Základní vzorce a funkce v tabulkovém procesoru Na tabulkovém programu je asi nejzajímavější práce se vzorci a funkcemi. Když jednou nastavíte, jak se mají dané údaje zpracovávat (některé buňky sečíst, jiné odečíst nebo násobit, atd., pomocí vzorců sestavíte výpočet), v příštím zpracování přepíšete stará data novými, vzorce zůstanou stejné a změní se pouze výsledky podle nových dat. Zadávání vzorců a funkcí FUNKCE je hotový, vestavěný vzorec, například cos (kosinus), ABS (absolutní hodnota), MAX (maximální hodnota), apod. VZOREC si sestavíme sami, pomocí matematických operátorů: + (sčítání), - (odčítání), * (hvězdička pro násobení), / (lomítko pro dělení), ^ ( stříška pro umocňování). Matematické vzorce zadáváme zápisem v řádku. Proto je třeba dbát na priority při realizování výpočtů. Nejdříve se vypočtou (mají vyšší prioritu) výrazy v závorkách funkce mocniny násobení, dělení v pořadí zleva doprava sčítání, odčítání
Zadání vzorců realizujeme takto: 1. napíšeme = ( rovnítko ) pomocí klávesnice, do řádku vzorců, 2. pak píšeme číselné hodnoty včetně matematických operátorů, například = A12 + B17 + C5, to znamená, že se sečte obsah buňky A12 s obsahem buňky B17 a obsahem buňky C5 3. potvrdíme zadat 4. poté bude vzorec vyhodnocen a v aktivní buňce se objeví výsledná hodnota. Funkce Začíná podobně jako vzorec symbolem (=), pak následuje název funkce a tzv. argument funkce, ten určuje, z kterých hodnot se má funkce vyhodnocovat. Často používané funkce tabulkového kalkulátoru MS Excel jsou SUMA, PRŮMĚR, MAX, MIN a další. Funkci do dané buňky vložíme kliknutím na tlačítko FX (průvodce funkcí) nebo kombinací vložit - funkci. Většinou se výpočet funkce dělá pomocí průvodce funkcí. Nastavíme kurzor do prázdné buňky, kam chceme vložit funkci a klikneme na průvodce. Ze seznamu vybereme žádanou funkci a potvrdíme OK. Otevře se dialogové okno, ve kterém napíšeme (případně vybereme myší) argumenty funkce. Akci potvrdíme a v buňce se objeví výsledná hodnota.
Kopírování vzorců a funkcí a. do sousedních buněk Nastavíme do buňky se vzorcem kurzor myši, výplňový úchyt uchopíme a táhneme do nové pozice. Vzorec či funkce se budou kopírovat a upraví se podle směru posunu. Všechny adresy buněk se přečíslují (číslo řádku, resp. písmeno sloupce se změní o jednu pozici), hovoříme o tzv. relativních adresách. b. do ostatních buněk Vzorce v tomto případě lze kopírovat pomocí Schránky. Kurzor nastavíme do buňky, jejíž vzorec chceme zkopírovat, stiskneme pravé tlačítko myši a vybereme příkaz kopírovat. Pak se postavíme do buňky, která má být cílem kopírování, a opět z místní nabídky zvolíme vložit. Opět si všimněte, že adresy buněk jsou adekvátním způsobem přečíslovány. Chceme-li zachovat ve vzorci pouze výslednou hodnotu, nastavíme kurzor na vybranou buňku a zvolíme úpravy-vložit jinak-hodnoty. A klikneme na OK. Do buněk se kromě konstant vkládají odkazy na jiné buňky (píšeme přímo adresu buňky nebo ji vkládáme kliknutím myši do dané buňky). Absolutní a relativní adresy Při sestavování vzorců se používají odkazy na buňky na základě jejich relativní nebo absolutní adresy. V následujícím příkladu je použito relativních i absolutních adres. Absolutní odkaz vytvoříme pro buňku B1. Hodnota, která je zde nyní obsažena (tj. 19 %) se nebude měnit, i když budeme vzorec vložený do buňky C5 kopírovat do dalších buněk ve sloupci C.
Zafixovali jsme ji znakem dolaru $, který je v této ukázce vložen před písmeno sloupce i před číslo řádku, tj. $B$1. V našem příkladu by stačilo vložit znak dolaru jen před číslo řádku, tj. B$1. Vzorec pak okopírujeme (například tažením výplňového úchytu) do buněk C6 až C9. Při kopírování se už automaticky mění adresy buněk, tzn. hodnota v C6 se vypočítá ze vzorce =B6*(1 + $B$1), atd. Tady už pracujeme s relativními adresami. Kdybychom nezafixovali hodnotu v buňce B1, (Hodnota v C6 by se vypočítala ze vzorce =B6*(1 + B2) - automaticky se změní relativní adresa i z B1 na B2 - a protože v B2 nic není, výsledek v C6 by se rovnal B6). Formátování tabulky Tabulku nestačí pouze naplnit daty a počítat v ní se vzorci. Vyplatí se jí věnovat pozornost také po stránce formátování. Například upravit formát čísel (obvykle na dvě desetinná místa) nebo nastavit formát měny (u cen výrobků napsat Kč), tabulku ohraničit, vystínovat barevně záhlaví nebo pozadí buněk. Tabulku upravujeme prostřednictvím buněk, kterým můžeme nastavit (předdefinovat) různé formátovací vlastnosti. Jejich přehled získáme, zvolíme-li tuto kombinaci nabídky formát-buňky. Formát buňky nastavujeme pro jednu nebo více buněk (na začátku formátování je musíme označit). Vlastnosti formátu buňky jsou uspořádány do šesti karet.
Na kartě ČÍSLO jsou vlastnosti sestaveny do kategorií nazvaných druh. Po vybrání druhu čísla se vpravo zobrazí ukázka, jak daný údaj bude vypadat (náhled formátu). Zvolenou volbu potvrdíme OK. V dialogovém okně jsou u některých druhů i pole se seznamem (kliknutím na šipku vedle tohoto pole si ze zobrazeného seznamu vybíráme vyhovující variantu). Na kartě ZAROVNÁNÍ můžeme zvolit způsob zápisu do buňky - směr vodorovný, svislý, zobrazený pod určitým úhlem, apod. Používejte tyto možnosti tehdy, pokud je nutno zachovat šířky sloupců a zároveň do nich vměstnat větší množství znaků. Na kartě OHRANIČENÍ volíme, jak bude nakreslena mřížka tabulky, tj. čáry mezi buňkami. Můžete nastavovat vnější ohraničení, barvu, styl čáry. Na kartě VÝPLŇ volíme barvu a vzorek, který bude vyplňovat buňky. Karta ZÁMEK nabízí nastavení zámku na jednotlivé buňky. Tuto možnost využijeme v případě, kdy si nepřejeme, aby někdo prováděl změny v buňkách (tj. vybrané buňky můžeme uzamknout). Můžeme se také rozhodnout (ale není nutno) pro konečné uzamčení celého listu. V tom případě je zapotřebí na začátku určit, které buňky budou přístupné (nezamčené). K tomu zvolíme příkaz formát-buňky, kartu zámek, a zrušíme volbu zamknout buňky (obdélníček bude prázdný). To znamená, že tyto buňky budou neuzamčené, přístupné změně. Potvrdíme OK. Nyní zadáme příkaz nástroje-zámek-zamknout list. Zaškrtněte volbu obsah a můžeme zadat heslo. Celou akci opět potvrdíme OK. Od této chvíle můžeme vstupovat pouze do buněk, které jste neoznačili volbou Formát - Buňky - Zámek.