FINÁLNÍ VERZE Datum

Transkript

1 Závěrečná zpráva z realizace druhé etapy prjektu Evaluace prcesů suvisejících s administrací žádstí platbu včetně návrhu patření směřujících k zvyšvání jejich efektivnsti Ministerstv průmyslu a bchdu FINÁLNÍ VERZE Datum

2 Obsah Seznam zkratek a pjmů... 4 Seznam tabulek, brázků a grafů Manažerské shrnutí Přístup k realizaci 2. fáze prjektu Wrkshpy s vybranými pracvníky Řízené phvry s vybranými pracvníky Analýza vybrané dkumentace Analýza statistických údajů z prgramu ISOP Dtazníkvé šetření Analýza dbré praxe uplatňvané u jiných peračních prgramů Návrh nvých nástrjů a redesignu vybraných prcesů Výstup implementační prjekt Detailní ppis patření blast Výběrvá řízení Detailní ppis patření blast Žádsti platbu Detailní ppis patření blast Mnitrvací návštěvy a veřejnsprávní kntrly Detailní ppis patření blast Příprava na bdbí kumulace VŘ a ŽPl Výstup implementační prjekt Detailní ppis patření blast Úprava pravidel metdickéh řízení MPO Detailní ppis patření blast Nástrj pr metdické řízení MPO Detailní ppis patření blast Ucelená databáze metdických pkynů Detailní ppis patření blast Revize metdiky měření chybvsti Výstup implementační prjekt Detailní ppis patření blast Alkace persnálních kapacit Detailní ppis patření blast Manažerský reprting

3 5.3 Detailní ppis patření blast Finanční plánvání Seznam přílh

4 Seznam zkratek a pjmů Zkratka CI Definice Czechinvest ČMZRB Českmravská záruční a rzvjvá banka, a. s. COCOF DSF EK EU FTE ICT KL MANS MF MIP MMR MPO OISF OP PI PCO PM RACI RaF RK ŘO ŘOISF SF ÚOHS VŘ VS VSK ŽPl ZŘ ZVZ Kmise pr krdinaci fndů (Cmittee f the Crdinatin f Funds) Divize strukturálních fndů Evrpská kmise Evrpská unie Full-time equivalent (Ekvivalent zaměstnance na plný pracvní úvazek) Infrmační a kmunikační technlgie Kntrlní list Manuál sekce Ministerstv financí Manuál interních pstupů Ministerstv pr místní rzvj Ministerstv průmyslu a bchdu Odbr implementace strukturálních fndů Operační prgram Pdnikání a invace Platební a certifikační rgán Prjektvý manažer Metdika stanvení dpvědnstí (Respsible Accuntable Cnsulted Infrmed) Odbr rzpčtu a financvání Reginální kancelář Czechinvest Řídicí rgán Ředitel dbru implementace strukturálních fndů Strukturální fndy Úřad pr chranu hspdářské sutěže Výběrvé řízení Variabilní symbl Veřejnsprávní kntrla Žádst platbu Změnvé řízení Vysvětlení pjmů Zákn veřejných zakázkách Prjektvý tým MPO, případně také ptimalizační tým Spjení dkazuje na zástupce ddělení řízení prjektů 61020, RNDr. Lenku Betincvu a Ing. Petra Trauškeh, kteří byli pvěřeni záštitu nad pkračváním implementace patření p sknčení splupráce s Delitte Advisry. Prjektvá skupina Skupina jmenvaná k realizaci implementačníh prjektu. Veducí prjektvé skupiny byli jmenváni vrchním ředitelem sekce fndů EU pvěřvacím dekretem. Členvé prjektvé skupiny byli přizýváni na jednání prjektvých skupin veducím skupiny. 4

5 Seznam tabulek, brázků a grafů Seznam tabulek Tabulka 1: Seznam patření včetně stavu, nárčnsti a dpvědnsti k realizaci... 8 Tabulka 2: Rámcvé cenění pžadavků na úpravy ISOP ddavatelem Tabulka 3: Celkvý pčet realizvaných kntrl (stav k ) Tabulka 4: Celkvý pčet dsud realizvaných kntrl dle údajů z ISOP Tabulka 5: Pracvní nárčnst ŽPl a ptenciální kapacita na MPO Tabulka 6: Pracvní nárčnst ŽPl a ptenciální kapacita na CI Tabulka 7: Pracvní nárčnst VŘ a ptenciální kapacita na MPO Tabulka 8: Pracvní nárčnst ŽPl a ptenciální kapacita na MPO Tabulka 9: Plán kumulace kntrl ŽPl v rce 2014 na MPO Tabulka 10: Plán kumulace kntrl ŽPl v rce 2014 na CI Tabulka 11: Plán kumulace kntrl VŘ na MPO d června Tabulka 12: Plán kumulace kntrl VŘ na CI d června Tabulka 13: Seznam pravidelně zasílaných reprtů ddělením metdiky a ISOP MPO Tabulka 14: Prvnání plánů MPO a CI (s a bez krácení) na rk Tabulka 15: Aktuální stav čerpání OP PI - dtační prgramy (stav k ) Tabulka 16: Výhled čerpání (ve variantách) Tabulka 17: Praxe pdávání ŽPl Tabulka 18: Předpklad předaných ŽPl - rk Tabulka 19: Předpklad předání ŽPl - rk Seznam brázků Obrázek 1: Seznam implementačních prjektů a jejich pdblastí... 6 Obrázek 2: Schéma znázrňující plán plnění za celý prjekt zpráva se vztahuje k plnění druhé etapy... 9 Obrázek 3: Rzhdvání účastníků wrkshpu nad dalšími krky implementace Obrázek 4: Ukázka vyhdncení rzhdvací praxe CI a MPO na základě infrmací z ISOP (Stanvisk CI, Stanvisk MPO) Obrázek 5: Tabulka - judikatura Obrázek 6: Tabulka typizvaných pchybení Obrázek 7: Interní sdělení - Metdický pkyn upravující rzsah mnitrvacích návštěv Obrázek 8: Ukázka - pčet kntrl na místě v ISOP Obrázek 9: Ukázka nástrje pr alkaci persnálních kapacit Obrázek 9: Sučasné zajištění finančníh řízení a plánvání včetně manažerskéh reprtingu Obrázek 10: Optimální zajištění finančníh řízení a plánvání včetně manažerskéh reprtingu Seznam grafů Graf 1: Aktuální stav čerpání OP PI - dtační prgramy p prgramech (stav k ) Graf 2: Výhled čerpání d knce prgramvéh bdbí Graf 3: Předpkládaný pčet ŽPl rce 2014 (dle měsíců)

6 1 Manažerské shrnutí Předkládaná zpráva přím navazuje na závěry první etapy plnění zakázky Evaluace prcesů suvisejících s administrací žádstí platbu včetně návrhu patření směřujících k zvyšvání jejich efektivnsti, ve které byly identifikvány knkrétní ptimalizační dpručení, se zaměřením na následující prcesní blasti: Kntrla a schválení výběrvých řízení; Kntrla a schválení žádstí platbu finanční a věcná; Kntrla a schválení změnvéh řízení; Veřejnsprávní kntrly na místě; Metdické řízení; Finanční plánvání a kntrla stavu čerpání. V rámci úvdní schůzky implementační fáze plnění zakázky (druhá etapa prjektu) ddavatele s vedením prjektu za MPO byl dsuhlasen výběr tří skupin prjektů k implementaci, viz schéma níže. 1. Zjedndušení prcesu administrace ŽPl / VŘ / ZŘ včetně wrkflw v ISOP Optimalizace administrace výběrvých řízení Optimalizace administrace ŽPl a suvisející úpravy ISOP Optimalizace mnitrvacích návštěv a veřejnsprávních kntrl Příprava na bdbí kumulace VŘ a ŽPl 2. Úprava a aktualizace metdiky včetně metdickéh řízení MPO Úprava pravidel metdickéh řízení MPO Nástrj pr metdické řízení MPO prgram BOARD Ucelená databáze metdických pkynů Revize metdiky měření chybvsti 3. Zavedení nástrje řízení včetně manažerskéh reprtingu a finančníh plánvání Nástrj řízení alkace persnálních kapacit Manažerský reprting Finanční plánvání Obrázek 1: Seznam implementačních prjektů a jejich pdblastí Výsledky jedntlivých implementačních prjektů v bdbí v leden březen 2014 včetně aktuálníh stavu realizace shrnuje následující tabulka. Rating Hdncení nárčnsti Snadná implementace Středně nárčná implementace Nárčná implementace Zdůvdnění hdncení nárčnsti Není vyžadván ddatečné financvání, časvě nenárčné. Středně nárčné časvě a/neb finančně, řešitelné perativními krky. Implementace patření vyžaduje ddatečné finanční zdrje, vyžaduje vyšší zapjení kapacit dpvědných pracvníků. 6

7 Oblast ID Opatření Stav Nárčnst Odpvědnst 1. Zjedndušení prcesu administrace ŽPl / VŘ / ZŘ včetně wrkflw v ISOP Výběrvá řízení Pravidelné vyhdncvání Schválen knzistentnsti rzhdvací praxe CI, Pkynem vrchníh MPO a Přezkumné kmise, systematická ředitele sekce tvrba databáze typických rzhdnutí fndů EU, psuzvání sprných případů. Pravidelné připraven pršklvání v blasti nejčastějších k zahájení rzprů. ŽPl Úprava wrkflw v ISOP Ke schválení náměstkem MPO Mnitrvací návštěvy a VSK Příprava na bdbí kumulace VŘ a ŽPl Odstranění zbytných přílh ŽPl (dle prgramů/výzev) Checklist k vyplnění žadateli přílhy ŽPl Sjedncení výkladu metdiky upravující administraci ŽPl (např. způsbilst výdajů, plnění závazných ukazatelů) včetně šklení Úprava realizace mnitrvací návštěvy mezení rzsahu mnitrvacích návštěv Prbíhá Úprava výpčtu vzrku etap prjektů ke kntrle na místě psuzení aktuální naplněnsti vzrku Zpracvání rámcvéh plánu VSK d knce prgramvéh bdbí Systematické řešení vyplňvání KL 17_85, prpjení kntrlních listů Rámcvý dhad pčtu VŘ a ŽPl předávaných v měsících d knce prgramvéh bdbí Nastavení limitů pr zavedení jednstupňvé kntrly ŽPl a VŘ Návrh případných úprav ISOP Schválen Pkynem vrchníh ředitele sekce fndů EU, připraven k zahájení Schválen Pkynem vrchníh ředitele sekce fndů EU, připraven k zahájení Schválen Pkynem vrchníh ředitele sekce fndů EU, připraven k zahájení Prbíhá 2. Úprava a aktualizace metdiky včetně metdickéh řízení MPO Úprava Upzrnění na blasti připravvané pravidel aktualizace OISF metdickéh Jednání pracvních skupin pr zásadní řízení MPO aktualizace Interní sdělení a metdické pkyny nvě rzesílány celému OISF Realizván Schválen Pkynem vrchníh ředitele sekce fndů EU, připraven k zahájení Zpracván návrh Delitte Zpracván návrh Delitte Zpracván návrh Delitte Schválen, implementván k Referát kntrly výběrvých řízení Náměstek MPO Oddělení metdiky CI a MPO Oddělení metdiky a ISOP MPO Oddělení metdiky a ISOP MPO Oddělení krdinace SF CI Oddělení kntrly a nesrvnalstí Oddělení kntrly a nesrvnalstí Oddělení metdiky, ddělení kntrly a nesrvnalstí Delitte Delitte Delitte Oddělení metdiky a ISOP 7

8 Oblast ID Opatření Stav Nárčnst Odpvědnst Nástrj pr metdické řízení MPO Ucelená databáze metdických pkynů Revize metdiky měření chybvsti Úprava prcesu pdepisvání metdických pkynů Rzšíření prgramu Bard na MPO včetně rzšíření funkcinalit prgramu Bard Databáze interních sdělení a metdických pkynů v elektrnické pdbě včetně pravidel její aktualizace Měření kvality plnění delegvaných činnstí CI ve finančním vyjádření Pravidelné vyhdncvání úspěšnsti dstranění příčin chybvsti Sjedncení sledvání chybvsti interní a externí Prbíhá úvdní analýza variant dd. metdiky Zpracván k rzhdnutí schválení náměstkem MPO Zpracván návrh Delitte Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Zpracván návrh Delitte Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce 3. Zavedení nástrje řízení včetně manažerskéh reprtingu a finančníh plánvání Alkace Vyčíslení pracvní nárčnsti spjené persnálních s administrací ŽPl a VŘ v jedntlivých kapacit prgramech Manažerský reprting Finanční plánvání Vytvření jedntnéh nástrje pr alkaci persnálních kapacit Nastavení způsbu plánvání alkace kapacit na pravidelné bázi (s využitím dat z ISOP) Rámcvý plán kumulace administrativní zátěže d knce prgramvéh bdbí Nastavení struktury pravidelně pskytvaných reprtů jedntlivým úrvním vedení Nastavení struktury manažerských reprtů předkládaných Pradě vedení, zpracvání ukázky reprtu a nastavení způsbu jejich tvrby a předávání Zpracvání rámcvéh finančníh plánu d knce prgramvéh bdbí (ve variantách) Zpracvání pravidel finančníh řízení a plánvání (včetně pravidelnéh upzrňvání na rizika) na úrvni prgramů i OP jak celku Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Zpracván návrh Delitte Zpracván návrh Delitte, pdléhá schválení vedení sekce Tabulka 1: Seznam patření včetně stavu, nárčnsti a dpvědnsti k realizaci Oddělení metdiky a ISOP Náměstek MPO Delitte Delitte Delitte Oddělení metdiky a ISOP, vedení sekce EU Delitte Delitte Delitte Delitte Delitte Delitte Delitte 8

9 2 Přístup k realizaci 2. fáze prjektu V rámci druhé etapy prjektu byl ddavatel zdpvědný za implementaci změn, resp. za pskytvání manažerské pdpry při věcné přípravě vybraných materiálů zástupci příslušných ddělení MPO a CI. Ddavatel využil pr plnění následujících metdických přístupů a nástrjů: Wrkshpy s vybranými pracvníky; Řízené phvry s vybranými pracvníky MPO a CzechInvest, případně jejich ddavateli; Analýza vybrané dkumentace; Analýza statistických údajů z prgramu ISOP; Dtazníkvé šetření; Analýza dbré praxe uplatňvané u jiných peračních prgramů; Návrh nvých nástrjů a redesignu vybraných prcesů. Aktivity druhé fáze plnění veřejné zakázky zbrazuje následující schéma. Obrázek 2: Schéma znázrňující plán plnění za celý prjekt zpráva se vztahuje k plnění druhé etapy 2.1 Wrkshpy s vybranými pracvníky Wrkshpů byl využit u všech tří prjektvých skupin, a t především za účelem tevřené debaty pracvníků nad mžnstmi zlepšení sučasnéh stavu. Setkání trvaly v průměru dvě hdiny a měly 7-10 účastníků. Wrkshp byl řízen splečně veducím dané prjektvé skupiny a zástupcem Delitte, předmět jednání byl usměrňván za využití připravené pwerpintvé prezentace ze strany ddavatele, která vždy sumarizvala závěry první etapy (nedstatky identifikvané v sučasném nastavení analyzvaných prcesů/pstupů) a navrhvala mžná ptimalizační patření. v závěru wrkshpu byl prstr pr dplnění 9

10 dalších mžných patření a byl dsažen shdy nad dalším pstupem, nad realizací vybraných patření. Ukázku hlasvání patření k realizaci ilustrují brázky přízené na vybraných wrkshpech. Obrázek 3: Rzhdvání účastníků wrkshpu nad dalšími krky implementace Z wrkshpu byl vždy ddavatelem připraven zápis vč. stanvení úklů definujících následné krky zápis pdléhal před platnstí schválení ze strany veducíh skupiny. 2.2 Řízené phvry s vybranými pracvníky Řízených phvrů byl využit především k dalšímu vyjasnění věcných krků vycházejících z uskutečněnéh wrkshpu jednání prbíhala především s veducími prjektvých skupin, se zástupci prjektvéh týmu MPO, případně se zástupci metdiky SF CzechInvest. Cílem těcht jednání byl dsuhlasení variant dalšíh pstupu, diskuze nad předanými materiály a statistikami z ISOP, případně byly vyjasňvány prblémy a mžná rizika veducí např. k nežáducím zpžděním a prdlevám v implementaci. V rámci přípravy pdkladů pr rzhdnutí vedení sekce EU nad patřením Úprava wrkflw v ISOP a Rzšíření prgramu Bard na MPO, včetně rzšíření funkcinalit prgramu Bard se zástupci Delitte setkali také se zástupci ddavatele těcht IT nástrjů a kmunikvali s těmit ddavateli hledně pdmínek, za kterých by byl mžné pžadvané úpravy realizvat. Pdklady z těcht jednání a následné kmunikace byly předány jak pdklad pr rzhdnutí jejich realizaci vedení prjektu. 2.3 Analýza vybrané dkumentace V případě ptřeby detailnějšíh pchpení prblematiky byly analyzvány další materiály k OPPI, typicky získané d prjektvéh týmu MPO či pvěřených pracvníků veducím dané skupiny. Mezi dkumenty analyzvané v rámci druhé fáze prjektu patřily nvě vydané verze řídící dkumentace Operačníh prgramu pdnikání a invace, směrnice a instrukce řídícíh rgánu (MPO) a zprstředkujícíh subjektu (CI), materiály v minulsti psuzvaných v rámci prcesních vylepšení (ptimalizační tabulka, flexi tabulky. Mezi důležité analyzvané pdklady relevantní především pr implementační prjekt č. 3 patřily v sučasnsti připravvané sady manažerských reprtů (manažerské tabulky, pdklady pr pradu vedení, finanční plán), pr prjekt č. 2 pak zprávy k nesrvnalstem (přehled čtvrtletních hlášení nesrvnalstí OPPI, výrční kntrlní zpráva auditníh rgánu). 2.4 Analýza statistických údajů z prgramu ISOP Statistické údaje získané z prgramu ISOP byly zásadní infrmační pru u řady realizvaných či navrhvaných patření. Pr zástupce Delitte byl zřízen dčasný vzdálený přístup d ISOP. 2.5 Dtazníkvé šetření Během přípravy nástrje sledvání vytížensti kapacit byl prjektvým týmem Delitte připraven jednduchý dtazník, který byl distribuván mezi pracvníky MPO a CzechInvest zabývající se primárně administrativní kntrlu výběrvých řízení a žádstí platbu. Dtazník je přílhu tét zprávy zaměřval 10

11 se na vyčíslení pracvní nárčnsti spjené s administrací ŽPl a VŘ v jedntlivých prgramech a kategriích (dle finančníh bjemu). Výsledky šetření byly využity jak jeden z pdstatných vstupů pr: vytvření jedntnéh nástrje pr alkaci persnálních kapacit; nastavení způsbu plánvání alkace kapacit na pravidelné bázi; rámcvý plán kumulace administrativní zátěže d knce prgramvéh bdbí. 2.6 Analýza dbré praxe uplatňvané u jiných peračních prgramů Pr mžnst zefektivnění prcesů v rámci jedntlivých patření využil Delitte znalsti fungvání statních peračních prgramů v sučasném prgramvém bdbí a znalsti příprav vylepšení pr nvé prgramvé bdbí , kdy tyt využil jak dbru praxi a měřítk pr návrh patření v rámci OP PI. Vybrané srvnání byly prezentvány za zaměřením příbuzné ERDF prgramy - Integrvanéh peračníh prgramu a Operačníh prgramu Živtní prstředí. v rámci wrkshpu k tématu tzv. interní a externí chybvsti byly prvnávány statistické údaje a ppisy prcesních pstupů uvedených prgramů a praxe u OP PI. Uvedená srvnání přispěla k dbrné hlubce debaty ptřebě úpravy nastavení vybraných prcesů. 2.7 Návrh nvých nástrjů a redesignu vybraných prcesů U vybraných patření byly ze strany zástupců Delitte přijaty úkly vyžadující vypracvání návrhu nvéh nástrje či vypracvání návrhu nvéh prcesníh pstupu. Za využití úzké sučinnsti s dpvědnými pracvníky MPO a CI, s využitím víceklvéh připmínkvání vznikly vybrané výstupy, které jsu blíže ppsány v jedntlivých kapitlách tét zprávy a jsu přílhu zprávy. 11

12 3 Výstup implementační prjekt Detailní ppis patření blast Výběrvá řízení Pravidelné vyhdncvání knzistentnsti rzhdvací praxe CI, MPO a Přezkumné kmise, systematická tvrba databáze typických rzhdnutí psuzvání sprných případů. Pravidelné pršklvání v blasti nejčastějších rzprů. Kntrla VŘ je vyknávaná dvustupňvě na straně CI a MPO. CI zpracuje návrh sankčníh krácení, který pr kntrlu na MPO není závazný, má puze rientační charakteru. Z VŘ se návrh sankce CI a OISF shdval v 85 % případů, přičemž rzdíl v rzhdvání byl způsben zejména subjektivním psuzením výše sankce v intervalu stanveném metdiku (např. 25 x 30 % sankce) neb zcela různým hdncením skutečnstí (0 x 100 % sankce). V praxi platí přísnější psuzvání sankcí na straně CI (ke krácení byl navržen 6,21 % celkvéh bjemu dtace) mírnější psuzvání na straně OISF (3,48 % schválené výše sankce). V abslutní částce představvala celkvá sankce přidělená MPO Kč a byla tak Kč nižší než částka navrhvaná CI. V případě nespkjensti Žadatele s výší sankce vznikl nvě institut přezkumných kmisí nahrazující dsud chybějící mžnst dvlání prti výši sankce. Dle statistických údajů 1 se úrveň sankcí finálně stanvená přezkumnu kmisí MPO výrazně rzchází s výši sankce stanvenu MPO na návrh CI v prvním stupni řízení. Z důvdu významně rzdílnéh psuzvání na straně CI a MPO dchází k nedůvdněnému zvýšení vytížensti pracvníků CI i MPO přepracváváním výstupů, prdlužváním lhůt kntrl VŘ a jejich hrmadění. Vstupy: Rzhdnutí přezkumné kmise (Zápisy z jednání přezkumné kmise), vyhdncvání rzhdvací praxe; Vyhdncení rzdílů v rzhdvací praxi MPO a CI (statistický výstup z ISOP ve frmátu MS Excel 2 ); Databáze rzhdnutí blast VŘ prgram Bard (dpvědi na dtazy v blasti výběrvá řízení ); Vypřádání dtazů ddělením metdiky (jakékliv dpvědi dhledatelné v ech, sdílených discích atd. v blasti prblematiky výběrvých řízení); Dsud zpracvané dílčí databáze rzhdnutí (tabulka judikatura viz br. 3, tabulka typizvaných pchybení viz br. 4). Výstup: Suhrnná měsíční zpráva dpručvaný způsb řešení prblematických případů zveřejněná v rámci prgramu Bard; Databáze typických případů; Pravidelné šklení pracvníků CI a MPO (na měsíční bázi); Seznam nejčastějších pchybení při realizaci pr příjemce dtace (resp. dplnění stávajícíh seznamu). 1 Statistika na základě vedenéh přehledu závěrech jednání přezkumných kmisí zahrnující celkem dvacet jednání čištěna případy, kde byl rzhdnutí dlžen neb nebyl z jinéh důvdu d termínu zpracvání tét zprávy rzhdnut. 2 Vygenervané výběrvá řízení, u nichž se liší návrh sankce (sankce stanvená CI) a schválená sankce (sankce stanvená MPO), včetně důvdnění Stanvisk CI, Stanvisk MPO viz brázek 2. 12

13 Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Stanvení dpvědnéh pracvníka v rámci Referátu kntrly VŘ 2 Realizace iniciálníh jednání nastavení prcesu a frmátu vyhdncvání rzhdvací praxe Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO Účast: Odpvědný pracvník, zástupce ddělení metdiky zdpvědný za blast VŘ, zástupce metdickéh ddělení CI 3 Návrh struktury suhrnné měsíční zprávy Odpvědný pracvník 4 Předání neb zpřístupnění databáze dpvědí na dtazy v blasti výběrvých řízení z prgramu Bard 5 Předání databáze dpvědí na dtazy v blasti výběrvých řízení ddělením metdiky MPO B. Šmucr P. Večeřa 6 Shrnutí rzhdnutí Přezkumné kmise T. Stehlík 7 Nastavení prcesu vyhdncvání a pršklvání Odpvědný pracvník 8 Revize sučasné tabulky judikatura, využití tét tabulky jaku pdklad pr databázi typických případů a rzhdnutí 9 Rzhdnutí frmátu a frekvenci šklení a návrh účastníků Odpvědný pracvník Odpvědný pracvník, pdléhá schválení ddělením řízení prjektů sekce fndů MPO 10 Zpracvání návrhu výstupu ze šklení Odpvědný pracvník 11 Vytvření seznamu nejčastějších pchybení při realizaci pr příjemce dtace, případně dplnění stávajícíh seznamu a zajištění jeh zpřístupnění příjemcům dtace Odpvědný pracvník P rzšíření prgram BOARD na MPO dpručujeme vést databázi v přehledné pdbě (mžnst vyhledávání dle klíčvých slv apd.) v tmt nástrji. Frekvence: 1x měsíčně Odhadvaná časvá nárčnst: 8 hdin měsíčně vyhdncení rzdílů, rzhdnutí přezkumné kmise, zpracvání suhrnné měsíční zprávy, dplnění databáze 2 hdiny měsíčně šklení, účast prjektvých manažerů CI a prgramvých referentů MPO 2 hdiny měsíčně ddělení metdiky Příns: Vyský Zjedndušení práce prjektvých manažerů CI a prgramvých referentů MPO psuzujících výběrvá řízení (8 pracvníků Referátu kntrly výběrvých řízení MPO, 17 pracvníků OISF MPO, 21 pracvníků CI); Pdklad pr sjedncení rzhdvání, snížení rizika systémvé chyby z důvdu neknzistentnsti rzhdvání Kritéria měření úspěchu: Pčet rzdílně psuzených případů ze strany CI a MPO; Lhůta ptřebná na psuzení VŘ; Pčet VŘ psuzených za 1 měsíc; Pčet zdpvězených dtazů v databázi rzhdnutí Výběrvá řízení. 13

14 Rizika: Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nezajištění vhdné míry zpřístupnění dkumentů a infrmvansti pracvníků MPO a CI; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření; Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí vedení sekce fndů EU pr jiné pririty; Slžitst dmluvy mezi MPO a CI hledně nvéh mdelu fungvání systému; Nechta implementace změn na straně pracvníků MPO. Prgram Čísl prjektu Návrh sankce ICT v pdnicích 2.2 ITP03/ Výzva III Rzvj - Výzva 2.2 RV03/ III Rzvj - Výzva 2.2 RV03/ III Rzvj - Výzva 2.2 RV03/ III Schválená sankce Stanvisk CI Stanvisk MPO Stanvisk PK Prušení dle PpVD, v ZD jsu uvedeny knkrétní názvy ve vymezení V ZD jsu uvedeny knkrétní značky a prdukty (strana 5 a 6 přílhy A ZD - Intel i3, MS Windws a předmětu zakázky dle PpVD bd11, zbží je běžně dstupné pr více Office, tiskárna HP LaserJet M1536dnf) - jedná se diskriminační prvek. Vzhledem k rzsahu navržena ddavatelů a je malým bsahem předmětu plnění zakázky. VŘ bude sankce při spdní hranici dle bdu 2 dkumentu 17_78 ve výši 25 %. krácen 10 % dle 17_78_M bdč.2. V ZD bdu 2 a) jsu u technických pžadavků na strj s p.č. 1. (Pracvní prstr x/y/z), 2. (Výkn pevnlátkvéh laseru), 5. (Přesnst pziční dchylka, střední pziční rzptyl) uvedeny knkrétní hdnty bez mžnsti rzpětí (min., max.) a Technický pžadavek s p.č. 6 (Strj, Technický pžadavek s p.č. 6 (Strj, laservý zdrj a řezací ptika d jednh výrbce) je diskriminační. laservý zdrj a řezací ptika d jednh výrbce) by mhly implikvat Dšl k prušení bdu (3) Pravidel pr výběr ddavatelů, dle dkumentu 17_78 se jedná prušení dmněnku mžné diskriminaci. Ke zjištění PM CI byl vyžádány bdu 2. Diskriminační definice předmětu zakázky navržena sankce ve výši 25 %. dplňující infrmace d zadavatele. Infrmace akceptvatelným způsbem uvádějí důvdy pžadvaných hdnt jedntlivých parametrů zařízení. Dle th lze Nejedná se naplnění pdstaty diskriminačníh pžadavku. Nejedná se prušení platných PpVD. 1) V ZD je uveden, že ddatečné dtazy budu zdpvězeny d 5 pracvních dnů. T je v rzpru s PpVD článek 4, kde je stanvena lhůta d 4 pracvních dnů. Všechny dtazy byly zdpvězeny v suladu s PpVD. Samtné uvedení dlišnéh termínu d PpVD není jejich prušením, t by nastal až v případě, kdy by dpvěd byla zaslána p více než 4 pracvních dnech d dručení dtazu. Navržena sankce 0 % dle bdu 12 dkumentu 17_78 (frmální pchybení). 2) V ZD je uveden výčet prefervaných výrbců, který však není k řádné specifikaci předmětu plnění nutný ani nesluží k vymezení standardu (technických parametrů). T mhl vést ke zvýhdnění uvedených výrbců. Uvádění dkazů na knkrétní výrbce je v PpVD výslvně zakázán (bd 11). Uvedení dkazu, že zadavatel připuští i jiná, kvalitativní a technicky bdbná řešení není v tmt případě relevantní, zadavatel dává jasně najev, jaké výrbce preferuje. Navržena sankce při spdní hranici 5 % dle bdu 2 dkumentu 17_78 - prušení bdu 11 PpVD. Bd 9 - Ddatky ke smluvě upraveny platební pdmínky, které však nebyly sučástí ZD, dále prdlužen termín realizace zakázky a t 2 měsíce prti půvdnímu termínu stanvenému v ZD jak max. Dba plnění nebyla hdntícím kritériem, ZD si vyžádal jediný uchazeč, jedná se však pdstatnu změnu. Navržená sankce 5% - prušení dle bdu 9 metdiky 17_78_M. Dšl k dílčí změně v ZD (změna znamének z > na <). K tét změně dšl 23 dní před kncem lhůty pr pdání nabídek. Všichni uchazeči byli infrmváni. Pnechaná lhůta pr pdání nabídek je vzhledem k pvaze změny dstačující a v suladu s bdem 10 PpVD. Bd 14) f) v známení chybí infrmace tm, v jakém jazyce musí být nabídka pdána. Dle 17_78_M pchybení frmálníh charakteru, které neměl vliv na výběr nejvhdnější nabídky - sankce ve výši 0. V ZD je uveden, že ddatečné dtazy budu zdpvězeny d 5 pracvních dnů. T je v rzpru s PpVD článek 4, kde je stanvena lhůta d 4 pracvních dnů. Byl pdán 1 dtaz k ZD, zdpvězen v den pdání dtazu, tedy v suladu s PpVD. Samtné uvedení dlišnéh termínu d PpVD není jejich prušením, t by nastal až v případě, kdy by dpvěď byla zaslána p více než 4 pracvních dnech d dručení dtazu. Dle 17_78_M pchybení frmálníh charakteru, které neměl vliv na výběr nejvhdnější nabídky - sankce ve výši 0. V ZD je uveden výčet prefervaných výrbců dílčích prvků. Uvedení dkazu, že zadavatel připuští i jiná, kvalitativní a technicky bdbná řešení. Akceptvatelný přístup dle bdu 11) c. PpVD č.j /12/61100/ nejedná se prušení. Pdepsaná smluva je v suladu s hdncenu nabídku. Ddatky ke smluvě upraveny platební pdmínky, které však nebyly sučástí ZD, dále prdlužen termín realizace zakázky a t 2 měsíce prti půvdnímu termínu stanvenému v ZD jak max. Dba plnění nebyla hdntícím kritériem. ZD si vyžádal jediný uchazeč. Prvtně hdncen vztah mezi ZD, nabídku a pdepsanu smluvu v suladu, bez připmínek. Obrázek 4: Ukázka vyhdncení rzhdvací praxe CI a MPO na základě infrmací z ISOP (Stanvisk CI, Stanvisk MPO) 14

15 fáze téma pchybení mžnsti Zveřejnění Chybný pstup Jak pstupvat v případě, že byl zahájen řízení dle Pravidel a VŘ měl být vyhlášen dle PpVD, zadavatel vyhlásil dle ZVZ v jiném než tevřeném vyhlášení měl být pstupván dle zákna a napak? nadlimitním VŘ. Kntrla VŘ dle ZVZ - bez pchybení. Zveřejnění Chybný pstup Jak pstupvat v případě, že byl zahájen řízení dle Pravidel a VŘ měl být vyhlášen dle PpVD, zadavatel vyhlásil dle ZVZ v tevřeném nadlimitním vyhlášení měl být pstupván dle zákna a napak? VŘ. Kntrla VŘ dle ZVZ - bez pchybení. Zveřejnění Zveřejnění Zveřejnění Chybný pstup vyhlášení Chybný pstup vyhlášení Chybný pstup vyhlášení dpručený bd 17_78_M - ZVZ dpručený bd 17_78_M - PpVD dpručená výše sankce X X 0 Jak pstupvat v případě, že byl zahájen řízení dle Pravidel a VŘ měl být vyhlášen dle PpVD, zadavatel vyhlásil dle ZVZ v tevřeném nadlimitním dle pchybení dle pchybení dle pchybení měl být pstupván dle zákna a napak? VŘ. Kntrla VŘ dle ZVZ - s pchybením. Uplatní se sankce dle jedntlivých pchybení. Jak pstupvat v případě, že byl zahájen řízení dle Pravidel a VŘ měl být vyhlášen dle ZVZ, zadavatel vyhlásil dle PpVD. Kntrla VŘ dle PpVD - měl být pstupván dle zákna a napak? bez pchybení. Jak pstupvat v případě, že byl zahájen řízení dle Pravidel a měl být pstupván dle zákna a napak? VŘ měl být vyhlášen dle ZVZ, zadavatel vyhlásil dle PpVD. Kntrla VŘ dle PpVD - s pchybením. Bude uplatněna tzv. přepčítávací metda a VZ bude výhradně překntrlvána dle přísnějších záknných Pravidel. Na zakázku se bude d saméh 4 + dle pchybí pčátku phlížet jak by se jednal tevřené nadlimitní řízení dle zákna (bude tak přirzeně sankcinván mnh pchybení v celkvém úhrnu nad 25%) dle pchybení 25 + dle pchybení Zveřejnění Zadání Zadání Zadání Zadání Chybí náležitsti zveřejnění Hdntící kritéria Hdntící kritéria Diskriminační předmět Diskriminační předmět Nejsu splněny náležitsti Oznámení. Chybí některá či více pvinných náležitstí Oznámení. X 4 5 Smluvní pkuta, pjištění, brat a jiné zajišťvací instrumenty jak sučást hdntících kritérií. Smluvní pkuta, pjištění, brat a jiné zajišťvací instrumenty jak sučást hdntících kritérií. Nesuvisející předměty plnění a neumžnění dílčíh plnění - jak a kdy sankcinvat Nesuvisející předměty plnění a neumžnění dílčíh plnění - jak a kdy sankcinvat Zákn p a Pravidla č.j /12/61100/6100 v bdě 9 f) - takvé hdntící kritérium je vždy nezáknné Zákn před a Pravidla před je třeba psuzvat individuálně. Bude sankcinván, jen výjimečně, v krajních případech, pkud měl zřejmý vliv na výběr nejvhdnější nabídky Pptáváná plnění v rámci jedné zakázky splu nesuvisí + zadavatel neumžnil dílčí plnění + část zakázky, která měla být sutěžena samstatně, by finančním bjemem vydala na samstatnu VZ Některé z výše uvedenéh neplatí. X X 0 Nabídky Kvalifikační kritéria Zadavatel při kntrle VŘ není schpen zpětně dlžit, že ddavatel prkázal splnění kvalifikace k datu pdání nabídky Zadavatel p vyžádání dlží dklad s pžadvaným datem. X X 0 prstřednictvím následujících dkumentů: výpis z RT PO, FO Nabídky Kvalifikační kritéria Zadavatel při kntrle VŘ není schpen zpětně dlžit, že ddavatel prkázal splnění kvalifikace k datu pdání nabídky prstřednictvím následujících dkumentů: výpis z RT PO, FO Zadavatel p vyžádání nedlží dklad s pžadvaným datem, ale dlží čestné prhlášení všech členů statutárníh rgánu, že k datu pdání nabícky tyt sby neměly záznam v RT. Obrázek 5: Tabulka - judikatura

16 Obrázek 6: Tabulka typizvaných pchybení 3.2 Detailní ppis patření blast Žádsti platbu Úprava wrkflw v ISOP Na tematickém wrkshpu prběhla tevřená diskuze nad mžnstmi zefektivnění nastavení wrkflw práce v ISOP ve vazbě na administraci kntrly ŽPl. Jednznačně nejvyšší pdpru zúčastněných si ve shdě se závěry analytické fáze získal návrh zavedení příméh zasílání na příjemce z jakéhkliv stupně kntrly, tj. dstranění překliků a zřízení funkce mžné přímé editace vybraných plí. Vstupy: Pžadavky na úpravy ISOP navrhnuté pracvníky vyknávající agendu administrace žádstí platbu v průběhu bu fází prjektu a ptvrzené širším plénem v rámci realizvanéh wrkshpu: Úprava wrkflw v ISOP, zavedení mžnsti přímé editace zavedení příméh zasílání na příjemce z jakéhkliv stupně kntrly získal pdpru, veducí k dstranění zpětných překliků. Zpřístupnění funkce přímé editace vybraných plí mžnst manuální úpravy plí variabilní symbl, DÚZP, data uknčení prjektu, data úhrady, u údaje splnění závazných ukazatelů v pslední etapě prjektu 3. s hledem na ptřebu sledvání auditní stpy musí být rvněž systémem zabezpečen autmatické infrmvání příjemce tm, že dšl k úpravě vybranéh údaje ze strany ŘO/ZS. 3 Ve všech případech je nutné před rzhdnutím implementaci analyzvat, zda by daný krk nezpůsbil vnitřní rzpr v údajích prjektu v jiné části systému (např. v závěrečné zprávě). 16

17 Odstranění duplicity schvalvacích krků dstranění duplicitníh schválení garantem věcné i finanční kntrly na CI (ve fázi mezi předávku z VK na FK, pnechání schválení na celkvém listu před desláním na MPO (Prhlášení Agentury)). Autmatická indikace duplicity VS v případě, že je dhalena duplicita VS, ISOP bude indikvat, ve kterém prjektu byl již uvedený VS pužit. Přehled ŽPl p jedntlivých pracvnících nastavení bdbné funkcinality jak u VŘ umžňující vyhledávání ŽPl pdle pracvníků. Revize vých hlášek z ISOP dstranění neptřebných hlášek, zasílání hlášek k prjektu puze na příslušné prjektvé manažery, ne na celé ddělení. Dplnění funkcinality sučtu faktur vztahujících se k výběrvému řízení, případně sučet faktur d jednh ddavatele. Jednrázvé vyčištění statistik d dstupených prjektů (prjektů, kde žadatel dstupil, neb je neaktivní a je předpklad, že nerealizuje prjekt, resp. dává aktivně najev, že nerealizuje, ale ficiálně písemně MPO neuvědmil). Tyt prjekty by se dstali d stavu např. dstupen vytvřen nvý stav v ISOP neb zařazení d stávajících stavů. Cílem je identifikvat a dstranit ze statistik prjekty, které visí v ISOP ve stavu ŽPl pdána apd, ale není předpklad, že se realizují a budu realizvat. Odstranili by se tak i manuální zásahy d statistik aktuálně je ptřeba tyt prjekty ručně značvat a dečítat. Mžnst plně elektrnickéh vkládání dkumentace (zejména přílh ŽPl). Rámcvé cenění pžadavků na úpravu ze strany ddavatele ISOP splečnsti ASD (cenění dle pčtu člvěkhdin ptřebných na realizaci úpravy): Č Pžadavek Rámcvý dhad prac. nárčnsti úpravy 1 Umžnění příméh zaslání na příjemce k dplnění Cca 1,5 3 člvěkdnů z kteréhkliv stupně kntrly. 2 Umžnění přímé editace vybraných plí (variabilní symbl, případně datum zdanitelnéh plnění, úhrady, smluvy, bjednávky apd.) včetně auditní stpy prvedené úpravě a autmatickéh upzrnění příjemce prstřednictvím nástěnky prjekt. 3 Odstranění vybraných schvalvacích krků (garant finanční kntrly na CI p kntrle referentem finanční kntrly, garant věcné kntrly na CI p kntrle prjektvým manažerem). 4 Dplnění hlášení v případě duplicity variabilníh symblu indikaci ŽPl/prjektu, ve kterém se duplicitní VS nachází. 5 Jednrázvé vyčištění statistik d dstupených prjektů (prjektů, kde žadatel dstupil, neb je neaktivní a je předpklad že nerealizuje prjekt, resp. dává aktivně najev, že nerealizuje, ale ficiálně písemně MPO neuvědmil). Tyt prjekty by se dstali d stavu např. dstupen vytvřen nvý stav v ISOP neb zařazení d stávajících stavů. Cílem je identifikvat a dstranit ze statistik prjekty, které visí v ISOP ve stavu ŽPl pdána apd, ale není předpklad, že se realizují a budu realizvat. Odstranili by se tak i manuální zásahy d statistik aktuálně je ptřeba tyt prjekty ručně značvat a dečítat. 7 Dplnit funkcinalitu sučtu faktur vztahujících se k výběrvému řízení. 8 Revize vých hlášek z ISOP dstranění neptřebných hlášek, zasílání hlášek k prjektu puze na příslušné prjektvé manažery, ne na celé ddělení. 9 Mžnst plně elektrnickéh vkládání dkumentace (zejména přílh ŽPl). Tabulka 2: Rámcvé cenění pžadavků na úpravy ISOP ddavatelem n/a Cca 7 11 člvěkdnů Cca 2 4 člvěkdnů Max. 2 člvěkdny Cca 1-2 člvěkdny Cca 1-2 člvěkdny Cca 1-3 člvěkdny 17

18 Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Schválit navrhvané úpravy ISOP Vedení sekce fndů EU MPO 2 Zadat implementaci úprav ddavateli (prstřednictvím Service Desku) 3 Implementace úprav ddavatelem Ddavatel ISOP 4 Infrmvat pracvníky MPO a CI realizvaných úpravách ISOP, zajistit vydání metdickéh pkynu a v případě ptřeby pršklení Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP MPO Oddělení metdiky a ISOP MPO Quick-win jednrázvé patření Příns: Vyský zkrácení lhůt spjených s kntrlu ŽPl, dstranění činnstí nepřidávajících hdntu, snížení administrativní nárčnsti na straně pracvníků MPO a CI (dstranění duplicitní kntrly v případě vracení více pracvníky). Kritéria měření úspěchu: Délka trvání administrace ŽPl; Pčet vrácení ŽPl k dplnění žadateli; Pčet případů přím editvaných plí v ISOP za měsíc (sledván za MPO a za CI); Pčet systémem dhalených a nahlášených duplicit využití VS; Pčet prjektů v nvě zařazeném stavu dstupil Rizika: Neschválení či významné prdlení ve schválení patření vedením sekce fndů EU MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. Jelikž je implementace úprav ISOP spjená s finančními náklady, je tt patření pdmíněn schválením vedení sekce fndů EU. D uknčení druhé fáze prjektu neprběhl schválení ze strany vedení sekce MPO (náměstka MPO pr blast fndů EU, výzkumu, vývje a invací) Odstranění zbytných přílh ŽPl (dle prgramů/výzev) Na wrkshpu k úpravám prcesu administrace ŽPl byl pdpřen návrh revidvat, zda je nutné pžadvat všechny přílhy, které dnes musí příjemce splu s ŽPl dkládat. Z diskuze vyplynul, že u přílhy karty majetku jsu uváděné údaje duplicitní s údaji z statních dkládaných účetních přílh. Hlavním smyslem je rzlišit, zda přízené zbží je účtván d sptřeby neb d majetku. Na wrkshpu byl pdpřen návrh zcela kartu majetku vyřadit z pžadvaných přílh, bude puze na žadateli, aby na základě dstupných infrmací z příručky neúčtval majetek d sptřeby. Závěrem byl dsuhlasen, že vznikne kmplexní analýza přílh ŽPl OPPI, dle které bude dále vyřazení rzhdván vedením ddělení metdiky a ISOP. Vstupy: Seznam pžadvaných přílh ŽPl v členění dle prgramů a výzev; Expertní psuzení garantů prgramů a pracvníků realizujících kntrlu ŽPl (finanční a věcná kntrla v rámci CI i MPO) psuzení užitečnsti přílh. Výstup: Revidvaný seznam pvinných přílh ŽPl v jedntlivých prgramech/výzvách; 18

19 Infrmvání příjemců dtace (prstřednictvím nástěnky prjektu, na webvých stránkách, případně úprava nvě vydávaných pdmínek); Pdklad pr ptimalizaci pžadvaných přílh v rámci nvě vyhlašvaných výzev. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Určení garantů prgramů a výzev. Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO 2 Realizace iniciálníh jednání pvěření garantů prgramů a výzev k prvedení analýzy přílh ŽPl a zhdncení jejich ptřebnsti. 3 Analýz přílh ŽPl a zhdncení jejich ptřebnsti. Návrh na dstranění nevyužívaných přílh. 4 Revize návrhu vybranými prgramvými a finančními referenty MPO a prjektvými a finančními manažery CI. 5 Odstranění pvinnsti předkládat nevyužívané přílhy vydání metdickéh pkynu a infrmvání příjemců dtace. Frekvence: Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO Účast: zástupce ddělení metdiky zdpvědný za blast VŘ, zástupce metdickéh ddělení CI Garanti výzev Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO Veducí ddělení metdiky a ISOP MPO Quick-win jednrázvé patření Odhadvaná časvá nárčnst: 2 pracvní dny pr garanty prgramů; Cca 8 hdin pr splupracující pracvníky. Příns: Vyský dstranění pvinnsti předávat neptřebné přílhy, snížení administrativní nárčnsti na straně příjemců dtace a pracvníků CI a MPO zajišťujících kntrlu ŽPl, snížení chybvsti na straně příjemců dtace, zkrácení lhůt pr pdání i administraci ŽPl. Kritéria měření úspěchu: Pčet pvinných přílh za prgram (nyní/v buducnu vyhlašvaných výzvách); Chybvst žadatelů v přílhách ŽPl; Délka trvání administrace ŽPl. Rizika: Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nezajištění infrmvansti pracvníků MPO a CI; Odstranění nezbytných přílh v případě nedůsledně prvedené analýzy, příp. nezapjení všech relevantních pracvníků; Nezajištění infrmvansti příjemců dtace změně v pvinných přílhách ŽPl; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření Checklist k vyplnění žadateli přílhy ŽPl Jak přínsné patření byl zhdncen již prvedené zveřejnění Průvdce pdáním Žádsti platbu v OPPI, nicméně dle diskuze je prblém přílišné bsáhlsti danéh materiálu, ve kterém se příjemce nerientuje, případně je drazen příliš velkým rzsahem. Mezi ptimalizační patření byl prsazen 19

20 dplnění jednduché přílhy mim strukturu příručky, která by byla prstým checklistem pvinných přílh vyžadvaných u jedntlivých prgramů a výzev. Příjemce připravující pdání ŽPl by měl mít vlbu/pvinnst vlžit suhrnný úvdní list bsahující checklist pvinných přílh ŽPl měl by vést k mezení chybvsti v předávání přílh ŽPl žadatelem Vstupy Seznam přílh ŽPl předávaných v jedntlivých prgramech a výzvách; Ppis přílh bsažený v sučasných metdických pmůckách pr příjemce dtace Pkyny pr žadatele a příjemce dtace z OP PI. Výstup Checklist pr příjemce dtace bsahující seznam přílh ŽPl (knkrétně pr prgramy/výzvy), který bude vhdně umístněný na internetvých stránkách (v případě, že tent checklist již v sučasnsti existuje, dpručujeme jeh lepší umístění na stránkách) a infrmvání příjemců vytvření tét pmůcky a jeh pvinném neb dbrvlném předávání (splu s přílhami ŽPl). Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Určení dpvědnéh pracvníka z ddělení metdiky a ISOP, případně z ddělení metdiky CI. Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO 2 Revize stávajících Pkynů pr žadatele a příjemce dtace z OP Odpvědný pracvník PI, zda bsahují checklist přílh. V případě, že an zlepšení přístupu k tmut dkumentu (např. uvedení příméh dkazu na checklist na internetvých stránkách, zavedení jeh pvinnéh vyplňvání). V případě, že není zajistit jeh vytvření. 3 Vytvřit checklist pr přílhy pr jedntlivé prgramy / výzvy. Garanti výzev 4 Umístit checklist na internetvých stránkách. Odpvědný pracvník 5 Infrmvání příjemců vytvření checklistu, případně zavedení jeh pvinnéh vyplňvání. (např. prstřednictvím nástěnky prjektu) Frekvence Odpvědný pracvník Quick-win jednrázvé patření Odhadvaná časvá nárčnst: 1 pracvní den dpvědný pracvník a garanti výzev. Příns Vyský předpklad snížení chybvsti příjemců při předkládání listinných přílh ŽPl, zkrácení lhůt a pracvní nárčnsti spjené s administrací ŽPl. Kritéria měření úspěchu: Pčet případů nedlžení pvinné přílhy žadatelem při pdání ŽPl. Rizika: Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nezajištění infrmvansti pracvníků MPO a CI; Nezajištění infrmvansti příjemců dtace změně v pvinných přílhách ŽPl; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 20

21 1.2.4 Sjedncení výkladu metdiky upravující administraci ŽPl (např. způsbilst výdajů, plnění závazných ukazatelů) včetně šklení Obecně existuje prblém rzdílnéh výkladu pžadavků kntrlních listů - všem pracvníkům není zřejmé, které materiály neb věcné části v systému by měli kntrlvat a jaké jsu suvztažnsti jedntlivých krků, tj. existuje relativně slžitá a nejedntná interpretace významu jedntlivých tázek. Prblém je bdbný i v tázce jedntnsti některých metdických pkynů stávajících neb aktualizvaných. S cílem zjedndušení a především zefektivnění práce byl pdpřen zaměření se na řešení tét nejedntnsti. Vstupy: Nejčastější blasti pchybení v rámci administrace ŽPl analýza interní chybvsti (tabulka CI); Indikace prblematických blastí ze strany pracvníků CI a MPO zajišťujících věcnu a finanční kntrlu; Infrmace předané ze strany metdickéh ddělení CI blasti nejčastějších dtazů. Výstup: Metdická pmůcka k řešení prblematických blastí; Suhrnná kvartální zpráva dpručvaný způsb řešení prblematických blastí zveřejněná v rámci prgramu Bard, resp. na sdílených discích a rzeslaná všem pracvníkům OISF a CI d dby zavedení Bard; Databáze řešení sprných blastí; Pravidelné šklení pracvníků CI a MPO (na měsíční bázi). Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Určení dpvědnéh pracvníka z ddělení metdiky a ISOP. Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO 2 Realizace pracvníh wrkshpu k identifikaci a jednznačnému rzhdnutí řešení blastí nejčastějších rzprů. Zajištění účasti metdickéh garanta na jednání. Odpvědný pracvník Účast: Prjektví a finanční manažeři CI, Prgramví a finanční referenti MPO 3 Finální rzhdnutí způsbu řešení prblematických blastí. Garant metdiky 4 Zpracvání zápisu z wrkshpu ve frmě metdické pmůcky k řešení prblematických blastí, případně zajištění vydání ve frmě metdickéh pkynu. 5 Zajištění infrmvání statních pracvníků ustanveném způsbu řešení prblematických blastí. 6 Nastavení způsbu předkládání dtazů a zpracvání dpvědí ve frmě měsíční zprávy tak, aby byla zajištěna infrmvanst všech pracvníků. 7 Zpracvání pravidelné zprávy rzhdnutých prblematických blastech na měsíční bázi. Frekvence: Odpvědný pracvník Odpvědný pracvník Odpvědný pracvník Odpvědný pracvník 1x za 3 měsíce Odhadvaná časvá nárčnst: 8 hdin / 3 měsíce vyhdncení prblematických blastí a zajištění jednznačnéh metdickéh stanviska, zpracvání suhrnné zprávy, příprava šklení; 2 hdiny / 3 měsíce šklení, účast prjektvých manažerů CI a prgramvých referentů MPO, finančních manažerů CI a referentů autrizace plateb; 21

22 2 hdiny / 3 měsíce ddělení metdiky CI. Příns: Střední dstranění nejčastějších rzprů v psuzvání ŽPl, zajištění knzistentnsti hdncení ŽPl. Kritéria měření úspěchu: Pčet zdpvězených dtazů v databázi řešených sprných blastí ŽPl; Prcentní míra pchybení v rámci reprtu Plnění delegvaných činnstí CI (viz patření 2.4.1). Rizika: Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Metdické pmůcky umžní více výkladů a nepvedu ke sledvanému sjedncení výkladu Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 3.3 Detailní ppis patření blast Mnitrvací návštěvy a veřejnsprávní kntrly Úprava realizace mnitrvací návštěvy mezení rzsahu mnitrvacích návštěv V rámci výknu mnitrvacích návštěv byla identifikvána nízká přidaná hdnta pvinnsti kntrly všech náležitstí pdle kntrlníh listu, která vede k mezení prstru na řešení knkrétníh prblému příjemce. Dpručujeme zaměřit mnitrvací návštěvu puze na kntrlu vybraných blastí dle knkrétních ptřeb prjektu/příjemce dtace a tedy zavést mžnst kntrly puze vybrané části náležitstí kntrlníh listu. Výstupem bude zápis z mnitrvací návštěvy. Celkvě je mnitrvací návštěva hdncena jak přínsná, prtže vede ke snížení chybvsti příjemců při následném pdání ŽPl / realizaci VŘ a ke zkrácení dby jejich pdání a administrace (lhůta pr administraci je kratší cca 4-5 dní u prjektů, kde byla realizvána MN, není pdlžen statistiku). Vstupy: KL pr výkn mnitrvací návštěvy. Výstup: Zástupci CI zpracvali a předlžili návrh interníh sdělení zaměřenéh na mžnst zúžení rzsahu kntrl v rámci mnitrvací návštěvy ke schválení vedením sekce fndů EU na MPO. Znění interníh sdělení viz níže. 22

23 Obrázek 7: Interní sdělení - Metdický pkyn upravující rzsah mnitrvacích návštěv Znění interníh sdělení Návrh metdickéh pkynu: Věc: Metdický Pkyn upravující rzsah mnitrvací návštěvy Tent metdický pkyn mění pvinný rzsah kntrly prjektu v rámci mnitrvacích návštěv OPPI, knaných CI dle kapitly Mnitrvací návštěvy. Předmětem mnitringů u příjemce dtace je pmc žadateli s realizací prjektu na místě zaměřená na knzultační činnst a spjená s kntrlu správnsti vedení všech neb vybraných aspektů prjektu jak je ddělená účetní evidence prjektu, realizvaná výběrvá řízení na ddavatele předmětu pdpry, pdklady k žádsti platbu, splnění závazných ukazatelů prjektu, pvinná publicita prjektu, u splufinancvaných nemvitstí list vlastnictví neb nájemní smluvy, stavební pvlení a klaudační suhlas, znalecké cenění tržní ceny, vedení stavebních deníků, dále pracvní smluvy, výkazy práce, mzdvé listy u prjektů, které si nárkují sbní náklady zaměstnanců ve způsbilých výdajích na prjekt a další suvisející dkumenty, dkládající realizaci prjektu v suladu s Pdmínkami pskytnutí dtace. Mnitring prjektu prbíhá dle dkumentu 17_09_I_Kntrlní list pr mnitring prjektu. Rzsah mnitringu určuje veducí mnitrvací skupiny na základě znalsti prjektu a ptřeby zaměřit se na určitu část realizace tj. je mžné některé bdy KL značit X a uvést že mnitring byl například zaměřen puze na kntrlu VŘ. Další pvinnsti spjené s MN zůstávají nezměněné. Ptřebné krky včetně sučinnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Schválení interníh sdělení vrchním ředitelem sekce Vrchní ředitel sekce fndů EU 2 Infrmvání vydání interníh sdělení úpravě metdickéh pkynu všechny pracvníky OISF a DSF CI Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP MPO Quick-win jednrázvé patření 23

24 Odhadvaná časvá nárčnst: N/A krky spjené s časvu nárčnstí již byly realizvané. Příns: Střední 4 zvýšení spkjensti příjemců, urychlení lhůt pr předkládání ŽPl, zrychlení čerpání. Kritéria měření úspěchu: Průměrná délka mnitrvací návštěvy (dnes/p zavedení patření). Rizika: Přes schválení úpravy nebude institut mnitrvací návštěvy využíván z důvdu významné kumulace zátěže administrace VŘ a ŽPl a pririty řešení čerpání d stlu a dstupení d realizace mnitrvacích návštěv; Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření Úprava výpčtu vzrku etap prjektů ke kntrle na místě psuzení aktuální naplněnsti vzrku Sučasný způsb plánvání kntrl na místě je spjen s následujícími nedstatky: Nezávaznst předpkládanéh termínu uknčení prjektu, příp. indikvanéh termínu pdání ŽPl. Důsledkem je mezení mžnsti plánvání kntrl na místě (perativníh i dluhdbéh) a nutnst kmunikace s Příjemci kdy pdají ŽPl. Mžnst dluhdbéh plánvání dále znesnadňuje skutečnst, že vzrek ke kntrle v ISOP je neustále přepčítáván, ne všechny předem indikvané kntrly se p pdání ŽPl skutečně přepíšu d kntrl k realizaci. U některých prgramů byl na základě kntrly vzrku realizván více kntrl než je indikván dle vzrku (viz výsledky analýzy níže). Vstupy: Pčet dsud realizvaných kntrl dle ISOP Výstup: Analýza dsud realizvaných kntrl na místě Při analýze pčtu dsud realizvaných kntrl v ISOP byl zjištěn, že u některých prgramů byly realizvány kntrly ze vzrku i nad rámec 100 % vzrku. Kntrly na vyžádání jsu v ISOP vedeny samstatně, nejsu pčítány d vzrku (viz příklad printscreen níže: Prgram Rzvj výzva i celkem dsud realizván 31 kntrl, z th 16 kntrl ze vzrku 177 % indikvaných kntrl dle vzrku, dalších 15 kntrl na vyžádání viz zaškrtnutí v psledním slupci). 4 Příns hdncen jak střední z důvdu mezenéh rzsahu mnitrvacích návštěv a sučasnému pzastavení tét agendy z důvdu vytížensti pracvníků CI hdncením prjektvých žádstí v rámci psledních výzev. 24

25 Obrázek 8: Ukázka - pčet kntrl na místě v ISOP Pdle infrmací z ISOP (stav k ) byl dsud realizván 789 kntrl na místě ze vzrku, z th 50 kntrl (cca 6 %) překračuje 100 % vzrku u danéh prgramu. Na vyžádání byl realizván dalších 91 kntrl. Celkem byl tedy nad rámec pvinnéh vzrku realizván 141 kntrl (18 % z celkvéh pčtu dsud realizvaných kntrl) viz tabulka níže. Pčty kntrl v členění dle prgramů (stav k ) jsu zbrazeny v tabulce 3 a v přílze č. 6. D 5 mil. Nad 5 mil. Celkem Celkvý pčet etap Pvinný vzrek Dsud realizván (kntrla vzrku) Z th: nad 100 % vzrku % Zbývá realizvat (dle vzrku) Dsud realizván na vyžádání Celkem dsud realizván nad rámec vzrku (nad 100 % vzrku + na vyžádání) Tabulka 3: Celkvý pčet realizvaných kntrl (stav k ) % Pzn.: U etap d 5 mil. nesedí sučet za jedntlivé prgramy prti suhrnnému pčtu kntrl na místě v ISOP (rzdíl celkem 573 etap). 25

26 Prgram Výzva Celkvý pčet etap Pvinný vzrek (5 %) Ve vzrku - zalžené kntrly Pdíl kntrl ze vzrku (v %) D 5 mil. Zbývající pčet kntrl (ze vzrku) Pčet kntrl na vyžádání (nezapčítává se d vzrku) Celkvý pčet dsud realizvaných kntrl (vč. na vyžádání) Celkvý pčet etap Pvinný vzrek (15 %) Ve vzrku - zalžené kntrly Pdíl kntrl ze vzrku (v %) Zbývající pčet kntrl (ze vzrku) Pčet kntrl na vyžádání (nezapčítává se d vzrku) Celkvý pčet realizvaných kntrl (vč. na vyžádání) Ek-energie - Dtace II % % III % % Ek-energie - Využití bnvitelných a druhtných energetických zdrjů I % % Ek-energie - Zvyšvání účinnsti při výrbě, přensu a sptřebě energie I % % ICT a strategické služby I % % II % % III % % ICT v pdnicích I % % II % % III % % Nad 5 mil. Invace - Invační prjekt I % % II % % III % % IV % % Klastry I % % II % % Nemvitsti I % % II % % Ptenciál I % % II % % III % % Prsperita I % % II % % III % % IV % % Rzvj I % % II % % III % % Šklící střediska I % % II % % Technlgické platfrmy I % % II % % , Tabulka 4: Celkvý pčet dsud realizvaných kntrl dle údajů z ISOP 26

27 Ptřebné krky včetně sučinnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Zjistit, jakým způsbem prbíhá v rámci ISOP výběr prjektů d vzrku ke kntrle. Oddělení metdiky a ISOP MPO 2 V případě, že sučasný způsb tvrby vzrku pr výběr prjektů Oddělení metdiky a ISOP MPO ke kntrle není mezen (max. 100 %), nastavit limity pr výběr prjektů d vzrku. 3 Vyhdntit prveditelnst nastavení zařazení prjektu d vzrku Oddělení metdiky a ISOP MPO ve p pdání ŽPl (nikliv p termínu předpkládanéh uknčení splupráci s Oddělením kntrly prjektu) návrat k půvdnímu systému tvrby vzrku. a nesrvnalstí MPO 4 Psudit správnst výpčtu realizvaných kntrl v ISOP (nesulad celkvý pčet vs. sučet dle prgramů). Oddělení metdiky a ISOP MPO 5 Úprava výpčtu vzrku prjektů/etap ke kntrle v ISOP tak, Ddavatel ISOP ve splupráci aby se vzrek neměnil v průběhu času (pvlené budu puze s Oddělením metdiky a ISOP důvdněné změny, např. když prjekt spadající d vzrku MPO dstupí d financvání bude nahrazen jiným bdbným prjektem neb když budu vydána nvá rzhdnutí (tzn. zvýšení celkvéh pčtu etap) bude zvýšen pčet prjektů ke kntrle apd.). 6 Upravit prces realizace kntrly na vyžádání v případech, Oddělení metdiky a ISOP MPO ve kdy je t mžné, nahradit kntrly na vyžádání realizací splupráci s Oddělením kntrly mnitrvací návštěvy (zejména v případech, kdy je kntrla na a nesrvnalstí MPO a ddělením vyžádání realizvaná na základě interníh pžadavku řídícíh metdiky DSF CI rgánu neb zprstředkujícíh subjektu, nikliv na základě pžadavků třetích subjektů např. Plicie ČR). 7 Implementvat realizvané úpravy zajistit vydání metdickéh pkynu, případně pršklení pracvníků. Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP MPO Jednrázvé patření Quick-win Odhadvaná časvá nárčnst: Cca 3 pracvní dny pracvník ddělení metdiky a ISOP. Příns: Střední Zlepšení mžnsti plánvání kntrl. Příns na úrvni střední z důvdu, že sučasné kapacity jsu zatím schpné plně pkrýt realizaci pvinných kntrly i přes výše uvedené nedstatky; Zajištění neměnnsti vzrku pvede ke zjedndušení perativníh plánvání kntrl i zpracvání plánu kntrl na delší časvé bdbí Kritéria měření úspěchu: Pčet kntrl na místě nad rámec pvinnéh vzrku (dnes/p zavedení patření). Rizika: Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 27

28 1.3.3 Zpracvání rámcvéh plánu veřejnsprávních kntrl d knce prgramvéh bdbí Oddělení kntrly a nesrvnalstí má přehled pčtu prjektů spadajících d vzrku až p pdání ŽPl u daných prjektů. Z tht důvdu lze realizvat zpracvání plánu kntrl na místě puze na nejbližší bdbí (na týdenní bázi). Oddělení kntrly a nesrvnalstí nezpracvává rámcvý plán kntrl d knce prgramvéh bdbí, nemá přehled pčtu kntrl k realizaci v jedntlivých měsících. Zpracvání přesnéh plánu kntrl k realizaci není vzhledem k sučasné vlnsti pr pdávání ŽPl a k nepřetržitému přepčtu vzrku zcela mžné. Pr zajištění persnálních kapacit pr realizaci kntrl na místě byl dpručen zpracvání alespň rámcvéh plánu kntrl na místě d knce prgramvéh bdbí Vstupy: Údaje z ISOP prjektech spadajících d vzrku prjektů ke kntrle a termínu uknčení těcht prjektů, resp. jejich etap. Výstup: Rámcvý plán kntrl na místě d knce prgramvéh bdbí ( ). Rámcvý plán kntrl na místě na rky 2014 a 2015 zpracvaný ddělením kntrly a nesrvnalstí v sučinnsti s ddělením metdiky a ISOP je bsažen v přílze č. 7 tht dkumentu. Z plánu kntrl vyplývá, že by OKN v rce 2014 měl uskutečnit ještě 228 kntrl dle pvinnéh vzrku pr kntrlu (bez zapčítání kntrl na vyžádání.). v prpčtu na týdny se jedná cca 74 kntrl v první plvině rku 2014, cž znamená 7 kntrl týdně. Ve druhé plvině rku 2014 je předpkládaný pčet kntrl na místě 165, tedy 6 kntrl týdně 5. Tent pčet kntrl je OKN schpné pkrýt v rámci stávajících kapacit sučasná kapacita OKN je 9 kntrl týdně. D plánu kntrl v rce 2015 byly zahrnuty etapy/prjekty uknčené v červnu 2014 (pčítán s nejhrší variantu, že žádný příjemce dtace nepdá ŽPl d června d prsince 2014). Pdle plánu by tak měl být v rce 2015 realizván až 352 kntrl dle pvinnéh vzrku. Tent pčet kntrl je OKN schpné pkrýt v rámci stávajících kapacit za předpkladu, že se kntrly prjektů rzlží během celéh rku (t by představval cca 7 kntrl týdně). Dle rámcvéh plánu pčítajícíh se sučasným pčtem etap prjektů ke kntrle je při zachvání sučasné kapacity OKN (9 kntrlrů) schpn zvládnut předpkládaný pčet kntrl na místě. Rizikem je navýšení pčtu etap a tím i pčtu pvinných kntrl vzhledem k vyhlášení nvých výzev (Rzvj, ICT a strategické služby a Invace, případně další výzvy) a zahájení nvéh peračníh prgramu PIK, který bude genervat další prjekty ke kntrle. Plán kntrl rvněž nezhledňuje ex-pst kntrly udržitelnsti prjektů OPPI (3 % vzrek), které by se měly průběžně vyknat v rce 2014, 2015 a Tyt kntrly jsu rvněž genervány v ISOP v mdulu kntrly plán kntrl stálsti vzrku perací, kde je nyní čekajících na kntrlu cca 50 prjektů. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: N/A realizván v rámci implementační fáze prjektu. Frekvence: Jednrázvé patření Quick-win rámcvý plán kntrl na místě již byl zpracvání ddělením kntrly a nesrvnalstí MPO v sučinnsti s ddělením metdiky a ISOP v rámci implementační fáze prjektu; Aktualizace rámcvéh plánu na základě změn prjektů/etap ve vzrku vzhledem ke změně celkvéh pčtu etap (snížení pčtu etap z důvdu dstupení, zvýšení pčtu etap z důvdu rzhdnutí realizaci nvých prjektů); 5 Předpklady výpčtu: K knčí až 117 prjektů avšak vzhledem ke skutečnsti, že PD má na pdání ŽPl 6 měsíců neb p zkrácení lhůty 3 měsíce, vychází celkvý pčet kntrl na cca až 165 kntrl (v případě, že budu zapčítané prjekty uknčené v dubnu až listpadu, i když není jisté, že všechny ŽPl budu ve druhé plvině rku skutečně pdány). 28

29 Plán kntrl na místě je vhdné revidvat na základě výsledků inventury prjektů, která pvede k vyřazení neaktivních prjektů a revizi celkvéh pčtu etap a termínů jejich uknčení. Odhadvaná časvá nárčnst: Cca 4 hdin pracvník Oddělení kntrly a nesrvnalstí, pracvník Oddělení metdiky a ISOP MPO. Příns: Střední Kritéria měření úspěchu: Naplňvání plánu veřejnsprávních kntrl. Rizika: Nereálnst plánu kntrl, resp. ptřeba jeh časté aktualizace vzhledem k neustálé aktualizace vzrku v systému ISOP; Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření Systematické řešení vyplňvání KL 17_85, prpjení kntrlních listů V nastavení systému dpvědnstí za kntrlu dle KL 17_85 byl ptvrzen prblém v nastavení rzdílných sb vyknávající bdbnu a v mnha hledech překrývající se činnst. Byl navržen narvnání neefektivníh nastavení kntrlníh systému. Vstupy: Sučasné kntrlní listy dvzené z nařízení MMR 17_85 vyplňvaný prgramvými referenty OISF, relevantní kntrlní list vyplňvaný v rámci kntrly na místě, případně další kntrlní listy dvzené z tht nařízení; Předmětné nařízení MMR. Výstup: Zjedndušený KL dstraněné duplicity, převedení kntrly d dpvědnsti správných pracvníků. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Určení dpvědnéh pracvníka z ddělení metdiky a ISOP. Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO 2 Realizace jednání s pracvníky vyplňujícími KL 17_85 a další KL vzniklé z nařízení MMR. Detailní analýza kntrlních listů, dstranění duplicit, přeřazení tázek d kmpetence správných pracvníků. Odpvědný pracvník Účast: Prgramvý referent MPO, Referent ddělení kntrly a nesrvnalstí, případně další. 3 Úprava kntrlních listů. Odpvědný pracvník 4 Zajištění infrmvansti pracvníků MPO a CI úpravě KL. Odpvědný pracvník Frekvence: Quick-win jednrázvé patření Odhadvaná časvá nárčnst 29

30 2 pracvní dny pracvník ddělení metdiky a ISOP MPO; 1 pracvní den referenti vyplňující předmětné kntrlní listy. Příns: Vyský vzhledem k vyské administrativní nárčnsti spjené s vyplňváním předmětných kntrlních listů a k vyské četnsti kntrl. Kritéria měření úspěchu: Pčet duplicitních plžek v kntrlních listech; Dba ptřebná pr vyplnění KL 17_85. Rizika: Odstranění pvinných plžek v případě nedůslednéh prvedení revize kntrlních listů v suladu s metdickými pkyny NOK a EK; Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 3.4 Detailní ppis patření blast Příprava na bdbí kumulace VŘ a ŽPl Rámcvý dhad pčtu VŘ a ŽPl předávaných v měsících d knce prgramvéh bdbí Nastavení limitů pr zavedení jednstupňvé kntrly ŽPl a VŘ. Návrh případných úprav ISOP. Odhad kumulace zátěže pr závěr prgramvéh bdbí vzniknul v rámci analýzy kapacit a přípravy manažerskéh reprtingu viz patření S plánem lze pracvat, lze mdelvat případy čekávanéh přetížení kapacit na základě změny vstupních parametrů dle th lze uvažvat bdu zvratu tj. nastavení jednstupňvé kntrly a bdbných nápravných patření. V suladu se zněním interpretace závěrů mdelvání (blíže viz přílha č. 12 tét zprávy) navrhujeme následující pravidla pr nastavení limitů: Pr měsíce s vyznačenu kumulací zátěže dpručujeme s předstihem připravit aplikaci jednh s následujících nápravných patření, které mhu zabránit ptenciálnímu zpždění čerpání: Dčasné psílení kapacit pracvníky z prgramů s aktuálním i plánvaným nižším vytížením kapacit, priritně v rámci stejnéh ddělení (aplikvat na prgramy s kapacitami vytíženými nad 80% d 120% v případě hržení tempa čerpání); Dčasné pzastavení dvustupňvé kntrly (v případě dčasnéh přetížení kapacit nad 120 %); Nastavení jednstupňvé kntrly (v případě dluhdbéh přetížení kapacit nad 120 % u více prgramů sučasně); Nastavení mezenéh rzsahu druhéh stupně kntrly zavedení kntrly vzrků prjektů (v případě dluhdbéh přetížení kapacit nad 120 % u více prgramů sučasně). 30

31 4 Výstup implementační prjekt Detailní ppis patření blast Úprava pravidel metdickéh řízení MPO Upzrnění na blasti připravvané aktualizace OISF Dle závěrů analytické fáze, dle závěrů následných jednání s vybranými pracvníky a dle závěrů vycházejících z wrkshpu tematicky zaměřenéh na blast přípravy aktualizace metdiky byly znvu ptvrzeny následující závěry: Příprava aktualizace metdických materiálů je připravvána za velmi mezenéh přístupu pracvníků, kteří budu změnami dtčeni; K dispzici je příslušná tabulka pr sběr pdnětů a připmínek, avšak není využívána, znalst jejíh umístění a jejíh významů je velmi limitvaná; Část pdnětů přijímají zástupci ddělení metdiky em a sbně, závěrečném stanvisku a způsbu zapracvání se dzví puze autr připmínky, nedchází k tevřené diskuzi či sdílení závěrů, navíc není jedntně dhledatelná auditní stpa; Na základě wrkshpu a navazujícíh jednání se zástupci ddělení metdiky a ISOP byl připraven návrh záznamvé tabulky, která by dkázala efektivně zapjit relevantní pracvníky d prcesu připmínkvání vznikajících aktualizací metdických materiálů, cž je dbru praxí i na statních řídících rgánech, stejně tak jak je dbru a fungující praxí u zprstředkujícíh subjektu OPPI, agentury CzechInvest. Byl částečně navázán na tzv. ptimalizační tabulku, která byla v minulsti vypracvána a spravvána ddělením řízení prjektů (61020). Návrh nvé tabulky byl předán zástupcům ddělení metdiky a ISOP, následně byly zapracvány věcné připmínky, vydána nvá verze, kteru zástupce veducíh skupiny akceptval a je připravena k využívání tat tabulka (verze 3) je samstatnu přílhu č. 8 tét zprávy. Splu s nvu verzí tabulky byly zaslány kmentáře a úpravy Delitte k návrhu interníh sdělení, které byl zástupci ddělení metdiky a ISOP připraven pr účel frmálníh schválení a zavedení změny v prcesu aktualizace metdik metdickým pkynem. Vstupy: Pdněty pracvníků implementační struktury OPPI k připravvaným aktualizacím; ddělení metdiky a ISOP infrmující připravvaných aktualizacích na dané čtvrtletí; Optimalizační tabulka a pracvní verze metdických materiálů v prcesu přípravy aktualizace; Jednrázvé šklení k nastavení nvých prcesních pravidel k přípravě aktualizace. Výstup: Otevřený přístup přípravy aktualizací za využití invvané ptimalizační tabulky Pdklady pr mžnst statistickéh vyhdncvání aktivit a termínů spjených s aktualizacemi Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Druhé kl psuzení návrhu interníh sdělení s metdickým pkynem 2 Dknčení tabulky - na instruktážním listu zalistvání všech metdik s vysku a střední priritu (statní autmaticky přiřazeny d skupiny pririta nízká), dplnění tabulek z listu Prces dle IS, apd Oddělení metdiky a ISOP za knzultace s prjektvým týmem MPO Oddělení metdiky a ISOP za knzultace s prjektvým týmem MPO 3 Odsuhlasení interníh sdělení, zajištění pdpisu Oddělení metdiky a ISOP 31

32 Č Krk Odpvědnst metdickéh pkynu a následně jeh rzeslání na všechny pracvníky implementační struktury OPPI na MPO, vč. příméh dkazu na ptimalizační tabulku na sdíleném disku N:/, zajištění infrmvansti CI 4 Realizace 60 minutvéh šklení k prblematice prč nástrj vzniknul, jak h využívat, kdy h využívat, kde nástrj lze najít 5 Nastavení prcesů k zabezpečení všech suvisejících úknů, pravidelné práce s tabulku Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP, pzvánka k účasti všem pracvníkům implementační struktury OPPI na MPO Oddělení metdiky a ISOP za knzultace s prjektvým týmem MPO Sběr připmínek k připravvaným aktualizacím 1x za čtvrtletí v jasně vymezených termínvých knech určených pr sběr a vypřádávání připmínek (viz interní sdělení a instrukce v tabulce). Odhadvaná časvá nárčnst: 4 hdiny jednrázvě prjednání návrhu změn Delitte v ptimalizační tabulce a interním sdělení, dknčení tabulky z instruktážníh listu, schválení a rzeslání (referent ddělení metdiky za splupráce s prjektvým týmem); 8 hdin za čtvrtletí správa tabulky, záznam vypřádání připmínek, infrmace k dpadům, vyplňvání pdpůrných listů se statistiku, kmunikace s autry (referent ddělení metdiky); 3 hdiny tři jednrázvá jednhdinvá šklení s instrukcí, jak změny v prcesu využívat (referent ddělení metdiky za splupráce s prjektvým týmem, účastníci především věcní a finanční manažeři OISF). Příns: Vyský Zvýšení míry participace jedntlivých pracvníků implementační struktury OPPI na MPO (tj. pracvníci OISF, OKSF, ddělení kntrly a nesrvnalstí, ddělení řízení prjektů) s přípravu aktualizací znamená vyšší šance zachycení neddělků, které nejčastěji znamenají rzpr jednh platnéh metdickéh materiálu s jiným; Vyšší míra vyřešených suvztažnstí chystaných změn znamená nižší buducí frekvenci pakvané aktualizace stejnéh materiálu, z důvdu snahy ex-pst řešit uvedený prblém; Nvý více frmalizvaný systém zabezpečí ve svém důsledku reálné snížení práce jak zástupcům ddělení metdiky, tak především věcným a finanční manažerům kteří musí např. na věcně stejné prjekty pužívat různá vydání pravidel dle bdbí uskutečnění kntrly. Kritéria měření úspěchu: Pčet pdnětů a připmínek, sledván dle skupin pririt (nejvyšší význam, střední, statní), v čase (prvnání trendu mezi kvartály), pčet pdaných/akceptvaných/vypřádaných; Pčet případů stažení aktualizace MP/IS pr ptřebu dpřesnění/dplnění upravvané pasáže. Rizika: Nezájem pracvníků zapjení d aktualizace, příp. zahlcení pdněty bez přidané hdnty; Nesystematické vyplňvání plí tabulky, prdlení vůči definvaným termínům; Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 32

33 2.1.2 Jednání pracvních skupin pr zásadní aktualizace V rámci závěru wrkshpu zaměřenéh na nedstatky nastavení prcesu přípravy aktualizace metdik (patření viz výše) byly mezi patření k implementaci pdpřen bnvení využívání jednání pracvních skupin pr aktualizace metdických materiálů zásadníh významu. Dle dsuhlasenéh úklu byl ddělením metdiky a ISOP zaslán na Delitte návrh revize pravidel pr jednání pracvních skupin dle páteřníh manuálu OPPI. Uvedené návrhy úprav byly vyhdnceny jak nedstačující, s hledem na cíle sledvané během věcné diskuze na wrkshpu. Za zásadní pvažujeme realizaci následujících krků: frmální uktvení fungvání tří až čtyř dbrných pracvních skupin, které budu pravidelně využívány v prcesu přípravy aktualizace vybraných metdických pkynů (uktvení dčasně skrze interní sdělení, aby mhl být účinné již pr aktualizace pr 2Q 2014, definitivně pak skrze aktualizaci příslušné kapitly páteřníh manuálu OPPI) navrhujeme nvu knstrukci pracvních skupin nikli v reflexi struktury PM OPPI (tj. skupina veřejná pdpra, rating, interní prjekty, evaluace, apd.), ale ve smyslu reflexe prcesů (tj. skupina výběrvá řízení, žádsti platbu, kntrla na místě, apd.); návrh zaměření skupin, jejich slžení, vlbu veducíh skupiny a návrh prpjení vybrané skupiny s vybranými metdikami středníh a vyskéh významu dpručujeme tevřít diskuzi na tematickém wrkshpu se zástupci všech veducích ddělení, kde bude mžné zjistit zájem vysílat zástupce na tu kteru navrhvanu PS a zárveň bude zamezen negativnímu vnímání, že je nějaká další změna vnucena systémem nás bez nás ; rámcvý návrh slžení skupin dle Delitte bsahuje pslední verze ptimalizační tabulky a návrh interníh sdělení, viz přílha č. 8 tét zprávy. pravidelné využívání jednání pracvní skupiny ve 2-4 fázi přípravy aktualizace zásadních metdik, kdy mezi zásadní metdiky jsu řazeny ty s priritu vyská a střední (blíže viz instrukce pslední verze ptimalizační tabulky). zasedání skupiny se kná vždy, když je připravvána aktualizace metdik ze skupiny střední neb vyské pririty pkud nejsu evidvány žádné připmínky v tabulce, je prjednáván aktuální pracvní návrh znění aktualizace z dílny metdiky. z jednání pracvních skupin vzniká zápis, který je přístupný na sdíleném disku, sučasně jsu závěry jednání bez zbytečnéh dkladu pdkladem pr aktualizaci stavu k připmínkám v rámci ptimalizační tabulky Níže je bjasněn návrh na sebe navazujících krků, které je třeba pdniknut k tmu, aby byl paření smysluplné a mhl být zdrjem sledvaných přínsů, a t jak pr ddělení metdiky, tak pr statní pracvníky implementační struktury OPPI. Vstupy: Pdněty sesbírané k aktualizacím v rámci nvé ptimalizační tabulky IS a úprava PM OPPI nvě definující účel pracvních skupin, slžení, pravidel jednání Výstup: Závěry pravidelných jednání pracvních skupin veducí k úpravě znění připravvaných aktualizací zásadních metdických materiálů Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Příprava nvéh frmálníh uktvení fungvání tří až čtyř dbrných pracvních skupin - návrh zaměření skupin, slžení, vlba veducíh skupiny, prpjení vybrané skupiny s vybranými metdikami středníh a vyskéh významu, jednací řád 2 Realizace tematickéh wrkshpu se zástupci všech veducích ddělení prjednání navrhvaných změn Oddělení metdiky a ISOP za knzultace s prjektvým týmem MPO Oddělení metdiky a ISOP, pzvánka k účasti všem veducím ddělení 33

34 Č Krk Odpvědnst a dsuhlasení vyhvující kmprmisní varianty 3 Odsuhlasení interníh sdělení a návrhu dplnění znění kapitly 4 v páteřním manuálu OPPI - IS rzeslání na všechny pracvníky implementační struktury OPPI 4 Realizace 60 minutvéh šklení se členy pracvních skupin jak a kdy budu PS svlávány, jaké budu pravmci a pvinnsti, jak budu využívány úkly a termíny, kd bude zdpvědný za frmální zabezpečení prcesu (dle jednacíh řádu - svlávání, sběr materiálů před knáním, místnst s prjektrem, apd.), jak bude zabezpečena zastupitelnst členů 5 Nastavení prcesů k zabezpečení všech suvisejících úknů, prpjení s pracemi s ptimalizační tabulku 6 Dplnění kapitly 4 v páteřním manuálu OPPI při nejbližší aktualizaci (6/2014 neb 1/2015) Frekvence: implementační struktury OPPI na MPO Oddělení metdiky a ISOP za knzultace s prjektvým týmem MPO Oddělení metdiky a ISOP, ptvrzení členvé pracvních skupin, eventuálně prjektvý tým MPO Oddělení metdiky a ISOP za knzultace s prjektvým týmem MPO Oddělení metdiky a ISOP Psuzení připmínek a navrhvaných znění aktualizace metdik v rámci 2-4 fáze prcesu připmínkvání každé čtvrtletí v jasně vymezených termínvých knech (viz interní sdělení a instrukce v ptimalizační tabulce) Odhadvaná časvá nárčnst: 5 hdin jednrázvě prjednání návrhu změn Delitte v interním sdělení, příprava nvéh frmálníh uktvení stanv pr pracvní skupiny; 2 hdiny jednrázvě realizace tematickéh wrkshpu se zástupci všech veducích ddělení; 1 hdina schválení a rzeslání IS pzději dplnění páteřníh manuálu OPPI; 1 hdina jednrázvě realizace 60 minutvéh šklení 8 hdin za čtvrtletí jednání pracvních skupin (prjednání připmínek, realizace změn a plnění suvisejících úklů, druhé kl prjednání změn a finalizace metdiky) Příns: Vyský Zvýšení míry participace jedntlivých pracvníků implementační struktury OPPI na MPO (tj. pracvníci OISF, OKSF, ddělení kntrly a nesrvnalstí, ddělení řízení prjektů) s přípravu aktualizací znamená vyšší šance zachycení neddělků, které nejčastěji znamenají rzpr jednh platnéh metdickéh materiálu s jiným; Vyšší míra vyřešených suvztažnstí chystaných změn znamená nižší buducí frekvenci pakvané aktualizace stejnéh materiálu, z důvdu snahy ex-pst řešit uvedený prblém; Nvý více frmalizvaný systém zabezpečí ve svém důsledku reálné snížení práce jak zástupcům ddělení metdiky, tak především věcným a finanční manažerům kteří musí např. na věcně stejné prjekty pužívat různá vydání pravidel dle bdbí uskutečnění kntrly. Kritéria měření úspěchu: Pčet případů stažení aktualizace MP/IS pr ptřebu dpřesnění/dplnění upravvané pasáže. Rizika: Nezájem pracvníků zapjení d aktualizace, příp. řešení pdnětů bez přidané hdnty; Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh prjektvé skupiny pr jiné pririty; Nezajištění ptřebné sučinnsti pracvníků ze strany Oddělení řízení prjektů sekce fndů MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 34

35 2.1.3 Interní sdělení a metdické pkyny nvě rzesílány celému OISF V reflexi wrkshpem ptvrzenéh zjištění, že existuje nedstatečná infrmvanst vydání nvéh metdickéh pkynu/interníh sdělení byl dsuhlasen, že bude nvě zavedena praxe rzesílání ů vydání nvéh metdickéh pkynu či interníh sdělení na všechny pracvníky implementační struktury OPPI na MPO (tj. pracvníci OISF, OKSF, ddělení kntrly a nesrvnalstí, ddělení řízení prjektů) a zástupce ddělení metdiky SF CzechInvest (tt je již dnes fungující praxí). Ustanvení se týká metdických materiálů a interních sdělení (vč. přílh) becnéh dsahu, tj. takvých, které mhu být zbecněny na širší kruh případů a nejsu puze stanviskem k jedntlivsti. Metdické pkyny a interní sdělení budu buď přímu přílhu uvedenéh u, neb bude bsahvat přímý prlink na sdílený disk N:/. Uvedená MP a IS budu neprdleně p vydání dplněny d příslušné databáze a přehledvé tabulky (viz patření 2.3.1). Opatření dle dhdy vstupuje v platnst d P případném napjení MPO na prgram Bard bude uvedené patření převeden d rviny zabezpečvání zveřejnění v patřičné sekci prgramu Bard a y se budu rzesílat autmaticky puze těm sbám, které budu mít nastaven pžadavek ve správě systému ntifikací. Vstupy: Nastavení adekvátní mailingvé skupiny dpvědnéh pracvníka ddělení metdiky a ISOP Oskenvané kpie schválených IS a MP Výstup: infrmující všechny pracvníky implementační struktury OPPI nvém IS neb MP becnéh dsahu, vč. příméh dkazu na sdílený disk s daným materiálem Dplnění d příslušné databáze a přehledvé tabulky (viz patření 2.3.1) Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Zaslání infrmačníh u na všechny pracvníky implementační struktury OPPI na MPO, že budu MP a IS zasílány plšně 2 Určení dpvědnéh pracvníka, který bude zabezpečvat skenvání pdepsaných MP a IS, přípravu u, správu databáze/dplnění přehledvé tabulky 3 Pravidelné rzesílání ů s každým nvým či aktualizvaným MP a IS becnéh dsahu Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP neb ddělení řízení prjektů Oddělení metdiky a ISOP Odpvědný pracvník Rzeslání infrmační u s každým nvým neb aktualizvaným MP a IS becnéh dsahu Odhadvaná časvá nárčnst: 0,1 hdiny příprava a rzeslání úvdníh u; 1 hdina měsíčně čas strávený dpvědným pracvníkem zabezpečení ppsaných úknů. Příns: Vyský Djde k dstranění pakujícíh se výskytu situací, kdy se např. věcný neb finanční manažer OISF dzví vydání nvéh pkynu či sdělení až 14 dní p vydání tzn. pracuje s neaktuálním pkynem a hrzí mžnst zpětnéh prkázání nesrvnalsti v rámci auditu; Djde k zajištění knzistentníh řešení prblematiky tzn. jedntnéh přístupu k žadatelům, tj. djde ke sjedncení přístup pracvníků MPO s hledem na všebecnu dstupnst MP a IS, která byla čast adresvána jen vybraným sbám neb se ztrácela; Ptenciálně patření může vést ke snížení míry chybvsti, resp. pčtu evidvaných nesrvnalstí ze strany kntrlních rgánů; 35

36 Zjedndušení metdickéh řízení, snížení administrativní nárčnsti na straně ddělení metdiky a ISOP (snížení pčtu individuálních ad hc dtazů). Kritéria měření úspěchu: Pčet případů výskytu pchybení, kdy manažer OISF využívá během kntrly neaktuální MP. Rizika: Přehlédnutí u adresátem z důvdu vyskéh bjemu pravidelně rzesílaných zpráv; Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh prjektvé skupiny pr jiné pririty Úprava prcesu pdepisvání metdických pkynů V sučasné dbě je praxí, že nvé či aktualizvané metdické pkyny jsu rzesílány (vybraným) pracvníkům OISF až v den účinnsti, případně p termínu účinnsti. Tent stav je důsledkem více faktrů, mezi nejdůležitější lze zařadit fakt, že d interníh sdělení ke schválení a pdpisu vedení sekce ddělení metdiky a ISOP předvyplňuje datum účinnsti. Jakékliv zdržení s pdpisem vedením sekce a dalšími relevantními dpvědnými pracvníky vede k výše ppsané nepříznivé situaci s pzdní distribucí sdělení a materiálu. V knečném důsledku mají pracvníci administrujicí OPPI minimální čas na detailní seznámení se s nvými pstupy a nemají čas vyjasnit s metdiku případné nejasnsti neb nesrvnalsti tak, aby byl výkn jejich práce plně kmpatibilní s pkyny d prvníh dne účinnsti. Na wrkshpu a následném ddatečném jednání byl s vedením prjektvé skupiny č. 2 dsuhlasen, že prblematika řešení nesuladu mezi distribucí nvých pkynů a jejich termínu účinnsti bude řešena návrhem úpravy prcesu pdepisvání. Identifikvány byly čtyři mžné varianty řešení: a) předkládání materiálů ve větším předstihu, bez dalších prcesních změn; b) sběr všech pdpisů veducích pracvníků na jednání pracvní skupiny na spisvu bálku; c) návrh snížení pčtu pvinných ppisů, změna interních předpisů; d) zavedení pdepisvání v elektrnické pdbě. Pr analýzu nejlepšíh řešení byl dsuhlasen, že ddělení metdiky a ISOP prvede základní vyhdncení silných a slabých stránek jedntlivých variant, včetně praktické prveditelnsti s tím, že v druhém krku analýzu dknčí zástupce Delitte a pdklad bude předlžen vedení sekce EU k rzhdnutí. Úvdní analýza nebyla dručena, nicméně dle diskuze s dpvědnými pracvníky dpručuje Delitte věnvat pzrnst rzpracvání především variant b) a c). Vstupy: Analýza variant mžnéh zjedndušení prcesu pdepisvání metdických pkynů. Výstup: Upravený prces pdepisvání metdických pkynů. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Určení dpvědnéh pracvníka, který připraví analýzu silných a slabých stránek jedntlivých variant patření Oddělení metdiky a ISOP 2 Vypracvání analýzy Odpvědný pracvník 3 Předlžení k psuzení veducímu sekce fndů EU Odpvědný pracvník 4 Rzhdnutí veducíh sekce implementaci vybrané varianty patření 5 Nastavení zjedndušenéh prcesu pdepisvání k zabezpečení všech suvisejících úknům vydání interníh sdělení případně úpravu PM OPPI, infrmvání relevantních pracvníků Veducí sekce fndů EU Oddělení metdiky a ISOP, mžné zapjení prjektvéh týmu MPO 36

37 Frekvence: Quick-win jednrázvé patření Odhadvaná časvá nárčnst: 3 hdiny vypracvání analýzy; 1 hdina příprava IS/úpravy PM OPPI a nastavení suvisejících prcesů. Příns: Střední Odstranění rizika nejedntnéh výkladu nvéh pkynu pracvníky s hledem na krátku dbu seznámení s nvým či aktualizvaným pkynem, rizik nesrvnalsti. Kritéria měření úspěchu: Pčet dní mezi dsuhlasení znění MP/IS a jeh ficiálním schválením a vydáním. Rizika: Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh prjektvé skupiny pr jiné pririty. 4.2 Detailní ppis patření blast Nástrj pr metdické řízení MPO Rzšíření prgramu Bard na MPO, včetně rzšíření funkcinalit prgramu Bard Na většině wrkshpů uskutečněných k jedntlivým patřením v rámci druhé fáze prjektu byl věnván prstr zástupci metdiky CzechInvest k představení metdickéh nástrje Bard, který je na agentuře využíván jak kmplexní nástrj metdickéh řízení. Mezi hlavní funkce se řadí: zálžka Dkumenty služící jak ucelená databáze metdických pkynů, interních sdělení a dalších materiálů klíčvých pr řízení administrace OPPI, lgicky kategrizvaných; zálžka Dtazy, která služí pr vypřádávání a sučasné všebecné sdílení dtazů na metdiku, s vedení zdpvězených dtazů dle kategrií, s funkcí rychléh vyhledávání za využití předdefinvaných klíčvých slv zálžka Nvinky infrmující pracvníky nvinkách typu nvé sdělení, nvé aktualizace, jsu zde sdíleny užitečné dkazy, apd. Veducí prjektvé skupiny suhlasil se závěrem wrkshpu, který vedl k pdpření patření zavedení prgramu Bard na MPO s tím, že v takvém případě je ptřeba prvést vybrané úpravy a tevřít debatu rzšíření prgramu další užitečné funkcinality, p kterých již nyní existuje pptávka ze strany pracvníků MPO. V zájmu lepšíh pchpení ptenciálních přínsů prgramu byl piltně zřízen dčasný přístup vybraným pracvníkům MPO 6. P dbě určené na testvání byli vyzvání pracvníci se zřízeným přístupem pskytnutí zpětné vazby většina dpvědí hdntila nástrj jak přínsný a nadále plně pdprvala rzšíření využívání nástrje na MPO. Obdbně jak velmi přínsný značili Bard účastnící všech wrkshpů, kde byl nástrj ze strany CzechInvest prezentván. Ddavatel aplikace vyhtvil návrh knkrétních technických variant řešení napjení MPO na prgram Bard, vč. rámcvéh nacenění tat nabídka byla přílhu č. 3 druhé mnitrvací zprávy etapy č. 2 prjektu. Nabídka byla předána k rzhdnutí vedení sekce EU na MPO. Paralelně zástupci Delitte krdinvali interní diskuze na MPO cílící na vydefinvání návrhu nvých funkcinalit Bard p jeh rzšíření na MPO tyt návrhy jsu shrmážděny v tabulce a jsu přílhu č. 9 tét zprávy. 6 Piltní přístup byl zřízení následujícím pracvníkům MPO: Petr Očk, Marcela Příhdvá, Pavel Večeřa, Vladimír Ducek, Lenka Betincvá, Petr Trauške, Svatpluk Kulkus, Lenka Šímvá, Ilna Prcházkvá, Kateřina Klimešvá. 37

38 Jelikž je rzšíření Bard na MPO spjen s finančními náklady, je tt patření pdmíněn schválením vedení sekce fndů EU. D uknčení druhé fáze prjektu neprběhl schválení ze strany vedení sekce MPO (náměstka MPO pr blast fndů EU, výzkumu, vývje a invací). Vstupy: Plán implementace Bard na MPO, vč. vyjasnění sprných bdů; Odsuhlasený subr pravidel pr využívání prgramu Bard p rzšíření na MPO; Jednrázvé šklení pracvníků implementační struktury OPPI. Výstup: Nástrj metdickéh řízení Bard. Ptřebné krky včetně sučinnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Odsuhlasení rzšíření Bard na MPO, výběr knkrétní varianty řešení 2 Stanvení sby dpvědné za prjektvé řízení implementace Bard na MPO 3 Vypracvání návrhu nvých pravidel využívání prgramu ve sdíleném režimu s agenturu vydefinvání gesce za blasti, nastavení dvustupňvéh rzhdvání k dtazům, apd. 4 Jednání na úrvni vedení sekce EU a ředitele divize strukturální fndy (CI) nad návrhem pravidel sdílenéh využívání prgramu Bard Veducí sekce EU/náměstek ministra Veducí sekce EU/náměstek ministra Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF Veducí sekce EU a ředitel divize SF 5 Schválení nvých pravidel využívání prgramu Bard Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF 6 Vypracvání plánu implementace (termíny, milníky, zapjení dalších zdrjů), předlžení ke schválení Odpvědný pracvník 7 Psuzení a schválení plánu implementace Bard Veducí sekce EU/náměstek ministra 8 Implementace Odpvědný pracvník 9 Vydání IS/MP nvých pravidlech využívání Bard Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF 10 Realizace šklení se všechny pracvníky implementační struktury OPPI na MPO zabezpečené zástupcem ddělení metdiky SF CzechInvest všechny funkcinality Bard a mžnsti jejich využití Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF Pzvánka všichni pracvníci implementační struktury OPPI na MPO P úspěšné implementaci Bard je mžné přistupit d další fáze, a t prjednávání návrhu nvých funkcinalit s ddavatelem a zástupci CI viz tabulka nvých funkcinalit, přílha č. 9 tét zprávy. Příns: Vyský Sjedncení přístupu CI a MPO k pakujícím se incidentům/prblémům a nejasnstem; Snížení nápru dtazů na ddělení metdiky MPO (ze strany MPO i CI); Jedn přehledné míst dstupnsti všech klíčvých metdických materiálů; Snížení bjemu rzesílané vé pšty a zvýšení přehlednsti nvinek a důležitých sdělení budu adresvána cíleně jen sbám s vyznačeným druhem ntifikace; Zavedení kncepčníh metdickéh řízení na straně MPO. Kritéria měření úspěchu: Pčet ad hc dtazů ( , telefn) na ddělení metdiky a ISOP (dnes/p zavedení patření); Délka trvání vyřízení metdickéh dtazu; 38

39 Míra pchybení v rámci reprtu Plnění delegvaných činnstí CI (viz patření 2.4.1); Pčet případů výskytu pchybení, kdy manažer OISF využívá během kntrly neaktuální MP; Pčet zdpvězených dtazů na databáze prgramu Bard. Rizika: Neschválení či významné prdlení ve schválení patření vedením sekce fndů EU MPO; Nenalezení shdy mezi metdickými dděleními MPO a CI hledně pžadvané pdby Bard; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 4.3 Detailní ppis patření blast Ucelená databáze metdických pkynů Databáze interních sdělení a metdických pkynů v elektrnické pdbě včetně pravidel její aktualizace Na CI funguje v rámci prgramu Bard databáze v minulsti vydaných interních sdělení a metdických pkynů, které usnadňují rientaci pracvníkům v tét blasti. Na tematickém wrkshpu byl dsuhlasen, že d dby napjení na Bard bude na MPO zřízena a spravvána bdbná jednduchá databáze. P diskuzi s ddělením metdiky a ISOP byl dsuhlasen, že databáze vznikne k a bude shrmažďvat infrmace nvě vydaných a aktualizvaných MP a IS. Delitte bdržel návrh interníh sdělení a dplnil něklik upřesnění, p jejich zhlednění je mžné sdělení nechat schválit, rzeslat všem pracvníkům a patření uvést v živt. V suladu s návrhem interníh sdělení bude databáze pvinně zahrnvat vydání a aktualizace PMOP a MANS7-13 včetně přílh a metdické pkyny becnéh dsahu. Interní sdělení vydávaná k jedntlivým případům prjektů, ŽOP/VŘ apd. ddělení d databáze umístí jen za předpkladu, že mhu být bez větších rizik zbecněny na širší kruh případů. Metdické pkyny a interní sdělení budu d databáze dplněny bez zbytečnéh dkladu p jejich vydání, nejpzději však d deseti kalendářních dní. Dčasně bude databáze vedena na disku N:/, za její správu dpvídá ddělení metdiky a ISOP. Sučástí slžky bude přehledvá tabulka Excel, ve které bude záznam suhrnné evidence celé databáze. P rzšíření prgramu Bard na MPO bude pr účely vedení databáze využit sučasné databáze zde. Č. jednací Prgram Datum Název Obsah Adresát Autr Odkaz Jak klíčvé pvažujeme, aby byla důsledně věnvána pzrnst: Správné kategrizaci ve slupci prgram (specifické IP a MP značení Nemvitsti apd., becnéh charakteru značení OPPI ); Využití výstižnéh a srzumitelnéh názvu (typicky převzetím názvu IS neb MP, případně něklikaslvným vyjádřením pdstaty sdělení neb pkynu); Vyplnění ddatečnéh kmentáře d ple bsah; D ple bsah by měl být vždy dplněn hypertextvý dkaz přím dkazující na umístění předmětnéh IS neb MP. Vstupy: Vytvření přehledvé Excel evidenční tabulky k databázi IS a MP; Vytvření nvé strukturvané slžky na sdíleném disku N:/ pr archivaci nvých IS a MP. Výstup: Databáze metdických pkynů a interních sdělení, vč. přehledvé tabulky pr mžnst rychléh vyhledávání. 39

40 Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Vytvření evidenční tabulky a příprava nvé slžky služící pr kategrizvanu archivaci pkynů a sdělení 2 Zaslání infrmačníh u na všechny pracvníky implementační struktury OPPI na MPO, že vznikla nvá databáze a evidenční tabulka 3 Určení dpvědnéh pracvníka, který bude zabezpečvat skenvání pdepsaných MP a IS, správu databáze 4 Archivace nvých či aktualizvaných MP a IS becnéh dsahu d databáze, udržvání aktuálnsti evidenční tabulky a funkčnsti hypertextvých dkazů Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky a ISOP neb ddělení řízení prjektů Oddělení metdiky a ISOP Odpvědný pracvník Quick-win jednrázvé patření Odhadvaná časvá nárčnst: 1 hdina vytvření tabulky a příprava slžky na sdíleném disku N:/; 2 hdiny maximální měsíční časvá nárčnst dpvědnéh pracvníka spjená s archivací a správu tabulky. Příns: Střední Zajištění přehlednsti metdických pkynů; Sjedncení metdických pstupů; Ptenciál snížení chybvsti OP PI jak celku; Snížení pčtu ad hc dtazů na ddělení metdiky MPO. Zajištění knzistentníh řešení prblematiky tzn. jedntnéh přístupu k žadatelům a příjemcům. Kritéria měření úspěchu: Pčet případů výskytu pchybení, kdy manažer OISF využívá během kntrly neaktuální MP; Pčet ad hc dtazů ( , telefn) na ddělení metdiky a ISOP (dnes/p zavedení patření). Rizika: Dčasné využívání úlžiště a kategrizace, pzdější puštění jedntnéh přístupu a plnění tabulky; Nezajištění infrmvansti pracvníků MPO a CI. 4.4 Detailní ppis patření blast Revize metdiky měření chybvsti Měření kvality plnění delegvaných činnstí CI ve finančním vyjádření K tématu chybvsti byl realizván samstatný wrkshp, kde p diskuzi nad nedstatky sučasnéh nastavení byla dsuhlasena knkrétní nápravná patření, mim jiné byl ulžen úkl Delitte zpracvat návrh variant mžnéh zavedení měření interní chybvsti ve finančním vyjádření. S hledem na časté nejasnsti ve správném využívání pjmů chybvst/nesrvnalst a nesprávnému lpění na negativním 40

41 výkladu prblematiky bude nadále tzv. interní chybvst značvána lépe vyhvujícím spjením Plnění delegvaných činnstí CI. Sučasná statistika vyhdncující Plnění delegvaných činnstí CI se phybuje nad hranicí 10%, zavedení patření sledující puze pchybení s ptenciálním dpadem na čerpání by měla znamenat pkles pd hranici 4%. Navrhvaný způsb sledvání finančníh dpadu pvažuje ddavatel za přesnější, nebť je zhledněna váha pchybení a nejsu všechny pčítány na stejné úrvni, ačkliv mají rzdílnu míru ptenciálně způsbené škdy v případě nezachycení. Delitte navrhnul kategrizvat zachycené pchybení d čtyř základních kategrií, viz následující tabulka: # Kategrie Typické příklady zachycených pchybení 1 Krácení nákladů FK Krácení DPH, chybný přepčet z EUR (kurz), chybná měna 2 Krácení nákladů VK Špatné částky způsbilých výdajů a pžadvané dtace, věcná nezpůsbilst, vícenásbně zařazený výdaj 3 Frmální pchybení - chybný zápis 4 Frmální pchybení - variabilní symbl Špatné datum úhrady, čísl faktury, chyba v zadaném bankvním účtu Chybně zapsaný variabilní symbl Jak základní varianty jak vyjadřvat měření kvality plnění delegvaných činnstí CI ve finančním vyjádření byly identifikvány tři: a) zapčítávány jsu puze pchybení s reálným finančním dpadem (tj. kategrie 1 a 2), statní pchybení nejsu d statistiky zapčítávány b) zapčítávány jsu pchybení dle kategrie 1 a 2 v plné výši, pchybení v kategrii 3 a 4 za využití stanvenéh keficientu vztaženéh k výši předmětné faktury c) zapčítávány jsu pchybení dle kategrie 1, 2 v plné výši, pchybení v kategrii 4 v plné výši dtčené faktury Výsledkem vzájemné diskuze s ddělením metdiky a ISOP a s ddělením metdiky SF byl dpručen využívat varianty c). Delitte zpracval návrh dplnění stávajícíh kvartálně vydávanéh reprtu nvé slupce, kde by byl mžné manuálně dplňvat kategrizaci pchybení a tyt údaje by byly autmaticky napčítávány d přehledvéh manažerskéh shrnutí na samstatném listu, které by prváděl i základní prvnání trendu. Navrhvaný reprt vč. dplněnéh manažerskéh listu se suhrnnými statistickými údaji je samstatnu přílhu č. 10 tét zprávy. Při ukázkvé zpětné aplikaci měření tzv. interní chybvsti za využití finančníh vyjádření a aplikace varianty c) byly zjištěny následující výsledky 7 : 1Q Q 2013 Pčet ŽPl Finanční bjem ŽPl Kč Kč Pčet chyb Finanční dpad chyb Kč Kč Chybvst v % 6,82% 0,48% Vstupy: Čtvrtletní reprt tzv. interní chybvsti, dplněný dva nvé slupce kategrie a finanční dpad ; Nvý list v rámci manažerskéh reprtingu věnující se předmětné prblematice umžňující vyhdncvat chybvst ve finančním vyjádření (viz patření 3.2). 7 Výsledky je třeba brát s určitu rezervu, prtže kategrie 4 nebyla d výpčtu vůbec zahrnuta, nebť stávající pdba reprtu infrmaci částce dtčené faktury nepskytuje. Stejně tak jsu i zkreslené údaje chybách za kategrie 1 a 2, prtže v případě, že nebyl údaj krácení k dispzici, byl využit 10% keficient za pžadvanu částku dtace. 41

42 Výstup: Přesnější čtvrtletní reprt mapující kvalitu plnění delegvaných činnstí CI; Manažerský reprt pskytující přehled míře zachycené chybvsti žadatelů v rámci 1. a 2. stupně kntrly. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Závěrečné psuzení návrhu úpravy kvartálníh reprtu plnění delegvaných činnstí CI, předlžení k psuzení veducímu sekce fndů EU 2 Rzhdnutí vedení sekce implementaci vybrané varianty patření 3 Instrukce všech relevantních pracvníků změně, vyjasnění nvých pžadavků vyplňvání údajů d reprtu případně realizace šklení 4 Zabezpečení všech suvisejících úknům vydání interníh sdělení případně úpravu PM OPPI Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF Veducí sekce fndů EU Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF Oddělení metdiky a ISOP, mžné zapjení prjektvéh týmu MPO Kvartální příprava reprtu jak v sučasném bdbí. Odhadvaná časvá nárčnst: 1 hdina závěrečné psuzení návrhu, případné úpravy před schválením; 1 hdina příprava u vyjasňujícíh nvé pstupy (případně realizace šklení). Příns: Vyský Výrazné snížení chybvsti na straně CI %; Zpřesnění evidence měření pchybení mezi CI a MPO dle zásad dbré praxe využívané i na jiných řídících rgánech s pdbným tematickým zaměřením; Ptenciál snížení chybvsti OP PI jak celku; Znvubnvení mtivačníh prvku pdněcujícíh zlepšvání výknu CI. Kritéria měření úspěchu: Rizika: Míra pchybení v rámci reprtu Plnění delegvaných činnstí CI ( interní chybvst v % ), sledván dle ukazatele finančním dpadu. Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh prjektvé skupiny pr jiné pririty; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření Pravidelné vyhdncvání úspěšnsti dstranění příčin chybvsti Sučasný kvartální reprt zachycených pchybeních žadatelů, které nebyly identifikvány při realizaci kntrly CzechInvest, je využíván ve své pdstatě puze jak pdklad pr sledvání vývje ukazatele v prcentním vyjádření a jak pdklad pr rzhdvání výši vyplácených mtivačních dměn pracvníkům CzechInvest. Jak patření veducí ke zefektivnění sučasnéh systému byl navržen, aby byl zařazen nvý bd d prgramu tzv. středečníků věnující se analýze úspěšnsti dstraňvání pakujících se pchybení v reprtu plnění delegvaných pravmcí CI s důrazem na prevenci výskytu pchybení spjených 42

43 s přímým finančním dpadem (kategrie pchybení 1 a 2). Nvý reprt (viz patření 3.2 manažerský reprting) bude využíván ke sledvání změn trendu výskytu jedntlivých kategrií chyb na pradě bude mžné věřit, zda byly pdniknuty krky veducí k nápravě a/neb k zamezení výskytu sledvaných nejčastějších typů pchybení. S cílem zabezpečení infrmvansti a vyšší mtivace k dstraňvání příčin pakujících se chyb navrhujeme pravidelné zveřejňvání reprtu celé implementační struktuře OPPI. Vstupy: Pdklady pr tzv. středečníky. Výstup: Nvý reprt jak pdklad na tzv. středečníky a dále distribuvaný na celu implementační strukturu Úkly definvané na tzv. středečnících cílící na snížení výskytu pakujících se pchybení. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Pravidelná analýza dat z nvéh manažerskéh reprtu (viz patření 3.2), stanvení úklů sledující cíl snížení výskytu častých typů chyb 2 Definvání dpvědných pracvníků, zdpvědných za realizaci vybraných typů nápravných patření 3 Zařazení nvéh bdu prgramu pravidelných prad mezi MPO a CI tzv. středečníci, zabezpečení pravidelné distribuce implementační struktuře OPPI 4 Zabezpečení všech suvisejících úknů - vydání interníh sdělení případně úprava PM OPPI Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky SF Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky a ISOP, mžné zapjení prjektvéh týmu MPO Vazba na kvartálně připravvaný reprt, jak v sučasném bdbí. Příns: Střední Snížení pčtu evidvaných pchybení v důsledku přijímání patření na dstranění zdrjů nejčastějších chyb a vyhdncení jejich úspěšnsti; Ptenciál snížení chybvsti OP PI jak celku. Kritéria měření úspěchu: Rizika: Míra pchybení v rámci reprtu Plnění delegvaných činnstí CI (viz patření 2.4.1). Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh skupiny pr jiné pririty; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření Sjedncení sledvání chybvsti interní a externí Statistika sledující tzv. interní chybvst (Plnění delegvaných činnstí CI) je pravidelně předmětem pdkladů pr veducí struktury MPO a je předmětem diskuze ve veducích patrech divize strukturální fndy na CI. Věcný bsah reprtu, tj. infrmace výskytu typu nezachycených pchybení žadatele a bdbné údaje jsu známy i věcným a prgramvým manažerům OISF. Referát výběrvých řízení na téma pakujících se pchybení u prblematiky výběrvých řízení sestavuje návdky a databáze minulých rzhdnutí v suhrnu se s infrmacemi interně zachycené chybvsti pracuje. 43

44 Zpráva výskytu nesrvnalstí, které zpracvává ddělení kntrly a nesrvnalstí, je pravidelně čtvrtletně sdílen puze s velmi úzkým kruhem veducích pracvníků MPO, dále je především zpráva distribuvána na relevantní adresáty na Ministerstvu financí a Ministerstvu pr místní rzvj. Předmětem hlášení pdezření na nesrvnalsti je infrmace pčtu nvých případů pdezření na nesrvnalst a pčtu aktualizvaných stavů, v přílze je pak veden detail k jedntlivým případům dle pvinné šablny. Závěrem tematickéh wrkshpu byla dpručena realizace patření sjedncení sledvání tzv. interní a externí chybvsti v rámci stejně strukturvanéh reprtu. Ing. Mestlvá z ddělení kntrly a nesrvnalstí pskytla Delitte interní Knihu dlužníků vedenu ŘO OPPI MPO v suladu s Manuálem OPPI, která bsahuje ucelený přehled všech nesrvnalstí a pdezření na nesrvnalst evidvaných d zahájení prgramvéh bdbí V zájmu zvýšení mžné přidané hdnty interníh sledvání nesrvnalstí navrhujeme, aby byl sjedncen systém sledvání a vyhdncvání s tzv. interní chybvstí (pjem pr pdezření na nesrvnalst dhalenu na úrvni OPPI tj. MPO vůči CI). Výsledkem bude jedntná struktura reprtu jak pdkladu pr rzhdvání mžných nápravných a preventivních patřeních, sledujících cíl snížení celkvé chybvsti OPPI. Reprt by jistě měl bsahvat manažerský list (viz návrh reprtu dle patření 3.2) a také zdrjvý statistický list s jednduchým rzsahem infrmací např. Čísl prjektu Název příjemce Částka dtčená neb hržená nesrvnalstí Skutečný finanční dpad Kategrie nesrvnalsti Na základě uvedených slupců je mžné nastavit stejný manažerský list, který bude vyhdncvat trend dle kategrií v čase, pměr mezi kategriemi, definvat vhdné další krky zaměřené na dstranění pakvané chybvsti. Navrhujeme stanvit maximálně šest kategrií, d kterých by byly jedntlivé nesrvnalsti dle svéh vnitřníh bsahu zařazvány - uvědmujeme si, že je velmi btížné hledat jedntící prvek, ale bez kategrizace je velmi těžké přijímat jakákli manažerská rzhdnutí. S cílem zabezpečení infrmvansti a vyšší mtivace k dstraňvání příčin pakujících se chyb navrhujeme pravidelné zveřejňvání reprtu celé implementační struktuře OPPI. Vstupy: Nvý reprt Plnění delegvaných činnstí CI. Údaje z hlášení pdezření na nesrvnalsti Výstup: Reprt umžňující srvnání zachycených pchybení mezi 1. a 2. stupněm kntrly a mezi pchybeními zachycenými p uknčení administrace na MPO a jejich finanční dpad. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Vytvření nvéh reprtu dle dpručených sledvaných prměnných pr (vnější) nesrvnalsti, inspirace nvým reprtem pr interní chybvst mžnst ve variantním návrhu Oddělení kntrly a nesrvnalstí, krdinace s prjektvým týmem MPO a s ddělením metdiky a ISOP 2 Předlžení k psuzení veducímu sekce fndů EU Oddělení metdiky a ISOP 3 Rzhdnutí veducíh sekce implementaci vybrané varianty patření 4 Instrukce všech relevantních pracvníků zavedení nvéh reprtu navrhujeme jak pdklad na středečníky, tj. infrmace účastníkům středečníků (alternativě může být pdkladem prady vedení), případ. lze zavést pravidelnu distribuci reprtu celé implementační struktuře OPPI 5 Zabezpečení všech suvisejících úknům vydání interníh sdělení případně úpravu PM OPPI Veducí sekce fndů EU Oddělení metdiky a ISOP Oddělení metdiky a ISOP, mžné zapjení prjektvéh týmu MPO 44

45 Frekvence: Kvartální příprava reprtu Odhadvaná časvá nárčnst: 1 hdina příprava reprtu a případné úpravy před schválením dle knzultací; 1 hdina příprava u vyjasňujícíh nvé pstupy (případně realizace šklení). Příns: Střední Ptenciál snížení chybvsti OP PI jak celku. Kritéria měření úspěchu: Míra pchybení v rámci reprtu Plnění delegvaných činnstí CI (viz patření 2.4.1), pčet případů hlášení pdezření na nesrvnalsti. Rizika: Neschválení či významné prdlení ve schválení patření vedením sekce fndů EU MPO; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. 45

46 5 Výstup implementační prjekt Detailní ppis patření blast Alkace persnálních kapacit Vyčíslení pracvní nárčnsti spjené s administrací ŽPl a VŘ v jedntlivých prgramech Pr zjištění sučasné administrativní zátěže pracvníků MPO i CI agendu spjenu s výběrvými řízeními a žádstmi platbu byl realizván plšné dtazníkvé šetření. Níže je uvedena suhrnná tabulka, která sumarizuje a interpretuje získané infrmace. Níže uvádíme pr interpretaci význam slupců jedntlivých tabulek: Údaje pčtu pracvníků (pčet pracvníků) Údaj pčet pracvníků věnující se agendě ŽPl a VŘ v rámci jedntlivých prgramů na straně MPO vycházejí z pdkladů získaných šetřením prjektvéh týmu MPO a údajů z dtazníků; Údaj pčtu pracvníků na straně CI byl převzat z údajů získaných během první etapy prjektu (analytická fáze), z údajů získaných z ISOP (vygenervané přehledy administrvaných VŘ a ŽPl jedntlivým prjektvými manažery) a z údajů získaných na základě dtazníků; Údaje byly ve vybraných případech čištěny známé nesrvnalsti (např. statistiky z ISOP evidující i pracvníky již v implementační struktuře nepracující). Pdíl sledvané agendy na celkvé pracvní dbě (agenda VŘ, agenda ŽPl) Shdně byly využity údaje uvedené v rámci dtazníkvéh šetření ke knkrétnímu prgramu, v případě chybějících údajů byl využit průměrné hdnty (za agendu, za MPO/CI). Průměrná dba kntrly Shdně byly využity údaje uvedené v rámci dtazníkvéh šetření ke knkrétnímu prgramu, v případě chybějících údajů byl využit průměrné hdnty (za agendu, za MPO/CI). Ptenciální kapacita dle údajů přím uvedených v dtazníku (šedé pdbarvení slupce) Obsahuje čištěné údaje uváděné přím v dtazníku v tázce č. 6 Klik v průměru administrujete VŘ za jeden měsíc? a Klik v průměru administrujete ŽPl za jeden měsíc? ; V případě chybějících údajů byl využit průměrné hdnty (za agendu, za MPO/CI). Ptenciální kapacita dle přepčtu přes fnd pracvní dby (zelené pdbarvení slupce) Obsahuje výsledek výpčtu ( pracvní fnd celkem x agenda ) / průměrná dba kntrly. Ptenciální kapacita průměr (mdré pdbarvení slupce) Sleduje průměrnu hdntu mezi ptenciální kapacitu dle údajů z dtazníků a ptenciální kapacitu dle fndu pracvní dby; Tat hdnta byla identifikvána jak nejméně zkreslená a byla využita jak vstup d výpčtů v rámci patření

47 Věcní manažeři ŽPl MPO Pčet pracvníků Pracvní fnd Pracvní fnd celkem Agenda ŽPl Pracvní fnd - ŽPl Ø dba VK ŽPl Pčet ŽPl/měsíc - dtazník Pčet Žpl celkem - dtazník Pčet ŽPl/měsíc - ptenciál Pčet ŽPl celkem - ptenciál ICT v pdnicích 3,0 168,0 504,0 50% 252,0 9,6 16,0 48,0 8,8 26,3 37,1 ICT a strategické služby 1,0 168,0 168,0 50% 84,0 1,3 50,0 50,0 64,6 64,6 57,3 ROZVOJ 2,2 168,0 369,6 50% 184,8 7,0 18,0 39,6 12,0 26,4 33,0 Ek-energie 3,0 168,0 504,0 50% 252,0 5,1 40,0 120,0 16,5 49,4 84,7 Invace 3,0 168,0 504,0 50% 252,0 5,4 21,0 63,0 15,6 46,7 54,8 Ptenciál 1,3 168,0 218,4 50% 109,2 2,5 15,0 19,5 33,6 43,7 31,6 Prsperita 0,8 168,0 134,4 50% 67,2 2,5 15,0 12,0 33,6 26,9 19,4 Klastry, Splupráce, TP 0,8 168,0 134,4 50% 67,2 4,2 10,0 8,0 20,0 16,0 12,0 Šklicí střediska 2,0 168,0 336,0 50% 168,0 7,4 14,0 28,0 11,4 22,7 25,4 Nemvitsti 2,0 168,0 336,0 50% 168,0 2,6 28,0 56,0 32,3 64,6 60,3 Pradenství 1,7 168,0 285,6 50% 142,8 2,0 25,0 42,5 42,0 71,4 57,0 Marketing 5,1 168,0 856,8 50% 428,4 5,1 21,0 107,1 16,5 84,0 95,6 Ptenciální kapacita - průměr Finanční manažeři ŽPl MPO Není využíván specializace Pčet pracvníků Pracvní fnd Pracvní fnd celkem Tabulka 5: Pracvní nárčnst ŽPl a ptenciální kapacita na MPO Agenda ŽPl Pracvní fnd - ŽPl Ø dba FK ŽPl Pčet ŽPl/měsíc - dtazník Pčet Žpl celkem - dtazník Pt. kapacita/s Pt. kapacita celkem Ptenciální kapacita - průměr 13,0 168,0 2184,0 85% 1856,4 3,8 22,0 286,0 37,6 488,5 387,3 47

48 Věcní manažeři ŽPl CI Pčet pracvníků Pracvní fnd Pracvní fnd celkem Agenda ŽPl Pracvní fnd - ŽPl Ø dba VK ŽPl Pčet ŽPl/měsíc - dtazník Pčet Žpl celkem - dtazník Pčet ŽPl/měsíc - ptenciál Pčet ŽPl celkem - ptenciál ICT v pdnicích 6,4 168,0 1075,2 38% 408,6 8,5 9,0 57,6 7,5 48,1 52,8 ICT a strategické služby 2,4 168,0 403,2 25% 100,8 4,8 11,0 26,4 8,8 21,0 23,7 ROZVOJ 6,4 168,0 1075,2 38% 408,6 8,5 9,0 57,6 7,5 48,1 52,8 Ek-energie 8,0 168,0 1344,0 30% 403,2 3,3 7,0 56,0 15,3 122,2 89,1 Invace 9,6 168,0 1612,8 20% 322,6 4,7 10,0 96,0 7,1 68,6 82,3 Ptenciál 5,6 168,0 940,8 38% 357,5 6,0 10,0 56,0 10,6 59,6 57,8 Prsperita 2,4 168,0 403,2 38% 153,2 23,0 7,0 16,8 2,8 6,7 11,7 Klastry, Splupráce, TP 3,2 168,0 537,6 41% 220,4 12,5 6,0 19,2 5,5 17,6 18,4 Šklicí střediska 1,6 168,0 268,8 70% 188,2 8,0 9,0 14,4 14,7 23,5 19,0 Nemvitsti 4,8 168,0 806,4 30% 241,9 4,3 11,0 52,8 11,7 56,3 54,5 Pradenství 4,8 168,0 806,4 38% 306,4 8,5 9,0 43,2 7,5 36,1 39,6 Marketing 5,6 168,0 940,8 53% 498,6 9,6 10,0 56,0 9,3 51,9 54,0 Ptenciální kapacita - průměr Finanční manažeři ŽPl CI Není využíván specializace Pčet pracvníků Pracvní fnd Pracvní fnd celkem Tabulka 6: Pracvní nárčnst ŽPl a ptenciální kapacita na CI Agenda ŽPl Pracvní fnd - ŽPl Ø dba FK ŽPl Pčet ŽPl/měsíc - dtazník Pčet Žpl celkem - dtazník Pt. kapacita/s Pt. kapacita celkem Ptenciální kapacita - průměr 8,0 168,0 1344,0 100% 1344,0 2,7 29,0 232,0 62,2 497,8 364,9 48

49 VŘ MPO Pčet pracvníků Pracvní fnd Pracvní fnd celkem Agenda VŘ Pracvní fnd - VŘ Ø dba kntrla VŘ Pčet VŘ/měsíc - dtazník Pčet VŘ celkem - dtazník Pčet VŘ/měsíc - ptenciál Pčet VŘ celkem - ptenciál Ptenciální kapacita - průměr ICT v pdnicích 2,7 168,0 446,9 18% 80,4 3,0 5,0 13,3 10,1 26,8 20,1 ICT a strategické služby 1,4 168,0 228,5 18% 41,1 0,8 35,0 47,6 37,8 51,4 49,5 ROZVOJ 1,7 168,0 278,9 18% 50,2 2,1 18,0 29,9 14,4 23,9 26,9 Ek-energie 3,7 168,0 614,9 18% 110,7 2,1 40,0 146,4 14,4 52,7 99,6 Invace 0,7 168,0 110,9 18% 20,0 2,1 18,0 11,9 14,4 9,5 10,7 Ptenciál 1,4 168,0 228,5 18% 41,1 1,2 30,0 40,8 25,2 34,3 37,5 Prsperita 1,2 168,0 194,9 18% 35,1 1,2 30,0 34,8 25,2 29,2 32,0 Klastry, Splupráce, TP 1,8 168,0 295,7 18% 53,2 1,5 15,0 26,4 20,2 35,5 30,9 Šklicí střediska 2,7 168,0 446,9 18% 80,4 4,2 10,0 26,6 7,2 19,2 22,9 Nemvitsti 2,7 168,0 446,9 18% 80,4 0,5 15,0 39,9 60,5 160,9 100,4 Pradenství 1,7 168,0 278,9 18% 50,2 2,1 18,0 29,9 14,4 23,9 26,9 Marketing 2,7 168,0 446,9 18% 80,4 2,1 18,0 47,9 14,4 38,3 43,1 Tabulka 7: Pracvní nárčnst VŘ a ptenciální kapacita na MPO VŘ CI Pčet pracvníků Pracvní fnd Pracvní fnd celkem Agenda VŘ Pracvní fnd - VŘ Ø dba kntrla VŘ Pčet VŘ/měsíc - dtazník Pčet VŘ celkem - dtazník Pčet VŘ/měsíc - ptenciál Pčet VŘ celkem - dtazník Ptenciální kapacita - průměr ICT v pdnicích 7,5 168,0 1260,0 75% 945,0 4,5 16,0 120,0 28,0 210,0 165,0 ICT a strategické služby 2,0 168,0 336,0 7% 23,5 2,4 4,0 8,0 4,9 9,8 8,9 ROZVOJ 8,0 168,0 1344,0 15% 201,6 5,3 16,0 128,0 4,8 38,0 83,0 Ek-energie 10,0 168,0 1680,0 40% 672,0 2,9 14,0 140,0 23,2 231,7 185,9 Invace 10,0 168,0 1680,0 23% 386,4 2,9 13,0 130,0 13,3 133,2 131,6 Ptenciál 6,0 168,0 1008,0 43% 433,4 2,6 38,0 228,0 27,8 166,7 197,4 Prsperita 3,0 168,0 504,0 33% 166,3 21,3 6,0 18,0 2,6 7,8 12,9 Klastry, Splupráce, TP 4,0 168,0 672,0 31% 208,3 8,4 7,0 28,0 6,2 24,8 26,4 Šklicí střediska 2,0 168,0 336,0 15% 50,4 4,7 9,0 18,0 5,4 10,7 14,4 Nemvitsti 5,5 168,0 924,0 51% 471,2 4,1 20,0 110,0 20,9 114,9 112,5 Pradenství 1,5 168,0 252,0 29% 73,1 4,5 13,0 19,5 10,8 16,2 17,9 Marketing 1,5 168,0 252,0 0,3 73,1 4,5 13,0 19,5 10,8 16,2 17,9 Tabulka 8: Pracvní nárčnst ŽPl a ptenciální kapacita na MPO 49

50 Údaje z výše uváděných tabulek mhu služit jak pdpůrný nástrj pr rzhdvání realkaci kapacit v plánvaném bdbí zátěže. Za prgramy Rzvj a ICT v pdnicích jsu uváděni věcní manažeři i za první kntrlu na CzechInvest u ŽPl, ačkli zde reálně kntrla neprbíhá. Jsu vyplněny údaje pčtu pracvníků dle statistických dat z ISOP, které pravděpdbně zahrnují pracvníky MPO specificky vyčleněné právě na tut činnst. 8 Vstupy: Závěry dtazníkvéh šetření; Ddatečně získané údaje pčtu kapacit věnvaných agendě VŘ a ŽPl na MPO; Statistická data z ISOP (kmpletní exprt VŘ, kmpletní exprt ŽPl). Výstup: Tabulka mapující ptenciální kapacity využitelné pr administraci VR/ŽPl p prgramech. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Tabulka mapující kapacity již byla vytvřena v rámci prjektu ddavatelem, nyní je mžné ji využívat bez mezení dle aktuálně identifikvané ptřeby. typicky ve spjení s údaji za patření Tat tabulka je samstatnu přílhu č. 12 tét zprávy. V případě ptřeby je mžné údaje upravit či aktualizvat (manuální úpravu přím v daném slupci, data se přepčítají). Frekvence: Quick-win jednrázvé patření; Tabulku je mžné pužívat typicky pr mdelace zvládání buducí vytížensti dle aktuální ptřeby. Odhadvaná časvá nárčnst: N/A Příns: Pdklad pr mdelvání ptenciální kapacity dstupné pr zvládání bdbí zvýšené zátěže, umžňující předcházet přetížení vybraných pracvníků a zpmalení čerpání. Kritéria měření úspěchu: N/A Rizika: Mžnst zkreslených vstupních dat, rizik neadekvátníh přístupu k interpretaci tabulek Vytvření jedntnéh nástrje pr alkaci persnálních kapacit. Nastavení způsbu plánvání alkace kapacit na pravidelné bázi (s využitím dat z ISOP) V sučasném nastavení každý veducí ddělení využívá vlastníh způsbu mapvání míry využití kapacit svých pracvníků a alkuje prjekty ke kntrle VŘ/ŽPl čast bez detailní znalsti th, zda nvé úkly lze splnit bez dpadu na rychlst čerpání. Nástrje sledvání vytížensti kapacit čast pracují puze s údaji administrvaných ŽPl neb jen VŘ, nejsu sledvány ba klíčvé údaje zárveň. Na CzechInvest jsu stanvvány individuální cíle pr prgramy, klik má být např. zadministrván ŽPl za časvé bdbí. P pakvaném upřesnění s veducí skupiny byl zástupci Delitte připraven návrh nástrje, který lze využívat k sledvání vytížení kapacit jedntlivých pracvníků, na základě interpretace dat z ISOP. Vstupy: VŘ kmpletní exprt; ŽPl kmpletní exprt. 8 Jedná se Jiříh Kvítka, Janu Říhvu, Ivetu Pechvu, Ondřeje Karlíka, Pavla Zvěřinu a další. 50

51 Výstup: Nástrj pr alkaci persnálních kapacit jak pdklad pr plánvání na pravidelné bázi. Název reprtu: Nástrj pr alkaci kapacit Sledvané bdbí: březen 2014 Sledvané stavy VŘ CI "Předán CI" Sledvané stavy VŘ MPO "Předán OISF" Sledvané stavy ŽPl CI "Pdaná ŽPl", "Věcná kntrla "ŽPl", "Finanční kntrla ŽPl" Sledvané stavy ŽPl MPO Dpručujeme ve statistice "Kmpletní exprt ŽPl" dplnit sledvané ple "PM OISF", aby byl mžné sledvat tut statistiku i za MPO PM CzechInvest Pčet VŘ Pčet ŽPl PM MPO Pčet VŘ Pčet ŽPl Alena Slezákvá 2 5 Bržkvá Alena 9 Aneta Špráchalvá 3 2 Budka Karel 8 David Lenk 1 4 Havel Jan 21 Denisa Čížkvá 1 2 Jedlička David 6 Dminika Dlaskvá 1 4 Kadeřávek Petr 4 Eva Haeringvá 1 2 Kahabka Martin 14 Eva Švátrvá 0 6 Kaštánkvá Ilna 1 Hana Mrázkvá 1 2 Kčandrle Ondřej 7 Hana Zvarikvá 1 0 Knečný Petr 1 Ivana Kejhvá 2 1 Kubín Ondřej 4 Iveta Pechvá 1 3 Kučera Jan 21 Jan Havel 0 10 Kulkus Svatpluk 1 Jan Kučera 0 7 Pavlík Jan 22 Jan Liška 2 5 Piskáček Jan 8 Obrázek 9: Ukázka nástrje pr alkaci persnálních kapacit Pravidelně aktualizvaný nástrj mhu využívat veducí ddělení pr kntrlu svých knkrétních pdřízených a jejich vytížensti dle nástrje může přerzdělvat agendu tak, aby byla zátěž rvnměrná. V sučasnu chvíli bhužel není mžné genervat přehledy pčtu ŽPl na pracvníka MPO tent prblém je klíčvé dřešit (dplnit jeden slupec d reprtu ŽPl viz ppis ptřebných krků níže), aby mhl být nástrj plnhdntně využíván. Nástrj je samstatnu přílhu č. 11 tét zprávy. V případě, že bude na CzechInvest neb na MPO psílen tým nvéh pracvníka, je nutné jeh jmén vždy bezdkladně přidat na manažerský list a přetáhnut k jeh jménu i předdefinvanu funkci využívanu pr výpčet jinak by nebyl v reprtu zahrnut. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Dplnění existující statistiky ISOP Kmplexní exprt Oddělení metdiky a ISOP ŽPl slupec PM OISF, umžňující sledvat pčet ŽPl/na pracvníka v nástrji 2 Určení dpvědnéh pracvníka zdpvědnéh za pravidelnu aktualizaci nástrje 3 Pravidelné rzesílání aktualizvanéh nástrje veducím jedntlivých ddělení Veducí prjektvé skupiny č. 3 za knzultace s prjektvým týmem MPO Odpvědný pracvník 4 Úvdní šklení mžnstech využití nvéh nástrje Odpvědný pracvník, pzvánka veducí ddělení Frekvence: Aktualizace nástrje na týdenní/měsíční bázi a rzeslání na jedntlivé veducí ddělení. Odhadvaná časvá nárčnst: 1 hdina jednrázvé šklení; 0,5 hdiny pravidelná aktualizace nástrje. Příns: Vyský Mžnst sledvání vytížensti jedntlivých pracvníků v reálném čase a uzpůsbvání rzvržení zátěže dle znalsti agendy jak za VŘ, tak za ŽPl; Nástrj umžňující daty pdlžená vyjednávání dčasném přesunu kapacit mezi jedntlivými veducími ddělení. 51

52 Ke zvážení pnecháváme mžnst dplnění primární mnitrvací funkce mtivační prvek, kdy nejlepším pracvníkům za prgram/ddělení by byla předána finanční neb jiná dměna. Kritéria měření úspěchu: Pčet VŘ a ŽPl na pracvníka (srvnání zátěže mezi pracvníky ddělení, mezi dděleními). Rizika: Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh skupiny pr jiné pririty; Nepchpení výhd a významu nástrje ze strany veducích ddělení a jeh nevyužívání; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření Rámcvý plán kumulace administrativní zátěže d knce prgramvéh bdbí Na základě shrmážděných údajů z dtazníků, na základě dat z ISOP a dalších přelžených materiálů byl vytvřen plán administrativní zátěže pr rk 2014 za agendu žádstí platbu a za výběrvá řízení. Při knstrukci plánu kumulace kapacit a jeh prvnání s ptenciálními kapacitami na MPO a CI jsme vycházeli z řady předpkladů neb jsme využili aprximace, které je zde třeba uvést a je třeba tyt brát v úvahu při interpretaci plánu: Předpklady a aprximace zhledněné při sestavení plánu pr kumulaci zátěže u ŽPl Plán příjmu ŽPl je knstruván pr měsíce únr prsinec 2014, a t na základě metdiky využívané CzechInvest pr knstrukci plánu čerpání: vstupními prměnnými je termín uknčení etap prjektů, termín uknčení prjektů, trend v pdávání ŽPl v jedntlivých měsících bdbí (lhůta 2 neb 6 měsíců p uknčení prjektu/etapy), je zhledněn trend dpadvsti za prgramy, apd.; Stejný plán předkládání ŽPl je využit jak pr administraci na MPO, tak na CI d časvéh zpždění v termínu zpracvání nejdříve na prvním a následně na druhém stupni je abstrahván; V tabulce nejsu zahrnuty prjekty, jímž zatím nebyl vydán rzhdnutí (jedná se prjekty v nvých výzvách prgramů Rzvj, Invace, ICT a strategické služby), nicméně zde lze čekávat většinu ŽPl předlžených v rce 2015; Plán příjmu ŽPl nezhledňuje mžné zdržení v administraci způsbené tím, že nyní již na CI čekají v zásbníku starší ŽPl. Předpklady a aprximace zhledněné při sestavení plánu pr kumulaci zátěže u VŘ Plán příjmu VŘ neexistuje, prt byl přikrčen k využití mdelu, který pčítá čekávaný pčet přijatých VŘ ke kntrle na základě prdlužení minuléh trendu d buducnsti byl analyzván trend průměrnéh finančníh bjemu jednh VŘ/prjekt/prgram; získaná data byla pdělena bjemem vázaných prstředků d knce bdbí ; výsledný pčet plánu VŘ byl rvnměrně rzdělen d bdbí 4/2014 6/2015. U plánu kumulace MPO byl referát kntrly výběrvých řízení s celkem 8 pracvníky bez specializace (administrující VŘ bez hledu na prgram) rzvržen rvnměrně mezi známé pčty pracvníků sm pracvníků referátu (vč. veducíh) byl alkván pměrem 0,6 úvazku d každéh ze sledvaných prgramů; Plán příjmu VŘ nezhledňuje mžné zdržení v administraci způsbené tím, že nyní již na CI čekají v zásbníku starší VŘ. Statistická data byla čerpána z ISOP neb d pracvníků metdiky MPO a CI, aktuálnst k 2/

53 Věcní manažeři ŽPl MPO Ptenciální kapacita - průměr Tabulka 9: Plán kumulace kntrl ŽPl v rce 2014 na MPO Celkem ček. ŽPl 2014 ICT v pdnicích 37, % 10 27% % 9 25% % 4 10% 24 65% 6 16% 9 24% 4 11% % % ICT a strategické služby 57, % 9 16% 27 47% 10 17% 43 75% 9 16% 22 38% 12 21% 15 26% 8 13% 40 70% % ROZVOJ 33, % 11 33% 19 57% 17 53% % 15 44% % 13 40% % 6 17% % % Ek-energie 84, % 7 8% 13 16% 10 12% 29 35% 9 10% 20 23% 13 16% 20 23% 13 16% 51 61% % Invace 54, % 15 27% 38 68% 18 33% 54 99% 12 22% 33 61% 20 37% 31 56% 16 29% % % Ptenciál 31, % 10 31% 26 82% 15 46% % 13 42% % 15 48% 27 86% 9 28% % % Prsperita 19,4 9 49% 5 28% 9 44% 7 36% 15 77% 6 30% 10 49% 5 27% 8 39% 6 30% 14 71% % Klastry, Splupráce, TP 12,0 9 75% 4 33% 8 67% 4 33% % 3 25% 6 50% 2 17% 4 33% 0 3% % % Šklicí střediska 25,4 9 34% 4 16% 7 29% 5 18% 12 46% 5 19% 12 46% 5 20% 8 32% 11 44% 12 49% % Nemvitsti 60, % 11 18% 27 44% 14 24% 38 63% 14 22% 26 44% 17 28% 21 35% 12 20% 55 91% % Pradenství 57,0 1 2% 1 2% 1 2% 1 2% 1 2% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% % Marketing 95, % 1 1% 15 16% 0 0% 13 13% 0 0% 1 1% 1 1% 0 0% 0 0% 27 28% % Finanční manažeři ŽPl MPO Není využíván specializace Ptenciální kapacita - průměr Celkem ček. ŽPl 2014 Celkem pt.kap , % 88 23% % % % 89 23% % % % 86 22% % % Celkem pt.kap Celkem 2014 Celkem 2014 Věcní manažeři ŽPl CI Ptenciální kapacita - průměr Tabulka 10: Plán kumulace kntrl ŽPl v rce 2014 na CI Celkem ček. ŽPl 2014 ICT v pdnicích 52, % 10 19% 39 73% 9 18% 44 84% 4 7% 24 46% 6 11% 9 17% 4 8% 38 72% % ICT a strategické služby 23, % 9 39% % 10 42% % 9 39% 22 92% 12 50% 15 64% 8 33% % % ROZVOJ 52, % 11 21% 19 36% 17 33% % 15 28% % 13 25% % 6 10% % % Ek-energie 89, % 7 8% 13 15% 10 12% 29 33% 9 10% 20 22% 13 15% 20 22% 13 15% 51 58% % Invace 82, % 15 18% 38 46% 18 22% 54 66% 12 15% 33 41% 20 25% 31 37% 16 19% % % Ptenciál 57, % 10 17% 26 45% 15 25% 54 93% 13 23% 35 60% 15 26% 27 47% 9 16% % % Prsperita 11,7 9 81% 5 46% 9 74% 7 59% % 6 50% 10 81% 5 45% 8 65% 6 50% % % Klastry, Splupráce, TP 18,4 9 49% 4 22% 8 43% 4 22% 15 81% 3 16% 6 33% 2 11% 4 22% 0 2% 14 76% % Šklicí střediska 19,0 9 45% 4 22% 7 39% 5 24% 12 61% 5 26% 12 61% 5 27% 8 43% 11 59% 12 65% % Nemvitsti 54, % 11 20% 27 49% 14 26% 38 70% 14 25% 26 49% 17 31% 21 39% 12 23% % % Pradenství 39,6 1 3% 1 3% 1 3% 1 3% 1 3% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% 0 0% % Marketing 54, % 1 1% 15 29% 0 0% 13 24% 0 0% 1 1% 1 2% 0 1% 0 1% 27 50% % Finanční manažeři ŽPl CI Není využíván specializace Ptenciální kapacita - průměr Celkem ček. ŽPl , % 88 24% % % % 89 24% % % % 86 24% % % Celkem pt.kap Celkem pt.kap Celkem 2014 Celkem

54 VŘ MPO Plán pčet Ptenciální Vytížení Průměrný fin. Plán pčet VŘ/měsíc kapacita - Vázané prstředky kapacity/měsí bjem VŘ VŘ celkem 4/ průměr c 6/2015 ICT v pdnicích 20, % ICT a strategické služby 49, % ROZVOJ 26, % Ek-energie 99, % Invace 10, % Ptenciál 37, % Prsperita 32, % Klastry, Splupráce, TP 30, % Šklicí střediska 22, % Nemvitsti 100, % Pradenství 26, % Marketing 43, % Tabulka 11: Plán kumulace kntrl VŘ na MPO d června 2015 VŘ CI Plán pčet Ptenciální Vytížení Průměrný fin. Plán pčet VŘ/měsíc kapacita - Vázané prstředky kapacity/měsí bjem VŘ VŘ celkem 4/ průměr c 6/2015 ICT v pdnicích 165, % ICT a strategické služby 8, % ROZVOJ 83, % Ek-energie 185, % Invace 131, % Ptenciál 197, % Prsperita 12, % Klastry, Splupráce, TP 26, % Šklicí střediska 14, % Nemvitsti 112, % Pradenství 17, % Marketing 17, % Tabulka 12: Plán kumulace kntrl VŘ na CI d června 2015 Nástrj pr plánvání kapacit a zvládání kumulvané zátěže je samstatnu přílhu č. 12 tét zprávy. Ve výše uvedených tabulkách jsu vyznačeny kritické bdy (měsíce), kde kumulace zátěže administrace VŘ a ŽPl se stávajícím rzvržením kapacit může vést ke zpždění v rychlsti čerpání. Oranžvě je využit pdbarvení pr měsíce, kde dsahuje vytížení kapacit více než 80% alkvaných pracvníků. S hledem na skutečnst, že zdrjvé prměnné mhu být vychýleny a nemusí zcela reflektvat reálné kapacity vybraných ddělení, dpručujeme už v těcht případech dbát zvýšenu pzrnst rychlsti administrace a případně se připravit k realizaci vybraných nápravných patření. Červeně jsu vyznačeny měsíce, kde plán příjmu ŽPl a VŘ k administraci bude pravděpdbně přesahvat kapacitní mžnsti alkvaných pracvníků a pkud nebudu připraveny adekvátní nápravná patření, djde ke zpmalení administrace a čerpání. Zvláštní pzrnst dpručujeme zaměřit především na výsledek čekávánéh přetížení kapacit pracvníků, kteří se věnují kntrle výběrvých řízení na MPO v rámci prgramu Invace dle mdelace hrzí až sedminásbné přetížení dnes alkvané kapacity, a t ještě nejsu zapčítány prjekty z pslední vyhlášené výzvy, u které prbíhá hdncení plných žádstí. Hlavním důvdem je skutečnst, že dle pdkladů d prjektvéh týmu MPO se agendě kntrly VŘ za prgram Invace nevěnuje ani jeden k tmu vyčleněný pracvník, tzn. kntrlu prvádí dle dstupné kapacity puze pracvníci referátu kntrly výběrvých řízení. 9 V rámci prgramu je žáducí bezdkladné psílení kapacit a sučasně příprava dalších vhdných nápravných patření. 9 Celkem sm pracvníků referátu kntrly výběrvých řízení byl rvnměrně rzpčítán mezi všechny sledvané prgramy, prt je na prgram Invace vyčleněn puze 0,7 FTE pr kntrlu VŘ. 54

55 Pr měsíce s vyznačenu kumulací zátěže dpručujeme s předstihem připravit aplikaci jednh z následujících nápravných patření, které mhu zabránit ptenciálnímu zpždění čerpání: Dčasné psílení kapacit pracvníky z prgramů s aktuálním i plánvaným nižším vytížením kapacit, priritně v rámci stejnéh ddělení (aplikvat na prgramy s kapacitami vytíženými nad 80% d 120% v případě hržení tempa čerpání); Dčasné pzastavení dvustupňvé kntrly (v případě dčasnéh přetížení kapacit nad 120 %); Nastavení jednstupňvé kntrly (v případě dluhdbéh přetížení kapacit nad 120 % u více prgramů sučasně); Nastavení mezenéh rzsahu druhéh stupně kntrly zavedení kntrly vzrků prjektů (v případě dluhdbéh přetížení kapacit nad 120 % u více prgramů sučasně). Vstupy: Závěry dtazníkvéh šetření zpracvané d vhdné pdby v rámci patření 3.1.1; Plán pdání ŽPl pr rk 2014 dle mdelace trendu připravvanéh metdiky CI; Statistické údaje stavu čerpání a celkvé alkaci OPPI; Kmpletní exprt VŘ, Kmpletní exprt ŽPl Výstup: Rámcvý plán kumulace zátěže Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Určení dpvědnéh pracvníka zdpvědnéh za pravidelnu aktualizaci plánu 2 Pravidelná příprava aktualizvanéh plánu jak pdkladu pr mdelvání vytížensti 3 Sdílení plánu s relevantními pracvníky vedení sekce na pravidelné bázi, jak pdklad pr rzhdnutí realkaci kapacit (středečníci/prada vedení) Frekvence: Veducí prjektvé skupiny č. 3 za knzultace s prjektvým týmem MPO Odpvědný pracvník Odpvědný pracvník Aktualizace nástrje na týdenní/měsíční bázi a rzeslání na relevantní pracvníky vedení sekce. Odhadvaná časvá nárčnst: 30 minut pravidelná aktualizace plánu a jeh rzesílání. Příns: Vyský Mžnst sledvání vytížensti jedntlivých prgramů s administrací v reálném čase a uzpůsbvání rzvržení zátěže; Plán umžňující daty pdlžená vyjednávání dčasném přesunu kapacit mezi jedntlivými veducími ddělení. Kritéria měření úspěchu: N/A Rizika: Mžnst zkreslených vstupních dat, rizik neadekvátníh přístupu k interpretaci tabulek. 55

56 5.2 Detailní ppis patření blast Manažerský reprting Nastavení struktury pravidelně pskytvaných reprtů jedntlivým úrvním vedení V sučasné dbě je ddělením metdiky a ISOP pravidelně zasílaná řada reprtů na veducí ddělení MPO a CI a na referenty zajišťující kntrlu ŽPl a VŘ. V rámci sučasnéh stavu zasílání pravidelných reprtů spatřujeme zejména následující nedstatky: Tvrba pravidelných reprtů je spjená s relativně vysku administrativní nárčnstí na straně pracvnice ddělení metdiky a ISOP MPO; Vzhledem ke skutečnsti, že zasílané reprty jsu přím v textu u, nebsahují manažersku nadstavbu a neumžňují vyhledávání (např. p pracvnících, prgramech apd.) v rámci reprtu ani napříč reprty; Míra využívání zasílaných reprtů se u jedntlivých pracvníků MPO a CI liší někteří s reprty pracují a vyžadují jejich zasílání, pr jiné pracvníky představují reprty nadbytečnu administrativu a nehdntí je z hlediska jejich práce jak ptřebné; Frekvence zasílání jedntlivých typů reprtů se liší; Vzhledem ke knkrétnímu bsahu reprtů se liší rzsah příjemců reprtu. Vstupy: Seznam pravidelně zasílaných reprtů ddělením metdiky a ISOP MPO je zbrazen v následující tabulce. Č Název reprtu Ppis Frekvence zasílání 1 Prjekt bez pdepsanéh Rzhdnutí s MS Žádst platbu nad 50 mil. Kč 3 Výběrvé řízení nad 30 mil. 4 Výběrvé řízení na OISF navázané na platbu 5 Výběrvé řízení na Agentuře navázané na platbu Prjekt, u něhž byl pdepsán ddatek či rzhdnutí v minulých dnech, ale ještě není ptvrzen v MS2014+ Žádst platbu s částku dtace nad 50 mil. Kč, u které bude dle vzrku prvedena kntrla na místě výběrvé řízení, které je nyní zahájen či plánván a zárveň jsu jeh způsbilé výdaje vyčísleny nad 30 mil. Kč výběrvé řízení, u kteréh žadatel již předpkládal či předpkládá aktuální měsíc pdat Žádst platbu a je ve stavu Předán OISF Výběrvé řízení, u kteréh žadatel již předpkládal či předpkládá aktuální měsíc pdat Žádst platbu a je ve stavu Předán CI 6 Prjekt bez Rzhdnutí Prjekt s pdepsanými Pdmínkami a sučasně bez Rzhdnutí. 7 Nezadministrvaná platba 8 Nezkntrlvané Pdmínky ze strany Agentury Žádst platbu, která byla pdána před déle než jedním týdnem a nebyla dsud zadministrván. Prjekt, u kteréh byly Pdmínky deslány žadateli, neb již žadatel Pdmínky pdepsal, ale nejsu ze strany Agentury zkntrlvány. 9 Opžděná platba Žádst platbu pdaná před déle než 3 měsíci, dsud neprplacená či nezamítnutá. 10 Opžděné Rzhdnutí Prjekt bez Rzhdnutí, který má prjektvu žádst pdanu déle než ½ rk. 11 Neddržení termínu splnění závaznéh ukazatele Prjekt, u kteréh nedšl k ddržení plánvanéh termínu splnění závaznéh ukazatele. 12 Nesplnění závaznéh Prjekt nesplňující závazné ukazatele. ukazatele Tabulka 13: Seznam pravidelně zasílaných reprtů ddělením metdiky a ISOP MPO 1x denně 1x týdně 1x měsíčně 56

57 Ukázky jedntlivých pravidelně zasílaných reprtů jsu bsaženy v přílze č. 13. Výstup: Jedntný reprting zasílaný 1x týdně (případně dplněný dílčí reprting zasílaný v mezibdbí) bsahující všechny sučasně zasílané reprty včetně nadstavby umžňující vyhledávání napříč reprty. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Vytvřit kmplexní reprt včetně manažerskéh reprtu bsahujícíh všechny v sučasnsti zasílané reprty, případně dplněnéh další pžadvané reprty v MS Excel, jehž jedntlivé listy budu bsahvat tabulky reprtů v sučasnsti zasílaných prstřednictvím MS Excel 10 2 Validace pdby a bsahu kmplexníh reprtu ze strany pracvníků OISF a DSF CI a vedení sekce fndů MPO, sdělení případných připmínek Revize pdby a struktury reprtu na základě předaných připmínek 3 Nastavit způsb zpřístupňvání reprtu v případě zavedení BOARD dpručujeme zřídit slžku na pravidelné reprty přístupné všem pracvníkům a umžňující zasílání infrmací vlžení nvých dkumentů. v případě, že nedjde k rzšíření prgramu BOARD, dpručujeme zvážit jiný způsb zpřístupňvání např. prstřednictvím sdílených disků tak, aby byly pracvníkům přístupné reprty za dané bdbí i histrické reprty. 4 Zavést nvý způsb předávání pravidelných reprtů a infrmvání pracvníků MPO a CI (vydání metdickéh pkynu) Frekvence: Oddělení metdiky a ISOP MPO Věcní pracvníci CI a MPO Vedení sekce fndů MPO Oddělení metdiky a ISOP MPO Oddělení metdiky a ISOP MPO Oddělení metdiky a ISOP MPO 1x týdně Odhadvaná časvá nárčnst: Max. 4 hdiny 1x týdně pracvnice ddělení metdiky a ISOP MPO. Příns: Střední 10 Jak pdklad pr vytvření kmplexníh reprtu dpručujeme využít vzr ukázku reprtu v přílze 15. Tent reprt dpručujeme dplnit manažersku nadstavbu umžňující vyhledávání dle přednastavených kritérií (typicky pracvník, prgram, čísl prjektu, případně finanční bjem, datum) a t jak v rámci knkrétníh reprtu, tak napříč reprty. Výhdu zasílání reprtu v MS Excel je umžnění využití funkcinalit MS Excel, zejména vyhledávání, pdmíněné frmátvání apd. Pr reprty, které vyžadují častější zasílání, může být vytvřen zúžený reprt zasílaný v mezibdbí. V reprtu (viz ukázka) je před zavedením d praxe ptřeba: Sjedntit strukturu jedntlivých tabulek, validvat názvy tabulek, ppis a navazující krky a zamknut buňky v tmt záhlaví; Pmcí makra nastavit mžnst vyhledávání napříč listy v MS Excel a nastavit kritéria vyhledávání (pdle pracvníka, prgramu, prjektu apd.). Nastavení tét funkcinality vyžaduje max. 5 hdin práce specialistu na prgramvání s využitím VBA. 57

58 Kritéria měření úspěchu: Pčet rzesílaných ů týkající se sledvané prblematiky; Délka trvání zpracvání pravidelně rzesílaných reprtů Rizika: Odlžení realizace ptřebných krků z rzhdnutí veducíh skupiny pr jiné pririty Nastavení struktury manažerských reprtů předkládaných Pradě vedení, zpracvání ukázky reprtů a nastavení způsbu jejich tvrby a předávání V sučasné dbě předkládané manažerské reprty představují zejména reprty předkládané na pravidelné bázi Pradě vedení, na týdenní bázi zasílané manažerské tabulky a reprty vytvářená pr vedení na vyžádání. Statistiky na nižší úrvni si pr vlastní ptřebu vytvářejí pracvníci samstatně, případně zadávají pžadavky na vytvření statistik ddělení metdiky a ISOP MPO. V blasti vytváření a pskytvání manažerských reprtů spatřujeme zejména následující nedstatky: Manažerské reprty nebsahují všechny infrmace týkající se výhledu čerpání d buducnsti zejména bjemu zazávazkvaných prstředků; Nebsahují infrmace vytížení persnální kapacity, případně upzrnění na hrzící přetížení kapacity; Infrmace nejsu z manažerskéh phledu přehledné bsahují příliš detailní, neb napak příliš becné infrmace; K reprtům na manažerské úrvni nemají přístup všichni pracvníci implementační struktury; Veducí ddělení nemají přehled výhledu v rámci prgramu finanční plán na nadcházející rk není tvřen na úrvni prgramů; Statistiky vytvářené jedntlivými pracvníky (čerpané z ISOP) nemají jedntnu strukturu, vzhledem k nejedntnému přístupu se čast liší i interpretace a výsledné hdnty 11. Vstupy: Sučasná struktura materiálu pr Pradu vedení, resp. infrmace čerpání bsahující následující infrmace: Stručný ppis prgramu peračníh prgramu a výzev; Sučasný stav čerpání; Aktuální stav; Plán čerpání OP PI 2013; Suhrnné žádsti; Naplnění pravidla n+3/2, certifikace; Rizikvé prjekty; Odstupené prjekty (včetně důvdů dstupení); Prgramvací bdbí 2014+; Pčet prjektů pdle prgramů k Výstup: Zefektivněný jedntný manažerský reprt pskytvaný pr Pradu vedení - Manažerský reprt bude vytvřen v pdbě přehlednéh kmplexníh dkumentu v MS Excel, který bude bsahvat více zálžek s jedntlivými tabulkami. Pr účely Prady vedení budu tabulky shrnuty d kmplexníh dkumentu v MS Wrd a budu dplněny textvé vysvětlení. Manažerský reprt bude tvřen z následujících dílčích částí: 11 V rámci realizace prjektu jsme při dtazvání více pracvníků dstali v některých případech vzhledem k dlišnsti přístupu ke tvrbě statistik dlišné infrmace. 58

59 Suhrnná karta čerpání Aktuální stav; Výhled (zazávazkvané x alkace x limity čerpání (n+2, n+3)); Pznámky/vysvětlení změny alkace, rizik, necertifikvaných prstředků atd.; Infrmace aktuálně vyhlášených výzvách, jejich alkaci, aktuálním pčtu RŽ, PŽ, Rzhdnutí; Dpručení akční krky k dčerpání (více variant např. zvýšení bjemu interních prjektů, nvý výzvy, využití limitu pr realkaci, systematická aktivizace příjemců, nvé pdmínky v nvých výzvách apd.); Celkvá dpadvst (v členění na dstupené prjekty, výše sankce, snížení rzpčtu na návrh příjemce), důvdy dstupení prjektů. Karty prgramů Cílvý stav = alkace (rzdělení na 2014 a 2015); Skutečnst (čerpání, certifikace, rzhdnutí, zazávazkvání) (p výzvách); Objem krácení a snižvání prstředků příjemci; Pčet a bjem dstupených prjektů včetně důvdů; Dpručení akční krky k naplnění alkace; Rizikvé prjekty nízká/střední/vyská. Celkvá dpadvst Suma za všechny dstupené prjekty, nejčastější důvdy dstupení apd. (stručně, graficky) a za další důvdy snížení bjemu schválených prstředků (krácení, snížení rzpčtu na základě žádsti příjemce apd.) Administrativní nárčnst (Alkace pers. kapacit) Krátkdbý, dluhdbý plán Chybvst Interní (SLA CI Plnění delegvaných činnstí CI), Externí (Suhrnný reprt) Ukázka návrhu struktury a bsahu vybraných částí manažerskéh reprtu (suhrnná karta čerpání, karta prgramu, interní chybvst, aktuální vytíženst) v MS Excel je bsažena v přílze č. 15. V případě ptřeby lze dplňvat další části reprtu, případně upravvat strukturu. Ptřebné krky včetně dpvědnsti: Č Krk Odpvědnst 1 Odsuhlasení struktury a pdby manažerských Vedení sekce fndů MPO (zajištění účasti reprtů, případně dplnění další pžadvané reprty, příjemců manažerských reprtů) vytvření finální verze manažerskéh reprtu (pdba v MS Excel, Textvá zpráva pr Pradu vedení) 2 Nastavení pravidel pr tvrbu manažerských reprtů a jejich zpřístupňvání 3 Implementace úprav prcesů (včetně identifikace zdrjů dat, případně vytvření autmatizvaných nástrjů pr jejich zpracvání) 4 Pršklení relevantních pracvníků (pskytvatele reprtu a splupracující pracvníky) Oddělení metdiky a ISOP MPO ve splupráci s Odd. TA a fin. plánu a dd. metdiky DSF CI Odd. metdiky a ISOP MPO Odd. metdiky a ISOP MPO 59

60 Č Krk Odpvědnst 5 Piltní tvrba reprtu Odd. TA a fin. plánu 6 Úprava zefektivněnéh prcesu na základě výstupů piltníh prjektu 7 Zavedení úprav prcesu d praxe (vydání metdickéh pkynu), pravidelná kntrla a zlepšvání prcesu Frekvence: Odd. metdiky a ISOP MPO Odd. metdiky a ISOP MPO 1x měsíčně, případně na vyžádání Odhadvaná časvá nárčnst: Cca 4 hdiny / měsíčně zpracvání reprtu tabulky v MS Excel; Cca 2hdiny / měsíčně příprava dílčích reprtů příslušnými pracvníky; Cca 4 hdiny /měsíčně příprava textvé části d zprávy pr Pradu vedení. Příns: Vyský Zdrj jednznačných infrmací stavu a výhledu čerpání OP PI a jeh jedntlivých prgramů a výzev; Pdklad pr manažerské rzhdvání. Kritéria měření úspěchu: Pčet pskytvaných manažerských reprtů; Pčet ddatečných dtazů ze strany vedení sekce fndů MPO. Rizika: Neschválení či významné prdlení ve schválení patření vedením sekce fndů EU MPO; Nepchpení výhd a významu nástrje ze strany adresátů a jeh nevyužívání; Nedstatečné prjektvé řízení veducí k prdlužvání termínů a nenaplnění cílů patření. Pzn.: Obdbně jak manažerské reprty pr Pradu Vedení dpručujeme upravit bsah a strukturu manažerských tabulek předkládaných na týdenní bázi tak, aby byly dplněny všechny relevantní infrmace, minimálně následující: Pčet dstupených prjektů a bjem krácených prstředků v jedntlivých prgramech; Zbývající bjem alkace v prgramech/výzvách; Další dle pžadavků vedení sekce fndů MPO. 5.3 Detailní ppis patření blast Finanční plánvání Zpracvání rámcvéh finančníh plánu d knce prgramvéh bdbí (ve variantách) V rámci detailní analýzy způsbu finančníh plánvání OP PI prvedené na základě rámcvé indikace dílčích nesuladů v analytické části prjektu a na základě pžadavků vedení sekce MPO byly v tét blasti identifikvány následující nedstatky: Plán čerpání MPO je lineární extraplací pžadvanéh stavu čerpání, dpad externích i interních vlivů (bjem sankčníh krácení psuvání termínu uknčení prjektů, úpravy rzpčtu prjektu, změnvá řízení, prjekty dstupující d realizace, neaktivní prjekty ve stavu Pdaná ŽPl atd.) reflektuje puze v mezené míře. 60

61 Plán čerpání pracuje s předpklady reálnéh čerpání vycházející z dat prgramu ISOP puze v mezení míře. MPO a CI vypracvávají dva samstatné plány, přičemž se výrazně liší (v rce 2014 cca 6 mld. Kč). CI sleduje plán s předpkladem nižšíh čerpání, prtže zhledňuje vliv vybraných vlivňujících prměnných, přičemž vychází z údajů v ISOP. Plán MPO a infrmace stavu čerpání pracují s údaji pčtu rzhdnutých prjektů a bjemu finančních prstředků bez dstupených prjektů, přičemž nezhledňují další snižvání bjemu např. z důvdu krácení, snižvání rzpčtu na žádst příjemce apd. Prvnání plánů MPO a CI na rk 2014 je zbrazen níže. Tabulka 14: Prvnání plánů MPO a CI (s a bez krácení) na rk 2014 Vstupy: Finanční plán MPO na rk 2014; Finanční plán CI na rk 2014; Infrmace stavu prplacených, zazávazkvaných prstředků a bjemu prstředků vázaných rzhdnutím z ISOP pskytnuté ze strany CI. Výstup: Aktuální stav čerpání, rzhdnutí a zazávazkvání včetně výhledu (ve variantách); Výhled pčtu a bjemu ŽPl v jedntlivých měsících d knce prgramvéh bdbí. Rámcvý finanční plán d knce bdbí reflektující sučasný stav prplacení a zazávazkvání (ve variantách) 61

62 Stav čerpání OP PI k Vázané prstředky Dsud prplacené prstředky Alkace Graf 1: Aktuální stav čerpání OP PI - dtační prgramy p prgramech (stav k ) Dsud prplacené Pdané ŽPl V administraci Rzhdnuté bez dstupených Vázané prstředky (neprplacené etapy) v Rzhdnutých prjektech (p krácení, snižvání fin. bjemu příjemcem apd.) Prgram Alkace Pčet prjektů Dsud prplacené prstředky % naplnění alkace Pčet ŽPl Objem prstředků V administraci - pčet ŽPl (Pdané ŽPl - Prplacené) V administraci - bjem prstředků (Pdané ŽPl - Prplacené) Pčet prjektů Objem Pčet ŽPl Objem ICT v pdn % ICT a SS % Rzvj % Ek-energie % Invace % Ptenciál % Prsperita % Splupráce % Splupráce-IP Šklící střediska % Nemvitsti % Pradenství % Pradenství - IP Marketing % Marketing - IP Dtace % Tabulka 15: Aktuální stav čerpání OP PI - dtační prgramy (stav k ) 62

63 Výhled čerpání dle sučasně zazávazkvaných prstředků d knce prgramvéh bdbí (2014 a 2015) Předpklady a způsb zpracvání výhledu: Výhled pčítá s bjemem dsud prplacených a vázaných prstředků (neprplacené etapy v rzhdnutých prjektech, v rámci nichž je zhledněn krácení, snižvání fin. bjemu příjemcem atd.); Výhled pčítá s předpkládaných rzhdnutí u prjektů v nvých výzvách (Rzvj, Strategické služby, Invace) v bjemu cca 11,5 mld. Kč; Zdrj dat: ISOP. Jedntlivé varianty výhledu čerpání v případě naplnění uvedených předpkladů a v případě, že nedjde k vyhlášení nvých výzev či rzhdnutí dalších prjektů jsu uvedeny v následující tabulce. Čerpání + vázané prstředky (v Kč) Výše nedčerpané dtace (v Kč) Alkace Sučasný stav (bez nvých výzev) Optimistická varianta Realistická varianta Pesimistická varianta Tabulka 16: Výhled čerpání (ve variantách) Optimistická varianta: Nedjde k dalšímu krácení, snižvání rzpčtu prjektů (nulvá dpadvst). Realistická varianta: Krácení, snižvání rzpčtu prjektů a dstupení d prjektů dpvídající sučasnému trendu (15 % celkvéh bjemu zazávazkvaných prstředků včetně nvých výzev). Pesimistická varianta: Krácení, snižvání rzpčtu prjektů a dstupení d prjektů dpvídající převyšující sučasný trend (30 % celkvéh bjemu zazávazkvaných prstředků včetně nvých výzev). Výhled pčtu a bjemu ŽPl v jedntlivých měsících d knce prgramvéh bdbí Předpkládaný pčet pdaných ŽPl a čerpaných prstředků v jedntlivých měsících d knce prgramvéh bdbí zbrazený na grafu a tabulce níže vychází z údajů pskytnutých ze strany CI, přičemž je zalžený na následujících předpkladech: Údaje čerpané z ISOP ke dni ; Termín pdání ŽPl p uknčení prjektu reflektuje běžnu praxi pr pdávání ŽPl: Délka pdání ŽPl d uknčení etapy/prjektu Četnst Ihned 14% 2 měsíce 23% 4 měsíce 16% 6 měsíců 14% 12 měsíců 29% nad 12 měsíců 4% Tabulka 17: Praxe pdávání ŽPl Etapy, u nichž jsu žadatelé pdmínkami nuceni pdat ŽPl nejpzději d srpna 2015, jsu rvnměrně rzlženy na pslední čtyři měsíce rku 2015; 63

64 Rzlžení nezahrnuje prjekty, jimž zatím nebyl vydán Rzhdnutí, tzn. že většina prjektů v prbíhajících výzvách Invace, Rzvj, ICT a strategické služby. Ovšem i u těcht výzev bude většina čerpání v půlce rku 2015; Odpadvst je pčítána ve výši 16%, tzn. dle dsavadní praxe. Je všem pravděpdbné, že mnh příjemců prjekty nestihne zrealizvat vůbec, případně jenm částečně a tudíž dpadvst bude vyšší Fin. bjem čerpání (v Kč) - výhled d knce prgramvéh bdbí Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Graf 2: Výhled čerpání d knce prgramvéh bdbí Předpkládaný pčet ŽPl předaných v jedntlivých měsících rku 2014 je zbrazen na následujícím grafu. Předpkládaný pčet ŽPl v rce 2014 (dle měsíců) Graf 3: Předpkládaný pčet ŽPl rce 2014 (dle měsíců) 64

65 Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Pčet ŽPl Únr 2014 Březen 2014 Duben 2014 Květen 2014 Červen 2014 Červenec 2014 Srpen 2014 Září 2014 Říjen 2014 Listpad 2014 Prsinec Celkem Prgram Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, (Kč) tj.p krácení (Kč) Dtace navržená k Dtace dle vyplacení, Rzhdnutí tj. p (Kč) krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, (Kč) tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, (Kč) tj. p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, (Kč) tj.p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) ICT v pdnicích ICT a strategické služby ROZVOJ Ek-energie Invace Ptenciál Prsperita Klastry Technlgické platfrmy Šklicí střediska Nemvitsti Pradenství Marketing Celkem ICT v pdnicích a Rzvj Celkem bez ICT v pdnících a Rzvje Tabulka 18: Předpklad předaných ŽPl - rk 2014 Leden 2015 Únr 2015 Březen 2015 Duben 2015 Květen 2015 Červen 2015 Červenec 2015 Srpen 2015 Září 2015 Říjen 2015 Listpad 2015 Prsinec 2015 Celkem 2015 Prgram Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) Dtace navržená Dtace dle k Rzhdnutí vyplacení, (Kč) tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace dle Rzhdnutí (Kč) Dtace navržená k vyplacení, tj. p krácení (Kč) Dtace Dtace dle navržená k Rzhdnutí vyplacení, tj. (Kč) p krácení (Kč) ICT v pdnicích ICT a strategické služby ROZVOJ Ek-energie Invace Ptenciál Prsperita Klastry Technlgické platfrmy Šklicí střediska Nemvitsti Pradenství Marketing Celkem ICT v pdnicích a Rzvj Celkem bez ICT v pdnících a Rzvje Tabulka 19: Předpklad předání ŽPl - rk

66 Ptřebné krky a dpvědnst: Odhad vývje čerpání byl vytvřen v rámci prjektu ddavatelem, nyní je mžné jej využívat bez mezení dle aktuálně identifikvané ptřeby. V případě ptřeby je mžné údaje upravit či aktualizvat. Frekvence: Quick-win jednrázvé patření; Odhad vývje čerpání je mžné aktualizvat na základě zvyšvání pčtu rzhdnutých prjektů z nvých výzev a vývje dstupvání a snižvání rzpčtu prjektů. Odhadvaná časvá nárčnst: N/A Příns: Vyský Pdklad pr přijímání manažerských rzhdnutí v blasti čerpání alkace OP PI a pr plánvání a řízení persnálních kapacit. Kritéria měření úspěchu: Stav čerpání, plnění plánu. Rizika: Nejedntný přístup ke zpracvání finančníh plánu ze strany CI a MPO, nezajištění shdy nad nejvhdnějším přístupem; Nepchpení výhd a významu nástrje ze strany adresátů a jeh nevyužívání Zpracvání pravidel finančníh řízení a plánvání (včetně pravidelnéh upzrňvání na rizika) na úrvni prgramů i OP jak celku V rámci sučasnéh zajištění prcesu finanční plánvání a řízení včetně pskytvání manažerských reprtů spatřujeme následující dílčí nedstatky: Plán čerpání pracuje s předpklady reálnéh čerpání vycházející z dat prgramu ISOP puze v mezení míře, výrazně se dlišuje d plánu CI vycházejícíh z údajů z ISOP (viz patření výše). Plán MPO není knzultván s CI. Vzhledem k tét skutečnsti není finanční plán pdkladem pr přijímání kvalifikvaných manažerských rzhdnutí stavu čerpání a plánvání kapacit MPO a CI. Veducí ddělení se neúčastní na prcesu finančníh plánvání a řízení, nemají infrmace výhledu a stavu čerpání v jimi zaštiťvaných prgramech, nemají tak pdklad pr přijímání manažerských rzhdnutí na úrvni prgramu, Neexistuje databáze reprtů přístupný všem relevantním pracvníkům. Reprty jsu vytvářené na základě ad hc pžadavků v nejedntné struktuře. Sučasný systém zajišťvání finančníh plánvání a řízení a pskytvání manažerskéh reprtingu je zbrazen na následujícím schématu. 66

67 Vedení sekce fndů MPO (management OP) Přijímání manažerských rzhdnutí na nejvyšší úrvni Vychází z finančníh plánu MPO (plnění n+2/n+3) Ředitelka OISF Přijímání manažerských rzhdnutí Vychází z finančníh plánu MPO (plnění n+2/n+3) Odd. techn. pmci a fin. plánu MPO Veducí ddělení sekce fndů MPO Nevytvářejí plán na úrvni prgramů Neplní funkci finančních manažerů na úrvni prgramu Řídí se plánem MPO, d jehž tvrby přím nezasahují Nemají infrmace předpkládaném čerpání a vytížensti v měsících Nemají pdklad pr přijímání kvalifikvaných rzhdnutí čerpání a plánvání kapacit Finanční plán MPO Rzpis čerpání tak, aby byl splněn pravidl n+2/n+3 Nezhledňuje detailně trendy čerpání míru dpadvsti, histricku dbu pr předkládání ŽPl, ZŘ apd. Nedstatečné upzrňvání na rizika v čerpání Není pdkladem pr přijímání kvalifikvaných manažerských rzhdnutí Plán není na měsíční bázi aktualizván na základě skutečnéh čerpání CzechInvest Finanční plán CI Vychází z údajů prjektech v ISOP Zhledňuje trendy čerpání míru dpadvsti, histricku dbu pr předkládání ŽPl, ZŘ apd. S tímt plánem není na úrvni MPO pracván Výrazně se dlišuje d fin. plánu MPO Obrázek 10: Sučasné zajištění finančníh řízení a plánvání včetně manažerskéh reprtingu Vstupy: Infrmace průběhu prcesu finanční plánvání a řízení a pskytvání manažerských reprtů (zejména schůzky s pracvníky CI a MPO); Finanční plán (CI, MPO); Pskytvané reprty (Zpráva p Pradu vedení, Infrmace stavu čerpání apd.). Výstup: Zefektivněný systému pskytvání manažerských reprtů, nastavení pravidel tvrby a zpřístupňvání manažerských reprtů; Jednduchý a uživatelsky přívětivý manažerský reprt naplňující pžadavky vedení (viz patření 3.2.2); Jedntné úlžiště manažerských reprtů (přístupných vybrané skupině pracvníků). 67

68 Optimální stav zajištění prcesu finanční plánvání a řízení včetně pskytvání manažerských reprtů Vedení sekce fndů MPO (management OP) Přijímání manažerských rzhdnutí na nejvyšší úrvni Vychází z finančníh plánu MPO a pdkladů pravidelnéh reprtingu Ředitelka OISF Přijímání manažerských rzhdnutí na úrvni OP na základě kvalifikvaných pdkladů a dpručení veducích ddělení Veducí ddělení sekce fndů MPO Finanční plán rzdělený na prgramy / skupiny prgramů Veducí ddělení plní funkci finančních manažerů na úrvni prgramu a ptvrzují plán a suvisející statistiky Přijímají manažerská rzhdnutí v blasti čerpání a plánvání kapacit na úrvni prgramů, přičemž vycházejí z finančníh plánu a jeh aktualizace Reprtují ředitelce OISF a vedení OP, upzrňují na hlavní rizika hržující čerpání, navrhují patření veducí ke zlepšení čerpání Odd. techn. pmci a fin. plánu MPO CzechInvest Oddělení finančníh plánu přímé pdřízení pd vedení sekce fndů MPO Finanční plán CI = Finanční plán MPO Jeden plán závazný pr CI i MPO Vychází z údajů prjektech v ISOP Zhledňuje trendy čerpání míru dpadvsti, histricku dbu pr předkládání ŽPl, ZŘ apd. Upzrňuje na rizika v čerpání, rzdíl mezi skutečným čerpáním a alkací (n+2/n+3) V průběhu rku je plán aktualizván na základě skutečnéh čerpání Je kvalifikvaným pdkladem pr přijímání manažerských rzhdnutí čerpání a plánvání kapacit na úrvni prgramů i OP Pravidelný reprting, pskytvání pdkladů V případě ptřeby / na vyžádání pskytují reprting a vysvětlení Obrázek 11: Optimální zajištění finančníh řízení a plánvání včetně manažerskéh reprtingu Za tvrbu manažerských reprtů v blasti finančníh řízení a plánvání a za krdinaci pskytvání všech dílčích vstupů bude nést dpvědnst pracvnice zajišťující zpracvání finančníh plánu a kntrlu jeh plnění (dd. technické pmci a finančníh plánu). v rámci tvrby finančních plánů a hdncení jejich plnění na úrvni prgramů dpručujeme psílení rle veducích ddělení, kteří budu rvněž dpvědni za zpracvání textvé části zprávy na úrvni prgramů. Zpracvání textvé zprávy na úrvni OP bude v kmpetenci pracvnice Oddělení technické pmci a finančníh plánu MPO. Finální suhrnný reprt bude před předáním vedení validván ze strany CI. Pr předávání manažerských reprtů dpručujeme p zavedení využít prgram Bard, v rámci něhž by byly všechny manažerské reprty přístupné pr vybrané pracvníky (např. na základě zadání hesla) a byli 68