VYUŽITÍ MODULU EXCELENT PRO MANAŽERSKÉ ANALÝZY V APLIKACÍCH VEMA Ing. Bc. Jaroslav Šmarda Vema, a. s. smarda@vema.cz Abstrakt Ze zkušenosti víme, že nasazení speciálního manažerského informaního systému v organizaci asto brání nejen investice pi poízení takového systému, ale také konzervativní chování uživatel z ad managementu, kteí se brání dalšímu informanímu systému s jinými principy (napíklad datové kostky) a ovládáním, na které nejsou zvyklí. Pro nkteré typy analýz je vhodné využít manažerských nástroj v MS Excelu, tedy kontingenních tabulek a graf. Vytvoili jsme proto modul Excelent, který komplexn eší vazbu libovolné z našich aplikací VEMA (napíklad zpracování mezd, personalistika, úetnictví, fakturace, skladová evidence apod.) a tabulkového procesoru MS Excel. Kdykoliv je možno exportovat libovolné údaje z aplikace VEMA do sešitu MS Excelu. Údaje jsou exportovány vetn potebných metainformací tak, aby použití tchto údaj v kontingenních tabulkách bylo uživatelsky pívtivé. Krom typ jsou exportovány také obsahy íselník. V MS Excelu je pak formou doplku realizována podpora pro generování kontingenních tabulek. Abstract According to our experience the deployment of special EIS in organization is often obstructed by large investment of purchase and also by conservative behavior of users. They resist and don t use new system based on different principles (for example data cubes) and with different interface. Use of contingency tables and graphs in MS Excel is convenient for some types of analysis. Our Excelent Module solves the VEMA application/ms Excel link. Users can export data to MS Excel at any time. Data export includes meta-information (types of data, specifications of admissible values, etc.). To be easy for users the generation of contingency tables and graphs is supported by add-in function. 1. Informaní systém VEMA - zdroj údaj pro manažerské analýzy Ve spolenosti Vema se zabýváme vývojem informaních systém od roku 1990. Naše aplikace jsou ureny pedevším pro oblast ízení lidských zdroj (zpracování mezd, personalistika, ízení vzdlávacího procesu, evidence a zpracování docházky, systemizace pracovních míst) a také pro oblasti ekonomiky a logistiky v organizaci. Naše aplikace jsou v prvé ad ureny pro operativní úrove ízení v organizaci, tedy pro zpracování vtšinou primárních údaj (personální evidence, zpracování mezd, úetnictví). Operativní úrove je nejvíce vhodná pro automatizaci, rozhodnutí na této úrovni jsou vtšinou algoritmizovatelná, ízení vyžaduje detailní informace o nedávné minulosti a blízké budoucnosti. Pro vyšší úrovn ízení je charakteristický širší asový pohled na informace, pro rozhodnutí jsou potebné pedevším agregované údaje. Na vrcholové úrovni se provádí celá ada neopakovatelných a nealgoritmizovatelných rozhodnutí, pro která jsou teba pedevším agregované informace z mnoha oblastí. Pro strategické analýzy potebujeme nejširší asový horizont informací do minulosti i do budoucnosti. Pro podporu strategického ízení slouží specializované manažerské informaní systémy.
Nejlepším ešením pro uživatele je integrovaný informaní systém, který eší požadavky všech úrovní ízení. Informace, které vznikají v systému pro operativní ízení, jsou agregovány a pímo slouží jako zdroj pro manažerské výstupy. Abychom mohli našim zákazníkm takový systém poskytnout, doplnili jsme naše ešení o modul Excelent, který eší vazbu libovolné naší aplikace na tabulkový procesor MS Excel, který v sob obsahuje nástroje pro interaktivní manažerské analýzy kontingenní tabulky a kontingenní grafy. 2. Modul Excelent S veškerými údaji datové základny libovolné aplikace uživatel pracuje jednotným zpsobem prostednictvím univerzálního datového procesoru. Uživatel mže kdykoliv vyvolat funkci Export modulu Excelent a vyexportovat libovolný soubor aplikace do sešitu MS Excelu. Modul Excelent obsahuje adu funkcí, které integrují funkce MS Excelu do aplikací VEMA. Z pohledu interaktivních manažerských analýz nás krom exportu libovolného souboru do sešitu MS Excelu zajímá funkce generátoru kontingenních tabulek. 3. Datové zdroje pro oblast ízení lidských zdroj I když je v aplikacích VEMA možno libovolný soubor použít jako zdroj dat pro kontingenní tabulku, jen nkolik soubor je vhodných jako zdrojové soubory pro manažerské analýzy. Mezi dležité požadavky na zdrojový soubor pro analýzy z oblasti ízení lidských zdroj patí: Soubor obsahuje záznamy pro jednotlivé zamstnance Soubor uchovává historii záznam za jednotlivá období zpracování (jeden záznam o zamstnanci za msíc) nejlépe za více let, takže funguje jako datový sklad Soubor obsahuje všechny dležité kategorizaní údaje významné pro danou oblast Soubor obsahuje dležité hodnotové údaje významné pro danou oblast Základním zdrojovým souborem, který je urený pro analýzy z oblasti ízení lidských zdroj a je za tímto úelem vytváen, je soubor Mzdový pehled v aplikaci PAM. I když vzhledem k charakteru zpracování mezd je vtšina soubor uchovávána maximáln jeden rok, je tento soubor uchováván libovoln dlouho, aby mohl plnit základní funkci datového skladu. 3.1. Základní druhy údaj použité v manažerských analýzách Soubor Mzdový pehled obsahuje zhruba 140 údaj (datových polí). V souboru jsou tyto základní druhy datových polí: 3.1.1. Identifikaní pole Píkladem identifikaního pole je napíklad Jméno nebo Osobní íslo. Identifikaní pole nejsou pímo použita v kontingenní tabulce nebo grafu, protože se nejedná ani o kategorizaní pole (nemá smysl souet nebo prmr za jednoho zamstnance) ani o hodnotový údaj (nemá smysl sítat jména nebo osobní ísla). V našem pípad však identifikaní pole smysl mají, protože v kontingenní tabulce lze použít zajímavou funkci zjištní podrobnosti o datech hodnoty, kdy se poklepáním na vybraný hodnotový údaj v tabulce zobrazí všechny zdrojové záznamy, které vybranou hodnotu ovlivují. Napíklad poklepáním na hodnotu prmrného platu se zobrazí záznamy s platy všech zamstnanc, ze kterých byl tento prmrný plat spoítán. A pak podle identifikaních polí zjistíme, o koho se jedná.
3.1.2. Kategorizaní pole Kategorizaní pole rozdlují záznamy zdrojového souboru do skupin podle stejné kategorizaní hodnoty. Kategorizaní pole tvoí jednotlivé dimenze (ádky, sloupce nebo stránky) kontingenní tabulky. Mezi kategorizaní pole Mzdového pehledu napíklad patí Pohlaví, Platová tída, Nejvyšší stupe dosaženého vzdlání, Vykonávané zamstnání nebo Kategorie zamstnání. Dležitým kategorizaním polem, které nám umožuje asovou dimenzi podle msíc zpracování, je Platnost k datu. 3.1.3. Hodnotová pole Hodnotová pole jsou cílem manažerských analýz, jsou zobrazena uvnit kontingenních tabulek. Na rozdíl od kategorizaních polí je možno hodnotová pole sítat, prmrovat nebo hledat mezní hodnoty. Mezi hodnotová pole v souboru Mzdový pehled patí Mzdové prostedky celkem, Pepotený evidenní stav k poslednímu dni v msíci, Odmny celkem nebo Píplatky celkem. 4. Generátor kontingenních tabulek Kontingenní tabulky a z nich odvozené kontingenní grafy jsou základními nástroji pro interaktivní analýzy údaj v MS Excelu. Kontingenní tabulka je ze zdrojových dat odvozená interaktivní tabulka, která shrnuje velké množství dat. Data v kontingenní tabulce lze strukturovat podle kategorizaních polí až do tech dimenzí (do ádk, sloupc a stránek). V kontingenní tabulce je možno prezentovat sumární data, prmry, mezní hodnoty nebo poty výskyt hodnot. Abychom usnadnili vytváení kontingenních tabulek, nahradili jsme Prvodce kontingenní tabulkou v MS Excelu generátorem kontingenních tabulek, což je v podstat formulá, který uživatel vyplní a tlaítkem Vytvoit kontingenní tabulku vygeneruje. Dvodem tohoto postupu je pedevším to, že generátor uživateli napovídá, která pole ve zdrojových datech jsou kategorizaní a má smysl je dávat do ádk, sloupc nebo stránek a která pole jsou hodnotová a má smysl je zobrazit uvnit kontingenní tabulky jako datová pole. Ješt dalším dvodem je to, že uživatel mže pracovat s dlouhými názvy polí a ne pouze s osmiznakovými identifikátory. Nejdležitjší výhodou generátoru kontingenních tabulek je, že má k dispozici krom zdrojového souboru také metadata jednotlivých polí, která specifikují typ datového pole, rozsah hodnot u íselných polí, u výtových polí íselníkový soubor s výtem všech hodnot pole a další údaje pro strukturování kategorizaních polí ve formulái. Takto vygenerované kontingenní tabulky pak obsahují na míst kategorizaních polí textové údaje z íselník, na které je uživatel zvyklý, místo íselných hodnot ze zdrojového souboru. 4.1. Formulá generátoru kontingenních tabulek Modul Excelent je ešen jako doplnk do MS Excelu, generátor kontingenních tabulek spustíme z doplnné nabídky MS Excelu Excelent >> Kontingenní tabulka. Výbrem této funkce je vyvolán formulá na obrázku. 1. V okn s nadpisem Data definujeme datové pole (nebo i více polí), které nás zajímá. Pole vybíráme ze seznamu možných polí v okn Ukazatel vpravo dole. V našem pípad je datovým polem hm- Mzdové prostedky celkem. Ve formulái vlevo dole v okn Souhrn ukazatele specifikujeme, zda nás zajímá souet nebo prmr datového pole, v našem pípad je vybrán prmr, takže se jedná o prmrné mzdy.
Obrázek. 1 V oknech s nadpisy Stránky, ádky a Sloupce specifikujeme, jak bude strukturována kontingenní tabulka, tj. jaká kategorizaní pole budou v ádcích, sloupcích a ve složitjším pípad i ve stránkách tabulky. V tomto pípad jsou sloupce lenny podle údaje pracv-pracovišt, což je organizaní útvar, ádky jsou strukturovány podle pole platnok-platnost k datu. Stlaením tlaítka Vytvo na formulái dojde k vygenerování kontingenní tabulky. Kontingenní tabulky, které byly pro vtší pehlednost pevedeny na kontingenní grafy, vygenerované na základ podobných formulá jsou uvedeny v následujících píkladech. 5. Píklady 5.1. asový vývoj prmrných mezd v organizaci Zajímá nás vývoj prmrných mezd za celou organizaci v jednotlivých msících roku. Ve zdrojovém souboru je mzda zamstnance uvedena v poli hm, datum odpovídající msíci zpracování je v poli platnok. Ve formulái generátoru v okn Data zvolíme datové pole hm a v okn ádky zvolíme pole platnok. Vytvoená kontingenní tabulka v grafickém vyjádení je na obrázku. 2.
Obrázek. 2 Nástrojem pro interaktivní práci s kontingenním grafem nebo tabulkou je okno Kontingenní tabulka v pravé horní ásti, prostednictvím kterého mžeme kdykoliv zmnit uspoádání jednotlivých dimenzí. 5.2. Prmrné mzdy v organizaci podle organizaní struktury Obrázek. 3 Ve formulái generátoru v okn Data zvolíme datové pole hm a v okn Sloupce zvolíme pole pracv. Vytvoená kontingenní tabulka v grafickém vyjádení je na obrázku. 3.
5.3. Poty zamstnanc v organizaci podle organizaní struktury Ve formulái generátoru v okn Data zvolíme datové pole prevp-pepotený evidenní stav k poslednímu dni v msíci a v okn ádky zvolíme pole pracv. Vytvoená kontingenní tabulka v grafickém vyjádení je na obrázku. 4. 6. Literatura Obrázek. 4 Mindy C. Martin, Steven M. Hansen, Beth Klingher: Excel 2000 edice Profesionál II. díl, ást VII: Kontingenní tabulky, str. 189-264, Grada 2000, z amerického originálu Mastering Excel 2000, SYBEX Inc. 1999 7. O autorovi Autor absolvoval obor poítae na Fakult elektrotechnické VUT v Brn a bakaláské studium oboru management na Ekonomicko-správní fakult Masarykovy univerzity. Autor pracuje jako místopedseda pedstavenstva a editel Obchodn-provozní divize spolenosti Vema, a.s. v Brn (www.vema.cz), která se zabývá vývojem informaních systém pro oblasti ízení lidských zdroj, ekonomiky a logistiky. Mezi autorovy odborné zájmy patí manažerské informaní systémy.