Dpady spuštění základních registrů na subjekty územní samsprávy Typvý pstup implementace pr KRAJ Vydavatel: Ministerstv vnitra ČR, ve splupráci s kraji Zpracvatel: CORTIS Cnsulting s.r.. Datum vydání: 11. 4. 2012 Verze dkumentu: 1.00
OBSAH DOKUMENTU 1PŘÍPRAVNÁ FÁZE... 4 2FÁZE BĚŽNÉHO PROVOZU... 11 3SHRNUTÍ ZÁKLADNÍCH KROKŮ... 12 2/37
Jak s dkumentem pracvat Tent dkument je přílhu hlavníh dkumentu Dpady spuštění základních registrů na subjekty územní samsprávy a shrnuje dpady zákna č. 111/2009 Sb., základních registrech, d vnitřníh stavu rgánu veřejné mci kategrie KRAJ. Služí jak vzrvý návd pr zajištění suladu s tímt záknem a přípravu rganizace na spuštění základních registrů. Dpady implementace zákna základních registrech jsu v dkumentu členěny na bdbí přípravy a běžnéh prvzu (tj. p 1. 7. 2012). Jejich stručný ppis je dplněn dkazy na příslušné pasáže hlavníh dkumentu, kde lze nalézt pdrbný ppis, většinu dplnění ukázku knkrétních příkladů, dpručení či mdelvých situací. Ppis typickéh subjektu Typický subjekt je v tmt scénáři kraj s krajským úřadem se slžitu rganizační strukturu v čele s ředitelem, který vyknává velký rzsah agend v přenesené půsbnsti, typicky jak druhinstanční správní rgán. Má větší mnžství zřizvaných a zakládaných rganizací, které jsu rzmístěné p území kraje. Typicky prvzuje veřejné kntaktní míst CzechPOINT. 3/37
1 Přípravná fáze Cílem tét fáze je připravit rgán veřejné mci typu kraj na spuštění základních registrů. Tat fáze zahrnuje krky, které musí kraj resp. krajský úřad prvést v předstihu před nabytím účinnsti zákna (tj. před 1. 7. 2012) v blasti: rganizačníh zajištění prcesu přípravy a následnéh plnění pvinnstí vyplývajících ze zákna základních registrech, infrmačních a kmunikačních technlgií, prcesů a pstupů uvnitř krajskéh úřadu. 1.1 Určení metdika/krdinátra pr základní registry Příprava a spuštění základních registrů vyžaduje p rganizaci úpravu technických, metdických a rganizačně-prcesních pdmínek uvnitř rganizace. Vzhledem ke skutečnsti, že dpady zákna č. 111/2009 Sb., základních registrech, ve znění pzdějších předpisů (dále i jen ZZR) jdu napříč rganizací, je vhdné vzhledem k veliksti úřadu vytvřit pracvní skupinu, ve které budu zástupci kmpetentní v blasti správy a řízení prcesů rganizace, kvality, infrmačních a kmunikačních technlgií, právní pdpry a persnalistiky. Tat pracvní skupina by měla být přím pdřízena řediteli krajskéh úřadu. V rámci tét pracvní skupiny je ptřeba zajistit činnsti v blastech: znamvání půsbnsti v agendách, registrvání AIS jak ISVS, čištění dat, pvěření zaměstnanců výknem nvě vzniklých činnstí a prcesů, prvedení aktualizace vnitřních předpisů a interní dkumentace, zajištění připravensti infrmačních a kmunikačních technlgií, včetně získání technickéh certifikátu, prvedení úpravy frmulářů, zajištění metdické pdpry. Tat pracvní skupina může p spuštění základních registrů uknčit svjí činnst a může být nahrazena metdikem pr základní registry, který může zajišťvat zejména nvá znamvání půsbnsti v agendách, metdicku pdpru v blasti základních registrů směrem d krajskéh úřadu, případně i d území, aktualizaci vnitřních předpisů suvisejících s aplikací zákna č. 111/2009 Sb. a evidenci úředních sb vyknávající příslušné agendy. 1.2 Oznámení vyknávání půsbnsti v agendách Kraj je pvinen prvést známení vyknávání půsbnsti v agendě d 30 dnů de dne registrace agendy Ministerstvu vnitra jak správci Registru práv a pvinnstí (RPP), a t pkud: a) je editrem referenčních údajů, b) pžaduje získávání údajů ze základních registrů, c) pžaduje získávání údajů z agendvých infrmačních systémů jiných správců. 4/37
Výzvu k známení vyknávání půsbnsti v agendě bdrží kraj d Ministerstva vnitra d datvé schránky. Oznámení vyknávání půsbnsti v agendě prvede kraj prstřednictvím Agendvéh infrmačníh systému RPP Půsbnstníh 1. Oznámení vyknávání půsbnsti v agendě se prvádí vyplněním: pčtu úředních sb pdílejících se na výknu dané činnstní rle, celkvéh pčtu úředních sb pdílejících se na výknu agendy. Pjem úřední sba není v zákně č. 111/2009 Sb., základních registrech definván, zpracvatel však dpručuje vycházet ze stanviska Ministerstva vnitra, které byl zveřejněn na stránkách SZR (viz http://www.szrcr.cz/registr-prav-a-pvinnsti/stanviskspravce-zakladnih-registru-agend-rganu-verejne?highlightwrds=p %C5%AFsbnst+OVM): Pkud vznikla nejasnst, kh zapčíst jak úřední sbu v dané agendě, platí becně, že se jedná zejména sby, které se bezprstředně pdílí na výknu pravmci správníh rgánu (tedy zajišťují výkn činnstí neb úknů specifických pr danu agendu, tj. zajišťují výkn veřejné správy). Za směrdatný výklad právních předpisů pr účely hlašvání a registrace agend se zde pvažuje zejména metdické stanvisk legislativníh gestra příslušnéh zákna. Vyplnění frmuláře známení půsbnsti v AIS RPP Půsbnstní předpkládá znalst pčtu sb, které se na výknu dané agendy pdílí. Z phledu systémvsti a dluhdbé udržitelnsti zpracvatel prt dpručuje: Prvést analýzu a přiřazení těcht sb k jedntlivým agendám, kdy nejvhdnějším zdrjem pr tut analýzu je rganizační řád a pracvní náplně zaměstnanců neb např. výstupy z prcesní analýzy (včetně vytvřenéh kmpetenčníh mdelu). Zalžit a vést přehlednu evidenci zjištěných a známených údajů minimálně na úrvni: hlášená agenda hlášený pčet úředních sb pr výkn knkrétní činnstí rle/agendy jak celku výčet příslušných pracvních pzic knkrétní jmenný seznam zaměstnanců; viz následující ukázka velmi jednduché evidence: Čísl agendy Název agendy Název rle Přijetí prhlášení snubenců uzavření manželství a dhda užívání přijímení p uzavření manželství Prminutí předlžení dkladů k uzavření manželství Přijetí suhlasnéh prhlášení rdičů určení tcvství Celkvý pčet pracvníků (za agendu) A 46 Uzavírání manželství a určvání tcvství Úřední sba Pracvní pzice Jmén zaměstnance Odbr/ ddělení Matrikářka Jana Malá Odbr správní Matrikářka Petra Velká Odbr správní Matrikářka Jana Malá Odbr správní Matrikářka Petra Velká Odbr správní Matrikářka Jana Malá Odbr správní Matrikářka Petra Velká Odbr správní 2 Celkem 2 2 2 1 Pdmínku práce v AIS RPP Půsbnstní je zřízení účtu uživateli, který bude známení prvádět ve Správě dat aplikace Seznam OVM (viz https://www.seznamvm.cz/spravadat/) musí být nastavena rle Ohlašvatel půsbnsti v agendě. 5/37
Tat evidence může být vedena mnhem sfistikvanějším způsbem, který umžní využívat již existující lkální evidence (např. údaje zaměstnancích budu čerpány z persnálníh systému) a napmci jejich sjedncení. Dpručení: Při znamvání půsbnsti a zadávání pčtu sb je důležité zhlednit také zastupitelnst sb tak, aby například v případě dluhdbé nemci byl mžné plynule zajistit výkn příslušné činnsti/agendy. Zejména u krajů, kde agendu vyknává např. 1 zaměstnanec, raději zadávejte pčet jeden vyšší. Oznámení vyknávání půsbnsti vnímejte jak příležitst zmapvat si výkn knkrétních činnstí uvnitř úřadu, sjedntit evidence zaměstnanců, případně si vytvřit základ katalgu prcesů/služeb a kmpetenčníh mdelu. Základních principy znamvání půsbnsti (viz stanvisk správce základníh registru agend rgánů veřejné mci a některých práv a pvinnstí http://www.szrcr.cz/registr-prav-apvinnsti/stanvisk-spravce-zakladnih-registru-agend-rganu-verejne?highlightwrds=p %C5%AFsbnst+OVM): Pkud je půsbnst OVM jednznačně stanvena záknem jak pvinnst, ale není zajišťvána knkrétním zaměstnancem úřadu (např. se tét pvinnsti vůbec neví, neb se jedná natlik spradicku činnst, že nebyla dsud šetřena v pracvní náplni), je nutn ve frmuláři jak pčet úředních sb uvést pčet 1, nebť tut pvinnst v případě její knzumace musí zajistit minimálně statutární zástupce OVM. Pkud je půsbnst OVM stanvena záknem jak práv, které může, ale nemusí být naplněn (typicky se může jednat agendu neb její činnsti v samstatné půsbnsti) je mžnst ve frmuláři jak pčet úředních sb uvést 0. Pkud je agenda registrvána s údaji, které jsu v rzpru s platným právním předpisem, je ptřeba údaje ve sdělení a frmuláři rzprvat u jejich zdrje, t je buď přím u hlašvatele, neb prstřednictvím správce RPP. Agenda a následně frmulář ke sdělení půsbnsti OVM budu změněny pstupem dle 54, dst. 6 ZZR. V případech, kdy registrvaná agenda vykazuje chybné údaje (např. špatně uvedené OVM k činnstní rli, špatný zákn, chybné přístupy k referenčním údajům), může kraj inicivat zahájení rzprvéh řízení (agendu tzv. reklamvat). Reklamace se realizuje prstřednictvím dpisu d datvé schránky správce RPP (Ministerstv vnitra), který zahájí prces rzprvéh řízení vůči hlašvateli agendy. Pkud hlašvatel agendy uzná myl, prvede nvé hlášení agendy, správce RPP prvede nvu registraci a všechna dtčená OVM budu znvu vyzvána k známení vyknávání půsbnsti prstřednictvím AIS RPP Půsbnstní. 6/37
V případě, že OVM ptřebuje změnit pčet úředních sb (pr jedntlivé činnstní rle neb celkvý pčet úředních sb) v již schváleném známení (tj. půsbnst již byla registrvána): 1. p dbu fungvání sučasné prvizrní aplikace (která bude využívána přibližně d knce dubna 2012) zašle žádst na helpdesk SZR (pdpra@szrcr.cz) 2. p spuštění cílvé aplikace (d pčátku května 2012) bude mci editvat pčty úředních sb přím v aplikaci AIS RPP Půsbnstní pmcí příslušné funkcinality. Pdrbněji jsu jedntlivé bdy pstupu známení půsbnsti v agendě ppsány v hlavním dkumentu, viz kapitla 8.1 neb v dkumentu Ppis prcesu známení vyknávání půsbnsti v agendě, viz: http://www.szrcr.cz/uplads/dwnlad/rpp_dkumentace_oznameni vyknavani_pusb nsti_v_agende_0.5.pdf. 1.3 Zajištění infrmační (aplikační) pdpry agendám Se základními registry resp. s infrmačním systémem základních registrů (ISZR) je mžné (krmě kmunikačních kanálů CzechPOINT a Datvých schránek) kmunikvat puze prstřednictvím agendvých infrmačních systémů (AIS). V případech, kdy kraj půsbí v rli editra, musí k základním registrům vždy přistupvat prstřednictvím agendvých infrmačních systémů, které jsu ve velké většině prvzvané centrálně. V statních případech však bude kraj přistupvat k základním registrům zpravidla prstřednictvím lkálních AIS integrvaných s rzhraním ISZR. Mhu však nastat situace, kdy kraj v rámci výknu půsbnsti v agendě ptřebuje využívat referenční údaje ze základních registrů, ale: Pr výkn agendy nepužívá žádný infrmační systém není vedena jakákli elektrnická evidence a data jsu ulžena v papírvé pdbě, např. v sešitě, d kteréh jsu zapisvány. Pr výkn agendy pužívá jednduchý kancelářský prgram, např. tabulka v prstředí MS Excel. Pr výkn agendy využívá lkální specializvaný ISVS, který není integrvaný s rzhraním ISZR. Jeh integrace není mžná z důvdu technlgickéh mezení neb neúměrných finančních nákladů, které integrace vyžaduje ve srvnání s ptenciálními přínsy (např. malá pakvanst výknu agendy, malé zefektivnění práce) a je tedy výrazně neeknmická. Zpracvatel tedy dpručuje prvést alespň jednduchu úvahu/analýzu eknmické vhdnsti integrace jedntlivých ISVS. V těcht případech je mžné využít pr přístup k základním registrům: FAIS tedy frmulář v prstředí Czech POINT, který umžňuje kmunikaci se základními registry nline, datvu schránku, prstřednictvím které zašle frmulář se žádstí referenční údaje Správě základních registrů a prstřednictvím datvé schránky (frmuláře) dstane dpvěď, centrální AIS jinéh správce (pkud je k dispzici, např. ROS-IAIS). Bezprstředně suvisející prcesy spjené se zajištěním ICT pdpry, jejich pslupnst a návaznst na další činnsti, je pak pr jedntlivé varianty schematicky zbrazena na následujícím brázku: 7/37
1.3.1 Využití lkálníh AIS Pkud kraj využívá pr výkn některých agend ve své půsbnsti lkální AIS, je mžné uvažvat tmt AIS jak lkálním AIS pr ptřeby kmunikace se ZR. V případě, že se rzhdne integrvat lkální AIS s ISZR, pstupuje pdle jedntlivých bdů uvedených v následujících kapitlách. 1.3.1.1 Registrace AIS d Infrmačníh systému infrmačních systémech veřejné správy Registrace AIS d Infrmačníh systému infrmačních systémech veřejné správy (ISISVS) je pdmínku pr získání technickéh certifikátu nutnéh k zajištění kmunikace s ISZR. Registraci AIS d ISISVS prvádí správce, tzn.: v případě centrálních AIS je tímt správcem ústřední správní úřad, v případě lkálních AIS příslušný kraj. Správce AIS rvněž zajišťuje realizaci vazby s ISZR a splnění dalších záknných pžadavků. V bdbí piltníh prvzu nebyl vyžadván splnění pžadavku, aby byl AIS prvzván v suladu se záknem č. 365/2000 Sb. a tedy zaregistrván v ISISVS. P zahájení testvacíh prvzu (d 1. 4. 2012) se však již bude jednat pdmínku pvinnu a každý AIS, který má kmunikvat s ISZR, musí být zaregistrván v ISISVS. Pdrbný pstup plnění pvinnstí vyplývajících ze zákna č. 365/2000 Sb. (včetně plnění ISISVS) je uveden zde: http://www.mvcr.cz/clanek/jak-pstupvat-pri-plneni-pvinnsti-vyplyvajicich-ze-zakna-c- 365-2000-sb.aspx V bdbí piltníh i testvacíh prvzu je mžné k rzhraní ISZR připjit i AIS, který bsahuje nezaregistrvanu agendu tt však neplatí pr prduktivní prvz d 1. 7. 2012. 8/37
Pznámka: V případě, že kraj nemůže ke dni spuštění základních registrů (1. 7. 2012) připjit AIS k ISZR z důvdu neprběhlé registrace agendy a tedy nemžnsti známit půsbnst v tét agendě, pužije se ustanvení 63 dst. 1 ZZR: Pkud rgán veřejné mci nemá z technických důvdů dsud zaveden přístup k základním registrům, d dby, než bude tent přístup zaveden, se 5 ZZR pr tent rgán veřejné mci nepužije. Rzhdnutí identifikaci (a členění) jedntlivých ISVS je plně v kmpetenci správce ISVS. Bhužel k tét prblematice neexistuje jednznačný výklad, vydaný kmentář 2 k záknu ISVS je zaměřen na výklad rzdílu mezi ISVS a prvzními infrmačními systémy. Definice uvedená v zákně ISVS v 3 dst. 1 říká, že Infrmační systémy veřejné správy jsu subrem infrmačních systémů, které služí pr výkn veřejné správy. Existují následující základní přístupy ke způsbu registrace jedntlivých AIS d ISISVS: 1. Agendvý kdy jsu jedntlivé AIS d ISISVS zaregistrvány tak, že i v případě integrvaných sftwarvých řešení činí pměr AIS k vyknávaným agendám 1:1. Pkud tedy aplikace zajišťuje pdpru výknu více agend, budu d ISISVS zaregistrvány jedntlivé mduly, kdy mdul = agenda. 2. Aplikační jedntlivé AIS jsu d ISISVS zaregistrvány jak samstatné celky. V případě integrvaných sftwarvých řešení, které zajišťují pdpru výknu více agend, bude činit pměr AIS v ISISVS k agendám 1:n. 3. Kmbinace výše uvedených způsbů, kdy mhu být některé mduly integrvaných řešení zaregistrvány splečně jak jeden AIS d ISISVS (jedná se velice pdbné či vzájemně prvázané agendy), zbylé pak samstatně pr každu jedntlivu agendu. Mžnstí je rvněž zaevidvat 1 AIS jak celý infrmační systém kraje, za předpkladu využití integrační platfrmy (jak jeden ISVS). S tím suvisí i pdání žádsti na jeden technický certifikát pr kmunikaci s ISZR. Více tét variantě v Hlavním dkumentu v kap. 9.1.2. Způsb, jakým kraje zaregistrují AIS d ISISVS by neměl vlivnit princip pužívání AIFO v rámci výknu jedntlivých agend v suladu s výkladem zákna základních registrech musí být každé agendě přidělen unikátní AIFO a t i v případě, kdy se jedná integrvaný sftware (tent pžadavek musí v rámci úpravy aplikace zajistit ddavatelé). Kmplexněji a pdrbněji jsu jedntlivé mžnsti přístupu kraje k referenčním údajům ppsány v kapitle 9.1 hlavníh dkumentu. 2 Kmentář k záknu č. 365/2000 Sb., infrmačních systémech veřejné správy a změně některých dalších záknů - C je a c není infrmační systém veřejné správy, http://www.mvcr.cz/clanek/c-je-a-c-neni-isvs.aspx, je zaměřen na výklad rzdílu mezi ISVS a prvzními infrmačními systémy. 9/37
Shrnutí: Všechny uvedené varianty registrace lkálních AIS d ISISVS jsu mžné. S hledem na pžadavek vydání technickéh certifikátu pr každý AIS a mnžství agend, které jedntlivá OVM vyknávají, lze dpručit registrvat agendvé infrmační systémy v suladu s aplikačním přístupem, tedy jak integrvané infrmační systémy pdprující výkn více agend. Vdítkem může být členění AIS pdle ddavatelů jedntlivých řešení. Pzr: I přes výše uvedené dpručení je nutné zhlednit aspekt chrany sbních údajů v jedntlivých částech AISu a pvinnsti nesdružvat sbní údaje 3. Vlastní pstup vyplňvání ISISVS je ppsán v dkumentu Stručný návd pr registraci infrmačních systémů veřejné správy pdle zákna č. 365/2000 Sb., infrmačních systémech veřejné správy dstupný na http://www.szrcr.cz/file/36_1_1/. V knkrétních krcích je mžné pstup pspat: 1. Statutární rgán určí pvěřenu sbu správce, která musí mít kvalifikvaný certifikát 4. 2. Přístup d ISISVS je na adrese: http://www.sluzby-isvs.cz. 3. Pstup přihlášení d ISISVS je mžné nalézt na str. 10 příručky zveřejněné na webu Ministerstva vnitra na adrese: http://www.mvcr.cz/clanek/infrmacni-systemy-is--isvs-a-isdp.aspx?q=y2hudw09ng %3d%3d. 4. P přihlášení pvěřené sby d ISISVS je ptřeba nastavit přístup administrátrem systému (za tímt účelem kntaktujte e-mailem administrátra (marketa.bittnerva@mvcr.cz) s uvedením identifikačníh čísla (IČO) vašeh kraje. Pvěřená sba bude zpětně vyrzuměna e-mailem, že již může v systému pracvat zadávat údaje ISVS. 5. Pvěřená sba zapíše údaje ISVS d elektrnickéh frmuláře v systému ISISVS a pdepíše je elektrnickým pdpisem. Pvěřená sba zdpvídá za správnst zapsaných údajů, Ministerstv vnitra kntrluje úplnst záznamu a frmální správnst. 6. Připravvaný záznam může pvěřená sba pakvaně editvat. Naknec jej předlží administrátrvi ISISVS ke zveřejnění. 7. Administrátr záznam zveřejní a systém zašle tut zprávu pvěřené sbě, neb záznam vrátí d přípravy s žádstí dplnění údajů. 1.3.1.2 Zajištění přístupu k vnějšímu rzhraní ISZR V případě, že lkální AIS má pracvat s referenčními údaji ZR, je nezbytné zajistit bezpečnu kmunikaci mezi tímt AIS a ISZR (ISZR zprstředkvává referenční data ZR prstřednictvím egon služeb). 3 5 dst. 1h) zákna č. 101/2000 Sb. - správce je pvinen při zpracvání sbních údajů nesdružvat sbní údaje, které byly získány k rzdílným účelům. 4 vydaným akreditvaným pskytvatelem certifikačních služeb pdle zákna č. 227/2000 Sb., elektrnickém pdpisu 10/37
V dkumentu Pdmínky pr připjení agendvých infrmačních systémů d ISZR verze 1.0 zveřejněnéh na prtále Správy základních registrů (http://www.szrcr.cz) je v kapitle 3.2 ppsán přístup AIS k egon službám. Z ppisu vyplývá, že egon rzhraní ISZR je dstupné prstřednictvím KIVS. V jiném dkumentu Prcesní pstup pr připjení AIS (pr piltní prvz datum aktualizace 1. 2. 2012), který je též zveřejněn na prtále Správy základních registrů, je v kapitle Základní pjmy ppsán způsb kmunikace s vnějším rzhraním ISZR. Je zde uveden, že jsu vytvřeny a nadále budu pdprvány dva kanály přístupu k egon službám: první prstřednictvím DMZ1 CMS/KIVS, který je určen pr AISy, jejichž prvzvatel není subjektem KIVS; jedná se přístup řízeným internetem, druhý prstřednictvím DMZ2 CMS/KIVS, který je určen pr AISy, jejichž prvzvatel je subjektem KIVS. Tyt infrmace byly ptvrzeny zástupci Správy základních registrů včetně mžnsti přistupvat k ISZR prstřednictvím internetu i pr editující AISy. Závěr: Z výše uvedených infrmačních zdrjů vyplývá, že i AISy, jejichž prvzvatel není subjektem KIVS, má pr piltní prvz umžněn přístup k egon rzhraní ISZR prstřednictvím internetu a tat mžnst by měla být zachvána. Dpručení: Je nezbytné, aby Správa základních registrů sjedntila a detailněji specifikvala způsb kmunikace s vnějším rzhraním ISZR v piltním a prduktivním režimu. 1.3.1.3 Získání certifikátu pr kmunikaci s ISZR Pkud kraj známil půsbnst ke všem agendám (v AIS RPP Půsbnstní), pr jejichž výkn bude knkrétní lkální AIS využívat, vyplní frmulář žádsti získání certifikátu pr kmunikaci s ISZR. Zpracvatel dpručuje zažádat certifikát až v kamžiku, kdy bude mít kraj známenu půsbnst ke VŠEM agendám, pr které bude tent lkální integrvaný AIS využíván pr kmunikaci se ZR. V tut chvíli ttiž není znám pstup pr případ, kdy kraj již získal pr knkrétní AIS certifikát ke kmunikaci s ISZR (v žádsti uvedl např. puze čtyři agendy) a ddatečně se rzhdne využít tent AIS také pr výkn další. 11/37
Pznámka: V bdbí piltníh prvzu není pdmínka, aby OVM známil svu půsbnst ve všech agendách bsažených v AIS, pvinná. Tat pdmínka však bude pvinná pr prvz d 1. 7. 2012. Kraj vygeneruje subr, který bude bsahvat veřejnu část klíče pr vydání technickéh certifikátu. Přitm pstupuje pdle návdu Pstup pr genervání asymetrickéh klíčvéh páru, který je uveřejněn na stránkách Správy základních registrů http://www.szrcr.cz/vyvjari. Kraj upraví název vygenervanéh subru bsahujícíh veřejnu část klíče na Mycsr_ICO.txt. (tj. Mycsr_8 číslic bez mezer.txt) a vyplní tiskpis Žádst umžnění přístupu rgánu veřejné mci ke službám vnějšíh rzhraní ISZR. Vyplněnu žádst ve frmátu *.pdf. dešle splu s přilženým subrem Mycsr_ICO.txt d datvé schránky Správy základních registrů (certifikační autrita) (ID jjqjqih). Upzrnění: Prces vydávání technických certifikátů pr účely prvzu s strými daty bude upřesněn na webvých stránkách Správy základních registrů. Pdle získaných infrmací ke dni zpracvání dkumentu by měl být pstup následující: Oprávněný zaměstnanec OVM (správce AIS) v prstředí JIP KAAS: zahájí registraci AIS pdle IČO OVM (autrizace zaměstnance prcesem pdle CzechPOINT, OVM musí být v Seznamu OVM), vybere AIS z nabídky zaregistrvaných AIS v ISISVS (mezen pr dané OVM), přiřadí agendy pdprvané tímt AIS z nabídky Agend registrvaných v RPP, ve kterých má dané OVM hlášenu půsbnst, definuje způsb síťvéh přístupu. Správa základních registrů na základě registrace AIS danéh OVM v JIP/KAAS: přidělí systémvý certifikát pr přístup AIS d ISZR, přidělí údaje nezbytné pr využívání AIFO registrvaným AIS v ORG, zavede AIS d ISZR a umžní jeh přístup, dešle příslušnému OVM ptvrzení registraci AIS pr přístup d ZR. Frmulář pr prvedení registrace pr piltní prvz je dstupný na: http://www.szrcr.cz/uplads/dwnlad/zadost_ocertifikat_verze_120120.pdf. 12/37
13/37
1.3.1.4 Prvedení update/upgrade lkálníh AIS Zákn základních registrech a celý kncept základních registrů vyvlává změnu v agendvých infrmačních systémech, zejména se zajištěním funkcinality typu: zavedení AIFO, úprava frmulářů, kmunikace s ISZR, zabránění neprávněnéh přístupu k údajům vedeným v AIS a k referenčním údajům vedeným v základních registrech, vedení záznamů přístupu k údajům bsaženým v základních registrech. V případě, že se kraj rzhdne lkální aplikaci pužívat jak AIS, je nezbytné prvedení update/upgrade příslušnéh AIS v suladu s ppsanými změnami. Rzsah úprav záleží na knkrétním řešení (architektuře, datvém mdelu, mžnstí knfigurace apd.). V případě, že změny vyvlané ZZR nejsu pkryty servisní smluvu (z důvdu neexistence smluvy či chybějící pdmínku na zajištění suladu s aktuální legislativu), je nutné zajistit dkupení funkcinality a služeb suvisejících s implementací (např. instalace, úpravy dat, šklení). V tmt případě je nutné pstupvat v suladu se záknem veřejných zakázkách a vnitřním předpisem upravujícím pstup při zadávání zejména zakázek maléh rzsahu. V případě, že upgrade resp. rzvj AIS je sučástí prjektů realizvaných v rámci Integrvanéh peračníh prgramu výzvy č. 08, musíte pstupvat v suladu s pdmínkami výzvy. Dpručení: Iniciujte jednání s ddavateli AISů, které se rzhdnete integrvat se základními registry a jednejte mžnstech a termínech realizace ptřebných úprav. V případě, že servisní smluva nepkrývá zajištění suladu s platnu legislativu v rzsahu pžadvaných úprav vyvlaných záknem základních registrech, pčítejte, že úpravy AISy si vyžádají finanční náklady. V suvislsti s přízením nvé funkcinality je dpručen pdepsat neb rzšířit prvzní smluvu mezi OVM a ddavatelem závazek udržvat ddávané řešení v suladu se zákny č. 111/2009 Sb., č. 365/2000 Sb. a č. 101/2000 Sb., všechny ve znění pzdějších předpisů. Příklad frmulace v servisní smluvě Zaplacením pplatku za údržbu sftware získává zákazník nárk na t, že bude ddaný sftware v suladu s aktuálním stavem právníh řádu České republiky. Legislativní úpravu se rzumí úprava stávající funkčnsti systému (sftware), kteru je nutné prvést, prtže tat stávající funkcinalita by nutila zákazníka knat v rzpru s nvu legislativní úpravu. Aktualizace bude zajišťvána prstřednictvím upgrade neb update sftware, jehž realizace je sučástí legislativní pdpry. 14/37
1.3.1.5 Přiřazení úředních sb k agendě včetně zřízení uživatelských účtů V rámci naplnění pžadavku na zajištění evidence přístupů k údajům v základních registrech musí kraj přiřadit knkrétní zaměstnance k jedntlivým agendám a jejich činnstním rlím. Pr většinu centrálních AIS platí pravidl: aby uživatel mhl pracvat s centrálním AIS, musí být zaveden v JIP. Editaci údajů v JIP, včetně správy lkálních administrátrů a lkálních uživatelů, je mžné realizvat dvěma způsby: aktualizace údajů OVM a lkálních administrátrech se mění prstřednictvím interaktivních frmulářů umístěných na webvém prtále http://www.seznamvm.cz (http://www.seznamvm.cz/dkumentace/frmulare/), statní aktualizace, jak správa uživatelů, přidělvání rlí, certifikátů, zařazvání d rganizační struktury apd. se děje prstřednictvím webvé aplikace pr Správu dat Seznamu OVM (https://www.seznamvm.cz/spravadat/). Dpručení: S hledem na mžnst řízení uživatelů ve vlastním IdM se dpručuje Správě základních registrů vydat Metdiku stanvující pravidla a pstupy pr kmunikaci mezi IdM OVM a JIP. Seznam častých dtazů, včetně návdu jak v těcht případech pstupvat, je zveřejněn na adrese: http://www.seznamvm.cz/vm/welcme.d?part=inf. Tip: Na prtále ELEV je dstupný e-learningvý kurz ppisující, jak pracvat s webvým prtálem Seznam OVM (http://elev.institutpraha.cz/nvinky/seznam-rganu-verejnemci.html). Jak je uveden výše, mhu existvat centrální AIS, které si budu řešit správu identit mim JIP, typicky v prstředí danéh centrálníh AIS. V takvém případě pstupujte dle pkynů knkrétníh správce AIS. 15/37
Pžadavek: V rámci uživatelské dkumentace danéh centrálníh AIS by měl být ppsán pstup řešení správy identit, včetně přebírání infrmací vyknávaných agendách a činnstních rlí zaznamenaných v prcesu hlášení půsbnsti výkn agend danéh OVM. Pr lkální AIS existují následující mžnsti zajištění živtníh cyklu identity: Využití služeb JIP/KAAS Tat mžnst řešení využívá služeb katalgu autentizačních a autrizačních služeb pr správu identit ptřebných pr práci s lkálním AIS. Implementace tét mžnsti řešení spčívá buď v úpravě lkálníh AIS, který bude kmunikvat prstřednictvím webvých služeb s JIP/KAAS za účelem autentizace uživatele, neb v synchrnizaci vybraných identit s lkálními adresářvými službami (viz následující dpručení). Zajištění živtníh cyklu identity lkálně Lkální AIS řeší správu identit buď ve svém vlastním nativním prstředí (v rámci danéh infrmačníh systému), neb prstřednictvím lkálních adresářvých služeb, které nejsu synchrnizvány s JIP. Knkrétní způsb zajištění živtníh cyklu identity by měl být kmpatibilní s ICT architekturu danéh kraje. Ta by měla respektvat: Dpručení: bezpečnstní předpis, technlgické mžnsti jedntlivých AIS, infrmační strategii/kncepci, pžadavky na kmunikaci s ISZR. Optimální je varianta využívající lkálních adresářvých služeb, které mají implementvány prcesy synchrnizace vybraných lkálních uživatelských účtů s JIP/KAAS. Tak je mžné zajistit jedntnu správu identit pr ptřeby centrálních a lkálních AIS. 16/37
1.3.1.6 Testvání kmunikace s ISZR Důležitým krkem před tím, než bude mžn pužívat lkální AIS pr kmunikaci s ISZR v rutinním prvzu, je věření jeh funkcinality. Pr úspěšné a hladké věření rzšiřující funkcinality AIS je klíčvé pskytnutí sučinnsti ze strany kraje pr ddavatele řešení. Ta je nezbytná pr případy, kdy ddavatel nemá žádnu mžnst věřit kmunikaci s ISZR, cž může být častým jevem. Zajištění sučinnsti by měl vycházet z bezpečnstní plitiky a zárveň by neměl způsbvat ddavateli AIS velké kmplikace. Jednu z variant věřvání kmunikace AIS s ISZR je umžnit ddavateli využít staticku IP adresu, včetně certifikátu. Dpručení: Zahajte prces testvání kmunikace mezi AIS a ISZR. Pskytněte sučinnst ddavatelům vašich řešení. Certifikát vydaný pr účely testvání kmunikace AIS s ISZR je puze dčasný. Pr následný prdukční prvz bude zaptřebí zažádat vydání nvéh. Pr účely testvání jsu připravena testvací data, a t na adrese http://www.szrcr.cz/vyvjari. Na témže místě je zveřejněn Katalg egon služeb a XSD a WSDL s ppisem datvých typů včetně seznamu publikačních služeb. 1.3.1.7 Aktualizace infrmační kncepce Pvinnst zpracvat infrmační kncepci a prvést následnu atestaci dluhdbéh řízení infrmačních systémů veřejné správy vyplývá ze zákna č. 365/2000 Sb., ve znění pzdějších předpisů. V rámci tét kncepce uvádí správce seznam ISVS a jejich předpkládaný rzvj. Změnu definice resp. rzšířením ISVS všechny agendvé infrmační systémy dchází k revizi seznamu ISVS, prt je nutné prvést aktualizaci infrmační kncepce. Dpručení: Nezapmeňte prvést aktualizaci infrmační kncepce tak, jak vyplývá z pžadavků zákna č. 365/2000 Sb., ve znění pzdějších předpisů. 1.3.2 Využití centrálníh AIS Centrální AIS je využíván zejména u agend, kde kraj půsbí v rli editra. Pdmínku zajištění přístupu je prvedení známení vyknávání půsbnsti. 17/37
Všechny činnsti spjené s připravenstí AIS na kmunikaci s ISZR zajišťuje správce příslušnéh AIS, kraj je v tmt případě puhým uživatelem systému. Jak uživatel systému musí prvést přiřazení úředních sb k jedntlivým agendám, které jsu příslušným AIS pdprvány a prvést zaevidvání uživatelů d JIP neb k řízení přístupvých práv dle pravidel stanvených správcem AIS. Ke každému ze základních registrů bude k dispzici minimálně jeden centrální AIS. Příklad jedntlivých editačních AIS je uveden v následující tabulce: Registr AIS ROB IS evidence byvatelstva (bčanské průkazy a pasy) ROS IS živnstenský rejstřík ROS- IAIS 18/37
RÚIAN IS územních identifikací RPP AIS RPP Půsbnstní všechny editrské AIS zapisující údaje rzhdnutí 1.3.3 Využití alternativníh nástrje pr získávání infrmací ze základních registrů V případě, kdy kraj pr výkn své agendy nepužívá žádný AIS, musí mít zaměstnanec k dispzici způsb, jakým může prvést věření referenčních údajů či reklamvat chybný údaj v základních registrech. V praxi nastane nejčastěji jedna z následujících variant: Kraj využije tzv. Frmulářvý AIS (FAIS) dstupný z prstředí CzechPOINT@Office. Každému zaměstnanci, který ptřebuje k výknu přístup k údajům ze základních registrů (v kntextu uvedených pčtů úředních sb známených v půsbnsti pr výkn knkrétní agendy), je pr tent způsb kmunikace ptřeba na jeh pčítač naistalvat prstředí pr jeh užívání (alespň 602XML filler). Každéh takvéh zaměstnance je nutné zadat d JIP prstřednictvím Seznamu OVM na adrese www.seznamvm.cz a přidělit mu příslušná právnění. Rvněž je nutné každému zaměstnanci přistupujícíh k CzechPOINT@Office přídit vlastní kmerční a kvalifikvaný certifikát ulžený na externím nsiči (tken, čipvá karta). Využití prhlížečky dat ze základních registrů, která může mít pdbu: 19/37
Funkcinality/samstatnéh mdulu integrvanéh infrmačníh systému, který takt umžní nahlížení na referenční data i pr výkn jiných agend, než jsu v AIS vedeny a standardně nemají např. žádnu aplikační pdpru. Přím AIS, který kmunikuje s ISZR, případně je interním AIS, který ISZR využívá prstřednictvím zaregistrvanéh jedntnéh rzhraní (tt rzhraní musí být registrván vůči ISZR jak AIS). V těcht případech není nutné vést další databázi zaměstnanců (v JIP) a s identitami úředníků je mžné pracvat vůči lkální databázi uživatelů. Rvněž není nutné pr každéh uživatele přizvat kmerční a kvalifikvaný certifikát ulžený na externím nsiči. 1.4 Prvedení zttžnění údajů bsažených v sučasných databázích vůči základním registrům Ke dni zpracvání analýzy není známa metdika pr prvedení prvtníh zttžnění záznamů bsažených v lkálních databázích (lkálních AIS) vůči základním registrům (včetně prvtníh získání AIFO pr jedntlivé agendy), cž je prces, kterým je mj. pdmíněn získávání ntifikací změnách prvedených v ZR. Dpručení: Správa základních registrů musí před spuštěním základních registrů stanvit metdiku pr prvedení prvtníh zttžnění údajů bsažených v lkálních databázích OVM vůči základním registrům. 1.5 Čištění dat v základních registrech Ověření správnsti a úplnsti údajů nezbytných pr naplnění základních registrů vedených v agendvých infrmačních systémech se prvádí v krcích a harmngramu daném Nařízením vlády ze dne 25. května 2011, stanvení harmngramu a technickéh způsbu prvedení patření pdle 64 až 68 zákna základních registrech. Tyt krky jsu upřesňvány jedntlivými správci základních registrů, kteří zpracvávají knkrétní metdiky pr daný pstup a agendu. Tyt pstupy jsu zveřejňvány na stránkách Správy základních registrů. Tt čištění dat musí prvést vždy příslušný editr referenčních údajů. Pkud není hdnta některéh referenčníh údaje známa, pnechá editr bsah příslušnéh atributu v registru editr prázdný a hdntu atributu správnsti nastaví na nedefinvanu. Tent typ mezení platnsti může být pužit puze při prvtním plnění u vybraných údajů dříve zaniklých sb. Těmit údaji je adresa sídla firmy (místa pdnikání), datum vzniku a datum zániku. 20/37
Příklad: Adresa sídla firmy, která již uknčila svji činnst, se nachází v bci, která zanikla v důsledku důlní činnsti. Nelze tedy nijak dhledat adresu a nelze navázat kntakt za účelem zjištění aktuální adresy. Hdnta referenčníh dkazu d RÚIAN pr adresu sídla firmy nebude vyplněna a atribut správnsti bude nastaven na nedefinvaný. 1.5.1 Prvtní imprt a čištění údajů prvzvatelích stanic technické kntrly (fyzické sby) Krajský úřad vstupuje d rle editra ROS z důvdu udělvání právnění k činnsti. Dle vlastníh rzhdnutí uplatňují krajské úřady jednu ze tří variant: Varianta A: 1. Krajské úřady připravily subr s referenčními údaji fyzických sb - prvzvatelů stanic technické kntrly a tent subr dručily na ČSÚ. Subr musel splňvat pravidla a frmát uvedený v pkynu ČSÚ (dpis ČSÚ adresvaný krajům dne 30. 1. 2012, Příprava krajských úřadů na rli editra základníh registru sb - instruktážní materiál ). 2. ČSÚ prvedl kntrlu dat a nahrání dat d ROS-IAIS. 3. Krajské úřady prvedu kntrlu suladu nahraných dat s jejich evidencí a prvedu jejich případné pravy, dplnění a dsuhlasení. 4. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. Varianta B: 1. Krajské úřady připravily subr s IČO fyzických sb - prvzvatelů stanic technické kntrly, které vedu ve své evidenci, a tent subr dručily na ČSÚ. Subr musel splňvat pravidla a frmát uvedený ve výše uvedeném pkynu. 2. ČSÚ prvedl dplnění údajů, které vedu ve statistickém registru eknmických subjektů (RES), a prvedl nahrání dat d ROS-IAIS. 3. Krajské úřady zkntrlují sulad nahraných dat s jejich evidencí a prvedu jejich případné pravy, dplnění a dsuhlasení. 4. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. Varianta C 1. Krajské úřady p zpřístupnění ROS-IAIS manuálně zapíšu existující fyzické sby - prvzvatele stanic technické kntrly, které vedu ve své evidenci d ROS-IAIS a následně prvedu jejich dsuhlasení. 2. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. Pkud krajské úřady vedu ve své evidenci puze malý pčet fyzických sb - prvzvatelů stanic technické kntrly, je dpručen uplatnit variantu C tj. manuální zapsání sb d ROS-IAIS. V pačném případě je vhdné uplatnit variantu A neb B, přičemž varianta B představuje větší nárky krajských úřadů na kntrlu a případné pravy údajů v ROS-IAIS 21/37
z důvdu, že data z RES nemusí být vždy v suladu s jejich evidencí a nebsahují všechna pžadvaná data. 1.5.2 Prvtní imprt a čištění dat nestátních zdravtnických zařízení (fyzické sby) Krajský úřad vstupuje d rle editra ROS z důvdu udělvání právnění k činnsti. Pr prvtní imprt a čištění dat se uplatní pstup: 1. ČSÚ d ROS-IAIS nahraje údaje fyzických sb nestátní zdravtnická zařízení z registru zdravtnických zařízení vedenéh Ministerstvem zdravtnictví (UZIS). 2. Krajské úřady zkntrlují sulad nahraných dat s jejich evidencí a prvedu jejich případné pravy, dplnění a dsuhlasení způsbem ppsaným v dkumentu Primární plnění ROS-IAIS, který je zveřejněný na webvých stránkách Správy základních registrů (http://www.szrcr.cz/registr-sb). 3. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. 1.5.3 Prvtní imprt a čištění dat pskytvatelů sciálních služeb (fyzické sby) Krajský úřad vstupuje d rle editra ROS z důvdu udělvání právnění k činnsti. Pr prvtní imprt a čištění dat se uplatní pstup: 1. ČSÚ d ROS-IAIS nahraje údaje fyzických sb pskytvatelů sciálních služeb z registru pskytvatelů sciálních služeb vedenéh Ministerstvem práce a sciálních věcí. 2. Krajské úřady zkntrlují sulad nahraných dat s jejich evidencí a prvedu jejich případné pravy, dplnění a dsuhlasení způsbem ppsaným v dkumentu Primární plnění ROS-IAIS, který je zveřejněný na webvých stránkách Správy základních registrů (http://www.szrcr.cz/registr-sb). 3. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. 1.5.4 Prvtní imprt a čištění dat dbrvlných svazků bcí Krajský úřad vstupuje d rle editra ROS z důvdu registrace dbrvlných svazků bcí. Pr prvtní imprt a čištění dat se uplatní pstup: 1. ČSÚ d ROS-IAIS nahraje údaje dbrvlných svazků bcí a zájmvých sdružení právnických sb z RES. 2. Krajské úřady zkntrlují sulad nahraných dat s jejich evidencí a prvedu jejich případné pravy, dplnění a dsuhlasení. 3. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. 1.5.5 Prvtní imprt a čištění dat zájmvých sdružení právnických sb Krajský úřad vstupuje d rle editra ROS z důvdu registrace zájmvých sdružení právnických sb. Pr prvtní imprt a čištění dat se uplatní stejný pstup jak u dbrvlných svazků bcí, viz kap. Prvtní imprt a čištění dat dbrvlných svazků bcí. 22/37
1.5.6 Čištění údajů příspěvkvých rganizacích Krajský úřad vstupuje d rle editra ROS z důvdu rzhdvání vzniku příspěvkvých rganizací (stejně tak i bce). Dle vlastníh rzhdnutí uplatňují krajské úřady jednu ze tří variant pr prvtní imprt a čištění dat: Varianta A: 1. Krajské úřady připravily subr s referenčními údaji příspěvkvých rganizací a ten dručily na ČSÚ. Subr musel splňvat pravidla a frmát uvedený v dpise ČSÚ adresvanéh krajům dne 30. 1. 2012. 2. ČSÚ prvedl kntrlu dat a prvedl imprt dat d ROS-IAIS. 3. Krajské úřady zkntrlují sulad nahraných dat s jejich evidencí a prvedu případné pravy, dplnění a dsuhlasení. 4. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. Varianta B: 1. Krajské úřady připravily subr s IČO příspěvkvých rganizací, které vedu ve své evidenci a subr dručily na ČSÚ. Subr musel splňvat pravidla a frmát uvedený v dpise ČSÚ adresvanéh krajům dne 30. 1. 2012. 2. ČSÚ dplnil k IČO údaje, které vede v RES a prvedl imprt d ROS-IAIS. 3. Krajské úřady prvedu kntrlu suladu nahraných dat s jejich evidencí a prvedu případné pravy, dplnění a dsuhlasení způsbem ppsaným v dkumentu Primární plnění ROS-IAIS, který je zveřejněný na webvých stránkách Správy základních registrů (http://www.szrcr.cz/registr-sb). 4. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. Varianta C 1. Krajské úřady p zpřístupnění ROS-IAIS manuálně zapíší existující příspěvkvé rganizace, které vedu ve své evidenci d ROS-IAIS a následně prvedu jejich dsuhlasení dle dkumentu Primární plnění ROS-IAIS. 2. ČSÚ naplní ROS dsuhlasenými daty v ROS-IAIS. Pkud krajské úřady vedu ve své evidenci puze malý pčet příspěvkvých rganizací, dpručuje se uplatnit variantu C tj. manuální zapsání sb d ROS-IAIS. V pačném případě je vhdné uplatnit variantu A neb B, přičemž varianta B představuje větší nárky krajských úřadů na kntrlu a případné pravy údajů v ROS-IAIS z důvdu, že data z RES nemusí být vždy v suladu s jejich evidencí a nebsahují všechna pžadvaná data. Pznámka: Přístup pr zástupce krajských úřadů d ROS-IAIS byl prvizrně zřízen správcem aplikace, cž umžňval malý pčet takvýcht uživatelů (na základě vyplněnéh Frmuláře pr registraci agendy v ROS-IAIS - pr fázi primárníh plnění). Obdbný přístup pr bce nebyl mžn realizvat z důvdu kapacit na straně ČSÚ. 23/37
1.5.7 Čištění dat v registru práv a pvinnstí Čištění dat v registru práv a pvinnstí je atypické prti statním registrům, nebť data v RPP prvtně vznikají hlašváním a registrací agend a znamváním půsbnstí v agendách. Z tht prcesu je nicméně zřejmé, že tent prces byl zahájen prvním zasláním pžadavku na známení půsbnsti jedntlivým OVM, které v řadě případů inicivali zahájení rzprvéh řízení k registrvané agendě. Ohlašvatelé tak byli nuceni prvést nvé hlášení agendy a správce RPP prvedl nvu registraci. Právě prt byli správcem RPP jedntlivé dtčené OVM vyzváni k pakvanému znamvání půsbnsti k agendám. 1.6 Úprava vnitřních předpisů a suvisející dkumentace Na základě průběhu implementace zákna základních registrech se připravuje vydání zákna, kterým by měly být nvelizvány některé právní předpisy v suvislsti se spuštěním základních registrů (tzv. tlusťch ). V případě vnitřních předpisů a interní dkumentace by kraj měl prvést úpravu minimálně těcht vnitřních předpisů či interních dkumentů (pkud existují): pracvních náplní, rganizačníh řádu, pdpisvéh řádu. Sučasně s těmit změnami lze dpručit zpracvání samstatné směrnice kmplexně upravující změny vyvlané ZZR v rámci úřadu. 1.6.1 Směrnice pr aplikaci zákna základních registrech d úřadu V následující tabulce je uveden příklad struktury vnitřníh předpisu, kterým je mžné prmítnu dpady zákna základních registrech d prstředí krajskéh úřadu. Návrh směrnice ředitele krajskéh úřadu aplikaci zákna č. 111/2009 Sb., základních registrech Obsah: čl. I. Preambule čl. II. Předmět úpravy zákna čl. III. Obecná ustanvení a pjmy: (základní registry, referenční údaje, infrmační systém základních registrů, Správa základních registrů, agenda, činnstní rle, agendvý infrmační systém, hlášení a registrace agendy, známení vyknávání půsbnsti v agendě, registrace OVM pr výkn agendy, editr základníh registru, využívání údajů ze základních registrů, reklamace údajů bsažených v základních registrech, identifikátry fyzické a právnické sby, vydávání věřených výstupů ze základních registrů) 24/37
čl. IV Registr byvatel 1. subjekty vedené v ROB 2. údaje vedené v ROB 3. zapisvání údajů d ROB 4. pskytvání údajů z ROB 5. uchvávání a likvidace údajů vedených v ROB čl. V Registr sb 1. subjekty vedené v ROS 2. údaje vedené v ROS 3. zapisvání údajů d ROS 4. pskytvání údajů z ROS čl. VI. Základní registr územní identifikace 1. bjekty údajů vedených v RÚIAN 2. údaje bjektech vedené v RÚIAN 3. zbrazení územních prvků 4. zapisvání údajů d RÚIAN 5. pskytvání údajů z RÚIAN čl. VII. Registr práv a pvinnstí 1. bsah registru 2. referenční údaje vedené v RPP 3. zápis údajů 4. pskytvání údajů čl. VIII. Pstupy 1. známení vyknávání půsbnsti v agendě 2. připjení jedntlivých AIS 3. přiřazení rlí jedntlivým úředním sbám 25/37
4. úřední pstupy čl. IX. Občané, právnické sby a pdnikatelé čl. X. Služby CzechPOINT@Office čl. XI. Suvisející změny v statních interních předpisech úřadu čl. XII. Závěrečná ustanvení. 1.6.2 Pracvní náplně Pracvní náplně knkrétních zaměstnanců by měly být rzšířeny/upraveny na základě: Oznamvání výknu půsbnsti, kdy některé činnsti stanvené záknem jak práv neb pvinnst nejsu zajišťvány knkrétním zaměstnancem úřadu (např. úřad tét pvinnsti vůbec neví, výkn pvinnsti nikdy nenastal neb se jedná velice spradicku činnst) a tedy nebyly dpsud v pracvních náplních šetřeny. Cílem je uvést d suladu bsah pracvních náplní se skutečným stavem a údaji uvedenými v RPP (v rámci známení půsbnsti). Garantem tét aktualizace by měl být persnální ddělení, změny pracvních náplní lze prvést frmu ddatků. Vzniku výknu nvých činnstí na základě implementace zákna základních registrech d rganizace, např.: pvěření sb znamváním výknu půsbnsti, rzprváním známené resp. registrvané půsbnsti vůči správci RPP, zadáváním údajů d jedntnéh identitníh prstru, pvěřením sb správu a připjením AIS, bnvu certifikátů získaných pr lkální AIS apd. Tyt změny v pracvních náplních by měly být prvedeny persnálním ddělením na základě pvěření příslušných zaměstnanců výknem uvedených činnstí vedením úřadu. Rzšíření pvinnstí příslušných zaměstnanců v metdické blasti a t jak směrem dvnitř d úřadu, tak d území. Nvých pvinnstí vyplývajících přím ze zákna základních registrech, které upravují rzsah a pstup vyknávaných činnstí. Jedná se zejména : pvinnst využívat údaje ze základních registrů při výknu činnsti, pvinnsti editra referenčních údajů vyřizvat reklamace referenčních údajů a zapisvat či prvádět změny referenčních údajů c nejdříve d jejich zjištění, nejdéle však ve lhůtě 3 pracvních dnů. Cílem tét úpravy je přenést zdpvědnst za plnění nvě vzniklých pvinnstí na knkrétní zaměstnance dle skutečnéh stavu. Garantem tét změny by měl být vedení úřadu ve splupráci s persnálním ddělením a případně s metdiky krajskéh úřadu. V následující tabulce jsu uvedeny návrhy frmulací, které je mžné dplnit d ppisu pracvníh místa. 26/37
Pracvní náplň editra referenčních údajů (zaměstnanec pvěřený editací referenčních údajů v základních registrech): Zaměstnanec je pvinen zapsat referenční údaj d základníh registru neb prvést jeh změnu bez zbytečnéh dkladu, nejpzději však d 3 pracvních dnů de dne, kdy se vzniku neb změně skutečnsti, kteru referenční údaj ppisuje, dzvěděl. Zaměstnanec prvádí zápis referenčníh údaje d základníh registru prstřednictvím příslušnéh agendvéh infrmačníh systému. Zaměstnanec je v případě pchybnstí správnsti referenčníh údaje pvinen značit referenční údaj jak nesprávný a neprdleně věřit správnst údajů. Zaměstnanec je pvinen prvádět čištění referenčních údajů v suladu s pkyny jedntlivých správců základních registrů ve stanvených termínech a rzsahu. Pracvní náplň zaměstnance pvěřenéh metdicku pdpru a krdinací implementace zákna základních registrech: Na základě známení registraci agendy bdrženém d datvé schrány úřadu prvede zaměstnanec známení vyknávané půsbnsti v agendě (prstřednictvím AIS RPP Půsbnstní) v suladu s pžadavky zákna č. 111/2009 Sb. Pčty úředních sb zaměstnanec zjišťuje na základě rganizačníh řádu, pracvních náplní a knzultací s příslušnými veducími pracvníky úřadu, právníkem a vedením úřadu. Odeslání známení vyknávání půsbnsti prvádí zaměstnanec až na základě suhlasu ředitele krajskéh úřadu. V případě, že známení registraci agendy vykazuje chyby, knzultuje tut skutečnst s právníkem a na základě jeh dpručení zahájí prces reklamace agendy. Zaměstnanec v rámci svých znalstí a mžnstí zajišťuje metdicku pdpru pr statní zaměstnance úřadu v blasti implementace zákna č. 111/2009 Sb. a krdinuje úpravu dtčených frmulářů. Zaměstnanec krdinuje aktualizaci vnitřních předpisů a interních dkumentů na základě známené půsbnsti tak, aby byl zajištěn sulad se skutečným stavem. Zaměstnanec vede a aktualizuje evidenci známené půsbnsti v pdrbnsti dané dkumentem xy. Tat evidence známení půsbnsti je přílhu rganizačníh řádu. Pracvní náplň infrmatika/správce IS: Zaměstnanec prvádí registraci AIS určených pr kmunikaci se základními registraci d IS ISVS v suladu s pžadavky zákna č. 365/2000 Sb. a zákna č. 111/2009 Sb. Zaměstnanec zajišťuje připravenst infrmačních a kmunikačních technlgií úřadu pr kmunikaci s ISZR v suladu s pžadavky zákna č. 111/2009 Sb. Zaměstnanec prvádí ve splupráci s Metdikem základních registrů a persnálním ddělením správu uživatelských účtů agendvých infrmačních systémů. 27/37
Zaměstnanec zajišťuje registraci AIS d JIP. Zaměstnanec aktualizuje infrmační kncepci v suladu se záknem č. 365/2000 Sb. Zaměstnanec prvádí správu certifikátů pr zajištění kmunikace AIS s ISZR. Pracvní náplň všech zaměstnanců úřadu vyknávající agendy, jejichž půsbnst byla známena: Zaměstnanec je pvinen pskytnut editrvi referenčních údajů v základním registru ptřebnu sučinnst pr věření správnsti údajů. Zaměstnanec je pvinen využívat při své činnsti referenční údaje bsažené v příslušném základním registru v rzsahu, v jakém je právněn tyt údaje využívat pdle zákna č. 111/2009 Sb. neb jiných právních předpisů. 1.6.3 Organizační řád Organizační řád, který by měl být aktualizván v suladu s známenu půsbnstí tak, aby rzsah vyknávaných agend jedntlivými dbry/dděleními dpvídal stavu uvedenému v AIS RPP Půsbnstní. Sučástí přílhy rganizačníh řádu může být evidence známené půsbnsti, tak jak byla zadána d prstředí AIS RPP Půsbnstní. Každé OVM by ttiž měl znamvání výknu půsbnsti prvádět systematicky, na základě alespň minimální analýzy skutečnéh výknu a tent přehled (ve frmě evidence) udržvat. Návrh na úpravu rganizačníh řádu v částech upravujících rzsah svěřených činnstí útvarům: Řídící kmpetence a půsbnst ředitele: Ředitel kntrluje prces aplikace základních registrů a krdinuje aplikaci zákna č. 111/2009 Sb. d pracvněprávních a dalších interních předpisů úřadu. Organizační jedntka typu Oddělení metdické pdpry/oddělení e-gvernmentu/oddělení pdpry řízení: Veducí ddělení se pdílí se na metdice a implementaci základních registrů v rámci úřadu. Organizační jedntka typu Oddělení persnální a mzdvé: Organizuje šklení k aplikaci zákna č. 111/2009 Sb., zajišťuje dplnění agendy základních registrů d ppisů pracvních činnstí jedntlivých zaměstnanců pvěřených činnstmi, které suvisí se základními registry, zajišťuje dplnění i d statních pracvněprávních dkumentů suvisejících se základními registry. Organizační jedntka typu Odbr/ddělení infrmatiky: Zajišťuje technlgicku připravenst agendvých infrmačních systémů na kmunikaci se základními registry a splupracuje s Oddělením metdické pdpry/e-gvernmentu/pdpry řízení na implementaci zákna č. 111/2009 Sb. 28/37
1.6.4 Pdpisvý řád Pdpisvý řád, který by měl zhlednit případnu kmunikaci prstřednictvím datvé schránky, pkud byl kruh právněných zaměstnanců rzšířen na základě výknu nvých činnstí. 1.6.5 Další interní nrmy Implementace zákna základních registrech se může prmítnut i d dalších vnitřních předpisů, např.: prvz a využívání IT prstředků, bezpečnst infrmací, chrana sbních údajů, bezpečnstní plitika. 1.7 Úprava frmulářů V rámci přípravy na zavedení ZZR se dpručuje prvést analýzu frmulářů a dpručených vzrů ( frmulářů ) 5, které jsu v rámci veřejné správy pužívány. Jakýkliv úřad může p bčanech vyžadvat vyplnění puze těch frmulářů, které jsu centrálně stanveny, tzn. mají pru v právním předpisu (jejich pdba je přesně dána speciálním záknem neb prváděcím předpisem). Tyt speciální zákny zpravidla upravují pvinnsti pdání, v těcht případech je mžn dpručit dplnění těcht náležitstí frmulářů čísl elektrnicky čitelnéh identifikačníh dkladu pr efektivnější kntrlu správnsti uvedených údajů na žádsti vůči základním registrům. Úpravu těcht frmulářů můžu zajistit puze ústřední správní úřady. V případech, kdy nejsu náležitsti pdání upraveny speciálním záknem, ale jsu v režimu zákna č. 500/2004 Sb., správní řád, musí dle 37 dst. 3 správníh řádu: Fyzická sba v pdání uvést: jmén a příjmení, datum narzení, míst trvaléh pbytu, ppřípadě jinu adresu pr dručvání pdle 19 dst. 3 správníh řádu. V pdání suvisejícím s její pdnikatelsku činnstí fyzická sba uvést: jmén a příjmení, ppřípadě ddatek dlišující sbu pdnikatele neb druh pdnikání vztahující se k tét sbě neb jí prvzvanému druhu pdnikání, identifikační čísl sb, adresu zapsanu v bchdním rejstříku neb jiné záknem upravené evidenci jak míst pdnikání, ppřípadě jinu adresu pr dručvání. Právnická sba v pdání uvést: název neb bchdní firmu, identifikační čísl sb neb bdbný údaj, 5 Je mžné využít zkušensti Úřadu městské části Praha 13, která tut analýzu piltně zpracvala. 29/37