Lean Six Sigma Green Belt školení Modul 2

Transkript

1 Lean Six Sigma Green Belt školení Modul 2 Září 2017 Dnes se zaměříme na: D M A I C Měř Analyzuj Zlepši Kontroluj Nalezni Vytvoř Vytvoř procesy z kritické příležitosti ke projektový plán projektový tým hrubého požadavky zlepšení pohledu zákazníka Urči klíčové indikátory výkonnosti (KPIs) Vytvoř plán sběru dat Prověř měřící současnou (baseline) hodnotu KPIs Nalezni a Identifikuj prověř Nalezni funkci specifické kořenové y = f (x) problémy příčiny Testuj a Nalezni a Vyber správné prověř Naplánuj Zaveď řešení popiš možná řešení vedoucí optimální řízení změn do praxe řešení ke zlepšení řešení Urči kontrolní plán Odhal abnormální variabilitu Vyhodnoť výsledky změn Zdokumentuj změny v procesech Uzavři projekt, předej knowhow 2 1

2 Výkon: Data nám ukážou, jestli děláme věci dobře Zákazník Firma Chci, abych měl výrobek ještě ten samý den Kolik je průměrná doba doručení? Zlepšili jsme se? Současnost Po projektu 3 Analýza: Data nám ukáží příležitosti ke zlepšení Lidé Postoje? Znalosti? Využití? Procesy Účelnost? Variabilita? Výkon? Technologie Účelnost? Využití? Funkčnost? Kde ve firmě leží plýtvání? Co můžeme zlepšit? 4 2

3 Klíčová myšlenka Data nám pomohou zjistit 1) jestli děláme dobré věci 2) kde se můžeme zlepšit 5 Jak měřit data? 1 Lean Six Sigma Green Black Belt Training Week 2 August

4 Způsoby měření dat Kolik je průměrná doba doručení? Vytažením ze u Jak dlouho a často máme poruchy? 7 Způsoby měření dat Jak dlouho čeká zákazník na objednávku? Pozorováním ( Genchi Gembutsu ) Kolik času tráví skladník vyplňováním papírů? 8 4

5 Způsoby měření dat Byla obsluha milá na zákazníka? Dotazováním Doporučí nás zákazník svým kamarádům? 9 Net promoter score Jak pravděpodobné je, že byste doporučili (společnost / produkt / službu...) příteli nebo kolegovi? Odrazovači Pasivní Podporovači Net promoter score = %Podporovačů - %Odrazovačů 10 5

6 Způsoby měření dat Je pohyb lidí po kanceláří efektivní? Spagheti chart (Ručne/ GPS) 11 Způsoby měření dat Na co lidi klikají na našem webu? Heatmapy (Kliky, pohyby myší, oční kamery) Je interní uživatelsky přívětivý? 12 6

7 Způsoby měření dat Na jaké úrovni jsou lidí, procesy a technologie v naší firmě oproti nejlepší praxi? Uroveň Maturity model Referenční model Diagnostická zpráva Očekávání na dané úrovni Podprůměr... Ano Průměr... Ano Nadprůměr... Ne Extra třída... Ne Máme? 13 Klíčová myšlenka Pokud nemůžeme vyjádřit v číslech to, co víme, tak o tom moc nevíme. Pokud o tom nic nevíme, nemůžeme s tím moc udělat. Pokud s tím nedokážeme nic udělat, jsme odkázáni na milost náhodě. 14 7

8 Jak vytvořit projektový ukazatel výkonnosti (KPI) 2 Lean Six Sigma Green Black Belt Training Week 2 August Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Typické příklady KPIS v Lean Six Sigma projektech Typ Kvalita Využití kapacit Produktivita Cost Lead time Spokojenost Příklady % reklamací Počet telefonních stížností / Počet produktů Poruchovost stroje OTIF - % On time in fufl = % dodávek včas a v úplnosti Úroveň Sigma / DPMO = defects per million opportunities OEE = Overal equipment effectiveness celkové využití zařízení Troughput = celková propustnost / kapacita Utilizace pracovníků Počet vydaných porcí za den a pracovníka Počet vyrobených kg výrobku na pracovníka Cena za Kg produkce Cena za pohyb palety % zákazníků čekajících méně než 20 sekund na lince (Úroveň obsluhy / Service level) Průměrná doba doručení Průměrné online hodnocení Net promoter score 16 8

9 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs 4 otázky před výběrem projektového KPI* 1 Odráží hodnotu pro zákazníka? 2 Je možné to přesně změřit? 3 Jak měřit baseline* vs. stav po zlepšení? 4 Je možné ukázat dopad na zisk?? *KPI = Key performance indicator. Baseline = výchozí hodnota KPI v současnosti 17 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs KPI projektu musí vyjadřovat hodnotu zákazníka, ale také vliv na zisk Co chce zákazník? Chci rozumět svému výpisu za energie. Jak to změříme? Počet dotazů / milion výpisů nebo % úspěšnost výsledku srozumitelnosti Jak nám to pomůže? - Odchody zákazníků + Tržby - Náklady na udržení - Počet hovorů na infolince - Náklady + Zisk 18 9

10 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs KPI projektu musí vyjadřovat hodnotu zákazníka, ale také vliv na zisk Co chce zákazník? Chci, abych měl výrobek ještě ten samý den Jak to změříme? Průměrná doba doručení nebo % dní kdy produkt není na skladě Jak nám to pomůže? Více prodejů + Tržby - Cena konverze - Náklady + Zisk 19 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs KPI projektu musí vyjadřovat hodnotu zákazníka, ale také vliv na zisk Co chce zákazník? Jak to změříme? Jak nám to pomůže? % Času, kdy internetové bankovnictví běží (Service level) + Transakce +Poplatky Potřebuji, aby internetové bankovnictví bylo přístupné kdykoli. - Odchody zákazníků + Tržby - Náklady na udržení - Počet hovorů na infolince - Náklady + Zisk 20 10

11 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Příklad mapování dopadu projektu na zisk Legend Výroba Údržba Dodavatelé 21 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Klíčová myšlenka Abychom mohli měřit dopad, musíme umět zákaznický požadavek vyjádřit číslem. Musíme také umět managementu vysvětlit, jaký to bude mít dopad na zisk. Tím získáme podporu pro projekt

12 Cvičení na KPI tree V zadané situaci najděte 5 zákaznických potřeb Jak bychom sbírali data? Jaká zvolíme KPIs? Jaký mají dopad na zisk? 23 Ověření měřících ů 3 Lean Six Sigma Green Black Belt Training Week 2 August

13 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Je měření dat přesné? Ø Metoda měření může obsahovat chybu, která vytváří nepřesné hodnoty Ø Otázkou tedy je, zda metoda měření měří to, co měřit má Ø Jestliže měřící metoda není zcela přesná, lze určit odchylku Skutečná hodnota Pozorovaná hodnota 25 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Jsou data reprodukovatelná? Ø Měření stejné podsekce stejným nástrojem může vytvářet v různých kontextech různé výsledky. Ø Otázkou tedy je, zda jsou data reprodukovatelná. Ø Může zde nastat chyba v tom, jak je měření prováděno Adam měří Petr měří 26 13

14 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Může být měření opakováno? Ø Měření stejné podsekce stejným nástrojem a stejnou osobou, může vytvářet odlišné výsledky. Ø Otázkou tedy je, zda při opakovaném měření, prováděné stejnou osobou je odlišných výsledků dosaženo Ø Chyba tedy může spočívat v přesnosti měření Měření 2 Měření1 Measure 3 27 Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Plán sběru dat vám pomůže sbírat data přesně, konzistentně a bez pochybností. Naše KPI: Příklad z praxe: Co? Jak? Proč? Kdo? Kdy? Kde? Název ukazatele Vzorec (jak se to bude počítat) Jak proběhne sbírání dat? Jak KPI ovlivní zisk? Kdo to bude měřit? Kdy? Jak často Kde bude měřeno? Produktivita výroby průměrná váha zpracovávaného materiálu na pracovišti / počet odpracovaných hodin Ínterní SAP -> export to Excel Vyšší produktivita > Vyšší kapacita výroby > Vyšší tržby při stejných nákladech Jiří Novák Jednou týdně Na pracovištích A, B a C 28 14

15 Fáze Measure - Review Urči klíčové Vytvoř Prověř indikátory plán současnou měřící výkonnosti sběru hodnotu (KPIs) dat KPIs 29 Analýza dat 4 Lean Six Sigma Green Black Belt Training Week 2 August

16 Analýza v čase může odhalit nesrovnalosti 25 Začátek ranní směny Začátek odpolední směny Tato analýza tvoří jenom hypotézy, ne závěry. Ty jsou potřeba ověřit dalším měřením, např. pozorováním! è Analyzujte hodiny, dny v týdnu, dny v měsíci 31 Opakované měření položené na časovou osu (run chart) může ukázat na změny v procesu Doba doručení pizzy na 3 různých pobočkách Praha Brno Rumburk X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

17 Histogram ukazuje různé náhodné vlivy v projektu Četnosti poruch podle času Jaká je střední hodnota? Jsou tam nějaké neobvyklé skoky? è Analyzujte četnosti podle stejných intervalů 33 Co můžeme vyčíst z histogramu? Symetrické výstupy. Stabilní, předvídatelný proces. Je to jeden proces, nebo mix hodně variabilních vstupů? Proč je useknutý? To může značit něco zvláštního

18 Co můžeme vyčíst z histogramu? Co znamenají ty nestandardní hodnoty vpravo? Tohle jsou možná dva procesy v sobě? 35 Statistická analýza ukáže, jaká je pravděpodobnost defektu Náhodně jsem zvolil x vzorků. Jaká je pravděpodobno st, že nesplní moje kritéria?? 36 18

19 Pareto analýza pomáhá se zaměřit na příčiny, který mají největší vliv na problém 100 Frekvence % příčin je zdrojem 80% problémů Kumulativní % 20 Druhy selhání 0 D B F A C E Jiné Bodový graf ukáže odchylky a anomálie Průměrné denní tržby v tis. Kč Tady dělají něco dobře Velikost pobočky v m2 Tady může být problém

20 Interní benchmarking ukáže rozdíl mezi nejlepšími a nehoršími pracovníky / pobočkami 4,0 Můžeme všechny naučit pracovat takto? 3,5 3,4 3,0 2,8 43,8 % Processed items per man-hour 2,5 2,0 1,5 1,9 1,0 0,5 Observed average norm Worst 15% Best 15% 39 Day in life observation pomůže najít neefektivně využitý čas Příklad 1. Pozorujte jednu pozici celý pracovní den 2. Zeptejte se, jak člověk svůj den vnímal 3. Zeptejte se, jaký by byl ten den v ideálním případě DILO není metoda, díky které se lidé vyhazují, ale díky které se zlepšují procesy, na kterých pracují

21 Analýza procesního toku 5 Lean Six Sigma Green Black Belt Training Week 2 August Pro některé procesy je klíčové vysoké využití kapacity Letecká doprava Operační sál Proč? + Využití kapacity Lisování plechů Kadeřnictví = Kolik % kapacity využíváme? Jak posílit kapacitu? Kde je úzké místo? + Prodeje - Náklady è Odpovědi dá analýza procesního toku 42 21

22 V kadeřnictví 43 Čtyři základní ukazatele procesu Flow unit Základní jednotka vstupující a vystupující z procesu Např. objednávka, zákazník, sendvič, požadavek, balíček Flow time (production time) Základní jednotka vstupující a vystupující z procesu Např. doba vyřízení objednávky, čas ostříhání, čas výroby Throughput (capacity) Maximální počet flow units, který dokáže proces zvládnout za určité období Např. počet zákazníků za hodinu, počet vyrobených sendvičů za minutu Flow rate Skutečný počet flow units, které proteče za určité období. Pokud je poptávka vyšší než kapacita, je stejný jako kapacita, jinak je určen poptávkou. Inventory Počet flow units v procesu v daném časovém okamžiku 44 22

23 Továrna na sendviče Příprava chleba (10s) Krájení rajčat a salátu (40s) Sestavení (20s) Zapečení (60s) Balení (25s) 45 Vypočty ve vícekrokovém procesu Cycle time Čas jedné z operací od začátku do konce Bottleneck (úzké místo) Process capacity Operace s nejmenší kapacitou (troughput) Kapacita úzkého místa Utilization (% vyžití procesu) Value added time Flow rate/ Process capacity % času, kdy je na výrobku přidávána hodnota Cycle time of value added operations / Flow time 46 23

24 Výroba kabelů Typický výrobní tok kabelu typ A, 10 km buben. Tažení Lanování Izolace žil Lanování žil Plášťován í 3 dny 6 hodin 9 dní 3 hodiny 7 dní 2 hodiny 5 dní 5 hodin 5 dní 4 hodiny Production time 47 Vztah mezi veličinami v procesu Znáte ze základky: Littlův zákon je analogický: Rychlost = Dráha Čas Throughput = Inventory Flow time Čas = Dráha Rychlost Flow time = Inventory Throughput Dráha = Čas * Rychlost Inventory = Flow time * Troughput (Ve vícekrokých procesech dosaďte troughput bottlenecku.) Pokud není využita kapacita na 100%, místo troughput použijte flow rate

25 OEE = Overal equipment effectiveness Celková efektivita zařízení 49 Klíčová myšlenka Plýtvání snižující dostupnost, kvalitu i výkon se násobí. OEE tak může být překvapivě nízká

26 OEE = Overal equipment effectiveness Celková efektivita zařízení Celková efektivita zařízení Dostupnost Kvalita Výkonnost OEE = % Dostupnost * % Kvalita * % Výkonnost Dostupnost = Odpracovaný čas/ Čas určený k práci (určený čas může být například 8 hodinová směna nebo 24 hodin) Odečítají se přestávky, poruchy, výpadky Například z 8 hodin stroj pracoval 7 hodin, zbytek porucha. Dostupnost = 7/8 =87.5% (1- zmetky)/ vyrobené kusy celkem Např. Vyrobilo se 1000 Ks, z toho 10 zmetků. Kvalita = 99% Výkonnost = Aktuální výkonnost / Standardní výkonnost Standardní výkonnost je například rychlost stroje, na kterou je navržen (Např. 10 ks / hod nebo rychlost letadla 900 km/h), nebo výkonnová norma ( 5 vyrobených sendvičků za minutu) 51 Zákaznický Lead time Doba od objednávky po doručení Na objednávku: Objednávka zákazníka Začátek výroby Production time Konec výroby Doručení zákazníkovi Lead time Na sklad: Začátek výroby Production time Konec výroby Objednávka zákazníka Doručení zákazníkovi Lead time 52 26

27 Klíčová myšlenka Pokud je flow time / production time delší, než je zákazník ochoten čekat, musíme vyrábět na sklad. 53 Contact Jiří Benedikt Trainer, Consultant I help people work smarter Lean Six Sigma Design thinking Excel jiri@jiribenedikt.com

28 Přílohy Lean Six Sigma Green Black Belt Training Week 2 August Měř Vytvoř plán Prověř měřící Urči KPIs současnou sběru dat hodnotu KPIs Typický dopad na zisk u výrobní firmy Key practices Operational drivers Jak to dopadá na EBITDA Sales Force Effectiveness Pricing & Costing Úroveň služeb, Zkušenost zákazníkaebi Dodací lhůta, velikost dávky Zákaznický servis Lean Six Sigma Procurement & Sourcing Transformation Supply Chain Management & Logistics Working Capital Optimisation Celková efektivita zařízení Kvalita, spotřeba materiálu Odpadovost Nákupní ceny Logistické náklady Sklad Závazky, pohledávky Kapacita výroby Produktivita práce Náklady za materiál a služby Pracovní kapitál Výnosy Náklady Zisk Operat. Restructuring & Cost Reduction Režijní náklady 56 28