Komunikační strategie MČ Praha 15. pro období

Transkript

1 Komunikační strategie MČ Praha 15 pro období Cíle strategie Využít soubor opatření a komunikačních nástrojů, které povedou ke zvyšování povědomí o veškerém dění v Městské části Praha 15. Rozvinutí možnosti komunikace vůči všem cílovým skupinám a to i se zpětnou vazbou. Nastavit komunikaci tak, aby se zvýšily možnosti městské části zasáhnout sdělením větší okruh obyvatel a zvýšit dosah jednotlivých témat konkrétním cílovým skupinám. Umožnit občanům aktivní přístup k získávání informací, bez nutnosti osobně kontaktovat městskou část a tím zvýšit komfort občanů v získávání informací. Cílové skupiny a) zaměstnanci úřadu, příspěvkové organizace zřízené městskou částí, b) obyvatelé městské části, její návštěvníci, podnikatelé a firmy působící v městské části, zájmová sdružení, spolky, masová média, partnerská města, neziskové organizace a další. 1. Krizová komunikace Pro krizovou komunikaci je zřízeno telefonní číslo, ze kterého jsou formou SMS zpráv informováni občané, kteří se registrovali a nahlásili své telefonní číslo pro případ povodní jde hlavně o občany bydlící, či mající nemovitost v záplavové oblasti Botiče. Uživatelé služby Mobilní Rozhlas jsou jeho prostřednictvím informováni o krizových situacích formou SMS zpráv a APP (aplikace v mobilním telefonu). Cíl: Zajistit co největší informování občanů o všech důležitých událostech a krizových situacích a předejití panice a šíření nepodložených zpráv mezi veřejností.

2 2. Interní komunikace Pro ÚMČ Praha 15 a příspěvkové organizace městské části pracují stovky zaměstnanců. Správná interní komunikace zlepšuje cestu ke společnému sdílení vizí a zvyšuje efektivitu práce. Zaměstnanci jsou součástí sociálních skupin, ve kterých probíhá interakce a je proto důležité, jaké informace a jakou formou je dostávají a jak je šíří dále mezi své rodiny, přátelé, známé a sousedy. Je vhodné, aby zaměstnanci měli přehled o vydaných tiskových zprávách, kulturních akcích atd. Pravidelně 2x v týdnu je zaměstnancům ÚMČ Praha 15 zasílán informační s využitím mobilní aplikace Mobilní Rozhlas. Cíl 2.1: Zajistit informovanost všech zaměstnanců o dění v MČ Praha 15 a ÚMČ Praha 15. Další a to neméně podstatnou část komunikace mezi zaměstnanci tvoří komunikace striktně formalizovaná, která se uskutečňuje výměnou informací a dat především v systému spisové služby, dále v ekonomickém systému a v dalších částech informačního systému např. Intranet. Cíl 2.2: Zajistit předávání informací v informačním systému. Cíl 2.3: Zajistit jednoduchou formou masovější autorizovanou konverzi papír-elektronický formát (a opačně) s platností originálu. Mezi městskou částí a jejími příspěvkovými organizacemi je třeba koordinace ze strany městské části. Ideální formou jsou pravidelné porady zástupců odboru kanceláře starosty, zástupců odboru školství a patřičného místostarosty a dalšími subjekty, které se zapojují do veřejného života. Cíl 2.4: Zajistit informovanost mezi městskou částí a zřízenými organizacemi. 3. Externí komunikace Pro všechny zájemce o informace týkající se městské části. Formalizovaná komunikace úřadu probíhá přes webové stránky, úřední desku a datovou schránku nebo jiným způsobem daným legislativou. Neformalizovaná komunikace o rozvoji městské části, kultuře apod. probíhá i přes další komunikační kanály. Cíl 3.1: Zvyšovat využití elektronické komunikace. Cíl 3.2: Poskytovat informace kvalitně, srozumitelně, v přehledné struktuře a v příjemném prostředí. 4. Komunikační prostředky 4.1 Web Přináší mnoho informací jak formálních a úředních, tak i z dění samotné městské části. Postupem času se však informace rozrůstají a je složitější udržet jejich přehlednost a z toho vyplývá zahlcenost webu. Východiskem by mělo být rozdělení webu do více podwebů. Hlavní web by měl být formalizovaným

3 webem a dále být v mnoha případech pouze vstupní branou k dalším podwebům, kde by se mohly scházet informace, které přímo nesouvisí s chodem ÚMČ Praha 15 či se státní správou. Tyto by měly mít jednoduchou formu informační a zpravodajskou. Web městské části musí rovněž podporovat handicapované občany a to alespoň v základní formě přístupnosti dle legislativního stavu. Přínosem je podpora například neslyšících a nedoslýchavých uživatelů, přetlumočení nejpodstatnější části informací do znakového jazyka. Cíl 4.1a: Zajistit rozvoj webu městské části v souladu se standardy danými legislativou. Cíl 4.1b: Zajistit rozvoj webu městské části v oblasti komfortu a přehlednosti pro uživatele. 4.2 Sociální sítě Sociální sítě se vzájemně prolinkují i s webem. Pracovat je třeba s aktivitou uživatelů sociálních sítí Facebook - Městská část v současnosti aktivně využívá oficiální facebookový profil. Je zapotřebí cílit informace vzhledem k uživatelskému publiku, informace třídit, zpracovávat a vhodně časovat. Cílem je informovat veřejnost o zajímavých tématech a aktivitách. Denně by měly být zveřejňovány posty s vhodně zvoleným obsahem pro danou sociální síť. Cíl 4.2.1: Zajistit informovanost občanů o kulturních tématech a aktivitách YouTube - Městská část v současnosti využívá YouTube kanál pro zveřejňování záznamů zasedání zastupitelstva městské části. Kanál se průběžně rozšiřuje o tvorbu krátkých videí, které občany informují o dění v městské části. YouTube kanál do velké míry supluje klasické televizní vysílání. Jeho výhodou je, že jeho provoz je bezúplatný a dosah lze zacílit na konkrétní lokalitu. Prvořadým cílem by mělo být vytvářet kvalitní obsah, na základě kterého si kanál získá co nejvíce nových fanoušků. Prostřednictvím kanálu je vhodné šířit i osvětu v oblasti bezpečnosti dopravy, první pomoci, bezpečnosti seniorů a dětí, šíření osvěty z široké oblasti sociální a zdravotní. Cíl 4.2.2a: Rozšířit YouTube kanál o krátká videa informující o dění v městské části. Cíl 4.2.2b: Rozšířit YouTube kanál o krátká videa šířící osvětu v široké oblasti témat Instagram - Tato platforma slouží k propagaci kulturních a sportovních akcí, konaných na území městské části a blízkém okolí. Cílovou skupinou jsou uživatelé, které zajímá především obrazová forma sdělení. Je zapotřebí zvyšování kvality zveřejňovaných fotografií, ideálem by mohla být spolupráce s externími fotografy. Ideální je získat pomocí vhodného obsahu a vhodných kampaní co nejvíce fanoušků stránek na sociálních sítích, aktivně je zapojovat do dění v městské části. Cíl 4.2.3a: Zajistit vznik kvalitních fotografií. Cíl 4.2.3b: Zajistit ukládání fotografií do centrálního úložiště.

4 4.3 Mobilní aplikace Využití mobilních aplikací je vhodné pro zasílání vyžádaných SMS zpráv, ů, hlasových zpráv nebo zpráv v mobilní aplikaci. To zvyšuje informovanost o formálních a úředních záležitostech i povědomí občanů a veškerém dění v kultuře, ve sportu a o společenském životě v městské části. Mobilní aplikace využívá skutečnosti, kdy občan projeví zájem o získávání informací, zvolí oblasti informací (může je kdykoliv znovu měnit) a dále již jen pasivně čeká na zasílání informací od městské části Mobilní Rozhlas je nově využívaná komunikační platforma městské části. Tato aplikace umožňuje informování o jednotlivých tématech dle volby uživatele, komunikaci s občany a otevřenou participaci. Dále slouží k odesílání SMS zpráv vhodných i pro krizové účely, hlasových zpráv, e- mailových informací. Zjednodušuje hlášení podnětů (např. nepovolené skládky, poškozené lavičky, nefunkční osvětlení, ztráty a nálezy ). Umožňuje tvorbu anket a zpracování výsledků hlasování, čímž mapuje priority občanů. Cíl 4.3.1a: Zajistit efektivnost mobilní aplikace pro občany. Cíl 4.3.1b: Rozšíření informovanosti veřejnosti. 4.4 Mediální komunikace Městská část reaguje na podněty zvenčí a sama vytváří mediálně atraktivní témata. Hlavními prostředky, které může městská část využívat, jsou: tiskové zprávy, tiskové konference, pravidelná setkání s novináři, vhodná prezentace na internetu a sociálních sítích, monitoring médií (důležitá zpětná vazba), promyšlená příprava kampaní (včetně jednotného grafického zpracování). Cíl 4.4: Zajistit vytváření tiskových zpráv, konferencí a intenzivní komunikace s médii. 4.5 Hlasatel Časopis městské části (vycházející 11x ročně) je v očích odborné veřejnosti dlouhodobě hodnocen velmi kladně. Redakční rada stále usiluje o zlepšení úrovně časopisu, pracuje na grafickém i obsahovém zpracování periodika, dohlíží nad distribucí. Cíl 4.5a: Zajistit vytváření kvalitního obsahu a rozšířit zpětnou vazbu od veřejnosti Portál pro občany Portál pro občany umožní občanům získávání informací jiným způsobem než mobilní aplikace. Občan projeví zájem o využívání, jsou mu přiděleny prostředky pro přihlášení a dále je využívání informací na něm. Přihlásí se k portálu a vidí například rozpočet a čerpání prostředků městské části, své osobní nezaplacené poplatky nebo stav písemností - zde se jedná o aktivní získávání informací. Portál by mohl

5 být vývojem doplněn i o formulářové podávání a vytěžování podaných informací a tím zpětně i pro úsporu času městské části při vyřizování podání občana. Cíl 4.6a: Zřídit a zajistit funkčnost portálu pro občany v návaznosti na rozvoj vnitřního informačního systému. Cíl 4.6b: V případě podání přes portál, zajistit schopnost vytěžovat informace od občanů. Schváleno usnesením Rady městské části Praha 15 R- 260 ze dne