UNIVERZITA PARDUBICE. Směrnice č. 29/2005. Vnitřní kontrolní systém na Univerzitě Pardubice

Transkript

1 UNIVERZITA PARDUBICE Směrnice č. 29/2005 Věc: Půsbnst pr: Vnitřní kntrlní systém na Univerzitě Pardubice všechny útvary Univerzity Pardubice Účinnst d: Vypracval a předkládá: Schválil: Ing. Milan Rejchrt, referent interníh auditu dc. Ing. Jiří Cakl, CSc., prrektr pr vnitřní záležitsti Článek 1 Úvdní ustanvení 1. Účelem tét směrnice je stanvit hlavní zásady fungvání vnitřníh kntrlníh systému jak nástrje využívanéh k pskytnutí přiměřené jistty správnsti pstupů při realizaci cílů Univerzity Pardubice (dále jen univerzita ). 2. Vnitřní kntrlní systém je sučást systému řízení v rámci činnsti, která je na univerzitě vymezena Statutem Univerzity Pardubice (dále jen Statutem univerzity ). 1. Vnitřní kntrlní systém tvří: Článek 2 Vnitřní kntrlní systém univerzity a. kntrla prváděná veducími zaměstnanci na všech stupních řízení ve smyslu ustanvení Pracvníh řádu univerzity, b. kntrlní činnst zabezpečvaná referátem kntrly a vyřizvání stížnstí, jehž činnst se řídí samstatnu směrnicí, c. finanční kntrla jak sučást finančníh řízení zabezpečující hspdaření s veřejnými prstředky. Předmět, hlavní cíle a zásady finanční kntrly stanví zákn č. 320/2001 Sb., finanční kntrle ve veřejné správě a změně některých záknů (zákn finanční kntrle), ve znění pzdějších předpisů (dále jen zákn finanční kntrle ) a vyhláška č. 416/2004 Sb., kteru se prvádí zákn finanční kntrle, ve znění pzdějších předpisů (dále jen vyhláška č. 416/2004 Sb ). 2. Systém finanční kntrly zahrnuje a. řídící kntrlu zabezpečvanu veducími zaměstnanci jak sučást vnitřníh řízení univerzity, která je uskutečňvána jak nepřetržitý prces, tj. při přípravě perací před jejich schválením (předběžná kntrla), při průběžném sledvání uskutečňvaných perací až d jejich knečnéh vypřádání a vyúčtvání (průběžná kntrla) a následném prvěření vybraných perací v rámci hdncení dsažených výsledků a správnsti hspdaření (následná kntrla). b. interní audit jak rganizačně ddělené a funkčně nezávislé přezkumávaní a vyhdncvání přiměřensti a účinnsti řídící kntrly, včetně prvěřvání správnsti vybraných perací.

2 Interní audit je na univerzitě vyknáván referátem interníh auditu. Pstavení referátu interníh auditu v rámci rganizační struktury stanví čl. 25 Statutu univerzity, jeh činnst se řídí samstatnu směrnicí. 3. Veducí zaměstnanci a statní zaměstnanci prvádí hdncení rizik a v zaměření řídící kntrly vycházejí z cenění rizik v jimi řízených rganizačních útvarech univerzity. Veškerá rzhdnutí v průběhu schvalvacích řídicích pstupů musí být neustále spjvána s tázku nejen již identifikvaných ale i dalších ptencinálních rizik. K psílení účinnsti finanční kntrly splupracují veducí a statní zaměstnanci při identifikaci a vyhdncvání rizik a vytváření mapy rizik s referátem interníh auditu. Interní audit napmáhá identifikvat rizika a splečně s vedením univerzity se pdílí na stanvení vhdné strategie řízení rizik. 4. P technické stránce pdmiňují účinné nastavení finanční kntrly směrnice upravující jedntlivé prcesy na univerzitě. Článek 3 Metdy a pstupy řídící kntrly 1. Řídící kntrla prvěřuje úplnst, právněnst, hspdárnst, efektivnst a účelnst finančních perací. Pkud nejsu kritéria pr hdncení hledisek pr hspdárný, efektivní a účelný výkn činnsti stanvena právními předpisy ani jinu nrmu, musí být předem stanvena příslušným veducím zaměstnancem. 2. Při výknu řídící kntrly se pužívají zejména tyt kntrlní metdy: a. zjištění skutečnéh stavu hspdaření s veřejnými finančními prstředky a jeh prvnání s příslušnu dkumentací, b. sledvání správnsti pstupů při hspdaření s veřejnými prstředky a ddržvání právních předpisů, c. rzbry hspdaření v rizikvých blastech činnstí, d. šetření a věřvání skutečnstí jedntlivých perací, e. kntrlní výpčty, f. analýza údajů ve finančních výkazech a infrmačních systémech včetně vyhdncení jejich vzájemných vztahů, g. mnitrvání příslušnéh úseku činnsti a jeh vyhdncvání ve vztahu k prvnatelným údajům. 3. K výknu řídící kntrly se uplatňují tyt pstupy: a. schvalvací, které zajišťují prvěření pdkladů připravvaných perací, b. perační, které zajišťují úplný a přesný průběh perací až d jejich knečnéh vypřádání a vyúčtvání, c. revizní a hdntící, které zajišťují psuzení údajů v infrmačních systémech, v účetních, finančních a statistických výkazech, hlášeních a zprávách ve vazbě na zajištění stanvených úklů a cílů. Článek 4 Předběžná řídící kntrla

3 1. Předběžná řídící kntrla se uplatňuje v prcesu plánvání a přípravy rzpčtu, kde se jedná kntrlu právněnsti jedntlivých buducích výnsů (příjmů) a nákladů (výdajů). Dále je t kntrla předcházející rzhdnutí schválení knkrétníh získání neb pužití veřejných prstředků neb uzavření smluvy, která pravňuje univerzitu k veřejným příjmům neb zavazuje univerzitu k veřejným výdajům neb k jiným plněním majetkvé pvahy. Psuzuje správnst a úplnst pdkladvých materiálů, zda plánvané a připravvané perace dpvídají stanveným úklům a jsu v suladu s právními předpisy, schválenými rzpčty, prgramy, prjekty, uzavřenými smluvami neb jinými rzhdnutími nakládání s veřejnými prstředky. Tut kntrlu na univerzitě zajišťují: a. rektr, děkan, ředitel vyskšklskéh ústavu ve věcech, kdy mají práv rzhdvat neb jednat jménem univerzity v rzsahu daném záknem č. 111/1998 Sb., vyských šklách a změně a dplnění dalších záknů (zákn vyských šklách) ve znění pzdějších předpisů, Statutem univerzity a vnitřními předpisy univerzity a další zaměstnanci jimi pvěření k nakládání s veřejnými prstředky jak příkazci perací, b. veducí zaměstnanec dpvědný za správu rzpčtu univerzity a rzpčtu sučástí univerzity neb jiný zaměstnanec k tmu pvěřený rektrem, děkanem neb ředitelem vyskšklskéh ústavu jak správce rzpčtu, c. veducí zaměstnanec rganizačníh útvaru dpvědný za vedení účetnictví univerzity neb jiní zaměstnanci k tmu pvěření rektrem jak hlavní účetní Je nepřípustné slučit funkci příkazce perace s funkcí správce rzpčtu neb hlavníh účetníh. 4. Pdpisvé vzry pr funkce příkazců perací a správců rzpčtu jsu sustředěny v eknmickém dbru. Rektr, děkan neb ředitel vyskšklskéh ústavu je dpvědný za aktuálnst pdpisvých vzrů. 5. Pr schvalvací pstupy řídící kntrly (předběžná kntrla perace) jsu vymezeny rle a pstupy příkazce perace, správce rzpčtu a hlavníh účetníh ve dvu fázích: a. před právním úknem, kterým vzniká univerzitě nárk na veřejný příjem neb jiné plnění (příjmy) neb kterým vzniká univerzitě závazek k veřejnému výdaji neb jinému plnění (výdaje) b. před faktickým přijetím veřejnéh příjmu neb jinéh plnění (příjmy) aneb před faktickým uskutečněním veřejnéh výdaje neb jinéh plnění (výdaje). 5. Před právním úknem, kterým vzniká nárk na příjem, příkazce perace schvalvací pstupem prvěří:

4 a. sulad připravvané perace se stanvenými úkly a schválenými záměry a cíli univerzity, b. správnst perace zejména ve vztahu k ddržení právních předpisů a patření přijatých univerzitu v mezích těcht právních předpisů, ddržení kriterií stanvených pr hspdárný, efektivní a účelný výkn správy veřejných prstředků, c. přijetí patření k vylučení neb zmírnění prvzních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňvání připravvané perace mhu vyskytnut, d. dlžení připravvané perace věcně správnými a úplnými pdklady. 6. Před právním úknem, kterým vzniká závazek, prvěřují pdklady připravvaných perací příkazce perace a správce rzpčtu. 6.1 Příkazce perace schvalvacím pstupem prvěří: a. nezbytnst připravvané perace k zajištění stanvených úklů a schválených záměrů a cílů univerzity, b. správnst perace zejména ve vztahu k ddržení právních předpisů a patření přijatých univerzitu v mezích těcht právních předpisů, kriterií stanvených pr hspdárný, efektivní a účelný výkn správy veřejných prstředků, pstupu a pdmínek stanvených pr zadávání veřejných zakázek, c. přijetí patření k vylučení neb zmírnění prvzních, finančních, právních a jiných rizik, která se při uskutečňvání připravvané perace mhu vyskytnut, d. dlžení připravvané perace věcně správnými a úplnými pdklady. 6.2 Správce rzpčtu schvalvacím pstupem prvěří, zda připravvaná perace: a. byla věřena příkazcem perace v rzsahu jeh právnění k tmut úknu a zda jeh pdpis na pdkladu k připravvané peraci suhlasí s pdpisem uvedeným v pdpisvém vzru, b. je v suladu se schválenými veřejnými výdaji, prgramy, prjekty, uzavřenými smluvami neb jinými rzhdnutími nakládání s veřejnými prstředky, c. dpvídá pravidlům stanveným zvláštními právními předpisy pr financvání činnsti rgánu veřejné správy, např. zákn č. 218/2000 Sb., rzpčtvých pravidlech a změně některých suvisejících záknů (rzpčtvá pravidla), ve znění pzdějších předpisů, (dále jen rzpčtvá pravidla ). d. byla prvěřena v suvislsti s rzpčtvými riziky, která se při jejím uskutečňvání mhu vyskytnut, zejména v suvislsti s dpadem uskutečnění perace na zdrje financvání činnsti univerzity pužitelné v příslušném rzpčtvém bdbí a s ptřebu zajištění zdrjů pr financvání činnsti tht rgánu v navazujícím rzpčtvém bdbí, a zda byla stanvena patření k vylučení neb zmírnění těcht rizik. 7. U příjmů před jejich faktickým přijetím prvěřují pdklady připravvaných perací příkazce perace a hlavní účetní. 7.1 Příkazce perace schvalvacím pstupem prvěří: a. správnst určení dlužníka, b. výši a splatnst vznikléh nárku univerzity.

5 7.2 Hlavní účetní schvalvacím pstupem prvěří: a. sulad pdpisu příkazce perace v pkynu k plnění veřejných příjmů s pdpisem uvedeným v pdpisvém vzru, b. správnst určení dlužníka, výše a splatnsti vznikléh nárku univerzity s údaji ve vydaném pkynu k plnění příjmů, c. jiné skutečnsti týkající se uskutečnění perace jak účetníh případu pdle zvláštních právních předpisů pr vedení účetnictví univerzity a pdle suvisejících účetních rizik, které se při jejím uskutečňvání mhu vyskytnut, včetně přijetí případných patření k jejich vylučení neb zmírnění. 8. U výdajů před jejich faktickým uskutečněním prvěřují pdklady připravvaných perací příkazce perace a hlavní účetní. 8.1 Příkazce perace schvalvacím pstupem prvěří: a. správnst určení věřitele, výše a splatnsti vznikléh závazku univerzity, b. sulad vznikléh závazku s bjednávku evidvanu v infrmačních systémech VERSO a ifis. 8.2 Hlavní účetní schvalvacím pstupem prvěří: a. sulad pdpisu příkazce perace v pkynu k zajištění platby s pdpisem uvedeným v pdpisvém vzru, b. sulad údajů věřiteli, výši a splatnsti vznikléh závazku univerzity s údaji ve vydaném pkynu k zajištění platby, kteru je univerzita pvinna zaplatit věřiteli, c. jiné skutečnsti týkající se uskutečnění perace jak účetníh případu pdle zvláštních právních předpisů pr vedení účetnictví v pdmínkách univerzity a pdle suvisejících účetních rizik, které se mhu vyskytnut zejména v suvislsti se zapjením cizích zdrjů, zálhami, hspdařením s fndy, včetně přijetí případných patření k jejich vylučení neb zmírnění. Článek 5 Průběžná řídící kntrla 1. Průběžná řídící kntrla je kntrla činnstí v průběhu perace, která zajišťuje úplný a přesný průběh perací v návaznsti na předem dhdnuté smluvní pdmínky až d jejich knečnéh vypřádání a vyúčtvání. 2. Příkazce perace při průběžné řídící kntrle prvěřuje, jak zaměstnanci jedntlivých útvarů neb pvěření zaměstnanci zajišťují přímé uskutečňvání perací při hspdaření s veřejnými prstředky. Průběžnu řídící kntrlu realizuje každý veducí zaměstnanec v rámci své pravmci a dpvědnsti dané pracvním zařazením. 3. Správce rzpčtu prvádí průběžnu kntrlu čerpání rzpčtvých prstředků v plánvaných termínech, při průběžné řídící kntrle plnění čerpání rzpčtu, při předkládání změn rzpčtu, realizaci rzpčtvých patření a změn finančníh plánu z hlediska včasnsti a důvdnsti. 4. Hlavní účetní prvádí průběžnu řídící kntrlu při účtvání jedntlivých finančních perací. Kntrluje zejména, zda při účtvání jedntlivých finančních perací jsu ddržvány platební neb splátkvé kalendáře, zda dklady k zaúčtvání mají všechny předepsané náležitsti a zda jsu schváleny dpvědnými příkazci perací a správci rzpčtu. Článek 6

6 Následná řídící kntrla 1. Následná řídící kntrla zahrnuje kntrlu p uknčení a následném vyúčtvání finančních perací. Cílem je zjistit, zda údaje hspdaření s veřejnými prstředky vedené v účetnictví a údaje vedené v evidenci majetku věrně zbrazují zdrje, stav a phyb veřejných finančních prstředků a zda tyt údaje dpvídají skutečnstem rzhdným při hspdaření s veřejnými finančními prstředky. 2. Příkazce perace prvádí následnu řídící kntrlu u perací, k nimž je zmcněn. Správce rzpčtu prvádí následnu řídící kntrlu čerpání rzpčtvých prstředků. 3. Hlavní účetní prvádí následnu řídící kntrlu v termínech určených pr sestavvání účetní závěrky. Kntrluje ddržvání pkynů pr účetní závěrku, správnst a včasnst vyúčtvání pskytnutých dtací se státním rzpčtem, státními fndy, pkud tat pvinnst vznikla. Prvádí výběrvým způsbem kntrlu činnstí, kterými pvěřil pdřízené zaměstnance v rzsahu činnstí, ke kterým je zmcnil. Článek 7 Dkumentace prvádění řídící kntrly 1. Schvalvací pstupy předběžné kntrly se dkumentují příslušnými záznamy na: a. pkynu k plnění příjmů (může mít pdbu např. průvdky k navrhvané smluvě apd.), b. pdkladu k přípravě závazku (může mít pdbu průvdky k navrhvané smluvě, průvdky nadcházející bjednávky a faktury apd.), c. průvdním listě k dkladu (např. k faktuře) představující pkyn k plnění výdajů. Knkrétní prvádění záznamů předběžné řídící kntrly řeší na univerzitě příslušná směrnice pr běh účetních dkladů. 2. Pr účely průběžné a následné kntrly se využívají funkce infrmačních systémů, dále zápisy z prad, zápisy kntrle plnění úklů, záznamy kntrle vyúčtvání hspdaření s finančními prstředky účelvě určenými na řešení prjektů a neb jiné záznamy prvedení řídící kntrly. 3. Záznam prvedení řídící kntrly musí bsahvat kd, kde a kdy prvedl kntrlu, c byl předmětem prvedenéh druhu řídící kntrly, jaké nedstatky byly zjištěny, příčiny nedstatků, hmtný či jiný škdlivý dpad a patření přijatá k jejich dstranění. Článek 8 Oznamvací pvinnst závažných nedstatcích 1. Je-li průběžnu a následnu kntrlu zjištěn závažný nedstatek, je třeba známit zjištění písemně rektrvi. Ten přijme patření k nápravě zjištěných nedstatků a rzhdne, zda bude pstupván v suladu s ustanvením 22 zákna finanční kntrle. 2. Za závažné zjištění se pvažuje t, a. na jehž základě kntrlní rgán známil pdle 24 zákna č. 552/1991 Sb. státní kntrle, ve znění pzdějších předpisů, státnímu zástupci neb plicejním rgánům skutečnsti, které nasvědčují tmu, že byl spáchán trestný čin, b. neb byl zjištěn neprávněné pužití, zadržení, ztráta neb pškzení veřejných prstředků v hdntě přesahující Kč. 3. V případě, že řídící kntrlu byl zjištěn neprávněné pužití prstředků státníh rzpčtu a jiných peněžních prstředků státu, neb neprávněné pužití neb zadržení peněžních prstředků pskytnutých ze státníh rzpčtu, státníh fndu, Nárdníh fndu neb státních finančních aktiv jejich příjemcem, je pvinnst známit prušení rzpčtvé kázně pdle 44 dst. 4 rzpčtvých pravidel příslušnému finančnímu úřadu. Tt činí na základě písemnéh známení veducíh zaměstnance rektr.

7 4. Je-li průběžnu a následnu kntrlu zjištěn jakýkliv jiný nedstatek, přijme v rámci svých kmpetencí veducí zaměstnanec příslušné patření k nápravě, pdle pvahy nedstatku něm infrmuje nadřízenéh veducíh zaměstnance. Článek 9 Závěrečná ustanvení 1. Tat směrnice nabývá platnsti a účinnsti dnem Nabytím účinnsti tét směrnice se zrušuje Směrnice č. 18/ Vnitřní kntrlní systém na Univerzitě Pardubice. V Pardubicích dne 22. prsince 2005 prf. Ing. Mirslav Ludwig, CSc. rektr