roku; do obratu se nezapočítávají příjmy z činnosti, která vykazuje všechny znaky podnikání, kromě toho znaku, že je prováděna podnikatelem, ostatní fyzické osoby, které vedou účetnictví na základě svého rozhodnutí, ostatní fyzické osoby, které jsou podnikateli a jsou účastníky sdružení bez právní subjektivity podle zvláštního právního předpisu, pokud alespoň jeden z účastníků tohoto sdružení je osobou uvedenou v písmenech a) až f) nebo h) zákona o účetnictví, nebo ostatní fyzické osoby, kterým povinnost vedení účetnictví ukládá zvláštní právní předpis. Uplatnit výdaje procentem z příjmů podle 7 odst. 9 a 10 zákona o daních z příjmů může každý poplatník s příjmy podle 7 tohoto zákona. Neuplatní-li poplatník výdaje prokazatelně vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů, může uplatnit výdaje ve výši: a) 80% z příjmů ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství, b) 60% z příjmů ze živností řemeslných, c) 50% z příjmů z jiných živností, d) 40% z příjmů z jiného podnikání podle zvláštních předpisů nebo z příjmů z užití nebo poskytnutí práv z průmyslového nebo jiného duševního vlastnictví, autorských práv včetně práv příbuzných právu autorskému, a to včetně příjmů z vydávání, rozmnožování a rozšiřování literárních a jiných děl vlastním nákladem. 4 LANDA, M. Daňová evidence z pohledu podnikatele. Poradce, č. 5, roč ISSN

15 Stanovení paušální daně: podle 7a zákona o daních z příjmů poplatník - fyzická osoba - může požádat příslušný finanční úřad o stanovení paušální daně (žádostí podanou nejpozději do běžného zdaňovacího období) za podmínek, že se jedná o poplatníka: který provozuje podnikatelskou činnost bez zaměstnanců nebo spolupracujících osob, kterému kromě příjmů od daně osvobozených a příjmů zdanitelných zvláštní sazbou daně plynou příjmy podle 7 odst. 1 písm. a) až c) zákona o daních z příjmů včetně úroků z vkladů na běžném účtu, který je podle podmínek banky určen k podnikání poplatníka, u něhož roční výše těchto příjmů v bezprostředně předcházejících 3 zdaňovacích obdobích nepřesáhla Kč, který není účastníkem sdružení, které není právnickou osobou, který není plátcem daně z přidané hodnoty podle zvláštního právního předpisu. Pokud tedy konkrétní podnikatel není povinen vést účetnictví podle zákona o účetnictví (nebo si tuto možnost nezvolí dobrovolně) nebo nevyužije možnosti uplatňovat výdaje procentem z příjmů, ani mu na jeho žádost finanční úřad nestanovil paušální daň, pak vede daňovou evidenci podle 7b zákona o daních z příjmů. 1.4 Forma a obsah daňové evidence Forma daňové evidence se odvíjí od jednotlivých složek obchodního majetku podnikatele. Pro peněžní prostředky je vhodná evidence v deníku příjmů a výdajů, pro ostatní složky majetku a závazků pak evidenční karty. Evidenční záznamy mohou být vedeny ručně, tedy vypisováním do formuláře peněžního deníku nebo do evidenční karty, nebo v elektronické podobě. V elektronické podobě se mohou evidenční záznamy zaznamenávat např. do formuláře vytvořeném v MS Excel nebo v jiném textovém nebo tabulkovém editoru, nebo do ekonomického softwaru vytvořeného pro vedení daňové evidence. Charakteristickým rysem 5 evidovaných peněžních i hmotných toků je jejich příčinný vztah k podnikání, tj. jsou získávány z prodeje výrobků, zboží a služeb (kladné peněžní toky) a vynakládány na dosažení, zajištění a udržení příjmů (záporné peněžní toky). Z tohoto zorného úhlu 5 SEDLÁČEK, J. a kol. Daňová evidence podnikatelů 2005: komplexní průvodce s předpisy. 2. vydání. Praha: Grada Publishing, s. ISBN

16 by měla daňová evidence zachytit všechen majetek a závazky podnikatele (firmy), které ovlivňují základ daně z příjmů. Jde o majetek firmy, který je potřeba k její hospodářské činnosti a získané finanční zdroje (cizí kapitál), které se podílí na krytí majetku firmy. Struktura daňové evidence může být u různých podnikatelů velmi odlišná, záleží na předmětu podnikání podnikatele, na velikosti firmy a na dalších specificích jeho podnikání. Následující schéma vyjadřuje proces evidence dokladů v daňové evidenci a ukazuje množství různých evidenčních knih, které může systém daňové evidence obsahovat. Obr. 1: Proces evidence dokladů v daňové evidenci. Vlastní tvorba 1.5 Způsob zdanění příjmů z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti Základem daně z příjmů 6 je částka, o kterou příjmy plynoucí poplatníkovi ve zdaňovacím období přesahují výdaje prokazatelně vynaložené na jejich dosažení, zajištění a udržení. U poplatníka, kterému plynou ve zdaňovacím období souběžně dva nebo více druhů příjmů, je základem daně součet dílčích základů daně zjištěných podle jednotlivých druhů příjmů Příjmy Mezi příjmy z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti patří podle 7 zákona o daních z příjmů zejména tyto: 6 5 zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů ve znění platném k

17 příjmy ze zemědělské výroby, lesního a vodního hospodářství, příjmy ze živnosti, příjmy z jiného podnikání podle zvláštních předpisů, podíly společníků veřejné obchodní společnosti a komplementářů komanditní společnosti na zisku Výdaje Mezi výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů se zahrnují podle 24 zákona o daních z příjmů zejména tyto: pořízení materiálu, zboží a služeb, mzdové náklady, odpisy hmotného majetku, zůstatková cena hmotného majetku vyřazeného v důsledku škody (jen do výše náhrad), příspěvky právnickým osobám, pokud povinnost členství vyplývá ze zvláštního právního předpisu, nebo členství je nutnou podmínkou k provozování předmětu podnikání (činnosti), pojistné na sociální zabezpečení a příspěvek na státní politiku zaměstnanosti a pojistné na všeobecné zdravotní pojištění hrazené poplatníkem majícím příjmy z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti, nájemné kancelářských prostor, rezervy a opravné položky, jejichž způsob tvorby a výši pro daňové účely stanoví zákon č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění daně z příjmů, výdaje vynaložené na bezpečnost a ochranu zdraví při práci a hygienické vybavení pracovišť, škody vzniklé v důsledku živelných pohrom nebo škody způsobené podle potvrzení policie neznámým pachatelem, smluvní pokuty, úroky z prodlení, poplatky z prodlení, penále a jiné sankce ze závazkových vztahů, jen pokud byly zaplaceny, výdaje na pořízení nehmotného majetku u poplatníků s příjmy podle 7 zákona o daních z příjmů (příjmy z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti) nebo 9 zákona o daních z příjmů (příjmy z pronájmu), pokud nevedou účetnictví

18 Za výdaje vynaložené na dosažení, zajištění a udržení příjmů nelze uznat podle 25 zákona o daních z příjmů zejména tyto výdaje: pořízení dlouhodobého hmotného majetku, výdaje vynaložené na příjmy od daně osvobozené nebo nezahrnované do základu daně, výdaje na reprezentaci, výdaje na osobní potřebu poplatníka. Po výpočtu základu daně je nutné od tohoto základu odečíst položky odčitatelné od základu daně. Tyto položky jsou upraveny v 34 zákona o daních z příjmů. Mezi tyto položky patří například daňová ztráta, která vznikla a byla vyměřena za předcházející zdaňovací období. Při výpočtu daňového základu je nutné kromě položek odčitatelných od základu daně z příjmů brát v úvahu také nezdanitelné části základu daně z příjmů. Tyto nezdanitelné části základu daně z příjmů jsou upraveny v 15 zákona o daních z příjmů a mezi ně patří např.: hodnota daru, pokud přesáhne ve zdaňovacím období 2% základu daně anebo činí alespoň Kč. V úhrnu lze odečíst nejvýše 10% ze základu daně, úroky zaplacené ve zdaňovacím období z úvěru ze stavebního spoření, příspěvek zaplacený poplatníkem na jeho penzijní připojištění se státním příspěvkem, příspěvek zaplacený poplatníkem na jeho soukromé životní pojištění. Ze základu daně sníženého o nezdanitelné části základu daně a o položky odčitatelné od základu daně se vypočítá daň. Sazby daně jsou upraveny v 16 zákona o daních z příjmů a rostou s velikostí daňového základu. Vypočítaná daň se sníží o slevy na dani (např. sleva na poplatníka, na vyživované dítě) upravené v 35-35d zákona o daních z příjmů. 1.6 Majetek a závazky v daňové evidenci Vedle příjmů a výdajů (v členění potřebném pro určení základu daně) jsou předmětem daňové evidence i údaje o majetku a závazcích. Důvod zahrnutí majetku a závazků do daňové eviden

19 ce vyplývá z toho, že řada příjmů, ale zejména výdajů, je spojena právě s majetkovými a závazkovými složkami. Při určování, které konkrétní složky majetku a závazků jsou předmětem daňové evidence, lze vycházet z 6 obchodního zákoníku č. 513/1991 Sb., který v odst. 1 definuje obchodní majetek podnikatele, který je fyzickou osobou, a to jako majetek (věci, pohledávky a jiná práva a penězi ocenitelné jiné hodnoty), který patří podnikateli a slouží, nebo je určen, k jeho podnikání. Závazky lze obecně definovat jako povinnost dlužníka poskytnout určité plnění (např. peníze, věci) věřiteli 7. Předmětem daňové evidence jsou pouze ty závazky podnikatele, které vznikly v souvislosti s podnikáním. Pro členění majetku a závazků použijeme strukturu používanou v bývalém jednoduchém účetnictví a uváděnou v přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Obr. 2: Struktura majetku podnikatele (firmy). Upraveno podle: SEDLÁČEK, J. a kol. Daňová evidence podnikatelů 2005: komplexní průvodce s předpisy. 2. vydání. Praha: Grada Publishing, s. ISBN LANDA, M. Daňová evidence z pohledu podnikatele. Poradce, č. 5, roč ISSN

20 Obr. 3: Struktura závazků podnikatele (firmy). Vlastní tvorba Obsahové vymezení majetku a závazků V obsahovém vymezení složek majetku v daňové evidenci odkazuje zákon o daních z příjmů na zvláštní právní předpisy o účetnictví 8, není-li v samotném zákonu stanoveno jinak; při obsahovém vymezení majetku mají přednost příslušná ustanovení zákona o daních z příjmů a není-li jich, pak se použijí zvláštní předpisy o účetnictví Dlouhodobý hmotný majetek Zákon o daních z příjmů obsahově vymezuje: hmotný majetek ( 26 odst. 2), který například zahrnuje: samostatné movité věci, budovy, stavby, byty a nebytové prostory, pěstitelské celky trvalých porostů, základní stádo a tažná zvířata. jiný majetek ( 26 odst. 3), například: technické zhodnocení. Pro vedení daňové evidence (v části týkající se příjmů a výdajů) je podstatné, že výdaje na pořízení hmotného majetku (včetně jiného majetku) se podle 25 odst. 1 písm. a) zákona o daních z příjmů neuznávají za výdaje vynaložené k dosažení, zajištění a udržení příjmů pro daňové účely. Daňově uznatelným výdajem je v těchto případech roční daňový odpis majetku, vypočtený podle 26 až 33 zákona o daních z příjmů. 8 6 až 9 vyhlášky č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb. o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví

21 Dlouhodobý nehmotný majetek Dlouhodobý nehmotný majetek je obsahově vymezen v 32a zákona o daních z příjmů a můžeme sem zařadit například: zřizovací výdaje, software, nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, ocenitelná práva. Pro fyzické osoby, které vedou daňovou evidenci, jsou, podle 24 zákona o daních z příjmů, výdaje na pořízení dlouhodobého nehmotného majetku daňově uznatelným výdajem Zásoby Dalším důležitým druhem majetku podnikatelů jsou zásoby. Pojem zásob zákon o daních z příjmů blíže nevymezuje a proto pro jeho charakteristiku použijeme 9 vyhlášky č. 500/2002 Sb.; podle tohoto ustanovení tvoří zásoby tyto majetkové složky: materiál, nedokončená výroba a polotovary, výrobky, zvířata a zboží Pohledávky Dalším typem majetku podnikatelů jsou pohledávky. Pohledávky 9 lze obecně charakterizovat jako právo věřitele žádat určité plnění (např. peníze, věci) na dlužníkovi. Pohledávka věřitele je vybavena nárokem a má rovněž své příslušenství; například u peněžité pohledávky jsou příslušenstvím smluvní úroky, byly-li sjednány, ze zákona pak úroky z prodlení, poplatky z prodlení, případně náklady spojené s uplatněním pohledávky. Z hlediska daňové evidence je nutné zdůraznit, že pohledávka vzniká vždy, jestliže existuje buď dohodnutý, nebo jinak vzniklý časový nesoulad mezi datem vzniku pohledávky a datem její splatnosti (nebo faktické úhrady) odst. 3 občanského zákoníku č. 401/1963 Sb

22 Vzhledem k titulu (důvodu vzniku) se pohledávky člení do následujících hlavních skupin: pohledávky z obchodních závazkových vztahů, pohledávky z poskytnutých záloh, pohledávky z poskytnutých půjček a úvěrů, pohledávky vůči pracovníkům, daňové pohledávky, např. z titulu daně z přidané hodnoty, daně z příjmů, silniční daně atd. Zákon o daních z příjmů v současné době nestanoví žádná pravidla pro způsob evidence pohledávek, takže u podnikatele s menším rozsahem činnosti je možné uvedené typy pohledávek sledovat v jedné evidenci (knize pohledávek) Peněžní prostředky Skupinu peněžních prostředků tvoří zejména peněžní prostředky v hotovosti (v pokladně), ceniny a peněžní prostředky na bankovních účtech, a to jak v českých korunách, tak i v cizí měně Závazky Pro obsahové vymezení závazků nestanoví zákon o daních z příjmů opět žádná pravidla a rovněž ani neodkazuje z hlediska obsahového vymezení na účetní předpisy. Přesto je lze vzhledem k titulu (důvodu vzniku) členit do následujících hlavních skupin: závazky z obchodních závazkových vztahů, závazky z přijatých záloh, závazky z přijatých půjček a úvěrů, závazky vůči pracovníkům a další závazky vzniklé při zúčtování mezd, daňové závazky, např. z titulu daně z přidané hodnoty, daně z příjmů, silniční daně atd. Z hlediska podstaty a důvodů jejich zaevidování do daňové evidence platí pro závazky totéž, co pro pohledávky i u závazků tedy platí, že vznikají při časovém nesouladu mezi jejich vznikem a datem splatnosti nebo faktické úhrady

23 Rezervy Rezervy představují položky, které podnikatelské subjekty vytvářejí pro případ vzniku výdajů v budoucnu, jejichž existence nebo částka není přesně známa. V případě daňové evidence přichází v úvahu výlučně tvorba tzv. daňových rezerv, tj. rezerv tvořených podle zákona č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů. Pro podnikatele vedoucí daňovou evidenci se jedná o tyto typy rezerv: rezerva na opravy hmotného majetku, rezerva na pěstební činnost, případně i zvláštní typy rezerv uvedené v 10 citovaného zákona. Rezervy jsou typickým příkladem nepeněžního výdaje, uznávaného (při splnění příslušných podmínek) za výdaj vynaložený na dosažení, zajištění a udržení příjmů a při jejich tvorbě a použití je nutné respektovat nejen příslušná ustanovení zákona o daních z příjmů, ale i citovaného zákona o rezervách Oceňování majetku a závazků K oceňování v daňové evidenci se používají, podle 7b zákona o daních z příjmů, následující druhy cen: pořizovací cena, tj. cena, za kterou byl majetek pořízen a náklady související s jeho pořízením, reprodukční pořizovací cena, tj. cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se vykazuje v daňové evidenci, vlastní náklady, které zahrnují přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost a nepřímé náklady, které se k výrobě nebo jiné činnosti vztahují, jmenovitá hodnota, vstupní cena hmotného a nehmotného majetku, kterou se rozumí pořizovací cena (je-li majetek pořízen úplatně), vlastní náklady, reprodukční pořizovací cena zjištěná podle 10 LANDA, M. Daňová evidence z pohledu podnikatele. Poradce, č. 5, roč ISSN

24 zvláštního právního předpisu 11, cena zjištěná pro účely dědické a darovací daně (při nabytí majetku zděděním nebo darováním), hodnota technického zhodnocení 12, zůstatková cena, která se určí jako rozdíl mezi vstupní cenou hmotného a nehmotného majetku a celkovou výší odpisů stanovených podle zákona o daních z příjmů a to i tehdy, když do výdajů na zajištění zdanitelných příjmů zahrnul podnikatel pouze poměrnou část odpisů (u majetku užívaného zčásti k podnikání) nebo když uplatňoval v některých zdaňovacích obdobích výdaje procentem z příjmů. Pro účely daňové evidence se hmotný a nehmotný dlouhodobý majetek 13 oceňuje vstupní nebo zůstatkovou cenou. Pohledávky vstupují do daňové evidence ve jmenovité hodnotě nebo v pořizovací ceně u pohledávek nabytých postoupením, eventuálně v ceně zjištěné pro účely daně dědické nebo darovací u pohledávek nabytých děděním nebo darováním. Ostatní majetek se oceňuje pořizovací cenou, je-li pořízen úplatně, vlastními náklady 14, je-li pořízen ve vlastní režii, nebo cenou zjištěnou pro účely daně dědické nebo darovací. Závazky se oceňují při vzniku jmenovitou hodnotou, při převzetí pořizovací cenou. Peněžní prostředky a ceniny se oceňují jejich jmenovitými hodnotami. Pořizovací cenou pozemku je cena včetně porostu, pokud se nejedná o pěstitelský celek trvalých porostů. Do pořizovací ceny majetku pořízeného formou finančního leasingu s následnou koupí najaté věci se zahrnou výdaje související s jeho pořízením, hrazené nájemcem. V případě úplatného pořízení nemovitých a movitých věcí, majetkových práv, pohledávek a závazků, nebo části uvedeného majetku a závazků, za jednu pořizovací cenu, se cena jednotlivých složek majetku stanoví v poměrné výši k ceně jednotlivých složek majetku oceněných podle zvláštního právního předpisu 15, s výjimkou peněz, cenin, pohledávek a závazků. 11 Zákon č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů. 12 Za technické zhodnocení se považují výdaje na konečné nástavby, přístavby a stavební úpravy, rekonstrukce (tj. zásahy do majetku, které mají za následek změnu jeho účelu nebo technických parametrů) a modernizace majetku (tj. rozšíření vybavenosti nebo použitelnosti majetku), pokud převýšily v úhrnu částku Kč. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. 13 Dlouhodobostí se podle 29 zákona o daních z příjmů rozumí doba použitelnosti (doba provozně-technické funkce) delší než jeden rok. 14 Pojem vlastních nákladů je vymezen v 25 odst. 4 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví jako přímé náklady vynaložené na výrobu nebo jinou činnost, popřípadě i část nepřímých nákladů, která se k vytvoření zásob nebo dlouhodobého majetku vztahuje. 15 Zákon č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku a o změně některých zákonů

25 2 FUNKCE DAŇOVÉ EVIDENCE 2.1 Základní funkce Na rozdíl od účetnictví je daňová evidence nástroj pro vedení daňových záznamů pro účely stanovení daně z příjmů a proto její základní funkcí 16 je poskytovat informace pro vyměření daňových povinností podnikatele. Tato funkce pak vyplývá např. i z 31 odst. 5 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, který řeší situaci, kdy daňový subjekt nesplní svou důkazní povinnost vůči správci daně. 2.2 Vedlejší funkce Daňová evidence musí být vedena průkazně, věrohodně a musí splňovat požadavky zákona o daních z příjmů. Při splnění těchto podmínek si poplatník může stanovit způsob vedení daňové evidence podle toho, jak to vyhovuje jeho vnitřním požadavkům. Daňová evidence slouží i jako nástroj pro vedení ekonomických informací podnikatele a poskytuje tedy informace pro ekonomické řízení firmy. Daňovou evidenci vedou především drobní podnikatelé, ale i ti musí sledovat vývoj a efektivitu své podnikatelské činnosti. Peněžní deník slouží podnikateli k tomu, aby mohl sledovat průběžný stav peněžních prostředků v pokladně a na bankovních účtech. To mu umožní efektivně řídit svou podnikatelskou činnost, řídit velikost svých příjmů a zejména výdajů. Kniha závazků slouží podnikateli ke kontrole svých platebních povinností a pomáhá mu předcházet situacím, kdy by se dostal do platební neschopnosti. Naopak kniha pohledávek dává podnikateli jednoduchý přehled o nesplacených pohledávkách a pomáhá mu kontrolovat platební schopnost jeho obchodních partnerů. Kromě informační funkce má daňová evidence i funkci registrační. Zaznamenává a dokládá údaje pro zjištění daňového základu. V případě potřeby může podnikatel finančnímu úřadu snadno doložit, že zaevidované údaje a zjištěný základ daně jsou správné. 16 Upraveno podle KOVANICOVÁ, D. ABECEDA účetních znalostí pro každého. 13. vydání. Praha: Polygon, s. ISBN

26 3 INFORMAČNÍ SYSTÉM DAŇOVÉ EVIDENCE Informační systém daňové evidence (na úrovni konkrétního podniku) tvoří několik základních systémových prvků a vztahů mezi nimi. Základními prvky účetního systému jsou 17 : vnější prostředí systému, vlastní systémové prvky systému, uživatelé ekonomických informací. 3.1 Vnější prostředí systému Vnější prostředí informačního systému tvoří zejména tyto prvky 18 : právní úprava daňové evidence jde především o obecně závaznou právní úpravu (zákon o daních z příjmů), ale součástí právní úpravy jsou i další prvky, například obchodní zákoník, zákon o dani z přidané hodnoty, zákon o dani silniční, zákony upravující zdravotní a sociální pojištění podnikatele, zákon o rezervách nebo interní organizační předpisy v podniku, požadavky na systém vedení daňové evidence stanovuje si je uživatel jeho informací, tj. vnější a vnitřní subjekty jedná se zejména o kvalitativní požadavky, podnikové procesy působí na systém daňové evidence tím, že stanovují rámec toho, co daňový systém zobrazuje a zachycuje. 3.2 Vlastní systémové prvky informačního systému daňové evidence Vlastní informační systém daňové evidence tvoří čtyři základní prvky 19 : jednotlivé agendy a procesy jde o soubory činností, které v hodnotové podobě zachycují činnosti, tvořící jednotlivé funkce firmy; procesy daňové evidence jsou seskupovány 17 LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN

27 do určitých speciálních nebo obecných agend (např. agenda banky, pokladny, evidence pohledávek a závazků, evidence hmotného majetku, proces výpočtu daně z příjmů), evidenční záznamy jsou nositeli účetních informací; existuje celá řada evidenčních záznamů pokladní doklady, bankovní výpisy, faktury, inventurní soupisy a další, evidenční metody představují způsoby vytváření ekonomických informací; ty poslouží nejen k sestavení daňového přiznání, ale i k ekonomickému řízení firmy; s metodami úzce souvisejí i postupy evidování v rámci systému vedení daňové evidence je předmětem postupů zejména problematika zpracování a prezentace ekonomických informací, nástroje vedení daňové evidence systém vedení daňové evidence nezbytně potřebuje určité nástroje pro evidenci, sumarizaci, roztřídění a prezentaci; mezi nejpodstatnější nástroje patří peněžní deník, kniha pohledávek a závazků, evidence majetku, kniha jízd a další evidenční karty. Součást vnitřních systémových prvků je rovněž vnitřní kontrolní systém, jehož základním úkolem je zajistit věcnou a formální správnost informací v daňové evidenci. 3.3 Uživatelé informačního systému daňové evidence Uživatelé informací v daňové evidenci tvoří výstupní prvek informačního systému daňové evidence a jejich informačním potřebám se musí informační systém daňové evidence podřídit. Vzhledem k podstatným odlišnostem v informačních potřebách různých typů uživatelů je nutné je členit minimálně do dvou základních skupin: vnější uživatelé jsou jim státní orgány (finanční úřad) nebo financující banky těmto uživatelům se informace poskytují většinou ve formě výkazů nebo zpráv o hospodaření, vnitřní uživatelé jsou jimi manažeři nebo majitelé podniku jde o informace pro potřeby řízení a jejich rozsah, podoba a periodicita jsou velmi různorodé

28 Obr. 4: Systém daňové evidence. Upraveno podle: LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Prvky vnějšího prostředí Právní úprava daňové evidence Obr. 5: Právní úprava. Vlastní tvorba Zákon o daních z příjmů Zákon o daních z příjmů upravuje daňovou evidenci jako takovou. Definuje příjmy a výdaje, které jsou uznatelné pro zjištění základu daně z příjmů. Dále definuje, kdo může vést daňovou

29 evidenci. Zákon o daních z příjmů také upravuje oceňování v daňové evidenci, povinnost provádět inventarizaci majetku a závazků na konci zdaňovacího období a povinnost uschovávat daňovou evidenci. Obchodní zákoník Pro účely daňové evidence lze použít definici obchodního majetku podnikatele. Ustanovení tohoto zákona nám pomáhá určit, které konkrétní složky majetku a závazků jsou předmětem daňové evidence. Zákon o dani z přidané hodnoty Tento zákon upravuje daň z přidané hodnoty předmět daně, daňové subjekty, místo plnění, zdanitelné plnění, výpočet daně, sazby daně, atd. Ustanovení tohoto zákona uplatní podnikatel, který je plátcem daně z přidané hodnoty. Zákon o oceňování majetku a závazků Zákon o oceňování majetku použijeme v daňové evidenci zejména pro stanovení reprodukční pořizovací ceny nabytého majetku Základní požadavky na daňovou evidenci Požadavky na daňovou evidenci nevyplývají přímo ze žádného právního předpisu, ale odpovídají 31 zákona č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků. Podle tohoto zákona leží důkazní břemeno na daňovém subjektu (tedy na podnikateli). Při stanovení určitých základních požadavků na daňovou evidenci je nutné si uvědomit, že 20 : se jedná o daňovou evidenci, která je primárně určena pro zjištění základu daně z příjmů podle 7 zákona o daních z příjmů, tj. pro daňové řízení; tato evidence by tedy měla být: úplná - měla by zahrnovat všechny údaje potřebné pro zjištění a úpravu zdaňovaných příjmů a výdajů příslušného podnikatele či fyzické osoby s příjmy z jiné samostatné výdělečné činnosti, správná - tj. vedená v souladu s příslušnými požadavky zákona o daních z příjmů, 20 LANDA, M. Daňová evidence z pohledu podnikatele. Poradce, č. 5, roč ISSN

30 přehledná - tj. vedená takovým způsobem, aby se v ní jak příslušný poplatník, tak i pracovník finančního úřadu bez problémů orientoval, průkazná - daňová evidence je průkazná tehdy, jestliže údaje v přiznání k dani z příjmů lze prokázat věrohodnými doklady a písemnostmi, údaje daňové evidence je nutné propojit i s jinými evidenčními soustavami, zejména s daňovou evidencí u daně z přidané hodnoty a u spotřebních daní, systém evidence a sumarizace údajů v daňové evidenci by neměl sloužit jen pro účely daňového řízení, ale rovněž i pro potřeby samotného podnikatele. Systém daňové evidence tedy musí splňovat i požadavek poskytování informací v takovém rozsahu a formě, která bude podnikateli nejvíce vyhovovat při řízení firmy. Sestavy vytvořené v systému daňové evidence by měly být variabilní, mělo by být možné třídit je podle různých kritérií, které si podnikatel zvolí. Často podnikatel potřebuje informace o stavu hospodaření firmy co nejdříve, proto by měl systém daňové evidence poskytovat tyto informace kdykoliv v průběhu zdaňovacího období. 3.5 Prvky informačního systému daňové evidence Agendy a procesy V rámci ekonomické činnosti podnikatele se vyskytuje celá řada obchodních operací a úkolem systému daňové evidence je tyto činnosti identifikovat a sumarizovat je do jednotlivých agend. U samostatného podnikatele lze identifikovat tyto skupiny činnosti agend: evidence prodeje služeb, evidence nákupu, evidence bankovních výpisů, evidence pokladních dokladů, evidence mezd, evidence dlouhodobého majetku, tvorba plánů a rozpočtů

31 3.5.2 Evidenční doklady Produktem jednotlivých evidenčních agend jsou různé typy evidenčních dokladů, kterými jsou například: pokladní doklady, bankovní výpisy, evidenční karty dlouhodobého majetku, evidenční karty zásob, knihy pohledávek a závazků, odpisový plán, inventurní soupisy, podklady pro sestavení daňového přiznání Metody a postupy uplatňované v daňové evidenci Pro účely vedení daňové evidence si podnikatel musí stanovit určité standardní metody a postupy, které pak v daňové evidenci používá. Jedná se zejména o tyto metody a postupy: 1. způsoby oceňování a jejich použití - oceňování majetku a závazků v daňové evidenci je upraveno v 7b zákona o daních z příjmů. Druhy cen, které je možné při oceňování majetku a závazků použít jsou uvedeny v kapitole této práce. 2. metody evidence zásob při nákupu jsou zásoby oceňovány pořizovacími cenami a jsou evidovány na kartách zásob. 3. postupy odpisování postupy odpisování se stanovují pro dlouhodobý hmotný majetek, který lze odpisovat (majetek, který lze odpisovat je uveden v 26 zákona o daních z příjmů). Pro odpisování v daňové evidenci lze použít odpisové metody stanovené v 31 a 32 zákona o daních z příjmů. Před započetím odpisování je nutné zařadit dlouhodobý hmotný majetek do odpisové skupiny ( 30 zákona o daních z příjmů). 4. postupy tvorby a použití rezerv v daňové evidenci lze tvořit pouze rezervy, které jsou daňově uznatelné, tedy ty které jsou vytvořeny podle zákona o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů

32 5. metody přechodu z daňové evidence na účetnictví postup 21 přechodu z daňové evidenci na vedení účetnictví řeší vyhláška č. 472/2003 Sb. a příloha č. 3 zákona o daních z příjmů. Výchozím bodem je provedení řádné inventarizace majetku a závazků a uzavření evidenčních knih v daňové evidenci. Skutečné stavy majetku a závazků je nutné převést na příslušné účty v podvojném účetnictví. 6. postupy evidování transakcí, které se uskutečnily před zahájením činnosti podnikatele 22 tyto výdaje vstupují do daňové evidence, a to i v případě, že byly vynaloženy v kalendářním roce předcházejícím rok 23, v němž podnikatel zahájil činnost. Zapíší se do deníku příjmů a výdajů podle dokladů, prokazujících výdaje k datu zahájení činnosti, k němuž se otevírají knihy (karty) daňové evidence. Jde-li o výdaje, které jsou předmětem úprav základu daně z příjmů, pak budou zaneseny do odpovídající složky daňové evidence (karty) a do deníku se zapíší až na konci zdaňovacího období jako nepeněžní operace Nástroje vedení daňové evidence Z hlediska metodiky vedení daňové evidence obsahuje zákon o daních z příjmů pouze pět hlavních pravidel, a to: 1. předmětem daňové evidence jsou údaje o příjmech a výdajích (v členění potřebném pro zjištění základu daně z příjmů) a údaje o majetku a závazcích, 2. příjmy a výdaje se sledují odděleně od pohybů ostatního majetku, 3. pro obsahové vymezení složek majetku v daňové evidenci se použijí zvláštní právní předpisy o účetnictví, není-li dále v zákoně o daních z příjmů stanoveno jinak, 4. dílčí pravidla o ocenění majetku a závazků, 5. povinnost provést zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků k poslednímu dni zdaňovacího období, 6. povinnost uschovávat daňovou evidenci po stanovenou dobu. 21 DUŠEK, J. Převod daňové evidence na vedení účetnictví. 3. aktualizované vydání. Praha: Grada Publishing, s. ISBN SEDLÁČEK, J. a kol. Daňová evidence podnikatelů 2005: komplexní průvodce s předpisy. 2. vyd. Praha: GRADA, s. ISBN Za zdaňovací období se pro účely daně z příjmů fyzických osob považuje kalendářní rok ( 5 dost. 1 zákona o daních z příjmů)

33 Hlavním úkolem nástrojů hodnotových údajů je sledovat tyto údaje podle různých hledisek, a to proto, aby bylo možné ekonomické informace z různých hledisek poskytovat. Základními hledisky jsou: hledisko předmětu evidence: příjmy, výdaje a výsledek hospodaření, majetek a jeho struktura, zdroje financování; hledisko způsobu evidence: věcné třídění, třídění podle zakázek, třídění podle skupin zákazníků; hledisko časové: informace o minulém a aktuálním stavu a změnách stavu, informace o budoucím (předpokládaném, plánovaném) stavu; hledisko uživatelské (různorodost informačních potřeb). Základními typy evidenčních nástrojů hodnotových údajů (tj. informací vyjádřených v české nebo cizí měně) jsou zejména: nástroje pro vedení daňové evidence: peněžní deník, kniha pohledávek a závazků, karty dlouhodobého hmotného majetku karty zásob mzdová evidence rozpočty. 3.6 Obsah a organizace jednotlivých agend Evidence prodeje služeb Předmětem agendy jsou činnosti zabezpečující prodej služeb, které podnikatel poskytuje a řízení vztahů k zákazníkům. Jde zejména o tyto činnosti:

34 evidence obchodních partnerů a obchodních vztahů k nim, evidence cen jednotlivých služeb, evidence příjmů z prodeje služeb, poskytování informací o nabízených službách, vedení evidence o pohledávkách za obchodními partnery. Přehled a obsah hlavních procesů, operací a záznamů: Hlavní typy procesů a operací u poskytování služeb uvádí tabulka 1: Tab. 1: Evidence prodeje služeb přehled a obsah hlavních procesů, operací a záznamů. Upraveno podle: LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Na základě ústní nebo písemné objednávky se podnikatel rozhoduje o poskytnutí služby a dohodne se s klientem na platebních podmínkách. V průběhu poskytování služby tvoří podnikatel záznamy a rozsahu poskytování služby, které slouží jako podklad pro fakturaci. Vystavená faktura slouží jako doklad vyúčtování konečné ceny za poskytnutí služby a zároveň je zanesena do evidence pohledávek za odběrateli. Dokladem uhrazení vystavené faktury je bankovní výpis nebo pokladní doklad při zaplacení faktury v hotovosti. Přehled hlavních typů informací, které agenda poskytuje: přehled o objemu a struktuře příjmů z prodeje služeb, přehled o stavu pohledávek za odběrateli, informace pro řízení vztahu k zákazníkům

35 3.6.2 Evidence nákupu Předmětem agendy jsou činnosti zabezpečující nákup (pořízení) materiálu a externích služeb pro činnost podniku. Jedná se zejména o tyto činnosti: evidence obchodních partnerů (dodavatelů) a obchodních vztahů k nim, evidence výdajů na pořízení jednotlivých typů dodávek (zásob a služeb) pro činnost podniku, poskytování podkladů pro inventarizaci majetku a závazků vedení evidence o závazcích vůči dodavatelům. Konkrétní podoba této agendy do značné míry závisí na typu podniku, předmětu jeho činnosti a velikosti podniku. U většího podniku může být rozdělena do dvou či více agend, například lze rozlišovat agendu zásobování a agendu vnitropodnikové výroby. Přehled a obsah hlavních procesů, operací a záznamů: Hlavní typy procesů a operací u nákupu dodávek pro činnost podniku uvádí tabulka 2. Tab. 2: Evidence nákupu: Upraveno podle: LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Pro zajištění plynulého chodu firmy je nutné zajistit nejen nákup dodávek pro produkční činnost (pro poskytování služeb), ale také režijní dodávky pro zabezpečení chodu firmy jako takové (administrativní činnost, nájem prostor firmy apod.). Po zjištění potřeby nákupu režijní dodávky se vedení podniku rozhodne o pořízení nebo nepořízení této dodávky. Dokladem nákupu dodávky je zpravidla faktura. Při zaplacení faktury vstupuje do daňové evidence bankovní výpis, který je dokladem o zaplacení faktury

36 Přehled hlavních typů informací, které agenda poskytuje: přehled nakupovaných režijních dodávek, přehled o výdajích na režijní dodávky, přehled o stavu závazků vůči dodavatelům, podklady pro sestavení rozpočtu na příští období Evidence bankovních výpisů a evidence pokladních dokladů Předmětem těchto dvou agend jsou činnosti spojené s peněžními prostředky. Jedná se zejména o tyto činnosti: evidence stavu a pohybu peněžních prostředků na bankovním účtu evidence stavu a pohybu peněžních prostředků v pokladně úhrada pohledávek a závazků Přehled a obsah hlavních procesů, operací a záznamů: Hlavní typy procesů, operací a záznamů u evidence bankovních výpisů a pokladních dokladů uvádí tabulka 3. Tab. 3: Evidence bankovních výpisů a pokladních dokladů. Upraveno podle: LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Přehled hlavních typů informací, které agenda poskytuje: přehled o uhrazených pohledávkách a závazcích, přehled o stavu a pohybu peněžních prostředků, podklady pro sestavení daňového přiznání (daň z příjmů) Evidence mezd Předmětem agendy je výpočet a evidence mezd a platů, různých typů příjmů (např. prémie a odměny) a příplatků (např. za práci přesčas), pojistného na sociální zabezpečení a zdravotní

37 pojištění, záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti a různých typů náhrad a srážek z mezd. Jedná se zejména o tyto činnosti: výpočet hrubých mezd, výpočet náhrad mezd, cestovních výdajů, výpočet všech druhů zákonného pojistného (na sociální zabezpečení, nemocenské a zdravotní pojištění), výpočet daně z příjmů ze závislé činnosti, provádění všech druhů srážek z mezd, sestavování souhrnných výkazů o mzdách, pojistném na sociální zabezpečení a zdravotní pojištění, dávkách nemocenského pojištění a dalších, vedení mzdových záznamů a evidence o závazcích z pracovněprávních vztahů. Součástí agendy je rovněž vedení mzdové evidence a evidence ve vztahu k finančnímu úřadu, orgánům sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění. Agenda mzdové evidence velmi úzce souvisí s personální agendou podniku. Přehled a obsah hlavních procesů, operací a záznamů: Hlavní typy procesů a operací u mzdové agendy vycházejí ze dvou základních typů evidenčních a zúčtovacích období: prvním typem období je kalendářní měsíc, který je základem pro měsíční zúčtování mezd, druhým obdobím je pak kalendářní rok, v jehož rámci dochází k řadě dalších evidenčních procesů. Do měsíční mzdové agendy patří i vystavování různých typů potvrzení (zpravidla při ukončení pracovněprávního vztahu), zejména: zápočtový list, potvrzení o zaměstnání, potvrzení o zdanitelných příjmech, potvrzení o příjmech pro účely výplat sociálních dávek atd

38 Tab. 4: Evidence mezd. Upraveno podle: LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Přehled hlavních informací, které tato agenda poskytuje: přehled o výši a struktuře osobních nákladů, tj.: hrubých mezd a složek mezd, nákladové části pojistného na sociální a zdravotní pojištění, přehled ocelkové výši plateb (čisté mzdy k výplatě, odvody záloh na daň z příjmů ze závislé činnosti, zákonné odvody a další platby)

39 3.6.5 Evidence dlouhodobého majetku Předmětem agendy jsou činnosti zabezpečující informace o stavu nehmotného a hmotného (případně i finančního) dlouhodobého majetku: vedení evidence o dlouhodobém majetku, evidence nákladů na pořízení dlouhodobého majetku a jeho technické zhodnocení, evidence stavu a všech pohybů dlouhodobého majetku, výpočet daňových odpisů dlouhodobého majetku, poskytování podkladů pro inventarizaci dlouhodobého majetku. Předmětem agendy je dlouhodobý hmotný nebo finanční majetek, jeho základním charakteristickým znakem je dlouhodobé používání v podnikové činnosti (v rozsahu od jednoho roku až desetiletí) a dále jeho postupné opotřebování se, přičemž toto postupné opotřebení se vyjadřuje odpisy. Tím se dlouhodobý majetek odlišuje od zásob, u nichž se předpokládá naopak jejich krátkodobá spotřeba nebo prodej (v období od jednoho roku od pořízení). Základní vymezení dlouhodobého majetku pro účely vedení daňové evidence obsahuje zákona o daních z příjmů: dlouhodobý nehmotný majetek zřizovací výdaje, nehmotné výsledky výzkumu a vývoje, software, ocenitelná práva, dlouhodobý hmotný majetek pozemky, budovy, stavby, samostatné movité věci a soubory movitých věcí, dlouhodobý finanční majetek. Dlouhodobým majetkem je rovněž technické zhodnocení existujícího dlouhodobého majetku, kterým se rozumí: výdaje na dokončené nástavby, přístavby a stavební úpravy a dále rekonstrukce a modernizace majetku, pokud převýšily u jednotlivého majetku v úhrnu částku stanovenou zákonem o daních z příjmů. Přehled a obsah hlavních procesů, operací a záznamů: Hlavní typy procesů a operací u dlouhodobého majetku, které vycházejí ze tří etap životního cyklu dlouhodobého majetku, uvádí tabulka 5:

40 Tab. 5: Evidence dlouhodobého majetku. Upraveno podle: LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Přehled hlavních typů operací, které agenda poskytuje: přehled o struktuře dlouhodobého majetku, přehled o odepsanosti dlouhodobého majetku, přehled o provedení technického zhodnocení a oprávkách majetku, přehled o výši pořizovacích cen, odpisů a oprávek dlouhodobého majetku za zdaňovací období, přehled uskutečněných a budoucích plateb u majetku pořizovaného formou finančního leasingu, přehled údajů pro sestavení přiznání k dani z příjmů (přehled daňových odpisů, časového rozlišení u leasingu)

41 3.6.6 Tvorba plánů a rozpočtů Plánování 24 je zaměřeno na stanovení budoucích stavů organizace a cest k jejich dosažení. Plánování proto znamená určení cíle (cílů) s ohledem na zdroje (finanční, personální, technické apod.) a stanovení cest konkrétních aktivit k dosažení těchto cílů. Při stanovení cílů podnikání 25 je nutné zohlednit vlivy vnějšího okolí a přirozeně vnitřní zdroje a možnosti. Vnější vlivy začínají celkovou mezinárodní situací, váží na situaci na lokálních trzích, na charakter zákazníků apod. Vnitřní zdroje lze rozdělit do tří skupin: lidské zdroje, hmotné zdroje a finanční zdroje. Po analýze všech vnějších a vnitřních faktorů, ovlivňujících podnikání je možno určit jakým způsobe bude podnik řízen, aby naplnil své strategické cíle a naplnil své poslání. Součástí operativního řízení a plánování 26 je i organizování a rozhodování o zdrojích a aktivitách. Základní rozhodnutí jsou spojena s oblastí volby odběratelů a dodavatelů, volby poskytovaných služeb a velikostí výdajů spojených se zvoleným rozsahem poskytovaných služeb. Při tvorbě rozpočtu vycházíme z podnikového plánu, ale rozpočet má odlišné charakteristiky 27 : stanoví se jím hodnotové ukazatele v peněžních jednotkách, rozpočet musí stanovit přímé úkoly, rozpočet má vždy vazbu na určité časové období, rozpočet se nemůže zakládat jen na exaktně propočtených veličinách, ale i na veličinách odhadovaných. Vzhledem k tomu, že v daňové evidenci se sledují příjmy a výdaje související s podnikatelskou činností podnikatele zpracovává podnikatel rozpočet příjmů a výdajů. 24 LANDA, M. Organizace účetních agend ve firmě. 1.vydání. Praha: Management Press, s. ISBN KONEČNÁ, M. a kol. Drobné podnikání. 1.vydání. Praha: Vysoká škola ekonomická, s. ISBN KONEČNÁ, M. a kol. Drobné podnikání. 1.vydání. Praha: Vysoká škola ekonomická, s. ISBN LANDA, M. Účetnictví podniku. 1. vydání. Praha: Eurolex Bohemia, s. ISBN

42 Příjmy podle 7 zákona o daních z příjmů Příjmy podle 8 zákona o daních z příjmů Příjmy celkem Výdaje na nákup materiálu Mzdy Pojistné Provozní režie Uzávěrková úprava výdajů z toho: odpisy dlouhodobého majetku z toho: zůstatková cena prodaného dlouhodobého majetku z toho: poměrná splátka leasingové akontace Výdaje celkem Přebytek / Nedostatek Tab. 6: Rozpočet příjmů a výdajů. Upraveno podle: KRÁL, B. a kol. Manažerské účetnictví. 1. vydání. Praha: Management Press, s. ISBN Evidenční doklady Daňová evidence slouží ke stanovení základu daně podnikatelů (fyzických osob), kteří nejsou účetní jednotkou a dosud vedli jednoduché účetnictví. Daňová evidence nevymezuje povinné náležitosti evidenčního dokladu, ale přesto jejím prostřednictvím prokazují daňoví poplatníci (podnikatelé) vynaložené výdaje na dosažení příjmů z podnikání. Evidence je průkaznou tehdy, lze-li zápisy doložit odpovídajícím způsobem a je-li v souladu se skutečným stavem majetku a závazků zjištěným na konci zdaňovacího období. Evidenční doklad by tedy měl obsahovat, obdobně jako účetní doklady, alespoň tyto náležitosti: označení dokladu, obsah transakce a její účastníky, peněžní částku (informaci o ceně za jednotku a množství), datum uskutečnění transakce, datum vyhotovení dokladu (není-li shodné s datem uskutečnění transakce), podpis oprávněné osoby. Podnikatelům je ponechána volnost i pokud jde o okamžik, ke kterému se do evidence zapisujíc jednotlivé případy, až na evidenci k dílčímu základu daně podle 9 zákona o daních z pří

43 jmů, kdy poplatníci jsou povinni vést záznamy o příjmech a skutečných výdajích v časovém sledu Metody, postupy a nástroje vedení daňové evidence Způsob evidence příjmů a výdajů Zákon o daních z příjmů ani jiný právní předpis nestanoví žádná závazná pravidla pro evidenci příjmů a výdajů v rámci daňové evidence. Vycházíme-li z cíle daňové evidence, tj. zajistit zjištění základu daně z příjmů, je nutné vést zejména tyto okruhy příjmů a výdajů: a) přehled o příjmech (peněžních a nepeněžních), které jsou předmětem daně z příjmů, b) přehled o výdajích (peněžních a nepeněžních) souvisejících s příjmy, které jsou předmětem daně z příjmů. I když z 7b zákona o daních z příjmů nevyplývá povinnost řadit zápisy v evidenci v časovém sledu tak, jak vznikly, a ani není dána povinnost číselného označení jednotlivých dokladů, na základě kterých k zápisu do evidence dochází, z praktického hlediska se to doporučuje. Tento doporučovaný model evidence příjmů a výdajů vychází z požadavku dát podnikateli přehled o celkových příjmech a výdajích v hotovosti i na běžném účtu. Z praktického hlediska je také dobré zaznamenávat ve zvláštním sloupci úrokové příjmy s odkazem na 8 zákona o daních z příjmů, tj. příjmy z kapitálového majetku. Tab. 7: Doporučený vzor evidence příjmů a výdajů - podnikatel není plátce DPH. Upraveno podle: DOLE- ŽELOVÁ, M. Daňová evidence. 1. vydání. Brno: Computer Press, viii, 99 s. ISBN Způsob evidence majetku a závazků Zákon o daních z příjmů otázku způsobu a rozsahu evidence majetku a závazků rovněž neupravuje. Za hlavní důvody povinnosti vedení evidence majetku a závazků lze považovat tyto: 28 SEDLÁČEK, J. a kol. Daňová evidence podnikatelů 2005: komplexní průvodce s předpisy. 2. vydání. Praha: GRADA, s. ISBN

44 jedná se o nástroj pro prokázání určitého výdaje (např. při nákupu zásob, při uplatnění odpisů hmotného majetku), resp. i souvislosti určitého výdaje s příslušným typem příjmů, umožňuje v některých případech provést zpětnou kontrolu rozsahu vykázaných příjmů ve vztahu k vykázaným výdajům (např. u maloobchodního prodeje, při provozování hostinské činnosti atd.), poskytuje vstupní údaje pro případ přechodu na účetnictví nebo na uplatnění výdajů procentem z příjmů; v těchto situacích pak hodnoty majetku a závazků představují hodnoty zvyšující nebo snižující základ daně v příslušném zdaňovacím období. Při koncipování rozsahu a způsobu evidence majetku a závazků je nutné vzít v úvahu i informační potřeby samotného podnikatele, a to jak při běžném řízení firmy (např. při sledování úhrad pohledávek a závazků), tak i při mimořádných situacích v souvislosti s ochranou majetku, vymáháním neuhrazených pohledávek atd Evidence pohledávek Evidence pohledávek slouží k zachycení pohledávek podnikatele vůči jiným subjektům. Považujeme ji za jeden z velice důležitých a praktických nástrojů pro sledování dosud neuhrazených pohledávek. V knize pohledávek se doporučuje provádět zápisy v okamžiku uskutečnění daného případu (v době vzniku, změně nebo zániku pohledávky), jen tak získá podnikatel ucelený a prakticky využitelný přehled od dosud neuhrazených pohledávkách. Tab. 8: Doporučený vzor knihy pohledávek. Upraveno podle: DOLEŽELOVÁ, M. Daňová evidence. 1. vydání. Brno: Computer Press, viii, 99 s. ISBN Evidence závazků Evidence závazků slouží k evidenci závazků poplatníka vůči jiným subjektům. U této evidence je zcela na rozhodnutí poplatníka, zda bude evidovat odděleně závazky za jednotlivými dodavateli, zvlášť závazky za státem, finančním úřadem atd. Průběžným a soustavným evido- 29 LANDA, M. Daňová evidence z pohledu podnikatele. Poradce č. 5, roč. 2004, ISSN

45 váním závazků se podnikatelé vyhnou problémům s dodavateli a svou dluhovou stránku budou mít vždy pod kontrolou. Tab. 9: Doporučený vzor knihy závazků. Upraveno podle: DOLEŽELOVÁ, M. Daňová evidence. 1. vydání. Brno: Computer Press, viii, 99 s. ISBN Evidence hmotného a nehmotného majetku Pro evidenci dlouhodobého majetku je vhodné zavést ihned po jeho získání tzv. evidenční kartu dlouhodobého majetku. Neprodleně musíme také tomuto majetku stanovit odpisový plán, tj. zařadit jej do příslušné odpisové skupiny a rozhodnout se pro zrychlený nebo rovnoměrný způsob odpisování. Evidenční karta nám přehlednou a jasnou formou zachytí všechny podstatné náležitosti, které k tomuto majetku potřebujeme znát, a to bez toho, že bychom je, v případě potřeby, pracně vyhledávali z prvotních dokladů. Nahlédnutím do evidenční karty jsme schopni zjistit reálnou hodnotu zůstatkové ceny majetku a stávající míru oprávek. Tab. 10: Doporučený vzor evidence dlouhodobého majetku. Upraveno podle: DOLEŽELOVÁ, M. Daňová evidence. 1. vydání. Brno: Computer Press, viii, 99 s. ISBN Zjištění skutečného stavu majetku a závazků Podle 7b zákona o daních z příjmů provede poplatník daně z příjmů zjištění skutečného stavu zásob, hmotného majetku, pohledávek a závazků k poslednímu dni zdaňovacího období a o tomto zjištění provede zápis. Zjišťování skutečného stavu vybraných složek majetku a závazků má zejména vztah k úpravám základu daně z příjmů při přechodu z vedení daňové evidence na vedení účetnictví nebo na uplatňování výdajů procentem z příjmů

46 3.9 Vnější uživatelé informačního systému daňové evidence Vnějšími uživateli informačního systému daňové evidence mohou být v případě samostatného podnikatele například stát nebo banka. Státem rozumíme státní úřady například finanční úřad nebo Správa sociálního zabezpečení. Banka je uživatelem informací v případě, že podnikatel žádá nebo již získal bankovní úvěr. Na základě informací z daňové evidence banka posuzuje finanční situaci podnikatele a rozhoduje o poskytnutí úvěru. Daňová evidence poskytuje těmto uživatelů souhrnné informace o činnosti podnikatele, o jeho majetku a závazcích a příjmech a výdajích a výsledku hospodaření v minulých letech. Spolehlivost informací je zajištěna tím, že systém daňové evidence je veden v souladu s platnou právní úpravou Vnitřní uživatelé informačního systému daňové evidence Vnitřním uživatelem podniku je management podniku (případně pouze samostatný podnikatel, který řídí firmu). Ten využívá informace potřebné pro operativní řízení firmy. V rámci tohoto řízení sleduje tyto tři oblasti 30 : zajištění stavu likvidních prostředků (zajištění likvidity), ziskovost firmy a vytvoření finančních rezerv pro budoucnost, zajištění finanční stability. Předpokladem existence podniku je zachování platební schopnosti a proto veškerá rozhodnutí musí být zvážena s ohledem na jejich účinek na likviditu. Zajištění ziskovosti firmy a vytvoření rezerv pro budoucnost má vliv na životaschopnost podniku na inovace a rozvoj firmy. Nedostatečná tvorba zisku naopak negativně působí na samostatnost podniku a na tvorbu hodnoty pro vlastníka. Zajištění finanční stability představuje zajištění přiměřeného vztahu mezi vlastním a cizím kapitálem, které umožňuje překonávat krizové situace a také udržet samostatnost podniku. 30 Upraveno podle: ESCHENBACH, R. a kol. Controlling. 2. vydání. Praha: ASPI Publishing, s. ISBN

47 4 DAŇOVÁ EVIDENCE VEDENÁ S VYUŽITÍM VÝPOČETNÍ TECHNIKY Daňovou evidenci podnikatele lze vést 31 buď v písemné podobě nebo s pomocí výpočetní techniky (v dnešní i v budoucí době je to převažující technika vedení daňové evidence). Mezi základní výhody vedení daňové evidence s využitím výpočetní techniky lze uvést zejména: odstranění rutinních prací vedoucích často k chybám (viz např. přenos údajů z dokladů do peněžního deníku, knihy pohledávek a závazků), rychlost a dostupnost informací z různých hledisek možnost získání různých informací podporujících kvalitu řízení firmy. V současné době není problém vybrat si ze značně široké nabídky různých typů softwarů od různých dodavatelů. Pro podnikatele ale může být problém vybrat si z široké nabídky takový software, který bude vyhovovat jeho potřebám a bude obsahovat všechny podnikatelem požadované funkce. Zároveň podnikatelé při výběru softwaru berou v úvahu jeho uživatelskou náročnost a samozřejmě i cenu. 4.1 Obecné požadavky na ekonomický software Předmětem této kapitoly je stanovení obecných požadavků na ekonomický software, ze kterých vychází stanovení konkrétních kritérií pro výběr ekonomického softwaru. Mezi obecné požadavky na ekonomický software můžeme zařadit tyto 32 : 1. podle zákona o daních z příjmů je zdaňovacím obdobím pro daň z příjmů kalendářní rok. Mezi obecné požadavky na ekonomický software patří možnost opakované závěrky aktuálního období a možnost přepínat mezi jednotlivými obdobími. 2. dalším obecným požadavkem je možnost evidovat podle potřeby do kteréhokoliv měsíčního období v průběhu kalendářního roku (i nyní ještě existují ekonomické programy, které vyžadují nejprve uzavření určitého měsíce a teprve poté je možné evidovat další doklady do dalšího měsíčního období), 31 LANDA, M. Účetnictví podniku. 1. vydání. Praha: Eurolex Bohemia, s. ISBN LANDA, M. Účetnictví podniku. 1. vydání. Praha: Eurolex Bohemia, s. ISBN

48 3. požadavek vedení majetku a závazků v české a cizí měně: ekonomický software by měl nejen zvládnout vedení příslušných složek majetku a závazků v české a cizí měně, ale měl by rovněž obsahovat podporu pro výpočet a zaúčtování kursových rozdílů, 4. požadavek podpory různých typů oceňování majetku a závazků, zejména pak podpory při volbě metody oceňování stejného druhu majetku pořizovaného za různé ceny: ekonomický software by měl zvládat možnost použití všech druhů oceňování, které přichází v úvahu podle zákona o daních z příjmů, 5. možnost evidovat doklady do dvou zdaňovacích období; jde zejména o období od ledna do března, kdy staré období ještě není definitivně uzavřeno a současně je nutné průběžně evidovat doklady v novém období, 6. velmi žádoucím požadavkem je, aby daný software obsahoval tzv. generátor sestav, tj. funkci umožňující uživateli definovat si i sestavy (podle vlastních kritérií), které standardně nejsou v programu obsaženy, 7. požadavek možnosti exportovat (pokud možno všechny) údaje do externího datového souboru: v praxi se velmi osvědčuje, aby uživatel měl možnost exportovat a následně zpracovat vybrané datové údaje (peněžní deník, kniha pohledávek a závazků); ideální případ je, když je tento export možné provést volitelně alespoň do tří typů formátu: do programu MS Excel, formátu HTML nebo textového formátu, 8. požadavek servisní podpory systému ze strany dodavatele: samozřejmostí by měla být poradenská a servisní podpora (včetně hotline podpory). 4.2 Vztah mezi potřebami podnikatele a nabízenými funkcemi Před samotným pořízením softwaru je nutné porovnat nabízené funkce softwaru s potřebami podnikatele. Vzhledem k tomu, že důvodem zavádění výpočetní techniky je racionalizace a zefektivnění příslušných činností, je nutné posuzovat vyváženost mezi svobodou uživatele a jeho vázaností na nastavení různých typů číselníků a parametrů. V procesu výběru ekonomického systému se proto osvědčuje vyžádat si od dodavatelů i demoverzi jejich systémů, na které je možné si vyzkoušet celkovou funkčnost a další vlastnosti softwaru. Obvyklá skladba ekonomického systému pro vedení daňové evidence je následující:

49 pokladna, banka, faktury přijaté, faktury vydané, evidence dlouhodobého majetku, mzdová evidence. Ideální je vybrat si modulární ekonomický systém, u kterého je možné si doobjednat některý modul v případě jeho potřeby. Často se činnost podnikatelů rozšiřuje více, než na začátku své činnosti předpokládali a proto je nutné přizpůsobit tomuto rozšiřování i systém daňové evidence. Někteří dodavatelé nabízí své systémy v několika variantách od nejjednodušší až po nejsložitější, takže příslušný systém pak může s danou firmou růst 33. Ekonomický software slouží podnikateli nejen k zaznamenávání dokladů do daňové evidence, ale plní také funkci informační. Od ekonomického systému se vyžaduje, aby poskytoval informace o finanční situaci podnikatele a o jeho výsledku hospodaření. Základním nástrojem poskytování těchto informací je peněžní deník a kniha pohledávek a závazků. Ekonomický software ale také musí umožňovat vytvoření speciálních sestav podle vlastních kritérií podnikatele. Ekonomický software plní i funkce registrační a důkazní, zejména pak ve vazbě evidenčních zápisů na prvotní doklady. 4.3 Návrh hlavních kritérií výběru softwaru pro vedení daňové evidence Před výběrem softwaru si podnikatel stanoví určitá kritéria, kterými se při výběru a následném nákupu softwaru bude řídit. Tyto kritéria odráží potřeby podnikatele a jeho požadavky na ekonomický software. Při stanovení kritérií pro výběr softwaru tedy vycházíme z potřeb podnikatele a tyto potřeby porovnáváme s nabízenými softwary a jejich funkcemi. Potřeby podnikatele můžeme rozdělit do třech hlavních skupin 34 a podle nich také nazýváme tři skupiny kritérií: Obecná kritéria: Standardní vedení daňové evidence + výkaznictví, 33 LANDA, M. Účetnictví podniku. 1. vydání. Praha: Eurolex Bohemia, s. ISBN BÁČA, J. a kol. Účetnictví II. 1. vydání. Praha: Bilance, s

50 Změna dat v průběhu roku, Čtení a vyhodnocení dat v průběhu roku, Možnost omezit nebo rozšířit přístupová práva, Export dat různými způsoby, Kontrolní procedury, úprava dat. Obecná kritéria vyjadřují základní požadavky podnikatele na ekonomický systém. Ne všechny ekonomické softwary tyto požadavky splňují zejména kritérium vedení daňové evidence. Také možnost omezení přístupových práv nebo export dat různými způsoby není běžná u všech ekonomických softwarů. Proto při posuzování softwarů podle obecných kritérií budou vyřazeny ty softwary, které nesplňují ani tyto základní požadavky podnikatele. Uživatelská kritéria: Třídění dat podle vnitropodnikových kritérií, Komplexnost zabezpečení těchto agend: evidence peněžních prostředků, evidence přijatých a vydaných faktur, evidence majetku, personalistika a mzdy, Automatické operace, Ruční zaevidování dokladů, Podpora párování pohledávek a závazků, Výkazy podle volitelných kritérií. Uživatelská kritéria vyjadřují konkrétní požadavky podnikatele na funkce ekonomického softwaru. Podnikatel požaduje, aby všechny jím zvolené moduly byly zahrnuty v základní verzi softwaru, aby si nemusel dokupovat i ty moduly, které v současné době ani blízké budoucnosti nevyužije. Obchodní kritéria: Zaškolení a pomoc při zavádění, Hotline, Běžná údržba, Cena. I když podnikatel má zkušenosti se zaváděním programu, součástí kritérií je i požadavek na zaškolení a pomoci při zavádění softwaru ze strany dodavatele. Je to z toho důvodu, že pod

51 nikatel očekává, že bude v budoucnosti zaměstnávat zaměstnance, kteří toto školení budou potřebovat, a při zavádění softwaru se může vyskytnout problém, se kterým bude podnikatel potřebovat pomoc. Podle požadavků podnikatele je důležitým kritériem existence Hotline a poskytování běžné údržby softwaru. Důležitým kritériem při výběru softwaru je také cena. Cena sice vždy nemusí odrážet kvalitu softwaru (existují drahé, ale méně kvalitní softwary a naopak levné a kvalitní softwary), ale je důležitým kritériem při ekonomickém rozhodování. 5 POSTUPOVÉ KROKY PŘI ZAVÁDĚNÍ VÝPOČETNÍ TECHNIKY Předmětem této části práce je rámcový popis hlavních etap procesu zavedení daňové evidence, která bude vedena s pomocí výpočetní techniky. Tento proces zahrnuje tři následující etapy 35 : 1. etapa Výběr softwaru a příprava na jeho zavedení: výběr typu softwaru a jeho dodavatele, výběr definitivní konfigurace systému, revize stávajícího hardwaru, jeho případná modernizace či pořízení nového, archivace stávajících ekonomických dat, proškolení klíčových uživatelů systému. 2. etapa Zavádění softwaru: instalace a předání ekonomického systému, nastavení systémových a základních parametrů, nastavení jednotlivých dílčích číselníků u jednotlivých modulů, případná konverze původních dat. 3. etapa Realizace rutinního provozu: nastavení přístupových práv, zahájení ověřovacího provozu s aktuálními daty, realizace rutinního provozu, 35 LANDA, M. Účetnictví podniku. 1. vyd. Praha: Eurolex Bohemia, s. ISBN

52 analýza poznatků a zkušeností s provozem jednotlivých modulů a systému jako celku, řešení případných reklamací a problémů, zpracování ekonomické dokumentace. Předmětem 1. etapy je realizace zejména koncepčních a přípravných prací pro uvedení ekonomického systému do provozu. V této fázi podnikatel definuje požadavky na ekonomický software a na jejich základě vytváří kritéria, podle kterých bude výběr ekonomického software proveden. Tyto kritéria odpovídají tomu, co je předmětem činnosti podnikatele, jak velká je jeho firma, zda podnikatel vede účetnictví nebo daňovou evidenci, jaká je četnost jeho ekonomických záznamů, jaké jsou jeho informační požadavky atd. V rámci 1. etapy zavádění ekonomického softwaru se dále podnikatel s definitivní platností rozhodne, jaký ekonomický systém si pořídí a sám nebo s pomocí odborníka posoudí, zda jeho hardwarové vybavení je dostatečné pro vybraný ekonomický systém. Pokud není, musí podnikatel počítat s další investicí do nového hardwarového vybavení. V rámci 1. etapy také probíhá proškolení zaměstnanců, kteří budou s ekonomickým systémem pracovat. I když je většina systémů snadno ovladatelná, je nutné zajistit všem uživatelům alespoň základní školení. Předejde se tak základním chybám, ke kterým by mohlo docházet a podnikatel tak ušetří alespoň část nákladů na poradenské služby dodavatele softwaru. V rámci 2. etapy se provádí instalace a zprovoznění ekonomického systému. Instalaci a předání ekonomického systému větší firmě většinou provádí dodavatel softwaru. Při zavádění ekonomického systému menším podnikatelům poskytuje softwarová firma pouze nezbytné školení a poradenství a podnikatel si instaluje program sám podle návodu. Před započetím evidování dokladů do systému je nutné nastavit si číselníky a další parametry u jednotlivých modulů. Například před začátkem evidování pokladních dokladů a bankovních výpisů je nutné nastavit číslo a název pokladny a bankovního účtu. Pro ulehčení rutinní práce je dobré si nastavit číselníky standardních operací u příslušných modulů. Při tvorbě číselníků lze vycházet z minulých zkušeností a proto je možné předvídat většinu možných příjmů a výdajů. Pokud se ekonomický systém zavádí ve firmě, která již několik let existuje nebo se zavádí v průběhu roku, je zpravidla nutné před zahájením plného provozu provést konverzi původních dat, tj. převod stávajících záznamů do nově pořízeného systému. Z hlediska efektivity je ale nutné zvážit, která z těchto dat se budou převádět a která zůstanou k dispozici mimo nový systém. Při zavádění zpracování ekonomické agendy je také nutné myslet na nutnost archivace prvotních ekonomických záznamů

53 Náplní 3. etapy je již realizace rutinního provozu, kdy se evidují běžné prvotní záznamy. Je samozřejmé, že ze začátku rutinního provozu se vyskytnou nedostatky nebo se objeví chybné nastavení systému. Tyto chyby by měly být co nejdříve odstraněny, aby se v budoucnosti již nevyskytovaly a nepůsobily problémy. Je nutné aby nově pořízený ekonomický systém plnil bezchybně všechny požadavky, které na něj budou kladeny. Vzhledem k tomu, že si podnikatel zvolil takový software, který vyhovoval jeho stanoveným požadavkům (podle popisu softwaru a informací softwarové firmy), je nutné aby těmto požadavkům vyhovoval i v reálném provozu. Na začátku rutinního provozu je dobré provést analýzu poznatků a zkušeností s tímto softwarem. Tato analýza pomůže podnikateli odstranit případné nedostatky a usnadní tak práci v budoucnosti

54 PRAKTICKÁ ČÁST 6 IDENTIFIKACE PODNIKATELE 6.1 Základní informace Mgr. Jan Novák podniká podle zvláštního právního předpisu a provozuje advokátní praxi. Začal podnikat od a jeho činnost je upravena zákonem č. 209/1990 Sb. o komerčních právnících a právní pomoci jimi poskytované. Daňovou evidenci vede podle zákona o daních z příjmů a jejím předmětem jsou podle 7 příjmy z podnikání a jiné samostatné výdělečné činnosti. Pan Novák má i ekonomické vzdělání, proto si chce vést ekonomickou agendu sám, ale potřebuje pomoci s výběrem a zavedením kompletního ekonomického systému, který by splňoval všechny jeho požadavky. Protože pan Novák do budoucna počítá s rozšířením své činnosti, zavádí si komplexní ekonomický software, aby v budoucnosti nemusel řešit otázku přechodu z ručního vedení daňové evidence na vedení daňové evidence pomocí softwaru. Zároveň potřebuje pomoci s jeho výběrem a prvotním nastavením všech parametrů. O vedení daňové evidence jinou osobou (účetní firmou) prozatím nemá zájem. 6.2 Majetková a kapitálová struktura podniku při zahájení podnikání Na začátku podnikání vložil do svého obchodního majetku tyto položky: mobilní telefon Siemens S Kč osobní počítač Kč software Microsoft Office Kč peněžní prostředky vložené do banky Kč peněžní prostředky vložené do pokladny Kč Majetkovou a kapitálovou strukturu lze zobrazit pomocí přehledu o majetku a závazcích (tab. č. 11), jejíž součástí je i výpočet vlastního jmění na počátku podnikání podle rovnice 36 : Vlastní jmění = Majetek Závazky. 36 Jedná se o obdobu výpočtu položky Vlastní kapitál podle standardní bilanční rovnice, používané v podmínkách účetnictví

55 Majetek Hodnota Dlouhodobý hmotný majetek 0,- Dlouhodobý nehmotný majetek 0,- Peněžní prostředky v hotovosti 5 240,- Peněžní prostředky na bankovních účtech ,- Cenné papíry a peněžní vklady 0,- Zásoby 0,- Pohledávky (bez půjček) 0,- Úvěry a půjčky (poskytnuté) 0,- Aktivní opravná položka 0,- Majetek celkem ,- Závazky Závazky (bez úvěrů a půjček) 0,- Úvěry a půjčky (přijaté) 0,- Pasivní opravná položka 0,- Rezervy 0,- Závazky celkem 0,- Rozdíl vlastní jmění ,- Tab. 11: Výkaz o majetku a závazcích. Vlastní tvorba 6.3 Hlavní typy obchodních operací příjmů a výdajů Advokát Jan Novák poskytuje služby v oblasti advokacie. Hlavními typy obchodních operací, které přinášejí příjmy jsou tyto: příjmy ze zastupování v obchodních sporech, příjmy z poradenské činnosti, příjmy za služby spojené se sestavením obchodních smluv, a další. I když jde v podstatě o poskytování služeb, podnikatel musí znát strukturu své činnosti a velikost příjmů, které mu jednotlivé druhy poskytovaných služeb přinášejí. To mu v budoucnosti umožní lépe řídit svou činnost a velikost svých příjmů. Tím, že se zaměří na ty činnosti, které jsou pro něj nejvýhodnější, může v budoucnosti dosahovat větších příjmů nebo rozšířit svou činnost. Pro zajištění chodu advokátní kanceláře je nutná celá řada režijních dodávek. Mezi hlavní typy obchodních operací, které znamenají pro podnikatele výdaje patří zejména tyto:

56 nájem kancelářských prostor, telefonní poplatky a náklady s připojením na internet, náklady spojené s provozem služebního automobilu, platby pojistného na sociální zabezpečení a pojistného na zdravotní pojištění, nákup kancelářských potřeb, nákup odborné literatury a pořízení elektronické verze rejstříku právních předpisů, výdaje na osobní potřebu. I samostatný podnikatel musí neustále kontrolovat velikost svých výdajů a platební schopnost. Proto potřebuje mít přehled o jednotlivých typech svých výdajů a o závazcích, které jsou splatné v nejbližším časovém období. K tomu slouží souhrnné sestavy peněžního deníku a kniha závazků. Naopak v knize pohledávek může podnikatel sledovat, které pohledávky budou v nejbližší budoucnosti uhrazeny. Obr. 6: Hlavní příjmy a výdaje podnikatele. Vlastní tvorba

57 Toto schéma znázorňuje předpokládané příjmy a výdaje podnikatele. Před prvním evidováním do modulu pokladna, banka, přijaté faktury a vydané faktury je nutné nastavit číselník v každém modulu. Tyto číselníky jsou nastaveny podle těchto předpokládaných příjmů a výdajů. 6.4 Identifikace informačních potřeb vzhledem k ekonomickému řízení Systém daňové evidence podává informace nejen pro sestavení daňového přiznání, ale i pro vnitřní ekonomické řízení. Hlavní tři oblasti, které podnikatel sleduje v rámci operativního řízení jsou popsány v kapitole 3.10 teoretické části. V této kapitole uvádím konkrétní typy informací, které podnikatel potřebuje pro operativní řízení v jednotlivých oblastech: skutečný stav a vývoj příjmů a výdajů, výsledek hospodaření k určitému časovému období, pohyby a zůstatek na bankovním účtu a v pokladně k určitému časovému období, stav pohledávek a závazků a údaje o jejich splatnosti, stav dlouhodobého nebo dlouhodobého drobného majetku, odpisový plán majetku, který se odpisuje. Pro operativní řízení firmy je důležitá možnost třídění ekonomických informací podle kritérií, které si zvolí podnikatel (například možnost třídit příjmy a výdaje podle jednotlivých zakázek, se kterými souvisejí). Velký význam má sledování výše a druhu příjmů a výdajů v průběhu roku. To umožňuje operativně řešit případné problémy s nedostatečnou likviditou nebo naopak investovat nadbytečné peněžní prostředky do rozvoje firmy nebo do případných investičních příležitostí. 7 POSTUPOVÉ KROKY PŘI ZAVÁDĚNÍ VÝPOČETNÍ TECHNIKY Vzhledem k tomu, že předmětem této praktické části práce je zavedení ekonomického systému u začínajícího podnikatele, je jejím předmětem zjednodušený postup, který zahrnuje tyto kroky:

58 1. etapa výběr softwaru a příprava na jeho zavedení, 2. etapa zavádění softwaru, 3. etapa rutinní provoz. Výběr softwaru se uskuteční podle stanovených kritérií. Ty odpovídají požadavkům podnikatele na ekonomický software. Výsledkem analýzy vybraných 4 softwarů je výběr jednoho softwaru, který bude sloužit pro vedení daňové evidence. V rámci etapy zavádění softwaru se provede instalace softwaru podle pokynů dodavatele. Dalším krokem je nastavení systémových a základních parametrů. Tím se rozumí počáteční nastavení firmy při jejím založení v softwaru a nastavení číselníků pro jednotlivé agendy. Předmětem třetí etapy je rutinní provoz. V této práci simuluje rutinní provoz Souhrnný příklad, který ukazuje hlavní typy příjmů a výdajů podnikatele a jejich evidování do ekonomického systému ETAPA VÝBĚR SOFTWARU A PŘÍPRAVA NA JEHO ZAVEDENÍ Jak bylo uvedeno v závěru teoretické části, v současné době je na trhu dostupná celá řada ekonomických softwarů pro vedení účetnictví a ekonomické agendy, resp. daňové evidence, které se liší rozsahem agend, způsobem práce a samozřejmě i cenou. Z tohoto množství softwarů byly pro podrobnější testování vybrány 4 typy, které splňovaly tyto základní výběrová kritéria: komplexnost ekonomických agend jednalo se o požadavek, aby příslušný systém umožňoval zpracování všech základních ekonomických agend, možnost případného přechodu na vedení účetnictví s pomocí software stejného dodavatele, dlouhodobé působení dodavatele na trhu s ekonomickými systémy

59 8.1 Popis 4 vybraných ekonomických softwarů Money S3 Lite Money S3 Lite základní charakteristiky Název programu Money S3, verze Lite Výrobce CÍGLER SOFTWARE, a.s., Brno, Moduly Peněžní deník, Banka, Pokladna, Závazky, Pohledávky, Mzdy, Sklad, Kniha jízd Podpůrné funkce Předkontace (nastavení operací), editor tiskových sestav, export a import dat, uzávěrkové operace, homebanking Cena Kč včetně DPH Tab. 12: Money S3 Lite - základní charakteristiky. Vlastní tvorba Ekonomický systém Money S3 nabízí různé varianty kompletů, podle toho, o jaké moduly má zákazník zájem. Na webových stránkách si může zájemce vybrat ty moduly, které mu vyhovují a podle toho systém nabídne ty komplety, které by byly pro nás nejvhodnější. Systém pro daňovou evidenci obsahuje 5 kompletů, které se liší svou náročností a cenou. Pro začínajícího podnikatele, který nezaměstnává žádné zaměstnance, je dle mého názoru z nabídky Money S3 nejvhodnější komplet Lite, který stojí cca Kč včetně DPH. Tento komplet je určený pro malé firmy s omezeným počtem dokladů. První rok po zakoupení kompletu Lite poskytuje výrobce aktualizaci zdarma, v dalších letech si ji uživatel musí koupit za Kč včetně DPH Pohoda Lite Pohoda Lite základní charakteristiky Název programu Pohoda Lite Výrobce Stormware s.r.o., pobočka Brno, Moduly Daňová evidence, Objednávky, Fakturace, Adresář, Majetek, Kniha jízd Podpůrné funkce Automatické operace, šablony, tiskový sestavy, export a import dat, uzávěrkové operace Cena včetně DPH Tab. 13: Pohoda Lite základní charakteristiky. Vlastní tvorba Ekonomický systém POHODA je k dispozici v několika obsahově i cenově různých variantách. Dle mého názoru je pro začínajícího podnikatele nejvhodnější varianta Pohoda Lite, jejíž cena je Kč včetně DPH. Tato varianta umožňuje vést daňovou evidenci včetně souvisejících agend. V každé agendě je současně k dispozici seznam všech záznamů v tabulce a detail aktuálního záznamu ve formuláři. Funkce Uživatelské nastavení slouží k tomu, aby si každý uživatel mohl upravit program tak, aby se většina polí formulářů různých agend při založení dokladu automaticky vyplnila nejčastěji používanými hodnotami. Pro další urychlení

60 zápisu si lze vytvořit vzory nejčastěji používaných typových dokladů, tzv. šablony. Pohoda Lite obsahuje asi 500 hotových tiskových sestav různých typů: doklady, tiskopisy, soupisy a grafy, analytické přehledy a kontrolní sestavy, včetně možnosti tisku na obálky, archy samolepících štítků a výstupu na pokladní tiskárny. Některé důležité sestavy jsou k dispozici i ve formátu HTML. Tiskové sestavy lze přímo exportovat do formátu MS Excel pro další zpracování obsažených dat. Výrobce softwaru poskytuje registrovaným uživatelům automatický přísun všech legislativních a funkčních aktualizací systému, informací a poskytování služeb technické podpory. Uživatelé mohou kontaktovat pracovníky zákaznické podpory buď telefonicky, em nebo faxem Ekonomický systém STEREO Stereo základní charakteristiky Název programu STEREO Standard Výrobce KASTNER software s.r.o., Kostelec na Hané, Moduly Daňová evidence, Personalistika a mzdy, Majetek, Odbyt, Plánovací kalendář Podpůrné funkce Automatické operace, export a import dat, uzávěrkové operace, možnost úpravy tiskových sestav Cena Kč včetně DPH Tab. 14: Stereo základní charakteristiky. Vlastní tvorba Ekonomický software STEREO je program pro malé a střední firmy. Jeho hlavními vlastnostmi jsou jednoduché zadávání dat, přehledné formuláře, pohodlná práce s připravenými i vlastními sestavami. Podle zakoupené licence umožňuje vést daňovou evidenci fyzické osoby s mnoha dalšími funkcemi potřebnými pro sledování ekonomiky firmy. Výrobce softwaru poskytuje zdarma uživatelům technickou podporu telefonicky, em, faxem a poštou. Pro začínajícího podnikatele, který nemá žádné zaměstnance je podle mého názoru nejvhodnější varianta STEREO Standard. Ekonomický systém STEREO Standard umožňuje export tiskových sestav pouze ve formátu XML, což je pro běžné uživatele nedostačující

61 8.1.4 Ekonomický systém KelWin Start KelWin Start základní charakteristiky Název programu KelWin Start Výrobce KELOC SC s.r.o., Brno Moduly Daňová evidence, Přijaté faktury, Vydané faktury, Banka, Pokladna, Personalistika a mzdy, Kniha jízd, Majetek Podpůrné funkce Možnost editace tiskových sestav, automatické operace, práce ve více modulech najednou, uzávěrkové operace Cena Kč včetně DPH Tab. 15: KelWin základní charakteristiky. Vlastní tvorba Z nabídky softwaru KelWin je pro začínajícího podnikatele nejvhodnější verze Start. Přesto, že jde o základní verzi je nabízena jako komplet všech modulů. Systém Start umožňuje vedení kompletní ekonomické agendy podnikatele, ale je omezen počtem evidovaných dokladů (ale toto omezení je dle mého názoru naprosto dostačující). Základem práce s moduly je práce s knihami dokladů, pro uživatele je velmi výhodná možnost exportu dat do Excelu a tvorba grafů a tabulek. Veškeré tiskové sestavy lze exportovat do programu MS Excel a do dalších formátů a je možné je upravovat podle požadavků podnikatele. Software má jednoduchou grafickou úpravu, která usnadňuje orientaci v jednotlivých modulech. Zároveň využívá symboly zavedené v programech Microsoft Office, takže začínající uživatelé nepotřebují dlouhé časové období pro zorientování v programu. 8.2 Analýza softwarů podle jednotlivých kritérií Předmětem této kapitoly je vyhodnocení kritérií stanovených v kapitole 4.3 teoretické části. U každého kritéria je vyhodnoceno, jestli bylo splněno a u kterého softwaru. Obecná kritéria Standardní vedení daňové evidence + výkaznictví Toto kritérium je splněno u všech analyzovaných ekonomických programů. Jde o základní kritérium pro zařazení mezi zkoumané programy. Změna dat v průběhu roku Funkce Změna dat v průběhu roku je velmi důležitá. Některé programy po uzavření měsíce nedovolují zápis dalších dokladů nebo událostí. V praxi ale často dochází k situacím, kdy je potřeba doevidovat doklady, na které se zapomnělo nebo byly např. omylem založeny do jiných složek. Všechny analyzované programy tuto funkci mají a lze v nich kdykoliv doevidovat doklady s jakýmkoliv datem

62 Čtení a vyhodnocení dat v průběhu roku Tato funkce dovoluje podnikatelům sledovat vývoj podnikatelské činnosti v průběhu roku a pomocí získaných dat řídit svou činnost. Patří mezi základní požadavky na kvalitní ekonomický software a proto ji obsahují všechny porovnávané softwary. Možnost omezit nebo rozšířit přístupová práva Funkci omezení nebo rozšíření přístupových práv využijí zejména ti podnikatelé, kteří mají zaměstnance. Tito zaměstnanci sice mohou pracovat v systému daňové evidence, ale pouze v určitých modulech a nemají přístup ke všem funkcím systému. Export dat různými způsoby Všechny analyzované softwary umožňují výstup dat ve formátu XML a export dat do Excelu. V systému KelWin je možné exportovat data nejen do těchto formátu, ale také do Wordu, PDF a HTML. Dle mého názoru jsou tyto formáty daleko více využívané než formát XML. Kontrolní procedury, úprava dat Ve všech porovnávaných softwarech si uživatelé mohou vybrat z množství přednastavených sestav, které usnadňují kontrolu průběhu podnikatelské činnosti. Tyto sestavy si mohou podnikatelé upravit do vlastního formátu a také si vytvořit vlastní sestavy podle libovolných kritérií. Uživatelská kritéria Třídění dat podle vnitropodnikových kritérií Tento požadavek je také splněn u všech testovaných ekonomických programů. Třídění dat podle vnitropodnikových kritérií patří mezi základní požadavky na moderní ekonomické systémy a v praxi se realizují možností přiřadit operace k zakázce, akci (typu činnosti) nebo středisku. Komplexnost zabezpečení těchto agend: evidence peněžních prostředků, evidence přijatých a vydaných faktur, evidence majetku, personalistika a mzdy Podnikatel požadoval, aby tyto vybrané moduly obsahovaly všechny softwary v základní verzi. Toto kritérium není splněno u softwaru Pohoda Lite, který neobsahuje modul Personalistika a mzdy v základní verzi. Automatické operace Všechny srovnávané programy mají funkci, pomocí které si mohou vytvořit automatické operace. Jde o evidování dokladů, které se pravidelně opakují a mění se pouze datum splatnosti a případně částka

63 Ruční zaevidování dokladů Ruční zadávání dokladů patří mezi základní funkce každého ekonomického softwaru a proto ji obsahují všechny testované produkty. Pro některé operace nejsou vhodné automatické operace protože se již neopakují nebo jen velmi zřídka. Podpora párování pohledávek a závazků Funkci párování pohledávek a závazků také obsahují všechny testované programy. Tato funkce výrazně usnadňuje práci při dohledávání faktur k platbám. Výkazy podle volitelných kritérií V průběhu své činnosti si podnikatelé často potřebují nastavit výkazy podle vlastních kritérií. Tento požadavek je splněn u všech analyzovaných softwarů. Dle mého názoru můžeme tuto funkci zařadit mezi základní požadavky na ekonomický software. Obchodní kritéria Zaškolení a pomoc při zavádění Výrobce ekonomického systému Pohoda nabízí zaškolení začínajících uživatelů za 2 237,- Kč včetně DPH. Výrobce softwaru KelWin nabízí školení ve své kanceláři (600,- Kč/hod.) nebo u zákazníka (700,- Kč/hod.). Ukázková prezentace je zdarma. Výrobce Money S3 Lite nabízí školení pro začátečníky za 1 189,- Kč v Brně a v Praze, na kterém začínající uživatelé získají základní dovedností práce s programem. Výrobce ekonomického softwaru STEREO školení nenabízí. Hotline Všichni výrobci analyzovaných softwarů uvádějí telefonickou linku, na kterou je možné volat každý pracovní den. V případě potřeby vyřeší problém zákazníka faxem nebo telefonicky další pracovní den. Běžná údržba Všichni výrobci nabízí servis zákazníkům v různých formách (fax, internetové spojení, telefon, osobní návštěva servisního pracovníka). Také všichni výrobci nabízí aktualizace softwaru (právní změny). Aktualizace Money S3 Lite je v prvním roce od zakoupení zdarma, v dalších letech pak stojí 1 178,- Kč včetně DPH. Výrobce ekonomického softwaru STEREO a výrobce softwaru KelWin a výrobce softwaru Pohoda Lite nabízí aktualizaci zdarma

64 8.3 Vyhodnocení a konečný výběr ekonomického softwaru Výsledky vyhodnocení jednotlivých kritérií jsou uvedeny v dále uvedené tabulce 16; informace o jednotlivých programech byly čerpány z webových stránek výrobců hodnocených systémů. Money S3Lite Pohoda Lite KelWin Start STEREO Obecná kritéria Standardní vedení daňové evidence + výkaznictví X X X X Změna dat v průběhu roku X X X X Čtení a vyhodnocení dat v průběhu roku X X X X Možnost omezit nebo rozšířit přístupová práva X - X - Export dat různými způsoby X X X X Kontrolní procedury, úprava dat X X X X Uživatelská kritéria Třídění dat podle vnitropodnikových kritérií X X X X Komplexnost X - X X Automatické operace X X X X Ruční zaevidování dokladů X X X X Podpora párování pohledávek a závazků X X X X Výkazy podle volitelných kritérií X X X X Obchodní kritéria Zaškolení a pomoc při zavádění X X X X Hotline X X X X Běžná údržba X X X X Cena 4700,- 4736,- 1178,- 2368,- Tab. 16: Vyhodnocení kritérií pro jednotlivé ekonomické programy. Vlastní tvorba Vysvětlivky: X kritérium splněno - kritérium nesplněno. Základní kritéria pro vedení daňové evidence byla splněna u všech softwarů, liší se pouze v malém množství kritérií a ceně. Proto mohu doporučit pro vedení daňové evidence všechny analyzované softwary. Přestože zvolená kritéria pro výběr vhodného softwaru byla splněna téměř u všech softwarů, vzorový příklad je evidován do ekonomického softwaru KelWin, protože s ním má autorka nejvíce zkušeností

65 9 2. ETAPA ZAVÁDĚNÍ SOFTWARU Druhá etapa procesu zavedení daňové evidence u podnikatele zahrnuje tři klíčové body, a to instalaci vybraného software, nastavení systémových a základních parametrů a nastavení jednotlivých dílčích číselníků u modulů. 9.1 Instalace systému KelWin Pro instalaci systému KelWin poskytuje výrobce uživatelskou podporu, s jejíž pomocí tento dílčí proces zvládne i uživatel s průměrnými znalostmi instalace programů v prostředí MS Windows s tím, že v případě potřeby lze využít možnost konzultace s pracovníky softwarové firmy. Samotná instalace probíhá s podporou instalačního programu v následujících krocích: vložení instalačního CD do mechaniky a vyčkání zobrazení úvodního okna (CD je samospouštěcí), Obr. 7: Úvodní okno pro instalaci CD s ekonomickým programem KelWin instalace se spustí pomocí tlačítka KelWin, systém automaticky vybere místo, kam instalovat, vytvoření ikony na ploše, která složí k rychlému spuštění programu, po stisknutí tlačítka Instalovat proběhne kompletní instalace

66 9.2 Nastavení systémových a základních parametrů Před začátkem práce v jednotlivých modulech je nutné vytvořit firmu a nastavit její parametry. Princip této operace se odvozuje od jedné z vlastností systému KelWin a tou je možnost vést v systému účetnictví, resp. daňovou evidenci pro libovolný počet subjektů. Při vytváření nové firmy nejprve zvolíme na liště Agenda položku Centrální správa. Z nabízených agend musíme zvolit Správa agend, abychom mohli založit novou firmu. V prvé řadě je potřeba nadefinovat, zda bude podnikatel účtovat v systému účetnictví nebo daňové evidence. Dále stačí jen vyplnit základní údaje o firmě (název, sídlo), nadefinovat, zda se jedná o fyzickou nebo právnickou osobu a zda je podnikatel plátce DPH. Obr. 8: Centrální správa systému KelWin Obr. 9: Vytvoření nové firmy

67 Obr. 10: Hlavní menu ekonomického systému KelWin pro firmu Mgr. Jan Novák Po provedení všech uvedených kroků je systém připraven k práci s daty konkrétně určeného subjektu a následuje nastavení parametrů pro jednotlivé agendy. 9.3 Nastavení dílčích parametrů pro jednotlivé agendy Vzhledem k předpokládaným typům obchodních operací a informačním potřebám podnikatele, které byly definovány v úvodu této praktické části práce, je předmětem dalšího popisu nastavení dílčích parametrů u následujících modulů: modul Daňová evidence jedná se o centrální agendu, ve které se projevují vstupní data z ostatních modulů, modul Pokladna a Banka prostřednictvím těchto modulů vstupují údaje do peněžního deníku a tyto údaje mají přímý vliv na výsledek hospodaření, moduly Faktury přijaté a Faktury vydané pomocí těchto modulů si podnikatel eviduje obchodní závazky a pohledávky, modul Evidence majetku je určen pro evidenci dlouhodobého nebo drobného dlouhodobého majetku Základní parametry v modulu Daňová evidence Základní parametry modulu tvoří klíčové údaje pro plnění funkcí daňové evidence, tj. podávat informace pro sestavení daňového přiznání a pro vnitřní ekonomické řízení firmy

68 A. Základní parametry pro podávání daňových informací Klíčový význam pro správnou identifikaci daňových informací má peněžní deník (viz příloha č. 1) a pro jeho sestavení je nutné definovat tyto parametry: 1. Povinné kódy peněžního deníku: pomocí kódů peněžního deníku se jednotlivé peněžní příjmy a výdaje rozdělují do následujících skupin: pohyb peněžních prostředků v hotovosti a na bankovních účtech, evidence peněžních převodů tzv. průběžné položky, příjmy a výdaje, které vstupují do dílčího základu daně z příjmů podle 7 zákona o daních z příjmů (příjmy z podnikání a z jiné samostatné výdělečné činnosti), příjmy a výdaje, které vstupují do jiných dílčích základů daně z příjmů, příjmy a výdaje, které nejsou součástí výpočtu dílčích základů daně z příjmů, 2. Pomocné datové číselníky: jejich účelem je podpora procesu evidování jednotlivých obchodních operací a informačních výstupů; základními typy těchto pomocných číselníků jsou: sborníky dokladů a číselné řady, typy daně z přidané hodnoty u plátců této daně, číselník odběratelů a dodavatelů. B. Základní parametry pro podávání ekonomických informací Základní typy daňových informací je možné pro potřeby řízení firmy rozšířit buď pomocí doplňkových kódů peněžního deníku nebo pomocí dílčího členění příjmů a výdajů podle středisek (organizační hledisko) nebo zakázek a akcí (věcné hledisko); definování doplňkových parametrů vychází opět z definování typů obchodních operací a informačních potřeb, které bylo uvedeno v úvodu praktické části: 1. Další kódy peněžního deníku: jejich účel je bližší členění některých souhrnných typů příjmů a výdajů; vzhledem k poměrně malému rozsahu typů operací pana Nováka byla tato možnost využita u kódu Provozní režie a dále jako samostatný kód peněžního deníku byl nastaven kód Leasing. 2. Věcné třídění obchodních operací: pro potřeby dílčího členění příjmů z prodeje služeb pan Novák využije věcné členění s použitím kódu Zakázky Základní parametry v modulech Pokladna a Banka Základní nastavení obou modulů je velmi podobné a zahrnuje definování těchto informací:

69 definování parametrů pro pokladnu (např. označení pokladny a počáteční zůstatek) a bankovních účtů (název účtu, číslo bankovního účtu a kód banky), standardní předkontace zde je možné definovat způsoby zaevidování standardních příjmových a výdajových operací do peněžního deníku a tyto číselníky usnadňují práci s jednotlivými doklady, doplňkové parametry, například kurzovní lístek, způsoby proplacení pohledávek a závazků Základní parametry v modulech Faktury přijaté a Faktury vydané Základní nastavení obou modulů je opět velmi podobné a zahrnuje definování těchto informací: základní nastavení modulů, zejména definování standardních informací pro faktury přijaté a vydané (např. základní dokladová řada, standardní doba splatnosti, způsob úhrady atd.), standardní předkontace zde je opět možné definovat způsoby zaevidování standardních pohledávkových a závazkových operací do knih pohledávek a závazků, doplňkové parametry, například obchodní kontakty, typy dodavatelů a odběratelů atd Základní parametry v modulu Evidence majetku Základní nastavení modulu zahrnuje definování těchto informací: definování typů a skupin majetku, které pak umožňují sledování majetku např. podle členění na hmotný a nehmotný, podle místa uložení, podle odpovědných osob atd., určení způsobu odpisování dlouhodobého majetku podle pravidel stanovených v zákoně o daních z příjmů ETAPA REALIZACE RUTINNÍHO PROVOZU Ukázkou realizace rutinního provozu je souhrnný příklad. V každém použitém modulu je zaevidováno několik položek, které demonstrují hlavní příjmy a výdaje podnikatele. Součástí souhrnného příkladu je i pořízení osobního automobilu na leasing. Tento automobil sice není předmětem daňové evidence, protože není součástí obchodního majetku podnikatele, týká se

70 ale daňového přiznání a proto je veden v doplňkové evidenci. Podobně jsou takto evidovány odpisy nebo použití automobilu, který je součástí obchodního majetku, pro soukromé účely Souhrnný příklad Pokladní operace Datum Popis operace Částka Vliv na daň z příjmů 2. 1 Kancelářské potřeby 150,- Zahrnované Nákup odborné literatury 350,- Zahrnované Nájemné kancelářských prostor 4 700,- Zahrnované Příjem depozita 5 000,- Nezahrnované Převod peněz banky ,- Nezahrnované Výplata depozita 5 000,- Nezahrnované Výdaje na osobní potřebu ,- Nezahrnované Příjem za služby 3 000,- Zahrnované Převod hotovosti z banky ,- Nezahrnované Mimořádná splátka leasingu ,- Nezahrnované Tab. 17: Položky peněžního deníku Obr. 11: Peněžní deník

71 Bankovní operace Datum Popis operace Částka Vliv na daň z příjmů Sociální pojištění - podnikatel ,- Zahrnované Zdravotní pojištění - podnikatel 8 700,- Zahrnované Příjmy za právní zastoupení ,- Zahrnované Připsaný úrok 15,- Nezahrnované Bankovní poplatky 450,- Zahrnované Příjem za právní služby ,- Zahrnované Telefonní poplatky 1 200,- Zahrnované Příjem za právní zastoupení ,- Zahrnované Převod peněz do pokladny ,- Nezahrnované Školení 1 500,- Zahrnované Nákup odborné literatury 500,- Zahrnované Připojení k internetu 2 000,- Zahrnované Příjem za právní zastoupení ,- Zahrnované Výběr hotovosti do pokladny ,- Nezahrnované Leasingová splátka 6 494,- Nezahrnované Leasingová splátka 6 494,- Nezahrnované Tab. 18: Bankovní výpisy Obr. 12: Evidence bankovních výpisů Faktury vydané (prodej služeb) Datum Popis operace Částka Vliv na daň z příjmů Právní zastoupení ,- Zahrnované Příjmy za služby ,- Zahrnované Právní zastoupení ,- Zahrnované Právní zastoupení ,- Zahrnované Příjmy za služby 6 000,- Zahrnované Tab. 19: Evidence vydaných faktur

72 Obr. 13: Evidence vydaných faktur Faktury přijaté (nákup externích dodávek) Datum Popis operace Částka Vliv na daň z příjmů Telefonní poplatky 1 200,- Zahrnované Školení 1 500,- Zahrnované Nákup odborné literatury 500,- Zahrnované Připojení k internetu 2 000,- Zahrnované Tab. 20: Evidence přijatých faktur Obr. 14: Evidence přijatých faktur Nákup automobilu na leasing Dne uzavřel pan Novák leasingovou smlouvu se společností CAC leasing. Předmětem leasingu (finančního pronájmu s následnou koupí najaté věci) je osobní automobil Škoda